THỰC TRẠNG VỀ QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỐC LÁ .... 9Hình 2.3 Cơ cấu nhân sự giữa các phòng ban tại Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá .
QUY TRÌNH VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT KHẨU THUỐC LÁ
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỐC LÁ
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá
Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá, thành viên của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, hoàn toàn thuộc sở hữu nhà nước Dưới đây là những thông tin cơ bản về công ty.
Tên đầy đủ: Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá
Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá
Tên đối ngoại: Vinataba Tobacco Import Export Company
Vinataba Imex là công ty có trụ sở chính tại 41 Lê Quý Đôn, Phường 7, Quận 3, TP Hồ Chí Minh Công ty cũng có văn phòng đại diện tại 20 đường Yết Kiêu, Quận Hoàn Kiếm, Thủ đô Hà Nội, cùng với bộ phận giao nhận đặt tại 31 Nguyễn Trãi, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng.
Mã số thuế của Doanh nghiệp: 0101216069-004 Điện thoại: +84.28.3932.2330, +84.28.3932.1597
Email: sales@vinataba-imex.com
Website: www.vinataba-imex.com
Hình 2.1 Logo Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá
Xuất nhập khẩu Thuốc lá (Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
2.1.2 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty Xuất Nhập khẩu Thuốc lá (Vinataba Imex), thành lập theo Quyết định của Bộ Công Nghiệp Thực Phẩm vào năm 1986, là đơn vị thành viên của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty đã thành lập phòng Xuất khẩu vào năm 1997 để phát triển thị trường thuốc lá quốc tế, nhằm giảm nhập siêu Vốn ban đầu của công ty là 800 triệu đồng, đã tăng lên hơn 200 tỷ đồng vào năm 2016.
Trong vòng 34 năm qua (1986 – 2020), Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá đã vinh dự đạt được những phần thưởng cao quý của Nhà nước như:
Huân chương Lao động hạng Ba (2002)
Huân chương lao động hạng Nhì (2007)
Cờ thi đua của Chính phủ (2009)
Huân chương lao động hạng Nhất (2011)
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá
Dựa trên các chiến lược phát triển của Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam, công ty XNK Thuốc lá cần thực hiện những chức năng quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu và mục tiêu đề ra.
Thực hiện khung giá cho việc mua bán nguyên phụ liệu, vật tư và thiết bị nhập khẩu, đồng thời đề xuất các chính sách cụ thể từ Tổng Công ty, Bộ quản lý ngành và các cơ quan Nhà nước nhằm khuyến khích phát triển hàng xuất khẩu và nhập khẩu với hiệu quả kinh tế cao.
Tổng Công ty thông báo đến các đơn vị sản xuất về tình hình thị trường, giá cả, thông tin khoa học kỹ thuật và sản phẩm mới theo yêu cầu của đối tác nhập khẩu trong và ngoài nước Mục tiêu là đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Để nâng cao chất lượng sản phẩm và đạt hiệu quả kinh tế cao, cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị sản xuất, cử cán bộ đi nước ngoài nghiên cứu thị trường, tham gia hội chợ triển lãm quốc tế và học hỏi kinh nghiệm khoa học kỹ thuật.
Bên cạnh đó, công ty XNK Thuốc lá thực hiện các nhiệm vụ sau:
Kinh doanh xuất nhập khẩu các nguyên phụ liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng, thuốc lá điếu và xì gà phục vụ cho ngành thuốc lá
Ngành thuốc lá tại Việt Nam bao gồm nhiều sản phẩm đa dạng như thuốc lá sợi, thuốc lá lá, vỏ cây và phụ liệu thuốc lá Ngoài ra, thị trường còn có các sản phẩm thuốc lá bao như thuốc lá điếu và xì gà với nhiều chủng loại và nhãn hiệu phong phú.
CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CẤU NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY
2.2.1 Cơ cấu tổ chức hoạt động:
Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá có cơ cấu tổ chức bao gồm các phòng ban như sau: Ban giám đốc: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc
Các phòng ban: Phòng Xuất khẩu, phòng Nhập khẩu, phòng Phát triển kinh doanh, phòng Kế toán tài chính và phòng Tổ chức hành chính
1 Văn phòng đại diện tại Hà Nội
1 Bộ phận giao nhận tại Hải Phòng
Hình 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty XNK Thuốc lá
Xuất nhập khẩu Thuốc lá
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Chức năng tùng bộ phận phòng ban:
Giám đốc là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm điều hành và quản lý tất cả các hoạt động Họ là người có quyền hạn cao nhất và trực tiếp báo cáo tình hình hoạt động cho các lãnh đạo cấp cao tại Tổng công ty.
Hai Phó Giám Đốc chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý và điều hành các phòng ban Họ cũng quản lý tài chính và nhân sự, đồng thời lập kế hoạch kinh doanh cho công ty Với quyền hạn cao, họ đứng sau Giám đốc trong cơ cấu lãnh đạo.
Phòng Kế toán Tài chính chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình tài chính nhằm hỗ trợ đầu tư mới và nâng cấp cơ sở hạ tầng, thiết bị làm việc, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ Đồng thời, phòng cũng theo dõi tình hình kinh doanh để phát triển các chiến lược phù hợp và đảm bảo sự cân đối tài chính cho công ty.
Phòng Tổ chức Hành chính chịu trách nhiệm lập và thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới, đồng thời tổ chức đào tạo cho cán bộ, nhân viên nhằm giúp họ hội nhập và nâng cao kỹ năng Phòng cũng đảm bảo hoàn thiện và duy trì văn hóa công ty, tổ chức các hoạt động và phong trào trong các dịp lễ để gắn kết các phòng ban và cán bộ công nhân viên trong công ty.
Phòng Xuất khẩu và Nhập khẩu chịu trách nhiệm theo dõi giá cả thị trường thuốc lá, đàm phán hợp đồng và giá cả trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Phó Giám đốc để ký kết với các đối tác Ngoài ra, phòng cũng quản lý điều hành, thực hiện quy trình và thủ tục, đồng thời theo dõi quá trình đóng hàng cho hoạt động xuất nhập khẩu theo đúng quy định của Nhà nước.
Phòng Phát triển kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc về chiến lược kinh doanh và đầu tư, đồng thời nghiên cứu và phát triển thị trường trong nước và quốc tế Phòng cũng tổ chức các hoạt động khuyến mãi và tiếp thị nhằm nâng cao hình ảnh và uy tín của Công ty, góp phần vào sự ổn định và phát triển kinh doanh Ngoài ra, việc tham gia hội chợ và sự kiện giúp tìm kiếm thị trường tiềm năng và hỗ trợ các phòng ban khác tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của công ty.
Văn phòng đại diện Hà Nội chịu trách nhiệm tổ chức và phối hợp với các phòng nghiệp vụ để thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời thu thập và xử lý yêu cầu của khách hàng công ty tại khu vực phía Bắc.
Trạm giao nhận Hải Phòng chuyên tổ chức vận chuyển và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cam kết đảm bảo an toàn, hiệu quả và chất lượng ổn định cho tất cả các lô hàng.
2.2.2 Cơ cấu các nguồn lực trong công ty
Hình 2.3 Cơ cấu nhân sự giữa các phòng ban tại Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá
Xuất nhập khẩu Thuốc lá
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá hiện có 41 nhân sự, với cơ cấu nhân viên được phân bổ hợp lý theo chức năng và đặc điểm công việc của từng phòng ban Ba phòng ban có số lượng nhân viên đông nhất là Kế toán, Nhập khẩu và Xuất khẩu, do công việc của họ liên quan chặt chẽ đến hoạt động xuất nhập khẩu, lợi nhuận và lợi ích lâu dài của công ty Dưới đây là bảng mô tả chi tiết cơ cấu nhân sự của công ty.
Phòng ban Nhân sự Quản lý Nhân viên
Phòng phát triển kinh doanh 3 1 2
Phòng kế toán tài chính 7 1 6
Phòng tổ chức hành chính 6 1 5
VP Đại diện Hà Nội 4 1 3
Bảng 2.1 Cơ cấu phân bổ nhân sự tại Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Giới tính Trình độ học vấn Độ tuổi
Trên Đại học Đại học
Cao đẳng và Trung cấp
Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn lực theo giới tính, trình độ học vấn và độ tuổi tại Công ty
Xuất nhập khẩu Thuốc lá
Công ty có ba ưu thế nổi bật trong cơ cấu nguồn nhân lực Thứ nhất, số lượng nam nhân viên chiếm ưu thế với 26 người so với 15 nữ, điều này phù hợp với yêu cầu công việc trong ngành xuất nhập khẩu, nơi cần sự nhanh nhẹn và sức khỏe để làm việc tại các cảng bãi Thứ hai, khoảng 88% nhân viên, tương đương 36 người, có trình độ từ cử nhân trở lên, cho thấy họ được đào tạo bài bản và có hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực xuất nhập khẩu Cuối cùng, hầu hết nhân viên đều có nhiều năm kinh nghiệm, điều này giúp công ty duy trì hiệu quả và chất lượng trong công việc.
Khoảng 72% nhân viên trong công ty sở hữu gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, điều này giúp công ty nhanh chóng thích nghi và nắm bắt kịp thời các biến động trong hoạt động kinh doanh.
Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá sở hữu nguồn nhân lực chất lượng cao, mang lại nhiều lợi thế cho sự ổn định và phát triển Điều này giúp công ty sẵn sàng vượt qua những thách thức trong quá trình kinh doanh.
Trước năm 2000, vốn điều lệ của công ty đạt 113.899.000.000 đồng Từ năm 2000 đến nay, vốn điều lệ đã tăng lên đáng kể, phản ánh sự phát triển mạnh mẽ của công ty.
Công ty được thành lập với vốn ban đầu 800 triệu đồng, và sau đó đã tăng trưởng mạnh mẽ, đạt hơn 200 tỷ đồng vào năm 2016, thể hiện sự phát triển vượt bậc với tổng vốn hiện tại lên đến 120 tỷ đồng.
Dựa trên số liệu, công ty đang có sự phát triển rõ rệt và mở rộng hoạt động kinh doanh Điều này sẽ tạo ra lợi thế lớn, giúp công ty tăng cường niềm tin từ các đối tác trong và ngoài nước.
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỐC LÁ TRONG GIAI ĐOẠN 2021-2022
2.3.1 Sản phẩm và thị trường xuất khẩu
Công ty đã đạt được thành công trong việc mở rộng và phát triển xuất khẩu thuốc lá bao và vỏ cây thuốc lá, với các nhãn hiệu nổi bật như Tex, Fort, BlueRiver, President và Gold Seal.
Công ty đã mở rộng mạng lưới xuất khẩu thuốc lá và các sản phẩm liên quan ra khắp toàn cầu, không chỉ tập trung vào các thị trường truyền thống như Châu Phi, Trung Đông, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, mà còn tìm kiếm cơ hội mới tại Bắc Mỹ, Trung Mỹ và Nam Mỹ, bao gồm các thị trường như Belize và Houston.
STT Thị trường Tên hàng Số lượng (bao/năm)
Bảng 2.3 Sản lượng XK trung bình theo thị trường giai đoạn 2021-2022
(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)
2.3.2 Điều kiện thương mại và phương thức thanh toán trong hoạt động xuất khẩu của Công ty
Công ty chủ yếu thực hiện các hợp đồng theo điều kiện FOB Incoterms 2010, mặc dù đã có bản cập nhật Incoterms 2020 Ngoài ra, công ty cũng áp dụng một số điều kiện khác như CIF và DAF Phương thức thanh toán chính được sử dụng là chuyển tiền bằng điện (TTR), trong khi chỉ khoảng 15% trường hợp sử dụng tín dụng chứng từ (L/C) Đối với hoạt động xuất khẩu, USD là đơn vị tiền tệ chính được sử dụng trong các giao dịch với đối tác nước ngoài.
Dựa trên đặc điểm ngành hàng và môi trường công ty, việc áp dụng các điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán là hợp lý Tình hình hoạt động xuất khẩu của công ty trong giai đoạn 2020-2022 cho thấy sự phát triển ổn định và thích ứng với thị trường.
Kim ngạch xuất khẩu của công ty giai đoạn 2020-2021:
STT Chỉ tiêu ĐVT TH năm
3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 70.84 86.56 122.19
4 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 14.89 12.44 83.52%
Bảng 2.4 Kim ngạch xuất khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá năm 2021
(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)
Giai đoạn 2020-2021 chứng kiến Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới phải đóng cửa do đại dịch Covid-19, dẫn đến việc trì hoãn hoạt động của các công ty và ùn tắc hàng hóa tại các cảng Kim ngạch xuất khẩu năm 2021 giảm gần 20% so với năm 2020, chỉ đạt 29,03 triệu USD (~ 53,01 tỷ đồng) Tỷ giá USD/VND cũng biến động mạnh, với mức trung bình chỉ đạt 22.525 VND/USD vào năm 2021, thấp hơn so với 23.175 VND/USD năm 2020, ảnh hưởng đến giá trị xuất khẩu Thêm vào đó, từ năm 2019, thuế Tiêu thụ đặc biệt đối với thuốc lá tăng từ 70% lên 75%, cùng với thuế nhập khẩu 100%, làm tăng khoản nộp ngân sách của công ty và giảm lợi nhuận trước thuế.
Kim ngạch xuất khẩu của công ty giai đoạn 2021-2022:
STT Chỉ tiêu ĐVT TH năm 2021 TH năm 2022 %TH 2022 so với năm
3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 86.56 90.38 104.41%
4 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 12.44 10.50 84.43%
Bảng 2.5 Kim ngạch xuất khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu Thuốc lá năm 2022
(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)
Trong năm 2022, hoạt động sản xuất, thương mại và xuất nhập khẩu đã phục hồi nhưng cần thời gian để trở lại bình thường Tỷ giá tăng có lợi cho xuất khẩu, nhưng nhu cầu tiêu thụ thuốc lá tại Việt Nam và toàn cầu đang giảm Sự bùng nổ hàng nhái, hàng giả làm tăng cạnh tranh, trong khi nguồn cung nguyên phụ liệu gặp khó khăn khiến giá thành đầu vào tăng cao, cùng với chi phí vận tải tăng gấp 3-4 lần Kết quả, kim ngạch xuất khẩu chỉ đạt 22,83 triệu USD, tương đương 78,62% so với cùng kỳ năm 2021, và lợi nhuận trước thuế giảm còn 10,5 tỷ đồng Mặc dù lợi nhuận trước thuế giảm ít hơn kim ngạch xuất khẩu nhờ vào hoạt động dịch vụ và nhập khẩu, nhưng công ty vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức do nhu cầu hút thuốc giảm và chính sách hạn chế khói thuốc tại nhiều quốc gia.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỐC LÁ
2.4.1 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu:
Hình 2.4 Quy trình nghiệp vụ thực hiện hợp đồng và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty XNK Thuốc lá
2.4.2 Giới thiệu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thuốc lá
Cán bộ phòng Phát triển kinh doanh tiếp nhận thông tin từ khách hàng thông qua quá trình đàm phán và trao đổi, nhằm đạt được các thỏa thuận có lợi cho Công ty Đồng thời, họ cũng phân chia rõ ràng các quyền và nghĩa vụ giữa hai bên để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong hợp tác.
Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu, chuyên viên chứng từ phối hợp với phòng phát triển kinh doanh để đàm phán và đạt thỏa thuận có lợi cho công ty, phân chia quyền và nghĩa vụ rõ ràng giữa hai bên Nhân viên sau đó soạn thảo hợp đồng ngoại thương và gửi bản scan cho khách hàng xác nhận Hợp đồng cần bao gồm các điều khoản thiết yếu như tên hàng, số lượng, giá cả, cùng với các điều khoản về trọng tài và trường hợp bất khả kháng nhằm giảm rủi ro cho công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Nếu đối tác không đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng, họ sẽ gửi email yêu cầu bộ phận kinh doanh chỉnh sửa Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, hợp đồng sẽ được ký kết Khách hàng ký hợp đồng và gửi lại bản scan cho công ty Nhân viên chứng từ sẽ in ra 4 bản bằng tiếng Anh, giữ lại 2 bản và gửi 2 bản còn lại cho khách hàng.
Công ty chuyên mua bán hàng hóa, sau khi ký hợp đồng với khách hàng quốc tế, sẽ tiến hành liên hệ với đối tác trong nước để thực hiện hợp đồng nội địa.
Trong hợp đồng nội, nhân viên cần đàm phán với đối tác để xác định các điều khoản có lợi, rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của các bên Nội dung hợp đồng bao gồm tên hàng, số lượng và chất lượng tương tự như trong hợp đồng ngoại Tuy nhiên, điều khoản giá cả sẽ được quy định sao cho công ty mua với mức giá thấp hơn so với giá xuất khẩu.
Hiện nay, quy trình ký kết hợp đồng với khách hàng được phân chia thành hai loại: hợp đồng cho khách hàng thường xuyên và hợp đồng cho khách hàng lẻ (không thường xuyên).
Hình 2.5 Quy trình thực hiện hợp đồng
Ký kết hợp đồng nội và ngoại thương là bước quan trọng sau khi soạn thảo hợp đồng Công ty cần kiểm tra, thống nhất và xác nhận các điều khoản trong hợp đồng trước khi tiến hành ký kết.
Theo dõi và xác nhận tiến độ thanh toán là một bước quan trọng sau khi ký hợp đồng Công ty sẽ thanh toán 50% giá trị hợp đồng cho nhà sản xuất trong vòng 3 ngày sau khi ký kết, và 50% còn lại sẽ được thanh toán sau khi hoàn thành giao hàng Nhân viên sẽ thường xuyên theo dõi tiến độ sản xuất để báo cáo với khách hàng và thực hiện các bước tiếp theo Đối với hợp đồng ngoại thương, hầu hết các đơn hàng yêu cầu thanh toán 100% giá trị hàng hóa cho người bán theo phương thức TTR ngay sau khi ký hợp đồng, và tiền hàng sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng Vietcombank của công ty trước khi giao hàng.
Hình 2.6 Phương thức thanh toán lô hàng tại Công ty XNK Thuốc lá
Kế hoạch sản xuất là giai đoạn quan trọng, trong đó công ty triển khai sản xuất đơn hàng với các đơn vị cung cấp Quá trình này phụ thuộc vào điều kiện thỏa thuận và tiến độ thanh toán từ phía khách hàng.
Thanh toán một phần là quy trình trong đó công ty sẽ đề nghị in nhãn hiệu sau khi nhận đủ số tiền ứng trước theo thỏa thuận trong hợp đồng Khi hoàn tất bước thanh toán này, công ty sẽ tiếp tục thực hiện sản xuất hàng hóa.
Thanh toán đủ số tiền ứng trước theo thỏa thuận trong hợp đồng : Công ty làm công văn đề nghị sản xuất hàng hóa
Nhân viên theo dõi và cập nhật tiến độ sản xuất một cách thường xuyên Công ty thực hiện kiểm tra mẫu và chất lượng hàng hóa theo yêu cầu đã thỏa thuận Nhân viên cũng thông báo và trao đổi với khách hàng về tiến độ sản xuất Đối với việc in nhãn, nhân viên cần cung cấp thông tin về ngày hoàn thành dự kiến để khách hàng thực hiện thanh toán số tiền còn lại, từ đó tiếp tục giai đoạn sản xuất Sau khi khách hàng thanh toán, nhân viên tiếp tục theo dõi quá trình sản xuất.
Công ty lập kế hoạch xuất hàng bằng cách lên lịch và gửi xác nhận cho khách hàng về thời gian dự kiến Sau khi xác nhận việc thuê tàu và lịch trình xuất hàng, công ty cũng thông báo cho nhà máy về kế hoạch và lịch trình đóng hàng, tùy thuộc vào điều khoản giao hàng trong hợp đồng, nhằm đảm bảo chủ động trong việc thuê tàu.
Xin Booking và kéo container rỗng về đóng hàng là quy trình quan trọng trong logistics Đối với lô hàng vận chuyển bằng đường biển, công ty sử dụng dịch vụ của hãng tàu hoặc forwarder theo chỉ định của khách hàng nước ngoài (đối với hàng FOB) hoặc forwarder do công ty thuê tàu (đối với hàng CIF) Để xin booking, cán bộ công ty thực hiện qua website của hãng tàu hoặc gửi email Thông tin cần cung cấp bao gồm cảng chất hàng, cảng dỡ hàng, số lượng và loại container, khối lượng tịnh, loại hàng hóa, ngày dự định đi và yêu cầu về chỗ cấp – hạ container rỗng.
Khi booking thành công, hãng tàu gửi Booking Confirmation, Packing List cho công ty Booking Confirmation có các thông tin như tên tàu, số chuyến, địa điểm lấy container
Nhân viên hiện trường chỉ cần mang theo Booking Confirmation để gửi cho đơn vị vận chuyển nội địa (trucking) và kéo container rỗng đến Nhà máy Thuốc lá Sài Gòn tại Khu công nghiệp Vĩnh Lộc theo hợp đồng Mỗi container rỗng sẽ được cung cấp 1 seal bởi hãng tàu Đối với hàng biên giới, công ty sẽ thông báo lịch xuất hàng để đơn vị vận chuyển nội địa chuẩn bị xe và container rỗng.
Hình 2.7 Một số thông tin xác nhận booking hãng tàu gửi cho công ty
Để đăng ký dịch vụ giám định hàng và hun trùng, nhân viên cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm giấy đăng ký kiểm dịch thực vật, hợp đồng ngoại và mẫu của lô hàng Hồ sơ này sẽ được nộp lên Chi cục kiểm dịch thực vật để tiến hành đăng ký Sau khi nộp, nhân viên sẽ nhận được số tiếp nhận có chữ ký của nhân viên giám sát Tiếp theo, nhân viên cần khai báo thông tin kiểm dịch thực vật tại trang web: https://www.kdtv2.com/.
THỰC TRẠNG VỀ QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỐC LÁ
2.5.1 Thực trạng về xin giấy phép xuất khẩu
Việc xin giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa không cần thiết nếu hàng hóa trong hợp đồng là hàng hóa hợp pháp và phù hợp với ngành nghề ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty XNK Thuốc lá.
Trong trường hợp hàng hóa trong hợp đồng thuộc danh mục hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện, việc xin giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu từ Bộ Công Thương là bắt buộc.
Bộ quản lý chuyên ngành quy định danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện trong Phụ lục số 03 Nghị định số 12/2006/NĐ-CP, chi tiết hóa Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động liên quan Công việc ở khâu thanh toán, mặc dù không phức tạp, đòi hỏi sự nghiêm túc và chính xác Tại Công ty XNK Thuốc lá, nhân viên phòng xuất khẩu đảm nhận công việc này với trình độ đại học và gần 10 năm kinh nghiệm, do đó khả năng sai sót là rất thấp Thông tin về việc nhận tiền theo điều khoản được thể hiện rõ trong hợp đồng mua bán giữa hai bên, và công ty hiện có nhiều phương thức thanh toán khác nhau.
Thanh toán bằng L/C là phương thức quan trọng trong ngoại thương Sau khi ký hợp đồng, nhân viên sẽ yêu cầu bên nhập khẩu mở L/C theo quy định Khi bên mua mở L/C, ngân hàng sẽ thông báo cho bên bán Nhân viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của L/C, đảm bảo tất cả nội dung trong L/C đúng với thực tế, vì ngân hàng chỉ kiểm tra bề mặt mà không xem xét bản chất Nếu L/C hợp lệ, quá trình thanh toán sẽ tiếp tục.
Thanh toán TTR là phương thức phổ biến trong các hợp đồng mua bán tại công ty, yêu cầu nhân viên phải thu tiền đầy đủ trước khi thông báo cho bộ phận khác thực hiện giai đoạn tiếp theo Các hợp đồng này thường được chia thành ba giai đoạn thanh toán rõ ràng.
20% giá trị ngay khi hợp đồng ký kết
50% giá trị hợp đồng ngay khi in xong bao bì, hàng hóa
30% giá trị còn lại trước khi sản xuất xong hàng hóa
Tiền hàng sẽ được chuyển vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng Vietcombank trước khi tiến hành giao hàng Sau khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng, Công ty sẽ bắt đầu sản xuất và giao hàng kèm theo bộ chứng từ cho người mua.
Phương thức thanh toán Tỷ lệ
TTR 85% số hợp đồng/ năm
Bảng 2.6 Tỷ lệ sử dụng phương thức thanh toán của công ty XNK Thuốc lá
(Nguồn: Phòng Xuất khẩu) Điểm mạnh (S): Nhân viên có trình độ chuyên môn, trách nhiệm trong công việc
Khi lựa chọn phương thức thanh toán, việc tìm kiếm các tùy chọn ít rủi ro là rất quan trọng Tuy nhiên, một điểm yếu hiện tại là sự thiếu linh hoạt trong việc sử dụng đa dạng các phương thức thanh toán, khi mà chỉ tập trung vào một số phương thức nhất định.
2.5.3 Thực trạng về chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Công ty XNK Thuốc lá chuyên xuất nhập khẩu thuốc lá lá, thuốc lá điếu, nguyên phụ liệu, máy móc, thiết bị và vật tư sản xuất thuốc lá, cùng với các mặt hàng tiêu dùng khác Do đó, việc chuẩn bị hàng hóa tại công ty đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Công ty đã ký hợp đồng mua bán với nhà sản xuất thuốc lá trong nước, tương tự như hợp đồng với khách hàng nước ngoài về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã và nhãn mác sản phẩm Hợp đồng được lập thành 06 bản, trong đó công ty giữ 03 bản và nhà sản xuất trong nước cũng giữ 03 bản.
Việc thực hiện hợp đồng với các nhà máy trong nước chủ yếu dựa vào hợp đồng ngoại, nhưng có sự khác biệt về giá cả, thấp hơn để đảm bảo lợi nhuận và thanh toán bằng Việt Nam đồng Sau khi nhận tiền từ khách hàng, công ty sẽ gửi công văn yêu cầu nhà máy sản xuất theo hợp đồng đã ký Nhà máy sẽ lập kế hoạch sản xuất theo tiến độ xuất khẩu và kiểm tra hàng hóa, đồng thời đảm bảo tuân thủ các điều khoản của hợp đồng nội và sản xuất theo mẫu đã thỏa thuận giữa hai bên.
Hai nhân viên có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuẩn bị hàng hóa đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả Một trong số họ luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao và theo dõi sát sao quá trình thực hiện công việc Tuy nhiên, nhân viên còn lại đôi lúc bị phân tâm do các vấn đề gia đình, dẫn đến sự tập trung không ổn định vào công việc.
Nhân viên đầu tiên sẽ liên hệ nhanh chóng với nhà cung cấp trong Tổng công ty để yêu cầu in ấn và sản xuất bao bì, đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Sau khi nhà cung cấp nhận hợp đồng, nhân viên sẽ theo dõi tiến độ sản xuất tại nhà máy bằng cách thường xuyên kiểm tra trực tiếp và thỉnh thoảng liên lạc qua điện thoại Việc này giúp dự đoán thời gian hoàn thành sản phẩm và thông báo kịp thời cho khách hàng.
Vấn đề của nhân viên thứ hai là sự thiếu tập trung vào công việc, dẫn đến những rủi ro và tổn thất cho công ty Tuy nhiên, điểm mạnh của chúng ta là sự hợp tác tốt giữa các đơn vị cung cấp trực thuộc tổng công ty, mang lại sự đa dạng trong nguồn cung ứng.
Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và trình độ cao, giúp hoàn thành đơn hàng nhanh chóng và đúng tiến độ Tuy nhiên, một điểm yếu là nhân viên đôi khi thiếu tập trung, dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc Hơn nữa, công tác quản lý từ cấp trên cũng cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả làm việc.
Hàng hóa còn phụ thuộc vào quá trình sản xuất của nhà máy
Công ty không có nhãn hàng hóa hóa riêng, mà xuất khẩu dựa trên những nhãn hiệu có sẵng của các nhà máy
2.5.4 Thực trạng về kiểm tra hàng hóa
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỐC LÁ
CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ dày dạn kinh nghiệm và có tinh thần làm việc tích cực Tuy nhiên, một số nhân viên vẫn chưa hoàn toàn tập trung vào công việc, gây ra những sai sót không đáng có.
Kinh nghiệm làm việc (năm) Tinh thần làm việc
2 5 Chưa tập trung tuyệt đối vào công việc
3 7 Trách nhiệm cao trong công việc
4 10 Trách nhiệm cao trong công việc
5 8 Tốt nhưng phổ cập kiến thức, thông tin mới còn chậm
6 8 Có trách nhiệm trong công việc
Bảng 2.7 Cơ cấu nguồn lực theo kinh nghiệm làm việc công ty XNK Thuốc lá
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính) Điểm mạnh (S): Nhân viên có trình độ chuyên môn
Tinh thần trách nhiệm công việc Điểm yếu (W): Còn một vài nhân viên chưa tập trung trong công việc
Nhân viên còn thiếu kỹ năng phổ cập thông tin mới
Mỗi doanh nghiệp đều có những chính sách riêng nhằm hướng tới mục tiêu phát triển bền vững Công ty thiết lập các chính sách phù hợp để tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên, đồng thời vẫn duy trì các quy định cụ thể trong quá trình làm việc Điểm mạnh của chính sách là khuyến khích nhân lực thông qua trợ cấp và tăng lương, tuy nhiên, điểm yếu là khả năng quản lý nhân viên còn hạn chế.
Nhà cung cấp thuộc Tổng công ty, vì vậy vấn đề này không đáng lo ngại Điểm mạnh của nhà cung cấp là uy tín và độ tin cậy cao Tuy nhiên, điểm yếu là đơn hàng vẫn phụ thuộc vào nhà sản xuất, dẫn đến tiến trình giao hàng có thể nhanh hoặc chậm.
Do công ty là công ty dịch vụ không có cơ sở sản xuất nên bị lệ thuộc vào thời gian sản xuất của nhà máy
Nguồn tài chính đóng vai trò quyết định trong khả năng kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là tiêu chí quan trọng để đánh giá quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Thiếu nguồn tài chính có thể dẫn đến nguy cơ phá sản cho doanh nghiệp bất cứ lúc nào Trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính giữ vai trò quan trọng trong việc chiếm lĩnh thị trường và thâu tóm đối thủ Một điểm mạnh của doanh nghiệp là có nguồn tài chính ổn định nhờ vào lượng khách hàng thân thiết Tuy nhiên, điểm yếu là công ty còn mới và đang trong giai đoạn phát triển, dẫn đến nguồn vốn chưa thể so sánh với các đối thủ trong ngành.
Cơ sở vật chất của doanh nghiệp hiện tại rất hiện đại và tối ưu, góp phần quan trọng vào sự phát triển của công ty Điểm mạnh chính là việc áp dụng các thiết bị kỹ thuật hiện đại như máy tính và máy in, tất cả đều hoạt động hiệu quả Đáng chú ý, doanh nghiệp gần như không có điểm yếu nào trong lĩnh vực này.
Hệ thống ngân hàng hiện tại gặp khó khăn do dịch vụ tài chính chưa đa dạng và hạn chế trong phương thức thanh toán, điều này ảnh hưởng đến khả năng đàm phán điều khoản thanh toán trong hợp đồng Sự phong phú và chất lượng dịch vụ tài chính ngân hàng có tác động trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp Điểm mạnh của hệ thống tài chính ngân hàng là sự phát triển, giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và thủ tục trở nên đơn giản hơn, tuy nhiên, điểm yếu vẫn là phương thức thanh toán còn hạn chế.
Mỗi quốc gia đều mang trong mình một nền văn hóa riêng, vì vậy khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, các chứng từ liên quan cần phải ghi rõ ràng điều kiện hợp đồng Điều này phải tuân thủ quy định của các tập quán quốc tế và đặc thù của từng quốc gia để tránh hiểu lầm về ngôn ngữ, từ đó giảm thiểu nguy cơ xảy ra tranh chấp không cần thiết.
Xã hội hiện nay đang triển khai nhiều biện pháp hiệu quả để giảm thiểu hành vi sử dụng thuốc lá trong cộng đồng Hút thuốc lá gây hại nghiêm trọng đến sức khỏe, và phong trào phòng chống thuốc lá trên toàn cầu đang ngày càng phát triển mạnh mẽ.
Việc Việt Nam gia nhập WTO đã mở ra nhiều cơ hội thuận lợi cho xuất khẩu hàng hóa, đặc biệt là thuốc lá, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
Cơ hội: Hiểu được nhiều hơn về văn hóa kinh doanh của từng quốc gia
Việt Nam gia nhập WTO tạo điều kiện phát triển
Thách thức: Xã hội đưa ra nhiều biện pháp phòng chống thuốc lá
Pháp luật: Nhìn chung mỗi quốc gia đều sử dụng những chính sách sau: Áp dụng thuế cao
Quy định chặt sẽ về sản xuất và kinh doanh thuốc lá
Quy định về quảng cáo
Các yếu tố chính trị và pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất khẩu Doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân thủ các quy định do chính phủ ban hành, cũng như các quy định từ các tổ chức quốc tế trong khu vực và toàn cầu, cùng với các thông lệ quốc tế.
Cơ hội: Chính sách của chính phủ có thể làm tăng sự liên kết của thị trường và thúc đẩy nền kinh tế phát triển
Giúp am hiểu những thông lệ quốc tế tạo nền kinh tế phát triển
Giảm sự xuất hiện của những mặt hàng lậu
Thách thức: Chính sách hay có sự thay đổi nếu không quan tâm dễ dẫn đến hậu quả
Nằm trong khuôn khổ pháp luật vì vậy các doanh nghiệp muốn bức phá, đơn giản hóa cũng khó khăn
Công nghệ và cơ sở hạ tầng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp Hiện nay, mọi doanh nghiệp đều áp dụng công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả công việc.
Hệ thống giao thông hiện đại, đặc biệt là cảng biển, sẽ rút ngắn thời gian bốc dỡ và thủ tục giao nhận, đồng thời nâng cao mức độ an toàn cho hàng hóa xuất khẩu.
Cơ hội: Áp dụng trang thiết bị hiện đại
Hệ thống cảng biển hiện đại tạo điều kiện phát triển mạnh hoạt động ngoại thương Giảm bớt chi phí thời gian
Thách thức: Hệ thống đường bộ còn yếu kém
Chi phí đầu tư để phát triển nhiều
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỐC LÁ
3.2.1 Giải pháp 1: Nâng cao chất lượng nghiệp vụ cán bộ, công nhân viên:
Cơ hội: Việt Nam gia nhập WTO tạo điều kiện phát triển
Xã hội đang triển khai nhiều biện pháp hiệu quả nhằm phòng chống thuốc lá, tuy nhiên, một trong những thách thức lớn là sự thiếu tập trung của nhân viên trong công tác này Bên cạnh đó, việc phổ cập thông tin mới về tác hại của thuốc lá vẫn còn hạn chế, ảnh hưởng đến nhận thức cộng đồng Để khắc phục vấn đề này, cần tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên, đồng thời mở rộng các kênh truyền thông để cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho người dân.
Chuyên môn hóa trong từng bộ phận thông qua việc áp dụng quy trình làm việc hiệu quả Việc bố trí và điều động nhân sự cần phù hợp với khả năng của từng vị trí để tối ưu hóa hiệu suất công việc.
Tổ chức các buổi chuyên đề trực tiếp hoặc qua ứng dụng internet nhằm tạo cơ hội trao đổi kinh nghiệm giữa cán bộ quản lý, cán bộ thâm niên và cán bộ công nhân viên Điều này không chỉ tăng cường tinh thần đoàn kết mà còn khuyến khích học hỏi lẫn nhau Đồng thời, cần có các biện pháp đánh giá chính xác nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên để thúc đẩy họ chủ động nâng cao kiến thức và kỹ năng.
Cán bộ công nhân viên cần được tạo điều kiện tham gia các hội thảo với ngành hải quan và các bộ ngành liên quan, cũng như các đơn vị cung cấp phần mềm kê khai hải quan điện tử Điều này giúp giải quyết những khó khăn trong việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử, đồng thời mở rộng mối quan hệ và nắm bắt kịp thời xu hướng mới.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, cần tạo điều kiện cho họ tham gia các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ Việc này không chỉ giúp bồi dưỡng kỹ năng mà còn cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên.
Để nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cần thường xuyên nghiên cứu và cập nhật các chính sách chuyển đổi của nhà nước và hải quan, đồng thời áp dụng quy tắc làm thủ tục hải quan một cách kịp thời Việc này giúp cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho khách hàng, từ đó điều chỉnh hợp lý và tiết kiệm chi phí Hơn nữa, việc đào tạo nguồn nhân lực là rất quan trọng để củng cố và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, giúp họ hiểu rõ về luật pháp, tập quán và thông lệ của các nước, từ đó áp dụng linh hoạt trong công việc.
Chi phí sẽ không tốn nhiều tiền bạc, thời gian Sẽ đào tạo vào thứ 7 hàng tuần và cả ngay trong lúc làm việc
Những khó khăn và thuận lợi khi thực hiện giải pháp và hiệu quả có thể sau khi thực hiện giải pháp:
Khó khăn: Đa số nhân viên đều có gia đình, con nhỏ nên chỉ đào tạo trong giờ hành chính
Thuận lợi: Công ty có đầy đủ phòng, trang thiết bị để đào tạo
Củng cố và nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ của nhân viên giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng Điều này không chỉ hạn chế các lỗi nghiệp vụ mà còn giảm thiểu thời gian và chi phí phát sinh trong hợp đồng xuất khẩu.
3.2.2 Giải pháp 2: Sử dụng đa phương thức thanh toán, quản lý công nợ chặt chẽ, cẩn trọng và nhất quán:
Cơ hội hiểu biết về các thông lệ quốc tế ngày càng gia tăng, nhờ vào sự phát triển của hệ thống tài chính ngân hàng Điều này không chỉ giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng mà còn làm cho thủ tục trở nên đơn giản hơn.
Thách thức: Chính sách hay bị thay đổi Điểm yếu: Phương thức thanh toán tại công ty chưa linh hoạt còn bị thụ động về một hình thức
Giải pháp hiệu quả cho việc thanh toán với khách hàng mới là đàm phán tỷ lệ an toàn hoặc yêu cầu thanh toán 100% giá trị hợp đồng Cần tìm hiểu kỹ lưỡng về hoạt động doanh nghiệp và tình hình tài chính của khách hàng Việc trao đổi thông tin liên quan đến hàng hóa một cách thường xuyên sẽ giúp nắm bắt kịp thời các phát sinh và đáp ứng các vấn đề mà khách hàng mong muốn.
Quản lý công nợ khách hàng cũ một cách chặt chẽ là rất quan trọng Cần thường xuyên đôn đốc và kiểm soát quá trình thu hồi công nợ, nhằm đảm bảo rằng công nợ luôn duy trì ở mức cho phép.
Cập nhật và trao đổi thông tin tài khoản thanh toán thường xuyên giúp khách hàng nắm bắt kịp thời, từ đó tránh nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.
Chi phí thấp chỉ cần cho nhân viên tìm hiểu, kiến tập thêm về hình thức thanh toán
Những khó khăn và thuận lợi khi thực hiện giải pháp và hiệu quả có, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên:
Thuận lợi: Làm đa dạng phương thức thanh toán cho công ty
Để giảm thiểu rủi ro trong thanh toán, cần tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, từ đó giảm chi phí phát sinh và nâng cao hiệu quả kinh doanh, góp phần gia tăng lợi nhuận.
Hiện nay, hoạt động mua bán ngoại thương giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới đang phát triển mạnh mẽ và dự kiến sẽ tiếp tục tăng trưởng trong tương lai Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, sự xuất hiện của các công ty giao nhận đã hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu vượt qua những khó khăn và thách thức trong quá trình kinh doanh.
Vinataba Imex, với gần 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thuốc lá, sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, có kiến thức chuyên môn vững vàng và khả năng xử lý tình huống linh hoạt, hiệu quả Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban là một điểm mạnh của công ty, tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế trong quá trình triển khai hoạt động.