Quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện

GIỚI THIỆU DỰ ÁN

Tên dự án

Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

Trường Đại Học Mỏ Địa Chất

Người quản lý dự án(PM)

Danh sách tổ dự án

Gồm các thành viên sau:

Trường Đại Học Mỏ Địa Chất Hà Nội Địa chỉ: Phố Viên – Phường Đức Thắng – Bắc Từ Liêm –Hà Nội

Số điện thoại: (08)9 222 999 Email: humg@gmail.com

104.000.000 VND( Một trăm linh bốn triệu đồng ) 2.3.3 Thời gian thực hiện dự án:

Tổng thời gian: 3 Tháng (Trừ thứ 7 và chủ nhật không làm việc)

Ngày bắt đầu: 28/11/2019 Ngày kết thúc: 28/02/2019

Bài tiểu luận Môn học

Mục tiêu

Hoàn thành công việc của dự án theo đúng yêu cầu kĩ thuật, trong phạm vi ngân sách, đúng tiến độ ( Kĩ Thuật – Tài Chính – Thời Gian )

Quản lý dự án là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để định nghĩa, lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án một cách hiệu quả.

Quản lý dự án hiện đang trở thành cách quản lý chính chính thay thế cho quản lý hành chính mệnh lệnh, quan liêu

Phần mềm quản lý thư viện cho Trường Đại Học Mỏ Địa Chất được xây dựng nhằm nâng cao chất lượng quản lý một cách có hệ thống Công cụ này giúp cải thiện năng suất lao động, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm, lưu trữ và báo cáo thống kê thông tin một cách dễ dàng và chính xác.

Đề xuất giải pháp

Sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự

Việc sắp xếp sách theo nguyên tắc trong thư viện là rất cần thiết, mặc dù tốn nhiều thời gian Sinh viên và giáo viên thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm sách giữa hàng ngàn đầu sách khác nhau Mỗi cuốn sách cần được đặt ở vị trí cố định trên giá để dễ dàng truy cập sau này Người quản lý thư viện phải đảm bảo rằng sách được sắp xếp đúng vị trí sau khi sử dụng, nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu tìm kiếm của người dùng.

Tự tay sắp xếp và quản lý

Người quản lý sách của thư viện cần tự tay sắp xếp và quản lý từng vị trí, từng đầu mục sách một cách khoa học Việc này giúp dễ dàng tìm kiếm sách theo yêu cầu của sinh viên và giáo viên, đồng thời rà soát số lượng và tình trạng của từng đầu mục Cần cẩn trọng khi rà soát và sắp xếp sách, nhằm nắm vững vị trí của từng cuốn sách để quản lý hiệu quả hơn.

4.1.2 Thường xuyên rà soát và kiểm tra

Khi lựa chọn sách, sinh viên và giáo viên có thể làm xáo trộn vị trí của các cuốn sách trong thư viện Để duy trì trật tự và vị trí chính xác của từng đầu sách, cần thường xuyên kiểm tra và rà soát các mục sách để phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh và tìm cách khắc phục hiệu quả.

Khi thư viện nhận sách mới, người quản lý sẽ phân loại theo đầu mục và loại sách, sau đó ghi mã sách vào từng quyển Tiếp theo, họ sẽ sắp xếp sách mới lên giá và nhập thông tin như tên sách, mã sách, đầu mục và loại sách vào phần mềm, đồng thời cập nhật số lượng sách còn lại trong thư viện.

Để mượn sách tại thư viện, sinh viên và giáo viên cần đăng ký làm thẻ thư viện Họ phải điền đầy đủ thông tin vào đơn đăng ký Sau khi kiểm tra thông tin, người quản lý sẽ lưu vào hệ thống và cấp thẻ thư viện cùng hóa đơn.

Mỗi thẻ thư viện có mã thẻ riêng để phân biệt, cùng với thời gian cấp và thời gian sử dụng là 1 năm, với chi phí làm thẻ là 30.000 đồng Hóa đơn làm thẻ sẽ bao gồm mã hóa đơn, ngày lập, chi phí và họ tên người làm thẻ Khi sinh viên hoặc giáo viên muốn mượn sách, họ cần mang thẻ đến cho thủ thư để đăng ký Thủ thư sẽ kiểm tra thẻ và ghi lại mã thẻ, tên người mượn, mã sách, tên sách, số lượng, đầu mục, loại sách cùng với ngày mượn và ngày hạn trả.

Bài tiểu luận về môn học sách sẽ được ghi vào phiếu mượn - trả sách, đồng thời thông tin này cũng sẽ được cập nhật trên phần mềm quản lý Điều này giúp kiểm soát số lượng sách còn lại trong thư viện một cách hiệu quả.

Khi sinh viên hoặc giáo viên đến trả sách, người quản lý yêu cầu xuất trình thẻ thư viện và phiếu mượn – trả để kiểm tra thông tin như tên, mã sách, số lượng và loại sách Họ cũng xác nhận ngày trả sách để xem có quá hạn hay không Nếu quá hạn, sinh viên hoặc giáo viên sẽ phải điền thông tin vào phiếu phạt; nếu đúng hạn, người quản lý sẽ cập nhật lại số lượng sách trong phần mềm.

Khi thư viện cần bổ sung sách mới, người quản lý sẽ tìm hiểu thông tin về sách, lập danh sách cần nhập và trình ban lãnh đạo phê duyệt Sau khi được phê duyệt, người quản lý sẽ liên hệ với tài vụ để lấy tiền và tiến hành đặt mua sách Khi sách mới về, họ sẽ phân loại, tạo mã sách và cập nhật tình trạng vào hệ thống.

Người quản lý cần lập báo cáo gửi đến lãnh đạo nhà trường, bao gồm thông tin về tình trạng sách, số lượng sinh viên và giáo viên đăng ký thẻ, danh sách sách mượn và trả, số lượng vi phạm, cũng như số lượng sách nhập và xử lý sách hỏng hoặc quá hạn.

4.2.2 Xây dựng phần mềm mới

Hiện nay, việc xây dựng phần mềm quản lý thư viện mới là cần thiết do chưa có giải pháp nào thực sự hiệu quả Phần mềm này sẽ đáp ứng nhu cầu quản lý thư viện một cách tốt nhất, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động.

 Quản lý o Thống kê thư viện. o Theo dõi đóng phí làm mới thẻ. o Theo dõi các loại sách

Bài tiểu luận Môn học o Thống kê các thông tin về sinh viên

 Công tác sinh viên o Import danh sách thí sinh từ excel. o Tiếp nhận sinh viên o Chụp hình sinh viên o Làm thẻ thư viện o Phát thẻ cho sinh viên

 Trưởng nhà o Ghi phiếu mượn o Trả sách o Mua mới sách o Gởi yêu cầu sửa chữa , mua mới

 Kế toán tài vụ o Thu các loại phí o Hoàn trả các loại phí

Quản trị thiết bị bao gồm việc nhập, xuất và quản lý tồn kho các vật dụng phục vụ cho công tác sửa chữa Quy trình này bắt đầu bằng việc tiếp nhận yêu cầu sửa chữa, sau đó là yêu cầu nghiệm thu và cuối cùng là phê duyệt các yêu cầu sửa chữa để đảm bảo hiệu quả và chất lượng công việc.

 An ninh sinh viên o Kiểm soát thông tin sinh viên ra vào cổng, tòa nhà

Bài tiểu luận Môn học o Đồng bộ dữ liệu sinh viên từ hệ thống xuống máy trạm

 Thống kê, báo cáo o Thống kê các loại phí o Thống kê sinh viên. o Thống kê hoàn trả

Quản lý người dùng và an ninh hệ thống là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ thông tin Việc quản lý thông tin người dùng giúp đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật Phân quyền hệ thống theo module và tính năng cho phép kiểm soát truy cập hiệu quả, giảm thiểu rủi ro Ngoài ra, sao lưu và phục hồi dữ liệu hệ thống là cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng phục hồi thông tin khi xảy ra sự cố.

 Dịch vụ o Quản lý bãi xe

 Mô hình bãi xe thông minh o Quản lý ra vào o Quản lý khách đăng ký tháng o Quản lý khách vãn lai

 Kết nối dữ liệu sinh viên từ hệ thống.

Lựa chọn công nghệ

Microsoft Visual Studio

Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE) do Microsoft phát triển, nổi bật là một trong những công cụ viết phần mềm và debug phổ biến nhất hiện nay.

C# là một trong những ngôn ngữ lập trình phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt phù hợp cho việc phát triển phần mềm trên hệ điều hành Windows Với lập trình Winform, C# không chỉ mang lại sự tiện dụng mà còn giúp việc bảo trì và khắc phục lỗi hiệu quả hơn, làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các ứng dụng phần mềm.

SQL Server is a database management system that utilizes Transact-SQL for data exchange between client computers and SQL Server computers An RDBMS consists of databases, an engine, and applications designed to manage data and various components.

Hệ thống SQL Server có khả năng tối ưu hóa hiệu suất cho môi trường cơ sở dữ liệu lớn lên đến terabyte, phục vụ đồng thời hàng nghìn người dùng Ngoài ra, SQL có thể tích hợp linh hoạt với nhiều loại server khác nhau như IIS, E-Commerce và Proxy Server.

Trong hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, SQL có những vai trò như sau:

SQL là một ngôn ngữ truy vấn tương tác, cho phép người dùng gửi yêu cầu đến cơ sở dữ liệu thông qua các câu lệnh SQL dễ dàng và nhận kết quả trả về một cách nhanh chóng.

SQL là ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu cho phép lập trình viên tích hợp các câu lệnh SQL vào trong các ngôn ngữ lập trình khác, từ đó phát triển các ứng dụng có khả năng tương tác với cơ sở dữ liệu hiệu quả.

SQL là ngôn ngữ quản trị cơ sở dữ liệu, cho phép người quản trị thực hiện quản lý và định nghĩa các cấu trúc lưu trữ dữ liệu Ngoài ra, SQL còn hỗ trợ kiểm soát quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả.

SQL là ngôn ngữ chính trong các hệ thống cơ sở dữ liệu khách/chủ, đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp giữa các ứng dụng phía máy khách và máy chủ cơ sở dữ liệu.

SQL là ngôn ngữ chủ yếu được sử dụng để truy cập và tương tác với dữ liệu trên Internet Hầu hết các máy chủ Web và máy chủ trực tuyến hiện nay đều áp dụng SQL để quản lý dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu.

SQL là ngôn ngữ chính được sử dụng trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán Nó cho phép các hệ thống giao tiếp qua mạng, gửi và nhận yêu cầu truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả.

SQL là ngôn ngữ chuẩn được sử dụng để giao tiếp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong mạng máy tính đa dạng Trong các hệ thống này, SQL đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và tương tác giữa các cơ sở dữ liệu khác nhau.

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là phần mềm quản lý dự án do Microsoft phát triển và cung cấp Chương trình này giúp người dùng xây dựng kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc hiệu quả.

Có thể sử dụng Microsoft Project để:

- Tạo ra các kế hoạch cho dự án Xác định được thời gian phải hoàn thành

- Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện

- Phân bổ nguồn lực và chi phí cho các công tác

- Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn

- Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value Method

- Xem các thông tin, dữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin dự án theo cách của bạn

- Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc

- Chuẩn bị những báo cáo mang tính chất chuyên nghiệp để trình bày cho ban lãnh đạo, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân…

Ước tính chi phí

Ước tính chi phí là gì

Mỗi dự án cần xác định một khoản kinh phí tối đa, tức là số tiền tối đa có thể sử dụng Trong lĩnh vực phát triển công nghệ thông tin, việc lập tổng dự toán kinh phí cho toàn bộ quá trình thực hiện là điều cần thiết, và cần phân bổ kinh phí theo từng năm thực hiện.

Đến nay, các dự án CNTT sử dụng ngân sách Nhà nước đều được xem xét kết quả đã đạt được vào cuối năm, từ đó xây dựng kế hoạch tài chính cho năm tiếp theo.

Để đạt hiệu quả cao và tạo ra những thay đổi cơ bản trong quản lý và kinh tế xã hội, các dự án ứng dụng công nghệ thông tin tại các Bộ ngành địa phương thường cần đầu tư lớn, vượt quá khả năng cân đối của ngân sách Nhà nước Do đó, các dự án này cần xác định các nguồn vốn khác nhau để huy động, nhằm đảm bảo kinh phí cần thiết cho việc thực hiện.

Ước tính chi phí là quá trình xác định chi phí dự kiến cho một chương trình, dự án hoặc hoạt động cụ thể Sản phẩm của quá trình này là dự toán chi phí, có tổng giá trị duy nhất cùng với các giá trị thành phần có thể xác định Việc có một ước tính chi phí chính xác và đáng tin cậy giúp tránh tình trạng vượt chi phí Người thực hiện ước tính chi phí, thường là các chuyên gia, đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị dự toán cho các dự án.

Bài tiểu luận về các loại công cụ ước tính chi phí khác nhau, bao gồm công cụ ước tính tòa nhà, công cụ ước tính điện và công cụ ước tính chính, sẽ được đặt tiêu đề trước bởi các công cụ sửa đổi tương ứng.

- Mục đích của ước tính chi phí là:

+ Đưa ra cái nhìn tổng quát về chi phí xây dựng hệ thống.

+ Ước lượng giám sát đảm bảo chi phí trong quá trình thực hiện dự án.

Để ước lượng chi phí cho dự án một cách thực tế và toàn diện, cần xem xét hai yếu tố quan trọng: chi phí tổng quan và chi phí chi tiết Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu về chi phí tổng quan.

- Chi phí tổng quan: Là chi phí tổng quát bao gồm những thứ chung chung. a Chi phí tổng quan

STT Nội dung công việc Chi phí Ghi chú

1 Bắt đầu dự án 5.000.000 vnđ

2 Đi khảo sát thực tế 2.000.000 vnđ

3 Thực hiện phân tích và xác định yêu cầu của hệ thống

4 Thiết kế một CSDL cho dự án 5.000.000 vnđ

5 Thiết kế giao diện 4.000.000 vnđ

6 Viết Code , lập trình 12.000.000 vnđ

7 Kiểm thử và chuẩn bị tài liệu 11.000.000 vnđ

8 Cài đặt, hướng dẫn sử dụng 2.000.000 vnđ

9 Chi phí cho đội dự án 50.000.000 vnđ

10 Chi phí dự phòng cho những phát sinh

11 Chi phí đầu tư trang thiết bị, máy móc

12 Chi phí cho hội họp 2.000.000 vnđ

13 Chi phí cho các vấn đề công nghệ kĩ thuật thực hiện dự án

Bảng chi phí tổng quan cho dự án xây dựng phần mềm quản lí thư viện b Chi phí chi tiết

Chi phí chi tiết cho ta thấy cụ thể nhất những chi phí ta cần chi cho dự án của mình

STT Chi tiết cụ thể Đơn giá

Thời gian thực hiện (giờ)

1 Đi khảo sát thực tế 250.000 12 2.000.000

Quản lí thông tin nguồn nhập sách

Quản lí thông tin người 1.000.000

Bài tiểu luận Môn học mượn sách

Quản lí tạo in thẻ thư viện 1.000.000

3 Thiết kế một CSDL cho dự án

Bảng họ tên độc giả 555.000

Bảng số điện thoại (email) 555.000

Module thống kê báo cáo 1.000.000

5 Lập trình và tích hợp hệ thống

Xây dựng các bảng CSDL 2.000.000

Xây dựng các chức về quản trị người dùng

Lập trình Module quản trị hệ thống

Lập trình Module liên kết 2.000.000

Lập trình Module liên hệ 2.000.000

6 Kiểm thử và sửa lỗi 250.000 44 11.000.000

Kiểm thử mức đơn vị 1.000.000

Kiểm thử mức tích hợp 2.000.000

Kiểm thử mức hệ thống 2.000.000

Báo cáo kiểm thử chức năng mượn trả sách

Tạo bản hướng dẫn sử dụng 500.000 Đào tạo 500.000

9 Chi phí cho đội dự án 250.000 200 50.000.000 Đinh Việt Anh: 10.000.000

- trưởng nhóm, lập trình viên.

- lập trình viên, người quản trị CSDL

-kỹ sư đảm bảo chất lượng, kỹ sư phân tích thiết kế

- nhà phân tích nghiệp vụ kinh doanh, lập trình viên

- kĩ sư đảm bảo chất lượng, kĩ sư phân tích thiết kế.

Bảng chi phí chi tiết cho dự án

Lịch trình thực hiện

Thời gian hoàn thành: 3 tháng

Bảng phân rã công việc

Dự án quản lý thư viện điện tử

2 Đi khảo sát thực tế

3.1 Quản lí thông tin nguồn nhập sách

3.2 Quản lí thông tin người mượn sách

3.7 Quản lí tạo in thẻ thư viện

4 Thiết kế một CSDL cho dự án

4.2 Bảng họ tên độc giả

4.9 Bảng số điện thoại (email)

5.3 Module thống kê báo cáo

5.4 Lập trình và tích hợp hệ thống

5.5 Xây dựng các bảng CSDL

5.6 Xây dựng các chức về quản trị người dùng

5.7 Lập trình Module quản trị hệ thống

5.8 Lập trình Module liên kết

5.9 Lập trình Module liên hệ

6 Kiểm thử và sửa lỗi

6.2 Kiểm thử mức đơn vị

6.3 Kiểm thử mức tích hợp

6.4 Kiểm thử mức hệ thống

STT Họ và tên Địa chỉ liên hệ Chữ kí

2 Hoàng Thị Thu Huyền Lớp:

4 Hoàng Anh Đức Lớp: DCCTMM61

 Mọi sự phân công đều được đưa ra họp bàn công khai

 Ưu tiên phân công theo năng lực sở trường của mỗi người

Yêu cầu với các thành viên

 Nghiêm chỉnh chấp hành thực hiên công việc theo bản kế hoạch của dự án

 Tích cực tham gia thảo luận, phát biểu ý kiến để dự án đạt kết quả tốt nhất

 Bồi dưỡng khả năng chuyên môn để hoàn thành tốt vai trò của mình trong dự án

 Tham gia đầy đủ các buổi họp

 Nghỉ làm phải thông báo tới giám đốc dự án hoặc trưởng nhóm

 Trao đổi qua email, điện thoại, skyper

 Có mặt đầy đủ đúng giờ các buổi họp nhóm dự án

 Tích cực, khẩn trương trao đổi, bàn bạc, giải quyết các vấn đề của dự án

 Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong cuộc họp.

Danh sách các vị trí cần cho dự án

STT Vị trí Trách nhiệm Kỹ năng yêu cầu

1 Giám đốc dự án Quản lý đội dự án

Lãnh đạo, kinh nghiệm quản lý dự án

2 Lập trình viên Viết mã nguồn cho trương trình

3 Kỹ sư đẩm bảo chất lượng Đảm bảo chất lượng cho dự án

4 Người quản trị CSDL Xây dựng, bảo trì CSDL

5 Nhà phân tích nghiệp vụ kinh doanh

Gặp gỡ lấy thông tin từ khách hàng

6 Kỹ sư quản lý cấu hình Quản lý cấu hình cho dự án

7 Kĩ sư phân tích thiết kế Phân tích thiết kế hệ thống

STT Công việc Mã công việc Ngày công

2 Đi khảo sát thực tế 5 1 Đi khảo sát thực tế KH.01 2

Quan sát tham khảo KH.02 1

Phỏng vấn xung quanh KH.03 1

Thăm dò nhu cầu KH.04 1

Quản lí thông tin nguồn nhập sách YC.01 2

Quản lí thông tin người mượn sách YC.1.1 1

Quản lí nhân viên YC.02 4

Quản lí hợp đồng YC.2.1 1

Quản lí kho sách YC.2.2 1

Quản lí ấn chỉ YC.2.3 1

Quản lí tạo in thẻ thư viện YC.2.4 1

Báo cáo thống kê YC.2.5 2

4 Thiết kế một CSDL cho dự án 20 2

Bảng họ tên độc giả TK.1.1 2

Bảng ngày mượn sách TK.1.2 2

Bảng ngày trả sách TK.1.3 2

Bảng số điện thoại (email) TK.2.2 2

Module thống kê báo cáo CN.2.1 3

Lập trình và tích hợp hệ thống CN.2.2 4

Xây dựng các bảng CSDL CN.03 4

Xây dựng các chức về quản trị người dùng

Lập trình Module quản trị hệ thống CN.05 1

6 Kiểm thử và sửa lỗi 7 2

Dữ liệu kiểm thử KT.01 1

Kiểm thử mức đơn vị KT.02 4

Kiểm thử mức tích hợp KT.2.1 1

Kiểm thử mức hệ thống KT.2.2 1

Kiểm thử giao diện KT.2.3 1

Kết quả kiểm thử KT.2.4 1

Kiểm tra lần cuối KT03 2

7 Kết thúc dự án TL 1 1

Công tác thực hiện

Mã Kết thúc giai đoạn

Ngày báo cáo Tài liệu Trách nhiệm

1 Khởi động dự án 28/11/2019 Nhận dự án và quyết định khởi động dự án (văn bản kèm theo)

Người quản lý dự án

2 Lập kế hoạch 29/11/2019 Bản kế hoạch thực hiện dự án Người quản lý dự án

3 Xác định yêu cầu hệ thống

- Báo cáo khảo sát hệ thống

- Bản đặc tả yêu cầu khách hàng

- Báo cáo tiến độ Đội phân tích và thiết kế

- Báo cáo tiến trình dự án Đội trưởng.

4 Phân tích và thiết kế 30/11/2019

- Bản phân tích hệ thống dựa trên yêu cầu khách hàng

- Bản đặc tả thiết kế(giao diên, modul…)

- Hoàn thành bản phân tích thiết kế hệ thống và giao diện theo yêu cầu khách hàng

- Báo cáo tiến độ Đội phân tích và thiết kế

- Báo cáo tiến trình dự án Đội trưởng

- Báo cáo tiến độ lập trình

- Bàn giao module chương trình Đội lập trình

6 Kiểm thử và khắc phục lỗi

- Các kịch bản kiểm thử

- Các biên bản kiểm thử

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm

- Báo cáo tiến độ Đội kiểm thử và toàn nhóm

7 Tổng kết dự án 24/01/2019 Biên bản bàn giao và thanh lý hợp đồng

Người quản lý dự án và toàn nhóm

DIỄN BIẾN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

Quá trình thực hiện dự án được theo dõi qua các mốc dự án đã xác định, với các cuộc họp diễn ra tại những mốc kiểm soát để đánh giá tiến độ, giải quyết khó khăn và lập kế hoạch tiếp theo Để quản lý hiệu quả, chúng ta cần xem xét các biên bản họp tương ứng với các mốc kiểm soát đã chọn.

Biên bản họp dự án

Tên Dự án Xây dựng phần mềm quản lý nhân viên

Nội dung công việc Quyết định khởi động dự án

Chủ trì cuộc họp Đinh Việt Anh

Thư ký Nguyễn Thái Hà

- Bùi Thị Hà Thời gian Từ 8h - 10h ngày 28/11/2019 Địa điểm Số 18 Phố Viên, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Mục đích Công bố việc khởi động dự án, dự kiến các công việc cần làm, bàn giao kế hoạch tiếp theo

STT Công việc Thực hiện Kết quả Lý do không hoàn thành

1 Khởi động Nhóm dự án

STT Công việc Nhóm thực hiện Kết quả cần đặt Thời hạn

1 Lập kế hoạch Người quản lý dự án Bản kế hoạch thực hiện dự án 27/05/2019

STT Mã số Tài liệu

1 QĐ/NT01-1 Biên bản quyết định khởi động dự án

2 QĐ/NT01-2 Biên bản cuộc họp

Tên Dự án Xây dựng phần mềm quản lý thư viện điện tử

Nội dung công việc Lập kế hoạch dự án

Những người tham gia - Đinh Việt Anh

Mục đích Kế hoạch chi tiết các công việc cần làm, phân công công việc cho mọi người trong từng giai đoạn của dự án.

Người quản lý dự án

Bản kế hoạch thực hiện dự án

Khảo sát yêu cầu của khách hàng Đội phân tích

- Báo cáo khảo sát hệ thống

- Đặc tả yêu cầu của khách hàng

1 KH/NT01-1 Bản kế hoạch thực hiện dự án

Xác định yêu cầu hệ thống

Nội dung công việc Đặc tả yêu cầu của khách hàng

Mục đích Dựa trên bản khảo sát, yêu cầu khách hàng tiến hành xây dựng bản đặc tả các yêu cầu của khách hàng.

Bản đặc tả các yêu cầu khách hàng Đội phân tích

Nắm bắt yêu cầu của khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc triển khai dự án, do đó, vấn đề này cần được chú trọng để đảm bảo thành công.

1 Phân tích và thiết kế Đội phân tích và thiết kế

- Bản phân tích hệ thống theo yêu cầu khách hàng

- Bản mô tả giao diện sản phẩm

1 KH/NT01-2 Bản phân tích chi tiết đặc tả yêu cầu khách hàng, mô tả khung giao diện.

Phân tích và thiết kế

Sau khi hoàn thiện sơ bộ bản phân tích chức năng và mô tả khung giao diện, tổ dự án cần gặp gỡ khách hàng để thảo luận và điều chỉnh những điểm còn thiếu sót, nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

Nội dung công việc Phân tích và thiết kế hệ thống

Dựa trên bản đặc tả yêu cầu sản phẩm, chúng tôi sẽ tiến hành xây dựng và hoàn thiện bản phân tích cho các chức năng cùng những yêu cầu khác của hệ thống, bao gồm cả mô tả giao diện đi kèm.

1 Bản phân tích và thiết kế hệ thống Đội phân tích và thiết kế

1 Lập trình Đội lập trình

- Hoàn thành module chức năng sản phẩm theo yêu cầu khách hàng

1 KH/NT01-3 Bản phân tích chi tiết mô tả hệ thống chức năng và giao diện.

2 QĐ/NT01-5 Biên bản cuộc họp Bài tiểu luận Môn học

Tên Dự án Xây dựng phần mềm quản lý thửu viện điện tử

Nội dung công việc Lập trình

Thời gian Từ 8h - 10h ngày 19/12/2019 Địa điểm Số 18 Phố Viên, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Mục đích Hoàn thành chức năng sản phẩm

STT Công việc Thực hiện Kết quả

Lý do không Hướng hoàn thành

1 Module các chức năng sản phẩm Đội lập trình

Kết quả cần đặt Thời hạn

1 Kiểm thử và khắc phục lỗi Đội kiểm thử

Hoàn thiện lại các chức năng sản phẩm đảm bảo chạy ổn định theo yêu cầu khách hàng.

1 KH/NT01-4 Các chức năng sản phẩm

Kiểm thử và khắc phục lỗi

Nội dung công việc Kiểm thử

Mục đích Kiểm thử và khắc phục lỗi

1 Kiểm thử toàn bộ hệ thống Đội kiểm thử

Kiểm thử và khắc phục lỗi Đội kiểm thử

Hoàn thiện lại các chức năng sản phẩm đảm bảo chạy ổn định theo yêu cầu khách hàng

1 KH/NT01-5 Các chức năng sản phẩm

2 QĐ/NT01/7 Biên bản cuộc họp

Nội dung công việc Tổng kết dự án

Những người tham gia - Đinh Việt Anh

Mục đích Thông qua các báo cáo tổng kết dự và kết thúc dự án.

1 KH/NT01-6 Báo cáo tổng kết dự án

Quản lí rủi ro

Quản lý rủi ro là quá trình xác định, đánh giá và ưu tiên hóa các rủi ro, theo định nghĩa của ISO 31000, là ảnh hưởng của sự không chắc chắn đối với các mục tiêu Quá trình này bao gồm việc áp dụng hợp lý và tiết kiệm nguồn lực nhằm giảm thiểu, theo dõi và kiểm soát xác suất xảy ra hoặc ảnh hưởng của các sự kiện không may, đồng thời tối đa hóa việc thực hiện các cơ hội.

Mọi dự án cần hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách, vì vậy việc quản lý rủi ro là rất quan trọng Quản lý rủi ro bao gồm bốn bước: dự đoán các rủi ro có thể xảy ra, loại bỏ rủi ro ở những nơi có thể, giảm thiểu tác động của rủi ro, và duy trì kiểm soát khi xảy ra sự cố Việc chú ý đến những yếu tố không thích hợp và cố gắng tránh chúng là chìa khóa để đảm bảo thành công cho dự án.

Công việc đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý rủi ro là nhận diện các yếu tố có thể dẫn đến sai sót Để xác định các khoản mục có khả năng rủi ro, việc xem xét lịch sử và lập danh sách các nguyên nhân tiềm ẩn là phương pháp hiệu quả Nếu không có ghi chép lịch sử, cần phải nhận biết rõ những tình huống mà bạn đang đối mặt với rủi ro Các loại tình huống rủi ro bao gồm rủi ro tài chính và rủi ro kỹ thuật.

Để khử bỏ rủi ro hiệu quả, một ý tưởng tốt là xác định mức ưu tiên cho các khoản mục rủi ro Việc lập một bảng phân loại các rủi ro sẽ giúp quản lý và giảm thiểu những tác động tiêu cực.

Khoản mục rủi ro Xác xuất

Tác động (1-10) Ưu tiên (X*T) Người sử dụng không trao đổi – yêu cầu sẽ trượt

Trưởng lập trình nghỉ phép – việc lập trình trượt

- Với những khoản mục bạn không thể khử bỏ được rủi ro, thì hãy xác định kế hoạch đối phó với điều bất ngờ.

Khử bỏ rủi Kiểm soát ro trục trặc

Giảm bớt tác động của rủi ro

Dưới đây là bảng phân tích rủi ro cho dự án này:

Mô tả Giả thiết Xác xuất Ảnh hưởng Phản ứng

Rủi ro về kế hoạch

Không tạo ra được sự đồng bộ, nhất quán

Các phần giao riêng cho từng người thực hiện có sự sai lệch dẫn đến khi ghép lại sẽ bị lỗi

10% Dự án không được hoàn chỉnh

Tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất Ước lượng thời gian không chính xác

Khi thực hiện kế hoạch có nhiều phát sinh so với dự kiến

5% Không đủ thời gian để hoàn thành kế hoạch

Liên tục điều chỉnh kế hoạch phù hợp với những phát sinh Ước lượng ngân sách

Khi thực hiện kế hoạch có nhiều

2% Không đủ ngân sách để chi trả

Cần phải nâng chi phí dự kiến

Bài tiểu luận Môn học không chính xác phát sinh so với dự kiến chi phí cho dự án

Nâng trợ cấp cho các hoạt động Đáp ứng được những nhu cầu cần thiết khi thực hiện dự án Lập lịch biểu không hợp lý

Khi thực hiện kế hoạch có phát sinh nhiều so với dự kiến

5% Không hoàn thành theo đúng kế hoạch

Liên tục điều chỉnh kế hoạch phù hợp với những phát sinh

Kế hoạch và tiến độ bị thay đổi

Khi thực hiện kế hoạch có phát sinh nhiều so với dự kiến

2% Không hoàn thành theo đúng kế hoạch

Liên tục điều chỉnh kế hoạch thực hiện và tiến trình công việc một cách khoa học để phù hợp với các phát sinh.

Chất lượng sản phẩm chưa đạt yêu cầu của khách hàng

Các thành viên trong đội lập trình thiếu kinh nghiệm, chưa hiểu biết sâu sắc về hệ thống nên khi triển khai

5% Ảnh hưởng tới kết quả của dự án cũng như danh tiếng

Tìm ra phương pháp có thể hướng dẫn các thành viên làm việc có hiệu quả nhất hoặc

Bài tiểu luận môn học có thể dẫn đến sản phẩm chất lượng thấp do đội ngũ nhân viên làm việc không hiệu quả Để cải thiện tình hình, cần tuyển thêm nhân viên có kinh nghiệm và trình độ cao cho dự án Hơn nữa, người quản lý dự án cần tăng cường giám sát để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.

Người quản lí dự án không tập trung thời gian nhiều cho dự án dẫn đến lơ là không sát sao trong từng giai đoạn

1% Dự án dễ dàng bị đổ vỡ

Người quản lí cần phải tập trung toàn bộ trong quá trình thực hiện dự án để dự án được hoàn thành tốt nhất

Rủi ro về nội bộ

Phân việc không hợp lý

Khi bắt đầu thực hiện kế hoạch có nhiều phát sinh so với dự kiến

Kết quả công việc chỉ đạt 5% hiệu suất tối đa, do cá nhân không phát huy được thế mạnh của mình, dẫn đến việc thời gian hoàn thành dự án không đúng kế hoạch.

Thường xuyên điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với thế mạnh của từng cá nhân, với những vấn đề phát sinh

Nguồn nhân lực thực hiện dự án bị thiếu so với dự kiến ban đầu

Trong đội thực hiện có người bỏ việc hoặc có người bị ốm hoặc một số lí do nào đó mà

2% Không hoàn thành được các phần việc theo đúng kế hoạch

Cần bổ sung nhân lực sớm nhất và điều chỉnh công việc sao cho phù

Bài tiểu luận Môn học không thể tham dự hợp với từng người

Sự phối hợp giữa các cá nhân không tốt

Dự án là do một tập thể làm ra vì thế sự đoàn kết giữa cá nhân là điều rất cần thiết

1% Không hoàn thành được theo đúng kế hoạch dẫn đến phá vỡ dự án

-Các cá nhân thường xuyên phải giao lưu với nhau

-Yêu cầu báo cáo kết quả định kỳ để nắm bắt tình hình

- Người quản lí dự án phải có sự điều chỉnh nhất định đối với từng giai đoạn phát triển dự án

Sự chuyển giao công việc giữa các nhóm không ăn khớp

5% Không hoàn thành được các phần vệc được giao

Cần có một quy trình làm việc thống nhất giữa các đội thực hiện dự án Rủi ro về quá trình thực hiện

Xác định yêu cầu về sản phẩm chưa đúng

Trong quá trình thu thập và khảo sát các yêu cầu từ phía khách hàng không được tốt dẫn đến hiểu sai về các chức năng

1% Sản phẩm không đảm bảo được yêu cầu của khách hàng

Liên tục trao đổi với khách hàng để xác định yêu cầu của khách hàng

Bài tiểu luận Môn học và các yêu cầu sản phẩm cần có Không gặp gỡ được khách hàng khi có vấn đề cần trao đổi

Trong quá trình thực hiện công việc

5% Không hoàn thành được các phần việc được giao

Để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, việc nắm rõ thông tin cụ thể của họ là rất quan trọng Điều này giúp chúng ta dễ dàng liên lạc và trao đổi khi cần thiết.

Không lấy được các dự liệu mẫu cũng như các mẫu biểu cần thiết liên quan đến các yêu cầu của hệ hống.

Hệ thống gặp khó khăn trong việc xuất các mẫu biểu cần thiết và phân tích cơ sở dữ liệu không chính xác Chúng tôi đề nghị khách hàng cung cấp các mẫu biểu cần thiết cùng với yêu cầu dữ liệu mẫu để có thể tiến hành kiểm tra các chức năng của hệ thống một cách hiệu quả.

Thiếu các kỹ thuật về công nghệ và ý tưởng khi triển khai sản phẩm

Người quản lý dự án chưa hình dung được các công việc cần làm của dự án, từ đó để đưa ra được các công

Những người làm dự án sẽ phải mất thời gian để tìm hiểu công nghệ sử dụng để thực hiện dự án, điều

Người quản lý dự án phải nắm rất chắc các công nghệ, kỹ thuật sử dụng ngay từ bước đầu thực hiện

Bài tiểu luận về môn học nghệ thuật và kỹ thuật yêu cầu thực hiện dự án có thể làm chậm tiến độ, gây ra sự chán nản cho đội ngũ thực hiện Để đạt được thành công trong dự án, cần chú trọng vào việc quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả.

Giá cả các thiết bị kỹ thuật tăng lên quá so với dự kiến

Không kiểm tra được giá cả, chi phí của các thiết bị cần thiết để thực hiện dự án.

Tiết kiệm và khác phục vấn đề phải đầu tư các thiết bị mới.

Khi hoàn thành các phân hệ nhưng chưa gặp được khách hàng để bàn giao cho khách hàng.

Khi hoàn thành các phân hệ

Không ghi nhận được các lỗi từ phía người dùng cuối dẫn đến sản phẩm khi hoàn thành nhưng không đảm bảo được yêu cầu đã đặt ra.

Liên tục duy trì liên hệ với khách hàng là cần thiết, và trong mỗi giai đoạn, cần tiến hành kiểm tra các module chức năng của hệ thống để đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.

Nghiệm thu sản phẩm chậm hơn dự kiến

Sau khi hoàn thành nhưng không bàn giao được sản phẩm cho khách hàng

Không thanh lý hợp đồng được theo đúng dự kiến

Căn cứ kế hoạch và hợp đồng đề nghị thanh lý hợp đồng.

TỔNG KẾT DỰ ÁN

Lý do phát triển dự án

Dự án xây dựng đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của học sinh, sinh viên và giáo viên trong nhà trường.

Giúp cho hoạt động học tập, tìm tài liệu trở nên thuận lợi hơn.

Những kết quả đã đạt được

- Dự án đã hoàn thành theo mục tiêu đề ra và đi vào hoạt động.

- Bước đầu đáp ứng mục tiêu của sinh viên và giáo viên nhà trường, giúp hình thức học tập hoạt động đa dạng hơn.

- Đáp ứng cơ bản những nhu cầu sinh viên.

Thông qua việc thực hiện dự án, các thành viên đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu, bao gồm kỹ năng làm việc nhóm, kiến thức bổ ích và khả năng tự học hỏi.

Đánh giá và kết quả của dự án

10.1.3 Đánh giá về nhân lực

Các thành viên hoạt động chăm chỉ, và hoàn thành công việc tốt.

10.2.3 Ưu điểm của dự án

- Anh em có nhiệt huyết trong việc làm dự án.

- Sự lãnh đạo nhiệt tình của trưởng nhóm giúp cho dự án thành công như mong đợi.

- Anh em có kỹ năng làm việc cũng như lối tư duy logic giúp cho các công tác làm việc nhanh và hiệu quả.

Sự nỗ lực làm việc dưới áp lực thời gian và môi trường của các thành viên trong tổ dự án đã góp phần quan trọng vào việc triển khai và hoàn thành dự án đúng tiến độ.

- Trong quá trình thi công không gặp những bất lợi lớn cũng góp phần làm nên thành công của dự án.

- Sự hỗ trợ nhiệt tình của thầy cô cũng như nhà trường giúp cho việc xác định và thực hiện dự án thuận tiện hơn rất nhiều.

10.3.3 Nhược điểm của dự án

- Anh em mới làm dự án còn chưa có nhiều kinh nghiệm.

- Một số vấn đề khó cần nhờ cậy chuyên gia bên ngoài.

- Dự án chưa phải lớn, chưa có áp lực nhiều.

- Một số anh em bận công việc hoặc học tập khác.

- Rút kinh nghiệm để tránh những rủi ro không đáng có trong dự án.

- Người quản lý dự án sẽ quản lý sát sao hơn các nguồn nhân lực đang có.

- Cần có những yếu tố để khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên hơn nữa.

- Chưa phát huy hết khả năng của các thành viên trong dự án, nâng cao tinh thần trách nhiệm của các thành viên

- Phân bổ đều số lượng công việc để các thành viên làm việc không bị áp lực quá mức.

Tiêu đề	Quản Lý Dự Án Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Thư Viện
Tác giả	Đinh Việt Anh, Nguyễn Thái Hà, Hoàng Thị Thu Huyền, Hoàng Anh Đức, Bùi Thị Hà
Người hướng dẫn	PGS.TS Lê Thanh Huệ
Trường học	Trường Đại Học Mỏ Địa Chất
Chuyên ngành	Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	bài tập lớn

Định dạng
Số trang	46
Dung lượng	597,46 KB