MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN1.1 Một số khái niệm và phân loại Trang 6 Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấ
ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI MỘT TỔ CHỨC/DOANH NGHIỆP Học phần : Quản trị hành văn phịng Nhóm :5 Lớp HP : 231_CEMG2431_03 Giảng viên hướng dẫn : BÙI THỊ THU HÀ Hà Nội, tháng năm 2023 BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ STT Họ tên Mã sinh viên Nhiệm vụ Nguyễn Thị Thanh Hương 21D210 Nguyễn Trần Quỳnh Hương 21D210173 Trần Vân Khánh 21D210 21D210 21D210 21D210 21D210 21D210 21D210 10 21D210 Ghi Mục lục MỞ ĐẦU NỘI DUNG PHẦN MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Một số khái niệm phân loại 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Phân loại văn 1.2 Nội dung nghiên cứu công tác quản lý, giải văn đến .5 1.2.1 Tiếp nhận văn đến .5 1.2.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì 1.2.3 Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến .6 1.2.4 Đăng ký văn đến .6 1.2.5 Trình văn đến 1.2.6 Chuyển giao văn đến 1.2.7 Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 1.2.8 Sao văn đến PHẦN THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI CẢNG VỤ HÀNG HẢI HẢI PHÒNG .8 2.1 Giới thiệu khái quát Cảng vụ hàng hải Hải Phòng 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 2.1.3 Lưu đồ công tác quản lý, giải văn 10 2.2 Phân tích thực trạng công tác quản lý, giải văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng 11 2.2.1 Tiếp nhận văn đến 11 2.2.2 Phân loại, đăng ký văn đến .11 2.2.3 Trình văn đến 13 2.2.4 Chuyển giao văn đến 14 2.2.5 Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 14 2.2.6 Lưu trữ 15 2.3 Đánh giá thành công, hạn chế nguyên nhân công tác quản lý, giải văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng 15 2.3.1 Thành công nguyên nhân 15 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân 17 KẾT LUẬN 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 MỞ ĐẦU Công tác quản lý, giải văn nhiệm vụ quan trọng quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn đến nguồn thông tin, tài liệu quan trọng để quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm bắt tình hình, triển khai thực nhiệm vụ giao Việc quản lý, giải văn đến quy định góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Để hiểu rõ tầm quan trọng công tác quản lý, giải văn đến, nhóm chúng em xin chọn đề tài thảo luận “Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phịng” Thơng qua đó, rút học kinh nghiệm để nâng cao hiệu công tác NỘI DUNG PHẦN MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Một số khái niệm phân loại 1.1.1 Khái niệm văn Văn phương tiện giao tiếp thức quan Nhà nước với cấp trên, cấp với công dân phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin giao dịch doanh nghiệp 1.1.2 Phân loại văn Văn phân loại thành văn văn đến: - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan” định nghĩa: Văn (công văn) đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến doanh nghiệp gọi chung văn đến - Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: Văn (công văn) tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) doanh nghiệp phát hành 1.2 Nội dung nghiên cứu công tác quản lý, giải văn đến 1.2.1 Tiếp nhận văn đến - Văn thư quan, tổ chức người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến có trách nhiệm kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) tất văn đến, kể văn mật - Đối với văn đến chuyển phát qua máy fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn - Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu doanh nghiệp quản lý công tác văn thư 1.2.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể doanh nghiệp bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với Document continues below Discover more from: Tài quốc tế Trường Đại học… 69 documents Go to course Bài thảo luận Nhóm 42 3: THỰC TRẠNG TH… bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quanTài đến công việc chung 97% (37) quốc tếđăng ký doanh nghiệp cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để - Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật) TÀI Chính QUỐC TẾ GIẢI BÀI TẬP - Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể doanh nghiệp 52 1.2.3 Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến Tài quốc tế 100% (3) Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức tậpvớiDấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, Báo cáo số, kýthực hiệu (đối văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn)tài vào khoảng Khoa ngân… 25 giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành Tài quốc tế 1.2.4 Đăng ký văn đến 100% (3) Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính tình hình nợ cơng Sổ đăng ký văn đến Ngày đến Sổ đến Tác giả Số, ký Ngày hiệu tháng 2020-2021 Tên loại trích Đơn Tài vị Ký yếu nội dung ngườiquốc nhận tế nhận 38 1.2.5 Trình văn đến Ghi 100% (1) Nhóm 6-Thanh tốn quốc tế tài trợ… Tài quốc tế 100% (1) Sau đăng ký, văn đến phải trình cho người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Bài thảo luận nhóm 33 2205FECO2051 Tài quốc tế 100% (1) Người có thẩm quyền vào nội dung văn đến, quy chế làm việc doanh nghiệp, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác đơn vị, cá nhân ý kiến phân phối, đạo giải thời hạn giải văn đến Ý kiến phân phối văn ghi vào mục "chuyển" dấu “Đến” Ý kiến đạo giải thời hạn giải văn đến cần ghi vào phiếu riêng Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung 1.2.6 Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền, cần đảm bảo yêu cầu sau: nhanh chóng, đối tượng chặt chẽ Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn đến đơn vị Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận văn fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến” ghi số ngày đến chuyển cho đơn vị cá nhân nhận fax, văn chuyển qua mạng 1.2.7 Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Các doanh nghiệp, cá nhân có trách nhiệm giải văn đến kịp thời theo thời hạn quy định Đối với văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân 1.2.8 Sao văn đến Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định PHẦN THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI CẢNG VỤ HÀNG HẢI HẢI PHÒNG 2.1 Giới thiệu khái quát Cảng vụ hàng hải Hải Phịng 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cảng vụ hàng hải Hải Phòng (MA – Maritime Administration of HaiPhong Cảng vụ hàng hải Hải Phòng) thành lập theo Quyết định số 598/QĐ-TCCB-LĐ ngày 06/4/1991 Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải Bưu điện, tiền thân Công ty Cảng vụ – Hoa tiêu, tách theo Quyết định chuyển giao số 354/TCCB ngày 15/5/1991 Giám đốc Cảng Hải Phịng Những ngày đầu thành lâ •p, sở vâ •t chất cịn thiếu thốn, nhân lực có 17 người Trải qua 31 năm trưởng thành phát triển, đến ngày tính đến ngày 31/12/2022, Cảng vụ Hải Phịng có tổng số 1481 người lao động cảng Hải Phịng bao gồm lao động làm việc trực tiếp lao động làm việc gián tiếp cho hoạt động cảng biển, có 131 cơng chức, viên chức, người lao •ng lao động trực tiếp cảng biển Cảng vụ Hải Phịng trực th •c Cục Hàng hải Viê •t Nam (VIETNAM MARTIME ADMINISTRATION – VINAMARINE – viết tắt VMR) quan thực hiê •n chức quản lí nhà nước vâ •n tải biển khu vực cảng Hải Phòng Giám đốc Cảng vụ người thực hiê •n lê •nh cao MA Bơ • GTVT xác định tổ chức hoạt •ng Cảng vụ hải Phịng Cảng vụ hải Phịng có tư cách pháp nhân, sử dụng dấu riêng mở tài khoản Kho bạc Nhà nước, tên giao dịch b‘ng tiếng Anh Maritime Administration of HaiPhong, viết tắt MA Hải Phòng 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động Lĩnh vực hoạt động Cảng vụ hàng hải Hải Phòng bao gồm: - Quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải vùng nước khu vực cảng biển Hải Phòng: Cấp phép, đăng ký, điều chỉnh, thu hồi giấy phép, đăng ký tàu biển, thuyền, phương tiện thủy nội địa, bến thủy nội địa, hoạt động hàng hải, hoạt động vận tải thủy nội địa Quản lý an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, bảo vệ mơi trường phịng chống thiên tai khu vực cảng biển Hải Phòng Thẩm định, cấp phép, quản lý hoạt động tổ chức, cá nhân hoạt động lĩnh vực hàng hải Tuyên truyền, phổ biến pháp luật hàng hải - Tham mưu cho UBND thành phố Hải Phịng Bộ Giao thơng vận tải sách, giải pháp phát triển hệ thống cảng biển Hải Phòng: Tham mưu cho UBND thành phố Hải Phòng quy hoạch, kế hoạch phát triển hệ thống cảng biển Hải Phòng Tham mưu cho Bộ Giao thơng vận tải sách, giải pháp phát triển hệ thống cảng biển Hải Phòng - Triển khai hiệu biện pháp quản lý an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, bảo vệ mơi trường phịng chống thiên tai: Tổ chức thực quy định an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, bảo vệ mơi trường phịng chống thiên tai khu vực cảng biển Hải Phòng Phối hợp với quan liên quan tổ chức cứu hộ, cứu nạn khu vực cảng biển Hải Phịng - Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý nhà nước: Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải Xây dựng phát triển hệ thống thông tin quản lý cảng biển Hải Phịng - Tăng cường cơng tác tun truyền, phổ biến pháp luật Hàng hải Cảng vụ hàng hải Hải Phòng quan quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải vùng nước khu vực cảng biển Hải Phòng Với chức năng, nhiệm vụ giao, Cảng vụ hàng hải Hải Phịng đóng vai trị quan trọng việc phát triển hệ thống cảng biển Hải Phòng ngành Hàng hải Việt Nam 2.1.3 Lưu đồ công tác quản lý, giải văn 2.2 Phân tích thực trạng cơng tác quản lý, giải văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng 2.2.1 Tiếp nhận văn đến 10 Tất văn bản, tài liệu, đơn, thư, giấy tờ gửi trực tiếp qua đường bưu điện, qua fax qua mạng, chuyển đến đơn vị viên chức văn thư tiếp nhận Khi nhận văn đến, viên chức văn thư phải kiểm tra số bì với sổ giao kiểm tra mối dán, dấu niêm phong ký nhận Chuyển trả lại bưu điện quan gửi văn văn gửi nhầm địa Những văn gửi tay tài liệu quan trọng mang Hội nghị phải chuyển qua viên chức văn thư để đăng ký văn đến trước chuyển giao xử lý Những văn đến không đăng ký văn thư, phòng/ĐD/Tr.CV cá nhân khơng có trách nhiệm giải 2.2.2 Phân loại, đăng ký văn đến Viên chức văn thư sau tiếp nhận nguồn văn gửi đến tiến hành theo trình tự sau: Phân loại mức độ “khẩn”, “mật”, kiểm tra sơ văn bóc bì - Đối với văn “khẩn”, “hoả tốc”, viên chức văn thư cần bóc bì trước ghi lại sổ văn bản, tên quan gửi báo cáo Giám đốc biết để có ý kiến xử lý kịp thời Trường hợp cần thiết phải liên lạc báo cáo qua điện thoại - Đối với văn có đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” viên chức văn thư khơng bóc bì mà ghi lại sổ văn bản, tên quan gửi văn vào Sổ đăng ký văn mật đến trình Giám đốc xử lý - Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể đơn vị, viên chức văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung đơn vị, cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho viên chức văn thư để đăng ký - Đối với văn fax, viên chức văn thư phải chụp lại trước làm thủ tục đăng ký, trình Giám đốc; Đối với văn chuyển qua mạng, viên chức văn thư in làm thủ tục đăng ký trình Giám đốc Sau nhận chính, viên chức văn thư đóng dấu “Cơng văn đến” vào làm thủ tục đăng ký (số ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển qua mạng) - Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh văn yêu cầu cần kiểm tra, xác minh phải giữ lại phong bì, đính kèm vào văn để làm b‘ng chứng 11 - Khi bóc bì tránh làm rách văn bản, làm địa nơi gửi, dấu bưu điện cân sốt lại bì nh‘m tránh để sót văn Văn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, người tiếp nhận văn phải báo cáo với Giám đốc Trưởng phòng TCHC để báo cáo, giải kịp thời Đăng ký văn đến Đóng dấu “cơng văn đến” (BM TCHC.01 - Mẫu số 01) vào khoảng giấy trống phía số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống ngày tháng năm ban hành văn Dấu công văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phịng Nhập thơng tin quản lý văn đến gồm: Ghi số, ngày tháng nhận văn đến, ghi số ngày tháng văn đến, quan phát hành văn đến; trích yếu nội dung văn vào Sổ đăng ký công văn đến (đối với mật vào số đăng ký văn mật đến) (BM.TCHC.01.PLII-TT07) 12 2.2.3 Trình văn đến Ban đầu, văn đến tiếp nhận viên chức văn thư Viên chức văn thư có trách nhiệm chuyển trực tiếp văn lên Giám đốc Phó giám đốc (được Giám đốc ủy quyền) để có ý kiến xử lý 13 Giám đốc/Phó Giám đốc sau xem xét văn bản, ghi ý kiến đạo (ý kiến liên quan đến việc giải văn bản, phân phối cho phòng ban cụ thể, yêu cầu thêm thông tin hành động cụ thể) để phân phối đến phòng/ĐD/Tr.CV cá nhân có trách nhiệm để giải Viên chức văn thư scan văn bản, lưu trữ máy vi tính để quản lý chuyển cho phịng/ĐD/Tr.CV cá nhân, theo ý kiến đạo phê duyệt văn (đối với văn gửi ĐD/Tr.CV, viên chức văn thư gửi scan qua email/fax) Điều giúp bảo đảm tính bảo mật tiện lợi việc tìm kiếm truy xuất thơng tin sau 2.2.4 Chuyển giao văn đến Viên chức văn thư chuyển giao văn đến cho phòng/ĐD/Tr.CV cá nhân có trách nhiệm giải theo ý kiến đạo Giám đốc Các phòng ĐD/Tr.CV cá nhân nhận văn từ văn thư phải ký vào “Sổ đăng ký công văn đến” Trường hợp chuyển qua email, fax, ghi rõ thời gian gửi xác báo người nhận Viên chức văn thư phải đảm bảo tính xác kịp thời việc giao văn Mọi văn nhận từ văn thư phải ghi vào "Sổ đăng ký công văn đến" Điều giúp theo dõi quản lý văn đến cách hiệu Mọi trường hợp viên chức văn thư chuyển nhầm, khơng địa phịng/ĐD/Tr.CV cá nhân thực người nhận văn phải trả lại viên chức văn thư (đối với ĐD/Tr.CV phản hồi lại) để thực quy trình, khơng chuyển trưc • tiếp cho phịng/ĐD/Tr.CV cá nhân khác Điều đảm bảo r‘ng quy trình thực cách không gây nhầm lẫn mát văn 2.2.5 Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Giám đốc có trách nhiệm đạo để đảm bảo việc giải thực kịp thời Các Phó giám đốc giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm Giám đốc văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Phịng đại diện Trạm cảng vụ cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo đạo Giám đốc Phó Giám đốc hoàn thành thời hạn quy định Văn đến cần xử lý nhanh chóng, xác Thời gian xử lý văn đến tính từ ngày viên chức văn thư chuyển giao cho phòng đại diện Trạm cảng vụ cá nhân đến ngày ban hành văn giải 14 Phòng Đại diện Trạm cảng vụ cá nhân giao giải văn đến, phải giao cho chuyên viên nghiên cứu kỹ nội dung văn bản; sách, chế độ hành, vào đạo Giám đốc ý kiến tham gia phịng có liên quan để đề xuất ý kiến giải Việc phối hợp phòng liên quan để xử lý văn thơng qua hình thức trao đổi trực tiếp với kết nối qua mạng LAN Các phòng đại diện Trạm cảng vụ cá nhân có trách nhiệm phân công viên chức quản lý cung cấp số liệu đầy đủ, xác để báo cáo kịp thời Viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến 2.2.6 Lưu trữ Văn đến chuyển cho phòng/ĐD/Tr.CV cá nhân xử lý, phịng đại diện Trạm cảng vụ cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ lưu trữ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Văn thư lưu 01 văn đến Phịng soạn thảo lưu 01 văn đến văn liên quan trình xử lý công việc, lưu giữ đơn vị soạn thảo theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV, sau thời hạn nêu Quy định phải nộp vào kho lưu trữ đơn vị 2.3 Đánh giá thành công, hạn chế nguyên nhân công tác quản lý, giải văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phịng 2.3.1 Thành cơng ngun nhân a, Thành cơng Thứ nhất, công tác quản lý, giải văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng đảm bảo tính tập trung Tất văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng quản lý tập trung phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Bộ phận văn thư nhận văn chịu trách nhiệm phân loại sơ bộ, bóc bì văn gửi đến, trừ văn bảo mật Các bì văn gửi đích danh người nhận khơng bóc phong bì, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cần phải chuyển cho văn thư để đăng ký Những văn khơng đăng ký đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Nhờ vậy, 15 việc tổ chức quản lý văn đến Cảng vụ hàng hải đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm Thứ hai, cơng tác quản lý, giải văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng thực cách chun nghiệp, xác Tính xác cơng tác quản lý văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phịng thể qua khía cạnh: - Chính xác khâu nghiệp vụ: Nghiệp vụ văn thư thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ cụ thể đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao quản lý văn khơng xảy sai sót, nhầm lẫn Con dấu sử dụng thực quản lý nghiêm ngặt theo quy định - Chính xác đối tượng nhận giải văn giúp cho việc giải văn nhanh chóng, kịp thời, thời hạn - Chính xác q trình giải văn đảm bảo xác nội dung, thể thức văn Cảng vụ nghiêm túc thực theo quy trình ban hành chuyển nhận văn bản, nhờ văn ban hành đảm bảo thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức theo quy định Về nội dung văn cảng vụ ban hành đáp ứng yêu cầu giải công việc ngành; không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng rõ ràng Thứ ba, công tác quản lý, giải văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng đảm bảo an tồn, bí mật Bộ phận văn thư Cảng vụ hàng hải Hải Phòng bố trí vị trí độc lập, cá nhân khơng phận khơng vào tùy tiện phịng văn thư Văn mật tiếp nhận, lưu bảo quản theo chế độ riêng Nhân viên văn thư lựa chọn đào tạo đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn cơng việc giao Ngồi ra, Cảng vụ sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn đại, cài đặt đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo bảo mật Các cá nhân giao quản lý tài khoản sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn đặc biệt phận văn thư chịu trách nhiệm giữ bí mật tài khoản, khơng tiết lộ bên ngồi Mỗi tài khoản phân quyền khai thác hệ thống quản lý văn theo chức năng, nhiệm vụ cá nhân giao tài khoản b, Nguyên nhân thành công 16 Một phần thành công công tác quản lý văn đến Cảng vụ hàng hải Hải phịng đội ngũ nhân làm cơng tác quản lý văn đến Cảng vụ có kiến thức, kỹ nghiệp vụ chuyên nghiệp, đào tạo bản, từ đến nâng cao, đáp ứng yêu cầu công việc nhiệm vụ lãnh đạo phân cơng Bên cạnh phận Văn thư Cảng vụ nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý văn ban hành, đảm bảo nguyên tắc công tác văn thư về: tính tập trung; nhanh chóng - kịp thời; xác; an tồn - bí mật; đảm bảo quy trình Ngồi ra, cịn cơng tác đôn đốc nhắc việc đặc biệt trọng Cán làm công tác quản lý văn đến không tiếp nhận chuyển giao văn đến mà thường xuyên rà soát văn gần đến hạn báo cáo, đơn đốc phịng ban chun môn trả lời văn kịp thời 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân a, Hạn chế Công tác quản lý văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng ngày quan tâm, thực tốt Tuy nhiên, hoạt động tồn số mặt hạn chế cần khắc phục Thứ nhất, mặc dù, thời gian xử lý văn đến Cảng vụ hàng hải Hải Phòng đảm bảo thực theo quy định, nhiên, khoảng thời gian cịn tương đối dài, có số văn đến sau 72 đến tay chuyên viên xử lý gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ giải cơng việc Thứ hai, xảy tình trạng xử lý hạn văn bản, trả lời văn chậm trễ Tình trạng khơng ảnh hưởng đến cơng tác thi đua, hình ảnh, uy tín mà ảnh hưởng đến hoạt động cá nhân, quan, tổ chức liên quan Thứ ba, việc quản lý văn nhiều bất cập, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực tốt, văn cịn n‘m rải rác phòng ban chức Khi cần tra tìm khơng có nhiều thời gian Thứ tư, chưa xảy sai sót liên quan đến cơng tác bảo mật, việc đảm bảo tính bảo mật số lỗ hổng: Việc đưa văn lên hệ thống mạng internet mang lại nhiều hiệu quả, nhiên lại chứa nguy bị hacker ăn cắp thông tin liệu b, Nguyên nhân hạn chế 17 Một là, khối lượng công việc tải khiến cho phận văn thư không xử lý kịp hết văn theo quy định mà thường xuyên phải làm thêm Điều đồng nghĩa với việc, có số văn đến chuyển đến phịng chun mơn ngồi hành khơng kịp thời giải Hai là, việc bố trí nhân công tác quản lý văn đến chưa hợp lý, thiếu nhân cần xử lý nhiều cơng việc khác nhau, dẫn đến tình trạng xử lý hạn văn Thêm nữa, phần ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn khiến hoạt động phụ thuộc nhiều vào hệ thống mạng, đường truyền nên cần cố hỏng hóc nhỏ hệ thống mạng dẫn đến đình trệ việc tiếp nhận giải cơng việc Ba là, quy trình quản lý văn việc tn thủ quy trình cịn bất cập: Mặc dù theo quy định Quy chế Văn thư lưu trữ “Tất văn quan phải quản lý tập trung, thống văn thư quan”, nhiên lịch sử để lại từ nhiều năm trước mà số thủ tục hành Giấy phép hoạt động phịng chun mơn cấp họ mở sổ tự quản lý phịng chun mơn 18