(Tiểu luận) liên hệ thực tiễn chuyến công táctham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệmquốc khánh việt nam tại nga của tập đoàn th

Các công việc cần làm trong chuyến đi công tácTrong chuyến đi công tác để tham dự triển lãm tại Nga, đã có sự góp mặt củaTổng giám đốc tập đoàn TH, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn TH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

- -

-BÁO CÁO THẢO LUẬN HỌC PHẦN

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CHUYẾN CÔNG TÁC THAM GIA TRIỂN LÃM HÀNG HÓA NHÂN KỶ NIỆM QUỐC KHÁNH VIỆT NAM TẠI NGA CỦA TẬP ĐOÀN TH

Mã lớp học phần : 231HRMG0611_01

Giảng viên : Th.s Ngô Thị Mai

Hà Nội, tháng 9 năm 2023

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

1 Hồ Thị Cẩm Na

3 Phạm Thị Phương Ngân 21D210237 1.2+2.1.2+2.1.3

4 Nguyễn Thị Thúy Ngân 21D210184 2.1.4.1+2.1.4.5+2.1.4.6

8 Lê Thị Yến Nhi

MỤC LỤC

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ 1

MỞ ĐẦU 3

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN TH 4

1.1 Lịch sử hình thành và mục tiêu hoạt động 4

1.2 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty 4

II LIÊN HỆ THỰC TIỄN 8

2.1 Nội dung kế hoạch chuyến công tác 8

2.1.1 Xác định mục đích, phạm vi chuyến đi công tác 8

2.1.2 Thành phần tham gia chuyến công tác 8

2.1.3 Thời gian - địa điểm 8

2.1.4 Chuẩn bị trước khi đi công tác 8

2.2 Các công việc cần làm trong chuyến đi công tác 11

2.3 Các công việc văn phòng cần làm sau chuyến công tác 13

2.4 Đánh giá 14

2.4.1 Ưu điểm 14

2.4.2 Nhược điểm 15

2.4.3 Nguyên nhân 15

2.5 Giải pháp nâng cao hiệu quả chuyến đi công tác 16

2.5.1 Đối với Trưởng phòng và các cấp quản lý 17

2.5.2 Đối với nhân viên nhân viên Phòng Hành chính - Nhân sự: 18

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế giàu tính cạnh tranh như hiện tại thì vai trò của những chuyến đi công tác là hết sức quan trọng Đó có thể là điều kiện quan trọng cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, kí kết hợp đồng giữa các đối tác hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc của công ty, doanh nghiệp Vì vậy, việc tổ chức một chuyến đi công tác như thế nào cho chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Đây cũng chính là lý do mà nhóm 6 đã chọn đề tài “Liên hệ thực tiễn chuyến công tác tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam tại Nga của Tập đoàn TH” để làm rõ vấn đề này

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CHUYẾN CÔNG TÁC THAM GIA TRIỂN LÃM HÀNG HÓA NHÂN KỶ NIỆM QUỐC KHÁNH VIỆT NAM TẠI NGA CỦA

TẬP ĐOÀN TH

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN TH

1.1 Lịch sử hình thành và mục tiêu hoạt động

1.1.1 Lịch sử hình thành

Tập đoàn TH được thành lập với sự tư vấn tài chính của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bắc Á, khởi dựng Tập đoàn từ năm 2008 đi theo mô hình kinh tế tuần hoàn, ứng dụng công nghệ cao Và chủ tịch Hội Đồng quản Trị là Doanh nhân Thái Hương Bên cạnh việc kinh doanh các dịch vụ tài chính và các hoạt động mang tính an sinh xã hội, Ngân hàng TMCP Bắc Á đặc biệt chú trọng đầu tư vào

ngành chế biến sữa và thực phẩm Từ xuất phát điểm đó, Tập đoàn TH đang từngbước phát triển để trở thành nhà sản xuất hàng đầu Việt Nam cung cấp các sảnphẩm thực phẩm sạch có nguồn gốc từ thiên nhiên, trong đó có sữa tươi, rau củquả sạch,… đạt chất lượng quốc tế.

1.1.2 Mục tiêu

Đứng đầu thị trường Việt Nam về thực phẩm sạch

Xây dựng thương hiệu thực phẩm được biết đến không chỉ trong nước màtrên thế giới

Các yếu tố chủ chốt:

Công nghệ sản xuất hiện đại

Đầu tư dài hạn cho cơ sở hạ tầng và công nghệ

Khách hàng: Người tiêu dùng Việt Nam-có nhu cầu về thực phẩm sạch, tươingon và bổ dưỡng

Ngành nghề: Thực phẩm tươi sạch

1.2 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Ban lãnh đạo tập đoàn TH: là tập hợp những trái tim và khối óc cùng chung

mộtniềm tin, một khao khát và một bầu nhiệt huyết TH là một đội ngũ đẳng cấpgồm các nhà lãnh đạo trong nước với kiến thức sâu rộng về thị trường nội địa vàchuyên gia nước ngoài am hiểu về những công nghệ tiên tiến

Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty Ban kiểm soát: Thực hiện giám sát Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc trong

việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội Cổ đông trongviệc thực hiện các nhiệm vụ được giao

Hội đồng Quản trị: Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý của Công ty, có

toànquyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ củaCông ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng

- Xây dựng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng

b Phó Tổng giám đốc Thương mại

- Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu:

Xây dựng và hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Thiết kế chương trình hậu mãi và bảo hành sản phẩm cho công ty

Tích cực tham gia tài trợ cho các hoạt động xã hội để quảng bá hình ảnhthương hiệu

Đăng ký tham gia các chương trình liên quan đến chất lượng sản phẩm như:True Happy,…

- Nghiên cứu, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường:

Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin về giá cả, sản phẩm của đốithủ cạnh tranh

Phân tích, đánh giá thông tin thu thập được, từ đó đưa ra quyết định cải tiếnsản phẩm hiện có được phát triển sản phẩm hoàn toàn mới

Đề xuất ý tưởng cho sản phẩm mới, định hướng thiết kế sản phẩm, nhãnhiệu, bao bì sản phẩm

- Xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing

Điều hành và triển khai chiến lược Marketing

Theo dõi, giám sát quá trình thực hiện, kịp thời điều chỉnh và đánh giá, báocáo kết quả chiến lược Marketing

- Tham mưu cho ban điều hành về chiến lược Marketing, sản phẩm và kháchhàng

- Thiết lập các mối quan hệ với truyền thông

c Phó Tổng giám đốc tài chính và Phó Tổng giám đốc nhân sự

Điều hành công việc của nhân viên thuộc quyền quản lý của bộ phậnLập kế hoạch hoạt động, phân công, giao việc cho nhân viên bộ phận

Có kế hoạch kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc của nhân viênXem xét, đánh giá ra quyết định khen thưởng, kỷ luật xét tăng lương, thăngchức theo đúng quy định của công ty

Thực hiện việc điều động, thuyên chuyển nhân sự trong phạm vi bộ phận vàchiến lược Marketing

1.2.2 Tình hình hoạt động

Tập đoàn TH là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực nôngnghiệp, vận hành các Dự án chăn nuôi bò sữa, chế biến sữa; trồng rau quả, dượcliệu, thực phẩm

Lĩnh vực kinh doanh nổi bật của tập đoàn TH là Dự án “Chăn nuôi bò sữa vàchế biến sữa tập trung quy mô công nghiệp công nghệ cao”, sản xuất dòng sữatươi sạch mang thương hiệu TH true MILK Dự án được triển khai từ năm 2009hiện đang được mở rộng ra nhiều tỉnh thành; sản phẩm TH đã xuất khẩu sangTrung Quốc và các nước Đông Nam Á

Với mong muốn tột độ mang đến những giá trị vẹn nguyên từ thiên nhiên tớitận tay người tiêu dùng, Tập đoàn TH đã đầu tư và phát triển một kênh bán hàngđạt chuẩn quốc tế để giới thiệu các sản phẩm của Tập đoàn TH, đó là chuỗi cửahàng thực phẩm tươi sạch TH true mart TH true mart là chuỗi cửa hàng bán lẻchuyên cung cấp các sản phẩm thực phẩm sạch, an toàn, tươi ngon và bổ dưỡngnhất, có nguồn gốc từ thiên nhiên, được sản xuất từ Trang trại TH như sữa tươisạch TH true MILK, rau-củ-quả tươi

Là một tập đoàn lớn, TH có rất nhiều đối tác và khách hàng đồng nghĩa vớiviệc tần suất công tác rất lớn Với tầm quan trọng của việc tổ chức chuyến côngtác như mở rộng mạng lưới, xây dựng quan hệ, TH cố gắng luôn chỉn chu trongtừng khâu chuẩn bị để đạt hiệu quả tốt nhất cho từng chuyến công tác

II LIÊN HỆ THỰC TIỄN

2.1 Nội dung kế hoạch chuyến công tác

2.1.1 Xác định mục đích, phạm vi chuyến đi công tác

-hành chín… 88% (8)

68

Luận án tiến sĩ văn học Lập luận trong…Quản trị

hành chín… 100% (1)

168

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨ…Quản trị

hành chín… 100% (1)

10

TIÊU CHUẨN CHỨC DANH THƯ KÝ Tron…Quản trị

hành chín… 100% (1)

5

công tác tiếp kháchQuản trị hành

chính văn… None

29

Mục đích: Tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam;

Quảng cáo doanh nghiê ’p, sản phẩm của Viê ’t Nam ra thị trường nước ngoài mô ’tcách rô ’ng rãi, sản phẩm gây ấn tượng được với các khách hàng tại triển lãm hànghóa, khách tham quan triển lãm hào hứng nghe giới thiệu về các sản phẩm TH,giới thiê ’u thêm được các dòng sản phẩm mới tới khách hàng

tại Nga,

Phạm vi: Liên bang Nga

2.1.2 Thành phần tham gia chuyến công tác

Trưởn

g đoàn Ông Hoàng Công Trang Tổng giám đốc Tập đoàn TH

Ông Ngô Minh Hải Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn

1 người Phiên dịch viên

2 người Nhân viên quan hệ công chúng

Quyết định cử đi công tác: Ra quyết định về việc cử nhân viên đi công tác

nước ngoài: tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam tạiNga

Đăng ký tham gia: Tập đoàn TH cần liên hệ với tổ chức tổ chức triển lãm hoặc

ban tổ chức để đăng ký tham gia sự kiện này Thông qua quá trình đăng ký, tậpđoàn TH có thể cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ và mục tiêu tham giatriển lãm

Chuẩn bị giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm.

4 Đề cương ôn tập Quản trị HCVP 2020Quản trị hành

chính văn… None

12

Xin Visa và hồ sơ xin nhập cảnh Đối với việc đi công tác tại Nga, tập đoàn:

TH cần xin visa vào nước này Việc xin visa và hồ sơ nhập cảnh gồm các giấy tờnhư hộ chiếu, hồ sơ công ty, giấy mời từ tổ chức chủ trì triển lãm và các tài liệukhác liên quan Cần chuẩn bị và nộp đầy đủ thông tin và hồ sơ cần thiết để xinVisa và giấy phép nhập cảnh trước khi đi Nếu cần có thể liên hệ với đại sứ quánhoặc lãnh sự quán của quốc gia đích để biết thêm chi tiết

Cập nhật và mua bảo hiểm công tác và bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ sức khỏe

và an toàn cho nhân viên đi công tác, mang lại sự an tâm cho họ và đảm bảo sựbảo vệ và an toàn cho các sản phẩm khi tham gia triển lãm

Thủ tục hải quan và thuế Tập đoàn TH cần nắm rõ quy định và thủ tục hải:

quan và thuế liên quan đến việc triển lãm hàng hóa tại Nga Điều này bao gồmthông qua kiểm tra hải quan, xử lý các giấy tờ và đăng ký tại các cơ quan chứcnăng để tuân thủ quy định của pháp luật

2.1.4.2 Chuẩn bị phương tiện đi lại

Phương tiện đi lại:

Di chuyển từ công ty ra sân bay bằng xe ô tô

Di chuyển từ thủ đô Hà Nội đến TP Moskva (Nga) bằng máy bay VietNamAirlines

Công tác di chuyển từ sân bay về khách sạn do chi nhánh công ty tại Nga phụtrách Từ khách sạn tới nơi tổ chức triển lãm: 2 ô tô

2.1.4.3 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc

Nơi nghỉ ngơi:

Đoàn sẽ nghỉ tại khách sạn cách sân bay 2,9km và cách nơi tổ chức cuộc triểnlãm khách sạn Radisson Slavyanskaya 1,3km

Ăn uống

Bữa sáng tại khách sạn ( bao gồm trong dịch vụ phòng )

Bữa trưa: Đặt tại khách sạn

Bữa tối: Ăn tại nhà hàng Sabor de la Vida Restaurant

Địa chỉ điểm đến

Thời gian công việc

Nội dung công việc

Ghi chú

31/8/2022 Sân bay 8h15 Sân bay 19h20 Tverskoy, Nghỉ ngơi

Nội Bài (múi giờ

Việt

Nam)

quốc tế Sheremetyev

o

(theo múi giờ Việt Nam)

7h30 (múi giờ Nga)

Moskva Bolshaya Pirogovsk aya, 13

3 tiếng Đến 10h30

Thăm hỏi, cảm ơn , và tặng quà các vị quan chức cấp cao

Chuẩn

bị xe, quà tặng

11h 30

Tverskoy, Moskva

2 tiếng Đến 1h30

Tham gia buổi triển lãm

Thăm hỏi , gặp

gỡ các đối tác tiềm năng giới thiệu sp đến bạn

bè quốc tế 2/9/2022 Khách

3h Việt Nam 16

tiếng

Về nước

2.1.4.5 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn

- Chuẩn bị các bài thuyết trình, tài liệu quảng cáo, video giới thiệu sản phẩm

để trình bày và quảng bá sản phẩm sữa của doanh nghiệp trong triển lãm Đảm bảo

rằng các tài liệu này được thiết kế chuyên nghiệp, thể hiện một cách rõ ràng giá trị

và ưu điểm cạnh tranh của sản phẩm Các tài liệu này nên được dịch sang ngônngữ địa phương và có thể chuẩn bị file điện tử để phục vụ cho việc giới thiệu vàphân phối

- Hỗ trợ phòng kinh doanh in ấn banner, áp phích, brochure, catalog giới thiệu

về công ty, về sản phẩm để trưng bày tại triển lãm Cân nhắc chọn các vật phẩmtrang trí gian hàng như backdrop, banner, standee để thu hút sự chú ý của kháchtham quan triển lãm

2.2 Các công việc cần làm trong chuyến đi công tác

Trong chuyến đi công tác để tham dự triển lãm tại Nga, đã có sự góp mặt củaTổng giám đốc tập đoàn TH, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn TH, thư ký,phiên dịch viên, nhân viên quan hệ công chúng và nhân viên hỗ trợ, với nhiều vaitrò và nhiệm vụ khác nhau nhằm phục vụ cho nhiều mục đích của chuyến đi côngtác

Với mục đích đầu tiên là quảng bá sản phẩm mang tính thương hiệu là sữatươi TH True Milk hay những sản phẩm đã được công nhận có tính đột phá nhưsữa tươi bổ sung ngũ cốc, sữa tươi giàu canxi ít béo… cũng như là giới thiệunhưng dòng sản phẩm mới của TH như nước tinh khiết TH true WATER, nước tráicây TH true JUICE… yêu cầu phải có nhân viên hỗ trợ, phiên dịch viên và nhânviên quan hệ công chúng phải đứng trực tiếp tại gian hàng để truyền thông sảnphẩm cho khách tham quan và đại diện các bên doanh nghiệp khác cùng tham dựtại triển lãm

Không những thế chuyến đi công tác lần này của TH còn nhằm mục đích lớnhơn nữa, để giới thiệu về Dự án sữa TH tại Việt Nam cũng như là những bước tiếnlớn tiếp theo của dự án tổ hợp nhà máy chế biến sữa và trang trại chăn nuôi bò sữatập trung công nghệ cao tại Nga của Tập đoàn TH được triển khai từ năm 2016đến nay Chính vì mang nhiệm vụ quan trọng như vậy nên chuyến đi cần có sự góp

mặt tham gia trực tiếp của Tổng giám đốc và Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn

để có thể thực hiện công tác đối ngoại với đại diện của Chính phủ, Quốc hội, BộNgoại giao và các bộ kinh tế thương mại Liên bang Nga, tiếp tục tăng cường mốiquan hệ hữu nghị và xúc tiến triển khai dự án sữa cũng như để mở rộng quy môTrang trại chăn nuôi được thuận lợi hơn Nhân sự được bố trí theo sát các lãnh đạocấp cao trong suốt chuyến đi để hỗ trợ cho việc đối ngoại sẽ bao gồm phiên dịchviên và thư ký để cung cấp, truyền lại thông tin sao cho đầy đủ nhất cho cả haibên Thư ký đi cùng cũng sẽ phải là người chuẩn bị sẵn sàng tài liệu và những giấy

tờ quan trọng khác để luôn sẵn sàng cho mọi tình huống

Tuy nhiên, đối với chuyến công tác của phái đoàn TH True Milk sang Nga đểtham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc khánh Việt Nam, bộ phận thư ký,hành chính văn phòng không được phân công cùng đi với phái đoàn do tính chấtcủa chuyến công tác là để giới thiệu sản phẩm mới, cũng như là thắt chặt mối liênkết giữa Việt Nam và Nga nói chung và giữa TH True Milk và thị trường tiêu thụsản phẩm sữa, các doanh nghiệp tại Nga nói riêng; chính vì vậy sẽ ưu tiên chonhững phòng ban như Marketing, Truyền thông và giám đốc doanh nghiệp đểtham gia chuyến đi nhiều hơn là bộ phận hành chính văn phòng Do vậy nhiệm vụcủa công tác hành chính văn phòng sẽ là ở lại trụ sở chính tại Việt Nam để đảmbảo doanh nghiệp vẫn được vận hành đúng quy trình, vẫn được giám sát và báocáo với CEO trong suốt thời gian CEO không có mặt trực tiếp

Để đảm bảo mọi hoạt động trong Tập đoàn TH True Milk vẫn diễn ra bìnhthường: đơn vị, phòng ban nào thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và tráchnhiệm với đơn vị, phòng ban đó Công việc của Phòng Hành chính - Nhân sự thựchiện trong chuyến đi công tác của Tập đoàn TH True Milk sẽ được giao như sau:

- Hỗ trợ thư ký riêng của CEO, các cấp quản lý tiếp nhận văn bản, giấy tờ liênquan và thông báo cho Ban lãnh đạo trong quá trình họ không có mặt tại vănphòng Công ty

- Đối với trường hợp CEO và các cấp quản lý đi công tác trên một tuần, PhòngHành chính - Nhân sự thực hiện việc theo dõi các kế hoạch, mục tiêu theo tháng,quý, năm và tiến độ thực hiện và kết thúc công việc của các Phòng ban Trưởngphòng Hành chính - Nhân sự giao nhiệm vụ cho nhân viên Hành chính soạn thôngbáo cáo tình hình hoạt động của các phòng ban và tổng hợp lại gửi cho Trưởngphòng Hành chính - Nhân sự để Trưởng phòng gửi cho các quản lý cấp cao nắm rõtình hình

- Đối với công việc thuộc phạm vi, quyền hạn của các Trưởng phòng, cácTrưởng phòng có thể tự giải quyết không cần xin ý kiến cấp trên Trong trường