Chuyếến tàu cũng seẫ khống th vì ểđ i hành khách đếến ợ mu nộ mà kh i hành ở trếẫ đượ.. Bài thi cũng seẫ khống vì cthí sinh làm bài ch m mà kéo dài.. Các thói quen xầếu có th k đếến nh x
lOMoARcPSD|39270902 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG 2 LỜI MỞ ĐẦẦU 3 I – TỔNG QUAN LÝ THUYẾẾT VẾẦ QUẢN LÝ THỜI GIAN 4 1.1 Khái niệm quản lý thời gian 4 1.2 Sự cầần thiếết phải quản lý thời gian hiệu quả .4 1.3 Nguyến nhần gầy lãng phí thời gian 5 1.4 Các yếuế tốế ảnh hưởng đếnế quản lý thời gian .7 1.5 Quy trình quản lý thời gian 8 II - THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA BẢN THẦN 10 2.1 Đánh giá chung vếầ thực trạng quản lý thời gian 10 2.1.1 Vếầ ưu điểm: 10 2.1.2 Vếầ nhược điểm và xác định nguyến nhần: 11 2.2 Các phương pháp sử dụng .11 2.2.1 Khi làm việc nhóm 11 2.2.2 Khi làm việc cá nhần 12 III - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 15 3.1 Đốếi với cá nhần 15 3.1.1 Kiểm tra cách sử dụng thời gian 15 3.1.2 Kiểm soát cảm giác căng thẳng 16 3.1.3 Giữ tập trung 16 1 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 3.1.4 Săếp xếếp khống gian làm việc, học tập hợp lý .17 3.2 Trong tập thể 17 3.2.1 Làm việc nhóm hiệu quả 17 3.2.2 Giao tếpế hiệu quả hơn 19 KẾẾT LUẬN 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Mầuẫ kếế hoạch triển khai bài tập nhóm theo STARS 12 Bảng 2.2 Mầẫu thời gian biểu đang sử dụng 13 Bảng 2.3 Mầuẫ kếế hoạch cá nhần theo ngày theo Eisenhower 14 Bảng 3.1 Mầẫu ghi chép các hoạt động thường ngày 15 Bảng 3.2 Mầẫu kếế hoạch họp nhóm dự kiếến 18 2 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 LỜI MỞ ĐẦẦU Thời gian seẫ khống chờ đợi bầết kì ai Chuyếnế tàu cũng seẫ khống thể vì đợi hành khách đếến muộn mà khởi hành trếẫ được Bài thi cũng seẫ khống vì thí sinh làm bài chậm mà kéo dài Vì vậy, thời gian là tài sản vố giá và quyẫ thời gian với mốẫi người là có hạn Bầết kể chúng ta làm gì ngày hốm nay, thì sau ngày hốm nay, quyẫ thời gian của chúng ta seẫ ít đi một ngày Vậy lựa chọn tận dụng tốếi đa quyẫ thời gian đó, hay lãng phí vào những việc vố bổ là phụ thuộc vào mốẫi người Lãng phí thời gian là vầến đếầ tưởng chừng đơn giản nhưng lại rầết nghiếm trọng Thống qua các thói quen xầếu, lãng phí thời gian seẫ gầy ra tác động khống nhỏ tới chúng ta, dù là trong cống việc hay trong cuộc sốnế g thường ngày Các thói quen xầếu có thể kể đếnế như xao nhãng trong quá trình làm việc và thói quen trì hoãn Điếầu đó gầy ra hậu quả là khống hoàn thành cống việc đúng hạn, bỏ quến các nhiệm vụ quan trọng Do vậy, việc rèn luyện kyẫ năng quản lý thời gian là rầtế cầần thiếết Là một sinh viến, em hiểu tầầm quan trọng của thời gian và kyẫ năng quản lý thời gian Tuy nhiến trến thực tếế, em nhận thầếy bản thần chưa tận dụng tốết quyẫ thời gian của mình Vì vậy, để cải thiện kyẫ năng quản lý thời gian em đã lựa chọn chủ đếầ 2: Thực trạng và giải pháp nhằằm hạn chếế tnh trạng lãng phí thời gian của anh/chị Bài tểu luận gốmầ 3 phầần chính: I Tổng quan lý thuyếết vếầ quản lý thời gian II Thực trạng quản lý thời gian của bản thần III Giải pháp hoàn thiện kĩ năng quản lý thời gian 3 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Bài tểu luận được thực hiện dựa trến các thống tn trến giáo trình, bài giảng và internet Do hạn chếế vếầ thống tn, bài có thể gặp những sai sót khống đáng có Em mong cố thống cảm và đóng góp ý kiếnế Em xin chần thành cảm ơn! NỘI DUNG BÀI TIỂU LUẬN I – TỔNG QUAN LÝ THUYẾẾT VẾẦ QUẢN LÝ THỜI GIAN 1.1 Khái niệm quản lý thời gian Lãng phí thời gian được hiểu là việc sử dụng thời gian khống hợp lý hay sử dụng thời gian vào những việc khống thật sự cầần thiếết.Ngược lại quản lý thời gian được hiểu là việc kiểm soát thời gian thực hiện các nhiệm vụ, mục tếu nhầết định sao cho hợp lý làm cho khoảng thời gian lãng phí đạt mức tốếi thiểu Cụ thể, quản lý thời gian là quá trình lến kếế hoạch, săếp xếếp và tổ chức thời gian để thực hiện từng hoạt động cụ thể trong một thời gian nhầết định Kếế hoạch thực hiện phải theo từng bước chi tếết và phải đảm bảo răầng mọi việc được thực hiện theo đúng kếế hoạch cho đếnế khi hoàn thành Quản lý thời gian hướng tới mục tếu tận dụng tốếi đa thời gian để thực hiện các mục tếu, tăng năng suầết làm việc, cải thiện chầết lượng cuộc sốếng Bến cạnh các kyẫ năng mếầm và thái độ làm việc của cá nhần, quản lý thời gian còn có thể được hốẫ trợ bởi nhiếuầ cống cụ kyẫ thuật khi thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như các mố hình quản lý thời gian như cống cụ thiếết lập chếế độ ưu tến, 5w2h, nguyến tăếc smart, ma trận eisenhower, mố hình stars, hay các ứng dụng thống minh trến điện thoại, laptop hiện nay cũng rầết phổ biếến như google lịch, evernote, trello, todoist, asana, my home work student planner,… 4 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 1.2 Sự cầằn thiếết phải quản lý thời gian hiệu quả Ban đầầu, quản lý thời gian chỉ có ý nghĩa đốếi với các hoạt động kinh doanh hoặc cống việc Tuy nhiến sau đó, khái niệm này còn được mở rộng để bao quát cả các hoạt động mang tnh cá nhần Điếầu đó chứng tỏ, khống chỉ trong cống việc, trong tập thể thì quản lý thời gian mới giữ vai trò quan trọng Mà đốếi với mốẫi cá nhần trong tập thể đó cũng cầần phải quản lý tốết quyẫ thời gian của mình, cần bănầ g và rạch ròi các hoạt động giải trí của bản thần và cống việc ở cống ty Cụ thể như sau: Thứ nhầết, trong cống việc quản lý thời gian đảm bảo cống việc được hoàn thành đúng hạn Đầy còn là cơ sở để kiểm soát tếến độ cống việc, đếầ phòng và phát hiện những bầết trăếc, sai sót trong các khầu cống việc khi cống việc khống đáp ứng thời gian thực hiện như quy định Khi đó, hiệu quả và năng suầết làm việc của cá nhần và tập thể đếầu seẫ được nầng cao Đốầng thời, điếuầ này còn góp phầnầ nầng cao sức sáng tạo của nhần viến, tạo bầầu khống khí làm việc năng suầết, xầy dựng văn hóa tập thể tch cực Thứ hai, trong cuộc sốếng thường ngày, quản lý thời gian tốết làm tăng lượng thời gian riếng tư cho mốẫi cá nhần để họ xử lý tốết việc riếng, có thời gian thực hiện các hoạt động giải trí, thư giãn Từ đó, tnh thầần được cải thiện, tăng niếầm vui trong cống việc Thứ ba, quản lý thời gian góp phầnầ rèn luyện khả năng xử lý cống việc với khốếi lượng lớn Cống việc được thực hiện theo kếế hoạch và chia thành nhiếuầ đầầu mục cụ thể, điếầu này giúp kiểm soát tếến trình cống việc, giảm áp lực cống việc, hạn chếế tốếi đa việc hình thành các thói quen xầếu 5 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Thứ tư, quản lý thời gian có thể dự trù được nhiếuầ việc cho kếế hoạch tương lai và giải quyếết các vầến đếầ mang tnh dài hạn Mục tếu dài hạn và to lớn nào cũng cầần phải trải qua một quá trình thực hiện đầầy nốẫ lực Nếuế như khống quản lý thời gian tốết, ta seẫ khống bao giờ đạt được 1.3 Nguyến nhần gầy lãng phí thời gian Dầếu hiệu khi quản lý thời gian khống tốtế là khi cảm thầếy bản thần rầết bận rộn nhưng lại khống thể hoàn thành những việc đơn giản Trến thực tếế, có rầết nhiếuầ nguyến nhần gầy ra lãng phí thời gian từ khách quan đếến chủ quan, trong đó các yếuế tốế chủ quan là chủ yếuế Đốếi với sinh viến, một sốế nguyến nhần có thể kể đếến như sau: Không xác định mục tếu: khi khống đặt ra các mục tếu, chúng ta khống biếết mình làm điếầu này để làm gì, làm cũng được mà khống làm cũng được, mầết dầần động lực thực hiện và khống biếết việc nào quan trọng để ưu tến làm trước Không xầy dựng kếế hoạch làm việc: “làm tới đầu, hay tới đó” là quan điểm rầết sai lầầm, nhầtế là khi đốếi mặt với các nhiệm vụ phức tạp, khó khăn, hoặc đòi hỏi thời gian lầu dài mới có thể thực hiện Ta seẫ trở nến loay hoay, khống biếết phải làm gì tếếp theo, thậm chí đi khống đúng hướng với mục tếu ban đầầu, điếầu này rầết mầết thời gian Không biếết cách từ chôếi: Nghĩa là miếẫn cưỡng chầpế nhận những yếu cầuầ của bạn bè, đốầng nghiệp, hay khách hàng mặc dù khống cảm thầếy thoải mái, gầy mầtế thời gian Điếầu này có thể là do tnh cách cả nể, khống muốến làm phật ý người khác hoặc cũng có thể do tầm lý muốến chứng minh bản thần 6 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Lạm dụng quá nhiếằu vào điện thoại và internet: Điện thoại là cống cụ hữu hiệu để rút ngăến thời gian của nhiếuầ hoạt động, tuy nhiến nếuế sử dụng sai cách điện thoại seẫ là kẻ thù của việc quản lý thời gian Chỉ một khoảnh khăếc xao nhãng bởi một cuộc gọi, một tn nhăến hay một thống báo gì đó trến mạng xã hội người ta có thể sa vào internet cả tếếng đốầng hốầ, quến mầết việc mình đang phải làm Tham gia những cuộc gặp gỡ không thật sự cầằn thiếết: Những cuộc gặp gỡ có thể là các buổi đi chơi với bạn bè tại các quán cafe, hay các buổi họp mặt để làm bài tập nhóm nhưng khống đạt hiệu quả Trì hoãn công việc: Khi khống có hứng thú hoặc cống việc chưa thật sự gầếp gáp, chúng ta thường cho rănầ g lúc khác làm cũng được, khống làm ngay thì cũng chẳng sao Tuy nhiến, nếếu phát sinh việc đột xuầết, thói quen này seẫ khiếnế chúng ta bị động, cống việc seẫ trở nến chầết đốếng, quá tải, khó mà đạt được hiệu quả Theo chủ nghĩa hoàn hảo: nhiếầu người quá cầuầ toàn đếnế mức dành thời gian cho những cống việc nhỏ, khống thật sự cầần thiếết Do đó cống việc khống đạt hiệu quả tốếi ưu, vì thời gian đầầu tư vào những chi tếết nhỏ, ta có thể thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn Giao tếếp kém: Thời gian lãng phí cũng có thể do cách chúng ta truyếnầ đạt thống tn còn kém Nếếu kyẫ năng giao tếếp khống tốết có thể chúng ta seẫ khống biếết nói “khống”, khống biếết giảm bớt thời gian nói chuyện qua điện thoại hay khốếng chếế thời gian nói chuyện với người khác Giao tếpế kém seẫ dầẫn đếnế việc mầết thời gian để đi thẳng vào vầến đếầ chính hoặc bị phần tán bởi những thống tn khác nhau 7 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Ôm đôằm quá nhiếằu việc/ làm nhiếằu việc cùng một lúc: não bộ chỉ có thể tập trung vào một việc trong một thời điểm Chúng ta khống thể vừa trò chuyện với bạn bè, vừa làm bài thi được Điếầu đó seẫ dầnẫ đếnế kếết quả tệ hại Không dành thời gian nghỉ ngơi giữa giờ: Nghỉ ngơi và lãng phí thời gian là hoàn toàn khác nhau Thực tếế, nghỉ ngơi là hoạt động giúp thu nạp năng lượng, cải thiện hiệu suầết làm việc Ngược lại, làm việc liến tục trong một thời gian dài vừa gầy căng thẳng, tổn hại sức khỏe lại vừa gầy lãng phí thời gian Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không ngằn nằếp: Nếếu chốẫ làm bừa bộn, ta seẫ mầết thời gian dọn dẹp lại mốẫi khi băết đầầu học tập, hoặc quá bừa bộn khiếnế tnh thầần làm việc giảm sút, dầẫn đếến sự trì hoãn Đốầ đạc săếp xếpế khống khoa học cũng khiếến ta mầết thời gian tm kiếếm 1.4 Các yếếu tôế ảnh hưởng đếến quản lý thời gian Thứ nhấất, các yếuế tốế chủ quan bao gốầm: - Sức khỏe thể chầết: Sức khỏe tốết thì năng suầết làm việc cao, giảm lãng phí thời gian - Tinh thầần làm việc, thái độ đốếi với nhiệm vụ: Tinh thầần làm việc tch cực, chăm chỉ và cầuầ thị thì lãng phí thời gian seẫ giảm Ngoài ra chúng ta cầần phải luốn luốn săẫn sàng cho sự đổi mới - Thói quen: Nhiếầu thói quen xầuế như dếẫ bị phần tầm bởi các yếuế tốế gầy xao nhãng, tnh trì hoãn seẫ gầy lãng phí thời gian, gián đoạn cống việc Những người có thói quen học tập và làm việc quy củ, kỉ luật có ít lãng phí thời gian 8 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 - Tính cách: Tính cách quá cầầu toàn, cẩn thận quá mức đối khi gầy ra lãng phí thời gian Tính cách bầết cẩn, nhanh nhảu mặc dù có thể hoàn thành cống việc sớm nhưng chưa chăếc đạt chầết lượng, vầnẫ có thể gầy lãng phí thời gian để chỉnh sửa kếết quả Ngược lại, người có tnh cách vượt khó, tự lập seẫ bớt trì hoãn hơn - Kinh nghiệm, mức độ thành thạo: Càng thành thạo cống việc thì lãng phí thời gian để thực hiện cống việc càng thầếp Tuy nhiến, sau một thời gian, khi cống việc đó lặp đi lặp lại quá nhiếuầ lầần tạo nến tnh đơn điệu, người ta lại cảm thầếy nhàn chán, năng suầết giảm và lãng phí thời gian lại băết đầầu có xu hướng tăng lến Do đó, cầần phải chú ý điểm này để có sự đổi mới, tránh sự đơn điệu Thứ hai, các yếếu tốế khách quan bao gốmầ : - Các cống cụ hốẫ trợ cống việc và kĩ thuật quản lý thời gian: tận dụng tốtế các cống cụ này seẫ tếết kiệm thời gian - Tiếếng ốnầ : tếnế g ốnầ có thể gầy phần tầm, mầết tập trung Do đó, nơi yến tnh, khống quá ốnầ ào seẫ thúc đẩy năng suầết làm việc, tếết kiệm thời gian - Tầầm quan trọng của nhiệm vụ: Nhiệm vụ càng quan trọng bao nhiếu, mức độ tập trung hoàn thành càng cao và thời gian được tếết kiệm càng nhiếuầ - Các cuộc gọi, tn nhăến, thống báo rác, làm phiếnầ , quảng cáo sản phẩm gầy gián đoạn cống việc - Thời tếtế mưa nănế g thầết thường 9 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 1.5 Quy trình quản lý thời gian Quy trình quản lý thời gian thống thường được thực hiện thống qua 6 bước như sau: Bước 1: Thiếết lập và phần loại danh mục cống việc - Nội dung: Phần loại cống việc thành 3 tểu mục căn cứ theo mục đích thực hiện, bao gốầm: Cống việc phục vụ nhu cầầu cá nhần; cống việc phục vụ cho học tập, cống tác,…; cống việc dành cho xã hội liến quan đếến gia đình, sở thích - Thời gian thực hiện: Lập danh mục vào cuốếi ngày trước hoặc đầầu ngày tếpế theo - Phương pháp: Ghi chép, liệt kế đúng và đủ sốế lượng các cống việc có thể làm trong ngày Bước 2: Thiếết lập mục tếu phù hợp Bước 2.1: Xác định mục tếu theo nguyến tăếc SMART - Nguyến tăếc SMART là mố hình dùng cho việc tạo lập mục tếu phổ biếến, dùng cho cả cá nhần, tổ chức, doanh nghiệp, bao gốmầ 5 yếếu tốế Trong đó, S – Specifc là cụ thể, M – Measurable là có thể đo lường, A – Atainable là có tnh khả thi, R – Realistc là tnh thực tếế, T – Timely là có thời gian cụ thể Bước 2.2: Phần loại mục tếu theo ba nhóm: mục tếu chính (quan trọng nhầết), mục tếu hốẫ trợ và mục tếu nến có Bước 2.3: Định kỳ xem xét mục tếu sao cho phù hợp xem có còn phù hợp với thực tếế khống, có phải mục tếu tốếi ưu khống,… Nếếu khống cầần quay lại Bước 1 để xác lập lại hoặc chỉnh lý mục tếu Bước 2.4: Phần chia mục tếu thành những nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng (phải làm gì để đạt được mục tếu đó) 10 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Bước 3: Phần bổ thời gian và các nguốần lực Sử dụng cống cụ thiếết lập độ ưu tến Ma trận Eisenhower gốmầ 4 tếu chí: Khẩn cầpế , Khống khẩn cầpế ; Quan trọng, khống quan trọng Vếầ cơ bản: - Các cống việc Quan trọng – Khẩn cầpế , ta cầần lập tức làm ngay (15 đếnế 20% quyẫ thời gian) - Các cống việc Quan trọng - Khống khẩn cầpế , ta cầần lập kếế hoạch trung và dài hạn để thực hiện dầnầ dầnầ , đầy là các cống việc nến dành nhiếầu thời gian thực hiện nhầết (60 đếến 65%) - Các cống việc Khống quan trọng – Khẩn cầếp, ta cần nhăếc bàn giao cho người khác làm hộ (10 đếến 15%) - Các cống việc Khống quan trọng – Khống khẩn cầpế , ta cần nhăếc khống làm Đầy là các cống việc gầy lãng phí thời gian nhiếầu nhầết (< 5%) Bước 4: Xầy dựng kếế hoạch hành động Sử dụng cống cụ 5W2H (5W: What, Who, When, Where, Why; 2H: How, How much) hoặc phương pháp lập kếế hoạch theo STARS (Steps – Timing – Assignment – Responsibility – Success Criteria) Bước 5: Triển khai thực hiện kếế hoạch Bước 6: Đánh giá kếết quả và cải tếnế hiệu suầết quản lý thời gian II - THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA BẢN THẦN Để thực hiện các mục tếu cá nhần, cầnầ thiếết phải có kyẫ năng quản lý thời gian thật hiệu quả Trước hếết, việc nhìn nhận những gì đã và chưa làm được là hếtế sức quan trọng, đốnầ g thời cũng cầần tm ra nguyến nhần cụ thể 11 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 2.1 Đánh giá chung vếằ thực trạng quản lý thời gian của bản thần 2.1.1 Vếằ ưu điểm: - Đã xác định được mục tếu của mình theo tếu chí SMART, chẳng hạn trong học tập: Được 8 điểm bài tểu luận mốn Kyẫ năng quản lý thời gian - Lến kếế hoạch thực hiện ngay khi có bài tập được giao; khống ngại ngầnầ , né tránh trước các nhiệm vụ khó khăn - Thời điểm băết đầầu thực hiện mốẫi nhiệm vụ là khá sớm, luốn hoàn thành trước hạn vài ngày để có thếm thời gian chỉnh sửa hoặc giải quyếết những cống việc đột xuầết - Đốếi với các nhiệm vụ lớn, ví dụ như kì thi học kì, em đã có kếế hoạch ốn tập từ trước tếết băầng việc chuẩn bị săẫn đếầ cương ốn tập sau tếết em chia các ngày để ốn tập lầần lượt các mốn khác nhau, chia thành nhiếầu đầầu mục nhỏ để khống gầy quá tải khi ốn tập - Có sự cầuầ toàn, đầầu tư kĩ càng, cẩn thận, đốnầ g thời tm kiếếm và tham khảo nhiếuầ nguốnầ tài liệu nến chầết lượng đầầu ra của cống việc thường tương đốếi tốết - Đốầng thời em cũng hay tạo điếầu kiện cho bản thần mình để có cơ hội trao đổi, học hỏi bạn bè, thầầy cố băầng việc tham gia các trang nhóm vếầ học phầần mình đang học cũng như thường xuyến tổ chức các buổi học nhóm mốẫi khi có vầến đếầ vướng măếc từ đó em có thể thúc đẩy tnh thầnầ học tập của mình hơn - Em đã tm hiểu và vận dụng một sốế phương pháp, cống cụ quản lý thời gian hữu ích Ví dụ như cống cụ em đang sử đụng đó là ứng dụng forest, khi băết đầầu học hay làm một việc gì đó quan trọng em seẫ vào ứng dụng này và 12 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 gia hạn thời gian điếầu này đốnầ g nghĩa với việc em đang băết đầầu trốnầ g một cái cầy, trong suốết khoảng thời gian đó em khống được thoát ứng dụng cũng như sử dụng các ứng dụng khác nếếu khống cầy seẫ chếết Sau mốẫi lầần như thếế em seẫ được phầnầ thưởng là mở các cầy mới to hơn đẹp hơn từ đó có thể phát triển khu rừng riếng của mình Ứng dụng này giúp em tập trung hơn trong học tập và khống bị phụ thuộc vào điện thoại ngoài ra em cũng có thể xem lại tếnế trình làm việc của mình trong ngày trong tuầnầ thậm chí cả tháng 2.1.2 Vếằ nhược điểm và xác định nguyến nhần: - Vếằ các yếếu tôế chủ quan: + Vếầ tnh cách: Sự cầuầ toàn mặt khác cũng dầẫn đếến việc tập trung cả vào những chi tếết nhỏ, mầết nhiếầu thời gian hơn để hoàn thành một nhiệm vụ, đối khi dầẫn đếnế ốm đốầm cống việc, gầy căng thẳng thầần kinh + Vếầ kinh nghiệm, kĩ năng: Thứ nhầết, em mới là sinh viến năm nhầết chưa biếết cách tổ chức các buổi học nhóm, làm bài tập nhóm sao cho hiệu quả Thứ hai, dù đã dành thời gian tm hiểu nhưng em vầẫn chưa thật sự thành thạo tn học văn phòng Em hay mầết nhiếầu thời gian loay hoay tm hiểu vếầ cách sử dụng của Word, Excel đặc biệt là powerpoint, + Vếầ thói quen: Ngoài ra, một sốế hoạt động giải trí mà em tham gia có thể chưa thực sự cầần thiếtế và có ý nghĩa + Khả năng giao tếếp của bản thần chưa thực sự tốết đối khi bỏ lỡ mầết khá nhiếuầ cơ hội - Vếằ các yếếu tôế khách quan: 13 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 + Đối khi bị xao nhãng bởi các yếếu tốế bến ngoài như tếnế g ốần, cuộc trò chuyện giữa ai đó,…gầy mầết tập trung vào cống việc, trong khi đó quyẫ thời gian dự phòng vầẫn chưa đủ để đáp ứng, nến đối khi còn phải thức khuya để hoàn thành cống việc Điếầu này còn làm ảnh hưởng đếến chầết lượng giầếc ngủ + Do nhà có trẻ nhỏ hay quậy phá nến khống gian học tập, làm việc tại nhà của em chưa ngăn năếp nến mốẫi khi học em phải mầết cống săếp xếếp dọn dẹp gầy lãng phí thời gian; ngoài ra, khống gian học tập tại các quán café nhiếuầ tếnế g ốnầ cũng gầy mầết tập trung + Thời tếết: khi thời tếết thầết thường e rầết hay bị ốếm, ngoài ra mùa đống trời lạnh em hay có tư tưởng trì hoãn cống việc thay vào đó là ngủ nướng 2.2 Các phương pháp sử dụng Quản lý thời gian có thể được hốẫ trợ thống qua các phương pháp, kĩ thuật, giúp hệ thốnế g hóa các cống việc, nhiệm vụ cầnầ phải hoàn thành, tránh tốếi đa việc bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng Dưới đầy là các phương pháp em đã sử dụng: 2.2.1 Khi làm việc nhóm Khi làm việc nhóm, em thường hăng hái đóng góp ý kiếnế , đưa ra nhiếuầ phương án và thúc đẩy thốếng nhầết mục tếu chung cho cả nhóm Đốầng thời, nếếu ở vị trí trưởng nhóm, em luốn băết đầầu bănầ g việc tm hiểu kĩ vếầ nhiệm vụ được giao, từ đó lập kếế hoạch hành động chi tếết theo phương pháp lập kếế hoạch STARS Thống qua dạng bảng và gửi thống báo cống khai đếến tầết cả các thành viến trong nhóm, yếu cầầu xác nhận đốầng ý hoặc tếếp tục đóng góp ý kiếến Mầuẫ kếế hoạch được triển khai như sau: 14 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Bảng 2.1 Mầẫu kếế hoạch triển khai bài tập nhóm theo STARS Nội dung Người làm Hạn nộp Yếu cầằu Kiểm tra STT (Assignment) (Timing) (Success (Responsibility) Criteria) Trưởng nhóm (Steps) Trưởng nhóm Nhiếầu ví dụ Trưởng nhóm 1 Chương 1 Lế Thanh 12h Ngăến gọn … Tùng 02/12 … 2 Chương 2 Nguyếẫn Tuầnế 12h Khanh 02/12 3 Tổng hợp Nguyếẫn Thuý 20h và tóm tăết Quỳnh 03/12 4 Thuyếtế Mai Quang trình Thăếng …… … … Nguồồn: Tự tổng hợp Kếết quả đạt được là: sử dụng bảng phần chia cống việc chiếếm ưu thếế hơn so với phần cống đơn thuầnầ qua miệng Các đầầu mục cống việc được phần cống cống băầng và cống khai, thành viến nămế rõ cống việc của mình, hiểu nhiệm vụ chung và dếẫ dàng phốếi hợp với các thành viến khác Hơn nữa, còn có thể thu nhận các ý kiếnế của thành viến trong nhóm, giữ cho bầầu khống khí làm việc nhóm dần chủ, cởi mở Tinh thầnầ làm việc được đảm bảo 2.2.2 Khi làm việc cá nhần Trước hếất, với kếế hoạch trong phạm vi tuầần, em sử dụng thời gian biểu Thời gian biểu được in ra và đặt tại góc học tập riếng theo mầẫu để đánh dầuế các sự kiện, cống việc quan trọng cầần làm Khi đó thì em seẫ note những việc 15 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 cầnầ làm của tuầần này vào từng ngày từng khung giờ cốế định từ cuốếi tuầnầ trước tạo động lực làm việc T2 T3 T4 T5 T6 T7 CN 6:00 6: 30 7:00 7:30 8:00 8:30 9:00 9:30 … Bảng 2.2 Mầẫu thời gian biểu đang sử dụng Kếết quả đạt được: em seẫ khống bỏ lỡ các sự kiện quan trọng trong ngày và trong tuầnầ , rầết hữu ích khi xầy dựng thói quen học tập, sinh hoạt Tiếấp theo, với kếế hoạch trong phạm vi ngày, em đã tếếp cận và băết đầầu sử dụng ma trận Eisenhower để xác định các nhiệm vụ ưu tến trong cả cống việc và hoạt động cá nhần thống qua 4 tếu chí: Khẩn cầếp, Khống khẩn cầếp, Quan trọng, Khống quan trọng Thời gian lến kếế hoạch theo ma trận này là vào cuốếi mốẫi ngày, để xác định những nhiệm vụ cầần làm vào ngày hốm sau Bảng 2.3 Mầẫu kếế hoạch cá nhần theo ngày theo Eisenhower Quan trọng Không quan trọng Khẩn cầếp - Hoàn thành bài tểu luận - Lầếy hàng shoppe Kyẫ năng Quản lý thời gian - Trả lời tn nhănế bạn bè 16 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 (cầần làm ngay) nhờ giúp Không khẩn cầếp - Học tếnế g Anh - Lướt facebook, tktok, - Ôn tập các mốn thi săếp tới Nguồồn: Tự tổng hợp Kếết quả đạt được là: hoàn thành các nhiệm vụ theo kếế hoạch, hiếếm khi bỏ sót đầầu việc nào Tuy nhiến, em mới chỉ áp dụng phương pháp này theo ngày, cầần phốếi hợp áp dụng thếm các kếế hoạch trung và dài hạn, đặc biệt đốếi với các nhiệm vụ Quan trọng – Khống khẩn cầếp Trến thực tếế, đốếi với việc học tếếng Anh của mình mặc dù em đã đặt mục tếu và kếế hoạch sơ bộ, tuy nhiến tếến độ còn chậm chưa rõ ràng chính tỏ kếế hoạch học tập tếnế g Anh của em chưa được xầy dựng hợp lý Nhìn chung, em nhận thầếy việc phốếi hợp 2 phương pháp quản lý thời gian theo tuầần và theo ngày tương đốếi hiệu quả III - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Từ thực trạng như trến, trến tếnầ đếầ tham khảo kinh nghiệm đi trước của Martn Manser – người được mệnh danh là bậc thầầy quản lý thời gian, em xin phép đưa ra một sốế giải pháp hoàn thiện cho bản thần như sau: 3.1 Đôếi với cá nhần 3.1.1 Kiểm tra cách sử dụng thời gian Đầầu tến, để phát huy mặt tốết của tnh cầầu toàn và hạn chếế những mặt trái đã kể trến, em seẫ thực hiện kiểm tra cách sử dụng thời gian bănầ g cách ghi chép tỉ mỉ hoặc ước lượng hay còn gọi là phương pháp bầmế giờ trong định mức lao động Từ đó, có thể phát hiện những hoạt động chiếếm nhiếầu 17 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 thời gian hơn rầết nhiếuầ so với mình nghĩ để có biện pháp điếầu chỉnh Những hoạt động khống quá quan trọng thì khống nến đầầu tư quá nhiếầu thời gian và cống sức cho nó Bảng 3.1 Mầẫu ghi chép các hoạt động thường ngày Mô tả Thời gian bằtế Thời gian kếết Kéo dài Mức độ đầằu thúc (phút) ưu tến Việc A 7h15 7h45 30 3 Việc B 7h45 8h 15 2 … … … … … Việc Y 21h30 22h 30 1 Nguồồn: Tự tổng hợp Với cột “Ưu tến”, em lựa chọn mức độ từ 1 đếến 5, với 1 là mức độ ưu tến cao nhầtế và 5 là mức độ ưu tến thầếp nhầết 3.1.2 Kiểm soát cảm giác cằng thẳng Tuy nhiến, tnh cách cầầu toàn thường xuyến gầy ra cảm giác căng thẳng, bởi mong muốến chu toàn tầết cả mọi thứ Vậy, ngoài các hoạt động giải trí thống thường, các hoạt động luyện tập thể thao như đi bộ, chạy bộ, đạp xe, bơi lội, hay tập thiếần, em seẫ dành nhiếầu thời gian hơn cho gia đình Đốầng thời, tham khảo ý kiếến của bạn bè, người thần trước những quyếết định khó khăn Đặc biệt, kiểm soát tầần suầết sử dụng mạng xã hội băầng cách cài đặt giới hạn thời gian sử dụng Facebook, Instagram, tktok,… để tránh tốếi đa tếếp xúc các thống tn tếu cực, gầy cảm giác thua kém, căng thẳng 18 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 3.1.3 Giữ tập trung Đốếi với nhược điểm vếầ sự xao nhãng, em dự định thực hiện một sốế giải pháp cải thiện khả năng tập trung như sau: + Tận dụng các ứng dụng hốẫ trợ tập trung trến điện thoại như “Forest: Stay Focused”, Headspace,… để hẹn giờ hoặc thử sử dụng các ầm thanh tự nhiến như tếnế g mưa, tếnế g gió trến Noisli (htp://www.noisli.com) + Do trến thực tếế, em thường thức khuya để hoàn thành cống việc, trong khi đó, tnh trạng mầết tập trung cũng có thể là kếết quả bởi việc thức khuya Do đó, chú ý chầết lượng của giầếc ngủ là rầết cầnầ thiếết Một sốế biện pháp đơn giản như: ngầm chần nước nóng, khống sử dụng thiếết bị di động và để chếế độ máy bay trước khi đi ngủ,… + Ngoài ra, em seẫ rèn luyện khả năng tập trung bănầ g cách luyện tập các bộ mốn rèn luyện trí óc như Cờ Vua, cờ caro + Tăết thống báo các ứng dụng điện thoại trong quá trình làm việc và học tập Thống báo với bạn bè và gia đình răầng đang làm việc, để họ khống làm phiếnầ tới khi cầnầ sự tập trung 3.1.4 Sằếp xếếp không gian làm việc, học tập hợp lý Vếầ nhược khống gian học tập, làm việc, em dự định nhăếc nhở các em của mình khống được vào nghịch góc học tập của em nếếu khống em seẫ có các biện pháp trừng trị thích đáng Ngoài ra em cũng muốnế bốế trí lại góc học tập của mình sao gọn gàng và thoải mái nhầết để em có thể học tập hiệu quả hơn + Cầtế những thứ khống liến quan đếến cống việc gầần đầy ra khỏi bàn học Điếầu này hướng sự tập trung của mình vào những cống việc khẩn cầpế mà đang cầần để xử lý Săếp xếpế những đốầ đạc, cống cụ thường xuyến cầần đếnế 19 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 trong vùng làm việc, dếẫ tm và trong tầầm với để khống phải thường xuyến đứng dậy trong khi đang làm việc + Lưu trữ những tài liệu cũ, dán nhãn cho những tài liệu cũ hoặc đóng hộp và ghi rõ nội dung, ngày tháng để tm kiếếm dếẫ hơn + Viếết nhật ký, sử dụng sổ tay, lịch treo tường 3.2 Trong tập thể Cuốếi cùng, đốếi với nhược điểm quản lý thời gian vếầ tổ chức và làm việc nhóm, một sốế giải pháp có thể thực hiện như sau: 3.2.1 Làm việc nhóm hiệu quả - Ủy thác, phấn công công việc hiệu quả + Nầng cao tnh dần chủ khi thực hiện phần cống cống việc cho các thành viến trong nhóm, băầng cách thường xuyến đặt cầu hỏi, gợi mở tnh thầần trao đổi, đóng góp ý kiếnế của các thành viến Tuy nhiến, cũng cầnầ đặt ra giới hạn nhầết định cho sự dần chủ + Kiểm soát tnh cách cầầu toàn, tập tn tưởng vào khả năng của người khác để giao cho hay nhờ họ trợ giúp, phốếi hợp Chúng ta khống thể luốn làm việc một mình hay vì cầầu toàn mà ốm đốầm quá nhiếầu cống việc vào người để gầy căng thẳng cho bản thần, thậm chí khiếến các thành viến ỉ lại + Có thể yếu cầầu hạn nộp sớm hơn thống thường để có thời gian góp ý bài làm của các thành viến khác để họ tham khảo, chỉnh sửa - Lập kếấ hoạch cho những cuộc họp tôtấ hơn 20 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com)