Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường biển tại Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn 3.2.1. Giải pháp đối với công ty 3.2.1.1. Các giải pháp để tối đa lợi nhuận và thu hút khách hàng: Giảm chi phí vận tải nhưng chất lượng dịch vụ không thay đổi, cung cấp dịch vụ đa dạng hơn: Chi phí vận tải luôn là yếu tố quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp XNK Việt Nam bị mất đi lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp nước ngoài cũng vì chi phí vận tải quá cao. Khi giảm được chi phí này sẽ giúp giá trị cạnh tranh của công ty cao hơn, làm cho lượng khách hàng sẽ tìm đến công ty nhiều hơn. Mặc dù giảm được chi phí vận tải nhưng chất lượng dịch vụ vẫn phải đảm bảo, làm được điều này không dễ. Công ty cần tạo mối quan hệ thân tình với các bên liên quan như hải quan, công ty bảo hiểm, hãng tàu, hãng hàng không,… trong nước thay vì các bên nước ngoài sẽ tiết kiệm hơn về chi phí và vì mục tiêu có thể đáp ứng như cầu cấp thiết của khách hàng một cách nhanh chóng. Song song, đối với khách hàng khó tính sẵn sàng chấp nhận giá cao thì công ty cũng có thể linh động cung cấp các gói dịch vụ hiệu quả tốt nhất. Để đáp ứng những mục tiêu trên, đội ngũ nhân viên phải luôn không ngừng trau dồi nghiệp vụ, học hỏi nhiều hơn để có thêm nhiều hiểu biết về ngành hàng. Với nhân viên giao nhận, cần phải: Tiếp xúc công việc thực tiễn để có thêm nhiều kinh nghiệm xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng nhằm giảm thiểu các chi phí phát sinh. Cần tạo mối quan hệ tốt với hải quan, đại lý hãng tàu hoặc hàng không để việc giao nhận diễn ra thuận lợi hơn. Linh động trong việc kết hợp các phương thức vận tải khác nhau ví dụ: kết hợp đường biển – đường hàng không. Tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ gom hàng. Giảm chi phí hoạt động: Chi phí hoạt động là một yếu tố ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp, chi phí hoạt động tăng cao sẽ làm cho lợi nhuận thấp đi. Để giảm chi phí này, công ty cần phải tiết kiệm: các hoạt động trong công ty cần được thống nhất giảm thiếu những chi phí không cần thiết. Các chi phí dịch vụ mà công ty cung cấp cần 25 được tính toán cẩn thận. Thường xuyên tiến hành hoạch toán, các khoản thu chi phải luôn rõ ràng và minh bạch. Phát triển hoạt động Marketing:
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ – TIN HỌC – VIỄN THÔNG – XUẤT NHẬP KHẨU DƯƠNG NGUYỄN 1 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ – Tin Học – Viễn Thông – Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn
Giới thiệu chung về công ty
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại – Dịch Vụ – Tin Học – Viễn Thông – Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố
Hồ Chí Minh cấp giấy phép kinh doanh số 0304096222 vào ngày 25/11/2005, được thành lập chính thức vào ngày 01/12/2005 Đây là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được sử dụng con dấu riêng và chủ động thực hiện các hoạt động kinh doanh, tài chính, tổ chức nhân sự độc lập
− Tên Tiếng Việt: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại – Dịch Vụ – Tin Học – Viễn Thông – Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn
− Tên giao dịch quốc tế bằng Tiếng Anh: DNCOM CO., LTD
− Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thành Tín
− Trụ sở: 43-45 Nguyễn Thị Tần, Phường 2, Quận 8, Thành Phố Hồ Chí Minh
− Điện thoại liên hệ: 08-2103132 Fax: 08-8515845
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Dịch Vụ Tin Học Viễn Thông Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn được thành lập từ năm 2005, chủ yếu cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đồng thời thực hiện các thủ tục hải quan và thông quan theo yêu cầu của khách hàng và bán buôn các thiết bị phụ tùng xe máy
Thời gian đầu khi mới thành lập, công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc vận hành và quản lý nhân sự Tuy nhiên, sau một quá trình không ngừng nỗ lực học hỏi, công ty đã phát triển và thực hiện đa dạng hoá về chủng loại, quy mô và hoạt động của mình Công ty luôn cố gắng đáp ứngcác sản phẩm hay dịch vụ an toàn có
2 chất lượng cao và các nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước với thái độ phục vụ tốt nhất khiến khách hàng hài lòng
Sau gần 15 năm hoạt động, cùng với sự chuyển biến của nền kinh tế thị trường, công ty đối mặt với không ít thử thách Song, công ty đã chứng tỏ năng lực quản lý hiệu quả, có định hướng chiến lược, chính sách nhân sự, quy mô hoạt động rõ ràng hơn và dần tạo được sự tín nhiệm của khách hàng thông qua giá trị công ty đem đến cho khách hàng, sự trách nhiệm và chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao
Hiện tại, Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp thích hợp để duy trì sự tăng trưởng liên tục trong hoạt động kinh doanh của mình Công ty luôn nỗ lực không ngừng nghỉ để tạo ra những dịch vụ ngày càng tốt hơn Đồng thời, công ty cũng tăng cường mở rộng mạng lưới hoạt động, thiết lập mối quan hệ bền chặt, lâu dài với các đối tác Với những kế hoạch đang được triển khai về cải tạo, hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống dịch vụ, công ty luôn tự tin và phấn đấu tiến về phía trước.
Lĩnh vực hoạt động
Hoạt động giao nhận hàng hóa: là trung gian phối hợp với các công ty trong và ngoài nước có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa tổ chức hoạt động chuyên chở giao nhận hàng hóa Thực hiện vận tải hàng hóa theo các phương thức đường biển, đường hàng không và vận chuyển nội địa
Nhận ủy thác dịch vụ làm thủ tục hải quan, thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển, cảng hàng không, ICD…, đồng thời hỗ trợ xử lý và giải đáp các vấn đề phát sinh của thủ tục hải quan cho khách hàng
Thuê kho bãi và nhận làm trung gian để lưu trữ hàng hóa của khách hàng tại kho ngoại quan và phân phối
Kinh doanh bán buôn các thiết bị, phụ tùng xe máy
Cơ cấu tổ chức của công ty
1.3.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty
Sơ đồ tổ chức nhân sự của Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn:
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tiếp nhằm đảm bảo sự tinh gọn và việc kết hợp điều hành, quản lý một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động của công ty Ưu điểm: Trên cơ sở các mệnh lệnh được ban hành là thống nhất cho toàn bộ các phòng ban, cơ cấu quản lý này giúp Giám đốc dễ dàng kiểm soát, quản lý và chịu trách nhiệm cho các hoạt động của cấp dưới, giúp cho công ty thích ứng linh hoạt với sự thay đổi của môi trường Hơn nữa, mô hình quản lý này mang lại chi phí quản lý thấp cho công ty
Nhược điểm: Cơ cấu trực tiếp đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện về tất cả các mặt như tài chính, kế toán, nhân sự để trực tiếp chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý Do đó, các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về từng mặt quản lý không được tận dụng Trên thực tế, khả năng của con người là có hạn nên những quyết định do một cá nhân đưa ra sẽ mang tính rủi ro cao hơn tận dụng các chuyên gia có chuyên môn về một lĩnh vực
1.3.2 Chức năng của các phòng ban:
• Là người đứng đầu của công ty, đưa ra các quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng pháp luật, đại diện công ty ký kết các hợp đồng kinh doanh với khách hàng;
• Lập kế hoạch và nghiên cứu các lĩnh vực kinh doanh của công ty;
• Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời theo dõi, quản lý toàn bộ các hoạt động của cấp dưới;
• Ban hành những quy chế quản lý nội bộ Thu thập thông tin và xử lý tình hình hoạt động trong bộ máy Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý,…
• Bao gồm 2 nhân viên Họ có nhiệm vụ nắm rõ các tuyến đường và từng loại xe để bố trí cho hợp lý theo từng yêu cầu;
• Kiểm tra, bảo dưỡng phương tiện vận tải thường xuyên Đảm bảo đúng tiến độ thời gian giao và nhận hàng cho khách hàng
• Bao gồm 2 nhân viên và được chia ra 2 mảng: 1 nhân viên chứng từ hàng nhập khẩu, 1 nhân viên chứng từ hàng xuất khẩu;
• Nhận các chứng từ và hợp đồng có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng từ phòng kinh doanh;
• Kiểm tra chứng từ, viết mail hoặc gọi điện cho khách hàng để xác nhận thông tin và nếu có sai sót sẽ chỉnh sửa và chốt thông tin;
• Đảm bảo độ chính xác của bộ chứng từ về hàng hóa xuất và nhập;
• Làm Commercial Invoice (CI), Performa Invoice (nếu có), Packing list (PL), Delivery Order (D/O) và các công văn cần thiết cho việc xuất nhập lô hàng;
• Trao đổi chứng từ với khách hàng và thanh lý tờ khai;
• Lưu trữ hồ sơ, bộ chứng từ
• Nhận thông báo và bộ chứng từ làm hàng từ bộ phận chứng từ;
• Làm thủ tục hải quan để thông quan cho hàng hóa;
• Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ;
• Kiểm kê hàng hóa ra vào kho;
• Nhận hàng và giao hàng với tài liệu, hồ sơ đầy đủ;
• Lập sổ giao nhận gồm các nội dung: Ngày, tên hàng hóa, số hợp đồng, phí hạ container, số lượng container, số seal, nơi hạ container, kho chứa hàng
• Nhận mục tiêu từ Giám đốc, sau đó xây dựng chiến lược kinh doanh, đồng thời theo dõi và thực hiện mục tiêu Lập các mục tiêu, kế hoạch bán hàng;
• Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và vạch ra phương án cạnh tranh hiệu quả;
• Soạn thảo các hợp đồng, xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng;
• Tìm kiếm, dự đoán như cầu thị trường, quảng bá mô hình hoạt động và các loại dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng tiềm năng;
• Đưa ra chiến lược giá để thu hút khách hàng trên cơ sở đảm bảo hiệu quả về chất lượng và phong cách phục vụ;
• Phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để đưa ra được những chiến lược marketing và chiến lược kinh doanh hiệu quả và đúng đắn
• Quản lý doanh thu, công nợ, lượng hàng hóa, hàng nhập kho và nắm rõ các hoạt động tài chính của công ty;
• Tiếp nhận các hóa đơn chi tiêu, chi phí làm hàng, dịch vụ của công ty và thanh toán hợp đồng;
• Tham mưu cho Giám đốc về chiến lược tài chính;
• Lập báo cáo thu chi để thanh toán với khách hàng và báo cáo thu chi nội bộ;
• Dự toán ngân sách, phân bổ ngân sách hoạt động của công ty.
Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018 – 2020
1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ chung của Công Ty TNHH
TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn giai đoạn 2018 – 2020
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020
Biểu đồ 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020
Qua bảng số liệu và đồ thị về kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn giai đoạn 2018 - 2020 ở trên, ta có thể thấy tình hình kinh doanh của công ty tương đối tốt Cụ thể, doanh thu năm 2018 là 527,5 tỉ đồng đến năm 2020 tăng lên 1034.4 tỉ đồng Đồng thời mức lợi nhuận cũng tăng đều qua các năm, tăng từ 52 tỉ đồng (năm 2018) đến 92.8 tỉ đồng (năm 2019) và đến năm 2020 mức lợi nhuận đạt được là 222 tỉ đồng Cho thấy rằng công ty đang
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn
Doanh thu Chi Phí Lợi nhuận
Tỷ suất lợi nhuận (lợi nhuận/chi phí) 11% 14,7% 27,3%
7 thu hút được nhiều khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ Công ty đang phát triển theo đúng đường lối đề ra, cơ chế quản lý chặt chẽ hợp lý, có tiềm năng thu hút được những hợp đồng có giá trị lớn Xét về việc mở rộng kinh doanh, công ty hiện có nhiều thuận lợi vì tốc độ tăng trưởng của doanh thu tương đối tốt và ổn định
Chi phí tăng với tốc độ nhanh so với năm trước và cao vượt mức so với tốc độ tăng doanh thu Chính vì do chi phí tăng cao nên lợi nhuận của công ty mặc dù có tăng nhưng tốc độ tăng giảm mạnh so với những năm trước Qua năm 2020, tình hình kinh doanh của công ty cũng tương đối ổn định
Lợi nhuận tăng đều qua các năm Cho đến nay, lượng khách hàng của công ty tăng đáng kể, ngoài những khách hàng quen, thì nhiều khách hàng mới cũng tìm đến công ty bởi uy tín và chất lượng dịch vụ tốt Tuy nhiên, năm 2020 Công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn về chi phí bỏ ra, công ty không điều chỉnh được và gặp phải một số sai lầm trong quyết định tài chính Cho dù gặp nhiều khó khăn về tài chính và đối thủ cạnh tranh đặc biệt là bộ máy của công ty chưa được ổn định nhưng công ty vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh trong thời gian hiện tại và có hướng phát triển trong tương lai.
Định hướng phát triển của công ty
Với mục tiêu tiếp tục duy trì hoạt động hiệu quả trên tất cả các lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của công ty; xây dựng công ty trở thành một thực thể vững mạnh, có uy tín thương hiệu tại thị trường trong nước và khu vực, tạo lập một văn hóa doanh nghiệp có bản sắc riêng; định hướng phát triển của công ty như sau:
Lấy sự phát triển bền vững, ổn định làm nền tảng
Mở rộng quy mô kinh doanh các dịch vụ về số lượng lẫn khối lượng nhằm đảm bảo phục vụ đa dạng hơn cho khách hàng với chất lượng tốt nhất Chú trọng nâng cao hơn nữa vào chất lượng dịch vụ của công ty, đưa thương hiệu công ty đến với khách hàng là các doanh nghiệp trong và ngoài nước, khẳng định vị thế cho dịch vụ của công ty
8 Để tiết kiệm chi phí vận tải, một loại chí phí gây nhức nhối trong ngành, công ty đang chuẩn bị có một đội ngũ vận chuyển xe riêng để dễ dàng quản lý và chủ động hơn
Công ty có xu hướng đẩy mạnh mở rộng, tham gia vào các thị trường lớn như Trung Quốc, EU, Hoa Kỳ…Thị trường Trung Quốc là một thị trường rất lớn, giàu tiềm năng, sức tiêu thụ mạnh Đây là một thị trường có vị trí địa lý gần, đủ điều kiện thuận lợi để đẩy mạnh hơn nữa mối quan hệ giao thương với các doanh nghiệp Trung Quốc Về thị trường Hoa Kỳ và EU thì đây là hai thị trường có thể coi là khó tính nhưng sẽ là thị trường tiềm năng cho sự phát triển lớn mạnh hơn nữa của công ty, đáng để cân nhắc cho sự phát triển lâu dài trong tương lai Đẩy mạnh hơn nữa mảng kinh doanh thiết bị và phụ tùng xe máy
Chương 1 đã cung cấp cái nhìn sơ lược về Công Ty TNHH Thương Mại Dịch
Vụ Tin Học Viễn Thông Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn, trong đó trình bày các thông tin cơ bản của công ty, lĩnh vực hoạt động và các dịch vụ mà công ty cung cấp, định hướng phát triển của công ty trong tương lai Đồng thời, chương này cũng mô tả về cơ cấu tổ chức của công ty và liệt kê các công việc cụ thể mà những phòng ban phụ trách, những ưu điểm và nhược điểm của kiểu cơ cấu tổ chức của công ty cũng đã được nêu ra trong chương này
NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG LẺ ĐƯỜNG BIỂN NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM–DV–TH–VT–XNK DƯƠNG NGUYỄN
Giới thiệu sơ lược thông tin về lô hàng
Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy ở Việt Nam nhập khẩu các mặt hàng WOODWORKING TOOLS có xuất xứ CHINA từ Công ty CHENGDU YIBAI TECHNOLOGY theo hợp đồng ngoại thương số LEHUY/03/20 được ký kết vào ngày 24/02/2020 Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy thuê dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tin Học Viễn Thông Xuất Nhập Khẩu Dương Nguyễn đại diện lô hàng nhập khẩu này của công ty
Lô hàng này được đóng vào 36 kiện, tổng khối lượng 663 KGS, thể tích 1,521 CBM Theo dự kiến, tàu SITC GUANGDONG có chuyến 2006S xuất Cảng SHANGHAI – CHINA, BL số SZLY22002011 ngày dự kiến tàu đến Thành Phố Hồ Chí Minh cập cảng Cát Lái đúng hải trình là ngày 12/03/2020 (được ghi xác nhận trong Thông báo hàng đến)
• Xuất xứ hàng hóa: China
• Cảng bốc hàng: Cảng Shanghai, China
• Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Phương thức thanh toán: FOB
• Hãng tàu vận chuyển: SITC GUANGDONG
Mỗi hàng hóa khi nhập khẩu đều có chính sách riêng nên các công ty cần dựa vào thực tế hàng hóa, đối chiếu với quy định hiện hành và nội dung hướng dẫn để phân loại và xác định mã số cụ thể cho từng mặt hàng và thực hiện các chính sách quản lý liên quan theo đúng quy định
2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn
2.2.1 Sơ đồ các bên liên quan
Hình 2.1 Sơ đồ các bên liên quan trong quá trình giao nhận nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển
(1): Đàm phán và ký kết hợp đồng
(2): CHENGDU YIBAI TECHNOLOGY gửi hàng C P World China để vận chuyển (3): Đại lý 2 bên
(4): C P World Việt Nam gửi A/N đến Công Ty TNHH TM–DV–XNK Lê Huy (5): Công Ty TNHH TM–DV–XNK Lê Huy đưa A/N cho Công Ty TNHH TM–DV– TH–VT–XNK Dương Nguyễn
(6): Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn đến chi cục hải quan để mở tờ khai thanh lý, thông quan, lấy hàng
(7): Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn mang những giấy tờ cần thiết để lấy hàng
(8): Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn thu phí dịch vụ và giao hàng cho Công Ty TNHH TM–DV–XNK Lê Huy
CƠ QUAN HẢI QUAN CÁI LÁT
2.2.2 Công tác tổ chức giao nhận hàng hóa LCL tại Công Ty TNHH TM– DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu LCL bằng đường biển tại Công Ty Dương Nguyễn
2.2.3 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ
Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy (công ty nhập khẩu) và Công ty CHENGDU YIBAI TECHNOLOGY thì công ty nhập khẩu thông báo thông tin về lô hàng cho Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn để tiến hành báo giá và ký hợp đồng dịch vụ theo những thỏa thuận Vì tính chất bảo mật nên hợp đồng dịch vụ sẽ không được công khai các điều khoản nhưng vẫn đảm bảo các điều sau đây:
Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn được thay mặt công ty nhập khẩu làm các thủ tục khai báo hải quan, ký nhận thông báo thuế, biên lai nộp thuế, nhận chứng từ vận chuyển (vận đơn đường biển, hóa đơn thương mại, thông báo hàng đến…) từ các hãng tàu, giao hàng cho chủ hàng đúng thời gian và địa điểm
Khai báo hải quan điện tử
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận thông báo hàng đến và đi lấy
Thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng
Giao hàng cho khách hàng
Quyết toán với khách hàng và lưu hồ sơ
Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy có nghĩa vụ chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng và giấy giới thiệu cho Công
Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn thay mặt công ty nhập khẩu làm việc với hãng tàu và cơ quan Hải quan Bên cạnh đó, chủ hàng cũng phải hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật và thanh toán hợp đồng dịch vụ
2.2.4 Mô tả thông tin lô hàng trên Bộ chứng từ
− Nhà xuất khẩu: Công Ty CHENGDU YIBAI TECHNOLOGY
− Nhà nhập khẩu: Công Ty TNHH TM–DV–XNK Lê Huy
− Vận đơn đường biển số: SZLY22002011
− Điều kiện giao hàng: FOB Shanghai theo Incoterms 2010
− Phương thức thanh toán: KC
− Tờ khai số: 103197447621 - Ngày đăng ký: 12/03/2020
2.2.5 Nhận và kiểm tra Bộ chứng từ từ khách hàng Công Ty TNHH TM– DV–XNK Lê Huy
Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ với công ty Lê Huy, công ty Dương Nguyễn sẽ được nhận bộ chứng từ về lô hàng nhập khẩu, nhân viên của công ty Dương Nguyễn có nghĩa vụ kiểm tra lại thông tin trên chứng từ xem có khớp với nhau hay không: về tên hàng, số lượng, chất lượng, đơn giá, trọng lượng tịnh, phương thức thanh toán, ngày hàng đi và đến, điều kiện giao hàng, cảng xếp và dỡ hàng,… Nếu có sai sót thì phải lập tức thông báo cho nhà xuất khẩu chỉnh sửa để tránh rắc rối khi khai báo hải quan và làm thủ tục nhận hàng
Bộ chứng từ bao gồm:
− Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) – Phụ lục 1
− Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Phụ lục 2
− Phiếu đóng gói (Packing List) – Phụ lục 3
− Vận đơn đường biển (Bill of Lading) – Phụ lục 4
Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) (nếu có)
2.2.6 Nhận thông báo tàu đến và đi lấy D/O
Sau khi hàng được lên tàu để vận chuyển về kho CFS của bên đại lý tại nước nhập khẩu thì phía bên đại lý tại nước nhập C P WORLD sẽ gửi thông báo hàng đến cho Công Ty TNHH TM-DV-XNK Lê Huy bằng email vào ngày 10/03/2020 Nhân viên của công ty Lê Huy sẽ đến C P WORLD lấy lệnh giao hàng (delivery order)
Những chứng từ cần thiết để lấy D/O: Master B/L (vận đơn chủ); Giấy giới thiệu của công ty được ghi trên ô Consignee; Tiền đóng local charges tại đầu Việt Nam, tiền cước nếu cần.
2.2.7 Lên hồ sơ khai báo Hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5 VNACCS/VCIS
Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn sử dụng phần mềm ECUSS - VNACCS để thực hiện nghiệp vụ khai báo Hải quan điện tử Sau khi nhận và kiểm tra chứng từ do chủ hàng gửi, nhân viên chứng từ nhập dữ liệu hàng vào phần mềm khai báo hải quan để xác định thuế và các khoản mục tương ứng, in tờ khai bản nháp trước khi hoàn tất các thủ tục khai báo Đầu tiên nhân viên chứng từ đăng nhập vào phần mềm Ecus5, chọn vào mục
“Hệ thống” trên thanh công cụ, chọn mục “2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu” sau đó chọn đăng ký thông tin doanh nghiệp Điền các thông tin của Công Ty TNHH TM–DV–XNK Lê Huy như: mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax Sau khi điền các thông tin về doanh nghiệp, nhấp chuột vào “Đăng ký” để hoàn thành phần đăng ký thông tin doanh nghiệp Trên màn hình chính chọn tờ khai hải quan -> Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA) và tiến hành khai tờ khai
Tờ khai hải quan nhập khẩu (IDA) gồm 3 trang:
Nhóm loại hình o Mã loại hình (*) : A11 (Vì công ty nhập hàng kinh doanh tiêu dùng) o Cơ quan hải quan (*) : 02CI - Chi cục Hải quan Cửa Khẩu Cảng Sài Gòn KV1 o Phân loại cá nhân/ tổ chức (*) : 4 (Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức) o Mã bộ phận xử lý tờ khai: 01 (Đội thủ tục hàng hóa Nhập khẩu) o Mã hiệu phương thức vận chuyển (*) : 3 (Đường biển không Container)
Hình 2.3 Khai thông tin chung - Nhóm loại hình Đơn vị Xuất Nhập Khẩu
Dựa vào thông tin trên hợp đồng thương mại để khai các thông tin cần thiết của ô “Người nhập khẩu” và “Người xuất khẩu” như mã, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, mã nước
Hình 2.4 Khai thông tin chung – Đơn vị xuất nhập khẩu
Nhận xét về quy trình thực hiện
Chứng từ của khách hàng cung cấp rất đầy đủ và chi tiết tạo điều kiện cho việc nhập khẩu lô hàng được thuận tiện Đội ngũ nhân viên bộ phận giao nhận có kinh nghiệm Quy trình giao nhận mang tính chuyên môn cao Từng khâu trong quy trình rõ ràng, cụ thể và rất hợp lý Nhân viên thích ứng khá nhanh, cập nhật và nắm bắt những thay đổi về các quy định của pháp luật về XNK, tạo điều kiện cho quy trình giao nhận thuận lợi Đây cũng là yếu tố quan trọng làm quy trình giao nhận được thực hiện chính xác và nhanh chóng
Các cán bộ nơi làm thủ tục hải quan có trình độ chuyên môn cao giúp cho Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn phát hiện nhanh chóng những sai sót trong chứng từ đồng thời có thái độ nhiệt tình và ân cần với nhân viên bộ phận giao nhận
Do nghiệp vụ giao nhận có nhiều khâu và do nhiều nhân viên thực hiện nên đôi lúc xảy ra tình trạng không đồng nhất, sai sót Một bộ phận nhân viên còn trẻ nên đôi khi có sai sót trong khi làm chứng từ và thủ tục hải quan nên làm chậm trễ trong việc nhận hàng và giao hàng cho khách hàng
Quy trình có tính chuyên nghiệp nhưng vẫn chưa thật sự tiết kiệm chi phí và thời gian đến mức tối đa Mặc dù Công ty luôn cố gắng cải tiến quy trình, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên nhưng không phải lúc nào quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu cũng diễn ra suôn sẻ, quy trình vẫn còn tồn tại những hạn chế
Dựa trên những những thông tin và tài liệu có được về tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn, trong chương 2 đã phân tích về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thực tế tại Công ty Từ đó, bài báo cáo đưa ra những đánh giá về kết quả mà Công ty đạt được, những ưu – nhược điểm của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Tất cả những đánh giá này là cơ sở để bài báo cáo xây dựng giải pháp cho việc nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển trong chương tiếp theo
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ -
Nhận xét chung về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu LCL tại Công
Mỗi hợp đồng hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa đều được trực tiếp Trưởng Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu giao cho người phụ trách ở từng khâu của quá trình thực hiện Khi có vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng đều được phản ánh với Trưởng phòng, từ đó Trưởng phòng sẽ liên hệ với Giám đốc để bàn bạc, xem xét Việc quản lý trực tiếp như vậy có thể giám sát chặt chẽ được quy trình, đảm bảo tiến độ, nâng cao tính chủ động và hiệu quả trong công việc
Công ty áp dụng hình thức khai Hải Quan điện tử cho hầu hết các lô hàng xuất nhập khẩu của mình Điều này giúp Công ty rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí và công sức trong việc làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu
Trong suốt những năm hoạt động, Công ty đã có được nhiều mối quan hệ tốt trong kinh doanh, tạo được uy tín và sự tín nhiệm đối với các doanh nghiệp hoạt động XNK và đối với các ngân hàng, hãng tàu Nhờ đó, Công ty nhận được sự hợp tác làm việc tốt nhất từ các ngân hàng, được hưởng nhiều ưu đãi về giá từ các hãng tàu và thanh toán đúng hạn từ khách hàng đang sử dụng dịch vụ của công ty giúp công việc được tiến hành nhanh chóng Song song, công ty cũng đã chấp hành tốt các quy định, chính sách của nhà nước về hoạt động nhập khẩu hàng hóa như nộp thuế đúng thời hạn, tuân thủ đúng quy trình thủ tục Hải Quan do Tổng cục Hải Quan ban hành, thực hiện đúng các quy định của Ngân hàng nhà nước về hoạt động ngoại hối Đội ngũ cán bộ nhân viên giàu kinh nghiệm, vững nghiệp vụ đã góp phần đem lại nhiều thành công cho quá trình giao nhận hàng hóa của công ty Từ khâu chăm sóc khách hàng, chứng từ, mở tờ khai Hải quan, thanh lý đều có sự phân công thực hiện rõ ràng, khoa học giữa các nhân viên, các phòng ban trong Công ty với nhau
24 Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật tình hình công việc, hỗ trợ lẫn nhau giúp công việc liền mạch không bị gián đoạn
Về hoạt động nghiệp vụ, mỗi nhân viên trong công ty sẽ đảm nhận một lượng khách hàng quen thuộc nhất định, điều này tạo điều kiện thuận lợi trong trao đổi thông tin, với sự phân chia như vậy thì mối quan hệ của nhân viên giao nhận và khách hàng sẽ gần gũi hơn, khách hàng sẽ tin tưởng và yên tâm hơn Khi có được niềm tin, các nhân viên giao nhận sẽ có những quyết định độc lập hơn trong việc giải quyết các tình huống phát sinh, không phải mất nhiều thời gian trong việc kham khảo ý kiến của khách hàng
Mặc dù hệ thống kho bãi, đội xe kéo container của công ty đã được mở rộng hơn Tuy nhiên, vẫn chưa đáp ứng được cho nhu cầu lưu kho và vận chuyển hàng từ cảng về công ty, về kho bãi của khách hàng, từ đó làm chậm tiến trình giao nhận hàng vì không có phương tiện để giải phóng hàng
Một trong những khó khăn nữa trong quá trình làm việc của nhân viên giao nhận là ở khâu Khai Hải Quan Vì các văn bản Luật, các nghị định hướng dẫn không rõ ràng, chồng chéo nhau, làm cho các nhân viên khó mà tiếp cận được do đó khi có xảy ra những vấn đề phát sinh làm cho các nhân viên khó mà ứng phó kịp
Hệ thống phần mềm Khai hải quan điện tử vẫn còn nhiều hạn chế Do vậy nhiều khi dẫn đến tình trạng chậm trễ khi khai báo tờ khai Hải quan Đây cũng là tình trạng chung của một số công ty giao nhận nóichung và Công ty nói riêng Một số vấn đề như sai chi tiết, thiếu thông tin hàng hóa, sự cố trong công việc nhận hay chuyên chở hàng hóa, gây tổn thất tiền bạc, uy tín của công ty
Phần lớn còn phụ thuộc vào hãng tàu, đôi lúc nhận thông tin delay tàu từ hãng tàu hoặc thông báo hàng về trễ, làm cho việc nhận và giao hàng của khách hàng bị chậm trễ, phát sinh nhiều chi phí như phí lưu container, lưu bãi, khiến khách hàng không hài lòng với dịch vụ của công ty
Công ty chưa có một bộ phận Marketing riêng biệt chuyên để nghiên cứu các thị trường tiềm năng Vì bộ phận sales hiện tại chỉ làm việc theo bản năng là chính, chỉ có khả năng tìm kiếm khách hàng mới, khai thác các khách hàng hiện tại và giữ các nguồn hàng của họ, chăm sóc các khách hàng cũ
Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường biển tại Công Ty TNHH TM–DV–TH–VT–XNK Dương Nguyễn
3.2.1.1 Các giải pháp để tối đa lợi nhuận và thu hút khách hàng:
Giảm chi phí vận tải nhưng chất lượng dịch vụ không thay đổi, cung cấp dịch vụ đa dạng hơn:
Chi phí vận tải luôn là yếu tố quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp XNK Việt Nam bị mất đi lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp nước ngoài cũng vì chi phí vận tải quá cao Khi giảm được chi phí này sẽ giúp giá trị cạnh tranh của công ty cao hơn, làm cho lượng khách hàng sẽ tìm đến công ty nhiều hơn Mặc dù giảm được chi phí vận tải nhưng chất lượng dịch vụ vẫn phải đảm bảo, làm được điều này không dễ Công ty cần tạo mối quan hệ thân tình với các bên liên quan như hải quan, công ty bảo hiểm, hãng tàu, hãng hàng không,… trong nước thay vì các bên nước ngoài sẽ tiết kiệm hơn về chi phí và vì mục tiêu có thể đáp ứng như cầu cấp thiết của khách hàng một cách nhanh chóng Song song, đối với khách hàng khó tính sẵn sàng chấp nhận giá cao thì công ty cũng có thể linh động cung cấp các gói dịch vụ hiệu quả tốt nhất Để đáp ứng những mục tiêu trên, đội ngũ nhân viên phải luôn không ngừng trau dồi nghiệp vụ, học hỏi nhiều hơn để có thêm nhiều hiểu biết về ngành hàng
Với nhân viên giao nhận, cần phải:
Tiếp xúc công việc thực tiễn để có thêm nhiều kinh nghiệm xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng nhằm giảm thiểu các chi phí phát sinh Cần tạo mối quan hệ tốt với hải quan, đại lý hãng tàu hoặc hàng không để việc giao nhận diễn ra thuận lợi hơn Linh động trong việc kết hợp các phương thức vận tải khác nhau ví dụ: kết hợp đường biển – đường hàng không Tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ gom hàng
Giảm chi phí hoạt động:
Chi phí hoạt động là một yếu tố ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp, chi phí hoạt động tăng cao sẽ làm cho lợi nhuận thấp đi Để giảm chi phí này, công ty cần phải tiết kiệm: các hoạt động trong công ty cần được thống nhất giảm thiếu những chi phí không cần thiết Các chi phí dịch vụ mà công ty cung cấp cần
26 được tính toán cẩn thận Thường xuyên tiến hành hoạch toán, các khoản thu chi phải luôn rõ ràng và minh bạch
Phát triển hoạt động Marketing:
Khi thị trường giao nhận XNK ngày càng cạnh tranh khốc liệt thì hoạt động Marketing càng trở nên quan trọng, đặc biệt là Marketing quốc tế Công ty phải luôn nỗ lực tìm kiếm đối tượng khách hàng và quảng bá hình ảnh công ty sao cho phù hợp, tạo thương hiệu mà mọi đối tượng khách hàng dễ tiếp cận trong lĩnh vực vận tải giao nhận XNK
Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng:
Bên cạnh việc tìm kiếm khách hàng mới, thì công ty nên quan tâm và giữ quan hệ tốt với khách hàng cũ Thu thập các phản hồi về chất lượng dịch vụ để cải thiện những mặt chưa tốt và phát huy những mặt mà khách hàng hài lòng Có các chương trình ưu đãi, tri ân, tặng quà cho những khách hàng thân quen
3.2.2.2 Các giải pháp cải thiện đội ngũ nhân viên của công ty:
Cải thiện công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên:
Khi tuyển dụng không chỉ chú trọng vào trình độ chuyên môn mà nên yêu cần có kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính và ngoại ngữ Yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng học hỏi, khai thác các thông tin trên mạng nhanh và đáng tin cậy, có am hiểu về marketing cũng là một lợi thế Đối với nhân viên đã làm việc tại công ty, cần có các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ định kì để nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc
Chế độ đãi ngộ nhân viên:
Công ty cần có chính sách đãi ngộ tốt cho các nhân viên xuất sắc và khuyến khích khen thưởng khi nhân viên có các đóng góp đem lại lợi ích của công ty nhằm thúc đẩy sự năng nổ, sáng tạo khi làm việc Có mức lương phù hợp cho từng vị trí, chế độ phụ cấp, các khoản tiền thưởng và hoa hồng tương xứng với năng lực làm việc của từng nhân viên
Thường xuyên cập nhật thông tin:
Những quy định, quyết định, thông tư, văn bản có thể được cập nhật mới nên các nhân viên hiện trường phải chủ động tiếp nhận thông tin mới ban hành để thông báo kịp thời đến khách hàng khi có thay đổi Ngoài ra, cần cập nhật thông tin về tỷ
27 giá, các phí, lệ phí từ hãng tàu, thông tin thay đổi lịch tàu,… để tránh xảy ra những sai sót và rủi ro không đáng có
Các giải pháp phát triển hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu
Tra cứu thông tin về đặc tính và nguồn hàng để thuận lợi khi khai báo hải quan:
Khai báo hải quan là nghiệp vụ quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa Để tránh những khó khăn khi khai bao hải quan thì nhân viên cần kiểm soát, nắm bắt thông tin kĩ lưỡng về lô hàng, khai báo trung thực chính xác để tạo uy tín với hải quan Trên thực tế, công ty chỉ làm dịch vụ giao nhận nên khó kiểm soát vì còn phụ thuộc vào bộ chứng từ của khách hàng Do đó khi ký hợp đồng dịch vụ, cần kiểm tra bộ chứng từ nhận được, xem có hợp lệ không để việc giao nhận sau này diễn ra suôn sẻ hơn, tránh những rủi ro, tốn kém không đáng có
Nâng cấp, mở rộng hệ thống kho bãi và phương tiện vận tải:
Nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng vào những mùa cao điểm tăng nhanh vì khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu gia tăng với số lượng lớn Công ty cần có kế hoạch trang bị kho bãi và phương tiện vận tải để kịp thời phục vụ Song, để tranh sự lãng phí trong những giai đoạn ít nhu cầu thì công ty nên có kế hoạch cho từng giai đoạn trong năm để tránh gây lãng phí nguồn lực của công ty
Phát triển hơn nữa dịch vụ gom hàng lẻ, hàng nguyên container:
Những năm gần đây, có rất nhiều doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ xuất hiện Các doanh nghiệp này thiếu đi giá trị cạnh tranh so với doanh nghiệp nước ngoài vì chưa đủ kinh nghiệm và còn hạn chế về nhiều mặt Tận dụng tình hình này, công ty nên tập trung vào phát triển dịch vụ thu gom hàng hóa để tăng thêm khoản thu nhập Trong vận tải hàng hóa bằng container để tốt ưu hóa chi phí không thể thiếu các dịch vụ gom hàng để biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) Dựa vào kích cỡ và tỷ lệ dung tích thì các hàng hóa sẽ được gom lại chất xếp theo kĩ thuật an toàn Dịch vụ này đem lại nhiều lợi ích về mặt tài chính nên cần được phát triển
3.2.2 Kiến nghị đối với nhà nước
Hiện nay, nền kinh tế đang có nhiều biến động, bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh nên các doanh nghiệp trong nước phải đối mặt với nhiều khó khăn Do đó, nhà nước cần tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa để hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp
Nhà nước cần đẩy mạnh hơn nữa các chính sách hỗ trợ vốn để thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu Đảm bảo tỷ giá luôn ở mức thỏa đáng hạn chế biến động mạnh Đưa ra các dự báo thị trường nhằm hỗ trợ thông tin cho các doanh nghiệp
Hệ thống pháp luật cũng cần được cải thiện, các chính sách, thông tư cần được điều chỉnh một cách rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ, minh bạch bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho các doanh nghiệp XNK Đơn giản hóa các khâu trong giao nhận hàng hóa để tối thiểu các chi phí phát sinh không đáng có khi gặp vướng mắc, chậm trễ khi làm thủ tục khiến hàng phải lưu kho, lưu bãi quá hạn Cứng rắn xử lý tệ nạn tham nhũng của các cán bộ hải quan
Thuế là một vấn đề quan trọng, việc áp mã tính thuế để khai báo Hải quan luôn là vấn đề kiến các doanh nghiệp “đau đầu” vì các biểu thuế xuất nhập khẩu thường thay đổi làm các doanh nghiệp rất lúng túng khi áp dụng Vì vậy khi có sự thay đổi về chính sách thuế, Nhà nước cần phải dự tính đến thời gian để các doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh của mình