Bên cạnh đó, công ty cũng cần cải thiện quy trình tổchức sựkiện hiệu quả để giữnguồn khách hàng hiện tại và thu hút được nguồn khách hàng tiềm năng mới.Nhận biếtđược tầm quan trọngcủa qu
MỞ ĐÀU
LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI
Việc chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường đã thu hút nhiều nhãn hiệu lớn vào Việt Nam, dẫn đến sự phát triển nhanh chóng của ngành quảng cáo và truyền thông.
Tại TP.HCM, số lượng công ty quảng cáo và tổ chức sự kiện đã gần đạt 5.000, nhưng chỉ khoảng 250 công ty thực sự hoạt động hiệu quả trong lĩnh vực này Phần lớn các công ty còn lại chỉ tồn tại trên giấy tờ hoặc dần biến mất theo thời gian.
Công ty S & H Business Solutions đang trên đà phát triển ổn định trong lĩnh vực tổ chức sự kiện dài hạn, với mục tiêu chính là phục vụ các doanh nghiệp lớn Việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng mới là yếu tố sống còn, vì vậy công ty chủ động duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ trong khi mở rộng mạng lưới khách hàng mới Để tiếp tục đi đúng hướng, S & H cần cải thiện quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả, nhằm giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút thêm khách hàng tiềm năng.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của quy trình tổ chức hội thảo sau 3 tháng học tập và làm việc tại doanh nghiệp, tôi đã quyết định chọn đề tài "Phân tích quy trình tổ chức hội thảo tại công ty S&H Business Solution" làm báo cáo thực tập của mình.
MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THựC HIỆN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
• Hiểurõquy trình hoạt động tổ chức sựkiện của công ty
• Đưa ra giải pháp hoàn thiệntổchức sự kiện của công ty Đe đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đềsau:
• Quy trình tổ chức sự kiện của công ty
• Nhữngđiều đượcvà chưa được thông qua các hộithảo của công ty
• Cách tìm kiếmnguồnkhách hàng của công ty
Trong vòng 3 tháng thực tập tại công ty S&H Business Solution, tham gia vào công việc tổ chứchộithảo cho các công ty Hàn Quốc.
• Sử dụng phương pháp định tính: phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, Internet, tàiliệu của công ty.
• Đối tượng nguyên cứu: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo,tình hìnhhoạtđộng của công ty s & H Business Solution.
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Nhân viên hỗ trợ tổ chức sự kiện có nhiệm vụ thu thập và tìm kiếm dữ liệu các công ty liên quan đến hội thảo, xây dựng hồ sơ công ty, thực hiện khảo sát thị trường, và gọi điện mời khách tham dự Sau khi khách mời xác nhận, họ sẽ quản lý và hướng dẫn khách trong suốt quá trình gặp gỡ đối tác Hàn Quốc.
Sau 3 tháng thực tập tại công ty S&H Business Solution, tôi đã học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích và kỹ năng sống quý giá mà chưa được trang bị ở trường Thời gian làm việc với máy tính và giao tiếp với đồng nghiệp đã giúp tôi nâng cao khả năng sử dụng công nghệ và làm việc nhóm Đặc biệt, việc thường xuyên gọi điện thoại cho khách hàng đã cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp của tôi, giúp tôi tự tin hơn và không còn cảm giác rụt rè như trước.
1.4 GIỚI THIỆU KÉT CẤUCỦA BÁOCÁO
Kết cấu bài viết bao gồm bốn phần, trong đó phần đầu tiên sẽ trình bày về vấn đề chung của quy trình tổ chức sự kiện hội thảo và tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam Mục đích là cung cấp kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện và cái nhìn tổng quát về thực trạng tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam.
Bài viết sẽ giới thiệu về đơn vị thực tập, nhằm phân tích các vấn đề trong cấu trúc hoạt động của công ty Từ đó, chúng ta có thể đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện và đề xuất giải pháp tổng thể cho quy trình này.
Do hạn chế về thời gian và nguồn tư liệu, bài viết còn thiếu sót cần bổ sung và khắc phục Em rất mong nhận được sự giúp đỡ và ý kiến đóng góp từ thầy để hoàn thiện bài viết hơn.
PHẦN 2: MỘT SỐ VẤN ĐÈ CÀN BẢN CỦA TỔ CHỨC sự KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỀN HỌ AT ĐỘNG TÔ CHỨC
2.1 MỘTSỐ VẤN ĐÈ CẢN BẢN CỦATỎ CHỨC sự KIỆN
(trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện của Bộ Văn Hóa-Thể Thao-Du Lịch)
2.1.2 Mục đích củatổ chức sựkiện
Tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp, không chỉ giúp nâng cao thương hiệu mà còn truyền tải thông điệp cụ thể và nhất quán Sự kiện đóng vai trò là công cụ hiệu quả để thu hút sự chú ý của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ, từ đó gia tăng doanh số bán hàng Đồng thời, sự kiện cũng tạo cơ hội cho doanh nghiệp kết nối, trao đổi với đối tác, khách hàng và cơ quan truyền thông, thúc đẩy thông tin hai chiều và củng cố quan hệ có lợi Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau.
❖ Hìnhảnh: thiệp mời, sânkhấu,băng rôn, cờ phướn, bàng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên
❖ Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chi, văn nghệ, các ấn phẩm
Họatđộngtổ chức sựkiện thường gan kết doanhnghiệp Tùytheo mục đích khácnhau
4 mà đối tượng doanh nghiệp muốnkếtnối sẽ thay đổi.
J Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông.
Crisic Management: quản lý khủng hỏang.
J Government Relations: quan hệ với chính phủ.
J Reputation Management:quản lý danh tiếng của công ty.
J Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.
■ S Social Responsibility: tráchnhiệm xãhội của doanh nghiệp.
2.1.3 Phân lọai của tổ chức sự kiện
Một số họat động tổ chức sự kiện mà tadễ dàng thấy được:
> Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công.
> Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng.
> Diễn trình, phát biểucủaCEO trước công chúng.
> Biểu diễn nghệthuật, hình diễnthờihang.
> Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
> Kỷ niệm thành lập,nhậndanh hiệu.
> Tiệc chiêu đãi,tiệchại (catering).
Tổ chức các hội chợ và cuộc thi thể thao có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó địa điểm tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng Việc phân loại này giúp định hướng cho các hoạt động tổ chức, tạo ra sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc triển khai sự kiện.
Trong phòng họp, các sự kiện như hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn và giới thiệu sản phẩm thường diễn ra Ngoài trời, các hoạt động như ca múa nhạc thời trang, lễ hội và giải thi đấu thể thao thu hút sự tham gia đông đảo Mỗi sự kiện đều có mục đích riêng, bao gồm chương trình giải trí, thể thao và hội chợ, nhằm tạo ra trải nghiệm phong phú cho người tham dự.
Các chương trình lớn như ca nhạc ngoài trời, hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, trò chơi và bóng đá thu hút sự quan tâm của đông đảo người tham gia Bên cạnh đó, các hội thảo chính trị và khoa học cũng đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi kiến thức và ý tưởng.
Chương trình này có thể bao gồm các yếu tố chính trị, nghiên cứu khoa học, hoặc sự kiện ra mắt sản phẩm Ngoài ra, nó cũng có thể được tổ chức nhân dịp đặc biệt.
Vào những dịp lễ lớn, cuối năm, và tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan và giao lưu để tạo sự gắn kết Một phần quan trọng trong những sự kiện này là chương trình cảm ơn khách hàng, nhằm tri ân sự ủng hộ và đồng hành của họ trong suốt thời gian qua.
Để tri ân sự yêu mến và lòng trung thành của khách hàng, các công ty thường tổ chức những chương trình giao lưu chia sẻ, mời riêng khách hàng thân thiết và mục tiêu tham dự Những sự kiện này thường kết hợp với việc ra mắt sản phẩm mới hoặc chương trình khuyến mãi, đồng thời có thể là dịp kỷ niệm thành lập công ty.
Thông thường tổ chứcevent theo lọai này có 3 mục đích chính:
Một là: cảm ơn khách hàng, lãnhđạo.
Hai là: quảng bá cho thương hiệu.
Ba là: đểnhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kếtlẫn nhau. f Chương trình quảng cáo đơn thuần
Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bátêntuổi, thươnghiệu công ty nhân dịpkhai trương, giớithiệu sản phẩmmới nhằm gâysự chú
6 ý đối với người tiêudừng mọi lúc, mọi nơi.
Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn.
• Làm eventcho các tổchức phi lợi nhuận.
• Làm event cho các tổ chứccólợi nhuận.
❖ Event do nội bộ côngtytự tổ chức.
❖ Eventdo các công ty chuyên eventtổ chức.
Để tổ chức sự kiện thành công và đạt hiệu quả cao, nhiều công ty có nguồn kinh phí lớn thường thuê các công ty chuyên tổ chức sự kiện Tùy thuộc vào từng sự kiện và mục đích khác nhau, các công ty sẽ lựa chọn các dịch vụ phù hợp như cho thuê mặt bằng, PGs, PBs, MC, ca sĩ, hoạt náo viên, hoặc nhóm nhảy, nhóm múa.
MỘT SỐ VÁN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC sự KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌ AT ĐỘNG TỒ CHỨC sự KIỆN Ở VIỆT NAM
TÌNH HÌNH PHÁT TRIỀN HOẠT ĐỘNG TỐ CHỨC sự KIỆN Ở VIỆT NAM 12
Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửalại các vật dụng đã sử dụng(repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cap (contract acquittal), bảo quảnkho(storage)
Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận sẽ tiến hành báo cáo để ghi nhận những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc sự kiện Điều này giúp mọi người cùng rút ra bài học kinh nghiệm cho các sự kiện trong tương lai.
2.2 TÌNH HÌNH PHÁT TRIÉN HOẠT ĐỘNG TÓ CHỨC sựKIỆN Ở VIỆT NAM
2.2.1 Tình hình chung và nhữngcộtmốc vềevent
Kể từ khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường, nhu cầu truyền thông của doanh nghiệp ngày càng gia tăng do sự xuất hiện ồ ạt của các thương hiệu lớn và sự phát triển của ngành quảng cáo Khảo sát năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA cho thấy tổ chức sự kiện là một trong những công cụ marketing phổ biến, chỉ sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường FTA, với đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm từ các công ty đa quốc gia, đã trở thành thành viên chính thức của ESOMAR từ năm 2002, khẳng định chất lượng dịch vụ của mình trong ngành nghiên cứu thị trường.
Tại Việt Nam, đặc biệt là thành phố Hồ Chí Minh, số lượng công ty tổ chức sự kiện đang gia tăng mạnh mẽ, với gần 5000 công ty hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo và tổ chức sự kiện Tuy nhiên, chỉ khoảng 250 công ty trong số đó thực sự đạt hiệu quả kinh doanh và có uy tín trong ngành.
Trongkhi đó những công ty chuyên tổ chức sựkiệnđựơc thành lập từ nhữngcông
12 ty quảngcáo đang ngày một phát triểntheo cấpsố nhân.
Trước đây, lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam thiếu các lớp đào tạo chính quy, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm từ các sự kiện thực tế và nhu cầu của khách hàng Gần đây, một số trung tâm đã ra đời, chuyên cung cấp các khóa đào tạo về PR và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp Điều này hứa hẹn sẽ nâng cao chất lượng và sự chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam trong tương lai gần.
2.2 ỉ.2Những cột mốc về event
Năm 1990, Đài Phát Thanh Truyền Hình TP.HCM đã tổ chức cuộc thi tiếng hát truyền hình lần thứ nhất, đánh dấu sự kiện lớn đầu tiên tại Việt Nam.
Từ năm 1995 đến 2006, ngành sự kiện tại Việt Nam đã trải qua sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng hoàn thiện, với nhiều hoạt động nổi bật như họp báo và ra mắt sản phẩm mới Các sự kiện đáng chú ý bao gồm lễ ra mắt nhà máy Coca-Cola Việt Nam và sự xuất hiện của các nhân vật nổi tiếng như Trương Ngọc Hữu, Beckham và Birain Đặc biệt, sự kiện ra mắt mẫu xe Ford Focus tại nhà thi đấu quân khu 7 đã thu hút sự chú ý lớn từ công chúng.
2.2.2Xu hướng trong lĩnh vực tổ chức sựkiện
V Xuhướng dùng tổ chứcsự kiện như một công cụ marketing cho doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới là hoạt động thiết yếu cho doanh nghiệp hiện nay Sự kiện này đóng vai trò quan trọng, giúp các công ty tiếp cận công chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời khẳng định thương hiệu của họ.
Ngày càng nhiều công ty nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện, vì vậy họ tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp Sự hỗ trợ từ những nhà cung cấp này giúp các công ty tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Pollynne Ibasco, một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá thương hiệu, cho biết chỉ có một số công ty có kinh nghiệm và thương hiệu nổi bật thông qua các sự kiện lớn Sự phát triển này đang làm phong phú thêm bức tranh marketing tại Việt Nam và hứa hẹn sẽ tạo ra một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện trong tương lai.
Xu hướng tổ chức sự kiện mang phong cách riêng thể hiện sự độc đáo và sáng tạo của từng doanh nghiệp.
Trong bối cảnh tin tức ngày càng phong phú trên các kênh báo chí, sự chú ý của công chúng thường bị thu hút bởi các sự kiện đặc sắc như biểu diễn đường phố, diễu hành xe và triển lãm thương mại Tuy nhiên, điều làm nổi bật những công ty này chính là cách tiếp cận độc đáo và sáng tạo của họ trong việc tổ chức các sự kiện.
Theo các chuyên gia, xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay là sử dụng các chủ đề đa dạng, được lấy cảm hứng từ nhiều nền văn hóa khác nhau Những chủ đề này
Xu hướng này nhằm gia tăng giá trị giải trí và thương mại, đồng thời giúp các công ty nâng cao nhận thức về thương hiệu và hiểu biết về sản phẩm, thu hút thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai Do đó, các công ty thường tìm đến những nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm, khả năng tiếp cận khách hàng độc đáo, lựa chọn đại diện phù hợp và phân tích hiệu quả sự kiện.
2.2.3 Đặc tính của các doanh nghiệp họat động trong lĩnh vựctổ chứcsựkiện của Việt Nam
Khi tìm kiếm với từ khóa "công ty tổ chức sự kiện," chúng ta dễ dàng nhận được danh sách dài các công ty với đầy đủ thông tin như website, hình ảnh và các chương trình đã thực hiện Điều này cho thấy thị trường tổ chức sự kiện đang rất hấp dẫn Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là liệu thông tin về các doanh nghiệp này có phản ánh đúng thực lực của họ hay không, hay chỉ là những hình thức PR phóng đại nhằm thu hút khách hàng.
HIỆN TRẠNG VÀ QUY TRÌNH HỘI THẢO CÔNG TY S&H BUSINESS SOLUTION
GIỚI THIỆU CÔNG TY
Tên đầyđủ: Côngty TNHH Giải Pháp KinhDoanh S&H.
Trụ sở: 902 Diamond Plaza, 34 Lê Duẩn, phường Ben Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
Loạihình doanh nghiệp: Côngtytráchnhiệm hữu hạn.
Giám đốc: Kim Dong Yeong.
Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H, 100% vốn đầu tư Hàn Quốc, chuyên cung cấp dịch vụ xúc tiến thương mại và tư vấn marketing, bao gồm nghiên cứu thị trường, tổ chức hội thảo, và kết nối doanh nghiệp giữa Hàn Quốc và Việt Nam Các dịch vụ của S&H không chỉ bao gồm các hoạt động xúc tiến thương mại riêng lẻ mà còn là chuỗi dịch vụ trọn gói, phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp Hàn Quốc.
Thực hiện báo cáo khảo sát thị trường (Market Survey).
Tìm kiếm khách hàng cho các doanh nghiệp Hàn Quốc(Buyer Matching).
Tổ chức sự kiện, hội thảo ởViệt Nam.
Hồ trợ doanh nghiệp Việt Nam tham dự sự kiện ở Hàn Quốc và ngược lại.
Hồ trợdoanh nghiệp Hàn Quốc trong quá trình nhập khẩu vàoViệtNam.
Biêu tượng của Công ty:
Logo of S&H BusinessSolution Co., Ltd Nguồn: WWW Google.com.vn
Cơ cấu tồchức DNtừng bộ phận ngành hàng
Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H hoạt động theo cơ cấu trực tuyến - chức năng, trong đó ban giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không cần qua cấp quản trị trung gian Các bộ phận chức năng sẽ đảm nhiệm việc quản lý chuyên sâu từng hoạt động và báo cáo trực tiếp cho giám đốc điều hành.
Chức năng, nhiệm vụ củatừngbộ phận:
Bộ phận marketing thực hiện nghiên cứu và khảo sát theo yêu cầu khách hàng, tổ chức sự kiện và hội thảo để kết nối doanh nghiệp Hàn Quốc với doanh nghiệp Việt Nam Họ triển khai các hoạt động tìm kiếm khách hàng và hỗ trợ nhập khẩu nhằm thúc đẩy nhu cầu sử dụng dịch vụ xúc tiến thương mại, từ đó tăng doanh thu cho công ty Công ty thường xuyên tuyển dụng thực tập sinh để hỗ trợ trong nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và tổ chức sự kiện, với số lượng thực tập viên trung bình từ 5-20 người mỗi đợt.
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán nhằm quản lý và sử dụng vốn, tài sản của công ty theo quy định của Nhà nước Họ xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý chi phí cho các hội thảo và sự kiện do công ty tổ chức, đồng thời dự trù và báo cáo cho khách hàng sử dụng dịch vụ xúc tiến thương mại.
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tổ chức các hoạt động liên quan đến nhân sự và tiếp tân, đồng thời hỗ trợ các bộ phận khác trong việc phát triển chiến lược và dịch vụ của công ty Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm tuyển dụng nhân viên và thực tập sinh cho S&H.
Bộ phận bán hàng của công ty Hàn Quốc chuyên hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm cho khách hàng trong nước Nhân viên bán hàng thực hiện các nhiệm vụ giống như nhân viên thông thường, nhưng sản phẩm chủ yếu được cung cấp từ các công ty Hàn Quốc, không giới hạn trong một lĩnh vực cụ thể nào Khi nhận được yêu cầu hoặc đơn hàng, các nhân viên sẽ liên hệ với các công ty nội địa để chào bán sản phẩm.
KHÁCH HÀNG THÂN THIẾT VÀ ĐỐI THỦ CẠNH TRANH CỦA CÔNG TY S&H
> Khách hàng là các doanh nghiệp
Công ty S&H chuyên cung cấp dịch vụ xúc tiến thương mại B2B, tập trung vào hai đối tượng khách hàng chính là các doanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam Các hoạt động như khảo sát thị trường, tìm kiếm khách hàng và tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ cho doanh nghiệp Hàn Quốc có nhu cầu sử dụng dịch vụ Ngược lại, trong lĩnh vực bán hàng và tổ chức sự kiện, khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp Việt Nam Do đó, từng loại dịch vụ mà công ty cung cấp sẽ có những nhóm khách hàng riêng biệt Một trong những khách hàng thân thiết của S&H là Công ty Thương mại Thực phẩm và Nông - Thủy sản Hàn Quốc (aT - Korea Agro - Fisheries & Food Trade Corporation), thuộc Bộ Nông nghiệp Hàn Quốc.
Hàn Quốc có hơn 20 văn phòng đại diện trên toàn cầu, trong đó văn phòng tại Việt Nam tọa lạc ở quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Tại Hàn Quốc, aT không chỉ thực hiện chức năng thương mại như nhập khẩu nông sản mà còn giúp Chính phủ ổn định giá thị trường nông - thủy sản Tại Việt Nam, văn phòng aT cung cấp các sản phẩm như mì gói, snack và nước ép giải khát nhập khẩu từ Hàn Quốc aT đã trở thành khách hàng thân thiết của S&H, và hàng năm, hai bên hợp tác tổ chức các hội chợ ẩm thực lớn với sự tham gia của nhiều công ty Hàn Quốc.
> Khách hàng là các hiệphội doanh nghiệp
Công ty S&H không chỉ phục vụ các doanh nghiệp mà còn hợp tác với nhiều hiệp hội hỗ trợ doanh nghiệp như VICC, HUBA, VINASME và SMEDEC2 Vào ngày 1 tháng 12 năm 2016, S&H và SMEDEC đã ký Biên bản ghi nhớ nhằm thúc đẩy lợi ích chung thông qua hợp tác trong các lĩnh vực như chia sẻ kiến thức và kỹ năng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam Hợp tác này tập trung vào hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ tại cả hai quốc gia Việt Nam và Hàn Quốc, bao gồm nghiên cứu thị trường, tiếp thị, đầu tư, đào tạo và chuyển giao công nghệ theo các điều khoản trong Biên bản ghi nhớ.
> Khách hàng làkhối Chính phủ - Sở Đốitượngcuối cùng mà S&Hhợp tác là cácbộ, các sở trực thuộc Chính Phủnhư
Sở Công Thương và Sở Văn Hóa Thông Tin sẽ hợp tác với công ty S&H để tổ chức hội chợ, sự kiện và triển khai các chương trình hợp tác phát triển thương mại, khảo sát và xúc tiến tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm tại địa phương Các công ty xúc tiến thương mại cần có giấy phép từ các tổ chức này để thực hiện hoạt động xúc tiến, do đó, các tổ chức này không chỉ là đối tác mà còn là khách hàng của công ty S&H, vì họ cũng có thể nhờ S&H hỗ trợ trong việc tổ chức sự kiện giữa Hàn Quốc và Việt Nam.
Công ty S&H đang phải đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ KOTRA, một tập đoàn cung cấp dịch vụ xúc tiến thương mại cho doanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam KOTRA đã có văn phòng đại diện tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, được thành lập từ năm 1962 và đã phát triển hệ thống văn phòng ở nhiều quốc gia khác.
KBC (Trung tâm Thương mại Hàn Quốc) hiện có 126 trung tâm tại 86 quốc gia, với vai trò quan trọng trong việc xúc tiến thương mại và đầu tư của Hàn Quốc KOTRA cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp và đầu tư ở nước ngoài cho các công ty Hàn Quốc Đặc biệt, trước sự gia tăng đầu tư của doanh nghiệp Hàn Quốc vào Việt Nam, KOTRA đã thành lập "Trung tâm Hỗ trợ Các Doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam" nhằm hỗ trợ các nhà đầu tư Hàn Quốc đang hoạt động và những doanh nghiệp quan tâm đến đầu tư tại Việt Nam.
- Ketquảhoạt động của công ty trong 3 năm gần đây: số sư kiên
■ Số khảo sát thị trường
Công ty S&H đã thực hiện khảo sát thị trường nhằm đánh giá tình hình tổ chức sự kiện và số lượng khách hàng phù hợp trong giai đoạn 2014-2016 Dữ liệu thống kê cho thấy sự phát triển và thay đổi trong hoạt động của công ty, từ đó giúp xác định các chiến lược phù hợp để thu hút khách hàng Nguồn thông tin này được cung cấp bởi Công ty S&H Business Solution, 2016.
Hai biểuđồ trên cho thấy hoạtđộng của công ty s & Htrong 3 năm gần đâynhất.
Biểu đồ cho thấy cả ba loại dịch vụ chính đều tăng đều trong suốt giai đoạn này, đặc biệt là trong năm 2015-2016, khi số lượng sự kiện gia tăng, thúc đẩy Khảo sát Thị trường và nhu cầu của người mua Hằng năm, vào cuối tháng 11, công ty S&H tổ chức hội chợ "G-Fair Hồ Chí Minh", thu hút nhiều doanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam tham gia Năm 2016, sự kiện diễn ra tại Gem Center với sự tham gia của 80 doanh nghiệp Hàn Quốc và hàng trăm doanh nghiệp Việt Nam Trước sự kiện, vào tháng 10, khối lượng công việc tăng mạnh, phản ánh qua Hình 2.2.3 Trung bình mỗi tháng, công ty thực hiện 30-40 bản khảo sát cho hội thảo, 90-120 bản cho hội chợ và 5-20 bản cho các công ty riêng lẻ Trong quy trình Buyer Matching, từ 40 bản khảo sát, chỉ khoảng 10-15 công ty được chọn, trong khi hội chợ G-Fair lọc còn 60-80 doanh nghiệp, và các công ty riêng lẻ khoảng 10-15 bản mỗi tháng.
Biểu đồ 3.2.1: Số lượng sự kiện, báo cáo đưọ’c thực hiện bởi công ty S&H năm 2016
Nguồn: Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H, 2016, Bảng số liệu thống kê tình hình hoạt độngcủa S&H trong3 năm 2014-2016.
Kế hoạch phát triển của công ty trong giai đoạn 2017-2019 tập trung vào việc tăng cường số lượng sự kiện và nâng cao chất lượng các buổi tổ chức Đồng thời, công ty cũng sẽ triển khai các chương trình Marketing nhằm nâng cao độ nhận biết thương hiệu.
PHÁN TÍCH HOẠT ĐỘNG xúc TIẾN THUONG mại công ty S&H
3.3.1 Giớithiệu cáchoạt động xúc tiến thương mại của công ty S&H
3.3.1.1 Thực hiện báo cáo khảo sát thị trường (Market Survey)
Market Survey là báo cáo do bộ phận marketing thực hiện, tập trung phân tích một sản phẩm cụ thể tại một khu vực ở Việt Nam Ví dụ, báo cáo có thể phân tích thị trường máy tuốt lúa tại Thành phố.
Bài báo cáo về thị trường mỹ phẩm ở khu vực Hà Nội tập trung vào bốn nội dung chính: xu hướng chung của thị trường, thông tin về các nhà sản xuất và nhà phân phối nội địa, cùng với các số liệu xuất nhập khẩu trong nước.
Market Survey cung cấp tóm tắt về xu hướng, nhu cầu và tình hình cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường nội địa Báo cáo tìm kiếm thông tin về các nhà sản xuất và nhà phân phối có khả năng sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm tương tự Cập nhật số liệu xuất nhập khẩu, mã HS và thuế suất cũng được bao gồm Phần thông tin liên lạc của khách hàng tiềm năng là doanh nghiệp có khả năng phân phối hoặc nhập khẩu sản phẩm Công ty có ba mẫu báo cáo: 2 trang, 4 trang và 6 trang, tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng Mỗi mẫu báo cáo đều bao gồm bốn nội dung chính, với số lượng thông tin về nhà sản xuất, nhà phân phối và khách hàng tăng dần theo số trang Độ chính xác của Market Survey thường đạt khoảng 70-80%, nhưng đội ngũ marketing luôn nỗ lực nâng cao độ tin cậy của báo cáo.
Mục đích của hoạt động khảo sát thị trường là giúp các doanh nghiệp Hàn Quốc hiểu rõ hơn về thị trường Việt Nam và có cái nhìn tổng quan về sản phẩm tại đây Công ty S&H nhận thức được những khó khăn mà doanh nghiệp Hàn Quốc gặp phải khi đầu tư vào Việt Nam, vì vậy đã cung cấp dịch vụ báo cáo, phân tích và nghiên cứu thị trường Thông tin cơ bản về thị trường, địa điểm đầu tư như khu công nghiệp và khu công nghệ cao, cùng với các đối tác tiềm năng là rất quan trọng cho khách hàng của S&H Sau khi nhận được báo cáo, khách hàng có thể khai thác thông tin một cách chi tiết và tự liên hệ với các khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm, mở ra cơ hội kinh doanh mới.
Thời gian thực hiện một khảo sát thị trường trung bình từ một đến ba ngày, tùy thuộc vào tính chất sản phẩm và mẫu khảo sát Công việc này do các thành viên bộ phận marketing thực hiện, từ trưởng phòng đến nhân viên, không nhất thiết phải thông thạo tiếng Hàn nhưng cần có khả năng viết tiếng Anh tốt, vì báo cáo được trình bày bằng tiếng Anh Ngoài kỹ năng viết, nhân viên marketing cần có nền tảng kiến thức kinh tế để xác thực, chỉnh sửa và nâng cao độ tin cậy của thông tin trong báo cáo Do đó, công ty luôn mở rộng cơ hội tuyển dụng cho những ai có ngành nghề liên quan như kinh tế, kinh doanh quốc tế và quản trị kinh doanh.
Quá trình thực hiện Market Survey tại văn phòng công ty giúp cấp trên quản lý tiến trình làm việc của nhân viên và giải đáp thắc mắc kịp thời về sản phẩm cũng như nội dung khảo sát Điều này không chỉ rút ngắn thời gian thực hiện mà còn đảm bảo chất lượng nội dung Cấp trên có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên để nhanh chóng sửa chữa bất kỳ sai sót nào trong bài Market Survey, từ đó gửi đến khách hàng Hàn Quốc đúng tiến độ yêu cầu.
3.3.1.2 Tìm kiếm kháchhàng cho các doanhnghiệp Hàn Quốc (Buyer Matching)
Hoạt động xúc tiến thương mại tiếp theo của công ty là tìm kiếm khách hàng cho các doanh nghiệp Hàn Quốc, được gọi là Buyer Matching Đây là một phần trong chuỗi dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty, sau bước Market Survey Nhân viên marketing sẽ tập trung vào việc tìm kiếm các doanh nghiệp nội địa tiềm năng làm đối tác cho các doanh nghiệp Hàn Quốc, với tiêu chí chọn khách hàng dựa trên yêu cầu của công ty Hàn Quốc Các thông tin cần thiết bao gồm tên doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, số điện thoại, số fax, và thông tin liên lạc của người có liên quan Quy trình tìm kiếm diễn ra đơn giản, yêu cầu người thực hiện phải hiểu rõ sản phẩm được giao và sử dụng thông tin thu thập để bắt đầu quy trình tìm kiếm.
Mục tiêu chính của hoạt động này là hỗ trợ các doanh nghiệp Hàn Quốc tìm kiếm khách hàng mà không gặp rào cản về địa lý, ngôn ngữ và văn hóa Trong khi các doanh nghiệp nước ngoài có thể tự tìm kiếm khách hàng, họ thường gặp khó khăn do thiếu hiểu biết về thị trường Việt Nam Công ty S&H cung cấp dịch vụ Buyer Matching để giúp khách hàng mở rộng kinh doanh Khi một doanh nghiệp Hàn Quốc đã hợp tác với S&H để thực hiện khảo sát thị trường và nhận ra tiềm năng của Việt Nam, bước tiếp theo là tìm kiếm nhiều khách hàng để biến tiềm năng thành hiện thực Điều này là cần thiết vì các doanh nghiệp Hàn Quốc thường nhập khẩu số lượng lớn và muốn sản phẩm của mình nhanh chóng được người tiêu dùng biết đến tại thị trường mới.
Thời gian thực hiện công tác tìm kiếm khách hàng thường kéo dài từ 1 đến 4 ngày, tùy thuộc vào số lượng khách hàng cần tìm, cũng như tính chất và mức độ phổ biến của sản phẩm tại thị trường Việt Nam Các sản phẩm từ Hàn Quốc, mặc dù đã phổ biến ở nước ngoài, có thể vẫn còn mới mẻ ở Việt Nam, dẫn đến việc thực hiện báo cáo tốn nhiều thời gian hơn so với sản phẩm thông thường Trong những trường hợp này, yêu cầu về khả năng nhập khẩu hoặc phân phối sản phẩm của các doanh nghiệp tìm kiếm giúp nhân viên marketing có sự linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm khách hàng Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra thách thức trong việc xác định tiêu chí lựa chọn khách hàng tiềm năng, vì người thực hiện cần có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực sản phẩm Đối với các sản phẩm đã phổ biến tại Việt Nam, việc tìm kiếm nhà phân phối không tốn nhiều thời gian, nhưng sẽ gặp khó khăn trong việc xem xét yếu tố cạnh tranh, như việc doanh nghiệp tìm kiếm có thể là nhà phân phối độc quyền cho đối thủ của doanh nghiệp Hàn Quốc Do đó, việc nghiên cứu thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng tiềm năng cần được thực hiện một cách cẩn thận.
Nhân viên marketing đóng vai trò quan trọng trong hoạt động Buyer Matching, dựa vào brochure từ khách hàng để tìm kiếm Mỗi thành viên phụ trách một sản phẩm cụ thể, với mục tiêu tìm kiếm từ 20-30 doanh nghiệp tiềm năng cho mỗi sản phẩm Đặc biệt, khi có yêu cầu từ doanh nghiệp Hàn Quốc về khu vực tìm kiếm như các nhà phân phối ở Thành phố Hồ Chí Minh hay Hà Nội, nhân viên cần chú ý đến trụ sở, văn phòng đại diện và chi nhánh của các công ty để tránh sai sót trong quá trình thực hiện Buyer Matching Việc này đảm bảo rằng các công ty đáp ứng đủ tiêu chí nhưng không có trụ sở sẽ không bị bỏ sót.
Thuật ngữ "brochure" trong bài viết này đề cập đến tất cả các tài liệu và dữ liệu liên quan đến sản phẩm nào đó, được cung cấp bởi doanh nghiệp Hàn Quốc cho S&H Những tài liệu này giúp nhân viên marketing của công ty tìm hiểu về sản phẩm và thực hiện các báo cáo cần thiết Nếu không có thông tin từ các brochure này, việc tìm kiếm phòng đại diện trong khu vực sẽ không hiệu quả cho danh sách tiềm năng.
Công việc này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp Hàn Quốc, vì họ muốn tìm kiếm khách hàng tiềm năng, ký hợp đồng và tăng doanh thu cũng như quy mô kinh doanh tại thị trường Việt Nam Quy trình này tương tự như khảo sát thị trường, được thực hiện tại văn phòng và trên máy tính cá nhân, với sự quản lý trực tiếp từ cấp trên để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Bên cạnh đó việc tìm kiếm khách hàng cũng gặp một số vấn đề nhất định:
Hội thảo nguồn nhân lực sẽ quy tụ từ 12-15 công ty Hàn Quốc, mỗi công ty giới thiệu từ 2-3 sản phẩm Điều này tạo cơ hội tìm kiếm khách hàng cho mỗi công ty, với số lượng khách hàng tiềm năng dao động từ 20-30 Để đảm bảo sự tham gia của 20 khách hàng, các công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng và có chiến lược mời gọi hiệu quả.
Trong quá trình tìm kiếm dữ liệu khách hàng, một công ty có thể cần thu thập thông tin từ 200-300 doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp liên quan đến sản phẩm Hàn Quốc tại Thành phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên, với nguồn nhân lực hạn chế, việc thực hiện nhiệm vụ này sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Sản phẩm không phù hợp với thị trường sẽ gây khó khăn cho công ty trong việc tìm kiếm khách hàng và mời doanh nghiệp tham dự hội thảo Chẳng hạn, trong thời gian thực tập, công ty đã gặp khó khăn khi tìm kiếm khách hàng cho sản phẩm hệ thống sưởi ấm dưới sàn nhà Với khí hậu nóng ẩm quanh năm ở thành phố Hồ Chí Minh, rất ít doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến hệ thống này Do đó, việc tìm kiếm doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm liên quan trở nên khó khăn, và việc mời họ tham dự hội thảo càng thêm thách thức.
GIẢI PHÁP
GIẢI PHÁP CHO QUY TRÌNH TỒ CHỨC HỘI THẢO B2B
Để tổ chức một chương trình hội thảo thành công, cần trải qua nhiều quy trình làm việc tỉ mỉ, thể hiện sự chuyên nghiệp trong tổ chức Qua thời gian thực tập tại S&H Business Solutions, tôi đã thực hiện khảo sát thị trường cho các sản phẩm Hàn Quốc, làm hồ sơ công ty cho doanh nghiệp Việt Nam và đảm nhận vai trò kết nối giữa các doanh nghiệp Việt Nam với công ty Hàn Quốc trong hội thảo B2B Sau hội thảo, tôi tiếp tục chuẩn bị cho triển lãm với sự tham gia của hơn 100 công ty Hàn Quốc, phụ trách 4 công ty cụ thể Qua quá trình làm việc, tôi đã rút ra kinh nghiệm thực tiễn và áp dụng kiến thức học được, phân tích hiện trạng tổ chức hội thảo, nhận diện ưu điểm và hạn chế Cuối cùng, tôi đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm cải thiện quy trình tổ chức và nâng cao nhận thức về thương hiệu của công ty S&H Business Solutions không chỉ chuyên về tổ chức sự kiện mà còn hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh máy phát điện Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp giải pháp giúp công ty phát huy tối đa tiềm năng trong hoạt động kinh doanh.
Sau 3 tháng thực tập tại của công ty S&H Business Solution, em học được rất nhiều kinh nghiệm từ các anh chị lãnh đạo, đồng thời cũng tự mình trải nghiệm nhiều kiến thức bổ ích Bản thân em đã tự tin hơn rất nhiều, sống có hách nhiệm hơn, nhất là trong việc đảmbảo đúng giờ đúng việc.
Tôi nhận thấy mình vẫn còn thiếu sót nhiều kinh nghiệm trong công việc và cuộc sống Thời gian làm việc tại S&H Business Solution là một kỷ niệm khó quên Tôi xin chân thành cảm ơn các anh chị trong công ty đã hỗ trợ và giúp đỡ tôi rất nhiều.