(Tiểu luận) đề tài liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp tại ngân hàng vietinbank

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC - - BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Đề tài Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức họp Ngân hàng Vietinbank Nhóm thảo luận: Nhóm Lớp học phần: 231CEMG243103 Giảng viên: Bùi Thị Thu Hà Hà Nội – Tháng Năm 2023 DANH SÁCH THÀNH VIÊN STT Họ tên Đỗ Duy Anh ( Thư kí) 21D21010 Đỗ Vân Anh (Nhóm trưởng) MSV 21D21031 Lê Ngọc Anh 21D21010 Lê Phương Anh 21D21015 5 Nguyễn Thị Ngọc Anh 21D21015 6 Trần Thị Mai Anh 21D21015 7 Trần Tú Anh 21D21021 Vũ Thị Phương Anh 21D21010 Công việc Nhận xét Mục lục Lời mở đầu Phần 1: Một số lý luận công tác tổ chức họp .6 1.1 Những vấn đề chung 1.1.1 Khái niệm tổ chức họp .6 1.1.2 Mục đích, ý nghĩa cơng tác tổ chức họp 1.1.3 Phương pháp tổ chức họp 1.2 Quy trình tổ chức họp 1.2.1 Chuẩn bị họp .8 1.2.2 Tiến hành họp 10 1.2.3 Sau kết thúc họp 12 1.3 Nguyên tắc tổ chức họp 13 1.4 Vai trò lãnh đạo điều hành họp 13 1.5 Vai trị văn phịng cơng tác tổ chức họp 14 Phần 2: Thực trạng công tác tổ chức họp Vietinbank 16 2.1 Giới thiệu ngân hàng Vietinbank 16 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Vietinbank 16 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Vietinbank .17 2.1.2.1 Mơ hình quản trị 17 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 18 2.1.2.3 Cơ cấu phòng ban 19 2.2.Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức họp Vietinbank 20 2.2.1.Một số loại hình họp 20 2.2.2 Quy trình tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 .24 2.2.2.1 Chuẩn bị họp 24 2.2.2.2 Tiến hành họp .29 2.2.2.3 Sau kết thúc họp .31 2.3 Đánh giá thành công, hạn chế nguyên nhân công tác tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 Vietinbank 32 2.3.1 Thành công 32 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân 33 Phần Đề xuất số giải pháp nâng cao công tác tổ chức họp ngân hàng Vietinbank 35 3.1 Về phía cơng ty 35 3.2 Về phía cán nhân viên 36 Kết luận 37 Tài liệu tham khảo .38 Lời mở đầu Trong doanh nghiệp, họp cách thức để giải cơng việc, thơng qua nhà quản trị thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền nhân viên Bên cạnh đó, họp nơi nhân viên với nhân viên, nhân viên với lãnh đạo hiểu đưa định thống hướng mục tiêu chung xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt đẹp, lành mạnh Và qua họp thể tôn trọng, lịch thiệp doanh nghiệp với đối tác, khách hàng, chỉnh chu khâu chuẩn bị.Vì cơng tác tổ chức họp hiệu mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân cho tổ chức, tiết kiệm thời gian, kinh phí, hiệu giải cơng việc tốt Đối với nhà quản trị nói chung nhà quản trị hành văn phịng nói riêng đội ngũ nhân viên địi hỏi phải có đầy đủ lực, kĩ tổ chức, điều hành đơn vị mình, đặc biệt kĩ tổ chức điều hành họp.Tuy nhiên công tác tổ chức họp doanh nghiệp gặt gái kết mong đợi, đặt biệt doanh nghiệp tồn nhiều hạn chế Để làm rõ vấn đề này, nhóm chúng em lựa chọn đề tài thảo luận: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức họp Ngân hàng Vietinbank” Phần 1: Một số lý luận công tác tổ chức họp 1.1 Những vấn đề chung 1.1.1 Khái niệm tổ chức họp Họp việc tập trung nhiều người khoảng thời gian định, nhiều địa điểm định đặt chủ trì người nhiều người (chủ tịch đồn) để thơng qua việc bàn luận tìm giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức ngành quan tổ chức, trao đổi truyền đạt thông tin mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động tổ chức 1.1.2 Mục đích, ý nghĩa cơng tác tổ chức họp * Mục đích Mỗi họp có tính chất mục tiêu khác nhau, để tổ chức tốt họp phải xác định mục tiêu họp Thơng thường, họp doanh nghiệp có mục sau: Họp để phát triển: Thông qua họp, hội nghị để phổ biến cho người chủ trương, sách, đường lối, chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức tạo tiền đề cho việc thực chủ trương, đường lối sách đó. Họp để trao đổi thông tin: Quản trị viên cấp cấp tham dự họp để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động phận, đơn vị tổ chức Đồng thời cho phép thành viên tổ chức chia sẻ thông tin, kiến thức, ý tưởng kinh nghiệm Nó tạo điều kiện để thành viên hiểu rõ vấn đề, mục tiêu hoạt động tổ chức Cuộc họp mở rộng dân chủ: Tạo điều kiện cho người phát biểu ý kiến chủ trương, sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thơng tin hành động thống trước triển khai Họp để bàn bạc, giải vấn đề: Document continues below Discover more from: trị hành Quản văn… Trường Đại học… 26 documents Go to course Bai giang Qthcvp 68 Bài giảng Quản trị… Quản trị hành chín… 88% (8) Luận án tiến sĩ văn 168 học Lập luận trong… Quản trị hành chín… 100% (1) LIÊN HỆ THỰC TIỄN 10 CƠNG TÁC TỔ CHỨ… Quản trị hành chín… 100% (1) TIÊU CHUẨN CHỨC DANH THƯ KÝ Tron… Quản trị hành chín… 100% (1) công tác tiếp khách 29 Quản trị hành văn… None Đề cương ơn tập 12 Quản trị HCVP 2020 Quản hànhđịnh tập Tập thể thảo luận số vấn đề cụ thể để đến trí trị None thể: Cuộc họp tảng để thảo luận, tranh luận đưa văn… định quan trọng Thông qua việc thảo luận thu thập ý kiến từ thành viên, họp giúp tìm giải pháp tốt cho vấn đề định cách cân nhắc Tập thể thảo luận vấn đề cụ thể không định mà thủ trưởng vào để đưa định * Ý nghĩa Tổ chức họp có ý nghĩa quan trọng để tạo hội cho thông tin, đồng thuận, định giao tiếp hiệu tổ chức Nó đóng góp vào thành cơng phát triển tổ chức cách tạo mơi trường làm việc tích cực tương tác sản xuất 1.1.3 Phương pháp tổ chức họp Hiện có nhiều phương pháp tổ chức họp khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu quy mô họp Cuộc họp trực tiếp: Tất thành viên tham gia họp gặp mặt giao tiếp trực tiếp không gian vật lý Đây phương pháp truyền thống sử dụng rộng rãi Cuộc họp qua điện thoại: Thành viên tham gia họp sử dụng điện thoại để kết nối thảo luận Phương pháp phổ biến thành viên gặp mặt cần linh hoạt địa điểm Cuộc họp video: Sử dụng công nghệ video Zoom, Microsoft Teams hay Google Meet để tổ chức họp trực tuyến Điều cho phép thành viên gặp mặt qua hình thảo luận từ xa Cuộc họp email: Thay gặp mặt trực tiếp qua điện thoại, thành viên gửi email cho để chia sẻ thông tin thảo luận vấn đề Phương pháp phổ biến họp nhỏ cần quan điểm ý kiến từ nhiều người Cuộc họp trực tuyến: Sử dụng công cụ trực tuyến Trello, Asana hay Slack để tổ chức họp giao tiếp qua mạng Các thành viên chia sẻ thơng tin, tài liệu thảo luận từ xa Cuộc họp hỗn hợp: Kết hợp họp trực tuyến họp trực tiếp Một số thành viên gặp mặt trực tiếp phòng họp, thành viên khác tham gia từ xa qua video Điều cho phép tích hợp việc giao tiếp trực tiếp linh hoạt từ xa 1.2 Quy trình tổ chức họp 1.2.1 Chuẩn bị họp Chuẩn bị họp cách cẩn thận giúp tăng khả thành công họp giúp thành viên tham gia có trải nghiệm tốt Dưới số bước để chuẩn bị họp: Xác định thành phần tham dự họp: o Lập danh sách thành phần tham gia họp o Trình chủ toạ nhà quản trị văn phịng xem ký duyệt o Thơng báo gửi giấy mời đến đại biểu: - Việc gửi giấy mời phải thực hoàn thành trước họp diễn ra, trường hợp khẩn cấp cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời sau - Khi làm giấy mời cần lưu ý ghi tên, chức vụ, nội dung họp xác thận trọng Trong trường hợp thành phần họp có người nước ngồi tham dự thư ký cần liên hệ thông báo cho phận đối ngoại, quan an ninh, quan ngoại giao Xây dựng chương trình họp: o Các hoạt động diễn ra, trình tự hoạt động thời gian tối thiểu, tối đa cho hoạt động o Người điều hành, phụ trách hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, đọc báo cáo… o Xác định hoạt động dự phòng biện pháp xử lý có tình đột xuất xảy họp Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho họp: o Bố trí bàn ghế họp: - Bố trí kiểu hình trịn, hình chữ nhật, hình elip… với họp nhỏ, có tính chất trao đổi bình đẳng - Kiểu hội trường với họp lớn, ngồi bục diễn giả cịn có thêm bàn chủ tịch đoàn, chủ tọa phận thư ký Trong trường hợp có khách mời quan trọng, cần ngồi theo thứ tự thư ký nên chuẩn bị biển ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ người để vào vị trí xác định, giúp cho đại biểu nhanh chóng xác định chỗ ngồi, ổn định trật tự o Trang trí phịng họp theo nghi lễ quy định (tuỳ tính chất họp) o Trang thiết bị: hệ thống ánh sáng, âm phải chuẩn bị chu đáo (có phương án dự phịng điện), phông chiếu, máy in, máy fax… Đối với họp mà có thành viên tham dự người nước ngồi cần chuẩn bị phương tiện máy móc phục vụ cho hoạt động dịch thuật (cabin, máy giao dịch, điện thoại…) Chuẩn bị tài liệu cho họp: - Giúp thủ trưởng soạn thảo phát biểu trình bày họp - Văn liên quan họp lấy ý kiến phải nhân gửi tới người tham dự trước đầu họp, họp tổ chức dạng hội thảo thư ký phải liên hệ trước với người tham dự để có ý kiến phát biểu tranh luận - Với họp mục đích cuối phải đến thỏa thuận chung cần chuẩn bị thảo trước để sau thành viên đóng góp ý kiến nhanh chóng sửa chữa in ấn thức - Các văn có liên quan phải phận văn phòng in ấn, xếp đầy đủ trước họp tiến hành phải kiểm tra cẩn thận, tránh sai sót Phối hợp tổ chức họp: