LÝ DO LựA CHỌN ĐÈ TÀI
Trong thời đại toàn cầu hóa và hội nhập thương mại, các quốc gia có biển, bao gồm Việt Nam, đang chú trọng xây dựng chiến lược biển và phát triển hoạt động ngoại thương Mặc dù Việt Nam còn non trẻ trong ngành giao nhận, nhưng hoạt động vận tải đang sôi động với sự gia tăng số lượng doanh nghiệp đăng ký kinh doanh Tính chuyên nghiệp trong lựa chọn phương thức vận tải và dịch vụ hải quan tạo ra lợi thế cạnh tranh CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN VENUS đang có cơ hội lớn để phát triển, nhưng cần phải phân tích và đánh giá chính xác thực trạng kinh doanh, yêu cầu thị trường, đồng thời đề ra chiến lược và biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh để chiếm lĩnh thị trường xuất nhập khẩu trong khu vực và toàn cầu.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Tiếp Vận Venus, tôi đã nhận thấy tầm quan trọng của quy trình giao nhận trong hoạt động xuất khẩu Vì vậy, tôi quyết định chọn đề tài này để nghiên cứu và phân tích sâu hơn.
“ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓAXUÁT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠICÔNG TY cô PHẦN TIÉP VẬNVENUS” để làm bài báo cáothực tậptốt nghiệp.
1.2 MỤCTIÊU NGHIÊN cửu CỦA ĐÈ TÀI
• Tìm hiểu về Côngtycổ phần Tiếp Vận Venus
1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỬU:
• Đối Tượng: QUY TRÌNH XUÁT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNGBIÊN TẠI CÔNG TY.
• PhạmViNghiên Cứu: Thực trạng quy trình giao xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tạiCông ty.
1.4 PHƯƠNG PHÁP NGIÊN CỨU: Sửdụngphươngpháp thống kê, quan sát thực tếvà suy luận.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã tham gia hỗ trợ công việc tại phòng giao nhận, tập trung vào việc tìm hiểu tổ chức giao nhận hàng hóa của Venus Qua đó, em đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu từ các nghiệp vụ trong công ty, được đào tạo về khai hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5_VNACCS, và được hướng dẫn chi tiết về quy trình giao nhận hàng hóa, chứng từ cũng như kỹ năng bán hàng trong lĩnh vực Logistics Bên cạnh đó, em còn thường xuyên thực tế tại cảng Cát Lái để quan sát quy trình giao nhận và bốc dỡ hàng hóa.
Bài báocáo có bốcục gồm 4 phần chính sau:
PHẰN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦACÔNG TYCỎ PHẦN TIẾP VẬN VENUS
PHẦN 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬNHÀNG HÓA XUẤTKHẨU BANG ĐƯỜNG BIỀN TẠI CÔNG TY CÓ PHẦN TIÉP VẬN VENUS
PHẦN4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP
PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
CÔNG TY CÔ PHẦN TIẾP VẶN VENUS 2.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
- Tên Doang nghiệp hiện nay: CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN VENUS
- Tênđối ngoại: VUNUS LOGISTICS CORPORATION
- Tên viết tắt: VENUS LOGISTICS CORP
- Trụ sởchính: số 66, đường 48,Khu dân cư Tân Quy Đông,phường Tân Phong, quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện pháp luật/Giám đốc: Phan Thành Trung
Venus Logistics là một trong những công ty hàng đầu về giao nhận vận tải quốc tế, xuất nhập khẩu và dịch vụ kho bãi tại Việt Nam Công ty sở hữu mạng lưới đại lý rộng khắp tại hơn 50 quốc gia, đặc biệt tại các thị trường tiềm năng như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc và EU Với hệ thống mạnh mẽ tại các cảng lớn trên toàn cầu và mối quan hệ chặt chẽ với các nhà giao nhận uy tín, Venus Logistics cam kết đáp ứng yêu cầu lịch trình và cung cấp mức giá tốt, linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng.
Venus Logistics nhiều năm tiếp tục vớitriết lý vận chuyển hàng hóa một cách nhanhchóng, hiệu quà và tiết kiệmtrêntoànthế giới.
Vào đầu năm 2011, sự phát triển mạnh mẽ của hội nhập kinh tế đã khiến hoạt động xuất nhập khẩu trở thành một phần thiết yếu trong các Công ty Thương Mại, kéo theo nhu cầu gia tăng cho các dịch vụ vận tải Nhận thấy xu hướng này, anh Phan Thành Trung, Giám đốc Công ty cổ phần tiếp vận Venus, đã lên kế hoạch thành lập công ty, xin giấy phép và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 31/12/2011 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0311438903 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư.
Từ một công ty chỉ có 5 nhân viên, Venus đã mở rộng đội ngũ lên 20 người Vào đầu năm 2015, công ty đã đầu tư 10 xe kéo container để nâng cao dịch vụ giao nhận và vận tải Sau gần 7 năm hoạt động, thương hiệu Venus đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực giao nhận, tiếp vận, môi giới hàng hóa xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế.
2.1.3 Tầm nhìn- sứ mệnh của Công ty
Trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng đặc biệt cho khách hàng, đồng thời duy trì tốc độ và sự linh hoạt để thích ứng với những biến đổi trong môi trường kinh doanh.
Xây dựng một Công ty Logistics cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng cao nhằm tạo ralợi ích bền vững chokhách hàng,nhân viênvà cổ đông.
2.1.4 Chức năng, nhiệmvụ của Công tỵ
Venus chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa qua đường biển và hàng không, bao gồm vận tải container, vận tải đa phương thức và dịch vụ vận chuyển nội địa.
Công ty cung cấp dịch vụ thu gom hàng lẻ và hàng nguyên container, đồng thời nhận thu hộ các phương tiện vận tải Chúng tôi cũng hỗ trợ khai thuê hải quan và lập các chứng từ liên quan đến giao nhận và vận chuyển hàng hóa.
Xâydựng kế hoạch và tổchức thựchiệncác ke hoạch kinh doanh củaCông ty theo quychế hiện hành nhằm thực hiện mục tiêu vàchứcnăng của Công ty.
Công ty cam kết hoạt động đúng theo ngành nghề đã đăng ký và chịu trách nhiệm đối với khách hàng cũng như pháp luật liên quan đến các dịch vụ cung cấp Đồng thời, công ty cũng xây dựng các chiến lược kinh doanh và chính sách phù hợp với loại hình và đặc điểm riêng của mình.
2.2 LĨNH Vực HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
VENUS LOGISTICS & TRADING CO., LTD là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Logistics và xuất nhập khẩu hàng đầu tại thành phố Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp các chuyến hàng vận tải đường biển trong và ngoài nước Với hệ thống đại lý mạnh mẽ tại các cảng biển chính trên thế giới và các đối tác uy tín trong ngành hàng hải, Venus cam kết mang đến dịch vụ vận tải đường biển với mức giá cạnh tranh.
Các dịch vụ và sản phẩm chính trong lĩnh vực vận tải đường biển:
• Xuất nhập khẩu hàng hoá từ Việt Nam ratoàn thế giới và ngược lại
• Dịch vụNạpContainerToàn bộ với mức cước vận chuyểncạnh tranh và tiết kiệm thời gian
• Dịch vụ giao nhậntận nhà
• Môi giới bảo hiểmhàng hoá
• Các lô hàng dự án
• Thừa cân, hàng quá khổ (Flat-rack, Open-top)
Venus đã xây dựng một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh với một Giám đốc đứng đầu và bốn phòng ban được phân chia rõ ràng Giám đốc truyền đạt chức năng trực tiếp
Sơ đồ 2.1 Cơcấu tổ chức Côngtycổ Phần Tiếp Vận Venus
Cơ cấu tổ chức của Venus được phân bố đồng đều và hợp lý, với các phòng ban rõ ràng và đảm nhiệm công việc theo chuyên môn Điều này giúp công ty giải quyết công việc một cách dễ dàng và linh hoạt, đồng thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp Tuy nhiên, việc tổng hợp ý kiến và liên kết giữa các phòng ban vẫn gặp khó khăn, do đó công ty cần khắc phục vấn đề này để hoàn thiện cơ cấu tổ chức hơn.
- Là người có quyềnhành lớn nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm tổngthể, quyết định đường lối chính sách kinh doanh đốinội vàđối ngoại.
- Thay mặt cho Côngty ký kết các hợpđồng kinh doanh với đối tác.
- Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình kết quả báo cáo hoạt động kinh doanhcủa Công ty.
- Quyết địnhcác vấn đề lớn, các vướng mắc phát sinh đoi với cáckhách hàng lớn hay quen thuộc.
Phòng kinh doanh có nhiệmvụ phát triển mạng lưới kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm:
- Mở rộng mạng lướiđại lý, pháttriển kinhdoanh, đảm bảo thông tin liên lạc với các đại lý.
- Tìmkiếm khách hàng sử dụngnhữngdịchvụ của Công ty.
- Mở rộng mạng lưới khách hàng.
- Thực hiện các công việcvề quản lý tài chính chungcho toàn Công tynhư tình hình về tài sản, chi phí,lương
- Xâydựng kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn.
- Lập kếhoạchsử dụng các nguồn von, kế hoạch chi phíđảm bảo antoàn vàsử dụng vốn có hiệu quả.
- Cân đoi nguồn vốn phùhợp với chế độ vànhucầuhoạtđộng kinhdoanhcủa Công ty.
- Định kỳ lập bảng phân tích báo cáotài chính của doanh nghiệp cho Giám đốc Côngty.
Cung cấp và chi trả cước phí, cũng như tạm ứng cho nhân viên giao nhận khi hoàn thành công việc Đồng thời, thực hiện thu tiền, tính lương và xác định lợi nhuận hoặc các khoản lỗ từ các nghiệp vụ kinh doanh.
Quyền hạn và trách nhiệm chính củaphòng chứng từ liên quan đến các chứng từ trong quá trình xuấtnhập hàng hóa, bao gồm:
- Đảmbảo sự chính xác vàkịp thời của mọi chứng từđược cung cấp cho đại lý và khách hàng.
- Tổngkết vào cuối tháng các file hàng nhập và hàng xuất.
- Báo cáo trực tiếp với kếttoántrưởngkhi cóvấn đề bấtthường hay chỉnhsửa liên quan đến cướcphí của các file hàng nhập,hàng xuất.
Quyền hạn và trách nhiệm chính của phòng liên quan đến việc giao nhận hàng hóa của khách hàng.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY Cố PHẦN TIÉP VẠN VENUS •
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
- Tên Doang nghiệp hiện nay: CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN VENUS
- Tênđối ngoại: VUNUS LOGISTICS CORPORATION
- Tên viết tắt: VENUS LOGISTICS CORP
- Trụ sởchính: số 66, đường 48,Khu dân cư Tân Quy Đông,phường Tân Phong, quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện pháp luật/Giám đốc: Phan Thành Trung
Venus Logistics là công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, xuất nhập khẩu và dịch vụ kho bãi tại Việt Nam Với mạng lưới đại lý trải rộng hơn 50 quốc gia, đặc biệt tại các thị trường tiềm năng như Mỹ, Nhật, Hàn Quốc và EU, công ty đảm bảo dịch vụ chất lượng cao Sự hiện diện mạnh mẽ tại các cảng lớn trên toàn cầu cùng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà giao nhận uy tín giúp Venus Logistics đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu lịch trình và cung cấp mức giá cạnh tranh, linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng.
Venus Logistics nhiều năm tiếp tục vớitriết lý vận chuyển hàng hóa một cách nhanhchóng, hiệu quà và tiết kiệmtrêntoànthế giới.
2.1.2 Quá trình hình thành vàphát triển Đầu năm 2011, hội nhập kinh tế phát triển mạnh, hoạtđộng xuất nhập khẩu trở thành một phần không thể thiếu của các Công ty Thương Mại kéo theo nhu cầu của các dịch vụ vận tải đi kèm Nắm bắt được xu thế, anh Phan Thành Trung, hiện là Giám đốc Công ty cổ phần tiếp vận Venus đãlên kế hoạch thành lập, xin giấy phép vàtừ đó đi vào hoạt động vào ngày 31/12/2011 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0311438903 của sở Kế Hoạch và ĐầuTư.
Từ một công ty chỉ có 5 nhân viên, Venus đã mở rộng đội ngũ lên tới 20 người Vào đầu năm 2015, công ty đã đầu tư 10 xe kéo container nhằm nâng cao dịch vụ giao nhận và vận tải Sau gần 7 năm hoạt động, thương hiệu Venus đã khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực giao nhận, tiếp vận, môi giới hàng hóa xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế.
2.1.3 Tầm nhìn- sứ mệnh của Công ty
Trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam, chúng tôi cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng đặc biệt cho khách hàng Chúng tôi cam kết duy trì tốc độ và sự nhanh nhẹn để thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Xây dựng một Công ty Logistics cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng cao nhằm tạo ralợi ích bền vững chokhách hàng,nhân viênvà cổ đông.
2.1.4 Chức năng, nhiệmvụ của Công tỵ
Venus chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa cả trong và ngoài nước qua đường biển và hàng không, bao gồm vận tải container, vận tải đa phương thức và dịch vụ vận tải nội địa.
Công ty cung cấp dịch vụ thu gom hàng lẻ và hàng nguyên container, đồng thời hỗ trợ thu hộ các phương tiện vận tải Chúng tôi cũng thực hiện khai thuê hải quan và lập các chứng từ liên quan đến giao nhận, vận chuyển hàng hóa.
Xâydựng kế hoạch và tổchức thựchiệncác ke hoạch kinh doanh củaCông ty theo quychế hiện hành nhằm thực hiện mục tiêu vàchứcnăng của Công ty.
Công ty cam kết hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký và chịu trách nhiệm với khách hàng cũng như pháp luật về các dịch vụ cung cấp Đồng thời, công ty cũng xây dựng các chiến lược kinh doanh và chính sách phù hợp với loại hình và đặc điểm riêng của mình.
LĨNH Vực HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
VENUS LOGISTICS & TRADING CO., LTD là một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics và xuất nhập khẩu hàng đầu tại TP Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp các giải pháp vận tải đường biển trong và ngoài nước Với hệ thống đại lý vững mạnh tại các cảng biển chính trên toàn cầu và mối quan hệ hợp tác với các hãng tàu nổi tiếng, Venus cam kết mang đến dịch vụ vận tải đường biển với mức giá cạnh tranh.
Các dịch vụ và sản phẩm chính trong lĩnh vực vận tải đường biển:
• Xuất nhập khẩu hàng hoá từ Việt Nam ratoàn thế giới và ngược lại
• Dịch vụNạpContainerToàn bộ với mức cước vận chuyểncạnh tranh và tiết kiệm thời gian
• Dịch vụ giao nhậntận nhà
• Môi giới bảo hiểmhàng hoá
• Các lô hàng dự án
• Thừa cân, hàng quá khổ (Flat-rack, Open-top)
Venus đã xây dựng một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh với một Giám đốc đứng đầu và bốn phòng ban được phân chia rõ ràng Giám đốc truyền đạt chức năng trực tiếp
Sơ đồ 2.1 Cơcấu tổ chức Côngtycổ Phần Tiếp Vận Venus
Cơ cấu tổ chức của Venus được phân bố đồng đều và hợp lý, với các phòng ban rõ ràng và chuyên môn hóa trong công việc Điều này mang lại lợi thế cho công ty trong việc giải quyết công việc linh hoạt và điều chỉnh chiến lược kinh doanh Tuy nhiên, việc tổng hợp ý kiến và liên kết giữa các phòng ban vẫn gặp khó khăn, vì vậy công ty cần cải thiện vấn đề này để hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức.
- Là người có quyềnhành lớn nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm tổngthể, quyết định đường lối chính sách kinh doanh đốinội vàđối ngoại.
- Thay mặt cho Côngty ký kết các hợpđồng kinh doanh với đối tác.
- Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình kết quả báo cáo hoạt động kinh doanhcủa Công ty.
- Quyết địnhcác vấn đề lớn, các vướng mắc phát sinh đoi với cáckhách hàng lớn hay quen thuộc.
Phòng kinh doanh có nhiệmvụ phát triển mạng lưới kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm:
- Mở rộng mạng lướiđại lý, pháttriển kinhdoanh, đảm bảo thông tin liên lạc với các đại lý.
- Tìmkiếm khách hàng sử dụngnhữngdịchvụ của Công ty.
- Mở rộng mạng lưới khách hàng.
- Thực hiện các công việcvề quản lý tài chính chungcho toàn Công tynhư tình hình về tài sản, chi phí,lương
- Xâydựng kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn.
- Lập kếhoạchsử dụng các nguồn von, kế hoạch chi phíđảm bảo antoàn vàsử dụng vốn có hiệu quả.
- Cân đoi nguồn vốn phùhợp với chế độ vànhucầuhoạtđộng kinhdoanhcủa Công ty.
- Định kỳ lập bảng phân tích báo cáotài chính của doanh nghiệp cho Giám đốc Côngty.
Cung cấp và chi trả cước phí, tạm ứng cho nhân viên giao nhận khi hoàn thành công việc Đồng thời, thực hiện thu tiền, tính lương và xác định lợi nhuận hoặc các khoản lỗ từ các nghiệp vụ.
Quyền hạn và trách nhiệm chính củaphòng chứng từ liên quan đến các chứng từ trong quá trình xuấtnhập hàng hóa, bao gồm:
- Đảmbảo sự chính xác vàkịp thời của mọi chứng từđược cung cấp cho đại lý và khách hàng.
- Tổngkết vào cuối tháng các file hàng nhập và hàng xuất.
- Báo cáo trực tiếp với kếttoántrưởngkhi cóvấn đề bấtthường hay chỉnhsửa liên quan đến cướcphí của các file hàng nhập,hàng xuất.
Quyền hạn và trách nhiệm chính của phòng liên quan đến việc giao nhận hàng hóa của khách hàng.
Bộ phận giao nhận là nguồn thu nhập chính cho Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Sau khi được giám đốc phân công, bộ phận này chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho lô hàng xuất nhập, bao gồm c/o, B/L, D/O, và thực hiện tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu Họ cũng nhận vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng và ngược lại với hàng nhập.
Bộ phận giao nhận là bộ phận trực tiếp thực hiện, hoàn thành hợp đồng giao nhận của Công ty.
Tính đến tháng 8 năm 2017, Venus có 20 cán bộ nhân viên, với nguồn lao động được sử dụng hiệu quả và hợp lý Môi trường làm việc thân thiện, cùng với sự nỗ lực trong quản lý của lãnh đạo và sự hợp tác của nhân viên, đã giúp duy trì năng suất lao động cao và ổn định trong các phòng ban.
Bảng 2.1 Cơcấu nhân sựcủa Công ty Venus
9 10 11 12 Đại học,trên đại học
(Nguồn:Phòng kế toán Công ty cổphần tiếp vận Venus)
Công ty hiện tại có sự phân bổ nhân sự hợp lý về độ tuổi, trình độ học vấn và giới tính Nhân viên được tiếp tục đào tạo để nâng cao kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ Tuy nhiên, với định hướng mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, Công ty cần chú trọng hơn đến tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn riêng biệt ở mỗi bộ phận Điều này sẽ giúp tận dụng tốt nguồn nhân lực và đáp ứng hiệu quả các đơn hàng.
Công ty Venus có tỷ lệ nhân viên nữ chiếm ưu thế với 55% tổng số 20 nhân viên vào năm 2017, chủ yếu tập trung ở các bộ phận Kế toán và Chứng từ, nơi yêu cầu sự tỉ mỉ và kiểm tra kỹ lưỡng Trong khi đó, nhân viên nam chiếm 45%, chủ yếu làm việc ở bộ phận Giao nhận và một số ít ở bộ phận Kinh doanh Từ năm 2014 đến nay, công ty đã tăng từ 1 đến 2 nhân viên mỗi năm để đáp ứng nhu cầu công việc ngày càng tăng của các đơn hàng và khối lượng công việc lớn.
Về trình độ học vấn, tính đến năm 2017, hơn 50% nhân viên của Venus có trình độ trung cấp và cao đẳng, chủ yếu đảm nhận các vị trí Giao nhận và Kế toán, trong khi khoảng 40% có trình độ đại học trở lên, thường giữ vai trò nhân viên Kinh doanh và Chứng từ Giám đốc công ty đều có trình độ trên đại học, cho thấy yêu cầu cao về chuyên môn trong công việc Tất cả nhân viên đều được đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, giúp Venus cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Về độ tuổi, 80% nhân viên (năm 2017) nằm trong độ tuổi từ 20-40, với đa số là lao động trẻ, năng động và nhiệt huyết, mặc dù có hạn chế về kinh nghiệm Ngoài ra, 20% lực lượng lao động có độ tuổi trên 40, chủ yếu là những người có kinh nghiệm dày dạn và giữ các vị trí quan trọng trong công ty.
Công ty áp dụng chế độ đãi ngộ hấp dẫn cho nhân viên xuất sắc hàng quý và hàng năm, đồng thời khen thưởng những cá nhân có đóng góp nổi bật Nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng trước khi bắt đầu công việc chính thức, giúp phân bố lao động tại Venus một cách đồng đều và hợp lý Nhờ vào những chính sách này, cơ cấu nhân sự của công ty luôn ổn định qua các năm.
2.4 KÉT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ 2014 ĐÉN NAY
Kể từ năm 2014, kinh tế ngoại thương Việt Nam đã có sự phát triển mạnh mẽ, thúc đẩy các hoạt động của các công ty Logistics Công ty Venus đã đảm nhận nhiều thương vụ ngày càng đều đặn và phát triển, dẫn đến tình hình hoạt động của công ty khá tốt và theo hướng tích cực.
Bảng2.2 Báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh của
Công tyCổ phần Tiếp vận Venus
(Từ năm 2014- nay) Đơnvị: Tỷ đồng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần Tiếpvận Venus)
Nhìn vàobảng 1.2, ta thấy doanh thucủa Công ty Venus tăng dầnqua từng năm.
Cụ thể 2014- 2015 tăng 2.42 tỷ đồng ( 16,48%) và tăng thêm 5.62 tỷ đồng vào năm
Năm 2016, hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam đạt 32,86%, nhờ vào việc đẩy mạnh giao thương với nhiều quốc gia trong giai đoạn 2014-2015 Việt Nam chú trọng đa dạng hóa thị trường xuất nhập khẩu để giảm phụ thuộc vào Trung Quốc, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với các nước, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của ngành Logistics Sự phát triển kinh tế toàn cầu đã thu hút nhiều nhà đầu tư từ các hiệp định thương mại tự do như FTA Việt Nam-Hàn Quốc, FTA Việt Nam-Liên minh kinh tế Á Âu, và đặc biệt là Hiệp hội Đối tác Xuyên Thái Bình Dương.
Vì vậy mà doanh số của Venus tăng đángkể ( Doanh thu tăng từ 17.1 Tỷ đồng năm
Từ năm 2015, giá trị xuất khẩu đã tăng lên 22.72 tỷ đồng vào năm 2016 Nhà nước đã triển khai nhiều chính sách khuyến khích nhằm thúc đẩy ngành nghề này, hỗ trợ cho giao thương và hội nhập kinh tế quốc tế, trong đó có việc giảm thuế xuất khẩu xuống 0% cho nhiều mặt hàng.
Doanh thu hàng năm tăng đáng kể, nhưng chi phí tăng với tỷ lệ thấp hơn nhiều so với doanh thu, chỉ đạt 13,71%.
Venus đã áp dụng nhiều chiến lược và công cụ hỗ trợ nhằm giảm chi phí và phát triển công ty, với tỷ lệ giảm chi phí đạt 34,58% vào năm 2016 so với năm 2015.
QUY TRÌNH GIAO NHÀN HÀNG HÓA XUẤT KHẤU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CổNG TY CỔ PHẦN TIÉP VẶN VENUS
GIỚI THIỆU Bộ PHẬN GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY
Công ty Cổ phần tiếp vận Venus, sau 6 năm hoạt động, đã xây dựng được một lượng khách hàng thân thiết đáng kể tính đến năm 2017 Chúng tôi chuyên đảm nhận mọi thủ tục nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng, mang lại sự hài lòng và tin tưởng từ phía đối tác.
Hiện tại, tôi đang thực tập tại phòng giao nhận của một công ty, nơi xử lý các vấn đề liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động của phòng luôn hoàn thành tốt công việc, góp phần xây dựng uy tín của công ty với khách hàng và đối tác Khi xảy ra tranh chấp hoặc vấn đề, chúng tôi sẽ báo cáo trực tiếp lên Giám đốc, người sẽ phối hợp với các nhân viên trong phòng và các bộ phận liên quan để giải quyết.
- Phòng giao nhận dưới sựchỉ đạocủa 1 trưởngphòng.
- So lượng: Gồm 3 nhân viên
- Trình độnhân viên giao nhận: Đại học, Cao đẳng
Nhân viên nhanhnhẹn, năng động trong công việc, có tinh thần trách nhiệm và chịu đượcáp lực caotrong công việc.
Bộ phận giao nhận tổ chức làm việc độc lập, với nhân viên hỗ trợ lẫn nhau dưới sự phân công của Trưởng phòng Việc phân chia rõ ràng trách nhiệm cho từng lô hàng nhập giúp tránh tình trạng nhiều người cùng làm một việc hoặc đùn đẩy trách nhiệm, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
3.2 QUY TRÌNHGIAO NHẶN HÀNGHÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIÉN
Công ty Venus, chuyên về giao nhận và tiếp vận hàng hóa, luôn chú trọng vào tổ chức thực hiện từ khâu chuẩn bị đến khâu tiến hành Đến nay, quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty đã gần như hoàn thiện, với đầy đủ các công đoạn và nhiệm vụ cụ thể.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP
ĐỊNH HƯỚNG VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THựC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN TIÉP VẬN VENUS
Bước làm việc với khách hàng nên được gộp thành một quy trình "BI Nhận yêu cầu và lấy thông tin về lô hàng", vì đây là hoạt động chủ yếu của nhân viên kinh doanh trực tiếp liên hệ với khách hàng Nhân viên chứng từ chỉ tham gia vào bước này, giúp tối giản quy trình và tránh sự rườm rà trong phân chia công việc Tuy nhiên, các phòng ban cần liên kết chặt chẽ, thông báo kịp thời về thông tin lô hàng và các chứng từ cần thiết để phối hợp hoàn thành tất cả các bước khi xuất khẩu hàng hóa.
Nhằm tận dụng phần mềm ECUS5 VNACCS và chính sách miễn thuế 100% cho hàng xuất khẩu, các doanh nghiệp hiện nay có thể nhận tờ khai ngay trên hệ thống VNACCS mà không cần phải ra hải quan, ngoại trừ các mặt hàng chịu thuế Việc này giúp đơn giản hóa quy trình giao nhận và tiết kiệm chi phí cho Công ty Venus Do đó, bước "Trả tờ khai" có thể được loại bỏ, gộp vào bước mới mang tên "Phân luồng, kiểm tra, thông quan, trả tờ khai".
Venus đang thực hiện một số điều chỉnh quan trọng để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Tác giả hy vọng rằng công ty sẽ sớm cải tiến và đơn giản hóa các bước phức tạp, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức thực hiện.
CO SỞ HÌNH THÀNH GIẢI PHÁP
Dịch vụ logistics tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự hỗ trợ tích cực từ chính phủ thông qua các chính sách đầu tư vào cơ sở hạ tầng.
Ngành logistics Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức, mặc dù cơ sở hạ tầng đã được phát triển với 26 sân bay, trong đó có 8 sân bay có đường băng dài 3.000m để tiếp nhận máy bay lớn Hệ thống giao thông bao gồm 3.200 km đường sắt quốc gia và khoảng 17.300 km quốc lộ, cùng với 49 bến cảng và 217 cầu cảng, tạo điều kiện cho việc vận chuyển hàng hóa.
Chính phủ đã đầu tư một phần lớn ngân sách và nguồn vốn ODA để nâng cấp cơ sở hạ tầng giao thông, nhằm thúc đẩy sự phát triển của vận tải hàng hóa và dịch vụ Logistics.
Theo Báo cáo của Ngân hàng Thế giới năm 2016, Việt Nam xếp thứ 53 trong tổng số 155 nền kinh tế về hoạt động Logistics và đứng thứ 5 trong khu vực ASEAN Thống kê từ Cục Hàng hải Việt Nam cho thấy vận tải biển là lĩnh vực quan trọng nhất trong Logistics, với 90% hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng đường biển.
Việt Nam gia nhập WTO đã tạo ra cơ hội lớn cho ngành dịch vụ Logistics phát triển mạnh mẽ, với quy luật "có cầu ắt có cung" Đây là lĩnh vực hứa hẹn mang lại lợi nhuận đáng kể cho toàn ngành và đặc biệt cho Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus Để tận dụng những cơ hội quý báu này, công ty cần nhanh chóng xây dựng các phương hướng hoạt động cụ thể cho từng năm và từng giai đoạn kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Sau hơn 6 năm hoạt động, Venus Logistics đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, tạo nền tảng vững chắc để phát triển và tăng cường khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực vận tải xuất nhập khẩu Công ty hướng đến mục tiêu trở thành một trong những đơn vị hàng đầu về Logistics tại TP Hồ Chí Minh.
Cơ cấu tổ chức đơn giản và thống nhất cùng với đội ngũ nhân viên có trình độ cao và làm việc chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng giúp Công ty đạt hiệu quả cao trong mọi chỉ tiêu phấn đấu Sự hợp tác ăn ý giữa các thành viên cũng góp phần nâng cao hiệu suất làm việc.
MA TRẬN SWOT
Bảng 4.1 Phântích Ma Trận SWOT
1.Ngành Logisstics phát triển mạnh vàđang được chú trọng trên thế giới.
2 Cácthủ tục hành chính hoàn tất giấytờ ở cảng, Bộ công thương được rút ngắn vàchuyên nghiệp.
3 Cơ sở hạtầng, trung tâm Logistics, các cảng nội địa(IDC) được đầu tư phát triển hoàn thiện.
4 Nguồn lao động dồi dào vàtrình độ ngày càng cao.
5 Hệ thống công nghệ thông tin, internet ngày càng phát triển.
1 Nhiềucôngty Logistics ra đời làm sự cạnh tranh thêm gay gắt.
2 Chi phí các nhân côngvàdịch vụ thuê ngoài cao.
3 Quá trình nâng hạ cùa cảngđoi với lô hàng lớn mất nhiều thờigian.
4 Quãngđường thường xuyên tắc nghẽn, hệ thống đườngxá xuống cấp, hư hỏng, ngập nước khi trời mưa. Điếm mạnh (s)
1 Thực hiện quy trình giao nhận rõ ràng, cụ thể từ khâu chuẩnbị cho tới lúc tiến hành.
2 Sử dụng phần mềm khai báo hải quan
ECUS5 VNACCS đem lại nhiều lợi ích.
3 Có đội ngũ nhân viên giao nhận chuyên nghiệp, cókinh nghiệm làm việc lâu năm.
SOI: Hoàn thiệnquỵ trình chuẩn cho công tác tổ chức giao nhận (SI, S2 + O2, 03)
SO2: Hoàn thiện chính sách nhân sự (S3, S4 +01, 04)
ST1: Xúc tiếnthường mại và chăm sóc khách hàng(S3, S5 + T1)
4 Trách nhiệm được phân rõ ràng cho từng người, từng phòng ban.
5 Có hệ thống kho bãi và trang bị xe đầu kéo. Điềm yếu ( w)
1 Trình độ ngoại ngữ của nhân viên còn hạn chế.
2 vẫn còn phải thuê dịch vụ bên ngoài nhiều.
3 Tốn khá nhiều chiphí vàkhó chủ động trong việcđiềuphối, chuyên chở, thực hiệnđonhàng.
4 Thườnggặp trường họp thông tin bị sai lệch.
5 Vấn đề, sự cố phát sinh như cúp điện hay lỗi mạng Internet ảnhhưởng đếnquy trình làmviệc.
WO1: Nâng cao trình độ của nhân viên (W1+O1)
WO2: Nâng cấphệ thốngmáy tính (W4,W5 + O5)
WT1: Đầu tư cơ sớ vật chất (W2,W3 + T2,T3,T4)
(Nguồn: Tácgiả tự tổng hợp)
4.4 MỘT SỐGIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO NHẶN Ở CÔNG TY
4.4 Ỉ Hoàn thiện quy trình chuẩn cho công tác tổ chứcgiao nhận trong Công ty (SOI)
Để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa cho khách hàng và tiết kiệm chi phí cho công ty, việc hoàn thiện quy trình giao nhận là rất cần thiết Những giải pháp này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn tăng cường năng lực cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu.
Công ty cần chuẩn hóa quy trình giao nhận cho từng khách hàng và khắc phục các vấn đề khi truyền tờ khai chính xác Đối với VENUS, phần lớn lợi nhuận đến từ những khách hàng lớn thường xuyên vận chuyển hàng hóa đồng nhất, vì vậy việc xây dựng quy trình chuẩn riêng cho mỗi khách hàng là rất quan trọng và cần được triển khai nhanh chóng.
Công việc khai báo hải quan đòi hỏi kiến thức vững vàng và khả năng nắm bắt thời điểm, vì vậy công ty nên giao nhiệm vụ này cho những nhân viên có kinh nghiệm để tránh sai sót có thể ảnh hưởng đến khách hàng và hình ảnh công ty Khi có nhiều đơn hàng giao nhận, không nên để một người phụ trách toàn bộ quá trình, mà cần có hai hoặc ba người hỗ trợ trong việc làm chứng từ, kiểm tra và kê khai hải quan, giúp rút ngắn thời gian và đảm bảo tính chính xác của chứng từ.
• Giải pháp trongkhâu tiếp xúcvới hãng tàu
Khi làm việc với các hãng tàu, hải quan và cảng, nhân viên cần chú ý đến các chi tiết quan trọng trên giấy tờ như thông tin người gửi, người nhận, loại hàng, mốc thời gian, địa điểm, số container và số seal để tránh rắc rối sau này Khi mượn container, việc kiểm tra kỹ tình trạng container là rất quan trọng, bao gồm việc phát hiện các vết móp, nứt hoặc hư hỏng Nếu không kiểm tra cẩn thận và phát hiện vấn đề khi trả container, Công ty có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường.
• Giải pháptrong quytrình giao nhận
Hiện nay, quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển còn nhiều bước phức tạp, gây khó khăn trong việc phân công nhiệm vụ cho các phòng ban Do đó, Venus cần thiết lập một quy trình chuẩn bằng văn bản, loại bỏ các bước không cần thiết và thông báo đến toàn thể nhân viên Việc này sẽ giúp mọi người nắm rõ trách nhiệm, giảm thiểu công việc chồng chéo và vẫn đảm bảo sự liên kết, phối hợp chặt chẽ Mục tiêu là tăng tốc độ giao nhận hàng hóa, tránh sai sót và hoàn thành nhanh chóng các thủ tục, chứng từ liên quan.
Giải pháp khả thi yêu cầu sự liên kết giữa các phòng ban và tinh thần quyết tâm cao Đây là biện pháp có thể thực hiện lâu dài, vì vậy công ty nên triển khai ngay và phổ biến đến toàn thể nhân viên.
4.4.2 Hoàn thiện chính sách nhân sự ( SO2) Đoi với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào, nguồn nhân lực cũng chính là yếu tố quyết định sự thành công Với ngành dịch vụ Logistic tại Việt Nam đang phát triển một cách nhanh chóng như hiện nay, để phát triển, không bị đào thải và nâng cao tính cạnh tranh của VENUS thì Công ty cần tập trung cho việc đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, để đáp ứng được sự phát triển của dịch vụ Logistics cũng như yêu cầungày càngkhắt khecủa khách hàng hiện nay.
Công ty có thể cử nhân viên đi học tập và tích lũy kinh nghiệm từ nước ngoài, hoặc tham gia các khóa đào tạo tại các hiệp hội như Hiệp hội giao nhận vận tải Việt Nam (VIFFAS), Hiệp hội giao nhận các nước ASEAN, và Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA) Bên cạnh đó, các chương trình đào tạo của Bộ Giao thông Vận tải cũng là một nguồn lực quý giá Để đáp ứng kịp thời những yêu cầu mới trong công việc, công ty cần thường xuyên tổ chức các buổi huấn luyện chuyên môn cho nhân viên.
Công ty nên chú trọng đến việc khuyến khích nhân viên thông qua việc tăng lương hoặc thưởng cho những thành tích xuất sắc Điều này không chỉ giúp nhân viên có động lực phấn đấu mà còn nâng cao hiệu quả làm việc, mang lại nhiều lợi ích cho công ty như hợp đồng mới và hình ảnh chuyên nghiệp.
Venus cần tăng cường nhân viên cho bộ phận Giao nhận để đảm bảo hoàn thành nhanh chóng các lô hàng theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Công việc này rất quan trọng, nhưng Venus cần thời gian để tìm kiếm nhân viên phù hợp nhất, người có khả năng thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
4.4.3 Xúc tiến thương mại và chăm sóc khách hàng (ST1)
Công ty cần tập trung vào việc chăm sóc khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ để xây dựng mối quan hệ thân thiện và nâng cao uy tín Điều này không chỉ giúp giữ chân khách hàng hiện tại mà còn là cơ hội để thu hút nguồn khách hàng mới.
Vớinhững khách hàngthân quennêncó những chính sách ưuđãi (giảmphí, tặng kèm một dịch vụ, ).
Công ty cam kết lắng nghe và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, duy trì mối quan hệ đối tác chặt chẽ Chúng tôi thường xuyên trao đổi ý kiến để nắm bắt nhu cầu hiện tại của khách hàng, từ đó bổ sung những thiếu sót và cải thiện dịch vụ, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.
Công ty nên chủ động tham gia vào các tổ chức và hiệp hội trong ngành để chia sẻ và học hỏi kinh nghiệm từ những doanh nghiệp khác Điều này không chỉ giúp nâng cao kiến thức mà còn tạo cơ hội để khách hàng và đối tác biết đến và tìm kiếm dịch vụ của công ty.
Công ty cần chủ động quảng bá hình ảnh của mình trên các trang web chuyên về giao nhận hàng hóa và xuất nhập khẩu Hình thức quảng cáo này không chỉ có chi phí thấp mà còn mang lại hiệu quả cao, giúp nâng cao nhận diện thương hiệu.