07-01-2023 Chöông 3 HOẠCH ĐỊNH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN 1 NỘI DUNG I- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN II- CƠ CẤU TỔ CHỨC III- CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS) IV- THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ V- LẬP KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI THÔNG TIN 2 1 07-01-2023 I- HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN 3 TRÌNH TÖÏ HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN 1- TÌM 2- 3- ÑÒNH HÌNH HIEÅU LAØM (THIEÁT LAÄP) THOÂNG VIEÄC CAÁU TRUÙC TOÅ TIN VÔÙI CHÖÙC NOÄI BOÄ CHUNG CHUÛ TOÅ CHÖÙC QLDA VEÀ DÖÏ ÑAÀU AÙN TÖ 4- PHAÂN CHIA (HOÏP) COÂNG VIEÄC (WBS) 5- PHOÅ BIEÁN 6- LAÄP TOÅ CHÖÙC COÂNG KEÁ NHAÂN SÖÏ (OBS)Ï VIEÄC, HOAÏCH TRAÙCH DÖÏ AÙN NHIEÄM 4 ÑEÁN TÖØNG THAØNH VIEÂN QLDA (HOÏP) 2 07-01-2023 I.1- TÌM HIEÅU THOÂNG TIN CHUNG VEÀ DÖÏ AÙN 5 1.1-XEM XEÙT BAN ÑAÀU CUÛA CHUÛ NHIEÄM DÖÏ AÙN (CNDA) Taäp trung caùc taøi Xaùc ñònh quy moâ coâng vieäc lieäu ñaõ coù: Ñaûm baûo söï chaáp thuaän chi Baùo caùo ñaàu phí döï aùn tö, Söï theå hieän ñaày ñuû cuûa tieán Döï aùn ñaàu tö ñoä Hôïp ñoàng Xaùc ñònh caùc thoâng tin caàn QLDA vôùi chuû thieát cho hoaït ñoäng cuûa döï aùn ñaàu tö 6 3 07-01-2023 1.2- XAÙC ÑÒNH CAÙC THOÂNG TIN CAÀN THIEÁT CHO CAÙC HOAÏT ÑOÄNG CUÛA DÖÏ AÙN Quy moâ ª Thieáu caùi gì? ª Coù hôïp lyù khoâng? 7 ª Caùch laøm toát nhaát? ª Nhöõng thoâng tin caàn boå sung? ª Caàn chuyeân moân naøo? ª Caùch thi coâng coâng trình? ª Chaát löôïng maø chuû ñaàu tö yeâu caàu ª Caùc tieâu chuaån hoaëc quy ñònh aùp duïng trong döï aùn? 1.3- XAÙC ÑÒNH CAÙC THOÂNG TIN CAÀN THIEÁT CHO CAÙC HOAÏT ÑOÄNG CUÛA DÖÏ AÙN (tt) Kinh phí ª Kinh phí döï truø coù hôïp lyù khoâng? ª Döï toaùn ñöôïc laäp nhö theá naøo? ª Döï toaùn ñöôïc laäp khi naøo? ª Coù phaàn naøo trong döï toaùn phaûi kieåm tra laïi? ª Coù phaûi döï toaùn ñaõ ñöôïc hieäu chænh theo thôøi gian vaø ñòa phöông? 8 4 07-01-2023 1.4- XAÙC ÑÒNH CAÙC THOÂNG TIN CAÀN THIEÁT CHO CAÙC HOAÏT ÑOÄNG CUÛA DÖÏ AÙN (tt) Tieán ñoä ª Tieán ñoä coù hôïp lyù khoâng? ª Tieán ñoä ñaõ ñöôïc laäp nhö theá naøo? ª Tieán ñoä ñöôïc laäp khi naøo? ª Ai laäp tieán ñoä? ª Ngaøy hoaøn thaønh döï aùn? 9 I.2- LAØM VIEÄC VÔÙI CHUÛ ÑAÀU TÖ 10 5 07-01-2023 2.1- CUOÄC HOÏP BAN ÑAÀU VÔÙI CHUÛ ÑAÀU TÖ ª Muïc ñích cuoäc hoïp: Taïo cô hoäi cho CNDA vaø ñaïi dieän chuû ñaàu tö gaëp gôõ nhau ª Ñaïi dieän chuû ñaàu tö (ÑDCÑT): laø ngöôøi cung caáp thoâng tin vaø laøm roõ nhöõng yeâu caàu cuûa döï aùn, laø ngöôøi xeùt duyeät vaø pheâ chuaån trong giai ñoaïn thöïc hieän DA ª Noäi dung cuoäc hoïp: CÑT xaùc ñònh caùc thaønh phaàn öu tieân cuûa DA; Möùc ñoä lieân quan cuûa ÑDCÑT vôùi DA; Caùch thöùc laøm vieäc vaø trao ñoåi thoâng tin 11 2.2- CAÙC YEÂU CAÀU CUÛA CHUÛ ÑAÀU TÖ CHUÛ Xaùc ñònh 1 Yeâu caàu cuûa döï aùn ÑAÀU TÖ 2 Muïc tieâu cuûa döï aùn Söï tham gia cuûa Thay ñoåi thieát keá nhieàu ngöôøi Phaùt sinh Vöôït döï toaùn Caàn caùi gì Muoán caùi gì Coâng vieäc laøm ñi laøm laïi Yeâu caàu khoâng roõ raøng 12 6 07-01-2023 II CƠ CẤU TOÅ CHÖÙC 13 II.1- CAÙC KHAÙI NIEÄM Söï toå chöùc (organizing) laø quaù trình saép xeáp con ngöôøi vaø nguoàn löïc nhaèm phoái hôïp laãn nhau ñeå hoaøn thaønh moät muïc tieâu Caáu truùc toå chöùc: + laø caùch thöùc maø trong ñoù caùc boä phaän khaùc nhau cuûa moät toå chöùc ñöôïc saép xeáp moät caùch chính thöùc + laø moät heä thoáng cuûa caùc nhieäm vuï, caùc quan heä baùo caùo vaø caùc keát quaû cuûa thoâng tin 14 7 07-01-2023 II.2- CAÁU TRUÙC TOÅ CHÖÙC Muïc ñích: Taïo ra kieåu maãu ñeå phoái hôïp hoaït ñoäng giöõa caùc thaønh vieân trong toå chöùc; Giao traùch nhieäm vaø quyeàn lôïi ñeán töøng thaønh vieân trong toå chöùc vaø thieát laäp traùch nhieäm cho caùc keát quaû; Thieát laäp caùc ñieàu kieän caàn thieát cho söï phoái hôïp laãn nhau giöõa caùc thaønh vieân Baïn hoïc ñöôïc gì töø sô ñoà cuûa moät toå chöùc: Söï phaân chia coâng vieäc: Caùc vò trí vaø chöùc danh chæ ra caùc traùch nhieäm Caùc quan heä giaùm saùt: ai seõ baùo caùo ñeán ai Caùc keânh lieân laïc: Chæ ra doøng thoâng tin chính thöùc töø ñaâu ñeán ñaâu Caùc caáu truùc chính beân döôùi: Caùc vò trí maø baùo caùo ñeán nhaø quaûn lyù chung Caùc caáp ñoä cuûa quaûn lyù: Chæ ra caùc phaân lôùp cuûa quaûn lyù 15 II.3- CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC CUÛA DÖÏ AÙN/COÂNG TY Cô caáu toå chöùc laø phöông tieän ñeå ñaït ñöôïc caùc muïc ñích vaø ñoái phoù vôùi caùc truïc traëc Ña daïng Caùc cô caáu toå chöùc döï aùn laø raát phöùc taïp Nhaø quaûn lyù döï aùn caàn phaûi hieåu roõ caùc öu vaø khuyeát ñieåm cuûa töøng loaïi cô caáu toå chöùc ñeå löïa choïn loaïi cô caáu toå chöùc phuø hôïp 16 8 07-01-2023 II.4- CAÙC LOAÏI CAÁU TRUÙC CUÛA DÖÏ AÙN 1 Caáu truùc theo chöùc naêng; 2 Caáu truùc theo döï aùn; 3 Caáu truùc theo ma traän 17 II.4.1- CAÁU TRUÙC CHÖÙC NAÊNG BAN GIAÙM ÑOÁC PHOØNG PHOØNG PHOØNG PHOØNG PHOØNG KEÁ TOAÙN QUY HOAÏCH DÖÏ AÙN KYÕ THUAÄT NHAÂN SÖÏ Hoà Vaên E Leâ Moät Leâ Vaên A Toâ Hai Thaùi Thò B Laâm Vaên G Traàn Ba Ngoâ Vaên C Vaên H Leâ Boán Traàn D Voõ Vaên K 18 9 07-01-2023 II.4.1- CAÁU TRUÙC CHÖÙC NAÊNG Caáu truùc chöùc naêng laø taäp hôïp caùc con ngöôøi vôùi kyõ naêng töông töï ñeå laøm nhöng nhieäm vuï töông töï Lôïi ñieåm: Lôïi theá theo quy moâ vôùi söï söû duïng nguoàn löïc coù hieäu quaû Nhieäm vuï phaân coâng phuø hôïp vôùi taøi chuyeân moân vaø söï ñaøo taïo Giaûi quyeát ñöôïc vaán ñeà thuoäc veà kyõ thuaät chaát löôïng cao Ñaøo taïo chuyeân saâu vaø phaùt trieån caùc kyõ naêng trong voøng caùc chöùc naêng Caùc con ñöôøng ngheà nghieäp roõ raøng trong voøng caùc chöùc naêng 19 II.4.1- CAÁU TRUÙC CHÖÙC NAÊNG (tt) Khuyeát ñieåm: Thieáu söï phoái hôïp vaø giao tieáp cheùo giöõa caùc chöùc naêng (keânh giao tieáp, quyeát ñònh chuû yeáu theo chieàu doïc) Khaû naêng phaûn öùng keùm vôùi caùc thay ñoåi cuûa moâi tröôøng xung quanh 20 10 07-01-2023 II.4.2- CAÁU TRUÙC DÖÏ AÙN BAN GIAÙM ÑOÁC PH DÖÏ AÙN 1 PH DÖÏ AÙN 2 PH DÖÏ AÙN 3 PH DÖÏ AÙN 4 PH DÖÏ AÙN 5 Leâ Vaên Taøi Leâ Thò Lan Buøi Vaên Kim Nhaân vieân döï aùn 4 Nhaân vieân döï aùn 4 Nhaân vieân döï aùn 4 KEÁ TOAÙN+TAØI CHAÙNH KINH DOANH KYÕ THUAÄT 21 II.4.2- CAÁU TRUÙC DÖÏ AÙN (TT) Moät caáu truùc döï aùn laø taäp hoïp nhöõng caù nhaân laøm vieäc chung trong moät döï aùn vôùi nhöõng ñoái töôïng töông töï Lôïi ñieåm: Raát linh ñoäng trong phaûn öùng vôùi caùc thay ñoåi cuûa moâi tröôøng Caûi thieän söï phoái hôïp cheùo giöõa caùc boä phaän chöùc naêng Taøi chuyeân moân taäp trung vaøo caùc ñoái töông cuï theå Deå daøng thay ñoåi kích thöôùc baèng vieäc theâm vaøo hay bôùt ra caùc döï aùn Khuyeát ñieåm: Coù theå laøm giaûm lôïi theá theo quy moâ Coù theå laøm gia taêng chi phí bôûi söï truøng laép trong nguoàn löïc vaø noå löïc cuûa caùc döï aùn khaùc nhau Quaù nhaán maïnh vaøo moät döï aùn coù theå laøm toån haïi ñeán toaøn boä Coù theå taïo ra canïh tranh khoâng laønh maïnh 22 11 07-01-2023 II.4.3- CAÁU TRUÙC MA TRAÄN Ban Giaùm ñoác Tröôûng Tröôûng Tröôûng Tröôûng Phoøng döï Phoøng kinh Phoøng kyõ Phoøng keá aùn doanh thuaät toaùn CNDA 1 CNDA 2 CNDA 3 23 II.4.3- CAÁU TRUÙC MA TRAÄN Moät caáu truùc ma traän laø phöông thöùc keát hôïp giöõa caáu truùc chöùc naêng vaø caáu truùc döï aùn Lôïi ñieåm: Söï phoái hôïp chöùc naêng beân trong toát hôn trong vaän haønh vaø xöû lyù raéc roái Gia taêng söï linh ñoäng trong theâm, bôùt, thay ñoåi söï vaän haønh ñeå phuø hôïp vôùi phía caàu (demand) Traùch nhieäm thöïc hieän coâng vieäc cuûa caùc thaønh vieân toát hôn xuyeân qua caùc chuû nhieäm döï aùn (project manager) Caûi thieän thieän tieán trình ra quyeát ñònh xuyeân qua nhoùm döï aùn (project team) ngay taïi nôi laøm vieäc vì taïi ñoù thoâng tin toát nhaát laø coù saún Caûi thieän söï quaûn lyù chieán löôïc vì laõnh ñaïo ñöôïc giaûi phoùng khoûi vieäc xöû lyù nhöõng vaán ñeà khoâng caàn thieát ñeå taäp trung giaûi quyeát vaøo caùc noäi dung chieán löôïc 24 12 07-01-2023 II.4.3- TRUÙC MA TRAÄN Khuyeát ñieåm: Heä thoáng hai “xeáp” coù theå gaây ra nhöõng truïc traëc Nhaân vieân cuûa caáu truùc ma traän coù theå nhaän nhieäm vuï mô hoà vì nhaän leänh maâu thuaån nhau töø hai “xeáp” Coù theå gaây ra gia taêng chi phí vì söï gia taêng chi phí löông cuûa caùc tröôûng nhoùm Loøng trung thaønh cao vôùi nhoùm coù theå gaây ra thieät haïi cho caùc muïc tieâu lôùn hôn cuûa toå chöùc 25 III CƠ CẤU PHAÂN CHIA COÂNG VIEÄC (WBS) - 26 13 07-01-2023 III.1 CÔ CAÁU PHAÂN CHIA COÂNG VIEÄC WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) Khaùi nieäm: WBS laø phöông phaùp xaùc ñònh coù heä thoáng caùc coâng vieäc, phaân chia theo töøng caáp cho ñeán khi naøo moãi coâng vieäc ñöôïc xaùc ñònh roõ raøng, cuï theå WBS trình baøy moät döï aùn trong moät daïng thöùc cuûa thöù baäc theo muïc ñích, muïc tieâu vaø coâng vieäc Muïc ñích; Laø neàn taûng cho coâng taùc QLDA: ñeå hoaïch ñònh, toå chöùc vaø kieåm soaùt döï aùn; 27 III.1- CÔ CAÁU PHAÂN CHIA COÂNG VIEÄC (tt) Caùch thöùc: CHIA DÖÏ AÙN RA TÖØNG HAÏNG MUÏC (MUÏC TIEÂU) > TÖØNG NHOÙM COÂNG VIEÄC > COÂNG VIEÄC CUÏ THEÅ Moãi coâng vieäc neân: Deã daøng xaùc ñònh ñöôïc khoái löôïng; Coù thôøi gian hoaøn thaønh cuï theå (thôøi ñieåm baét ñaàu vaø keát thuùc); Deå daøng öôùc löôïng chi phí (CBS); Traùch nhieäm roõ raøng cuûa ngöôøi ñöôïc phaân coâng (OBS) Caùc coâng taùc trong WBS ñöôïc phaân chia maõi cho ñeán khi toaøn boä döï aùn ñöôïc hieån thò nhö laø moät heä thoáng cuûa caùc coâng vieäc rieâng bieät vaø khoâng coøn söï choàng cheùo nhau giöõa caùc coâng việc! 28 14 07-01-2023 III.2- WBS CUÛA MOÄT DÖÏ AÙN DÖÏ AÙN HAÏNG MUÏC A HAÏNG MUÏC B HAÏNG MUÏC C Nhoùm coâng vieäc Nhoùm coâng vieäc Nhoùm coâng vieäc …… …… …… 29 Coâng vieäc cuï theå 30 15 07-01-2023 31 32 16 07-01-2023 IV THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ QLDA 33 IV.1- THAØNH LAÄP NHOÙM THÖÏC HIEÄN DÖÏ AÙN (Project team) Toå chöùc nhaân söï thöïc hieän laø chìa khoùa thaønh coâng cuûa quaûn lyù döï aùn Caùc coâng vieäc chính caàn Laäp cô caáu laøm phaân chia Danh muïc lieät keâ chi tieát caùc coâng vieäc coâng vieäc vaø phaân nhoùm (WBS) sô coâng vieäc theo töøng giai boä ñeå xaùc ñoaïn thi coâng ñònh: Löïa choïn taøi nguyeân vaø chuyeân moân cuûa nhöõng ngöôøi thöïc hieän döï aùn 34 17 07-01-2023 IV.2- THAØNH LAÄP NHOÙM THÖÏC HIEÄN DÖÏ AÙN (tt) NHOÙM THÖÏC HIEÄN DÖÏ AÙN: Nhaân sö:ï do CNDA vaø caáp quaûn lyù töông öùng löïa choïn Soá löôïng nhaân vieân: quy moâ + ñoä phöùc taïp cuûa döï aùn MOÃI THAØNH VIEÂN TÖÏ NHAÄN THÖÙC VAI TROØ CUÛA MÌNH TRONG SÖÏ THAØNH COÂNG CUÛA DÖÏ AÙN CHÌA KHOÙA CUÛA SÖÏ THAØNH COÂNG VAI TROØ CUÛA CHUÛ NHIEÄM DÖÏ AÙN: Giöõ vai troø laõnh ñaïo Toå chöùc, phoái hôïp, kieåm tra quaù trình thöïc hieän coâng vieäc cuûa nhoùm thöïc hieän döï aùn 35 V- LẬP KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI THÔNG TIN 36 18 07-01-2023 V.1- CUOÄC HOÏP KHÔÛI ÑOÄNG (CHKÑ) Thôøi ñieåm: Hình thaønh xong ñoäi nguõ nhöõng ngöôøi thöïc hieän döï aùn Muïc ñích: Cung caáp thoâng tin veà muïc tieâu, yeâu caàu, chi phí vaø thôøi gian cuûa döï aùn, phoå bieán keá hoaïch thöïc hieän döï aùn, phaân coâng thaønh vieân traùch nhieäm thöïc hieän coâng vieäc Caùch thöùc tieán haønh: CNDA phaûi hieåu roõ muïc tieâu, yeâu caàu, khoái löôïng, chi phí vaø thôøi gian thöïc hieän döï aùn CNDA neân gaëp caùc thaønh vieân chuû choát tröôùc khi tieán haønh cuoäc hoïp khôûi ñoäng CNDA ñieàu khieån cuoäc hoïp nhöng khoâng neân ñi quaù saâu vaøo chi tieát Laäp bieân baûn cuoäc hoïp 37 V.2- MA TRẬN GIAO TRÁCH NHIỆM STT CÔNG TÁC CÁC THÀNH VIÊN CỦA NHÓM CNDA A B C D KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI 4 1 2 2 2 1 Hồ sơ pháp lý 1 2 2 2 3 2 Lập kế hoạch đấu thầu 3 Lập tiến độ dự án 1 2 2 2 3 4 Kiểm soát chi phí dự án 5 Giấy phép xây dựng 1 2 2 2 2 6 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu 7 Đánh giá hồ sơ dự thầu 4 1 2 2 1 8 Hợp đồng xây dựng 9 Khởi công 3 1 1 1 3 4 1 1 1 3 1 2 2 2 3 4 2 3 2 1 GHI CHÚ: 3 Phải được tham khảo 1 Trách nhiệm quản lý trực tiếp 4 Quản lý chung 2 Phải được thông báo 19 07-01-2023 V.3- TRÌNH TÖÏ LAÄP KEÁ HOAÏCH THÖÏC HIEÄN DÖÏ AÙNTRÌNH TÖÏ THÖÏC HIEÄN 1- Thaønh laäp cô caáu phaân chia coâng vieäc (WBS) 2- Thaønh laäp cô caáu phaân coâng toå chöùc (OBS) 3- Lieân keát OBS vaø WBS (töùc laø thieát laäp caáu truùc hoaït ñoäng cô baûn cho döï aùn) 4- Laäp tieán ñoä vaø xaây döïng heä thoáng maõ hoùa, lieân heä caùc thaønh phaàn cuûa WBS vôùi chi phí 39 V.3.1- THAØNH PHAÀN CUÛA MOÄT KEÁ HOAÏCH THÖÏC HIEÄN DÖÏ AÙN Döõ lieäu Teân vaø maõ soá cuûa döï aùn chung Muïc tieâu vaø quy moâ cuûa döï aùn Sô ñoà cô caáu phaân coâng toå chöùc cuûa döï aùn (OBS) Coâng vieäc Danh muïc chi tieát lieät keâ caùc coâng vieäc 40 Danh muïc chi tieát lieät keâ caùc nhoùm coâng vieäc Danh muïc chi tieát lieät keâ caùc coâng vieäc cuï theå (Work Package) 20