Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An

Bộ phận sales của công ty sẽ tìm kiếm các công ty có nhu cầu vận chuyển, nhập hàng hóa… Nếu thấy có tiềm năng thì nhân viên sẽ chủ động liên hệ tiếp cận và gửi bản giá dich vụ của công ty mình cho khách hàng. Sau khi cả hai bàn bạc, thương lượng các điều khoản nếu cả hai đồng ý sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ giao nhận. Sau đó bộ phận sales sẽ bàn giao các công việc còn lại cho các phòng nghiệp vụ của công ty. Trong hợp đồng dịch vụ giao nhận này, sau khi công ty TNHH Duy Chinh Thành Công kí hợp đồng thương mại với công ty YUJIN PRECISION MANUFACTURE LIMITED thì công ty TNHH Duy Chinh Thành Công thông báo thông tin về lô hàng cho công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An để cả hai thỏa thuận về giá cả, điều khoản hợp đồng sau đó tiến hành kí hợp đồng dịch vụ giao nhận. Quy định trách nhiệm mỗi bên: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An: ✔ Thay mặt công ty Duy Chinh Thành Công làm thủ tục khai báo hải quan và các giấy cần thiết để giao nhận hàng hóa. ✔ Giao hàng cho chủ hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận. ✔ Thông báo đã hoàn thành việc giao nhận hàng hóa và giao bộ chứng từ lại cho công ty khách hàng. Công ty TNHH Duy Chinh Thành Công: ✔ Chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho công ty Phương An. ✔ Đảm bảo thanh toán phí dịch vụ đúng tiến độ. ✔ Khi công ty Phương An gặp khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện và cần sự chỉ dẫn của công ty Duy Chinh Thành Công thì công ty Duy Chinh Thành Công phải nhiệt tình chỉ dẫn và cung cấp thông tin cần thiết. 2.4.2 Nhận và kiểm tra thông in về lô hàng Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, Công ty TNHH Thương Mai và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An sẽ tiếp nhận các chứng từ và các hồ sơ có liên quan đến hàng hóa từ Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công. Bộ hồ sơ nhận được gồm có: ✔ Giấy giới thiệu của công ty TNHH Duy Chinh Thành Công ✔ Hợp đồng thương mại Sales Contract ✔ Hóa đơn thương mại Commercial Invoice ✔ Phiếu đóng gói Packing list ✔ House Airway Bill ✔ Giấy thông báo hàng đến – Arrival Notice Sau khi nhân viên của công ty Phương An nhận được hồ sơ của công ty Duy Chinh Thành Công sẽ tiến hành kiểm tra, so sánh kỹ lưỡng, chính xác, đồng nhất và tính hợp lệ bộ chứng từ để không gây khó khăn hay không lấy được hàng đúng thời hạn. Nếu có sai ảnh hưởng đến việc nhận hàng thì yêu cầu bên nhà xuất khẩu sửa chửa kịp thời. ● Hợp đồng mua bán – Sales Contract Kiểm tra hợp đồng thương mại bao gồm nội dung chính như sau:

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU PHƯƠNG AN

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An

1.1.1 Giới thiệu về Công Ty

Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu An được thànhlập vào năm 2016, do Bà Võ Huỳnh Thiên Hương làm người đại diện và hoạt độngtrên nhiều lĩnh vực như giao nhận vận tải, vận tải hàng hóa, khai thuê hải quan… vàmột số ngành nghề khác

❖ Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập KhẩuPhương An

❖ Tên giao dịch nước ngoài: PHUONG AN TRADING SERVICES IMPORTEXPORT COMPANY LIMITED

❖ Địa chỉ trụ sở: 1A210 Đường Vĩnh Lộc, Ấp 1, Xã Phạm Văn Hai, HuyệnBình Chánh, Thành Phố Hồ Chí Minh

❖ Điện thoại: 0838309502

❖ Fax: 0838307824

❖ Mã số thuế: 0314170965

❖ Ngày hoạt động: 24/12/2016

❖ Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế huyện Bình Chánh

❖ Loại doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm Hữu Hạn

❖ Đại diện pháp luật: Võ Huỳnh Thiên Hương

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty

Trong những năm gần đây kinh tế Việt Nam đã bước vào hội nhập với kinh

tế thế giới, các hoạt động kinh doanh ngoại thương giữa Việt Nam và các nước khácdiễn ra mạnh mẽ hơn Tình hình đầu tư và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩunhanh chóng trở thành một trong những lĩnh vực phát triển nhất tại Việt Nam Nhậnthấy được vấn đề trên, vào năm 2016 Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ XuấtNhập Khẩu Phương An được thành lập dưới sự lãnh đạo của Bà Võ Huỳnh ThiênHương và có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh Tuy chỉ mới 4 năm thành lậpnhưng công ty đã không ngừng lớn mạnh và trở thành đối tác của nhiều khách hàngtrong và ngoài nước trở thành công ty chuyên nghiệp và đáng tin cậy tin cậy trongdịch vụ giao nhận vận tải đối với tất cả các mặt hàng cũng như các loại hình xuất vànhập khẩu

Để có sự thành công như hôm nay là do có sự góp phần của định hướng pháttriển công ty đúng đắn và sự chỉ đạo tận tình của ban lãnh đạo và lấy con người làmtrọng tâm với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao vàđầy tâm huyến với nghề, luôn nhiệt tình, tận tâm và có trách nhiệm khi tư vấn chokhách hàng, đối tác trong việc chọn lựa được những phương án vận chuyển, kinhdoanh đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí tiết kiệm nhất cũng như giảm thiểu đến tối

đa những rủi ro cho khách hàng công ty luôn định hướng phát triển bền vững đốivới yếu tố con người, nhân viên là lực lượng nòng cốt giúp tạo ra nhiều giá trị chokhách hàng và uy tín cho công ty

Trong suốt quá trình hoạt động, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộnghoạt động và ngày càng hoàn thiện chất lượng phục vụ khách hàng, cung cấp nhữngdịch vụ tốt nhất với giá cả phù hợp, nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trườngtrong nước và quốc tế Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập KhẩuPhương An đang có rất nhiều hứa hẹn và đầy tiềm năng phát triển trong tương lạikhông xa

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An

1.2.1 Chức năng của công ty

Hiện nay công ty cung cấp các dịch vụ đầy đủ đa dạng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng:

- Vận tải hàng hóa bằng đường biển

- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

- Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu

- Dịch vụ vận tải nội địa

- Dịch vụ khai thuê hải quan

- Dịch vụ giao hàng tận nơi

- Giao nhận vận tải đa phương tiện

- Lưu kho và phân phối

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty

Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An luôn

nổ lực hết mình để trở thành một nhà cung cấp dịch vụ Logicstic tin cậy, uy tín ởViệt Nam cũng như trên thị trường quốc tế, để đạt được mục tiêu trên công ty đã đãkhông ngừng hoàn thành tốt các nhiệm vụ:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại trong phạm vi ngành

nghề được ghi trong giấy phép kinh doanh

- Thực hiện tốt các nhiệm vụ và phương hướng kinh doanh của công ty.

- Duy trì và nâng cao dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín với khách hàng

- Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tácvới công ty trong và ngoài nước

- Đầu tư, phát triển công ty ngày càng chuyên nghiệp và lớn mạnh trên thươngtrường

- Thông qua liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giaonhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý an toàntrên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải lưukho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm hàng hóa an toàn

- Thực hiện tốt các chính sách, chế độ quản lý tài chính, phân phối lao động,bảo vệ môi trường

- Đào tạo, nâng cao trình độ bồi dưỡng kinh nghiện trong ngành cho các cán

bộ, nhân viên các cấp

- Báo cáo thông kê định kỳ hàng tháng/năm theo biểu mẫu quy định của nhànước

- Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn cho nhà nước

1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Phương An

1.3.1 Bộ máy tổ chức

Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An phân

chia nguồn nhân lực đúng với khả năng và trình độ của nhân viên , điều hòa nhân sựtrong công ty giúp công ty có môi trường làm việc đầy nhiệt huyết, mưa thuận gióhòa giữ mối quan hệ các nhân viên Mỗi phòng ban đều có chức năng riêng, nhiệm

vụ cụ thể, phối hợp hoạt động hiệu quả liên kết liên chặt chẽ với nhau Tổng sốnhân viên là 35 người đều có trình độ cao, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng vàngoại ngữ tốt

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty

(Nguồn: Phòng nhân sự)

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

❖ Giám đốc:

- Là người giữ chức vụ cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp quản

lí, đưa ra định hướng chung cho hoạt động của công ty ngắn hạn và dài hạn

- Quản lý trực tiếp các phòng ban, ban hành quy chế quản lý nội bộ

- Quyết định lương, thưởng, phạt và các chế độ đãi ngộ, phúc lợi đối với nhânviên công ty

- Trực tiếp ký kết hợp đồng nhân danh công ty và chịu trách nhiệm trước cơquan pháp luật về những quyết định của mình

- Tuyển dụng, kí kết hợp đồng lao động đối với nhân viên trong công ty

PHÒNG KẾ

TOÁN

PHÒNG KINHDOANH XUẤTNHẬP KHẨU

PHÒNG VẬNTẢI

BỘ PHẬNCHỨNG TỪ

BỘ PHẬN GIAONHẬN

GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN

SALES

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản, giữ gìn các bí mật các tài liệu, số liệu kế toán củacông ty

- Phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của công ty qua các giai đoạn

- Cập nhật các thông tư, các văn bản pháp luật mới liên quan đến tài chính kếtoán

❖ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:

- Chịu trách nhiệm làm và xử lí các chứng từ xuất nhập khẩu

- Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết để hoàn thiện đơn hàngcho khách hàng

- Liên hệ với với hãng tàu để đặt chỗ và theo dõi thời gian tàu chạy giúp chonhân viên giao nhận hàng đúng tiến độ

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu

● Bộ phân giao nhận:

- Thay mặt người xuất, nhập khẩu đi khai báo hải quan, lấy chứng từ thôngquan hàng hóa, dán seal, bấm seal, cân đo, kiểm hàng hóa giao hàng chongười nhận và đóng hàng xuất khẩu vận chuyển

- Theo dõi, nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận, ghi chép vào sổ đểtheo dõi để đối chiếu và lưu trữ

- Phối hợp với phòng kế toán trong việc thanh toán các chi phí cho người giaonhận

- Giao nhận hồ sơ, hợp đồng, nghiệm thu hóa đơn và các chứng từ liên quankhác

- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường nếu có tranh chấp hoặctổn thất xảy ra

❖ Phòng vận tải:

- Quản lý giá cước vận chuyển, các khoản phí và lệ phí thuộc lĩnh vực vận tải

- Điều hành hoạt động, sắp xếp hàng hóa, bố trí phương tiện vận tải để vậnchuyển hàng hóa theo đúng kế hoạch.

- Kiểm tra, bảo dưỡng xe theo đúng định kì, đảm bảo xe luôn trong tình trạngtốt phục vụ nhu cầu vận chuyển

1.4 Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An từ năm 2018-2019

1.4.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty

Bảng 1.1 Cơ cấu dịch vụ của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập

Hình 1.1 Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2018

Năm 2019

Dịch vụ giao nhậnDịch vụ vận tảiDịch vụ thương mại

Hình 1.2 Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2019

Nhận xét: Dựa vào bản1g số liệu và biểu đồ trên ta nhận thấy cơ cấu ngành dịch vụcủa công ty gồm: dịch vụ giao nhận, dịch vụ vận tải, dịch vụ thương mại Nhìnchung sự chênh lệch tỷ trọng giữa các loại hình không đáng kể, vẫn đem lại doanhthu cao tăng qua các năm, cụ thể:

Dịch vụ giao nhận là dịch vụ thế mạnh của công ty chiếm doanh thu cao nhấttrong số các dịch vụ, tăng 44,44 triệu đồng nhưng tỷ trọng phần trăm lại giảm4,66% từ năm 2018-2109 Điều này chứng tỏ các loại hình vụ khác đang phát triểnnhanh chóng và đem lại nguồn thu đáng kể cho công ty

Dịch vụ vận tải trong năm 2018 chiểm tỷ trọng 30,76% và tăng lên 34,28%vào năm 2019 với mức doanh thu tăng là 157,68 triệu đồng Doanh thu của nghànhdịch vụ tăng lên là nhờ công ty đã đầu tư nhiều vào trang thiết bị như: xe kéo, xetải… để nâng cao chất lượng dịch vụ Chất lượng dịch vụ tăng tức lượng kháchhàng sử dụng dịch vụ ngày càng nhiều điều đó dẫn đến doanh thu tăng

Đối với ngành dịch vụ thương mại cũng có tốc độ tăng trưởng khá tốt có tỷtrọng lần lượt là 29,29% và 30,43% với mức tăng doanh thu 111,82 triệu đồng từnăm 2018-2019 Mặc dù là dịch vụ có doanh thu thấp nhất, nhưng công ty đã cónhững kế hoạch, chiến lược mới để cho dịch vụ ngày càng phát triển

Các ngành dịch vụ của công ty đều tăng trưởng quan các năm, đặt biệt làngành dịch vụ vận vận tải và dịch vụ thương mại đang có bước đi rất tốt, bởi vìcông ty đã có những kế hoạch và chiến lược đúng đắn để thúc đẩy tăng doanh thu

cho cho hai ngành dịch vụ này Điều này, cho ta thấy được công ty đang dần pháttriển hơn qua các năm nhờ sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên và sự phối hợp hài hòacủa các phòng ban ra sức tìm kiếm, mở rộng thị trường, cung cấp dịch vụ cho kháchhàng.

1.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2018 -2019

Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doah của Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch

Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An (2018-2019)

Đơn vị: triệu đồng

Chi phí hoạt động kinh doanh 809,61 938,42

Hình 1.3 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2018-2019

Nhận xét: Qua bảng số liệu và biểu đồ trên thấy hoạt động kinh doanh của công tyđạt kết quả tốt, so sánh giữa doanh thu với các chi phí hoạt động kinh doanh và lợinhuận trước và sau thuế thì công ty có mức lợi nhuận tăng dần theo năm

Doanh thu năm 2018 so với năm 2019 tăng 22,08% tương ứng 314,12 triệuđồng nguyên nhân chủ yếu tăng doanh thu tăng là công ty đã tìm kiếm nhiều kháchhàng mới, cùng với những khách hàng cũ luôn tin tưởng và luôn chọn công ty đểcung cấp dịch vụ cho mình, ngoài ra công ty cũng mở rộng cung cấp các dịch vụ đadạng bắt kịp với xu hướng thị trường, cung cấp giá thành dịch vụ phải chăng

Chi phí hoạt động kinh doanh tăng 15,91% tương ứng 128,81 triệu đồng docông ty cần chi phí để nâng cao cơ sở hạ tầng ở kho, bãi, cơ sở vật chất của công ty

để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nước

Lợi nhuận trước thuế của công ty tăng 30,24% tương đương 185,31 triệuđồng dẫn đến lợi nhuận sau thuế của công ty cũng tăng 38,03% tương đương 180,55triệu đồng Điều này cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty đạt đượckhá cao, điều đó chứng minh rằng tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của công tyrất đúng đắn, bên cạnh đó là sự nỗ lực không ngừng nghỉ của từng cá nhân góp phầncho thành công của công ty

Trên đây là phần giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại và Dịch

Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An Qua phần này, Chương 1 cho thấy công ty đangtừng bước phát triển, trong đó lĩnh vực dịch vụ giao nhận là trọng tâm Để hiểu rõthực tế, nội dung Chương 2 sẽ mô tả quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩubằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất NhậpKhẩu Phương An

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUÁT NHẬP KHẨU PHƯƠNG AN

2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

- Tóm tắt các bước trong quy trình:

Bước 1: Công ty Phương An sẽ kí hợp đồng dịch vụ với Công Ty TNHH Duy

Chinh Thành Công khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và được sựđồng ý của hai bên

1, Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng

2, Nhận và kiểm tra thông tin lô hàng

3, Lấy lệnh giao hàng

4, Khai báo hải quan hàng nhập

5, Tổ chức nhận hàng tại sân bay

6, Giao hàng cho khách hàng

7, Quyết toán

Bước 2: Công ty Phương An sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các

chứng từ:

✔ Hợp đồng thương mại

✔ Hóa đơn thương mại ( Invoice)

✔ Vận đơn đường hàng không ( Airway Bill)

✔ Thông báo hàng đến ( Arrival notice)

✔ Phiếu đóng gói (Packing list)

✔ Giấy giới thiệu của công ty

Bước 5: Nhân viên giao nhận của công ty Phương An đến cảng hàng không để nộp

thuế và sau đó làm thủ tục Hải quan bao gồm: nộp hồ sơ, tiếp nhận kiểm hóa vàthanh lý cổng

Bước 6: Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho công ty

TNHH Duy Chinh Thành Công theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịchvụ

Bước 7: Nhân viên kế toán của công ty Phương An tiến hành kê khai các chi phí

của lô hàng và tiến hành quyết toán phí dịch vụ đồng thời bàn giao lại hồ sơ chocông ty TNHH Duy Chinh Thành Công

2.2 Giới thiệu sơ lược thông tin về lô hàng

⮚ Nhà xuất khẩu: YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANYLIMITED – (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASANHOEWON-GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA

⮚ Nhà nhập khẩu: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công – 3/31 Khu phốBình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận An, tỉnh Bình Dương, ViệtNam

⮚ Cảng đi: INCHEON AIRPORT, KOREA

⮚ Cảng đến: HOCHIMINH, VIETNAM

⮚ Tên hàng hóa: Bộ phận dùng để lắp ráp thành sản phẩm nắp máng trượt củamáy CNC

- STEEL PLATE – Thanh máng trượt bằng thép

- PLASTIC JOINT – Miếng kẹp bằng nhựa

⮚ Xuất xứ hàng hóa: KOREA

⮚ Số lượng: 2004 PCS

⮚ Tổng số tiền: 118 USD

⮚ Tổng trọng lượng cả bì: 23 Kg

2.3 Sơ đồ các bên liên quan

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ mối quan hệ các bên tham gia

Diễn giải sơ đồ:

(1) Công ty TNHH Duy Chinh Thành Công và Công ty TNHH YUJINPRECISION MANUFACTURE ký hợp đồng mua bán sau khi cả hai bên đãthỏa thuận

(2) Công ty TNHH YUJIN PRECISION MANUFACTURE liên hệ với Công tyPAX SOLUTION gửi các thông tin lô hàng để book tàu và yêu cầu pháthành Air Waybill

Công Ty TNHHDuy Chinh ThànhCông

Vụ Xuất Nhập KhẩuPhương An(6)

(3) (3’) Công ty PAX SOLUTION sẽ phát hành House Airwaybill cho công tyTNHH YUJIN PRECISION MANUFACTURE và gửi Master Airwaybillcho công ty TNHH HANS WORLD LOGISTICS VIỆT NAM

(4) Khi hàng tới Việt Nam, công ty TNHH HANS WORLD LOGISTICSVIETNAM sẽ gửi giấy thông báo hàng đến cho công ty TNHH Duy ChinhThành Công

(5) Khi có bộ chứng từ đầy đủ và giấy thông báo hàng đến công ty TNHH DuyChinh Thành Công sẽ thông báo cho công ty TNHH Thương Mại và Dịch

Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An đến lấy và đi làm hàng

(6) Nhân viên công ty Phương An cầm giấy giới thiệu, bộ chứng từ, A/N lênvăn phòng công ty HANS WORLD LOGISTICS VIETNAM để đổi lấy lệnhD/O

(7) Nhân viên chứng từ công ty Phương An sẽ tiến hành khai báo tờ hải quanqua phần mềm ECUS5-VNACCS, tiếp đó nhân viên giao nhận tới Hải quanlàm thủ tục lấy hàng

(8) Nhân viên công ty Phương An sẽ điều xe tới kho TCS lấy hàng đem về địachỉ kho công ty Duy Chinh Thành Công Sau đó, nhân viên kế toán của công

ty Phương An tiến hành kê khai các chi phí của lô hàng và tiến hành quyếttoán phí dịch vụ đồng thời bàn giao lại hồ sơ cho công ty Duy Chinh ThànhCông

2.4 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An

Trong hợp đồng dịch vụ giao nhận này, sau khi công ty TNHH Duy ChinhThành Công kí hợp đồng thương mại với công ty YUJIN PRECISIONMANUFACTURE LIMITED thì công ty TNHH Duy Chinh Thành Công thông báothông tin về lô hàng cho công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu

Phương An để cả hai thỏa thuận về giá cả, điều khoản hợp đồng sau đó tiến hành kíhợp đồng dịch vụ giao nhận

Quy định trách nhiệm mỗi bên:

- Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu PhươngAn:

✔ Thay mặt công ty Duy Chinh Thành Công làm thủ tục khai báo hảiquan và các giấy cần thiết để giao nhận hàng hóa

✔ Giao hàng cho chủ hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận

✔ Thông báo đã hoàn thành việc giao nhận hàng hóa và giao bộ chứng

từ lại cho công ty khách hàng

- Công ty TNHH Duy Chinh Thành Công:

✔ Chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho công

ty Phương An

✔ Đảm bảo thanh toán phí dịch vụ đúng tiến độ

✔ Khi công ty Phương An gặp khó khăn vướng mắc trong quá trình thựchiện và cần sự chỉ dẫn của công ty Duy Chinh Thành Công thì công tyDuy Chinh Thành Công phải nhiệt tình chỉ dẫn và cung cấp thông tincần thiết

2.4.2 Nhận và kiểm tra thông in về lô hàng

Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, Công ty TNHH Thương Mai và Dịch VụXuất Nhập Khẩu Phương An sẽ tiếp nhận các chứng từ và các hồ sơ có liên quanđến hàng hóa từ Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công Bộ hồ sơ nhận được gồmcó:

✔ Giấy giới thiệu của công ty TNHH Duy Chinh Thành Công

✔ Hợp đồng thương mại - Sales Contract

✔ Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice

✔ Phiếu đóng gói - Packing list

✔ House Airway Bill

✔ Giấy thông báo hàng đến – Arrival Notice

Sau khi nhân viên của công ty Phương An nhận được hồ sơ của công ty DuyChinh Thành Công sẽ tiến hành kiểm tra, so sánh kỹ lưỡng, chính xác, đồng nhất vàtính hợp lệ bộ chứng từ để không gây khó khăn hay không lấy được hàng đúng thờihạn Nếu có sai ảnh hưởng đến việc nhận hàng thì yêu cầu bên nhà xuất khẩu sửachửa kịp thời

● Hợp đồng mua bán – Sales Contract

- Kiểm tra hợp đồng thương mại bao gồm nội dung chính như sau:

- Thông tin hợp đồng: Hợp đồng số YOUJIN200320, ngày ký hợp đồng20/03/2000

- Người nhập khẩu

+ Tên người nhập khẩu: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công

+ Địa chỉ: 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận An,tỉnh Bình Dương, Việt Nam

+ Số điện thoại: 097-982-9571

+ Email: jujink0573@gmail.com

- Người xuất khẩu:

+ Tên người xuất khẩu: YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANYLIMITED

+ Địa chỉ: (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASAN

HOEWON-GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA

+ Số điện thoại: +82-55-232-9720

+ Email: dnjsc0573@hanmail.net

- Sân bay đi: Any airport, Korea

- Sân bay đến: Hochiminh, Vietnam

- Ngày đi: 27/03/2020

- Ngày đến: 28/03/2020

- Thông tin hàng hóa: Bộ phận dùng để lắp ráp thành sản phẩm nắp máng trượtcủa máy CNC

+ STEEL PLATE – Thanh máng trượt bằng thép

+ PLASTIC JOINT – Miếng kẹp bằng nhựa

● Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Nhân viên kiểm tra chi tiết hóa đơn thương mại với các nội dung sau:

- Số hóa đơn: YOUJIN200327

- Ngày lập hóa đơn: 27/03/2020

- Người bán : YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANY LIMITED+ Địa chỉ: (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASAN HOEWON-

GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA

+ Số điện thoại: +82-55-232-9720

+ Email: dnjsc0573@hanmail.net

- Người mua: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công

+ Địa chỉ: 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận An,tỉnh Bình Dương, Việt Nam

Trọnglượngtịnh(KGS)

Trọnglượng

cả bì(KGS)

Đơngiá(USD)

Tổngtiền(USD)

Nướcxuất xứ

 Phiếu đóng gói – Packing list

Nhân viên kiểm tra chi tiết phiếu đóng gói với các nội dung sau:

- Người bán : YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANY LIMITED+ Địa chỉ: (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASAN HOEWON-

GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA

- Người mua: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công

- + Địa chỉ: 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận An,tỉnh Bình Dương, Việt Nam

- Nước xuât xứ: KOREA

- Sản xuất tại: YUJIN PRECISION MANUFACTURE (KOREA)

- HS Code No: + 7208.90-0000 ( Steel Plate)

Trọnglượngtịnh(KGS)

Trọnglượng

cả bì(KGS)

Kích thướcRộng

(mm)

Dài(mm)

Cao(mm)

CBM

 Kiểm tra House Airway Bill

Nhân viên kiểm tra chi tiết Airway Bill với các nội dung sau:

- Nhà nhập khẩu: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công

+ Địa chỉ: 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận

An, tỉnh Bình Dương, Việt Nam

- Nhà xuất khẩu: YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANYLIMITED

+ Địa chỉ: (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASANHOEWON-GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA

- Số vận đơn: PAXSGN200326

- Số hiệu máy bay: OZ395

- Ngày đi: 27/03/2000

- Sân bay đến: Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Loại hàng: Steel Plate, Plastic Joint

- Số lượng: 1 PKG

- Trọng lượng cả bì: 26 Kg

● Thông báo nhận hàng ( Arrival Notice)

Nhân viên kiểm tra chi tiết thông báo nhận hàng với các nội dung sau:

- Người nhận hàng: DUY CHINH THANH CONG COMPANY LIMITED

- Người gửi hàng: YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANYLIMITED

- Số vận đơn phụ HAWB: PAXSGN200326

- Số vận đơn chính MAWB: 988-2558 4963

- Tên chuyến bay: OZ395

- Sân bay đi: INCHEON AIRPORT, KOREA

- Sân bay đến: Hồ Chí Minh, VietNam

Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến từ công ty TNHH Duy ChinhThành Công, nhân viên giao nhận công ty Phương An đến văn phòng công tyTNHH HANS WORLD LOGISTICS VIETNAM (địa chỉ phòng 3A.03 – Tầng 3A,Tòa nhà VINA – 131 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 17, Quận Bình Thạnh, Hồ ChíMinh) để lấy lệnh giao hàng

Bộ hồ sơ cần có để nhân viên giao nhận lấy lệnh giao hàng:

- Chứng minh nhân dân của nhân viên giao nhận công ty Phương An đi làmhàng

- 01 giấy giới thiệu của công ty Duy Chinh Thành Công có chữ kí và đóng dấu

- 01 giấy thông báo hàng đến

- 01 vận đơn HAWB

Sau khi nhận được D/O, nhân viên công ty Phương An đối chiếu với Bill vàthông báo hàng đến coi các thông tin có chính xác hay không, vì nếu thông tin trênD/O không chính xác thì có thể cảng không cho nhận hàng và sẽ tốn thêm thời gian,chi phí, công sức để sửa D/O

2.4.4 Khai báo hải quan hàng nhập

Công ty Phương An sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS của công ty pháttriển công nghệ Thái Sơn để thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử Nhânviên khai báo hải quan sẽ dựa vào hợp đồng thương mại, vận đơn, hóa đơn thươngmại, phiếu đóng gói để nhập thông tin tờ khai

Các bước khai hải quan điện tử như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hải quan điện tử

ECUS5-VNACCS

Hình 2.1 Đăng nhập hệ thống phần phần mềm hải quan ECUSS5-VNACCS

Bước 2: Chọn đơn vị hải quan và doanh nghiệp khai báo.

Hình 2.2 Chọn đơn vị hải quan và doanh nghiệp khai báo

● Chọn đơn vị hải quan khai báo

- Đơn vị hải quan: Chi cục hải quan CK Sân bay Quốc Tế Tân Sơn Nhất

- Mã đơn vị hải quan: 02B1

● Chọn doanh nghiệp khai báo

- Mã doanh nghiệp: 3702735240

- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DUY CHINH THÀNH CÔNG

- Địa chỉ: Số 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, phường Thuận Giao, Thị xã Thuận

An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

- Số điện thoại: 0986514762

Bước 3: Đăng kí tờ khai mới nhập khẩu (IDA)

Chọn Tờ khai Hải quan=> Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)