Bài giảng quản lý dự án xây dựng chương 3

2-TƯ HỌP 3- ĐỊNH HÌNH THIẾT LẬP CẤU TRÚC TỔ CHỨC NỘI BỘ TỔ CHỨC QLDA 4- PHÂN CHIA CÔNG VIỆC WBS TỔ CHỨC NHÂN SỰ OBSÏ 5- PHỔ BIẾN CÔNG VIỆC, TRÁCH NHIỆM ĐẾN TỪNG THÀNH VIÊN QLDA 6- LẬP

Chöông 3

HOẠCH ĐỊNH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN

I- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

II- CƠ CẤU TỔ CHỨC

III- CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)

NỘI DUNG

2-TƯ

(HỌP)

3- ĐỊNH HÌNH (THIẾT LẬP) CẤU TRÚC TỔ CHỨC NỘI BỘ TỔ CHỨC QLDA

4- PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS) TỔ CHỨC NHÂN SỰ (OBS)Ï

5- PHỔ BIẾN CÔNG VIỆC, TRÁCH NHIỆM ĐẾN TỪNG THÀNH VIÊN QLDA

6- LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Tập trung các tài

liệu đã có:

 Báo cáo đầu

 Xác định quy mô công việc

 Đảm bảo sự chấp thuận chi phí dự án

 Sự thể hiện đầy đủ của tiến độ

 Xác định các thông tin cần thiết cho hoạt động của dự án

1.2- XÁC ĐỊNH CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO

CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN

7

Quy mô

ª Thiếu cái gì?

ª Có hợp lý không?

ª Cách làm tốt nhất?

ª Những thông tin cần bổ sung?

ª Cần chuyên môn nào?

ª Cách thi công công trình?

ª Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu

ª Các tiêu chuẩn hoặc quy định áp dụng trong dự án?

1.3- XÁC ĐỊNH CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO

CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (tt)

Kinh phí

ª Kinh phí dự trù có hợp lý không?

ª Dự toán được lập như thế nào?

ª Dự toán được lập khi nào?

ª Có phần nào trong dự toán phải kiểm tra lại?

ª Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương?

1.4- XÁC ĐỊNH CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO

CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (tt)

9

Tiến độ

ª Tiến độ có hợp lý không?

ª Tiến độ đã được lập như thế nào?

ª Tiến độ được lập khi nào?

ª Ai lập tiến độ?

ª Ngày hoàn thành dự án?

I.2- LÀM VIỆC VỚI CHỦ ĐẦU TƯ

2.1- CUỘC HỌP BAN ĐẦU VỚI CHỦ ĐẦU TƯ

11

ª Mục đích cuộc họp: Tạo cơ hội cho CNDA và đại diện chủ

đầu tư gặp gỡ nhau

ª Đại diện chủ đầu tư (ĐDCĐT): là người cung cấp thông tin

và làm rõ những yêu cầu của dự án, là người xét duyệt và

phê chuẩn trong giai đoạn thực hiện DA.

ª Nội dung cuộc họp:

 CĐT xác định các thành phần ưu tiên của DA;

 Mức độ liên quan của ĐDCĐT với DA;

 Cách thức làm việc và trao đổi thông tin.

2.2- CÁC YÊU CẦU CỦA CHỦ ĐẦU TƯ

CHỦ

ĐẦU TƯ

Xác định 1 Yêu cầu của dự án

2 Mục tiêu của dự án

Sự tham gia của nhiều người

Cần cái gì  Muốn cái gì

Yêu cầu không rõ ràng

Thay đổi thiết kế

Vượt dự toán

Công việc làm đi làm lại

II CƠ CẤU TỔ CHỨC

II.1- CÁC KHÁI NIỆM

 Sự tổ chức (organizing) là quá trình sắp xếp con

người và nguồn lực nhằm phối hợp lẫn nhau để hoàn

thành một mục tiêu

 Cấu trúc tổ chức: + là cách thức mà trong đó các bộ

phận khác nhau của một tổ chức được sắp xếp một

cách chính thức

vụ, các quan hệ báo cáo và các kết quả của thông tin

II.2- CẤU TRÚC TỔ CHỨC

15

Mục đích:

 Tạo ra kiểu mẫu để phối hợp hoạt động giữa các thành viên

trong tổ chức;

 Giao trách nhiệm và quyền lợi đến từng thành viên trong tổ

chức và thiết lập trách nhiệm cho các kết quả;

 Thiết lập các điều kiện cần thiết cho sự phối hợp lẫn nhau

giữa các thành viên.

 Bạn học được gì từ sơ đồ của một tổ chức:

Sự phân chia công việc: Các vị trí và chức danh chỉ ra các

trách nhiệm.

Các quan hệ giám sát: ai sẽ báo cáo đến ai

Các kênh liên lạc: Chỉ ra dòng thông tin chính thức từ đâu

đến đâu

Các cấu trúc chính bên dưới: Các vị trí mà báo cáo đến

nhà quản lý chung

Các cấp độ của quản lý: Chỉ ra các phân lớp của quản lý

II.3- CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DỰ ÁN/CÔNG TY

 Cơ cấu tổ chức là phương tiện để đạt được các mục đích

và đối phó với các trục trặc.

 Đa dạng

 Các cơ cấu tổ chức dự án là rất phức tạp

 Nhà quản lý dự án cần phải hiểu rõ các ưu và khuyết

điểm của từng loại cơ cấu tổ chức để lựa chọn loại cơ

cấu tổ chức phù hợp

II.4- CÁC LOẠI CẤU TRÚC CỦA DỰ ÁN

17

1. Cấu trúc theo chức năng;

2. Cấu trúc theo dự án;

3. Cấu trúc theo ma trận

II.4.1- CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG

KẾ TOÁN

PHÒNG QUY HOẠCH

PHÒNG DỰ ÁN

PHÒNG KỸ THUẬT

PHÒNG NHÂN SỰ Lê Văn A

Thái Thị B Ngô Văn C

Hồ Văn E Lâm Văn G Văn H

Lê Một Tô Hai Trần Ba

II.4.1- CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

19

 Cấu trúc chức năng là tập hợp các con người với kỹ

năng tương tự để làm nhưng nhiệm vụ tương tự.

 Giải quyết được vấn đề thuộc về kỹ thuật chất lượng cao

 Đào tạo chuyên sâu và phát triển các kỹ năng trong vòng

Thiếu sự phối hợp và giao tiếp chéo giữa các chức

năng (kênh giao tiếp, quyết định chủ yếu theo chiều

dọc)

Khả năng phản ứng kém với các thay đổi của môi

trường xung quanh

II.4.2- CẤU TRÚC DỰ ÁN

21

BAN GIÁM ĐỐC

PH DỰ ÁN 1 PH DỰ ÁN 2 PH DỰ ÁN 3 PH DỰ ÁN 4

Lê Văn Tài Nhân viên dự án 4

KINH DOANH

Lê Thị Lan Nhân viên dự án 4

KẾ TOÁN+TÀI CHÁNH

Bùi Văn Kim Nhân viên dự án 4

KỸ THUẬT

PH DỰ ÁN 5

II.4.2- CẤU TRÚC DỰ ÁN (TT)

 Một cấu trúc dự án là tập họp những cá nhân làm việc chung trong

một dự án với những đối tượng tương tự.

 Lợi điểm:

 Rất linh động trong phản ứng với các thay đổi của môi trường

 Cải thiện sự phối hợp chéo giữa các bộ phận chức năng

 Tài chuyên môn tập trung vào các đối tương cụ thể

 Dể dàng thay đổi kích thước bằng việc thêm vào hay bớt ra các dự án

 Khuyết điểm:

 Có thể làm giảm lợi thế theo quy mô

 Có thể làm gia tăng chi phí bởi sự trùng lắp trong nguồn lực và nổ lực

của các dự án khác nhau.

Quá nhấn mạnh vào một dự án có thể làm tổn hại đến toàn bộ

II.4.3- CẤU TRÚC MA TRẬN

Trưởng Phòng kỹ thuật

Trưởng Phòng kế toán CNDA 1

CNDA 3

CNDA 2

II.4.3- CẤU TRÚC MA TRẬN

 Một cấu trúc ma trận là phương thức kết hợp giữa cấu trúc chức năng

và cấu trúc dự án.

 Lợi điểm:

 Sự phối hợp chức năng bên trong tốt hơn trong vận hành và xử lý rắc

rối.

 Gia tăng sự linh động trong thêm, bớt, thay đổi sự vận hành để phù

hợp với phía cầu (demand).

 Trách nhiệm thực hiện công việc của các thành viên tốt hơn xuyên qua

các chủ nhiệm dự án (project manager).

 Cải thiện thiện tiến trình ra quyết định xuyên qua nhóm dự án (project

team) ngay tại nơi làm việc vì tại đó thông tin tốt nhất là có sẳn

 Cải thiện sự quản lý chiến lược vì lãnh đạo được giải phóng khỏi việc

xử lý những vấn đề không cần thiết để tập trung giải quyết vào các nội

dung chiến lược.

II.4.3- TRÚC MA TRẬN

25

 Khuyết điểm:

Hệ thống hai “xếp” có thể gây ra những trục trặc

Nhân viên của cấu trúc ma trận có thể nhận nhiệm

vụ mơ hồ vì nhận lệnh mâu thuẩn nhau từ hai “xếp”

Có thể gây ra gia tăng chi phí vì sự gia tăng chi phí

lương của các trưởng nhóm

Lòng trung thành cao với nhóm có thể gây ra thiệt

hại cho các mục tiêu lớn hơn của tổ chức

III CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

(WBS) -

III.1 CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

27

Khái niệm:

 WBS là phương pháp xác định có hệ thống các

công việc, phân chia theo từng cấp cho đến khi

nào mỗi công việc được xác định rõ ràng, cụ thể

 WBS trình bày một dự án trong một dạng thức

của thứ bậc theo mục đích, mục tiêu và công

việc

Mục đích;

 Là nền tảng cho công tác QLDA: để hoạch định,

tổ chức và kiểm soát dự án;

III.1- CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (tt)

Cách thức:

Mỗi công việc nên:

 Dễ dàng xác định được khối lượng;

 Có thời gian hoàn thành cụ thể (thời điểm bắt đầu và kết

thúc);

 Dể dàng ước lượng chi phí (CBS);

 Trách nhiệm rõ ràng của người được phân công (OBS).

Các công tác trong WBS được phân chia mãi cho đến khi

toàn bộ dự án được hiển thị như là một hệ thống của các

công việc riêng biệt và không còn sự chồng chéo nhau giữa

các công việc!

CHIA DỰ ÁN RA TỪNG HẠNG MỤC (MỤC TIÊU) >

TỪNG NHÓM CÔNG VIỆC > CÔNG VIỆC CỤ THỂ

III.2- WBS CỦA MỘT DỰ ÁN

29

DỰ ÁN

Nhóm công việc

Nhóm công việc

…….

HẠNG MỤC A HẠNG MỤC B HẠNG MỤC C

Công việc cụ thể

31

IV THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ QLDA

IV.1- THÀNH LẬP NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN

(Project team)

Tổ chức nhân sự thực hiện là chìa khóa thành công

của quản lý dự án.

Lập cơ cấu

Lựa chọn tài nguyên và

IV.2- THÀNH LẬP NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN (tt)

35

NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN:

 Nhân sư:ï do CNDA và cấp quản lý tương ứng lựa chọn

 Số lượng nhân viên:  quy mô + độ phức tạp của dự án

VAI TRÒ CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN:

 Giữ vai trò lãnh đạo

 Tổ chức, phối hợp, kiểm tra quá trình thực hiện công việc

của nhóm thực hiện dự án

MỖI THÀNH VIÊN TỰ NHẬN THỨC VAI TRÒ CỦA

MÌNH TRONG SỰ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN

CHÌA KHÓA CỦA SỰ THÀNH CÔNG

V- LẬP KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI

THƠNG TIN

V.1- CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG (CHKĐ)

37

án.

thời gian của dự án, phổ biến kế hoạch thực hiện dự án, phân

công thành viên trách nhiệm thực hiện công việc

Cách thức tiến hành:

 CNDA phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, khối lượng, chi phí và

thời gian thực hiện dự án

 CNDA nên gặp các thành viên chủ chốt trước khi tiến hành

cuộc họp khởi động.

 CNDA điều khiển cuộc họp nhưng không nên đi quá sâu vào

chi tiết

 Lập biên bản cuộc họp

6 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu 3 1 1 1 3

7 Đánh giá hồ sơ dự thầu 4 1 1 1 3

8 Hợp đồng xây dựng 1 2 2 2 3

V.2- MA TRẬN GIAO TRÁCH NHIỆM

V.3- TRÌNH TỰ LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

39

1- Thành lập cơ cấu phân chia công việc (WBS)

2- Thành lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS)

3- Liên kết OBS và WBS (tức là thiết lập cấu

trúc hoạt động cơ bản cho dự án)

4- Lập tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa,

liên hệ các thành phần của WBS với chi phí

 Tên và mã số của dự án

 Mục tiêu và quy mô của dự án

 Sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án (OBS)

 Danh mục chi tiết liệt kê các công việc

 Danh mục chi tiết liệt kê các nhóm công việc.

 Danh mục chi tiết liệt kê các công việc cụ thể (Work Package)

V.3.2- THÀNH PHẦN CỦA MỘT KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN DỰ ÁN (tt)

41

Tiến độ

Chi phí

 Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc.

 Thời gian dự kiến thực hiện từng công việc.

 Ngày khởi công và ngày hoàn thành các công việc

 Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng công việc

 Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc

 Phương thức thanh toán và khoản tiền thanh toán hàng tháng

THE END!