Phần 2: Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Vietinbank
2.2. Phân tích thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Vietinbank
2.2.2 Quy trình tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023
2.2.2.1 Chuẩn bị cuộc họp
*Xác định nội dung cuộc họp:
Đây là bước rất quan trọng để tổ chức một cuộc họp thành công. Trưởng phòng HCNS là người tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về việc xác định nội dung cuộc họp dựa trên quy định của Luật doanh nghiệp về việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông của Vietinbank, điều lệ công ty và thực tế tình hình hoạt động của công ty. Sáng ngày 21/4/2023 tại Hà Nội, VietinBank đã tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2023 dưới hình thức trực tiếp. Đại hội đã thông qua nhiều nội dung quan trọng và định hướng phát triển trong năm 2023. Giống như các cuộc họp trước, Đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ thông qua các nội dung sau:
Báo cáo của HĐQT về hoạt động năm 2022 và định hướng phát triển năm 2023;
Báo cáo của Ban Điều hành về kết quả hoạt động kinh doanh năm 2022; định hướng và kế hoạch năm 2023;
Báo cáo của Ban Kiểm soát về kết quả hoạt động năm 2022 và định hướng hoạt động năm 2023;
Tờ trình thông qua Báo cáo tài chính kiểm toán năm 2022;
Tờ trình thông qua việc lựa chọn công ty kiểm toán độc lập kiểm toán báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ năm 2024;
Tờ trình thông qua phương án phân phối lợi nhuận năm 2022;
Tờ trình thông qua mức thù lao đối với HĐQT và Ban Kiểm soát năm 2023.
* Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp
Kế hoạch cho cuộc họp do trưởng phòng tham mưu cho BLĐ về mục đích, yêu cầu, nội dung, tổ chức thực hiện, phân công công việc đến các đơn vị, phòng ban cụ thể. Nội dung của kế hoạch gồm những nội dung cơ bản sau:
o Mục đích, yêu cầu tổ chức hội họp: Họp đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức theo luật doanh nghiệp trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính và có thể gia hạn nhưng không quá sáu tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính của ngân hàng. Mục đích chính của cuộc họp là để thông báo đến cổ đông tình hình hoạt động của ngân hàng trong năm vừa qua và phương hướng nhiệm vụ năm tới thông qua các Báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh năm tới, miễn nhiệm và bổ sung thành viên HĐQT theo các nhiệm kỳ.
o Nội dung cuộc họp. Các nội dung chính trong cuộc họp bao gồm:
- Báo cáo của HĐQT về hoạt động năm 2022 và định hướng phát triển năm 2023;
- Báo cáo của Ban Điều hành về kết quả hoạt động kinh doanh năm 2022;
định hướng và kế hoạch năm 2023;
- Báo cáo của Ban Kiểm soát về kết quả hoạt động năm 2022 và định hướng hoạt động năm 2023;
- Tờ trình thông qua Báo cáo tài chính kiểm toán năm 2022;
- Tờ trình thông qua việc lựa chọn công ty kiểm toán độc lập kiểm toán báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ năm 2024;
- Tờ trình thông qua phương án phân phối lợi nhuận năm 2022;
- Tờ trình thông qua mức thù lao đối với HĐQT và Ban Kiểm soát năm 2023.
o Thành phần, địa điểm họp:
- Thành phần tham dự: Cổ đông (hoặc người đại diện trực tiếp của Cổ đông); Đại diện các đối tác, khách hàng Vietinbank; Ban lãnh đạo Vietinbank và Trưởng các phòng/ban đơn vị liên quan trong hệ thống Vietinbank.
- Thời gian: Theo quy định của luật doanh nghiệp, và quy định về tổ chức hội họp của Vietinbank, Ngân hàng cần phải tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính và có thể gia hạn nhưng không quá sáu tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính của Công ty. Hằng năm Vietinbank thường tổ chức họp vào tháng 3 hoặc cuối tháng 4.
- Địa điểm: Hội trường lớn – Trường Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực VietinBank, Thôn An Trai, Xã Vân Canh, Huyện Hoài Đức, Thành phố Hà Nội.
* Tổ chức thực hiện:
Trước khi diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, lãnh đạo sẽ triệu tập cuộc họp nội bộ trong Ngân hàng để lấy ý kiến đóng góp và triển khai phân công công việc chuẩn bị họp Đại hội cho các bộ phận, phòng ban và các cá nhân trong hệ thống Vietinbank. Các cá nhân có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban, đơn vị để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
o Soạn thảo và gửi giấy mời: Văn phòng có trách nhiệm soạn thảo và gửi giấy mời đến các cá nhân và tổ chức được mời đến tham dự cuộc họp, danh sách các đại biểu và khách mời phải được lập và xem xét kỹ lưỡng, tránh bị thiếu sót hoặc sai thông tin đại biểu, khách mời.
- Theo Điều lệ Vietinbank: Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công
ty. Danh sách này được lập khi có quyết định triệu tập phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông.
- Việc lập danh sách khách mời được dựa theo quy định tại Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020:
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty;
trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây: Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp; phiếu biểu quyết.
Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họptheo thông báo mời hợp có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu.
Thư mời họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 được Vietinbank đăng tả website chính thức của công ty
Các tài liệu sử dụng trong trong cuộc họp
o Chuẩn bị cơ sở vật chất và kinh phí cho cuộc họp
Do Vietinbank tổ chức Họp Đại hội đồng cổ đông thường niên tại Hội trường lớn – Trường Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực VietinBank nên văn phòng chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản để sắp xếp, bố trí sử dụng địa điểm và dịch vụ tổ chức hội họp và ăn uống sau đại hội trọn gói với chi phí hợp lý và trình ban lãnh đạo duyệt và tạm ứng kinh phí tổ chức hội họp.
Ngoài ra, để đề phòng những trường hợp đột xuất xảy ra ban lãnh đạo họp và có các giải pháp dự phòng và phương án để xử lý vấn đề một cách linh hoạt, hạn chế thấp nhất những ảnh hưởng xấu đến cuộc họp.
Trước khi cuộc họp diễn ra 1 ngày Ban tổ chức cử cán bộ kỹ thuật và chuyên viên đến địa điểm tổ chức cuộc họp để phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ, tổ chức sự kiện kiểm tra lại một lần nữa và sắp xếp, bố trí bàn ghế, trang thiết bị sao cho phù hợp với thực tế của Hội trường.
Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, văn phòng chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đối với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn 2 tiếng đồng hồ.
Một số phương diện khác như: Phòng vệ sinh, nơi đậu xe, dự trữ tài liệu, hệ thống điện,... cũng được văn phòng kiểm tra kỹ lưỡng.