Phần 2: Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Vietinbank
2.3. Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân của công tác tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 của Vietinbank
2.3.1. Thành công
Việc tổ chức Đại hội cổ đông thường niên 2023 tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã thực hiện đúng quy định của Nhà nước về quy trình thủ tục, cách bài trí. Cán bộ nhân viên văn phòng của tập đoàn luôn nắm rõ các quy định về quy trình tổ chức các cuộc hội họp vì vậy mà mọi công việc trong quá trình tổ chức sự kiện tổ chức các cuộc hội họp luôn đúng quy trình quy định của nhà nước về tổ chức của các cuộc hội họp.
Lãnh đạo văn phòng với trình độ chuyên môn cao đã chỉ đạo công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty thực hiện tốt. Đội ngũ cán bộ công chức của văn phòng nói chung, của các phòng ban khác nói riêng thực hiện tương đối tốt nhiệm vụ của mình.
Chuẩn bị đày đủ các tài liệu, hồ sơ liên quan đến cuộc họp, các chương trình học sự bài phát biểu của lãnh đạo bài tham luận của các đại biểu được chuẩn bị chu đáo. Khi kết thúc cuộc họp thì đơn vị cá nhân chủ động thu thập tài liệu các giấy tờ có liên quan đến lập hồ sơ cuộc họp.
Công ty đã đầu tư các trang bị trang thiết bị hiện đại như: máy chiếu, máy ghi âm, micro, loa đài… phục vụ cho quá trình diễn ra cuộc họp suôn sẻ và thành công ngoài ra vừa an toàn tiết kiệm phù hợp với quy mô và nội dung của các cuộc họp.
Ngoài ra thì trong Đại hội cổ đông thường niên 2023 đã sử dụng các công cụ trực
tuyến như video họp, hệ thống quản lý cuộc họp, và ứng dụng chia sẻ tài liệu để đảm bảo rằng tất cả những người tham dự có thể tham gia một cách dễ dàng và tiện lợi.
Trước cuộc họp, VietinBank có thể đảm bảo rằng họ có kế hoạch tổ chức cụ thể cho cuộc họp, bao gồm mục tiêu, chủ đề, lịch trình và danh sách các người tham dự quan trọng. Việc kiểm tra giám sát công tác tổ chức cuộc họp diễn ra thường xuyên đảm bảo quá trình cuộc họp được diễn ra thuận lợi và đạt kết quả tốt nhất.
Nội dung và thời gian diễn ra cuộc họp đảm bảo đúng với nội dung và thời gian đề ra trong kế hoạch và chương trình hoạch định trước đó.
Khi có nội dung tổ chức Đại hội cổ đông thường niên 2023 được công ty ra nhiệm vụ cho văn phòng đảm nhiệm thì mọi công việc trong công tác tổ chức tội học đều được triển khai một cách nhanh chóng và chính xác được phân công công việc trong thực hiện một cách đồng đều các nhiệm vụ nhỏ trong nội dung hội họp không có công việc nào bị tình trạng chậm trễ.
Ngoài ra văn phòng khi làm việc xây dựng tổ chức công tác hội họp luôn có các phương án dự phòng nhằm việc nhằm tránh việc đột xuất xảy ra việc lên kế hoạch xây dựng chương trình hội học luôn nhanh chóng giúp tiến bộ công việc được đẩy nhanh và hoàn thành kế hoạch xây dựng một cách chi tiết và đầy đủ các nội dung liên quan tới công việc thực hiện để xây dựng chương trình tổ chức hội họp.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân o Hạn chế:
Mặc dù mọi công tác tổ chức cuộc họp đều thực hiện một cách trôi chảy nhưng vẫn còn vài hạn chế mà Đại hội cổ đông thường niên 2023 của Vietinbank cần khắc phục như là:
Vẫn 1 vài các quy định vẫn chưa được áp dụng hết và sử dụng hết các quy trình chuẩn trong quy định của nhà nước và còn các trường hợp làm thiếu sót nhiều quy trình.
Sau khi kết thúc Đại hội cổ đông thường niên 2023 công việc lập biên bản hội họp, lưu hồ sơ vẫn chưa được thực hiện hoàn tất các công việc họp rút kinh nghiệm bổ sung ý kiến, hoàn tất việc lập hồ sơ vẫn chưa được chú ý tới.
Công tác ghi chép phiên bản sau của hội họp vẫn cần được chú ý hơn. Ban thư ký chia làm hết nhiệm vụ của mình tình trạng ghi chép biên bản Hội nghị cuộc họp vẫn chậm , chưa nắm bắt kịp thời những thông tin cần thiết cho biên bản, cách ghi chưa được rõ ràng mạch lạc và thống nhất cách khi nắm bắt ý chính chưa kịp ghi thông tin.
Chế độ thông tin báo cáo chưa kịp thời, chất lượng báo cáo thông tin, số liệu còn hạn chế, việc gửi trước các kiến họp giao ban chưa kịp thời khiến các cán bộ thuộc bộ phận tổng hợp của văn phòng tốn nhiều thời gian sửa chữa, điện thoại đôn đốc nhắc nhở.
Tuy nội dung và thời gian diễn ra cuộc họp đảm bảo đúng đề ra trong kế hoạch và chương trình hoạch định trước đó nhưng có một vài tình trạng đi họp muộn và cao su giờ giấc của các đại biểu nói riêng và của cán bộ, công chức tại công ty nói chung còn diễn ra thường xuyên, ảnh hưởng nhiều chất lượng cuộc họp.
o Nguyên nhân
Văn phòng luôn là nơi sử dụng các nhân sự để tuyển dụng vào đảm nhiệm vị trí ban Thư ký tạm thời vì thế chưa có nhiều kỹ năng ghi chép biên bản Hội nghị cuộc hội họp nên việc ghi chép phiếu thông tin chính trong cuộc hội họp vẫn chưa được hoàn thiện.
Nhận thức của một số các cán bộ cơ quan còn chưa thực sự sâu sắc về vai trò của cuộc họp. Họ ít quan tâm đến chất lượng cuộc họp, sự thay đổi sáng tạo hay sự tương tác giữa các cá nhân tham gia cuộc họp.
Kỹ năng nghiệp vụ về công tác tổ chức hội họp của 1 số nhân viên văn phòng còn kém chưa chuyên nghiệp. Công tác chuẩn bị cho cuộc họp đôi khi còn chưa tốt, không khoa học. Ban tổ chức chưa kiểm soát được các tình huống sẽ diễn ra trong cuộc họp, một số trường hợp xung đột, mâu thuẫn quan điểm trong cuộc họp chưa được xử lý kịp thời, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.
Việc chấp hành văn bản cấp trên của các đơn vị cấp dưới chưa thật sự nghiêm túc, kết quả thực hiện, các khó khăn vướng mắc đều thiếu báo cáo kịp thời nên cần phải tổ chức nhiều cuộc họp để giải quyết. Công tác phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị có liên
quan chưa thực sự khoa học nên cần phải tổ chức nhiều cuộc họp để trao đổi, thống nhất.