Công ty cổ phần thiết bị điện Sài Gòn, chuyên về sản xuất và phân phối các sản phẩm phục vụ sản xuất trong ngành điện - một trong những mặt hàng quan trọng được Nhà nước ưu tiên, đã hiểu
GIỚI THIỆU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Việt Nam trở thành một phần của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) là một bước quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế Kết quả là, quốc gia này đã có cơ hội thu hút vốn đầu tư, học hỏi cách thức làm việc chuyên nghiệp, và đưa hàng hóa ra thị trường thế giới Tuy nhiên, việc này cũng đưa ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp trong nước khi phải cạnh tranh không chỉ với các doanh nghiệp trong nước mà còn các doanh nghiệp nước ngoài về mẫu mã, chất lượng và giá cả, bên cạnh đó còn cạnh tranh trong các hoạt động trước và sau bán hàng Doanh nghiệp trong nước cần nắm bắt và hiểu rõ các yêu cầu và tiêu chuẩn của thị trường để tìm cách cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình, đồng thời phát triển chiến lược kinh doanh linh hoạt và sáng tạo để cạnh tranh với các đối thủ
Công ty cổ phần thiết bị điện Sài Gòn, chuyên về sản xuất và phân phối các sản phẩm phục vụ sản xuất trong ngành điện - một trong những mặt hàng quan trọng được Nhà nước ưu tiên, đã hiểu rõ vai trò của Marketing và tìm ra cách tiếp cận thị trường một cách hiệu quả nhất dựa trên điều kiện thị trường và tính chất ngành nghề Hoạt động bán hàng tại Công ty được xem như một yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả kinh doanh và cần được tăng cường hơn nữa
Qua thực tập tại phòng Kinh doanh của Công ty, tôi đã có dịp tìm hiểu về quy trình bán hàng và nhận ra tầm quan trọng của nó, đặc biệt là việc nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty Kết hợp với kiến thức được học tại trường và thực tế quan sát được, tôi đã chọn " Phân tích quy trình hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị điện Sài Gòn " làm đề tài cho báo cáo tốt nghiệp của mình.
MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG PHÁP
Với những kinh nghiệm và kiến thức đã tích lũy được cùng với tình hình thực tế tại vị trị được thực tập, tôi đã quyết định thực hiện đề tài "Phân tích quy trình hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị điện Sài Gòn" Mục đích của đề tài là nghiên cứu sâu hơn về quy trình hoạt động bán hàng của công ty, nhằm phân tích được những điểm mạnh, điểm đặc biệt nổi bật, và những vấn đề có thể cần cải tiến trong quy trình hiện tại của công ty
Bên cạnh đó, tôi cũng hi vọng để xác định được những điểm yếu có thể gặp phải trong quá trình bán hàng Điều này giúp tôi đề xuất được các giải pháp phù hợp để cải thiện quy trình bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty
Kết thúc đề tài này, tôi mong muốn sẽ góp phần đưa ra những lời khuyên thiết thực, các ý tưởng mới mẻ có thể cải tiến quy trình hiện tại, giúp tăng cường doanh số bán hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ, đồng thời tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của Công ty cổ phần thiết bị điện Sài Gòn trên thị trường kinh doanh hiện nay
• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
• Phương pháp phân tích ma trận SWOT
• Vận dụng kiến thức đã học vào bài báo cáo
NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN
Phòng Kinh doanh là một trong số các phòng ban mang vai trò khá quan trọng của công ty và có tính chất trình độ chuyên nghiệp, các công việc được thực hiện bởi các nhân sự có trình độ chuyên môn, vì vậy em chỉ được bàn giao các công việc hộ cần, đơn giản nhằm mục tiêu giúp đỡ và hỗ trợ một phần nhỏ cho các anh chị Các công việc của em bao gồm:
- Sắp xếp các chứng từ được giao: Sau khi được hướng dẫn các chứng từ theo ngày tháng năm và số thứ tự biên, các chứng từ sẽ được sắp theo ngày/ tháng/ năm và số thứ tự biên tăng dần Sau khi sắp theo chỉ định thì các chứng từ sẽ được đóng cuốn theo năm của chứng từ
- Liệt kê và nhập thông tin, dữ liệu theo tiêu chí xét nghiệm sản phẩm: Liệt kê các sản phẩm theo mặt hàng và nhập các thông tin và dữ liệu theo biên bản đã được chứng nhận kiểm nghiệm lên hệ thống theo hướng dẫn
- Kiểm tra hàng hóa và phụ giúp sao lưu dữ liệu kho: Tham quan nhà máy, được xem và học hỏi cách sản xuất ra các sản phẩm của công ty, sau đó đếm số lượng sản phẩm và nhập dữ liệu, sao lưu lên hệ thống công ty
- Hỗ trợ soạn hàng cho các đơn hàng: Khi các đơn hàng đã được xác nhận và phê duyệt, em sẽ giúp các anh chị lên đơn và biên soạn các đơn theo đúng số lượng, kiểm tra sơ lược và đóng gói, cuối cùng là bàn giao cho đơn vị vận chuyển
- Trải nghiệm sản xuất các sản phẩm từ xưởng chuyên sản xuất các mặt hàng cho công ty: Đây là một xưởng chuyên sản xuất do Trưởng phòng Kinh doanh đứng ra hoạt động riêng nhằm cung cấp sản phẩm cho công ty, em đã được đến và tận tay giúp các nhân công ở đây làm một số quy trình đơn giản như thục lỗ kẹp IPC
Trong hai tháng hơn vừa qua khi được công ty tiếp nhận thực tập tại phòng kinh doanh, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm cũng như các kỹ năng mềm từ các anh chị trong phòng Em có thể trực tiếp tham gia và hỗ trợ các anh chị, tuy chỉ là các công việc căn bản không mang tính chuyên môn nhưng nhờ sự nhiệt tình của các anh chị tại đơn vị kinh doanh mà em đã trao dồi kiến thức một cách tích cực, nhanh chóng
Giúp em nắm rõ hơn về quy trình bán hàng tại một doanh nghiệp , cách một doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng, sản xuất hàng hóa, thương mại hàng hóa và dịch vụ về sản phẩm, dịch vụ chăm sóc khách hàng, xử lý rủi ro trong các vấn đề về sản phẩm, dịch vụ… một trải nghiệm thực tế, kèm theo các kỹ năng mềm mà em được trực tiếp thực hiện.
KẾT CẤU BÁO CÁO
Bố cục bài báo cáo bao gồm 5 chương:
Trong chương nếu ra được lý do chọn đề tài, mục tiêu, phương pháp báo cáo và những công việc trong quá trình thực tập tại công ty.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN SÀI GÒN (SEE CORPORATION)
TỔNG QUAN CÔNG TY
• Tên công ty: Công Ty Cp Thiết bị Điện Sài Gòn ( SEE ) – Chi nhánh chính – Phòng Kinh doanh
• Mã số thuế ( Mã Doanh nghiệp ): 0301413756
• Địa chỉ: 199 đường số 16, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh
• Email: see-corp@see.com.vn
• Website: http://www.see.com.vn
• Tầm nhìn Định hướng của SEE là phát triển các dòng sản phẩm công nghệ cao và mở rộng các dịch vụ chăm sóc khách hàng nhằm thoả mãn nhu cầu tối đa của khách hàng trong và ngoài nước
Mang đến nguồn năng lượng đến cho nhà tiêu dùng chất lượng.
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
• Năm 1979: Xưởng sản xuất đồ điện với tên gọi "Sài Gòn Điện Cơ (S.E.M)" tại TP Hồ Chí Minh được thành lập
• Năm 1994 : Mở rộng lĩnh vực kinh doanh và chính thức đăng ký thành lập
Công ty TNHH Thiết Bị Điện Sài Gòn
• Năm 1996 : Nhà máy nghiên cứu phát triển và sản xuất thiết bị, phụ kiện phục vụ ngành điện – Nhà Máy Hưng Long – chính thức hoạt động
• Năm 1999: Xây dựng trụ sở văn phòng Công ty mới, khang trang với diện tích hơn 1000m2 tại Q Bình Tân, Tp.HCM
• Năm 1999: Bắt đầu tham gia đấu thầu cung cấp trọn gói VTTB, phụ kiện, vật tư cho các trạm biến áp 110, 220kV
• Năm 2002 : Thử nghiệm thành công thiết bị đóng ngắt trung thế do Nhà máy
Hưng Long sản xuất tại Phòng thử nghiệm quốc tế CESI –Italy
• Năm 2003 : Được cấp chứng chỉ về Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Tổ chức quốc tế Det Norske Verstas (DNV)
• Năm 2004: Bắt đầu xuất khẩu hàng hóa sang các nước trong khu vực và được
Bộ Thương Mại trao danh hiệu Doanh Nghiệp xuất khẩu Uy tín nhiều năm
• Năm 2006 : Tăng vốn điều lệ lên 18 tỷ và chuyển đổi mô hình kinh doanh, thành lập Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn Bắt đầu sản xuất, lắp ráp các tủ bảng điện, tủ điều khiển bảo vệ, tủ sạc, cho các trạm 110/220/500kV
• Năm 2008 : Tăng vốn điều lệ lên 30 tỷ, bắt đầu thiết kế, sản xuất tủ bảng cho hệ thống SCADA - Computer
• Năm 2009 : Được cấp chứng chỉ Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 của Tổ chức quốc tế Intertek cấp
• Năm 2013 : Đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty, cũng như giảm bớt sự quá tải của nhà máy Hưng Long, Công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy mới tại Khu công nghiệp Tân Kim Nhà máy Tân Kim được xây dựng trên diện tích 11.000m² được đầu tư nhiều thiết bị máy móc, dây chuyền sản xuất hiện đại Nhà máy tập trung nghiên cứu, sản xuất và lắp ráp các loại tủ bảng điện, các thiết bị điện, các loại máy cắt trung/hạ thế, … đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao Nhà máy Tân Kim được đưa vào sử dụng tháng 07/2014
• Năm 2014 : Mua sắm trang bị các máy móc, thiết bị mới hiện đại máy chấn, đột, cắt laser fiber Bystronic Thụy Sỹ
• Năm 2016 : Tăng vốn điều lệ lên 42 tỷ, mua sắm thêm thiết bị mới hiện đại, máy chấn, máy cắt, CNC khổ lớn Bắt đầu sản xuất kinh doanh, cài đặt hệ thống SCADA - Computer, hệ thống tự động hóa, điều khiển từ xa các trạm điện không người trực cho các trạm 110/220/500kV
• Năm 2018 : Tăng vốn điều lệ lên 51 tỷ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh Trong năm này, Việt nam có sự bùng nổ năng lượng mặt trời, công ty triển khai thiết kế, thi công, lắp ráp hệ thống điện mặt trời, điện gió, cho các nhà đầu tư năng lượng sạch cũng như các tổng thầu EPC Cấp lại chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015
• Năm 2019 : Công ty triển khai, thi công trọn gói đường dây và trạm biến áp cho các dự án điện mặt trời, điện gió để phục vụ các dự án năng lượng sạch của Việt Nam.
TỔ CHỨC BỘ MÁY
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty
Biểu đồ 1: Biểu đồ trình độ nhân sự
2.4.2 Chức năng của các phòng ban:
- Giám đốc công ty là người đứng đầu và có vai trò quan trọng trong quản lý Giám đốc có quyền hạn quyết định chiến lược, kế hoạch và hoạt động kinh doanh của công ty Người này chịu trách nhiệm đảm bảo rằng công ty hoạt động hợp pháp và tuân thủ luật pháp Giám đốc cũng có trách nhiệm đề xuất các biện pháp kinh doanh cụ thể để thực hiện kế hoạch công ty và mở rộng sản xuất theo từng chức năng và nhu cầu thị trường
- Phó giám đốc, trong khi đó, là người được ủy nhiệm và đại diện cho giám đốc công ty Phó giám đốc chịu trách nhiệm thực hiện công việc được giám đốc giao và quản lý các bộ phận liên quan Vai trò của phó giám đốc là hỗ trợ giám đốc và đảm bảo rằng công việc hàng ngày của công ty diễn ra một cách suôn sẻ
❖ Phòng hành chính – quản trị:
- Trưởng phòng hành chính - quản trị là người đứng đầu của phòng và điều hành công việc theo sự ủy nhiệm của giám đốc Người này chịu trách nhiệm lãnh đạo và quản lý phòng, đảm bảo các hoạt động của phòng được thực hiện đúng theo mục tiêu và kế hoạch đã định
- Hoạch định và tư vấn cho giám đốc về các chính sách và chiến lược phát triển nhân sự phù hợp với kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt Phòng này đảm bảo rằng công ty có các chính sách nhân sự hiệu quả và phù hợp để đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của công ty
- Quản lý công tác hành chính, lao động và tiền lương trong công ty Phòng này đảm bảo hoạt động hành chính của công ty được tổ chức và thực hiện một cách hiệu quả Với vai trò quản lý lao động và tiền lương, phòng này đảm bảo rằng chế độ và quy trình được tuân thủ theo quy định của Bộ Luật Lao Động
- Ghi nhận và xử lý thông tin tài chính: ghi nhận và xử lý thông tin tài chính của công ty, bao gồm việc thu thập dữ liệu, phân loại, bút toán và lưu trữ các giao dịch tài chính
- Chuẩn bị báo cáo tài chính: Kế toán viên trong phòng kế toán phải chuẩn bị báo cáo tài chính như báo cáo tài sản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo lợi nhuận
- Đảm bảo tuân thủ quy định kế toán: tuân thủ các quy định, chuẩn mực kế toán và các quy định pháp luật liên quan Đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp trong việc ghi nhận thông tin tài chính
- Thực hiện kiểm toán: tham gia trogn quá trình kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán bên ngoài
- Cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý: cung cấp thông tin tài chính và phân tích cho ban lãnh đạo và các phòng ban khác trong công ty
- Nghiên cứu thị trường: tiến hành nghiên cứu thị trường để hiểu rõ về nhu cầu và xu hướng tiêu dùng Tạo ra phương án giao dịch và lập kế hoạch kinh doanh phù hợp
- Lập phương án giao dịch: Dựa trên nghiên cứu thị trường, tạo ra các phương án giao dịch chi tiết và cụ thể Bao gồm việc đặt ra mục tiêu kinh doanh, xác định nguồn cung cấp và phân tích rủi ro
- Đàm phán và ký hợp đồng: Đưa ra đề xuất và tham gia vào quá trình đàm phán để ký hợp đồng với các đối tác kinh doanh Đảm bảo rằng các hợp đồng được thực hiện một cách hợp pháp và bảo đảm lợi ích của công ty
- Theo dõi và thực hiện kế hoạch hợp đồng: Đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh được thực hiện theo kế hoạch đã đặt ra trong hợp đồng Theo dõi các chỉ số hiệu quả và điều chỉnh nếu cần thiết
- Kiểm soát và quản lý hoạt động bán hàng: Tổ chức và kiểm soát các hoạt động bán hàng, thông qua việc đấu thầu cho khách hàng trong nước Điều này đảm bảo rằng quy trình bán hàng diễn ra công bằng, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật
- Phối hợp với các phòng ban khác: Làm việc cùng các phòng ban trong công ty để xây dựng và phát triển uy tín thương hiệu sản phẩm của công ty trên thị trường trong nước Điều này đòi hỏi sự cộng tác, tương tác và chia sẻ thông tin để đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty
Tìm kiếm và phát triển khách hàng là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng mới tại các thị trường nước ngoài Điều này đòi hỏi việc nghiên cứu các thị trường tiềm năng, tìm kiếm đối tác kinh doanh, tiếp cận khách hàng và phát triển mạng lưới quan hệ trong ngành công nghiệp.
CƠ CẤU SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ
Kinh doanh hàng phục vụ sản xuất: phụ kiện, thiết bị điện, phụ kiện vật tư sữa chửa lưới điện
• Cung cấp phụ kiện, thiết bị điện và phụ kiện vật tư sữa chửa lưới điện
• Hoạt động mua bán và kí gửi hàng hóa
• Sản xuất vật liệu lưới điện và thiết bị cho ngành điện
• Cung cấp, tư vấn và lắp đặt các loại tủ bảng điện bảo vệ, điều khiển và phân phối AC - DC, đấu nối; bình ắc quy; thiết bị đóng - ngắt - bảo vệ; phụ kiện lưới điện và vật liệu điện; phần mềm cho hệ thống tự động điều khiển trạm điện - công nghiệp với cấp điện áp lên đến 500KV (trừ gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải)
Trên 2000 chủng loại sản phẩm khác nhau ra đời mỗi năm từ những phụ kiện cơ khí điện như cầu chì tự rơi (FCO), dao cách ly (DS), boulon, ty neo, khóa đỡ, chuỗi sứ thủy tinh, phụ kiện cáp ABC, kết cấu thép,… cho đến những sản phẩm công nghệ kỹ thuật cao như: trạm biến áp hợp bộ SEE-CS, trạm biến áp một cột, tủ Scada - Thông tin, tủ điều khiển bảo vệ, tủ AC-DC, tủ AST
Là đối tác của nhiều nhãn hàng danh tiếng trong và ngoài nước như : ABB, SIEMENS, TOSHIBA, AREVA, SCHNEIDER ELECTRIC, OMNIPRO… có khả năng cung ứng trên 5000 danh mục hàng hóa , đáp ứng kịp thời nhu cầu đa dạng và phức tạp của ngành điện
• Sản phẩm sản xuất: Tủ bảng điện nhị thứ, Tủ điện công nghiệp, : Phụ kiện lưới điện hạ-trung -cao thế…Ngoài ra Công ty Thiết Bị Điện Sài Gòn chuyên sản xuất các dòng sản phẩm như: * Trạm hợp bộ trung - hạ thế ngoài trời
- Dụng cụ an toàn và thi công
- Bộ dây tiếp địa và sào thao tác
Máy biến áp các loại, Máy cắt trung/cao thế, Rơ le bảo vệ và điền khiển, Dụng cụ an toàn lao động, Dụng cụ hotline, Thiết bị thử nghiệm,…
SEE- " ĐỒNG HÀNH CÙNG NGÀNH ĐIỆN"trên cả nước và các nước trong khu vực tiêu biểu: Công trình dự án trạm 110kV Lạng Sơn - Cao Bằng; Công trình dự án trạm 500kV Đà Nẵng; Công trình dự án trạm 110kV Ninh Thủy - Khánh Hòa; Công trình dự án trạm 220kV Cao Lãnh; Các công trình lưới điện cao, trung, hạ thế tại Campuchia…
Hình 1: Trạm 110kV cáp ngầm xuyên biển Đảo Phú Quốc
Hình 2: Trạm 110kV Bình Thái tàu điện ngầm TP.HCM
Hình 3: Đường dây 110kV Solar Phong Điền II nhà máy điện mặt trời 50MVA
Và một số dự án khác như: Trạm 500 kV Đà Nẵng Truyền tải điện CPT, Trạm 110kV nhà máy điện mặt trời 50MVA, Trạm 500kV Lai Châu Truyền tải điện NPT,…
Hệ thống quản lý chất lượng ISO-9001:2000 được công nhận là một tiêu chuẩn quốc tế bởi Tổ chức Internet Nó được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ Hệ thống này cung cấp một khung phương pháp để tổ chức, triển khai và duy trì các quy trình quản lý chất lượng Ngoài ra, trong quá trình sản xuất, các công ty còn tuân thủ các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn Việt Nam, IEC, AS, ASTM, BS Các tiêu chuẩn này được áp dụng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được yêu cầu và tiêu chuẩn của ngành công nghiệp và quy định địa phương
❖ Dịch vụ kỹ thuật ( Technical Services )
- Giám sát lắp đặt, thử nghiệm và nghiệm thu ( Installation, inspection, repair and maintenance): để đảm bảo rằng một hệ thống, thiết bị hoặc dự án đã được triển khai một cách chính xác và đáng tin cậy
- Dịch vụ lắp ráp máy biến thế ( Installation of transformer services ): quy trình thi công và lắp đặt, các bước chuẩn bị được thực hiện Xác định vị trí lắp đặt, kiểm tra các yêu cầu kỹ thuật nhắm đảm bảo tính ổn định và hiệu suất của hệ thống điện
- Lắp đặt thiết bị SCADA, RTU ( Installation of SCARA and RTU ): là quá trình cài đặt và kết nối các thành phần của hệ thống để giám sát và điều khiển các thiết bị từ xa Việc thực hiện quy trình lắp đặt một cách chính xác và tối ưu đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách an toàn và hiệu quả
- Dịch vụ thiết kế ( Designing service ): nhằm đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng
Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong thị trường thiết bị, phụ kiện, SEE đã phục vụ cho rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước thuộc ngành điện lực và nhiều lĩnh vực khác nhau
- Tổng công ty Điện lực Miền Nam ( EVNSPC )
- Tổng công ty Điện lực Miền Trung ( EVNCPC )
- Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh ( EVNHCMC )
- Tổng công ty Điện lực Hà Nội
- Các Ban quản lý dự án công trình điện Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam
- Cùng với trên 100 Công ty Điện Lực, Điện nước địa phương, nhà máy thủy điện, các khu công nghiệp trong cả nước.Hơn 500 Công ty, Xí nghiệp lắp điện, Công ty thương mại, Công ty Cơ điện, Nhà máy, Hơn 400 doanh nghiệp tư nhân, cơ sở cửa hàng…
TOSHIBA, HITACHI, FUJI-ELECTRIC, ABB, ALSTOM,…
- Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xây dựng Điện Bích Hạnh
- Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xây dựng Đại Phong
- Công ty TNHH Thiết bị Điện Công nghiệp Cát Vạn Lợi
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG
QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA PHÒNG KINH DOANH
(Nguồn: Quy trình bán hàng, Phòng Kinh Doanh)
❖ Bước 1: Tìm kiếm và khai thác nhu cầu mua của khách hàng
Thông qua các chương trình giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu thông qua các hội thảo từ đó tiếp cận được nhiều khách hàng tạo dựng được nhiều mối quan hệ hơn Đây là bước quan trọng trong việc xúc tiến bán hàng hàng nhằm xác định nhu cầu, mong muốn về sản phẩm là rất cần thiết cho việc tiến sang các bước tiếp theo của quy trình bán hàng
Tiếp cận khách hàng tìm kiếm đơn hàng được thực hiện chủ yếu bằng cách dự thầu qua Hệ thống đấu thầu điện tử (muasamcong.mpi.gov.vn) chiếm tới 70% đơn hàng của công ty
5 bước đấu thầu qua Hệ thống đấu thầu điện tử (mpi.gov.vn)
• Bước 1: Đăng ký tài khoản và chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu cần phải kê khai đầy đủ nội dung bao gồm: Thông tin doanh nghiệp, năng lực tài chính, các hợp đồng đã thực hiện, để khi tham gia dự thầu hệ thống sẽ tự động trích xuất các biểu mẫu và năng lực tương ứng trong hồ sơ của nhà thầu
• Bước 2: Tìm kiếm thông tin gói thầu
Sau khi đã hoàn thành các thao tác ở bước 1, nhà thầu sẽ tiến hành tra cứu, tìm kiếm thông tin gói thầu để lựa chọn gói thầu phù hợp với năng lực của doanh nghiệp trên Hệ thống đấu thầu điện tử (mpi.gov.vn)
Sau khi đã lựa chọn được gói thầu phù hợp, tiến hành chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu
Các tài liệu trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần phải chuẩn bị, đó là:
- Các giấy tờ chứng minh về nhân sự
- Các giấy tờ chứng minh về thiết bị
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu
- Các cam kết của nhà thầu
- Đề xuất về kỹ thuật
• Bước 4: Trả lời yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu, gia hạn hiệu lực HSDT (nếu có)
Nhân viên dự thầu khi có yêu cầu làm rõ HSDT từ bên mời thầu thì hệ thống sẽ báo về email theo thông tin đã đăng ký Tại bước này, sẽ tiến hành trả lời và giải đáp những thắc mắc mà bên mời thầu đặt ra để họ có thể hiểu rõ hơn về hồ sơ dự thầu, từ đó có cơ hội trúng thầu cao hơn Ngoài ra, hệ thống cũng cho phép nhà thầu nhận và trả lời yêu cầu gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu từ bên mời thầu, và đính kèm thư bảo lãnh dự thầu gia hạn qua hệ thống Trong trường hợp bên mời thầu có yêu cầu, hệ thống sẽ gửi thông báo về email của người phụ trách dự thầu theo thông tin đã đăng ký trên hệ thống
• Bước 5: Nhận kết quả lựa chọn nhà thầu và kiến nghị (nếu có)
Sau khi nhận kết quả lựa chọn nhà thầu từ bên mời thầu, nhà thầu có thể gửi kiến nghị trên hệ thống về kết quả đấu thầu hoặc các vấn đề trong quá trình lựa chọn nhà thầu Bên mời thầu sẽ tiếp nhận và trả lời kiến nghị của nhà thầu thông qua hệ thống
Các đơn hàng còn lại sẽ tới từ website, trực tiếp tại văn phòng hay thông thường nhân viên sẽ nhận được những cuộc điện thoại từ khách hàng sau đó tiến hành gửi thông tin về sản phẩm, báo giá, phương thức thanh toán, qua các phương tiện liên lạc như email, Zalo,…cho khách hàng
❖ Bước 2: Xác định thông tin đơn hàng
Các bộ phận tìm kiếm, khai thác nhu cầu mua hàng của khách hàng, khi nhận được nhu cầu qua các dự án, gói thầu hay điện thoại, fax hoặc email, ghi nhận và xử lý thông tin theo quy định phân khúc thị trường ( Quy định số 03/2009/ QĐ - SEE ngày 28/5/2009) Nếu thông tin không nằm ở phân khúc thị trường của bộ phận thì chuyển qua bộ phận có liên quan, các bộ phận nhận thông tin sẽ xem xét sau đó tiến hành báo giá theo đề nghị của khách hàng bằng lời hay văn bản thông qua các phương tiện và thời gian nhanh nhất
❖ Bước 3: Lãnh đạo xem xét và phê duyệt
Trường hợp báo giá được khách hàng chấp nhận, bộ phận thực hiện sẽ nhận được đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến Bộ phận thực hiện sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng soạn thảo hợp đồng kinh tế trình Trưởng bộ phận, Ban giám đốc ký theo Quy định số 05/2009/ QĐ -SEE, sau đó triển khai thực hiện đơn hàng để cung cấp cho khách hàng, bộ phận thực hiện sẽ lưu trữ hợp đồng kinh tế theo thủ tục TT
Trường hợp báo giá không được khách hàng chấp nhận, bộ phận thực hiện sẽ xem xét lại bảng báo giá, ghi nhận ý kiến khách hàng Nếu vượt quyền hạn sẽ trình CBQL cấp trên chỉ đạo
Chú ý: Các chứng từ giao hàng gồm: phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn tài chính, hợp đồng kinh tế, thông báo giao hàng, phiếu chứng nhận xuất xưởng, giấy chứng nhận xuất xứ, biên bản kiểm nghiệm, phải thống nhất với khách hàng trong quy trình báo giá
❖ Bước 4: Xem xét thương mại và trao đổi với khách hàng
Lên kế hoạch triển khai thực hiện việc mua bán, cung ứng hàng hóa và dịch vụ Xây dựng cam kết với khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tiến độ giao hàng, và các điều kiện giao dịch khác
Xây dựng cam kết với khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tiến độ giao hàng, và các điều kiện giao dịch khác Thực hiện theo dõi chặt chẽ và xem xét định kỳ để đánh giá hiệu suất và điều chỉnh nếu cần thiết
❖ Bước 5: Nhận đơn đặt hàng
Khi nhận đơn hàng của khách hàng hoặc KQ trúng thầu thì BP thực hiện sẽ tổng hợp số liệu báo giá/ đấu thầu, nắm rõ điều kiện và các điều khoản đã thỏa thuận Tiến hành kiểm tra thông tin cơ bản như sản phẩm, tên, địa chỉ của công ty, hồ sơ kỹ thuật, số lượng và điều kiện giao hàng, thông qua việc đối chiếu với các thông tin trên báo giá, đơn hàng sau đó thực hiện thương thảo hợp đồng với KH
❖ Bước 6: Thương thảo hợp đồng
Sau khi xác nhận đặt hàng, chúng tôi sẽ tiến hành bước quan trọng tiếp theo là thương thảo hợp đồng với khách hàng Bộ phận kinh doanh sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để thảo luận về các điều kiện, giá cả, và các điều khoản khác liên quan đến đơn hàng Quá trình thương thảo này có thể yêu cầu sự linh hoạt và sáng tạo để đảm bảo rằng cả hai bên đều hài lòng và đạt được một thỏa thuận công bằng
❖ Bước 7: Ký kết hợp đồng/đơn
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY
GIẢI PHÁP VỀ QUY TRÌNH
Để đối mặt với thách thức về khả năng tiếp cận thị trường hạn chế và khả năng đáp ứng cho các dự án và gói thầu lớn, chúng ta có thể thực hiện một số giải pháp nhằm hỗ trợ giải quyết những vướng mắc còn gặp phải
Trong bước 1, việc tìm kiếm đơn hàng hoặc gói thầu thường đối mặt với nhiều khó khăn, đặc biệt là khi cần đáp ứng các năng lực về kinh nghiệm và chuyên môn Để giải quyết vấn đề này, một chiến lược quan trọng là thiết lập hợp tác hoặc liên doanh với các đối tác khác Qua việc chia sẻ nguồn lực và kiến thức chuyên sâu, chúng ta có thể tối ưu hóa khả năng đáp ứng cho các dự án lớn Đồng thời, đầu tư vào việc nâng cao năng lực sản xuất và cung ứng cũng đóng vai trò quan trọng Mở rộng nhà máy, tăng cường quy trình sản xuất và cải thiện chuỗi cung ứng sẽ giúp chúng ta đáp ứng mạnh mẽ hơn đối với những yêu cầu phức tạp từ các dự án lớn Qua đó, chúng ta có thể đạt được sự hiệu quả và linh hoạt trong quản lý và thực hiện các dự án kích thước lớn, tạo nên cơ hội phát triển bền vững cho doanh nghiệp
Trong bước 12, sau khi hoàn tất đơn hàng, việc chăm sóc khách hàng sau bán trở nên vô cùng quan trọng để duy trì mối quan hệ và giải quyết mọi vấn đề phát sinh Để thực hiện tốt công việc này, quan trọng nhất là xây dựng một đội ngũ chăm sóc khách hàng đa dạng, sử dụng các kênh liên lạc như điện thoại, email, chat trực tuyến và mạng xã hội để đảm bảo sự thuận lợi cho khách hàng Việc thực hiện các khảo sát khách hàng định kỳ giúp đánh giá mức độ hài lòng và thu thập ý kiến đóng góp quý báu từ khách hàng Đồng thời, phát triển chính sách bảo hành linh hoạt cũng là một phần quan trọng để tăng cường lòng tin từ phía khách hàng và cung cấp hỗ trợ hiệu quả trong trường hợp cần thiết
Ngoài ra, Đối với khía cạnh tài chính, chúng ta có thể thảo luận với các đối tác tài chính để đạt được phương án linh hoạt hơn, xây dựng một kế hoạch phân bổ ngân sách bán hàng một cách hợp lý bởi vì chi phí bán hàng hiện tại đang chiếm tỉ lệ rất lớn Việc này giúp giảm áp lực tài chính và tạo điều kiện thuận lợi hơn để tham gia vào các dự án, gói thầu quy mô lớn Tối ưu hóa quy trình làm việc là một bước quan trọng khác, giúp làm giảm chi phí và tăng cường hiệu quả trong việc cung ứng sản phẩm và dịch vụ.