Tìm hiểu quy trình bán hàng của công ty tnhh lương thực angimex

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH LƢƠNG THỰC ANGIMEX SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ HOÀNG OANH MSSV: DTC171950 LỚP: DH18TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP An Giang, Tháng 05 Năm 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CƠNG TY TNHH LƢƠNG THỰC ANGIMEX SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ HOÀNG OANH MSSV: DTC171950 LỚP: DH18TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP GVHD: Ths PHẠM XUÂN QUỲNH An Giang, Tháng 05 Năm 2021 ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP CỦA KHOA i MỤC LỤC ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP CỦA KHOA i DANH MỤC BẢNG iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi LỊCH LÀM VIỆC CÓ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN HÀNG TUẦN GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Tổng quan Công ty CP Xuất nhập An Giang (Angimex) 2.2 Giới thiệu Công ty TNHH Lƣơng thực Angimex (Angimex Food) 2.3 Cơ cấu tổ chức 2.3.1 Sơ đồ tổ chức 2.3.2 Chức nhiệm vụ phận 2.4 Nhân 2.5 Tình hình kinh doanh giai đoạn 2018 – 2020 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MƠI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA CƠNG TY TNHH LƢƠNG THỰC ANGIMEX 3.1 Kết tìm hiểu quy trình bán hàng Angimex Food 3.1.1 Quy trình bán hàng 3.1.2 Đánh giá tình hình doanh thu cơng ty 15 3.2 Môi trƣờng làm việc đơn vị 16 3.2.1 Không gian làm việc, sở vật chất quy định công ty 16 3.2.2 Chính sách ngƣời lao động 16 3.3 Nhận xét 17 3.3.1 Ƣu điểm 17 3.3.2 Nhƣợc điểm 18 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 18 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 19 5.1 Phƣơng pháp chung 19 ii 5.2 Phƣơng pháp trực tiếp gắn với công việc đƣợc phân công 19 5.2.1 Phƣơng pháp quan sát phân loại 19 5.2.2 Phƣơng pháp phân tích 20 5.2.3 Phƣơng pháp thu thập số liệu ghi chép 20 5.2.4 Chủ động tìm kiếm việc làm 20 5.2.5 Chủ động đặt câu hỏi 20 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN 21 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 21 6.1.1 Quản trị tài Phân tích tài 21 6.1.2 Thanh toán quốc tế 21 6.1.3 Quản trị hành văn phịng 21 6.1.4 Kiến thức tin học 21 6.1.5 Kiến thức khác quan sát học hỏi đƣợc 22 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 22 6.2.1 Kỹ cá nhân 22 6.2.2 Kỹ cá nhân cá nhân 23 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp 23 6.3 Những kinh nghiệm học đƣợc tích lũy 24 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp cho đơn vị 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28 iii DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Lịch làm việc tuần……………………………………………….1 Bảng 2: Số lƣợng trình độ nhân viên…………………………………… Bảng 3: Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018 – 2020…… Bảng 4: Mô tả bƣớc quy trình bán hàng…………………………………10 Bảng 5: Cơ cấu doanh thu bán hàng lƣơng thực…………………………… 15 Bảng 6: Báo cáo kết khảo sát gạo thơm Jasmine An Gia Mega Long Xuyên……………………………………………………………………… 25 Bảng 7: Báo cáo kết khảo sát gạo thông dụng Mục Đồng Mega Long Xuyên……………………………………………………………………… 25 iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH Sơ đồ 1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Lƣơng thực Angimex……….6 Hình 1: Logo Cơng ty TNHH Lƣơng thực Angimex………………… Hình 2: Bảng báo giá kênh đại lý 2021………………………………………26 Hình 3: Hồ sơ đấu thầu……………………………………………………….26 Hình 4: Lƣu đồ quy trình bán hàng Angimex Food…………………….28 Hình 5: Hình ảnh đƣợc ghi nhận lại lúc khảo sát………………… 29 Hình 6: Hình ảnh bảng giá gạo hàng gạo An Gia…………………….30 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT GVHD : Giáo viên hƣớng dẫn; CBHD : Cán hƣớng dẫn; GĐ : Giám đốc; NV : Nhân viên; KCS : Nhân viên kiểm phẩm/kiểm soát chất lƣợng nhà máy; NVBH : Nhân viên Bán hàng; HDGH : Hƣớng dẫn giao hàng; KHGH : Kế hoạch giao hàng; GDTC : Giao dịch thành cơng; PB/BP : Phịng ban/Bộ phận; P&L : Profit & Loss “Báo cáo lãi lỗ” HCNS : Hành nhân sự; TNHH : Trách nhiệm hữu hạn; KH : Khách hàng; LN : Lợi nhuận; HĐKD : Hoạt động kinh doanh; HĐTC : Hoạt động tài chính; LNTT : Lợi nhuận trƣợc thuế; GVHB : Giá vốn hàng bán; DTT : Doanh thu thuần; BH & CCDV : Bán hàng cung cấp dịch vụ; QSDĐ : Quyền sử dụng đất; TS : Tài sản vi LỊCH LÀM VIỆC CÓ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN HÀNG TUẦN Bảng 1: Lịch làm việc tuần Tuần Thời gian Nội dung công việc Xác nhận GVHD Đến đơn vị thực tập Angimex trao đổi vị trí thực tập (Tìm hiểu quy trình bán hàng) Làm quen trao đổi thông tin liên 22/02/2021 lạc với Cán hƣớng dẫn 28/02/2021 Tìm hiểu nội quy cơng ty Trao đổi với GVHD làm đơn đổi đơn vị thực tập Trải nghiệm Cửa hàng Gạo An Gia Bắt đầu thực tập Phòng Kinh doanh Xem sơ đồ tổ chức bảng mô tả công việc 01/03/2021 Xem kế hoạch sản xuất kinh doanh 07/03/2021 năm 2021 Angimex Food Tìm hiểu quy trình bán hàng Angimex Food Quan sát thao tác làm việc cán hƣớng dẫn Đƣợc chị Bích Ty hƣớng dẫn sử dụng máy photocopy Hỗ trợ anh chị photo hóa đơn hợp 08/03/2021 đồng 14/03/2021 Tiếp tục quan sát thao tác làm việc cán hƣớng dẫn Họp nhận phân công quan sát sản phẩm gạo Công ty đƣợc trƣng bày Mega Long Xuyên hàng Bách hóa xanh Nộp Báo cáo thực tập lần cho GVHD Giúp chị Bích Ty xếp giấy tờ, hồ sơ đấu thầu Cơng ty Đóng thùng hồ sơ, lên phịng Tổng hợp xin mộc Tìm hiểu đặc tính gạo Thƣợng Hạng An Gia gạo Sóc Thái An Gia Tiếp tục quan sát thao tác làm 15/03/2021 21/03/2021 việc cán hƣớng dẫn Nhập file excel Bảng Báo giá kênh đại lý 2021 Học scan tài liệu Ví dụ: scan hợp đồng Đi khảo sát sản phẩm gạo Công ty đƣợc trƣng bày Mega Long Xuyên hàng Bách hóa xanh Tổng hợp chỉnh sửa thơng tin phù hợp cho nháp Tìm hiểu đặc tính gạo Hƣơng Lài, gạo Nhật gạo Thơm Jasmine Nhập văn Hợp Đồng Ủy Thác 22/03/2021 Xuất Khẩu 28/03/2021 Tham quan Nhà Máy Chế Biến Lúa Gạo An Giang Đi khảo sát sản phẩm gạo Công ty đƣợc trƣng bày Mega Long Xuyên hàng Bách hóa xanh Nộp nháp cho GVHD 29/03/2021 Tìm hiểu đặc tính gạo Nàng Hoa 04/04/2021 gạo Sóc Thƣờng 2020 với doanh thu 340.986 triệu đồng Xét tỷ trọng tiêu doanh thu từ tiêu thụ nội địa chiếm tỷ trọng khoảng 30% cấu doanh thu cơng ty Nhìn chung, cơng ty hoạt động chủ yếu lĩnh vực xuất nhập nên cấu doanh thu từ xuất chiếm tỷ trọng lớn (tƣơng đƣơng 70% doanh thu công ty) góp phần mang nhiều lợi nhuận cho cơng ty nói riêng (năm 2020) cơng ty mẹ nói chung Điều chứng tỏ công ty hoạt động vô hiệu lĩnh vực xuất 3.2 Môi trƣờng làm việc đơn vị 3.2.1 Không gian làm việc, sở vật chất quy định công ty Khơng gian làm việc phịng ban cởi mở, đơn giản xếp bố trí hợp lý, khơng gian làm việc n tĩnh, thống mát, phịng thiết kế sổ thích hợp để đón nhận ánh sáng tự nhiên Về tâm lý, với không gian làm việc thuận tiện, mát mẻ giúp nhân viên cảm thấy dễ chịu, làm việc hăng hái Về sở vật chất, phòng ban, phận làm việc đƣợc trang bị đầy đủ trang thiết bị nhƣ máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy lạnh, bút, bìa kẹp đựng tài liệu, giúp cho nhân viên cảm thấy thật thoải mái thuận tiện q trình làm việc Có góc nhỏ đƣợc trang bị máy nƣớc nóng lạnh cho cán nhân viên Cách xếp vị trí làm việc thoải mái, ngƣời có khơng gian làm việc vừa đủ riêng tƣ Lãnh đạo đƣợc xếp vị trí cuối phịng bao quanh nhân viên để dễ dàng quan sát tất nhân viên thuận lợi cho việc giải công việc với nhân viên Thời gian làm việc từ thứ đến thứ 6, buổi sáng 7h30 đến 11h30, buổi chiều bắt đầu tƣ 13h30 đến 17h30 Khi có cơng việc phát sinh nhân viên làm thêm ngồi hành 3.2.2 Chính sách ngƣời lao động Lƣơng - thƣởng: Chính sách lƣơng: Ngƣời lao động đƣợc trả theo hiệu công việc tƣơng ứng với vị trí, chức danh đƣợc phân cơng Chính sách thƣởng: Cơng ty có sách thƣởng cho ngƣời lao động vào hiệu kinh doanh đơn vị đánh giá xếp loại KPI (hiệu cơng việc) cá nhân Ngồi ra, Cơng ty có sách khen thƣởng đột xuất cho cá nhân, tập thể có sáng kiến, cải tiến đƣợc áp dụng công việc mang lại hiệu cho Cơng ty 16 Phúc lợi - đãi ngộ: Ngồi sách, chế độ theo quy định Pháp luật, Cơng ty cịn áp dụng sách ngƣời lao động nhƣ: Trợ cấp ốm đau, tai nạn, nghỉ hậu sản,… Khen thƣởng thành tích học ngƣời lao động tạo điều kiện cho tham gia thực tập thực tế đơn vị Công ty Công ty quan tâm đến việc đầu tƣ nâng cấp, cải thiện sở vật chất, phƣơng tiện, môi trƣờng làm việc nghỉ ngơi ngƣời lao động Đào tạo - tuyển dụng: Công tác đào tạo: gồm đào tạo bên nội với nội dung chuyên sâu quản lý điều hành, chuyên môn nghiệp vụ,… Thƣờng xuyên mở hội thảo chuyên đề có thực hành đơn vị phòng ban, đơn vị sản xuất, hỗ trợ phần học phí cho ngƣời lao động tự học Công tác tuyển dụng thực theo kế hoạch hàng năm mặt chiến lƣợc phát triển giai đoạn Các tiêu chuẩn tuyển dụng đƣợc thông báo rộng rãi phƣơng tiện truyền thông đại chúng 3.3 Nhận xét 3.3.1 Ƣu điểm Đối với quy trình bán hàng: Angimex Food xây dựng lƣu đồ quy trình bán hàng chi tiết, trình tự từ khâu nhận đơn đến khâu kiểm tra, giám sát đƣợc liên kết với chặt chẽ nên có sai sót dễ dàng nắm bắt xử lý Thể chuyên nghiệp Angimex Food làm việc theo quy trình Về tình hình doanh thu thấy đƣợc thị trƣờng cung cấp sản phẩm xuất Angimex Food đa dạng chiếm ƣu tổng doanh thu công ty Công ty thực tốt hoạt động xuất thâm nhập đƣợc vào thị trƣờng khó tính nhƣ Mỹ, châu Âu,… Đối với môi trƣờng làm việc: Với không gian làm việc đƣợc thiết kế theo không gian mở vừa dễ dàng di chuyển linh hoạt vừa tiết kiệm đƣợc thời gian, diện tích, vừa tăng tính tƣơng tác nhân viên nhƣ tăng thân thiết, đồng thời tăng tính hiệu làm việc nhóm cách nhân viên trao đổi với tức thời cách quay sang trao đổi mà không cần báo cho ngƣời Các sách lƣơng, thƣởng, phúc lợi đãi ngộ Công ty tốt phù hợp Nhìn chung, Cơng ty có nhiều lợi đội ngũ lãnh đạo với kỹ năng, trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm 17 lâu năm, dày dặn giúp cho đơn vị có khả cạnh tranh cao với công ty khác ngành 3.3.2 Nhƣợc điểm Đối với quy trình bán hàng: quy trình chi tiết rõ ràng nên tốn chi phí, nhìn chung rƣờm rà khâu thủ tục hành bắt buộc phải làm theo quy trình Nếu có bƣớc quy trình khơng thực xảy chậm trễ dẫn tới bƣớc sau không thực đƣợc bị chậm trễ theo Đối với tình hình kinh doanh, nhìn chung giai đoạn 2018 – 2020 biến động theo chiều hƣớng xuống vài lí khách quan chủ yếu tình hình thị trƣờng ngành gạo cịn khó khăn năm 2019 chịu ảnh hƣởng dịch Covid – 19 năm 2020 Bên cạnh đó, cơng ty chƣa đẩy mạnh công tác quảng bá sản phẩm phƣơng tiện truyền thơng nên ảnh hƣởng khơng đến kết kinh doanh Công ty Đối với môi trƣờng làm việc: khơng gian mở nên xuất nhiều tiếng ồn từ tranh luận, nói chuyện, từ gọi điện thoại,… khiến nhân viên dễ tập trung NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG Trong q trình thực tập, Cơng ty phân công cho công việc nhƣ sau: Trải nghiệm Cửa hàng Gạo An Gia: Tìm hiểu bảng giá gạo, đặc tính loại gạo, quan sát học cách in hóa đơn từ phần mềm điện tử,… (Phụ lục 3) Nghiên cứu đọc hiểu quy trình bán hàng Angimex Food Xem kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2021 Báo cáo tài Photo Scan loại giấy tờ, chứng từ nhƣ: Hóa đơn bán hàng, Hợp đồng,… Đem văn bản, chứng từ, lên phịng Hành – Nhân để đóng mộc Sắp xếp phân loại văn bản: Sắp xếp Hóa đơn theo trình tự, phân loại Giấy tiếp nhận hồ sơ Bản tự công bố sản phẩm theo loại gạo, xếp Kết thử nghiệm theo thứ tự theo loại gạo Hỗ trợ anh chị chuẩn bị Hồ sơ dự thầu (Gói thầu: Cung cấp Gạo trắng 25% tấm) 18 Nhập file excel Bảng Báo giá kênh đại lý 2021 đánh văn Hợp Đồng Ủy Thác Xuất Khẩu Đi khảo sát sản phẩm gạo Công ty đƣợc trƣng bày Mega Long Xuyên Bách Hóa Xanh, sau báo cáo cho cán hƣớng dẫn PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 5.1 Phƣơng pháp chung Phương pháp quan sát: quan sát phƣơng pháp quan trọng mà sinh viên thực tập cần ứng dụng vào trình thực tập Các anh chị khơng thể dành hết tồn thời gian để giải thích hƣớng dẫn cho sinh viên thực tập đƣợc nên sinh viên thực tập cần chủ động quan sát nhƣ thao tác làm việc anh chị, cách xếp công việc anh chị nhƣ nhƣ cách anh chị hƣớng dẫn ứng xử với đồng nghiệp văn hóa cơng ty Phương pháp lắng nghe: sinh viên thực tập cần tập trung lắng nghe lúc đƣợc anh chị hƣớng dẫn Phương pháp ghi chép: sinh viên thực tập ghi chép nội dung quan trọng trình thực tập giúp cho việc làm báo cáo thuận lợi khơng bỏ sót vấn đề quan trọng 5.2 Phƣơng pháp trực tiếp gắn với công việc đƣợc phân công 5.2.1 Phƣơng pháp quan sát phân loại Đối với cơng việc xếp phân loại văn bản, địi hỏi sinh viên thực tập phải quan sát tỉ mỉ thận trọng thao tác mẫu chị hƣớng dẫn Để hồn thành cơng việc sinh viên ln phải so sánh văn gốc văn cần xếp, nhƣ giúp cho văn cần xếp đƣợc theo trình tự Nếu trình xếp phát văn bị thiếu hay khơng vị trí báo lại với chị hƣớng dẫn để đƣợc bổ sung kịp thời Khi đƣợc giao nhiệm vụ photocopy scan loại giấy tờ, chứng từ lần đầu sinh viên thực tập quan sát học hỏi thao tác sử dụng Việc thực việc photo hay scan đơn giản, lần thực sau sinh viên tự thực Đối với nhiệm vụ khảo sát sản phẩm gạo Công ty đƣợc trƣng bày Mega Long Xuyên Bách Hóa Xanh cần sinh viên quan sát cách cẩn thận nhƣ tên loại gạo đƣợc trƣng bày, số lƣợng bao, vị trí trƣng bày, cách bố trí, giá bán bao bì sản xuất Đồng thời quan sát sản phẩm đối thủ cạnh tranh sau ghi chép lại quan sát đƣợc 19 Các hoạt động khác nhƣ nghiên cứu đọc hiểu quy trình bán hàng, kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2021 báo cáo tài đƣợc tham khảo chỗ 5.2.2 Phƣơng pháp phân tích Đối với Quy trình bán hàng Cơng ty, sinh viên phân tích nắm rõ bƣớc đƣợc thực nhƣ nào, văn đƣợc sử dụng trình bán hàng, nhân viên phận phụ trách bƣớc Khi đƣợc tham khảo Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2021 sinh viên đọc hiểu xem xét mục tiêu mà Công ty đề ra, kế hoạch chi tiết doanh thu lợi nhuận trƣớc thuế cho Angimex Food, giải pháp cho thị trƣờng nội địa thị trƣờng xuất 5.2.3 Phƣơng pháp thu thập số liệu ghi chép Xin Công ty tài liệu Báo cáo tài giai đoạn 2018 – 2020, sinh viên đọc xem xét tổng quát bảng báo cáo, xem chi tiết bảng Kết hoạt động kinh doanh Công ty năm qua có diễn biến nhƣ Xin phép công ty ghi chép số liệu cần thiết để phục vụ cho đề tài mà sinh viên làm báo cáo 5.2.4 Chủ động tìm kiếm việc làm Sinh viên ln tâm tìm kiếm việc làm, chủ động hỏi thăm phụ giúp anh chị việc photo loại giấy tờ, đóng mộc giấy tờ, gửi thƣ, đóng gói gạo mẫu,… Ngồi cơng việc đƣợc phân cơng sinh viên chủ động tìm hiểu sản phẩm nhƣ loại gạo mà Công ty kinh doanh, loại kinh doanh nội địa loại kinh doanh cho xuất 5.2.5 Chủ động đặt câu hỏi Khi nhận nhiệm vụ nhập file excel Bảng Báo giá kênh đại lý 2021, đánh văn Hợp Đồng Ủy Thác Xuất Khẩu viết Báo cáo sau khảo sát, sinh viên chủ động đặt câu hỏi trình thực gặp vƣớng mắc từ rút đƣợc kinh nghiệm cho thân Ngoài ra, q trình thực tập sinh viên có thắc mắc tổng hợp lại chủ động tìm cán hƣớng dẫn để hỏi 20 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 6.1.1 Quản trị tài Phân tích tài Trong q trình thực tập, sinh viên đƣợc tham khảo Báo cáo tài giai đoạn 2018 – 2020, dựa vào kiến thức chun ngành mơn Quản trị tài mơn Phân tích tài học sinh viên nắm đọc đƣợc tiêu nhƣ số có Báo cáo tài nói chung bảng Kết hoạt động kinh doanh nói riêng Từ việc đọc hiểu bảng Kết hoạt động kinh doanh kết hợp với xem Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2021 Công ty, giúp cho sinh viên hình dung rõ kiến thức chuyên ngành đƣợc áp dụng vào thực tế nhƣ Ví dụ kết kinh doanh năm 2020 Cơng ty đạt 64% doanh thu, 79% lợi nhuận trƣớc thuế mục tiêu năm 2021 mà Công ty đề doanh thu hợp 1.485 tỷ đồng lợi nhuận trƣớc thuế tỷ đồng, đồng thời đầu tƣ theo kế hoạch đƣợc phê duyệt 6.1.2 Thanh toán quốc tế Hoạt động kinh doanh Angimex Food bao gồm thị trƣờng nội địa thị trƣờng xuất Trong trình thực tập, sinh viên đƣợc tiếp xúc với chứng từ liên quan đến mảng xuất nhƣ Commercial Invoice (Hóa đơn thƣơng mại), Packing List (Phiếu đóng gói),… nhờ vào kiến thức đƣợc học mơn Thanh tốn quốc tế, sinh viên đọc đƣợc thơng tin mơ tả hàng hóa, thơng tin ngƣời mua, quốc gia xuất khẩu, phƣơng thức vận chuyển, hàng hóa đƣợc đóng gói nhƣ nào, trọng lƣợng bao nhiêu,… 6.1.3 Quản trị hành văn phịng Trong q trình làm việc, sinh viên đƣợc giao nhiệm vụ đem văn lên Phịng Hành xin đóng dấu quan sát q trình đóng dấu từ chị Ngân thấy đƣợc chị đóng rõ ràng, ngắn lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái, từ củng cố lại kiến thức cách đóng dấu doanh nghiệp Các tiêu chí 5S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch - Săn sóc - Sẵn sàng) đƣợc học mơn Quản trị hành văn phịng đƣợc áp dụng quan sát đƣợc cách xếp bàn làm việc ngăn nắp, gọn gàng anh chị văn phòng 6.1.4 Kiến thức tin học Những phần mềm đƣợc học trƣờng nhƣ Microsoft Word, Microsoft Excel lúc thực tập đƣợc nâng cao nhờ công việc nhƣ nhập liệu văn Hợp đồng nhập Bảng giá gạo, nhƣ 21 trình thực Báo cáo thực tập tốt nghiệp phải biết cách trình bày theo quy định nhà trƣờng Nhìn chung, nhờ kiến thức tin học văn phòng đƣợc học trƣờng mang lại nhiều thuận lợi cho việc ứng dụng vào thực tiễn nhƣ hiểu rõ hình thức nhƣ cách trình bày bố cục, chỉnh lề, cách sử dụng câu, diễn đạt, xƣng hô văn hợp đồng cho phù hợp theo quy định cách xử lý số liệu 6.1.5 Kiến thức khác quan sát học hỏi đƣợc Ngoài kiến thức đƣợc học trƣờng có nhiều kiến thức khác đƣợc quan sát học hỏi trình thực tập nhƣ thao tác sử dụng máy photocopy scan văn thành file, cách xếp giấy tờ, chứng từ cho hợp lí hiệu Việc xếp tài liệu cách ngăn nắp nhằm cho việc sau cần khai thác sử dụng dễ dàng thuận lợi hơn, nhƣ tránh thất lạc tài liệu 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 6.2.1 Kỹ cá nhân Kỹ lắng nghe học hỏi: Trong trình thực tập, công việc sinh viên thực tập đƣợc phân công nhƣ Photo Scan loại giấy tờ, chứng từ; Sắp xếp phân loại văn bản; Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu,… cần phải lắng nghe học hỏi tất cơng việc lần tiếp xúc nên cần phải tập trung lắng nghe trao đổi học hỏi lúc thực Vì vậy, kỹ lắng nghe học hỏi sinh viên thực tập dần đƣợc cải thiện đúc kết đƣợc nhiều kinh nghiệm cho thân lúc làm việc Đồng thời, tạo cho anh chị cảm giác biết sinh viên thực tập tôn trọng ý kiến anh chị Kỹ quan sát: Các anh chị thƣờng bận rộn với công việc nên lúc hƣớng dẫn sinh viên việc nhỏ Vì vậy, thân sinh viên cần phải nhanh nhạy, linh hoạt quan sát thao tác làm việc anh chị để giải vấn đề hiệu tốt hơn, tránh ảnh hƣởng đến anh chị trình làm việc nhƣ việc xem kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2021 Báo cáo tài chính, sinh viên thực tập vận dụng kiến thức đƣợc học lớp để đọc; anh chị giao công việc xếp, phân loại văn quan sát thao tác từ lần đầu tiên, lần sau tự làm Kỹ tìm kiếm tài liệu, thơng tin: Để phục vụ cho Báo cáo thực tập tốt nghiệp đạt kết tốt, ngồi việc tìm kiếm sách sinh viên có 22 thể lên Thƣ viện trƣờng để tìm tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài báo cáo nhƣ thu thập thông tin nhƣ Quy trình bán hàng, số liệu, quốc gia xuất khẩu,… qua quan sát, học hỏi từ anh chị đơn vị thực tập Kỹ giao tiếp: Giao tiếp kỹ mà ngành nghề cần phải có Trong q trình thực tập sinh viên học hỏi đƣợc khả giao tiếp tình từ anh chị điện thoại với khách hàng thảo luận bao bì, chất lƣợng sản phẩm,… trơi chảy, lƣu loát, rõ ràng Từ lần quan sát giúp thân sinh viên thực tập học hỏi đƣợc số kỹ giao tiếp nhƣ trình bày trôi chảy, rõ ràng thân thiện, vui vẻ giao tiếp với khách hàng 6.2.2 Kỹ cá nhân cá nhân Kỹ giao tiếp với cấp trên: Khi giao tiếp với cấp cần phải tơn trọng, lắng nghe Khi trình ký văn bản, chứng từ cần phải lịch tôn trọng lãnh đạo từ cử nhỏ nhặt nhƣ cách gõ cửa, mở cửa phịng, đóng cửa vào trình ký bƣớc cách nhẹ nhàng Kỹ làm việc với cán hướng dẫn: Khi giao tiếp làm việc anh chị hƣớng dẫn phải ln hợp tác, hịa đồng, vui vẻ, nhiệt tình Lắng nghe dạy anh chị đơn vị, làm công việc anh chị giao, q trình làm việc có sai sót phải biết nhận lỗi Kỹ làm việc nhóm: Sinh viên thực tập dần đƣợc cải thiện kỹ làm việc nhóm thơng qua cơng việc đƣợc giao nhƣ trình xếp hồ sơ đấu thầu, chị hƣớng dẫn phụ trách gốc đọc lại thứ tự văn cần có hồ sơ, bạn sinh viên thực tập kiểm tra chụp đối chiếu lại Đối với bạn thực tập đơn vị giúp đỡ suốt trình thực tập để tất đạt kết tốt 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp Kỹ chuẩn bị xếp giấy tờ: Khi đƣợc cán hƣớng dẫn giao việc hỗ trợ chị Ty chuẩn bị Hồ sơ dự thầu (Gói thầu: Cung cấp Gạo trắng 25% tấm) bao gồm gốc ba chụp cần phải cẩn thận, tỉ mỉ việc xếp theo trình tự dựa vào bảng thành phần hồ sơ cần chuẩn bị Kỹ phẩm chất đạo đức, nghề nghiệp: Làm việc trung thực, có trách nhiệm hợp tác với đồng nghiệp Ý thức kỷ luật, tôn trọng kỷ cƣơng đơn vị công tác Kỹ xử lý tình huống: Trong q trình thực tập có tình bất ngờ xảy nhƣ việc photo giấy tờ, máy photo báo lỗi 23 nhanh chóng nhờ anh kỹ thuật viên để kịp thời xử lý; lúc khảo sát sản phẩm Mega Long Xuyên phát sản phẩm công ty bị sản phẩm đè lên, che khuất tầm nhìn nhanh chóng liên hệ cán hƣớng dẫn trình bày tình để cán hƣớng dẫn báo lại cho Mega;… Vì vậy, xảy tình bất ngờ, sinh viên thực tập cần phải nắm bắt nhanh tình đƣa cách xử lý nhanh 6.3 Những kinh nghiệm học đƣợc tích lũy Qua q trình thực tập gắn bó với cơng ty, nhận đƣợc nhiều giúp đỡ cán hƣớng dẫn nhƣ anh chị đồng nghiệp Phòng Kinh doanh Học hỏi, rèn luyện từ phong cách làm việc ứng xử mối quan hệ công tác đơn vị tính cẩn thận, tỉ mỉ xác nhiệm vụ đƣợc giao Chủ động học lớn mà thân sinh viên thực tập tích lũy đƣợc q trình thực tập Từ chủ động làm quen với anh chị văn phịng chủ động tìm hiểu cơng việc đƣợc giao, chủ động tìm kiếm việc làm giúp đỡ anh chị từ công việc nhỏ nhƣ photo tài liệu, đóng gạo mẫu, gửi thƣ,… Đƣợc làm việc môi trƣờng thực tế, đƣợc tạo hội để áp dụng kiến thức học vào cơng việc giúp cho sinh viên thực tập nhanh chóng nhìn thấy kiến thức cịn thiếu sót để tiếp tục cải thiện, thu thập đƣợc nhiều kinh nghiệm q báu q trình thực tập kiến thức tiếng Anh giao tiếp kinh nghiệm làm việc độc lập làm việc nhóm Các kỹ mềm nhƣ kỹ giao tiếp, kỹ xử lý tình huống, kỹ làm việc nhóm, thái độ tích cực, đạo đức nghề nghiệp dần đƣợc rèn luyện, nâng cao hồn thiện thơng qua cách giao tiếp, cách lắng nghe, hợp tác làm việc anh chị hƣớn dẫn,… giúp sinh viên thực tập có hội việc làm, phát triển thân sau Dù trải qua tập ngắn ngủi nhƣng hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, mở rộng mối quan hệ công việc học hỏi đƣợc khơng kinh nghiệm, hiểu rõ cách thức làm việc phải rõ ràng trình tự 24 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp cho đơn vị (1) Báo cáo kết khảo sát Bảng 6: Báo cáo kết khảo sát gạo thơm Jasmine An Gia Mega Long Xuyên Địa chỉ: 1566 Trần Hƣng Đạo, phƣờng Mỹ Phƣớc, thành phố Long Xuyên, An Giang Tên gạo Gạo thơm Jasmine An Gia Số kg/ bao 25 kg Số lƣợng kệ 15 bao Vị trí trƣng bày (cách bố trí) Nằm vị trí đối diện khu vực sữa, Gạo đƣợc bố trí bên trái cột (khi đứng đối diện quầy sữa) Chia làm hàng dọc gồm chồng (chồng trƣớc: bao, chồng sau: bao) Giá bán 394,000 đồng Bao bì sản xuất Nhà máy sản xuất kinh doanh gạo an tồn, Quốc lộ 91, khóm Thạnh An, phƣờng Mỹ Thới, Long Xuyên, An Giang  Nằm đầu hàng theo hƣớng quầy thu ngân, dễ thấy, dễ tìm kiếm, bao bì bắt mắt, bật (Nguồn: Sinh viên tự trình bày) Bảng 7: Báo cáo kết khảo sát gạo thông dụng Mục Đồng Mega Long Xuyên Tên gạo Gạo thông dụng Mục Đồng (đƣợc vô túi nhỏ) Số kg Từ 5-6 kg Số lƣợng kệ túi (17/03/2021) túi (18/03/2021) Vị trí trƣng bày (cách bố trí) Để khây riêng túi gạo hƣơng lài sữa ADC gạo Thiên Kim Vinh Phát Gía bán 13,000 đồng Bao bì sản xuất Nhà máy sản xuất kinh doanh gạo an tồn Quốc lộ 91, khóm Thạnh An, phƣờng Mỹ Thới, Long Xuyên, An Giang 25  Nhìn chung, giá bán gạo thơng dụng Mục Đồng mức tƣơng đối thấp so với mặt hàng gạo khác Số lƣợng túi gạo trƣng bày cịn (Nguồn: Sinh viên tự trình bày) (2) Nhập file excel Bảng báo giá kênh đại lý 2021 Hình 2: Bảng báo giá kênh đại lý 2021 (Nguồn: Sinh viên tự chụp) (3) Hỗ trợ anh chị chuẩn bị Hồ sơ đấu thầu Hình 3: Hồ sơ đấu thầu (Nguồn: Sinh viên tự chụp) 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Công ty TNHH Lƣơng https://angimexfood.com.vn/ thực Angimex (k.n) Truy cập từ: Công ty Cổ phần Xuất Nhập An Giang Báo cáo tài (2018 – 2020) Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập An Giang Báo cáo thƣờng niên (2018 – 2020) 27 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Lƣu đồ quy trình bán hàng Angimex Food K hách hàng NV Chứng từ NV Giao nhận NV Thủ kho NV K CS NV Điều phối NV Bán hàng NV K ế toán Xét duyệt Bắt đầu B1: chào bán (fax, email, điện thoại…) Thông tin chào giá B2: Chốt đơn & Lập HĐ - Lập P&L, Soạn HĐ, Trình duyệt - Nếu KH không đồng ý: cập nhật thông tin KH - Đồng ý: Xác nhận đơn hàng - Không đồng ý: kết thúc giao dịch No Yes B3: Kiểm tra P&L B5: Báo cáo GDTC - Lập gửi HDGH - Book con, tàu…(XK) B4: Xét duyệt Yes GIAI ĐOẠN BÁN HÀNG - LẬP HỢP ĐỒNG Thanh toán tiền hàng (nếu có) Đối với điều khoản HĐ quy định tốn giao hàng bước thực sau bước 11 B7b: - Đồng nhận KHGH - Theo dõi tiến độ giao hàng B7a: Chuẩn bị giao hàng (hàng sản xuất xong, chuẩn bị giao) B9b: Xuất hàng - Kiểm đếm số lượng hàng xuất - Lập phiếu giao hàng B9a: Xuất hàng - Kiểm tra phương tiện - Kiểm tra chất lượng xuất hàng B6: - Nhận HDGH - Lập gửi KHGH - Book phương tiện (nội địa) B(*): Theo dõi HĐ - Theo dõi tốn (nếu có) - Theo dõi thực HĐ B8: - Điều phương tiện - Liên hệ mua bảo hiểm - Bao bì B(**): Kiểm tra tiền (nếu có) No B10: Lập chứng từ - phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội B12: - Liên hệ quan giám định, xơng trùng - Giám sát đóng hàng B11: Xét duyệt Yes B13: Đóng hàng - Lập Bảng kê giao nhận - Tờ khai Hải quan - Packing list THANH TỐN (ĐỐI VỚI BÁN HÀNG CĨ ĐẶT CỌC/TRẢ TRƯỚC/TRẢ NGAY) – GIAO HÀNG No B14: Lập chứng từ Thực theo quy trình lập chứng từ B15: Xét duyệt B16a: Theo dõi HĐ - Gửi invoice/hóa đơn đơn đốc khách hàng tốn Thanh tốn tiền hàng (nếu có) B16b: Kiểm tra tiền (nếu có) Yes Yes No B17: Cập nhật & báo cáo (hợp đồng chuyển tháng) - Cập nhật thông tin khách hàng - Báo cáo hợp đồng chuyển tháng B19: Báo cáo - Gửi báo cáo đến Chủ tịch ngày 06 hàng tháng B18: Xét duyệt Yes B20a: Lưu hồ sơ - Bộ chứng từ bán hàng - Báo cáo hợp đồng chuyển tháng B20b: Lưu hồ sơ - Bộ chứng từ bán hàng LẬP CHỨNG TỪ – THANH TỐN (PHẦN CỊN LẠI/ĐỐI VỚI BÁN HÀNG TRẢ SAU) Hình 4: Lƣu đồ quy trình bán hàng Angimex Food (Nguồn: Phịng Kinh doanh, Năm 2021) 28 Phụ lục 2: Một số hình ảnh chụp đƣợc trình khảo sát Hình 5: Hình ảnh đƣợc ghi nhận lại lúc khảo sát (Nguồn: Sinh viên tự chụp) 29 Phụ lục 3: Bảng giá gạo đƣợc niêm yết Của hàng Gạo An Gia Hình 6: Hình ảnh bảng giá gạo hàng gạo An Gia (Nguồn: Sinh viên tự chụp) 30