Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu

Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu. PHẦN 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1. Những vấn đề chung về công tác quản lý, giải quyết văn bản 1.1.1. Khái niệm công tác văn bản Công tác văn bản là các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.2. Phân loại và nguyên tắc 1.1.2.1. Phân loại Gồm hai loại: Văn bản đến và văn bản đi 1.1.2.2. Nguyên tắc Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định. Tất cả các văn bản đi và văn đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp , đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Nếu văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì phải có người chịu trách nhiệm mới được bóc ra và xử lý Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “hoả tốc”, “thượng khẩn” và “khẩn” phải được đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận và xử lý Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật3 1.1.3. Nội dung của công tác văn bản 1.1.3.1. Xây dựng và ban hành văn bản Soạn thảo văn bản Trình duyệt văn bản Bổ sung và xử lý văn bản Ký và ban hành văn bản 1.1.3.2. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến: + Tiếp nhận văn bản đến + Kiểm tra, phân loại, bóc bì + Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến + Đăng ký, trình bày và chuyển giao văn bản đến + Giải quyết và theo dõi văn bản đến + Sao lưu văn bản đến Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đi:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH - - BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Tên đề tài: Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu Nhóm thực hiện: 01 Mã lớp học phần: 2173CEMG2431 Giảng viên: Bùi Thị Thu Hà Hà Nội – 2021 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1 Những vấn đề chung công tác quản lý, giải văn .2 1.1.1 Khái niệm công tác văn 1.1.2 Phân loại nguyên tắc .2 1.1.3 Nội dung công tác văn 1.1.4 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn 1.2 Những vấn đề chung công tác lưu trữ .5 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.2.2 Nguyên tắc công tác lưu trữ tài liệu: 1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ 1.2.4 Vị trí, ý nghĩa cơng tác lưu trữ 10 1.3 Mối quan hệ công tác văn lưu trữ 10 PHẦN THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY URENCO 12 3.1 Khái quát công ty Urenco – Hà Nội .12 2.1.1 Lịch sử hình thành 12 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 12 2.1.3 Các hoạt động chủ yếu công ty 13 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phịng hành .15 3.2 Thực trạng công tác quản lý, giải lưu trữ văn công ty URENCO 19 2.1.1 Bố trí xếp phịng làm việc tổ văn thư cơng ty Urenco .19 2.1.2 Tổ chức máy làm công tác văn bản, lưu trữ tài liệu công ty Urenco 19 2.1.3 Nghiệp vụ công tác văn thư Công ty Urenco .20 2.1.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ công ty Urenco .28 2.1.5 Công tác lưu trữ văn công ty URENCO 30 PHẦN MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY URENCO 32 3.3 Đánh giá chung .32 3.3.1 Ưu điểm 32 3.3.2 Nhược điểm 32 3.3.3 Nguyên nhân 33 3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu .33 KẾT LUẬN 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ STT Họ tên Đàm Thị Ngọc Anh Đỗ Thị Anh Chức vụ Thành viên Nhóm trưởng Nhiệm vụ Tìm tài liệu Thuyết trình Hồng Quỳnh Anh Phí Hữu Việt Anh Nguyễn Ngọc Ánh Trần Thị Bình Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Tìm tài liệu Tìm tài liệu Tìm tài liệu Làm word Phạm Bích Diệp Nguyễn Văn Đồn Thư ký Thành viên Tìm tài liệu Làm powerpoint LỜI MỞ ĐẦU Công tác quản lý, giải văn có chức đảm bảo thơng tin văn bản, nhằm phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức Công tác tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành, lưu trữ tổ chức Vì vậy, giải tốt cơng tác quản lý, giải văn công việc quan, tổ chức văn hố, giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ Cơng tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích cao công việc lưu trữ tài liệu hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội, người Nếu công tác lưu trữ doanh nghiệp dược tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán trình thực công việc Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu trình phát triển doanh nghiệp, tổ chức Vì vậy, cơng tác lưu trữ giúp quan, tổ chức doanh nghiệp việc khai thác thông tin tài liệu để tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh Công tác tổ chức quản lý, giải lưu trữ văn điều vô cần thiết cho doanh nghiệp, quan tổ chức Vì nhóm em định chọn vấn đề “ Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu công ty Urenco – Hà Nội” làm đề tài cho thảo luận Do thời gian nghiên cứu eo hẹp, hạn chế mặt kiến thức nên thảo luận cịn nhiều thiếu sót Nhóm chúng em mong nhận ý kiến đóng góp cô bạn để thảo luận hoàn thiện PHẦN NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1 Những vấn đề chung công tác quản lý, giải văn 1.1.1 Khái niệm công tác văn Công tác văn công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu 1.1.2 Phân loại nguyên tắc 1.1.2.1 Phân loại Gồm hai loại: Văn đến văn 1.1.2.2 Nguyên tắc Văn quan, tổ chức phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực Nghị định để quy định cho phù hợp; văn hành thực theo quy định Tất văn văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung phận Văn thư quan để làm thủ tục tiếp , đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Nếu văn có dấu mức độ mật phải có người chịu trách nhiệm bóc xử lý Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ khẩn: “hoả tốc”, “thượng khẩn” “khẩn” phải đăng ký chuyển giao sau nhận Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận xử lý Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Con dấu, thiết bị lưu khố bí mật quan, tổ chức phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật 1.1.3 Nội dung công tác văn 1.1.3.1 Xây dựng ban hành văn - Soạn thảo văn Trình duyệt văn - Bổ sung xử lý văn - Ký ban hành văn 1.1.3.2 Công tác tổ chức giải văn - Công tác tổ chức giải văn đến: + Tiếp nhận văn đến + Kiểm tra, phân loại, bóc bì + Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến + Đăng ký, trình bày chuyển giao văn đến + Giải theo dõi văn đến + Sao lưu văn đến - Công tác tổ chức giải văn đi: + Trình văn + Kiểm tra, ghi số, ghi ngày tháng + Đóng dấu văn + Đăng ký văn + Chuyển giao văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu 1.1.3.3 Công tác tổ chức quản lý sử dụng dấu - Những loại dấu gồm: + + Con dấu có hình Quốc huy Con dấu khơng có hình Quốc huy - Bảo quản dấu: + Con dấu phải bảo quản cẩn thận trụ sở làm việc quan, không phép mang dấu khỏi quan chưa có đồng ý người có thẩm quyền + Bảo quản tủ sắt khoá chắn + Chỉ giao cho người có trách nhiệm giữ + Khơng sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu + Nếu để mất, đóng dấu không quy định bị xử phạt hành truy tố trước trước pháp luật + Khi bị dấu phải báo cho quan an ninh quan cấp giấy phép, thông báo hủy dấu - Sử dụng dấu: + Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi + + theo quy định Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) tên phụ lục 1.1.4 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn 1.1.4.1 Vị trí Cơng tác văn cơng tác quan trọng thiếu trọng thiếu việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức doanh nghiệp phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tính hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện hàng ngày, tượng xảy hoạt động hàng ngày công ty 1.1.4.2 Ý nghĩa Cung cấp đầy đầy đủ, xác thơng tin cho cho cấp, phịng ban doanh nghiệp, góp nâng cao xuất, chất lượng công tác cá nhân, ban ngành công ty Đảm bảo giữ lại giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá cá nhân khác công ty Khi cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách đầy đủ, xác, chân thực Làm cơng tác tốt góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu giá trị công ty 1.2 Những vấn đề chung công tác lưu trữ 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức bảo quản cách khoa học văn tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ Cơng tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan xã hội nói chung đơn vị, tổ chức nói riêng Trong phạm vi quan công tác lưu trữ bao gồm công việc: thu nhập, xác định tài liệu, phân loại tài liệu, thống kê, tổ chức cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ , khai thác sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học lưu trữ , áp dụng biện pháp bảo quản an toàn tài liệu 1.2.2 Nguyên tắc cơng tác lưu trữ tài liệu: - Tính khoa học: Để đảm bảo an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo phương pháp khoa học Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận thực tiễn, ứng dụng thành khoa học kĩ thuật vào hoàn cảnh thực tế đất nước - Tính mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng bí mật nhà nước, kẻ thù dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, chụp khai thác tài liệu để phục vụ cho mưu đồ phá hoại chúng Vì vậy, công tác lưu trữ phải cảnh giác, giữ nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia Thực nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ban hành 1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ 1.2.3.1 Thu thập tài liệu Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ việc sưu tầm làm phong phú thêm tài liệu cho kho lưu trữ quan lưu trữ nhà nước trung ương địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm : - Thu thập tài liệu lưu trữ cho lưu trữ quan lưu trữ nhà nước theo chế độ nộp lưu trữ nhà nước Sưu tầm tài liệu thiếu để bổ sung cho phòng lưu trữ bảo quản lưu trước quan lưu trữ nhà nước Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ khâu quan trọng công tác lưu trữ Làm tốt công tác bảo đảm có đầy đủ tài liệu phục vụ cho hoạt động xã hội Đồng thời công tác thu thập bổ sung tài liệu tiền đề để thực khâu công tác khác công tác lưu trữ chỉnh lý thống kê bảo quản khai thác sử dụng tài liệu: - Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan Đảng nhà nước tổ chức trị xã hội tổ chức kinh tế cá nhân không kể thời gian giáng sinh chế độ xã hội vật liệu phương pháp chế tác lựa chọn để bảo quản phục vụ nghiên cứu lịch sử khoa học công tác thực tiễn Các tài liệu thu thập bổ sung vào lưu trữ quan bao gồm: Các tài liệu văn thư hành giải xong, tài liệu cũ để lại đơn vị tổ chức cá nhân cán bộ, tiếp nhận tài liệu cá nhân gia đình dịng họ nộp vào lưu trữ, Bổ sung Sưu tầm tài liệu cần thiết theo yêu cầu quan hay lưu trữ nhà nước - - Phông lưu trữ: khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic quan hệ lịch sử hình thành hoạt động quốc gia quan cá nhân bảo quản kho lưu trữ Sắp xếp tài liệu lưu trữ : Theo bảng chữ Alphabet theo tên gọi, theo chủ đề Tài Liệu sau xếp thành hệ thống có liên quan đến nội dung việc vấn đề đối tượng hình thành hồ sơ Hồ sơ sản phẩm việc xếp tài liệu 1.2.3.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học an tồn sử dụng có hiệu Mục đích: - Thơng qua chỉnh lý tài liệu để phân loại, lập hồ sơ tài liệu lựa chọn tài - liệu có giá trị để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu tạo điều kiện thực khâu cơng tác lưu trữ tạo điều kiện khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ Nguyên tắc: Các tài liệu kho lưu trữ phải chỉnh lý theo phông lưu trữ: Các tài liệu Phông phải xếp chỉnh lý theo phơng nhằm tạo điều kiện cho cơng tác thống kê bảo quản khai thác sử dụng Tổ chức trình chỉnh lý tài liệu thực với hai giai đoạn: Văn thông báo lựa chọn bán đấu giá - urenco - Ghi số ngày tháng văn bản: + Mỗi văn ghi số ngày tháng định + Số văn số thứ tự đăng ký văn Công ty ban hành năm, ghi chữ số Ả-rập + - - Riêng với văn mật, số ghi đăng ký riêng Đăng ký văn đi: + Tất đăng ký vào sổ theo mẫu in cách rõ ràng, đầy đủ cột, mục theo quy định Nhà nước Công ty Urenco sử dụng phương tiện đăng ký văn đi: đăng ký sổ đăng ký máy tính + Đăng ký sổ: in sẵn theo quy định Cục văn thư lưu trữ nhà nước + Đăng ký văn máy tính: có phần mềm quản lý văn chuẩn theo thông tin đầu vào theo hướng dẫn Chuyển giao văn + Văn ban hành gửi tới đối tượng liên quan đảm bảo nguyên tắc xác, đối tượng kịp thời 22 + Sau có chữ kỹ đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng đăng ký vào sổ văn phải gửi đến đối tượng có liên quan 2.1.3.3 Quản lý văn đến: Trong quản lý văn đến công ty Urenco: Quy trình quản lý giải văn đến Phòng Kế hoạch Tổng hợp bao gồm việc sau: - Thứ nhất, tiếp nhận kiểm tra bì văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, kể fax, cán văn thư kiểm tra sơ số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong ( có ), văn đến: Kiểm tra, đối chiếu trước ký nhận Khi kiểm tra thấy thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển muộn thời gian ghi bao bì cán văn thư báo cáo cho Trưởng phòng xem xét giải quyết, trường hợp cần thiết lập biên Kiểm tra tiếp nhận nhằm tránh sai sót, giúp cho xử lý, giải văn nhanh chóng, kịp thời, xác - Thứ 2, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Văn đến Phòng Kế hoạch tổng hợp chia làm hai loại: Loại bì văn thư bóc: Văn gửi chung cho Cơng Ty Loại bì văn thư khơng bóc: Văn gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể Đối với văn mật, việc tiếp nhận bóc bì thực theo quy định Thông tư số 12 ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công An hướng dẫn thực Nghị định số 33/3003/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ Bóc bì văn đến: Khi bóc bì: Bì có đóng dấu mức độ khẩn bóc sau nhận để giải quyết, xử lý kịp thời, không làm rách, làm chữ văn bản, tài liệu, địa nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra cần thiết Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh văn kiểm tra xác minh vấn đề văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn hay có bất thường, cần phải giữ lại bì ghim kèm theo văn để làm chứng 23 Đóng dấu đến: Tất văn đến thuộc diện đăng kí văn thư phải đóng dấu “Đến", ghi số đến, ngày đến Đối với văn chuyển qua máy fax photo trước đóng dấu đến,đối với văn chuyển qua mạng trường hợp cần thiết in ra, văn chuyển qua mạng trường hợp cần thiết in ra, văn đến khơng thuộc diện đăng kí văn thư khơng phải đóng dấu mà chuyển cho cá nhân, đơn vị có nhiệm vụ giải xử lý văn - Thứ ba, đăng ký văn đến Tất văn đến Văn phịng Cơng ty đăng kí quản lý thống phận văn thư trước chuyển đến đơn vị cá nhân có trách nhiệm xử lý Đăng kí theo quy định Nhà nước ( Sổ đăng kí văn đến Cục Văn thư Lưu trữ nước ban hành) Đăng kí sổ rõ, xác, khơng dùng bút chì, khơng dập xố, viết tắt từ thơng dụng Cơng ty Urenco - Hà Nội áp dụng hai phương tiện đăng ký văn đến, đăng ký sổ đăng ký máy tính Theo Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, phòng Kế hoạch Tổng hợp ( thuộc Cơng ty Urenco ) có sổ sau: + + + Sổ đăng kí văn đến quan, tổ chức: Dùng để đăng văn quan, tổ chức gửi đến Công ty; Sổ đăng kí văn đến quan Trung ương: Đăng ký văn đến từ quan Trung ương; Sổ đăng kí văn mật đến: Đăng ký văn đến có mức độ mật mật, tuyệt mật, tối mật Mẫu sổ đăng ký văn đến Đăng kí máy tính: Thực theo Cơng văn số 608/NTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư, lưu trữ - Thứ tư, trình văn đến Tất văn đến, sau đăng ký, cán văn thư trình cho Lãnh đạo Cơng ty xem xét, cho ý kiến đạo việc giải văn đến Cán văn thư vào nhằm chuyển đến nơi nhận giải đơn vị cá nhân vào để giải công việc - Thứ năm, văn đến 24 Căn vào ý kiến đạo việc giải văn Chủ tịch công ty, cán văn thư thực việc văn Sao văn gồm có hai phương pháp: - Sao phơ tơ copy: chụp lại tồn văn bản, kể dấu Những photo chữ kí dấu Cơng ty Văn phịng Cơng ty có giá trị thơng tin nội Cơng ty, mang tính chất tham khảo, khơng có giá trị pháp lý Sao đánh máy văn bao gồm: y chính, lục trích - Thứ sáu, chuyển giao văn đến Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân giải Khi chuyển sang cho đơn vị, cá nhân phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn đến yêu cầu người nhận kí nhận vào “sổ chuyển giao văn đến Mẫu số chuyển giao văn đến Đối với văn mật, mẫu sổ tương tự số chuyển giao văn đến (thường) thêm cột “mức độ mật” sau cột “số đến” - Thứ bảy, giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Đây khâu quan trọng công tác văn thư Khi nhận văn bản, đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ giải kịp thời, xác văn đến văn có đóng dấu mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc cần giải khẩn trương, không chậm trễ) Khi giải văn cá nhân có ý kiến đề xuất phải ghi vào phiếu giải công việc Theo dõi, đôn đốc giải văn đến nhằm nâng cao hiệu giải cơng việc cơng ty Chánh Văn phịng người trực tiếp giúp Lãnh đạo Công ty theo dõi, kiểm tra, đơn đốc tổng hợp tình hình giải văn đến Công ty Trưởng đơn vị, tổ chức Cơng ty có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn có xác, thủ tục chưa; kiểm tra, đôn đốc cá nhân thực nhiệm vụ Cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: Tổng số văn đến, văn đến giải quyết, văn đến hạn chưa giải để báo cáo Lãnh đạo Công ty xử lý Để theo dõi giải văn bản, cán văn thư lập sổ “ Sổ theo dõi giải văn đến” Mẫu sổ đăng ký văn đến 25 - Trang bìa sổ trình bày sau: - Cấu tạo bên sổ gồm cột: UBND TỈNH ……… SỞ TÀI NGUYÊN VÀ DU LỊCH _ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số: 26 Ngày đến Số đến Tác giả Số ký Ngày tháng hiệu Tên loại Đơn vị Ký Ghi trích yếu nội nhận dung người nhận 21/7/2014 Xem xét hồn Cơng thiện nhiệm ty vụ quý Urenco 25/8/2018 Kiểm tra xác Công định lại trách ty nhiệm Urenco cán công nhân 5474 21/7/2014 UBND TP Hà Nội 2106 UBND TP Hà Nội 25/8/2018 2.1.3.4 UBNDTNMT UBNTĐT Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu: Trách nhiệm phịng hành văn phịng quản lý dấu: - - - Con dấu Urenco phải giao cho nhân viên văn thư bảo quản an toàn thực thủ tục đóng dấu cơng ty Không phép mang dấu khỏi quan chưa có đồng ý người có thẩm quyền Sau đóng dấu xong, nhân viên văn thư phải ghi nội dung đóng dấu vào sổ theo dõi đóng dấu theo mẫu quản lý dấu cơng ty Urenco Nhân viên văn thư phải đảm bảo có hộp mực phịng ngừa tuần vào thứ hai phải kiểm tra hộp mực định kỳ Nếu hộp mực bị khơ hay hết phải làm thủ tục mua Bảo quản dấu tủ khóa lại thời gian không sử dụng, không để dấu bàn khơng có mặt phịng làm việc Nguyên tắc quản lý dấu: - - - Người đứng đầu quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu đơn vị (nếu có) Con dấu quan, đơn vị phải bảo quản trụ sở quan giao cho cán văn thư giữ đóng dấu Cán giao quản lý dấu không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, đơn vị; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Những văn quan ban hành lưu văn thư quan phải đóng dấu đầy đủ thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư 27 - Việc đóng dấu mức độ khẩn thực theo quy định điểm a khoản 10 mục II Thông tư liên tịch số Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty URENCO 2.1.3.5 Công ty Urenco sử dụng bốn phương pháp lập hồ sơ là: Phương pháp lập danh mục hồ sơ phương pháp lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ nguyên tắc phương pháp lập hồ sơ nhân - Phương pháp lập danh mục hồ sơ: Từng cán nhân viên vào chức nhiệm vụ chương trình, kế hoạch công tác cho năm tới nhiệm vụ cụ thể để dự kiến hồ sơ cần lập, đưa cho cán phụ trách đơn vị tham gia ý kiến - Phương pháp lập hồ sơ công việc: + Mở hồ sơ + Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ + Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn - Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc: tùy thuộc vào số lượng văn quy phạm pháp luật ban hành - Phương pháp lập hồ sơ nhân sự: Công ty lập hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên 2.1.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ công ty Urenco 2.1.4.1 Công tác xác định giá trị tài liệu Công ty Urenco - Xác định giá trị tài liệu cơng tác văn thư: chiếm vị trí quan trọng - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành + Toàn tài liệu đánh giá cách tổng hợp Được tiến hành cách độc lập, phối hợp với cơng tác thống kê, phân loại chỉnh lý + 2.1.4.2 - Là điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Xác định quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Xác định loại tài liệu cần phải nộp lưu bổ sung vào lưu trữ 28 - Phân chia nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới kho lưu trữ => Nhiệm vụ - Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hành giải xong cán công chức quan Lưu trữ hành vào danh mục hồ sơ tình hình thực tế tài liệu giải xong - Giao nộp định kỳ tài liệu lưu trữ hành vào lưu trữ lịch sử Biên giao hồ sơ lập thành bản: bên giao, bên nhận - Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: công ty Urenco, việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công việc thường xuyên tất yếu 2.1.4.3 Chỉnh lý tài liệu Là công việc tổng hợp nhiều quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ; nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu - Phòng Kế hoạch tổng hợp thực - Chuẩn bị chỉnh lý: Yêu cầu khảo sát tài liệu phải xác định rõ vấn đề sau: Tên phòng, giới hạn thời gian, khối lượng tài liệu, thành phần tài liệu, nội dung tài liệu - Mục đích yêu cầu phạm vi giới hạn tài liệu đưa chỉnh lý - Báo cáo kết khảo sát tài liệu 2.1.4.4 Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: - Hướng dẫn phân loại tài liệu: nội dung bao gồm phương án phân loại tài liệu hướng dẫn cụ thể q trình phân chia tài liệu phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm vừa hay nhóm nhỏ - Hướng dẫn lập hồ sơ gồm nội dung: hướng dẫn chi tiết phương pháp tập hợp phông khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn; hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ; hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ 2.1.4.5 - Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu: Bản kê nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản loại khỏi phông phần hướng dẫn cụ thể dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực cơng việc cách xác 29 - Lập kế hoạch chỉnh lý - Thực chỉnh lý 2.1.5 Công tác lưu trữ văn công ty URENCO Nhân viên lưu trữ thực công việc đánh giá, thu thập, tổ chức, bảo quản, trì, kiểm sốt, truy cập, cung cấp thông tin quản lý dấu công ty Nhân viên Bộ phận lữ trữ công ty làm việc với tinh thần trách nhiệm, cố gắng phấn đấu ln hồn thành tốt cơng việc giao Tài liệu lưu trữ điện tử kiểm soát danh mục đăng ký máy tính, thơng qua danh mục đăng ký tài liệu giúp cho việc tìm kiếm truy xuất tài liệu nhanh chóng xác 2.1.5.1 Phân loại tài liệu: Đây nghiệp vụ bảy nghiệp vụ lưu trữ, khâu quan trọng để tổ chức lưu trữ tài liệu cách khoa học Trên sở văn lưu văn thư, nhân viên văn thư tiến hành phân loại tài liệu cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ Công Ty Urenco lưu trữ tài liệu theo hình thức tập trung nên hầu hết tài liệu lưu trữ kho lưu trữ công ty Công ty phân loại tài liệu theo phương pháp phân loại chủ yếu: phân loại tài liệu lưu trữ theo đơn vị ban hành văn 2.1.5.2 Xác định giá trị tài liệu: Nhân viên lưu trữ xác định giá trị tài liệu theo quy định Luật Lưu trữ Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Công tác xác định giá trị tài liệu Urenco xác định phương pháp lập danh mục tài liệu cần lưu trữ năm Lập danh mục hồ sơ nhằm quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua Hệ thống hồ sơ; Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học; Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân, góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan đồng thời để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng 2.2.5.3 Thu thập, bổ sung tài liệu: 30 - Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập biên giao nhận tài liệu 2.2.5.4 Thống kê tra cứu tài liệu: Để thực tốt công tác thống kê, Urenco, nhân viên văn thư xây dựng áp dụng số loại công cụ thống kê: mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ,… Trên sở số liệu thống kê nắm được, phịng lưu trữ xây dựng kế hoạch công tác cho khâu nghiệp vụ khác cách thích hợp 2.2.5.5 Chỉnh lý tài liệu: - Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành; - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; - Lập mục hồ sơ, tài liệu; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy 2.2.5.6 Bảo quản tài liệu Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ văn phòng kho nhân viên tự bảo quản đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu giao nộp vào kho lưu trữ Hiện nay, kho lưu trữ Urenco kho chuyên dụng, chưa đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ, chưa trang bị thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: quạt thơng gió, máy hút ẩm, hệ thống phòng cháy chữa cháy,… 2.2.5.7 Khai thác, sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ Urenco khai thác sử dụng thường xuyên, phục vụ nhu cầu công việc đơn vị trực thuộc nhu cầu đáng khác Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích đáng phải có giấy giới thiệu, tiến hành xin ý kiến lãnh đạo Ủy ban Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy thông tin công cụ tra cứu chưa phép 31 PHẦN MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY URENCO 3.3 Đánh giá chung 3.3.1 Ưu điểm - Sổ sách nghiệp vụ công ty tổ chức theo quy định, công văn đi, đến đăng ký, chuyển giao kịp thời địa Công văn ban hành thẩm quyền, đảm bảo thể thức Cơng văn có độ mật quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối - Cơng văn có độ mật quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối - Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, thực việc triển khai văn hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn tồn thể cán công ty nhằm để nghiên cứu soạn thảo văn tham mưu thể thức nhanh chóng - Xây dựng quy định chuẩn hóa, số hóa liệu, đảm bảo cập nhật liệu chỉnh lý thay đổi liệu nhanh chóng, xác - Hệ thống tích hợp sở liệu mơi trường thiết kế đảm bảo tính bảo mật thông tin, ngăn chặn truy cập liệu bất hợp pháp; phần mềm đáp ứng nhu cầu cung cấp, chia sẻ khai thác sản phẩm, tư liệu mơi trường, tin học hóa q trình thu nhận, phân loại, kiểm tra, xác nhận kết kiểm tra, lập biên bàn giao tư liệu, bảo quản cung cấp tư liệu môi trường thực nhanh chóng, thuận tiện cơng tác tư liệu thư viện môi trường 3.3.2 Nhược điểm - Việc hướng dẫn, kiểm tra, tra thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ có tăng cường cịn hạn chế - Việc quản lý văn đi, văn đến thực tế cịn có tồn sổ đăng ký không thống nhất; việc tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao giải văn đến có nơi, có lúc chưa thực theo trình tự, có nơi lưu tồn văn đến văn thư 32 - Văn không lưu đầy đủ, lưu chưa đầy đủ thể thức (không đóng dấu), lưu khơng xếp theo thứ tự đăng ký mà theo cấu tổ chức quan theo vấn đề nêu gây không khó khăn cho việc tìm kiếm văn cần đến - Nhân viên lưu trữ thiếu số lượng, thường xuyên bị biến động, trình độ nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu công việc giai đoạn - Kinh phí hoạt động chưa đầu tư mức, sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư - lưu trữ, nơi bảo quản tài liệu lưu trữ cịn chật hẹp gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu trang thiết bị thiếu thốn thô sơ đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu lâu dài, cơng tác phịng cháy chữa cháy 3.3.3 Nguyên nhân - Cán làm công tác văn thư chưa đào tạo nâng cao, sở vật chất chưa đáp ứng nhu cầu công tác văn thư - Do nhiều công việc nên cán văn thư nên làm nhiều lúc không kịp, bỏ sót văn bản, từ dẫn đến giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan chưa hoàn chỉnh - Một số cán cịn xem nhẹ cơng tác lưu trữ, việc đăng ký quản lý tài liệu chưa cụ thể, xây dựng lịch trực luân phiên văn phòng chưa tốt bị động - Hệ thống văn quy phạm pháp luật thông tin liệu môi trường thiếu đồng trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật phần mềm chuyên dụng - Kinh phí đầu tư cho cơng tác thơng tin liệu môi trường đầu tư cho công tác thư viện hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu 3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu - Xây dựng, ban hành quy định hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hóa hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành; hướng dẫn việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 33 - Cần quản lý văn đến, nơi quy định, giám sát thời gian tiến trình thực hiện, báo cáo phản hồi văn thị, hướng dẫn cách hiệu khơng chậm muộn thiếu sót - Bên cạnh đó, cơng ty cần mở thêm khóa dạy kỹ nghiệp vụ chun mơn nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên kỹ khâu tuyển dụng - Cần đầu tư kinh phí cho sở vật chất, đáp ứng nhu cầu công tác văn thư khu lưu trữ bảo quản tài liệu, đầu tư cho công tác thông tin liệu mơi trường - Cần nâng cao vai trị lãnh đạo trưởng phòng HC đạo nhân viên việc lưu trữ tài liệu - Cần ứng dụng thêm công nghệ thông tin vào công tác văn bản, lưu trữ 34 KẾT LUẬN Từ lý thuyết đến thực tiễn, ta thấy rõ vai trò quan trọng công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu Đồng thời, qua việc liên hệ thực tiễn công ty Urenco giúp ta hiểu rõ khâu công tác quản lý, giải văn công tác lưu trữ Việc thực tốt cơng tác giúp ích nhiều cho doanh nghiệp Nó giúp cơng việc quan, tổ chức văn hoá, việc lưu trữ đầy đủ giúp cung cấp chi tiết kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo doanh nghiệp cán q trình thực cơng việc Giúp tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất kinh doanh Đồng thời, đề biện pháp giúp cho công ty Urenco – Hà Nội thực tốt công tác văn thư lưu trữ tài liệu 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO • Website cơng ty Urenco • Tiểu luận: Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ công ty Urenco – Hà Nội • Cơng tác lưu trữ 36 ... VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1 Những vấn đề chung công tác quản lý, giải văn 1.1.1 Khái niệm công tác văn Công tác văn công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản. .. chức máy làm công tác văn bản, lưu trữ tài liệu công ty Urenco Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với cơng tác văn thư Công tác văn thư nơi đăng ký, lưu trữ phục vụ tra tìm tài liệu công việc... thêm công nghệ thông tin vào công tác văn bản, lưu trữ 34 KẾT LUẬN Từ lý thuyết đến thực tiễn, ta thấy rõ vai trị quan trọng cơng tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu Đồng thời, qua việc liên hệ