Để phù hợp với chuyên ngành đào tạo Kinh tế đối ngoại, em đã lựa chọn thực tập tại Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam, một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MORRISON EXPRESS VIỆT NAM
Quá trình hình thành và phát triển
CÔNG TY TNHH MORRISON EXPRESS VIỆT NAM
Tên quốc tế MORRISON EXPRESS VIETNAM COMPANY LIMITED
Tên viết tắt MORRISON EXPRESS VIETNAM
Mã số thuế 0312294651 Địa chỉ Lầu 2, Tòa nhà Habimex, Số 2B, Đường Phan Thúc Duyện, Phường
4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người đại diện Chang, Pei - Lin Điện thoại 84-8-3842-1788
Quản lý bởi Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh
Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN
Tình trạng Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Cập nhật mã số thuế 0312294651 lần cuối vào 2023-07-23 11:34:02
5012 Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương
Dịch vụ vận tải hàng hóa, ngoại trừ vận tải nội địa, bao gồm nhiều hoạt động quan trọng như bán và tiếp thị dịch vụ vận tải biển qua giao dịch trực tiếp với khách hàng, từ niêm yết giá đến lập chứng từ Ngoài ra, dịch vụ còn đại diện cho chủ hàng, cung cấp thông tin kinh doanh theo yêu cầu và chuẩn bị tài liệu liên quan đến chứng từ vận tải, bao gồm chứng từ hải quan và các giấy tờ liên quan đến xuất xứ và đặc tính hàng hóa Dịch vụ vận tải biển cũng bao gồm vận tải nội địa bằng tàu mang cờ Việt Nam trong trường hợp cung cấp dịch vụ tích hợp Hơn nữa, công ty sẽ tổ chức cho tàu vào cảng hoặc tiếp nhận hàng theo yêu cầu và đàm phán, ký hợp đồng vận tải đường bộ, đường sắt, và đường thủy nội địa liên quan đến hàng hóa mà công ty vận chuyển.
5229 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
Dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa bao gồm cả giao nhận hàng hóa và hỗ trợ vận tải biển, với một trong những dịch vụ quan trọng là thông quan.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Morrison Express, với hơn 140 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế, đã khẳng định vị thế là một trong những tập đoàn lớn và uy tín nhất thế giới Được thành lập vào năm 1870 bởi ông Alexander Morrison tại Anh, tập đoàn này đã không ngừng phát triển và mở rộng hoạt động ra toàn cầu.
Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam, được thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 411022000720 vào ngày 21/5/2013, đã nhanh chóng trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam Với mạng lưới hoạt động rộng khắp cả nước và các văn phòng tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, công ty không ngừng mở rộng cơ sở vật chất và nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, đồng thời chú trọng đào tạo nhân lực chuyên nghiệp.
Cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự
Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam được tổ chức với Giám đốc và 4 phòng ban chính: Phòng Sales, Phòng Vận hành, Phòng Kế toán và Phòng Nhân sự Đặc biệt, Phòng Vận hành được chia thành hai nhánh: Phòng Vận hành đường biển và Phòng Vận hành đường hàng không.
Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam được xây dựng theo mô hình trực tuyến hàng dọc, với Giám đốc đóng vai trò quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới Mô hình này cho phép Giám đốc thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống mình phụ trách Mỗi nhân viên chỉ nhận sự điều hành và mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp, đảm bảo tính rõ ràng và hiệu quả trong quá trình làm việc.
Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
1.2.2.2 Chức năng của những bộ phận chính yếu a Giám Đốc
Giám đốc là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ lập kế hoạch và định hướng chiến lược phát triển, đồng thời quản lý nhân viên để đạt hiệu quả tối ưu Họ cũng theo dõi, kiểm soát và đánh giá các hoạt động trong công ty, xây dựng phương hướng thực hiện các giao dịch hợp đồng với khách hàng, và đưa ra giải pháp hợp lý để thúc đẩy sự phát triển và mở rộng của công ty.
Phòng Sales đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng mạng lưới khách hàng, đề xuất các kế hoạch hành động hiệu quả và báo cáo cho Giám Đốc về chiến lược cũng như thông tin liên quan đến khách hàng và các hợp đồng hiện tại Sự đóng góp của phòng này là rất quan trọng trong việc phát triển kinh doanh.
Giám đốc Phòng Sales Phòng Vận hành
Phòng Vận hành đường biển Phòng Vận hành đường hàng không
Phòng Kế toán và Phòng Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại nhiều hợp đồng giá trị cho công ty, vì vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ với Phòng Vận hành để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra suôn sẻ Phòng Vận hành, với số lượng nhân sự đông đảo nhất, chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng, soạn thảo chứng từ liên quan đến thương lượng và ký kết hợp đồng, cũng như phát hành chứng từ cần thiết cho giao nhận Phòng này còn chịu trách nhiệm liên lạc với hãng tàu, đại lý và khách hàng, hỗ trợ bộ phận Sales trong các giao dịch, đồng thời đảm bảo tính chính xác của chứng từ và kịp thời sửa chữa khi có sai sót.
Phòng Kế toán theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua ngân hàng và chịu trách nhiệm quyết toán công nợ Phòng này lưu trữ số liệu chính xác và ghi chép tình hình tài chính hiện tại Hàng tháng, phòng lập báo cáo kế toán và báo cáo hoạt động kinh doanh, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng quý và hàng năm để trình Giám Đốc Ngoài ra, phòng Kế toán còn quản lý tiền vốn và chịu trách nhiệm thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động.
Phòng Nhân sự cần đảm bảo cung cấp nguồn nhân lực đầy đủ cho các bộ phận logistics, đồng thời đào tạo và trang bị kiến thức chuyên môn cho nhân viên để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp Ngoài ra, phòng cũng phải quản lý các chính sách lương và phúc lợi hợp lý, cạnh tranh với các công ty khác trong ngành logistics.
1.2.2.1 Cơ cấu nhân sự theo giới tính và từng phòng ban
Dựa vào số liệu thống kê, cơ cấu nhân sự tại Morrison Express Việt Nam cho thấy sự chênh lệch rõ rệt về giới tính, với 70,59% nhân viên nữ và chỉ 29,41% nhân viên nam, phản ánh yêu cầu công việc cần tính tỉ mỉ và chính xác cao Về phân bổ nhân lực, Phòng Vận hành chiếm ưu thế với 58,82% tổng số nhân viên, khác với nhiều công ty giao nhận khác, trong khi Phòng Sales và Kế toán lần lượt chiếm 17,65% và 11,76% Điều này cho thấy sự tập trung vào quy trình xuất nhập khẩu và tính chất đặc thù của công ty.
Bảng 1.1 Cơ cấu lao động theo giới tính và từng phòng ban
Tên phòng ban Số lượng nhân viên
Tỷ lệ (%) trên tổng số nhân viên
1.2.2.2 Cơ cấu nhân sự theo trình độ học vấn
Theo số liệu thống kê, Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam có 15 nhân viên trình độ Đại học (chiếm 88,24%), 1 nhân viên trình độ Cao đẳng (5,88%) và 1 nhân viên trình độ trên Đại học (5,88%) Điều này cho thấy, giống như nhiều công ty khác trên thị trường, phần lớn nhân sự tại công ty đều có trình độ học vấn ở mức Cử nhân từ các trường Đại học trong nước.
Bảng 1.2 Cơ cấu nhân sự theo trình độ học vấn
Trình độ học vấn Số lượng nhân viên Tỷ lệ (%) trên tổng số nhân viên Dưới Đại học
Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020-2023
Bảng 1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020 – 2023 Đơn vị tính: Tỷ đồng (VND)
Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ
Trong năm 2020, doanh thu ước tính của công ty đạt khoảng 67,42 tỷ VND, với lợi nhuận đạt 16,92 tỷ VND Dù dịch Covid-19 bùng phát, công ty vẫn duy trì lượng hàng ổn định nhờ vào hàng chỉ định từ Tổng công ty.
Trong 6 tháng đầu năm 2021, doanh thu của công ty đã tăng lên khoảng 56,82 tỷ VND và lợi nhuận đạt 14,51 tỷ VND Điều này được giải thích bởi giá thị trường tăng do dịch Covid-19, dẫn đến sự thay đổi lớn trong doanh thu và lợi nhuận so với năm 2020 Trong 6 tháng cuối của năm 2021, Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam thắng lượng hàng mới đổ về trong thời hạn 6 tháng, dẫn đến sự tăng trưởng đáng kể trong doanh thu và lợi nhuận, đạt khoảng 6 triệu USD và 37,28 tỷ VND tương ứng
Trong năm 2022, công ty ghi nhận doanh thu và lợi nhuận giảm trong nửa đầu năm, đạt khoảng 22,59 tỷ VND và 5,12 tỷ VND tương ứng Nguyên nhân chính là do công ty mất lượng hàng mới vào cuối năm 2021 và lượng hàng trên thị trường giảm sút.
2022, công ty tiếp tục đối mặt với giá thị trường giảm và lượng hàng cũng giảm, dẫn đến giảm doanh thu và lợi nhuận
Trong giai đoạn từ năm 2020 đến nửa đầu năm 2022, công ty Morrison Express Việt Nam đã trải qua sự biến động rõ rệt về doanh thu và lợi nhuận qua các năm.
Năm 2020, công ty đạt doanh thu khoảng 67,42 tỷ VND và lợi nhuận 16,79 tỷ VND nhờ vào lượng hàng ổn định và hàng chỉ định Trong nửa đầu năm 2021, công ty ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể với doanh thu đạt khoảng 56,82 tỷ VND và lợi nhuận tăng trưởng mạnh.
14 tỷ VND tương ứng, chủ yếu do giá cả thị trường tăng do dịch Covid-19 Tuy nhiên,
Trong năm 2022, công ty ghi nhận doanh thu và lợi nhuận giảm trong nửa đầu năm, đạt khoảng 22,5 tỷ VND và 5,65 tỷ VND do lượng hàng và giá cả thị trường giảm Trong 6 tháng đầu năm 2023, doanh thu của công ty đạt 13,65 tỷ VND, chi phí 10,92 tỷ VND và lợi nhuận 2,73 tỷ VND, với tỉ suất lợi nhuận đạt 25% Dữ liệu cho thấy doanh thu của Morrison Express Việt Nam trong quý 1 và 2 năm 2023 đều ở mức thấp, nguyên nhân do không có thông tin về lượng hàng cố định và giá thị trường không ổn định, ảnh hưởng đáng kể đến khả năng tăng trưởng doanh thu của công ty trong thời gian này.
Bảng 1.4 Cơ cấu doanh thu của công ty giai đoạn 2020 – 2023 Đơn vị tính: Tỷ đồng (VND)
2020 2021 2022 6 tháng đầu năm 2023 Doanh thu từ nghiệp vụ đi hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không
Doanh thu từ nghiệp vụ đi hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển
Tỷ trọng hàng xuất khẩu nhập khẩu bằng đường hàng không với tổng doanh thu
Dựa trên Bảng 1.4 về cơ cấu doanh thu của công ty trong giai đoạn 2020-2023, có thể thấy rằng nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không đã có sự phát triển đáng kể trong hoạt động kinh doanh của Morrison Express Việt Nam.
Tỷ trọng doanh thu từ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không đã tăng từ 0,62 năm 2020 lên 0,69 trong 6 tháng đầu năm 2023, cho thấy sự đóng góp quan trọng của lĩnh vực này vào sự phát triển và thành công của công ty.
Nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không đóng góp quan trọng vào sự phát triển của công ty, cho thấy sự tăng trưởng và tiềm năng phát triển của vận chuyển hàng hóa qua đường hàng không trong tương lai.
Với tỷ trọng doanh thu cao và xu hướng tăng trưởng mạnh mẽ, dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không đã trở thành một lĩnh vực then chốt trong hoạt động kinh doanh của Morrison Express Việt Nam Công ty có khả năng khai thác tiềm năng của lĩnh vực này để gia tăng doanh thu và lợi nhuận, đồng thời mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động hiệu quả.
Việc đầu tư và phát triển nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không sẽ mang lại lợi ích lớn cho Morrison Express Việt Nam, đồng thời thúc đẩy sự tăng trưởng và thành công của công ty trong ngành giao nhận hàng hóa.
Tóm tắt quá trình thực tập
Tại vị trí Thực tập sinh Chứng từ tại Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam, tôi có nhiệm vụ kiểm tra, nhập thông tin và in chứng từ trên hệ thống Prolink Trong quá trình thực tập, tôi được hướng dẫn và giám sát bởi các anh chị trong phòng Chứng từ để nâng cao kỹ năng và kiến thức Công việc bao gồm làm quen với quy định và chính sách công ty, tìm hiểu quy trình vận hành, sản phẩm và dịch vụ, cũng như đọc hiểu các quy định của hãng hàng không, IATA và các yêu cầu liên quan Tôi cũng được hướng dẫn sử dụng các công cụ và phần mềm cần thiết để nhập dữ liệu và chuẩn bị chứng từ.
1.4.2 Quá trình thực tập theo từng tuần
Từ 06/5 – 06/8/2023, dưới vị trí Thực tập sinh Chứng từ tại Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam của em tóm tắt như sau:
Tuần 1: Làm quen nhân sự, phòng ban, đọc về các quy định của công ty
Tuần 2: Đọc về quy trình vận hành của công ty Tìm hiểu về các sản phẩm, dịch vụ của công ty
Tuần 3: Đọc về các quy định của hãng hàng không, IATA và các yêu cầu khác của các bên liên quan
Tuần 4: Quan sát quá trình làm việc của các anh chị để hiểu hơn về quy trình Tuần 5: Bắt đầu được làm quen với Booking và cách quản lý file
Tuần 6: Làm quen với hệ thống và chứng từ
Tuần 7: Bắt đầu thực hành nhập dữ liệu trên hệ thống dưới sự giám sát của các anh chị trong phòng ban
Tuần 8: Tiếp tục thực hành nhập dữ liệu trên hệ thống dưới sự giám sát của các anh chị trong phòng ban
Tuần 9: Thực hành chuẩn bị và in chứng từ
Tuần 10: Tiếp tục theo dõi và hỗ trợ nhập dữ liệu cho Phòng Vận hành.
Tuần 11: Tiếp tục theo dõi và hỗ trợ nhập dữ liệu cho Phòng Vận hành
Tuần 12: Tiếp tục theo dõi và hỗ trợ nhập dữ liệu cho Phòng Vận hành Thực hiện nhiệm vụ nhận thông tin từ khách hàng và nhập dữ liệu lên hệ thống công ty
Trong vị trí thực tập sinh Chứng từ, tôi đã có 3 tháng thực tập để làm quen với môi trường làm việc và học hỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp Trong thời gian này, tôi đã tham gia trực tiếp vào các hoạt động tạo lập chứng từ và giao nhận hàng hóa qua hàng không, được hướng dẫn chi tiết về quy trình xuất hàng bằng đường hàng không.
Em đã được hướng dẫn chi tiết về quy trình khai báo hải quan trên hệ thống, giúp em nắm rõ nội dung và ý nghĩa của các thông tin trong bộ chứng từ.
Em đã tham gia chuẩn bị chứng từ cho các lô hàng xuất khẩu và hỗ trợ phòng chứng từ trong việc thu thập, sắp xếp hóa đơn thu hộ Công ty đã ứng trước chi phí xếp dỡ container, thuế nộp cho Nhà nước và lệ phí hải quan.
Qua quá trình được hướng dẫn và tham gia thực tế, tôi đã tích lũy được nhiều kiến thức quý giá và có cái nhìn khách quan hơn về các vấn đề trong công việc Tôi cũng đã áp dụng những kiến thức hàn lâm từ trường học vào thực tiễn, từ đó so sánh và đánh giá để có cái nhìn toàn diện hơn về lĩnh vực này.
Dưới sự hướng dẫn và hỗ trợ tận tình từ các anh chị trong phòng Vận hành, tôi đã phát triển nhiều kỹ năng và kiến thức quý giá trong suốt thời gian thực tập Tôi cảm thấy tự tin và sẵn sàng đón nhận những thử thách mới trong công việc tương lai.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH MORRISON EXPRESS VIỆT NAM
Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công
ty TNHH Morrison Express Việt Nam
Morrison Express Việt Nam thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không theo Quy trình thao tác chuẩn SOP, dành riêng cho khách hàng Mega Step Để biết thêm thông tin chi tiết về xác nhận đặt chỗ và các chứng từ liên quan đến lô hàng, vui lòng tham khảo Phụ lục Bước đầu tiên trong quy trình là nhận booking.
Bước đầu tiên trong quy trình là nhận Booking từ khách hàng, do phòng Vận hành phụ trách Morrison sẽ kiểm tra thông tin từ Xác nhận đặt chỗ (BKCF) như danh tính khách hàng, hãng hàng không, tuyến đi, khối lượng và kích thước hàng, thể loại đóng gói, tên hàng và các chi tiết Booking khác Dữ liệu của lô hàng sẽ được Customer Service nhập vào file Excel quản lý Booking hàng ngày của Phòng Vận hành.
Chuẩn bị chứng từ + Phát hành HAWB
Để hoàn tất quy trình đặc biệt cho lô hàng chứa pin, công ty yêu cầu khách hàng cung cấp chứng nhận và các chứng từ liên quan.
Sau khi nhận thông tin Booking từ khách hàng, công ty sẽ tiến hành đặt chỗ với các hãng hàng không phù hợp với tuyến đi và thời gian giao hàng Sau khi đặt chỗ thành công, công ty sẽ gửi thông tin Booking cho khách hàng để xác nhận Nếu khách hàng không đồng ý với lịch bay, công ty sẽ tìm kiếm lịch bay khác phù hợp Đối với lô hàng của khách hàng Mega Step, Morrison Việt Nam đã kiểm tra chỗ với các hãng hàng không châu Âu như Vietnam Airlines, Etihad Airways, Turkish Airlines và Qatar Airways Cuối cùng, Morrison đã chọn Vietnam Airlines do giá rẻ và lịch bay phù hợp Khách hàng yêu cầu nhận Booking ít nhất 1 ngày trước ngày ra hàng 21/6, vì vậy Morrison phải gửi Booking cho Mega Step không muộn hơn 20/6.
Một yếu tố quan trọng trong quy trình xuất khẩu là xác định ngày ra hàng phù hợp Nếu yêu cầu ngày ra hàng quá sớm, điều này có thể làm chậm tiến độ sản xuất tại nhà máy Ngược lại, nếu ra hàng quá sát giờ quy định, sẽ không kịp hoàn thành thủ tục chất xếp hàng lên máy bay Do đó, Morrison sẽ tư vấn cho khách hàng về thời gian ra hàng hợp lý để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn và tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất khẩu.
Trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam chú trọng đến thời gian vận chuyển, thủ tục hải quan và yêu cầu an ninh hàng không Công ty cam kết tối ưu hóa quy trình để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và mang lại giá trị tốt nhất cho họ.
Hình 2.2 Sơ đồ các bước cần làm để nhận Booking
•Tên hàng Đặt chỗ hãng bay
Nguồn: Phòng Vận hành 2.1.2 Chuẩn bị nhận hàng
Bước thứ hai trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là chuẩn bị nhận hàng, được phối hợp giữa các bộ phận CS và OP của Phòng Vận hành Sau khi khách hàng hoàn tất việc đóng gói hàng hóa, bộ phận CS sẽ thông báo cho bộ phận OP về thông tin lô hàng và ngày xuất hàng.
OP chuẩn bị nhận hàng bằng cách in BKCF và lập tờ cân dựa trên thông tin này Sau khi xác nhận số lượng hàng từ khách hàng, CS sẽ nhập các thông tin như số lượng, tuyến đi và khách hàng vào hệ thống Prolink để tạo đơn hàng mới Vào ngày giao hàng, khách hàng có thể thay đổi số lượng, vì vậy trước ngày giao, khách cần xác nhận số lượng cuối để OP in nhãn dán.
Trước khi nhận hàng, OP sẽ chuẩn bị các công việc cần thiết tại kho, bao gồm việc CS soạn thảo bản nháp AWB (gồm bản chính và bản phụ) để gửi cho khách hàng kiểm tra Sau khi khách hàng xác nhận, OP sẽ tiến hành nhận hàng bên ngoài kho và thực hiện các bước kiểm tra, đảm bảo đóng gói đúng quy chuẩn của hãng hàng không và kho yêu cầu, đồng thời xác minh thông tin hàng hóa dựa trên số hoá đơn PO.
Sau khi kiểm tra hàng, OP sẽ thực hiện việc cân và đo kích thước hàng hóa dưới sự giám sát của kho Hàng sẽ được đưa vào khu vực cân điện tử, và OP sẽ chụp tờ cân (Weighing Slip) để làm bản gốc HAWB và thanh toán dịch vụ kho Trong quá trình này, OP cũng sẽ chụp hình lại việc đo kích thước theo yêu cầu của Mega Step, và Morrison sẽ lưu lại để gửi cho khách hàng qua Email khi cần Đối với lô hàng chứa pin của Mega Step, OP cần thu thập hai chữ ký: một để xác nhận việc tiếp nhận hàng pin và một để xác nhận thông tin trên tờ cân là chính xác Điều này giúp OP đảm bảo tính chính xác của tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa.
Sau khi hoàn tất các công việc cần thiết, OP sẽ thanh toán tiền dịch vụ kho và thực hiện thủ tục thanh lý hải quan cổng nếu cần Tại Morrison Express Việt Nam, nhân viên hiện trường thường đảm nhận việc thanh lý hải quan cổng khi khách hàng đưa hàng lên kho, đặc biệt khi tài xế không có nghiệp vụ thanh lý hải quan.
Hình 2.3 Sơ đồ các bước cần làm trong khâu Chuẩn bị nhận hàng
Nguồn: Phòng Vận hành 2.1.3 Chuẩn bị chứng từ và Phát hành HAWB
Phòng Vận hành chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị chứng từ, bắt đầu bằng việc nhập thông tin vào hệ thống Prolink để phát hành bộ chứng từ chính thức, bao gồm Vận đơn hàng không chủ (MAWB), Vận đơn hàng không lẻ (HAWB), Danh sách chuyến hàng (MNF) và các chứng từ đi kèm Bộ chứng từ được phát hành dưới hai hình thức: file cứng và file mềm Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết sẽ giúp quá trình giao nhận hàng diễn ra suôn sẻ hơn Đặc biệt, Mega Step yêu cầu thể hiện số HS Code 8 chữ số trên HAWB cho lô hàng này.
Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam phát hành bản chính thức HAWB và MNF, trong khi MAWB có thể được phát hành bởi cả Morrison Express hoặc hãng hàng không Đối với đơn hàng của Mega Step, do thuộc danh mục hàng nguy hiểm – hàng chứa pin, bộ phận CS sẽ gửi Email thông tin lô hàng cho hãng sau khi phát hành chính thức MNF và tờ cân để yêu cầu MAWB Sau khi nhận được các chứng từ cuối cùng, CS sẽ in ra để có file cứng, đảm bảo tính chính xác của thông tin và thuận tiện cho việc lưu trữ, quản lý chứng từ giữa Morrison Việt Nam, Mega Step và Vietnam Airlines.
Nhân viên của Morrison Express Việt Nam cần truyền điện FWB/FHL lên hệ thống website của hãng hàng không để nhập thông tin final của lô hàng và truyền dữ liệu cho hãng bay, đây là bước bắt buộc trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Tuy nhiên, một số hãng như EVA Air và China Airlines chỉ yêu cầu Morrison gửi chứng từ, và họ sẽ tự truyền điện, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên chăm sóc khách hàng.
OP chuẩn bị nhận hàng
CS nhập thông tin lên Prolink
OP chuẩn bị đón hàng tại kho OP đóng tiền lao vụ
Hình 2.4 Sơ đồ các bước cần làm trong khâu Chuẩn bị chứng từ và Phát hành HAWB
Nguồn: Phòng Vận hành 2.1.4 Gửi chứng từ và Pre-alert
Bước 4 trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam liên quan đến việc gửi chứng từ cho các bên liên quan, bao gồm khách hàng, đại lý ở nước nhập khẩu và hãng bay, do Phòng Vận hành phụ trách Đối với khách hàng, bộ phận CS sẽ gửi final HAWB qua email, và nếu cần Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O, khách hàng sẽ yêu cầu phát hành hoá đơn gốc bản cứng Đối với đại lý ở nước nhập khẩu, CS gửi email bộ hồ sơ cần thiết trước khi hàng hoá được nhập khẩu, bao gồm Vận đơn hàng không chủ (MAWB), Danh sách chuyến hàng (MNF), và Vận đơn hàng không lẻ (HAWB) của khách, đảm bảo thông tin chính xác để đại lý chuẩn bị tiếp nhận lô hàng Đối với hãng bay, Morrison Express Việt Nam chuẩn bị bộ chứng từ file cứng kèm theo hàng, bao gồm Vận đơn hàng không, Vận đơn hàng không chủ, Vận đơn hàng không lẻ, Danh sách chuyến hàng, tờ cân SLI và các chứng từ liên quan khác Đối với đơn hàng vận chuyển pin của Mega Step, khách hàng cần chuẩn bị Bảng khai báo hoá chất trong pin MSDS và Báo cáo kiểm tra (Test report) Sau khi hoàn tất, Morrison Express Việt Nam sẽ gửi các chứng từ cần thiết cho hãng bay.
Gửi chứng từ kèm hàng
CS chuẩn bị bộ chứng từ
Truyền điện cho hãng hàng không
Hình 2.5 Sơ đồ các bước cần làm trong khâu Gửi chứng từ
Nguồn: Phòng Vận hành 2.2.5 Hoàn tất quy trình
Nhận xét về quy trình
Quá trình thực tập giúp em áp dụng kiến thức từ trường học vào thực tế, từ đó nhận thấy mối liên hệ giữa lý thuyết và thực hành trong việc xử lý chứng từ và quản lý quy trình vận chuyển Việc này không chỉ củng cố kiến thức mà còn phát triển kỹ năng thực tế, bao gồm áp dụng quy tắc quốc tế về xuất nhập khẩu và sử dụng công nghệ liên quan Bên cạnh đó, việc học Tiếng Anh Chuyên ngành tại trường đã giúp em giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, sếp và khách hàng trong môi trường công ty đa quốc gia, nơi mọi quy trình và email đều sử dụng tiếng Anh, làm cho khả năng ngoại ngữ trở thành một lợi thế lớn.
Với vị trí thực tập sinh chứng từ, một trong những hạn chế lớn nhất là thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực này Do đó, tôi đã dành hai tuần đầu tiên để tìm hiểu và làm quen với quy trình công việc, các loại chứng từ cũng như các quy định liên quan.
Thời gian thực tập chỉ kéo dài 3 tháng, tạo ra giới hạn cho việc tiếp thu và thực hành công việc của em.
Với vị trí thực tập sinh chứng từ, nhiệm vụ chính của em là tập trung vào xử lý chứng từ và hỗ trợ các quy trình liên quan Điều này hạn chế khả năng tham gia vào các hoạt động khác trong công ty, khiến em không có cơ hội trải nghiệm đa dạng hơn trong lĩnh vực vận chuyển và xuất nhập khẩu Do thời gian thực tập ngắn, em chưa thể tham gia vào các quy trình cao hơn như lập kế hoạch vận chuyển hoặc quản lý đội nhóm.
NHẬN ĐỊNH VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH
Nhận xét chung
Quá trình thực tập giúp em áp dụng kiến thức từ trường học vào thực tế, tạo ra mối liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn trong việc xử lý chứng từ và quản lý quy trình vận chuyển Điều này không chỉ củng cố kiến thức mà còn phát triển kỹ năng thực tế, từ việc áp dụng quy tắc quốc tế về xuất nhập khẩu đến việc sử dụng công nghệ liên quan Ngoài ra, việc học Tiếng Anh Chuyên ngành tại trường đã giúp em giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, sếp và khách hàng trong môi trường công ty đa quốc gia, nơi mọi quy trình và email đều sử dụng tiếng Anh, làm cho khả năng ngoại ngữ trở thành một lợi thế lớn.
Với vị trí thực tập sinh chứng từ, em gặp phải hạn chế lớn nhất là thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực này Do đó, trong hai tuần đầu, em đã tập trung học hỏi và làm quen với quy trình công việc, các loại chứng từ và quy định liên quan.
Thời gian thực tập chỉ kéo dài 3 tháng, điều này tạo ra một giới hạn cho khả năng tiếp thu và thực hành công việc của em.
Với vị trí thực tập sinh chứng từ, nhiệm vụ chính của em là xử lý chứng từ và hỗ trợ quy trình liên quan, điều này hạn chế khả năng tham gia vào các hoạt động khác trong công ty Do thời gian thực tập ngắn, em chưa có cơ hội trải nghiệm những công việc cao hơn như lập kế hoạch vận chuyển hay quản lý đội nhóm, dẫn đến việc thiếu sự đa dạng trong trải nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển và xuất nhập khẩu.
Bài học cho bản thân
Trong 3 tháng thực tập tại Phòng vận hành của Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam, tôi đã học được nhiều bài học quý giá và phát triển kỹ năng làm chứng từ cho hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Một trong những bài học quan trọng nhất là sự cần thiết của tính chính xác và tỉ mỉ trong công việc này Mọi chi tiết nhỏ trong chứng từ có thể ảnh hưởng đến quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của khách hàng Tôi đã học cách kiểm tra và xác minh thông tin cẩn thận trước khi lập chứng từ, đảm bảo thông tin về hàng hóa, số lượng, giá trị, cũng như các yêu cầu hải quan và quy định pháp lý là chính xác và đầy đủ.
Trong quá trình học tập, tôi đã có cơ hội tìm hiểu và thực hành quy trình làm chứng từ trong ngành vận chuyển hàng hóa hàng không Tôi đã làm quen với các loại chứng từ quan trọng như Vận đơn hàng không, Danh sách chuyến hàng, hóa đơn và các tài liệu liên quan khác.
Em đã làm quen với các quy định và tiêu chuẩn quốc tế từ IATA và ICC, giúp đảm bảo rằng việc lập chứng từ được thực hiện đúng quy trình và đạt chuẩn mực yêu cầu.
Thời gian thực tập đã giúp tôi rèn luyện kỹ năng làm việc trong môi trường đội nhóm, bao gồm việc trao đổi thông tin hiệu quả, phối hợp công việc và giải quyết vấn đề Tôi nhận thức được tầm quan trọng của sự hỗ trợ và chia sẻ kiến thức với đồng nghiệp, và nhận thấy rằng làm việc nhóm hiệu quả là yếu tố then chốt để đạt được kết quả tốt.
Ngoài các kỹ năng chuyên môn, tôi đã phát triển sự kiên nhẫn và quyết tâm trong công việc Việc xử lý chứng từ yêu cầu sự tỉ mỉ và kiên nhẫn, đặc biệt khi phải đáp ứng áp lực và yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng.
Một số đề xuất
Công ty TNHH Morrison Express Việt Nam đang gặp phải hai vấn đề chính trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Thứ nhất, sự mất cân bằng trong khối lượng công việc giữa bộ phận Chăm sóc Khách hàng (CS) và bộ phận Vận hành (OP) là một thách thức lớn, khi bộ phận CS phải xử lý khối lượng công việc vượt trội so với OP.
CS không chỉ làm việc trực tiếp với hệ thống mà còn phải duy trì liên lạc liên tục với khách hàng và hãng hàng không Trong khi đó, OP chỉ cần có mặt tại kho khi có hàng cần xuất Để cải thiện tình hình, công ty nên xem xét phân chia công việc cho OP những nhiệm vụ đơn giản hơn, không yêu cầu trình độ chuyên môn cao, như in chứng từ và truyền thông tin.
Việc này sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận chăm sóc khách hàng (CS), đồng thời tạo điều kiện cho bộ phận vận hành (OP) tập trung vào việc xử lý hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
Việc nhập dữ liệu lên hệ thống hiện chưa được tối ưu hoá, do đó công ty cần đầu tư vào hệ thống thông tin để giảm thiểu việc nhập tay và nâng cao tính chính xác, đầy đủ của thông tin Áp dụng hệ thống thông tin hiện đại và tự động hóa quy trình sẽ cải thiện hiệu suất làm việc và giảm sai sót Bên cạnh đó, việc sử dụng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và học máy sẽ giúp dự đoán và tối ưu hóa lịch trình hàng hóa, tăng cường sử dụng tài nguyên và giảm thời gian chờ đợi Để cải thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu, công ty cần đào tạo nhân viên về nghiệp vụ, kỹ năng quản lý và công nghệ mới, đồng thời tạo môi trường làm việc thoải mái, động lực cho nhân viên Hợp tác với các đối tác và nhà cung cấp có kinh nghiệm cũng rất quan trọng để chia sẻ thông tin, nắm bắt xu hướng mới và tìm kiếm giải pháp tối ưu cho quy trình giao nhận hàng.