Phân tích quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty tnhh quốc tế youme

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: PHAN HÂN PHƯƠNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: PHAN HÂN PHƯƠNG MSSV: 1954012275 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME Ngành: Quản trị Kinh doanh Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh Giảng viên hướng dẫn: Huỳnh Gia Xuyên Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực báo cáo thực tập giúp tác giả củng cố nâng cao kiến thức giảng viên truyền đạt, đồng thời trải nghiệm vấn đề quản lý nguồn nhân lực thực tế, vận dụng kiến thức học vào thực tế trang bị thêm kinh nghiệm chun mơn Để hồn thành báo cáo thực tập, cố gắng thân, tác giả trân trọng gửi lời cảm ơn đến: Ths Huỳnh Gia Xuyên - Giảng viên hướng dẫn tác giả thực báo cáo thực tập Thầy góp ý chỉnh sửa báo cáo để tác giả xây dựng hồn thành báo cáo cách hoàn thiện Chị Trần Phương Trà – Chuyên viên tuyển dụng công ty TNHH Quốc tế YOU&ME hỗ trợ, cung cấp thơng tin tình hình cơng tác tuyển dụng đưa số ý kiến thực tế Do kiến thức nhiều hạn chế, thời gian thực báo cáo có hạn q trình tác giả tìm hiểu phân tích, đánh giá đưa giải pháp công tác tuyển dụng tránh sai sót định, kính mong thầy cơng ty thơng cảm bỏ qua cho tác giả Xin chân thành cảm ơn SVTH: Phan Hân Phương i Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP š&› Tp.Hồ Chí Minh, ngày… tháng … năm … Ký tên đóng dấu SVTH: Phan Hân Phương ii Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên MỤC LỤC MỤC LỤC iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG vi DANH MỤC HÌNH vi DANH MỤC SƠ ĐỒ vi Phần MỞ ĐẦU 1.1 Lý lựa chọn đề tài 1.2 Mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.3 Mơ tả vị trí thực tập 1.4 Giới thiệu kết cấu báo cáo Phần THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME 2.1.1 Giới thiệu chung 2.1.2 Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.1.4 Tình hình kinh doanh 2.1.5 Thống kê nhân 2.1.6 Giới thiệu phòng Nhân phận Tuyển dụng YOU&ME 11 2.2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME 13 2.2.1 Kế hoạch tuyển dụng 13 2.2.2 Nguồn phương pháp tuyển dụng 18 2.2.3 Quy trình tuyển dụng 20 2.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân YOU&ME 34 2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME 36 2.3.1 Ưu điểm 36 2.3.2 Hạn chế 37 SVTH: Phan Hân Phương iii Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Phần GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME 38 Phần KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 SVTH: Phan Hân Phương iv Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải TNHH Trách nhiệm hữu hạn NTD Nhà tuyển dụng NLĐ Người lao động HCNS Hành nhân BPTD Bộ phận Tuyển dụng CNV Công – Nhân viên CV Curriculum Vitae – Hồ sơ ứng tuyển CMND Chứng minh nhân dân CCCD Căn cước công dân Tiêu chuẩn GMP ERP SVTH: Phan Hân Phương Good Manufacturing Practices - tiêu chuẩn “Thực hành sản xuất tốt” Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp v Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh riêng niên độ Quý II năm 2021 Quý II năm 2022 công ty TNHH Quốc tế YOU&ME Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ chun mơn cơng ty Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi công ty năm 2020, 2022 Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo phòng ban công ty năm 2020, 2022 10 Bảng 2.5: Bản mơ tả & tiêu chuẩn cơng việc vị trí Chuyên viên tuyển dụng 15 Bảng 2.6: Dữ liệu số lượng ứng viên có từ số nguồn tuyển mộ 19 Bảng 2.7: Bảng tiêu chí đánh giá CV đơn ứng tuyển ứng viên 24 Bảng 2.8: Bảng tổng hợp số lượng ứng viên thử việc ứng viên ký hợp đồng thức cơng ty năm 2020, 2022 33 Bảng 2.9: Bảng cân đối cung cầu nhân lực 35 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Logo cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME Hình 2.2: Các sản phẩm mà công ty TNHH Quốc tế YOU&ME cung cấp Hình 2.3: Phiếu đề nghị tuyển dụng 22 Hình 2.4: Bài đăng tuyển dụng tảng Facebook 23 Hình 2.5: Bảng tiêu chí đánh giá ứng viên vịng vấn 29 Hình 2.6: Thư phản hồi ứng viên “Đạt” 30 Hình 2.7: Thư phản hồi ứng viên “Không đạt” 31 Hình 2.8: Hợp đồng lao động 32 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH Quốc tế YOU&ME Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng Hành nhân 11 Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức phận Tuyển dụng 12 Sơ đồ 2.4: Quy trình tuyển dụng nhân 21 SVTH: Phan Hân Phương vi Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Phần MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI Hiện nay, tốc độ phát triển nhanh chóng cách mạng cơng nghệ, kinh tế tồn cầu nói chung Việt Nam nói riêng có bước chuyển mạnh mẽ Đó Việt Nam thức gia nhập vào cơng tồn cầu hoá Hầu hết doanh nghiệp nước tìm kiếm nhiều hội kinh doanh, khẳng định vị đồng thời phải đối mặt với khó khăn, thách thức Để tồn phát triển lĩnh vực doanh nghiệp cần phải có đội ngũ nhân viên giỏi Các doanh nghiệp thời đại 4.0 khơng cịn xem người lao động công cụ mà thay vào xem nguồn nhân lực tài sản cơng ty yếu tố quan trọng hàng đầu tạo nên thành công doanh nghiệp, tổ chức Nguồn lực người yếu tố quan trọng việc hình thành nên tổ chức Vì tuyển dụng hoạt động chủ chốt để sàng lọc ứng viên sáng, có trình độ chun mơn cao, đáp ứng nhu cầu cơng việc, mang lại lợi ích cho tồn tổ chức hay q cơng ty Càng có nhiều nhân viên động, sáng tạo chuyên nghiệp doanh nghiệp vững mạnh, phát triển nhiêu Nói cách khác, người lao động làm việc có tố chất cao hay thấp ảnh hưởng lớn đến kết công việc thành công hay thất bại doanh nghiệp Tuyển dụng cá nhân ưu tú, người có lực tác nghiệp cao trì lực lượng lao động doanh nghiệp nhân tố định tồn tại, phát triển doanh nghiệp Thế để tìm kiếm nhân tài, doanh nghiệp khơng đơn giản chọn lựa cách đại khái nhằm đủ số lượng nhân mà phải trải qua trình tự rõ ràng nhằm sở hữu người có tri thức, sáng tạo, đầy nhiệt huyết có trách nhiệm cho việc đạt tới tầm nhìn, sứ mạng tổ chức doanh nghiệp Một sách tuyển dụng nhân lực đắn, chuẩn bị chu đáo, tiến hành nghiêm túc có tiêu chuẩn xác đáng theo quy trình khoa học bảo đảm cho doanh nghiệp chọn người tài giỏi chắn góp phần mang lại thành công cho doanh nghiệp Ngược lại, tiến hành tuỳ tiện, thiếu nghiêm túc, khơng có tiêu chuẩn chẳng SVTH: Phan Hân Phương Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên không mang lại lợi ích gì, mà đơi cịn trung tâm gây đoàn kết, chia rẽ nội bộ, xáo trộn đơn vị chí đến mức phải sa thải người để lại phải tuyển người Điều khơng mang lại thành cơng cho doanh nghiệp, mà cịn gây lãng phí nhiều lần cho doanh nghiệp Thấy tầm quan trọng hoạt động tuyển dụng, cấp lãnh đạo công ty TNHH Quốc tế YOU&ME ln trọng tìm kiếm, thu hút nhiều nguồn lực cho cơng ty Việc bố trí sử dụng nguồn nhân lực hợp lý, xây dựng hệ thống nhân lực hoạt động hồn chỉnh ln mục tiêu quan trọng hàng đầu doanh nghiệp Do đó, sau thời gian thực tập phịng Hành nhân tìm hiểu hoạt động tuyển dụng công ty, tác giả lựa chọn đề tài cho báo cáo thực tập tốt nghiệp “Phân tích quy trình tuyển dụng nhân công ty TNHH QUỐC TẾ YOU&ME” 1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực với mục tiêu tìm hiểu hoạt động tuyển dụng cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME, từ đưa mục tiêu cụ thể: - Thứ nhất, phân tích đánh giá quy trình tuyển dụng nhân lực, hiệu hoạt động quản lý lao động năm gần công ty - Thứ hai, áp dụng hiểu biết thân kiến thức học, từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động tuyển dụng công ty TNHH Quốc tế YOU&ME 1.2.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Đề tài thực công ty TNHH Quốc tế YOU&ME Địa chỉ: 53 đường 100 Bình Thới, Phường 14, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh - Phạm vi thời gian: Đề tài thực từ ngày 03/10/2022 đến ngày 18/12/2022 SVTH: Phan Hân Phương Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Nếu kết hiển thị “Khơng đạt”, ứng viên đăng ký ứng tuyển lại hồ sơ sau tháng sau hoàn thiện số kỹ kiến thức cịn thiếu sót, trường hợp ứng viên cịn nhu cầu ứng tuyển Hình 2.7: Thư phản hồi ứng viên “Không đạt” o Ưu điểm: Công ty có phản hồi đến ứng viên, mang lại cảm giác an tâm uy tín đến ứng viên o Hạn chế: Sau vòng vấn thứ 2, YOU&ME gửi trực tiếp thông báo thông tin trúng tuyển tới ứng viên Những ứng viên không trúng tuyển không nhận thơng báo Những ứng viên bị trượt vịng vấn phải chờ đợi cảm thấy chưa tôn trọng dù dành nhiều thời gian công sức để ứng tuyển Hệ thống tuyển dụng cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME có tiêu chí đánh giá ứng viên cấp độ, giai đoạn, lại thiếu đánh giá tiêu chuẩn tuyển dụng BPTD ln ngầm định hệ thống công cụ tuyển dụng hoàn hảo, tuyển người trung thực phù hợp, thực tế chưa Bước 7: Nhận việc Đối với ứng viên có kết qua hai vịng vấn “Đạt” phịng Hành nhân liên hệ hướng dẫn để chuẩn bị hồ sơ xin việc Hồ sơ SVTH: Phan Hân Phương 31 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên xin việc cho vị trí khác nhau, có điểm chung sau: Đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch (bằng tiếng Việt) có xác nhận phường, xã; CMND/CCCD người xin việc photo cơng chứng; Hình thẻ 3x4 4x6 người xin việc; Sổ hộ photo công chứng; Các cấp liên quan có yêu cầu (Đại học/Cao đẳng, Trung cấp, Trung học phổ thơng) chứng có liên quan (chứng ngoại ngữ, tin học, ) tuỳ theo vị trí cơng việc Sau ứng viên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, phịng Hành nhân xếp lịch nhận việc địa điểm làm việc cho thuận tiện, phù hợp với mong muốn ứng viên Những ứng viên trúng tuyển vào làm việc phải trải qua thời gian thử việc/học việc tháng Hết thời gian thử việc/học việc ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc ký hợp đồng lao động thức trở thành nhân viên thức SVTH: Phan Hân Phương 32 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Hình 2.8: Hợp đồng lao động o Ưu điểm: Hệ thống quy chế, sổ sách sử dụng tuyển dụng theo luật lao động nhà nước quy định phủ lao động, việc làm Điều giúp cho việc theo dõi, đánh giá ứng cử viên đầy đủ hơn, xác tránh lầm lẫn không đáng có Đồng thời hệ thống giúp cho việc theo dõi, đánh giá ứng cử viên đầy đủ đắn o Hạn chế: Môi trường làm việc gây khơng khó khăn cho NLĐ người sử dụng lao động chưa hiểu biết hoàn cảnh khả chun sâu, chí tính cách, cách ứng xử Vì cản trở giao tiếp, khó khăn việc thực hài hòa mục tiêu NLĐ doanh nghiệp Trong năm 2020, 2021 tính đến tháng 09/2022, số lượng ứng viên tuyển vào thành nhân viên thử việc ký hợp đồng thức công ty liên tục tăng thể bảng sau: Bảng 2.8: Bảng tổng hợp số lượng ứng viên thử việc ứng viên ký hợp đồng thức cơng ty năm 2020, 2022 (*) Tính đến tháng 09/2022 Năm Ứng viên thử việc Ứng viên ký hợp đồng Tỷ lệ (%) 2020 39 22 56,41 SVTH: Phan Hân Phương 33 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên 2021 30 27 91,27 2022 40 35 87,25 (Nguồn: Nội phịng Hành nhân sự) Qua bảng 2.8 cho thấy số lượng ứng viên thử việc ký hợp đồng tăng qua năm, năm 2022 có tốc độ tăng mạnh Đến năm 2021, số lượng ứng viên thử việc có giảm (30 ứng viên thử việc) phản ánh thực tế rõ ràng tăng chậm số lượng ứng viên ảnh hưởng dịch bệnh COVID-19 Tuy nhiên, tỷ lệ ứng viên ký hợp đồng lại tăng lên, 27 ứng viên chiếm tỷ lệ 91,27% Do tình hình dịch bệnh diễn biến ngày phức tạp ảnh hưởng đến công việc không người lao động, nhu cầu tìm việc người lao động tăng cao, làm cho họ nỗ lực nhiều giai đoạn thử việc để ký hợp đồng thức, có cơng việc ổn định lâu dài, không mùa dịch mà cịn cho thời gian sau Tóm lại, bước quy trình tuyển dụng cơng ty cụ thể, rõ ràng phù hợp với thực trạng cơng ty Sau q trình tuyển dụng, có định nhận việc, nhân viên xếp tham gia buổi học văn hóa cơng ty để hịa nhập với mơi trường làm việc, giúp cho họ hiểu rõ cơng ty để đặt vào vị trí thành viên YOU&ME mà làm việc thật nhiệt huyết, nỗ lực, cống hiến cho công ty 2.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân lực YOU&ME a Môi trường bên Mục tiêu doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động quản lý bao gồm quản lý nguồn nhân lực Mỗi phận tác nghiệp phải dựa vào mục tiêu chung để đề mục tiêu cụ thể Chiến lược phát triển kinh doanh định hướng cho chiến lược phát triển nguồn nhân lực, tạo đội ngũ quản lý, chuyên gia, công nhân lành nghề phát huy tài họ Cơ hội nghề nghiệp Với chiến lược phát triển nay, công ty TNHH Quốc tế YOU&ME xác định yếu tố người quan trọng định thành công hay thất bại cho công ty Nên công ty có sách đãi ngộ NLĐ sau: SVTH: Phan Hân Phương 34 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên - Đảm bảo công việc đầy đủ cho NLĐ, thu nhập NLĐ ngày cải thiện - Thực đầy đủ, quyền lợi nghĩa vụ NLĐ theo với quy định pháp luật Có sách khen thưởng kịp thời cá nhân tập thể có cơng lao đóng góp cho cơng ty, có biện pháp kỷ luật cá nhân có hành động ảnh hưởng xấu đến quyền lợi uy tín cho cơng ty Hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi để NLĐ tham gia khóa đào tạo - ngồi nước nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ b Mơi trường bên ngồi Dấu hiệu thị trường lao động Thất nghiệp gia tăng Số liệu Tổng cục Thống kê cho thấy, tỷ lệ thất nghiệp độ tuổi lao động 09 tháng năm 2022 2,35%, giảm 0,64% so với kỳ năm trước Công nghệ Công nghệ trở thành phần tất yếu sống Trong lĩnh vực tuyển dụng, phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp mang đến khả tự động hóa nhiều khâu quy trình tuyển dụng Với mức chi phí đầu tư thấp, đa dạng tính theo yêu cầu, hiệu hoạt động lâu dài… Việc trang bị phần mềm mang đến lợi cạnh tranh tuyển dụng lớn cho doanh nghiệp sử dụng c Cân đối cung cầu nhân lực Bảng 2.9: Bảng cân đối cung cầu nhân lực công ty TNHH Quốc tế YOU&ME Giải pháp khắc phục khi: Nếu Cầu > cung (DN thiếu LĐ) - Đào tạo lại - Đề bạt nội - Tuyển từ bên - Sử dụng - lao - - động không thường xuyên Thực chế độ làm - (DN thừa LĐ) Bố trí, xếp lại nhân - Cho nghỉ việc: tạm thời lực công ty vĩnh viễn Đào tạo phát triển kỹ - Thỏa hiệp giảm làm lao động làm việc chung Đề bạt, thăng chức cho - Nghỉ không ăn lương nhân viên Cho tổ chức khác thuê - thêm SVTH: Phan Hân Phương Nếu Cầu < cung Nếu Cầu = Cung nhân lực 35 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên (Nguồn: Nội phịng Hành nhân sự) 2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME 2.3.1 Ưu điểm Công ty TNHH Quốc tế không ngừng đổi cải thiện hoạt động hoạch định tuyển dụng nguồn nhân lực, từ giúp cho cơng tác thu hút tuyển “đúng người việc” trở nên hiệu đạt kết khả quan Sau ưu điểm quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực YOU&ME: Thứ nhất, công ty làm tốt công việc tuyển dụng nhân sự, quy trình tuyển dụng rõ ràng, trải qua nhiều khâu, giúp cơng ty sàng lọc ứng viên giỏi Vì vậy, chất lượng lao động đầu vào tốt Thứ hai, quy trình tuyển mộ YOU&ME tập trung hướng đến thu hút nguồn nhân lực bên bên tổ chức, công ty kết hợp thực nhiều phương pháp kênh tuyển mộ khác nhiều hình thức Điều giúp công ty tiếp cận đa dạng nguồn ứng viên, tạo môi trường làm việc cạnh tranh - cơng - bình đẳng nhân viên Thứ ba, quy trình tuyển chọn xây dựng khách quan, minh bạch gồm bước tuyển chọn rõ ràng, cụ thể phù hợp với tình hình hoạt động, nhu cầu tuyển dụng công ty Điều giúp ứng viên tìm đến YOU&ME dễ dàng tiếp cận thông tin tuyển dụng, nắm rõ yêu cầu để có chuẩn bị chu đáo cho trình ứng tuyển, đồng thời cịn thể chun nghiệp công tác tuyển dụng công ty TNHH Quốc tế YOU&ME Thứ tư, công ty thiết lập hệ thống liệu nguồn ứng viên khổng lồ thông qua nhiều phương thức thu thập Điều lợi để cơng ty khai thác lại hồ sơ ứng viên cũ, nắm bắt tình hình ứng viên nhờ lần vấn trước Từ tiếp cận ứng viên nhanh khắc phục hạn chế nguồn ứng viên thiếu hụt Thứ năm, đăng thông báo tuyển dụng nhiều kênh, dễ dàng tiếp cận với người lao động Với nội dung tuyển dụng rõ ràng, cụ thể, chi tiết giúp ứng viên hiểu biết rõ công ty, vị trí ứng tuyển SVTH: Phan Hân Phương 36 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Thứ sáu, tuyển dụng nhân với số lượng nhu cầu công ty đặt Tuyển dụng nhân viên có phù hợp với vị trí cơng việc, có tinh thần trách nhiệm cơng việc, có đạo đức, văn hóa tốt 2.3.2 Hạn chế Song song với đó, hoạt động hoạch định tuyển dụng công ty TNHH Quốc tế YOU&ME tồn vài yếu điểm hạn chế cần có biện pháp khắc phục để giúp hoạt động tuyển dụng YOU&ME trở nên hiệu tối ưu Cùng điểm qua vài điểm hạn chế tồn tại: Thứ nhất, nhìn trình tuyển dụng YOU&ME cịn tương đối cồng kềnh, trải qua nhiều quy trình cấp thấp, tài liệu tuyển dụng liên quan phức tạp Điều dẫn đến việc gây lãng phí thời gian hiệu công việc phận Tuyển dụng phận/phịng/ban khác có liên quan Thứ hai, để thực công tác tuyển dụng rộng khắp mặt trận địi hỏi cơng ty phải đầu tư nguồn vốn không nhỏ để phục vụ công tác thu hút nguồn ứng viên (đặc biệt nguồn ứng viên bên ngoài) vào vị trí tuyển dụng cơng ty Điều làm tăng chi phí hoạt động cơng ty, gây sức ép lên nguồn tài YOU&ME Thứ ba, công tác tuyển dụng YOU&ME tiếp cận với số lượng ứng viên tương đối lớn số lượng ứng viên tiềm năng, phù hợp với văn hóa tổ chức, đáp ứng đủ trình độ chun mơn nghiệp vụ lại không cao, ứng viên không đáp ứng u cầu vị trí cơng việc Điều phản ánh trạng số lượng ứng viên ứng tuyển vào tương đối lớn chất lượng ứng viên lại khơng đảm bảo Thứ tư, quy trình tuyển dụng YOU&ME cịn chưa có nội dung khảo sát mức độ hài lịng ý kiến đóng góp ứng viên cho quy trình tuyển dụng cơng ty, đồng thời thiếu bước thu thập ý kiến đánh giá công tác tuyển dụng cấp quản lý cấp cao Điều khiến phận Tuyển dụng YOU&ME thiếu ý kiến đóng góp cho quy trình tuyển dụng, từ có cải tiến hay điều chỉnh phù hợp kịp thời SVTH: Phan Hân Phương 37 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Phần GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME Sau tiến hành phân tích quy trình tuyển dụng cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME, từ đưa nhận xét đánh giá khách quan công tác tuyển dụng nguồn nhân lực công ty bao gồm điểm mạnh đạt hạn chế tồn Tác giả xin đưa giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện tăng cường hiệu cho hoạt động tuyển dụng công ty TNHH Quốc tế YOU&ME sau: 3.1 XÁC ĐỊNH CỤ THỂ NHU CẦU TUYỂN DỤNG VÀ RA THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG Ở đăng tuyển dụng, cần ghi rõ thông tin cụ thể vị trí cơng việc, nơi làm việc để tránh tình không rõ ràng thông tin, khiến ứng viên bị nhầm lẫn dẫn đến việc nộp hồ sơ sai vị trí gây thời gian vấn tuyển dụng 3.2 THẨM TRA THÔNG TIN DO ỨNG VIÊN CUNG CẤP Giao cơng việc thẩm tra tính xác thực hồ sơ ứng viên cho phòng HCNS thực để đảm bảo mức độ xác thơng tin Thường có cách thẩm tra như: trao đổi với tổ chức cũ mà người lao động làm việc, khai đơn xin việc, mô tả vắn tắt công việc mà ứng viên dự tuyển hỏi xem liệu người có thật cảm thấy phù hợp với cơng việc khơng… 3.3 CƠNG BỐ KẾT QUẢ TUYỂN DỤNG TRÊN WEBSITE CÔNG TY Với việc sử dụng phương thức này, kết tuyển dụng nhanh chóng đến với ứng viên Đồng thời, cơng ty tiết kiệm chi phí cho việc thơng báo kết tới ứng viên Kết tuyển chọn công khai giúp cho ứng viên nhân viên cơng ty n tâm tính minh bạch, cơng đợt tuyển dụng 3.4 BỔ SUNG HÌNH THỨC TRẮC NGHIỆM TÌNH HUỐNG VÀO QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG Bên cạnh việc kiểm tra chuyên môn, công ty nên bổ sung thêm vào phần thi tuyển thi trắc nghiệm nội dung tình để tìm hiểu khiếu, trung thực, thái độ nghiêm túc ứng viên Việc bổ sung hình thức trắc nghiệm làm gia tăng thời gian chi phí tuyển chọn tổ chức lại SVTH: Phan Hân Phương 38 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên đánh giá ứng viên nhiều khía cạnh, giúp NTD hiểu rõ cá tính ứng cử viên từ đánh giá mức độ phù hợp ứng cử viên với cơng việc Từ cho thấy biện pháp làm tăng hiệu mặt lâu dài Những vị trí cơng việc khác có u cầu trình độ, phẩm chất, cá tính khác nên cần trắc nghiệm tâm lý trắc nghiệm cá tính ứng viên để dễ dàng phân loại, xếp, tuyển chọn, bố trí cơng việc hay thun chuyển nhân viên Tác dụng hình thức trắc nghiệm tâm lý đánh giá phẩm chất tâm lý, đặc điểm nhân cách, sở thích ứng viên, từ giúp cho NTD biết ứng viên người nào, hịa đồng thích nghi với tập thể hay không đưa định xếp nhân cho phù hợp với sách nhân cơng ty Ngồi ra, để đánh giá ứng cử viên cách đầy đủ, vấn viên nên đa dạng hóa nội dung vấn, đồng thời làm cho bầu khơng khí vấn cởi mở hơn, vấn viên cho ứng viên thảo luận vị trí cần tuyển, trách nhiệm quyền hạn Hiệu định tuyển chọn phụ thuộc nhiều vào khâu vấn Vì vậy, công ty nên chuẩn bị cho vấn lựa chọn vấn viên phù hợp cách cẩn thận 3.5 ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC ĐÀO TẠO HỘI NHẬP CHO NHÂN VIÊN MỚI, XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VÀ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC TỐT, KHÔNG ÁP LỰC Xây dựng đội ngũ giảng viên nội chương trình đào tạo tập trung cho nhân viên mới, giúp nhân viên nhanh chóng hồ nhập với tổ chức, làm quen với công việc làm tăng hiệu suất làm việc nhân viên Một môi trường điều kiện làm việc tốt cần thiết cơng ty Nó nhân tố giúp doanh nghiệp giữ chân người lao động yếu tố mà ứng viên quan tâm tìm việc Mơi trường, điều kiện làm việc tốt lợi giúp công ty thu hút nhiều ứng viên Ban lãnh đạo công ty nên quan tâm đến yếu tố giao tiếp nội Giao tiếp nội coi quan hệ ngồi cơng việc công ty Giao tiếp nội tốt giúp công ty hạn chế xung đột xảy mà cịn làm tăng tính hợp tác đồng nghiệp Ban lãnh đạo nên thực khảo sát định kỳ hài lịng cán bộ, cơng nhân viên SVTH: Phan Hân Phương 39 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên công ty qua phương pháp trắc nghiệm xã hội học nhằm điều chỉnh công tác quản lý, điều hành công ty cho phù hợp 3.6 TINH GIẢN CÁC BƯỚC QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC Công nghệ dần thay nguồn nhân lực quy trình vận hành Cơng cụ số dần đem lại nhiều lợi ích nghĩ Để khơng tốn q nhiều thời gian, chi phí vào tuyển dụng nhân sự, YOU&ME tăng cường việc áp dụng cách sau: 3.6.1 Tự động hóa quy trình tuyển dụng Những công việc tốn nhiều thời gian công sức xem xét CV, lên lịch vấn,… thực tự động với hỗ trợ cơng nghệ Mỗi giai đoạn quy trình tuyển dụng cần đầu tư nhiều nguồn nhân lực thời gian Quản lý thủ công làm giảm hiệu suất làm việc nhân viên Bên cạnh đó, hiệu cơng việc chưa đảm bảo ln có sai sót phải quản lý lượng lớn liệu thông tin Tăng cường tự động hóa giúp cơng ty tiết kiệm thời gian tuyển dụng, đồng thời nâng cao chất lượng ứng viên 3.6.2 Thiết lập quy trình tuyển dụng có cấu trúc Thiết lập quy trình tuyển dụng có cấu trúc, từ bước bước cuối cùng, làm rõ ràng cơng việc Quy trình tuyển dụng có cấu trúc tiết kiệm chi phí hợp lý hóa cách cơng ty tìm kiếm đánh giá ứng viên Nó cho kết rõ ràng, đo đếm cuối giúp tránh khỏi thiệt hại tuyển sai 3.6.3 Xây dựng nguồn ứng viên chủ động Những bước xây dựng nguồn ứng viên chủ động là: - Xác định vị trí cần tuyển - Xác định tiêu chuẩn vị trí kĩ năng, mức phù hợp văn hóa… - Tìm kiếm hội mà bạn tìm thấy ứng viên lý tưởng kiện, hội chợ việc làm… - Xác định vị trí phù hợp với ứng viên tiềm SVTH: Phan Hân Phương 40 Báo cáo thực tập - GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Giữ liên hệ với người cách chia sẻ nội dung hữu ích 3.6.4 Đầu tư vào hệ thống quản lý tuyển dụng Đầu tư vào hệ thống quản lý tuyển dụng điều quan trọng cần thiết Cùng với phần mềm quản lý doanh nghiệp nên tận dụng kiểm tra trực tuyến, từ việc kiểm tra kỹ năng, kiến thức trắc nghiệm tính cách,… Cơng ty hồn tồn tận dụng tảng trực tuyến để tiết kiệm thời gian tuyển dụng Hơn nữa, công ty tiết kiệm nhiều thời gian không cần thiết Với tảng đánh giá nhân Testcenter, YOU&ME chủ động cơng tác đánh giá quản lý Qua đó, tự động hóa phần lớn cơng việc, giúp doanh nghiệp nắm tiến độ tuyển dụng theo thời gian thực tế 3.7 SỬ DỤNG CÁC TRANG WEB TUYỂN DỤNG ĐỂ HỖ TRỢ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG Trước tiên, cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng cụ thể, chi tiết có mục tiêu rõ ràng: “Cơ cấu nhân doanh nghiệp gì? Cần người, vị trí? Yêu cầu tính cách, kỹ năng, trình độ học vấn kinh nghiệm sao? Chế độ lương bổng đãi ngộ nào? Thời gian đào tạo bao lâu, tiềm phát triển đến đâu, nhân viên ngắn hạn hay dài hạn " Sau đó, BPTD tiến hành lựa chọn website phù hợp để hợp tác hỗ trợ công tác tuyển dụng Việc lựa chọn kênh tuyển dụng chiến lược mà YOU&ME cần ý Với phát triển công nghệ, website tuyển dụng trực tuyến có nhiều lợi Tuy nhiên, cần nghiên cứu kỹ mục tiêu kế hoạch phát triển nhân để lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp 3.8 ĐẨY MẠNH KHAI THÁC NGUỒN ỨNG VIÊN NỘI BỘ VÀ LƯU TRỮ THÔNG TIN NGUỒN ỨNG VIÊN BÊN NGỒI Tiếp tục xây dựng tăng cường uy tín nhà tuyển dụng YOU&ME cần mở rộng thêm hình thức tuyển dụng, đăng tuyển nhiều trang tuyển dụng uy tín Vì nơi nơi có nguồn ứng viên trẻ tiềm lớn Cập nhật thông tin tuyển dụng nhân lên website nhanh gọn sớm Cần cải thiện thêm để ứng viên dễ dàng ứng tuyển SVTH: Phan Hân Phương 41 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Đẩy mạnh khai thác nguồn ứng viên nội giàu kinh nghiệm làm việc, nguồn ứng viên bên cần cho thực kiểm tra đánh giá lực chuyên môn nghiệp vụ tiếp tục phát triển hệ thống “Dữ liệu nguồn ứng viên” - nơi phận Tuyển dụng lưu trữ lại CV ứng viên bị loại để tạo data ứng viên dự phịng cho cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME, liên hệ trực tiếp với ứng viên vị trí phù hợp với nhu cầu cần tuyển nhân lực, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, khơng bỏ lỡ nhân tài cho cơng ty cịn tận dụng tối đa nguồn nhân lực thị trường, tiết kiệm chi phí cho cơng tác tuyển dụng 3.9 BỔ SUNG THÊM NỘI DUNG KHẢO SÁT SỰ HÀI LÒNG CỦA ỨNG VIÊN VÀ Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CÁC NHÀ QUẢN LÝ CẤP CAO Điều giúp cho nhà tuyển dụng YOU&ME rút kinh nghiệm ngày hoàn thiện máy tuyển dụng Song song nên khảo sát nhân viên theo định kỳ khảo sát nhân viên vào làm tuần để nắm rõ tình hình nhân viên SVTH: Phan Hân Phương 42 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên Phần KẾT LUẬN Sau phân tích quy trình tuyển dụng nhân cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME, thực tiễn công tác tuyển dụng nguồn nhân lực; nhân tố ảnh hưởng; mặt đạt chưa đạt được; nguyên nhân cơng tác tuyển dụng YOU&ME Có thể thấy công ty làm tốt công tác tuyển dụng nhân sự, có xây dựng kế hoạch hợp lý, xác định nhu cầu tuyển dụng Số lượng nhân không dồi dào, dao động trăm người, mang tính chất ổn định, có trình độ chun môn, lực làm việc tốt quản lý hệ thống hợp lý, môi trường lành mạnh, động Dù cịn gặp phải nhiều khó khăn, hạn chế mặt chi phí, quy mơ,… cơng ty nhà lãnh đạo cấp cao quan tâm, tạo điều kiện để học hỏi phát triển Với tồn hạn chế quy trình tuyển dụng nhân cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng Trong đó, cần lưu ý đến giải pháp sau: - Xác định cụ thể nhu cầu tuyển dụng thông báo tuyển dụng - Thẩm tra thông tin ứng viên cung cấp - Công bố kết tuyển dụng website cơng ty - Bổ sung hình thức trắc nghiệm tình vào trình tuyển dụng - Đẩy mạnh công tác đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, xây dựng môi trường điều kiện làm việc tốt, không áp lực - Tinh giản bước quy trình tuyển dụng nhân lực - Sử dụng trang web tuyển dụng để hỗ trợ công tác tuyển dụng - Đẩy mạnh khai thác nguồn ứng viên nội lưu trữ thông tin nguồn ứng viên bên - Bổ sung thêm nội dung khảo sát hài lòng ứng viên ý kiến đánh giá quy trình tuyển dụng nhà quản lý cấp cao Tất giải pháp nêu với mục đích cuối nhằm làm cho quy trình tuyển dụng nhân công ty TNHH Quốc tế YOU&ME ngày hiệu hơn, đáp SVTH: Phan Hân Phương 43 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên ứng mục tiêu, định hướng phát triển sản xuất kinh doanh công ty làm tăng thêm giá trị doanh nghiệp Bên cạnh đó, cơng ty cần trọng nâng cao trình độ chun mơn nhân viên phận Hành nhân để đánh giá lực ứng viên xác Ln đổi sáng tạo điều thiếu để khẳng định vị cạnh tranh thị trường, tạo thương hiệu công ty vững mạnh để thu hút lao động Vì thời gian nghiên cứu có hạn nên báo cáo khơng tránh thiết sót hạn chế Rất mong nhận tham gia góp ý kiến thầy cô, ban lãnh đạo công ty bạn đồng nghiệp để báo cáo hoàn thiện, áp dụng tốt vào thực tế công ty Một lần tác giả xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty TNHH Quốc tế YOU&ME giảng viên hướng dẫn thầy Huỳnh Gia Xuyên giúp đỡ tác giả hoàn thiện báo cáo thực tập Tác giả xin chân thành cảm ơn! SVTH: Phan Hân Phương 44 Báo cáo thực tập GVHD: Huỳnh Gia Xuyên DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Kim Dung (2018), Quản trị nguồn nhân lực, tái lần thứ 10, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội Tạ Thị Hồng Hạnh & Vũ Việt Hằng (2016), Quản trị nhân lực, Nhà xuất Lao Động, Hà Nội Trần Xuân Cầu & Mai Quốc Chánh (2008), Giáo trình kinh tế nguồn nhân lực, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Công ty TNHH Quốc tế YOU&ME, Nội phịng Hành nhân SVTH: Phan Hân Phương 45 ... Headhunter công ty áp dụng thường xun 2.2.3 Quy trình tuyển dụng Cơng tác tuyển dụng nhân công ty TNHH Quốc tế YOU&ME phận Tuyển dụng - phịng Hành nhân đảm nhiệm Công ty xây dựng quy trình tuyển dụng. .. QUẢ TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ YOU&ME Sau tiến hành phân tích quy trình tuyển dụng cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME, từ đưa nhận xét đánh giá khách quan công tác tuyển dụng nguồn nhân lực công. .. cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME Phần 2: Thực trạng Tổng quan phân tích quy trình tuyển dụng cơng ty TNHH Quốc tế YOU&ME Phần 3: Giải pháp Đưa số giải pháp nâng cao hiệu tuyển dụng công ty TNHH Quốc tế