Các công việc cần làm trong chuyến đi công tácTrong chuyến đi công tác để tham dự triển lãm tại Nga, đã có sự góp mặt củaTổng giám đốc tập đoàn TH, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn TH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÁO CÁO THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CHUYẾN CÔNG TÁC THAM GIA TRIỂN LÃM HÀNG HÓA NHÂN KỶ NIỆM QUỐC KHÁNH VIỆT NAM TẠI NGA CỦA TẬP ĐỒN TH Nhóm : Mã lớp học phần : 231HRMG0611_01 Giảng viên : Th.s Ngô Thị Mai Hà Nội, tháng năm 2023 BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ STT HỌ TÊN Hồ Thị Cẩm Na MSV NHIỆM VỤ 21D210236 Tổng Word+1.1+2.1.1 21D210343 2.5 Thư ký Trần Khánh Ngân Phạm Thị Phương Ngân 21D210237 1.2+2.1.2+2.1.3 Nguyễn Thị Thúy Ngân Nguyễn Trung Nghĩa Đỗ Thị Minh Ngọc Nguyễn Yến Ngọc Lê Thị Yến Nhi 21D210184 21D210008 21D210185 21D210344 2.1.4.1+2.1.4.5+2.1.4.6 2.3 Thuyết trình Powerpoint 21D210134 2.1.4.2+2.1.4.3+2.1.4.4 21D210135 21D210292 21D210239 Thuyết trình 2.2 2.4 Nhóm trưởng 10 11 Hồng Thị Hồng Nhung Phạm Thảo Nguyên Nguyễn Thị Thủy Nguyên MỤC LỤC BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ .1 MỞ ĐẦU .3 I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN TH 1.1 Lịch sử hình thành mục tiêu hoạt động 1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty II LIÊN HỆ THỰC TIỄN .8 2.1 Nội dung kế hoạch chuyến công tác .8 2.1.1 Xác định mục đích, phạm vi chuyến cơng tác 2.1.2 Thành phần tham gia chuyến công tác 2.1.3 Thời gian - địa điểm 2.1.4 Chuẩn bị trước công tác 2.2 Các công việc cần làm chuyến công tác 11 2.3 Các cơng việc văn phịng cần làm sau chuyến công tác 13 2.4 Đánh giá 14 2.4.1 Ưu điểm .14 2.4.2 Nhược điểm 15 2.4.3 Nguyên nhân .15 2.5 Giải pháp nâng cao hiệu chuyến công tác 16 2.5.1 Đối với Trưởng phòng cấp quản lý 17 2.5.2 Đối với nhân viên nhân viên Phịng Hành - Nhân sự: .18 KẾT LUẬN 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 MỞ ĐẦU Trong kinh tế giàu tính cạnh tranh vai trị chuyến cơng tác quan trọng Đó điều kiện quan trọng cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, kí kết hợp đồng đối tác giải tình trạng bất ổn đơn vị trực thuộc cơng ty, doanh nghiệp Vì vậy, việc tổ chức chuyến công tác cho chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm đạt hiệu cao vấn đề nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Đây lý mà nhóm chọn đề tài “Liên hệ thực tiễn chuyến công tác tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam Nga Tập đoàn TH” để làm rõ vấn đề LIÊN HỆ THỰC TIỄN CHUYẾN CÔNG TÁC THAM GIA TRIỂN LÃM HÀNG HÓA NHÂN KỶ NIỆM QUỐC KHÁNH VIỆT NAM TẠI NGA CỦA TẬP ĐOÀN TH I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN TH 1.1 Lịch sử hình thành mục tiêu hoạt động 1.1.1 Lịch sử hình thành Tập đồn TH thành lập với tư vấn tài Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bắc Á, khởi dựng Tập đoàn từ năm 2008 theo mơ hình kinh tế tuần hồn, ứng dụng công nghệ cao Và chủ tịch Hội Đồng quản Trị Doanh nhân Thái Hương Bên cạnh việc kinh doanh dịch vụ tài hoạt động mang tính an sinh xã hội, Ngân hàng TMCP Bắc Á đặc biệt trọng đầu tư vào ngành chế biến sữa thực phẩm Từ xuất phát điểm đó, Tập đoàn TH bước phát triển để trở thành nhà sản xuất hàng đầu Việt Nam cung cấp sản phẩm thực phẩm có nguồn gốc từ thiên nhiên, có sữa tươi, rau củ sạch,… đạt chất lượng quốc tế 1.1.2 Mục tiêu Đứng đầu thị trường Việt Nam thực phẩm Xây dựng thương hiệu thực phẩm biết đến không nước mà giới Các yếu tố chủ chốt: Công nghệ sản xuất đại Đầu tư dài hạn cho sở hạ tầng công nghệ Khách hàng: Người tiêu dùng Việt Nam-có nhu cầu thực phẩm sạch, tươi ngon bổ dưỡng Ngành nghề: Thực phẩm tươi 1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Ban lãnh đạo tập đoàn TH: tập hợp trái tim khối óc chung niềm tin, khao khát bầu nhiệt huyết TH đội ngũ đẳng cấp gồm nhà lãnh đạo nước với kiến thức sâu rộng thị trường nội địa chuyên gia nước am hiểu công nghệ tiên tiến Đại hội đồng cổ đông: Là quan định cao Công ty Ban kiểm soát: Thực giám sát Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc việc quản lý điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội Cổ đông việc thực nhiệm vụ giao Hội đồng Quản trị: Hội đồng Quản trị quan quản lý Cơng ty, có tồn quyền nhân danh công ty để định, thực quyền nghĩa vụ Công ty không thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đơng a Phó Tổng giám đốc Sản xuất - Theo dõi tình hình kinh tế sản xuất công ty, đảm bảo yếu tố kỹ thuật, hoạt động xuất nhập nguyên liệu - Các hoạt động nghiên cứu để đổi sản phẩm, đánh giá chất lượng sản phẩm - Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra giám sát chặt chẽ quy trình - Nghiên cứu cải tiến thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp - Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm nguyên nhân không đạt để đưa biện pháp khắc phục - Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng - Xây dựng, trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng b Phó Tổng giám đốc Thương mại - Xây dựng phát triển hình ảnh thương hiệu: Xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng chun nghiệp Thiết kế chương trình hậu bảo hành sản phẩm cho công ty Tích cực tham gia tài trợ cho hoạt động xã hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu Đăng ký tham gia chương trình liên quan đến chất lượng sản phẩm như: True Happy,… - Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mở rộng thị trường: Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin giá cả, sản phẩm đối thủ cạnh tranh Phân tích, đánh giá thơng tin thu thập được, từ đưa định cải tiến sản phẩm có phát triển sản phẩm hoàn toàn Đề xuất ý tưởng cho sản phẩm mới, định hướng thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu, bao bì sản phẩm - Xây dựng thực chiến lược marketing Điều hành triển khai chiến lược Marketing Theo dõi, giám sát trình thực hiện, kịp thời điều chỉnh đánh giá, báo cáo kết chiến lược Marketing - Tham mưu cho ban điều hành chiến lược Marketing, sản phẩm khách hàng - Thiết lập mối quan hệ với truyền thơng c Phó Tổng giám đốc tài Phó Tổng giám đốc nhân Điều hành công việc nhân viên thuộc quyền quản lý phận Lập kế hoạch hoạt động, phân công, giao việc cho nhân viên phận Có kế hoạch kiểm tra, giám sát việc thực công việc nhân viên Xem xét, đánh giá định khen thưởng, kỷ luật xét tăng lương, thăng chức theo quy định công ty Thực việc điều động, thuyên chuyển nhân phạm vi phận chiến lược Marketing 1.2.2 Tình hình hoạt động Tập đồn TH doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam lĩnh vực nông nghiệp, vận hành Dự án chăn nuôi bò sữa, chế biến sữa; trồng rau quả, dược liệu, thực phẩm Lĩnh vực kinh doanh bật tập đồn TH Dự án “Chăn ni bị sữa chế biến sữa tập trung quy mô công nghiệp công nghệ cao”, sản xuất dòng sữa tươi mang thương hiệu TH true MILK Dự án triển khai từ năm 2009 mở rộng nhiều tỉnh thành; sản phẩm TH xuất sang Trung Quốc nước Đông Nam Á Với mong muốn độ mang đến giá trị vẹn nguyên từ thiên nhiên tới tận tay người tiêu dùng, Tập đoàn TH đầu tư phát triển kênh bán hàng đạt chuẩn quốc tế để giới thiệu sản phẩm Tập đồn TH, chuỗi cửa hàng thực phẩm tươi TH true mart TH true mart chuỗi cửa hàng bán lẻ chuyên cung cấp sản phẩm thực phẩm sạch, an toàn, tươi ngon bổ dưỡng nhất, có nguồn gốc từ thiên nhiên, sản xuất từ Trang trại TH sữa tươi TH true MILK, rau-củ-quả tươi Là tập đoàn lớn, TH có nhiều đối tác khách hàng đồng nghĩa với việc tần suất công tác lớn Với tầm quan trọng việc tổ chức chuyến công tác mở rộng mạng lưới, xây dựng quan hệ, TH cố gắng chu khâu chuẩn bị để đạt hiệu tốt cho chuyến công tác II LIÊN HỆ THỰC TIỄN 2.1 Nội dung kế hoạch chuyến cơng tác 2.1.1 Xác định mục đích, phạm vi chuyến công tác Document continues below Discover more Quản trị hành from: văn… Trường Đại học… 26 documents Go to course 68 Bai giang Qthcvp Bài giảng Quản trị… Quản trị hành chín… 88% (8) Luận án tiến sĩ văn 168 học Lập luận trong… Quản trị hành chín… 100% (1) LIÊN HỆ THỰC TIỄN 10 CƠNG TÁC TỔ CHỨ… Quản trị hành chín… 100% (1) TIÊU CHUẨN CHỨC DANH THƯ KÝ Tron… Quản trị hành chín… 100% (1) cơng tác tiếp khách 29 Quản trị hành văn… None Đề cương ơn tập 12 Quản trị HCVP 2020 Quản trị hành Mục đích: Tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam; None chínhnước văn…ngồi mơ ’t Quảng cáo doanh nghiê ’p, sản phẩm Viê ’t Nam thị trường cách rô ’ng rãi, sản phẩm gây ấn tượng với khách hàng triển lãm hàng hóa, khách tham quan triển lãm hào hứng nghe giới thiệu sản phẩm TH, giới thiê ’u thêm dòng sản phẩm tới khách hàng Nga, Phạm vi: Liên bang Nga 2.1.2 Thành phần tham gia chuyến cơng tác Họ tên Chức danh Trưởn Ơng Hồng Cơng Trang Tổng giám đốc Tập đồn TH g đồn Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đồn Ơng Ngô Minh Hải TH Thành phần khác Bà Trần Thị Quyên Thư ký người người người Phiên dịch viên Nhân viên quan hệ công chúng Hỗ trợ 2.1.3 Thời gian - địa điểm - Thời gian Ngày đi: 31/08/2022 Ngày về: 02/09/2022 - Địa điểm Hội trường khách sạn Radisson Slavyanskaya, Quảng trường Châu Âu, Moscow, Nga 2.1.4 Chuẩn bị trước công tác 2.1.4.1 Thủ tục hành Quyết định cử cơng tác: Ra định việc cử nhân viên công tác nước ngồi: tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam Nga Đăng ký tham gia: Tập đoàn TH cần liên hệ với tổ chức tổ chức triển lãm ban tổ chức để đăng ký tham gia kiện Thơng qua q trình đăng ký, tập đồn TH cung cấp thơng tin sản phẩm, dịch vụ mục tiêu tham gia triển lãm Chuẩn bị giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm Xin Visa hồ sơ xin nhập cảnh: Đối với việc công tác Nga, tập đoàn TH cần xin visa vào nước Việc xin visa hồ sơ nhập cảnh gồm giấy tờ hộ chiếu, hồ sơ công ty, giấy mời từ tổ chức chủ trì triển lãm tài liệu khác liên quan Cần chuẩn bị nộp đầy đủ thông tin hồ sơ cần thiết để xin Visa giấy phép nhập cảnh trước Nếu cần liên hệ với đại sứ quán lãnh quán quốc gia đích để biết thêm chi tiết Cập nhật mua bảo hiểm công tác bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ sức khỏe an tồn cho nhân viên cơng tác, mang lại an tâm cho họ đảm bảo bảo vệ an toàn cho sản phẩm tham gia triển lãm Thủ tục hải quan thuế: Tập đoàn TH cần nắm rõ quy định thủ tục hải quan thuế liên quan đến việc triển lãm hàng hóa Nga Điều bao gồm thông qua kiểm tra hải quan, xử lý giấy tờ đăng ký quan chức để tuân thủ quy định pháp luật 2.1.4.2 Chuẩn bị phương tiện lại Phương tiện lại: Di chuyển từ công ty sân bay xe ô tô Di chuyển từ thủ đô Hà Nội đến TP Moskva (Nga) máy bay VietNam Airlines Công tác di chuyển từ sân bay khách sạn chi nhánh công ty Nga phụ trách Từ khách sạn tới nơi tổ chức triển lãm: ô tô 2.1.4.3 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc Nơi nghỉ ngơi: Đoàn nghỉ khách sạn cách sân bay 2,9km cách nơi tổ chức triển lãm khách sạn Radisson Slavyanskaya 1,3km Ăn uống Bữa sáng khách sạn ( bao gồm dịch vụ phòng ) Bữa trưa: Đặt khách sạn Bữa tối: Ăn nhà hàng Sabor de la Vida Restaurant 2.1.4.4 Lịch trình cơng tác Ngày Khởi hành từ Giờ khởi Điểm đến Thời gian hành 31/8/2022 Sân bay 8h15 Địa điểm đến đến Sân bay 19h20 Thời gian Nội dung công việc công việc Tverskoy, Nghỉ ngơi Ghi Nội Bài 1/9/2022 Khách sạn (múi Việt quốc tế Sheremetyev Nam) o Việt Nam) 7h(múi Đại sứ quán 7h30 Nga) Việt Nam (múi Parrados so Boutiqu 1/9/2022 1/9/2022 2/9/2022 e hotel Đại sứ quán VN Nga Khách sạn (theo múi 10h45 1h30 Moskva khách sạn Moskva Bolshaya tiếng Đến Thăm hỏi, cảm ơn , Chuẩn bị xe, tặng quà vị quan chức cấp quà tặng Nga Nga) Pirogovsk aya, 13 10h30 Khách sạn Parradosso Boutique 11h 30 Tverskoy, Moskva tiếng Đến 1h30 2h Moskva 5h hotel Buổi triển lãm cao Nghỉ trưa, ăn uống Kiểm khu tra vực Parrados so trưng bày, trang trí sản Boutiqu e hotel phẩm, kiểm tra thông tin giới thiệu Khách 6h30 sạn Parrados Buổi triển 7h Moskva lãm tiếng sản phẩm Tham gia Thăm Đến 11h buổi triển lãm hỏi , gặp gỡ so Boutiqu e hotel đối tác tiềm giới thiệu sp đến bạn bè quốc tế 2/9/2022 Khách sạn Parrados so 2h30 Sân bay Moskva 3h Việt Nam 16 tiếng Về nước (Nga) Boutiqu e hotel 2.1.4.5 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn - Chuẩn bị thuyết trình, tài liệu quảng cáo, video giới thiệu sản phẩm để trình bày quảng bá sản phẩm sữa doanh nghiệp triển lãm Đảm bảo tài liệu thiết kế chuyên nghiệp, thể cách rõ ràng giá trị ưu điểm cạnh tranh sản phẩm Các tài liệu nên dịch sang ngơn ngữ địa phương chuẩn bị file điện tử để phục vụ cho việc giới thiệu phân phối - Hỗ trợ phòng kinh doanh in ấn banner, áp phích, brochure, catalog giới thiệu công ty, sản phẩm để trưng bày triển lãm Cân nhắc chọn vật phẩm trang trí gian hàng backdrop, banner, standee để thu hút ý khách tham quan triển lãm 2.1.4.6 Dự trù kinh phí Đơn vị: Triệu đồng Các khoản mục Kinh phí Tiền phương tiện lại (vé máy bay khứ hồi+ ô tô di chuyển ) 310 Tiền ăn uống, khách sạn Tiền lệ phí giải thủ tục hành Thuê phiên dịch Một số chi phí khác Tổng 100 15 10 20 455 2.2 Các công việc cần làm chuyến công tác Trong chuyến công tác để tham dự triển lãm Nga, có góp mặt Tổng giám đốc tập đoàn TH, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn TH, thư ký, phiên dịch viên, nhân viên quan hệ công chúng nhân viên hỗ trợ, với nhiều vai trò nhiệm vụ khác nhằm phục vụ cho nhiều mục đích chuyến cơng tác Với mục đích quảng bá sản phẩm mang tính thương hiệu sữa tươi TH True Milk hay sản phẩm cơng nhận có tính đột phá sữa tươi bổ sung ngũ cốc, sữa tươi giàu canxi béo… giới thiệu dòng sản phẩm TH nước tinh khiết TH true WATER, nước trái TH true JUICE… yêu cầu phải có nhân viên hỗ trợ, phiên dịch viên nhân viên quan hệ công chúng phải đứng trực tiếp gian hàng để truyền thông sản phẩm cho khách tham quan đại diện bên doanh nghiệp khác tham dự triển lãm Không chuyến cơng tác lần TH cịn nhằm mục đích lớn nữa, để giới thiệu Dự án sữa TH Việt Nam bước tiến lớn dự án tổ hợp nhà máy chế biến sữa trang trại chăn ni bị sữa tập trung cơng nghệ cao Nga Tập đoàn TH triển khai từ năm 2016 đến Chính mang nhiệm vụ quan trọng nên chuyến cần có góp mặt tham gia trực tiếp Tổng giám đốc Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đồn để thực công tác đối ngoại với đại diện Chính phủ, Quốc hội, Bộ Ngoại giao kinh tế thương mại Liên bang Nga, tiếp tục tăng cường mối quan hệ hữu nghị xúc tiến triển khai dự án sữa để mở rộng quy mô Trang trại chăn nuôi thuận lợi Nhân bố trí theo sát lãnh đạo cấp cao suốt chuyến để hỗ trợ cho việc đối ngoại bao gồm phiên dịch viên thư ký để cung cấp, truyền lại thông tin cho đầy đủ cho hai bên Thư ký phải người chuẩn bị sẵn sàng tài liệu giấy tờ quan trọng khác để ln sẵn sàng cho tình Tuy nhiên, chuyến cơng tác phái đồn TH True Milk sang Nga để tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc khánh Việt Nam, phận thư ký, hành văn phịng khơng phân cơng với phái đồn tính chất chuyến cơng tác để giới thiệu sản phẩm mới, thắt chặt mối liên kết Việt Nam Nga nói chung TH True Milk thị trường tiêu thụ sản phẩm sữa, doanh nghiệp Nga nói riêng; ưu tiên cho phịng ban Marketing, Truyền thơng giám đốc doanh nghiệp để tham gia chuyến nhiều phận hành văn phịng Do nhiệm vụ cơng tác hành văn phịng lại trụ sở Việt Nam để đảm bảo doanh nghiệp vận hành quy trình, giám sát báo cáo với CEO suốt thời gian CEO khơng có mặt trực tiếp Để đảm bảo hoạt động Tập đoàn TH True Milk diễn bình thường: đơn vị, phịng ban thực chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm với đơn vị, phịng ban Cơng việc Phịng Hành - Nhân thực chuyến cơng tác Tập đoàn TH True Milk giao sau: - Hỗ trợ thư ký riêng CEO, cấp quản lý tiếp nhận văn bản, giấy tờ liên quan thông báo cho Ban lãnh đạo q trình họ khơng có mặt văn phịng Cơng ty - Đối với trường hợp CEO cấp quản lý cơng tác tuần, Phịng Hành - Nhân thực việc theo dõi kế hoạch, mục tiêu theo tháng, quý, năm tiến độ thực kết thúc công việc Phịng ban Trưởng phịng Hành - Nhân giao nhiệm vụ cho nhân viên Hành soạn thơng báo cáo tình hình hoạt động phịng ban tổng hợp lại gửi cho Trưởng phịng Hành - Nhân để Trưởng phòng gửi cho quản lý cấp cao nắm rõ tình hình - Đối với cơng việc thuộc phạm vi, quyền hạn Trưởng phòng, Trưởng phịng tự giải khơng cần xin ý kiến cấp Trong trường 10 hợp phải giải cơng việc quan trọng, phịng ban cần báo cáo cho Phịng Hành - Nhân đề Phịng tập hợp tất cơng việc cần giải chuyển cho cấp quản lý, đồng thời thơng báo cho phịng ban khác sách, thông báo định CEO cơng việc cần giải họ khơng có mặt Cơng ty Tuy nhiên có trường hợp nhân viên Phịng Hành - Nhân chưa tổng hợp đầy đủ báo cáo dẫn đến thời gian xử lý cơng việc kéo dài gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ doanh thu Cơng ty - Đối với cơng tác thư tín diễn doanh nghiệp trình cấp quản lý tham dự chuyến cơng tác, Hành - Nhân cần phân loại theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khác, hồ sơ việc cần làm; hồ sơ để thơng báo Sau chuyển văn cho cá nhân ủy quyền xử lý thư ký giải 2.3 Các cơng việc văn phịng cần làm sau chuyến cơng tác Nắm bắt tình hình xảy thời gian cơng tác nội tập đoàn TH người tiêu dùng triển lãm trải nghiệm Nhận văn bản, giấy tờ tài liệu (yêu cầu hợp tác, phản hồi đánh giá người tiêu dùng) để xem xét giải Nắm bắt lịch làm việc lịch tiếp khách ngày tới trường hợp tập đồn lời kiến nghị từ phía Đề nghị bên đối tác triển lãm chuyển tài liệu thu thập chuyến cơng tác để tập đồn TH lập hồ sơ Thu thập hóa đơn, giấy từ, chứng từ để tốn kinh phí chuyến triển lãm Báo cáo lại tình hình chuyến đị triển lãm với người có trách nhiệm cơng việc liên quan 2.4 Đánh giá 2.4.1 Ưu điểm - Về nhận thức: Các nhân viên Phịng Hành - Nhân Tập đoàn TH nhận thức tầm quan trọng Hoạt động tổ chức chuyến cơng tác tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam Nga trách nhiệm thân việc thực hoạt động tổ chức chuyển công tác Công ty, thực nghiệp vụ, nhân viên tâm dành nhiều thời gian thực nhiệm vụ giao 11 - Hoạt động văn phịng trước chuyến cơng tác: Đây hoạt động cần nhiều thời gian thực khối lượng công việc nhiều việc thực không đơn giản, nhiên nhân viên Phịng Hành - Nhân thực quy trình cơng tác chuẩn bị, là: xin ý kiến cá nhân tham gia giao nhiệm vụ việc xây dựng kế hoạch, chương trình cụ thể cho chuyến đi, đồng thời xây dựng chương trình chi tiết, đầy đủ hình thức nội dung đề cá nhân tham gia nằm rõ nội dung, lịch trình chuyến bám sát mục tiêu quảng bá sản phẩm mới, thu hút thêm nhiều khách hàng, bạn hàng Nga mà Công ty đặt Bên cạnh đỏ, Phịng Hành - Nhân cịn thực tốt việc chuẩn bị phương tiện giao thông, liên hệ với đơn vị tiếp nhận triển khai tham quan trang trại, nhà máy TH tỉnh khác dự trù kinh phí sát với mục tiêu gắn với thực tế Cơng ty - Hoạt động văn phịng thời gian công tác: Trong chuyến công tác, nhân viên Phịng Hành - Nhân cố gắng thực nhiệm vụ, quy trình kế hoạch đặt ra, đảm bảo cho lịch trình chuyến cơng tác diễn thuận lợi, đồng thời hoạt động tổ chức trì trì ổn định - Hoạt động văn phịng sau chuyến công tác: Đây nhiệm vụ thiếu Phịng Hành - Nhân sự, đặc biệt Phịng Hành - Nhân thực tốt khâu nghiệp vụ lưu trữ giấy tờ, thủ tục báo lưu hồ sơ công tác lãnh đạo, nhân viên chuyến công tác; liên hệ với đơn vị tiếp nhận chuyển công tác gửi lời cảm ơn, nhận lời khen ngợi từ đơn vị tiếp nhận Như vậy, trình thực hoạt động tổ chức chuyến cơng tác tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam Nga Tập đoàn TH lần này, với nhân viên có kinh nghiệm hiểu biết, chuyến công tác diễn thành công sát với mục tiêu Công ty đề 2.4.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm kể Phịng Hành - Nhân hoạt động tổ chức chuyến công tác, tồn đọng số hạn chế, cụ thể: - Hoạt động văn phịng trước chuyến cơng tác: hoạt động văn phịng trước chuyển cơng tác Phịng Hành - Nhân tương đối tốt, nhiên giải thủ tục hành cho cá nhân tham gia cơng tác cịn sơ xuất dẫn đến chậm trễ đôi chút thời gian cho chuyển - Hoạt động văn phòng thời gian chuyến công tác: Trong thời gian lãnh đạo cơng tác, nhân viên Phịng Hành - Nhân thực 12 nhiệm vụ mình, nhiên trình thực chưa tổng hợp đầy đủ kịp thời báo cáo, ảnh hưởng đến thời gian xử lý công việc phịng ban khác Cơng ty Bên cạnh đó, q trình bàn giao cơng việc nhân viên với phòng ban khác chủ quan, chưa tỉ mỉ, công việc bàn giao bị thiếu, bàn giao chậm khiến cá nhân bàn giao cơng việc gặp nhiều khó khăn - Hoạt động văn phịng sau chuyển cơng tác: So với hoạt động chuẩn bị hoạt động thời gian lãnh đạo công tác, hoạt động sau chuyến công tác đánh giá nhẹ nhàng đơn giản Mặc dù vậy, khó để thực tốt tất cơng việc Phịng Hành - Nhân thực chưa tốt việc tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ thực hay nhiệm vụ chưa thực được, sai sót q trình diễn chuyển cơng tác khiến số nội dung báo cáo sai lệch, chưa chi tiết, đầy đủ so với thực tế; đồng thời Phịng Hành - Nhân chưa thực tốt hoạt động chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phịng Tài chính-Kế tốn để tốn điển hình việc làm số hóa đơn gây lãng phí nhiều thời gian 2.4.3 Nguyên nhân Có thể nhận thấy, nhân viên Phịng Hành - Nhân cố gắng thực vai trò trách nhiệm hoạt động tổ chức chuyến cơng tác Tuy nhiên q trình thực có gặp số khó khăn hạn chế hoạt động trước chuyến công tác, hoạt động thời gian chuyến công tác sau chuyến công tác Dẫn đến, số nhiệm vụ hoạt động thực chưa tốt, chưa tạo hài lòng cho cá nhân, phòng ban, đơn vị tham gia - Hạn chế tâm lý Chuyến cơng tác tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam Nga Tập đồn TH nhiệm vụ khơng đơn giản nên nhân viên Phịng Hành - Nhân nhận thức tầm quan trọng việc tổ chức chuyến công tác lần e ngại cảm thấy áp lực thực công việc - Hạn chế hoạt động văn phòng trước chuyến công tác, thời gian chuyến công tác sau chuyển công tác: TH tập đồn lớn, kinh doanh dịng sản phẩm phong phú, đa dạng Do vậy, đối tác kênh phân phối nhiều, đồng nghĩa khối lượng công việc Phịng Hành - Nhân khơng Phòng Hành - Nhân Văn phòng Công ty vừa phải thực nhiệm vụ chuyên môn, vừa thực 13 nhiệm vụ Ban lãnh đạo giao Bởi vậy, nhiều công việc bị tải, nên dù có nhận thức trách nhiệm trình chuẩn bị chu đáo, nhiên, khơng tránh khỏi sai sót phải ưu tiên thực cơng việc khác quan trọng khơng Trong đó, phân công công việc chưa thật rõ ràng khối lượng cơng việc, lịch trình cần chuẩn bị lên kế hoạch chuyến công tác lần nhiều khiến đơi lúc nhân viên phịng Hành - Nhân chưa thực tỉ mỉ, sát Ngồi ra, chuyến cơng tác nước ngồi thời gian dài, đòi hỏi kinh phi phải cấp cách nhanh chóng để sớm hồn thiện thủ tục Kinh phi cho chuyến tốn nên phải nhiều thời gian xem xét xin ý kiến cấp Do vậy, hoạt động chuẩn bị thủ tục, giấy tờ kiểm tra hóa đơn để chuyển sang Phịng Tài chính-Kế tốn khơng thể nhanh được, thời gian thực công việc bị kéo dài tạo số bất đồng, xung đột phòng ban 2.5 Giải pháp nâng cao hiệu chuyến công tác Trong công việc thực khó tránh khỏi thiếu sót Đặc biệt môi trường làm việc công ty, với cơng việc địi hỏi kỹ chuyên môn nghiệp vụ cao hoạt động tổ chức chuyến công tác, dù chuẩn bị kỹ lưỡng nào, giảm thiểu tối đa cố xảy q trình thực Bởi vậy, q trình tổ chức chuyến cơng tác, Phịng Hành - Nhân nỗ lực hồn thành nhiệm vụ, nhiên số hoạt động trước chuyến công tác, thời gian lãnh đạo công tác sau chuyến cơng tác kết thúc, Phịng Hành - Nhân thực chưa tốt, khiến số nhân viên phịng ban khác khơng cảm thấy hài lịng Để góp phần nâng cao hoạt động chuyến cơng tác cho Phịng Hành Nhân việc tổ chức chuyến cơng tác Tập đồn TH, đồng thời, giúp trưởng phòng, cấp quản lý đặc biệt nhân viên hành văn phịng có thêm biệt pháp nâng cao hiệu chuyến cơng tác, nhóm chúng em xin đề xuất số giải pháp sau: 2.5.1 Đối với Trưởng phòng cấp quản lý 2.5.1.1 Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân viên Trong q trình thực cơng việc, nhân viên Phịng Hành Nhân phải thực nhiều cơng việc Đó cơng việc chun mơn, cơng việc cấp giao, đồng thời công việc đối nội, đối ngoại Công ty Khi bị yếu tố áp lực công việc chi phối, chắn ảnh hưởng đến 14 hiệu công việc Đặc biệt việc tổ chức chuyến công tác cho Công ty bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, khó tránh khỏi ảnh hưởng mặt tâm lý gây cản trở đến tiến độ thực công việc nhân viên Văn phòng Để giúp nhân viên thực tốt cơng việc, Trưởng phịng cần tạo môi trường thoải mái cho nhân viên, không nên khắt khe cứng nhắc với nhân viên Như kỹ mình, Trưởng phịng Hành - Nhân lấy niềm tin cố gắng nhân viên Đồng thời giúp nhân viên thực nhiệm vụ tổ chức chuyến cơng tác cách nhiệt tình, tích cực, khơng bị áp lực nặng nề mặt tâm lý thực công việc giao 2.5.1.2 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên Trong hoạt động tổ chức chuyến công tác cho Cơng ty Các nhân viên Phịng Hành - Nhân sự, cần đào tạo, hỗ trợ, đặc biệt với hoạt động nhân viên thực chưa tốt Bên cạnh đó, q trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, trưởng phòng cấp quản lý trao đổi với người phụ trách đào tạo xây dựng quy định đào tạo phịng ban cơng ty để nhân viên tham gia đầy đủ có kỷ luật Có thể nói, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên vô quan trọng trình thực cơng việc Do vậy, trưởng phịng, cấp quản lý nên đẩy mạnh đào tạo bồi dưỡng cho nhân viên để giúp nhân viên nâng cao kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ, trở thành nguồn nhân lực tài Cơng ty 2.5.1.3 Bố trí tài chính, đầu tư sở vật chất Chuyến công tác lần Tập đoàn TH chuyến nước ngoài, chi phí cho chuyến cao Đặc biệt với chuyến dài ngày tốn thời gian giải thủ tục hành liên quan đến kinh phí nhiều thời gian Chính việc bố trí tài xây dựng sở vật chất chuyến công tác cần thiết Để bố trí tài hiệu quả, Cơng ty nên thành lập quỹ tài dành riêng cho hoạt động tổ chức chuyến cơng tác Quỹ tài xây dựng dựa kế hoạch Công ty theo năm q, từ xác định số lượng chuyến cơng tác, cá nhân giao nhiệm vụ cơng tác, để xin kinh phí cho Quỹ tài phù hợp Quỹ tài cho chuyến cơng tác sử dụng chuyến công tác đồng ý cấp trên, điều giảm thiểu khâu giấy tờ, thủ tục thời gian chờ đợi kinh phí 15 Bên cạnh việc bố trí tài phù hợp, việc xây dựng sở vật chất cần thiết việc nâng cao hoạt động tổ chức chuyến công tác Công ty Việc xây dựng sở vật chất giúp hoạt động diễn cách nhanh chóng, thống Đồng thời tạo động lực cho nhân viên, giúp nhân viên thực công việc hiệu cảm thấy thoải mái trình cơng tác Để thực cơng việc này, Công ty nên trọng đầu tư phương tiện di chuyển cho nhân viên công tác tỉnh thành nước Điều giúp cho cá nhân tham gia chuyến cơng tác có cảm giác thoải mái, yên tâm tập trung vào nhiệm vụ giao chuyến công tác 2.5.2 Đối với nhân viên nhân viên Phịng Hành - Nhân sự: 2.5.2.1 Tự hoàn thiện kỹ năng, nâng cao chun mơn nghiệp vụ Thứ nhất, phải có suy nghĩ tích cực, ln giữ tinh thần thoải mái Muốn hồn thiện kỹ nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, trước hết nhân viên phải tự rèn luyện cho tinh thần tốt, khơng ngại khó khăn Như dễ dàng học hỏi chun tâm thực cơng việc Để làm điều này, thân nhân viên Hành - Nhân ln phải nghĩ đến điều tốt đẹp, thành công, khen ngợi, lương thưởng sau hồn thành cơng việc Từ đó, nhân viên có thêm động lực để làm việc học hỏi kinh nghiệm từ người khác Thứ hai, nhân viên Hành - Nhân nên trao đổi, chia sẻ với người có kinh nghiệm hạn chế thân việc thực nghiệp vụ văn phịng Khi nhân viên có trao đổi, chia sẻ với khó khăn cơng việc, giúp nhân viên đồn kết để tìm phương pháp xử lý hiệu Đồng thời, giúp nhân viên có thêm kiến thức kỹ thực giải công việc từ người có kinh nghiệm Thứ ba, đọc nhiều sách, báo, thông tin chuyên ngành, đặc biệt thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức chuyến công tác để nâng cao kỹ chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh việc học hỏi kỹ năng, kinh nghiệm từ người khác, nhân viên Phịng Hành - Nhân nên tự trang bị cho kiến thức hồn thiện kỹ thơng qua sách, báo để phục vụ cho công việc 2.5.2.2 Thực chức nhiệm vụ giao Các nhân viên thực công việc phải có trách nhiệm với cơng việc nhiệm vụ làm Khi thực cơng việc cần trung thực, tập trung, tỉ mỉ để đảm bảo tiến độ cơng việc Trong q trình thực xảy vấn đề 16 khó giải khơng thuộc chức năng, nhiệm vụ phải báo cho Trưởng phịng Hành - Nhân để có phương án giải KẾT LUẬN Các chuyến công tác công việc tất yêu cần thiết cơng ty, doanh nghiệp hay tập đồn lớn Các chuyến công tác nhằm giải công việc cụ thể, nhiệm vụ đột xuất xảy ra, thực hoạt động mang tính chất đối ngoại Vì mà việc tổ chức thực chuyến công tác quan trọng cần quan tâm thực bản, chu đáo, kịp thời đem lại hiệu cao nhằm thực mục tiêu doanh nghiệp Thông qua thảo luận “Liên hệ thực tiễn đến việc tổ chức chuyến công tác Tập đồn TH” Nhóm có nhìn chân thực hơn, hiểu biết quy trình, cơng việc cần chuẩn bị muốn thực chuyến cơng tác Từ có nhìn khách quan ưu nhược điểm công tác tổ chức tập đoàn đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ cho chuyến công tác ngày hiệu Trong q trình làm thảo luận Nhóm cố gắng tìm hiểu để thực đề tài cách tốt nhất, nhiên lượng thơng tin có hạn nên thảo luận không tránh khỏi thiếu sót, nhóm chúng em mong thơng cảm nhận góp ý để chúng em hoàn thiện cho thảo luận sau TÀI LIỆU THAM KHẢO Trường Đại học Thương mại, “Bài giảng Quản trị hành văn phịng” TH, T.Đ (2019), Trang THMilk, “Giới thiệu Tập đoàn TH” TH, T.Đ (2015), Trang THMilk, “Quy trình sản xuất sữa tươi sạch” Azmart, Trang Azmart.vn, “Thông tin sản phẩm TH” Vĩnh, H (2022), Trang Báo Nghệ An, “Tập đoàn TH với mục tiêu vươn xa” 17 More from: Quản trị hành văn phòng Trường Đại học… 26 documents Go to course 68 168 10 Bai giang Qthcvp - Bài giảng Quản trị Hành… Quản trị hành chính… 88% (8) Luận án tiến sĩ văn học Lập luận trong… Quản trị hành chính… 100% (1) LIÊN HỆ THỰC TIỄN CƠNG TÁC TỔ CHỨC… Quản trị hành chính… 100% (1) TIÊU CHUẨN CHỨC DANH THƯ KÝ Trong… Quản trị hành chính… Recommended for you 100% (1)