Tìm hiểu quy trình quản lý công nợ phải thu tại công ty tnhh xây dựng trần dùng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG TRẦN DÙNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: DƯƠNG TRƯỜNG AN MSSV: DTC171909 LỚP: DH18TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP AN GIANG, THÁNG 05 NĂM 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG TRẦN DÙNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: DƯƠNG TRƯỜNG AN MSSV: DTC171909 LỚP: DH18TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP GVHD: Ths PHẠM XUÂN QUỲNH AN GIANG, THÁNG 05 NĂM 2021 LỊCH LÀM VIỆC CÓ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN Bảng 1: Lịch làm việc Tuần Thời gian Nội dung công việc 22/02/2021 Đến Công ty TNHH Xây dựng Trần Dùng để trao đổi hoạt động thực tập 28/02/2021 Xác nhận GVHD Nộp giấy giới thiệu Nộp giấy xác nhận thực tập Quan sát hoạt động 01/03/2021 07/03/2021 8/03/2021 14/03/2021 Làm quen với anh chị nhân viên Nhận thơng tin cơng ty từ kế tốn trưởng (BCTC 2018, 2019) Tiếp tục quan sát hoạt động văn phịng Chụp ảnh cơng trình xây dựng công ty Hỗ trợ photo, in ấn tài liệu 15/03/2021 21/03/2021 Hỗ trợ kiểm kê vật tư, thiết bị kho Hỗ trợ photo, in ấn tài giấy tờ Phụ giúp vệ sinh văn phòng 22/03/2021 - Viết báo cáo nhà 28/03/2021 29/03/2021 04/04/2021 Hỗ trợ cơng việc văn phịng cơng ty Gửi giấy cảm ơn đền cán hướng dẫn công ty Thu thập thông tin báo cáo tài năm 2020 5/04/2021 11/04/2021 Hỗ trợ cơng việc văn phịng cơng ty Hỗ trợ photo, in ấn tài giấy tờ Phụ giúp vệ sinh văn phòng 12/04/2021 18/04/2021 Gửi giấy cám ơn đến người hướng dẫn công ty Thu thập liệu cịn lại 2 GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG TRẦN DÙNG 2.1 Thơng tin khái qt Hình 1: Bảng hiệu công ty (Nguồn: tác giả)  Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG TRẦN DÙNG  Địa chỉ: ấp Bình Quới 1, xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân, tỉnh An Giang  Điện thoại: 0935.264.883  Fax: 0935.264.883  Giám đốc: Trần Văn Dùng  Ngành nghề kinh doanh: - Xây dựng nhà loại - Xây dựng cơng trình đường sắt đường - Chuẩn bị mặt - Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng  Địa nhận thơng báo thuế: ấp Bình Quới 1, xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân, tỉnh An Giang  Ngày thành lập: 25/04/2014  Thành phần công ty: Công ty tư nhân Công ty TNHH Xây dựng Trần Dùng với hoạt động lĩnh vực xây dựng đời xu hướng chung phát triển ngành xây năm gần đây, cơng ty có đóng góp cơng tác xây dựng sở hạ tầng huyện Phú Tân nói riêng tỉnh An Giang nói chung Cơng ty TNHH Xây dựng Trần Dùng thức vào hoạt động vào ngày 28/04/2014 với vốn đầu tư ban đầu 1,8 tỷ đồng Thời gian đầu, công ty xây dựng cơng trình nhà nhỏ lẻ địa phương, thời gian sau đến năm 2014 thức trở thành cơng ty Trải qua năm xây dựng, phát triển lãnh đạo đoàn kết toàn thể nhân viên công ty mở rộng thêm nhiều ngành nghề khác như: Xây dựng cơng trình cơng cộng đường bộ, chuẩn bị mặt bằng, bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng, Hoạt động xây dựng chun dụng khác Những thành cơng kết trình cố gắng phấn đấu công ty 2.2 Đặc điểm máy tổ chức công ty TNHH Xây dựng Trần Dùng 2.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty Bộ máy tổ chức cơng ty có vai trị quan trọng, định đến hoạt động hiệu kinh doanh cơng ty Cơng ty có cấu tổ chức hợp lý tạo chế thơng thống, động, tạo điều kiện để nâng cao hiệu hoạt động Hình sơ đồ cấu cơng ty: Giám đốc Phịng kế tốn Phịng kĩ thuật Phịng thiết kế Tổ xây dựng cơng trình Hình 2: Sơ đồ tổ chức cơng ty (Nguồn: kế toán trưởng) 2.2.2 Chức nhiệm vụ phận Hình thức tổ chức quản lý máy Công ty TNHH Xây dựng Trần Dùng theo hình thức trực tuyến - chức Do phát huy ưu điểm hạn chế khuyết điểm quản lý Trong công ty ln có thống cấp, phịng ban việc đạo giám sát trình sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ phận quản lý Công ty TNHH Xây dựng Trần dùng thể sau: - Giám đốc: Chỉ đạo điều hành sản xuất Chỉ đạo trực tiếp phòng ban nghiệp vụ, nắm vững yêu cầu nhiệm vụ, diễn biến q trình sản xuất kinh doanh cơng trình, thời kỳ tháng, tuần, ngày, thƣờng xun đơn đốc, kiểm tra giải yêu cầu phát sinh q trình sản xuất kinh doanh nhằm hồn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo chất lƣợng kỹ, mỹ thuật tiến độ thi công hạng mục cơng trình - Các phịng ban cơng ty: Làm tham mưu cho ban lãnh đạo: Thiết kế thi công, vạch kế hoạch cụ thể vốn, vật tư, nhân lực, yêu cầu xe máy, nguyên nhiên vật liệu cho cơng trình, tháng, q, năm Theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực nhiệm vụ công trường, báo cáo lãnh đạo để uốn nắn bổ khuyết sữa chữa sai sót có cơng trường gặp phải + Phịng kỹ thuật: Thiết bị thi công, vạch kế hoạch tiến độ, theo dõi giám sát đạo thi cơng cồng trình cụ thể, báo cáo giám đốc, báo cáo A để giải vướng mắc kỹ thuật, khối lượng phát sinh cơng trình, giám sát giải thủ tục nghiệm thu hạng mục công trình ẩn dấu trƣớc lấp kín báo cáo tình hình thực kế hoạch tháng, q, năm với quan quản lý cấp + Phịng kế tốn Lập kế hoạch tài vụ tiền vốn để đáp ứng yêu cầu chi tiết mua sắm vật tư, vật liệu, nguyên vật liệu, sữa chữa xe máy hỏng hóc cơng trường chi lương u cầu đời sống tồn Cơng ty mua sắm bổ sung yêu cầu phụ tùng, vật rẻ tiền mua hỏng, công cụ sản xuất, dụng cụ thiết bị phòng hộ lao động, vệ sinh mơi trường + Phịng thiết kế Bộ phận chịu trích nhiệm thiết kế cơng trình thi cơng hồn chỉnh Sau bàn giao cho bên xây dựng để tiến hành thi công giám sát cơng trình q trình thi cơng Hỗ trợ phịng kỹ thuật q trình làm việc, hồn thành hồ sơ xin giấy phép xây dựng - Tổ, đội xây dựng + Tổ trưởng nhận vẽ chi tiết hạng mục công việc, nhân hƣớng dẫn cán kỹ thuật, tính yêu cầu loại vật tư, vật liệu, sổ cơng chính, cơng phụ theo định mức, lên kế hoạch công việc hàng ngày, lên phiếu xin lĩnh vật liệu, bố trí nhân cơng cụ thể, ngƣời nội dung công việc làm + Tổ trưởng cán kỹ thuật lên ga, cắm cọc (các cơng trình phúc tạp) cơng trình đơn giản tổ đội sản xuất tự lên ga, cắm cọc báo cáo cán kỹ thuật, giám sát viên B KCS kiểm tra trước cho anh em công nhân thi cơng + Tổ đội có trách nhiệm động viên anh em làm tốt nhiệm vụ giao, thời gian quy định đoàn kết nội bộ, nhắc nhở thực tốt nhiệm vụ an toàn lao động, an tịa giao thơng q trình thi cơng + Khi hồn thành cơng việc cán kỹ thuật nghiệm thu ký vào văn (bản khoán phiếu giao việc) + Cuối kỳ kế hoạch (cuối tháng) tổ trưởng tổng hợp kết công tác tổ đội tháng lên phiếu ăn chi tiền lương cho người theo kết lao động kỳ kế hoạch (hoặc tháng) Nhìn chung, cơng ty TNHH Xây dựng Trần Dùng có cấu máy quản lý hợp lý có mối liên hệ chặt chẽ phận với Mặc dù phận đảm nhận chức nhiệm vụ khác phận ln có phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng để tạo nên thống nhất, giúp hoàn thành nhiệm vụ giao, nâng cao hiệu hoạt động công ty đưa công ty ngày lên 2.3 Nhiệm vụ Cơng ty TNHH Xây dựng Trần Dùng - Hồn thành tiêu khối lượng công việc, doanh thu, lợi nhuận hội đồng thành viên họp đề năm - Thực nghiêm túc hợp đồng kinh tế, thực tốt trách nhiệm pháp lý công ty vấn đề nộp ngân sách Nhà nước, bảo vệ mơi trường, đảm bảo trật tự an tồn xã hội - Nâng cao suất lao động, không ngừng thay đổi trang thiết bị, đào tạo đội ngũ cán cơng nhân viên có lực cao đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường - Thực nguyên tắc phân phối theo lao động đảm bảo cân cho xã hội, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động Tổ chức cấu cơng ty phải gọn, nhẹ có hiệu 2.4 Một số sản phẩm cơng trình cơng ty TNHH Xây dựng Trần Dùng Trong thời gian hoạt động, công ty hồn thành đưa vào số cơng trình địa phương, cụ thể sau: Hình 3: Phịng cháy chữa cháy Nguồn: Tác giả Hình 5: Ủy ban nhân dân huyện Phú Tân Nguồn: Tác giả Hình 4: Chợ Bắc Cái Đầm Nguồn: Tác giả Hình 6: Trƣờng tiểu học A Tân Hòa Nguồn: Tác giả 2.5 Tình hình sản xuất kinh doanh năm gần công ty Công ty TNHH Xây dựng Trần Dùng hoạt động năm không ngừng tăng trưởng phát triển Trong thời gian đó, công ty nổ lực làm việc, phát triển chất lượng cơng viêc Chính vậy, uy tín cơng ty ngày nâng cao kết kinh doanh ngày tốt mà phần lớn nhờ cố gắng tất nhân viên công ty Khái quát kết kinh doanh thể chi tiết Bảng Bảng 2: Tóm tắt báo cáo kết hoạt động kinh doanh (2018-2020) Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu DT CP LN Năm 2018 5.335 4.933 234 2019 9.130 8.616 334 2020 8.065 7.910 155 Chênh lệch 2019/2018 2020/2019 Giá trị % Giá trị % 3.795 71,13 -1.065 -11,66 3.683 74,66 -706 -8,19 100 42,74 -179 -53,59 (Nguồn: tính tốn từ BCTC cơng ty) Cơng ty hoạt động có hiệu có nguồn vốn vững mạnh phải biết sử dụng nguồn vốn hiệu hằm giảm thiểu rủi ro tối đa hóa lợi nhuận cho cơng ty Từ liệu bảng cho thấy tình hình kinh doanh thay đổi không ổn định Tốc độ tăng trưởng doanh thu tăng cao 71,13% với giá trị tăng đạt 3.795 tỷ đồng vào năm 2019 Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng doanh thu lại chậm tốc độ tăng chi phí, điều chứng tỏ cơng ty quản lý chi phí chưa tốt Nguyên nhân giá nguyên vật liệu chi phí nhân cơng tăng cao Vì vậy, làm cho lợi nhuận công ty thấp (tăng 100 triệu đồng) Ngược lại, năm 2020 so với 2019 lại tăng trưởng âm Tốc độ giảm doanh thu công ty năm 2020 (-11,66%) cao tốc độ giảm chi phí (-8,19%) chứng tỏ cơng ty gặp khó khăn cung cấp sản phẩm, dịch vụ lại quản lý chưa tốt chi phí Đặc biệt, tốc độ giảm lợi nhuận lên đến -53,59% với giá trị -179 triệu đồng Lý để lý giải cho vấn đề năm 2020 năm chịu tác động mạnh dịch bệnh ảnh hưởng đến nhu cầu xây dựng khách hàng suy giảm Qua đó, cơng ty cần trọng trì quản lý chi phí tốt để đảm bảo lợi nhuận cao Ngồi ra, công ty cần mở rộng khu vực hoạt động, tìm kiếm khách hàng thêm khu vực lân cận để tăng doanh thu, không bị phụ thuộc vào khu vực địa phương TÌM HIỂU TÌNH HÌNH CƠNG NỢ VÀ MƠI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG TRẦN DÙNG 3.1 Tìm hiểu tình hình cơng nợ cơng ty 3.1.1 Quy trình quản lý công nợ công ty TNHH Xây dựng Trần Dùng Quy trình quản lý cơng nợ tối ưu áp dụng phù hợp với doanh nghiệp Đơi quy trình cho hiệu doanh nghiệp chưa hiệu doanh nghiệp khác Vì vậy, cần phải có linh hoạt điều chỉnh trình áp dụng Hình Hình quy trình quản lý nợ phỉa thu nợ phải trả 3.1.1.1 Quy trình quản lý công nợ phải thu Quản lý công nợ phải thu Thiết lập thủ tục Lập hóa đơn Theo dõi khoản phải thu Quyết toán khoản phải thu Thu hồi cơng nợ Hình 7: Sơ đồ q trình quản lý nợ phải thu (Nguồn: Phịng kế tốn) Bước 1: Thiết lập thủ tục đăng ký tín dụng, trả sau Bước quản lý công nợ phải thu xây dựng quy trình đăng ký trả sau Công ty tiến hành thu tiền giai đoạn cơng trình sau nghiệm thu, tùy theo quy mơ cơng trình Bước 2: Lập hóa đơn cho khách hàng Hóa đơn tài liệu cung cấp cho người mua chi tiết sản phẩm dịch vụ hồn trả, chi phí sản phẩm dịch vụ đó, ngày tốn dự tính Mỗi hóa đơn phải có số hóa đơn để dễ dàng truy xuất Bước 3: Theo dõi tài khoản phải thu Bước thực Nhân viên kế toán phải thu Kế tốn khóa khoản tốn gửi vào tài khoản ngân hàng nhà cung cấp, đưa vào hệ thống sau phân bổ vào hóa đơn Bước 4: Quyết tốn khoản phải thu Nhân viên phải thu thiết lập ngày đáo hạn cho khoản toán Sau xác định khoản nợ chưa toán, phận tài khoản thực mục nhật ký để ghi lại doanh số Q trình bao gồm việc hạch tốn nợ xấu, khoản nợ chưa toán, xác định khoản chiết khấu toán sớm Bước 5: Thu hồi cơng nợ Hồn thành việc thu hồi nợ Kế toán ghi giảm khoản phải thu hồn thành hóa đơn chứng từ liên quan 3.1.1.2 Quy trình quản lý cơng nợ phải trả Quản lý cơng nợ phải trả Cập nhật hồ sơ cho hóa đơn Hồn thành đơn đặt hàng Thanh tốn hạn Hình 8: Sơ đồ trình quản lý nợ phải trả (Nguồn: Phịng kế tốn) Bước 1: Hồn thành đơn đặt hàng Điều liên quan đến việc liệt kê mặt hàng dịch vụ mua, giá Một đơn đặt hàng liệt kê điều khoản điều kiện cho giao dịch mốc thời gian để giao hàng Bước 2: Cập nhật hồ sơ cho hóa đơn Tài khoản sổ kết nối với hóa đơn nhận cần phải cập nhật Ở đây, mục chi phí thường yêu cầu phải thực sổ sách tài khoản Bước 3: Thanh toán hạn Khi ngày đáo hạn đến (dựa hiểu biết lẫn với nhà cung cấp/nhà cung cấp/chủ nợ), khoản toán cần xử lý Sau toán thực hiện, tài khoản sổ nhà cung cấp/nhà cung cấp/chủ nợ phải đóng lại sổ sách tài khoản Điều làm giảm 10 nghĩa vụ nợ trước Nói cách đơn giản hơn, số tiền hiển thị phải trả, khơng cịn coi khoản nợ 3.1.2 Đánh giá tình hình quản lý cơng nợ cơng ty Bảng 3: Phân tích tình hình cơng nợ cơng ty (2018-2020) Đơn vị tính: triệu đồng Năm Chỉ tiêu KPT PTKH TTNB KP Trả Vay NH PTNB NM TT Thuế, PNK 2018 88 88 279 191 88 2019 2.674 2.584 90 2.763 1.412 1.083 268 2020 2.358 2.257 101 3.181 1.500 1,531 0,75 149 Chênh lệch 2019/2018 2020/2019 Giá trị % Giá trị % 2.586 2.938,64 -316 -11,82 2.584 -327 -12,65 2,27 11 12,22 2.484 890,32 418 15,13 1.500 1.221 639,27 119 8,43 1.083 -1.082 -99,93 180 204,55 -119 -44,4 (Nguồn: Tính tốn từ BCTC cơng ty) Kết thống kê thông qua bảng cho thấy cơng nợ phải thu phải trả có chênh lệch lớn Tốc độ tăng trưởng khoản phải thu năm 2019 2.938,64% tương đương 2,586 tỷ đồng cao khoản phải trả vào năm với tốc độ tăng 890,32%, nhiên giá trị tăng khơng chênh lệch cao với khoản phải thu lớn 2,484 tỷ so với 2,586 tỷ Trong đó, khoản mục phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng cao khoản phải thu phải trả người bán người mua trả trước chiếm phần lớn khoản phải trả Ngược lại, năm 2020 tăng trưởng khoản phải thu lại suy giảm 11,82% Trong tăng trưởng phải trả lại tăng 15,13% Nguyên nhân khách hàng toán tiền mặt tốn hạn cho cơng ty Trái với tăng trưởng âm khoản phải thu, khoản phải trả tăng trưởng 15,13% với giá trị tăng 418 triệu so với mức tăng năm 2019 lại thấp nhiều Lý người mua trả trước vào năm 2020 giảm đến 99,93% năm cơng ty khơng có nhiều đơn hàng xây dựng nên lượng nguyên vật liệu đầu vào giảm lại, phải trả khách hàng giảm theo Ngoài ra, năm 2020 xuất thêm khoản vay ngân hàng cho thấy cơng ty gặp khó khăn tài để chi trả cho số khoản chi khác Nhìn chung, phải trả khách hàng phải thu khách hàng hai khoản mục quan trọng Hai khoản qua giai đoạn 2018-2020 có khác 11 rõ rệt không ổn định Ngành xây dựng ngành đặc biệt, khoản chi phí tính riêng cho cơng trình tùy theo thảo thuận với khách hàng, việc toán hay thu hồi theo giai đoạn thi công sau nghiệm thu cơng trình Vì lý đó, cơng nợ công ty không ổn định 3.1.3 Một số tiêu phản ánh hiệu quản lý công nợ Bảng 4: Phân tích tiêu hiệu quản lý cơng nợ 2020/2019 Đơn vị Năm Năm Chỉ tiêu tính 2019 2020 Giá trị % Vòng quay khoản phải thu Vòng 7,07 3,33 -3,73 -52,9 Kỳ thu tiền bình quân Ngày 50,94 108,04 57,1 112,1 Ngày 33,51 69,49 35,98 107,37 Số ngày trả tiền Vòng quay khoản phải trả Vòng 10,75 10,79 0,04 0,37 Khả toán thời Lần 2,78 2,57 -0,21 -7,6 Khả toán nhanh Lần 1,09 0,76 -0,34 -30,9 (Nguồn: tính tốn từ BCTC công ty) Từ bảng số liệu sống kê thấy vòng quay khoản phải thu năm 2019 7,07 vòng năm 2020 3,33 vòng cho thấy số giảm với mức 52,9% chứng tỏ khả thu hồi khoản phải thu công ty chưa hiệu từ việc cấp tín dụng công ty Trần Dùng Hệ số cho thấy số lần khoản phải thu chuyển thành tiền mặt cơng ty Tương tự vịng quay khoản phải thu kỳ thu tiền bình quân Năm 2019 đạt 50,94 ngày sang năm 2020 lại gấp đôi 108,04 ngày tăng 112,1% thể hiệu thu hồi nợ chưa tốt Do sách cơng ty cho trả chậm biện pháp để thu hút khách hàng, tăng cường doanh thu cho công ty Tuy nhiên , khách hàng nợ nhiều thời gian dài chiếm dụng nhiều vốn công ty, vậy, ảnh hưởng khơng tốt tới dịng tiền suy giảm khả tốn cơng ty Bên cạnh đó, vịng quay khoản phải trả số cần quan tâm Qua năm 2019 2020 cho thấy, vịng quay khoản phải trả cơng ty tương đối ổn định cao 10 vòng Chỉ số vòng quay khoản phải trả cao phản ánh khả chiếm dụng vốn doanh nghiệp nhà cung cấp lớn Cuối cùng, số không quan trọng khả toán bao gồm khả toán thời khả toán nhanh, hai số khác hàng tồn kho Năm 2019, khả toán nhanh đạt 2,78 lần sang năm 2020 giảm xuống 2,57 lần tương tự, năm 2020, khả toán nhanh công ty với 1,09 lần đến năm 2020 0,76 lần Qua hai số cho thấy xu hương suy giảm khả toán, đáng lo ngại năm 2020, thấp Ngoài ra, số thấy 12 khả toán phụ thuộc nhiều vào hàng tồn kho, chiếm nửa tổng khả tốn 3.2 Mơi trƣờng làm việc Cơng ty TNHH Xây dựng Trần Dùng Môi trường làm việc công ty đầy lượng tích cực, có chia kinh nghiệm với nhau, kết nối với thể tinh thần tập thể cao Từ đem đến cho công nhân viên hứng khởi động lực để làm việc hết công suất 3.2.1 Cơ sở vật chất Cơng ty có đủ xe tải, máy móc đảm bảo thi cơng cho cơng trình khác với nhiều chủng loại nước tiên tiến sản xuất Bao gồm: tơ chun dùng có trọng tải từ đến tấn, ác loại máy đào đất, máy ủi, xúc đất, máy đầm đất, loại máy đóng cọc, loại máy ép cọc, máy trộn xi măng nhiều loại máy móc thiết bị khác phục vụ cho công tác thi công bê tông, gia công kết cấu thép, gia công lắp dựng kết cấu gỗ Ngồi ra, văn phịng làm việc cơng ty cung cấp cho nhân viên thiết bị, phụ kiện phục vụ cho hoạt động làm việc văn phịng như: máy vi tính, laptop, máy photocopy, máy điều hịa, loại mẫu chứng từ,… vị trí làm việc nhân viên cịn bố trí thêm xanh nhằm tạo khơng khí lành cho nhân viên Đặc biệt, khu vực tiếp khách hàng việc lắp đặt sạc điện thoại, máy lọc nước, wifi, loại thức uống cho khách hàng làm việc với công ty chờ đợi, cụ thể thể qua Hình Hình 9: Cơ sở vật chất văn phịng cơng ty (Nguồn: Tác giả) 3.2.2 Chính sách nhân viên 3.2.2.1 Chính sách hợp đồng & lương, thưởng, đãi ngộ nhân viên Hợp đồng: Một hợp đồng thể ràng buộc đáng mặt pháp lý người làm chủ người làm th có ý nghĩa vơ quan trọng với doanh nghiệp Hợp đồng chứng minh giá trị pháp lý tuyệt đối mà hai bên phải tuân thủ, có vi phạm xảy chiếu theo hợp đồng để xử lý Vì vậy, 13 trước đặt bút ký, ứng viên nên suy nghĩ kỹ cịn phía doanh nghiệp chắn phải cân nhắc đầy đủ trước đưa đề nghị Lƣơng thƣởng: Một sách tốt lương không đảm bảo đời sống cho công nhân viên hợp tác với doanh nghiệp mà cịn đảm bảo tài cho doanh nghiệp Chính sách lương xây dựng sở công việc giao hiệu công việc thực Định kỳ năm, Công ty xem xét thực công việc CBNV để làm sở tăng lương thông qua việc nhận xét đánh giá cấp lãnh đạo trực tiếp  Ngồi tiền lương, cơng ty xem xét thưởng thỏa đáng nhằm động viên khuyến khích tinh thần làm việc cho CBNV: Thưởng Lễ, Tết thưởng theo hiệu công việc  Công ty xây dựng đầy đủ phụ cấp, tạo điều kiện để CBNV hoàn thành tốt nhiệm vụ: phụ cấp bữa ăn, phụ cấp điện thoại, phụ cấp công tác,…  Số ngày nghỉ lễ, phép: Đây sách mà ứng viên quan tâm tới Trên thực tế, cơng ty có suy nghĩ thống nhận nhiều ý Tất nhiên, vài doanh nghiệp tư nhân doanh nghiệp nhỏ có sách nghỉ phép linh hoạt cịn nghỉ lễ phần lớn giống Du lịch, kỳ nghỉ cơng ty: Chính sách khơng thiết phải có; đem lại hấp dẫn khó cưỡng cho doanh nghiệp tần suất cho nhân viên xả diễn thường xuyên có hình thức lạ Chính sách tùy vào tình hình kinh doanh doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp cách suy nghĩ lãnh đạo Thường năm nên có lần nghỉ mát, lần team buiding - hoạt động diễn phần lớn doanh nghiệp 3.2.2.2 Đánh giá chất lượng cơng việc Cơng ty nhìn vào công việc mà người nhân viên đảm nhận Thường lực kèm theo kết cơng việc; nhiên, đơi mâu thuẫn chưa xử lý mà nhân viên khơng cống hiến hết lực cho cơng ty Chính sách đánh giá chất lượng công việc điểm sau: - Mục tiêu mục đích sách - Vai trị sách định cơng việc thành viên - Các bước đánh giá chất lượng cơng việc - Các tiêu chí đánh giá chất lượng cơng việc 14 Tóm lại, sách nhân phần tối quan trọng chi phối thành viên hoạt động khác doanh nghiệp Người tạo sách thường cấp bậc quản lý, cần nắm rõ ngóc ngách doanh nghiệp 3.2.3 Văn hóa làm việc Nhân viên vị trí, độ tuổi, thâm niên làm việc thể thái độ hịa nhã với Họ ln tạo bầu khơng khí dễ chịu từ cách sống, cách sinh hoạt cách giao tiếp người với Nhân viên tin tưởng trao quyền họ chủ động đưa định cách điều hành thông minh, khoa học Việc khơng cho họ cảm giác có trách nhiệm mà cịn tăng kỹ phân chia cơng việc Ngồi ra, công ty thường xuyên tạo hứng thú bất ngờ Cự thể, hoạt động buổi chiều bất ngờ, bữa ăn trưa thân mật, ly cà phê miễn phí vào buổi sáng 3.3 Nhận xét 3.3.1 Ƣu điểm Nhìn chung, hiệu quản lý cơng nợ cơng ty tương đối ổn định Tuy nhiên, năm 2020 khó khăn chung kinh tế nói chung ngành xây dựng nói riêng ảnh hưởng phần đến kết kinh doanh tình hình cơng nợ công ty Công ty cần quân tâm vấn đề cơng nợ để tối ưu hóa lợi nhuận Cơng ty Trần Dùng có quy mô tương đối nhỏ môi trường làm việc công nhân viên trang thái thoải mái, chun nghiệp hịa đồng Các cơng nhân xây dựng trang bị dụng cụ bảo dảm an tồn thi cơng Từ góc độ sinh viên thưc tập, công ty nơi lý tưởng để thực hành nghề nghiệp tạo hội làm việc với nhiều khách hàng khác 3.3.2 Nhƣợc điểm Bên cạnh đó, cơng ty có số vấn đề cần quan tâm Khả tốn cơng ty có xu hướng giảm dần phụ thuộc nhiều vào hàng tồn kho (chiếm nửa khả tốn) Cơng ty bắt đầu sử dụng vốn vay vào năm 2020, biểu cho thấy cơng ty gặp khó khăn vốn lưu động Vì quy mơ nhỏ nên cơng ty khơng có tài sản dài hạn Vấn đề gấy khó khăn cho hoạt động vận hành công ty Một nhân viên đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn: làm việc cho công ty nhỏ phải đảm nhận nhiều nhiệm 15 vụ cơng ty lớn có trách nhiệm làm công việc cụ thể giao Mạng lưới quan hệ nhỏ khiến cho khả gặp gỡ người có tài để thân học hỏi khơng nhiều NỘI DUNG CƠNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG 4.1 Cơng việc kiểm kê vật tƣ, thiết bị kho Bƣớc 1: Kiểm kê số lượng vật tư thiết bị kho từ sổ sách Bƣớc 2: Theo hướng dẫn anh vào kho để kiểm tra, đối chiếu sổ sách thực tế Sau xem xét tình trạng vật tư, thiết bị bị hư hao sai lệch với số lượng ghi báo cáo lại Từ đó, tìm nguyên nhân chẳng hạn trình xuất, nhập kho ghi nhận sai, hay qua trình vận chuyển bị hư hao,… để có biện pháp khắc phục Bƣớc 3: Hồn thành cơng việc kiểm kê báo cáo với hướng dẫn thực tập 4.2 Công việc nhận vật tƣ xây dựng Bƣớc 1: Hỗ trợ xe vận chuyển hàng vào chổ nhận hàng Bƣớc 2: Cùng anh nhân viên tiếp nhận hóa đơn, chứng từ xác nhận thông tin xác từ nhà cung cấp mà công ty đặt hàng Sau đo, tiến hành kiểm tra vật tư xem số lượng chất lượng có đảm bảo với hóa đơn ghi hay khơng Bƣớc 3: Nếu có vấn đề khơng báo cho cấp để có biện pháp xử lý Ký nhận khơng có vấn đề sai xót Bƣớc 4: Báo lại số lượng hàng nhập kho với kế tốn 4.3 Tham gia cơng việc hành văn phịng - Hỗ trợ cơng việc hành văn phịng như: fax, photo, gửi thư từ, văn /công văn - Nghe, trả lời điện thoại chuyển đến cán có liên quan ghi lại lời nhắn cần thiết; - Đón tiếp khách đến thăm làm việc văn phòng - Hỗ trợ lấy báo giá trang thiết bị, văn phòng phẩm, dịch vụ yêu cầu; - Hỗ trợ cơng việc hành – văn phịng khác theo phân công quản lý trực tiếp; PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 16 5.1 Phƣơng pháp thực công việc chung Với hoạt động hỗ trợ cơng việc văn phịng cơng ty, thân chủ động quan sát nhân viên thực công việc Ngồi quan sát ghi nhận lại hoạt động chưa hiểu để trao đổi với người hướng dẫn Với cơng việc lien quan đến hàng hóa thân theo dõi làm theo hướng dẫn, thực quy định cuả cơng ty Sau đó, có vấn đề khơng hiểu trao đổi với người hướng dẫn 5.2 Phƣơng pháp thực công việc cụ thể 5.2.1 Phƣơng pháp kiểm kê vật tƣ, thiết bị Để thực việc kiểm kê hàng hóa, thân tìm hiểu để nắm bắt quy trình, cách vận hành, cách phân loại cách hợp lý Tập trung quan sát, ghi nhớ cách anh nhân viên dẫn Sau đó, thực hành theo khơng hiểu vấn dề đặt câu hỏi lắng nghe dẫn Cuối ghi chép lại toàn trình cách thức thực việc kiểm kê 5.2.2 Phƣơng pháp thực công việc nhận vật tƣ xây dựng Quan sát yếu tố quan trọng công việc nhận Quan sát cách thức thực hiện, kiểm tra hàng (vật tư xây dựng) anh nhân viên đặt so với đơn đặt hàng với hoá đơn bán hàng Báo cáo với cấp có sai xót để có hướng giải kịp thời Đặt câu hỏi không rõ vấn đề với anh nhân viên lắng nghe kỹ, sau ghi nhận lại để thân có kinh nghiệm thực sau Thực hành công việc nhờ anh nhân viên nhắc nhở có sai sót Tuần thứ thực tập cơng ty, thân có thực công việc hỗ trợ nhận vật tư xây dựng Sau thông báo xe vận chuyển đến, thân gọi đến phụ giúp mang theo chứng từ nhận hàng đến gặp người giao Khi hàng hóa chất vào kho xong kiểm tra lại số lượng chất lượng hàng Và khơng có vấn đề đặc biệt nên giao chứng từ nhận hàng cho bên giao ký mang chứng từ giao lại cho kế tốn 5.2.3 Phƣơng pháp thực cơng việc hành văn phịng Cơng việc hành văn phịng cơng việc u cầu nhiều phương pháp Đầu tiên, thân tìm hiểu số cơng việc văn phòng trước vận dụng kiến thức học để thực công việc giao Thứ hai, quan sát ghi nhớ người hướng dẫn làm tiến hành thực trước quan sát người hướng dẫn để chỉnh sửa sai sót Thứ ba ghi chép lại cách thực công việc, đặc biệt đánh dấu cách hay mà chưa biết KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP 17 6.1 Các nội dụng kiến thức đƣợc cố Sau qua trình thực tập, việc học hỏi kỹ năng, kinh nghiệm thực tế từ hoạt động công ty từ anh/chị nhân viên giúp thân tự tin kỹ làm việc nhóm, kỹ giải vấn đề qua cố kiến thức chuyên môn như: 6.1.1 Kiến thức tài Cũng cố kiến thức mơn Kiểm tốn thông qua hoạt động kiểm kê kho Từ thông tin có sẵn sổ sách, tiến hành đối chiếu tính hữu thiết bị, vật tư Sau xác định trách nhiệm chất lượng, bảo quản xảy vấn đề Qua đó, thấy lý thuyết cách kiểm kê hàng tồn kho qua mô Kiểm tốn khác với thực tế cơng ty Quy trình tinh gọn hơn, cơng ty có thực cơng việc khác cịn phải phân theo loại, tình trạng hàng hóa theo vật tư gạch, xi măng Cũng cố kiến thức môn Phân tích tài từ việc thu thập số liệu, phân tích đánh liệu quản lý cơng nợ số thơng tin tài khác có Từ đưa số khuyến nghị cho cơng ty Từ số liệu có thơng qua báo cáo tài cơng ty, tiến hành phân tích tiêu kết kinh doanh quản lý công nợ thông qua phương pháp so sánh chiều dọc chiều ngang Cũng cố mơn Kế tốn quản trị, Quản trị tài chính, Ngun lý kế tốn, Kế tốn tài thơng qua việc xem hiểu cách dễ dàng báo cáo tài cơng ty phục vụ cho việc làm Báo cáo thực tập Từ lý thuyết khoản mục báo cáo tài chính, báo cáo trích tài khoản tài sản ngắn hạn, nợ ngắn hạn, hàng tồn kho để tiến hàng phân tích số số khả tốn, vong quay khoản phải thu phải trả, kỳ thu tiền bình qn 6.1.2 Kiến thức chun mơn khác Cũng cố kiến thức môn Kỹ truyền thông thông qua hoạt động giao tiếp, tự tin nói trước đám đơng, mạnh dạng trình ý kiến cá nhân trước người hướng dẫn thực tập công ty Thể qua tác phong chào hỏi anh chị cấp hay cách trình bày vấn đề logic để anh chị nhân viên dễ hiểu Ngoài ra, thực hoạt động nhóm, hợp tác với anh chị nhân viên hướng dẫn Cũng cố kiến thức môn Tin học đại cương thông qua hoạt động sử dụng máy vi tính để thực hành cơng ty làm Báo cáo thực tập Cụ thể, hoạt động tính tốn, thống kê số liệu Excel, trình văn 18 Word áp dụng quy tắc trình bày mơn Quản trị hành văn phịng Đối với Word phải trình bày dạng theo yêu cầu báo cáo tốt nghiệp, hay với Excel định dạng bảng phù hợp, rõ rảng đầy đủ số liệu tính tốn để đưa vào văn Cũng cố kiến thức môn Nghiên cứu khoa học từ cơng việc tìm hiểu, quan sát, thu thập liệu, cách thức vận hành công ty để có nhận định chung hỗ trợ viết Báo cáo thực tập Từ trình thu thập thơng tin đến phân tích liệu phải xếp theo giai đoạn Ngôn ngữ sử dụng báo cáo ngôn ngữ khoa học thực tế, phải dựa sở để trình bày Khơng diễn giải tràn lan, rời rạc mà phải xoáy sâu vào vấn đề theo đề tài thực tập Từ quy định pháp luật loại chứng từ, loại thuế giúp củng cố kiến thức môn Pháp luật đại cương, Pháp luật kinh tế Qua đó, biết điều làm không nên làm công ty 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp đƣợc học hỏi 6.2.1 Kỹ cá nhân Kỹ quản lý thời gian: ln có kế hoạch cho hoạt động công ty nhà Bản thân chủ động thời gian, đến thực tập ln giờ, hồn thành cơng việc giao sớm Khi nhà xếp thời gian xem xét lại điểm yếu ngày hơm để khắc phục Mỗi ngày công ty bắt đầu làm việc lúc kết thúc 30 phút, làm việc hành Bản thân chủ động thức dậy trước tiếng để chuẩn bị, sau đến công ty trước 15 phút trễ quy định 15 – 20 phút Kỹ tập trung: Khi kiểm tra, xem xét, đối chiếu chứng từ, sổ sách với dễ nhầm lẫn số liệu đa dạng Điều dễ dẫn đến bình tĩnh làm việc Vì vậy, thân giữ bình tĩnh, khơng để bị sai xót xảy Trong q trình nhận hàng, thân tập trung để đếm số lượng kiện hàng thùng hàng sai lệch với số lượng đặt trước thời gian kiểm tra lại Kỹ nâng cao trình độ chuyên môn: Tự làm giàu thêm kiến thực chuyên môn tài cho thân Thường xuyên trao đổi vấn đề hoạt động tài thu chi với kế toán, anh chị nhân viên Chẳng hạn, dịng tiền vào cơng ty thơng thường gặp khó khăn cách giải 19 Kỹ giải vấn đề độc lập: Phân tích, nhìn nhận, đánh giá vấn đề để tự đưa giải pháp giải khó khăn gặp phải, giảm thiểu hậu mà vấn đề gây Chẳng hạn, giao in tài liệu giao lại cho anh nhân viên Bản thân gặp khó với máy photocopy chưa biết sử dụng, thay hỏi trực tiếp tự tìm hiểu cách sử dụng thông qua internet (các anh chị nhân viên bận rộn) 6.2.2 Kỹ cá nhân Kỹ làm việc nhóm: Cùng trao đổi để phân cơng công việc giải vấn đề phát sinh, phân chia khối lượng công việc đồng thành viên đảm bảo cơng việc hồn thành tiến độ Tôn trọng lắng nghe ý kiến người khác để thấy điểm tốt chưa tốt, thảo luận, đóng góp để có kết làm việc hiệu Trong công việc kiểm kê kho, phân chia với anh nhân viên xếp vật liệu, kiểm tra tình trạng đơn vị vật liệu thơng báo với anh nhân nhiên để ghi vào Kỹ giao tiếp ứng xử: nói chuyện nhã nhặn, lịch sự, lời nói mang văn phong phù hợp với hoàn cảnh, với đối tượng giao tiếp đồng nghiệp, cấp phải khác Đặc biệt giải vấn đề bất đồng quan điểm phải biết lắng nghe diễn giải rõ ràng, khơng nóng vội hay có thái độ khơng phù hợp Chẳng hạn, vị khách đến công ty thân đến chào hỏi hướng dẫn khách đến vị trí nhân viên làm việc trực tiếp đưa khách Các anh chị nhân viên cơng ty nói chuyện với vui vẻ, tác phong lịch thiệp từ ngữ câu nói rõ rang, phù hợp với môi trường công sở Kỹ giải vấn đề với ngƣời khác: cố gắng nghĩ nhiều giải pháp cho vấn đề gặp phải Nhận phản hồi từ người xung quanh, cán hướng dẫn thực tập có quan điểm, suy nghĩ khác để có tầm nhìn rộng từ đó, chọn giải pháp Tự thưởng cho tìm giải pháp tuyệt vời cho vấn đề Điều giúp có thêm động lực để tìm giải pháp cho vấn đề Chẳng hạn, thời gian ngắn, hai anh chị nhân viên nhờ soạn thảo văn cần gắp Thay từ chối người thân có trao đổi lại để lùi thời gian nộp cho hai người 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp Kỹ nhận vận tƣ xây dựng: Trước thực công việc này, thân lắng nghe hướng dẫn theo nhân viên công ty phải quan sát cách thức đếm số lượng kiện hàng để thực Ngoài ra, cần 20 phối hợp để thực công việc trơn tru Sắp xếp chứng từ nhận hàng gọn gang, theo thứ tự tránh đánh lạc hay ký nhận không Kỹ xếp hàng hóa: đặt kho hàng theo nhu cầu kinh doanh cơng ty Cần xếp hàng theo quy tắc giúp cho nhu cầu xây dựng công ty Tức sau nắm số lượng cần xuất kho thời gian gần đến để tạo điều kiện rút ngắn thời gian xây dựng, đảm bảo vật liệu chất lượng kho Kỹ tự nghiên cứu: Khi lựa chọn phương pháp nghiên cứu, dù giáo viên hướng dẫn cố vấn thân người ln trả lời câu hỏi “tại lại dùng phương pháp mà phương pháp khác?” Đến kết quả, thân phân tích kỹ lưỡng để tìm câu trả lời cho câu hỏi nghiên cứu đặt từ ban đầu Quy trình nghiên cứu ln có sẵn sách hướng dẫn nghiên cứu Tuy nhiên, để thực hiểu cách thức hoạt động bước rút kinh nghiệm cho thân tự thân nghiên cứu điều cần thiết Kỹ phân tích liệu: Bước 1: Tìm mục tiêu cách trả lời câu hỏi "bản thân muốn khám phá điều ?" Thu thập tất thơng tin, liệu cần thiết có liên quan đến câu hỏi Bước 2: Sàn lọc thông tin, chắt lọc nội dung quan trọng, cần thiết loại bỏ liệu chất lượng Đưa liệu định dạng, xếp theo thứ tự phù hợp với mục tiêu phân tích đề Bước 3: Xử lý liệu công cụ Excel, kết hợp nhiều thao tác bao gồm vẽ sơ đồ, lập bảng biểu… Bước 4: Sử dụng cơng cụ thống kê để phân tích lý giải cách tìm mối tương quan xu hướng bên liệu Bước 5: Trình bày, khơng phân tích mà quy trình kết thúc liệu xuất báo cáo cho người dùng cuối 6.3 Những kinh nghiệm, học thực tiễn có đƣợc Mơi trƣờng làm việc vận dụng lý thuyết học trƣờng: Các lý thuyết không vận dụng nhều vào thực yêu cầu công việc cần nhiều kỹ mềm hơn, Tuy nhiên, thân vận dụng hết khả quan sát, học hỏi cách làm việc nhân viên công ty 21 Chịu đƣợc áp lực thời gian: làm phải đến sớm quy định khoảng 10 phút, mục đích gây ấn tượng với người Trong trường đến lớp Khắc phục điều đó, thân chủ động chuẩn bị nhà sớm Chẳng hạn, thời gian thực tập, buổi sáng cần phải sang liệu mềm giấy với số lượng nhiều Điều áp lực cho thân thao tác thực tương đối chậm Tuy nhiên, thân cố gắng hoàn thành nhiệm vụ dù thời gian có thừa sang buổi chiều Chịu đƣợc áp lực công việc: năm học trước thân tâm vào việc học Tuy nhiên, phải làm nhiều việc như: học tập, thực tập, khóa luận tốt nghiệp,… Dù vậy, thân biết xác định rỏ mục tiêu muốn đạt thực tập, thư giản sau thời làm việc lâu giúp giảm áp lực, thoải mái Thực đƣợc công việc hành mơi mẻ: lần đầu soạn thảo văn hành thực tế dẫn đến nhiều sai xót, thân nhận biết công việc chắn ln có làm nên cố gắn học hỏi cách tìm hiểu thơng qua Google hay vận dụng mơn Quản trị hành văn phịng để hoàn thành nhiệm vụ giao In ấn tài liệu thành công việc với thân chưa có hội tự thực nhà trường Tuy nhiên, nhờ hướng dẫn nhiệt tình anh nhân viên thân có bí thực nhanh cơng việc văn phịng thường xun 6.4 Kết cụ thể mà thân đóng góp cho đơn vị Sau thời gian thực tập công ty, thân học hỏi nhiều kỹ năng, hiểu biết hữu ích Đặc biệt hội thực công việc thực tế từ công ty mà chưa trải nghiệm trước bao giờ, cụ thể nhu sau: - Hỗ trợ anh nhân viên xếp lại kho Phân loại gạch men theo kích cở mẫu mả để chung lại với Tham gia lần vào lần kiểm kê hàng kho lần nhận vật liệu xây dựng - Phụ giúp phần hoạt động chuyển giao giấy tờ phòng ban cơng ty, giúp xếp hóa đơn chứng từ kiểm tra mail, in ấn giúp nhân viên - Giúp vệ sinh khu vực làm việc khu vực tiếp khách, xếp lại đồ đạc, trang thiết bị nơi làm việc - Nhập liệu hóa đơn, chứng từ vào máy tính giao lại cho kế toán 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tài Cơng ty TNHH Xây dựng Trần Dùng (2018 – 2020) Ths Phạm Xuân Quỳnh (2017) Phân tích báo cáo tài (Slide giảng) Trường Đại học An Giang, Việt Nam Giới thiệu công ty TNHH Xây dựng Trần Dùng Truy cập từ: https://www.thongtincongty.com/company/989e6f83-cong-ty-tnhh-xaydung-tran-dung/ Các số tài đánh giá cơng nợ cơng ty Phan Thị Cúc, Nguyễn Trung Trực, Đồn Văn Huy, Đặng Thị Trường Giang & Nguyễn Thị Mỹ Phượng, (2009) Tài doanh nghiệp, tập Nhà xuất tài 23