Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNGCƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH---***---BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHỐChun ngành: Kinh tế đối ngoạiĐỀ TÀI:QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨUNGUYÊN CO
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU VINA TK
Thông tin về công ty TNHH thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Vina TK
Công ty TNHH thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Vina TK, thành lập ngày 21 tháng 03 năm 2017, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam, bao gồm khai báo hóa chất, lập báo cáo quyết toán, và các gói cước vận chuyển đường biển, hàng không, đường bộ Vina TK đã xây dựng được lòng tin từ khách hàng nhờ các giải pháp hiệu quả trong lĩnh vực Giao nhận và Logistics, khẳng định vị thế là đối tác đáng tin cậy, luôn nỗ lực cải thiện và phát triển cùng khách hàng.
Bảng 1.1 Thông tin Công ty TNHH thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Vina TK
Tên đầy đủ VINA TK EXPORT IMPORT SERVICE TRADING
Tên viết tắt VINA TK CO.,LTD
Ngày hoạt động 21/03/2017 Địa chỉ A6/19 Khu Dân Cư Cotec, Ấp 1, Xã Phú
Xuân, Huyện Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt
Người đại diện: Trần Văn Khương
Gmail Vinatk1507@gmail.com Điện thoại 0971 397 677
Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
Lĩnh vực Dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ xuất nhập khẩu, dịch vụ forwader logistics
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Vina TK chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận và vận tải toàn cầu với cam kết chất lượng dịch vụ cao Mục tiêu của Vina TK là không ngừng nâng cấp và cải thiện dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Công ty tập trung vào nhiều dịch vụ đa dạng nhằm phục vụ khách hàng hiệu quả.
Dịch vụ khai báo hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu Dịch vụ vận tải nội địa
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không, cùng với dịch vụ đóng gói hàng hóa và kho bãi Chúng tôi cung cấp giải pháp logistics toàn diện, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thương mại quốc tế.
Dịch vụ ủy thác hàng hóa xuất nhập khẩu Dịch vụ vận chuyển hàng hóa siêu trường, siêu trọng 1.1.2.2 Nhiệm vụ
Công ty TNHH thương mại xuất nhập khẩu Vina TK cam kết phát triển bền vững và mang lại giá trị cho khách hàng hiện tại và tương lai Với mục tiêu không ngừng cải tiến, công ty luôn đáp ứng yêu cầu cao từ khách hàng bằng cách ký kết hợp đồng với chi phí thấp nhất và thực hiện giao nhận nhanh chóng, hiệu quả Vina TK không chỉ chú trọng vào việc vận chuyển hàng hóa và cung cấp sản phẩm chất lượng mà còn nỗ lực xây dựng lòng tin từ khách hàng thông qua dịch vụ chuyên nghiệp và mạng lưới dịch vụ toàn diện.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty
Here is the rewritten paragraph:"Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty bao gồm các phòng ban với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng Giám đốc, ông Trần Văn Khương, là người đại diện trước pháp luật, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và bao quát toàn bộ quá trình, đưa ra các quyết định cuối cùng và đảm bảo có thể đưa ra các chỉ đạo kịp thời giải quyết các vấn đề khó khăn của công ty Ngoài ra, bộ phận kế toán (Accounting Dept) cũng đóng vai trò quan trọng trong công ty."
Quản lý tài chính công ty bao gồm việc theo dõi thu – chi, thu tiền hàng trước và sau, mở sổ chi tiết công nợ khách hàng, và thực hiện báo cáo tài chính Bộ phận này cũng theo dõi quá trình tín dụng với khách hàng, hạch toán kế toán, quyết toán chi phí, và báo cáo kết quả kinh doanh Ngoài ra, quản lý chi trả lương hàng tháng cho nhân viên, thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm bắt buộc và các khoản phí khác theo quy định của nhà nước.
Nghiên cứu và phân tích thị trường là bước quan trọng để tìm kiếm khách hàng mới, nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty Việc liên lạc trực tiếp để giới thiệu dịch vụ và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty cũng rất cần thiết Đồng thời, chăm sóc khách hàng, tư vấn, báo giá và khảo sát nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng là những nhiệm vụ không thể thiếu để nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Kế toán Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận Nhân sự
Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng là chìa khóa để tiếp nhận đơn hàng hiệu quả Cần liên hệ với các hãng tàu và công ty dịch vụ logistics để khảo sát và so sánh giá cả cạnh tranh, từ đó cung cấp bảng báo giá dịch vụ hợp lý cho khách hàng Đồng thời, việc lập kế hoạch và xác định mục tiêu chiến lược ngắn hạn và dài hạn sẽ giúp công ty thâm nhập sâu hơn vào lĩnh vực dịch vụ logistics Bộ phận xuất nhập khẩu (Export-Import Dept) bao gồm hai bộ phận chính.
Nhận chứng từ xuất nhập khẩu từ phòng kinh doanh, kiểm tra tính chính xác và liên hệ với khách hàng để xác nhận và chỉnh sửa thông tin cần thiết trong chứng từ.
Để thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, cần lập tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói Ngoài ra, cần đăng ký các công văn cần thiết tùy thuộc vào từng loại hình xuất nhập khẩu.
Liên hệ với hãng tàu để đặt và nhận Booking Notice (BKG) hoặc nhận Booking Notice (BKG) theo sự chỉ định của khách hàng nước ngoài.
Kiểm tra hàng trước khi giao nhận
Nhận chứng từ cần thiết từ bộ phận chứng từ để thực hiện giao nhận hàng hóa tại địa điểm đã xác định trong hợp đồng.
Quản lý hoạt động hành chính nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của công ty, bao gồm việc lập kế hoạch và theo dõi tình hình nhân sự để triển khai quy trình tuyển dụng Ngoài ra, công việc này còn bao gồm thông báo về lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên, hướng dẫn và phát triển kỹ năng cho họ, cùng với việc giải đáp thắc mắc và khiếu nại liên quan đến chính sách, lương thưởng và trợ cấp.
1.1.4 Tình hình nhân sự của công ty
Bảng 1.2 Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH TM-DV XNK VINA TK theo trình độ Đơn vị: Người
Phân loại Trình độ Đại học Cao đẳng
Phòng Tài chính – Kế toán 4 1
Theo báo cáo nội bộ, bộ phận nhân sự của công ty TNHH TM-DV XNK VINA TK có 41 lao động, trong đó 65.9% là cử nhân và 34.1% tốt nghiệp cao đẳng Số lượng nhân viên có bằng cấp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo kiến thức chuyên ngành, giúp áp dụng hiệu quả các quy trình và chính sách giao nhận hàng hóa bằng đường biển Điều này không chỉ khẳng định vị thế của công ty với khách hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và cam kết mang lại giá trị dịch vụ cao.
1.1.5 Tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2020-2022
Bảng 1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM-DV XNK
VINA TK từ năm 2020-2022 Đơn vị: VNĐ
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Chênh l ch ệ
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH TM-DV XNK VINA TK)
Dựa vào bảng số liệu, chúng ta có thể đánh giá được hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM-DV VINA TK trong giai đoạn 2020-2022
Trong năm 2020, doanh thu của công ty đạt 8,76 tỷ VNĐ và lợi nhuận đạt 637 triệu VNĐ Năm 2021, doanh thu tăng 33,2% so với năm 2020, đạt 11,67 tỷ VNĐ, trong khi lợi nhuận sau thuế tăng 46,25%, lên 931 triệu VNĐ Sự gia tăng này được thúc đẩy bởi nỗ lực của Chính phủ và các địa phương trong việc phục hồi kinh tế giữa đại dịch Đến năm 2022, doanh thu đạt 14,42 tỷ VNĐ, tăng 23,6% so với năm 2021, và lợi nhuận tăng 44,2%, đạt 1,34 tỷ VNĐ Điều này cho thấy công ty đang phát triển mạnh mẽ nhờ tình hình dịch bệnh suy giảm, dẫn đến hoạt động thương mại sôi nổi hơn.
Tóm tắt quá trình thực tập
Em đã thực tập vị trí Thực tập sinh chứng từ XNK từ cuối tháng 6/2020 tại phòng chứng từ của công ty Trong quá trình thực tập, em đã học hỏi và tiếp thu được nhiều kiến thức quý giá về quy trình và nghiệp vụ liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu.
Thời gian Nội dung công việc Kết quả
-Được giới thiệu về công ty và phổ biến tổng quát cần làm ở vị trí thực tập sinh.
-Tiếp cận với bộ chứng từ hàng xuất và nhập bằng đường biển bao gồm chứng từ gì?
-Tìm hiểu các bước trong quá trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển, nắm rõ Incoterms 2020.
- Hiểu rõ về công ty làm các dịch vụ và sản phẩm gì?
- Nắm rõ bộ chứng từ cần thiết để khai hải quan, cũng như bộ chứng từ hoàn thiện của một lô hàng xuất nhập khẩu.
- Nắm rõ các bước giao nhận của công ty, nắm chắc kiến thức liên quan Incortems 2020. Tuần 2 (03/07 –
-Đọc hiểu các chứng từ như
Commercial Invoice, Packing list, Bill of Lading, Fixture Note.
Tham gia buổi hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình giao nhận hàng hóa nguyên container, bạn sẽ hiểu rõ các công việc cần thực hiện và vai trò của các bộ phận liên quan trong quá trình này.
- Nắm rõ chứng từ để chuẩn bị cho việc khai hải quan.
Để chuẩn bị cho bài thực tập giữa khóa, việc nắm vững quy trình giao nhận hàng hóa là rất quan trọng Điều này bao gồm việc logic hóa các bước đã học và so sánh chúng với thực tế Việc hiểu rõ thực tế quy trình sẽ giúp sinh viên áp dụng kiến thức một cách hiệu quả hơn trong môi trường làm việc thực tế.
Quan sát quy trình khai hải quan và các tài liệu liên quan là rất quan trọng Học hỏi từ cách các nhân viên giao tiếp với khách hàng sẽ giúp thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ cần thiết sau khi nhận yêu cầu từ họ.
- Nắm được thực tế và khi học trong môn Quản lý hải quan nhà nước và hải quan.
- Những điều cần xem kỹ và kiểm tra trong tờ khai hải quan với các chứng từ như tên công ty, số hợp đồng, số tiền,
-Đọc chứng từ liên quan -Khai thử hải quan cho các lô hàng cũ, trao đổi với chú Khương để chú hướng dẫn các bước khai.
Trong tuần 5 (24/07), tôi đã học cách khai hải quan, nhưng do chưa quen với nghiệp vụ nên vẫn còn làm chậm và mắc nhiều lỗi Chú Khương đã hướng dẫn tôi những điều cần lưu ý và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chú ý đến thông tin.
Tiếp tục khai hải quan cho lô hàng xuất theo hướng dẫn của bộ phận chứng từ nhằm đảm bảo quá trình khai báo diễn ra chính xác và nhanh chóng.
-Em được đi thực tế tại cảng.
-Được hướng dẫn việc tracking tàu, xem ETA, ETD.
- Bắt đầu quen dần với việc khai hải quan, có thể khai nhanh chóng và chính xác hơn, hạn chế sai sót.
- Tham quan cảng, hiểu được việc thực tế cầng làm tại cảng để có thể thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
- Tìm hiểu được các website tracking, để báo cho khách.Tuần 6 (31/07 – -Được học một nghiệp vụ - Mở rộng kiến thức để có
06/08) liên quan đến nhập khẩu là cách xin ngân hàng mở L/C và các chứng từ bắt buột phải có để xin mở L/C
Để tính toán laycan và laytime hiệu quả, cần xác định năng lực xếp dỡ nhằm tối ưu hóa việc nhận thưởng và tránh bị phạt Điều này giúp quá trình xin phát hành L/C từ ngân hàng trở nên thuận lợi hơn Các bộ chứng từ bắt buộc bao gồm giấy bảo hiểm hàng hóa, cover note, hợp đồng và đơn yêu cầu phát hành L/C gửi đến ngân hàng.
- Nhìn vào năng lực xếp dỡ tại mỗi cảng khác nhau để tính toán số ngày xếp dỡ.
Tuần 7 (7/8 -11/8) -Tiếp tục học cách trao đổi với khách hàng sau khi có booking để đáp ứng kịp thời mọi quy trình.
- Biết cách trao đổi sao cho hiệu quả để khách hàng xác nhận sử dụng dịch vụ và tin tưởng vào dịch vụ.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VINA TK
Đánh giá Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu
Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH TM-DV XNK Vina TK
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container của công ty TNHH TM-DV XNK Vina TK được thể hiện qua sơ đồ, mô tả quy trình giao nhận hàng xuất khẩu một container 20’DC chứa hạt điều từ công ty TNHH MTV TM-DV Hoàng An Khang sang Mỹ cho Rec River Food Thông tin lô hàng xuất được tóm tắt như sau:
Bên xuất khẩu (bên bán):
Công ty TNHH MTV TM-DV Hoàng An Khang có địa chỉ tại Ấp Việt Kiều, xã Xuân Hiệp, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai, Việt Nam.
Red River Foods Incorporated, located at 2840 Sprouse Drive, Richmond, VA 23231, United States, specializes in negotiating and fulfilling customer requests for booking shipments and obtaining empty containers.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Làm thủ tục thông quan hàng xuất
Tập hợp chứng từ, lưu file
Thông tin chi tiết về lô hàng hạt điều với hóa đơn số 12/HAK – RED/2023 như sau:
Cashew FOB HOCHIMINH CITY, VIETNAM
0 (Nguồn: Hoá đơn thương mại số 12/HAK – RED/2023) Điều kiện giao hàng: FOB Hồ Chí Minh
2.1.1 Đàm phán và nhận yêu cầu từ khách hàng
Công ty TNHH TM-DV VINA TK thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng chủ yếu qua hình thức gặp trực tiếp Đối với những khách hàng ở xa, công ty vẫn hỗ trợ ký hợp đồng giao nhận trực tuyến Hợp đồng giao nhận sẽ bao gồm các mục chi tiết liên quan đến thỏa thuận giữa hai bên.
- Bên cung cấp dịch vụ
- Bên sử dụng dịch vụ
- Đối tượng hợp đồng (thể hiện sự đồng ý của cả hai bên về việc cung ứng dịch vụ liên quan đến giao nhận)
- Phí dịch vụ và thanh toán
- Bảo hiểm hàng hóa (nếu khách hàng chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng)
- Bồi thường thiệt hại (quy định trách nhiệm bồi thường của các bên nếu lô hàng xảy ra sự cố)
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
- Bất khả kháng (là mục khác quan trọng trong hợp đồng)
- Quyền và nghĩa vụ các bên
- Điều khoản chung Đối tượng khách hàng trong trường hợp này là Công ty TNHH MTV TM-
2.1.2 Đặt chỗ trên tàu và lấy container rỗng
Công ty TNHH MTV TM-DV Hoàng An Khang sẽ gửi lại Booking Confirmation cho bộ phận chứng từ của công ty TNHH TM-DV XNK Vina TK sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ công ty TNHH TM-DV Hải Thạc Theo Booking Confirmation số SGN1848259, lô hàng sẽ được vận chuyển với các thông tin chi tiết được đính kèm ở phụ lục.
- Forwarder: Hai Thac Service Trade Co, LTD
- Vessel/Voyage: CMA CGM HERMES/1TU2AS1MA
- Port of Loading: VUNG TAU
- Port of Discharge: NORFOLK, VA
- SI Cut-Off Date/Time: 17/05/2023 11:59
- VGM Cut-Off Date/Time: 17/05/2023 11:59
- Pick up Place: HO CHI MINH CITY
Bộ phận chứng từ của Công ty TNHH TM-DV XNK Vina TK đã gửi email đến Bộ phận Dịch vụ Khách hàng của hãng tàu CMA để yêu cầu duyệt lệnh cấp container rỗng Sau khi nhận được sự chấp thuận, lệnh cấp container rỗng (Empty Release Order) và Booking Confirm sẽ được giao cho công ty vận tải, để đưa container
2.1.3 Nhận và kiểm tra chứng từ
Công ty TNHH TM-DV XNK VINA TK đã tiến hành kiểm tra và rà soát bộ chứng từ nhận từ công ty TNHH MTV TM-DV Hoàng An Khang với Booking confirmation do hãng tàu cung cấp.
Bộ phận chứng từ của công ty TNHH TM-DV VINA TK kiểm tra thông tin trên tờ chứng từ để đảm bảo tính chính xác Nếu phát hiện sai sót, công ty sẽ thông báo cho hãng tàu để điều chỉnh Sau đó, nhân viên sẽ gửi lại Booking Confirmation cho khách hàng là nhà xuất khẩu Hoàng An Khang, kèm theo thông tin về lô hàng, thời gian đóng gói để nhà xuất khẩu có thể sắp xếp, theo dõi, lập Packing list, Invoice, và lấy cont rỗng để đóng hàng và đưa ra cảng.
Sau khi công ty TNHH MTV TM-DV Hoàng An Khang gửi C/I cho bộ phận chứng từ của công ty Vina TK, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của các thông tin Những nội dung cần chú ý đặc biệt bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
Bộ phận chứng từ sẽ tiếp tục xác minh tính chính xác của Packing list, tập trung vào các thông tin quan trọng như số lượng, kiện hàng, trọng lượng tịnh và quy cách đóng gói.
Bộ phận chứng từ của Công ty TNHH MTV TM-DV Hoàng An Khang nhận SI và VGM, sau đó gửi qua email cho Công ty TNHH TM-DV Hải Thạc để thực hiện B/L nháp Mục đích của việc tạo B/L nháp là để gửi lại cho công ty TNHH nhằm hoàn thiện quy trình vận chuyển.
Công ty TNHH MTV TM-DV Hoàng An Khang đã kiểm tra và xác nhận thông tin trên B/L nháp đúng với lô hàng Sau khi xác nhận B/L, bộ phận chứng từ của Công ty TNHH TM-DV XNK Vina TK thông báo cho bên Hải thạc để tiến hành phát hành B/L gốc.
2.1.5 Làm thủ tục thông quan hàng xuất
Để khai hải quan, cần chuẩn bị các chứng từ sau: hai bản tờ khai hải quan, một bản gốc hợp đồng mua bán, một bản gốc hóa đơn thương mại, một bản packing list, và một bản gốc giấy giới thiệu có chữ ký và dấu mộc của công ty TNHH MTV TM.
Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container tại công ty TNHH TM-DV Vina TK
Qua quá trình thực tập và quan sát nghiệp vụ giao nhận lô hàng xuất khẩu, tôi đã nhận thấy một số ưu điểm nổi bật như: cải thiện kỹ năng giao tiếp, nâng cao khả năng làm việc nhóm, và hiểu rõ hơn về quy trình logistics Những trải nghiệm này không chỉ giúp tôi áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn mà còn phát triển tư duy phản biện và khả năng giải quyết vấn đề trong môi trường làm việc.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty được thiết kế khoa học, có tính trình tự và logic, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng và tiết kiệm cho khách hàng Quy trình này bao gồm các giai đoạn rõ ràng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, mỗi bộ phận đảm nhiệm nhiệm vụ cụ thể, từ việc tiếp nhận thông tin khách hàng đến thực hiện các thủ tục hải quan và chuẩn bị chứng từ cần thiết cho xuất khẩu.
Bộ phận kinh doanh không ngừng tìm kiếm khách hàng mới và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ, đặc biệt là những khách hàng lớn và có nhiều đơn hàng Để đảm bảo thông tin được trao đổi kịp thời, bộ phận này đã tối ưu hóa việc sử dụng các ứng dụng hỗ trợ khách hàng Hơn nữa, họ luôn nỗ lực mở rộng quan hệ với các hãng tàu nhằm cập nhật giá mới và cung cấp ưu đãi tốt nhất cho khách hàng Bộ phận kinh doanh cũng cam kết hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến hãng tàu như đặt chỗ, thời gian khởi hành (ETD) và thời gian đến (ETA).
Trong lĩnh vực thủ tục hải quan, những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm thường quen thuộc với việc đọc tên sản phẩm và tra cứu mã HS, giúp tăng tốc độ xử lý Họ cũng nắm rõ các thông tư mới, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo.
Công ty đang gặp khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa do hạn chế phương tiện vận tải, dẫn đến sự phụ thuộc vào các công ty chuyên chở container Hệ quả là khả năng hỗ trợ khách hàng bị ảnh hưởng, gây ra tình trạng chậm trễ và thiếu hụt phương tiện vận tải, đặc biệt trong mùa cao điểm.
Mặc dù công ty có nhân viên có trình độ trong việc tra cứu hồ sơ và khai hải quan, nhưng sự thiếu kinh nghiệm của một số nhân viên mới đã dẫn đến sai sót trong chứng từ và chậm trễ trong quy trình Hơn nữa, quy mô công ty còn nhỏ và khả năng huy động vốn hạn chế Thiếu bộ phận Marketing cũng khiến cho việc quảng bá thương hiệu chủ yếu phụ thuộc vào truyền miệng, dẫn đến việc nhận diện thương hiệu kém và ít khách hàng.
NHẬN ĐỊNH VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY
Bài học cho bản thân
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH TM-DV Vina TK, em đã có cơ hội áp dụng kiến thức Kinh tế đối ngoại của mình Sự hướng dẫn từ chú Khương và các anh chị trong phòng chứng từ giúp em hệ thống hóa quy trình giao nhận hàng xuất khẩu một cách logic Qua quan sát, em nhận ra rằng việc làm với giấy tờ đòi hỏi sự thận trọng và kỹ lưỡng, đặc biệt là trong việc đọc và hiểu chứng từ, vì mọi bước trong quy trình đều phụ thuộc vào thông tin trong hợp đồng thương mại Em cũng học được cách phân biệt giữa vận đơn HBL và MBL, cũng như các thuật ngữ thông dụng trong ngành Ngoài nghiệp vụ xuất khẩu, em còn được tìm hiểu về nhập khẩu, bao gồm cách xin mở L/C, quy định thưởng phạt khi thuê tàu và tính cước vận chuyển hàng hóa.
Việc chỉ học lý thuyết đã khiến tôi gặp khó khăn khi áp dụng vào thực tiễn Nhờ sự hướng dẫn tận tình từ anh chị và chú Khương, tôi nhận ra rằng mình cần nỗ lực học tập nhiều hơn và tích cực trải nghiệm thực tế để dần quen với những tình huống trong công việc sau này.
Khi làm việc trong môi trường công sở, em đã cải thiện kỹ năng giao tiếp, điều này giúp em trở nên khéo léo hơn khi tương tác với đồng nghiệp Ban đầu, em cảm thấy lạ lẫm, nhưng đã chủ động làm quen và hỏi thăm để nắm rõ công việc Nhờ sự chỉ bảo của anh chị, em học được rằng việc đặt câu hỏi là rất quan trọng, từ đó em trở nên chủ động hơn trong việc giải quyết thắc mắc Em cũng linh hoạt trong việc tiếp cận các vấn đề, ưu tiên những việc cần gấp và liên hệ trực tiếp khi cần thiết Sự nhiệt tình của anh chị giúp em giải quyết vấn đề nhanh chóng và em cảm thấy tự tin hơn khi học hỏi cách xử lý tình huống.
Trong quá trình thực tập ở vị trí chứng từ, em đã được giao nhiệm vụ kiểm tra các tờ khai hải quan, từ đó nhận thức được tầm quan trọng của sự cẩn thận, vì sai sót có thể ảnh hưởng đến quy trình giao nhận và gây tốn kém chi phí Việc thực hiện khai SI và VGM sau thời gian đóng sẽ bị hãng tàu phạt từ 40 USD đến 80 USD, và việc nộp hồ sơ xin C/O tại VCCI, đặc biệt cho hàng xuất đi Mỹ, rất nghiêm ngặt Do đó, bất kỳ sai sót nào trong hóa đơn nguyên vật liệu, tên hàng bằng tiếng Việt, hay thứ tự sắp xếp hồ sơ đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.
Là sinh viên Đại học Ngoại Thương, tôi tự tin với lựa chọn chuyên ngành của mình và định hướng theo lĩnh vực này trong tương lai Thời gian thực tập tại công ty, đặc biệt trong bộ phận chứng từ, đã giúp tôi củng cố kiến thức về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Tôi dự định gắn bó với bộ phận chứng từ trong 1-2 năm tới để tích lũy kinh nghiệm, nhưng cũng muốn khám phá các vị trí khác như Sales hay Purchasing để mở rộng kiến thức và kỹ năng Mục tiêu của tôi là tích lũy hiểu biết về Logistics nhằm phát triển bản thân và thăng tiến trong sự nghiệp Sau khi hoàn thành chứng chỉ tiếng Anh, tôi sẽ học thêm tiếng Trung Quốc để có cơ hội làm việc nước ngoài và đạt được mức lương cao hơn trong tương lai.
Một số đề xuất, góp ý với công ty TNHH TM-DV XNK Vina TK
Để phát triển bền vững, công ty cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và nâng cao chất lượng dịch vụ, bao gồm việc mua sắm phương tiện vận tải và trang thiết bị kỹ thuật số, cũng như thực hiện bảo trì định kỳ Đầu tư này sẽ giúp công ty chủ động hơn trong việc gom hàng và phân phối sản phẩm Đồng thời, công ty cần chú trọng đào tạo nguồn nhân lực, nâng cao tay nghề cho nhân viên qua các cuộc thi kỹ năng và đào tạo chuyên sâu, đồng thời khuyến khích lãnh đạo gương mẫu để tạo động lực cho nhân viên Việc tuyển dụng cần nghiêm túc và khách quan để đảm bảo nhân viên có sự nhiệt tình trong công việc Công ty cũng cần tạo môi trường làm việc thoải mái, cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu để tránh sai sót, và thiết lập chính sách đãi ngộ rõ ràng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc sáng tạo.
Để tồn tại trong lĩnh vực logistics đầy cạnh tranh hiện nay, việc mở rộng mạng lưới và tìm kiếm khách hàng mới là vô cùng cần thiết Khách hàng luôn ưu tiên lựa chọn các đối tác mang lại hiệu quả cao Do đó, công ty cần tập trung vào việc giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng tiềm năng để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Chúng tôi luôn hỗ trợ khách hàng lâu năm bằng cách cung cấp thông tin cần thiết về mã HS, các thông tư và quyết định của Bộ Tài chính cũng như Cục Hải quan mà khách hàng chưa cập nhật Đối với việc thu hút khách hàng mới, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tận tâm và thông tin chính xác để đáp ứng nhu cầu của họ.
Khi nhận được thông tin về các công ty mới thành lập, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tiếp cận khách hàng mới Nếu ký hợp đồng thành công, cần chú ý đến chính sách hoa hồng và thông báo rõ ràng tỷ lệ hoa hồng dựa trên giá trị hàng hóa.
Để nâng cao nhận diện công ty trên thị trường, cần chú trọng quảng bá hình ảnh hơn là chỉ dựa vào truyền miệng và tiếp cận khách hàng qua điện thoại Việc không có website khiến khách hàng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm dịch vụ Do đó, công ty nên xây dựng website riêng, lập trang Facebook và tham gia các nhóm về Logistics để mở rộng phạm vi tiếp cận Ngoài ra, nghiên cứu hoạt động của đối thủ và xu hướng phát triển ngành cũng là điều cần thiết.