GIỚI THIỆU TỔNG QUАN VỀ CÔNG TY TNHH BОLLОRÉ LОGISTICS VIỆT NАM
Thông tin chung về Công Ty TNHH Bоllоré Lоgistics Việt Nаm
Bolloré Logistics tại Việt Nam có trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh, cùng với các chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và các văn phòng đại diện tại Thái Nguyên, Vũng Tàu, Hải Phòng, hiện sở hữu hơn 400 nhân viên Công ty là đối tác kinh doanh chiến lược với các hãng hàng không, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Châu Âu, đặc biệt là Pháp, đến Châu Á.
Bolloré Logistics bắt đầu hoạt động tại Việt Nam vào năm 1986 tại Thành phố Hồ Chí Minh với tên gọi SDV Việt Nam Đến ngày 01/03/2016, công ty chính thức đổi tên thành Bolloré Logistics Việt Nam (BLX VN) BLX VN được cấp phép hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và logistics quốc tế, với hình thức đầu tư 100% vốn trực tiếp nước ngoài và vốn điều lệ là 4.800.000.000 đồng (tương đương 300.000 USD) vào thời điểm đó.
CÔNG TY TNHH BOLLORÉ LOGISTICS VIỆT NAM, tên giao dịch tiếng Việt, và BOLLORÉ LOGISTIC VIETNAM COMPANY LIMITED, tên giao dịch tiếng Anh, thuộc sở hữu của BOLLORÉ LOGISTICS SINGAPORE PTE LTD Công ty có hình thức pháp lý là công ty trách nhiệm hữu hạn, mã số thuế 0302622448, với ông Barbesier Michel, Francis, Jos là đại diện theo pháp luật và Tổng Giám đốc Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại Tầng 6, Tòa nhà E Town 2, 364 đường Cộng Hòa, P13, Q.Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam; số điện thoại 38120602, số fax 38120614, và website www.bollore-logistics.com phục vụ cho tất cả đơn vị của Bolloré Logistics trên toàn cầu.
Các lĩnh vực hоạt động củа công ty BLX VN
BLX VN được thành lập nhằm giúp khách hàng tận dụng mạng lưới toàn cầu và chuyên môn quốc tế trong ngành vận tải logistics Chúng tôi hướng đến việc trở thành thương hiệu uy tín và dẫn đầu tại Việt Nam cũng như trên toàn cầu trong lĩnh vực giao nhận và logistics Chúng tôi cung cấp dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa đa phương thức, làm đại lý trực tiếp cho các hãng tàu và hàng không trong và ngoài nước, đồng thời hợp tác với các freight forwarding quốc tế để khai thác thị trường Việt Nam.
Hoạt động khai thuê hải quan bao gồm việc thực hiện các thủ tục liên quan đến tờ khai hải quan dựa trên chứng từ của chủ hàng, đảm bảo thông quan cho các loại hình xuất nhập khẩu như đầu tư kinh doanh, tạm nhập tái xuất, gia công, và sản xuất xuất khẩu Đồng thời, chúng tôi cung cấp tư vấn cho khách hàng về thuế, giấy phép và thủ tục hoàn thuế Ngoài ra, dịch vụ kho bãi và lưu trữ hàng hóa của BLX VN được triển khai tại ICD Transimex và Bình Dương, cung cấp dịch vụ lưu kho cùng các dịch vụ bổ sung như kiểm định chất lượng, đóng gói và dán nhãn hàng hóa.
Cơ cấu tổ chức hành chính và tình hình nhân sự
Cơ cấu củа công ty BLX VN được tổ chức theо như sơ đồ 1.1 như sau:
Sơ đồ 1 ộ máy tổ 1 B chức hành chính của công ty TNHH Bolloré Logistics
Dưới sự quản lý của Giám đốc điều hành Barbesier Michel, văn phòng chính có trách nhiệm đề ra các kế hoạch và giải pháp, đồng thời đại diện trực tiếp trong việc bàn bạc và ký kết hợp đồng, chịu trách nhiệm chung về hoạt động của công ty.
Giám đốc điều hành FRONT OFFICE
Xuất khẩu đường không Nhập khẩu
Giám đốc Nhân sựNhân sựHành chính
Bộ phận Front office, dưới sự quản lý của bà Anne Ferteux, bao gồm nhân viên Field Sales có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới, gặp gỡ và ký kết hợp đồng, đồng thời chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận nghiệp vụ Key Account Manager sẽ duy trì mối quan hệ với khách hàng, phân tích báo cáo và phát triển hoạt động kinh doanh của công ty trong các lĩnh vực như dầu khí và dự án công nghiệp.
Middle Office, dưới sự điều hành của Giám đốc Nghiệp vụ Lâm Ngọc - Hiền, bao gồm các bộ phận quan trọng như: Bộ phận Local Handling, chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ chứng từ hải quan và liên lạc với nhà xe; Bộ phận Nhập khẩu Import, đảm nhiệm hàng hóa nhập khẩu qua đường biển và hàng không; Bộ phận Xuất khẩu Export, quản lý hoạt động của các lô hàng xuất khẩu và việc đặt chỗ với tàu, chuyến bay cho hàng hóa xuất khẩu; và nhân viên kho, phụ trách tình hình chuyển hàng ra vào kho, đặt kho và bảo quản hàng.
Bộ phận back-office bao gồm phòng Nhân sự và Tài chính, dưới sự quản lý của Giám đốc Nhân sự Vương Chí Dũng và Giám đốc Tài chính Nông Đức Đạt Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm chiêu mộ nhân sự cho các phòng ban, tổ chức các hoạt động như tất niên, lễ tết, và các sự kiện nhằm nâng cao sức khỏe và tinh thần của nhân viên Đồng thời, phòng Nhân sự cũng quản lý vật chất của công ty như văn phòng phẩm và các thiết bị cần thiết Bộ phận Kiểm soát có nhiệm vụ thống kê và kiểm tra chi phí từ các nguồn thu chi của công ty Bộ phận Kế toán thực hiện thanh toán chi phí, đóng thuế, quyết toán với khách hàng, chuyển tiền và lập kế hoạch chi cho các hoạt động của công ty.
Trong bộ máy tổ chức hành chính của BLX VN, Front Office (Bộ phận Sale và Kinh doanh) và Middle Office (Bộ phận Nghiệp vụ) đóng vai trò quan trọng nhất Front Office chịu trách nhiệm liên hệ, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng, trong khi Middle Office thực hiện các nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
1.2.2 Tình hình quản trị nhân sự
Bảng 1.1 chỉ ra rằng phát triển nguồn nhân lực là ưu tiên hàng đầu của BLX VN Sau hơn 30 năm hoạt động, công ty đã triển khai nhiều chính sách nhằm nâng cao nguồn nhân lực, từ đó xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động và giàu kinh nghiệm.
Bảng 1.1 Cơ cấu lao động của công ty từ năm 2018 đến tháng 06/2020
Tiêu chí Phân loại Số lượng Tỉ lệ
Sau đại học 14 8,30 20 11,36 22 12,09 Đại học 98 58,70 108 61,36 110 60,44 Dưới đại học 55 33,00 48 27,28 50 27,47
BLX VN là công ty nước ngoài với sự chú trọng đặc biệt đến chất lượng đầu vào trong tuyển dụng Tỉ lệ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học luôn chiếm trên 60% tổng số nhân viên Đặc biệt, 100% giám đốc và lãnh đạo các phòng ban đều có bằng thạc sĩ hoặc tiến sĩ, cho thấy công ty tuyển chọn kỹ lưỡng cho các vị trí quan trọng Điều này đảm bảo rằng ngay cả những nhân viên trong các phòng ban cũng đều có trình độ và kinh nghiệm nhất định.
Với hơn 30 năm hoạt động, BLX VN đã xây dựng một môi trường làm việc tốt với chính sách đãi ngộ nhân viên hấp dẫn, dẫn đến sự gia tăng số lượng nhân viên kỳ cựu có kinh nghiệm Hiện tại, gần 60% nhân viên của công ty có trên 3 năm kinh nghiệm, trong khi đó, công ty cũng tạo điều kiện cho lực lượng lao động trẻ và ít kinh nghiệm phát triển Nhân viên có kinh nghiệm dưới 1 năm hoặc từ 1 đến 3 năm chiếm gần 40%, cho thấy BLX VN có một đội ngũ lao động kế thừa chuyên nghiệp, kết hợp giữa kinh nghiệm dày dạn và tinh thần làm việc năng động, hiện đại.
Phân tích hоạt động kinh dоаnh củа Công ty TNHH Bоllоré Lоgistics Việt Nаm giаi đоạn 2017 - 2020
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam trong giai đoạn 201 đến hai quý đầu năm 2020 được thể hiện rõ ràng trong bảng 1.2 dưới đây.
Bảng 1.2 Kết quả ạt động tài chính của công ty từ năm 2017 đến 2 quý ho đầu năm 2020
(Đơn vị: Tỉ đồng, %) Năm
Tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu
Công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam đã có nhiều tiến triển và đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, theo báo cáo từ Bộ phận Tài chính năm 2020.
Doanh thu đã tăng trưởng qua từng năm, cho thấy những dấu hiệu tích cực trong kết quả kinh doanh Cụ thể, doanh thu năm 201 tăng 9,54% so với năm 201, trong khi năm 201 tăng 7% so với năm 201 Tuy nhiên, trong hai quý đầu năm 2020, doanh thu chỉ đạt 250,45 tỷ đồng, giảm đáng kể so với ba năm trước, chủ yếu do ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19, khiến nền kinh tế toàn cầu, bao gồm cả công ty, gặp khó khăn.
Cùng với sự gia tăng doanh thu hàng năm, chi phí hoạt động của doanh nghiệp cũng tăng theo Mức tăng trưởng doanh thu và chi phí của công ty chênh lệch không nhiều, cho thấy doanh thu được duy trì ổn định và tăng dần đều Điều này chứng tỏ công ty có chính sách quản lý doanh thu hiệu quả, đảm bảo chi phí hợp lý để cung cấp dịch vụ tiện lợi và nhanh chóng cho khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả và uy tín của công ty.
Lợi nhuận của công ty đã tăng trưởng ổn định qua các năm, cho thấy chính sách kinh doanh ngày càng hiệu quả Các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa được thực hiện một cách hệ thống và chuẩn mực, theo các quy trình đạt tiêu chuẩn, giúp nhân viên thao tác thuận lợi hơn, giảm thiểu sai sót và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
BLX VN vẫn duy trì vị trí trong top 10 công ty tài chính mạnh nhất ngành logistics Việt Nam Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm từ 201 đến hai quý đầu năm 207 cho thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng liên tục, chứng tỏ vị thế ổn định trên thị trường Dù gặp nhiều biến động kinh tế và tổn thất từ đại dịch, nhờ nỗ lực của toàn thể công ty, BLX VN vẫn đảm bảo tăng trưởng doanh thu và đạt được thành tựu đáng khích lệ, góp phần mở rộng phát triển ngành xuất nhập khẩu Việt Nam và tạo dựng vị thế vững mạnh cả trong nước lẫn quốc tế.
1.4 Vai trò của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập kh u bẩ ằng đường biển đối với hoạt động của công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam
Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển hiện nay chiếm tỷ lệ cao nhất trong các phương thức vận chuyển nhờ vào những ưu điểm vượt trội như giá thành thấp, khả năng chuyên chở lớn và khả năng vận chuyển đa dạng các loại hàng hóa Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển không chỉ là một lợi thế cạnh tranh quan trọng của công ty mà còn đóng góp đáng kể vào doanh thu trong giai đoạn 201 đến quý II/2020, như thể hiện qua bảng 1.3.
Bảng 1.3 thể hiện tỷ trọng đóng góp vào doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2016 đến quý II năm 2020.
(Đơn vị: Tỷ đồng, %) Năm
Doanh thu giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Trong giai đoạn 2016 đến quý II năm 2020, doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển chiếm hơn 35% tổng doanh thu của công ty, cho thấy sự quan trọng của lĩnh vực này Tỷ trọng doanh thu từ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đã tăng nhẹ, phản ánh sự phát triển bền vững với số lượng khách hàng trung thành và khách hàng mới gia tăng Nhận thức được những thuận lợi trong quy trình giao nhận, BLX VN đã không ngừng cải thiện hiệu quả hoạt động để nâng cao chất lượng dịch vụ, dự đoán xu hướng tăng trưởng tiếp tục trong tương lai.
1.5 Tóm tắt quá trình thực tập
Tác giả đã thực tập tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam từ ngày 13/07/2020 đến 14/08/2020, làm việc tại phòng Thủ tục hải quan dưới sự hướng dẫn của chị Trần Vĩnh Linh Trong thời gian thực tập, tác giả chủ yếu thực hiện các công việc như photocopy, scan chứng từ, kiểm tra thông tin giữa các chứng từ, chuẩn bị bộ chứng từ và hỗ trợ khai báo hải quan điện tử Tác giả cũng đã đi lấy lệnh giao hàng tại công ty DHL Global Forwarding và có cơ hội tiếp xúc với các nhân viên phòng xuất khẩu, nhập khẩu và giao nhận, từ đó nhận được sự hướng dẫn và giải thích về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Phòng Thủ tục hải quan của công ty đóng vai trò quan trọng trong chuỗi giao nhận hàng hóa, nơi tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và phối hợp với phòng xuất, nhập khẩu Nhân viên giao nhận và chứng từ thực hiện các nghiệp vụ cần thiết để hoàn tất quy trình nhập khẩu, bao gồm chuẩn bị chứng từ, truyền tờ khai, làm thủ tục thông quan, báo giao hàng và thuê phương tiện vận chuyển nội địa Cuối cùng, phòng cũng tính toán các chi phí phát sinh cho lô hàng Đối với những lô hàng có chi phí bán vượt mức bảng giá, cần liên hệ với phòng kinh doanh để chào giá, xuất hóa đơn đỏ và chuyển tài liệu cho phòng kế toán thu tiền dịch vụ từ khách hàng và thanh toán cho các đối tác bên ngoài.
CHƯƠNG : Ổ CHỨC NGHIỆP VỤ GIАО NHẬN HÀNG HÓА NHẬP 2 T
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN ẠI CÔNG TY BОLLОRÉ LОGISTICS VIỆT T
NАM 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nh p khậ ẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam
2.1.1 Sơ đồ các bước trong tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam bao gồm 7 bước cơ bản, được minh họa chi tiết trong sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp, 2020)
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, phòng nhập khẩu, phòng Hải quan và đại lý của BLX Sự hợp tác này đảm bảo hiệu quả trong việc xử lý và vận chuyển hàng hóa, từ khâu đặt hàng đến khi hàng hóa được giao tận tay khách hàng.
Công ty BLX VN hợp tác với các đối tác nước ngoài, bao gồm hãng tàu, khách hàng và cơ quan Hải quan, nhằm tối ưu hóa hiệu quả trong quy trình làm việc Bài viết này sẽ trình bày chi tiết các bước cụ thể trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển, kèm theo minh họa từ hợp đồng nhập khẩu.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng
Khai hải quan điện tử Thông quan tờ khai
Làm thủ tục lấy hàng tại cảng
Giao hàng về kho cho khách hàng
Quyết toán và lập bảng cân đối thu chi cho lô hàng đồng thương mại số 0747200200, 074720000, 0747200400 (phụ lục 5) giữa công ty nhập khẩu và bên bán PRODUCTOR CAPILARES S.A đã được thực hiện Hợp đồng này được ký kết nhằm nhập khẩu các mặt hàng được liệt kê, đồng thời lược bỏ một số điều khoản khác do hai bên đã thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài Điều kiện giao hàng theo FCA theo Incoterm 2000.
Tóm tắt quá trình thực tập
Tác giả thực tập tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam từ ngày 13/07/2020 đến 14/08/2020, làm việc tại phòng Thủ tục hải quan dưới sự hướng dẫn của chị Trần Vĩnh Linh Trong quá trình thực tập, tác giả thực hiện các công việc như photocopy, scan chứng từ, kiểm tra thông tin chứng từ và chuẩn bị bộ chứng từ hỗ trợ khai báo hải quan điện tử Tác giả cũng đi lấy lệnh giao hàng tại DHL Global Forwarding và thường xuyên được hướng dẫn bởi các nhân viên phòng xuất khẩu, nhập khẩu và giao nhận, từ đó hiểu rõ hơn về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Phòng Thủ tục hải quan của công ty đóng vai trò quan trọng trong chuỗi giao nhận hàng hóa, nhận đơn hàng từ khách hàng và phối hợp với phòng xuất, nhập khẩu Nhân viên sẽ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lô hàng, bao gồm chuẩn bị chứng từ, truyền tờ khai, thông quan, báo giao hàng và thuê phương tiện vận chuyển Cuối cùng, phòng cũng tính toán các chi phí phát sinh cho lô hàng Đối với những lô hàng có chi phí vượt bảng giá, cần liên hệ với phòng kinh doanh để chào giá, lập hóa đơn và chuyển chứng từ cho phòng kế toán thu tiền dịch vụ từ khách hàng và thanh toán cho các đối tác.
CHƯƠNG : Ổ CHỨC NGHIỆP VỤ GIАО NHẬN HÀNG HÓА NHẬP 2 T
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN ẠI CÔNG TY BОLLОRÉ LОGISTICS VIỆT T
NАM 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nh p khậ ẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam
2.1.1 Sơ đồ các bước trong tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container qua đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam bao gồm 07 bước cơ bản, được trình bày rõ ràng trong sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp, 2020)
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, phòng nhập khẩu, phòng Hải quan và đại lý của BLX.
Công ty BLX VN hợp tác chặt chẽ với các đối tác quốc tế, bao gồm hãng tàu, khách hàng và cơ quan Hải quan, nhằm tối ưu hóa hiệu quả trong quy trình làm việc Bài viết này sẽ trình bày chi tiết các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container qua đường biển, được minh họa bằng hợp đồng nhập khẩu cụ thể.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng
Khai hải quan điện tử Thông quan tờ khai
Làm thủ tục lấy hàng tại cảng
Giao hàng về kho cho khách hàng
Quyết toán và lập bảng cân đối thu chi cho lô hàng đồng thương mại số 0747200200 074720000 0747200400 (phụ lục 5) giữa công ty nhập khẩu và PRODUCTOR CAPILARES S.A đã được thực hiện Hợp đồng nhập khẩu này được ký kết nhằm nhập các mặt hàng đã nêu, đồng thời lược bỏ một số điều khoản do hai bên đã thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài Điều kiện giao hàng theo hợp đồng là FCA theo Incoterm 2000.
Trong hợp đồng tổng với nhiều lô hàng, tác giả chọn lô hàng mỹ phẩm và máy kẹp duỗi tóc làm ví dụ Lô hàng này có nhà xuất khẩu là PRODUCTOR CAPILARES S.A., trong khi tên doanh nghiệp nhập khẩu không được tiết lộ vì lý do bảo mật BLX VN đóng vai trò là dịch vụ trung gian khai thuê cho nhà nhập khẩu Lô hàng được vận chuyển theo điều kiện FCA (giao cho người chuyên chở) và BLX VN chịu trách nhiệm thuê tàu, với hóa đơn cước do BLX VN phát hành Tác giả sẽ chủ yếu tập trung vào hoạt động nhập khẩu trong khu vực phòng Hải quan.
2.1.2 Minh họa thực tế quy trình theo lô hàng nhập khẩu mỹ phẩm và máy kẹp duỗi tóc
2.1.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Chứng thư hun trùng, Giấy chứng nhận vệ sinh, Chứng thư kiểm dịch, Chứng từ bảo hiểm, và Hóa đơn chiếu lệ là những giấy tờ cần thiết cho lô hàng mỹ phẩm và máy kẹp duỗi tóc Hợp đồng thương mại giữa công ty nhập khẩu và PRODUCTOR CAPILARES S.A từ Tây Ban Nha đã xác định rõ các mặt hàng, số lượng, và giá cả, được ký xác nhận bởi ông Herault Francois, Trưởng phòng phân phối của bên bán.
Sau khi nhận được bộ chứng từ gửi qua email từ PRODUCTOR CAPILARES
Nhân viên công ty nhập khẩu sẽ chuyển tiếp bộ chứng từ cho nhân viên chứng từ BLX VN để thực hiện việc nhập khẩu lô hàng dưới hình thức nhập kinh doanh Nhân viên BLX VN sẽ in bản cứng bộ chứng từ để đối chiếu thông tin, đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót từ bên đối tác Nếu thông tin không khớp hoặc có thông tin không hợp lệ theo thỏa thuận, nhân viên chứng từ sẽ phản hồi với khách hàng để kịp thời sửa chữa, hạn chế sai sót trong khai hải quan Bộ chứng từ cho lô hàng nhập khẩu mỹ phẩm và máy kẹp duỗi tóc bao gồm Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói và vận đơn Nhân viên chứng từ của bộ phận Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin này.
Hóa đơn thương mại (phụ lục 6) cần được kiểm tra kỹ lưỡng về số hóa đơn, ngày phát hành, điều kiện giao hàng, đơn giá và tổng trị giá Đặc biệt, cần xác nhận thông tin trên hóa đơn có khớp với hợp đồng đã ký Ví dụ, hóa đơn số 34023712 và 34023713, phát hành ngày 11/05/2020, bao gồm 12 mặt hàng với tổng trị giá thanh toán là 45.021,9 EUR.
Phiếu đóng gói (phụ lục 7) cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin trùng khớp với Hóa đơn thương mại, đặc biệt là trọng lượng, số kiện và kích thước ba chiều (chiều dài, chiều rộng, chiều cao) của lô hàng Việc này giúp nhân viên chứng từ lựa chọn đúng loại xe tải để vận chuyển hàng về kho cho khách hàng, tránh tình trạng chọn xe không phù hợp kích cỡ hoặc xe quá lớn, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh do việc thay đổi xe và đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn.
Vận đơn (phụ lục 1): Đối với lô hàng này, bên nhập khẩu đặt tàu thông qua BLX
Khi kiểm tra vận đơn, cần lưu ý các thông tin quan trọng như số Bill 68200013733, tên shipper là công ty PRODUCTOR CAPILES S.A., và tên consignee là công ty nhập khẩu Người nhận thông báo hàng đến cũng là công ty nhập khẩu Tàu vận chuyển mang tên COSCO DENMARK, hàng được xếp tại cảng Valencia và dỡ tại cảng Bình Dương Lô hàng gồm 36 pallets với tổng trọng lượng 12.519 kg, sử dụng container GESU6749114 (1 container 40 feet cao - HQ) và số seal G8850778 Ngày hàng được xếp lên tàu là 16/05/2020 Tất cả thông tin trên vận đơn phải khớp với Invoice và Packing list.
2.1.2.2 Nhận thông báo hàng đến (Arrival notice A/N) và lấy lệnh giao hàng -
Sau khi nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu qua email, nhân viên chứng từ bộ phận Hải quan sẽ chuẩn bị giấy tờ để nhân viên giao nhận lấy lệnh giao hàng Đối với lô hàng lẻ (LCL), hàng sẽ được rút ruột tại cảng và chuyển về kho CFS; nhân viên giao nhận chỉ cần mang theo giấy giới thiệu và thông báo hàng đến để nhận lệnh giao hàng tại văn phòng hãng tàu Đối với lô hàng nguyên container (FCL), nhân viên chứng từ cần làm giấy mượn container, điền vào mẫu cam kết và đóng phí cược container, số tiền này sẽ được hoàn trả khi container được trả lại nguyên vẹn Lô hàng này phải chuyển tải tại Singapore, với tên tàu là THANA BHUM chuyến 231N Các thông tin quan trọng khác bao gồm số Master Bill, số container, số seal, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số lượng, trọng lượng hàng hóa, phí địa phương và đặc biệt là ETA (Estimated Time of Arrival), ngày dự kiến hàng đến là 11/06/2020, để sắp xếp thời gian hợp lý cho nhân viên giao nhận.
Trên D/O của hàng nguyên container sẽ được đóng dấu “Hàng giao thẳng” Nhân viên giao nhận cần đối chiếu thông tin trong D/O với Bill trước khi rời khỏi văn phòng COSCO Nếu phát hiện sai sót, họ phải yêu cầu COSCO sửa và đóng dấu “CORRECT” vào các chỗ đã sửa, tránh rắc rối khi làm thủ tục hải quan tại cảng.
2.1.2.3 Khai hải quan điện tử
TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIАО NHẬN HÀNG HÓА NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY BОLLОRÉ LОGISTICS VIỆT NАM
Đánh giá chung quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam
Các bộ phận của BLX phối hợp chặt chẽ để thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa hiệu quả, từ chứng từ đến hiện trường đều hoàn thành nhiệm vụ được giao Nhân viên luôn cập nhật thông tin và nghị định từ các cơ quan chức năng, giúp tư vấn nhanh chóng cho khách hàng về các chính sách xuất nhập khẩu, bao gồm kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành và xin giấy phép cần thiết Nhờ đó, BLX cam kết phục vụ khách hàng một cách nhanh nhất và giảm thiểu tối đa các chậm trễ trong quá trình kiểm tra chứng từ, khai hải quan và thông quan.
Sau hơn 30 năm hoạt động, BLX đã phát triển quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa tiêu chuẩn, đảm bảo công việc diễn ra ổn định và chặt chẽ Tất cả dữ liệu về chứng từ, chi phí và hóa đơn được liên kết với hệ thống toàn cầu và đã được chuẩn hóa, giúp việc tra cứu và tìm kiếm thông tin liên quan trở nên nhanh chóng và dễ dàng, ngay cả khi có sai sót hoặc tranh chấp phát sinh.
Khi xuất nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam, nhiều loại hàng hóa yêu cầu thủ tục phức tạp và tốn thời gian Tuy nhiên, việc khách hàng gửi chứng từ và thông báo về hàng hóa có thể ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện các thủ tục này Do đó, BLX cần hợp tác chặt chẽ với khách hàng để hạn chế tình trạng chậm trễ bằng cách thông báo và gửi chứng từ ngay khi có thể.
Việc khai hải quan điện tử qua phần mềm gặp nhiều phức tạp, yêu cầu nhân viên phải đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn trong quá trình khai báo Tuy nhiên, thời gian xử lý dữ liệu của hệ thống khai báo hải quan hiện vẫn còn chậm, đặc biệt trong việc cấp số tờ khai và kết quả phân luồng tờ khai.
Phần mềm khai hải quan thường gặp lỗi và có tốc độ truyền dữ liệu chậm, gây khó khăn trong việc truyền tải chứng từ Mặc dù công ty đã thực hiện nhiều biện pháp khắc phục như nâng cấp máy tính và cải thiện đường truyền mạng, nhưng tình trạng chậm vẫn chưa được cải thiện do các chương trình bảo mật và chống virus bắt buộc từ Trụ sở chính.
2.3.3 So sánh với lý thuyết
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam tương tự như lý thuyết đã nghiên cứu, nhưng có một số tình huống phát sinh cần ứng biến Một số giai đoạn đã được tinh giản để tăng tốc độ và hiệu quả của quá trình giao nhận.
Đầu tiên, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và ký hợp đồng là bước quan trọng trong quy trình Mặc dù lý thuyết yêu cầu thực hiện các công việc như chào giá, thương thảo và ký kết hợp đồng, nhưng đối với đơn hàng từ công ty khách hàng quen thuộc, quy trình này thường được rút gọn hoặc bỏ qua.
Thủ tục xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa yêu cầu xử lý chứng từ khai báo hải quan tương tự như quy trình đã đề cập Trong thực tế, có thể phát sinh nhiều vấn đề như sai sót đánh máy hoặc nhầm lẫn về các mặt hàng Do đó, cần thường xuyên cập nhật các thông tư và quyết định liên quan đến mặt hàng và thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật Việc xin các giấy phép và kiểm định hợp lý là rất quan trọng nhằm tránh tình trạng chậm trễ và phát sinh phụ phí lưu kho, lưu bãi.
Lưu trữ hồ sơ và quyết toán với khách hàng là bước cuối cùng trong nhiều nghiệp vụ, nhưng cũng là giai đoạn tiềm ẩn rủi ro cao Đối với hợp đồng với khách hàng lâu năm, việc ngăn ngừa rủi ro không thanh toán gần như không cần thiết, vì quá trình dựa trên sự tin tưởng Tuy nhiên, cần lưu ý rằng lý thuyết vẫn chỉ ra các rủi ro có thể xảy ra trong công đoạn này.
NHẬN ĐỊNH VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH BOLLORÉ LOGISTICS VIỆT NAM
Bài học cho bản thân
Trong quá trình thực tập tại Công Ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam, tác giả đã học hỏi được nhiều kiến thức và kỹ năng quý giá, đồng thời cải thiện ý thức, thái độ làm việc và xác định rõ định hướng nghề nghiệp cho bản thân.
Đợt thực tập giữa khóa mang lại cho tác giả cái nhìn rõ ràng hơn về chuyên ngành và định hướng nghề nghiệp Đây là thời gian quý báu để áp dụng lý thuyết đã học, từ việc kiểm tra chứng từ đến khai hải quan Tác giả nhận thấy rằng kiến thức học tại trường chỉ là một phần nhỏ so với thực tế công việc, và cần liên tục cập nhật kiến thức mới Hơn nữa, việc sử dụng tiếng Anh chuyên ngành trong các chứng từ và cuộc họp là rất quan trọng, vì sai sót trong ngôn ngữ có thể dẫn đến nhầm lẫn và thiệt hại lớn Do đó, cải thiện khả năng tiếng Anh là cần thiết.
Trải nghiệm môi trường văn phòng đã giúp tác giả phát triển nhiều kỹ năng công sở quan trọng, bao gồm kỹ năng in ấn, quét và sao chép tài liệu Nhờ sự hướng dẫn của đồng nghiệp, tác giả đã học được nhiều kỹ thuật tin học, nâng cao khả năng xử lý tài liệu trên máy tính, sử dụng các công cụ và phương thức nâng cao của Excel, cũng như cách sử dụng email hiệu quả Bên cạnh đó, tác giả cũng cải thiện kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp, giải quyết khó khăn trong công việc và mâu thuẫn, đồng thời rèn luyện khả năng quan sát và lắng nghe từ việc theo dõi công việc hàng ngày của từng nhân viên trong phòng.
Khi nhắc đến xuất nhập khẩu, nhiều người thường nghĩ rằng ngành này không hấp dẫn và có phần gò bó Tuy nhiên, qua quá trình thực tập và trải nghiệm thực tế, tác giả đã có cái nhìn tích cực hơn về ngành học này và phát triển tinh thần học hỏi Thực tập đã giúp tác giả định hướng rõ ràng cho sự nghiệp tương lai và nhận ra tầm quan trọng của sự cẩn thận và trách nhiệm trong công việc, bởi mỗi sai sót đều có thể gây thiệt hại về tài chính Bên cạnh đó, tác giả cũng học được giá trị của việc đúng giờ trong công việc, điều này rất cần thiết trong ngành xuất nhập khẩu, nơi mà hàng hóa cần được giao nhận đúng thời gian và thông tin phải chính xác.
Trong quá trình thực tập, tác giả không chỉ học hỏi được nhiều điều bổ ích mà còn gặp phải những thuận lợi và khó khăn đáng kể.
Với chính sách mở và sự hỗ trợ nhiệt tình từ các đồng nghiệp, tác giả đã có cơ hội tiếp cận thực tế trong quá trình thực tập Môi trường làm việc thân thiện, cởi mở cùng với cơ sở vật chất đầy đủ đã tạo động lực cho tác giả trong việc học hỏi và làm việc một cách tích cực.
Trong quá trình làm việc, tác giả gặp nhiều khó khăn do sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế, dẫn đến việc thiếu kiến thức vững vàng và gặp phải sai sót như nhập sai thông tin, kiểm tra chứng từ không chính xác, và sử dụng thuật ngữ chuyên ngành không đúng Điều này không chỉ gây chậm trễ trong công việc mà còn ảnh hưởng đến đồng nghiệp Áp lực thời gian và môi trường làm việc cùng với những biến động của dịch bệnh cũng khiến tác giả cảm thấy chán nản Tuy nhiên, nhờ sự hướng dẫn và hỗ trợ nhiệt tình từ đồng nghiệp, tác giả đã nhanh chóng bắt kịp nhịp công việc và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
Khi khai báo hàng hóa, việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi, như thông tin sai trên tờ khai về mã hiệu phương thức vận chuyển, số hóa đơn, hay số vận đơn Đối với hàng hóa đặc biệt, cần tiến hành kiểm tra lại và sửa đổi tờ khai, dẫn đến việc không thông qua kịp thời theo quy định Trong trường hợp này, nhân viên phụ trách lô hàng phải liên hệ với nhân viên hiện trường để kiểm tra lại lô hàng.
Giải pháp cần thiết là nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên chứng từ trong phòng Local Handling thông qua các buổi tập huấn định kỳ, ít nhất một lần mỗi tháng, nhằm cập nhật kiến thức về thủ tục hải quan điện tử và các thay đổi trong thông tư, nghị định.
3.2.2 Cần có mối quаn hệ tốt với các cơ quаn bаn ngành
Để đảm bảo quy trình hải quan diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, việc xây dựng mối quan hệ tốt với cán bộ Hải quan là rất quan trọng Công ty cần thực hiện tờ khai hải quan chính xác và nắm vững các quy định mới nhất để xử lý các trường hợp tờ khai luồng vàng, luồng đỏ một cách hiệu quả Trong trường hợp gặp khó khăn, công ty có thể gửi công văn lên Cục Hải quan TP Hồ Chí Minh để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai báo Việc phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường sẽ giúp kiểm tra hàng hóa và chứng từ diễn ra suôn sẻ, từ đó tạo ấn tượng tốt cho các lần làm việc sau Hơn nữa, việc duy trì liên lạc trực tiếp với các cán bộ đã làm việc trước đó sẽ giúp quá trình xin giấy phép và kiểm định diễn ra nhanh chóng hơn so với việc sử dụng hệ thống một cửa hay thư điện tử.
3.2.3 Đàо tạо nhân viên có đủ chuyên môn để tư vấn khách hàng
Các quy định về thủ tục xuất nhập khẩu ngày càng nhiều và phức tạp, đòi hỏi công ty phải nâng cao trình độ nhân viên để hỗ trợ khách hàng và hoàn thành công việc hiệu quả Hiện tại, công ty áp dụng phương pháp đào tạo nội bộ, trong đó nhân viên lâu năm chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là khó cập nhật và phổ biến thông tin mới.
Để nâng cao hiệu quả đào tạo nhân viên, tác giả đề xuất mời chuyên gia đến đào tạo tại công ty, đặc biệt là cho nhân viên mới hoặc nhóm đông Văn phòng BLX VN tại Thành phố Hồ Chí Minh có hai phòng họp với sức chứa 20 người, là địa điểm lý tưởng cho các khóa đào tạo Đối với nhân viên hiện trường, công ty cần tổ chức các buổi training về kỹ năng vi tính cơ bản để họ có thể thực hiện bảng chi phí một cách nhanh chóng và tiện lợi Bên cạnh đó, cũng cần phổ biến các thông tư, nghị định và quy định liên quan tại các cảng và ICD để nhân viên nắm rõ và tuân thủ.
3.2.4 Đầu tư trаng web riêng và hệ thống thông tin liên lạc
Hiện tại, tất cả các đơn vị Bоllоré Lоgistics đều sử dụng chung một địa chỉ website www.bоllоre-lоgistics.cоm, gây khó khăn cho khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới trong việc tìm kiếm thông tin về dịch vụ của công ty Điều này ảnh hưởng đến việc nâng cao và phổ biến hình ảnh của công ty Mặc dù BLX VN là công ty có vốn đầu tư 100% từ nước ngoài và chịu sự quản lý từ Bоllоré Lоgistics Singapore, việc thiết kế một website riêng cho BLX VN hiện nay là khó khăn nhưng là giải pháp khả thi trong dài hạn.
Để đạt được mục tiêu, BLX VN cần xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt các công ty khác trong tập đoàn và công ty mẹ, từ đó tạo điều kiện xin cấp phép cho trang web riêng Đồng thời, BLX cũng cần nâng cấp đội ngũ IT để phát triển và duy trì trang web, tránh tình trạng quá tải khi hoạt động thực tế, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin cho cả BLX VN và khách hàng.