Khách hàng đã gửi cho AOM tờ Packing List. Nhân viên chứng từ sẽ dựa trên các thông tin Shih Fa từng cung cấp cùng với Packing List và Booking Confirmation để tiến hành phát hành HBL cho khách hàng. Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm FAST (Freight Assistance System Technology). FAST giúp cho nhân viên thực hiện mọi việc từ việc chuẩn bị các loại chứng từ bao gồm BL, Manifest, Invoice, Packing list, SI, Debit, Credit Note....đến việc truy xuất lại một lô hàng nhanh chóng qua bất kì chi tiết tham khảo nào có được như: số Job ID, HBL, MBL, số Booking, Shipper, Consignee, Agent,… Cách thực hiện như sau: Nhân viên chứng từ sẽ nhấn đúp chuột vào phần mềm FAST hiện trên màn hình Desktop, sau đó màn hình sẽ hiện lên một bảng yêu cầu nhân viên chứng từ nhập tên mà mật khẩu của mình, việc này giúp hệ thống được bảo mật và phân quyền các tài khoản đăng nhập vào một cách rõ ràng.
Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM
Giới thiệu về Công ty
Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM là công ty được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và thực hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu theo giấy phép kinh doanh số: 0304912625
Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận AOM được thành lập năm 2007, trụ sở chính đặt tại Tp Hồ Chí Minh và có hệ thống chi nhánh tại hai cảng biển lớn và quan trọng nhất của Việt Nam (Tp Hồ Chí Minh và Hải Phòng) Công ty đã xuất và nhập nhiều lô hàng về Việt Nam cũng như từ Việt Nam đi nhiều nước khác trên thế giới Với đội ngũ nhân viên giỏi và tận tụy trong công việc nên đã đáp ứng tốt nhu cầu công việc ngày nay.
Theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM ông Chung Yen San là Giám đốc Dưới đây là một số thông tin cơ bản của công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM:
- Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM
- Tên giao dịch tiếng Anh: AOM Logistics Company Limited
- Tên viết tắt: AOM Logistics Co., LTD
- Trụ sở chính: Tòa nhà Kicotran - Số 5 (Lầu 8) Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Email: info.hcm@aomlogistics.com
- Giám đốc: Chung Yen San
- Hình thức sở hữu: Tư nhân
Quá trình hình thành và phát triển
Với kinh nghiệm gần 13 năm trong ngành Logistics Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên của Công ty AOM bao gồm cả lãnh đạo quản lý đều giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, nhân viên bán hàng có tay nghề, được đào tạo bài bản,năng động cùng với đội ngũ nhân viên chứng từ và hiện trường tay nghề cao, chuyên nghiệp Luôn luôn vận động, nỗ lực bản thân để bắt kịp với tốc độ phát triển của thị trường và nền kinh tế cũng như những đòi hỏi ngày càng cao trong lĩnh lực giao nhận, vận tải.
Công ty tuyệt đối tuân thủ theo nguyên tắc không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt nhất sự hài lòng của khách hàng Hơn nữa, Công ty muốn nhấn mạnh rằng Công ty luôn hoạt động theo xu hướng chiều lòng khách hàng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi Mục tiêu của Công ty là cung cấp cho quý khách dịch vụ chất lượng tốt, không làm khách hàng phải lo lắng, bận tâm, một dịch vụ giao nhận, vận tải hoàn thiện.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty
Lĩnh vực kinh doanh của AOM bao gồm dịch vụ giao nhận, vận tải trọn gói và hoàn thiện, dịch vụ ngoại giao đoàn và dịch vụ thương mại quốc tế.
AOM cung cấp cho khách hàng tất cả các dịch vụ liên quan đến giao nhận, vận tải như: Vận tải đường hàng không, vận tải đường biển, dịch vụ gom hang, vận tải đường bộ, dịch vụ kho bãi, dịch vụ khai Hải quan, dịch vụ vận chuyển hàng dự án và dịch vụ làm hàng triển lãm.
Cụ thể, AOM cung cấp các dịch vụ giao nhận, vận tải tiêu chuẩn như sau:
- Dịch vụ tư vấn Hải quan
- Dịch vụ thông quan Hải quan
- Dịch vụ vận tải đường biển
- Dịch vụ vận tải đường không
- Dịch vụ vận tải đường bộ
- Dịch vụ vận tải đường sắt
- Dịch vụ làm hàng dự án
- Dịch vụ dịch chuyển hàng gia dụng
- Dịch vụ làm hàng triển lãm
- Dịch vụ kho bãi và phân phối hàng hóa Đội ngũ nhân viên tận tâm, giàu kinh nghiệm của Công ty luôn luôn lấy sự hài lòng của quý khách là ưu tiên hàng đầu trong dịch vụ của AOM Luôn đặt lô hàng của khách dưới sự quan tâm đặt biệt, làm hàng hiệu quả, làm thủ tục Hải quan nhanh chóng, giao hàng đúng hạn sẽ luôn làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất Vì thế mà, slogan của Công ty chính là "HÃY TIN TƯỞNG DỊCH VỤ CỦACHÚNG TÔI SẼ LÀM HÀI LÒNG KHÁCH HÀNG CỦA CÁC BẠN"
Định hướng và phát triển của doanh nghiệp
Với hệ thống đại lý rộng khắp trên toàn cầu, AOM cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ giao nhận, vận tải trọn gói, toàn diện cho tất cả các loại hàng hóa xuất/nhập khẩu Công ty cam kết mang lại cho khách hàng lịch trình vận tải hợp lý, thời gian vận chuyển tối ưu, với chi phí cạnh tranh, thời gian làm thủ tục thông quan nhanh chóng, giao hàng đúng hẹn Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quý khách trong thương mại toàn cầu, AOM không ngừng nỗ lực tìm kiếm và mở rộng mạng lưới đại lý trên phạm vi toàn cầu Trong quan hệ với đại lý/đối tác quốc tế, AOM luôn tôn trọng nguyên tác làm việc bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau và cùng có lợi Trong quan hệ với các khách hàng, công ty luôn luôn lắng nghe và trả lời khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể, với những thông tin hỗ trợ bổ ích.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý Công ty
Bộ máy tổ chức
Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM bao gồm 21 nhân viên được chia làm 6 phòng ban, bộ phận với chức năng khác nhau Có sự phân chia rõ ràng giữa cấp bậc quản lý và các phòng ban, biểu thị sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty như trên được xem hoàn thiện trong việc phân chia các phòng ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban sao cho cơ cấu trở nên tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm Hoàn thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, các phòng ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho quá trình kinh doanh của công ty.
Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM
Chức năng và hoạt động của các phòng ban
Ban Giám đốc - Board of Director: Điều khiển tất cả hoạt động kinh doanh toàn Công ty theo đúng chính sách pháp luật của Nhà nước Chỉ đạo trực tiếp các phòng ban trong Công ty Lập kế hoạch hoạt động cụ thể, định hướng phát triển công ty Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ công nhân viên Đại diện cho Công ty giao dịch, tìm kiếm đối tác, khách hàng, ký kết các hợp đồng, chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan có thẩm quyền về mọi hoạt động của công ty.
Bộ phận Kinh doanh - Salesman:
Tìm kiếm khách hàng, nhận đơn hàng và giới thiệu về lĩnh vực hoạt động cũng như quyền lợi mà khách hàng sẽ nhận được khi sử dụng dịch vụ của công ty Mặc khác, phải thường xuyên quan tâm chăm sóc khách hàng đã có để họ luôn là khách hàng trung thành của công ty.
+ Salesman inside: làm việc trong văn phòng, thực hiện những hoạt động chào cước, bán cước (dịch vụ) của công ty qua các phương tiện online như Emails, mạng xã hội, website,…hoặc qua điện thoại.
+ Salesman outside: thực hiện các hoạt động giới thiệu dịch vụ, chào bán dịch vụ của công ty bằng cách gặp mặt trao đổi trực tiếp với khách hàng Có nghĩa vụ tự quản lý lịch trình riêng của bản thân, sắp xếp lịch hẹn với khách hàng.
Hỗ trợ cho Manager trong việc xây dựng chiến lược giá (Pricing) Là vị trí quan trọng và nhiều thử thách vì đòi hỏi khả năng tư duy toàn diện và chi tiết đến con số Liên tục phải đi thu thập giá từ nhiều hãng tàu khác nhau, giá cả các đại lý khác nhau, giá cả mà khách hàng chấp nhận, chi phí để từ đó quyết định giá bán Mục đích chính của công việc là làm sao đưa ra chính sách giá phù hợp và hiệu quả nhất cho dịch vụ của công ty mình.
Nhận thông tin từ khách hàng từ phòng Sales, liên hệ với khách hàng để trao đổi thông tin về việc xuất nhập khẩu hàng hóa Lập các chứng từ cần thiết liên quan đến tổng lô hàng và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa, lập hồ sơ lưu trữ chứng từ và liên lạc thường xuyên với các hãng tàu qua email để nắm được tình hình của hàng hóa và báo cáo tiến trình công việc cho Giám đốc.
Giao hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập Mặt khác, là người trực tiếp đảm nhận việc làm và cầm tờ khai hải quan, chứng từ thông quan hàng hóa, trực tiếp ra cảng hay tại Trạm đóng hàng lẻ CFS (Container Freight Station) làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện vận tải vận chuyển container ra cảng hoặc ICD (Inland Clearance Depot) rồi giao cho container hãng tàu đối với hàng xuất và vận chuyển về kho của khách hàng đối với hàng nhập.Theo dõi, nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận, ghi chép vào sổ theo dõi để đối chiếu và lưu trữ hồ sơ.
Là bộ phận giải quyết các vấn đề tài chính trong công ty Tính toán, ghi chép đầy đủ và theo dõi và cân đối nguồn vốn, hoạch toán cho bộ phận kinh doanh, quản lý các hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải theo định kì hàng tháng, quý, năm Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về tài chính theo quy định pháp luật, quản lý chặt chẽ tài sản của công ty, lập báo cáo thống kê, quyết toán chính xác, đầy đủ và kịp thời, bảo quản, lưu trữ các hồ sơ Kịp thời định khoản nợ phải thu, phải trả, nguồn tiền quỹ của công ty, quản lý tín dụng, phối hợp với các bộ phận khác lập kế hoạch vay, trả, thu tiền khách hàng và sử dụng vốn Và cuối cùng là tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính với Ban giám đốc.
Là bộ phận tham gia đàm phán giao dịch, chọn lựa và tham mưu với cấp trên về lựa chọn các đối tác nước ngoài, các đại lý thành viên trong GlobalLogistics Alliance (GLA) là chuỗi mạng lưới quốc tế của các công ty Logistics trên toàn cầu với hơn 5000 công ty Logisrics từ 170 quốc gia kết nối các cảng lớn trên thế giới về việc sales giá cước, trao đổi thông tin giữa các đại lý và tìm kiếm khách hàng nước ngoài, chăm sóc khách hàng lẫn tạo mối quan hệ trong chuỗi thành viên trong GLA Đồng thời hỗ trợ phòng Salesman và Pricing trong việc sales giá cước và làm giá.
Tình hình và kết quả kinh doanh của Công ty từ 2017-2019
Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn 2017-2019
Logistics là một ngành dịch vụ quan trọng trong cơ cấu tổng thể nền kinh tế quốc dân, đóng vai trò hỗ trợ, kết nối và thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của cả nước cũng như từng địa phương, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế Logistics là hoạt động theo chuỗi dịch vụ từ giai đoạn tiền sản xuất cho tới khi hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng Lĩnh vực này liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải, giao nhận, kho bãi, các thủ tục dịch vụ hành chính, tư vấn
(hải quan, thuế, bảo hiểm…), xuất nhập khẩu – thương mại, kênh phân phối, bán lẻ…
Với sự bùng phát phát triển của ngành Logistics ở Việt Nam trong giai đoạn 2017-2019, ban lãnh đạo và quản lý của Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM đã hoàn thành được kế hoạch hoạt động kinh doanh của Công ty với kết quả đạt được rất phấn khởi chứng tỏ được vị thế ngày càng được cải thiện, khách hàng cố định cũng như khách hàng mới tin tưởng sử dụng các dịch vụ của công ty cung cấp và đó là bước khởi đầu cho một hướng phát triển mới trước tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường kinh doanh hiện nay.
Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM với 13 năm kinh nghiệm đã ổn định và ngày càng phát triển, khẳng định được vị trí của mình trong ngành Điều này thể hiện qua các dịch vụ mà Công ty cung cấp với chất lượng tốt:
- Dịch vụ đại lý tàu biển, môi giới hàng hải trong và ngoài nước
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan
- Dịch vụ ủy thác xuất khẩu
Nguồn thu chính của Công ty là phần tiền thu từ khách hàng từ dịch vụ đại lý tàu biển, môi giới hàng hải trong và ngoài nước mà công ty cung cấp Phần lợi nhuận mang về cho công ty chính là khoản lời chênh lệch giữa chi phí thực hiện và giá dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng.
Ngoài ra Công ty còn có nguồn thu từ các hoạt động vận tải, chuyên chở hàng hóa cho khách hàng.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2017-2019
Bảng 1.1 Bảng đánh giá tổng quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM giai đoạn 2017 - 2019 Đơn vị tính: Đồng
Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ
Tổng lợi nhuận trước thuế 1,904,833,985 23.26 7,677,616,936 76.02
Tổng lợi nhuận sau thuế 1,523,867,188 23.26 6,142,093,548 76.06
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Như ta đã biết, lợi nhuận mà Công ty đạt được nhiều hay ít đều do tác động của 2 nhân tố chính đó là doanh thu hoạt động kinh doanh và chi phí hoạt động kinh doanh.
Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu của Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM tăng đáng kể trong giai đoạn từ năm 2017 đến năm 2019 Trong đó:
+ Doanh thu năm 2018 so với năm 2017 tăng 3,132,352,548 đồng tương ứng với 23.5% và doanh thu năm 2019 so với năm 2018 tăng 9,441,986,936 đồng tương ứng với 57.33%
+ Từ đó, lợi nhuận sau thuế trong giai đoạn năm 2017 đến năm 2019 cũng tăng theo Lợi nhuận sau thuế năm 2018 so với năm 2017 tăng 1,523,867,188 đồng tương ứng với 23.26% và lợi nhuận sau thuế năm 2019 so với năm 2018 cũng tăng một cách đáng kể với mức tăng là 6,142,093,548 đồng tương ứng với 76.06%
Trong giai đoạn năm 2017-2019, Công ty nắm bắt được những thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng, nên có nhũng chiến lược nhằm thu hút khách hàng hơn như: Chiến lược ngoại giao với các đại lý nước ngoài, giảm giá cước vận tải quốc tế so với các đối thủ khác,… Bên cạnh đó Công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ như: rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên,… từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho Công ty.
Và để tiến hành thực hiện những chiến lược kinh doanh có hiệu quả, nâng cao chất lượng nhân viên, nâng cao chất lượng dịch vụ, Công ty sẽ phải chi ra các chi phí có thực hiện các hoạt động kinh doanh Chi phí hoạt động kinh doanh tăng cũng có thể là do giá vốn hàng bán tăng bởi ảnh hưởng của giá nguyên liệu đầu vào tăng, giá cước vận tải tăng, các loại thuế như: thuế xuất nhập khẩu, thuế hải quan, thuế hàng hóa, đều tăng Bên cạnh đó do tác động của các quy định làm hàng hóa chứng từ trở nên phức tạp hơn, tốn nhiều thời gian và chi phí hơn Cụ thể, tổng chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn 2017-2019 đều tăng. Với:
+ Tổng chi phí năm 2018 so với năm 2017 tăng 1,227,518,563 đồng tương ứng với 23.85%.
+ Tổng chi phí năm 2019 so với năm 2018 tăng 1,764,370,000 đồng tương ứng với 27.7%.
Sau cùng, qua bảng số liệu trên cho thấy Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM là một công ty hoạt động có hiệu quả Mức tăng trưởng cao và đồng đều ở tất cả các nguồn doanh thu đã chứng tỏ điều đó, mặc dù nền kinh tế còn có nhiều khó khăn và biến động, công ty luôn biết cách vượt qua, xây dựng mối quan hệ gắn kết với khách hàng cũ cũng như mở rộng thêm lượng khách hàng mới, khẳng định uy tín trên thị trường, là đối thủ cạnh tranh lớn đối với các công ty khác trong khu vựcThành phố Hồ Chí Minh cũng như trong cả nước.
QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU FCL/FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN AOM
Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên
Hình 2.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên của bộ chứng từ
Công ty TNHH Shih Fa Rubber Industries Việt Nam là khách hàng của Công ty AOM Logistics Từ đó, AOM Logistics đứng ra thực hiện các hoạt động xuất khẩu lô hàng của Shih Fa.
(1) Shih Fa Rubber Industries Việt Nam và Sinar Puncak là mối quan hệ mua bán hàng hóa.
(2) AOM Logistics là đại lý đại diện cho Shih Fa Việt Nam liên hệ trao đổi thông tin trong việc thực hiện hoạt động xuất khẩu lô hàng của Shih Fa với đại lý của người mua hàng Sinar Puncak ở Malaysia là Orisis Freight Logistics.
(3) Shih Fa Việt Nam cung cấp các thông tin cần thiêt về lô hàng cần xuất khẩu cho AOM Logistics.
(4) AOM Logistics phát hành House Bill of Lading, Debit Note gửi cho công ty Shih Fa
(5) AOM Logistics gửi cho hãng tàu Wan Hai SI (Shipping Intruction) làm Master Bill of Lading
(6) Hãng tàu Wan Hai phát hành Master Bill of Lading, Debit Note cho AOM Logistics
(7) Tuyến vận tải từ Hồ Chí Minh đi Port Klang, Malaysia qua hãng tàu Wan Hai Bằng tàu WAN HAI 262 với số chuyến là S361 Khởi hành ngày 20/12/2019.
(8) Hãng tàu Wan Hai gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) và lệnh giao hàng (Delivery Order) cho Orisis Freight Logistics.
(9) Orisis Freight Logistics sẽ phát hành và gửi thông báo hàng đến và lệnh giao hàng cho khách hàng của mình là Sinar Puncak để đi lấy hàng.
Giới thiệu tổng quan về mặt hàng xuất khẩu
SHIH FA RUBBER được thành lập tại Đài Loan vào năm 1974, được mở rộng sang Việt Nam với tên là SHIH FA RUBBER INDUSTRIES VIỆT NAM vào năm 1992 Chuyên sản xuất và bán tất cả các loại săm và lốp xe gắn máy, xe công nghiệp nhẹ và xe nông nghiệp tại Việt Nam.
Lô hàng xuất khẩu là 9 loại lốp xe dành cho xe máy do công ty Shih Fa Rubber Industries Việt Nam sản xuất và bán cho người mua là công ty SINAR PUNCAK chuyên hoạt động về lĩnh vực đại lý xe cơ giới và phụ tùng ở Malaysia
Bảng 1.2 Mặt hàng lốp xe của Công ty Shih Fa xuất khẩu Đối với Malaysia, tất cả hàng hoá nhập khẩu (kể cả hàng không bị đánh thuế nhập khẩu) đều phải khai báo theo mẫu tờ khai quy định và nộp cho các cơ quan thuế quan tại địa điểm nhập khẩu Trong đó, phải thể hiện rõ 6 số HS code (mã số phân loại hàng hóa) trên vận đơn đường biển - Bill of Lading (B/L).
Thông tin chung về hàng hóa:
Mã HS code (chung cho cả 9 loại lốp xe): 401140
Shipping marks (Ký hiệu mã hàng hóa):
Số kiện Mã số lốp xe Loại lốp
1 - 86 TKR-93D (LS), 70/90-17, 6PR, TL TKR
87 - 202 TKR-93D (LS), 80/90-17, 6PR, TL TKR
203 - 302 TKR-93D (LS), 80/90-17, 6PR, TL TKR
303 - 388 TKR-100 (LS), 70/90-17, 6PR, TL TKR
389 - 524 TKR-100(LS), 80/90-17, 6PR, TL TKR
525 - 560 TKR-900 (LS), 70/90-17, 6PR, TL TKR
Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận xuất khẩu lô hàng
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu tại
2.4 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận xuất khẩu lô hàng
2.4.1 Nhận thông tin về lô hàng của khách hàng - shipper
Sau khi bộ phận Salesman của Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM tìm kiếm được khách hàng thông qua việc chào giá cước và thỏa thuận các điều kiện thanh toán và chi phí liên quan đến lô hàng Thì xác định được khách hàng của Công ty AOM là Công ty TNHH Shih Fa Rubber Industries Việt Nam
Nhận thông tin về lô hàng của shipper
Gửi chi tiết làm MBL cho hãng tàu và yêu cầu cấp MBL
Yêu cầu shipper gửi thông tin và
SI làm HBL và MB/L
Làm HBL nháp gửi cho shipper kiểm tra và xác nhận
Nhận, kiểm tra và xác nhận MBL với hãng tàu
Phát hành vận đơn cho shipper và gửi Pre-alert cho đại lý đầu nhập
Theo dõi và kiểm tra lô hàng
Lập chứng từ khác - Debit Note
Và từ đó, Công ty AOM sẽ đứng ra làm đại diện cho Công ty Shih Fa thực hiện các thủ tục liên quan đến lô hàng của Công ty Shih Fa xuất khẩu sang Malaysia.
Sau khi hai bên đã thỏa thuận dịch vụ, khách hàng - công ty Shih Fa phải cung cấp tất cả những chứng từ cần thiết và những thông tin liên quan đễn việc xuất lô hàng, để công ty AOM có đầy đủ chứng từ để làm thủ tục xuất hàng và có kế hoạch làm thủ tục xuất hàng theo đúng thời gian quy định
Vì công ty Shih Fa đi hàng thường (Free-hand) xuất sang Malaysia nên công ty Shih Fa phải lựa chọn những hãng tàu nào có thể đáp ứng được yêu cầu xuất cho lô hàng này của công ty (mặt hàng, số lượng, đặc điểm của hãng tàu, giá cước, tuyến, ngày giờ đi,…) Sau khi bộ phận Sales của AOM lấy được giá cước tốt và nhận thấy hãng tàu Wan Hai là phù hợp nhất nên AOM đã gợi ý công ty Shih Fa nên đặt chỗ tại hãng tàu của Wan Hai và nhận được sự đồng ý từ Shih Fa, đồng thời Shih Fa đã nói với nhân viên chứng từ khoảng thời gian phù hợp để đặt chỗ nên nhân viên chứng từ đã đặt chỗ với hãng tàu với ngày dự tính khởi hành là 20/12/2019 Sau đó, công ty Shih Fa đã cung cấp những thông tin sau để đặt chỗ như sau:
Tuyến đường: Hồ Chí Minh - Port Klang , Malaysia
ETD (Ngày đi dự kiến): 20/12/2019
Sau khi xác nhận khách hàng chọn Wan Hai là hãng tàu vận chuyển Nhân viên của công ty AOM nhận thông tin được cung cấp bởi khách hàng thì lên trang website chính thức hãng tàu Wan Hai (shipper.wanhai.com), đăng nhập tài khoản của công ty AOM tại Wan Hai và tiến hành đặt chỗ - được gọi là Booking Request.
Hình 2.3 Giao diện lên web Wan Hai để đăng nhập tài khoản
Hãng tàu Wan Hai sau khi nhận được Booking Request của Công ty AOM sẽ xác nhận việc đặt chổ thành công bằng cách gửi mail Booking Confirmation cho công ty AOM để xác nhận đã chừa chỗ trên tàu Trên Booking Confirmation thể hiện những nội dung như sau:
POL: CAT LAI PORT HOCHIMINH
POD: PORT KLANG NORTH PORT
Tên tàu/số chuyến: WAN HAI 262/ S361
Số và loại cont: 1X40 HC (DRY STEEL) FCL/FCL
Nơi lấy cont rỗng: SOTRAN
Nơi trả cont: CAT LAI
Ngoài ra, đối với hãng tàu Wan Hai shipper sẽ được miễn phí 11 ngày DEM (Demurrage - phí lưu container tại bãi do hãng tàu thu) và 7 ngày DET
(Detention - phí lưu container tại kho do hãng tàu thu).
2.4.3 Yêu cầu khách hàng - shipper gửi thông tin, SI làm House Bill of Lading (HB/L) và Master Bill of Lading (MB/L)
Sau khi đặt chỗ tại hãng tàu Wan Hai thành công Nhân viên chứng từ dùng Booking Conformation gửi trực tiếp qua mail cho khách hàng đóng hàng Đồng thời yêu cầu khách hàng xác nhận đã nhận được mail và gửi chi tiết làm B/L - SI (Shipping Instruction) để nhân viên chứng từ làm House Bill of Lading (HB/L) cho khách và Master Bill of Lading (MB/L) cho hãng tàu.
Công ty Shih Fa đã gửi cho AOM Packing list (phiếu đóng gói hàng hóa) có các nội dung cần thiết để làm SI và House Bill of Lading Sau khi tổng hợp các thông tin mà Shih Fa đã cung cấp cùng với Packing List thì nhân viên chứng từ đã có những thông tin sau để làm House Bill of Lading:
CTY SHIH FA RUBBER IND (VN) CO., LTD
AP BAU TRAN, XA NHUAN DUC, HUYEN CU CHI,
TP HO CHI MINH, VIETNAM.
- Notify Party: AS SAME CONSIGNEE
- Description (Mô tả hàng hoá):
- Trọng lượng của hàng: 9,866.000 KGS
- Số container/Seal: WHSU5461064/WHLE828768
- Mã HS Code (mã phân loại hàng hóa): 401140
Nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra các thông tin thật kĩ để kịp thời yêu cầu khách hàng bổ sung thông tin để hoàn tất chứng từ theo đúng tiến độ.
2.4.4 Làm HB/L nháp gửi cho khách hàng - shipper kiểm tra và xác nhận
Khách hàng đã gửi cho AOM tờ Packing List Nhân viên chứng từ sẽ dựa trên các thông tin Shih Fa từng cung cấp cùng với Packing List và Booking Confirmation để tiến hành phát hành HB/L cho khách hàng Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm FAST (Freight Assistance System Technology) FAST giúp cho nhân viên thực hiện mọi việc từ việc chuẩn bị các loại chứng từ bao gồm B/L, Manifest, Invoice, Packing list, SI, Debit, Credit Note đến việc truy xuất lại một lô hàng nhanh chóng qua bất kì chi tiết tham khảo nào có được như: số Job ID, H- B/L, M-B/L, số Booking, Shipper, Consignee, Agent,…
Cách thực hiện như sau:
Nhân viên chứng từ sẽ nhấn đúp chuột vào phần mềm FAST hiện trên màn hình Desktop, sau đó màn hình sẽ hiện lên một bảng yêu cầu nhân viên chứng từ nhập tên mà mật khẩu của mình, việc này giúp hệ thống được bảo mật và phân quyền các tài khoản đăng nhập vào một cách rõ ràng.
Hình 2.4 Giao diện để đăng nhập vào FAST
Sau khi đăng nhập thành công thì mà hình hiện ra giao diện như hình với các chức năng:
Hình 2.5 Giao diện khi đăng nhập thành công vào phần mềm (minh họa)
Các biểu tượng thể hiện trên thanh công cụ là: ¯ Air - exp: Hàng xuất bằng đường hàng không ¯ FCL - exp: Hàng xuất nguyên contaniner ¯ LCL - exp: Hàng xuất lẻ ¯ Air - imp: Hàng nhập bằng đường hàng không ¯ FCL - imp: Hàng nhập nguyên container ¯ LCL - imp: Hàng nhập lẻ
Lô hàng đang nghiên cứu là hàng xuất nguyên container nên sẽ chọn biểu tượng của mục FCL - exp
Hình 2.6 Biểu tượng để chọn vào mục FCL-exp
Sau khi nhấn vào biểu tượng như hình 2.4 thì sẽ hiện ra giao diện danh sách các lô hàng gần đây của AOM, tuy nhiên để nhập thông tin làm lô hàng của Shih Fa thì nhân viên chứng từ phải lập một file mới bằng cách nhấn New ở góc màn hình trái Màn hình sẽ hiện ra như sau:
Hình 2.7 Giao diện sau khi nhấn vào New
Vì tạo mới nên nhân viên chứng từ sẽ phải đặt tên cho lô hàng này Cách đặt tên của công ty AOM như sau:
- A: Chữ cái đầu tiên của tên công ty - AOM
- S: là chữ S trong Sea vì lô hàng đi bằng đường biển
- 20: Chính là ngày trong ngày đi dự kiến của lô hàng
- 12: Là tháng trong ngày đi dự kiến của lô hàng
- 2019: Là năm trong ngày đi dự kiến của lô hàng
Booking no: dựa vào Booking mà AOM nhận được - 0399X45971
MB/L type (loại vận đơn): vì khách hàng yêu cầu lấy B/L gốc nên nhân viên chứng từ sẽ chọn Original B/L
Vessel/ Voy (Tên tàu và số chuyến): dựa thông tin trên Booking mà nhân viên chứng từ nhận được tên tàu là WAN HAI 262 với số chuyến là S361.
Shipment: vì đây là lô hàng mà công ty tự tìm kiếm và giao dịch nên chọn Free-hand.
POL (Port of Loading): theo như trên Booking thì cảng xếp hàng là cảng Cát Lái- HOCHIMINH, VIETNAM.
Freight (cước phí): vì là hàng Free-hand và xuất theo điều kiện loại C nên cước phí sẽ là trả trước chọn PREPAID.
G.W (Gross weight - Trọng lượng tịnh): 9,866.000 KGS như thông tin trong Packing list mà Shih Fa đã gửi.
CBM (Measurement - Thể tích): 76.000 CBM như thông tin trong Packing list.
S.line: tên hãng tàu vận chuyển lô hàng - WAN HAI.
POD (Port of Discharge): dựa trên thông tin của Booking là PORTKLANG, MALAYSIA.
Container(s): sau khi nhấn vào ô này sẽ có một bảng thể hiện các nội dung khác mà nhân viên chứng từ phải điền:
Hình 2.8 Bảng hiện ra khi nhấn vào ô Container(s)
Type of container (Loại container): 40’HC
Container no (Số container): WHSU5461064
Seal no (Số seal): WHLE828768
Description of goods: 01x40’HC CONTAINER S.T.C.:
(Tất cả các thông tin trên đều dựa trên Packing list và Booking mà Shih Fa đã gửi cho AOM).
Sau khi nhập xong thì nhấn nút “Save” để lưu các thông tin vừa nhập ở ô Container(s) Thì các thông tin trên sẽ được hệ thống tự động cập nhật và thông tin được hiện ra như giao diện bên dưới
Hình 2.9 Hoàn tất nhập các ô trong mục Container(s)
Khi nhân viên chứng từ nhập xong phần ở trên ta tiếp tục nhập các ô màu xanh phía dưới (thường thì các ô này sẽ tự động được cập nhật thông tin sau khi ta nhập đầy đủ thông tin ở phía trên), trừ ô Shipper và Ô HB/L vì những ô này sẽ không tự nhảy thông tin mà bắt buộc ta phải nhập vào.
Hình 2.10 Nhập thông tin vào ô Shipper
Nhận xét quy trình chứng từ giao nhận của Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM
Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM đã thành lập cách đây gần 13 năm cho nên công ty cũng đã phần nào khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cùng với lượng khách hàng ngày càng tăng, chất lượng dịch vụ ngày càng tốt, doanh thu liên tục tăng qua các năm Đạt được điều này là do sự lãnh đạo tài tình và sáng suốt của ban lãnh đạo công ty cùng với đội ngủ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo sâu về chuyên môn, có kinh nghiệm dày dặn và linh động trong việc giải quyết các tình huống có thể phát sinh trong công việc
Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM luôn luôn vận động, nỗ lực bản thân để bắt kịp với tốc độ phát triển của thị trường và nền kinh tế cũng như những đòi hỏi ngày càng cao trong lĩnh lực giao nhận, vận tải Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt nhất sự hài lòng của khách hàng Phát huy nguồn vốn sẵn có đem lại hiệu quả kinh tế cho chính doanh nghiệp, cho kinh tế xã hội, nâng cao đời sống nhân viên, nhằm góp phần tăng thu ngoại tệ cho quốc gia và bảo vệ nền kinh tế nước nhà.
Những năm qua hoạt động kinh doanh của công ty đã đi vào nề nếp, tạo được uy tín với khách hàng, quan hệ tốt với các nhà cung cấp cũng như các đối tác kinh doanh, mở rộng được mạng lưới kinh doanh, thu nhập của các cán bộ nhân viên tăng theo các năm Công ty luôn thực hiện dầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
Như đã nói ở trên, với gần 13 năm trong ngành, hiện nay Công ty đã tạo dựng được rất nhiều mối quan hệ làm ăn với các công ty Logistics và các hãng tàu, chính vì vậy mà công ty thường được ưu đãi về giá (hoa hồng), nhờ đó mà công ty có thể đưa ra những mức giá cả rất cạnh tranh cho khách hàng mà vẫn đảm bảo về chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
Với đội ngũ nhân viên tận tâm, có kinh nghiệm luôn luôn lấy sự hài lòng của khách hàng là ưu tiên hàng đầu trong dịch vụ của AOM Quy trình xuất hàng thường được diễn ra trong đúng thời gian đã được đề ra, đảm bảo được tiến độ giao hàng đúng như thỏa thuận với khách hàng.
Vị trí của công ty AOM khá thuận lợi khi gần sân bay, trụ sở của các hãng tàu khi đi lấy vận đơn ở các trụ sở hãng tàu.
Công ty TNHH Shih Fa Rubber Industries Việt Nam là khách hàng quen thuộc của công ty AOM, nên quá trình trao đổi thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng dễ dàng hơn.
Mặt hàng này (Lốp xe) công ty AOM đã có kinh nghiệp xuất khẩu nên các thủ tục xuất khẩu đều có thể nắm bắt thực hiện nhanh chóng.
Nhân viên công ty có 21 người, và công ty cũng chỉ chuyên về mảng sales giá cước nên bộ phận chứng từ chỉ có 3 người nên có những lúc hàng nhiều làm không kịp, dễ nhầm lẫn những lô hàng với nhau.
Đôi khi nhân viên phải đảm trách khối lượng công việc quá lớn dẫn đến áp lực công việc cao, chính điều này làm cho công việc đôi khi đạt kết quả không mong muốn.
Việc lưu hồ sơ, chứng từ còn thiếu sót, nhầm lẫn gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
Hiện nay, các công ty về lĩnh vực hoạt động giao nhận vận tải xuất hiện ngày càng nhiều nên thị phần của công ty bị chia nhỏ, có nguy cơ chiếm lĩnh thị phần Đối thủ cạnh tranh sẽ làm giảm doanh thu và lợi nhuận dẫn đến ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Phân tích mô hình SWOT hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM
Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM đã hoạt động được 13 năm, đã có chỗ đứng có được độ uy tín cũng như có tiếng trên thị trường.
Giá cả dịch vụ cạnh tranh
Hệ thống thông tin mạng nội bộ tốt
Công ty sở hữu một đội ngũ cán bộ quản lý có chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm trong tổ chức thực hiện các dịch vụ Logistics, cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm cao.
Là thành viên của Global Logistics Alliance (GLA) là chuỗi mạng lưới quốc tế của các công ty Logistics trên toàn cầu với hơn 5000 công ty Logisrics từ
170 quốc gia kết nối các cảng lớn trên thế giới Có điều kiện để hợp tác với các coogn ty Logistics khác trên thế giới và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng nước ngoài.
Môi trường làm việc khá thân thiện, tinh thần và ý thức làm việc của nhân viên khá cao, khả năng quản lý của ban lãnh đạo giúp phát huy được hết năng lực làm việc của nhân viên Lãnh đạo công ty luôn quan tâm tới việc tạo không khí làm việc thoải mái, dù công việc nhiều nhưng vẫn cố gắng không gây áp lực cho nhân viên Có thể xem đây là thuận lợi lớn của công ty vì nhân viên luôn làm việc với tinh thần tự nguyện cống hiến và có trách nhiệm với công việc.
Hoạt động giữa các phòng ban trong công ty tương đối chặt chẽ, tương hỗ cho nhau tạo nên một thể thống nhất, giúp điều hành công việc được nhịp nhàng,chính xác, kịp thời điểm, đảm bảo uy tín của công ty với khách hàng.
Công ty sử dụng phần mềm quản lý giao nhận vận tải FAST PRO để làm việc Đó là phần mềm chuyên nghiệp về quản lý và ứng dụng dùng trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa với khả năng truy xuất và chuẩn bị tất cả các loại chứng từ như: B/L, Invoice, Packing list, Debit, Credit Note, Manifest,…cũng như quản lý tất cả hồ sơ, lô hàng, in các loại giấy tờ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Công ty đã tìm được một khối lượng khách hàng ổn định trong và ngoài nước nhờ vào sự linh hoạt trong cơ chế thị trường của công ty, nắm bắt được các cơ hội làm ăn và phát huy uy tín của mình trên thương trường.
Khả năng tài chính vững, công ty cũng tạo được mối quan hệ tốt với các ngân hàng nên tiết kiệm được chi phí và thời gian trong việc cung cấp tín dụng cũng như thanh toán.
Đội ngũ nhân viên công ty một số còn tương đối trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm nên có thể gặp những sai sót trong quá tình làm việc và chưa lường trước được những rủi ro có thể gặp phải.
Hoạt động marketing, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng mới của công ty còn chưa đạt hiệu quả cao, nên chưa nhiều khách hàng hiểu rõ được các quy trình thực hiện lô hàng của công ty.
Đôi khi nhân viên phải đảm trách khối lượng công việc quá lớn dẫn đến áp lực công việc cao, chính điều này làm cho công việc đôi khi dễ bị nhầm lẫn giữa các lô hàng dẫn đến kết quả không mong muốn.
Phương tiện vận tải có tuy nhiên vẫn còn thiếu, chưa đáp ứng được nhu cầu chuyên chở hàng hóa khi lượng hàng cần vận chuyển ra cảng, kho CFS cao.
Việt Nam gia nhập WTO (World Trade Organization - Tổ chức thương mại quốc tế) và ký nhiều hiệp định thương mại với nhiều quốc gia nên đã tạo được nhiều cơ hội mở rộng kinh doanh cả trong và ngoài nước.
Trong nền kinh tế mở hiện nay, và đặc biệt Việt Nam đang phát triển các ngành dịch vụ Logistics xuất nhập khẩu hàng hóa cao nên nhu cầu thị trường ngày càng tăng.
Với các chính sách của Nhà nước như cắt bỏ hoặc giảm thuế xuất nhập khẩu đã góp phần thúc đẩy các hoạt động mua bán ngoại thương giữa các nước tạo cơ hội thuận lợi cho các doanh nghiệp trong phát triển tuyến vận tải, nhu cầu dịch vụ giao nhận vận tải tăng lên.
Doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế sẵn có về cơ sở hạ tầng Logistics đang phát triển của Việt Nam để nâng cao hiệu hoạt động và tạp ra những sản phẩm dịch vụ chất lượng cao Như hiện nay, ngày càng có nhiều hãng tàu, hãng hàng không quốc tế đang khai thác nhiều tuyến vận tải quốc tế kết nối từ Việt Nam với toàn thế giới Tạo nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp trong nước nói chung và cho công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận AOM nói riêng phát triển.
KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY AOM
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Công ty AOM
3.1.1 Nâng cao chất lượng dịch vụ
Làm việc một cách nhanh chóng, rút ngắn được thời gian thực hiện nghiệp vụ chứng từ nhưng chất lượng dịch vụ của công ty vẫn không thay đổi.
Nếu khách hàng yêu cầu bất kì thông tin nào về lô hàng, nhân viên công ty cần cung cấp một cách đầy đủ, nhiệt tình, nhanh chóng và chính xác nhất.
Xác định những quy trình, những bước thực hiện nào cần cải tiến, đồng thời loại bỏ những quy trình, những bước thực hiện không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng và công ty Tiếp tục cung cấp các dịch vụ Logistics hơn sự mong đợi của khách hàng thông qua việc nghiêm túc thực hiện tốt quy trình hoạt động.
Sau khi hoàn tất các nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu hàng hóa của một khách hàng, nhân viên phụ trách lô hàng đó sẽ liên lạc với khách hàng của mình để nhận được những phản hồi về lô hàng cũng như thái độ phục vụ của nhân viên cũng như chất lượng dịch vụ mà mình đã cung cấp Nếu có những phản hồi không tốt thì nhân viên sẽ điều chỉnh thái độ của mình sao cho phù hợp.
3.1.2 Có chiến lược tìm kiếm và giữ chân khách hàng
Cần phải đẩy mạnh hoạt động sale của công ty hơn nữa: Đây là bộ phận quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng mới cho công ty Thường xuyên nghiên cứu thị trường, nắm bắt được nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng và tìm mọi giải pháp để làm hài lòng khách hàng trong môi trường cạnh tranh cao như hiện nay nhằm tạo lòng tin cũng như khẳng định vị thế của mình trong lòng khách hàng.
Ngoài ngoại ngữ giao tiếp là tiếng Anh thì công ty nên tổ chức các khóa học hoặc hỗ trợ kinh phí cho nhân viên học các ngoại ngữ khác như tiếng Nhật,tiếng Trung, tiếng Hàn để tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc giao tiếp cũng như giao dịch với khách hàng.
Thường xuyên cập nhật giá cả dịch vụ trên thị trường để điều chỉnh mức giá dịch vụ của công ty mình ở mức cạnh tranh nhất
Công ty lấy số lượng khách hàng làm mục tiêu, có thể lợi nhuận đạt được của riêng mỗi lô hàng sẽ giảm nhưng thu hút được nhiều khách hàng, số lượng khách hàng tăng sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cho công ty.
Tăng cường hoạt động Marketing, quảng bá hình ảnh trên các phương tiện thông tin đại chúng qua báo chí, webstite,… Hiện tại công ty đã có website cụ thể nhưng công ty nên thường xuyên thay đổi nội dung, thêm nhiều tính năng, đăng nhiều bài viết về hoạt động của công ty, các văn bản pháp luật hay công văn chỉ thị mới nhất cho khách hàng dễ cập nhật.
3.1.3 Xây dựng và phát triển lực lượng nhân viên
Thường xuyên cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn của họ, tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội học tập những người có kinh nghiệm, tự tìm hiểu thêm về các thay đổi trên thị trường, cập nhật những kiến thức về kiểu mẫu hàng hóa mới, lạ Yêu cầu nhân viên mới nhận thức được việc tự nâng cao trình độ, tầm quan trọng của công việc được giao
Tuyển dụng: Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình phù hợp với tiêu chí và môi trường làm việc tại công ty.
3.1.4 Nâng cấp và cải thiện thiết bị kĩ thuật
Cần kiểm tra hệ thống máy tính, hệ thống mạng định kì nhằm phát hiện kịp thời các lỗi, hư hỏng để nhanh chóng điều chỉnh, nâng cấp nhằm tránh tình trạng máy bị treo, mất mạng dẫn đến dữ liệu bị mất hay làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng với khách hàng Các trang thiết bị máy móc phục vụ công việc như máy in, photo, máy scan,… cũng cần thường xuyên kiểm tra nhằm tránh gặp trục trặc hay hư hỏng trong khi làm việc làm gián đoạn công việc ảnh hưởng đến công ty.
3.2 Kiến nghị đối với Nhà nước
Tái cấu trúc Logistics, khuyến khích áp dụng rộng rãi quản trị chuỗi cung ứng, quản trị Logistics trong các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần, khuyến khích việc thuê dịch vụ bên ngoài, điều chỉnh và bổ sung luật, chính sách nhằm tạo điều kiện phát triển hoạt động dịch vụ Logistics cũng như các doanh nghiệp 3PL trong nước, gỡ bỏ các hạn chế, cản trở để các công ty 3PL, 4PL nước ngoài hoạt dộng thuận lợi hơn, có chính sách hỗ trợ đào tạo các chuyên viên Logisitics.
Cơ sở hạ tầng còn nhiều yếu kém, đặc biệt là hệ thống giao thông đường bộ, gây nhiều khó khăn cho việc chuyên chở hàng hoá, làm chậm tiến độ giao nhận hàng của các doanh nghiệp, phát sinh những chi phí không đáng có, do đó cần phải được nâng cấp và hoàn thiện Các cảng cần được mở rộng và xây dựng hiện đại hơn, tránh trường hợp quá tải ở một số cảng, trong khi đó ở một số cảng khác lại ít.
Khối lượng háng hóa xuất và nhập ngày càng nhiều do vậy nên đơn giản hóa các công đoạn thủ tục làm chứng từ hàng hóa để có thể rút ngắn thời gian để tiếp tục thực hiện các bước khác trong quy trình xuất khẩu hàng hóa và đảm bảo doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng.
Nhà Nước cần quan tâm đào tạo nguồn nhân lực có kiến thức chuyên sâu về chuyên môn ngành xuất nhập khẩu, nhạy bén trong cách giải quyết các tình huống, đồng thời nâng cao trình độ ngoại ngữ của đội ngũ cán bộ.
Nhà nước cần có chính sách quản lý chặt chẽ và hạn chế các tiêu cực có thể xảy ra giữa cán bộ công chức và các doanh nghiệp, khi xảy ra các tiêu cực, Nhà nước cần giải quyết một cách triệt để và có biện pháp xử lý mạnh các trường hợp vi phạm, đồng thời cũng có công tác khen thưởng đối với những cá nhân có thành tích tốt.