Sơ đồ tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty CP FND Logistics Lô hàng có số hóa đơn thương mại số 21QY0619 giữa Công ty TNHH Kunshan Qi Yu Garment (Trung Quốc) và Công ty TNHH Bao bì Thương mại xuất nhập khẩu Thiên Ý (Việt Nam) với loại hàng hóa được mua bán là Màng PE – PE Film (từ Polime Etylen). Trong đó, Công ty CP FND Logistics đóng vai trò là công ty thực hiện dịch vụ giao nhận. Khách hàng của Công ty CP FND Logistics là Công ty TNHH Bao bì Thương mại xuất nhập khẩu Thiên Ý. Do lô hàng nhập theo điều kiện CF (CFR), nên Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý chịu trách nhiệm rủi ro từ khi hàng hóa đã được giao lên tàu đến khi hàng về kho. Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý đã nhờ đến Công ty dịch vụ là Công ty CP FND Logistics để thực hiện quy trình nhập lô hàng này và làm các thủ tục liên quan. Quy trình giao nhận của lô hàng này được thực hiện qua 08 bước sau: Bước 1: Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng Bước 2: Nhận và kiểm tra Bộ chứng từ Bước 3: Lấy lệnh giao hàng và mượn container Bước 4: Khai hải quan điện tử và nhận kết quả phân luồng Bước 5: Làm thủ tục thông quan tại cảng Bước 6: Nhận hàng và giao cho khách hàng Bước 7: Trả container rỗng Bước 8: Quyết toán phí dịch vụ với khách hàng và bàn giao hồ sơ Ngoài (08) bước chính trên, quy trình nghiệp vụ giao nhận còn có các bước phụ khác được mô tả cụ thể trong sơ đồ sau: 11 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cụ thể về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty Cổ phần FND Logistics (Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty) 12 2.2. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty CP FND Logistics 2.2.1. Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý mua một lô hàng Màng PE từ Công ty TNHH Kunshan Qi Yu Garment (Trung Quốc). Sau khi hàng về đến nơi và nhận được bộ chứng từ gởi hàng từ phía đối tác, Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý (Gọi tắt là Thiên Ý) liên hệ với Công ty CP FND Logistics (Gọi tắt là FND Logistics). Hai bên bàn bạc và kí kết hợp đồng giao nhận, FND Logistics thay mặt Thiên Ý thực hiện các quy trình nghiệp vụ giao nhận để nhận lô hàng này. Chi phí dự kiến để hoàn thành các thủ tục giao nhận của lô hàng rơi vào mức giá khoảng 94.000.000 đồng (bao gồm các khoản chi hộ, thuế, dịch vụ hải quan, giao nhận) . Sau quá trình thỏa thuận thành công giữa hai bên về giá cả, thời gian giao nhận hàng hóa,... hoàn tất các điều khoản trên thì hai bên ký kết hợp đồng với nhau. Hợp đồng dịch vụ được công ty soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản để được thể hiện được các quyền và nghĩa vụ của hai bên. Do hai bên đã hợp tác với nhau trước đó nên hợp đồng giao nhận thường được dùng lại mẫu của hợp đồng cũ. ➢ Trách nhiệm của mỗi bên: Bên cung cấp dịch vụ (FND Logistics): có trách nhiệm cung cấp dịch vụ cho Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý đầy đủ và hoàn thành tất cả các thủ tục hải quan tại cảng cũng như quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu chuyên chở về đến kho riêng theo yêu cầu của khách hàng trong thời hạn quy định. Công ty Cổ phần FND Logistics chịu mọi trách nhiệm thông báo cho Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý sớm nhất khi có trường hợp xấu để Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Bên thuê dịch vụ (Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý): Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin, bộ chứng từ cho Công ty Cổ phần FND Logistics, đảm bảo trách nhiệm thanh toán cho Công ty Cổ phần FND Logistics khi lô hàng đã hoàn tất trong thời hạn quy định. 2.2.2. Nhận và kiểm tra chứng từ Sau khi hoàn thành việc giao hàng lên tàu, Công ty TNHH Bao bì Thương mại Xuất nhập khẩu Thiên Ý liên hệ với nhân viên chứng từ Công ty CP FND Logistics và 13 gửi bộ chứng từ để tiến hành kiểm tra. Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ FND Logistics cần kiểm tra nhanh tính chính xác, đồng nhất và tính hợp lệ của mỗi chứng từ. Một bộ chứng từ được xem hợp lệ khi các nội dung liên quan đến hàng hóa, điều kiện giao hàng, người bán và người mua, dữ liệu khai báo đều trùng khớp với nhau. Bộ chứng từ nhận được gồm có: ➢ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): (01) bản gốc ➢ Giấy gửi hàng đường biển ( Sea Waybill): (01) bản gốc ➢ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ( Certificate of Origin ): (01) bản gốc ➢ Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice): (01) bản gốc ➢ Lệnh giao hàng (Delivery Order): (01) bản gốc ➢ Phiếu yêu cầu mượn container: (01) bản gốc Bên cạnh đó, nhân viên giao nhận ký xác nhận là đã nhận bộ chứng từ, sao chụp bộ chứng từ ra thành nhiều bản để phục vụ cho công việc, lưu lại trên máy tính đề phòng trường hợp mất chứng từ. 2.2.2.1. Kiểm tra hóa đơn thương mại (CI) Hóa đơn có các nội dung sau: Số hóa đơn: 21QY0619 Ngày phát hành: 19062021 Nhà xuất khẩu: Công ty TNHH Kunshan Qi Yu Garment. Địa chỉ: KUNSHAN ZHANGPU JUJIN ROAD, NO.878 ROOM2 JIANGSU, CHINA Nhà nhập khẩu: Công ty TNHH Bao bì Thương mại xuất nhập khẩu Thiên Ý. Địa chỉ: 19 Cây Bài, Ấp 5, Xã Phước Vĩnh An, Huyện Củ Chi, Tp. Hồ Chí Minh Mô tả chi tiết hàng hóa trên CI: Bảng 2. 1 Thông tin mô tả hàng hóa trên Hóa đơn thương mại Description Item No Quantity(KG) Unit Price(USD) Amount (USD) PE FILM 0.081600 13241.6 2.2500 PE FILM 29793.60 0.11600 3075 2.2500 Total 6918.75 16316.6 (Nguồn: BCT Hóa đơn thương mại)
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN FND LOGISTICS
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP FND Logistics
- Tên công ty: Công ty Cổ phần FND Logistics
- Tên quốc tế: FND LOGISTICS CORPORATION
- Tên giao dịch: FND LOGISTICS CORP
- Địa chỉ: Số 715 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Vốn điều lệ: 8,5 tỷ đồng
- Người đại diện theo pháp luật: Ông Hồ Viết Bình – Tổng giám đốc
- Ngành nghề kinh doanh: Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa và quốc tế, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ có liên quan đến vận tải, đại lý, môi giới,
(Nguồn: Trang web Công ty)
Công ty Cổ phần FND Logistics được thành lập và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 07/12/2018, Công ty đi vào hoạt động kinh doanh theo quy định của Nhà nước với giấy phép kinh doanh số 0315428053 do Sở Kế hoạch và Đầu tư phát triển Thành phố Hồ Chí Minh cấp
Kể từ khi thành lập, Công Ty Cổ phần FND Logistics là một trong những công ty Logistics uy tín hàng đầu về lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam như: Vận chuyển
Hình 1.1 - Logo Công ty CP FND Logistics
Quốc tế đường biển và đường hàng không, Dịch vụ giao nhận Hải Quan, Dịch vụ nhận ủy thác xuất nhập khẩu, dịch vụ giao nhận trọn gói door – door, …
Chức năng và nhiệm vụ của Công ty CP FND Logistics
Công ty Cổ phần FND Logistics hoạt động đa dạng lĩnh vực như:
- Bán buôn (lương thực, thực phẩm, máy móc thiết bị, hàng may mặc, )
- Vận tải hàng hóa ( đường bộ, đường sắt, đường biển, hàng không)
- Các hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải, giao nhận hàng hóa o Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế o Dịch vụ thủ tục thông quan xuất nhập khẩu ( Khai báo hải quan, xin cấp phép giấy C/O, giấy phép xuất nhập khẩu, khai báo
- Cho thuê xe có động cơ - Bốc xếp hàng hóa
Nhiều năm làm việc trong lĩnh vực dịch vụ logistics, FND Logistics hiểu được những nhu cầu của khách hàng và đối tác, am hiểu hoạt động kho bãi, đóng gói, đóng kiện, vận tải đường biển, đường hàng không, hải quan, vận chuyển nội địa,
Theo dõi và cung cấp thông tin chính xác đến khách hàng tình trạng vận chuyển lô hàng Tư vấn chi tiết cho khách hàng những giấy tờ cần chuẩn bị cho từng lô hàng và đảm bảo đúng tiến độ và chi phí hiệu quả cho mỗi lô hàng
Cơ cấu tổ chức, quản lý của Công ty CP FND Logistics
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức, quản lý
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty)
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
- Tổng giám đốc: Giữ vai trò điều hành và là người sáng lập, chịu trách nhiệm thực hiện chiến lược nhằm cung cấp các giải pháp sáng tạo, hiệu quả về chi phí cho khách hàng và tạo ra sự tăng trưởng có lợi cho các cổ đông Ngoài ra, giám đốc sẽ trực tiếp đánh giá trực tiếp tình hình hoạt động của các phòng ban
+ Trưởng phòng kinh doanh: Quản lý, điều hành hoạt động của phòng trong lĩnh vực kinh doanh Trưởng phòng có trách nhiệm triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm của công ty Đồng thời, trưởng phòng kinh doanh sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan cùng lập các chương trình thúc đẩy kinh doanh với đối tác
+ Các bộ phận ở phòng kinh doanh:
Bộ phận kinh doanh: Chịu trách nhiệm thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận nhanh chóng bằng cách phát triển kế hoạch kinh doanh, đáp ứng các mục tiêu đã định và phối hợp với bộ phận tiếp thị để tạo khách hàng tiềm năng Phòng kinh doanh giữ vai trò rất quan trọng trong việc mở rộng thị phần, đem lại các hợp đồng, tìm kiếm khách hành cho công ty…
Bộ phận giao nhận: Phối hợp với các bên liên quan như quản lý kho bãi, vận chuyển hàng, hải quan… giám sát hoạt động bốc dỡ, đóng gói hàng, vận chuyển từ
Sơ đồ 1.1 - Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty CP FND Logistics
6 các kho đến các khu vực phù hợp theo đúng quy định Bộ phận giao nhận có trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai hải quan đến khâu giao hàng đúng hẹn cho khách hàng của công ty Bộ phận này giữ vai trò quan trọng trong việc tạo uy tín với các khách hàng
Bộ phận chứng từ: Theo dõi, quản lí, lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết để giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc đã được giao Nhân viên chứng từ thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng, theo dõi tiến độ hàng về đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và số lượng Ngoài ra nhân viên chứng từ sẽ giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng nhập khẩu trong quá trình vận chuyển
+ Trưởng phòng: chịu trách nhiệm giám sát và tiếp nhận báo cáo từ các nhân sự phòng ban để xây dựng các chiến lược và hoạt động tài chính của Công ty Đồng thời trường phòng còn giúp Công ty đạt được hiệu quả các mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận
+ Kế toán viên: Theo dõi thu – chi, công nợ, theo dõi quỹ tiền mặt, làm bảng lương, làm hợp đồng công nhân, giao dịch ngân hàng Các kế toán viên sẽ ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao tài sản cố định, thuế VAT… theo quy định của kế toán và các chế độ, chính sách thuế hiện hành
Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP FND Logistics giai đoạn
Logistics giai đoạn 2019 – 2021 1.4.1 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Bảng 1.1 - Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP FND Logistics giai đoạn 2019-2021
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty từ cuối năm 2019 đến nay tăng trưởng không ổn định nhưng vẫn có sự tăng trưởng, bởi kinh tế khó khăn do ảnh hưởng của đại dịch Covid – 19, rất nhiều công ty phải tạm dừng hoạt động bởi lệnh đóng cửa thành phố để cơ quan nhà nước có thể kiểm soát dịch bệnh ổn thỏa hơn Sở dĩ công ty vẫn giữ vững được là do công ty có được mối quan hệ tốt với khách hàng, luôn nỗ lực tìm kiếm khách hàng để bù lại số lượng khách hàng bị mất, bên cạnh đó là cách quản lý, chiến lược thích nghi với hoàn cảnh, tất cả điều đó đã góp phần giúp công ty vẫn phát triển trong thời gian này
Doanh thu bao gồm từ các hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa, khai thuê hải quan,… là chủ yếu Cuối năm 2020, doanh thu tăng 137% so với cuối năm 2019 tương ứng với số tiền 14.703 triệu đồng, cuối năm 2021 doanh thu giảm 22,901% so với cuối năm 2020 tương ứng với số tiền 5.826 triệu đồng Điều này là do năm 2019, Công ty mới thành lập, vào thời điểm giữa năm trở đi cước vận chuyển lại tăng lên, cộng với công ty muốn thử sức với nhiều loại hình, khách hàng mới Còn năm 2020, công ty đã ký được hợp đồng với bên vận chuyển nội địa, nên giá cả dịch vụ cạnh tranh hơn, giảm được chi phí làm tăng doanh thu Đến năm 2021, dịch Covid 19 bùng phát đỉnh điểm, hầu như mọi hoạt động đều ngưng trệ, nhưng do công ty thích nghi được, chuyển qua làm việc tại nhà nên doanh thu có phần giảm ít hơn
Cuối năm 2020, chi phí tăng 121% ứng với số tiền 11.202 triệu đồng, do theo cùng với sự tăng trưởng của doanh thu, chi phí cũng sẽ theo đó mà tăng theo Ngoài ra, chi phí kinh doanh tăng cũng do một phần công ty đầu tư vào cơ sở vật chất, đào tạo kĩ năng cho nhân viên, lượng khách hàng tăng, vận chuyển hàng hóa nhiều
Cuối năm 2021, chi phí giảm 18,107% so với cuối năm 2021 tương ứng số tiền 3.704 triệu đồng Có sự tăng giảm là vì hàng hóa ít, giá cước tăng do phụ phí test covid của đơn vị vận chuyển nên chi phí giảm
Về lợi nhuận, vì Công ty có quy mô nhỏ, thành lập chưa lâu nên sức cạnh tranh không cao như các công ty đã thành lập lâu trước đó, không thể đem đến nguồn lợi nhuận quá lớn, tuy vậy vẫn có doanh thu và vẫn đảm bảo ở mức chấp nhận được, cũng phần nào đánh giá được tốc độ tăng trưởng của Công ty
Sau khi tổng kết, cuối năm 2020 lợi nhuận khi chưa thuế tăng cao 259% so với năm 2019 tương ứng số tiền 3.849 triệu đồng Đây được xem như là một bước đi lớn của công ty, cho thấy Công ty đã hoạch định đúng hướng, đưa Công ty phát triển Đến năm
2021, như đã đề cập ở trên, dịch bệnh ảnh hưởng đến các nguồn doanh thu, chi phí nên lợi nhuận cũng sẽ sẽ bị ảnh hưởng theo, theo đó lợi nhuận chưa thuế cuối năm 2021 giảm 46.259% tương ứng với số tiền 2.467 triệu đồng
1.4.2 Khái quát sản lượng giao nhận hàng hóa của Công ty CP FND
Bảng 1.2 - Sản lượng giao nhận hàng hóa của Công ty CP FND Logistics giai đoạn năm 2019-2021
Thời gian Tốc độ tăng trưởng Cuối năm 2019 Cuối năm 2020 Cuối năm 2021 Năm
Tỷ trọng (%) Xuất khẩu
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty)
Qua bảng trên ta thấy rằng, sản lượng giao nhận giai đoạn 2020 đạt mức cao nhất, trong một năm lên đến 444 container, tăng 47% so với giai đoạn năm 2019 Đến năm
2021, tuy sản lượng có giảm so với năm 2020, do năm 2020 dịch bệnh Covid19 mới bắt đầu bùng phát và năm 2021 dịch bệnh trở nên nguy hiểm hơn, nhưng nếu so với năm
2019 là 293 container thì nay là 367, con số này vẫn lớn hơn nhiều, công ty tiếp tục phát triển rất khả quan Điều này cho thấy Công ty có chiến lược kinh doanh đúng đắn và được sự tin tưởng của khách hàng.
Định hướng phát triển của Công ty CP FND Logistics tới năm 2027
Trong 5 năm tới, Công ty sẽ tiếp tục mở rộng quy mô làm dịch vụ của mình, có thể tiếp cận đến các hàng hóa cần yêu cầu cao hơn như kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm, Công ty luôn phấn đấu cải thiện chất lượng dịch vụ mà mình cung cấp để ngày càng hoàn thiện hơn và nâng cao uy tín cho công ty, đưa công ty phát triển lên một tầm cao mới trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa Cụ thể:
• Đối với khách hàng: nhiệt tình, chu đáo, thái độ làm việc thân thiện, luôn đặt công ty ở vị trí của khách hàng để hiểu và phục vụ tốt nhất, tạo cho khách hàng sự thoải mái, tin tưởng
• Đối với thị trường: xây dựng thương hiệu, cung cấp các dịch vụ chất lượng, uy tín
• Đối với đối tác: Đề cao tinh thần hợp tác hỗ trợ lẫn nhau, luôn gia tăng các giá trị đầu tư hấp dẫn và bền vững
• Đối với nhân viên: đãi ngộ tốt, tạo môi trường làm việc thân thiện, năng động, cơ hội thăng tiến tiềm năng và công bằng
Như vậy, định hướng của công ty luôn hướng tới những thứ phát triển, đi lên, cân bằng được lợi ích giữa công ty và các bên có mối liên hệ, đáp lại sự tin tưởng, ủng hộ và hợp tác của khách hàng và đối tác
Trên đây là phần giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần FND Logistics Qua chương 1 có thể thấy được Công ty Cổ phần FND Logistics đang từng bước phát triển, trong đó lĩnh vực dịch vụ giao nhận là trọng tâm Để hiểu rõ thực tế, nội dung Chương 2 sẽ mô tả việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên containner (FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần FND Logistics
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FND LOGISTICS
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty CP FND Logistics
2.2 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty CP FND Logistics
2.2.1 Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý mua một lô hàng Màng PE từ Công ty TNHH Kunshan Qi Yu Garment (Trung Quốc)
Sau khi hàng về đến nơi và nhận được bộ chứng từ gởi hàng từ phía đối tác, Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý (Gọi tắt là Thiên Ý) liên hệ với Công ty CP FND Logistics (Gọi tắt là FND Logistics) Hai bên bàn bạc và kí kết hợp đồng giao nhận, FND Logistics thay mặt Thiên Ý thực hiện các quy trình nghiệp vụ giao nhận để nhận lô hàng này
Chi phí dự kiến để hoàn thành các thủ tục giao nhận của lô hàng rơi vào mức giá khoảng 94.000.000 đồng (bao gồm các khoản chi hộ, thuế, dịch vụ hải quan, giao nhận) Sau quá trình thỏa thuận thành công giữa hai bên về giá cả, thời gian giao nhận hàng hóa, hoàn tất các điều khoản trên thì hai bên ký kết hợp đồng với nhau Hợp đồng dịch vụ được công ty soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản để được thể hiện được các quyền và nghĩa vụ của hai bên Do hai bên đã hợp tác với nhau trước đó nên hợp đồng giao nhận thường được dùng lại mẫu của hợp đồng cũ
➢ Trách nhiệm của mỗi bên:
- Bên cung cấp dịch vụ (FND Logistics): có trách nhiệm cung cấp dịch vụ cho Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý đầy đủ và hoàn thành tất cả các thủ tục hải quan tại cảng cũng như quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu chuyên chở về đến kho riêng theo yêu cầu của khách hàng trong thời hạn quy định Công ty Cổ phần FND Logistics chịu mọi trách nhiệm thông báo cho Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý sớm nhất khi có trường hợp xấu để Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý kịp thời điều chỉnh cho phù hợp
- Bên thuê dịch vụ (Công ty TNHH Bao bì Thương Mại xuất nhập khẩu Thiên Ý):
Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin, bộ chứng từ cho Công ty Cổ phần FND Logistics, đảm bảo trách nhiệm thanh toán cho Công ty Cổ phần FND Logistics khi lô hàng đã hoàn tất trong thời hạn quy định
2.2.2 Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi hoàn thành việc giao hàng lên tàu, Công ty TNHH Bao bì Thương mại Xuất nhập khẩu Thiên Ý liên hệ với nhân viên chứng từ Công ty CP FND Logistics và
14 gửi bộ chứng từ để tiến hành kiểm tra Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ FND Logistics cần kiểm tra nhanh tính chính xác, đồng nhất và tính hợp lệ của mỗi chứng từ Một bộ chứng từ được xem hợp lệ khi các nội dung liên quan đến hàng hóa, điều kiện giao hàng, người bán và người mua, dữ liệu khai báo đều trùng khớp với nhau Bộ chứng từ nhận được gồm có:
➢ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): (01) bản gốc
➢ Giấy gửi hàng đường biển ( Sea Waybill): (01) bản gốc
➢ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ( Certificate of Origin ): (01) bản gốc
➢ Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice): (01) bản gốc
➢ Lệnh giao hàng (Delivery Order): (01) bản gốc
➢ Phiếu yêu cầu mượn container: (01) bản gốc
Bên cạnh đó, nhân viên giao nhận ký xác nhận là đã nhận bộ chứng từ, sao chụp bộ chứng từ ra thành nhiều bản để phục vụ cho công việc, lưu lại trên máy tính đề phòng trường hợp mất chứng từ
2.2.2.1 Kiểm tra hóa đơn thương mại (CI)
Hóa đơn có các nội dung sau:
- Nhà xuất khẩu: Công ty TNHH Kunshan Qi Yu Garment Địa chỉ: KUNSHAN ZHANGPU JUJIN ROAD, NO.878 ROOM2 JIANGSU, CHINA
- Nhà nhập khẩu: Công ty TNHH Bao bì Thương mại xuất nhập khẩu Thiên Ý Địa chỉ: 19 Cây Bài, Ấp 5, Xã Phước Vĩnh An, Huyện Củ Chi, Tp Hồ Chí Minh
- Mô tả chi tiết hàng hóa trên CI:
Bảng 2 1- Thông tin mô tả hàng hóa trên Hóa đơn thương mại
Description Item No Quantity(KG) Unit Price(USD) Amount (USD)
(Nguồn: BCT - Hóa đơn thương mại)
- Cảng bốc hàng: Cảng Shanghai, China
- Cảng dỡ hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hóa đơn thương mại đã có chữ ký của đại diện của Công ty TNHH Kunshan Qi Yu Garment (China)
2.2.2.2 Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của lô hàng này theo mẫu form E với các chi tiết sau: Số tham chiếu, số hóa đơn, tên và địa chỉ Công ty xuất nhập khẩu, mô tả hàng hóa, tổng số lượng, trọng lượng, tiêu chí xuất xứ và lộ trình vận tải bao gồm các thông tin ngày tàu chạy, tên tàu số chuyến, cảng bốc cảng dỡ Tất cả được đề cập tại mẫu C/O được trích ở mục phụ lục bộ chứng từ
2.2.2.3 Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of lading)
Nhân viên chứng từ kiểm tra chi tiết các thông tin như sau: số giấy gửi hàng, tên và địa chỉ người gửi, người nhận, bên nhận thông báo hàng đến, tên tàu số chuyến, cảng bốc cảng dỡ, điểm đến giao hàng, số container, trọng lượng bao gồm cả bì, mô tả hàng hóa, phương thức gửi hàng, ngày tàu chạy, Được thể hiện rõ trên vận đơn đường biển (Bill of lading) được đính kèm ở mục phụ lục bộ chứng từ
2.2.2.4 Kiểm tra giấy thông báo hàng đến ( AN)
Trong thời gian kiểm tra các chứng từ, nhân viên chứng từ của FND Logistics nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ đại lý hãng tàu SITC thông qua công ty khách hàng Nội dung được thể hiện trên thông báo hàng đến gồm có các thông tin đã được nêu ở các chứng từ trên như: Số vận đơn, tên tàu số chuyến, cảng bốc cảng dỡ, ngày hàng đến, địa điểm giao hàng, người gửi và người nhận hàng,
Ngoài ra, còn có các thông tin như:
- Trọng lượng cả bì/ vỏ: 16825.4 KGS
- Phương thức gửi hàng: FCL/FCL
- Thể tích: 25cbm, số kiện: 318 cuộn
- Chi phí thanh toán để lấy lệnh giao hàng (Deliver Order fee) là: 45USD (đã bao gồm thuế Giá trị gia tăng)
- Chi phí thanh toán được thể hiện cụ thể như sau:
16 o Phí mất cân bằng Container - CIC: 50USD o Phí vệ sinh Container - Cleaning fee: 12USD o Phụ phí quản lý container - Container Management Surcharge: 10USD o Phí Handling - Handling fee: 30USD o Phí bốc dỡ Container tại cảng - Terminal Handling Charge: 120USD o Phụ phí nhiên liệu - LSS (Low Sulphur Surcharge): 90 USD
Tổng cộng: 357 USD (+ 10% VAT)= 392.70 USD
2.2.3 Lấy lệnh giao hàng và mượn container
2.2.3.1 Lấy lệnh giao hàng (EDO)
Ngày nay đa số các hãng tàu đã sử dụng EDO tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp nhập khẩu có thể nhận lệnh giao hàng nhanh chóng và dễ dàng
Sau khi khách hàng thanh toán các phí trên giấy ghi nợ, thì hãng tàu sẽ gửi EDO vào email của khách hàng đã đăng ký trước đó (nếu là lần đầu tiên làm việc với hãng tàu đó thì phải điền form đăng ký EDO của hãng thì hãng tàu mới gửi email nhận EDO cho khách hàng), cụ thể ở lô hàng này, Công ty đã từng đi qua hãng tàu này, vì vậy nhân viên chứng từ sẽ gửi vào email: cs.hcm@sitc.vn của hãng tàu SITC để xin nhận EDO
Sau khi nhận EDO, nhân viên chứng từ kiểm tra với các nội dung sau: Số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận, thời gian dự kiến tàu đến, tên tàu số chuyến, số container số seal, tổng số lượng hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng kích thước container, số ngày miễn phí lưu vỏ, thời hạn của lệnh EDO, địa điểm hoàn trả container rỗng,
Đánh giá quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công ty CP FND Logistics
nguyên Container (FCL) bằng đường biển tại Công ty CP FND Logistics 2.3.1 Kết quả đạt được
Công ty đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng về mặt thời gian, địa điểm giao hàng, đảm bảo được hàng hóa được an toàn, hoàn tất các thủ tục, vận chuyển cũng như làm hàng và thanh toán Các chứng từ của lô hàng điều hợp lệ, đúng quy định và các sai sót luôn được hạn chế ở mức thấp nhất có thể
Các bước thực hiện quy trình giao nhận của lô hàng luôn có sự gắn kết chặt chẽ và nhịp nhàng với nhau, thứ tự sắp xếp công việc môt cách hợp lý luôn mang lại hiệu quả cao Bên cạnh đó, việc ký kết hợp đồng giữa Công ty CP FND Logistics và Công ty TNHH Bao bì Thương mại Xuất nhập khẩu Thiên Ý được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi do 2 bên đã có mỗi qua hệ mật thiết nhiều năm làm việc với nhau
Với quy trình làm việc rõ ràng, nhanh chóng, Công ty đã xây dựng được hình ảnh tốt đẹp và uy tín với nhiều khách hàng, các đại lý vận chuyển trong nước, các đối tác vận chuyển ở nước ngoài và các cơ quan quản lý Nhà nước Đó chính là động lực để công ty có thể duy trì nguồn khách hàng lớn ổn định hiện tại và thu hút thêm nhiều khách hàng mới đầy tiềm năng
2.3.2 Hạn chế còn tồn tại
- Đối với giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng:
Trên thực tế, do khách hàng đa số là nguồn khách hàng thân thiết nên Công ty CP FND Logistics thường ký hợp đồng bằng lời nói, thảo thuận qua điện thoại hoặc tin nhắn văn bản Việc trao đổi nhanh như vậy đem lại một số vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc hoặc kết thúc mọi thủ tục dịch vụ Điều này thường gây khó khăn trong việc truy cứu người chịu trách nhiệm rủi ro sau này Đối với những khách hàng mới, hai bên chỉ thỏa thuận hợp đồng với nội dung gắn gọn, điều khoản chưa rõ ràng dễ dẫn đến hậu quả không đáng có, mất khách hàng
- Đối với giai đoạn nhận, kiểm tra bộ chứng từ:
Khách hàng giao thiếu chứng từ hoặc không trùng khớp thông tin trên các chứng từ Trong khi đó, nhân viên chứng từ đã cẩn thận trong việc kiểm tra bộ chứng từ nhưng vẫn còn đôi chút sơ xuất gây khó khăn cho nhân viên giao nhận khi làm thủ tục thông quan tại cảng Cát Lái
- Đối với giai đoạn làm thủ tục hải quan : o Khó khăn trong việc khai hải quan: Ngày nay, các mặt hàng nhập về ngày càng đa dạng, phong phú nên thường gây khó khăn cho nhân viên chứng từ trong việc phân loại hàng hóa, áp mã HS khiến cho lô hàng phải chịu mức thuế suất cao Nhân viên chứng từ khai báo sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS: có một số tiêu chí có thể chỉnh sửa bổ sung nhưng có một số tiêu chí không thể chỉnh sửa bổ sung mà phải khai lại tờ khai mới Điều đó đã dẫn đến việc thông quan hàng hóa bị chậm trể Đặc biệt nếu tờ khai đã được đóng thuế thì phải mất thời gian điều chỉnh thuế rất lâu Nhiều thông tin
25 vẫn chưa được nắm bắt rõ nên nhân viên chứng từ phải gọi điện cho khách hàng để nhờ cập nhật lại các thông tin còn thiếu vì thế phải tốn khá nhiều thời gian khai báo Ngoài ra, trong quá trình khai báo do lỗi đường truyền dữ liệu còn kém nên việc tiếp nhận hồ sơ khai hải quan phải mất nhiều thời gian o Khó khăn trong việc làm thủ tục thông quan tại cảng: Nhân viên hiện trường gặp một số khó khăn trong lúc làm thủ tục thông quan hàng hóa tại cảng như là: sai chứng từ, chứng từ thiếu Trường hợp tờ khai bị sai cần sửa chữa thì thủ tục phức tạp, đợi phản hồi tờ khai sửa chữa từ phía Hải quan mất rất nhiều thời gian
- Đối với giai đoạn nhận hàng, giao hàng, quyết toán dịch vụ với khách hàng: o Nhận hàng và giao hàng: Do không có đội xe chuyên chở hàng hóa dân dụng dẫn đến việc công ty phải phụ thuộc vào thuê dịch vụ chuyên chở hàng hóa bên ngoài Công ty còn gặp khó khăn trong việc điều xe và container hàng về kho riêng cho khách hàng Xe chở hàng còn thiếu chưa thể đáp ứng được đầy đủ lượng khách hàng nhỏ lẻ ngày càng nhiều o Quyết toán phí dịch vụ với khách hàng: Nhiều khách hàng không thanh toán theo từng lô hàng mà thanh toán theo giai đoạn hoặc thanh toán chưa đầy đủ Tất cả chi phí trong quá trình thực hiện quy trình giao nhận Công ty CP FND Logistics đều phải chịu trách nhiệm, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình tài chính của công ty Ngoài ra còn còn trường hợp các thủ tục chứng từ lưu giữ cho lô hàng còn thiếu sót hay mất mát, gây khó khăn trong việc rà soát khi cần tra cứu
Trên đây là toàn bộ chi tiết các bước tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên Container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty CP FND Logistics Bên cạnh những ưu điểm thì quy trình vẫn còn tồn tại những mặt cần có sự điều chỉnh Nội dung của chương 3 sẽ đề cập đến các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên Container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty, đồng thời thúc đẩy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Công ty CP FND Logistics ngày càng phát triển hơn.
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN
Giải pháp đề xuất
Căn cứ trên các mặt tồn tại trong quy trình nghiệp vụ giao nhận tại Công ty Cổ phần FND Logistics Qua những nhận định về nhược điểm của Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty ở mục 2.2.2 cho thấy, để hoàn thiện hơn Quy trình này thì Công ty Cổ phần FND Logistics phải đề xuất ra những giải pháp phù hợp để kịp thời khắc phục những nhược điểm đó, nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ Công ty
3.1.1 Điều chỉnh giá dịch vụ thích hợp theo nhóm khách hàng, thiết lập hợp đồng
- Về điều chỉnh giá: công ty nên lập ra các chính sách ưu đãi giá phù hợp cho từng đối tượng khách hàng phù hợp Đối với khách hàng thân thiết công ty nên áp dụng chính sách ưu đãi về phí như giảm giá dịch vụ hoặc hỗ trợ phí làm hàng cho khách Còn đối với khách hàng mới, công ty nên chào giá tương đối gần với giá thị trường, giá không nên cao quá và tạo điều kiện tốt cho khách hàng tin tưởng dịch vụ công ty Bằng cách khi gửi Email cho khách, nhân viên kinh doanh nên đính kèm theo bảng giá giới thiệu về công ty, bảng giá dịch vụ cụ thể để khách hàng tham khảo, có chế độ đãi ngộ về giá cho những lần hợp tác tiếp theo
- Về thiết lập hợp đồng: công ty nên thường xuyên ký kết hợp đồng dịch vụ với tất cả khách hàng Các bản hợp đồng cần liệt kê các điều khoản phù hợp, rõ ràng và chính xác Công ty nên ký kết hợp đồng dài hạn hằng quý, hằng năm, có những điều khoản chiết khấu hấp dẫn nhằm giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên đối với những đối tác làm ăn lâu dài Còn đối với khách hàng mới nên có những điều khoản chiết khấu cho lần giao dịch tiếp theo Cần nghiên cứu một mức giá phù hợp để vừa thu hút được khách hàng, vừa đảm bảo được lợi nhuận
3.1.2 Giảm thiểu các sai sót trong quá trình kiểm tra chứng từ
Việc kiểm tra chứng từ là bước vô cùng quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Nếu xảy ra sai sót cho bước này sẽ dẫn đến trì hoãn công việc của các bước còn lại Những giải pháp dưới đây được đưa ra để hạn chế tối đa những sai sót trong kiểm tra chứng từ:
- Để quy trình giao nhận hàng được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, nhân viên chứng từ cần kiểm tra thật cặn kẽ, tỉ mỉ Bên cạnh đó, việc tạo sự đồng bộ, thống nhất, chính xác trong toàn bộ bộ chứng từ rất cần thiết và để việc khai tờ khai Hải quan chính xác thì nhân viên chứng từ cần cẩn thận hơn nữa, kỹ lưỡng ngay từ khâu nhận chứng từ
- Nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận cần có những thống nhất, trao đổi cụ thể thông tin hàng hóa,… tránh tình trạng nắm bắt thông tin không rõ ràng, dẫn đến sai sót, để những khâu tiếp theo không bị gián đoạn gây mất thời gian và gây thiệt hại cho chủ hàng cũng như doanh nghiệp
3.1.3 Thành thạo sử dụng phần mềm khai thủ tục hải quan
Ngoài việc trao dồi thêm nghiệp vụ, nhân viên chứng từ cần luyện tập sử dụng một cách thành thạo các phần mềm khai báo hải quan, áp mã HS trên hàng hóa để tạo kinh nghiệm, hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng thực tế cho khách hàng Giải pháp cho vấn đề gặp khó khăn khi làm thủ tục hải quan tại cảng:
- Nhân viên chứng từ phải luôn trong tình trạng cẩn thận hết mức để đảm bảo chứng từ đúng
- Nhân viên giao nhận phải nắm thật rõ, có thể ghi chú vào giấy các thủ tục, trình tự làm hàng tại cảng
- Nhân viên chứng từ phải cập nhật kiến thức xuất nhập khẩu và nắm rõ luật như Luật hàng hải Việt Nam, Luật hải quan Việt Nam, Luật thuế xuất nhập khẩu,… thường xuyên cập nhật những thay đổi về chính sách nhà nước
3.1.4 Nâng cấp phương tiện vận tải, thay đổi cách thức quyết toán phí dịch vụ với khách hàng
- Phương tiện vận tải: công ty cần chú trọng đầu tư về phương tiện vận tải để thuận tiện cho việc kéo hàng về kho cho khách, cung cấp thêm xe khi có lượng khách hàng ngày càng nhiều để đáp ứng kịp thời nhu cầu tăng cao
- Thay đổi cách thức quyết toán phí dịch vụ: công ty nên thực hiện quyết toán với khách hàng ngay sau khi hàng hóa đã về kho đối với những lô hàng nhỏ, lẻ để giảm công nợ quá hạn dẫn đến nợ xấu của khách hàng Công ty nên yêu cầu khách hàng thanh toán đúng và đủ số tiền dịch vụ đã thỏa thuận ban đầu Ngoài ra, công ty hỗ trợ khách hàng trong khả năng có thể nếu chi phí phát sinh quá cao Bên cạnh đó, công ty cần có mối quan hệ rộng rãi với những hãng tàu vận chuyển hàng hóa Nhân viên cũng cần thường
28 xuyên cập nhật giá cả thị trường, lịch trình của các hãng vận chuyển để có thể thương lượng với mức giá tốt nhất và luôn có những hãng tàu thay thế, đáp ứng kịp thời những tình huống phát sinh bất ngờ Nhân viên giao nhận phải luôn chủ độngvà nhạy bén để tránh tình trạng chậm trễ trong việc giao hàng cho chủ hàng, đảm bảo uy tín của công ty và không làm ảnh hưởng đến các quy trình giao nhận khác.
Kiến nghị với các cơ quan ban ngành khác
- Kiến nghị với Nhà nước:
Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật, các chính sách thuế, thủ tục hành chính, Tạo hành lang pháp lý ổn định, đảm bảo an toàn cho các doanh nghiệp giao nhận trong nước nhằm phát triển hệ thống giao nhận
Mở rộng các cảng biển, ICD, kho lưu hàng hiện đại hóa các thiết bị xếp dỡ hàng hóa, cầu cảng, tu sửa và nâng cấp hệ thống đường thủy, đường sắt, đường bộ, để người giao nhận có thể thực hiện vận tải hàng hóa đa phương thức thuận tiện, dễ dàng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong nước và quốc tế
Nhà nước nên thúc đẩy và phát triển công nghệ thông tin, chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử trong thương mại/ khai Hải quan điện tử (EDI) để tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin nhằm mang lại năng suất lao động cao, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu tình trạng tiêu cực, gian lận trong thương mại, xuất nhập khẩu và Hải quan
- Kiến nghị với cơ quan Hải quan:
Cục Hải quan cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc cho các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở cho các doanh nghiệp Bên cạnh đó, cương quyết chống hành vi tham ô, nhũng nhiễu trong hệ thông đội ngũ Hải quan Công chức
Hải quan cần hướng dẫn cụ thể, chỉ ra cái sai của doanh nghiệp Để có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu nói riêng và hàng xuất nhập khẩu nói chung, rút ngắn thời gian kiểm hóa, Cơ quan hải quan cung cấp thêm và hiện đại hóa các trang thiết bị làm việc cho nhân viên hải quan như máy soi, máy vi tính, các phần mềm về mã số thuế và cách tính thuế,
Cố gắng đơn giản hóa về thủ tục xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu, tránh để tình trạng chậm trễ gây phát sinh nhiều chi phí như phí lưu bãi, lưu kho,… làm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.