Sau khi thực hiện khảo sát trực tiếp nhân viên công ty và phân tích bảng Swot về “quy trình xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH TMDV Đầu Tư Tân Minh Trí” ta thấy khá chặt chẽ và chuyên nghiệp. Quy trình được sắp xếp khá hợp lý theo trình tự thời gian, thuận tiện cho nhân viên giao nhận đi lại không mất quá nhiều thời gian. Mặc dù đôi khi sẽ có những vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện xuất khẩu hàng hoá, nhưng các nhân viên dưới sự hướng dẫn từ các anh chị nhân viên lâu năm hoặc từ kinh nghiệm bản thân đã nhanh chóng có thể giải quyết được vấn đề để tránh ảnh hưởng nghiêm trọng với lô hàng hoá. Với đội ngũ trẻ tuổi nhanh chóng bắt kịp xu thế toàn cầu, giúp cho công ty cải thiện và phát triển tốt hơn với xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển. Có lợi thế là vậy, tuy nhiên quá trình xuất khẩu bằng đường biển cũng có không ít những khó khăn đã được phân tích ở trên. Bộ phận kinh doanh cần hoạt động nhiệt huyết hơn, hoạt động marketing rầm rộ để thu hút được nhiều khách hàng mới tuy nhiên vẫn phải triển khai nhiều ưu đãi cho khách hàng lâu năm. Cần có nhiều buổi đào tạo nhân viên để khắc phục lại những vấn đề còn tồn động tại công ty. Công ty Tân Minh Trí nên tận dụng những thế mạnh của mình và điều chỉnh lại những lỗi cần khắc phục thì cơ hội thành công tại thị trường xuất nhập khẩu là rất lớn.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Lý thuyết nền
1.1.1 Khái niệm và cơ hội phát triển về ngành Logistics
Theo điều 233 Luật Thương mại 2005 quy định “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch vụ lô-gi-stíc”
Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế học cho thấy, chi phí về logistíc chiếm 10% giá trị buôn bán của hàng hoá lưu thông trong nước và chiếm 40% đối với hàng hoá mua bán trên thị trường quốc tế Trong khi đó, Việt Nam có rất nhiều lợi thế để phát triển ngành công nghiệp logistics, làm tăng GDP cho đất nước.
1.1.2 Hoạt động xuất khẩu Logistics Việt Nam năm 2019
Dựa vào Báo cáo Logistics Việt Nam 2019 do Bộ Công Thương cấp, tại mục 1.1.2.4 Xuất nhập khẩu của Chương I Môi trường kinh doanh dịch vụ Logistics.
“Cùng chung xu hướng với thương mại toàn cầu, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam năm 2019 chịu tác động tiêu cực bởi những thay đổi trong chính sách thương mại của Hoa Kỳ, Trung Quốc; xu hướng gia tăng bảo hộ mậu dịch tại các đối tác thương mại chủ chốt và tình trạng cung vượt cầu đối với một số mặt hàng nông sản kéo theo xu hướng giảm sâu về giá Theo số liệu của Tổng cục Hải quan công bố vào tháng 10/2019, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hoá của cả nước trong 9 tháng đầu năm 2019 đạt 382,16 tỷ USD, tăng 8,4% so với cùng kỳ năm trước Trong đó trị giá hàng hoá xuất khẩu đạt 194,65 tỷ USD và nhập khẩu đạt 185,5 tỷ USD, cùng tăng 8,4% so với cùng kỳ năm 2018 Như vậy, 9 tháng đầu năm 2019, cán cân thương mại của Việt Nam tiếp tục thặng dư 7,15 tỷ USD và dự báo sẽ thặng dư trong cả năm 2019.
Mặc dù trị giá xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2019 tăng thấp hơn mức tăng của cùng kỳ hai năm gần đây, nhưung vẫn là kết quả tương đối tích cực trong bối cảnh kinh tế, thương mại toàn cầu suy yếu, tình hình xuất khẩu của các nước trong khu vực đều giảm trong 8 tháng đầu năm 2019 như: Hàn Quốc giảm 9,6%, Nhật Bản giảm 30,11%, Indonesia giảm 8,28%, Thái Lan gỉam 2,19%, trong khi Trung Quốc cũng chỉ tăng trưởng nhẹ 0.4%.”
Theo số liệu của Tổng cục Hải quan công bố vào tháng 10/2019.
“Kim ngạch xuất khẩu nhóm hàng nông sản (bao gồm hàng rau quả, hạt điều, hạt tiêu, chè, cà phê, gạo, sắn và sản phẩm sắn, cao su) đạt 12,54 tỷ USD, giảm 7,9% so với cùng kỳ năm trước Hàng thuỷ sản trong 9 tháng đầu năm 2019 xuất khẩu đạt 6,22 tỷ USD, giảm 2,1% so với cùng thời gian năm 2018.
Trong 9 tháng đầu năm 2019, các mặt hàng đạt mức tăng trưởng lớn nhất về trị giá so với năm 2018 chủ yếu thuộc nhóm hàng công nghiệp chế biến, chế tạo như máy vi tính, sản phẩm điện tử và linh kiện tăng 17,7%; giày dép các loại tăng 12,9%; hàng dệt may tăng 9,6%; máy móc thiết bị, dụng cụ, phụ tùng khác tăng 8,4%; điện thoại các loại tăng 5,7%.”
1.1.3 Thực trạng tình hình xuất khẩu hiện nay
Bộ Chính trị vừa ban hành Kết luận số 77-KL/TW về chủ trương khắc phục tác động của đại dịch Covid-19 để phục hồi và phát triển nền kinh tế đất nước “ Nền kinh tế Việt Nam có độ mở lớn, hội nhập quốc tế sâu rộng đã và đang chịu nhiều tác động, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, gấy gián đoạn chuỗi cung ứng và lưu chuyển thương mại, làm đình trệ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; đã tác động trực tiếp đến các ngành xuất, nhập khẩu, hàng không, du lịch, du lịch lưu trú, ăn uống, y tế, giáo dục,lao động, việc làm; nhiều doanh nghiệp phá sản, giải thể, tạm dừng hoạt động, thu hẹp quy mô…; GDP quý I/2020 chỉ tăng 3,82%, là mức thấp nhất trong 10 năm gần đây; ảnh hưởng mạnh đến tâm lý và đời sống nhân dân.”
Một số khái niệm
1.2.1 Khái niệm về xuất khẩu hàng hoá
Theo Luật thương mại 2005, tại Điều 28, khoản 1: “Xuất khẩu hàng hoá là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”.
Hay có thể nôm na hiểu rằng, xuất khẩu là việc bán hàng hoá và dịch vụ cho một quốc gia khác, và phương thức thanh toán được sử dụng là tiền tệ.
Xuất khẩu hàng hoá nằm trong lĩnh vực phân phối và lưu thông hàng hoá, nhằm mục đích liên kết sản xuất với tiêu dùng của nước này với nước khác Nền sản xuất xã hội phát triển như thế nào nhằm phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động kinh doanh này.
1.2.2 Dịch vụ giao nhận hàng hoá
Giao nhận vận tải bao gồm những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối hàng hoá Nó thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, sau khi hoàn thành thủ tục thương mại thì đến việc lưu thông phân phối vật chất.
Có thể thấy, giao nhận còn tương trợ cho quá trình vận tải Từ đó các công việc liên quan đến vận tải được xuất hiện để liên kết các giai đoạn với nhau
Theo Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) thì dịch vụ giao nhận được định nghĩa như sau “dịch vụ giao nhận được biết như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bóc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu tập chứng từ liên quan đến hàng hoá”.
Từ đó ta có thể nói, giao nhận hàng hoá là nơi tập trung từ những công việc có liên quan đến các quá trình vận tải với mục đích chung là thực hiện di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng (người gửi hàng hoá) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng hoá).
Cho đến nay, vẫn chưa có một khái niệm nào thống nhất được về người giao nhận được quốc tế công nhận Có thể hiểu được rằng, người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) là người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận
Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng được uỷ thác và hoạt động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân người đó không phải là người vận tải Người giao nhận cũng đảm bảo thực hiện các hoạt động liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá.
(Vietnam Foundation, n.d Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường không Lấy từ: https://voer.edu.vn/m/khai-quat-ve-dich-vu-giao- nhan-hang-hoa-xuat-nhap-khau-chuyen-cho-bang-duong-khong/2198b6b9)
Người giao nhận có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ ba Ta có thể nhận ra rằng, người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm bảo công việc giao nhận hàng hoá của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay. mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kì người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá. Dưới đây là một số trình độ chuyên môn cơ bản mà người giao nhận cần phải nắm rõ :
- Kết hợp nhiều phương thức vận tải.
- Tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải.
- Kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hoá như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng,…
- Tạo điều kiện cho việc kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình.
Hoạt động giao nhận là một phần của hoạt động Logistics
Chính phủ đã ban hành Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007, Điều 4 Phân loại dịch vụ logistics được phân loại như sau :
1.3.1 Các dịch vụ Logistics chủ yếu :
- Dịch vụ bốc xếp hàng hóa, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container.
- Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hoá, bao gồm cả hoạt động kinh doanh kho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị.
- Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hoá.
- Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hoá trong suốt cả chuỗi logistics,hoạt động xử lý lại hàng hoá bị khách hàng trả lại, hàng hoá tồn kho, hàng hoá quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hoá đó, hoạt động cho thuê và thuê mua container.
1.3.2 Các dịch vụ Logistics liên quan đến vận tải :
- Dịch vụ vận tải hàng hải.
- Dịch vụ vận tải thuỷ nội địa.
- Dịch vụ vận tải hàng không.
- Dịch vụ vận tải đường sắt.
- Dịch vụ vận tải đường bộ.
- Dịch vụ vận tải đường ống.
1.3.3 Các dịch vụ Logistics liên quan khác :
- Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật.
- Dịch vụ thương mại bán buôn.
- Dịch vụ thương mại bán lẻ, bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hoá, phân phối lại và giao hàng.
- Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác.
Các hình thức giao nhận
- Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ cho các tổ chức chuyên chở quốc tế.
- Giao nhận nội địa (giao nhận truyền thống): là hoạt động giao nhận chỉ chuyên chở hàng hoá trong phạm vi một nước.
- Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh.
- Giao nhận thuần tuý: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc gửi hàng đến.
- Giảo nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài hoạt động thuần tuý còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hoá, vận chuyển đường ngắn, lưu kho, lưu bãi,…
- Căn cứ vào phương tiện vận tải.
- Giao nhận hàng hoá bằng đường biển.
- Giao nhận vận tải liên hợp (Combined Transportation – CT), vận tải đa phương thức (Montimodal Transportation – MT).
- Căn cứ vào tính chất.
- Giao nhận riêng: do người xuất nhập khẩu tự tổ chức, không sử dụng dịch vụ của Freight Forwarding.
- Giao nhận chuyên nghiệp: do các công ty kinh doanh giao nhận theo uỷ thác của khách hàng.
Các chứng từ trong giao nhận hàng hàng hoá bằng container
1 Vận đơn đường biển (Viết tắt là B/L - Bill Of Lading) :
Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có quyền nhận hàng tại cảng đích với chất lượng tốt và số lượng đầy đủ như biên nhận Đây là chứng từ quan trọng, có thể được hiểu đây là một loại giấy tờ chứa nội dung cơ bản về hoạt động nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng có hợp đông chuyên chở.
2 Giấy lưu cước tàu (Booking Note) :
Booking Note là chứng từ xác nhận việc đặt chỗ với hãng tàu về (thời giản chuyển, tên tàu, số chuyến, ngày vận chuyển, số lượng hàng, cảng bốc, cảng dỡ,…). Đây là hình thức hãng tàu ghi lại việc đặt chỗ cho một chuyến hàng được vận chuyển.
Booking Note là chứng từ được hãng tàu phát hành cho shipper khi đặt lịch vận tải Tuỳ theo điều kiện mua bán trong incoterm bên mua hoặc bên bán sẽ có trách nhiệm thuê tài Để có được Booking Note từ hãng tàu, shipper phải đặt chỗ với hãng tàu thông qua việc Booking Chủ hàng có thể tự làm hoặc thông qua Forwarder để đặt chỗ.
3 Lệnh cấp container rỗng (Empty Release Order) :
Lệnh cấp container rỗng hay còn gọi là lệnh giao vỏ container là một loại giấy tờ mà hãng tàu sẽ cấp phép cho bên nhà xuất khẩu (người bán) khi họ Booking Container thành công, để nhận container rỗng về kho đóng hàng.
Tuỳ vào đặc điểm của từng hãng tàu hoặc đối với những container đặc biệt như tank, open top, flatrack,… mà hãng tàu sẽ thu khoảng tiền cọc hay còn gọi là tiền thế chân container rỗng Tiền đặt cọc sẽ được khấu trừ nếu như sau đó container bị hư hỏng hay chậm trễ khi giao vào bãi chứa CY (Container Yard) hàng xuất của hãng tàu tại cảng Hoặc nếu như không có vấn đề gì xảy ra thì chủ hàng sẽ được hoàn trả lại vào thời điểm nhận vận đơn.
Có 2 loại cấp container rỗng :
+ Lệnh cấp container rỗng chỉ danh: là bên người xuất khẩu yêu cầu cấp đích danh container có số hiệu nào đấy.
+ Lệnh cấp container rỗng không chỉ danh: là bên người xuất khẩu muốn thuê bất cứ container có số hiệu bất kì trong tổng số container của hãng tàu Trên lệnh này, người ta chỉ yêu cầu về số lượng container cần lấy, loại container 20’ hay 40’, thông gió toàn phần hay thông gió một phần, loại thuần chuẩn hay Leasing,… và chủ khai thác của container Sau khi cấp đúng chủng loại container theo yêu cầu, số hiệu cụ thể của container đã cấp sẽ được ghi vào ô để trống trên lệnh và cập nhật vào mạng máy tính.
4 Phiếu đóng gói (Packing List) :
Phiếu đóng gói hàng hoá còn được gọi là phiếu chi tiết hàng hoá, bảng kê hàng hoá sản phẩm được nhà xuất khẩu phát hành khi đóng hàng Trên Packing List phải thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hoá người bán đã bán cho người mua, từ đó người mua có cở sở để đối chiếu và kiểm tra chất lượng, mã hiệu, số lượng theo đơn đặt hàng Thông thường nội dung trên Packing List sẽ thể hiện cho ta biết được về số lượng hàng, phương thức đóng hàng
Tuỳ theo loại hàng hoá mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp như :
+ Số lượng và trọng lượng của danh sách đóng gói hàng hoá là bao nhiêu trong thùng container.
+ Số kiện hàng và số pallet cụ thể, số lượng hàng nhỏ được đóng vào hộp, thùng.
+ Phương thức dỡ hàng: bằng xe nâng hay bằng tay để bố trí số lượng công nhân bốc dỡ phù hợp.
+ Dự kiến về thời gian dỡ hàng để tính toán bao nhiêu số lượng hàng sẽ dỡ trong 1 ngày giúp người mua bố trí nhân lực nhận hàng và diện tích kho bãi phù hợp.
+ Packing List là phiếu đóng gói rất quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
+ Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả; tìm được kiện, bao, pallet chứ đựng hàng.
Hiện nay, trên thế giới và tại thị trường Việt Nam có 3 mẫu Packing List để phân biệt từng loại :
+ Phiếu đóng gói chi chi tiết (Detailed Packing List).
+ Phiếu đóng gói tập trung (Neutrai Packing List).
+ Phiếu đóng gói kèm bảng kê và trọng lượgn (Packing and Weight).
5 Hoá đơn thương mại (Comercial Invoice) :
Hoá đơn thương mại thường được gọi ngắn gọn là Invoice, là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hoá hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể Thông thường hoá đơn thương mại thường do nhà sản xuất phát hành.
6 Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) :
Hợp đồng ngoại thương hay còn lại là hợp đồng xuất nhập khẩu, là sự thoả thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hoá và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng Hợp đồng do bên mua và bên bán cùng thảo luận và đưa ra các điều khoản.
Ngoài các chứng từ xuất trình cho hải quan, cảng và hãng tàu, người giao nhận được sự uỷ thác của chủ hàng hoặc giúp chủ hàng hoàn thành những từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán,… gồm các những chứng từ như sau :
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin): là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xác nhận.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Documents): Người giao nhận, theo yêu cầu của người xuất khẩu có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá Chứng từ bảo hiểm là những chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm và là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).
Giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng hàng hoá (Certificate Of Quantity/ Quanlity): Đây là một chứng thư mà nguời xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu nhằm xác định số lượng, trọng lượng và chất lượng hàng hoá thực giao và phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.
THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẦU TƯ TÂN MINH TRÍ
Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí được thành lập vào ngày
Theo giấy phép kinh doanh số 0311862559 được cấp bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh.
Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí. Tên giao dịch quốc tế : TAN MINH TRI INVESTMENT SERVICE TRADING
CO.,LTD. Địa chỉ : 224/42/8/12 Đường TX 22, Khu phố 7, Phường Thạnh Xuân, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.
Trụ sở văn phòng : 36/36 Đường Nguyễn Giai Trí, Phường 25, Quận Bình Thạnh,
Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại : 0862.862.222 - 0862.75.76.77
Hình thức sở hữu vốn : TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN.
Giám đốc : Huỳnh Thị Nhân.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty
Dưới sự phát triển tăng mạnh về thương mại hàng hoá giữ Việt Nam và các quốc gia trên thế giới, công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tân Minh Trí được ra đời để cùng phát triển nền kinh tế trong nước và nền kinh tế thế giới
Tính đến thời điểm hiện tại công ty đã trải qua hơn 8 năm hoạt động Công ty đã xây dựng và phát triển mạnh mẽ trên thị trường giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, vận tải quốc tế đường biển – đường hàng không, vận tải nội địa, thực hiện các thủ tục hải quan và thông quan.
Với sự nỗ lực không ngừng học hỏi, luôn đi theo xu hướng, trào lưu trên thị trường,cùng với trình độ cao của các nhân viên tại công ty đã luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ kịp thời cho các khách hàng Công ty đã nhanh chóng khẳng định được vị thế về niềm tin cho khách hàng trong và ngoài nước về dịch vụ Điều đó được thể hiện rất rõ bằng kinh doanh mang lại nhiều lợi nhuận, doanh thu ngày càng tăng, đời sống của các nhân viên tại công ty cũng đã được nâng cao Những yếu tố đó đã trở thành niềm tự hào và là nguồn động lực to lớn để hứa hẹn một tương lai phát triển tốt hơn của công ty Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí.
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty
2.1.2.1 Những dịch vụ tại công ty
Với kinh nghiệm có mặt trên thị trường xuất nhập khẩu lâu năm, công ty đã có được mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu, các chủ container, các hệ thống đại lý rộng rãi trên một số nước, công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí đã có thể tự tin đưa ra một mức giá cạnh tranh Công ty cung cấp đa dạng các dịch vụ về giao nhận hàng hoá như :
+ Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu.
+ Dịch vụ giao hàng tận nơi.
+ Dịch vụ vận tải nội địa.
+ Giao nhận vận tải đa phương tiện.
+ Lưu kho và phân phối.
+ Dịch vụ khai thuê hải quan.
2.1.2.2 Những hoạt động dịch vụ chính của công ty
Với việc đưa vào khai thác hai cảng nước sâu tại Cái Mép – Thị Vải đã đưa nhiều hãng tàu mở tuyến vận chuyển hàng hoá từ Việt Nam đến với các thị trường trọng điểm, không cần chuyển tải qua các cảng trung chuyển trong khu vực như Singapore, HongKong,… biết được nhu cầu này của khách hàng công ty đã tận dụng tối đa lợi thế này để đảm bảo được chất lượng và tiết kiệm thời gian cho khách hàng Công ty luôn luôn đưa ra nhiều dịch vụ để có thể phụ vụ khách hàng như :
+ Dịch vụ vận chuyển container hàng nhập theo các phương thức như : nhận hàng tại cảng ( Cy – Cy ), nhận hàng tại xưởng ( Door – Cy ) hay phương thức ( Door – Door ) là giao hàng đến tay cho người nhận.
+ Dịch vụ uỷ thác nhập khẩu hàng hoá.
Công ty đang phát triển rất tốt về dịch vụ vận tải hàng không, luôn muốn mang đến cho khách hàng có một dịch vụ nhanh và an toàn Giữ đảm bảo tốt với các hãng hàng không quốc gia để tạo cho khách hàng một niềm tin tuyệt đối.
Các dịch vụ cung cấp như :
+ Đưa hàng từ kho đến sân bay ( Door to Airport ).
+ Giao hàng từ sân bay về kho ( Airport to Door ).
+ Nhận hàng từ kho này chuyển đến kho khác ( Door to Door ).
Với kinh nghiệm hơn 8 năm về cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp, công ty luôn giữ được các tiêu chuẩn trong vận tải nội địa.
Các dịch vụ cung cấp như :
+ Vận chuyển bằng xe tải.
+ Vận chuyển nội địa chuyên tuyến.
+ Kinh doanh vận tải bằng đường bộ, đường sắt và đường thuỷ nội địa.
- Dịch vụ khai thuê hải quan :
Dịch vụ khai thuê hải quan là một trong những hoạt động nằm trong chuỗi dịch vụ được cung ứng cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá Sự phức tạp về các thủ tục gây ra những khó khăn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá Hiểu được sự khó khăn này, công ty đã đưa ra nhiều dịch vụ như :
+ Lên tờ khai hải quan theo giấy tờ của chủ hàng.
+ Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm hồ sơ thông quan.
+ Thực hiện thông quan cho tất cả các loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan,…
+ Tư vấn giấy phép nhập khẩu, mã sốt thuế nhập khẩu.
+ Giúp các khách hàng tránh các phí phát sinh sau thông quan.
Sau những khó khăn từ các quá trình, nhân viên tại công ty đã có thể nâng cao được tính chuyên nghiệp về nghiệp vụ khai báo hải quan, nắm vững văn bản pháp luật hải quan, chính sách thuế, chế độ miễn giảm thuế,… liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức nhân sự công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí phân bổ cơ cấu nhân sự liên kết chặt chẽ với nhau
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí
(Nguồn : Công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí) Ưu điểm : Sơ đồ bộ máy được thiết kế theo phương pháp trực tuyến giúp tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp cho giám đốc dễ dàng quản lý Giảm được chi phí quản lý doanh nghiệp, dễ dàng truyền đạt được đến các phòng ban
Nhược điểm : Không thể không tránh khỏi việc xảy ra những rủi ro cao vì hạn chế về con người
2.1.3.2 Phòng ban tại công ty TNHH Thương mại dịch vụ Tân Minh Trí
- Phòng giao nhận, xuất nhập khẩu
Sẽ được chia thành 2 bộ phận chủ yếu như :
- Phòng Hành Chính Nhân Sự
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự theo giới tính và độ tuổi
(Nguồn: Thống kê nhân sự của Công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí)
Biểu đồ 2.1: Tỷ lệ giới tính nhân viên công ty Biểu đồ 2.2: Tỷ lệ tuổi nhân viên công ty
Tỷ lệ giới tính nhân viên công ty
Tỷ lệ tuổi nhân viên công ty
(Nguồn : Tác giả thống kê phần trăm dựa vào thống kê nhân sự Công ty Tân Minh Trí)
Bảng 2.2: Số lượng nhân viên theo trình độ học vấn
Tốt nghiệp THPT, Trung Cấp
Cử nhân Đại Học, Cao Đẳng
(Nguồn: Thống kê nhân sự của Công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí)
Biểu đồ 2.3: Cơ cấu nhận sự theo trình độ học vấn
Cơ cấu nhân sự theo trình độ học vấn
Tốt Nghiệp THPT, Trung Cấp
Cử nhân Đại học, Cao đẳng Thạc sĩ
(Nguồn : Tác giả thống kê phần trăm dựa vào thống kê nhân sự của Công ty Tân Minh Trí)
Qua bảng thống kê về tình hình nhân sự, nhân lực hiện tại rất phù hợp với từng vị trí mà mỗi một cá nhân đang nắm giữ vị trí khi xét về mặt thể chất lẫn trình độ học vấn Nhân viên nữ sẽ thích hợp cho công việc văn phòng nhẹ nhàng, về công việc chứng từ, chào giá cước,… Còn các nhân viên nam sẽ đảm nhiệm công việc nặng nhọc hơn như giao nhận chứng từ, đi hiện trường ở cảng, ICD, sân bay, làm việc với hải quan,… Độ tuổi của nhân viên cũng được thể hiện rất tốt về sự năng động, trẻ trung đầy sự nhiệt huyết, mang đến nhiều sự mới mẻ cho công ty Ngoài ra, trình độ học vấn cũng rất xác đáng và đầy sự cạnh tranh đối với những công ty đối thủ khi 62% nhân lực của công ty đều tốt nghiệp Cử nhân Đại học, Cao đẳng.
2.1.4 Đối tác của công ty
Một công ty có thể vững mạnh luôn cần có sự hợp tác lâu dài, và đối với lĩnh vực logistics thì vai trò của các hãng tàu là điều vô cùng quan trọng Vì vậy, các hãng tàu lớn trên thế giới sẽ là đối tác không thể thiếu của các công ty logistics.
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí với nhiều năm hoạt động trong ngành Cùng với đội ngũ nhân viên giỏi, sự lãnh đạo tài tỉnh của Ban Giám Đốc và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban Luôn đưa ra những dự án để phát triển công ty trong giai đoạn sắp tới.
Hầu hết các đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty logictics tại thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung Khi các các doanh nghiệp logictics có vốn đầu tư nước ngoài đang ồ ạc vào thị trường Việt Nam, tạo nên một sức ép không hề nhỏ cho công ty. Ngoài ra các đối thủ trong nước có quy mô vừa và nhỏ cũng cạnh tranh gay gắt thi nhau mổ xẻ miếng bánh béo bở này Điều này làm cho công ty phải đưa ra định hướng chắc chắn hơn để diều dắt công ty có thể đi lên.
2.1.6 Cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2017 – 2019 :
Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container xuất khẩu Đàm phán và ký kết hợp đồng Xin giấy phép xuất khẩu Đặt Booking, lấy container rỗng
Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở Đóng bảo hiểm lô hàng
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu Giao hàng cho tàu Thanh toán tiền hàng
(Nguồn: Phòng giao nhận, xuất nhập khẩu – Công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí)
2.2.1 Phân tích quy trình xuất khẩu hàng hoá nguyên container tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí Để minh hoạ quy trình xuất khẩu hàng nguyên container tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí, tôi xin phân tích quy trình dựa trên lô hàng thực tế đã thực hiện Đây là lô hàng xuất nguyên container sản phẩm Cà Phê hạt Robusta loại 2 của công ty Olam Việt Nam.
2.2.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng
Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ là người chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng cho công ty Sau đó, công ty sẽ đàm phán và thoả thuận các điều khoản với khách hàng để đi đến bước ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá Sau khi công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí ký kết hợp đồng giữa đại diện hai bên là công ty TNHH Olam Việt Nam và Olam International Limited, thì công ty TNHH Olam Việt Nam cần phải bàn giao chứng từ cho công ty Tân Minh Trí gồm:
Trong hợp đồng thể hiện những nội dung chính như :
- Người bán: OLAM INTERNATIONAL LIMITED
- Địa chỉ người bán: Straits View, Marina One EastTower SINGAPORE SG - 018936,SG
- Người mua: LOTTE-NESTLE (KOREA) LTD.
- Địa chỉ người mua: 17-18 FL WESTGATE TOWER 332, MIGEUN-DONG, SEODAEMUN-GU, SEOUL - 120-020, KR
- Tên hàng: Cà phê Rubusta Việt Nam loại 2.
- Đồng tiền thanh toán: USD
- Điều kiện mua bán: FOB HOCHIMINH
- Tổng giá trị lô hàng: 223.846,88
- Điều khoản thanh toán: Thanh toán trước 100%
Booking Confirmation hoặc Booking Amendment đều giống nhau Nó chỉ khác nhau về tên gọi mà tuỳ thuộc vào các hãng tàu gọi Đây là việc xác nhận đơn đặt hàng của chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế Trên booking confirmation của công ty TNHH Olam Việt Nam thể hiện những nội dung chính như :
- Người thuê tàu: OLAM VIETNAM LIMITED
- Tên tàu, số chuyến: POSEN V.2004N
- Loại hàng hoá: Cà phê hạt Robusta
- Số lượng Cont: 9 container 20feet khô.
2.2.2.3 Các thông tin liên quan khác của lô hàng để làm thủ tục xuất khẩu
Nhân viên chứng từ của công ty Tân Minh Trí sẽ dựa trên các chứng từ do khách hàng gửi để lập Commercial Invoice/Packing List và dựa trên các điều kiện yêu cầu của bên mua để chuẩn bị giấy tờ để xuất khẩu hàng hoá.
Dựa vào hướng dẫn giao hàng từ khách hàng, chúng ta sẽ giao trọng lượng là 154.44T.
Bảng 2.5 : Bên mua hàng gửi bảng số liệu, ngày giờ giao hàng
REF TON PO Carrier ETD ETA
2.2.3 Xin giấy phép xuất khẩu
Dựa vào Quyết định “Công bố các danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu qua các cửa khẩu Việt Nam” của Bộ Thương Mại, số: 405/TM-XNK ngày 13 tháng 04 năm 1993 Mặt hàng Cà Phê hạt Robusta sẽ không cần phải xin giấy phép xuất khẩu
2.2.4 Đặt booking, lấy container rỗng
Vì công ty khách hàng (công ty TNHH Olam Việt Nam) đã tiến hành bước booking nên công ty Tân Minh Trí sẽ bỏ qua bước booking Công ty TNHH Olam Việt Nam sẽ gửi booking note qua email cho công ty Tân Minh Trí để công ty chuyển giao đến cho bộ phận chứng từ làm các bước tiếp theo Sau khi bộ phận chứng từ đã xác nhận, tiếp đến sẽ là nhân viên giao nhận sẽ tới depot Tân Cảng – Suối Tiên trình booking information để đổi lấy lệnh cấp container rỗng Khi đó, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ đội xe đến depot để nhận 9 container rỗng về kho để đóng hàng.
Khi nhận container rỗng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra container rỗng và chụp hình lại tình trạng container để xác nhận với khách hàng rằng container có đủ tiêu chuẩn đóng hàng và làm bằng chứng với hãng tàu về tình trạng của container lúc nhận, các chi tiết cần kiểm tra như:
Bên ngoài container: vỏ container có bị móp méo hay không, số container có bị mờ không, cửa container có chắc chắn và khoá có an toàn hay không, các chốt bấm seal như thế nào, có đảm bảo trong quá trình vận chuyển hay không.
Bên trong container: sàn container, vách container, nóc container có bị thủng hay móp hay không, container có được vệ sinh sạch sẽ hay chưa,…
Sau khi kiểm tra xong, nếu thấy mọi thứ đảm bảo được sự an toàn trong toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hoá thì tiếp tục vận chuyển container về kho để đóng hàng Nếu container bị móp méo nhiều thì phải báo cho nhân viên tại depot để xác nhận tình trạng của container,hoặc yêu cầu đổi container nếu cảm thấy không an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hoá.
Chúng ta sẽ có 9 conainer để đóng lô hàng này lần lượt số container sẽ là TEMU4359381, TEMU4315613, TEMU4158263, TEMU4160384, EITU0551711, EITU0548831, DRYU2583830, FCIU4513233, EGHU3493428.
2.2.5 Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất
Khi lấy container rỗng, nhân viên giao nhận sẽ thông báo về kho của khách hàng để chuẩn bị cho bước tiếp theo đó là đóng gói hàng hoá Đến kho của khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ kiểm ra số lượng thực tế có đúng với số lượng trên hợp đồng mà khách hàng đã gửi cho công ty hay chưa Kiểm tra đến chất lượng bao bì đóng gói cà phê có bị hư, rách ở đâu không để tránh tình trạng thiếu hụt hàng hoá Nếu có xảy ra tình trạng trên thì chúng ta phải báo ngay với bên phía khách hàng để có thể giải quyết nhanh chóng vấn đề để tránh trường hợp chậm trễ dẫn đến trễ tàu.
Hình 2.1 : Hình ảnh minh hoạ bao bì đóng gói cà phê
(Nguồn: Công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí cung cấp)
2.2.6 Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở
Bước đóng gói hàng hoá được diễn ra tại kho của công ty OLAM Việt Nam tại khu công nghiệp Tân Cảng Long Bình, kho Tiến Nga, ấp Tân Cang, Phước Tân, Biên Hòa, Đồng Nai Nhân viên giao nhận công ty sẽ theo dõi, giám sát quá trình đóng hàng và ghi nhận hàng hoá đóng vào container
Lô hàng này sẽ được chia đều vào 9 container 20 feet, lần lượt từng container sẽ là 286 bags , G.W 17.3602 MTS, Tare 0.2002 MTS, N.W 17.160 MTS Việc kỹ mã hiệu gồm mô tả hàng hoá và những ký hiệu khác phải được nêu rõ trên B/L.
Trước khi chất hàng vào container thì sẽ được lót xung quanh container một lớp giấy hút ẩm, cách nhiệt Sau đó sẽ tiếp tục chất từng bao cà phê hạt vào container ngay ngắn và tận dụng được hết thể tích container, không tạo ra các khoảng không giữa các bao hàng Nếu hàng xếp không đầy container còn thưa khoảng không ở phía sau thì tốt nhất lên các phương án để chằng chống đảm bảo cho hàng không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
Hình 2.2 : Container được trải một lớp giấy hút ẩm, cách nhiệt
(Nguồn: Công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí cung cấp)
Hình 2.3 : Hình ảnh minh hoạ về việc chất hàng bao cà phê hạt lên container
(Nguồn: Công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí cung cấp)
Container được xếp lên phương tiện vận tải để vận chuyển xếp lên xe, xếp lên tàu, việc bố trí mất cân bằng trọng lượng trong container hết sức nguy hiểm trong quá trình vận tải có thể xảy ra các sự cố như : xe bị lật khi lên đèo hoặc lúc đổ dốc, container xếp lên tàu bị rớt xuống hoặc có nguy cơ dẫn đến gãy đôi container khi container được nâng lên, vì thế chúng ta cần chú ý đặc biệt việc phân bổ trọng lượng trên container Trọng lượng container nên dồn về giữa container Sau khi đóng hàng xong, chúng ta sẽ tiến hành bước bấm seal.
Kết quả khảo sát mức độ hài lòng của quản lý và nhân viên về quy trình xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí
(Khảo sát được thực hiện cho 20 người tại công ty Tân Minh Trí)
Biểu đồ 2.5 : Tỷ lệ giới tính được khảo sát Biểu đồ 2.6 : Tỷ lệ vị trí làm việc của nhân viên
Trưởng phòng Nhân viên kinh doanhNhân viên marketing Nhân viên giao nhậnNhân viên chứng từ
Biểu đồ 2.7 : Tỷ lệ độ tuổi được khảo sát
Biểu đồ 2.8: Tỷ lệ thời gian làm việc tại công ty Biểu đồ 2.9: Trình độ học vấn của nhân viên
THỜI GIAN LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY
THPT, Trung Cấp Cao Đẳng Đại Học Thạc Sĩ
Biểu đồ 2.10: Tỷ lệ thu nhập hiện tại của nhân viên
Thu nhập hiện tại của nhân viên
Dưới 6 triệu đồng/tháng Từ 6 - 8 triệu đồng/tháng
Từ 8 - 10 triệu đồng/tháng Trên 10 triệu đồng/tháng
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát mức độ hài lòng của quản lý và nhân viên về quy trình xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty Tân Minh Trí
(Phần trăm mức độ lựa chọn của các phát biểu)
Các phát biểu bằng cách đánh dấu vào các con số từ 1 đến 5 ( 1: Hoàn toàn không đồng ý ; 2:
Không đồng ý; 3: Không có ý kiến; 4: Đồng ý; 5: Hoàn toàn đồng ý ).
Anh/Chị có đồng tình với những quy định được công ty đưa ra và những thông báo thay đổi mới.
2 Anh/Chị nắm rõ được nhiệm vụ và mục tiêu của mình tại vị trí hiện tại 0% 0% 5% 55% 40%
Công việc tại công ty tạo điều kiện cho các nhân viên thể hiện hết năng lực cá nhân.
4 Quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển tại công ty Tân Minh Trí
0% 5% 15% 45% 35% khá chặt chẽ và chuyên nghiệp.
5 Bộ máy tổ chức phân bổ công việc khá hợp lý với quy mô của công ty 0% 10% 5% 75% 10%
Công ty luôn nạp tài nguồn nhân lực trẻ, nhiệt huyết, có trình độ chuyên môn cao, ham học hỏi.
Quá trình vận tải của công ty đảm bảo sự an toàn, trách nhiệm và độ tin cậy cao.
Các thủ tục xuất khẩu hàng hoá tại cảng khá phức tạp và mất khá nhiều thời gian.
Quy trình chịu nhiều tác động từ khâu thủ tục của Hải quan, Hãng tàu, Các cơ quan cấp chứng từ liên quan.
Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí và đơn giản hoá quy trình.
Hệ thống kho bãi của công ty còn nhỏ, không cung ứng đủ phải thuê ngoài làm tăng chi phí.
Hải quan và các hãng tàu thường xuyên thay đổi thủ tục và các mức thuế cho các mặt hàng xuất khẩu cũng gây không ít khó khăn cho việc lập hồ sơ chứng từ lô hàng.
Phương thức vận tải đường biển của công ty phát triển nhanh bắt kịp với xu thế toàn cầu.
14 Những công ty trong cùng ngành tạo áp lực cạnh tranh dẫn đến sự cạnh
0% 0% 0% 15% 85% tranh và đòi hỏi công ty phải đưa ra những chiến lược đúng đắn hơn nữa.
Tình hình kinh tế trong mùa dịch
Covid-19 đã ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động của công ty.
Sau khi tiến hành khảo sát 20 nhân viên (10 nam, 10 nữ) tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tân Minh Trí chúng ta thấy được rằng hầu hết đều đồng tình với những quy định mà công ty đưa ra và cũng như những thông báo thay đổi Các anh chị đã nắm rõ được được nhiệm vụ và các mục tiêu được công ty đề ra Công ty luôn có chính sách nạp tài nhân lực trẻ, nhiệt huyết, có trình độ chuyên môn cao, ham học hỏi cũng như tạo điều kiện cho nhân viên tại công ty thể hiện được năng lực vốn có của từng người Quy trình xuất khẩu bằng đường biển tại công ty vẫn còn một số nhân viên chưa hài lòng, cũng như các thủ tục xuất khẩu tại cảng khá phức tạp và mất nhiều thời gian Các quy trình hầu hết sẽ chịu nhiều tác động từ khâu Thủ tục Hải Quan, Hãng tàu, Các cơ quan cấp chứng từ liên quan Cũng như Hải Quan và các hãng tàu thường xuyên thay đổi thủ tục và các mức thuế cho các mặt hàng xuất khẩu gây không ít khó khăn cho nhân việc trong việc phải liên tục cập nhật mới thông tin Nhưng phương thức vận tải đường biển của công ty phát triển nhanh bắt kịp xu hướng kinh tế toàn cầu nên luôn luôn đảm bảo được sự an toàn, trách nhiệm và độ tin cậy cao từ khách hàng. Cộng với việc sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí và đơn giản hoá quy trình Tuy nhiên, vẫn còn nhiều mặt hạn chế mà công ty Tân Minh Trí cần khắc phục đó chính là hệ thống kho bãi của công ty còn nhỏ, không cung ứng đủ phải thuê ngoài làm tăng chi phí Và với tình hình kinh tế trong mùa dịch Covid-19 kèm theo các áp lực cạnh tranh của các công ty cùng ngành đã tạo ra không ít khó khăn cho công ty.
Nhận xét quy trình xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí
2.4.1 Phân tích và nhận xét ma trận SWOT trong quá trình thực hiện xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty Tân Minh Trí
Bảng 2.8: Phân tích ma trận SWOT trong quá trình thực hiện xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty Tân Minh Trí ĐIỂM MẠNH (S) ĐIỂM YẾU (W)
S1: Công ty luôn nạp tài nguồn nhân lực trẻ, nhiệt huyết, có trình độ chuyên môn cao, ham học hỏi Tạo ra một nguồn nhân lực đa dạng cho công ty.
S2: Những quy định được đưa ra và thay đổi mới phù hợp hơn đối với nhân viên
Bầu không khí làm việc vui vẻ và hỗ trợ nhau nhiệt tình.
S3: Bộ máy lãnh đạo, các anh chị trưởng phòng phân bổ công việc, vị trí của từng nhân viên để dễ dàng quản lí và mong
W1: Tân Minh Trí là một công ty nhỏ, vốn đầu tư không cao Công ty cần sự nỗ lực từ các nhân viên, luôn luôn tiếp thu và bắt kịp xu thế thị trường.
W2: Hệ thống lưu trữ chứng từ còn lạc hậu, đa số các công ty đã chuyển sang lưu trữ bằng điện tử nhưng công ty vẫn còn lưu trữ chứng từ bằng giấy.
W3: Một số cơ sở vật chất được công ty sử dụng thường hay xảy ra trục trặc làm cho quá trình làm chứng từ cho khách hàng xảy ra muốn đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
S4: Phương thức vận tải đường biển của công ty phát triển nhanh, mau chóng nắm bắt được xu hướng toàn cầu.
S5: Quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển tại công ty có sự hợp tác khá chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban liên quan, tạo nên sự chuyên nghiệp.
S6: Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí và đơn giản hoá quy trình.
S7: Quá trình vận tải của công ty đảm bảo sự an toàn, trách nhiệm và độ tin cậy cao. chưa được suôn sẻ.
W4: Số lượng nhân viên vẫn chưa nhiều, dẫn đến xảy ra việc một nhân viên phải làm quá nhiều việc cùng lúc, không thể đạt được kết quả tốt như mong đợi.
W5: Công ty vẫn chưa đánh mạnh vào công tác nghiên cứu thị trường, ý kiến và nhu cầu từ khách hàng để mang lại nhiều hiệu quả mà khách hàng mong muốn.
W6: Hệ thống kho bãi của công ty còn nhỏ, không cung ứng đủ phải thuê ngoài làm tăng chi phí.
W7: Những công ty cùng ngành tạo áp lực cạnh tranh, đòi hỏi công ty phải có chiến lược đúng đắn hơn.
O1 : Nhu cầu sản xuất, tiêu dùng trên thị trường vẫn đang tiếp tục mở rộng
Khuyến khích xuất khẩu với mức thuế
O2: Công nghệ thông tin đang ngày một phát triển hơn, giúp ít nhiều cho công ty hoạt động dễ dàng hơn.
T1: Khách hàng càng ngày càng có nhiều sự lựa chọn về dịch vụ Đòi hỏi công ty phải chú trọng hơn về chất lượng.
T2: Cơ sở hạ tầng của Cảng Cát Lái vẫn chưa được trang bị tốt nên thỉnh thoảng vẫn xảy ra tình trạng kẹt cảng vào mùa cao điểm.
O3: Chính phủ đã và đang tiếp tục cải cách hệ thống thủ tục Hải quan, hiện đại hoá hơn về thị trường XNK.
O4: Chính phủ và Bộ Giao thông Vận tải đã có cái nhìn đúng đắng hơn, nhận thức được tầm quan trọng của ngành logistics Đưa ra nhiều chính sách định hướng, hỗ trợ và kích thích sự phát triển của ngành logistics nội địa.
T3: Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ tài chính còn tạo ra khó khăn cho doanh nghiệp ở cả thời điểm và trong tương lai về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử
T4: Với đại dịch Covid-19 xảy ra trên toàn thế giới, các công ty khá khó khăn trong việc xuất khẩu vì hầu như không có nhiều nhu cầu nhập khẩu trong thời điểm này.
Nhận xét quy trình xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân
Sau khi thực hiện khảo sát trực tiếp nhân viên công ty và phân tích bảng Swot về “quy trình xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí” ta thấy khá chặt chẽ và chuyên nghiệp Quy trình được sắp xếp khá hợp lý theo trình tự thời gian, thuận tiện cho nhân viên giao nhận đi lại không mất quá nhiều thời gian. Mặc dù đôi khi sẽ có những vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện xuất khẩu hàng hoá, nhưng các nhân viên dưới sự hướng dẫn từ các anh chị nhân viên lâu năm hoặc từ kinh nghiệm bản thân đã nhanh chóng có thể giải quyết được vấn đề để tránh ảnh hưởng nghiêm trọng với lô hàng hoá Với đội ngũ trẻ tuổi nhanh chóng bắt kịp xu thế toàn cầu, giúp cho công ty cải thiện và phát triển tốt hơn với xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển Có lợi thế là vậy, tuy nhiên quá trình xuất khẩu bằng đường biển cũng có không ít những khó khăn đã được phân tích ở trên Bộ phận kinh doanh cần hoạt động nhiệt huyết hơn, hoạt động marketing rầm rộ để thu hút được nhiều khách hàng mới tuy nhiên vẫn phải triển khai nhiều ưu đãi cho khách hàng lâu năm Cần có nhiều buổi đào tạo nhân viên để khắc phục lại những vấn đề còn tồn động tại công ty Công ty Tân Minh Trí nên tận dụng những thế mạnh của mình và điều chỉnh lại những lỗi cần khắc phục thì cơ hội thành công tại thị trường xuất nhập khẩu là rất lớn.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẦU TƯ TÂN MINH TRÍ
Định hướng và mục tiêu phát triển của công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí giai đoạn 2020 - 2023
Trong giai đoạn hiện nay với đại dịch Covid-19 hoành hành khắp thế giới, các ngành kinh tế nói chung và ngành xuất nhập khẩu nói riêng đang rơi vào tình trạng suy thoái nghiêm trọng Công ty Tân Minh Trí cần phải có những biện pháp phục hồi kinh tế mới có thể giúp cho công ty có thể khắc phục được những vấn đề còn tồn động tại công ty.
Trong vòng 3 năm tiếp theo công ty Tân Minh Trí sẽ tiếp tục đẩy mạnh các dịch vụ mà công ty đang cung cấp, điển hình là các dịch vụ thế mạnh của công ty như dịch vụ vận chuyển đường biển, vận chuyển đường hàng không, vận chuyển nội địa và dịch vụ khai thuê hải quan. Xây dựng thương hiệu vững chắc, đạt được doanh thu và lợi nhuận tốt nhất vào năm 2021. Điều này giúp cho công ty giữ vững mối quan hệ với khách hàng quen thuộc cũng như có thêm nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như các công ty giao nhận khác tin tưởng lựa chọn làm đối tác và có được chỗ đứng vững vàng hơn tại thị trường xuất nhập khẩu.
Cùng với thời gian trên, công ty cần tổng hợp và triển khai các nhu cầu mang tính cấp thiết về dịch vụ từ các khách hàng Nhằm phục vụ tốt hơn, đa dạng hơn các dịch vụ cho các doanh nghiệp trong nước lẫn ngoài nước Công ty cần trang bị thêm thiết bị điện tử văn phòng phục vụ cho công tác khai báo hải quan, đầu tư thêm xe đầu kéo và rơ móc để đảm bảo hoạt phát triển thêm về các loại hình vận tải phục vụ quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá như đường thuỷ nội địa, sắt nội địa hoặc đường bộ nội địa giúp cho quy trình thực hiện nhanh hơn và tiết kiệm hơn Vận dụng những thứ có sẵn để phát huy thêm, nguồn lực có sẵn và tận dụng vào những loại hình mới, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Về phát triển hoạt động kinh doanh, công ty Tân Minh Trí chưa thật sự hiệu quả trong các chiến lược marketing Hầu hết chiến lược marketing mang đến khách hàng chỉ được tìm thấy trên một số trang mạng điện tử, các hội chợ triển lãm về logistic Những chiến lược đó vẫn chưa mang lại được sự hiệu quả, vẫn chưa kích thích sự tìm hiểu cho khách hàng, đặc biệt là nhóm đối tượng khách hàng quốc tế Dẫn đến doanh thu của công ty vẫn chưa có sự cải thiện đáng kể Sau khi dần ổn định sự ảnh hưởng đối với nền kinh tế do Covid-19, công ty cần phải đầu tư và phát triển về phần marketing online Bao gồm như lập fanpage của công ty, đăng các bài viết quảng cáo và các video lên những trang điện tử được giới trẻ sử dụng nhiều hiện nay như Facebook, Youtube,… Điều này sẽ giúp cho công ty dễ dàng kết nối với các thị trường quốc tế, nhiều đối tác khách hàng góp phần vào kết quả kinh doanh tốt hơn. Để bắt kịp với xu hướng của thời đại công nghệ, nhân viên tại công ty Tân Minh Trí cần trang bị nhiều kiến thức công nghệ hơn Công ty sẽ áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin ở từng khẩu trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá Dựa vào đó, Tân Minh Trí có thể vừa thực hiện và vừa quản lý hiệu quả tiến độ toàn bộ quy trình, vừa rút ngắn được thời gian thực hiện các công việc giấy tờ trước đây và vừa tiết kiệm được khá nhiều chi phí cho công ty.Việc sử dụng ứng dụng công nghệ không chỉ giúp riêng cho công ty Tân Minh Trí tăng hiệu suất kinh doanh mà cho cả ngành logistics của Việt Nam nói chung Từng ngày để có thể phát triển vượt bậc sánh ngang các nước khu vực như Singapore, Malaysia, Thái Lan,…
Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí
3.2.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng xử lý tình huống cho đội ngũ nhân viên công ty Để có thể trang bị cho công ty có được một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, kiến thức nghiệp vụ vững chắc, nhạy bén và linh động giải quyết được mọi vấn đề bất ngờ phát sinh thì công ty Tân Minh Trí bắt buộc phải có những chương trình đào tạo cho nhân viên mới, kiểm tra kiến thức nghiệp vụ theo từng đợt 6 tháng/lần Điều này, giúp đảm bảo được cho tất cả nhân viên công ty luôn mang tâm thế phải trau dồi kiến thức cho bản thân, nghiệp vụ vững vàng, tự tin hơn trong công việc Thêm vào đó, công ty Tân Minh Trí tài trợ học phí cho những nhân viên trẻ muốn học hỏi tham gia khoá học và dự thi cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan do Tổng cục Hải quan tổ chức hằng năm, giúp cho công ty có thể cải thiện tốt về chất lượng nguồn nhân lực Qua đó, khi phát sinh những rủi ro ngoài dự trù, nhân viên sẽ có những kế hoạch được dự trù sẵn và lựa chọn ra một phương án mang lại hiệu quả nhất giúp cho công ty hạn chế cũng như giảm thiểu được tổn thất
3.2.2 Tuyển thêm nhân viên và đào tạo thực tập sinh
Cần tuyển thêm nhiều nhân viên hoặc thực tập sinh bởi lẽ công ty vẫn đang còn đang yếu về mặt nhân sự Với quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển, việc các thực tập sinh cần thực hành cùng với nhân viên cũ của công ty giúp cho nhân viên thực tập học hỏi thêm nhiều điều thực tế và nhân viên cũ của công ty có thêm sự hỗ trợ từ các thực tập sinh.Nếu có vấn đề phát sinh ở công ty Tân Minh Trí cần giải quyết mà nhân viên trực tiếp phụ trách lô hàng bị bệnh thì sẽ còn nhân sự đảm nhận thực hiện, đảm bảo quy trình xuất khẩu hàng nguyên container vẫn diễn ra theo đúng tiến độ Đồng thời, khi có thêm nhân sự, áp lực của công việc sẽ được giảm tải đi rất nhiều và bắt đầu có sự chuyên môn hoá, hỗ trợ lẫn nhau ở mỗi công đoạn Điều đó giúp cho tâm lý làm việc của nhân viên sẽ được thoải mái hơn, thư thả hơn và giúp hạn chế tối đa sai sót về mặt chứng từ và khâu khai báo hải quan, đảm bảo thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình Bên cạnh đó, nguồn nhân lực thực tập sinh là những sinh viên chuẩn bị ra trường hoặc vừa mới tốt nghiệp nên đây sẽ là nguồn nhân lực trẻ trung, năng động, nhạy bén về công nghệ, có kiến thức về lý thuyết chuyên ngành khá tốt do nhà trường cung cấp, do đó chỉ cần trải qua quá trình đào tạo nghiệp vụ thực tế, học thêm những kinh nghiệm được truyền đạt tại công ty, sinh viên đã có thể hoàn thiện bản thân không chỉ về kiến thức nghiệp vụ mà còn phát triển các kỹ năng mềm thiết yếu để thích nghi với môi trường logistics đầy tiềm năng trong tương lai Trong suốt thời gian thực tập, các quản lý, các anh chị trưởng phòng sẽ đánh giá sinh viên có đủ năng lựa để đảm đương được công việc và xác nhận để lên làm nhân viên chính thức, giúp công ty có thêm nhân lực tiềm năng, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí.
3.2.3 Chỉnh đốn lực lượng tài xế và bộ phận điều độ Đội xe của Công ty TNHH TM&DV Đầu Tư Tân Minh Trí cần được sinh hoạt và chỉnh tốn lại lực lượng tài xế kéo container vì thường hay có thái độ lơ là, chểnh mảng vào những buổi chiều tối thứ sáu, thứ bảy Nếu cần thiết có thể áp dụng những biện pháp như nhắc nhở, lập biên bản hoặc nặng hơn là trừ lương hoặc đuổi việc để tránh gây ra việc gián đoạn quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá dẫn đến ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của công ty Bởi lẽ, đây vẫn còn trong thời gian làm việc của công ty, của các khách hàng nên bắt buộc cả bộ phận điều độ lẫn tài xế phải luôn trong vị trí sẵn sàng, túc trực để đảm bảo tiến độ theo kế hoạch.
Vì nếu như chuyến xe phụ trách kéo container hôm đó xảy ra vấn đề không thể chạy tiếp thì vẫn sẽ có nhân viên điều độ xe khác và tài xế khác nhanh chóng đến hỗ trợ để kịp thời, vận chuyển container đến nơi hạ bãi trước thời gian cắt máng Đồng thời, bộ phận điều độ cũng cần được chỉnh đốn lại, thường xuyên thúc giục, đông đốc tài xế ở các khâu lấy container rỗng, kéo container hạ bãi để hoàn thành quy trình đúng theo thời gian và yêu cầu từ khách hàng.
3.2.4 Nâng cao chất lượng dịch vụ và đa dạng hoá cơ cấu hoạt động giao nhận
Dịch vụ cơ bản mà công ty cung cấp cho khách hàng đó là vận chuyển hàng hoá, thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu Nhưng đối với thực tế, công ty vẫn đang gặp một số khó khăn trong việc thực hiện trọn gói các hợp đồng lớn mà phải thuê thêm dịch vụ từ các đối tác hoặc công ty thực hiện một số công đoạn trong quá trình dịch vụ của khách hàng Chính vì thế công ty khá khó khăn trong việc kiểm soát được dịch vụ và giá cả của dịch vụ cung ứng Hơn nữa nó cũng làm giảm đi tính đồng bộ trong cảm nhận của khách hàng.
Bên cạnh đó, công ty cần phải lập kế hoạch lập ra và cung cấp các gói dịch vụ dành cho những vị khách hàng khó tính Họ sẵn sàng chi trả một cái giá cao nhưng đổi lại phải thật hiệu quả trong công việc như họ mong muốn Nhân viên các phòng ban tại công ty cần phải :
Linh hoạt kết hợp nhiều phương thức vận tải khác nhau Ví dụ kết hợp đường biển – đường hàng không, điều này kết hợp được cái “kinh tế” của vận chuyển đường biển với “tốc độ” của hàng không.
Tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ gom hàng.Song song đó, nhân viên cần phải trang bị tốt các kinh nghiệm để giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình một cách nhanh nhất và tốt nhất để có thể giảm những chi phí không cần thiết phải phát sinh.
Liên tục cập nhật, áp dụng ngay những chính sách chuyển đổi từ nhà nước, Hải quan trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kịp thời thông báo và đáp ứng cho khách hàng được mọi thông tin kinh tế.
Lập ra kế hoạch xác định rõ về thời gian hợp lý cho từng loại hợp đồng của từng khách hàng, dựa theo kế hoạch để thực hiện công việc hiệu quả hơn Nhân viên phải luôn luôn theo dõi kết quả dịch vụ để đánh giá được ý kiến của khách hàng. Áp dụng triệt để các phương tiễn khoa học kỹ thuật vào quy trình thực hiện dịch vụ để tiến hành công việc được nhanh hơn và đạt được tác phong chuyên nghiệp hơn.
Cần phải quan tâm hơn về dịch vụ door to door, chúng ta cần thuyết phục được khách hàng sử dụng thêm các dịch vụ đang có tại công ty như khai báo thuế, làm thủ tục hải quan,dịch vụ trọn gói door to door,… điều đó không chỉ mang lại thêm kinh tế cho công ty mà còn mang lại cho nhân viên của công ty có cơ hội thực hành nhiều hơn, tiếp xúc được nhiều dạng hơn và giúp cho trình độ nghiệp vụ ngày càng được nâng cao.