Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ Khoa Thương Mại – Du Lịch **** Đề Tài: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Đơn vị thực tập: CÔNG TY ASIAN GROUPAGE SERVICES VIETNAM GVHD : ThS Trần Hữu Dũng SVTH : Châu Minh Quân Lớp : CXN II/1 Niên khóa : 2006 - 2009 TP HỒ CHÍ MINH, THÁNG NĂM 2009 LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho em bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy cô trường Cao Đẳng Kinh Tế Tp Hồ Chí Minh hết lịng dạy dỗ, truyền đạt lại cho em kiến thức kinh nghiệm quý báo suốt ba năm học trường để hơm em vận dụng kiến thức áp dụng vào thực tế hồn thành tốt báo cáo thực tập Qua em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường tạo điều kiện tốt học tập Đặc biệt cảm ơn thầy Trần Hữu Dũng tận tình hướng dẫn bảo giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Em gởi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc công ty TNHH Asian Groupage Services Việt Nam anh chị Phòng giao nhận, đặc biệt anh Hà Huy Thắng tận tình dẫn em thực tập cơng ty, giúp em có kinh nghiệm thực tế bổ ích vào kiến thức mà em học trường Do thời gian thực tập không nhiều bước đầu vào thực tế nhiều bỡ ngỡ, kiến thức cịn hạn chế với nhiều lí khách quan nên chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong góp ý quý thầy cô anh, chị công ty bước đường học hỏi tìm hiểu Một lần em xin chân thành cảm ơn Tp Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng năm 2009 Sinh viên thực Châu Minh Quân LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY ĐẠI LÝ GIAO NHẬN ASIAN GROUPAGE SERVICES VIỆT NAM I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIETNAM Quá trình hình thành phát triển Asian Groupage services Vietnam - Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIETNAM - Tên giao dịch quốc tế: ASIAN GROUPAGE SERVICES VIET NAM - Tên viết tắt: AGS Pte, Ltd - Mã số thuế: 0305168222 - Trụ sở chính: số Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận - Văn phòng giao dịch kho số 153 Nguyễn Tất Thành, Quận - Điện thoại: - Fax: - Website: www.agsvn.com.vn Công ty TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIỆT NAM thành lập vào ngày 26 tháng 11 năm 2007 cơng ty có vốn góp với cơng ty nước ngồi ASIAN GROUPAGE SERVICES Pte, Ltd (Singapore), hoạt động lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế (Forwarder) Công ty TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIET NAM thành lập theo giấy phép kinh doanh số 411022000108 Sở kế hoạch Đầu tư cấp ngày 29/8/2007 Người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật là: Bà Dương Nữ Thúy An Với vốn điều lệ cuả công ty là: 3,200,000,000 đồng gần 200,000 USD Bên Việt Nam góp vốn là: 1,632,000,000 đồng tương đương với 102,000 USD chiếm 51% vốn điều lệ tiền mặt Bên nước ngồi góp vốn 1,568,000,000 đồng tương đương 90,000USD chiếm 49% AGS Việt nam thành viên Tập đồn AGS, có trụ sở Singapore văn phòng AGS nhiều quốc gia giới như: Malaysia, Indonesia, Ấn Độ, Úc, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc… Chức năng, lĩnh vực hoạt động nhiệm vụ AGS Việt Nam Công ty TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICE , chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận, kho vận, dịch vụ kho bãi container, dịch vụ thơng quan hàng hóa, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, vận tải hàng hóa tồn cầu đường biển hàng không Thế mạnh AGS Việt Nam thu gom hàng lẽ (LCL), cung cấp dịch vụ gửi hàng trọn gói từ Việt Nam nước Trong Singapore, Busan, Thái Lan, Shanghai, Port klang, tuyến mạnh AGS Việt Nam Song song với hoạt động gửi hàng, AGS Việt Nam công ty chi nhánh, đại lý Tập đồn AGS, có tổ chức thêm dịch vụ tổ chức thêm nguồn hàng thương mại hai chiều cho khách Các dịch vụ lĩnh vực hoạt động AGS Việt Nam: - Giao nhận vận chuyển hàng đầy container quốc tế (FCL) - Chuyên gom hàng vận chuyển hàng lẻ quốc tế (LCL) - Giao nhận hàng cảnh, giao nhận hàng phi mậu dịch, hành lý cá nhân, đồ dùng gia đình, quà biếu, quà tặng, hàng mẫu, hàng quảng cáo, - Dịch vụ giao nhận hàng Door to door, - Đại lý hàng hải, - Dịch vụ giao nhận hàng triển lãm cơng trình, dự án, - Thực thủ tục hải quan, - Đóng gói, dán nhãn, lưu kho hàng hóa, cho thuê kho bãi, - Các dịch vụ chứng từ xuất nhập dịch vụ khác Asian Groupage Services Việt Nam đựơc thị trường biết tới với đội ngũ nhân viên đông đảo, động, chuyên nghiệp thái độ phục vụ tận tình, chu đáo, đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng cách nhanh chóng hiệu Là ngành dịch vụ, thỏa mãn yêu cầu khách hàng mục tiêu hàng đầu công ty đại lý giao nhận xuất nhập nói chung AGS nói riêng Do Cơng ty Asian Groupage Services Việt Nam ln định hướng tất nhân viên phải cố gắng thực theo phương châm : “ Sự hài lòng khách hàng mục tiêu công ty” Và công ty cam kết: - Giao hàng hoá hẹn, giá ln thấp - Ln cải tiến chất lượng dịch vụ để đáp ứng ngày tốt hơn, phù hợp với nhu cầu quý khách hàng - Ln đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán nhân viên - đáp ứng nhu cầu ngày cao công việc - Phổ biến đến tất nhân viên sách Chính sách chất lượng luôn củng cố thực cách tốt để nâng cao cạnh tranh, tạo tiền đề hoạt động tốt, đưa Công ty ngày phát triển vững mạnh Vì mục tiêu hàng đầu xuyên suốt trình hoạt động kinh doanh ln ban giám đốc tồn thể nhân viên Công ty TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIET NAM đặc biệt quan tâm thực ngày tốt hơn, hài lịng khách hàng dịch vụ mà công ty cung cấp Nhiệm vụ AGS Việt Nam - Trên sở kết hoạt động năm vừa qua, từ dự đốn khả phát triển nhu cầu đối tượng phục vụ năm kế hoạch, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, tổ chức thực tốt kế hoạch kinh doanh sau Giám đốc công ty phê duyệt - Chấp hành nghiêm túc chế độ, sách, pháp luật Nhà nước tập quán quốc tế lĩnh vực có liên quan đến công tác giao nhận vận tải, qui định tài chính, tài sản cố định, tài sản lưu động công ty - Bảo đảm an ninh trật tự, an tồn xã hội phịng cháy chữa cháy khu vực triển khai hoạt động - Quản lý tồn cán cơng nhân viên theo sách; chế độ hành Nhà nước, không ngừng cải thiện điều kiện lao động sinh hoạt nhân viên Có kế hoạch bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ phục vụ chuyên môn cho nhân viên nhằm phục vụ tốt cho nghiệp phát triển công ty 4.Cơ cấu tổ chức quản lý nhân công ty: Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức nhân cơng ty GIÁM ĐỐC PHỊNG HÀNH CHÍNH PHỊNG GIAO NHẬN PHÒNG HÀNG XUẤT PHÒNG HÀNG NHẬP PHÒNG SALE MARKETING PHỊNG KẾ TỐN TÀI VỤ Nhận xét: Vai trò phòng ban: a Giám đốc: - Là người đứng đầu cơng ty, có chức điều hành công ty - Là người đại diện theo pháp luật công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, điều hành hoạt động kinh doanh ngày b Phịng kế tốn – Tài vụ - Thực nhiệm vụ hoạch tốn tốn chi phí, doanh thu, bảo đảm nguồn vốn hoạt động kinh doanh cho cơng ty - Có chức tổng hợp số liệu tài giúp cho lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động cơng ty, để từ đề phương án kinh doanh thích hợp nhằm nâng cao hiệu họat động công ty - Cung cấp tài kịp thời đến phận khác - Lập thống kê kế toán, theo dõi thực tài để đề xuất biện pháp sử dụng vốn hiệu Cung cấp nhanh, xác thơng tin kinh tế theo quy định giám đốc c Phòng hàng xuất: - Với chức tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng, từ phận khác hay từ ban giám đốc - Tư vấn tìm kiếm khách hàng cho phận qua mối quan hệ phương tiện thông tin Báo giá lô hàng xuất cho khách hàng dựa bảng giá mẫu công ty - Lưu trữ hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ xuất hàng Báo cáo định kỳ hàng tháng với ban giám đốc tình hình xuất hàng phận d Phòng hàng nhập: - Tiếp nhận đơn hàng từ đại lý nước ngồi qua mail - Tìm kiếm khách hàng, đại lý qua mail - Lưu trữ hồ sơ có liên quan đến phận - Báo cáo định kỳ với ban giám đốc lượng hàng nhập tháng e Phòng giao nhận - Tiếp nhận hồ sơ khai thuê hải quan từ khách hàng cơng ty - Tiếp nhận lưu trữ công văn, thông tư, định, nghị định từ cấp ngành liên quan như: Cơ Quan Hải Quan, Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn, Bộ Thương Mại, VCCI đơn vị kinh doanh khác gởi đến công ty - Thực nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng hoá XNK Phổ biến quy định nhận từ quan ban ngành có liên quan đặc biệt quan Hải quan giúp nhân viên phận thực tốt trình giao nhận hàng hố Có chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu sử dụng phận f Phịng Sale Marketing - Tìm kiếm khách hàng kí kết hợp đồng dịch vụ - Thực cơng tác quảng bá chăm sóc khách hàng II NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP: Thuận lợi: Trong giai đọan cạnh tranh nay, doanh nghiệp trẻ hoạt động giao nhận vận tải công ty AGS Việt Nam ngày phát triển tạo niềm tin cho khách hàng ngồi nước Có điều do: - Bộ máy họat động công ty vận hành suôn sẻ Đội ngũ lãnh đạo nhân viên cơng ty có tin thần đồn kết tốt, sẵn sàng hổ trợ công việc để mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng Ban lãnh đạo trẻ, động, sáng tạo nhạy bén trước biến động thị trường người đứng thành lập cơng ty từ ngày đầu, trãi qua thăng trầm Công ty suốt thời gian qua, nhờ có kinh nghiệm định thị trường - Đội ngũ nhân viên động, ln tích cực trình cung cấp dịch vụ khéo léo trình giao tiếp trực tiếp với khách hàng Đây yếu tố đặc biệt quan trọng, chất lượng dịch vụ thể q trình làm việc nhân viên - Cơng ty có dịch vụ với chất lượng tốt với mức giá “mềm” so với mức giá chung dịch vụ loại doanh nghiệp khác cung cấp thị trường - Công ty có trang web riêng, thơng qua trang web khách hàng có số thơng tin như: sơ lược công ty, chi nhánh văn phịng đại diện ngịai nước cơng ty để thuận tiện việc giao dịch dịch vụ mà cơng ty cung cấp - Cơng ty có trụ sở Asian Groupage Services Singapore, đại lý nhiều nơi giới giúp cho việc vận chuyển dễ dàng có nguồn thu nhập định từ việc giao nhận hàng hóa nhập từ đại lý bên nước - Cơng ty có trụ sở TP.HCM, trung tâm giao dịch quốc tế công nghiệp lớn vào bậc nước, điều tạo điều kiện thuận lợi để phát triển mạnh mẽ lĩnh vực - Việc gia nhập vào tổ chức thương mại gới(WTO) thúc dục Việt Nam cải tiến hệ thống luật pháp, làm thơng thống thủ tục hành tạo điều kiện tốt cho doanh nghiệp ngày phát triển - Việt Nam tham gia vào khối kinh tế, tổ chức khu vực giới tạo điều kiện cho hàng hóa, dịch vụ Việt Nam thâm nhập vào thị trường giới ngược lại Đây hội thách thức doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp hoạt đông lĩnh vực thương mại vận tải Tham gia vào tổ chức khu vực giới, doanh nghiệp có điều kiện khai thác thêm lợi khối, phát triển thương mại hàng hải, thu hut vốn đầu tư nước ngòai, tranh thủ nguồn vốn kỹ thuật tiên tiến cho hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa Khó khăn Bên cạnh thuận lợi cơng ty cịn có khó khăn, hạn chế, bất cập cần khắc phục: - Dịch vụ cung cấp công ty giá cạnh tranh nhiều trường hợp, tiêu thời gian đặt cao chi phí Trong trường hợp cơng ty gặp nhiều khó khăn vấn đề cạnh tranh với doanh nghiệp lực - Mặc dù có trang web riêng công ty chưa tận dụng tốt trang web để tăng hiệu phụ vụ khách hàng, giao dịch chủ yếu qua điện, fax email vấn đề hạn chế lớn, nước khác lại ứng dụng mạnh thành tựu công nghệ thông tin vào lĩnh vực - Sự cạnh tranh gây gắt công ty nước xâm nhập mạnh mẽ công ty nước chuẩn bị tràn ạt vào Việt Nam thức cho phép doanh nghiệp giao nhận vận tải đầu tư vào Việt Nam - Tỷ giá hối đoái, giá vàng, giá ngoại tệ (chủ yếu USD) liên tục biến động thêm vào ảnh hưởng kinh tế tồn cầu III PHỊNG GIAO NHẬN Trong cơng ty,PHỊNG phịng coi quan trọng Phịng giao nhận TRƯỞNG có 10 người Mỗi nhân viên phịng phân cơng thực hợp đồng giao nhận (hàng lẻ, hàng rời, hàng nguyên container), chuyên lo thủ tục Hải CUSTOMER SERVICES quan, kiểm hóa giao nhận hàng cho số khách định Sơ đồ 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG GIAO NHẬN BỘ PHẬN LÀM HÀNG NHẬP BỘ PHẬN LÀM HÀNG XUẤT BỘ PHẬN LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN Trưởng phòng giao nhận Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh phòng, phận giao nhận Theo dõi kế hoạch làm hàng lô hàng để đảm bảo việc thực hợp đồng nội dung, tiến độ làm hàng, hạn chế thấp mát, hao hụt hàng hóa xảy kịp thời đạo giải khiếu nại khác hàng Kiểm tra việc thực biện pháp an tồn lao động, an tồn hàng hóa q trình giao nhận vận chuyển Báo cáo giám đốc Công ty kết vướng mắc trình hoạt động phòng, phận giao nhận hàng tháng, quý, năm có yêu cầu chịu trách nhiệm trực tiếp hoạt động nhận viên phịng Có quyền hạn trực tiếp điều hành phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên thuộc phịng phận giao nhận Giải công việc thuộc phòng phận giao nhận phạm vi quyền hạn liên quan đến hàng hóa, giá cả, khách hàng, tranh chấp, khiếu nại kịp thời báo cáo lên giám đốc công ty vượt qua thẩm quyền Được quyền kí báo giá gồm hàng cơng trình, dự án, phương án làm hàng, biểu mẫu, thông báo, giấy giới thiệu… liên quan đến hoạt động phòng phận giao nhận Nhân viên phận customer services Thông báo, hướng dẫn khách hàng nghiệp vụ cần thiết để khách hàng tiến hành công việc ban đầu; cho khách hàng biết tình hình hàng vào kho khách hàng yêu cầu Nhận yêu cầu phản hồi khách hàng để bám sát tình hình, giúp họ giải nhanh chóng gút mắt, bất cập Nhân viên phận làm hàng xuất Sau trưởng phòng phân công giao nhiệm vụ, phận làm hàng xuất tiến hành theo dõi ngày, giờ, địa điểm đóng hàng, chuẩn bị đồ thiết bị cần thiết cho việc đóng hàng Có thể liên lạc với khách hàng để hẹn ngày đóng hàng đóng hàng trải bãi (chờ hàng tới đóng thẳng vào container), xem booking note khách hàng khách hàng đưa hàng vào kho, nhân viên có nhiệm vụ trình danh sách hàng hóa giấy tờ cần thiết cho kho yêu cầu đóng hàng giám sát hướng dẫn Chịu trách nhiệm việc hư hỏng mát hàng hóa sau hàng đóng hàng vào container đến container xuất Nhân viên phận hàng nhập