Quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý thực tập sinh của một trung tâm đào tạo xuát khẩu lao động

“Quản lý dự án công nghệ thông tin” là một học phần rất hay và thực tế. Dĩ nhiên, không phải học xong là chúng em có thể trở thành những nhà quản lý dự án ngay được. Thế nhưng thông qua học phần này, chúng em có được cái nhìn trực quan hơn về quy trình quản lý một dự án, được học cách sử dụng những phương pháp, công cụ để lập kế hoạch, thực thi, quản lý dự án một cách hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý dự án cũng như mong muốn được “đóng vai” các Project Managers, có thể áp dụng những kiến thức đã được học vào quản lý một dự án thực tế, nhóm chúng em đã cùng bắt tay vào thực hiện đề tài “Quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý thực tập sinh của một trung tâm đào tạo xuất khẩu lao động”.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN _ _ BÁO CÁO THỰC NGHIỆM THUỘC HỌC PHẦN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THƠNG TIN Giáo viên hướng dẫn : TS Vũ Đình Minh Nhóm : 04 Sinh viên thực : Lớp : 20212IT6033003 Khóa: 14 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THỰC TẬP SINH CỦA MỘT TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUÁT KHẨU LAO ĐỘNG Hà Nội - Năm 2022 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, nhóm 04 xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Vũ Đình Minh Trong trình học tập thực đề tài này, chúng em nhận quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tận tình, tâm huyết thầy Những chúng em nhận không dừng lại kiến thức môn học mà nhiều lời khuyên, chia sẻ thực tế từ thầy Chính nhờ phương pháp dạy học thầy mà chúng em có hội khám phá phát huy khả thân Những buổi thuyết trình hội tuyệt vời giúp chúng em rèn luyện tự tin, kỹ giao tiếp, làm việc nhóm, Đây hành trang quan trọng giúp chúng em tự tin bước chân vào mơi trường làm việc thực tế Để hồn thành đề tài này, nhóm chúng em nghiên cứu, thảo luận, áp dụng kiến thức học lớp với nguồn tài liệu Internet trải nghiệm thân Chúng em mong nhận lời nhận xét, góp ý từ thầy cô bạn đọc để đề tài hồn thiện Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn! Nhóm sinh viên thực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH ẢNH PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Tên đề tài 1.2 Lý chọn đề tài 1.3 Mục đích đề tài 1.4 Mục tiêu đề tài 1.5 Bố cục đề tài 1.6 Phương pháp thực PHẦN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 10 Chương Xác định dự án 2.1.1 Phác thảo dự án 10 2.1.2 Danh sách tổ dự án 13 2.1.3 Ma trận trách nhiệm 13 2.1.4 Công cụ môi trường phát triển .14 2.1.5 Tổng mức đầu tư 14 Chương Lập kế hoạch thực dự án 2.2.1 Nhân dự án .15 2.2.2 Bảng công việc ước lượng thời gian 16 2.2.3 Phân bố lực lượng ước tính chi phí 20 2.2.4 Lập tiến độ thực 26 2.2.5 Kiểm soát rủi ro 27 Chương Quản lý việc thực dự án 2.3.1 Phương pháp thực công việc quản lý 32 2.3.2 Báo cáo trạng quản lý dự án 32 Chương Kết thúc dự án 2.4.1 Kết dự án .53 2.4.2 Họp kết thúc dự án 60 PHẦN KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 61 3.1 Những vấn đề đạt 3.2 Hướng phát triển TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Phác thảo dự án 12 Bảng 1.2: Danh sách tổ dự án 13 Bảng 1.3: Ma trận trách nhiệm .14 Bảng 2.1: Bảng công việc ước lượng thời gian 20 Bảng 2.2: Bảng phân bố lực lượng 21 Bảng 2.3: Chi phí nhân cơng 21 Bảng 2.5: Ước tính chi phí cho cơng việc 25 Bảng 2.6: Tổng chi phí dự tính .26 Bảng 2.7: Bảng kiểm soát rủi ro kế hoạch 28 Bảng 2.8: Bảng kiểm sốt rủi ro cơng việc .31 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 4.1 Giao diện trang chủ 54 Hình 4.2: Giao diện khóa học .54 Hình 4.3: Giao diện đăng ký khóa học 55 Hình 4: Giao diện trang liên hệ hỏi đáp .55 Hình 4.5: Giao diện trang cài đặt tài khoản .56 Hình 4.6: Giao diện trang chủ trang quản trị .57 Hình 4.7: Giao diện trang quản lý xuất lao động 57 Hình 4.8: Giao diện quản lý khóa đào tạo 58 Hình 4.9: Giao diện trang quản lý học viên 58 Hình 4.10: Giao diện trang hỗ trợ học viên .59 Hình 4.11: Giao diện trang quản lý đội ngũ giảng viên 59 Hình 4.12: Giao diện trang thống kê doanh thu 60 PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Tên đề tài Quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý thực tập sinh trung tâm đào tạo xuất lao động 1.2 Lý chọn đề tài Sẽ quản lý dự án? Khơng có quản lý dự án tức dự án thực mà khơng có kế hoạch, lịch trình, khơng có báo cáo tiến độ, quản lý ngân sách, buổi họp, … Điều dễ dẫn đến hỗn loạn thành viên dự án khách hàng thiếu liên kết với Khơng có kế hoạch khiến cho thứ bị động, mục tiêu bị xác định sai, dự án sai hướng, nguồn lực không khai thác hiệu quả, bị trễ tiến độ, vượt ngân sách, rủi ro cao, … Vậy quản lý dự án lại quan trọng? Tại người khơng thể tự quản lý cơng việc mình? Như tiết kiệm ngân sách hay sao? Tiếc rằng, sai lầm Bởi dự án thường có nhiều bên liên quan, nên cần có người quản lý dự án để dẫn dắt giữ người hướng quan trọng thành công dự án Nếu quản lý dự án tốt các mục tiêu dự án đáp ứng, chi phí nguồn lực cần cung cấp cho dự án sẽ được giảm thiểu tối đa, giúp cho dự án hướng ban đầu đề ra, dự án sẽ có sức thuyết phục với nhà tài trợ, tránh rủi ro đáng tiếc gây thiệt hại tiền bạc sức lao động Tuy nhiên, bất chấp công nhận tồn cầu lợi ích rõ ràng quản lý dự án, lĩnh vực bị đánh giá thấp Theo khảo sát Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute - PMI) vào năm 2018, 58% tổ chức nhận tầm quan trọng thực tế quản lý dự án cách cho phép họ giải hiệu vấn đề mà họ phải đối mặt Tương tự, tỷ lệ công ty sử dụng phương pháp quản lý dự án tiêu chuẩn hóa 23% Quản lý dự án vô quan trọng lĩnh vực, ngành nghề khác Vậy nên, công nghệ thông tin ngoại lệ Thực tế việc quản lý dự án cơng nghệ thơng tin không đơn giản Bởi việc phát triển nhanh chóng xã hội, kéo theo cơng nghệ ln thay đổi, địi hỏi dự án ln phải đón đầu xu công nghệ “Quản lý dự án công nghệ thông tin” học phần hay thực tế Dĩ nhiên, học xong chúng em trở thành nhà quản lý dự án Thế thông qua học phần này, chúng em có nhìn trực quan quy trình quản lý dự án, học cách sử dụng phương pháp, công cụ để lập kế hoạch, thực thi, quản lý dự án cách hiệu Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý dự án mong muốn “đóng vai” Project Managers, áp dụng kiến thức học vào quản lý dự án thực tế, nhóm chúng em bắt tay vào thực đề tài “Quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý thực tập sinh trung tâm đào tạo xuất lao động” 1.3 Mục đích đề tài Như đề cập trên, mục đích Đề tài “Quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý thực tập sinh trung tâm đào tạo xuất lao động áp dụng kiến thức học học phần Quản lý dự án công nghệ thông tin vào việc quản lý dự án thực tế 1.4 Mục tiêu đề tài  Nắm bắt quy trình quản lý dự án  Xác định mục đích, mục tiêu dự án  Xây dựng tài liệu phác thảo dự án cách tường minh, cụ thể  Lập kế hoạch quản lý dự án  Xây dựng bảng công việc  Biết cách ước lượng thời gian, phân bố lực lượng ước tính chi phí  Biết cách sử dụng phương pháp, cơng cụ để lập tiến độ thực dự án  Dự đốn rủi ro xảy ra; phân tích, lập kế hoạch phịng ngừa, kiểm sốt xử lý rủi ro  Tổ chức họp cách hiệu  Kiểm soát thay đổi, sẵn sàng ứng phó với thay đổi  Hồn thiện dự án thành cơng, biết cách kết thúc dự án 1.5 Bố cục đề tài Nội dung đề tài gồm chương: Chương 1: Xác định dự án Phần giới thiệu, xác định phạm vi, mục đích, mục tiêu dự án trách nhiệm người tham dự Là sở thống ý kiến bên tham gia dự án Xác định khoảng thời gian, thống chi phí cơng cụ để thực dự án Chương 2: Lập kế hoạch thực dự án Xây dựng bảng công việc nhằm chi tiết cơng việc cần làm Bên cạnh đó, cần thực ước lượng về: thời gian, tiến độ, chi phí, nguồn lực rủi ro mà dự án đối mặt Chương 3: Thực thi dự án Giám sát kiểm sốt, đánh giá cơng việc Lập bảng tiến độ công việc để kiểm tra, đôn đốc thành viên thực cơng việc cách hiệu Chương 4: Kết thúc dự án Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, giải thể kết thúc dự án 1.6 Phương pháp thực  Tìm hiểu, vấn, điều tra…  Xây dựng độ đo chung cho mức độ hồn thành cơng việc  Liên tục cải tiến, hiệu chỉnh kế hoạch thực công việc  Phân chia công việc  Huy động tham gia người  Áp dụng phương pháp phân chia công việc theo giai đoạn  Dàn dựng bảng cơng việc theo phương pháp trình tự  Sử dụng phương pháp ước lượng phi khoa học  Sử dụng phương pháp sơ đồ GANTT để xây dựng lịch biểu