ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN NHÓM HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN L.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC  BÀI THẢO LUẬN NHĨM HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU Nhóm thực hiện: Nhóm Hi Mã lớp học phần: Giảng viên: Nguyễn Thị Tú Quyên HÀ NỘI, 2022 I Giới thiệu tổng quan Công ty cổ phần May Hai Công Ty CP May Hai đơn vị có 20 năm kinh nghiệm lĩnh vực may mặc quần áo, đồ dùng xuất Sản phẩm gồm: áo nữ, áo nam, áo sơ mi, áo jacket, quần dài, quần short, quần jean, quần áo đồng phục,… loại vật phẩm chăn, đệm, thảm,… - Tên quốc tế: MAY HAI JOINT STOCK COMPANY QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG - Tên viết tắt: MAY HAI - Địa chỉ: Số 216 Trần Thành Ngọ, Phường Trần Thành Ngọ, Quận Kiến An, Thành phố Hải Phòng - Ngày hoạt động: 14 – 03 – 2005 - Năng lực May Hai: + Diện tích nhà xưởng: xưởng (8.500 m2), xưởng (6.500 m2), xưởng (10.000 m2) + Năng suất: 7.8 triệu sản phẩm/năm + Nhân viên: 2.200 người + Hệ thống thiết bị đại, tiên tiến + Hệ thống quản lý sản xuất kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, TQM, Six Sigma + Thị trường xuất chính: Mỹ, EU, Canada, - Khách hàng tiêu biểu: SAKS, GAP, C & A, Jacques Britt, H & M, Seidensticker, Mars OPolo, Cubavera, Li & Fung, Dornbusch, - Ngành nghề kinh doanh: + Sản xuất thảm, chăn, đệm + May Mặc - Các Công Ty May Mặc + May Mặc - Quần áo Thời Trang + May Xuất Khẩu - Công Ty May Quần Áo Xuất Khẩu II Tổ chức quản lý, giải văn từ đối tác gửi đến Công ty cổ phần May Hai II.1 Tiếp nhận văn đến Cán văn thư giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến May Hai dù hay làm việc phải kiểm tra rõ ràng số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Khi đối tác May Hai gửi đến cho công ty văn việc hợp tác hai công ty việc sản xuất thảm, chăn, đệm; văn yêu cầu chất liệu, kiểu mẫu, chi phí … để sản xuất thảm, chăn, đệm Văn thư May Hai kiểm tra kỹ số lượng văn gửi đến có đầy đủ văn chưa, sau kiểm tra tình trạng bì thư có ngun vẹn hay bị rách để đối chiếu lại với đối tác có văn bên đối tác gửi khơng Sau kiểm tra kỹ nơi nhận xem có địa gửi đến cho cơng ty Số 216 Trần Thành Ngọ, Phường Trần Thành Ngọ, Quận Kiến An, Thành phố Hải Phòng văn bị gửi nhầm đến để có phương án giải nhanh chóng Đối với văn mật gửi đến, văn thư May Hai kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi thật kỹ để không xảy sai sót trước nhận ký nhận để hạn chế xảy tổn thất không đáng có cho QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG cơng ty Khi nhận văn gửi đến từ đối tác, văn thư May Hai nhận thấy văn gửi đến có đủ văn có văn bao bì bị rách, văn thư báo cho quản lý cơng tác văn thư để có phương án giải nhanh chóng, khơng chậm trễ gây ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác Khi văn gửi đến mà gặp vấn đề nghiêm trọng cần lập biên với người đưa văn Nếu văn gửi đến khơng có vấn đề tiếp tục phân loại sơ xử lý Đối tác May Hai chuyển phát cho May Hai văn số lượng thảm, chăn, đệm cần sản xuất yêu cầu thêm cho May Hai qua mạng văn Văn thư kiểm tra có đủ văn chưa, xem xét, kiểm tra kĩ số lượng trang văn xem có sai sót, trùng lặp trang để kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo cho cấp Nếu khơng có vấn đề xảy tiếp tục phân loại sơ xử lý II.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì Ngay nhận văn đến, Văn thư phịng hành tiến hành phân loại, bóc bì Thời gian giải quyết: ngày Các loại bì văn Văn thư khơng bóc gồm: - Các bì văn đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn mật) dấu “Chỉ người có tên bóc bì” - Các văn gửi đoàn thể doanh nghiệp - Các bì văn gửi đích danh người nhận chuyển trực tiếp cho người nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung công ty người nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký  Do văn mà Công ty May Hai nhận văn đối tác gồm văn gửi trực tiếp đến công ty May Hai văn qua mạng đối tác muốn hợp tác để sản xuất thảm, chăn, đệm công ty May Hai công việc chung công ty ghi người nhận giám đốc cơng ty nên thuộc loại khơng bóc bì giám đốc (thư ký giám đốc) có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký II.3 Đóng dấu “đến”, ghi sổ ngày đến văn đối tác đăng ký tập trung phòng Văn thư văn đóng dấu đến ghi sổ đến ngày đến Đối với văn đối tác mà Công ty nhận qua mạng in đóng dấu Dấu đến văn đối tác gửi đến đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng trống, sổ, kí hiệu - văn có ghi tên loại, trích nội dung - cơng văn QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG II.4 Đăng ký văn đến Tất văn gồm văn gửi trực tiếp đến công ty văn gửi qua mạng mà bên đối tác Công ty May Hai gửi đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến sở liệu văn đến máy tính cơng ty May Hai Do Cơng ty May Hai năm có 2000 văn đến nên văn mà bên đối tác gửi đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến quan tổ chức khác II.5 Trình văn đến Sau văn đến, giao cho trưởng phòng sản xuất xem xét đưa ý kiến, đạo giải quyết, trình phương án đến ban giám đốc cơng ty Vì vấn đề hợp tác sản xuất thảm, chăn đệm, nên địi hỏi q trình sản xuất kỹ lưỡng dự trù kinh phí phù hợp - Đối với văn đối tác gửi yêu cầu chất lượng (chất liệu, kiểu mẫu, chi phí): cần gửi cho phận sản xuất, phận thiết kế để có kế hoạch tìm nguồn chất liệu phù hợp thiết kế mẫu phù hợp Đối với chi phí mua bán nguyên vật liệu, thiết bị, chi phí thuê thêm nhân cơng gửi cho phận kế tốn duyệt dự trù kinh phí phù hợp - Đối với văn yêu cầu số lượng: phận sản xuất đảm bảo số lượng cho đơn đặt hàng, đảm bảo số lượng theo thời hạn đối tác đề ra, tránh chậm trễ, thiếu đơn hàng, làm giảm uy tín doanh nghiệp Trưởng phịng sản xuất chịu trách nhiệm chung, vào nội dung văn liên quan đến vấn đề hợp tác sản xuất thảm, chăn, đệm để giao cho phận phòng ban khác nhau: phận thu mua, phận sản xuất, … Bên cạnh với số vấn đề liên quan đến hợp đồng giấy tờ văn ký kết cần lấy ý kiến đạo từ ban giám đốc Đối với văn yêu cầu chất lượng, chi phí cần lấy ý kiến đạo từ ban giám đốc để đưa ngân sách phù hợp Sau có ý kiến phản hồi từ ban giám đốc, văn chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản, vào sở liệu văn đến II.6 Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo yêu cầu sau: + Nhanh chóng: văn cần chuyển giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc + Đúng đối tượng: văn phải chuyển giao cho người nhậm QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG + Chặt chẽ: chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn bản đến có đóng dấu “thượng khẩn” “hỏa tốc” cần ghi rõ thời gian chuyển Đối với Công ty May Hai, văn đến gửi cho trưởng phịng sản xuất sau trình lên lấy ý kiến đạo từ ban giám đốc trình vài giờ, trước gửi kiểm tra cách kỹ lưỡng, tránh sai sót để làm giảm tối thiểu hóa thời gian Điều thấy May Hai làm việc nguyên tắc đối tượng, chặt chẽ trình chuyển giao văn đến - Khi tiếp nhận văn đến, đăng ký vào sổ đăng ký cơng ty, trình ban giám đốc xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải Căn vào ý kiến ban giám đốc, văn đến chuyển cho phận giải - Do số lượng văn đến hàng năm công ty May Hai tiếp nhận 2000 văn bản, cơng ty định lập sổ chuyển giao văn đến II.7 Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn - Giải văn bản:  Khi nhận văn tới từ đối tác, doanh nghiệp có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn quy định cụ thể từ đối tác, vấn đề liên quan tới hợp tác công ty đơn vị đối tác vấn đề khơng giải chậm trễ  Khi trình ban giám đốc cho ý kiến đạo, giải quyết, trưởng phịng sản xuất cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất - Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến: Vì thời hạn giải văn vịng tuần, phận đôn đốc đốc thúc thời hạn giải - Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn bản: + Đối với trưởng phận giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc nhân viên giải văn theo thời hạn quy định + Căn vào quy định cụ thể doanh nghiệp, phận hành có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến để báo cáo cho người giao trách nhiệm - Về thời hạn giải văn bản: + văn yêu cầu chất lượng: phận sản xuất, thiết kế có thời hạn giải vòng ngày + văn yêu cầu số lượng: thời hạn giải ngày, trưởng phận sản xuất chịu trách nhiệm việc giải quyết, từ kịp thời báo tới nhân viên có kế hoạch làm việc đảm bảo thời hạn đơn hàng QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG III Tổ chức quản lý, giải văn định khen thưởng nhân viên xuất sắc quý năm 2022 đến cho nhân viên Công ty cổ phần May Hai III.1 Trình văn Văn định khen thưởng nhân viên xuất sắc quý năm 2022: khen thưởng cá nhân đạt thành tích vượt trội, có đóng góp to lớn cơng ty trưởng phịng ban soạn thảo trình lên tổng giám đốc ký duyệt Văn khen thưởng gửi lên tổng giám đốc tổng hợp thành Với văn danh sách khen thưởng phải kèm theo văn có liên quan Báo cáo thành tích cá nhân đó… gọi hồ sơ trình ký để người ký- tổng giám đốc thẩm tra lại nội dung văn cần thiết Khi trình văn người phụ trách văn phịng, phịng hành chun viên nhân sự, phận chuyên môn thực văn định phải thông qua phận hành nhân cơng ty để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra quản lý III.2 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực công việc để phát hành văn việc thông báo thay đổi nội quy cho nhân viên, cán văn thư may Hai kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Cán văn thư May Hai phát văn có sai sót tên, tuổi nhân viên khen thưởng cán văn thư gửi lại cho phòng ban để phòng ban sửa gửi lại III.3 Đóng dấu văn Văn định khen thưởng nhân viên xuất sắc quý năm 2022 có trường chữ ký giám đốc phòng ban người ủy quyền giám đốc Tổng giám đốc cơng ty đóng dấu trùm lên ¼ đến ⅓ chữ ký phía bên trái Các văn kèm theo Báo cáo thành tích cá nhân đó…do giám đốc phịng ban ký đóng dấu lên đầu trang, trùm lên phần tên cơng ty Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn trùm lên phần tờ cịn lại Dấu đóng vào văn công ty may Hai ghi rõ ràng tên công ty, địa chỉ, sđt liên hệ mực dấu theo quy định Nhà nước III.4 Đăng ký văn Tất công văn, giấy tờ Công ty cổ phần May Hai gửi gửi nội doanh nghiệp thiết phải qua phận văn thư để đăng ký làm thủ tục gửi QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Tất văn phải vào sổ lấy số phịng văn thư cơng ty Mỗi văn đăng ký sổ đăng kí lần, văn chuyển chuyển lại thích thêm cột mục “Chú giải” lập sổ chuyển giao theo công văn riêng Các văn sổ “Văn đi” đăng ký theo năm một, đánh số liên tục từ số 1/01 đến 31/12 năm Mỗi văn cần phải ghi đầy đủ thông tin theo mục bắt buộc, trích yếu văn ngắn gọn rõ để dễ nhận biết nội dung văn bản, khơng máy móc chép lại trích yếu văn bản, nơi nhận, nơi gửi (không đọc viết tắt); với văn “mật”, “Tuyệt mật” ghi trích yếu người có thẩm quyền đồng ý; ghi số, ký hiệu ngày tháng vào văn (ngày tháng văn ngày đăng kí, nhận cơng văn) Ví dụ văn Sổ đăng kí văn tháng Cơng ty Cổ phần May Hai: Ngày Số ký Tên loại trích Người tháng hiệu ĐV Số lượ văn người ng lưu yếu nội dung Nơi nhận ký 2/7/202 18/QĐ- Quyết định khen Tổng thưởng nhân giám đốc sự, TGĐ- CTCPMH viên xuất sắc quý năm Phòng Nhân Phòng 02 Phòng văn Ghi Khen thưởng Tài kế thư trực tốn tiếp 2022: khen thưởng cá nhân đạt thành tích vượt trội, có đóng góp to lớn cơng ty 6/7/200 22 5/TB-TT Thông báo nghỉ Tổng du lịch công ty giám đốc Cơng ty cổ năm 2022: lịch Cơng đồn phần May Phòng 10 Phòng văn Nhân thư chịu QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG trình tổ chức du Hai, Tất trách lịch nghỉ mát phòng nhiệm cho cán quản ban hướng lý công ty dẫn May Hai thực 16/7/20 311/NQ- Báo cáo Tài Tổng Cục thuế Phịng 02 22 ĐHĐCĐ2 công ty giám đốc thành phố văn 022 tháng đầu năm : Hải Phòng thư báo cáo thu chi, Công báo cáo vốn, ty cổ tài sản, lợi phần nhuận, May khoản nợ Hai tháng đầu năm Trường hợp khác, văn mật chẳng hạn văn liên quan đến bí mật kinh doanh công ty hay thông tin cần bảo mật cá nhân, doanh nghiệp khác có thêm cột “Mức độ mật” có sổ theo dõi, quản lý riêng Những tài liệu mật quản lý có chế độ bảo mật theo quy định Nhà nước quy định May Hai trực tiếp đề III.5 Chuyển giao văn Sau hồn tất đăng kí, phịng văn thư làm thủ tục gửi văn thư Quy trình chuyển giao văn May Hai sau:  Lựa chọn bì: Bì thư Cơng ty cổ phần May Hai in sẵn theo mẫu quy định, có logo tên cơng ty in bật Vì loại văn không cần độ bảo mật cao nên bì thư nhỏ gọn, đơn giản, kích thước phong bì A4 25x34cm - nắp 3,5cm, chất liệu bìa khơng nhìn thấu qua được, khó thấm nước QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG  Trình bày bì viết bì: Viết rõ, đẹp nơi nhận văn bản, đảm bảo đầy đủ thơng tin (tên phịng ban, cá nhân nhận văn bản, số điện thoại (nếu có))  Vào bì dán bì: Khi để văn vào bì cần ý để thẳng giấy Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì dán kín, khơng bị nhăn; khơng để hồ dán dính vào văn  Chuyển phát văn đi: Tất văn cơng ty May Hai phải phịng văn thư hồn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Trường hợp có phịng ban không nhận văn bản, phải kịp thời báo cáo cho phòng văn thư để xem xét, giải III.6 Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu Về xếp: Trong trình hoạt động Cơng ty cổ phần May Hai, phịng văn thư – lưu trữ công ty lưu trữ nhiều tài liệu Tài liệu lưu trữ chia thành nhóm bao gồm: Nhóm 1: Tài liệu Chính phủ Nhóm 2: Tài liệu cấp Bộ Nhóm 3: Tài liệu Cơng ty cổ phần May Hai Nhóm 4: Tài liệu lưu hành đơn vị trực thuộc Văn Quyết định khen thưởng nhân viên xuất sắc quý năm 2022 xếp vào nhóm 3: Tài liệu Cơng ty cổ phần May Hai lưu trữ năm Về chế độ bảo quản tài liệu: Văn Quyết định khen thưởng nhân viên xuất sắc quý năm 2022 bảo quản tủ lưu trữ tài liệu phòng văn thư Tủ tài liệu đặt điều kiện khơ ráo, thống, khơng ẩm ướt, đề phòng mối, chuột… IV Tổ chức lưu trữ bổ sung tài liệu nhân viên đến tuổi nghỉ hưu năm 2022 Công ty cổ phần May Hai IV.1 Thu thập tài liệu  Thu thập bổ sung tài liệu hồ sơ nhân viên đến tuổi nghỉ hưu  Nguồn thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ gồm: Nguồn thu thập, bổ sung từ phòng, ban, cá nhân  Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhân viên đến tuổi nghỉ hưu bao gồm: - Sưu tầm, bổ sung thông tin tài liệu nhân viên công ty: tuổi, thời gian làm việc gắn bó với cơng ty, QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG - Bổ sung thơng tin tài liệu nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, - Phân chia tài liệu khoa học để công tác xác định, thu thập tài liệu diễn dễ hơn: + Phân chia thành nhóm lao động nam lao động nữ Trong cột lao động nam lao động nữ có nội dung sau: Năm sinh Năm đủ tuổi nghỉ hưu Tuổi nghỉ hưu  Tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ lại thơng tin cơng, nhân viên q trình hoạt động họ cơng ty May Hai  Các tài liệu bổ sung trình lưu trữ quan bao gồm: Các luật quy định tuổi nghỉ hưu ban hành, thay đổi luật Hồ sơ nhân viên nghỉ hưu để lại công ty Tiếp nhận thông tin cá nhân công, nhân viên nộp vào lưu trữ Sưu tầm, bổ sung thêm thông tin, tài liệu cần thiết theo yêu cầu công ty May Hai  Sắp xếp tài liệu lưu trữ: Theo bảng chữ Alphabet Theo tên gọi Theo chủ đề IV.2 Chỉnh lý tài liệu Thông qua chỉnh lý tài liệu để phân loại, lập hồ sơ tài liệu lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu tạo điều kiện thực khâu công tác lưu trữ, tạo điều kiện khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ - Tổ chức trình chỉnh lý tài liệu chia làm giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý: + Chuẩn bị chỉnh lý Khảo sát tài liệu  Khảo sát tài liệu nhằm nắm tình hình thực tế tài liệu số lượng, thành phần tình trạng tuổi nhân viên, nội dung tuổi nghỉ hưu nhà nước chuẩn bị tài liệu để chuẩn bị chỉnh lý, làm sở cho việc cán lập kế hoạch chỉnh lý biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm tài liệu phát thiếu sau khảo sát để bổ sung nhằm hồn chỉnh phơng lưu trữ Trình tự tiến hành: 10 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước 1: Cán nghiên cứu hồ sơ nhân viên, tài liệu kê khai thông tin từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm thông tin ban đầu công, nhân viên Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu Vì có nhiều người tham gia nên phân công người khảo sát phần Bước 3: Tập hợp thông tin viết báo cáo kết khảo sát Bổ sung tài liệu  Trong trình khảo sát, thấy thành phần tài liệu đầy đủ khơng cần tiến hành bổ sung Lập kế hoạch biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý  Cán lập kế hoạch chỉnh lý cần nêu rõ: số lượng cán tham gia chỉnh lý, thời gian tiến hành chỉnh lý mức độ đạt khoảng thời gian định  Vì số lượng cán nhân viên tham gia chỉnh lý thường lớn nhiều nên biên soạn trước văn hướng dẫn chung trình chỉnh lý để đảm bảo thống việc thực kế hoạch nghiệp vụ chỉnh lý  Vì nhân viên tham gia chỉnh lý giao nhiệm vụ phân loại hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm Vì vậy, để việc phân loại tiến hành theo phương án phân loại đưa cần có văn hướng dẫn cụ thể cho việc phân loại lập hồ sơ + Tiến hành chỉnh lý Phân loại tài liệu Căn vào hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ mà cán trưởng nhóm chỉnh lý lập, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo trình tự sau:  Bước 1: Phân chia tài liệu thành nhóm theo giới tính gồm lao động nam lao động nữ;  Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm nam nữ thành nhóm nhỏ theo năm đủ tuổi nghỉ hưu công, nhân viên  Bước 3: Phân chia tài liệu tài liệu nhỏ như: xếp vào nhóm lao động nhiều thời gian làm việc, lao động cịn thời gian Từ giúp cơng tác chuẩn bị thủ tục giấy tờ cho công nhân viên đến tuổi nghỉ hưu chuẩn bị đầy đủ, chu đáo; cơng tác rà sốt nhân viên nhanh chóng Khơi phục hồ sơ chỉnh sửa, hồn thiện hồ sơ  Đối với phơng tài liệu chưa lập hồ sơ, chỉnh lý cán tiến hành lập hồ sơ 11 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Trong phạm vi nhóm nhỏ, vào hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu, độ dày lớn không cho vừa hộp, cặp cần chia nhỏ thành đơn vị bảo quản cách hợp lý  Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ tài liệu lập hồ sơ sơ Căn vào hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, nhân viên tiến hành kiểm tra tồn hồ sơ phơng; chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu Trong trình chỉnh sửa hồ sơ loại bớt tài liệu trùng thừa hết giá trị hồ sơ, sau lập danh mục để vào phần cuối hồ sơ loại huỷ sau có kiểm tra lại hồ sơ lần cuối Có thể q trình kiểm tra hồn chỉnh hồ sơ cần tiến hành tìm kiếm bổ sung tài liệu cho hồ sơ hoàn chỉnh Biên mục phiếu tin Phiếu tin phiếu mô tả hồ sơ hay biểu ghi tổng hợp thông tin hồ sơ hay đơn vị bảo quản Phiếu tin sử dụng để nhập sở liệu vào máy tính phục vụ cơng tác quản lý tra tìm tài liệu Cán lập phiếu tin cần có thơng tin: Tên mã kho lưu trữ; Tên số phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; giải; thời gian tài liệu; thời hạn bảo quản; chế độ sử dụng; tình trạng vật lý tài liệu hồ sơ; ngơn ngữ tài liệu; bút tích (nếu có) Hệ thống hóa hồ sơ Tiến hành hệ thống hóa tài liệu phiếu tin  Bước 1: Sắp xếp phiếu tin phạm vi nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phông theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin  Bước 2: Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo thứ tự tạm thời phiếu tin Biên mục hồ sơ Sau hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại cần tiến hành biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ gồm hai cơng đoạn biên mục bên biên mục bên  Biên mục bên trong: 12 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Đánh số tờ: Cán dùng máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ đến tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số Ả Rập góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh trùng với số từ trước thêm vào chức la tinh viết thường theo thứ tự abc phía sau Đánh số tờ cơng việc khơng khó song u cầu người làm cần phải có tính cẩn thận, chu đáo Viết mục lục văn bản: Cán ghi nội dung thông tin văn có hồ sơ lên tờ mục lục in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ Viết chứng từ kết thúc: Cán ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn đặc điểm tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ Việc viết chứng từ kết thúc thực sau thực công đoạn nên người viết chứng từ kết thúc phải có cách nhìn khái qt biết tóm tắt thơng tin cần thiết để thể lên chứng từ kết thúc cách xác  Biên mục bên ngồi: Viết bìa hồ sơ cần lưu ý, chỉnh lý tài liệu, cần chọn người chữ đẹp, cẩn thận để viết bìa hồ sơ, thống cách viết tên kho, tên phông theo chữ viết hoa hay chữ viết thường tồn hồ sơ phơng Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi làm phẳng tài liệu) Tài liệu bảo quản kho lâu bị dính bụi điều thường thấy, ngồi cịn lý khác gây hư hỏng tài liệu ghim kẹp bị han gỉ, tài liệu bị quăn, trình chỉnh lý tài liệu, cán cần thực vệ sinh tài liệu lần Thống kê, kiểm tra tài liệu làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Thống kê tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm Việc thống kê tài liệu hết giá trị cần làm xác cẩn thận, đặc biệt cần thuyết minh cho lý loại huỷ, tránh trường hợp sơ xuất Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải Hội đồng xác định giá trị tài liệu công ty kiểm tra Qua kiểm tra thẩm tra, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải lập thành hồ sơ xếp vào vị trí phù hợp bổ sung vào hồ sơ 13 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG tương ứng phơng; tài liệu hết giá trị phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ tổ chức tiêu huỷ theo quy định pháp luật 10.Đánh số thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp xếp tài liệu lên giá, tủ 11 Đánh số thức Số thức nhân viên đánh chữ số Ả Rập cho toàn hồ sơ phông, khối tài liệu đưa chỉnh lý lên phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng IV.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Thông qua việc đánh giá tài liệu, cán lưu trữ loại tài liệu thực khơng cịn giá trị phương diện: trùng, thừa photo không dấu, thông tin công nhân viên nghỉ việc chừng khơng lí do, lỗi hồ sơ, để giữ gìn tài liệu có giá trị tạo điều kiện sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ đồng thời loại bỏ tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản - Căn vào ý nghĩa, nội dung tài liệu, ý kiến đạo Ban giám đốc May Hai công ty để cán lưu trữ xác định thời gian cần thiết cho việc bảo quản, lưu trữ tài liệu việc hủy bỏ tài liệu hết giá trị Những tài liệu mà Công ty bảo quản vĩnh viễn lâu dài tài liệu Công ty May Hai, thị, Nghị Nhà nước luật quy định nghỉ hưu, lương hưu cho công, nhân viên, báo cáo công tác hoạt động… bảo quản vĩnh viễn - Những tài liệu công tác tổ chức công ty, công tác khen thưởng, thông tin công nhân viên… bảo quản lâu dài Tùy thuộc vào nội dung cụ thể tài liệu lưu trữ quy định thời gian bảo quản tài liệu năm, 10 năm, 15 năm, lâu dài hay vĩnh viễn - Các tài liệu dự định tiêu hủy, cán lưu trữ lập biên riêng, ghi rõ: thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho đơn vị, phịng ban có tài liệu đưa tiêu hủy số lượng văn mà đơn vị bảo quản IV.4 Bảo quản an toàn tài liệu  Trang thiết bị Để phòng ngừa chống yếu tố tự nhiên phá hoại giúp tài liệu lưu trữ không bị hư hỏng, công ty trang bị hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu giúp tránh tác nhân môi trường +) Giá Giá để tài liệu đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản vật liệu Cơng ty sử dụng giá kim loại để tránh tác động 14 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG trùng ẩm mốc Giá thiết kế hai mặt (giá đơi), tháo lắp để tuỳ theo diện tích mà lắp ráp 2, 3, khung, thiết kế nên thiết kế chân cao Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện Giá có khoang kim loại, chứa 5m tài liệu Các kho lưu trữ giá di động +) Tủ Trong cơng tác bảo quản kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ đựng can, đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp Tủ đựng hồ sơ thích hợp với việc bảo quản tài liệu phịng làm việc hành, tủ kim loại hay gỗ Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt dùng tủ sắt Các vật liệu làm tủ giống vật liệu làm giá +) Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu Ngồi phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu, hồ sơ để cặp hộp đựng tài liệu Phương tiện giúp cho việc tránh bụi, tác động ánh sáng chiếu vào Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002  Kỹ thuật bảo quản - Cơng ty phịng chống ẩm tài liệu kho lưu trữ biện pháp: Thơng gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; dùng máy hút ẩm; sấy tài liệu - Phòng chống diệt nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho tình trạng khơ, sạch, khử trùng, xơng khí, thường xuyên vệ sinh kho tàng thiết bị, đảm bảo mơi trường kho theo tiêu chuẩn khơng khí, nhiệt độ, ẩm độ,… - Phịng chống cháy: Cơng ty xây dựng thường xuyên kiểm tra hệ thống điện đảm bảo an toàn điện kho, trang bị hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định  Phục chế tài liệu lưu trữ Tùy theo loại hình tài liệu lưu trữ khác mức độ hư hỏng tài liệu lưu trữ mà cơng ty áp dụng hình thức sử dụng tu bổ tài liệu như: Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy… IV.5 Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ  Chế độ thống kê tài liệu lưu trữ 15 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG - Cơng ty tổ chức thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ theo năm, quý, tháng chia thành loại tài liệu khác như: Tài liệu lưu trữ hành chính, Tài liệu chun mơn Việc chia rõ ràng loại theo tiêu chí giúp công ty May Hai dễ dàng nắm bắt sử dụng tài liệu cách hiệu dễ dàng - Các công cụ tra cứu tài liệu thống kê công ty May Hai áp dụng là: thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, cơng cụ tra cứu máy vi tính băng, đĩa từ, hệ thống phần mềm lưu trữ công ty, Việc sử dụng công cụ giúp tối ưu thời gian giúp việc lưu trữ trở nên khoa học - Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: Công ty thực việc thống kê theo lượt sử dụng công nhân viên để nắm bắt thực tế tài liệu phông lưu trữ, đối chiếu với số liệu ghi sổ sách thống kê; phát tài liệu bị hư hỏng mặt vật lý: bị mờ không đọc được, bị ẩm mốc…  Chế độ kiểm tra tài liệu lưu trữ - Công ty tổ chức kiểm tra định kỳ theo thời kỳ theo quý, theo năm tiến kiểm tra lần - Ngoài công ty May Hai tiến hành kiểm tra đột xuất trường hợp: +) Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá; +) Tình nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khóa; Phát tài liệu bị hư hỏng điều kiện bảo quản không tốt; Sau lần di chuyển tài liệu người phụ trách tài liệu thay đổi, tài liệu bị mát, xáo trộn nhiều IV.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Việc sử dụng tài liệu lưu trữ phòng, kho lưu trữ, hệ thống phần mềm công ty May Hai nhằm đảm bảo cung cấp cho cán công nhân viên đối tác thơng tin cần thiết phục vụ cho mục đích tìm kiếm, cập nhật tiếp thu, học tập tri thức tài liệu lưu trữ Các hình thức công ty May Hai áp dụng việc sử dụng tài liệu sau: - Công ty tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc chuyên biệt thư viên giúp cán công nhân viên có khơng gian đảm bảo cho việc sử dụng tài liệu - Cung cấp tài khoản để truy cập vào phần mềm hệ thống tài liệu điện tử công ty giúp dễ dàng sử dụng cách tiện lợi linh hoạt - Triển lãm tài liệu lưu trữ thường niên theo năm tổ chức trực tiếp công ty 16 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG - Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ thực cần thiết phổ biến tồn thể tài liệu cơng ty V Đánh giá công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu Công ty cổ phần May Hai V.1 Ưu điểm - Về mặt hình thức cơng tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu Công ty cổ phần May Hai - Chuyển giao văn nhanh chóng - Cơng tác lọc văn chuẩn chỉnh kỹ V.2 Nhược điểm - Sắp xếp văn chưa thực khoa học - Công tác thu thập liệu chưa nhanh gọn - Công tác kiểm tra, thống kê chưa trọng truyền thống nhiều thời gian 17 ... PHỊNG - Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ thực cần thiết phổ biến toàn thể tài liệu công ty V Đánh giá công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu Công ty cổ phần May Hai... Những tài liệu công tác tổ chức công ty, công tác khen thưởng, thông tin công nhân viên… bảo quản lâu dài Tùy thuộc vào nội dung cụ thể tài liệu lưu trữ quy định thời gian bảo quản tài liệu năm,... di chuyển tài liệu người phụ trách tài liệu thay đổi, tài liệu bị mát, xáo trộn nhiều IV.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Việc sử dụng tài liệu lưu trữ phòng, kho lưu trữ, hệ thống