(Tiểu luận) hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần hbm

Cùng với sự phát triển về hoạt động ngoại thương này, ngành giao nhận và vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu cũng đã phát triển mạnh và đóng vai trò vơ cùng quan trọng trong việc lưu chuyển

KHOA TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI

-*** -

BÁO CÁO CUỐI KỲ

Phương pháp và thực hành Nghiên cứu Khoa học

HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HBM

Họ và tên sinh viên : Ngô Quỳnh Anh

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC HÌNH, BẢNG iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

LỜI MỞ ĐẦU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục tiêu nghiên cứu 6

2.1 Mục tiêu chung 6

2.2 Mục tiêu cụ thể 6

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

3.1 Đối tượng nghiên cứu 6

3.2 Phạm vi nghiên cứu 6

4 Phương pháp nghiên cứu 7

5 Kết cấu đề tài 7

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HBM 8

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần HBM 8

1.1.1 Thông tin cơ bản của Công ty Cổ phần HBM 8

1.1.2 Lịch sử thành lập và quá trình phát triển của Công ty Cổ phần HBM 8

1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban 9

1.3 Các nguồn lực của công ty 11

1.3.1 Nguồn nhân lực 11

1.3.2 Cơ sở vật chất 13

1.3.3 Nguồn lực tài chính 14

1.4 Tổng quan tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần HBM 15

1.4.1 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 15

1.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HBM 18

2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần HBM 18 2.1.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu 18

2.1.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu 21

2.2 Tình hình thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của

Công ty Cổ phần HBM 24

2.2.1 Chủng loại hàng hoá xuất nhập khẩu chính 24

2.2.2 Phương thức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 26

2.2.3 Thị trường đối tác giao nhận hàng hoá 27

2.2.4 Dịch vụ giao nhận hàng hoá 28

2.3 Đánh giá kết quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần HBM 30

2.3.1 Những kết quả đạt được 30

2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại 32

2.3.3 Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế 33

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HBM 35

3.1.1 Bối cảnh kinh tế xã hội và định hướng phát triển của Công ty HBM Bối - cảnh kinh tế - xã hội 35

3.1.2 Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần HBM 37

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần HBM 39

3.2.1 Về nhân sự 39

3.2.2 Về thị trường và đối thủ cạnh tranh 40

3.2.3 Về công nghệ 40

3.2.4 Về các hoạt động khác 41

3.3 Một số kiến nghị đối với các bên liên quan 41

3.3.1 Về phía Nhà nước và các cơ quan ban ngành 41

3.3.2 Về phía các bên liên quan 43

KẾT LUẬN 44

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

DANH MỤC HÌNH, BẢNG

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần HBM 9 Hình 1.2 Biểu đồ tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần HBM từ năm 2017 –

2021 16 Hình 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần HBM 18 Hình 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần HBM 21 Hình 2.3 Biểu đồ khối lượng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không tại Công ty Cổ phần HBM năm 2017 – 2021 26 Hình 2.4 Biểu đồ doanh thu hàng quý của Công ty Cổ phần HBM trong năm 2021 và

2022 30

Bảng 1.1 Thống kê số lượng và trình độ nhân viên theo các phòng ban của Công ty

Cổ phần HBM từ năm 2018 - 2021 12 Bảng 2.1 Thống kê các mặt hàng xuất khẩu chính giao nhận qua Công ty Cổ phần HBM trong năm 2021 24 Bảng 2.2 Thống kê các mặt hàng nhập khẩu chính giao nhận qua Công ty Cổ phần HBM trong năm 2021 25 Bảng 2.3 Thống kê các dịch vụ của Công ty Cổ phần HBM năm 2021 29

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu thế toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế giữa các quốc gia diễn ra một cách mạnh mẽ và nhanh chóng đã tạo cơ hội giao thương giữa các nước, thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu gia tăng Cùng với sự phát triển về hoạt động ngoại thương này, ngành giao nhận và vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu cũng đã phát triển mạnh và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc lưu chuyển hàng hoá, là cầu nối giữa người xuất khẩu, người nhập khẩu, người sản xuất và người tiêu dùng Với ưu thế là một trong

số ít các quốc gia có vị trí địa lý lý tưởng và đường bờ biển dài thuận lợi cho hoạt động vận tải quốc tế bằng đường hàng không và đường biển, Việt Nam đã đang và ngày càng chú trọng phát triển các hoạt động này Điều này được thể hiện rõ rệt ở sự phát triển không những về số lượng mà còn về chất lượng của các cảng biển và cảng hàng không tại Việt Nam, phục vụ cho việc chuyên chở hàng hoá Chính vì vậy, ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và hàng không đã trở thành một phần không thể thiếu trong nền kinh tế của Việt Nam ngày nay Hoạt động logistics tại Việt Nam trong những năm gần đây đã không quá xa lạ với nhiều người Đây là cũng ngành đóng vai trò hết sức quan trọng đối với nền kinh tế Việt Nam Theo Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam, tốc độ phát triển của ngành logistics tại Việt Nam những năm gần đây đạt hoảng 14 - 16%, với quy mô khoảng 40 42 tỷ USD/năm Điều này có được là nhờ hoạt động xuất - nhập khẩu đang ngày càng phát triển, đòi hỏi dịch vụ logistics kết nối người xuất khẩu với người nhập khẩu để hàng hoá có thể được vận chuyển giữa các quốc gia một cách dàng và thông su Trên dễ ốt thực tế, hoạt động logistics bao gồm rất nhiều công đoạn và cần sự liên kết chặt chẽ giữa người xuất khẩu, người nhập khẩu, forwarder, hãng tàu, Điều này chính là then chốt để hoạt động giao nhận vận tải quốc tế có thểđược thông suốt nhờ việc cập nhật thông tin thường xuyên và kịp thời để giải quyết những vấn đề về vận tải quốc tế

Tại Việt Nam, hoạt động logistics và vận tải quốc tế đang ngày càng sôi động

và phát triển Với vai trò quan trọng của ngành logistics và vận tải quốc tế, các công

ty về lĩnh vực này cũng không ngừng tăng lên về số lượng và cả chất lượng Vì đây

PHƯƠNG PHÁP Nghiên CỨU KINH T…phương

28

Mentor A+ Logic họcphương

4

là hoạt độ ng đòi hỏi nhiều bên liên quan cũng như các nghiệp vụ khác nhau, các công

ty luôn quan tâm tới vấn đề kết nối thông tin giữa các bên liên quan Tuy nhiên, quá trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu vẫn còn tồn tại một vài hạn chế khiến cho việc cung cấp dịch vụ của các công ty chưa được cạnh tranh Nhận thấy điều đó, em quyết định lựa chọn đề tài: “Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất

nhập khẩu tại Công ty Cổ phần HBM" làm đề tài cho báo cáo thực tập cuối khoá

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động giao nhận hàng hóa tại Công ty

21

- Không gian nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần HBM, Việt Nam

- Thời gian nghiên cứu: Các số liệu nghiên cứu được thu thập và tổng hợp

từ năm 2017 - 2022

4 Phương pháp nghiên cứu

Bài nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể: Phương pháp quan sát có tham gia (thực tập) tại Công ty Cổ phần HBM để thu thập dữ liệu

và thông tin về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Bên cạnh đó, bài nghiên cứu còn sử dụng phương pháp so sánh, phân tích và thống kê mô tả từ số liệu đã thu thập được

5 Kết cấu đề tài

Ngoài Lời mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài bao gồm 3 phần chính:

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần HBM

Chương 2: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại

Công ty Cổ phần HBM

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động giao

nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần HBM

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HBM

Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Được thành lập vào ngày 01/03/2011, Công ty Cổ phần HBM là công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá XNK quốc tế Thời gian đầu thành lập, Công ty hoạt động với quy mô rất nhỏ và chưa có nhiều nguồn khách hàng Đây cũng là khoảng thời gian công ty gặp khó khăn trong việc quản lý và đàm phán với các khách hàng, đặc biệt là khách hàng nước ngoài Tuy nhiên, sau 5 năm không ngừng cố gắng và hoàn thiện của cả ban quản trị và đội ngũ nhân viên, CTCP HBM đã tạo dựng được thương hiệu và chỗ đứng nhất định

Tính đến nay, công ty ký đã hợp đồng vận tải với rất nhiều các đối tác lớn nhỏ

cả trong nước và quốc tế Không những thế, công ty còn mở rộng quan hệ với các

hãng tàu uy tín, từ đó giúp chi phí cước vận tải quốc tế được ưu đãi hơn Ngoài ra, công ty còn có những đại lý trong và ngoài nước giúp cho hoạt động giao nhận hàng hóa XNK diễn ra thuận tiện và hiệu quả hơn

Đến nay, công ty đã và đang hoạt động được hơn 11 năm với đội ngũ lao động giàu kinh nghiệm, chính sách đãi ngộ tốt, môi trường làm việc ngày càng năng động, trẻ trung Hoạt động kinh doanh của công ty cũng ngày càng ổn định và phát triển hơn, đã có những đối tác chủ động tìm tới công ty Tuy nhiên, công ty vẫn luôn không ngừng cố gắng cải thiện để đáp ứng được nhu cầu của thị trường XNK ngày càng khó tính và cạnh tranh

Công ty Cổ phần HBM có cơ cấu tổ chức theo chức năng Với phương châm tổ chức gọn nhẹ, cơ cấu nhân sự đơn giản, chú trọng quản lý điều hành, công ty được chia thành các phòng ban chính bao gồm: Ban Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính, Phòng chứng từ, Phòng kinh doanh, Phòng nhân sự Với cơ cấu tổ chức theo chức năng này, các bộ phận có thể kết nối, hỗ trợ nhau thường xuyên cũng như ban quản trị sẽ dễ dàng quản lý được các công việc trong hoạt động kinh doanh Ngoài ra, nhân viên các bộ phận vừa có thể tập trung được vào chuyên môn chính của mình, vừa liên kết được với các phòng ban khác vì số lượng nhân viên được tối giản, đảm bảo việc hoạt động hiệu quả

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần HBM

Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần HBM

Ban Giám đốc của CTCP HBM gồm có 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc Ban Giám đốc có nhiệm vụ chủ chốt trong việc điều hành, quản lý công ty cũng như ra các quyết định quan trọng hay ký kết hợp đồng với các đối tác Bên cạnh đó, ban giám đốc cũng có nhiệm vụ phụ trách các đối tác quốc tế, đi công tác nước ngoài khi cần thiết để ký kết hợp đồng, duy trì quan hệcũng như khảo sát thị trường logistics thực tế trên thế giới

Phòng kế toán có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với các phòng khác để quản lý tài chính chung trong công ty Cuối mỗi kỳ, phòng kế toán sẽ phải lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và lưu giữ các chứng từ liên quan tới việc kiểm toán sau này Bộ phận này cũng thường xuyên liên kết chặt chẽ với bộ phận kinh doanh và chứng từ

để xuất hoá đơn và nhận hoá đơn, thực hiện thanh toán với khách hàng Bên cạnh đó, cũng cần phối hợp cùng với phòng nhân sự, thực hiện công tác lương thưởng, trợ cấp, cho cán bộ nhân viên

Phòng hành chính đảm nhiệm vai trò kiểm tra giám sát thường xuyên các hoạt động chung trong công ty, soạn thảo, lưu trữ các hồ sơ thủ tục hành chính Ngoài ra, khi có sự thay đổi về mặt pháp lý của công ty như thay đổi địa chỉ kinh doanh, mẫu dấu, phòng hành chính sẽ có nhiệm vụ gửi thông báo cho các bên liên quan để được cập nhật và sử dụng một cách hợp pháp Bên cạnh đó, bộ phận hành chính cũng sẽ hỗ trợ tổ chức đón tiếp khách hàng, đối tác của công ty

Phòng chứng từ của công ty sẽ thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Đối với hàng xuất, bộ phận này sẽ phụ trách liên hệ với hãng tàu, shipper, đại lý nước ngoài, lên vận đơn (nếu có), phối hợp với bộ phận hải quan để thông quan hàng, Đối với hàng nhập, phòng chứng từ cũng sẽ cần liên hệ chặt chẽ với hãng tàu, consignee, đại lý nước ngoài cũng như bộ phận hải quan để làm các thủ tục nhận hàng như khai manifest, tờ khai thông quan, D/O Trong và sau khi thực hiện các chứng

từ, bộ phận này cũng sẽ phối hợp với phòng kế toán để kịp thời thanh toán hoặc nhắc thanh toán đối với các khách hàng khi đến hạn

Bộ phận kinh doanh cũng cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để cập nhật khi có khách hàng đặt dịch vụ Phòng kinh doanh cũng cần nhanh chóng báo giá, hỏi giá hay chào giá các khách hàng thân quen và tiềm năng cho các tuyến quốc

tế Ngoài ra, phòng kinh doanh cũng cần giữ uy tín và mối quan hệ với các hãng tàu, forwarder để có được giá ưu đãi về cước hay phí dịch vụ, nhằm giảm chi phí đầuvào, từ đó có thể tăng doanh thu cho công ty Đồng thời, nhân viên kinh doanh sẽ phải thường xuyên cập nhật thị trường, giá cước, phí dịch vụ và có khả năng thương lượng với khách hàng để có thể đưa ra mức giá phù hợp, vừa có thể giữ chân khách hàng, vừa duy trì lợi nhuận của công ty

Phòng nhân sự của thực hiện nhiệm vụ lên kế hoạch, thực hiện công tác tuyển dụng phù hợp với nhu cầu hiện tại của công ty; quản lý và lưu trữ các giấy tờ liên quan như hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, giấy phép xin nghỉ, bảo hiểm, ;hướng dẫn nhân viên mới về nội quy, văn hóa công ty, công việc, chính sách lương thưởng, trợ cấp Ngoài ra, mỗi tháng hay quý, phòng nhân sự cần đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự, lên kế hoạch đào tạo, thực hiện, giám sát và đánh giá chất lượng các khóa đào tạo và chất lượng nhân sự Có thể thấy, Công ty Cổ phần HBM luôn chú trọng việc nâng cao chất lượng nhân sự để đáp ứng được những công việc ngày càng đòi hỏi trong kinh doanh

Nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh, trong những năm vừa qua, công ty đã không ngừng cải thiện nhân viên cả về số lượng và chất lượng Có thể thấy, nhờ sự phát triển của công ty với lượng khách hàng tăng dần qua từng năm, công ty đã có những chính sách nhân về sự để đảm bảo số lượng hợp lý nhưng vẫn đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả Số lượng và trình độ nhân viên thuộc các phòng ban khác nhau của công ty được thể hiện qua bảng dưới đây

Bảng 1.1 Thống kê s ố lượng và trình độ nhân viên theo các phòng ban c a ủ

Theo số liệu thống kê về trình độ, có thể thấy số lượng nhân sự trình độ trung cấp chiếm tỷ lệ rất ít và từ năm 2018, công ty đã chú trọng hơn về chất lượng nên chỉ tuyển dụng từ trình độ Cao đẳng Đại học Số lượng nhân viên trình độ Cao đẳng - - Đại học chiếm tỷ lệ cao nhất, tới hơn 90% qua các năm Đây là nguồn nhân lực chính, chịu trách nhiệm trong các phòng ban để thực hiện các nghiệp vụ của công ty Đối với trình độ Sau đại học, công ty có hai thành viên chính là Ban giám đốc Bộ phận đầu não này giúp quản lý, điều hành và duy trì hoạt động của công ty

Qua các số liệu thống kê trên, có thể kết luận rằng nhân lực Công ty Cổ Phần HBM có sự duy trì về số lượng, cơ cấu qua các năm mà không có quá nhiều biến động, thay đổi lớn Duy chỉ có trong năm 2019 và 2020, khi đại dịch Covid-19 bùng phát, thị trường chung bị suy yếu dẫn tới hoạt động kinh doanh của công ty không tránh nổi những khó khăn Chính vì vậy, công ty đã có sự cắt giảm nhân sự không cần thiết để duy trì hoạt động cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn, tránh tốn kém Bên cạnh đó, số liệu trên cũng cho thấy kế hoạch nhân lực của công ty giai đoạn này đang hướng đến sự ổn định về cơ cấu, số lượng Đồng thời, công ty có chính sách sẵn sàng tuyển dụng nhân sự trẻ tuổi chưa có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng nhưng năng động cho thấy kế hoạch bồi dưỡng nên lớp nhân sự kế nhiệm của công ty Đối với những nhân viên chính thức, công ty luôn chú ý phúc tới lợi đầy đủ cho nhân viên như bảo hiểm, chính sách lương thưởng, trợ cấp, và tạo điều kiện giúp họ phát triển năng lực thông qua các khóa đào tạo

Ngoài nguồn lực về con người, nguồn lực cơ sở vật chất cũng đóng vai trò hết sức quan trọng Đó chính là điều kiện đủ cho mỗi DN để thực hiện hoạt động kinh doanh Vì là một forwarder cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK nên CTCP HBM sẽ là bên trung gian, không sở hữu container

Văn phòng của công ty tại Số 11 ngách 76 ngõ 25 đường Quang Tiến, Phường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam được trang bị đầy đủ Vì là công ty quy mô khá nhỏ, nguồn vốn không nhiều nên chỉ chú trọng đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật thật sự cần thiết cho hoạt động chính của công ty Mỗi phòng ban đều được trang bị máy tính, máy in, hệ thống mạng Wifi, điện thoại bàn, điều hoà và các dụng

cụ văn phòng khác Phòng họp riêng cho các bộ phận phòng ban sẽ có thêm hệ thống máy chiếu để phục vụ cho việc trình chiếu, họp mặt thường xuyên cũng như khi phải tiếp đối tác, khách hàng

Do công ty quy mô khá nhỏ, việc trang bị quá nhiều cho cơ sở vật chất sẽ dẫn tới không đủ khả năng chi trả hoặc thừa thãi, gây lãng phí Chính vì vậy, phòng hành chính và kế toán sẽ thường xuyên kết nối với nhau để bảo đảm vẫn trang bị đầy đủ thiết bị thiết yếu cho nhân viên cũng như chọn nhà cung cấp uy tín, giá thành phải chăng để có nguồn cung thường xuyên, ổn định cho công ty Ngoài ra, trong thời đại tiên tiến hiện nay, công ty cũng đã và đang cố gắng khai thác tối đa nguồn lực về công nghệ để tiết kiệm chi phí mà các thao tác nhanh gọn, chính xác hơn

Nguồn lực tài chính là yếu tố rất quan trọng, là điều kiện tiên quyết để công ty

có thể được thành lập và duy trì hoạt động kinh doanh Số vốn điều lệ của công ty là 1.000.000.000 VNĐ, đây là số vốn khá ít do quy mô lúc thành lập của công ty nhỏ Công ty Cổ phần HBM không thực hiện phát hành cổ phiếu để huy động vốn Đây cũng là loại hình công ty cổ phần ngoài Nhà nước nên sẽ không thể huy động vốn từ Nhà nước Nguồn vốn này đến từ chính các cổ đông ban đầu là ban giám đốc của công ty

Tuy nhiên, sau nhiều năm hoạt động, công ty đã phát triển, có nhiều nguồn khách hàng và doanh thu, lợi nhuận cũng từ đó mà tăng theo Nhờ vậy, nguồn tài chính của công ty trong những năm qua đã không ngừng tăng trưởng, đảm bảo không những duy trì được hoạt động kinh doanh thường lệ của công ty mà còn có thể mở rộng quy mô trong tương lai

Nguồn lực tài chính của công ty sẽ được phân bổ một cách hợp lý để chi trả lương thưởng cho nhân viên, mua sắm các trang thiết bị cần thiết, đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh và dự phòng cho các rủi ro Việc phân chia nguồn lực tài chính

sẽ được thực hiện tiếp bởi phòng toán và kế đối với những chi phí phát sinh sẽ cần có xác nhận của cấp trên Do đó, nguồn lực tài chính của công ty luôn được kiểm soát một cách chặt chẽ và phân bổ hiệu quả, hợp lý

1.4 Tổng quan tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần HBM

Trên đăng ký kinh doanh, các lĩnh vực kinh doanh của Công ty Cổ phần HBM bao gồm:

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp liên quan đến vận tải đường biển

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp liên quan đến vận tải đường hàng không

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ

- Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế bằng đường bộ, đường biển và đường hàng không

- Dịch vụ bốc xếp hàng hóa

- Làm thủ tục hải quan

Tuy nhiên, trong những năm gần đây, công ty đã xác định ngành nghề kinh doanh chính là cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp liên quan đến vận tải đường biển và đường hàng không Việc xác định được lĩnh vực kinh doanh chính này dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường Như đã đề cập ở trên, nền kinh tế đang ngày một mở rộng

và thị trường logistics đang ngày càng phát triển Chính vì vậy, dịch vụ giao nhận hàng hóa sẽ là mảnh đất màu mỡ giúp công ty xác định được mục tiêu chính và thực hiện hoạt động kinh doanh Ngoài ra, sau nhiều năm hoạt động và có vị hế,đã t uy tín trên thị trường chung, công ty cũng hạn chế được những rủi ro trong kinh doanh Với dịch vụ giao nhận hàng XNK, CTCP HBM thực hiện các khâu từ khi hàng ở kho của nhà cung cấp tới nơi của người nhập khẩu Các quy trình sẽ thay đổi phụ thuộc vào điều kiện Incoterms mà khách hàng yêu cầu Ngoài ra, công ty sẽ cân nhắc giảm những lĩnh vực không phải thế mạnh của mình hoặc sẽ tốn kém hơn

để từ chọn đó được ngành nghề kinh doanh chính, điển hình là dịch vụ làm thủ tụchải quan Công ty đã xác định đây không phải thế mạnh của mình Chính vì vậy, công

ty đã chọn thuê ngoài dịch vụ khai hải quan để vừa có thể bảo đảm toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa XNK được diễn ra thông suốt, vừa tiết kiệm chi phí và thời gian

Đối với ngành nghề kinh doanh chính là cung cấp dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải đường biển và đường hàng không này, CTCP HBM cần làm việc với rấtnhiều bên liên quan bao gồm người nhập khẩu, người xuất khẩu, hãng tàu, forwarder, đại lý, hải quan, Các khâu đều cần sự chính xác cao vì nếu có sai sót sẽ dẫn tới chi phí phát sinh rất lớn Chính vì vậy, công ty sẽ cố gắng tập trung vào lĩnh vực này để cố gắng cung ứng được dịch vụ tốt nhất cũng như đáp ứng nhu cầu kịp thời không chỉ của khách hàng mà các bên liên quan Từ đó, công ty sẽ dần tạo dựng được uy tín và vị thế kinh doanh.

Trong những năm vừa qua, CTCP HBM đã xác định được lĩnh vực kinh doanh chính đó là cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển và đường hàng không Nhờ việc xác định này, công ty có thể chú trọng nguồn lực vào lĩnh vực chính và từ đó tạo đà tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận ổn định trong 5 năm gần đây Như nói trên, đã ở nguồn vốn huy động của công ty từ cổ đông là ban giám đốc, qua các năm không có thay sự đổi, sẽ quay vòng vốn để tiếp tục thực hiện hoạt động kinh doanh

Hình 1.2 Biểu đồ tình hình kinh doanh c a Công ty C ph n HBM t ủ ổ ầ ừ năm

2017 2021 –

Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty Cổ phần HBM

Tình hình kinh doanh của CTCP HBM từ năm 2017 2021 được thể hiện - qua chi phí và lợi nhuận trước thuế của công ty Về chi phí, đây là khoản tiền chiếm khá lớn bao gồm những chi phí hoạt động kinh doanh (trả cho hãng tàu, đối tác là forwarder, đại lý đại Việt Nam và nước ngoài), chi phí cho nhân viên (tiền lương, thưởng, đóng BHXH, chi dành cho các khóa đào tạo nhân viên, ), chi phí vận hành công ty về cơ sở hạ tầng, văn phòng và những chi phí phát sinh khác Về lợi nhuận, vì là một công ty có quy mô khá nhỏ nhưng lợi nhuận trước thuế khá ổn định và đủ để duy trì, phát triển công ty dù trải qua đại dịch với tình hình kinh doanh rất khó khăn

Qua biểu đồ thống kê về chi phí và lợi nhuận trước thuế của CTCP HBM, có thể thấy, trước đại dịch, lợi nhuận trướcthuế mà công ty thu về đạt mức hơn 4 tỷ VNĐ và tăng trưởng ổn định qua các năm Chi phí cũng có phần tăng lên vì nhiều lý

do như giá cước vận tải tăng, thêm nhiều phụ phí; chính sách nhân sự của công ty tuyển thêm nhân viên, cử nhân viên đi đào tạo; công ty mở rộng thêm quy mô, sắm sửa các trang thiết bị cần thiết, Doanh thu những năm này đạt tới 23 tỷ VNĐ và giữ vững mức tăng trưởng vì hoạt động XNK chung của thị trường khá sôi nổi Từ năm 2020, do hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng từ thị trường chung, lợi nhuận trước thuế mà công ty thu được giảm đáng kể, tới gần 30% so với năm trước đó Chi phí cũng phần nào giảm đi do thu hẹp công ty Tuy nhiên, khi nền kinh tế ổn định dần, từ năm 2021 trở đi, công ty đã và đang giữ được nhịp tăng trưởng và kỳ vọng có thể tăng lợi nhuận, giảm chi phí trong những năm tới

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA

XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HBM

Đối với giao nhận hàng hoá xuất khẩu, quy trình này có thể thay đổi trong các khâu tuỳ thuộc vào điều kiện giao hàng hoặc phương tiện vận tải chuyên chở hàng hóa, thường sẽ bao gồm 7 bước cơ bản như sau:

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình giao nh n hàng hóa xu t kh u t i ậ ấ ẩ ạ

Công ty C ph n HBM ổ ầ

2.1.1.1 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu đường biển

Hàng hoá được vận chuyển bằng đường biển có ưu thế là tiết kiệm chi phí hơn

so với hàng hoá đi bằng đường hàng không và lại lợi thế hơn về mặt di chuyển quãng đường xa so với hàng hoá đi bằng đường bộ hay đường sắt

Bước đầu tiên, CTCP HBM sẽ thực hiện đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng Các khách hàng đã từng thực hiện giao nhận hàng hóa thông qua công ty có thể hỏi giá dịch vụ do phòng kinh doanh cung cấp qua email, điện thoại hoặc tại văn phòng Sau khi đã thống nhất được về giá dịch vụ, hai bên sẽ ký kết hợp đồng vận tải với nhau, hay còn gọi là hợp đồng nguyên tắc

Bước thứ hai, công ty thuê sẽ chỗ trên tàu Trước đó người gửi hàng cần cung cấp VGM (Verified Gross Mass) xác định cân nặng của container chứa hàng để giúp hãng tàu sắp xếp vị trí của các container xếp trên tàu, đảm bảo an toàn suốt hành trình Đối với hàng nguyên container, khách hàng sẽ được cấp container rỗng và tự xếp hàng vào container để mang ra kho tại cảng Khi thuê chỗ trên tàu xong, công ty sẽ nhận được xác nhận thuê chỗ (Booking Confirmation) với ngày tàu đi dự kiến Bước thứ ba, CTCP HBM sẽ phát hành vận đơn nhà (House Bill of Lading).Đối với vận đơn chủ (Master Bill of Lading) sẽ do hãng tàu phát hành Trước đó, nhân viên phòng chứng từ có nhiệm vụ lấy thông tin SI (Shipping Instruction) từ chủ hàng để gửi cho hãng tàu lên vận đơn chủ

Bước thứ tư là làm thủ tục hải quan cho hàng hoá Phòng chứng từ sẽ phối hợp với bên khai hải quan, cung cấp đầy đủ các thông tin, chứng từ của lô hàng như hợp đồng thương mại, hoá đơn, bảng kê hàng hóa, chứng nhận xuất xứ hàng hoá, Bước thứ năm, sau khi hàng hoá đã được thông quan xuất khẩu, phòng chứng

sẽ theo dõi lô hàng để có thể thông báo cho người nhận hàng ở nước ngoài biết về lịch trình tàu Khi có bất cứ thắc mắc gì từ đại lý nước ngoài, công ty sẽ cần kiểm tra lại với hãng tàu phía Việt Nam hoặc người gửi hàng để giải quyết các phát sinh Bước thứ sáu, sau khi hàng hoá xuất khẩu đã được lên tàu vận chuyển, hãng tàu sẽ gửi hóa đơn tiền cước và phụ phí tại cảng xuất cho công ty Ở bước này, phòng chứng từ sẽ phải phối hợp với phòng kế toán để kiểm tra thông tin, số tiền trên debit

note cũng như thông tin xuất hoá đơn Đối với những đối tác đã ký kết hợp đồng lâu dài với công ty, hạn thanh toán thường là trong vòng 1 tháng kể từ ngày xuất hoá đơn Bước cuối cùng là thông báo hàng đến cho người nhận ở nước ngoài Khi tàu gần tới cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice) Phòng chứng từ

sẽ gửi bộ vận đơn (thường là Surrendered Bill) cho đại lý hoặc người nhận ở nước ngoài để lấy hàng

2.1.1.2 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu đường hàng không

Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không tương đối giống với quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển Tuy nhiên, một số khâu và chứng từ giao nhận sẽ có sự khác biệt

Đối với bước đầu tiên, CTCP HBM sẽ thống nhất giá cả dịch vụ và ký hợp đồng quy tắc Hai bên cũng cần tìm hiểu về hàng hoá và thị trường xuất khẩu để xin giấy phép xuất khẩu nếu bắt buộc

Bước thứ hai sẽ là thuê chỗ trên máy bay Tương tự như hàng hoá xuất khẩubằng đường biển, sau khi thuê chỗ trên máy bay, công ty cũng sẽ nhận được xác nhận đặt chỗ trên phương tiện Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra và gửi lại cho chủ hàng những thông tin về ngày bay, giờ bay dự kiến cũng như số cân, kiện của hàng hoá sốBước thứ ba, công ty sẽ xin SI (Shipping Instruction) với những thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng và thông tin chi tiết về hàng hoá để phát hành vận đơn nhà và gửi cho hãng hàng không để được phát hành vận đơn chủ Khi nhận được vận đơn, nhân viên chứng từ sẽ phải kiểm tra kỹ và gửi cho các bên liên quan để đồng kiểm tra và tránh những sai sót khiến hàng không được thông quan

Bước thứ tư, đối với thủ tục thông quan, ngoài những chứng từ giống như hàng hoá đi bằng đường biển còn cần thêm Manifest Manifest ở đây khá giống với Bảng

kê hàng hóa (Packing list) như ở hàng hoá giao nhận bằng đường biển với đầy đủ các thông tin về quy cách, phẩm chất, đóng gói hàng xuất khẩu

Bước thứ năm, sau khi hàng hoá đã được thông quan xuất khẩu và lên máy bay, công ty sẽ phải theo dõi hàng hoá Đối với hàng đi bằng đường hàng không, thời gian vận chuyển thường chỉ trong 1 ngày Chính vì vậy, nhân viên chứng từ sẽ cần

theo sát lô hàng, từ khi cất cánh tới khi hạ cánh để kịp thời thông báo cho người nhận hàng cũng như phối hợp với người gửi hàng giải quyết các vấn đề có thể phát sinh Bước tiếp theo, nhân viên chứng từ sẽ phối hợp với phòng kế toán lên debit note và xuất hoá đơn cho người khách hàng để thanh toán các phí dịch vụ Cũng như hàng xuất khẩu bằng đường biển, hạn thanh toán với các đối tác, khách hàng đã ký kết hợp đồng với công ty thường là trong vòng 1 tháng

Bước cuối cùng là thông báo hàng đến cho người nhận hàng Vì thời gian hàng bay khá ngắn, có thể chỉ trong vòng 1 ngày nên pre alert bao gồm vận đơn chủ, vận -đơn nhà và Manifest sẽ được gửi cho người nhận hàng từ trước, với điều kiện người nhận hàng đã thanh toán tiền hàng

Đối với quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển hoặc đường hàng không thường sẽ bao gồm 6 bước chính như sau:

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình giao nh n hàng hoá nhậậ p kh u t i ẩ ạ

Công ty C ph n HBM ổ ầ

2.1.2.1 Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu đường biển

Bước đầu tiên, quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển cũng bắt đầu bằng việc đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng Phòng kinh doanh

sẽ báo giá cho khách như chi phí khai hải quan, phụ phí cảng nhập, chi phí vận tải nội địa (nếu có) Khi hai bên đã thống nhất được giá sẽ đi tới ký kết hợp đồng vận tải Bước thứ hai, phòng chứng từ sẽ nhận được bộ chứng từ liên quan tới hàng nhập khẩu và kiểm tra càng các thông tin trên kỹ đó, bao gồm: Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thương mại, Bảng kê hàng hóa, Vận đơn, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có sẽ rất quan trọng vì có hàng hoá có thể được giảm hoặc miễn thuế khi - tới nước nhập khẩu),

Bước thứ ba là khai báo hải quan và nhận Lệnh giao hàng Trước khi tàu cập cảng dự kiến từ 2 4 ngày, hãng tàu sẽ gửi Thông báo hàng đến Khi đó, nhân viên -chứng từ sẽ kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến và khai E-Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia Sau đó, phòng chứng từ sẽ phối hợp với bên khai hải quan và gửi những chứng từ cần thiết Hãng tàu sẽ gửi Lệnh giao hàng cho công ty sau khi đã thanh toán đủ các phụ phí tại cảng nhập cho hãng tàu Lệnh giao hàng là giấy tờ bắt buộc để có thể nhận được hàng cùng với bộ chứng từ của hàng hoá Bước thứ tư, khi đã tới cảng, hàng hóa sẽ được thông quan nhập khẩu Bên khai hải quan sẽ đăng ký tờ khai hàng hoá nhập khẩu Nhân viên chứng từ có nhiệm

vụ gửi bộ chứng từ cho bên khai hải quan bao gồm vận đơn, hợp đồng, hoá đơn thương mại, bảng kê hàng hóa, chứng nhận xuất xứ (nếu có) và đồng thời kiểm tra tờ khai nháp Hàng hoá khi tới nước nhập khẩu sẽ được kiểm hoá (nếu là luồng đỏ) hoặc kiểm tra chứng từ (nếu là luồng vàng)

Bước thứ năm, nhân viên giao nhận sẽ cầm Lệnh giao hàng, bộ chứng từ ra cảng để lấy hàng hoá Khi nộp Lệnh giao hàng và đóng các chi phí, nhân viên giao nhận sẽ được xuất phiếu giao nhận container (Phiếu EIR) Tiếp đó, nhân viên giao nhận gửi phiếu EIR, danh sách và giấy mượn container cho tài xế để vào cảng lấy hàng Với một số điều kiện giao hàng như DDU, DDP hay yêu cầu khác của khách hàng, công ty sẽ lấy hàng và vận chuyển hàng hóa tới tận kho của khách hàng