Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải quyết văn bản đến tại đại học y dược thành phố hồ chí minh

Trang 1

NHÓM 1

Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải quyết văn bản đến tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh

Trang 2

Nội dungPHẦN 1M T S V N Đ LÝ LU N C B N Ộ Ố Ấ Ề Ậ Ơ ẢV CÔNG TÁC QU N LÝ GI I QUY T Ề Ả Ả ẾVĂN B N Đ N Ả ẾPHẦN 2 GI I THI U V Đ I H C Y DỚ Ệ Ề Ạ Ọ ƯỢC THÀNH PH ỐHCM

Trang 3

Back to Agenda

Văn bản đếnVăn bản đi

Một số khái niệm có liên quan

Trang 4

Step 1Step 2Step 3

Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Văn bản đến phải được quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Allen project

Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp

Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có trách nhiệm mới được bóc và xử lý

Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Trang 5

1Tiếp nhận văn bản đến

2Kiểm tra, phân loại, bóc bì

3Đóng dấu "đến", ghi số và ngày đến

4Đăng ký văn bản đến

5Trình văn bản đến

6Chuyển giao văn bản đến

7Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

8Sao văn bản đến

Trang 6

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM

Trang 7

Lịch sử

phát triển

Trường Đại học Y khoa Sài Gòn, thường gọi là Y khoa Đại học đường Sài Gòn, được thành lập, như một phân hiệu của trường Y khoa Hà Nội

Trường chính thức mang tên Trường Đại học Y Dược Sài Gòn

Trường xây dựng định hướng chiến lược phát triển Trường Đại Học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh thành trường đa ngành trong lĩnh vực khoa học sức khỏe, mục tiêu là phát triển thêm 4 khoa mới và một bệnh viện thuộc Trường

Năm 1947

Năm 1954

Năm 1990

18.06.2003

Trang 8

Năm 2018: khoảng 1800 giảng viên và cán bộ nhân viên

Đội ngũ Giảng viên và cán bộ viên chức

Bậc đào tạo đại học với 14 ngành chính quy

Bậc đào tạo sau đại học với 163 chuyên ngành

Giáo dục và đào tạo

Allen project

Tổng số lượng đề tài NCKH là 6.695 công trình

Nghiên cứu Khoa học

Từ ngày thành lập đến nay đã tiếp nhận và điều trị hơn 16 triệu lượt bệnh nhân

Phục vụ cộng đồng

Hiện nay trường có 60 thỏa thuận hợp tác quốc tế còn hiệu lực với các trường đại học, tổ chức trên thế giới, các hội chuyên khoa, và các bệnh viện

Hợp tác quốc tế

Trang 9

tại đại học y dược TP.HCM

Trang 10

BƯỚC 1 TIẾP NHẬN

VĂN BẢN BƯỚC 2 PHÂN LOẠI, BĨC BÌ VĂN BẢN ĐẾN

• Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải qua văn thư phòng HCTH làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

• Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết thì nhân viên thường trực - bảo vệ của Trường có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư phịng HCTH

• Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật)

• Các bì văn bản gửi đích danh người nhận được chuyển trực tiếp cho người nhận

• Tất cả các loại bì văn bản đến khác văn thư được bóc bì, khi bóc phải lưu ý

Trang 11

Bước 3 Đăng ký văn bản đến

Bước 4 Trình Ban Giám hiệu phê duyệt

Phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết văn thư phòng HCTH đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo

Trang 12

05

06

Ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu

Vào sổ, scan chuyển giao văn bản

văn thư phịng HCTH có trách nhiệm đăng ký những thơng tin bổ sung vào sổ và phần mềm quản lý văn bản đến, chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết trong ngày

07 Tiếp nhận, xử lý văn bản đếnTrưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị mình và phối

Trang 13

Bước 8 Thực hiện ý kiến chỉ đạo của

BGH

Bước 9 Báo cáo kết quả giải quyết văn bản

đến

Lãnh đạo phịng HCTH có trách nhiệm giúp BGH theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trang 14

ƯU ĐIỂM

THỐNG NHẤT

xây dựng được một hệ thống xử lý và giải quyết văn bản đến rất bài bản và rõ ràng, các công đoạn đều có bộ phận và thời hạn giải quyết rõ ràng

KỊP THỜI

tiến độ giải quyết công việc được báo cáo thường xuyên, minh

bạch để bộ phận quản lý có thể đơn đốc hoặc hỗ trợ khi cần

thiếtstrations.

TIẾT KIỆM

Một hệ thống thống công tác tốt sẽ tiết kiệm được nhiều nguồn lực: thời gian, công sức, chi phí

Trang 15

NHƯỢC ĐIỂMCOTHIẾU SỰ MINH BẠCHTENT ONE01CHẬM TRỄ

TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT

02

CHƯA TẬN DỤNG TỐI ĐA CÔNG

Trang 16

01Tăng cường minh bạch và rõ ràng

02

Tăng cường tương tác và phối hợp giữa các đơn vị

Presentations are communication

Nâng cao năng lực nhu cầu đào tạo của từng đơn vị và từng nhóm nhân viên

Phân công công việc rõ ràng

Tăng cường đáp ứng nhanh chóng và kịp thời0405

03

Đề xuất giải pháp