Bài giảng quản lý dự án xây dựng chương 9 theo dõi và kiểm soát tiến trình thực hiện dự án

CHƯƠNG : THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN Biên soạn: TS Trần Quang Phú ThS Nguyễn Thị Hạnh Tâm HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QLDA có hiệu đòi hỏi phải hoạch định, đo lường, đánh giá, dự báo kiểm soát mặt DA : chất lượng, quy mô công việc, chi phí tiến độ  Vào thời điểm báo cáo M, dự án dự định phải xong phần việc X với mức độ chất lượng Q mức chi phí dự trù C Mục tiêu việc kiểm soát DA đo lường giá trị thực đại lượng (X, Q, C), xác định xem DA có đáp ứng mục tiêu kế hoạch hay không thực điều chỉnh cần thiết Mục đích nhằm QLDA có hiệu  Hệ thống kiểm soát phải hệ thống khép kín với kế hoạch tiến độ thường xuyên xem xét hiệu chỉnh Hoạch định – Theo dõi – Kiểm soát chu trình liên tục DA hoàn thành Nếu không hoàn thành tốt hệ thống hoạch định – theo dõi – kiểm soát DA khó khăn cho việc quản lý DA  TIẾN ĐỘ NGANG VÀ ĐỒ THỊ THỂ HIỆN TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN TÍCH LUỸ THEO THỜI GIAN Xét ví dụ thể tiến độ thi công tuyến đường giao thông trình bày dạng tiến độ ngang, dùng để theo dõi tiến trình thực DA Các công việc liệt kê với số công ước tính cần thiết Giá trị tỷ trọng thể tỷ lệ phần trăm công việc so với toàn DA cách lấy số công hay chi phí thực công việc chia cho tổng số công hay tổng chi phí toàn tuyến đường Công việc móng đường có số công 4.200 chiếm tỷ lệ 26,4% tổng số 15.900 công toàn tuyến đường Trên biểu đồ, công việc thể hai ngang Thanh ngang liền nét thể tiến trình thực công việc theo tiến độ, ngang đứt nét phía thể tiến trình thi công thực tế Số liệu ngang thể phần trăm khối lượng công việc thực đơn vị thời gian Đường cong tích luỹ thể tiến trình thực DA trình bày kết hợp bảng tiến độ Trục tung thể khối lượng thực DA tích luỹ tính theo tỷ lệ phần trăm trục thời gian Khối lượng thực DA tích luỹ (KLTL) tính theo công thức sau : KLTL =  (khối lượng tích luỹ công việc x tỷ trọng) Ví dụ tính toán khối lượng thực tích luỹ theo tiến độ vào cuối tuần tuần lễ thứ ba DA thi công tuyến đường sau : Tuần thứ : Công tác chuẩn bị KLTL = (0,20 x 4,7) = 0,94% Tuần thứ hai : Công tác chuẩn bị, hệ thống thoát nước, đường KLTL = (0,7 x 4,7) + (0,60 x 0,90) + (0,15 x 26,4) = 7,83% Tuần thứ ba : Công tác chuẩn bị, hệ thống thoát nước, đường KLTL = (1,00 x 4,7) + (1,00 x 0,90) + (0,4 x 26,4) = 16,23% TIẾN ĐỘ NGANG VÀ ĐƯỜNG CONG TÍCH LUỸ THỂ HIỆN KHỐI LƯNG CÔNG VIỆC Công tác Chuẩn bị Hệ thống thoát nước Nền đường Móng đường Mặt đường Giờ công 750 150 4200 4000 Tỷ trọng Thực 4,7% Tiến độ 0,9% 26,4% 25,2% Tuần lễ 20 50 30 Thực tế 45 45 Tiến độ 60 40 Thực tế 30 60 Tiến độ 15 25 Thực tế 25 Tiến độ 25 20 10 100% 15 80% 10 20 30 25 60% 15 40% Thực tế 6800 42,8% Tiến độ 20 25 20 15 15 0% Thực tế Tổng số 15.900 Tiến độ Khối lượng hàng tuần % 0,94 6,89 8,40 9,12 18,87 22,21 14,84 10,19 6,41 2,14 Khối lượng tích luỹ % 0,94 7,83 16,23 25,35 44,21 66,42 81,26 91,45 97,86 100,0 Khối lượng hàng tuần % 3,73 9,29 Khối lượng tích luỹ % 3,73 13,02 Thực tế 20% 100% Căn vào mức độ khác biệt hai đường cong thể khối lượng tích luỹ theo thực tế theo tiến độ, đánh giá tình trạng DA mặt thời gian Trong trường hợp DA bị chậm tiến độ ĐO LƯỜNG TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐỒ THỊ THỂ HIỆN MỐI QUAN HỆ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC  Đối với công việc thiết kế Để xác định khối lượng công việc thực cho phần thiết kế toàn DA với nhiều công việc khác người ta sử dụng hệ số tỷ trọng (trọng số) cho công việc Tổng trọng số công việc DA thể 100% khối lượng công việc Cần phải xác định tỷ trọng công việc trước bắt đầu thực DA Công việc - Chuẩn bị tài liệu Tính toán sơ Vẽ phác thảo Tính toán chi tiết Vẽ chi tiết Ký duyệt vẽ Trọng số Thời gian bắt đầu – kết thúc (% so với toàn dự án) 0,05 0,10 0,25 0,20 0,30 0,10 – 10 10 – 25 15 – 45 35 – 60 50 – 90 90 – 100 CÁC CÔNG VIỆC THIẾT KẾ RIÊNG LẺ 100 Ký duyệt 90 80 Vẽ chi tiết 70 60 50 Tính toán chi tiết 40 30 Vẽ phác 20 Tính toán sơ 10 Chuẩn bị tài liệu 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % thời gian HP NHẤT CÁC CÔNG VIỆC THIẾT KẾ RIÊNG LẺ 100 Ký duyệt 90 80 Vẽ chi tiết 70 60 Tính toán chi tiết vẽ chi tiết 50 Tính toán chi tiết 40 Vẽ phác tính toán chi tiết 30 20 Vẽ phác Tính toán sơ Tính toán sơ vẽ phác 10 Chuẩn bị tài liệu 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % thời gian KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐỒ THỊ HP NHẤT THỜI GIAN, CHI PHÍ VÀ KHỐI LƯNG CÔNG VIỆC Đồ thị hợp thời gian, chi phí khối lượng công việc với thời gian thể theo trục nằm ngang, chi phí khối lượng công việc thể theo trục thẳng đứng bên trái bên phải đồ thị Đường cong phía thể mối quan hệ thời gian chi phí, đường cong chi phí tích luỹ theo thời gian Đường cong phía thể khối lượng công việc tích luỹ theo thời gian, hay gọi đường cong thể mối quan hệ thời gian khối lượng công việc Thời gian Ngày SỐ LIỆU GIỮA KẾ HOẠCH VÀ THỰC TẾ Tại cuối ngày thứ có chi phí 55% tổng chi phí, công việc làm đạt 57% toàn công việc 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Hoạch định Thực tế % công việc % chi phí % công việc 16 24 32 40 47 55 63 70 75 82 87 91 95 97 98 100 100 14 21 29 36 43 50 57 64 71 80 82 84 86 90 93 95 98 100 17 28 35 42 55 % chi phí 15 22 32 37 50 57 10 MỐI QUAN HỆ VỀ TIẾN ĐỘ GIỮA THỰC TẾ VÀ HOẠCH ĐỊNH Phối hợp đường cong chữ S 80% 70% 60% Thực tế (1) 50% 40% 100% 80% 30% % Công việc Giải thích: công việc hoàn thành sớm công việc hoạch định 90% %Chi phí Đồ thị cho thấy tiến độ dự án nhanh ngày 100% 60% Hoạch định (2) 20% 10% 0% 40% 20% 0% 10 12 14 16 18 Thời gian thực dự án (ngày) 13 MỐI QUAN HỆ GIỮA CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ 100% 90% 80% 70% Thực tế 60% 50% (4) (3) 100% 40% 80% 30% 60% (2) 20% 10% 0% Đã hoạch định % Công việc Nó có nghóa chi phí dự trù công việc thực tế = chi phí gánh chịu đến Phối hợp đường cong chữ S %Chi phí Đồ thị cho thấy dự án ngân sách tiến độ sớm ngày 40% 20% 0% 10 12 14 16 18 Thời gian thực dự án (ngày) 14 CÁC TRƯỜNG HP CÓ THỂ XẢY RA TRONG QLDA Vượt chi ngân sách, chậm tiến độ Dưới chi ngân sách, chậm tiến độ Thường xảy Thông thường Vượt chi ngân sách, vượt tiến độ Dưới chi ngân sách, vượt tiến độ Thông thường Ít xảy 15 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC (EVM) Người ta đưa khái niệm giá trị đạt BCWP (Budget Cost for Work Performed) công việc để đánh giá trạng thái DA BCWP tính nhân phần trăm khối lượng công việc thực thời điểm với chi phí dự trù để thực công việc Giá trị chi phí dự trù thực phần việc xét đến thời điểm cập nhật So sánh giá trị đạt BCWP với giá trị chi phí thực tế ACWP (Actual Cost for Work Performed) để đánh giá hiệu sử dụng chi phí So sánh giá trị đạt BCWP với chi phí ước tính thực phần việc kế hoạch đến thời điểm xét BCWS (Budget Cost for Work Scheduled) để đánh giá hiệu mặt tiến độ 16 ĐỒ THỊ ĐÁNH GIÁ TỔNG THỂ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN DA BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC %KL* chi phí 100 90 Chi phí tích lũy theo kế hoạch BCWS 80 70 60 50 ACWP CV - Chênh lệch chi phí 40 SV - Chênh lệch khối lượng công việc 30 20 BCWP 10 TV - Chênh lệch thời gian Thời điểm cập nhật % thời gian 17 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC CHÊNH LỆCH VỀ KHỐI LƯNG CÔNG VIỆC Chênh lệâch khối lượng công việc SV (Schedule Variance) khác biệt BCWP chi phí thực công việc theo kế hoạch phải thực đến thời điểm taïi BCWS SV = BCWP – BCWS SV < : Tiến trình dự án chậm tiến độ dự trù SV > : Tiến trình dự án nhanh tiến độ dự trù SV  : Dự án thực tiến trình 18 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC CHÊNH LỆCH VỀ CHI PHÍ Theo đồ thị, chênh lệch mặt chi phí CV (Cost Variance) khác biệt chi phí dự trù thực công việc đến thời điểm cập nhật (BCWP) chi phí thực tế thực công việc (ACWP) CV = BCWP – ACWP CV < : Dự án bị vượt chi phí CV > : Dự án sử dụng chi phí CV  : Dự án thực tiến trình 19 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC CHÊNH LỆCH VỀ THỜI GIAN Chênh lệâch thời gian TV (Time Variance) hiệu số thời gian dự trù để thực phần việc hoàn thành STWP (Scheduled Time for Work Performed) thời gian thực thực phần việc ATWP (Actual Time for Work Performed) TV = STWP – ATWP TV < : Chậm tiến độ TV > : Vượt tiến độ TV  : Đúng tiến độ 20 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC SO SÁNH THEO TỶ SỐ Chênh lệch chi phí : BCWP CPI = ACWP Chênh lệch khối lượng : BCWP SPI = BCWS Chênh lệch thời gian : STWP TPI = ATWP Việc so sánh theo tỷ số thật hữu ích muốn so sánh dự án với 21 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC VÍ DỤ : Chi phí dự trù để hoàn thành hạng mục (BAC - Budget At Complection) 1500 $ Theo tiến độ dự trù, hạng mục hoàn thành vào ngày thứ Thực tế, đến ngày thứ chi hết 1350$ ước lượng chi phí đạt 2/3 khối lượng công việc Xác định tình trạng dự án theo chi phí khối lượng công việc Chênh lệch chi phí : CV = BCWP – ACWP = 1500 (2/3) – 1350 = -350  Chênh lệch khối lượng công việc : SV = BCWP – BCWS = 1500 (2/3) – 1500 = -500 Chỉ số chi phí : CPI = BCWP/ACWP = 1500 (2/3)/1350 = 0,74 Chỉ số tiến độ : SPI = BCWP/BCWS = 1500 (2/3)/1500 = 0,67 22 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC VÍ DỤ : Như vậy, thời điểm này, dự án thực với chi phí nhiều chi phí dự trù, khối lượng công việc thực so với phần việc phải làm theo kế hoạch Có thể kết hợp hai số CPI SPI để có số phản ánh tổng thể tình trạng DA gọi số chi phí – tiến độ (CSI) BCWP BCWP CSI = (CPI).(SPI) = - x ACWP BCWS Với ví dụ ta coù : {1500.(2/3)}2 CSI = - = 0,49 1350 1500 23 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC DỰ BÁO CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN : Với BAC chi phí dự trù để hoàn thành toàn công việc BCWP chi phí để thực phần việc làm chi phí ước tính để hoàn thành công việc lại ECT (Estimated Cost to Complete) laø : BAC – BCWP ECT = CPI Thay vào ví dụ : BAC – BCWP 1500 – 1500.(2/3) ECT = - = - = 676 CPI 0,74 24 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC DỰ BÁO CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN : ECT = 676 số tiền mà nhà thầu phải bỏ để hoàn thành phần công việc lại Tổng chi phí ước tính để hoàn thành hạng mục (FAC) tổng chi phí thực tế (ACWP) cộng với chi phí ước tính để hoàn thành công việc lại (ECT) FAC = ECT + ACWP = 676 + 1350 = 2026 Dự trù mức lãi (lỗ) DA : P = BAC – FAC = 1500 – 2026 = - 526 Nhận xét : Nếu cải thiện đáng kể kết thúc, DA bị lỗ khoản 526$ 25 ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP MA TRẬN PHẦN TRĂM HOÀN THÀNH Số liệu cần thiết để xác lập ma trận chi phí, khối lượng công việc công cần thiết để thực phần việc DA Xét ví dụ minh hoạ ma trận xác định phần trăm hoàn thành DA xây dựng gồm năm gói thầu thứ tự từ đến Số liệu để xác lập ma trận ví dụ chi phí Đối với gói thầu số 1, có chi phí công tác đền bù ước tính 15.000$ khối lượng thực công việc đạt 70% với chi phí 10.500$ Chi phí cho công tác đền bù chiếm 30% chi phí toàn gói thầu chiếm 6% toàn chi phí DA, khối lượng công tác đền bù thực gói thầu chiếm 4% tổng khối lượng công việc DA Tổng chi phí gói thầu tỷ lệ phần trăm so với DA thể cột Giá trị 30.750$ 13% góc phải bên ma trận thể chi phí phần trăm hoàn thành toán DA xét đến thời điểm 26 BẢNG MA TRẬN TÍCH HP % HOÀN THÀNH DỰ ÁN C Tác GÓI THẦU SỐ SOÁ SOÁ SOÁ SOÁ  CP ước  CP thực ĐỀN BÙ THIẾT KẾ CP ước % HT CP thực TƯ VẤN % KL % DA % HTTB CP ước % HT CP thực XÂY LẮP % KL % DA % HTTB CP ước % HT CP thực % KL % DA % HTTB TỔNG CHI PHÍ % TOÀN BỘ CP ước % HT CP thực % KL % DA % HTTB 15.000 70% 10.500 30% 6% 4% 8.000 35% 2.800 16% 3% 1% 10.000 0% - 20% 4% - 17.000 0% - 34% 7% 0% 50.000 21% 25.000 10% 2.500 28% 10% 0% 9.000 0% - 10% 4% 0% 23.000 0% - 26% 10% 0% 33.000 0% - 37% 14% 0% 90.000 38% 8.000 100% 8.000 40% 3% 3% 3.000 80% 2.400 15% 1% 1% 4.000 0% 2.400 20% 2% 0% 5.000 0% - 25% 2% 0% 20.000 8% 2.000 100% 2.000 20% 1% 1% 1.000 100% 1.000 10% 0% 0% 0% - 0% 0% 0% 7.000 0% - 70% 3% 0% 10.000 4% 31.000 5% 15.50 44% 13% 1% 18.000 0% - 26% 8% 0% 21.000 0% - 30% 9% 0% 0% - 0% 0% 0% 70.000 29% 81.000 24.550 34% 10% 39.000 6.200 16% 3% 58.000 - 24% 0% 62.000 - 26% 0% 240.000 30.750 100% 2713%