LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI MỘT TỔ CHỨCDOANH NGHIỆP

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI MỘT TỔ CHỨCDOANH NGHIỆP. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1. Công tác quản lý, giải quyết văn bản 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Là phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin và giao dịch của doanh nghiệp 1.1.2. Công tác tổ chức, giải quyết văn bản đến 1.1.2.1. Nguyên tắc Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp Văn bản đến phải được quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có trách nhiệm bóc và xử lý Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được 1.1.2.2. Quản lý giải quyết văn bản đến a. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), … Đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu doanh nghiệp, quản lý công tác văn thư, trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản….; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết b. Kiểm tra, phân loại, bóc bì Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong doanh nghiệp và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của doanh nghiệp thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của doanh nghiệp. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: Bóc trước những bì đóng các dấu khẩn Không gây hư hại đối với văn bản trong và ngoài bì; cần soát lại bì Đối chiếu, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì Nếu văn bản kèm phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản với phiếu gửi trước khi ký xác nhận Giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng c. Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…. Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “đến”; phải ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong các trường hợp cần thiết). Đối với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đối với văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết Dấu “Đến” được đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành d. Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính Đăng ký văn bản đến bằng sổ: tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các doanh nghiệp quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với những doanh nghiệp tiếp nhận tới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại hồ sơ sau: • Sổ đăng ký văn bản đến: dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản trừ văn bản mật • Sổ đăng ký văn bản mật Những doanh nghiệp tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm nên lập các loại hồ sơ sau: • Sổ đăng ký văn bản đến các Bộ, ngành, cơ quan trung ương • Sổ đăng ký văn bản đến các cơ quan, tổ chức khác • Sổ đăng ký văn bản bảo mật đến Đối với những doanh nghiệp tiếp nhận trên 5000 văn bản đến 1 năm thì cần lập các sổ đăng ký cho tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của doanh nghiệp cung cấp chương trình phần mềm đó Khi đăng ký văn bản cần đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. e. Trình văn bản đến Sau khi đăng ký văn bản đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được doanh nghiệp giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của doanh nghiệp, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được ghi vào phiếu riêng Sau khi có ý kiến phân phối thì chuyển lại cho bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến f. Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo những yêu cầu sau Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển giao cho đúng người nhận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH

BÀI THẢO LUẬN

MÔN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGĐỀ TÀI:

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂNBẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI MỘT TỔ CHỨC/DOANH

Giảng viên:

Lớp học phần: 2173CEMG2431Nhóm thực hiện:02

Năm học : 2021 - 2022

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯUTRỮ TÀI LIỆU

.21.1 Công tác quản lý, giải quyết văn bản 2

1.1.1.Khái niệm văn bản 2

1.1.2.Công tác tổ chức, giải quyết văn bản đến 2

1.1.3.Công tác tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi 5

1.1.4.Công tác tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu 8

1.2 Công tác tổ chức và lưu trữ tài liệu 10

1.2.1 Khái niệm và nguyên tắc của công tác lưu trữ tài liệu 10

1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu 10

CHƯƠNG 2: 15

LIÊN HỆ THỰC TIỄN TỚI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG 15

2.1 Giới thiệu công ty cổ phần vận tải An Giang 15

2.2 Quản lý văn bản 15

2.2.1.Quản lý văn bản về các hoạt động kinh doanh 15

2.2.2.Lưu trữ tài liệu 19

LỜI MỞ ĐẦU

Văn thư- lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thườngxuyên của bộ phận hành chính văn phòng trong mỗi cơ quan tổ chức Công việc của mộtcơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do côngvăn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận haykhông Công tác văn thư – lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt đượctình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan Công tác văn thư - lưu trữ đã trởthành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chépvà truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiềuphòng ban trong đơn vị tổ chức Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấpđầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa rađược những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Để tìm hiểu rõ hơnvề công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ, nhóm 2 chúng em

quyết định lựa chọn Công ty Cổ phần vận tải An Giang để liên hệ cho đề tài “Liên hệ

thực tiễn công tác quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu tại một doanh nghiệp/tổchức”

Nhóm 2 lớp học phần 2173CEMG2431 xin trân thành cảm ơn cô đã tận tình giúpdỡ trong quá trình học tập cũng như trong thời gian làm báo cáo thảo luận Do nhóm cònhạn chế về mặt kiến thức, cũng như do làm việc với nhau online nên không tránh khỏinhững sai sót Nhóm rất mong được sự đóng góp của cô và các bạn !!

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀLƯU TRỮ TÀI LIỆU

1.1 Công tác quản lý, giải quyết văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên,cấp dưới và với công dân Là phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin và giao dịchcủa doanh nghiệp

1.1.2 Công tác tổ chức, giải quyết văn bản đến

1.1.2.1.Nguyên tắc

- Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp

- Văn bản đến phải được quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất Vănbản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành chuyển giao trong ngày, chậmnhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có trách nhiệm bóc và xử lý- Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc vănbản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”hẹn giờ), phải báo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu doanhnghiệp, quản lý công tác văn thư, trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với ngườiđưa văn bản.

Đối với văn bản được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thưcũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản….; trường hợpphát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giaotrách nhiệm xem xét, giải quyết

b Kiểm tra, phân loại, bóc bì

Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thểtrong doanh nghiệp và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp chonơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quanđến công việc chung của doanh nghiệp thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyểncho văn thư để đăng ký.

Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bìvăn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật)

Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định bảo vệ bímật nhà nước và quy định cụ thể của doanh nghiệp Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Bóc trước những bì đóng các dấu khẩn

- Không gây hư hại đối với văn bản trong và ngoài bì; cần soát lại bì

- Đối chiếu, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì

- Nếu văn bản kèm phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản với phiếu gửi trước khi ký xác nhận

- Giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứngc Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừnhững loại văn bản được ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán….

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “đến”;phải ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong các trường hợp cần thiết) Đối với bảnfax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát quamạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”

Đối với văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóngdấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Dấu “Đến” được đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với côngvăn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành

 Sổ đăng ký văn bản đến: dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản trừ văn bản mật Sổ đăng ký văn bản mật

Những doanh nghiệp tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm nên lậpcác loại hồ sơ sau:

 Sổ đăng ký văn bản đến các Bộ, ngành, cơ quan trung ương Sổ đăng ký văn bản đến các cơ quan, tổ chức khác

 Sổ đăng ký văn bản bảo mật đến

- Đối với những doanh nghiệp tiếp nhận trên 5000 văn bản đến 1 năm thì cần lậpcác sổ đăng ký cho tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng kývăn bản mật đến

Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: thựchiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của doanh nghiệpcung cấp chương trình phần mềm đó

Khi đăng ký văn bản cần đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút chì, bútmực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

e Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu doanhnghiệp hoặc người được doanh nghiệp giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phânphối, chỉ đạo giải quyết.

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việccủa doanh nghiệp, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị,cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạngiải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiếnchỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được ghi vào phiếuriêng

Sau khi có ý kiến phân phối thì chuyển lại cho bộ phận văn thư để đăng ký bổsung vào sổ đăng ký văn bản đến

f Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ýkiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo những yêucầu sau

Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệmgiải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển giao cho đúng người nhận

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và ngườinhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản có đóng dấu “thượng khẩn” và “hoả tốc” thìcần ghi rõ thời gian chuyển.

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các doanh nghiệp quyết định việc lậpsổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn sau:

- Đối với cơ quan tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sửdụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản

- Những cơ quan tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổchuyển giao văn bản đến.

g Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhângiải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.

Bộ phận văn thư tổng hợp các số liệu về văn bản để báo cáo cho người được giaotrách nhiệm

Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bảnđến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi giải quyết văn bản đến

1.1.3 Công tác tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

1.1.3.1.Nguyên tắc quản lý văn bản đi

- Tất cả văn bản đi phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan

- Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi- Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay saukhi văn bản được ký

1.1.3.2.Quản lý, giải quyết văn bản đi

a) Trình văn bản đi

Văn bản thông thường không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in được kiểm trakỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ

Văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn bản quy phạm dưới luật,các đề án, các kế hoạch dài hạn, …) khi trình bày cho lãnh đạo ký nhất thiết phải kèmtheo văn bản có liên quan gọi là hồ sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bảnkhi cần thiết

b) Kiểm tra thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: trước khi thực hiệncác công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức hìnhthức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo chongười được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Ghi số và ngày tháng văn bản: Tất cả văn bản đi của doanh nghiệp trừ trường hợppháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ số chung của doanh nghiệp do vănthư thống nhất quản lý

+ Đối với những doanh nghiệp ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánhsố và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính

+ Những doanh nghiệp ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm thì có thểlựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hànhchính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt),giấy đi đường,

…) vừa theo nhóm văn bản nhất định

+ Đối với những doanh nghiệp trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số, đăng kýriêng theo từng loại văn bản hành chính

+ Văn bản mật được đánh số và đăng ký riêngc) Đóng dấu văn bản đi

Đóng dấu độ khẩn mật: việc đóng dấu các độ khẩn “HỎATỐC” (kể cả “Hoả tốchẹn giờ”) THƯỢNG KHẨN và KHẨN trên văn bản được thực hiện như sau:

- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩntheo 3 mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn

- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo đề xuấtmức độ khẩn trình người đăng ký văn bản quyết định

- Căn cứ vào mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, ngườiđứng đầu hoặc người được uỷ quyền từ cơ quan, tổ chức, địa phương phải có văn bản cụthể:

+ Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt Mật+ Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tối Mật+ Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Mật

d) Đăng ký văn bản đi

Lập sổ đăng ký văn bản đi: căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đihàng năm các cơ quan tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ văn bản đăng ký văn bản đicho phù hợp Tuy nhiên không nên lập nhiều số mà có thể sử dụng một số được chia ranhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký vănbản đi mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể như sau:

+ Đối với những doanh nghiệp ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập2 loại sổ

 Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những doanh nghiệp ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lậpcác loại sổ sau:

 Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị(cá biệt)

 Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường) Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những doanh nghiệp ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ítnhất các loại sổ sau:

 Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị(cá biệt)

 Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường) Sổ đăng ký công văn (loại thường)

 Sổ đăng ký văn bản mật đie) Chuyển giao văn bản đi

- Lựa chọn bì: tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loạibì và kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước củavăn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể để vàobì một cách dễ dàng Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, khó thấm nước, khôngnhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m^2 trở lên

- Chuyển giao văn bảnđi: Chuyển phát vănbản đi

+ Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

+ Chuyển phát văn bản qua bưu điện

+ Chuyển phát văn bản bằng máy fax, qua mạng+ Chuyển phát văn bản mật

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

+ Lập phiếu gửi để chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký

+ Văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” thì phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn+ Văn bản đi không có người nhận phải chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo văn bản đó và ghi chú lại

+ Phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyếtf) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

- Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền- Bản lưu văn bản tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

- Các cơ quan tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảoquản an toàn bản lưu tại văn thư

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan tổchức

- Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độmật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật của nhà nước.

1.1.4 Công tác tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu

1.1.4.1.Khái niệm, phân loại các con dấu

Khái niệm: con dấu là thành phần biểu hiện của tính hợp pháp, tính chân thực củavăn bản

- Phân loại:

+ Dấu nổi: đóng giáp lai vào ảnh trong các văn bản là chứng chỉ, giấy phép hayvăn bản do cơ quan ban hành

+ Dấu chìm: dùng trong một số trường hợp đặc biệt

+ Dấu chỉ mức độ khẩn (hoả tốc, hoả tốc hẹn giờ, khẩn, thượng khẩn)

+ Dấu chỉ mức độ mật (tài liệu thu hồi, tuyệt mật, tối mật, mật)

1.1.4.3.Mẫu con dấu cấp độ mật

- Mẫu con dấu “Mật”: hình chữ nhật, kích thước 20mm-8mm có đường viền xung

quanh, bên trong là chữ MẬT in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm

- Mẫu con dấu “Tối mật”: hình chữ nhật kích thước 30mm-8mm có đường viền

xung quanh, bên trong là chữ TỐI MẬT in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm

- Mẫu con dấu “Tuyệt mật”: hình chữ nhật kích thước 40mm-8mm có đường viền

xung quanh, bên trong là chữ TUYỆT MẬT in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm

- Mẫu con dấu thu hồi tài liệu bí mật nhà nước: hình chữ nhật kích thước 15mm có đường viền xung quanh, bên trong có hai hàng chữ, hàng trên là hàng chữ in

80mm-hoa nét đậm TÀI LIỆU THU HỒI, hàng dưới là chữ “Thời hạn và các dấu chấm cho

đến hết, chữ ở các hàng cách đều đường viền 2mm

- Mẫu con dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”: hình chữ nhật kích thước

100mm- 10mm có đường viền xung quanh bên trong là hàng chữ “Chỉ người có tên

mới được bóc bì” in thường nét đậm cách đều đường viền 2mm

1.1.4.4.Mẫu con dấu các độ khẩn

- KHẨN: 30mm-8mm

- THƯỢNG KHẨN: 40mm-8mm

- HOẢ TỐC và HOẢ TỐC HẸN GIỜ: 20mm-8mm Chữ in hoa, times new roman,cỡ chữ 13/14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn,mực đóng màu đỏ tươi

1.1.4.5.Bảo quản con dấu

- Dấu phải được bảo quản tại trụ sở doanh nghiệp và được quản lý chặt chẽ

- Dấu phải được bảo quản trong tủ sắt có khoá chắc chắn trong cũng như ngoài giờlàm việc

- Dấu chỉ giao cho một người chịu trách nhiệm giữ Khi đi vắng phải bàn giao chongười khác theo yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp

- Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu

- Dấu bị mòn, méo, hư hỏng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

- Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, sử dụng dấu để hoạt động phipháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật

- Khi bị mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báo cáocho cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm, thông báo hủy bỏ con dấu bịmất.

1.2 Công tác tổ chức và lưu trữ tài liệu

1.2.1 Khái niệm và nguyên tắc của công tác lưu trữ tài liệu

Khái niệm: Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoahọc những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu các thông tin quá khứ

- Nguyên tắc:

+ Tính khoa học: để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệulưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo những phươngpháp khoa học Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thựctiễn, ứng dụng những thành quả của khoa học, kỹ thuật vào hoàn cảnh thực tế của đấtnước

+ Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng những bí mật nhà nước, kẻ thù có thểdùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp khai thác những tài liệu này đểphục vụ cho mưu đồ phá hoại của chúng Vì vậy công tác lưu trữ phải luôn cảnh giác,giữ đúng nguyên tắc, nội dung để đảm bảo bí mật quốc gia Thực hiện nghiêm chỉnhpháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành

1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

1.2.2.1.Thu thập tài liệu

- Thu thập tài liệu là việc sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho các kho lưu trữcơ quan, lưu trữ Nhà nước ở trung ương và địa phương theo những nguyên tắc vàphương pháp thống nhất Công tác thu thập tài liệu lưu trữ bao gồm:

+ Thu thập những tài liệu lưu trữ cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ nhà nước theo chế độnộp lưu trữ của nhà nước

+ Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phòng lưu trữ đang bảoquản trong các lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ Nhà nước

- Tài liệu lưu trữ: là bản chính của những tài liệu có giá trị được hình thành trongquá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị- xã hội, tổchức kinh tế và cá nhân không kể thời gian sản sinh, chế độ xã hội, vật liệu và phươngpháp chế tác được lựa chọn để bảo quản, phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và côngtác thực tiễn.

- Các tài liệu được thu thập, bổ sung vào các lưu trữ cơ quan gồm:+ Các tài liệu văn thư hiện hành đã được giải quyết xong

+ Các tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức, cá nhân cán bộ+ Tiếp nhận tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ nộp vào lưu trữ

+ Sưu tầm, bổ sung những tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hay của lưutrữ Nhà nước

- Phông lưu trữ: là khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic và quan hệ lịch sửhình thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân được bảo quảntrong kho lưu trữ

+ Phông lưu trữ Quốc gia Việt nam là toàn bộ tài liệu của Chủ nghĩa xã hội ViệtNam không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản và kỹ thuật làm ranó Thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam: Đảng Cộng sản Việt Nam và Nhànước Việt Nam

+ Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ, hình thành trong quá trình hoạtđộng của một cơ quan được lựa chọn bảo quản trong một kho lưu trữ

+ Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hìnhthành trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ - Sắp xếp tài liệulưu trữ:

+ Theo bảng chữ cái anphabet+ Theo tên gọi

+ Theo chủ đề

1.2.2.2.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Khái niệm: Là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ nhưphân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn và sửdụng có hiệu quả

- Mục đích:

+ Lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, tiêu huỷ những tài liệu hết giá trị+ Khai thác hiệu quả các tài liệu lưu trữ