(Tiểu luận) liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải quyết văn bảnđến tại một tổ chức doanh nghiệp

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN1.1 Một số khái niệm và phân loại Trang 6 Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấ

ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC



BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

ĐẾN TẠI MỘT TỔ CHỨC/DOANH NGHIỆP

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

PHẦN 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI

QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 5

1.1 Một số khái niệm và phân loại 5

1.1.1 Khái niệm văn bản 5

1.1.2 Phân loại văn bản 5

1.2 Nội dung nghiên cứu về công tác quản lý, giải quyết văn bản đến 5

1.2.1 Tiếp nhận văn bản đến 5

1.2.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì 6

1.2.3 Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến 6

1.2.4 Đăng ký văn bản đến 6

1.2.5 Trình văn bản đến 7

1.2.6 Chuyển giao văn bản đến 7

1.2.7 Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 7

1.2.8 Sao văn bản đến 8

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI CẢNG VỤ HÀNG HẢI HẢI PHÒNG 8

2.1 Giới thiệu khái quát về Cảng vụ hàng hải Hải Phòng 8

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 8

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 8

2.1.3 Lưu đồ công tác quản lý, giải quyết văn bản 10

2.2 Phân tích thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đến tại Cảng vụ hàng hải Hải Phòng 11

2.2.1 Tiếp nhận văn bản đến 11

2.2.2 Phân loại, đăng ký văn bản đến 11

2.2.3 Trình văn bản đến 13

2.2.4 Chuyển giao văn bản đến 14

2.2.5 Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 14

2.2.6 Lưu trữ 15

2.3 Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân của công tác quản lý, giải quyết văn

bản đến tại Cảng vụ hàng hải Hải Phòng 15

2.3.1 Thành công và nguyên nhân 15

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 17

KẾT LUẬN 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

MỞ ĐẦU

Công tác quản lý, giải quyết văn bản là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp Văn bản đến là nguồn thông tin, tài liệu quan trọng để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm bắt tình hình, triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao Việc quản lý, giải quyết văn bản đến đúng quy định góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp

Để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của công tác quản lý, giải quyết văn bản đến, nhóm chúng em xin chọn đề tài thảo luận “Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải quyết văn bản đến tại Cảng

vụ hàng hải Hải Phòng” Thông qua đó, chúng ta sẽ rút ra những bài học kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả công tác này

NỘI DUNGPHẦN 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

1.1 Một số khái niệm và phân loại

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới vàvới công dân hoặc là phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin và giao dịch của doanhnghiệp

1.1.2 Phân loại văn bản

Văn bản được phân loại thành văn bản đi và văn bản đến:

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định nghĩa: Văn bản (công văn) đến là tất

cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bảnchuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửiđến doanh nghiệp được gọi chung là văn bản đến

- Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: Văn bản (công văn) đi là tất cả cácloại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyênngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do doanh nghiệpphát hành

1.2 Nội dung nghiên cứu về công tác quản lý, giải quyết văn bản đến

1.2.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong doanhnghiệp và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với

những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung củadoanh nghiệp thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên cóđóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật)

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định bảo vệ bí mật nhà nước

và quy định cụ thể của doanh nghiệp

1.2.3 Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại vănbản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối vớinhững văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảnggiấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành

Ngàytháng

Tên loại và tríchyếu nội dung

Đơn vị hoặcngười nhận

Kýnhận

Ghichú

42

TÀI Chính QUỐC TẾ GIẢI BÀI TẬP

Tài chínhquốc tế 100% (3)

52

Báo cáo thực tập Khoa tài chính ngân…

-Tài chínhquốc tế 100% (3)

25

tình hình nợ công 2020-2021

Tài chínhquốc tế 100% (1)

6

Nhóm 6-Thanh toán quốc tế và tài trợ…

Tài chínhquốc tế 100% (1)

38

Bài thảo luận nhóm 1 2205FECO2051

Tài chínhquốc tế 100% (1)

33

Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung văn bản đến, quy chế làm việc của doanh nghiệp,chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của các đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối, chỉđạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến.

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục "chuyển" trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giảiquyết và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được ghi vào phiếu riêng

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đếnđược chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung

1.2.6 Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến củangười có thẩm quyền, cần đảm bảo những yêu cầu sau: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặtchẽ

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm có trách nhiệmtiếp nhận, đăng ký văn bản đến của đơn vị mình

Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theodõi, giải quyết

Khi nhận được văn bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũngphải đóng dấu “Đến” ghi số và ngày đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax,văn bản chuyển qua mạng

1.2.7 Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Các doanh nghiệp, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến kịp thời theo thời hạn quyđịnh Đối với văn bản đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trìgiải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân

1.2.8 Sao văn bản đến

Bản sao y bản là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thểthức quy định.

Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản chính và được trình bày theo thể thứcquy định

Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bảnchính và trình bày theo thể thức quy định

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI CẢNG VỤ HÀNG HẢI HẢI PHÒNG

2.1 Giới thiệu khái quát về Cảng vụ hàng hải Hải Phòng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Cảng vụ hàng hải Hải Phòng (MA – Maritime Administration of HaiPhong nay là Cảng vụhàng hải Hải Phòng) được thành lập theo Quyết định số 598/QĐ-TCCB-LĐ ngày 06/4/1991của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện, tiền thân là Công ty Cảng vụ – Hoa tiêu,được tách ra theo Quyết định chuyển giao số 354/TCCB ngày 15/5/1991 của Giám đốc CảngHải Phòng Những ngày đầu thành lâ •p, cơ sở vâ •t chất còn thiếu thốn, nhân lực chỉ có 17 người.Trải qua 31 năm trưởng thành và phát triển, đến ngày tính đến ngày 31/12/2022, Cảng vụ HảiPhòng có tổng số 1481 người lao động cảng Hải Phòng là bao gồm cả lao động làm việc trựctiếp và lao động làm việc gián tiếp cho hoạt động cảng biển, trong đó có 131 công chức, viênchức, người lao đô •ng lao động trực tiếp tại cảng biển

Cảng vụ Hải Phòng trực thuô •c Cục Hàng hải Viê •t Nam (VIETNAM MARTIMEADMINISTRATION – VINAMARINE – viết tắt là VMR) là cơ quan thực hiê •n chức năngquản lí nhà nước về vâ •n tải biển tại khu vực cảng Hải Phòng Giám đốc Cảng vụ là người thựchiê •n lê •nh cao nhất của MA Bô • GTVT sẽ xác định tổ chức hoạt đô •ng của Cảng vụ hải Phòng.Cảng vụ hải Phòng có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu riêng và có thể mở tài khoản tạiKho bạc Nhà nước, tên giao dịch b‘ng tiếng Anh là Maritime Administration of HaiPhong, viếttắt là MA của Hải Phòng

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động

Lĩnh vực hoạt động của Cảng vụ hàng hải Hải Phòng bao gồm:

- Quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải và vùng nước khu vực cảng biển Hải Phòng:

Cấp phép, đăng ký, điều chỉnh, thu hồi giấy phép, đăng ký đối với tàu biển, thuyền,phương tiện thủy nội địa, bến thủy nội địa, các hoạt động hàng hải, hoạt động vận tảithủy nội địa.

 Quản lý an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, bảo vệ môi trường và phòng chống thiêntai trong khu vực cảng biển Hải Phòng

 Thẩm định, cấp phép, quản lý hoạt động của các tổ chức, cá nhân hoạt động tronglĩnh vực hàng hải

 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hàng hải

- Tham mưu cho UBND thành phố Hải Phòng và Bộ Giao thông vận tải về các chính sách,giải pháp phát triển hệ thống cảng biển Hải Phòng:

 Tham mưu cho UBND thành phố Hải Phòng về quy hoạch, kế hoạch phát triển hệthống cảng biển Hải Phòng

 Tham mưu cho Bộ Giao thông vận tải về các chính sách, giải pháp phát triển hệ thốngcảng biển Hải Phòng

- Triển khai hiệu quả các biện pháp quản lý an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, bảo vệ môitrường và phòng chống thiên tai:

 Tổ chức thực hiện các quy định về an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, bảo vệ môitrường và phòng chống thiên tai trong khu vực cảng biển Hải Phòng

 Phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức cứu hộ, cứu nạn trong khu vực cảng biểnHải Phòng

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước:

 Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý nhà nước chuyên ngànhhàng hải

 Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý cảng biển Hải Phòng

- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về Hàng hải

Cảng vụ hàng hải Hải Phòng là cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải và vùngnước khu vực cảng biển Hải Phòng Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Cảng vụ hàng hải HảiPhòng đã đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hệ thống cảng biển Hải Phòng và ngànhHàng hải Việt Nam

2.1.3 Lưu đồ công tác quản lý, giải quyết văn bản

tích thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đến tại Cảng vụ hàng hải Hải Phòng

2.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả các văn bản, tài liệu, đơn, thư, giấy tờ gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, qua fax hoặc qua mạng, chuyển đến đơn vị đều do viên chức văn thư tiếp nhận.

Khi nhận văn bản đến, viên chức văn thư phải kiểm tra số bì với sổ giao kiểm tra các mối dán, dấu niêm phong rồi mới ký nhận Chuyển trả lại bưu điện hoặc cơ quan gửi vănbản những văn bản gửi nhầm địa chỉ

Những văn bản gửi tay hoặc tài liệu quan trọng mang ở Hội nghị về cũng đều phải chuyển qua viên chức văn thư để đăng ký văn bản đến trước khi chuyển giao xử lý.Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các phòng/ĐD/Tr.CV và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

2.2.2 Phân loại, đăng ký văn bản đến

Viên chức văn thư sau khi tiếp nhận các nguồn văn bản gửi đến tiến hành theo trình tự như sau:

 Phân loại mức độ “khẩn”, “mật”, kiểm tra sơ bộ văn bản và bóc bì

- Đối với các văn bản “khẩn”, “hoả tốc”, viên chức văn thư cần bóc bì trước và ghi lại sổvăn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Giám đốc biết để có ý kiến xử lý kịp thời Trường hợp cần thiết phải liên lạc và báo cáo qua điện thoại

- Đối với các văn bản có đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” viên chức văn thư không bóc bì mà chỉ ghi lại sổ văn bản, tên cơ quan gửi văn bản vào Sổ đăng ký văn bảnmật đến và trình Giám đốc xử lý

- Đối với các văn bản gửi đích danh cá nhân và tổ chức đoàn thể trong đơn vị, viên chức văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của đơn vị, thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho viên chức văn thư để đăng ký

- Đối với văn bản fax, viên chức văn thư phải chụp lại trước khi làm thủ tục đăng ký, trình Giám đốc; Đối với văn bản được chuyển qua mạng, viên chức văn thư in ra và làm thủ tục đăng ký trình Giám đốc Sau khi nhận được bản chính, viên chức văn thư đóng dấu “Công văn đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số và ngày đến là số và ngày

đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển qua mạng)

- Đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản yêu cầu cần kiểm tra, xác minh thì phải giữ lại phong bì, đính kèm vào văn bản để làm b‘ng chứng

- Khi bóc bì tránh làm rách văn bản, làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện cân soát lại bì nh‘m tránh để sót văn bản.

Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì người tiếp nhận văn bản phải báo cáo ngay với Giám đốc hoặc Trưởng phòng TCHC để báo cáo, giải quyết kịp thời

 Đăng ký văn bản đến

Đóng dấu “công văn đến” (BM TCHC.01 - Mẫu số 01) vào khoảng giấy trống phía dưới số, kýhiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặcvào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm ban hành văn bản

Dấu công văn đến của Cảng vụ hàng hải Hải Phòng

Nhập các thông tin quản lý văn bản đến gồm: Ghi số, ngày tháng nhận văn bản đến, ghi sốngày tháng của văn bản đến, cơ quan phát hành văn bản đến; trích yếu nội dung của văn bảnvào Sổ đăng ký công văn đến (đối với bản mật thì vào số đăng ký văn bản mật đến)(BM.TCHC.01.PLII-TT07)

2.2.3 Trình văn bản đến

Ban đầu, các văn bản đến được tiếp nhận bởi viên chức văn thư Viên chức văn thư có tráchnhiệm chuyển trực tiếp văn bản lên Giám đốc hoặc Phó giám đốc (được Giám đốc ủy quyền)

để có ý kiến xử lý

Giám đốc/Phó Giám đốc sau khi xem xét văn bản, ghi ý kiến chỉ đạo (ý kiến này có thể liênquan đến việc giải quyết văn bản, phân phối cho các phòng ban cụ thể, hoặc yêu cầu thêmthông tin hoặc hành động cụ thể) để phân phối đến các phòng/ĐD/Tr.CV và cá nhân có tráchnhiệm chính để giải quyết

Viên chức văn thư scan văn bản, lưu trữ trong máy vi tính để quản lý và chuyển bản sao chophòng/ĐD/Tr.CV và cá nhân, theo ý kiến chỉ đạo phê duyệt trên văn bản (đối với các văn bảngửi ĐD/Tr.CV, viên chức văn thư gửi bản scan qua email/fax) Điều này giúp bảo đảm tính bảomật và tiện lợi trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin sau này

2.2.4 Chuyển giao văn bản đến

Viên chức văn thư chuyển giao văn bản đến cho phòng/ĐD/Tr.CV và cá nhân có trách nhiệmgiải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Các phòng ĐD/Tr.CV và cá nhân nhận văn bản từvăn thư phải ký vào “Sổ đăng ký công văn đến” Trường hợp chuyển qua email, fax, thì ghi rõthời gian gửi và xác báo của người nhận Viên chức văn thư phải đảm bảo tính chính xác và kịpthời trong việc giao văn bản

Mọi văn bản nhận được từ văn thư phải được ghi vào "Sổ đăng ký công văn đến" Điều nàygiúp theo dõi và quản lý các văn bản đến một cách hiệu quả

Mọi trường hợp viên chức văn thư chuyển nhầm, không đúng địa chỉ phòng/ĐD/Tr.CV và cánhân thực hiện thì người nhận văn bản đó phải trả lại viên chức văn thư (đối với ĐD/Tr.CV thìphản hồi lại) để thực hiện đúng quy trình, không chuyển trưc • tiếp cho phòng/ĐD/Tr.CV và cánhân khác Điều này đảm bảo r‘ng quy trình được thực hiện đúng cách và không gây nhầm lẫnhoặc mất mát văn bản

2.2.5 Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo để đảm bảo việc giải quyết được thực hiện kịp thời Các Phó giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Giámđốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Phòng đại diện Trạm cảng vụ và cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đếntheo chỉ đạo của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc và hoàn thành trong thời hạn quy định.Văn bản đến cần được xử lý nhanh chóng, chính xác Thời gian xử lý văn bản đến được tính từngày viên chức văn thư chuyển giao cho phòng đại diện Trạm cảng vụ và cá nhân đến ngày banhành văn bản giải quyết