Một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức cuộc họp
Những vấn đề chung
1.1.1 Khái niệm tổ chức cuộc họp
Họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của tổ chức
1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức cuộc họp
Mỗi cuộc họp có tính chất và mục tiêu khác nhau, để tổ chức tốt cuộc họp thì phải xác định được mục tiêu của cuộc họp đó Thông thường, cuộc họp tại doanh nghiệp có các mục như sau:
Họp để phát triển: Thông qua cuộc họp, hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đường lối chính sách đó.
Họp để trao đổi thông tin: Quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham dự cuộc họp để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức Đồng thời cho phép các thành viên trong tổ chức chia sẻ thông tin, kiến thức, ý tưởng và kinh nghiệm của mình Nó tạo điều kiện để các thành viên cùng nhau hiểu rõ về các vấn đề, mục tiêu và hoạt động của tổ chức.
Cuộc họp mở rộng dân chủ: Tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến về các chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin và hành động thống nhất trước khi triển khai
Họp để bàn bạc, giải quyết vấn đề:
Quản trị hành chính văn…
Bai giang Qthcvp - Bài giảng Quản trị…
Luận án tiến sĩ văn học Lập luận trong…
LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨ…
TIÊU CHUẨN CHỨC DANH THƯ KÝ Tron…
Quản trị hành chín… 100% (1) 5 công tác tiếp khách
Tập thể thảo luận hoặc một số vấn đề cụ thể để đi đến nhất trí ra quyết định tập thể: Cuộc họp là một nền tảng để thảo luận, tranh luận và đưa ra quyết định quan trọng Thông qua việc thảo luận và thu thập ý kiến từ các thành viên, cuộc họp giúp tìm ra các giải pháp tốt nhất cho các vấn đề và quyết định một cách cân nhắc.
Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định mà là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định
Tổ chức cuộc họp có ý nghĩa quan trọng để tạo cơ hội cho sự thông tin, đồng thuận, quyết định và giao tiếp hiệu quả trong tổ chức Nó đóng góp vào sự thành công và phát triển của tổ chức bằng cách tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tương tác sản xuất.
1.1.3 Phương pháp tổ chức cuộc họp
Hiện nay có nhiều phương pháp tổ chức cuộc họp khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô của cuộc họp
Cuộc họp trực tiếp: Tất cả các thành viên tham gia cuộc họp được gặp mặt và giao tiếp trực tiếp trong cùng một không gian vật lý Đây là phương pháp truyền thống nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi.
Cuộc họp qua điện thoại: Thành viên tham gia cuộc họp sử dụng điện thoại để kết nối và thảo luận Phương pháp này phổ biến khi các thành viên không thể gặp mặt nhau hoặc khi cần sự linh hoạt về địa điểm.
Cuộc họp video: Sử dụng các công nghệ video như Zoom, Microsoft Teams hay Google Meet để tổ chức cuộc họp trực tuyến Điều này cho phép các thành viên gặp mặt qua màn hình và thảo luận từ xa.
Cuộc họp bằng email Thay vì gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện thoại, các thành: viên gửi email cho nhau để chia sẻ thông tin và thảo luận về các vấn đề Phương pháp này phổ biến trong các cuộc họp nhỏ hoặc khi cần quan điểm và ý kiến từ nhiều người.
Cuộc họp trực tuyến: Sử dụng các công cụ trực tuyến như Trello, Asana hay Slack để tổ chức cuộc họp và giao tiếp qua mạng Các thành viên có thể chia sẻ thông tin, tài liệu và thảo luận từ xa.
4 Đề cương ôn tập Quản trị HCVP 2020
Quản trị hành chính văn… None12
Cuộc họp hỗn hợp: Kết hợp giữa cuộc họp trực tuyến và cuộc họp trực tiếp Một số thành viên gặp mặt trực tiếp trong phòng họp, trong khi các thành viên khác tham gia từ xa qua video Điều này cho phép tích hợp giữa việc giao tiếp trực tiếp và linh hoạt từ xa.
Quy trình tổ chức cuộc họp
Chuẩn bị cuộc họp một cách cẩn thận giúp tăng khả năng thành công của cuộc họp và giúp các thành viên tham gia có trải nghiệm tốt hơn Dưới đây là một số bước cơ bản để chuẩn bị cuộc họp:
Xác định thành phần tham dự cuộc họp: o Lập danh sách thành phần tham gia cuộc họp. o Trình chủ toạ hoặc nhà quản trị văn phòng xem và ký duyệt. o Thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu:
- Việc gửi giấy mời phải được thực hiện và hoàn thành trước khi cuộc họp diễn ra, trong những trường hợp khẩn cấp cần gọi điện thoại báo trước và gửi giấy mời sau.
- Khi làm giấy mời cần lưu ý ghi tên, chức vụ, nội dung của cuộc họp chính xác và thận trọng.
Trong trường hợp thành phần của cuộc họp có người nước ngoài tham dự thì thư ký cần liên hệ và thông báo cho bộ phận đối ngoại, cơ quan an ninh, cơ quan ngoại giao
Xây dựng chương trình cuộc họp: o Các hoạt động chính diễn ra, trình tự các hoạt động và thời gian tối thiểu, tối đa cho từng hoạt động. o Người điều hành, phụ trách các hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, đọc báo cáo… o Xác định những hoạt động dự phòng và biện pháp xử lý khi có tình huống đột xuất xảy ra trong cuộc họp
Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp: o Bố trí bàn ghế trong cuộc họp:
- Bố trí kiểu hình tròn, hình chữ nhật, hình elip… với những cuộc họp nhỏ, có tính chất trao đổi bình đẳng
- Kiểu hội trường với những cuộc họp lớn, ngoài bục diễn giả còn có thêm bàn của chủ tịch đoàn, chủ tọa và bộ phận thư ký.
Trong trường hợp có những khách mời quan trọng, cần ngồi theo đúng thứ tự thì thư ký nên chuẩn bị các tấm biển ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ của từng người và để vào vị trí xác định, giúp cho các đại biểu nhanh chóng xác định chỗ ngồi, ổn định trật tự. o Trang trí phòng họp theo đúng nghi lễ quy định (tuỳ tính chất cuộc họp). o Trang thiết bị: hệ thống ánh sáng, âm thanh phải được chuẩn bị chu đáo (có phương án dự phòng khi mất điện), phông màn chiếu, máy in, máy fax… Đối với những cuộc họp mà có thành viên tham dự là người nước ngoài thì cần chuẩn bị các phương tiện máy móc phục vụ cho hoạt động dịch thuật (cabin, máy giao dịch, điện thoại…).
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp:
- Giúp thủ trưởng soạn thảo bài phát biểu trình bày tại cuộc họp.
- Văn bản liên quan trong cuộc họp lấy ý kiến phải được nhân bản gửi tới những người tham dự trước hoặc đầu giờ cuộc họp, nếu cuộc họp tổ chức dưới dạng hội thảo thì thư ký phải liên hệ trước với những người tham dự để có được các ý kiến phát biểu hoặc tranh luận.
- Với những cuộc họp mục đích cuối cùng phải đi đến một sự thỏa thuận chung cần chuẩn bị bản thảo trước để sau khi các thành viên đóng góp ý kiến có thể nhanh chóng sửa chữa và in ấn chính thức.
- Các văn bản có liên quan phải được bộ phận văn phòng in ấn, sắp xếp đầy đủ trước khi cuộc họp được tiến hành và phải được kiểm tra cẩn thận, tránh những sai sót
Phối hợp tổ chức cuộc họp:
- Các bộ phận phối hợp bao gồm bộ phận quản trị đời sống, bộ phận lễ tân, bộ phận bảo vệ…
- Những công tác liên quan như nước uống, bữa ăn nhẹ, bữa ăn chính nếu cuộc họp diễn ra nhiều ngày, sắp xếp chỗ nghỉ ngơi, phương tiện đi lại, nơi vệ sinh, hoạt động giải trí, chuẩn bị các thiết bị phục vụ cuộc họp, chuẩn bị phần thưởng, quà tặng, Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp:
- Căn cứ vào quy mô và yêu cầu của cuộc họp để lập dự toán kinh phí.
- Giải quyết các thủ tục tạm ứng kinh phí.
- Sử dụng kinh phí cuộc họp phải được theo dõi bằng sổ sách, có hoá đơn và chứng từ hợp lệ để phục vụ việc thanh quyết toán sau này
* Kiểm tra công tác chuẩn bị
Bắt đầu đúng giờ: Đảm bảo rằng bạn và tất cả thành viên tham gia đến đúng giờ. Điều này giúp tạo ấn tượng tích cực và tôn trọng thời gian của nhau.
Kiểm tra kết nối và thiết bị: Nếu cuộc họp diễn ra trực tuyến hoặc sử dụng công nghệ, hãy kiểm tra kết nối internet, âm thanh, video và các thiết bị khác để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.
Tổ chức thông tin và tài liệu: Đảm bảo rằng tất cả thông tin và tài liệu cần thiết đã được sắp xếp ngay từ đầu cuộc họp Cung cấp cho mỗi thành viên bản sao của tài liệu, nếu cần thiết.
Nếu phát hiện ra sai sót khi kiểm tra thì cần báo ngay với những người có trách nhiệm, trong phạm vi quyền hạn của mình tìm cách giải quyết.
Bố trí bàn đón tiếp đại biểu ngay ở cửa chính của phòng họp và có biển ghi rõ
“Bàn đón tiếp” cùng danh sách đại biểu.
Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
Đúng giờ: Tới cuộc họp đúng giờ là một nguyên tắc cơ bản Sự đúng giờ tạo ra sự tôn trọng với nhau và cho thấy sự cam kết của mỗi người.
Chuẩn bị trước: Các thành viên tham dự nên chuẩn bị trước cuộc họp bằng cách đọc tài liệu liên quan và nghiên cứu vấn đề để có thể đóng góp ý kiến xây dựng.
Lắng nghe và tôn trọng: Khi người khác đang phát biểu, hãy lắng nghe một cách chân thành Tránh gián đoạn hoặc cắt ngang lời người khác và luôn tôn trọng quan điểm và ý kiến của mọi người.
Thể hiện ý kiến một cách xây dựng: Khi muốn đưa ra ý kiến hoặc đề xuất, hãy lựa chọn từ ngữ và cách diễn đạt sao cho xây dựng Tránh phê phán hoặc chỉ trích cá nhân. Theo dõi thời gian: Cuộc họp nên tuân thủ thời gian quy định để đảm bảo tiến độ và sự tập trung của mọi người Nếu cần, người chủ trì cuộc họp có thể quản lý thời gian và điều chỉnh lịch trình.
Tóm tắt và ghi chú: Người chủ trì cuộc họp hoặc thành viên được chỉ định nên tóm tắt các điểm chính và ghi chú các quyết định và công việc được giao Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và có thể tham khảo sau này.
Thực hiện cam kết: Sau cuộc họp, mỗi thành viên nên thực hiện cam kết và hoàn thành công việc được giao theo thời gian và chất lượng đã thỏa thuận.
Những nguyên tắc này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng và hiệu quả trong cuộc họp.
Vai trò của lãnh đạo trong điều hành cuộc họp
Vai trò của lãnh đạo trong điều hành cuộc họp rất quan trọng để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả và có kết quả tích cực Dưới đây là một số vai trò quan trọng của lãnh đạo trong điều hành cuộc họp:
Chuẩn bị và lập kế hoạch: Lãnh đạo phải chuẩn bị cho cuộc họp bằng cách xác định mục tiêu, nội dung và kế hoạch tổ chức chi tiết Họ cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên tham gia đều được thông báo và được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trước cuộc họp.
Tạo không gian an toàn và khuyến khích sự tham gia: Lãnh đạo phải tạo một môi trường thoải mái và an toàn cho tất cả các thành viên tham gia Họ cần khuyến khích mọi người thể hiện ý kiến, đóng góp và ý tưởng của mình một cách tự do Đồng thời, lãnh đạo cũng phải đảm bảo rằng không ai bị áp lực hay bị gián đoạn trong quá trình tham gia cuộc họp. Điều phối và quản lý cuộc họp: Lãnh đạo có trách nhiệm điều phối, quản lý và duy trì sự tập trung của cuộc họp Họ cần đảm bảo rằng các chủ đề được thảo luận theo kế hoạch, giữ cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ và không bị lạc đề Lãnh đạo cũng phải đảm bảo rằng mọi người có cơ hội để thể hiện quan điểm và tranh luận một cách xây dựng.
Lắng nghe chân thành: Một trong những vai trò quan trọng nhất của lãnh đạo là lắng nghe chân thành và tập trung vào những gì mọi người đang nói Họ cần lắng nghe không chỉ nội dung mà còn cả tình cảm và cảm xúc của các thành viên Lãnh đạo nên khuyến khích mọi người tham gia vào cuộc thảo luận và đảm bảo rằng tất cả các ý kiến được công bằng và tôn trọng.
Tổng kết và đưa ra quyết định: Lãnh đạo phải tổng kết các thông tin được thảo luận và đưa ra quyết định hoặc hướng dẫn rõ ràng Họ cần đảm bảo rằng các quyết định được hiểu rõ và được ghi lại một cách chính xác, và sau đó theo dõi việc thực hiện các hành động và nhiệm vụ liên quan.
Xây dựng cam kết và hỗ trợ: Lãnh đạo có trách nhiệm xây dựng cam kết từ tất cả các thành viên tham gia và hỗ trợ các thành viên trong việc thực hiện nhiệm vụ và đạt được kết quả Họ cần là nguồn động lực và hy vọng cho nhóm, khuyến khích sự phát triển và tiến bộ.
Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức cuộc họp
Chuẩn bị thông tin: Văn phòng phải thu thập và chuẩn bị thông tin liên quan cho cuộc họp, bao gồm lịch trình, nội dung, tài liệu, báo cáo và các tài liệu khác Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người có đầy đủ thông tin cần thiết để tham gia cuộc họp.
Lên kế hoạch và đặt lịch: Văn phòng tiến hành lên kế hoạch và đặt lịch cho cuộc họp, bao gồm chọn ngày giờ phù hợp, xác định địa điểm tổ chức và gửi thông báo cho những người cần tham dự Việc lên kế hoạch và đặt lịch thích hợp giúp đảm bảo sự hiệu quả và sự có mặt đầy đủ của mọi người.
Sắp xếp trang thiết bị và phòng họp: Văn phòng chuẩn bị trang thiết bị cần thiết cho cuộc họp như máy chiếu, bảng trắng, máy tính, loa, microphone và đảm bảo phòng họp có đủ không gian và tiện ích để các thành viên có thể làm việc hiệu quả.
Quản lý thông tin liên lạc: Văn phòng giữ vai trò quan trọng trong việc liên lạc với các thành viên tham gia cuộc họp, đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan được truyền đạt chính xác và kịp thời Họ cũng có thể thu thập ý kiến và đề xuất từ các thành viên để chuẩn bị cho cuộc họp.
Ghi chú và lưu trữ tài liệu: Văn phòng thường ghi chép các nội dung quan trọng và quản lý tài liệu liên quan đến cuộc họp Điều này bao gồm ghi chú các thảo luận, quyết định và sự thống nhất trong cuộc họp Văn phòng cũng đảm bảo rằng tài liệu sau cuộc họp được lưu trữ và công khai để dễ dàng truy cập sau này.
Hỗ trợ kỹ thuật: Trong quá trình cuộc họp diễn ra, văn phòng có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật như giúp đỡ với việc sử dụng trang thiết bị, xử lý các sự cố kỹ thuật và đảm bảo rằng mọi công nghệ liên quan hoạt động trơn tru.
Tóm lại, văn phòng có vai trò quan trọng trong công tác tổ chức cuộc họp để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp và sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên.
Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Vietinbank
Giới thiệu về ngân hàng Vietinbank
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Vietinbank
Là một trong năm ngân hàng thương mại cổ phần nhà nước, được tách ra từ Ngân hàng Nhà nước năm 1988, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (VietinBank) là một ngân hàng thương mại lớn, luôn đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ ngành Ngân hàng của Việt Nam
Trải qua 26 năm hình thành và phát triển, VietinBank hiện không chỉ có mạng lưới hoạt động rộng khắp cả nước với 01 Sở giao dịch, 151 chi nhánh và trên 1000 phòng giao dịch/quỹ tiết kiệm mà còn có quan hệ đại lý với trên 900 ngân hàng, định chế tài chính tại hơn 90 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới. Để có thể đứng vững và ngày càng phát triển trên thị trường ngân hàng nhiều biến động như ngày nay, VietinBank đã và đang không ngừng cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng như: Huy động vốn; cho vay, đầu tư; bảo lãnh, thanh toán và tài trợ thương mại; ngân quỹ và nhiều dịch vụ khác Với sự nỗ lực của ban lãnh đạo cùng Đội ngũ nhân viên, VietinBank là ngân hàng đầu tiên của Việt Nam được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000, được trở thành thành viên của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp hội ngân hàng Châu Á, Hiệp hội Tài chính viễn thông Liên ngân hàng toàn cầu (SWIFT), tổ chức Phát hành và Thanh toán thẻ VISA, MASTER quốc tế.
Thực hiện sứ mệnh trở thành ngân hàng số 1 của hệ thống Ngân hàng Việt Nam,cung cấp sản phẩm dịch vụ tài chính ngân hàng hiện đại, tiện ích, tiêu chuẩn quốc tế,
VietinBank luôn theo đuổi triết lý kinh doanh: “An toàn, hiệu quả và bền vững; trung thành, tận tụy, đoàn kết, đổi mới, trí tuệ, kỷ cương; sự thành công của khách hàng là thành công của VietinBank” để đến năm 2018 có thể trở thành một tập đoàn tài chính ngân hàng hiện đại, đa năng theo chuẩn quốc tế
2.1.2 Cơ cấu tổ chức Vietinbank
ST Tên phòng/ban Chức năng
1 Phòng quản lý rủi ro và nợ có vấn đề
Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh về công tác quản lý rủi ro, thực hiện quản lý giám sát danh mục cho vay, đầu tư Thẩm định và tái thẩm định khách hàng, dự án, phương án đề nghị cấp tín dụng.
2 Phòng khách hàng các doanh nghiệp lớn
Phòng khách hàng các doanh nghiệp lớn trực tiếp giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp lớn về khai thác vốn, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng, tài trợ thương mại sao cho phù hợp với chế độ, thể lệ và hướng dẫn của NHCPCTVN.
3 Phòng khách hàng các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phòng này có chức năng và nhiệm vụ tương tự phòng khách hàng các doanh nghiệp lớn nhưng khách hàng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
4 Phòng khách hàng cá nhân
Phòng này có chức năng và nhiệm vụ tương tự phòng khách hàng các doanh nghiệp lớn nhưng khách là các cá nhân và còn quản lý hoạt động của các quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch, tổ chức huy động vốn của dân cư (bằng VNĐ hoặc ngoại tệ).
5 Phòng kế toán giao dịch
Phòng kế toán giao dịch thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, các nghiệp vụ và các công việc liên quan đến công tác quản lý tài sản chính – các chỉ tiêu nội bộ tại chi nhánh, cung cấp các dịch vụ ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thanh toán – xử lý hạch toán các giao dịch.
6 Phòng tiền tệ kho quỹ
Phòng tiền tệ kho quỹ là phòng nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý tiền mặt theo quy định của NHNN và NHTMCPCT.
7 Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính thực hiện công tác tổ chức cán bộ, đào tạo Thực hiện công tác quản trị, văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, bảo vệ - an ninh an toàn chi nhánh.
8 Phòng thông tin điện toán
Thực hiện công tác quản lý và duy trì hệ thống thông tin điện toán tại chi nhánh, các hoạt động bảo trì máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính ngân hàng.
9 Phòng tổng hợp Phòng tổng hợp thực hiện nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc kế hoạch kinh doanh, tổng hợp và phân tích đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, phát triển mạng lưới và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn, báo cáo hoạt động hàng năm của chi nhánh.
10 Tổ thẻ và dịch vụ ngân hàng điện tử
Tham mưu để phát triển dịch vụ thẻ và dịch vụ ngân hàng điện tử cho ban giám đốc Thực hiện các nghiệp vụ phát hành, thanh toán thẻ theo đúng quy định, trực tiếp khai thác các hoạt động dịch vụ ngân hàng điện tự NHTMCPCTVN tại chi nhánh.
Thực hiện các nghiệp vụ huy động vốn, cấp tín dụng, cung cấp các dịch vụ ngân hàng và nhiệm vụ khác.
Phân tích thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Vietinbank
2.2.1.Một số loại hình cuộc họp
Hàng năm Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam tổ chức từ 300-400 cuộc họp lớn nhỏ tùy theo mục đích, nội dung, tình hình, kế hoạch của ban lãnh đạo công ty Phần lớn các cuộc họp tại công ty là các cuộc họp bình thường, không mang tính nghi thức như họp giao ban, họp theo tháng, quý, năm; Họp giải quyết công việc của lãnh đạo; Họp chuyên môn của các phòng ban… Một số các cuộc họp lớn tại Ngân hàng Vietinbank có thể kể đến:
* Đại hội đồng cổ đông thường niên: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Vietinbank Đại hội đồng cổ đông được tổ chức thông qua cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, Đại hội đồng cổ đông bất thường hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đại hội đồng cổ đông thường niên quyết định những vấn đề theo quy định của Pháp luật, đặc biệt thông qua báo cáo tài chính năm Theo điều 31 của Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam, các điều kiện để tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm: Đại hội đồng cổ đông thường niên được tiến hành khi có số Cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết
Nếu cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện thì được triệu tập họp lần thứ hai trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự định tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên lần thứ nhất Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên triệu tập lần thứ hai chỉ được tiến hành khi có số Cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết.
Trường hợp cuộc họp thứ hai không đủ điều kiện thì được triệu tập họp lần thứ ba trong vòng 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần 2 Trong trường hợp này, đại hội được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các Cổ đông dự họp, được coi là hợp lệ và có quyền quyết định tất cả các vấn đề dự kiến được phê chuẩn tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên lần thứ nhất.
Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại điều 142 Luật doanh nghiệp 2020 và quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam.
Các văn phòng, phòng ban cấp dưới có trách nhiệm giúp ban lãnh đạo tổ chức họp theo đúng chủ trương, kế hoạch mà ban lãnh đạo đề ra Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc triệu tập, chủ trì, điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác
* Họp Hội đồng quản trị
Tại Vietinbank, HĐQT họp định kỳ ít nhất mỗi tháng một lần và họp bất thường khi cần thiết do Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT được Chủ tịch HĐQT uỷ quyền triệu tập Trong 6 tháng đầu năm 2023, HĐQT Vietinbank đã tổ chức các cuộc họp HĐQT để đánh giá kết quả kinh doanh, đưa ra các định hướng, chỉ đạo hoạt động, trao đổi về một số nội dung, chuyên đề phục vụ công tác quản trị và phê duyệt các nội dung khác thuộc thẩm quyền của HĐQT Tổng số cuộc họp trong 6 tháng đầu năm
2023 của HĐQT là 170 cuộc, gồm 5 cuộc họp trực tiếp và 165 lần lấy ý kiến bằng văn bản. Đối với các cuộc họp HĐQT, công tác tổ chức cuộc họp được quy định như sau: o Đề nghị mở cuộc họp hội đồng quản trị
Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT được Chủ tịch ủy quyền phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được một trong các đề nghị theo quy định tại Quy chế này Trường hợp Chủ tịch hoặc người được ủy quyền không triệu tập họp HĐQT theo đề nghị thì phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với VIETINBANK, trừ trường hợp không triệu tập họp được vì lý do bất khả kháng; trong trường hợp này, người đề nghị họp HĐQT có quyền triệu tập họp HĐQT, các thành viên HĐQT dự họp bỏ phiếu bầu chủ tọa cuộc họp. o Ấn định thời gian, địa điểm triệu tập họp
Người có thẩm quyền: Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên có số phiếu bầu/tỷ lệ phiếu bầu cao nhất.
Thời gian họp: do Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT lựa chọn, nhưng phải trong 7 ngày làm việc kể từ khi kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ mới hoặc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Địa điểm: Các cuộc họp của HĐQT tiến hành tại trụ sở VIETINBANK hoặc những địa điểm khác thuận tiện trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc tại địa điểm khác theo sự nhất trí chung của các thành viên HĐQT. o Thông báo mời họp
Thông báo mời họp được Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT gửi đến các thành viên HĐQT theo hình thức quy định tại Điều lệ Vietinbank đến địa chỉ liên lạc của từng thành viên HĐQT đã được đăng ký trước tại Vietinbank Thông báo mời họp làm bằng văn bản bằng tiếng Việt và Tiếng Anh, trong đó nêu rõ chương trình, thời gian và địa điểm họp, các vấn đề thảo luận và quyết định Các tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết phải được gửi đến cho các thành viên HĐQT trước khi cuộc họp diễn ra ít nhất 5 ngày
Thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo được gửi đến các thành viên Ban Kiểm soát như đối với các thành viên HĐQT Thành viên Ban Kiểm soát có quyền tham dự các cuộc họp của HĐQT; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
* Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo
Họp giải quyết công việc của lãnh đạo công ty thường là những cuộc họp không mang tính nghi thức, có quy mô nhỏ, chủ yếu thành phần tham dự là trưởng các bộ phận, đơn vị trong công ty, các cá nhân có liên quan tham dự cuộc họp Địa điểm : Phòng họp tại trụ sở Ngân hàng.
Thời gian: Chủ yếu là các cuộc họp mang tính đột xuất, không cố định thời gian, khi lãnh đạo có công việc cần giải quyết, lấy ý kiến hoặc phân công công việc sẽ triệu tập và họp nhanh chóng Khác với họp Đại hội đồng cổ đông, họp giải quyết công việc đơn giản, quy mô nhỏ và ít mất thời gian cũng như kinh phí, giải quyết công việc trực tiếp và nhanh chóng Vì thế quy trình tổ chức cũng khá đơn giản: o Tổ chức công tác chuẩn bị
Thông báo mời họp: Tùy theo tính chất của cuộc họp dành cho cộng đồng hay nhóm lợi ích; thu phí hay không thu phí mà hình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau Những cuộc họp do ban lãnh đạo tổ chức với mục đích để giải quyết công việc thì chỉ cần thông báo bằng lời mời trực tiếp đến những đối tượng cụ thể, Trưởng các đơn vị, phòng ban hoặc các cá nhân có liên quan.
Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân của công tác tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 của Vietinbank
Việc tổ chức Đại hội cổ đông thường niên 2023 tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã thực hiện đúng quy định của Nhà nước về quy trình thủ tục, cách bài trí Cán bộ nhân viên văn phòng của tập đoàn luôn nắm rõ các quy định về quy trình tổ chức các cuộc hội họp vì vậy mà mọi công việc trong quá trình tổ chức sự kiện tổ chức các cuộc hội họp luôn đúng quy trình quy định của nhà nước về tổ chức của các cuộc hội họp.
Lãnh đạo văn phòng với trình độ chuyên môn cao đã chỉ đạo công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty thực hiện tốt Đội ngũ cán bộ công chức của văn phòng nói chung, của các phòng ban khác nói riêng thực hiện tương đối tốt nhiệm vụ của mình. Chuẩn bị đày đủ các tài liệu, hồ sơ liên quan đến cuộc họp, các chương trình học sự bài phát biểu của lãnh đạo bài tham luận của các đại biểu được chuẩn bị chu đáo Khi kết thúc cuộc họp thì đơn vị cá nhân chủ động thu thập tài liệu các giấy tờ có liên quan đến lập hồ sơ cuộc họp.
Công ty đã đầu tư các trang bị trang thiết bị hiện đại như: máy chiếu, máy ghi âm, micro, loa đài… phục vụ cho quá trình diễn ra cuộc họp suôn sẻ và thành công ngoài ra vừa an toàn tiết kiệm phù hợp với quy mô và nội dung của các cuộc họp.Ngoài ra thì trong Đại hội cổ đông thường niên 2023 đã sử dụng các công cụ trực tuyến như video họp, hệ thống quản lý cuộc họp, và ứng dụng chia sẻ tài liệu để đảm bảo rằng tất cả những người tham dự có thể tham gia một cách dễ dàng và tiện lợi
Trước cuộc họp, VietinBank có thể đảm bảo rằng họ có kế hoạch tổ chức cụ thể cho cuộc họp, bao gồm mục tiêu, chủ đề, lịch trình và danh sách các người tham dự quan trọng Việc kiểm tra giám sát công tác tổ chức cuộc họp diễn ra thường xuyên đảm bảo quá trình cuộc họp được diễn ra thuận lợi và đạt kết quả tốt nhất.
Nội dung và thời gian diễn ra cuộc họp đảm bảo đúng với nội dung và thời gian đề ra trong kế hoạch và chương trình hoạch định trước đó.
Khi có nội dung tổ chức Đại hội cổ đông thường niên 2023 được công ty ra nhiệm vụ cho văn phòng đảm nhiệm thì mọi công việc trong công tác tổ chức tội học đều được triển khai một cách nhanh chóng và chính xác được phân công công việc trong thực hiện một cách đồng đều các nhiệm vụ nhỏ trong nội dung hội họp không có công việc nào bị tình trạng chậm trễ.
Ngoài ra văn phòng khi làm việc xây dựng tổ chức công tác hội họp luôn có các phương án dự phòng nhằm việc nhằm tránh việc đột xuất xảy ra việc lên kế hoạch xây dựng chương trình hội học luôn nhanh chóng giúp tiến bộ công việc được đẩy nhanh và hoàn thành kế hoạch xây dựng một cách chi tiết và đầy đủ các nội dung liên quan tới công việc thực hiện để xây dựng chương trình tổ chức hội họp
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân o Hạn chế:
Mặc dù mọi công tác tổ chức cuộc họp đều thực hiện một cách trôi chảy nhưng vẫn còn vài hạn chế mà Đại hội cổ đông thường niên 2023 của Vietinbank cần khắc phục như là:
Vẫn 1 vài các quy định vẫn chưa được áp dụng hết và sử dụng hết các quy trình chuẩn trong quy định của nhà nước và còn các trường hợp làm thiếu sót nhiều quy trình
Sau khi kết thúc Đại hội cổ đông thường niên 2023 công việc lập biên bản hội họp, lưu hồ sơ vẫn chưa được thực hiện hoàn tất các công việc họp rút kinh nghiệm bổ sung ý kiến, hoàn tất việc lập hồ sơ vẫn chưa được chú ý tới
Công tác ghi chép phiên bản sau của hội họp vẫn cần được chú ý hơn Ban thư ký chia làm hết nhiệm vụ của mình tình trạng ghi chép biên bản Hội nghị cuộc họp vẫn chậm , chưa nắm bắt kịp thời những thông tin cần thiết cho biên bản, cách ghi chưa được rõ ràng mạch lạc và thống nhất cách khi nắm bắt ý chính chưa kịp ghi thông tin.
Chế độ thông tin báo cáo chưa kịp thời, chất lượng báo cáo thông tin, số liệu còn hạn chế, việc gửi trước các kiến họp giao ban chưa kịp thời khiến các cán bộ thuộc bộ phận tổng hợp của văn phòng tốn nhiều thời gian sửa chữa, điện thoại đôn đốc nhắc nhở.
Tuy nội dung và thời gian diễn ra cuộc họp đảm bảo đúng đề ra trong kế hoạch và chương trình hoạch định trước đó nhưng có một vài tình trạng đi họp muộn và cao su giờ giấc của các đại biểu nói riêng và của cán bộ, công chức tại công ty nói chung còn diễn ra thường xuyên, ảnh hưởng nhiều chất lượng cuộc họp. o Nguyên nhân
Văn phòng luôn là nơi sử dụng các nhân sự để tuyển dụng vào đảm nhiệm vị trí ban Thư ký tạm thời vì thế chưa có nhiều kỹ năng ghi chép biên bản Hội nghị cuộc hội họp nên việc ghi chép phiếu thông tin chính trong cuộc hội họp vẫn chưa được hoàn thiện
Nhận thức của một số các cán bộ cơ quan còn chưa thực sự sâu sắc về vai trò của cuộc họp Họ ít quan tâm đến chất lượng cuộc họp, sự thay đổi sáng tạo hay sự tương tác giữa các cá nhân tham gia cuộc họp.
Đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức cuộc họp tại ngân hàng Vietinbank
Về phía công ty
Công tác tuyển dụng nhân sự cho vị trí Hành chính cần kỹ càng hơn, ưu tiên những ứng viên có kiến thức, kỹ năng phù hợp, có những bài kiểm tra, đánh giá khả năng làm việc của ứng viên để có nguồn lực đầu vào chất lượng Bên cạnh đó, tiến hành đào tạo cho CBNV trong công ty thêm về kiến thức chuyên môn về Hành chính văn phòng và đặc biệt là phổ biến Quy chế tổ chức hội họp của công ty.
Ngoài việc ban hành Quy chế tổ chức hội họp và sửa đổi, cập nhập kịp thời, phòng ban làm công tác chuẩn bị cuộc họp có thể xây dựng các văn bản nội bộ cụ thể hóa các bước làm việc, các bước chuẩn bị cho các cuộc họp, nêu rõ các vấn đề CBNV cần lưu ý và ghi nhớ như: giấy tờ này cần trình ký BLĐ nào để phê duyệt, cuộc họp này cần mời các đối tượng nào tham gia, để CBNV có cơ sở làm việc rõ ràng, không bị lỡ việc hay làm rối loạn công việc, đồng thời giúp cho các nhân viên mới dễ dàng bắp kịp tiến độ và phong cách làm việc để tránh xảy ra sai sót.
Phân công công việc phù hợp với vị trí đảm nhiệm của từng nhân viên Giao trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban, chỉ rõ nhiệm vụ nào phòng ban nào đảm nhận, nhiệm vụ nào mà các phòng ban cần phối hợp với nhau để làm việc để tránh tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau. Định kỳ sau một vài cuộc họp công ty có thể tiến hành khảo sát, hỏi thăm ý kiến của các thành viên tham dự cuộc họp; khảo sát nhân viên về những vướng mắc, khó khăn mà họ gặp phải trong công tác chuẩn bị cuộc họp đó để tiến hành tổng kết, đúc kết lại những vấn đề đã làm được hay vấn đề còn thiếu sót trong công tác tổ chức cuộc họp để có những biện pháp khắc phục, cải thiện và rút kinh nghiệm cho các cuộc họp sau. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến để giảm bớt các quy trình chuẩn bị địa điểm và trang thiết bị cho cuộc họp; Ứng dụng chữ ký điện tử, sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy, trao đổi, xử lý công việc qua thư điện tử công vụ, điện thoại,… để tiết kiệm thời gian, chi phí trong công việc chuẩn bị và lưu trữ giấy tờ. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp Việc đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị phải đảm bảo tính cập nhật, thực tế và phù hợp tạo ra môi trường thuận lợi về tâm sinh lí cho người lao động tại Ngân hàng Bên cạnh đó, công tác tổ chức cuộc họp đặc biệt là sự chỉnh chu về các khâu, trang thiết bị, cơ sở vật chất còn xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp cụ thể là sự uy tín, kĩ lượng với đối tác hơn nhờ đó gia tăng sự kết nối và hợp tác của Vietinbank và các đơn vị khác.
Có công tác khen thưởng kịp thời và kỷ luật nghiêm khắc để tạo động lực làm việc và sự cẩn thận trong công tác chuẩn bị của CBNV.