CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái quát chung về giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service), theo Quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa” Còn theo Luật Thương mại Việt Nam 1997 thì dịch vụ giao nhận hàng hoá là “Hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)” - Điều 163 Luật Thương mại 1997.
Vận tải hàng không là hình thức vận chuyển người/hàng hóa bằng các phương tiện di chuyển trên không , mà chủ yếu là các loại máy bay Vận tải hàng không thích hợp sử dụng để vận chuyển hàng hóa quốc tế với trọng lượng nhỏ như chuyển fax nhanh, các bưu phẩm có trọng lượng thấp, nhỏ gọn…
● Tốc độ cao, thời gian vận tải nhanh nhất
● Là phương thức vận tải an toàn nhất do gian nhanh và xác suất xảy ra rủi ro thấp cùng với đó là tuyến đường bay thẳng trên không trung, ít phụ thuộc yếu tố địa hình và địa lý
● Luôn đòi hỏi sử dụng công nghệ cao
● Cung cấp các dịch vụ có tiêu chuẩn cao hơn hẳn
● Chứng từ, thủ tục đơn giản, dễ thực hiện, thống nhất cao trên phạm vi quốc tế
Logistics và vận tải quốc tế
Logistics và vận tải… 100% (3) 57 ĐỀ CƯƠNG Logistics
2019 2020 BỘ ĐỀ THỰC TẾ VẤN ĐÁP…
FWPS Vol 2 No 3 Paper 14 - Green…
Logistics và vận tải quốc… None31
● Không phải phương thức vận tải phổ thông, không phù hợp trong chuyên chở hàng khối lượng lớn, hàng cồng kềnh, giá trị nhỏ
● Đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như đào tạo nguồn nhân lực phục vụ cho ngành
● Tai nạn hàng không khi đã xảy ra thường gây tổn thất lớn và mang tính chất hủy diệt
Cũng giống như các phương thức giao nhận bằng đường biển, đường sắt hay đường bộ, giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không cũng mang những đặc điểm chung cơ bản của giao nhận nói chung Từ định nghĩa về giao nhận như đã nêu trên đây có thể hiểu giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không là là sự tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng bằng máy bay.
1.1.2 Nội dung cơ bản của nghiệp vụ
Việc giao nhận hàng hóa xuất khẩu có thể do người bên xuất khẩu, bên nhập khẩu hay do người thực hiện việc chuyên chở đứng ra đảm nhiệm và tiến hành Tuy nhiên, chính sự phát triển trong mua bán hàng hóa quốc tế và phân công lao động quốc tế ở quy mô ngày càng lớn, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu ra đời và được các tổ chức hoặc công ty thực hiện một cách chuyên nghiệp Hoạt động của các công ty hay tổ chức này bao gồm việc “thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng và các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng.” (Luật Thương Mại 2005, Điều 233)
Cụ thể, người giao nhận với những thỏa thuận trong hợp đồng khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ đảm nhận những công việc:
-Lựa tuyến máy bay phù hợp cho việc vận chuyển.
-Nếu người vận tải và người xuất khẩu có yêu cầu, cần thuê địa điểm để đóng hàng, chuẩn bị kho bảo quản và cân đo hàng hóa.
Gk logistics cô Trâm giải case
Logistics và vận tải quốc… None67
-Giao hàng và cấp các loại chứng từ có liên quan như chứng từ vận tải, hóa đơn, biên lai nhận hàng,…
-Vận chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục về lệ phí, khai báo hải quan ở khu vực giám sát hải quan.
-Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích; ghi chú về tổn thất, mất mát của hàng hoá (nếu có)
-Tư vấn về bảo hiểm hàng hoá và hỗ trợ người xuất khẩu những vấn đề liên quan đến khiếu nại nếu được yêu cầu.
1.1.3 Quy trình cơ bản của nghiệp vụ
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, đơn vị xuất nhập khẩu thực hiện những bước sau để thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không:
Sau khi đã hoàn tất việc ký kết hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị giấy tờ cần thiết để thực hiện xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa với mặt hàng không được tự do xuất nhập khẩu
Liên hệ với bên vận chuyển (Carrier) để thuê máy bay thỏa thuận vận chuyển, nhận lại Booking Note Đơn vị vận chuyển (Carrier) thường sẽ là công ty giao nhận (Forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA) Trong đó, các công ty giao nhận (Forwarder) phải được hãng hàng không chỉ định và cho phép khai thác vận chuyển hàng hóa cho hãng.
Sau khi lấy Booking Note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa, chuẩn bị hàng giao cho bên chuyên chở
Theo lịch trình đã thỏa thuận, chủ hàng giao hàng cho người chuyên chở, kèm theo chỉ dẫn cần thiết để người họ giao cho hãng hàng không Sau khi nhận hàng, công ty giao nhận sẽ cấp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR – Forwarder’s Certificate of Receipt) để xác nhận việc đã nhận hàng hóa để vận chuyển.
Trường hợp hàng hóa được lưu giữ tại kho của đơn vị vận tải, khi giao hàng cho hãng hàng không, hãng hàng không sẽ lập Phiếu nhập kho - FWR - Forwarder's Warehouse Receipt.
Trong một trường hợp khác, nếu người vận chuyển chịu trách nhiệm giao hàng đến kho của người nhập khẩu tại cảng đến, người giao nhận hàng hóa phải cấp Giấy chứng nhận vận chuyển FTC - Freight Forwarder.
Hàng hóa sau khi được đưa đến sân bay đi, bên xuất khẩu sẽ chuẩn bị bộ chứng từ để gửi đến hãng hàng không để thực hiện các thủ tục hải quan xuất khẩu, hoặc là bên forwarder thực hiện thủ tục hải quan nếu được ủy thác Bộ chứng từ thường gồm:
- Giấy phép xuất nhập khẩu, nếu hàng thuộc diện phải xin phép (Export Permit)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng Phiếu đóng gói (Packing List
- Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Sau khi thông quan, nộp tờ khai thông quan cho hãng bay để họ ký thực xuất với hải quan giám sát
Sau khi quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu được hoàn thành, người xuất khẩu gửi
GI (Shipping instruction) cho hãng bay hoặc bên Forwarder trước thời hạn Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp giấy gửi hàng đường hàng không – Draft Airway Bill, bên xuất khẩu sẽ kiểm tra lại, nếu cần chỉnh sửa bổ sung thì phối hợp hãng bay hoàn thiện sớm.
Sau đó, hãng hàng không phát hành Master Air Waybill (Vận đơn chủ) cho bên giao nhận, người giao nhận phát hành House Airway Bill cho chủ hàng và gửi kèm bản gốcAWB số 2 theo hàng hóa cùng với các chứng từ cần thiết liên quan theo yêu cầu của người mua Người xuất khẩu sẽ gửi bản scan của AWB gốc số 3 và toàn bộ các chứng từ khác thông qua email để đơn vị nhập khẩu chủ động trong việc chuẩn bị thủ tục hải quan nhập khẩu trong thời gian lô hàng đang được vận chuyển Đến đây, nghĩa vụ của người xuất khẩu cơ bản được hoàn thành
Khi mà khái niệm ‘dịch vụ giao nhận’ được hiểu theo một nghĩa rộng hơn thì phạm vi hoạt động của người giao nhận cũng được mở rộng Tùy theo sự uỷ nhiệm của người gửi hàng ( hay người nhận hàng), người giao nhận có thể tham gia nhiều tác nghiệp trong quy trình thực hiện hợp đồng Thông thường người giao nhận có thể trực tiếp hoàn thành các công việc đó hoặc cũng có thể uỷ thác cho người thứ ba hay đại lý thực hiện Trong những năm gần đây, người giao nhận còn cung cấp cả dịch vụ vận tải đa phương thức, họ đóng vai trò là MTO ( Multimodal Transport Operator) và phát hành chứng vận tải đa phương thức.
Những dịch vụ mà người giao nhận thường đảm nhận là:
Vai trò và trách nhiệm của người giao nhận
1.2.1 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Ngày nay do sự phát triển của vận tải container, VTĐPT, người giao nhận không chỉ làm đại lý, người nhận uỷ thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trò như một bên chính (Principal) – người chuyên chở (Carrier) Người giao nhận đã làm chức năng và công việc của những người sau đây:
Thuở ban đầu người giao nhận chỉ hoạt động trong nước Nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ là làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu và giành chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tuỳ thuộc vào quy định của hợp đồng mua bán Trên cơ sở Nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan
Trước đây người giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở Anh ta chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho trên cơ sở hợp đồng uỷ thác. Ở Châu Âu, người giao nhận đã từ lâu cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt Đặc biệt trong vận tải hàng hoá bằng container dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc đại lý.
Ngày nay trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) nếu anh ta ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở Nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (Performing Carrier) Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hoặc còn gọi là vận tải từ cửa đến cửa thì người giao nhận đã đóng vai trò như là người kinh doanh VTĐPT (MTO) Khi đó MTO cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá.
Người giao nhận còn gọi là “kiến trúc sư của vận tải” (Architect of Transport) vì người giao nhận có khả năng tổ chức quá trình vận tải một cách tốt nhất, an toàn nhất, tiết kiệm nhất.
1.2.2 Trách nhiệm của người giao nhận trong giao nhận quốc tế
Người giao nhận là người tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa nhằm giao nhận hàng hóa theo sự uỷ thác của khách hàng Người giao nhận dù hoạt động với danh nghĩa là đại lý hay với tư cách là người chuyên chở đều phải chịu trách nhiệm về những hành vi sơ suất của mình Khi hoạt động với tư cách là người chuyên chở, người gom hàng hay người kinh doanh VTĐPT, người giao nhận không những phải chịu trách nhiệm về hành vi, thiếu sót của mình mà còn phải chịu trách nhiệm về những hành vi, sơ suất hay lỗi lầm của người làm công cho mình hay người mà anh ta sử dụng dịch vụ.
Do đó với mọi tư cách, đảm nhận mọi vai trò, người giao nhận sẽ chịu các trách nhiệm sau đây:
Khi đóng vai trò người đại lý, người giao nhận phải chịu trách nhiệm đối với các bên sau đây:
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, người giao nhận hoặc người làm công của anh ta có thể phạm sai sót hoặc nhầm lẫn không phải do cố ý hay coi thường nhưng gây ra thiệt hại về tài chính cho người uỷ thác hoặc gây nên tổn thất
12 đối với hàng hoá thì người giao nhận đều phải chịu trách nhiệm Những lỗi lầm hay sai sót này bao gồm:
- Giao hàng khác với chỉ dẫn của khách hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng. Chở hàng đến sai địa điểm quy định.
- Không mua bảo hiểm cho hàng theo chỉ dẫn của khách hàng Sai sót trong quá trình làm thủ tục hải quan làm cho hàng hoá thông quan chậm hoặc gây thiệt hại cho khách hàng.
- Không thông báo cho người nhận hàng.
- Không thực hiện sự cần mẫn hợp lý khi thay mặt khách hàng lựa chọn người chuyên chở, thủ kho hay các đại lý khác.
- Giao hàng không lấy vận đơn, các chứng từ liên quan đến hàng hoá
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết để xin hoàn thuế
- Giao hàng không thu tiền từ người nhận hàng Giao hàng không đúng chủ
- Người giao nhận khi được uỷ thác thực hiện khai báo hải quan, phải chịu trách nhiệm trước cơ quan hải quan về sự tuân thủ các quy định hải quan đảm bảo khai đúng tên hàng, giá trị, số lượng để Nhà nước không bị thất thu Vi phạm những quy định này người giao nhận phải chịu phạt mà tiền phạt đó không thu lại được từ khách hàng Chi phí phát sinh do sơ suất của người giao nhận trong quá trình làm thủ tục sẽ do người giao nhận gánh chịu Ngoài ra anh ta còn chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hành vi của mình đối với hải quan Tuy nhiên, trên thực tế thì trách nhiệm này đôi khi không được người giao nhận thực hiện một cách đầy đủ Vì nhiều lý do, họ có thể khai sai chủng loại hàng, số lượng, chất lượng, mã hàng và vì thế họ trốn được một khoản tiền thuế làm lợi cho bộ phận cá nhân và gây thiệt hại cho Nhà nước.
- Thông thường, những người giao nhận chỉ là những người làm dịch vụ thuần túy.Trừ một số công ty giao nhận lớn có các phương tiện trong tay, đại đa số người giao nhận đều phải thuê các công ty khác làm các công đoạn khác nhau của quá trình giao nhận như: vận tải đường bộ, bốc xếp, kho hàng, cơ quan cảng Người giao nhận căn cứ vào yêu cầu cụ thể của công việc ký hợp đồng với bên thứ ba để cung cấp các dịch vụ liên quan đến quá trình vận chuyển Tuy nhiên, người giao nhận dễ bị bên thứ ba là người có quan hệ đến hàng hoá trong quá trình chuyên chở khiếu nại Các khiếu nại này thường rơi vào hai loại:
- Tổn thất vật chất về tài sản của bên thứ ba và hậu quả của tổn thất đó
- Người của bên thứ ba bị chết, bị thương, ốm đau và hậu quả của việc đó Bên cạnh đó, có nhiều loại chi phí mà người giao nhận phải gánh chịu trong quá trình điều tra khiếu nại để bảo vệ quyền lợi cho mình và hạn chế tổn thất Ví dụ như phí giám định, chi phí pháp lý và phí lưu kho Trong một số trường hợp, chi phí trên rất tốn kém, thậm chí nếu bản thân người giao nhận không phải chịu trách nhiệm thì anh ta cũng không thể được phía bên kia bồi hoàn lại những chi phí mà anh ta đã bỏ ra
Khi là người chuyên chở chính, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, trực tiếp ký kết hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện của chính mình mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối, thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người của mình; hoặc đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như người chuyên chở.
Khi đóng vai trò là người chuyên chở, người giao nhận phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác, mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình.
Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương tiện vận tải liên quan quy định.
Tuy nhiên, người giao nhận sẽ không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác
- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
- Do các trường hợp bất khả kháng như: chiến tranh, đình công,
Ngoài ra, người giao nhận cũng không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng, về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình
Các chứng từ trong giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
1.3.1 Airway bill (Vận đơn hàng không)
Theo IATA: “Vận đơn hàng không hoặc là một vận đơn của hãng hàng không có in sẵn biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở hoặc là một vận đơn trung lập không in sẵn biểu tượng hay mã nhận dạng của người chuyên chở dưới bất kỳ hình thức nào.” AWB là bằng chứng của việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng máy bay giữa người vận tải và người xuất khẩu, được lập thành 3 bản gốc có màu khác nhau, kèm thêm từ 6 đến 11 bản sao dành cho những bên liên quan khác và người gửi hàng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm với những chi tiết được kê khai trong AWB.
- Vận đơn hàng không là bằng chứng của hợp đồng vận tải giữa người gửi hàng và người chuyên chở.
- Vận đơn hàng không là bằng chứng của việc đã giao hàng cho người chuyên chở.
- Vận đơn hàng không đóng vai trò là hóa đơn thanh toán cước phí và chi phí.
- Vận đơn hàng không mang chức năng của một giấy chứng nhận bảo hiểm(Insurance Certificate) nếu người chuyên chở có bảo hiểm cho hàng hóa hoặc được người gửi hàng yêu cầu phải bảo hiểm cho lô hàng.
- Vận đơn hàng không đóng vai trò là chứng từ khai hải quan, là bản hướng dẫn đối với nhân viên hàng không.
Căn cứ vào việc gom hàng, vận đơn hàng không chia thành 2 loại: vận đơn của người gom hàng và vận đơn chủ Trong đó, vận đơn của người gom hàng (House Air WayBill – HAWB) do người gom hàng phát hành cho người gửi các gói hàng lẻ để người nhận hàng lẻ xuất trình cho đại lý của người gom hàng ở sân bay đến để nhận hàng Còn vận đơn chủ (Master Airway Bill – AWB) do hãng hàng không phát hành cho người gom hàng để người gom hàng xuất trình cho hãng hàng không ở sân bay đến để nhận hàng.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, “Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” Hóa đơn chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, trên hóa đơn cần ghi chi tiết về số lượng, phẩm chất, giá cả để tiến hành khai báo hải quan, tính thuế và đòi tiền người mua
- Hoá đơn là một bằng chứng cho sự phát sinh của một giao dịch cụ thể.
- Hoá đơn cung cấp thông tin về giá cả và số lượng giao dịch, kèm những thông tin liên quan đến chi tiết nhà cung cấp như tên, địa chỉ, số đăng ký kinh doanh, mã số thuế của nhà cung cấp và chi tiết về khách hàng mà khách hàng được lập hóa đơn.
- Trong giao dịch quốc tế, trong tương lai, hoá đơn sẽ trở thành một chứng từ thương mại quốc tế thể hiện quan hệ mua bán hàng hoá, dịch vụ trên toàn cầu và sẽ được các quốc gia công nhận trên cơ sở hiệp định cụ thể (Như vé máy bay của Hiệp hội Hàng không Quốc tế – IATA hiện nay)
1.3.3 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Theo Từ điển thương mại, “Phiếu đóng là loại chứng từ thương mại do người bán lập cho biết trọng lượng tịnh, kích thước và nội dung của tất cả các kiện hàng (hộp, thùng, gói,…) trong một lô hàng” (Dictionary of International Trade (global negotiator.com), tr.141)
- Hỗ trợ trong việc xác định hàng hóa bị mất, đặc biệt là đối với người vận chuyển và bên bảo hiểm.
- Cho phép cơ quan hải quan kiểm tra có chọn lọc và đối với những lô hàng lớn, rất nhiều chính phủ yêu cầu xuất trình loại chứng từ này.
- Cung cấp một “bản đồ” về lô hàng, giúp người mua có thể dễ dàng đóng gói và nhập kho hàng hóa đã vận chuyển.
- Chứng từ bảo hiểm: là chứng từ do công ty bảo hiểm (đơn vị cấp bảo hiểm) cấp cho người được bảo hiểm để chứng nhận hàng hóa đã được bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm.
- Chứng từ kho hàng: là chứng từ do chủ kho hàng cấp để chứng nhận hàng hóa đã được lưu kho trong một khoảng thời gian xác định.
- Chứng từ hải quan: là những chứng từ do các bên cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng nhận hàng hóa đủ điều kiện để xuất khẩu.
Cơ sở pháp lý cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Thời hạn trách nhiệm: Quy định trách nhiệm của người chuyên chở về thời gian và không gian Người chuyên chở chịu trách nhiệm đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển bằng máy bay (bao gồm khoảng thời gian mà hàng hóa nằm trong sự trông nom, quản lý của người chuyên chở, trong cảng hàng không, trong máy bay, hoặc bất cứ nơi nào nếu máy bay phải hạ cánh ngoài cảng hàng không) →“từ sân bay đến sân bay”
Cơ sở trách nhiệm: Quy định trách nhiệm của người chuyên chở về thiệt hại xảy ra trong trường hợp có mất mát, hư hỏng, thiết hụt hàng hóa Người chuyên chở chịu trách nhiệm về những thiệt hại do mất mát, hư hỏng và chậm giao hàng xảy ra trong quá trình VTHK
Miễn trách: nếu người chuyên chở chứng minh được:
+ Anh ta, người làm công hoặc đại lý của anh ta đã áp dụng các biện pháp cần thiết hợp lý để tránh thiệt hại hoặc không thể áp dụng những biện pháp phòng tránh như vậy + Thiệt hại do lỗi trong việc hoa tiêu, chỉ huy hoặc vận hành máy bay
+ Hàng có kê khai giá trị: bồi thường theo giá trị kê khai
+ Hàng không kê khai giá trị: Hàng hóa: 250 Fr vàng/kg hoặc tương đương 1kg kể cả phụ phí; Hành lý ký gửi: bồi thường như hàng hóa; Hành lý xách tay và tư trang: 5000Fr vàng/hành khách; Hành khách: 125 000 Fr vàng/hành khách
+ Xóa bỏ miễn trách của người chuyên chở đối với những tổn thất do lỗi của hoa tiêu, chỉ huy hoặc vận hành máy bay
+ Người chuyên chở được miễn trách đối với ẩn tỳ, nội tỳ hoặc bản chất tự nhiên của hàng hóa
Giới hạn trách nhiệm đối với hành khách: 250000 Fr Vàng/ hành khách
+ Người chuyên chở theo hợp đồng (Contracting carrier)
+ Người chuyên chở thực tế (actual carrier)
+ Nếu hàng hóa bị hư hại một phần thì trọng lượng để xét bồi thường là trọng lượng của một hay nhiều kiện
+ Nếu số hàng này lại ảnh hưởng đến số hàng khác thì trọng lượng để xét bồi thường bao gồm cả trọng lượng của số hàng khác đó nếu các loại hàng này được ghi trên cùng một vận đơn
Giới hạn trách nhiệm Bản số 1, 2:
+ Hàng hóa: 17 SDR hoặc 250 Fr vàng/kg
+ Hành lý: 332 SDR hoặc 5000 Fr vàng/ hành khách
+ Hàng hóa: 17 SDR hoặc 250 Fr vàng/kg
+ Hành lý: 1000 SDR hoặc 15 000 Fr vàng/ hành khách
Tăng thêm miễn trách cho người chuyên chở:
+ Thiệt hại do chất lượng hoặc khuyết tật vốn có của hàng hóa
+ Khuyết điểm về bao bì do một người không phải là người chuyên chở hoặc đại lý của họ gây ra cũng như do thiếu sót của người gửi, người nhận hoặc đại lý của họ + Chiến tranh hoặc xung đột vũ trang
+ Hành động do chính quyền nhân dân thực hiện có liên quan tới XNK hoặc quá cảnh
1.4.2 Các văn bản pháp luật của Việt Nam
● Luật Hàng không dân dụng Việt Nam: thông qua 26/12/1991, có hiệu lực 1/1992, được sửa đổi bổ sung ngày 20/4/1995
● Luật hàng không dân dụng Việt nam thông qua 29/06/2006, có hiệu lực thi hành từ 01/01/2007
● Luật hàng không dân dụng Việt Nam
● Luật Hải quan số 29/2001/QH10
● Luật Thuế xuất khẩu, Thuế nhập khẩu số 45/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005
● Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH10 ngày 29 tháng 11 năm 2006.
TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY DHL VIỆT NAM 20
Giới thiệu chung về công ty DHL
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của DHL
DHL Supply Chain & Global Forwarding là một công ty con thuộc tập đoàn Deutsche Post DHL, chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải giao hàng bằng đường biển và đường hàng không Hiện nay, DHL là một trong những công ty Logistics hàng đầu trên thế giới với đội ngũ hơn 400.000 nhân viên tại hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ.
Ngày 25 tháng 9 năm 1969, công ty vận chuyển DHL được thành lập bởi Adrian
Dalsey, Larry Hillblom và Robert Lynn, hoạt động bằng việc chuyên phát hành dịch vụ chuyển phát nhanh tận nơi giữa các địa điểm là San Francisco, California và Honolulu, Hawaii Sau một năm, DHL đã xử lý vận chuyển hàng hoá cho hơn 40 khách hàng và mở rộng hoạt động sang các bang khác của Mỹ.
Năm 1971, DHL bắt đầu đưa mở rộng mạng lưới của mình ra nước ngoài tại các vùng Viễn Đông và Vành đai Thái Bình Dương, trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều công ty.
Năm 1974, DHL lần đầu đưa dịch vụ của mình sang châu Âu, và phát triển hoạt động của mình tại nước Anh - một trong những trung tâm tài chính quan trọng của thế giới và sau đó là Pháp, Hà Lan, Canada, Na Uy, Đức…
Năm 1977, DHL mở rộng thị trường sang Trung Đông, Mỹ La-tinh và châu Phi, đồng thời mở rộng dịch vụ chuyển phát bưu kiện nhỏ cùng với những hồ sơ và sau này được biết đến là Chuyển phát nhanh bưu kiện toàn cầu WPX.
Năm 1986, DHL gia nhập vào một liên doanh với Chính phủ Trung Quốc và trở thành công ty chuyển phát nhanh đầu tiên hoạt động tại Trung Quốc.
Năm 1990, DHL ký kết một Liên minh Vận tải Toàn cầu lịch sử với Lufthansa
Cargo, Japan Airlines và Nissho Iwai, đồng thời đưa ra dịch vụ Easylink hay sau này là Satelite Express hợp tác với Western Union cho phép truyền tin qua vệ tinh đến máy tính của bất kì trụ sở nào của công ty DHL trên toàn thế giới để in và chuyển phát tài liệu dễ dàng hơn Lúc này, DHL đã có văn phòng tại 179 quốc gia với hơn 20.000 nhân viên làm việc.
Năm 1996 , DHL mở trung tâm Logistics Express công nghệ cao tại Singapore và đưa hệ thống lên Internet để giúp doanh nghiệp, khách hàng theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn.
Năm 1999, DHL mở trung tâm dịch vụ lớn nhất của công ty tại Sunnyvale,
California, phục vụ cho các chuyến hàng công nghệ cao đang là xu hướng tại thung lũng Silicon Cùng năm đó DHL đã bắt đầu ứng dụng hàng loạt các tiến bộ khoa học kĩ thuật thời kỳ đó vào công ty như ra mắt dịch vụ DHL WAP Track, CatsEye hay SMS năm sau đó.
Năm 2002, Deutsche Post (DPWN) trở thành cổ đông lớn của DHL bằng cách tăng cổ phần của nó lên 51% và đến cuối năm, tỷ lệ sở hữu là 100% và chuyển DHL sang bộ phận Express của mình.
Năm 2003, DPWN sáp nhập tất cả mọi dịch vụ chuyển phát và giao nhận của mình vào trong thương hiệu DHL quốc tế, đồng thời mua lại Airborne Express, trở thành nhà cung cấp dịch vụ lớn thứ ba tại Mỹ.
Năm 2005, Deutsche Post mua lại Excel- một tập đoàn hậu cần của Anh với giá 5,5 tỷ Euro và tích hợp nó vào bộ phận DHL của mình và trở thành chuỗi cung ứng DHL Exel.
Năm 2007, trung tâm Sáng tạo DHL được thành lập để nghiên cứu và ứng dụng những công nghệ và xu hướng áp dụng vào Logistics trong tương lai.
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động chính của DHL
DHL Express là một bộ phận của DHL, chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế với thời gian ngắn chỉ sau 1-2 ngày với một mức giá hợp lý DHL Express hiện nay đảm nhận những dịch vụ như vận chuyển, theo dõi đơn hàng cũng như xuất khẩu và nhập khẩu hàng hoá Với 380.000 nhân viên trên gần 220 quốc gia và vùng lãnh thổ bên cạnh hơn 260 máy bay chuyên dụng hợp tác với 17 hãng hàng không nổi tiếng, DHL Express có khả năng thực hiện 600 chuyến bay mỗi ngày để cung cấp hàng hóa trên toàn thế giới.
DHL Global Mail đã kết nối trực tiếp tới gần 220 quốc gia, với hơn 100 văn phòng kinh doanh và 40 trung tâm sản xuất trên năm châu với mục tiêu kết nối và duy trì các khách hàng trên toàn thế giới với nhau và mở rộng dịch vụ trên phạm vi toàn cầu DHL Global Mail là nhà cung cấp giải pháp hàng đầu về các giải pháp bưu chính quốc tế với khả năng chứa tới 7.000.000 mục bưu phẩm mỗi ngày Hiện nay, DHL Global Mail có các giải pháp kết nối khách hàng trên khắp thế giới bao gồm:
GM MAIL: có đầy đủ các loại module bưu phẩm cho các loại thư trực tiếp, các lô hàng kinh doanh báo chí và thư.
GM PARCEL: mang lại những giải pháp quốc tế cho bưu kiện.
GM PLUS: cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng cho bưu phẩm quốc tế và vận chuyển bưu kiện.
DHL Logistics là một trong những công ty Logistics hàng đầu thế giới với hơn 400.000 chuyên gia về Logistics làm việc trên 220 quốc gia và vùng lãnh thổ Khối lượng vận chuyển hàng hoá của DHL Logistics cũng xếp số một thế giới với hơn 1.614.000.000 bưu phẩm được chuyển đi hàng năm với 3 dịch vụ:
- DHL Freight chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải bằng đường bộ dành cho các lô hàng gom, hàng lẻ một phần hoặc hàng nguyên xe tải trong nước và quốc tế tại châu Âu. DHL Freight hiện đang hoạt động trên 30 quốc gia với số lượng xe luân chuyển là 2.000.000 chiếc.
Tổng quan về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng hàng không của công ty DHL Việt Nam
2.2.1 Sơ đồ và các phần mềm quản lý trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của DHL
Hoạt động giao nhận hàng hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không là một quá trình tương đối phức tạp đòi hỏi nhiều giấy tờ, chứng từ cũng như có sự tham gia của nhiều bên liên quan Quy trình dưới đây được trình bày theo góc độ của công ty, bao gồm các bước từ lấy hàng từ tay người gửi, phân loại các hàng hóa, phân luồng vận tải, khai báo hải quan và xuất khẩu hàng hóa.
Quy trình được thể hiện tổng quát bằng 5 bước theo sơ đồ dưới đây:
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không tại công ty DHL
Hẹn giờ lấy hàng Nhận hàng
Khai thác tại trung tâm dịch vụ
Khai thác tại trung tâm khai thác
Hiện tại, công ty DHL đang sử dụng các phần mềm sau trong quy trình giao nhận của mình:
- Cis.tpx: Chương trình kiểm tra thông tin hàng hóa Trong Cis.tpx bao gồm thông tin về hàng hóa, mã vận đơn, khu vực nhận hàng, thời gian nhận hàng Các thông tin này sẽ được nhân viên cập nhật khi lấy hàng và được cập nhật trạng thái hoặc truy xuất thông tin trong các bước khác của quy trình.
- Scalp 10.tpx: Chương trình cho hoạt động gom hàng Chương trình này dùng để gom các lô hàng nhỏ lẻ vào các bao bì lớn, cập nhật khối lượng và thể tích của lô hàng và sử dụng khi hải quan yêu cầu giữ lại hàng.
- Gop.tpx: Chương trình cập nhật thông tin giữ lại theo yêu cầu của hải quan Khi hải quan không cho phép lô hàng được xuất khẩu, thông tin của lô hàng sẽ được cập nhật trên phần mềm này để thông báo lại với khách hàng.
- Hic.tpx: Chương trình cập nhật thông tin hàng hóa lưu, nhập kho Khi hàng hóa bị yêu cầu giữ lại, thông tin của lô hàng và tình trạng của lô hàng sẽ được cập nhật vào phần mềm.
- IPC: Chương trình in bảng kê hải quan Sau khi gom các lô hàng nhỏ lẻ, thông tin của các lô hàng sẽ được tổng hợp lại trong phần mềm này để phục vụ cho mục đích in bảng kê nộp cho đơn vị hải quan.
2.2.2 Phân tích chi tiết quy trình
Hẹn giờ lấy hàng là bước đầu tiên trong quá trình giao nhận hàng hóa của DHL, bắt đầu khi nhân viên nhận được thông tin về nhu cầu gửi hàng của khách hàng hoặc nhận được thông tin về lô hàng khách muốn gửi.
Khách hàng có thể gửi yêu cầu giao hàng từ trang website DHL Express, ứng dụng eMailship hoặc trực tiếp từ đường dây nóng của DHL Nhân viên DHL dựa vào các yêu cầu giao hàng được gửi đến để tiến hành các bước tiếp theo Đối với khách hàng gọi điện trực tiếp đến đường dây nóng, nhân viên cần xác định rõ các thông tin cần thiết về lô hàng và địa chỉ nhận hàng, tư vấn và trả lời các câu hỏi của khách hàng Đối với các hình thức
26 yêu cầu giao hàng khác, nhân viên cần gọi điện lại để xác nhận đơn hàng Thông tin nhận được ghi nhận là hợp lệ khi có đầy đủ thông tin bao gồm về địa điểm gửi hàng (đầy đủ số nhà, đường, phường, quận), các thông tin về hàng hóa như tên hàng, kích thước, trọng lượng, số lượng
Sau khi đã có đầy đủ thông tin, nhân viên sẽ phải hẹn giờ lấy hàng thông qua tổng đài của công ty Nếu khách hàng sử dụng ứng dụng eMailship và điền Pickup form (Mẫu hẹn giờ lấy hàng), nhân viên sẽ có nhiệm vụ gọi điện cho khách hàng để xác minh lại thông tin Thời gian mà nhân viên hẹn với khách hàng sẽ bao gồm ngày lấy hàng và thời điểm tương ứng tùy thuộc vào gói cước và toàn trình đơn hàng là: trước 11h30 hoặc trước 18:30.
Khi hẹn giờ lấy hàng, yêu cầu khách hàng đóng gói hàng hóa hoặc bán thêm các dịch vụ đóng gói và cấp mã AWB cho khách hàng để theo dõi Đối với khách vãng lai, nhân viên cần thông báo cước phí dựa vào tính toán của hệ thống và thu cước phí trực tiếp hoặc yêu cầu khách hàng thanh toán qua tài khoản của công ty trong thời hạn 2 ngày Đối với khách hàng có tài khoản DHL, nhân viên cần cho khách hàng biết về ước tính cước phí và thông báo cho khách hàng rằng cước phí sẽ được tính vào khoản nợ của tài khoản Sau khi xác minh thông tin đơn hàng và thông báo với khách hàng các điều khoản, nhân viên sẽ cập nhật thông tin lên hệ thống của DHL Dựa vào những thông tin như thời gian, địa điểm, khối lượng hàng hóa, hệ thống sẽ đưa ra lộ trình lấy hàng cho bộ phận nhân viên vận chuyển và hàng hóa sẽ được chuyển đến từng nhân viên tương ứng Lúc này, bước đầu tiên của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại đường hàng không của công ty DHL sẽ được hoàn thành.
Sau khi nhận được thông tin từ phía khách hàng, phía DHL sẽ sắp xếp lịch trình để tới lấy hàng Vì số lượng Trung tâm dịch vụ của DHL là rất lớn nên việc lựa chọn Trung tâm dịch vụ nào nhận hàng sẽ phụ thuộc vào địa chỉ của công ty khách hàng Sau khi phân công Trung tâm dịch vụ phụ trách nhận hàng, phía DHL cũng dựa vào phạm vi địa bàn của khách hàng để tạo các tuyến đường tối ưu tỏa đi khắp khu vực Mỗi tuyến đường sẽ có các chuyến xe với mã số riêng quy định để lấy hàng với yêu cầu thời gian lấy hàng ở mỗi vị trí không được vượt quá 15 phút
Nhân viên khi tới lấy hàng sẽ yêu cầu công ty khách hàng cung cấp bộ chứng từ hàng xuất bao gồm: Hợp đồng thương mại – Sales contract; Phiếu đóng gói – Packing list; Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice ; Lưu cước hàng không - Booking note; Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin (C/O); Giấy chứng nhận chất lượng - Certificate of Quality; Giấy chứng nhận kiểm dịch - Certificate of Phytosanitary and Veterinary và Tờ khai hải quan.
Bộ chứng từ không nhất thiết phải có đầy đủ các loại chứng từ nêu trên mà còn tùy thuộc vào loại hàng hóa và những quy định của nước nhập khẩu Bộ chứng từ được coi là hợp lệ nếu tất cả nội dung đều thống tên với nhau như: tên, địa chỉ, số điện thoại, tên hàng, cảng bốc, cảng dỡ, điều kiện thanh toán, số chuyến bay,… Công việc kiểm tra bộ chứng từ vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa các chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai và việc điều chỉnh lại chứng từ sẽ rất mất thời gian và chi phí.
Sau khi kiểm tra hoàn tất, nhân viên sẽ lấy mã số AWB của lô hàng, cập nhật lên hệ thống bằng máy Scan tay (Escan), hệ thống CIS.tpx của công ty DHL sẽ tự động hiển thị thông tin hàng hóa đã được lấy bao gồm khu vực nhận hàng và ngày, giờ nhận hàng đồng thời yêu cầu khách hàng ký xác nhận đã giao bộ chứng từ lên máy Scan Thủ tục nhận hàng lúc này xem như đã hoàn thành.
GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG
Phân tích SWOT
S1: Thị phần hàng đầu trên thị trường giao nhận hàng không
DHL là công ty Logistics hàng đầu trên toàn thế giới, với gần 12% thị phần toàn cầu theo Báo cáo thường niên của công ty Trong các dịch vụ chuyển phát nhanh và bưu chính, DHL chiếm thị phần cao nhất trong các dịch vụ chuyển phát và chuyển phát địa phương ở Châu Âu và Châu Á Thái Bình Dương Tuy nhiên, ở khu vực Châu Mỹ, DHL là nhà cung cấp lớn thứ ba Vào năm 2020, doanh thu của DHL là hơn 72,413 triệu USD, lợi nhuận 2840 triệu USD
S2: Là công ty Logistics hàng đầu với mạng lưới rộng tại hơn 220 quốc gia và khoảng 400.000 nhân viên trên toàn thế giới
DHL gần đây đã lọt vào danh sách “Top 25 hãng vận tải hàng không thế giới”, đã kết nối con người trên khắp thế giới từ hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ với hơn 400.000 nhân viên, DHL mang đến các dịch vụ tích hợp và giải pháp tùy chỉnh để quản lý và vận chuyển thư từ, hàng hóa và thông tin.
S3: Nguồn lực tài chính vững mạnh với môi trường làm việc chuyên nghiệp
Là công ty Logistics hàng đầu thế giới, DHL có danh mục dịch vụ khổng lồ từ chuyển phát nhanh bưu phẩm, bưu kiện, chuyển hàng theo kênh thương mại điện tử, cho đến việc quản lý chuỗi cung ứng công nghiệp Bởi vậy, DHL luôn được đánh giá là doanh nghiệp Logistics dành cho cả thế giới với nguồn lực tài chính phát triển không ngừng theo thời gian Để đạt được thành công như thế, DHL đã có những chính sách phù hợp để phát triển môi trường làm việc của mình Bất chấp những ràng buộc và hạn chế đối với việc sắp xếp nơi làm việc trên toàn khu vực do đại dịch COVID-19, DHL luôn có những hoạt động gắn kết tinh thần đồng đội trong công ty qua các buổi gặp mặt ảo và các bài tập xây dựng nhóm.
W1: Tốc độ mở rộng thị phần thấp và đòi hỏi sự đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng và máy móc
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn là một thị trường rất cạnh tranh và đầy tiềm năng khiến việc tăng trưởng thị phần của DHL trở nên khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước.
W2: Phụ thuộc vào đối tác bên ngoài và quy định tại địa phương
Do thị trường rất rộng lớn dẫn đến sự khác biệt về luật pháp giữa các thị trường và cần có mạng lưới đối tác giao hàng rộng khắp, chất lượng dịch vụ của DHL có thể bị ảnh hưởng khi cố gắng đáp ứng yêu cầu của từng đối tác và khách hàng.
W3: Chi phí đầu tư cho Marketing còn thấp
DHL rất kém trong các chiến dịch tiếp thị và khuyến mại Công ty không đầu tư đủ nguồn lực vào Marketing như các đối thủ cạnh tranh Đó là lý do tại sao mức độ phổ biến thương hiệu của DHL còn chưa cao.
O1: Mở rộng thị trường sang các nước đang phát triển
DHL đã và đang hoạt động tại hơn 220 quốc gia trên thế giới Công ty có kế hoạch mở rộng kinh doanh sang các thành phố khác bằng cách xây dựng các trung tâm bưu kiện, hộp thư và trung tâm thư tín giúp DHL tiếp tục chiếm lĩnh thêm thị phần.
O2: Thương mại điện tử đang có sự phát triển vượt bậc
Sự gia tăng mua sắm điện tử cũng tạo cơ hội để DHL khai thác các thị trường mới. Thương mại điện tử được coi là tương lai của mua sắm và vì vậy việc DHL có mặt trong nền tảng này cũng trở nên quan trọng.
O3: Có nhiều cơ hội trên thị trường tài chính
Khi giá cổ phiếu của công ty tăng, giá trị thương hiệu và thị phần tăng lên Tận dụng điều này sẽ giúp DHL nâng cao giá trị thương hiệu về danh tiếng và uy tín, đầu tư và mở rộng kinh doanh.
T1: Thị trường cạnh tranh gay gắt, đối thủ lớn: Fedex, UPS
Fedex và UPS là những đối thủ cạnh tranh hàng đầu của DHL trên nhiều thị trường. Fedex cung cấp dịch vụ với giá cả hợp lý, thời gian giao nhâ •n nhanh luôn tạo ra cho người dùng những giá trị ổn định nhất Còn UPS vận chuyển được những hàng hóa nặng, những loại hàng hóa quá khổ, quá tải và với dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt.
T2: Sự phát triển của các doanh nghiệp Logistics địa phương
Các công ty chuyển phát nhanh trong nước cũng là đối thủ cạnh tranh đáng gờm của DHL, vì họ có thể hoạt động với giá cước thấp hơn và có khả năng thâm nhập tốt hơn
T3: Xu hướng chuyển từ gửi thư, văn bản giấy sang thư điện tử
Trước xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của dịch vụ thư điện tử, DHL cần thay đổi toàn diện các dịch vụ nhằm kích cầu và đảm bảo cung cấp cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất.
T4: Những ảnh hưởng xấu từ thiên tai và dịch bệnh
Thiên tai và dịch bệnh có thể làm chậm trễ việc đóng gói và gây cản trở việc giao hàng Điều này có thể gây hại đến danh tiếng và uy tín của DHL.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của DHL Việt Nam
3.2.1 Giải pháp về nghiệp vụ của nhân viên
Công ty cần có chế độ, tiêu chí tuyển dụng, đào tạo có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng tương ứng với từng vị trí, các yêu cầu bắt buộc của công việc đó, đảm bảo kết quả công việc cao nhất Thường xuyên cập nhật, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ chứng từ và về thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không cho đội ngũ nhân viên để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đối tác
3.2.2 Giải pháp về mạng lưới vận tải
Công ty cần giảm thời gian xử lý hàng hóa, giải đáp những lời phàn nàn, tăng năng suất và hiệu suất công việc và nâng cao sự hài lòng của khách hàng nói chung Theo đó, các nhân viên giao nhận sau khi giao nhận hàng hóa nên phân chia thời gian về, tránh tập trung về trung tâm cùng 1 lần DHL có thể đưa ra phương án cụ thể hơn dựa trên những bước sau.
Có thể xác định số lượng khách hàng trên tổng tuyến đường của nhân viên bằng cách thống kê các đơn giao nhận hàng của mỗi ngày trong 1 tháng rồi tính trung bình.
Thời gian di chuyển giữa mỗi lần giao nhận có thể được tính thông qua việc xử lý giao nhận đơn hàng hay bản thân nhân viên thống kê lại và cộng thêm khoảng 3 đến 7 phút do yếu tố khách quan như nhiều đèn giao thông, tắc đường, nhân viên đổ xăng,… Thời gian bốc xếp hàng hóa căn cứ theo khối lượng và dung tích hàng: Công ty có thể áp dụng công thức tính thời gian bốc xếp hàng hóa của tổ chức “ Network for transport and environment” Ước số phân phối = Kích thước hàng hóa/Ước số bốc hàng * Khả năng chứa của phương tiện vận tải
+ Kích thước hàng hóa là kích thước của đối tượng được vận chuyển (tính theo khối lượng hoặc thể tích)
+ Khả năng chứa của phương tiện vận tải là mức xếp hàng tối đa của phương tiện. + Ước số bốc hàng là % mà khả năng chứa của phương tiện vận tải được tối ưu hóa. Thời gian nhân viên quay về trung tâm khai thác có thể tính từ lúc nhân viên rời khỏi trung tâm dịch vụ và thống kê bằng hệ thống quản lý của công ty.
Sau đó công ty sẽ tính toán tổng thời gian đi của mỗi chuyến đi, xác định mốc thời gian mà nhân viên cần về trung tâm để có phương án phân chia luồng xe thích hợp cũng như tiết kiệm các chi phí khác.
Ngoài ra, để tối ưu hóa mạng lưới vận chuyển hàng không, DHL cần tập trung vào các khía cạnh quan trọng khác như:
Tối ưu hóa tuyến đường và lịch trình: DHL có thể sử dụng phân tích dữ liệu lịch sử vận chuyển để xác định những tuyến đường phổ biến và tần suất chuyến bay thường xuyên Dựa trên dữ liệu này, họ có thể điều chỉnh lịch trình để tránh các thời gian bận rộn hoặc cải thiện khả năng sử dụng máy bay
Kết nối hiệu quả: Đảm bảo rằng mạng lưới vận chuyển của DHL có khả năng kết nối hiệu quả giữa các cơ sở, điểm trung chuyển, và cảng hàng không Các tuyến đường và cơ sở cần được tối ưu hóa để giảm thời gian dừng và tối ưu hóa quy trình DHL có thể đầu tư vào cơ sở hạ tầng tại các cảng hàng không quan trọng và các trung tâm phân phối Sự tối ưu hóa của cơ sở này giúp giảm thời gian xếp dỡ và tối ưu hóa quy trình giao nhận.
Tối ưu hóa hàng loạt: Sử dụng quy trình hàng loạt để tối ưu hóa việc xếp dỡ hàng hóa vào máy bay Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng khả năng sử dụng không gian trên máy bay DHL có thể sử dụng robot và hệ thống tự động để xếp dỡ hàng hóa trên máy bay Điều này giúp giảm thời gian cần thiết cho quá trình này và tăng hiệu suất.
Sử dụng công nghệ và dữ liệu: DHL có thể sử dụng hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) để tích hợp dữ liệu từ các hệ thống khác nhau, theo dõi và quản lý mạng lưới vận chuyển Điều này cung cấp thông tin thời gian thực cho khách hàng và nhân viên, cải thiện tích hợp dữ liệu giữa các hệ thống và cải thiện quy trình quản lý hàng hóa.
Quản lý khối lượng và trọng lượng: DHL có thể quản lý khối lượng và trọng lượng hàng hóa bằng cách sử dụng hệ thống theo dõi và truy vết thông tin về khối lượng và trọng lượng của hàng hóa để tối ưu hóa việc xếp dỡ trên máy bay.
Tối ưu hóa giao thông đường bộ: DHL có thể sử dụng dịch vụ giao nhận đường bộ thông minh và tối ưu hóa lộ trình để nhanh chóng và hiệu quả phân phối hàng hóa sau khi xuống máy bay.
3.2.3 Giải pháp về ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ trong vận chuyển cũng như quản lý kho hiệu quả Đi đầu về công nghệ đã trở thành lợi thế cạnh tranh của DHL, do đó công ty dành khoản đầu tư hàng trăm triệu đô cho công nghệ mỗi năm và thực hiện nhiều dự án phát triển công nghệ với các đối tác chiến lược cùng lúc Trong thời kỳ các công ty dịch vụ Logistics cạnh tranh ngày càng gay gắt, áp lực về chất lượng và tối ưu hóa chi phí là không thể tránh khỏi và việc ứng dụng khoa học công nghệ trở thành đòn bẩy quan trọng nhất để công ty tồn tại và thành công
Tối ưu hóa quản lý kho hàng hóa là một khía cạnh quan trọng trong việc cải thiện mạng lưới vận chuyển hàng không của DHL Đối với phương tiện vận tải, công ty DHL nên sử dụng một hệ thống quản lý phương tiện vận tải và kho hàng, ví dụ như hệ thống quản lý phương tiện vận tải – ESys hoặc hệ thống giám sát hành trình Logistech247, V-track.
44 Đối với kho bãi nên sử dụng mã vạch – RFID hoặc phần mềm Logistics Scandit.
Kho hệ thống quản lý thường sử dụng công nghệ Auto ID Data Capture (AIDC) chẳng hạn như máy quét mã vạch, máy tính di động (máy kiểm kho), mạng LAN không dây và có khả năng nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) để theo dõi hiệu quả dòng chảy của sản phẩm, giảm sự thủ công của nhân viên cũng như là tránh sai sót Mục đích chính của một WMS (Warehouse management system) là kiểm soát sự chuyển động và lưu trữ các tài liệu trong một nhà kho. Đối với người lao động, DHL có thể nghiên cứu sử dụng ứng dụng kiểm soát lao động hàng ngày trong Logistics - Web fleet của Android - có khả năng kiểm soát hoạt động hàng ngày của người lao động Ứng dụng này có thể truy cập thông qua trình duyệt Web: kiểm soát thông qua điện thoại hoặc máy tính xách tay ở bất cứ đâu, giúp theo dõi hoạt động hàng ngày 24/24 giờ để đảm bảo độ tin cậy của lực lượng lao động và hiệu quả hoạt động trong kinh doanh Để tối ưu hóa quản lý hàng hóa, DHL cần phải xác định số lượng hàng hóa và tính chất của chúng DHL phải quản lý cả hàng hóa nhẹ và những mặt hàng nặng Công ty có thể tạo một hệ thống phân loại hàng hóa dựa trên trọng lượng và tính chất để xác định cách tốt nhất để xếp dỡ và vận chuyển chúng Họ cũng cần xem xét sự đa dạng của hàng hóa, ví dụ: chất lỏng, rắn, hàng dễ vỡ, hoặc hàng hóa nguy hiểm và đảm bảo rằng chúng được đóng gói và xếp dỡ đúng cách.