LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI MỘT TỔ CHỨCDOANH NGHIỆP

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI MỘT TỔ CHỨCDOANH NGHIỆP. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1. Công tác quản lý, giải quyết văn bản 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Là phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin và giao dịch của doanh nghiệp 1.1.2. Công tác tổ chức, giải quyết văn bản đến 1.1.2.1. Nguyên tắc Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp Văn bản đến phải được quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có trách nhiệm bóc và xử lý Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được 1.1.2.2. Quản lý giải quyết văn bản đến a. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), … Đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu doanh nghiệp, quản lý công tác văn thư, trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản….; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết b. Kiểm tra, phân loại, bóc bì Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong doanh nghiệp và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của doanh nghiệp thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của doanh nghiệp. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: Bóc trước những bì đóng các dấu khẩn Không gây hư hại đối với văn bản trong và ngoài bì; cần soát lại bì Đối chiếu, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì Nếu văn bản kèm phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản với phiếu gửi trước khi ký xác nhận Giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng c. Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…. Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “đến”; phải ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong các trường hợp cần thiết). Đối với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đối với văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết Dấu “Đến” được đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành d. Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính Đăng ký văn bản đến bằng sổ: tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các doanh nghiệp quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với những doanh nghiệp tiếp nhận tới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại hồ sơ sau: • Sổ đăng ký văn bản đến: dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản trừ văn bản mật • Sổ đăng ký văn bản mật Những doanh nghiệp tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm nên lập các loại hồ sơ sau: • Sổ đăng ký văn bản đến các Bộ, ngành, cơ quan trung ương • Sổ đăng ký văn bản đến các cơ quan, tổ chức khác • Sổ đăng ký văn bản bảo mật đến Đối với những doanh nghiệp tiếp nhận trên 5000 văn bản đến 1 năm thì cần lập các sổ đăng ký cho tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của doanh nghiệp cung cấp chương trình phần mềm đó Khi đăng ký văn bản cần đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. e. Trình văn bản đến Sau khi đăng ký văn bản đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được doanh nghiệp giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của doanh nghiệp, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được ghi vào phiếu riêng Sau khi có ý kiến phân phối thì chuyển lại cho bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến f. Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo những yêu cầu sau Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển giao cho đúng người nhận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH BÀI THẢO LUẬN MƠN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CƠNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI MỘT TỔ CHỨC/DOANH NGHIỆP Giảng viên Lớp học phần Nhóm thực Năm học : 2021 - 2022 : : : 2173CEMG2431 02 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU .2 1.1 Công tác quản lý, giải văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Công tác tổ chức, giải văn đến 1.1.3 Công tác tổ chức quản lý, giải văn 1.1.4 Công tác tổ chức, quản lý sử dụng dấu 1.2 Công tác tổ chức lưu trữ tài liệu .10 1.2.1 Khái niệm nguyên tắc công tác lưu trữ tài liệu 10 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu .10 CHƯƠNG 2: 15 LIÊN HỆ THỰC TIỄN TỚI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG 15 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần vận tải An Giang 15 2.2 Quản lý văn 15 2.2.1 Quản lý văn hoạt động kinh doanh 15 2.2.2 Lưu trữ tài liệu 19 CHƯƠNG 3: 23 ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP .23 3.1 Đánh giá 23 3.2 Giải pháp .23 LỜI KẾT 25 LỜI MỞ ĐẦU Văn thư- lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xun phận hành văn phịng quan tổ chức Công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Công tác văn thư – lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm quan Cơng tác văn thư - lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lí mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban đơn vị tổ chức Làm tốt công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lí Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phịng, đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ, nhóm chúng em định lựa chọn Công ty Cổ phần vận tải An Giang để liên hệ cho đề tài “Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu doanh nghiệp/tổ chức” Nhóm lớp học phần 2173CEMG2431 xin trân thành cảm ơn tận tình giúp dỡ trình học tập thời gian làm báo cáo thảo luận Do nhóm cịn hạn chế mặt kiến thức, làm việc với online nên khơng tránh khỏi sai sót Nhóm mong đóng góp bạn !! CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1 Công tác quản lý, giải văn 1.1.1 Khái niệm văn Văn phương tiện giao tiếp thức quan Nhà nước với cấp trên, cấp với công dân Là phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin giao dịch doanh nghiệp 1.1.2 Công tác tổ chức, giải văn đến 1.1.2.1 Nguyên tắc - Các văn đến phải tập trung phận văn thư doanh nghiệp - Văn đến phải quản lý, giải kịp thời, xác thống Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc 1.1.2.2 - Văn đến có dấu mức độ mật phải người có trách nhiệm bóc xử lý - Văn mức độ khẩn phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Quản lý giải văn đến a Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, cán văn thư quan, tổ chức người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), … Đối với văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với văn có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu doanh nghiệp, quản lý công tác văn thư, trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn chuyển phát qua máy fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản….; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b Kiểm tra, phân loại, bóc bì Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể doanh nghiệp bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung doanh nghiệp cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật) Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể doanh nghiệp Khi bóc bì văn cần lưu ý: - Bóc trước bì đóng dấu khẩn Không gây hư hại văn ngồi bì; cần sốt lại bì Đối chiếu, ký hiệu ghi ngồi phong bì với số, ký hiệu văn bì Nếu văn kèm phiếu gửi phải đối chiếu văn với phiếu gửi trước ký xác nhận Giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng c Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến - Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán… Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “đến”; phải ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Dấu “Đến” đóng dấu rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành d Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy tính Đăng ký văn đến sổ: tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, doanh nghiệp quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp - Đối với doanh nghiệp tiếp nhận tới 2000 văn đến năm cần lập hai loại hồ sơ sau: Sổ đăng ký văn đến: dùng để đăng ký tất loại văn trừ văn mật • Sổ đăng ký văn mật • Những doanh nghiệp tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm nên lập loại hồ sơ sau: Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương • Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác • Sổ đăng ký văn bảo mật đến • - Đối với doanh nghiệp tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký cho tiết hơn, theo nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn doanh nghiệp cung cấp chương trình phần mềm Khi đăng ký văn cần đảm bảo rõ ràng, xác, khơng viết bút chì, bút mực đỏ, khơng viết tắt từ, cụm từ khơng thơng dụng e Trình văn đến Sau đăng ký văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu doanh nghiệp người doanh nghiệp giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc doanh nghiệp, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến cần ghi vào phiếu riêng Sau có ý kiến phân phối chuyển lại cho phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến f Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo yêu cầu sau Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc - Đúng đối tượng: văn phải chuyển giao cho người nhận - Chặt chẽ: chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn có đóng dấu “thượng khẩn” “hoả tốc” cần ghi rõ thời gian chuyển Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, doanh nghiệp định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn - Những quan tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến g Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định Bộ phận văn thư tổng hợp số liệu văn để báo cáo cho người giao trách nhiệm Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng máy vi tính để theo dõi việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dõi giải văn đến h Sao văn đến - Sao y chính: đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ - Bản trích sao: phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ - Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 1.1.3 Công tác tổ chức quản lý, giải văn 1.1.3.1 Nguyên tắc quản lý văn - Tất văn phải tập trung phận văn thư quan - Tất văn phải kiểm tra nội dung thể thức trước gửi - Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký 1.1.3.2 Quản lý, giải văn a) Trình văn Văn thơng thường khơng phức tạp cần trình văn in kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký đủ Văn có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ văn quy phạm luật, đề án, kế hoạch dài hạn, …) trình bày cho lãnh đạo ký thiết phải kèm theo văn có liên quan gọi hồ sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn cần thiết b) Kiểm tra thể thức, ghi số, ghi ngày tháng Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản: trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày tháng văn bản: Tất văn doanh nghiệp trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ số chung doanh nghiệp văn thư thống quản lý + Đối với doanh nghiệp ban hành 500 văn năm đánh số đăng ký chung cho tất loại văn hành + Những doanh nghiệp ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký hỗn hợp, vừa theo loại văn hành (áp dụng số loại văn định (cá biệt), thị (cá biệt), giấy đường, …) vừa theo nhóm văn định + Đối với doanh nghiệp 2000 văn năm nên đánh số, đăng ký riêng theo loại văn hành + Văn mật đánh số đăng ký riêng c) Đóng dấu văn Đóng dấu độ khẩn mật: việc đóng dấu độ khẩn “HỎATỐC” (kể “Hoả tốc hẹn giờ”) THƯỢNG KHẨN KHẨN văn thực sau: - Tuỳ theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo mức sau: hoả tốc, thượng khẩn khẩn - Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo đề xuất mức độ khẩn trình người đăng ký văn định - Căn vào mục bí mật nhà nước cấp có thẩm quyền định, người đứng đầu người uỷ quyền từ quan, tổ chức, địa phương phải có văn cụ thể: + Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt Mật + Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tối Mật + Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Mật d) Đăng ký văn Lập sổ đăng ký văn đi: vào tổng số số lượng loại văn hàng năm quan tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ văn đăng ký văn cho phù hợp Tuy nhiên khơng nên lập nhiều số mà sử dụng số chia nhiều phần để đăng ký loại văn tuỳ theo phương pháp đánh số đăng ký văn mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể sau: + Đối với doanh nghiệp ban hành 500 văn năm nên lập loại sổ Sổ đăng ký văn (loại thường) • Sổ đăng ký văn mật • + Những doanh nghiệp ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) • Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác cơng văn (loại thường) • Sổ đăng ký văn mật • + Đối với doanh nghiệp ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: • • • • e) Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường) Sổ đăng ký công văn (loại thường) Sổ đăng ký văn mật Chuyển giao văn - Lựa chọn bì: tuỳ theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để để vào bì cách dễ dàng Bì văn cần làm loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m^2 trở lên - Trình bày viết bì: + Phải để mặt giấy có chữ vào gấp văn + Tránh làm nhàu văn cho vào bì + Khi dán bì khơng để hồ dính vào văn + Mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Chuyển giao văn đi: Chuyển phát văn + Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội doanh nghiệp - + Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác + Chuyển phát văn qua bưu điện + Chuyển phát văn máy fax, qua mạng + Chuyển phát văn mật Theo dõi việc chuyển phát văn đi: + Lập phiếu gửi để chuyển phát văn theo yêu cầu người ký + Văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi thời hạn + Văn khơng có người nhận phải chuyển lại cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn ghi lại + Phát văn bị thất lạc phải báo cho người có trách nhiệm giải f) Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu - Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền - Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký - Các quan tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư - Cán văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan tổ chức - Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 1.1.4 Cơng tác tổ chức, quản lý sử dụng dấu 1.1.4.1 Khái niệm, phân loại dấu Khái niệm: dấu thành phần biểu tính hợp pháp, tính chân thực văn - Phân loại: + Dấu nổi: đóng giáp lai vào ảnh văn chứng chỉ, giấy phép hay văn quan ban hành + Dấu chìm: dùng số trường hợp đặc biệt + Dấu mức độ khẩn (hoả tốc, hoả tốc hẹn giờ, khẩn, thượng khẩn) - Tài liệu lưu trữ: tài liệu có giá trị hình thành q trình hoạt động quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị- xã hội, tổ chức kinh tế cá nhân không kể thời gian sản sinh, chế độ xã hội, vật liệu phương pháp chế tác lựa chọn để bảo quản, phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học công tác thực tiễn - Các tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan gồm: + Các tài liệu văn thư hành giải xong + Các tài liệu cũ để lại đơn vị, tổ chức, cá nhân cán + Tiếp nhận tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ nộp vào lưu trữ + Sưu tầm, bổ sung tài liệu cần thiết theo yêu cầu quan hay lưu trữ Nhà nước - Phông lưu trữ: khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic quan hệ lịch sử hình thành hoạt động quốc gia, quan, cá nhân bảo quản kho lưu trữ + Phông lưu trữ Quốc gia Việt nam toàn tài liệu Chủ nghĩa xã hội Việt Nam không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản kỹ thuật làm Thành phần phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam: Đảng Cộng sản Việt Nam Nhà nước Việt Nam + Phông lưu trữ quan tồn tài liệu lưu trữ, hình thành trình hoạt động quan lựa chọn bảo quản kho lưu trữ + Phơng lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình sống hoạt động cá nhân, gia đình, dịng họ - Sắp xếp tài liệu lưu trữ: + Theo bảng chữ anphabet + Theo tên gọi + Theo chủ đề 1.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Khái niệm: Là kết hợp chặt chẽ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn sử dụng có hiệu - Mục đích: + Lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị + Khai thác hiệu tài liệu lưu trữ - Nguyên tắc: tài liệu kho lưu trữ phải chỉnh lý theo phông lưu trữ tài liệu phông phải xếp chỉnh lý theo phơng nhằm tạo điều kiện cho công tác thống kê, bảo quản, khai thác, sử dụng - Quá trình chỉnh lý: + Chuẩn bị chỉnh lý • • • • • • Nghiên cứu viết lịch sử đơn vị hình thành phơng Xây dựng phương án hệ thống hố tài liệu phơng theo trật tự khoa học Viết hướng dẫn nghiệp vụ Lập kế hoạch chỉnh lý Kiểm tra bổ sung tài liệu phông trước tiến hành chỉnh lý Chuẩn bị phương tiện phục vụ chỉnh lý như: bàn ghế, giá, giấy bút… + Tiến hành chỉnh lý tài liệu Hệ thống hố tài liệu phơng theo phương án định • Xác định giá trị tài liệu qua q trình chỉnh lý • Biên mục hồ sơ • Sắp xếp tài liệu vào cặp hộp đựng tài liệu xếp lên giá, tủ đưa vào lưu trữ có độ dày vừa phải 1.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ • Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản Đây mục đích chủ yếu, xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu huỷ Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: + Tiêu chuẩn nội dung + Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phơng + Tiêu chuẩn tác giả + Tiêu chuẩn lặp lại thông tin - Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ + Tổ chức hội đồng + Xác định giá trị tài liệu khâu văn thư phông lưu trữ + Tiêu huỷ tài liệu 1.2.2.4 Bảo quản an toàn tài liệu Bảo quản an toàn tài liệu tồn cơng việc thực để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt lâu - Nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ + Nhân tố tự nhiên: độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, nấm mốc… + Nhân tố người: gồm việc làm có kẻ địch phá hoại, kẻ gian lấy cắp, cẩu thả, thiếu trách nhiệm nhân viên người sử dụng tài liệu, chấp hành không quy định bảo quản tài liệu lưu trữ + Nhân tố thuộc hoá học: hoá chất q trình bảo quản, chất xâm nhập từ mơi trường bị nhiễm bên ngồi vào tài liệu - Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ: + Phòng lưu trữ + Hộp cặp đựng tài liệu + Ghi biên sử dụng tài liệu lưu trữ, kiểm tra nhận lại + Thực nghiêm ngặt nội quy phòng chống cháy 1.2.2.5 Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ a Thống kê tài liệu lưu trữ - Khái niệm: Thống kê tài liệu sử dụng công cụ, phương tiện chun mơn, nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng thành phần, nội dung tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ - Mục đích: + Giúp cho quan lưu trữ có để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu + Xác định giá trị tài liệu, có kế hoạch mua sắm thiết bị bảo quản tài liệu + Làm sở cho việc quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ bảo vệ bí mật quốc gia - Nguyên tắc + Bảo quản thống kê tồn diện, kịp thời, xác tài liệu + Bảo đảm thống thống kê bảo quản tài liệu, tài liệu kho lưu trữ, thống kê theo kiểu xếp, bảo quản theo cách + Các cơng cụ phải áp dụng thống loại, nội dung, đối tượng thống kê - Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ: + Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ + Mục lục hồ sơ + Sổ đăng ký mục lục hồ sơ + Sổ thống kê phông + Báo cáo tổng hợp + Sổ xuất tài liệu lưu trữ b Kiểm tra tài liệu lưu trữ Khái niệm: Là hoạt động nhằm mục đích nắm số lượng, trạng thái thực tế tài liệu tình hình bảo quản để phát sai sót, có biện pháp khắc phục sai sót Cách thức kiểm tra: kiểm tra định kỳ kiểm tra đột xuất 1.2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Khái niệm: trình cung cấp cho quan, tổ chức kinh tế, xã hội, cá nhân, thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ - Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu + Tổ chức phòng đọc + Cấp lục trích lục tài liệu lưu trữ + Thơng báo tài liệu lưu trữ + Triển lãm tài liệu lưu trữ + Công bố tài liệu lưu trữ CHƯƠNG 2: LIÊN HỆ THỰC TIỄN TỚI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần vận tải An Giang - Địa chỉ: Công ty cổ phần vận tải tọa lạc số 16 Trần Hưng Đạo – Phường Mỹ Bình, Thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang - Email: phongtochuc.oto@gmail.com - Quá trình thành lập: Tháng 12 năm 2004 Uỷ ban nhân dân tỉnh An Giang định chuyển công ty Vận tải ô tô từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần Ngày 01/01/2005 Công ty Cổ phần Vận tải An Giang thức vào hoạt động - Cơ cấu tổ chức đơn vị: Hội đồng quản trị; Ban giám đốc; phịng tổ chức HC (phụ trách cơng tác văn thư-lưu trữ); Phịng kế tốn; Phịng kỹ thuật Vật tư; Phòng kinh doanh; Đội xe Khách; Đội kiểm tra xử lý; 03 Đội xe buýt; Xưởng sửa chữa ô tơ; 01 Đảng có 64 đồng chí Đảng viên, chia thành 03 Chi trực thuộc; Tổ chức Công đồn sở; Đồn TNCS Hồ Chí Minh: 46 thành viên; Hội CCB: 50 đồng chí - Tổng số CB-CNV: 546 người 2.2 Quản lý văn  Về nguyên tắc chung công ty việc quản lý văn bản: - Trước hết văn đến, phải tập trung đăng ký phận văn thư - Với văn đến: + Đối với văn đến có ghi phía ngồi phong bì đích danh thủ trưởng quan cần bóc xem xét nội dung Nếu nội dung việc công phải đăng ký phận văn thư + Văn đến dấu có mức độ khẩn phải thực thủ tục phân phối sau đăng ký + Với văn mật yêu cầu người có trách nhiệm bóc + u cầu thực kịp thời, xác thống - Đối với văn đi: Cần phải xác, kịp thời thực theo quy định pháp luật 2.2.1 Quản lý văn hoạt động kinh doanh: 2.2.1.1 Tiếp nhận văn đến: Tiếp nhận văn đến: Trong ngày, nhân viên phân văn thư tiếp nhận tất văn đến - Kiểm tra, phân loại, bóc bì: + Ngay nhận văn đến, nhân viên phận văn thư kiểm tra xem văn đến có thật gửi đến cho cơng ty hay khơng để gửi trả lại nơi gửi Ngồi phong bì bị rách bị bì, nhân viên phận văn thư phải lập biên trước chứng kiến người đưa cơng văn phải có chữ ký xác nhận người đưa công văn + Sau tiếp nhận văn đến, nhân viên phận văn thư kiểm tra đơn vị gửi, thời gian gửi, tên loại văn để xác nhận thông tin xác + Khi kiểm tra kĩ thơng tin bao bì xác nhận khơng cịn chút sai sót nào, nhân viên phận văn thư tiến hành bóc bì tài liệu Trước tiên, nhân viên phận văn thư ưu tiên bóc bì thư tài liệu có dấu khẩn trước Ngồi ra, văn đến có dấu mật, nhân viên phận văn thư khơng bóc mà chuyển trực tiếp cho người có thẩm quyền xử lý Khi bóc bì, nhân viên phận văn thư cần thật cẩn thận bóc bao bì để đảm bảo văn bên không bị rách, không bị hư hại sau lấy văn ra, nhân viên phận văn thư kiểm tra lại bì thư để chắn lấy hết tài liệu + Sau lấy tài liệu ra, nhân viên phận văn thư đối chiếu số ký hiệu văn với bì thư xem có khơng, số lượng văn thực tế nhận so với ghi ngồi bì có khớp khơng - Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến: Sau kiểm tra tất thông tin ban đầu cần thiết, nhân viên phận văn thư đóng dấu “đến” có ghi rõ ngày thàng nhận văn số văn đến Dấu đến nhân viên phận văn thư đóng rõ ràng thống khoảng trống số ký hiệu Đối với công văn mật yêu cầu nhân viên phận văn thư đóng dấu “đến” lên bìa thư - Đăng ký văn đến: Sau đóng dấu “đến” cho văn bản, nhân viên phận văn thư chuyên phụ trách sổ đăng ký nhập thông tin văn vào sổ đăng ký văn đến Sổ đăng ký văn đến gồm mục: STT Ngày đến Số đến Đợn gửi vị Số hiệu ký Tên loại Đợn vi, Ký trích yếu nội người nhận dung nhận Ghi 12/10/ 2021 2431 Công ty 01TNHH 08/2020 Thương HĐTM mại & Dịch vụ Hòa An Văn hành –Hợp đồng thương mại 29/5/2 020 2400 Bộ giao 12/2020/ thông TTvận tải BGTVT Văn quy phạm pháp luật-Ngừng hoạt động khai thác tuyến xe buýt 24/10/ 2021 2433 Bộ giao 2355/SG thông TVTvận tải QLVTP &NL Văn quy phạm pháp luật-Hướng dẫn tạm thời tổ chức hoạt động vận tải địa bàn tỉnh - Trình văn đến: Sau nhập tất thông tin cần thiết vào sổ đăng ký văn đến, nhân viên phận văn thư chuyển tất văn cho trưởng phịng quản trị hành văn phịng Trách nhiệm trưởng phịng quản trị hành văn phòng gửi văn đăng ký cho thư ký để trình lên cho giám đốc Giám đốc người đạo việc chuyển giao văn đưa định cho việc xử lý tài liệu quan trọng - Chuyển giao văn bản: Ngay nhận tất định giám đốc việc xử lý văn Trưởng phịng hành văn phịng người có trách nhiệm chuyển giao tất tài liệu cho phịng ban có chuyện mơn phụ trách ngày hơm Đối với văn có dấu khẩn yêu cầu phải chuyển giao vòng 30 phút tính từ thời gian nhận văn Ngồi ra, nhân viên phận văn thư phải hoàn thành thông tin vào sổ chuyển giao văn đến xin chữ ký xác nhận phận nhận văn - Sổ chuyển giao văn đến: STT Ngày chuyển Số đến Đơn vị Ký nhận người nhận 12/11/2020 Phịng kế tốn 2431 Ghi 2.2.1.2 Quản lý văn đi: - Trình văn đi: Các cá nhân, phòng ban, tổ chức gửi văn cho phịng hành văn phịng - Kiểm tra thể thức, ghi số, ghi ngày tháng: + Nhân viên phận văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra lại xem thể thức chưa, nội dung xác chưa Nếu chưa nhân viên phận văn thư gửi lại cá nhân, phòng ban để sửa chữa, bổ sung Kiểm tra nhằm mục đích đảm bảo văn công ty ban hành trình bày đẹp, xác, tiêu chuẩn nhà nước quy định; giúp xử lý giải công việc cơng ty nhanh chóng, hiệu quả, xác + Sau xác nhận khơng cịn sai sót nào, nhân viên phịng ban văn thư ghi ngày tháng vào văn Ghi số ngày tháng văn nhằm mục đích giúp việc quản lý, tra tìm, xếp văn thuận lợi, dễ dàng - Đóng dấu văn đi: + Trước nhân viên phận đóng dấu phát hành văn phải sốt lại lần cuối tất yếu tố thể thức văn bản, kiểm tra thành phần bổ sung, kiểm tra hình thức văn xem có sai sót khơng Nếu có phải kịp thời thơng báo cho đơn vị soạn thảo để kịp thời sửa chữa khắc phục + Nhân viên phận đóng dấu quan Khi đóng dấu phải thực theo nguyên tắc: Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định, đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có thẩm quyền, khơng đóng dấu khơng chỉ, đóng dấu giáp lai, dấu nôi, dấu ướt lên loại văn Đóng dấu khác: dấu mật, dấu thu hồi, … + Khi đóng dấu lên chữ ký đóng dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký bên phải Dấu cán văn thư bảo quản hòm khóa chắn ngồi làm việc, thường xuyên vệ sinh sử dụng dấu theo quy định pháp luật - Đăng ký văn đi: + Nhân viên phận văn thư điền thông tin cần thiết vào sổ đăng ký văn Nhằm mục đích thuận tiện cho việc quản lý bảo quản, tra tìm văn nhanh chóng, dễ dàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi đôn đốc việc giải văn - Chuyển giao văn đi: + Nhân viên phận văn thư cần phải chuẩn bị bìa thư Yêu cầu bì thư lớn văn bản, không lớn so với bưu điện quy định, giấy bền, dai, không thấy rõ chữ bên trong, gặp nước khơng bị mủn + Ngồi bì thư nhân viên phận văn thư đề cập đầy đủ thơng tin tên quan; số, kí hiệu văn góc trái bì thư; chữ “kính gửi” tên nơi nhận ghi rõ ràng, xác; dán tem + Văn cần chuyển vòng 24h kể từ lúc đăng ký vào sổ đăng ký văn bẳn đến Sổ đăng kí văn Số, kí hiệu văn 1203/2020HĐDV Ngày, Tên loại Người kí tháng văn trích yếu nội dung văn 12/03/2020 Văn hành – Hợp đồng dịch vụ Nơi Đơn vị Số nhận văn người lượn nhận g lưu Đội xe Tài xế khách G hi ch ú 2.2.2 Lưu trữ tài liệu 2.2.2.1 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân phòng văn thư có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận, kế hoạch hoạt động sản xuất, … bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc 2.2.2.2 Kết thúc hồ sơ Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, phòng văn thư – lưu trữ gồm có cán chun trách có trình độ trung cấp văn thư – lưu trữ có trách nhiệm: + Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ + Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ + Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) + Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) + Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) - Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc tài liệu, tài liệu bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau 2.2.2.3 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ ban, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn - Thành phần hồ sơ tài liệu hoạt động sản xuất + Hồ sơ tài liệu chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất –kinh doanh doanh nghiệp + Kế hoạch tài vụ hàng năm hàng quý + Hồ sơ hợp đồng kinh tế, mua bán hàng hóa, sản phẩm + Các tài liệu khác có liên quan đến sản xuất, kinh doanh 2.2.2.4 Thủ tục nộp lưu - Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại  Trách nhiệm Trưởng phịng Hành Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức minh Cụ thể: + Chỉ đạo việc xây dựng trình người đứng đầu ban hành danh mục hồ sơ quan, tổ chức; + Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Tham mưu cho giám đốc công ty việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức cấp  Trách nhiệm giám đốc công ty: trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Cụ thể: - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ cá nhân sau công việc giải xong quản lý hồ sơ đơn vị chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan - Tổ chức lựa chọn nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định  Trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức - Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, phịng văn thư phải lập hồ sơ cơng việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo hướng dẫn Thông tư - Ngồi việc lập hồ sơ cơng việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm giải công việc ngày + Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải giám đốc đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu + Trường hợp nghỉ hưu, thơi việc hay chuyển cơng tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận  Trách nhiệm Văn thư đơn vị - Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị, xác định hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu - Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ quan  Trách nhiệm Văn thư quan - Xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức - Đầu năm, Văn thư gửi Danh mục hồ sơ cho đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm lập hồ sơ Trên sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ - Phối hợp với Lưu trữ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan  Trách nhiệm Lưu trữ quan - Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải + Hoàn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa thơng tin bìa hồ sơ cần), đánh số tờ hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng + Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức CHƯƠNG 3: 3.1 ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP Đánh giá Có thể thấy, cơng tác văn thư chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành doanh nghiệp Bên cạnh số công tác triển khai tốt, Công ty cổ phần vận tải An Giang gặp số hạn chế định cần khắc phục để hoàn thiện công tác văn thư phận hành * Ưu điểm: - Cơng tác quản lý văn đến, văn thực theo quy định có tính chun nghiệp - Sổ đăng ký chuyển giao văn ghi rõ ràng xác - Các văn mật, văn khẩn trình lên ban lãnh đạo thời gian ngắn để giải kịp thời - Việc bảo quản tài liệu doanh nghỉp đạt yêu cầu đề hạn chế sai sót công tác lưu trữ * Nhược điểm: - Chưa bổ sung quy định tiếp nhận văn điện tử, quản lý văn đến, số mục cho doanh nghiệp theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (05/03/2020) - Chưa đề cập đến việc quản lý sử dụng thiết bị lưu khố bí mật cơng tác quản lý tài liệu - Trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ số lượng chất lượng số máy lạc hậu, cách thức lưu trữ quản lý hạn chế - Chưa đề cập đến kinh phí cơng tác quản lý lưu trữ văn - Công tác lưu trữ chưa có phân loại tài liệu cách cụ thể nên gặp khó khăn tìm kiếm 3.2 Giải pháp - Doanh nghiệp cần bổ sung công tác lưu trữ quản lý văn điện tử theo Nghị định - Bộ phận hành cần bổ sung thêm công tác quản lý thiết bị lưu khoá bị mật - Nâng cấp thiết bị để phù hợp cho việc số hoá tài liệu nhằm tạo thuận tiện việc lưu trữ quản lý tài liệu - Cần bổ sung mục kinh phí đề cập đến cơng tác quản lý lưu trữ tài liệu doanh nghiệp - Bổ sung “Phiếu giải văn đến” theo quy định năm 2020 - Các tài liệu doanh nghiệp phải phân loại xếp cách khoa học để thuận tiện cho công tác lưu trữ quản lý - Tập huấn thêm kỹ năng, nghiệp vụ công tác văn thư doanh nghiệp nhằm nâng cao chất lượng quản lý, lưu trữ xử lý tài liệu LỜI KẾT Qua phần liên hệ thực tế trên, nhận thấy cơng tác văn thư – lưu trữ có vai trị quan trọng có ý nghĩa lớn loại hình doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động sử dụng lao động Vì thế, tổ chức cơng tác văn thư – lưu trữ cách khoa học phù hợp với điều kiện thực tế doanh nghiệp vấn đề quan trọng thiết thực có cơng ty cổ phần Vận tải An Giang Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời cơng văn, giấy tờ ban lãnh đạo công ty cần quan tâm, đạo sát không ngừng nâng cao trang thiết bị đại cho công tác văn thư – lưu trữ Mặt khác, phận hành cần phải tự trao đổi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Trên sở lý thuyết với hướng dẫn tận tình Bùi Thị Thu Hà, nhóm chúng em hoàn thành xong thảo luận Và q trình trình bày sản phẩm, nhóm gặp khơng sai sót, mong bạn bỏ qua có lời nhận xét góp ý cho nhóm Cảm ơn bạn! ... LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU .2 1.1 Công tác quản lý, giải văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Công tác tổ chức, giải văn đến... 1.1.3 Công tác tổ chức quản lý, giải văn 1.1.4 Công tác tổ chức, quản lý sử dụng dấu 1.2 Công tác tổ chức lưu trữ tài liệu .10 1.2.1 Khái niệm nguyên tắc công tác lưu trữ tài liệu. .. cơng tác văn thư lưu trữ, nhóm chúng em định lựa chọn Công ty Cổ phần vận tải An Giang để liên hệ cho đề tài ? ?Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu doanh nghiệp /tổ chức”