Quy trình giao nhận này thể hiện những kinh nghiệm tích lũy được, sự tổng hợp các trường hợp thực tế để xây dựng lên một quy trình đơn giản nhưng hiệu quả để mỗi nhân viên làm việc theo đúng trình tự được đặt ra mà vẫn đảm bảo hiệu suất cao trong công việc. Bước Quy trình Bộ phận đảm nhận 1 Ký kết hợp đồng dịch vụ Phòng kinh doanh 2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ (Liên hệ khách hàng để sửa đổi và bổ sung nếu có sai sót) Bộ phận chứng từ 3 Lấy lệnh giao hàng Bộ phận giao nhận 4 Thủ tục hải quan Bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận kết hợp 5 Lấy hàng, kiểm tra và giao hàng cho khách hàng Bộ phận giao nhận 6 Quyết toán và lưu hồ sơ Bộ phận chứng từ Bảng 3: Sơ đồ quy trình thực hiện giao nhận nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí. 2.2. Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí. 2.2.1. Giới thiệu sơ lược thông tin về lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí. Nhà xuất khẩu: TORAY TEXTILES (THAILAND) PUBLIC COMPANY LIMITED. Địa chỉ: 5th floor, Bubhajit, 20 North Sathorn RD, Bangrak, Bangkok 10500, Thailand. Nhà nhập khẩu: KIM THANH TEXTILES GARMENT CO., LTD. Địa chỉ: Số 66, Đường số 9, Ấp Tân Định, Xã Tân Thông Hội, Huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh. Đại lý giao nhận: Công Ty TNHH TMDV Đầu Tư Tân Minh Trí. Cảng xếp hàng: SUVARNABHUMI AIRPORT, THAILAND. Cảng dỡ hàng: TAN SON NHAT AIRPORT, HO CHI MINH CITY, VIET NAM. Ngày hàng đến: 17102020. Cảng đích: TAN SON NHAT AIRPORT, HO CHI MINH CITY, VIET NAM. Chuyến bay: VN604. Tên hàng: Woven Fabric FR2301MU – 100% Polyster, width: 58” – Vải dệt thoi 100% Polyester 58”, mới 100% FR2301MU. Số lượng: 15.177 MTS đóng trong 27 thùng cartons. Tổng trọng lượng: 1.676 kg. Tổng số tiền: 32.934,09 USD. 2.2.2. Bước 1: Ký kết hợp đồng • Quy trình khái quát tại công ty: Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí nhận thông tin về lô hàng nhập khẩu sau đó tiến hành báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với công ty Nhập Khẩu theo những thỏa thuận đã bàn trước. Các điều khoản sẽ phải đảm bào những điều sau: + Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí sẽ thay mặt công ty Nhập Khẩu làm các thủ tục hải quan, ký nhận thông báo thuế, biên lai nộp thuế, nhận chứng từ vận chuyển từ hãng hàng không, giao hàng cho nhà nhập khẩu đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận. + Công ty Nhập Khẩu có nghĩa vụ chuyển tất cả các thông tin chúng từ cần thiết về lô hàng cho Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí đồng thời gửi kèm giấy giới thiệu cho Công ty Tân Minh Trí. Đồng thời, công ty Nhập Khẩu cũng phải hoàn thành nhiệm vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật và thanh toán tiền cho Công ty Tân Minh Trí như đã thỏa thuận sau khi nhận được hàng và các chứng từ cần thiết. • Cụ thể ở lô hàng nhập khẩu này: Sau khi hợp đồng thương mại được ký kết giữa Công ty Kim Thành Textiles Garment Co., Ltd và Công ty Toray Textiles (Thailand) Public Company Limited thì Công ty Kim Thành thông báo thông tin về lô hàng cho công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí để tiến hành báo giá và ký kết hợp đồng theo những thỏa thuận đã bàn trước. Vì tính chất bảo mật nên hợp đồng dịch vụ sẽ không được công khai các điều khoản nhưng vẫn đảm bảo các điều sau đây: + Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí sẽ thay mặt Công ty Kim Thanh Textiles Garment Co., Ltd làm các thủ tục khai báo hải quan, ký nhận thông báo thuế, biên lai nộp thuế, nhận chứng từ vận chyển từ hãng hàng không, giao hàng cho chủ hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận. + Công ty Kim Thành Textiles Garment Co., Ltd có nghĩa vụ chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí đồng thời gửi kèm giấy giới thiệu cho Công ty Tân Minh Trí để thay mặt công ty Kim Thành làm việc với hãng hàng không và Hải quan. + Mặt khác, Công ty Kim Thành Textiles Garment Co., Ltd cũng phải hoàn thành nhiệm vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật. Sau khi nhận được hàng và các chứng từ cần thiết thì phải thanh toán tiền cho Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí như đã thỏa thuận.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TMDV ĐẦU TƯ TÂN MINH TRÍ
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân
Tên doanh nghiệp: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí.
Tên giao dịch quốc tế: TAN MINH TRI INVESTMENT SERVICE TRADING CO., LTD.
Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí được thành lập vào ngày 04 tháng 07 năm 2012
Theo giấy phép kinh doanh số 0311862559 được cấp bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ: 224/42/8/12 Đường TX 22, Khu phố 7, Phường Thạch Xuân, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.
Trụ sở văn phòng: 36/36 Đường Nguyễn Gia Trí, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: 0862.862.222 – 0862.75.76.77
Hình thức sở hữu vốn: TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN.
Giảm đốc: Huỳnh Thị Nhân.
Dưới sự phát triển tăng mạnh về thương mại hàng hóa giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới, Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí được ra đời để cùng phát triển với nền kinh tế trong nước và thế giới.
Tình đến thời điểm hiện tại, công ty đã trải qua hơn 8 năm hoạt động Công ty đã xây dựng và phát triển mạnh mẽ trên thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu,vận tải quốc tế đường biển – đường hàng không, vận tải nội địa, thực hiện các thủ tục hải quan và thông quan.
Với sự nhiệt huyết và nỗ lực không ngừng học hỏi, luôn đi theo xu hướng, trào lưu trên thị trường, cùng đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, công ty luôn sẵn sàng hỗ trọ đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời.Công ty đã nhanh chóng khẳng định được vị thế về niềm tin cho khách hàng trong và ngoài nước về dịch vụ an toàn và hiệu quả, thu hút được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau Điều đó được thể hiện rất rõ ràng bằng kinh doanh mang lại lợi nhuận,doanh thu ngày càng tăng, đời sống của các nhân viên tại công ty cũng đã được nâng cao Những yếu tố đó đã trở thành niềm tự hào và là nguồn động lực to lớn để hứa hẹn một tương lai phát triển tốt hơn của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí.
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí
1.2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí.
Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí phân bổ cơ cấu nhân sự liên kết chặt chẽ với nhau theo mô hình trực tuyến, theo mô hình tinh gọn vô cùng hiệu quả và phù hợp với hoạt động của công ty.
Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí. Ưu điểm: Sơ đồ bộ máy được thiết kế theo phương pháp trực tuyến và tinh gọn giúp tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, cơ cấu tổ chức này giúp giám đốc dễ dàng quản lý, phù hợp với quy mô của công ty Phân chia công việc phù hợp rõ
PHÒNG GIAO NHẬN, XUẤT NHẬP KHẨU
PHÒNG KINH DOANH - MARKETI NG
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ ràng đến từng phòng ban giúp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, làm cho tổ chức dễ dàng xử lý mọi việc linh hoạt, hiệu quả với sự thay đổi của môi trường.
Nhược điểm: Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng bộ phận quản lý nên đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo từng bộ phận quản lý chuyên môn khác nhau, dẫn đến những quyết định đưa ra thường có rủi ro cao vì khả năng của con người là có giới hạn.
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban.
Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động của công ty như:
- Thực hiện điều hành, quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Lập kế hoạch kinh doanh, đề ra những mục tiêu cần đạt được.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý.
- Ban hành tổ chức những quy chế để quản lý nội bộ.
- Đặc biệt trực tiếp ký kết các hợp đồng.
Phó giám đốc: sau giám đốc thì phó giám đốc cũng là người điều hành mọi hoạt động của công ty và được giám đốc ủy quyền trực tiếp quản lý các phòng ban trong công ty như:
- Thay giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng, các công ty đối tác và các cơ quan quản lý chuyên ngành.
- Cấp nhập thông tin và chịu trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh cho giám đốc.
- Trực tiếp ký kết các hợp đồng thay giám đốc.
Phòng kế toán: có nhiệm vụ và trách nhiệm lập kế hoạch tài chính, định mức, vốn lưu động cần thiết để đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty Hoạch toán việc thu – chi và quyết toán kinh doanh Quản lý nghiệp vụ kế toán sổ sách và chứng từ kế toán của công ty và giải quyết việc thu hồi công nợ.
Phòng vận tải: có nhiệm vụ điều hành hoạt động vận tải của phương tiện vận tải, sắp xếp kế hoạch để vận tải hàng hóa đúng theo kế hoạch đã thỏa thuận với khách hàng.
Phòng kinh doanh – marketing có vai trò:
- Tìm hiểu khách hàng, chăm sóc khách hàng, dự đoán nhu cầu thị trường, soạn thảo các hợp đồng, báo cáo, giới thiệu dịch vụ, báo cáo kết quả hoạt động mỗi tuần.
- Tham gia đề xuất, đóng góp ý tưởng và những phương án thích hợp nhằm nâng cao chất lượng về dịch vụ của công ty.
- Vạch ra phương hướng phát triển và kinh doanh với các đối thủ.
- Xây dựng giá để thu hút khách hàng.
- Thực hiện những chính sách marketing nhằm thu hút khách hàng.
Phòng giao nhận – xuất nhập khẩu: Gồm 2 bộ phận chủ yếu:
+ Có nhiệm vụ nhận chứng từ và hợp đồng có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng từ phòng kinh doanh, kiểm tra chứng từ, liên hệ khách hàng để xác nhận và điều chỉnh nếu có sai sót trong bộ chứng từ.
+ Trao đổi chứng từ và thanh lí tờ khai.
+ Lập tờ khai hải quan xuất nhập khẩu, làm Invoice, Packing List, định mức và đăng kí các công văn cần thiết tùy theo từng loại hình xuất nhập khẩu.
+ Thường xuyên liên lạc với các đại lý vận tải, hãng tàu để nắm bắt được tình hình vận chuyển của lô hàng.
+ Liên hệ với hãng tàu để đặt và nhận Booking Note với hãng tàu hoặc nhận Booking Note theo sự chỉ định của khách hàng.
+ Thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, các thủ tục hải quan tại cảng, kho, sân bay và các thủ tục liên quan kể từ khi nhận chi tiết hàng từ khách hàng cho đến khi giao xong cho khách hàng.
+ Kiểm tra hàng trước khi giao nhận nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
Phòng hành chính nhân sự:
- Đề ra những kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực.
- Hỗ trợ giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự.
- Xây dựng nội quy và chính sách về hành chính nhân sự cho toàn công ty.
- Tìm kiếm và tuyển ứng viên phù hợp nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho công ty.
- Giám sát, điều hành và quản lý nguồn nhân lực của công ty.
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Với kinh nghiệm có mặt trên thị trường xuất nhập khẩu lâu năm, công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí đã có được mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu, các chủ container, các hệ thống đại lý rộng rãi trên một số nước, công ty đã có thể tự tin đưa ra một mức giá cạnh tranh Công ty cung cấp đa dạng các dịch vụ về giao nhận hàng hóa như:
Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu:
Dịch vụ vận tải nội địa: Với kinh nghiệm hơn 8 năm về cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp, công ty luôn giữ được các tiêu chuẩn trong vận tải nội địa. Công ty cung cấp các dịch vụ như: vận chuyển bằng xe tải, vận chuyển nội địa chuyên tuyến, kinh doanh vận tải bằng đường bộ và đường thủy nội địa.
Giao nhận vận tải đa phương tiện:
- Vận tải đường biển: Với việc đưa vào khai thác 2 cảng nước sâu tại Cái Mép – Thị Vải đã đưa nhiều hãng tàu mở tuyến vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến với các thị trường trọng điểm, không cần chuyển tải qua các cảng trung chuyển trong khu vực như Singapore, HongKong,… Biết được nhu cầu này của khách hàng công ty đã tận dụng tối đa lợi thế này để đảm bảo được chất lượng và tiết kiệm thời gian cho khách hàng Công ty luôn luôn đưa ra nhiều dịch vụ để có thể phục vụ khách hàng như: hàng lẻ (LCL) hàng nguyên container (FCL), dịch vụ vận chuyển container hàng nhập theo các phương thức như: nhận hàng tại cảng (CY - CY), nhận hàng tại xưởng (Door – CY) hay phương thức giao hàng đến tay người nhận (Door – Door), dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng hóa.
- Vận tải hàng không: Công ty đang phát triển rất tốt về dịch vụ vận tải hàng không, luôn muốn mang đến cho khách hàng một dịch vụ nhanh và an toàn, giữ quan hệ tốt với các hãng hàng không quốc gia để tạo cho khách hàng một niềm tin tuyệt đối. Các dịch vụ cung cấp như: đưa hàng từ kho đến sân bay (Door to Airport), giao hàng từ sân bay về kho (Airport to Door), nhận hàng từ kho này chuyển đến kho khác (Door to Door).
Dịch vụ khai báo hải quan: là một trong những hoạt động nằm trong chuỗi dịch vụ được cung ứng cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa Sự phức tạp về các thủ tục gây ra những khó khăn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa Hiểu được sự khó khăn này, công ty đã đưa ra nhiều dịch vụ như:
- Lên tờ khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi.
- Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan.
- Thục hiện thông quan cho tất cả các loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan,…
- Tư vấn giấy phép nhập khẩu, mã số thuế nhập khẩu.
- Giúp khách hàng trách các phát sinh sau thông quan.
Sau những khó khăn từ các quá trình, nhân viên tại công ty đã có thể nâng cao được tính chuyên nghiệp về nghiệp vụ khai báo hải quan, nắm vững văn bản pháp luật hải quan, chính sách thuế, chế độ miễn giảm thuế,… liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu.
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí từ năm 2017 đến 2019
1.4.1 Cơ cấu dịch vụ của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí.
Hoạt động của công ty gồm thương mại và dịch vụ nhưng em chỉ tập trung phân tích chủ yếu các số liệu kinh doanh từ năm 2017 đến năm 2019 đặc biệt là mảng dịch vụ như: giao nhận đường biển, giao nhận đường hàng không, vận tải nội địa và khai thuế hải quan Đây là các dịch vụ chính và đem lại nguồn thu chủ yếu cho công ty,giúp doanh thu tăng trưởng mạnh và khẳng định chất lượng về dịch vụ trong từng đơn hàng của công ty.
(Đơn vị tính: triệu VNĐ) Năm
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng
Dịch vụ giao nhận đường biển 1.026 31.83% 866 38.83% 2.453 40.34%
Dịch vụ giao nhận đường hàng không 687 21.32% 1.079 22.46% 1.466 24.11%
(Nguồn: Phòng kế toán năm 2019 của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí) Bảng 1: Cơ cấu dịch vụ trong kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 - 2019.
Doanh số kinh doanh của từng loại dịch vụ
Dịch vụ giao nhận đường biển Dịch vụ giao nhận đường hàng không
Vận tải nội địa Khai thuê hải quan
(Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Biểu đồ 1: Doanh số kinh doanh của từng loại dịch vụ tại công ty giai đọan 2017 -2019.
Dựa vào bảng, ta có thể thấy trong năm 2017 dịch vụ giao nhận đường biển chiếm tỉ trọng cao nhất 31.83% và dịch vụ vận tải nội địa là thấp nhất với 20.42% Dịch vụ giao nhận bằng đường biển chiếm tỉ trọng cao nhất chủ yếu vì tính đã dạng, vận chuyển được nhiều mặt hàng khác nhau với khối lượng lớn và cước phí thấp nên đã thu hút được sự lựa chọn của khách hàng so với các phương thức vận chuyển khác. Năm 2018 có thể nói là năm doanh thu tăng lên một cách đáng kể so với năm
2017 Hầu hết các dịch vụ đều tăng, 1.026.000.000 đồng lên đến 1.866.000.000 đồng về dịch vụ giao nhận đường biển hoặc dịch vụ giao nhận đường hàng không cũng được công ty đẩy mạnh hơn từ 687.000.000 đồng lên đến 1.079.000.000 đồng Đây cũng được cho là một dấu hiệu đáng mừng cho công ty.
Nhìn chung, vào năm 2019 cơ cấu dịch vụ của các ngành cũng không có nhiều sự biến đổi Tình hình doanh thu so với năm 2018 cũng tăng lên khá nhiều do khách quan, chủ yếu là do nhiều biến động của nền kinh tế trong và ngoài nước Nhưng nhìn vào doanh thu cũng thể hiện một điều rằng công ty đã có hướng phát triển và có lối đi đúng đắn.
1.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 -2019.
(Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.223 4.805 6.080
Doanh thu hoạt động tài chính 59 87 102
Chi phí quản lý doanh nghiệp 63 93,6 132
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 320,6 474,1 733
Thuế thu nhập doanh nghiệp 66,5 97 150,2
(Nguồn: Phòng kế toán năm 2019 của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí)
Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 -2019.
Dựa vào bảng 2, ta có thể thấy rằng công ty đã cố gắng hoàn thiện hơn Bằng chứng dựa vào doanh thu không ngừng tăng mạnh của công ty qua nhiều năm Đặc biệt là doanh thu tăng vượt bậc từ 4.805.000.000 đồng vào năm 2018 đã tăng lên đến 6.080.000.000 đồng vào năm 2019.
Với nhu cầu về ngành logistics ở Việt Nam hiện nay, công ty đã luôn không ngừng cố gắng phát triển để có thể mang đến sự uy tín và dần khẳng định vị trí của mình trong lòng các khách hàng đã tin tưởng công ty.
Nội dung chính của chương xoay quanh vấn về giới thiệu về Công ty TNHHTMDV Đầu tư Tân Minh Trí Giới thiệu về lịch sử hình thành, phát triển, lĩnh vực hoạt động, bộ máy nhân sự, tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TMDV ĐẦU TƯ TÂM MINH TRÍ
Khái quát quy trình thực hiện giao nhận nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH
Quy trình giao nhận này thể hiện những kinh nghiệm tích lũy được, sự tổng hợp các trường hợp thực tế để xây dựng lên một quy trình đơn giản nhưng hiệu quả để mỗi nhân viên làm việc theo đúng trình tự được đặt ra mà vẫn đảm bảo hiệu suất cao trong công việc.
Bướ c Quy trình Bộ phận đảm nhận
1 Ký kết hợp đồng dịch vụ Phòng kinh doanh
2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ (Liên hệ khách hàng để sửa đổi và bổ sung nếu có sai sót) Bộ phận chứng từ
3 Lấy lệnh giao hàng Bộ phận giao nhận
4 Thủ tục hải quan Bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận kết hợp
5 Lấy hàng, kiểm tra và giao hàng cho khách hàng Bộ phận giao nhận
6 Quyết toán và lưu hồ sơ Bộ phận chứng từ
Bảng 3: Sơ đồ quy trình thực hiện giao nhận nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH
TMDV Đầu tư Tân Minh Trí.
2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí.
2.2.1 Giới thiệu sơ lược thông tin về lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí.
- Nhà xuất khẩu: TORAY TEXTILES (THAILAND) PUBLIC COMPANY LIMITED.
- Địa chỉ: 5 th floor, Bubhajit, 20 North Sathorn RD, Bangrak, Bangkok 10500, Thailand.
- Nhà nhập khẩu: KIM THANH TEXTILES & GARMENT CO., LTD.
- Địa chỉ: Số 66, Đường số 9, Ấp Tân Định, Xã Tân Thông Hội, Huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Đại lý giao nhận: Công Ty TNHH TMDV Đầu Tư Tân Minh Trí.
- Cảng xếp hàng: SUVARNABHUMI AIRPORT, THAILAND.
- Cảng dỡ hàng: TAN SON NHAT AIRPORT, HO CHI MINH CITY, VIET NAM.
- Cảng đích: TAN SON NHAT AIRPORT, HO CHI MINH CITY, VIET NAM.
- Tên hàng: Woven Fabric FR2301MU – 100% Polyster, width: 58” – Vải dệt thoi 100% Polyester 58”, mới 100% - FR2301MU.
- Số lượng: 15.177 MTS đóng trong 27 thùng cartons.
2.2.2 Bước 1: Ký kết hợp đồng
Quy trình khái quát tại công ty:
- Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí nhận thông tin về lô hàng nhập khẩu sau đó tiến hành báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với công ty Nhập Khẩu theo những thỏa thuận đã bàn trước.
- Các điều khoản sẽ phải đảm bào những điều sau:
+ Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí sẽ thay mặt công ty Nhập Khẩu làm các thủ tục hải quan, ký nhận thông báo thuế, biên lai nộp thuế, nhận chứng từ vận chuyển từ hãng hàng không, giao hàng cho nhà nhập khẩu đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận.
+ Công ty Nhập Khẩu có nghĩa vụ chuyển tất cả các thông tin chúng từ cần thiết về lô hàng cho Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí đồng thời gửi kèm giấy giới thiệu cho Công ty Tân Minh Trí Đồng thời, công ty Nhập Khẩu cũng phải hoàn thành nhiệm vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật và thanh toán tiền cho Công ty Tân Minh Trí như đã thỏa thuận sau khi nhận được hàng và các chứng từ cần thiết.
Cụ thể ở lô hàng nhập khẩu này:
- Sau khi hợp đồng thương mại được ký kết giữa Công ty Kim Thành Textiles & Garment Co., Ltd và Công ty Toray Textiles (Thailand) Public Company Limited thì Công ty Kim Thành thông báo thông tin về lô hàng cho công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí để tiến hành báo giá và ký kết hợp đồng theo những thỏa thuận đã bàn trước.
- Vì tính chất bảo mật nên hợp đồng dịch vụ sẽ không được công khai các điều khoản nhưng vẫn đảm bảo các điều sau đây:
+ Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí sẽ thay mặt Công ty Kim Thanh Textiles & Garment Co., Ltd làm các thủ tục khai báo hải quan, ký nhận thông báo thuế, biên lai nộp thuế, nhận chứng từ vận chyển từ hãng hàng không, giao hàng cho chủ hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận.
+ Công ty Kim Thành Textiles & Garment Co., Ltd có nghĩa vụ chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí đồng thời gửi kèm giấy giới thiệu cho Công ty Tân Minh Trí để thay mặt công ty Kim Thành làm việc với hãng hàng không và Hải quan.
+ Mặt khác, Công ty Kim Thành Textiles & Garment Co., Ltd cũng phải hoàn thành nhiệm vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật Sau khi nhận được hàng và các chứng từ cần thiết thì phải thanh toán tiền cho Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí như đã thỏa thuận.
2.2.3 Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Quy trình khái quát tại công ty:
- Sau khi nhận được bộ chứng từ của công ty Nhập Khẩu thì nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ một cách nhanh chóng, chính xác để đảm bảo tính đồng nhất và hợp lệ các thông tin.
- Trường hợp các số liệu không trùng khớp giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên hệ với công ty Nhập Khẩu để kịp thời bổ sung và thông báo cho công ty Xuất Khẩu khi có sự điều chỉnh gấp.
- Một số trường hợp do lỗi của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí không thông báo cho công ty Nhập Khẩu để kịp thời bổ sung thì công ty phải chịu trách nhiệm về các khoản phí điểu chỉnh.
Cụ thể ở lô hàng nhập khẩu này:
- Sau khi nhận được bộ chứng từ của Công ty Toray Textiles (Thailand) Public Company Limited thì bên Kim Thành Textiles & Garment Co., Ltd sẽ kiểm tra sơ bộ và gửi fax các chứng từ cần thiết chi bộ phận chứng từ của phòng xuất nhập khẩu Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí gồm có (đính kèm phụ lục):
+ Hợp đồng ngoại thương (sales contract) số 7E/T49700-T50100 (A) được ký vào ngày 14/10/2020.
+ Hóa đơn thương mại (Invoice) số E 001511 được cấp ngày 14/10/2020
+ Bảng kê chi tiết (Packing list) ngày 14/10/2020.
+ Thông báo hàng đến (Arrival Notice) ngày 17/10/2020.
+ Vận đơn đường hàng không (Airway Bill) số ABK120102001 được phát hình vào ngày 16/10/2020.
+ Giấy giới thiệu của Công ty Kim Thành Textiles & Garment CO.,Ltd.
- Trường hợp các số liệu không trùng khớp giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên hệ với công ty nhập khẩu để kịp thời bổ sung và thông báo cho công ty xuất khẩu khi có sự điều chỉnh gấp Một số trường hợp do lỗi của Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí không thông báo cho công ty nhập khẩu để kịp thời bổ sung thì công ty phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí điều chỉnh
- Tiếp theo, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra một cách nhanh chóng, chính xác để đảm bảo tính đồng nhất và hợp lệ các thông tin sau:
Bảng kê chi tiết (Packing List)
Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giảm sát Hải quan
Textiles & Garment Co., Ltd Địa chỉ: Số 66, đườn dố 9, ấp
Tân Định, xã Tân Thông Hội, huyện Củ Chi, TP.HCM
Số hóa đơn: E 001511 cấp ngày 14/10/2020 X X X
Polyester, width: 58” – Vải dệt thoi 100% Polyester 58”, mới 100% - FR2301MU
Tổng trị giá đơn hàng:
32.934,09 USD X X Điều kiện Incoterms: CIF HO
Cảng dỡ hàng: TAN SON
Bảng 4: Nội dung kiểm tra bộ chứng từ.
2.2.4 Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).
Quy trình khái quát tại công ty
- Trước ngày hàng về, công ty sẽ được công ty On Time Worldwide Logistics (Vietnam) Co., Ltd gửi thông báo hàng đến qua email
- Tiếp nhận thông tin, nhân viên giao nhận của bộ phận chứng từ sẽ đến hãng hàng không trình các chứng từ cần thiết để lấy lệnh giao hàng.
- Lệnh giao hàng là một chứng từ quan trọng để khi doanh nghiệp xuất trình thì cảng hàng không sẽ xem xét các thông tin có khớp với Airway Bill không, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng hàng không chỉnh sửa, điều chỉnh xong thì hãng hàng không sẽ đóng dấu “CORRECTION” vào chỗ đã sửa Nếu có sai sót trên D/O, hãng hàng không sẽ không đồng ý giao hàng, điều đó dẫn đến sự trì hoãn, mất thời gian nhận hàng, phí lưu kho, lưu bãi,…
Đánh giá
- Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, trình độ chuyên môn cao luôn cố gắng đáp ứng những dịch vụ nhanh gọn và hiệu quả nhất cho khách hàng. Luôn phản ứng kịp thời trước những sai sót và xử lý những tình huống bất ngờ phát sinh giúp hàng hóa luôn được giao đến khách hàng đúng hạn, kịp thời, đảm bảo số lượng và chất lượng trong suốt quá trình giao nhận.
- Bên cạnh đó, môi trường làm việc vui vẻ, hòa đồng giúp cho các phòng ban dễ dành gắn kết chặt chẽ và hỗ trợ nhau trong công việc giúp cho thời gian phân bổ công việc được đồng đều và đảm bảo hiệu suất làm việc được tốt nhất.
- Hoạt động nhiều năm trong ngành, Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí dần có nhiều mối quan hệ mật thiết với các hãng tàu, hãng hàng không nên dễ dàng và thường xuyên cập nhật được giá các tuyến đường vận chuyển, giúp cho nhân viên giao nhận thực hiện lấy lệnh cũng như rút ngắn được một số bước không cần thiết.
- Ngoài ra, do luôn đảm bảo uy tín, chất lượng dịch vụ tốt và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp nên công ty cũng có một lượng khách hàng thân thiết, gắn bó lâu dài giúp cắt giảm các chi phí về marketing và nhiều khoản chi phí khác.
- Hiện tại, khâu khai báo Hải quan của công ty còn chậm và có những sai sót không đáng có, gây bất lợi cho những hợp đồng cần gấp hay khi hàng về vào những dịp lễ, cuối năm làm công ty tốn những chi phí không cần thiết Mất nhiều thời gian trong việc tranh luận mã H.S, mất chi phí “thống nhất” mã H.S giữa hải quan và nhân viên giao nhận Nhân viên giao nhận chưa nắm rõ về tính năng, công dụng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo cũng như chất liệu của lô hàng dẫn đến tốn nhiều chi phí, chậm tiến độ giao hàng cho khách hàng.
- Các nhân viên giao nhận gặp nhiều khó khăn trong quá trình làm thủ tục Nhiều trường hợp do thiếu chứng từ hay các chứng từ không hợp lệ đãn đến kéo dài thời gain giao hàng, gây ra nhiều khoản chi phí phát sinh và mất uy tín với khách hàng.
- Ngoài ra, do quy trình chịu nhiều tác động của hải quan, hãng tàu, hãng hàng không và cơ quan cấp chứng từ liên quan Bên cạnh đó, do quy trình có nhiều khâu và khá phức tạp nên đòi hỏi mất nhiều thời gian và chi phí Đòi hỏi sự hợp tác, hỗ trợ tốt giữa các nhân viên bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận phải thật tốt để tránh những sai sót về chứng từ dẫn đến khó khăn gây ảnh hưởng đến quá trình giao nhận.
Nội dung chính của chương xoay quanh thực trạng về thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa, phân tích chuyên sâu giúp dễ hình dung hơn về một quy trình giao nhận trong thực tế.
Từ những kiến thức đã học ở trường cùng với việc áp dụng những kiến thức thực tế được các anh chị trong công ty hướng dẫn trong quá trình thực tập em đưa ra đánh giá và nhận định về những lợi thế và khó khăn trong quy trình thực hiện thủ tục trong quá trình giao nhận.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH
Cơ sở đề xuất giải pháp
Công ty TNHH TMDV Đầu tư Tân Minh Trí luôn nỗ lực phấn đầu để trở thành công ty giao nhận được nhiều khách hàng yêu thích, mang đến những giải pháp tốt nhất với đội ngũ nhận viên dày dặn kinh nghiệm và trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt nam.
- Cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất có thể thỏa mãm nhu cầu của khách hàng.
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và nhân văn, không ngừng nỗ lực nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của toàn thể nhân viên.
- Đóng góp tích cực vào các hoạt động hướng về cộng đồng, hài hòa lợi ích công ty với lợi ích xã hôi.
- Cải tiến liên tục: văn hóa và động lực để phát triển.
- Hợp tác: Sẵn sàng hợp tác trên tinh thần đôi bên cùng phát triền.
- Tôn trọng: Luôn luôn tôn trọng khách hàng, nhân viên và đối tác.
- Chăm sóc: Chăm sóc khách hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu.
- Trách nhiệm: Luôn có trách nhiệm với những dịch vụ mà mình đã cung cấp.
Một số giải pháp để khắc phục nhược điểm của công ty nhằm nâng cao hiệu quả công việc
Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã H.S hàng hóa
Mặc dù doanh nghiệp đã có dự chuẩn bị và nghiên cứu rất kỹ về mã H.S của hàng hóa mình nhập khẩu, nhưng phía Hải quan muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã H.S ở mức thuế suất thấp Do đó gây ra việc làm thủ tục theo quy định bị héo dài thời gian và tốn nhiều chi phí Vì vậy, giải pháp đưa ra nhằm làm giảm thiểu thời gian tranh luận việc áp mã H.S giữa cơ quan hải quan và nhân viên giao nhận.
- Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng, tính năng, mục đích sử dụng, nguyên lí hoạt động, chất liệu,… của hàng hóa nhằm tạo thuận lời cho việc giải trình với cán bộ hải quan Để hoàn thiện việc này, cần có sự kết hợp của cả nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ để áp mã hàng hóa (mã H.S) chính xác, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát về lô hàng cũng như cơ cấu của biểu thuế xuất nhập khẩu Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trên tờ khai vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước Trên thực tế, áp đúng mã hàng hóa không phải là việc đơn giản vì vậy nên yêu cầu sự hỗ trợ của các kiến thức và khả năng linh hoạt của nhân viên chứng từ để đưa ra mã H.S thích hợp nhất cho hàng hóa.
- Nhân viên chứng từ phải luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan.
Giải pháp trong việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan
Hiện nay, việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục hải quan gây cho quy trình chậm hơn dự kiến vì công ty phải mất thời gian khoảng 1 ngày làm việc để chỉnh sửa và đóng dấu lại chứng từ Khi hải quan phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để sửa lai.
- Vì là công ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phòng xuất nhập khẩu bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu. Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ Phòng xuất nhập khẩu nên bố trí nhân viên chứng từ nhập khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa nhập khẩu và nhân viên chứng từ xuất khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa xuất khẩu Nhân viên chứng từ điền đầy đủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu lô hàng Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ.
- Kết hợp với cơ quan hải quan để nắm bắt các quy định của cơ quan hải quan.
Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu suất của công ty
Ưu tiên nguồn vốn để nâng cao cơ sở vật chất
Công ty TNHH Tân Minh Trí cần dự trụ nguồn vốn nhất định để nâng cao cơ sở vật chất, trang thiết bị tiên tiến, để phục vụ cho công tác quản lý Cần chủ động hơn trong việc sử dụng nguồn vốn bằng cách đầu tư sở hữu phương tiện vận tải riêng với số lượng nhất định, để tối ưu và chủ động hơn trong quy trình giao nhận hàng hóa, tiết kiệm thời gian và tăng khả năng cạnh tranh, ngoài ra công ty còn có thể dụng phương tiện vận tải của mình để chuyên chở thuê cho các công ty logistics khác, nhằm tăng nguồn thu cho công ty
Nâng cao nghiệp vụ và trình độ của nhân viên
Thường xuyên tổ chức những lớp học nhằm đào tạo và trau dồi kĩ năng cho nhân viên, nhất là các kiến thức về công nghệ ở thời đại hội nhập 4.0 ngày nay Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt và quyết định trong sự thành bại của một công ty Do đó, công ty cần sử dụng một số chi phí vào việc thường xuyên cho nhân viên tham gia các lớp học về kĩ năng nghiệp vụ, giúp nhân viên trau dồi kiến thức và khả năng để hoàn thành tốt công việc Cần có những chính sách khen thưởng, khích lệ những nhân viên làm việc tốt, tạo động lực cho nhân viên làm việc và phát huy hết khả năng Bên cạnh đó, cần có nhiều chính sách để nạp thêm nhân tài bằng cách thường xuyên đến các trường đại học chuyên đào tạo sinh viên về khối ngành logistics, tổ chức những buổi học ngoại khóa hay những học bổng cho các sinh viên xuất sắc để từ đó nắm bắt được những nguồn nhân lực chất lượng cao, thường xuyên đăng tuyển chiêu dụ nhân tài trên các kênh truyền thông Tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội học tập từ những người có kinh nghiệm, tự tìm hiểu thêm về các thay đổi trên thị trường, cập nhật những kiến thức mới trong ngành giao nhận vận tải
Nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận
Xây dựng hệ thống nhằm đảm bảo chất lượng làm việc của các phòng ban, thường xuyên tạo những hoạt động vui chơi giúp gắn kết chặt chẽ mối quan hệ giữa các nhân viên, giúp tạo mối quan hệ bền vững để hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả Thường xuyên kiểm tra chất lượng công việc của nhân viên giao nhận, tạo môi trường làm việc thôi mái để bộ phận giao nhận dễ dàng phát huy hết khả năng nhưng cũng cần kiểm soát chặt chẽ tránh những trường hợp nhân viên làm việc không hiệu quả Có những mục tiêu nhằm nâng cao và phát triển đưa chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty ngày được nâng cao
Nâng cao dịch vụ khách hàng
Công ty cần tăng cường dịch vụ hỗ trợ khách hàng, cung cấp dịch vụ chất lượng uy tín, cải thiện thời gian cũng như chi phí để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước Thường xuyên có những chính sách marketing để thu hút khách hàng mới Cần mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên để cải thiện quy trình dịch vụ hoàn thiện trên cơ sở tối ưu chi phí và thời gian cho khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng, nhà cung ứng và tích hợp hệ thống thông tin Công ty cần xây dựng hệ thống thông tin tích hợp trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Hệ thống này cần phải đảm bảo bao quát được toàn bộ quy trình luân chuyển thông tin: báo giá, yêu cầu xếp hàng, đặt chỗ, lệnh nhận – xuất hàng, lệnh xuất – nhập kho, chuyển kho, kế toán, khai báo danh mục dùng chung, hệ thống và liên kết mạng lưới Để từ đó, giúp công ty dễ dàng theo dõi và nắm bắt được tiến độ của các lô hàng.
Nội dung chính của chương là việc em rút ra được một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình, tháo gỡ những khó khăn trong quá trình làm việc, góp phần hoàn thiện hơn các bước thủ tục Hải quan của công ty trong quá trình thông quan hàng hóa trong quá trình thực tập tại công ty.