Quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường biển tại công ty streamline logistics corporation

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỊ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: NGUYÊN NGỌC THƯ MSSV: 1454010355 CHUN ĐÈ THỰC TẬP TĨT NGHIỆP • • • Tên đề tài: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY STREAMLINE LOGISTICS CORPORATION Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: Đoàn Thị Thanh Thúy Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2017 GVHD: Đồn Thị Thanh Thúy Báo cáo thực tập LỜI CẢM ƠN Đầu tiên em xin cảm ơn toàn thể Ban Giám Hiệu trường Đại học Mở Có thể nói học tập trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh may mắn Khi học tập trường việc tiếp thu kiến thức chuyên ngành từ giảng viên, trường ln tạo tối đa điều kiện, hội cho sinh viên tham gia câu lạc bộ, hội thảo, làm việc nhóm, cố kỹ sinh viên Đặc biệt học linh hoạt, sinh viên tham gia chương trình tình nguyện, học thêm chứng nghiệp vụ, làm thêm công việc chuyên ngành hay kiếm tiền trang trải học phí Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Đoàn Thị Thanh Thúy giáo viên hướng dẫn em thực tập suốt thời gian qua, tận tình hướng dẫn giúp đỡ em q trình hồn thiện báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn đến quý công ty Streamline Logistic Corporation đặc biệt Giám đốc Tiền Thanh Hiệp tận tình giúp đỡ chì dẫn q trinh thực tập cơng ty Cho em hội trải nghiệm làm cơng việc thực tế cơng ty Chính mơi trường làm việc công ty làm cho em nhận thấy hội thách thức để làm việc ngành xuất nhập khẩu, đồng thời cho em ý thức khó khăn hạn chế thân Đe hoàn thành tốt báo em xin gửi lời cảm ơn đến người thân bạn bè em, người đồng cảm chia với em Lời cuối em xin chúc q nhà trường, q thầy cơ, tồn thể nhân viên Công ty cổ phần Streamline Logistics mạnh khỏe, hạnh phúc đạt nhiều thành công công việc Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Nguyễn Ngọc Thư i GVHD: Đoàn Thị Thanh Thúy Báo cáo thực tập MỤC LỤC PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÀI BÁO CÁO 1.3 MƠ TẢ VI TRÍ THỰC TẬP 1.4 KẾT CÁU BÀI BĂO CÁO PHẦN 2: HIỆN TRẠNG 2.1 Giới THIỆU 2.2 QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU LCL BẰNG đường biến TẠI CƠNG TY STREAMLINE LOGISTICS CORPORATION 20 2.3 ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM KHI THỰC HIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU LCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY 34 PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP 36 3.1 GIẢI PHÁP VỀ NHẬN CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP TỪ ĐẠI 36 3.2 GIẢI PHÁP VỀ TRÌNH HB/L CHO HÃNG TÀU 37 3.3 GIẢI PHÁP VỀ NHẬN GIẤY BÁO HÀNG ĐẾ TỪ HÃNG TÀU 37 3.4 GIẢI PHÁP VỀ VIỆC GỬI GIẤY BÁO HÀNG ĐẾN TỪ STREAMLINE CHO NGƯỜI NHẬN .38 3.5 GIẢI PHÁP VỀ NHẬN LỆNH GIAO HÀNG TỪ HÃNG TÀU (D/O) 38 3.6 STREAMLINE PHÁT HÀNH D/O CHO NGƯỜI NHẬN 38 3.7 GIẢI PHÁP VỀ QUYẾT TOÁN D|CH vụ 39 3.8 GIẢI PHÁP HẠN CHẾ TÍNH THỜI vụ CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA 40 3.9 GIẢI PHÁP TẠO MỐI QUAN HỆ VỚI KHÁCH HÀNG 40 PHẦN 4: KẾT LUẬN 42 SVTH: Nguyễn Ngọc Thư iv GVHD: Đoàn Thị Thanh Thúy Báo cáo thực tập PHẦN 1: MỞĐẰU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐÈ TÀI Ngày thương mại quốc tế hoạt động tất yếu cho phát triển quốc gia Thực tế cho thấy rằng, không quốc gia phát triển mạnh bền vững họ tự lập với kinh tế giới Việt Nam không ngoại lệ, Việt Nam thoát khỏi thời kỳ bao cấp có bước chuyển mạnh mẽ tham gia vào công đổi đất nước sau năm 1986 Việt Nam bắt đầu gia nhập nhiều tổ chức lớn như: ASEAN, AFTA, ASEM, APEC, WTO tiến hành nhiều hoạt động thu hút đầu tư từ tập đoàn lớn giới Nhờ vào công đổi mà Việt Nam từ nước nông nghiệp lạc hậu chuyển dần sang đất nước công nghiệp, dịch vụ Đặc biệt hoạt động xuất nhập giúp cho Việt Nam có hội để tiếp cận với nhiều thị trường mới, xu hướng tiêu dùng mới, cạnh tranh trực tiếp với hàng hóa từ nhiều nước cơng nghiệp tiên tiến Anh, Mỹ, Pháp, Canada, úc Từ doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu nhận thấy điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức hoạt động ngoại thương Việc xuất nhập hàng hóa, dich vụ có vai trị vơ to lớn đối việc kinh doanh sản xuất doanh nghiệp Việt Nam Khơng chì mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà tăng nguồn thu vào ngân sách Nhà nước, tạo công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động Tuy nhiên, hoạt động xuất nhập q trình diễn địi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững nghiệp vụ trình độ chun mơn, từ khâu giao dịch đàm phán đến khâu thực giao nhận Trong quy trình giao nhận hàng hóa giữ vai ưị yếu định đến lợi the nâng cao lực cạnh tranh cho doanh nghiệp, tiêu biểu doanh nghiệp xuất Thiếu hoạt động xem hoạt động mua bán ưong nước ngồi nước khơng thể thực Cơng ty Streamline Logistics Corp công ty chuyên giải vấn đề vận chuyển, chứng từ, hải quan, bên mảng hàng lẻ nhập từ nước khu vực Châu Á, Đông Nam Á Trung Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Thái Lan, Singapore, Malaysia, Việt Nam thông qua hệ thống cảng đặt biệt Cát Lái Bên cạnh Cơng ty Streamline Logistics đối tác tin cậy, nhiều hãng tàu lớn giới như: EVERGREEN, SVTH: Nguyễn Ngọc Thư GVHD: Đoàn Thị Thanh Thúy Báo cáo thực tập OOCL, MCC, YML, COSCO, NYK, WANHAI, Nhận thấy tầm quan trọng hoạt động xuất nhập Việt Nam mạnh cơng ty nên đề tài “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIẾN TẠI CÔNG TY STREAMLINE LOGISTICS CORPORATION” thực nhằm giúp công ty Streamline khắc phục công đoạn thừa, khâu tiêu tốn nhiều chi phí quy trình giao nhận Việt Nam, từ làm tăng lợi cạnh tranh mặt thời gian, nghiệp vụ so với công ty giao nhận khác Việt Nam 1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP THựC HIỆN BÀI BÁO CẢO 1.2.1 Mục tiêu: - Làm rõ hoạt động cần thiết quy trình nhập hàng hóa từ nước Việt Nam - Phát điểm bất cập, sai sót quy trình nhập công ty mắc phải - Đe giải pháp khắc phục giai đoạn rườm rà, nhiều thời gian quy trình giao nhận giúp cho cơng ty tự tin cạnh tranh xu hướng kinh doanh thị trường frong kỷ 21 1.2.2 Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thực tập công ty Sừeamline Logistics 1.2.3 Phương pháp: - Phương pháp quan sát: Quy trình thực nghiệp vụ, xử lý hàng hóa, chứng từ - Phương pháp thống kê mô tả - Phương pháp thu thập thơng tin: Từ nguồn thơng tin chính: o Thơng tin nội bộ: Tài liệu lịch sử hình hành phát triển ưong công ty chứng từ liên quan đen nghiệp vụ cần tham khảo làm báo cáo SVTH: Nguyễn Ngọc Thư GVHD: Đồn Thị Thanh Thúy Báo cáo thực tập o Thơng tin bên ngoài: Sách, báo, Internet tham khảo thêm thực trạng ngành số khái niệm bản, số báo cáo anh chị khóa trước 1.3 MƠ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP Khi vào doanh nghiệp em may mắn tomg việc đảm nhận vị trí cơng ty: nhân viên kinh doanh chứng từ: 1.3.1 Nhân viên kinh doanh Những ngày đầu em huấn luyện cách gọi điện thoại đến cho doanh nghiệp, để lấy thông tin cần thiết như: • Cơng ty nhập/ xuất hàng từ đâu? • Hàng container hay hàng lẻ? • Người phụ trách xuất nhập khẩu? • Xin số điện thoại, email? Học thông tin cảng nhập chủ yếu cơng ty: Đối với Trung Quốc có chính: Shanghai, Foshan, Shenzhen, Ningpo, Shekou • Đài Loan có cảng: Keelung, Taichung, Caoshung • Thái Lan có cảng: Bangkok, Laem Chabang, Lat Charabang • Singapore có cảng: Singapore • Malaysia có cảng: Port Kalang Học giá cước phí Local charge cụm cảng Hồ Chí Minh hàng xuất hàng nhập, hàng nguyên container hàng lẻ: • Phí làm chứng từ • Phí tác nghiệp • Phí xăng dầu • Phí vệ sinh container • Phí niêm phong, kẹp chì • Phụ phí xếp dỡ SVTH: Nguyễn Ngọc Thư Báo cáo thực tập • GVHD: Đồn Thị Thanh Thúy Phí câng container rỗng Sau em liên hệ với doanh nghiệp thông qua thông tin ưên Những trang vàng để gặp phận xuất nhập Khi tiếp cận nhân viên phụ trách xuất nhập khẩu, em tiến hành thu thập thông tin huấn luyện, sau thu thập thông tin xong đợi đến gần cuối ca 10 30 phút buổi sáng 30 phút buổi chiều, em lập bảng báo giá gửi cho khách hàng ngày hơm 1.3.2 Nhân viên chứng từ hàng nhập Em học cách soạn, trình Manifest hệ thống Công thông tin cửa quốc gia VNSW; soạn giấy thông báo hàng đến,giấy đề nghị toán cho khách hàng; kiểm ưa Email hãng tàu, đại lí, khách hàng Bên cạnh nhận liệu từ chị Trang (Ms Nicole) em phải nhập liệu vào file Docs công ty, sau ghi thơng lên bìa hồ sơ: • Tên khách hàng (Customer) • Nguồn gốc, tên nước xuất (Original) • Cảng đến (Destination) • Hãng tàu chuyên chở (Carrier) • Ngày tàu chạy (ETD) • Ngày tàu đến ( ETA) • Đại lí cơng ty (Agents) Khi hãng tàu, hay coloader phân quyền cho Forwarder up load Manifest lên hệ thống kèm theo thông tin như: • Mã số khai báo • Tên tàu, cố chuyến • Ngày • So container, so seal • Thời hạn cuối cho Forwarder up load Manifest lên hệ thống SVTH: Nguyễn Ngọc Thư Báo cáo thực tập GVHD: Đoàn Thị Thanh Thúy Sau kiểm ưa thông tin ưên Mast Bill, House Bill trùng khớp với thông tin yêua cầu truyền Manifest nhận em soạn lấy tệp đà soạn sẵn trình lên hệ thống VNSW Khi có thơng báo hàng đến (-Arrival Note) từ hãng tàu Co-loader gửi cho Sưeamline phải tính tiền lấy lệnh giao hàng (D/O) báo với kế toán, sau in giấy thơng báo hàng đến đưa cho nhân viên kinh doanh viết tiền toán phải thu khách hàng Sau hồn thành cơng việc trên, em soạn giấy thông báo hàng đến, lệnh giao hàng, giấy đề nghị toán gửi mail cho khách hàng Khi kế toán chuẩn bị tiền xong, em lấy tiền với giấy giới thiệu công ty giấy thông báo hàng đến mà hãng tàu Co-loader gửi lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng giao cho khách Khi khách hàng đến lấy lệnh em phải đóng mộc đại lí Sưeamline Logistics lên: • Lệnh giao hàng mà Sưeamline cấp cho khách hàng • House Bill • Giao lệnh đầy đủ cho khách gồm: • 3Lệnh giao hàng mà Sưeamline cấp cho khách hàng • Lệnh giao hàng mà hãng tàu Co-loader cấp cho Sưeamline Logistics • House Bill 1.4 KÉT CÁU BÀI BÁO CẢO Phan 1: Mở đầu Phần 2: Hiện ưạng Phần 3: Giải pháp Phần 4: Kết luận SVTH: Nguyễn Ngọc Thư GVHD: Đoàn Thị Thanh Thúy Báo cáo thực tập PHẦN 2: HIỆN TRẠNG 2.1 Giới THIỆU 2,1,1 Giới thiệu tổng quát công tỵ Công ty Cổ phần Giao nhận Dịng Nước cơng ty cung cấp đa dạng dịch vụ, từ dịch vụ LOGISTICS đến vé máy bay cho quốc nội- quốc tế Giàu kinh nghiệm tham gia tích cực lĩnh vực kinh doanh dịch vụ- thương mại quốc tế cho phép cung cấp cho doanh nghiệp bạn giải pháp logistics tối ưu Cơng ty Cổ Phần Giao Nhận Dịng Nước thành lập theo giấy phép kinhh doanh số 4103012195 Sở Kế Hoạch Đầu Tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 06/01/2009 Tên gọi đầy đủ tiếng Việt: Cơng ty cổ Phần Giao Nhận Dịng Nước • Tên giao dịch quốc tế: Streamline Logistics Corporation • Tên giám đốc: Tiền Thanh Hiệp • Logo cơng ty: Trụ sở đặt tại: số 09 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP.HỒ Chí Minh Điện thoại: (84.8) 62920481 Fax : (84.8) 62920482 Website : www.sfreamlinelogistics.com.vn Slogan: FOR YOU FOR ME Với ý nghĩa bạn tơi, để xây dựng thương hiệu doanh nghiệp uy tín trước hết Streamline phải doanh nghiệp kinh doanh tâm, luôn quan tâm đến tâm tư khách hàng, tối đa hóa lợi ích khách hàng Bên cạnh đó, Streamline quan tâm đến khách hàng khơng chưa trọn vẹn ý nghĩa Slogan “ For you for me”, cot yếu Streamline ton đến ngày hơm nhờ nhân viên trung thành, tâm tận tụy cơng ty thơng qua thấu hiểu đồng cảm Trải qua SVTH: Nguyễn Ngọc Thư Báo cáo thực tập GVHD: Đoàn Thị Thanh Thúy thăng trầm slogan tiêu chí hàng đầu, nơi đào tạo nhiều hệ nhân viên chất lượng lĩnh vực xuất nhập Quá trình hình thành: Được thành lập vào cuối năm 2008, cịn mẻ cơng ty tự khẳng định vị trí thị trường nhà vận chuyển giao nhận chuyên nghiệp, nhận tín nhiệm cao khách hàng Hiện tại, cơng ty có quan hệ quốc tế với 300 công ty 100 nước mạng lưới ngày hoàn thiện phát triển không ngừng tới Châu Âu, Châu Á, Châu Mỹ, Trung cận đông, Châu Phi, Châu Đại Dương Cơng ty ln tập trung nguồn lực vào đầu tư cải tiến công nghệ, không ngừng sáng tạo, đổi nâng cao chất lượng dịch vụ phát triển dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng ngày tăng khách hàng Do công ty cung cấp dịch vụ trung gian hãng tàu, công ty gom hàng lẻ khách hàng nên việc lấy thơng tin phục vụ q ữình nghiên cứu đề tài tiến hành dễ dàng Lĩnh vực hoạt động công ty: Dỉch vụ hàng không Dịch vụ vận tải hàng hố đường hàng khơng frong dịch vụ phát triển nhanh công ty cổ Phần Giao Nhận Dòng Nước Dịch vụ hàng khơng bao gồm: • Giao nhận tân nơi từ cửa đến cửa • Giao nhận chứng từ • Mã số hàng hố • Bảo hiểm hàng hố • Phân phối • Khai báo hải quan • Hàng hoá nguy hiểm • Đóng gói hàng hố • Theo dõi đơn hàng quản lí đơn hàng SVTH: Nguyễn Ngọc Thư