Quản lý dự án Xây dựng trung tâm tiếng Nhật .

Quản lý dự án : Xây dựng trung tâm tiếng Nhật Phần : Giới thiệu chung dự án “ Xây dựng thành lập trung tâm tiếng Nhật” 1.1 Giới thiệu chung - Tên dự án: Dự án xây dựng trung tâm tiếng Nhật đường Trần Duy Hưng - Chủ đầu tư: Nhóm sinh viên lớp Đầu tư 48B – Đại học Kinh tế Quốc dân - Địa điểm thực dự án: Đường Trần Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà Nội - Phạm vi thực dự án: Toà nhà cao tầng đại đường Trần Duy Hưng phục vụ cho việc giảng dạy học tập tiếng Nhật - Nội dung dự án: Tiến hành xây dựng thêm sở thứ cho trung tâm tiếng Nhật - Hình thức đầu tư: Viện trợ phủ Nhật 30%, phần lại vay ngân hàng lấy từ lợi nhuận kinh doanh trung tâm thời gian hoạt động vừa qua - Mục tiêu mục đích đầu tư: Về mục đích, chúng tơi giữ ngun tơn hoạt động mình, khơng dạy cho học viên tiếng Nhật mà cịn giúp họ hiểu thêm văn hố sống người Nhật Trung tâm không nơi học tập mà nơi giao lưu văn hoá giáo viên Nhật Bản học viên Việt Nam Qua người hiểu biết đất nước ngưịi nhau, thơng qua thắt chặt thêm mối quan hệ tốt đẹp quốc gia giàu truyền thống Việt Nam Nhật Bản 1.2 Sự cần thiết phải đầu tư dự án Trong thời gian gần đây, đời sống vật chất tinh thần người dân Việt Nam nói chung người dân Hà Nội nói riêng ngày nâng cao nhu cầu học tập ngoại ngữ đồng thời ý Ngày nay, nhiều bậc phụ huynh trọng đầu tư cho tảng ngoại ngữ từ sớm với kì vọng vốn kiến thức hữu ích tương lai Bên cạnh đó, nhu cầu học ngoại ngữ cịn bắt nguồn từ sóng đầu tư nước vào Việt Nam ngày phát triển Rất nhiều cơng ty, doanh nghiệp với vốn nước ngồi thành lập, đơi với nhu cầu nhân lực chất lượng cao, vừa đáp ứng chuyên môn vừa đáp ứng ngoại ngữ Kể từ Việt Nam bắt đầu tiếp nhận ODA Nhật Bản nước đầu việc giúp đỡ Việt Nam nguồn vốn Số vốn cam kết thực tế giải ngân Nhật Bản đạt khoảng 20% tổng số ODA Việt Nam nhận Năm 2007 gần 5tỉ USD vốn ODA Nhật Bản đóng góp đến 1.1 tỉ Đi đôi với đồng vốn ODA dự án đầu tư Nhật Bản vào Việt Nam ngày nhiều, hệ tất yếu nhu cầu nhân lực thông thạo tiếng Nhật ngày nhân lên Đã năm trôi qua kể từ trung tâm tiếng Nhật thành lập, trung tâm Hà Nội đào tạo ngoại ngữ tiếng Nhật Tuy nhiên, trình phát triển quy mơ trung tâm khơng cịn đủ để đáp ứng nhu cầu học ngày cao học viên Danh sách xếp hàng chờ đăng kí học sau kì trung tâm ngày dài chưa có xu hướng giảm Chính vậy, nhu cầu mở rộng trung tâm thiết Nhờ có giúp đỡ hội giao lưu văn hoá nước tổ chức giáo dục Nhật Bản, chúng tơi có điều kiện xây dựng thêm sở nhằm đáp ứng ngày tốt nhu cầu bạn học viên 1.3 Thời gian tiến độ Dự án kinh doanh nhà sách ngày 25/11/2009, kết thúc ngày 9/2/2010 Dự án bắt đầu vận hành từ ngày 10/2/2010, dự tính kéo dự án kéo dài vòng 30 năm 1.4 Kế hoạch Ngân sách a Phần Ngân sách Vốn đầu tư ban đầu: - Vốn tự có: 850.000.000 VND: thành viên góp vốn 55.000.000 VND - Vốn vay: 6.000.000.000 VND : vay Ngân hàng với lãi suất ưu đãi với lãi suất 12%/năm b Chi phí hàng năm - Tiền lương Công nhân: 000 000 VND/ tháng Kĩ sư : 500 000 VND/tháng Bảo vệ : 000 000 VND /tháng 1.5 Kế hoạch Nhân Nhân dự án 40 người bao gồm Công nhân loại 20 Công nhân loại 10 Kĩ sư nhân viên khác Phần Cơ cấu tổ chức quản lý dự án Với giai đoạn xây dựng mua sắm thiết bị mơ hình chọn “Mơ hình chủ nhiệm điều hành dự án” Sở dĩ, chúng tơi chọn hình thức lý sau:  Đây dự án xây mới, chủ đầu tư lại không am hiểu nhiều lĩnh vực khơng có khả tự thực hiện, việc thuê đội ngũ có trình độ chun mơn khả thực cần thiết  Đây dự án phức tạp, hok phải dự án đơn giản ngồi việc xây dựng tịa nhà tầng phần sân cần thiết kế theo kiến trúc Nhật Vì vậy, cần đội ngũ có kinh nghiệm làm  Nếu tổ chức theo mô hình chìa khóa trao tay khó dự án cịn có nhiều điểm cần thiết kế mang nét đặc trưng riêng  Không thể chọn mơ hình quản lý theo chức năng, mơ hình tổ chức chun trách quản lý dự án, mơ hình tổ chức quản lý theo doanh nghiệp mơ hình thích hợp Chủ đầu tư Chủ nhiệm điều hành dự án Bộ phận phụ trách thi công Bộ phận giám sát thi công Kĩ sư,công nhân thi cơng cơng trình Nhân viên giám sát Bộ phận bảo vệ Phần Lập kế hoach dự án Dự án Chuẩn bị nhân Tổ chức chọn nhà thầu xây dựng Làm thủ tục lien quan Tổ chưc đấu thầu chọn nhà thầu mua sắm TBị Ký hợp đồng với cty cung cấp thiết bị Kí hợp đồng với nhà thầu Bắt tay vào khởi công xây dựng Mua sắm trang thiết bị Thi công tầng 1, 2, 3,4 ,5 Hoàn thành hạng mục cuối Lắp đặt trang thiết bị Hoàn thành lắp đặt điện, thang máy Chuẩn bị cho khai trương Hoàn thành dự án Phần Quản lý thời gian tiến độ dự án 4.1 Xác định công việc dự án STT Cơng Việc Chuẩn bị thiết kế chi tiết, dự tốn chi tiết, hồ sơ thầu ký kết hợp đồng Chủ Đầu Tư - Thẩm Tra & Phê duyệt Thiết Kế Hạng mục công tác Điện - Nước Hạng mục cung cấp thiết bị lắp đặt hệ thống thang máy cho nhà Xây dựng Cọc đại trà tầng hầm (Giai đoạn 1)và bàn giao cọc Móng Bè - thi cơng Sàn tầng hầm Thi công Sàn tầng hầm Thi công phần thân (Giai đoạn 2) - Sàn tầng ( + 0,00m)" 10 Tầng 11 Tầng 12 Tầng 13 Tầng 14 Sàn Tầngmái 15 Hạng mục hoàn thiện (Giai đoạn 3) 16 Hạng mục công tác Điện - Nước Hạng mục cung cấp thiết bị lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa 17 cháy Hạng mục cung cấp thiết bị lắp đặt hệ thống thang máy cho 18 nhà Kiểm tra đưa vào chạy thử, CĐT, chức trách địa phương 19 kiểm tra đưa hạng mục điện vào sử dụng" 20 Thanh toán cơng trình Cơng Việc Trước 10 11 12 13 3 16 14,15,17,18 19 Biểu đồ GANTT Phần 5: Phân phối nguồn lực dự án 5.1 Biểu đồ phụ tải nguồn lực STT Số Người Thực Hiện Công Việc CNL1 Chuẩn bị thiết kế chi tiết, dự toán chi tiết, hồ sơ thầu ký kết hợp đồng Chủ Đầu Tư - Thẩm Tra & Phê duyệt Thiết Kế Hạng mục công tác Điện - Nước Hạng mục cung cấp thiết bị lắp đặt hệ thống thang máy cho nhà Xây dựng Cọc đại trà tầng hầm (Giai đoạn 1)và bàn giao cọc Móng Bè - thi cơng Sàn tầng hầm Thi công Sàn tầng hầm Thi công phần thân (Giai đoạn 2) - Sàn tầng ( + 0,00m)" 10 Tầng 11 Tầng 12 Tầng 13 Tầng 14 Sàn Tầngmái 15 Hạng mục hồn thiện (Giai đoạn 3) 16 Hạng mục cơng tác Điện - Nước 17 Hạng mục cung cấp thiết bị lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy 18 Hạng mục cung cấp thiết bị lắp đặt hệ thống thang máy cho nhà Kiểm tra đưa vào chạy thử, CĐT, chức trách địa phương kiểm tra đưa hạng mục 19 điện vào sử dụng" 20 Thanh tốn cơng trình Số Máy Móc 2 2 2 2 2 Ky su, Kien Kế toán, CNL2 truc su Thẩm Định 5 2 10 10 15 10 10 20 10 10 10 10 10 15 20 15 10 15 5 5 10 5 5 10 8 Phần 6: Dự toán ngân sách quản lý chi phí Khái niệm tác dụng dự toán ngân sách 1.Khái niệm Dự toán ngân sách thực lúc với dự tính thời gian dự án Theo nghĩa rộng, dự toán ngân sách dự án bao gồm việc xây dựng cấu phân tách công việc việc xác định xem cần dùng nguồn lực vật chất (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) nguồn lực để thực công việc dự án Theo nghĩa hẹp định nghĩa sau: Dự toán ngân sách dự án kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu chi phí, chất lương tiến độ dự án Căn vào tính chất hoạt động, ngân sách chia thành ngân sách cho dự án ngân sách không theo dự án Căn vào thời gian, ngân sách chia thành ngân sách dài hạn ngân sách ngắn hạn 2.Tác dụng dự toán ngân sách Kế hoạch ngân sách kế hoạch quan trọng định thành bại dự án Dự tốn ngân sách có tác dụng chủ yếu sau: - Dự tốn ngân sách cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu tổ chức Kế hoạch ngân sách phản ánh nhiệm vụ sách phân phối nguồn lực đơn vị - Đánh giá chi phí dự tính dự án trước hiệu lực hóa việc thực - Xác định chi phí cho cơng việc tổng chi phí dự tốn dự án - Thiết lập đường sở cho việc đạo báo cáo tiến trình dự án (kiểm tra tiến độ dự án; báo cáo chi tiêu khơng phù hợp với kế hoạch, tìm ngun nhân biện pháp khắc phục ) Đặc điểm dự toán ngân sách - Dự toán ngân sách dự án phức tạp nhiều việc thực dự tốn ngân sách cho cơng việc thực thường xun tổ chức có nhiều nhân tố tác động, cơng việc lặp lại - Ngân sách dự tính dựa loạt giả thuyết liệu thu thập - Dự toán ngân sách dựa vào phạm vi tiêu chuẩn hành dự án duyệt - Ngân sách có tính linh hoạt điều chỉnh - Ngân sách phải thay đổi lịch trình thay đổi - Khi lập dự tốn ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hồn thành cho cơng việc II.Các phương pháp dự toán ngân sách 1.Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp  Các nhà quản lý cao cấp tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị, sau thong số chuyển xuống cho nhà quản lý cấp thấp  Ưu điểm: - Tổng ngân sách dự tính phù hợp với tình hình chung đơn vị với yêu cầu dự án - Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết lớn xem xét mối tương quan chung  Nhược điểm: -Sự kết hợp nhiều ngân sách nhỏ để đạt kế hoạch ngân sách chung việc khơng dễ -Có cạnh tranh nhà quản lý dự án với nhà quản lý chức lượng ngân sách cấp thời điểm nhận -Dự toán ngân sách câp thấp bó hẹp phạm vi chi phí kế hoạch cấp nên nhiều không phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ dự án Phương pháp lập ngân sách từ lên  Là phương pháo tính tốn ngân sách cho nhiệm vụ, cơng việc sở định mức sử dụng khoản mục sau tổng hợp kinh phí chung cho dự án  Ưu điểm: -Dự tính xác nguồn lực chi phí cần thiết -Đây phương pháp đào tạo nhà quản lý cấp thấp việc dự tốn ngân sách  Nhược điểm: -Khó đạt danh mục đầy đủ công việc dự án theo nhiệm vụ nêu IV.Quan hệ đánh đổi thời gian chi phí 1.Kế hoạch chi phí cực tiểu Kế hoạch chi phí cực tiểu phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực cơng việc lựa chọn cho chi phí tăng thêm cực tiểu, giảm tổng chi phí rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực dự án Các bước thực hiện: -Vẽ sơ đồ mạng -Tính tổng chi phí phương án bình thường -chọn đường găng công việc mà đẩy nhanh tiến độ thực làm tăng chi phí thấp nhất, giảm tối đa thời gian thực công việc -Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực đường găng mục tiêu đạt giảm thêm -Xác định thời gian thực tổng chi phí phương án điều chỉnh Bảng: Phương án bình thường đẩy nhanh dự án (chương trình điều chỉnh 1) Cơng việc găng Bình thường Đẩy nhanh Thời gian Thời gian Chi phí thực tế đẩy biên đẩy nhanh nhanh 2.5 2 Chi phí tăng thêm 40 Thời gian 34 45 20 18 17 21 3 50 70 49 110 40 1 40 31 150 30 161.5 11.5 1 11.5 19 278 13 296 6 18 46 41 15.5 1.5 5 7.5 10 450 10 450 10 10 250 276 13 11 255 280 12.5 12.5 12 255 277 22 Thời gian Chi phí 36 Chi phí - - 13 255 277 22 14 15 60 11 90 7.5 22.5 19 80 102 11 2 22 20 4 45 17 42 58 41 69 11 1 11 18 24 523 20 707 46 - - Đường găng 2: 1-2-5-6-3-4-18-19-20 44 60 43 Tổng 153 KL: Chương trình điều chỉnh 1: - Thời gian là: 273-24=249( ngày) - Chi phí trực tiếp: 3046+153=3199 ( Triệu đồng) - Chi phí gián tiếp: 249*1.5=373.5 ( triệu đồng) - Tổng chi phí: 3199+132=3572.5 (triệu đồng) Kế hoạch giảm tổng chi phí phương án đẩy nhanh Phương án đẩy nhanh phương án có thời gian thực ngắn ( khơng có khả rút ngắn nữa) chi phí lớn Các nhà quản lý với mong muốn thực dự án với tiến độ nhanh khơng muốn chi phí bỏ q lớn Tiết kiệm chi phí mức hợp lý so với phương án đẩy nhanh đảm bảo tiến độ thời gian thực mục tiêu phương án đề Các bước thực hiện: -Tính thời gian dự trữ công việc theo phương án đẩy nhanh -Xác định công việc găng không găng -Kéo dài thời gian thực công việc khơng găng Tuy nhiên, khơng thể kéo dài thời gian thực công việc giới hạn, đặc biệt, không thời hạn cho phép phương án bình thường -Tính chi phí tiết kiệm tác động đến thời gian thực hiệncacs cơng việc khơng găng -Xác định thời gian hồn thành tổng chi phí thực phương án điều chỉnh Bảng: Tính thời gian chi phí phương án điều chỉnh (chương trình điều chỉnh 2) Cv Thời ES gian(đẩy nhanh) EF LF LS Thời gian dự trữ toàn phần Thời gian dự trữ tự 34 34 34 0 17 34 51 51 34 17 44 130 174 179 135 41 174 215 220 179 5 49 51 100 100 51 0 30 100 130 130 100 0 13 130 143 143 130 0 41 143 184 184 143 0 10 184 194 194 184 0 10 194 202 202 194 0 11 202 209 209 202 0 12 209 216 216 209 0 13 216 223 223 216 0 14 11 223 234 234 223 0 15 52 174 226 240 188 14 16 31 174 205 221 190 16 17 19 205 223 240 221 17 17 18 20 215 235 240 220 5 19 234 240 240 234 0 20 240 243 243 240 0 Cv khơng găng Bình thường Đẩy nhanh Chi phí biên Thời gian kéo dài Thời gian dự trữ tự Thời gian thực tế kéo dài Cp giảm 17 23 184 Thời gian Chi phí Thời gian Chi phí 45 17 44 60 45 17 41 69 11 15 59 55 52 118 16 39 120 31 272 17 20 100 19 123 18 24 523 20 707 43 19 23 46 Thời gian: 248 ngày Chi phí trực tiếp: 3750-207=3543 ( Triệu đồng) Chi phí gián tiếp: 248*1.5=372 ( Triệu đồng) Tổng chi phí: 3543+27.5=3615( triệu đồng) So sánh bốn phương án: Bảng thời gian chi phí bốn phương án: Phương án bình Phương án Chương trính Chương trình thường đẩy nhanh điều chỉnh điều chỉnh Thời gian (ngày) 273 243 249 248 Chi phí trực tiếp( triệu đồng) 3246 3750 3199 3243 Chi phí gián tiếp ( triệu đồng) 409.5 364.5 373.5 372 Tổng chi phí (triệu đồng) 3655.5 4114.5 3572.5 3615 V.Quản lý chi phí dự án Phân tích dịng chi phí dự án Phân tích dịng chi phí dự án giúp nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn cung cấp theo tiến độ đầu tư nhằm nâng cao hiệu đồng vốn Kiểm sốt chi phí dự án Kiểm sốt chi phí việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định thay đổi so với kế hoạch, sở đề xuất giải pháp để quản lý chi phí dự án Kiểm sốt chi phí bao gồm nội dung sau: -Kiểm sốt việc thực chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch -Ngăn cản thay đổi không phép, khơng so với đường chi phí sở -Thông tin cho cấp thẩm quyền thay đổi phép Phần 7:Quản lý chất lượng dự án Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Chúng ta xem xét kiểm tra trình thiết kế, lập dự án xem yêu cầu đề hay chưa, mục tiêu dự án Đảm bảo trình nghiên cứu khả thi diễn bình thương tiến độ quy trình Sử dụng đơn vị thẩm định dự án độc lập: công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng Văn Tuấn địa chỉ: 11 Lê văn Lương- Thanh Xuân Hà Nội Giai đoạn thực dự án đầu tư: +quản lý chất lượng khỏa sát thiết kế: giám sát khâu khỏa sát địa hình, địa chất khu vực xây dựng dự án Xem xét tính hợp lý khả thi giải pháp khắc phục giải pháp chống sụt lún giải pháp xây dựng khác thiết kế công trình Đảm bảo đưa giải pháp phù hợp, hiệu quả, khả thi, tiết kiệm chi phí +quản lý chất lượng giai đoạn thi công: Kiểm tra phù hợp thi công thiết kế đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật đề thiết kế, có chỗ chưa phù hợp cần có bàn bạc nhà thầu chủ đầu tư từ tìm giải pháp thay Giám sát mặt tiến độ thức cơng việc đảm bảo cơng trình phải thi công tiến độ, trường hợp xảy chậm trễ nguyên nhân khách quan không lường trước yêu cầu nhà thầu trình bày giải pháp nhằm hoan thành dự án tiến độ Giám sát việc cung cấp loại máy móc thiết bị xây dựng để công việc tiến hành thuận lợi đảm bảo chất lượng cho cơng trình giảm thiểu xảy cố liên quan tính mạng người lao động, chất lượng cơng trình, tiến độ thi cơng cơng trình Phần : Giám sát đánh giá I Giám sát dự án Cán tham gia giám sát: 1.1 Tổ giám sát + Cán chủ đầu tư phân công chịu trách nhiệm giám sát thường xuyên + cán thuê công ty chuyên hoạt động giám sát đầu tư + cán bên công ty Nhật ( bên tài trợ vốn) : giám sát không thường xuyên 1.2 Tổ giám sát phụ + quản đốc nhân viên giam sát thi công Giám sát dự án điều thiếu cho việc thực dự án Nhờ giám sát dự án theo dõi tình hình tiến độ thực dự án, thời gian thực hiện, chi phí thực , mức độ hoàn thành so với kế hoạch Giám sát dự án 2.1 Giám sát tiến độ thời gian Về dự án chưa bắt đầu xây dựng khâu giám sát tiến độ thời gian tổ chức chuẩn bị kỹ lưỡng Khi quản lý tiến độ thời gian cần nghiên cứu quản lý cách chặt chẽ công việc nằm đương Găng Công việc nằm đường Găng bao gồm: CV1: Chuẩn bị thiết kế chi tiết, dự toán chi tiết, hồ sơ thầu ký kết hợp đồng CV2: Chủ Đầu Tư - Thẩm Tra & Phê duyệt Thiết Kế CV5: Xây dựng Cọc đại trà tầng hầm (Giai đoạn 1)và bàn giao cọc CV6: Móng Bè - thi cơng Sàn tầng hầm CV7: Thi công Sàn tầng hầm CV8: Thi công phần thân (Giai đoạn 2) CV9: Sàn tầng ( + 0,00m)" CV 10: Tầng CV11 : Tầng CV12: Tầng CV 13: Tầng CV 14 : Sàn Tầngmái CV 19: Kiểm tra đưa vào chạy thử, CĐT, chức trách địa phương kiểm tra đưa hạng mục điện vào sử dụng" CV 20 : Thanh tốn cơng trình Các công việc cần quản lý chặt chẽ cần cơng việc ko theo tiến độ dự án khơng theo kế hoạch đưa ra, với dự án có vốn đầu tư Nhật tiến độ vô quan trọng Các chuyên viên giám sát phải liên tục cập số liệu thực tế dự án, máy tính tự tính tốn kiểm tra chênh lệch kế hoạch thực tế thực hiện, từ điều chỉnh kịp thời Các số liệu lập theo báng sau Công việc Thời gian kế hoạch Thời gian thực tế Chênh lêch cho phép Chênh lệch thực tế