Tìm hiểu quy trình xuất khẩu Thép của công ty TVP
Phương thức đóng gói và bảo quản Thép
Về cách thức đóng gói vận chuyển:
Khi chọn công cụ hỗ trợ việc chằng hàng, cần ưu tiên sử dụng dây đai vải, cáp hoặc xích thép đạt tiêu chuẩn an toàn cao Tại Việt Nam, khi mua dây chằng hàng tăng đơ, hãy lựa chọn các nhà cung cấp có chứng chỉ chất lượng như Quatest 3 hoặc GS/TUV Ngoài ra, việc kiểm tra định kỳ các dụng cụ hỗ trợ là rất quan trọng, đặc biệt là tránh sử dụng dây đai có dấu hiệu hoen gỉ hoặc mòn.
Bảo quản mặt hàng sắt thép trong kho và ngoài bãi:
Khi xếp sắt thép trên bãi, cần chuẩn bị vật kê lót hàng và sử dụng xe nâng nhỏ để di chuyển hàng giữa các thành kê Nếu dùng cần cẩu, công nhân sẽ tạo mã hàng bằng cách luồn dây vào các thành kê Sau khi hạ mã hàng xuống bãi, công nhân chèn lót giữa các mã hàng để cẩu có thể rút dây cáp Khi lấy hàng lên phương tiện, sử dụng xe nâng hoặc cần cẩu, xe nâng sẽ xỏ càng vào dưới bó hàng và nâng lên thùng xe Đối với thép cây và thép định hình nhỏ dài, xếp từ giữa sàn xe ra ngoài Cần cẩn thận khi xếp và chèn lót để dễ dàng dỡ hàng tại kho Cuối cùng, chằng buộc hàng hóa cẩn thận trước khi di chuyển phương tiện.
- Không xếp ở nơi có đọng nước, nơi lưu trữ các chất ăn mòn hóa học mạnh.
- Sắt thép phải được xếp chắc chắn, khoa học theo từng lớp.
- Dùng móc để hỗ trợ thao tác điều chỉnh mã hàng, cần giữ khoảng cách ít nhất 3m khi tháo dỡ hàng để đảm bảo an toàn.
Những việc cần chuẩn bị và những lưu ý khi vận chuyển và giao nhận thép
a) Đóng gói và bảo vệ:
- Đảm bảo hàng hóa được đóng gói chắc chắn và an toàn để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển và giao nhận.
Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng địa chỉ, cần ghi rõ thông tin trên bao bì, bao gồm tên và địa chỉ người nhận, số điện thoại liên hệ, cùng với cân nặng, kích thước và giá trị của hàng hóa.
- Sử dụng vật liệu bảo vệ như bọt biển, giấy kraft để bảo vệ bề mặt thép khỏi va đập và trầy xước. b) Xử lý và tải hàng
- Sử dụng thiết bị nâng hạ và tải hàng phù hợp để tránh gây hư hỏng cho thép và nguy hiểm cho người vận chuyển.
Đảm bảo phân loại và xếp chồng thép cẩn thận để ngăn chặn sự chuyển động không mong muốn và tụt dốc trong quá trình vận chuyển Cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng trước và sau khi vận chuyển.
- Kiểm tra kỹ lưỡng bề mặt và kích thước của thép trước khi vận chuyển để đảm bảo không có hư hỏng hoặc thiếu sót.
Sau khi giao hàng, cần kiểm tra lại để xác nhận rằng thép được giao đúng số lượng và không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển Đồng thời, việc sử dụng phương tiện vận chuyển phù hợp cũng rất quan trọng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
- Chọn phương tiện phù hợp với loại và kích thước của thép.
- Đảm bảo phương tiện vận chuyển đáp ứng các quy định về an toàn và bảo vệ môi trường. e) Tuân thủ quy định và quy trình
- Tìm hiểu và tuân thủ các quy định và quy trình vận chuyển thép của quốc gia và khu vực nơi hoạt động.
- Đảm bảo có đủ giấy tờ và chứng từ liên quan để đáp ứng yêu cầu hải quan và giao nhận. f ) Đảm bảo an toàn và bảo hiểm:
- Đảm bảo an toàn cho nhân viên và phương tiện vận chuyển bằng cách tuần thù các quy tắc và quy trình an toàn.
- Xem xét việc mua bảo hiểm hàng hóa để đảm bảo rủi ro trong quá trình vận chuyển.
1.4 Phương thức vận tải và tuyến đường vận tải có phù hợp với hàng hóa
* Lựa chọn tuyến đường vận chuyển thép
Vận tải đường biển đóng vai trò thiết yếu trong việc chuyển giao hàng hóa có khối lượng lớn và cồng kềnh, do đây là phương thức tối ưu cho các loại hàng hóa mà vận chuyển đường hàng không hay đường bộ gặp khó khăn do giới hạn về không gian lưu trữ.
Các tuyến đường vận chuyển hàng hóa trên biển là những con đường giao thông tự nhiên, giúp tiết kiệm công sức trong việc xây dựng, bảo trì và sửa chữa.
Việc khai thác sử dụng vận tải đường biển giúp mang lại lợi ích cho nhiều phía,
Những lưu ý khi vận chuyển thép
Sau khi hoàn tất quá trình sản xuất, việc vận chuyển kết cấu sẽ được thực hiện tùy theo yêu cầu của nhà đầu tư hoặc công trình Quá trình này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như trọng lượng và số lượng thép, phương tiện giao thông, tình trạng đường sá, khoảng cách vận chuyển và điều kiện thời tiết.
Để tiết kiệm thời gian và chi phí trong vận chuyển, cần lập kế hoạch hợp lý và đảm bảo an toàn Trong quá trình vận chuyển, cần cố định hàng hóa để tránh móp méo và biến dạng Ngoài ra, phương tiện vận chuyển phải được kiểm tra về tải trọng để tránh sự cố trong quá trình di chuyển.
Khi bốc dỡ kết cấu thép, cần tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn và chất lượng Không được ném kết cấu từ trên xe xuống đất hay sử dụng dây giằng, nhằm tránh tình trạng bong tróc sơn hoặc méo mó Đối với các kết cấu lớn và nặng, nên sử dụng cần cẩu để tăng cường tính an toàn Quan trọng là phải cẩn thận trong quá trình bốc dỡ để đạt tiêu chuẩn mà nhà sản xuất đã quy định.
Phương thức vận tải và tuyến đường vận tải phù hợp
Phương thức vận tải a) Xe container vận chuyển thép:
Xe container là phương tiện lý tưởng để vận chuyển sắt thép với khả năng chở hàng cồng kềnh và kích thước lớn, giúp việc xếp dỡ dễ dàng và linh hoạt chuyển sang phương tiện khác Với thiết kế đầu xe nặng và tốc độ ổn định, xe container có thể chở tới 400 tấn hàng, chi phí sử dụng cũng hợp lý hơn so với tàu hay xe tải Đối với hàng hóa lớn cần vận chuyển xa, tàu thuyền là lựa chọn an toàn và tiết kiệm chi phí, mặc dù thời gian vận chuyển lâu hơn Tàu chở hàng có công suất lớn và thiết kế chắc chắn, giúp dễ dàng xếp dỡ hàng hóa nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro như thời tiết xấu hay cướp biển.
Lựa chọn tuyến đường vận chuyển thép
Vận tải đường biển đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa lớn và cồng kềnh, là giải pháp tối ưu cho những mặt hàng khó vận chuyển bằng đường hàng không hay đường bộ do hạn chế về không gian Các tuyến đường biển là những tuyến giao thông tự nhiên, giúp tiết kiệm chi phí xây dựng và bảo trì Việc khai thác vận tải đường biển không chỉ nâng cao hiệu quả giao thương mà còn mang lại lợi ích kinh tế cho nhiều doanh nghiệp, khiến hình thức này trở thành lựa chọn phổ biến trong ngành logistics.
Tóm lại, một số ưu điểm nên chọn tuyến vận chuyển bằng đường biển:
- Vận tải biển có thể được tất cả các loại hàng hóa, gửi đi một cách dễ dàng.
- Khối lượng vận chuyển lớn hơn nhiều lần so với vận chuyển bằng đường hàng không.
- Giá thành thấp Do vận chuyển một khối lượng hàng hóa lớn nên giá thành cũng được giảm xuống.
- Tạo điều kiện thúc đẩy sự giao lưu kinh tế giữa các nước và lưu thông hàng hóa, góp phần phát triển kinh tế của các nước.
- Hạn chế được vấn đề va chạm trong quá trình vận chuyển, đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa.
* ) Quy trình vận chuyển và xếp dỡ sắt thép
Mặt hàng sắt thép bao gồm nhiều loại như ống kim loại, thép định hình (I, U, H, L…) và thép cuộn Trong số đó, thép ống kim loại và thép định hình là hai loại có yêu cầu kỹ thuật cao trong quá trình xếp dỡ Cả hai loại thép này đều có những đặc điểm chung, dẫn đến yêu cầu kỹ thuật xếp dỡ tương tự nhau.
- Là loại hàng thường được để rời từng ống hoặc bó buộc thành các bó có kích thước dài 6m, 12m có trọng lượng khác nhau.
- Vật liệu làm nên có thể từ thép hoặc gang
- Yêu cầu xếp dỡ tránh biến dạng cong vênh.
Yêu cầu lắp đặt xếp dỡ hàng thép rất cao do tính chất đặc thù của nó Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển, Tgktrans đã tổng hợp quy trình xếp dỡ hàng thép từ dưới tàu lên bờ Quy trình này không chỉ áp dụng cho việc xếp dỡ trong kho mà còn có thể thực hiện tại các công trường, đảm bảo an toàn cho con người, thiết bị và hàng hóa.
* ) Quy trình xếp dỡ sắt thép trên những xe chuyên dụng:
Xe nâng có khả năng nâng hàng lên sàn phương tiện vận chuyển tùy thuộc vào kích thước và trọng lượng của mã hàng, với khả năng nâng từ 1 đến 3 ống thép Trước khi vận chuyển, cần tiến hành kê lót và buộc cố định sắt thép Đối với xe ro mooc, thép nên được xếp song song hoặc tạo thành ô vuông bằng cách xếp chồng lên nhau, nhưng không nên xếp quá cao để tránh nguy hiểm trong quá trình vận chuyển và xếp dỡ Việc xếp cần phù hợp với trọng tải của phương tiện và phân bổ đều trên bề mặt xe để đảm bảo an toàn và thuận lợi trong quá trình vận chuyển.
* ) Quy trình xếp dỡ sắt thép trên những phương tiện vận chuyển bằng tàu:
Khi xếp hàng sắt thép lên tàu, cần bố trí sao cho đuôi của hàng hóa lòi ra miệng tàu để tránh tình trạng sạt đổ trong quá trình vận chuyển Việc luồn dây cáp cần được thực hiện cẩn thận và khéo léo nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ biến dạng và trầy xước cho sản phẩm.
* ) Quy trình xếp dỡ vật liệu Thép ống từ tàu lên bờ
Cầu trục bờ hoặc cầu trục tàu sử dụng dây cáp và móc chuyên dụng để lấy hàng tại khu vực sân hầm tàu Hai công nhân lắp các móc vào hai đầu ống thép hoặc thanh thép theo trọng lượng và sức nâng của cẩu Sau khi lập mã hàng, cần trục nâng hàng lên và dừng lại ở chiều cao khoảng 2m để kiểm tra độ an toàn Sau khi kiểm tra xong, hàng sẽ được di chuyển theo tín hiệu của công nhân Công nhân ở hầm tàu chỉ được lập mã hàng mới khi hàng đã rời khỏi miệng hầm Việc xếp hàng tại hầm tàu cần tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật và an toàn lao động.
- Hàng lấy từ trên xuống dưới, không được lấy một bên đề phòng hàng lăn, gây tai nạn.
- Hàng thép định hình hoặc các cấu kiện dài nặng thì việc thao tao tác dùng bằng cáp nét hoặc xà beng để nâng hàng khi luồn dây cáp.
Nếu nắp hầm tàu không được mở hoàn toàn, cần lấy hàng từ trên xuống theo hình bậc thang tại khu vực sân hầm Hàng ở phía trong sẽ được sử dụng xe nâng để nâng hàng ra khu vực sân hầm nhằm lập mã hàng.
Đặc điểm của cảng xếp và cảng dỡ
Đặc điểm của càng xếp:
Cảng Cát Lái ĐC: 1295B Nguyễn Thị Định, phường Cát Lái, thành phố Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh Tổng diện tích: 160 ha
Số lượng bến: 9 bến (+1 bến sà lan)
Cốt luồng: -8,5m (-12m, -14m) Độ sâu trước bến: -12,5m
Hệ thống quản lý: TOPO VN
Cảng Cát Lái là cảng container quốc tế lớn và hiện đại nhất Việt Nam, kết nối với Quốc lộ 1 và các xa lộ quan trọng như Xa lộ Vành đai trong, Vành đai ngoài, và HCM – Long Thành – Dầu Giây qua đường Liên Tỉnh Lộ 25 với tải trọng H30 Nhờ vào hệ thống xa lộ này, hàng hóa từ Cảng Cát Lái được vận chuyển dễ dàng và nhanh chóng đến các vùng kinh tế trọng điểm như Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Bà Rịa Vũng Tàu và các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long.
Hình 1.1: Cảng Cát Lái, Thủ Đức, Hồ Chí Minh
Đặc điểm của cảng dỡ:
Cảng Laem Chabang ĐC: Bangkok, Thái Lan
Cảng laem Chabang nằm trong top 20 cảng có sản lượng lớn nhất thế giới Được chia làm 3 khu với 3 giai đoạn thi công:
Khu vực đầu tiên có diện tích 1,4 km² và độ sâu trước bến đạt 14m, được trang bị 11 cầu tàu phục vụ cho tàu có trọng tải từ 30,000 đến 50,000 tấn Ngoài ra, khu vực này còn có xưởng tàu đáp ứng nhu cầu xây dựng, bảo dưỡng và sửa chữa tàu.
Khu vực thứ 2 có diện tích 2,05 km2 và độ sâu trước bến đạt 16m Nơi đây được trang bị 7 cầu tàu, phục vụ cho các tàu có trọng tải dưới 80,000 tấn cập bến một cách thuận tiện.
Khu vực thứ 3 đang được xây dựng với diện tích hơn 2,56 km² và độ sâu trước bến đạt 18m Khu vực này sẽ bao gồm 9 cầu tàu và dự kiến phục vụ cho 8 triệu TEUS mỗi năm.
Trang thiết bị xếp dỡ hàng rời chuyên dùng cần có:
Trang thiết bị hiện đại được sử dụng trong quy trình xếp dỡ hàng rời có tính năng chuyên môn riêng biệt, thể hiện sự nâng cấp và cải tiến cơ sở hạ tầng của các cảng biển trong nước hiện nay.
Cần trục chân đế là thiết bị cầu tàu thiết yếu trong việc xếp dỡ hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng, bao gồm hàng bách hóa, bao kiện và hàng rời Mặc dù năng suất hoạt động chưa cao, nhưng với tầm với xa và khả năng xoay linh động, cần trục chân đế được sử dụng phổ biến trong việc xếp dỡ hàng rời.
Xe nâng là thiết bị sử dụng điện hoặc xăng, chuyên dụng để nâng hạ và di chuyển hàng hóa đến vị trí xác định với độ cao cụ thể, tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng.
Cầu ngoạm là thiết bị chuyên dụng để xếp dỡ các loại hàng rời nhẹ như cát, quặng, bông từ hầm tàu biển Thiết bị này giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển và xử lý hàng hóa, đảm bảo hiệu quả trong công việc xếp dỡ.
Cao bản là một thiết bị quan trọng trong việc xếp dỡ hàng rời, đóng vai trò như giá đỡ hàng Nó tạo ra một mặt phẳng vững chắc để xếp hàng lên, đồng thời kết nối với dây cáp hoặc xe nâng, giúp nâng hạ hàng một cách an toàn và hiệu quả, giảm thiểu nguy cơ rơi hàng trong quá trình xếp dỡ.
Hình 1.2: Cảng dỡ Laem Chabang, Bangkok, Thái Lan
Theo quy trình, mỗi tàu cần xếp dỡ hàng sẽ có từ 5 đến 7 công nhân được cảng bố trí hỗ trợ Những công nhân này thường được sắp xếp vào các vị trí làm việc cụ thể để đảm bảo quá trình xếp dỡ diễn ra hiệu quả.
1 công nhân điều khiển cầu ngoạm;
1 công nhân điều khiển tín hiệu;
1 công nhân điều khiển nâng;
2 công nhân xếp hàng vào hầm tàu;
2 công nhân lắp, tháo dây cáp;
2 công nhân dỡ hàng xuống xe tải.
Tác nghiệp Năng suất bốc dỡ
Cẩu tàu/Cẩu chú cảng
Tàu Ôtô/Bãi 480 960 1440 1920 Đóng bó, để
Tác nghiệp Năng suất bốc dỡ
Cẩu tàu/Cẩu chú cảng
3 Thép phôi Tàu Ôtô/Bãi Ôtô/bãi Tàu
4 Thép thứ liệu bó Tàu Ôtô/Bãi 600 1200 1800 2400
Vũng quay đường kính 350 m: 02 vị trí
Cỡ tàu lớn nhất tiếp nhận: 63,550 DWT
Hoa tiêu đưa đón tàu: 24/24 h
Khi mực nước biển giảm, tàu có thể gặp khó khăn trong việc vào cảng và phải tuân thủ các hạn chế về tải trọng Vì vậy, cảng xếp cần thiết lập các biện pháp và cơ sở hạ tầng phù hợp để đảm bảo quá trình xếp dỡ nhôm diễn ra an toàn và hiệu quả trong mọi điều kiện thủy triều.
Lịch thủy triều ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu thép tại cảng xếp và cảng dỡ, vì vậy việc chọn lựa cảng phù hợp với khả năng xử lý tốt trong các điều kiện thủy triều là rất quan trọng để đảm bảo quá trình xuất khẩu nhôm diễn ra thuận lợi.
Bảng 1: Lịch thủy triều tại cảng xếp
Ngày Thủy triều 1 Thủy triều 2
QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN VÀ XUẤT KHẨU VẬT LIỆU THÉP ỐNG
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần thép
Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty cổ phần thép TVP thay đổi tùy theo từng hợp đồng, với các nghiệp vụ khác nhau Các bước thực hiện chủ yếu dựa vào điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán, do đó có thể có sự khác biệt về độ dài và thứ tự trong quy trình Quy trình này bao gồm các nghiệp vụ cụ thể liên quan đến hợp đồng xuất khẩu.
Sơ đồ 3.1: Quy trình giao nhận xuất khẩu công ty cổ phần thép TVP
Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần thép
Để hiểu rõ về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần thép TVP, tôi đã chọn bộ chứng từ xuất khẩu hàng nguyên container (FCL) từ công ty này sang T.Standard steel CO., LTD tại Thái Lan qua đường biển.
* )Giới thiệu tổng quan về lô hàng xuất khẩu bằng đường biển
Mô tả sản phẩm: GI STEEL PIPE
LÀM THỦ TỤC THANH TOÁN
THEO DÕI LÔ HÀNG PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN
MUA BẢO HIỂM HÀNG HÓA
THUÊ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI
CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU
Phương thức giao hàng: CIF BANGKOK PORT, THAILAND (INCOTERM 2010)
Phương tiện vận tải: PELICAN V, N005
Giá trị hợp đồng: 366,104.17 USD
Cảng xếp hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
Cảng dỡ hàng: Bangkok, Thái Lan
Các bước thực hiện trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cụ thể như sau
3.2.1 Phân công người giám sát thực hiện hợp đồng
Tại Công ty cổ phần thép TVP, hợp đồng xuất khẩu được ký kết bởi nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu và thực hiện dưới sự giám sát của họ Trong trường hợp hợp đồng được ký bởi ban giám đốc, các nhân viên kinh doanh sẽ được phân công thực hiện Bộ chứng từ trong báo cáo này minh họa cho hợp đồng xuất khẩu hàng hóa theo đơn đặt hàng của Công ty TNHH thép T.Standard, và do đó, hợp đồng được giao cho bộ phận xuất nhập khẩu phụ trách.
Trong các hợp đồng xuất khẩu, điều khoản thanh toán đóng vai trò quan trọng để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh Hầu hết các công ty thường áp dụng hình thức thanh toán bằng L/C Trong bộ chứng từ được đề cập trong báo cáo thực tập này, hình thức thanh toán được sử dụng là L/C.
3.2.2 Kiểm tra ban đầu về tiền thanh toán, chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Các phương thức thanh toán như T/T, D/P, và nhờ thu có những quy trình cụ thể, nhưng đều đảm bảo rằng tiền đã sẵn sàng cho giao dịch Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần thép TVP, hình thức thanh toán được áp dụng là L/C Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, nhân viên phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm nhắc nhở và đôn đốc Công ty TNHH thép T.Standard mở L/C theo đúng thỏa thuận.
Sau khi Công ty TNHH thép T.Standard mở L/C, nhân viên xuất nhập khẩu tại Công ty cổ phần thép TVP có trách nhiệm kiểm tra và điều chỉnh L/C nếu cần thiết Hàng hóa chỉ được giao khi L/C đã được xác nhận phù hợp; nếu không, nhân viên phải thông báo cho người mua và ngân hàng của họ để thực hiện điều chỉnh L/C phải đảm bảo nội dung chính xác theo hợp đồng thương mại đã ký kết.
Hợp đồng thương mại số: No.317/STVP/2020 phát hành ngày 24 tháng 8 năm 2020.
Thông báo thư tín dụng số: ILC45200084 được ngân hàng THAI MILITARY
BANK PCL phát hành ngày 26/08/2020 Ngày hết hạn: 20/11/2020.
Số tiên bảo lãnh: 636,862.14 USD
Người mở LC: Công ty TNHH thép T.Standard
Người nhận: Công ty Cổ phần thép TVP
Sau khi L/C được kiểm tra chính xác, nhân viên phụ trách hợp đồng cần đôn đốc việc chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu Đây là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu của doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty cổ phần thép TVP.
Sau khi ký hợp đồng xuất khẩu, công ty tiến hành thu gom hàng hóa tại các kho để đảm bảo đủ số lượng và quy cách theo hợp đồng Sau khi hoàn tất việc thu gom, kiểm tra hàng hóa là bước quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi của cả khách hàng và công ty Việc này giúp ngăn chặn kịp thời những vấn đề có thể phát sinh, từ đó bảo vệ uy tín của công ty đối với đối tác.
3.2.3 Hoàn thiện chứng từ Invoice, packinglist của lô hàng Để tiền hành thuê phương tiện vận tải, công ty phải hoàn thành việc làm các chứng từ liên quan đến xuất khẩu hàng hóa báo gồm Invoice và Packing list để biết số lượng hàng cần vận chuyển, giúp bộ phận giao nhận có cơ sở để làm booking với hãng tàu và làm thủ tục hải quản Khi thực hiện việc làm chứng từ thì đối với Invoice và Packing list sẽ bao gồm các nội dung cụ thể như sau:
Một bộ chứng từ xuất khẩu hợp lệ cần có Hóa đơn thương mại, vì đây là tài liệu quan trọng để xác định trị giá hải quan của hàng hóa.
Packing list là bản khai chi tiết đóng gói hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong thanh toán xuất nhập khẩu, giúp xác định số lượng, mô tả hàng hóa, cảng xếp hàng, cảng đến, phương tiện vận tải, nước xuất khẩu, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm và trị giá lô hàng Để đảm bảo hoạt động thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu diễn ra đúng quy định, hóa đơn thương mại và packing list cần được lập cẩn thận, hạn chế sai sót Trong báo cáo này, hóa đơn thương mại và packing list đã được gộp làm một và được lập chính xác, không có sai sót.
Dưới đây là tổng hợp thông tin hóa đơn thương mại và packing list của lô hàng:
Số hóa đơn thương mại và packing list: No.317-1/SVTP/2020
Tên công ty: T.STANDARD STEEL CO., LTD
Địa chỉ: 24/17 SOI KRISAKDAWAT THEPARAK RD, BANGPLA BANGPLEESAMUTPRAKARN 10540 THAILAND
Tên hàng hóa: GI STEEL PIPE
Trọng lượng thực tế: 576.542 kg
Tại bước này, nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả thông tin liên quan đến hợp đồng, bao gồm tên và địa chỉ bên mua, bên bán, mô tả hàng hóa, phương thức thanh toán, và điều kiện giao hàng, để đảm bảo tính chính xác với đơn đặt hàng Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu sót, cần yêu cầu chỉnh sửa và bổ sung ngay lập tức Đối với bộ chứng từ minh họa trong báo cáo này, thông tin trên Packinglist và invoice phải hoàn toàn chính xác với hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.
Bên cạnh đó, Công ty cổ phần Thép TVP cũng phát hành giấy chứng nhận thử nghiệmnhà máy (mill test certificate) số No.317-1/SVTP/2020 ngày 29/09/2020 cho lô hàng này.
Hình 3.2.3: Chứng từ Invoice của lô hàng
Hình 3.2.3: Chứng từ Packinglist của lô hàng
Giấy tờ liên quan đến lô hàng:
Hình 3.2.1: Giấy chứng nhận thử nghiệm nhà máy
Hình 3.2.2: Thông báo thư tín dụng
3.2.4 Thuê phương tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương, việc thuê tàu chở hàng dựa vào ba yếu tố chính: điều khoản hợp đồng mua bán, đặc điểm hàng hóa và điều kiện vận tải Các loại tàu biển được sử dụng có thể là tàu chợ, tàu chuyến hoặc tàu định hạn Để thuê tàu và lưu cước hiệu quả, cần có kinh nghiệm, thông tin về thị trường thuê tàu và hiểu biết về các điều kiện thuê Do đó, nhiều chủ hàng xuất nhập khẩu thường ủy thác việc này cho các công ty hàng hải chuyên nghiệp và có kinh nghiệm.
Trong buôn bán quốc tế, vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là phương thức phổ biến nhất, chiếm 80% tổng khối lượng vận chuyển Ngoài đường biển, còn có các phương thức khác như vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, và hàng không, cùng với vận tải đường ống và đa phương thức Đối với đơn hàng lớn 576.542 kg, Công ty đã chọn phương thức vận chuyển bằng đường biển để tiết kiệm chi phí Sau khi hoàn tất chứng từ packing list, Công ty đã liên hệ với Unique Freight Service Co., LTD để nhận báo giá vận chuyển Dựa trên thông tin giá cả, Công ty sẽ chọn mức giá thấp nhất để ký hợp đồng thuê phương tiện vận chuyển Sau khi hợp đồng được ký, hãng vận tải sẽ thông báo lịch trình và số hiệu phương tiện, giúp Công ty lên kế hoạch chuyển hàng hóa đúng thời gian và địa điểm.
Số hợp đồng ngoại thương: No.317/SVTP/2020 được ký ngày 24/08/2020
Khối lượng: 576.542 kg (hàng nguyên công FCL)
Phương tiện vận tải: PELICAN V.N005
Cảng xếp hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
Cảng dỡ hàng: Bangkok, Thái Lan
Tên của Shipper (người gửi hàng): Công ty Cổ phần thép TVP
Tên của Consignee (người nhận hàng): TO THE ORDER OF TMBBANKPUBUC COMPANY LIMIIED BANGKOK
Người nhận thông báo hàng đến: Công ty TNHH Thép T.Standard
3.2.5 Mua bảo hiểm hàng xuất khẩu
Trong hợp đồng CIF, Công ty có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng xuất khẩu Đối với đơn hàng này, Công ty đã chọn Tổng công ty bảo hiểm BIDV (BICO) để mua bảo hiểm chuyến Công ty sẽ làm giấy yêu cầu bảo hiểm, và BICO sẽ cung cấp mẫu in sẵn với thông tin về loại hàng hoá, chủng loại bảo hiểm, giá trị hàng, quy cách đóng gói, cảng đến, cảng đi, tên tàu, và điều kiện yêu cầu bảo hiểm, trong đó giá trị mua bảo hiểm thường là 110% giá trị CIF.
Số hợp đồng bảo hiểm: 79205312
Hàng hóa: GI STEEL PIPE
Giá trị hóa đơn: 366,104.17 USD
Phương tiện vận chuyển: PELICAN V.N005
Invoice số: No.317-1/SVTP/2020 phát hành ngày 29/09/2020
L/C số: ILC45200084 phát hành ngày
Tổng giá trị bảo hiểm: 402,714.59 USD (110% giá trị hóa đơn)
Sau khi hoàn tất tờ khai, Công ty nộp lại cho BICO để xem xét và chấp nhận bảo hiểm hàng hóa Tiếp theo, Bảo Việt phát hành đơn bảo hiểm cho Công ty cùng với giấy chấp nhận bảo hiểm Công ty có trách nhiệm thanh toán tiền bảo hiểm đúng hạn Quy trình này diễn ra nhanh chóng và đơn giản.
Hình 3.3.5: Bảo hiểm hàng hóa
3.2.6 Làm thủ tục thông quan
* Bước 1: Khai báo hải quan điện tử
Công ty sử dụng phần mềm khai bảo hải quan điện tử để thực hiện việc khai báo hải quancho lô hàng xuất khẩu này
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP TVP
Những thành tựu đạt được
Công ty chúng tôi, với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu, đã xây dựng được nhiều mối quan hệ vững chắc với đối tác toàn cầu Nhờ vào thời gian hoạt động lâu dài, chúng tôi sở hữu nhiều lợi thế trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, giúp tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao giá trị dịch vụ.
Công ty đã xây dựng được nguồn hàng phong phú và thiết lập mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp nguyên vật liệu Nhờ đó, trong quá trình sản xuất hàng xuất khẩu, công ty thường chủ động và ít khi gặp khó khăn trong việc đảm bảo số lượng theo hợp đồng.
Các trưởng phòng kinh doanh của công ty thường có chuyên môn cao về nghiệp vụ ngoại thương và ngoại ngữ, cùng với kinh nghiệm lâu năm trong xuất nhập khẩu Họ nắm vững quy trình thực hiện hợp đồng, giúp giám sát việc thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả Nhờ vào sự hiểu biết sâu sắc về các nghiệp vụ, họ theo dõi chính xác hiệu quả và tiến độ công việc, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời để giải quyết các vướng mắc trong công việc của nhân viên.
Công ty là doanh nghiệp xuất khẩu hàng hoá thường xuyên và luôn tuân thủ đầy đủ các quy định hải quan, do đó được đánh giá là uy tín trong lĩnh vực này Nhờ vào sự tuân thủ luật hải quan, Công ty được miễn kiểm tra thực tế đối với hàng hoá xuất khẩu trong quy trình thông quan.
Công tác khai báo hải quan thường diễn ra chính xác, giúp giảm chi phí và thời gian cho xuất khẩu hàng hóa Đàm phán hợp đồng cũng phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của nhân viên, từ đó đạt được các điều khoản có lợi.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty được thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban Công ty luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về Hải quan, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc Nhờ đó, các lô hàng thường được làm thủ tục nhanh chóng và kịp thời, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao, luôn nhiệt tình với công việc, giúp quy trình giao nhận hàng hóa đạt hiệu quả cao Thời gian xuất khẩu được rút ngắn đáng kể, giảm thiểu rủi ro về mất mát, hư hỏng hàng hóa Tất cả phòng làm việc đều được trang bị Internet và máy móc hiện đại, hỗ trợ cập nhật quy định của Nhà Nước và trao đổi công việc nhanh chóng, từ đó tạo thuận lợi cho quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu.
Quy mô vừa phải tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên thực tập và sinh viên mới ra trường tích lũy kinh nghiệm qua việc tiếp xúc với nhiều khâu trong quy trình giao nhận Công ty đã thiết lập một trình tự làm việc hợp lý, trong đó mỗi nhân viên đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể, giúp họ chuyên sâu và thành thạo trong lĩnh vực của mình, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Trong quá trình giao nhận, giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, lên tờ khai và thực hiện thủ tục hải quan cho hàng hóa, được phân chia cho hai nhân viên: một người chuyên về chứng từ và một người thực hiện thủ tục tại cảng Sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên trong chuỗi công việc này tạo thành một quy trình khép kín, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
Công ty đã xây dựng và thực hiện một hệ thống văn bản nội bộ chặt chẽ, liên kết với các quy định pháp luật của Nhà nước, bao gồm các quy định về phân cấp quản lý, thi đua khen thưởng, nâng lương, tuyển dụng và đào tạo cán bộ Hệ thống này cũng quy định việc quản lý chi tiêu tài chính, phối hợp công tác khai báo thuế và thủ tục hải quan, cũng như phát huy dân chủ trong công việc Một điểm mới trong cơ chế quản lý là sự công bằng trong giao việc và phân phối thu nhập, kết hợp giữa kết quả lao động và thu nhập cá nhân, đồng thời giải quyết triệt để các vấn đề tồn tại Nhờ vào hệ thống này, hoạt động của công ty được duy trì có nề nếp, phù hợp với chính sách pháp luật, và khuyến khích lao động sáng tạo, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho công ty Thành công này đến từ sự chỉ đạo quyết liệt của ban lãnh đạo và ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công nhân viên.
Những hạn chế và nguyên nhân gây ra
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành công, vẫn còn một số vấn đề cần được cải thiện trong thời gian tới.
Trong công ty, bên cạnh những cá nhân và tập thể tích cực, vẫn tồn tại một bộ phận cán bộ công nhân viên thích ứng kém với sự đổi mới của môi trường Tâm lý trông chờ và ỷ lại dẫn đến những vấn đề phức tạp Một số cán bộ lớn tuổi có năng lực chuyên môn, tin học và ngoại ngữ chưa đáp ứng yêu cầu hiện tại, do đó cần thiết phải có chính sách đào tạo lại hiệu quả và tuyển dụng cán bộ trẻ Đây cần được xem là chính sách lâu dài, thường xuyên và có mục tiêu quy hoạch rõ ràng cho từng giai đoạn.
Công tác phổ biến thông tin trong công ty còn hạn chế, khiến nhiều cán bộ chưa nắm bắt thông tin đầy đủ và kịp thời Việc lấy ý kiến đóng góp chủ yếu mang tính hình thức và ít hiệu quả Mặc dù quy chế công ty được thực hiện nghiêm túc, nhưng cần củng cố khâu kiểm tra và kiểm soát để đảm bảo tính thường xuyên và toàn diện hơn.
Việc giao hàng lên tàu là một khâu quan trọng trong hợp đồng xuất khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và thu thập chứng từ Tuy nhiên, Công ty gặp khó khăn trong việc thực hiện tốt khâu này do nhiều nguyên nhân, bao gồm việc gom hàng từ nhiều kho, thuê phương tiện vận tải không đúng thời gian, và thỏa thuận với cơ quan điều độ cảng Năng lực của nhân viên phụ trách tại cảng cũng góp phần làm giảm tiến độ giao hàng lên tàu.
Nhiều nhân viên xuất nhập khẩu tại công ty hiện nay thiếu đào tạo chuyên môn về ngoại thương, dẫn đến việc họ không tự tin trong việc giải quyết công việc Điều này khiến họ phải thường xuyên xin ý kiến từ trưởng phòng, làm giảm tiến độ và chất lượng công việc, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả chung của quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU THÉP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP TVP
Mục tiêu và định hướng phát triển của công ty trong giai đoạn sắp tới 37 KẾT LUẬN
5.1.1 Định hướng chung của công ty Đầu tư, nâng cấp và mở rộng diện tích kho bãi, cải tiến trang thiết bị, phương tiện hỗ trợ cho quá trình để phục vụ tốt hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty Xây dựng cơ chế điều hành tiến bộ và chủ động hơn nhằm thúc đẩy hiệu quả kinh doanh, tăng cường và củng cố vai trò quản lý với mục đích giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả chất lượng dịch vụ giao nhận để tăng khả năng và năng lực cạnh tranh và thu hút thêm lượng khách hàng nhiều hơn so với các công ty cạnh tranh trên thị trường.
Công ty Cổ phần thép TVP cam kết nâng cao kiến thức và cải tiến công nghệ hiện đại nhằm cung cấp sản phẩm chất lượng cao cho các đối tác và khách hàng Với mục tiêu đạt được mức tăng trưởng xuất khẩu hàng hóa ít nhất 20% trong năm tới, công ty không ngừng phấn đấu để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường với giá cả cạnh tranh và chất lượng hàng đầu.
2023 Củng cố và mở rộng thị phần trong lĩnh vực thép tại thị trường quốc tế, trở thành Top
Năm 2022, có 10 công ty uy tín hàng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu thép, nổi bật với việc không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ nhân viên Các công ty này cũng chú trọng cải tiến công nghệ hiện đại để cung cấp sản phẩm thép chất lượng hàng đầu.
Nâng cao vị thế cạnh tranh bằng cách áp dụng các giải pháp chiến lược về giá cả và chất lượng dịch vụ, đồng thời giảm chi phí xuống 10% so với năm 2020 Mục tiêu đạt lợi nhuận trước thuế từ 25% đến 30% trên doanh thu trong năm 2023.
Công ty Cổ phần thép TVP đang xây dựng chiến lược tăng trưởng rõ ràng với mục tiêu trở thành nhà cung cấp giải pháp tổng thể trong lĩnh vực sản xuất máy móc, cả trong và ngoài nước Trong những năm tới, công ty sẽ tập trung phát triển theo chiều dọc và chiều ngang bằng cách nhân rộng mô hình sản xuất Để đạt được các mục tiêu này, công ty cần hoạch định các phương hướng cụ thể và hợp lý, đồng thời hoàn thiện và áp dụng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất phụ tùng và máy móc.
5.1.2 Định hướng của Công ty về xuất khẩu hàng hóa Thép
Công ty Cổ phần Thép TVP đặt mục tiêu tăng cường xuất khẩu để phục hồi kim ngạch xuất khẩu Để đạt được điều này, công ty tập trung vào việc mở rộng thị trường mới, đồng thời duy trì sự ổn định ở các thị trường truyền thống.
Mục tiêu và chiến lược của công ty tập trung vào thị trường Mỹ, Đông Âu và Nga, đây là những thị trường lớn và đầy tiềm năng Hàng hóa chủ yếu sẽ được xuất khẩu sang Mỹ, Nga, Romania, và Balan trong những năm tới, với kế hoạch mở rộng sang nhiều quốc gia khác trong khu vực Việc xuất khẩu sang những thị trường này mang lại nhiều thuận lợi do mối quan hệ quen thuộc và sự tin tưởng giữa các đối tác, cùng với việc công ty đã nắm rõ thị hiếu và thói quen tiêu dùng của người tiêu dùng tại Đông Âu, nơi có môi trường thị trường dễ tính.
Để đảm bảo chất lượng và tạo uy tín cho công ty, việc kiểm tra chất lượng hàng hóa là bắt buộc đối với tất cả các lô hàng, bao gồm cả lô hàng xuất phi mậu dịch Thị trường Châu Á hiện đang có kim ngạch xuất khẩu tương đương với các nước Đông Âu và trong tương lai sẽ trở thành thị trường trọng điểm của công ty.
Trong những năm tới, công ty sẽ từng bước xâm nhập vào thị trường Châu Mỹ, nơi chiếm 20% kim ngạch nhập khẩu phụ tùng và máy móc ô tô toàn cầu Đặc biệt, các quốc gia như Mỹ, Canada, Chile và Argentina đang chứng kiến nhu cầu ngày càng tăng với tốc độ tăng trưởng hàng năm khoảng 8-10% Công ty sẽ duy trì mối quan hệ hiện tại và tìm hiểu sâu hơn về nhu cầu thị trường để cải tiến phương thức kinh doanh.
Công ty cần tạo sự ổn định cho thị trường thông qua nghiên cứu thị trường và nhu cầu tiêu dùng, đồng thời thiết lập mối liên hệ với các nhà phân phối chủ yếu Dự báo nhu cầu toàn cầu về mặt hàng này sẽ tiếp tục tăng, nhưng môi trường cạnh tranh cả trong và ngoài nước cũng sẽ ngày càng khốc liệt Do đó, việc định hướng mục tiêu là quan trọng, nhưng các chính sách và biện pháp thực hiện hiệu quả sẽ quyết định sự thành công của công ty.
5.1.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại
Công ty Cổ phần thép TVP
1 Nâng cao trình độ năng lực của nhân viên
Con người là trung tâm của mọi hoạt động kinh tế, với tất cả mục đích sản xuất kinh doanh phục vụ cho con người Do đó, bất kỳ chiến lược nào cũng cần có giải pháp về nhân sự Để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng, việc nâng cao trình độ nhân viên là rất cần thiết Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty có sự đồng đều về tuổi tác và trình độ nghiệp vụ Công ty đã khéo léo sắp xếp cán bộ trẻ tuổi bên cạnh các cán bộ có nhiều kinh nghiệm, tạo điều kiện cho lớp cán bộ trẻ học hỏi và nâng cao khả năng hiểu biết thực tế.
Công ty khuyến khích cán bộ tham gia các khóa học nghiệp vụ ngoại thương để nâng cao năng lực trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Việc lập kế hoạch đào tạo cho cán bộ trẻ, năng động từ các phòng chuyên trách là rất quan trọng Sau khi lựa chọn được nhân sự phù hợp, công ty sẽ cử họ đi học và áp dụng chính sách khuyến khích học tập, cho phép họ vừa học vừa hưởng lương Để tạo sự đoàn kết trong đội ngũ, công ty cần khuyến khích hoạt động nhóm, có chế độ thưởng hợp lý cho những hợp đồng lớn và những ý kiến đóng góp hiệu quả Đội ngũ nhân viên xuất nhập khẩu còn trẻ, dễ gặp khó khăn và có thể nghỉ việc, dẫn đến tổn thất chi phí đào tạo Vì vậy, công ty nên xây dựng chính sách đãi ngộ công bằng và hợp lý để giữ chân nhân viên giỏi và có chuyên môn.
Tất cả nhân viên công ty, đặc biệt là bộ phận hàng hải, cần được đào tạo kiến thức cơ bản về giao nhận hàng hóa để hoạt động hiệu quả trong môi trường này Công ty cũng nên mở lớp đào tạo nghiệp vụ phục vụ hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không theo quy trình C-TPAT, vì nhân viên hiện tại chưa có cơ hội tiếp cận kiến thức này.
TPAT được thiết lập để đối phó với sự gia tăng vận chuyển hàng hóa quốc tế, nhấn mạnh tầm quan trọng của an ninh hàng hóa và an ninh quốc gia Trong bối cảnh tình hình khủng bố toàn cầu đang ở mức báo động, đặc biệt là trong lĩnh vực an ninh hàng không, việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Ban lãnh đạo cần tham gia các hoạt động để nhân viên có cơ hội trao đổi kinh nghiệm và cải thiện khả năng ứng xử khi gặp vấn đề Việc xây dựng chính sách lắng nghe và hỗ trợ nhân viên trong những tình huống khó khăn, đặc biệt là khi làm việc với khách hàng lớn, là rất quan trọng Đồng thời, việc kết hợp các mục tiêu chung với mục tiêu cá nhân sẽ nâng cao ý thức của từng cán bộ, giúp họ làm việc hăng say và hiệu quả hơn trong công việc.