Đang tải... (xem toàn văn)
Bộ phận sales của công ty sẽ tìm kiếm các công ty có nhu cầu vận chuyển, nhập hàng hóa… Nếu thấy có tiềm năng thì nhân viên sẽ chủ động liên hệ tiếp cận và gửi bản giá dich vụ của công ty mình cho khách hàng. Sau khi cả hai bàn bạc, thương lượng các điều khoản nếu cả hai đồng ý sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ giao nhận. Sau đó bộ phận sales sẽ bàn giao các công việc còn lại cho các phòng nghiệp vụ của công ty. Trong hợp đồng dịch vụ giao nhận này, sau khi công ty TNHH Duy Chinh Thành Công kí hợp đồng thương mại với công ty YUJIN PRECISION MANUFACTURE LIMITED thì công ty TNHH Duy Chinh Thành Công thông báo thông tin về lô hàng cho công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An để cả hai thỏa thuận về giá cả, điều khoản hợp đồng sau đó tiến hành kí hợp đồng dịch vụ giao nhận. Quy định trách nhiệm mỗi bên: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An: ✔ Thay mặt công ty Duy Chinh Thành Công làm thủ tục khai báo hải quan và các giấy cần thiết để giao nhận hàng hóa. ✔ Giao hàng cho chủ hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận. ✔ Thông báo đã hoàn thành việc giao nhận hàng hóa và giao bộ chứng từ lại cho công ty khách hàng. Công ty TNHH Duy Chinh Thành Công: ✔ Chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho công ty Phương An. ✔ Đảm bảo thanh toán phí dịch vụ đúng tiến độ. ✔ Khi công ty Phương An gặp khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện và cần sự chỉ dẫn của công ty Duy Chinh Thành Công thì công ty Duy Chinh Thành Công phải nhiệt tình chỉ dẫn và cung cấp thông tin cần thiết. 2.4.2 Nhận và kiểm tra thông in về lô hàng Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, Công ty TNHH Thương Mai và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An sẽ tiếp nhận các chứng từ và các hồ sơ có liên quan đến hàng hóa từ Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công. Bộ hồ sơ nhận được gồm có: ✔ Giấy giới thiệu của công ty TNHH Duy Chinh Thành Công ✔ Hợp đồng thương mại Sales Contract ✔ Hóa đơn thương mại Commercial Invoice ✔ Phiếu đóng gói Packing list ✔ House Airway Bill ✔ Giấy thông báo hàng đến – Arrival Notice Sau khi nhân viên của công ty Phương An nhận được hồ sơ của công ty Duy Chinh Thành Công sẽ tiến hành kiểm tra, so sánh kỹ lưỡng, chính xác, đồng nhất và tính hợp lệ bộ chứng từ để không gây khó khăn hay không lấy được hàng đúng thời hạn. Nếu có sai ảnh hưởng đến việc nhận hàng thì yêu cầu bên nhà xuất khẩu sửa chửa kịp thời. ● Hợp đồng mua bán – Sales Contract Kiểm tra hợp đồng thương mại bao gồm nội dung chính như sau:
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU PHƯƠNG AN 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An 1.1.1 Giới thiệu về Công Ty Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu An được thành lập vào năm 2016, do Bà Võ Huỳnh Thiên Hương làm người đại diện và hoạt động trên nhiều lĩnh vực như giao nhận vận tải, vận tải hàng hóa, khai thuê hải quan… và một số ngành nghề khác ❖ Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An ❖ Tên giao dịch nước ngoài: PHUONG AN TRADING SERVICES IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED ❖ Địa chỉ trụ sở: 1A210 Đường Vĩnh Lộc, Ấp 1, Xã Phạm Văn Hai, Huyện Bình Chánh, Thành Phố Hồ Chí Minh ❖ Điện thoại: 0838309502 ❖ Fax: 0838307824 ❖ Mã số thuế: 0314170965 ❖ Ngày hoạt động: 24/12/2016 ❖ Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế huyện Bình Chánh ❖ Loại doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm Hữu Hạn ❖ Đại diện pháp luật: Võ Huỳnh Thiên Hương 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty Trong những năm gần đây kinh tế Việt Nam đã bước vào hội nhập với kinh tế thế giới, các hoạt động kinh doanh ngoại thương giữa Việt Nam và các nước khác diễn ra mạnh mẽ hơn Tình hình đầu tư và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhanh chóng trở thành một trong những lĩnh vực phát triển nhất tại Việt Nam Nhận thấy được vấn đề trên, vào năm 2016 Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An được thành lập dưới sự lãnh đạo của Bà Võ Huỳnh Thiên Hương và có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh Tuy chỉ mới 4 năm thành lập nhưng công ty đã không ngừng lớn mạnh và trở thành đối tác của nhiều khách hàng trong và ngoài nước trở thành công ty chuyên nghiệp và đáng tin cậy tin cậy trong dịch vụ giao nhận vận tải đối với tất cả các mặt hàng cũng như các loại hình xuất và nhập khẩu 1 Để có sự thành công như hôm nay là do có sự góp phần của định hướng phát triển công ty đúng đắn và sự chỉ đạo tận tình của ban lãnh đạo và lấy con người làm trọng tâm với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao và đầy tâm huyến với nghề, luôn nhiệt tình, tận tâm và có trách nhiệm khi tư vấn cho khách hàng, đối tác trong việc chọn lựa được những phương án vận chuyển, kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí tiết kiệm nhất cũng như giảm thiểu đến tối đa những rủi ro cho khách hàng công ty luôn định hướng phát triển bền vững đối với yếu tố con người, nhân viên là lực lượng nòng cốt giúp tạo ra nhiều giá trị cho khách hàng và uy tín cho công ty Trong suốt quá trình hoạt động, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng hoạt động và ngày càng hoàn thiện chất lượng phục vụ khách hàng, cung cấp những dịch vụ tốt nhất với giá cả phù hợp, nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trường trong nước và quốc tế Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An đang có rất nhiều hứa hẹn và đầy tiềm năng phát triển trong tương lại không xa 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An 1.2.1 Chức năng của công ty Hiện nay công ty cung cấp các dịch vụ đầy đủ đa dạng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng: - Vận tải hàng hóa bằng đường biển - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ - Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu - Dịch vụ vận tải nội địa - Dịch vụ khai thuê hải quan - Dịch vụ giao hàng tận nơi - Giao nhận vận tải đa phương tiện - Lưu kho và phân phối 1.2.2 Nhiệm vụ của công ty Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An luôn nổ lực hết mình để trở thành một nhà cung cấp dịch vụ Logicstic tin cậy, uy tín ở Việt Nam cũng như trên thị trường quốc tế, để đạt được mục tiêu trên công ty đã đã không ngừng hoàn thành tốt các nhiệm vụ: - Kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại trong phạm vi ngành nghề được ghi trong giấy phép kinh doanh 2 - Thực hiện tốt các nhiệm vụ và phương hướng kinh doanh của công ty - Duy trì và nâng cao dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín với khách hàng - Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác với công ty trong và ngoài nước - Đầu tư, phát triển công ty ngày càng chuyên nghiệp và lớn mạnh trên thương trường - Thông qua liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm hàng hóa an toàn - Thực hiện tốt các chính sách, chế độ quản lý tài chính, phân phối lao động, bảo vệ môi trường - Đào tạo, nâng cao trình độ bồi dưỡng kinh nghiện trong ngành cho các cán bộ, nhân viên các cấp - Báo cáo thông kê định kỳ hàng tháng/năm theo biểu mẫu quy định của nhà nước - Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn cho nhà nước 1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Phương An 1.3.1 Bộ máy tổ chức Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An phân chia nguồn nhân lực đúng với khả năng và trình độ của nhân viên , điều hòa nhân sự trong công ty giúp công ty có môi trường làm việc đầy nhiệt huyết, mưa thuận gió hòa giữ mối quan hệ các nhân viên Mỗi phòng ban đều có chức năng riêng, nhiệm vụ cụ thể, phối hợp hoạt động hiệu quả liên kết liên chặt chẽ với nhau Tổng số nhân viên là 35 người đều có trình độ cao, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và ngoại ngữ tốt 3 GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ PHÒNG KINH PHÒNG VẬN TOÁN DOANH XUẤT TẢI NHẬP KHẨU BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN GIAO SALES CHỨNG TỪ NHẬN Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty (Nguồn: Phòng nhân sự) 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ❖ Giám đốc: - Là người giữ chức vụ cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lí, đưa ra định hướng chung cho hoạt động của công ty ngắn hạn và dài hạn - Quản lý trực tiếp các phòng ban, ban hành quy chế quản lý nội bộ - Quyết định lương, thưởng, phạt và các chế độ đãi ngộ, phúc lợi đối với nhân viên công ty - Trực tiếp ký kết hợp đồng nhân danh công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định của mình - Tuyển dụng, kí kết hợp đồng lao động đối với nhân viên trong công ty ❖ Phòng kế toán: - Có chức năng hạch toán và thanh toán các chi phí, doanh thu để đảm bảo nguồn vốn hoạt động kinh doanh của công ty - Chịu trách nhiệm về các khoảng thu chi, tổ chức kiểm kê, lập báo cáo tài chính từng năm, từng quí cho công ty, báo cáo thuế cho chi cục thuế theo định kỳ 4 - Tổ chức lưu trữ, bảo quản, giữ gìn các bí mật các tài liệu, số liệu kế toán của công ty - Phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của công ty qua các giai đoạn - Cập nhật các thông tư, các văn bản pháp luật mới liên quan đến tài chính kế toán ❖ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: ● Bộ phận sales: - Trực tiếp giao dịch với khách hàng, nghiên cứu khảo sát và tiếp cận thị trường - Thực hiện tìm kiếm khách hàng trong nước và quốc tế, nắm bắt nhu cầu của khách hàng - Cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng - Tìm hiểu về giá cả thị trường, công ty cạnh tranh và nghiên cứa, đề xuất các phương án có lợi cho công ty ● Bộ phận chứng từ: - Chịu trách nhiệm làm và xử lí các chứng từ xuất nhập khẩu - Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng - Liên hệ với với hãng tàu để đặt chỗ và theo dõi thời gian tàu chạy giúp cho nhân viên giao nhận hàng đúng tiến độ - Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu ● Bộ phân giao nhận: - Thay mặt người xuất, nhập khẩu đi khai báo hải quan, lấy chứng từ thông quan hàng hóa, dán seal, bấm seal, cân đo, kiểm hàng hóa giao hàng cho người nhận và đóng hàng xuất khẩu vận chuyển - Theo dõi, nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận, ghi chép vào sổ để theo dõi để đối chiếu và lưu trữ - Phối hợp với phòng kế toán trong việc thanh toán các chi phí cho người giao nhận - Giao nhận hồ sơ, hợp đồng, nghiệm thu hóa đơn và các chứng từ liên quan khác - Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường nếu có tranh chấp hoặc tổn thất xảy ra ❖ Phòng vận tải: - Quản lý giá cước vận chuyển, các khoản phí và lệ phí thuộc lĩnh vực vận tải 5 - Điều hành hoạt động, sắp xếp hàng hóa, bố trí phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa theo đúng kế hoạch - Kiểm tra, bảo dưỡng xe theo đúng định kì, đảm bảo xe luôn trong tình trạng tốt phục vụ nhu cầu vận chuyển 1.4 Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An từ năm 2018-2019 1.4.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty Bảng 1.1 Cơ cấu dịch vụ của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An (2018-2019) Đơn vị: triệu đồng Năm 2018 Năm 2019 Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng (%) (%) Dịch vụ giao nhận 568,31 39,95 612,75 35,29 Dịch vụ vận tải 437,52 30,76 595,38 34,28 Dịch vụ thương mại 416,64 29,29 528,46 30,43 Tổng cộng 1422.47 100% 1736,59 100% (Nguồn: Phòng kế toán) Năm 2018 Dịch vụ giao nhận Dịch vụ vận tải Dịch vụ thương mại 6 Hình 1.1 Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2018 Năm 2019 Dịch vụ giao nhận Dịch vụ vận tải Dịch vụ thương mại Hình 1.2 Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2019 Nhận xét: Dựa vào bản1g số liệu và biểu đồ trên ta nhận thấy cơ cấu ngành dịch vụ của công ty gồm: dịch vụ giao nhận, dịch vụ vận tải, dịch vụ thương mại Nhìn chung sự chênh lệch tỷ trọng giữa các loại hình không đáng kể, vẫn đem lại doanh thu cao tăng qua các năm, cụ thể: Dịch vụ giao nhận là dịch vụ thế mạnh của công ty chiếm doanh thu cao nhất trong số các dịch vụ, tăng 44,44 triệu đồng nhưng tỷ trọng phần trăm lại giảm 4,66% từ năm 2018-2109 Điều này chứng tỏ các loại hình vụ khác đang phát triển nhanh chóng và đem lại nguồn thu đáng kể cho công ty Dịch vụ vận tải trong năm 2018 chiểm tỷ trọng 30,76% và tăng lên 34,28% vào năm 2019 với mức doanh thu tăng là 157,68 triệu đồng Doanh thu của nghành dịch vụ tăng lên là nhờ công ty đã đầu tư nhiều vào trang thiết bị như: xe kéo, xe tải… để nâng cao chất lượng dịch vụ Chất lượng dịch vụ tăng tức lượng khách hàng sử dụng dịch vụ ngày càng nhiều điều đó dẫn đến doanh thu tăng Đối với ngành dịch vụ thương mại cũng có tốc độ tăng trưởng khá tốt có tỷ trọng lần lượt là 29,29% và 30,43% với mức tăng doanh thu 111,82 triệu đồng từ năm 2018-2019 Mặc dù là dịch vụ có doanh thu thấp nhất, nhưng công ty đã có những kế hoạch, chiến lược mới để cho dịch vụ ngày càng phát triển Các ngành dịch vụ của công ty đều tăng trưởng quan các năm, đặt biệt là ngành dịch vụ vận vận tải và dịch vụ thương mại đang có bước đi rất tốt, bởi vì công ty đã có những kế hoạch và chiến lược đúng đắn để thúc đẩy tăng doanh thu 7 cho cho hai ngành dịch vụ này Điều này, cho ta thấy được công ty đang dần phát triển hơn qua các năm nhờ sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên và sự phối hợp hài hòa của các phòng ban ra sức tìm kiếm, mở rộng thị trường, cung cấp dịch vụ cho khách hàng 1.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2018 -2019 Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doah của Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An (2018-2019) Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Doanh thu 1422,47 1736,59 Chi phí hoạt động kinh doanh 809,61 938,42 Lợi nhuận trước thuế 612,86 798,17 Lợi nhuận sau thuế 474,71 655,26 (Nguồn: Phòng kế toán ) 2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 Năm 2018 600 400 Năm 2019 200 Column1 0 Hình 1.3 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2018-2019 8 Nhận xét: Qua bảng số liệu và biểu đồ trên thấy hoạt động kinh doanh của công ty đạt kết quả tốt, so sánh giữa doanh thu với các chi phí hoạt động kinh doanh và lợi nhuận trước và sau thuế thì công ty có mức lợi nhuận tăng dần theo năm Doanh thu năm 2018 so với năm 2019 tăng 22,08% tương ứng 314,12 triệu đồng nguyên nhân chủ yếu tăng doanh thu tăng là công ty đã tìm kiếm nhiều khách hàng mới, cùng với những khách hàng cũ luôn tin tưởng và luôn chọn công ty để cung cấp dịch vụ cho mình, ngoài ra công ty cũng mở rộng cung cấp các dịch vụ đa dạng bắt kịp với xu hướng thị trường, cung cấp giá thành dịch vụ phải chăng Chi phí hoạt động kinh doanh tăng 15,91% tương ứng 128,81 triệu đồng do công ty cần chi phí để nâng cao cơ sở hạ tầng ở kho, bãi, cơ sở vật chất của công ty để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nước Lợi nhuận trước thuế của công ty tăng 30,24% tương đương 185,31 triệu đồng dẫn đến lợi nhuận sau thuế của công ty cũng tăng 38,03% tương đương 180,55 triệu đồng Điều này cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty đạt được khá cao, điều đó chứng minh rằng tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của công ty rất đúng đắn, bên cạnh đó là sự nỗ lực không ngừng nghỉ của từng cá nhân góp phần cho thành công của công ty Trên đây là phần giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An Qua phần này, Chương 1 cho thấy công ty đang từng bước phát triển, trong đó lĩnh vực dịch vụ giao nhận là trọng tâm Để hiểu rõ thực tế, nội dung Chương 2 sẽ mô tả quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An 9 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUÁT NHẬP KHẨU PHƯƠNG AN 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 1, Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng 2, Nhận và kiểm tra thông tin lô hàng 3, Lấy lệnh giao hàng 4, Khai báo hải quan hàng nhập 5, Tổ chức nhận hàng tại sân bay 6, Giao hàng cho khách hàng 7, Quyết toán - Tóm tắt các bước trong quy trình: Bước 1: Công ty Phương An sẽ kí hợp đồng dịch vụ với Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và được sự đồng ý của hai bên 10