Phần 2: Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Vietinbank
2.2. Phân tích thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Vietinbank
2.2.1. Một số loại hình cuộc họp
Hàng năm Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam tổ chức từ 300-400 cuộc họp lớn nhỏ tùy theo mục đích, nội dung, tình hình, kế hoạch của ban lãnh đạo công ty. Phần lớn các cuộc họp tại công ty là các cuộc họp bình thường, không mang tính nghi thức như họp giao ban, họp theo tháng, quý, năm; Họp giải quyết công việc của lãnh đạo; Họp chuyên môn của các phòng ban… Một số các cuộc họp lớn tại Ngân hàng Vietinbank có thể kể đến:
* Đại hội đồng cổ đông thường niên:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Vietinbank. Đại hội đồng cổ đông được tổ chức thông qua cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, Đại hội đồng cổ đông bất thường hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên
trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Đại hội đồng cổ đông thường niên quyết định những vấn đề theo quy định của Pháp luật, đặc biệt thông qua báo cáo tài chính năm. Theo điều 31 của Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam, các điều kiện để tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm:
Đại hội đồng cổ đông thường niên được tiến hành khi có số Cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết.
Nếu cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện thì được triệu tập họp lần thứ hai trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự định tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên lần thứ nhất. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên triệu tập lần thứ hai chỉ được tiến hành khi có số Cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết.
Trường hợp cuộc họp thứ hai không đủ điều kiện thì được triệu tập họp lần thứ ba trong vòng 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần 2. Trong trường hợp này, đại hội được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các Cổ đông dự họp, được coi là hợp lệ và có quyền quyết định tất cả các vấn đề dự kiến được phê chuẩn tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên lần thứ nhất.
Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại điều 142 Luật doanh nghiệp 2020 và quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam.
Các văn phòng, phòng ban cấp dưới có trách nhiệm giúp ban lãnh đạo tổ chức họp theo đúng chủ trương, kế hoạch mà ban lãnh đạo đề ra. Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc triệu tập, chủ trì, điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác.
* Họp Hội đồng quản trị
Tại Vietinbank, HĐQT họp định kỳ ít nhất mỗi tháng một lần và họp bất thường khi cần thiết do Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT được Chủ tịch HĐQT uỷ quyền triệu tập. Trong 6 tháng đầu năm 2023, HĐQT Vietinbank đã tổ chức các cuộc họp HĐQT để đánh giá kết quả kinh doanh, đưa ra các định hướng, chỉ đạo hoạt động, trao đổi về một số nội dung, chuyên đề phục vụ công tác quản trị và phê duyệt các nội dung khác thuộc thẩm quyền của HĐQT. Tổng số cuộc họp trong 6 tháng đầu năm 2023 của HĐQT là 170 cuộc, gồm 5 cuộc họp trực tiếp và 165 lần lấy ý kiến bằng văn bản.
Đối với các cuộc họp HĐQT, công tác tổ chức cuộc họp được quy định như sau:
o Đề nghị mở cuộc họp hội đồng quản trị
Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT được Chủ tịch ủy quyền phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được một trong các đề nghị theo quy định tại Quy chế này. Trường hợp Chủ tịch hoặc người được ủy quyền không triệu tập họp HĐQT theo đề nghị thì phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với VIETINBANK, trừ trường hợp không triệu tập họp được vì lý do bất khả kháng; trong trường hợp này, người đề nghị họp HĐQT có quyền triệu tập họp HĐQT, các thành viên HĐQT dự họp bỏ phiếu bầu chủ tọa cuộc họp.
o Ấn định thời gian, địa điểm triệu tập họp
Người có thẩm quyền: Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên có số phiếu bầu/tỷ lệ phiếu bầu cao nhất.
Thời gian họp: do Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT lựa chọn, nhưng phải trong 7 ngày làm việc kể từ khi kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ mới hoặc kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Địa điểm: Các cuộc họp của HĐQT tiến hành tại trụ sở VIETINBANK hoặc những địa điểm khác thuận tiện trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc tại địa điểm khác theo sự nhất trí chung của các thành viên HĐQT.
o Thông báo mời họp
Thông báo mời họp được Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT gửi đến các thành viên HĐQT theo hình thức quy định tại Điều lệ Vietinbank đến địa chỉ liên lạc của từng thành viên HĐQT đã được đăng ký trước tại Vietinbank. Thông báo mời họp làm bằng văn bản bằng tiếng Việt và Tiếng Anh, trong đó nêu rõ chương trình, thời gian và địa điểm họp, các vấn đề thảo luận và quyết định. Các tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết phải được gửi đến cho các thành viên HĐQT trước khi cuộc họp diễn ra ít nhất 5 ngày.
Thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo được gửi đến các thành viên Ban Kiểm soát như đối với các thành viên HĐQT. Thành viên Ban Kiểm soát có quyền tham dự các cuộc họp của HĐQT; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
* Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo
Họp giải quyết công việc của lãnh đạo công ty thường là những cuộc họp không mang tính nghi thức, có quy mô nhỏ, chủ yếu thành phần tham dự là trưởng các bộ phận, đơn vị trong công ty, các cá nhân có liên quan tham dự cuộc họp.
Địa điểm : Phòng họp tại trụ sở Ngân hàng.
Thời gian: Chủ yếu là các cuộc họp mang tính đột xuất, không cố định thời gian, khi lãnh đạo có công việc cần giải quyết, lấy ý kiến hoặc phân công công việc sẽ triệu tập và họp nhanh chóng. Khác với họp Đại hội đồng cổ đông, họp giải quyết công việc đơn giản, quy mô nhỏ và ít mất thời gian cũng như kinh phí, giải quyết công việc trực tiếp và nhanh chóng. Vì thế quy trình tổ chức cũng khá đơn giản:
o Tổ chức công tác chuẩn bị
Thông báo mời họp: Tùy theo tính chất của cuộc họp dành cho cộng đồng hay nhóm lợi ích; thu phí hay không thu phí mà hình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau. Những cuộc họp do ban lãnh đạo tổ chức với mục đích để giải quyết công việc thì chỉ cần thông báo bằng lời mời trực tiếp đến những đối tượng cụ thể, Trưởng các đơn vị, phòng ban hoặc các cá nhân có liên quan.
Triển khai công tác hậu cần: Công tác này liên quan nhiều đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ cuộc họp do văn phòng đảm nhiệm. Trong đó, cơ sở vật chất bao gồm hội trường, phòng họp (thường tổ chức tại phòng họp của Vietinbank), bàn ghế, thiết bị nghe nhìn (máy tính, máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng…) các tài liệu, hình ảnh trực quan hóa, các phụ liệu khác; các dịch vụ giải khát, in sao tài liệu, công tác an ninh, và các dịch vụ bổ trợ khác. Tùy theo đặc thù của từng cuộc họp mà danh mục công tác hậu cần có thể gia giảm sao cho đảm bảo sự thành công của cuộchọp, đặc biệt là tiết kiệm, phù hợp với tình hình tài chính của Vietinbank.
Thực hiện lịch trình cuộc họp: Đây là công tác liên quan trực tiếp đến việc hội và họp. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chính trong tham mưu tổ chức lập danh mục các công việc cần kiểm tra, giải quyết, trước khi bắt đầu cuộc họp, phải tầm soát nhanh các danh mục đó để đảm bảo tính hoàn thiện của cuộc họp.