LOI CAM ON
Băng lịng biết ơn sâu sắc, em xin trân trọng gửi lời cảm on chan thanh nhat tới Ban Giám Đốc Học viện Chính sách và Phát triển cùng các thầy cơ giáo trong học viện đã dạy dỗ, giúp đỡ và hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình học tập tại
học viện
Đặc biệt, học viên xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến TS Đào Hồng Quyên
người hướng dẫn trực tiếp đã tận tâm giúp đỡ và chỉ dẫn cho em những kiến thức cũng như phương pháp luận trong suốt thời gian làm khĩa luận
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Cơng ty LD TNHH Nippon Express Việt Nam giúp em hồn thành luận văn này
Mặc dù đã cĩ nhiều cơ gắng trong việc tìm hiệu và nghiên cứu, trau đơi kiến thức thơng qua nhiêu tài liệu Tuy nhiên em nhận thay bản thân đang cịn giới hạn về kiên thức, thời gian và kinh nghiệm nên việc đi sâu tìm hiểu những vấn đề trọng
tâm Khĩa luận cĩ thể cịn nhiều thiếu sĩt em rất mong nhận được những gĩp ý, những ý kiến của các thầy cơ, bạn bè để đề tài khĩa luận của em được hồn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2
MỤC LỤC
989.900) 01157 i
lý 18 08 Bội n4 ad i
DANH MỤC BẢNG BIÊU G5 S11 1 E1 E11E1211111511111E 1111 111.1111111 1p V DANH MỤC TỪ VIẾT TẮTT 2 2s S3 EE+EE25232315E1551712171E1ETE1E7121 E1 E.Eerree vi
90,095) .¬ậa3,5 1
1 Tinh cap thiét ctha dé tae cceccccccccccccsececsesceecevsesecsceveessvsesecsvetseveeseseeeeeeees 1
PẨ | vi 2008040) (Ndiaiẳaa3ạ l 3 Đối tượng nghiên cứu + 2s t2 1E E21 211 1171557712111 EEEEEEEEEEEerrrrrrerrrei 2 4 Phạm vỉ nghiên CỨu - - - c E220 111111321111 113110 1111511111115 8 111151 khay 2 Š Phương pháp nghiên CỨU - c0 111222111 11221 1111111 1111182 11111 khay 2
6 Kết cầu khĩa luận 2 2s2s E3 EEEE1E1712121511211771211ETETE17.-E11EE1EEE.EEree 3 CHUONG I CO SO LY LUAN CHUNG VE QUY TRINH GIAO NHAN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN - 4
Trang 31.4.2 Yếu tổ chủ /1/11//NEEYNNớỹg-ca ằ 13 1.5.Tiéu chi damh gid higu suat ccc cccccsccseccceceesesesecececeseseseseceveversevsnsevevereers 14
CHUONG 2 THUC TRANG QUY TRINH GIAO NHAN HANG HOA XUAT NHAP KHAU BANG DUONG BIEN TAI CONG TY LIEN DOANH TNHH
NIPPON EXPRESS VIET NAM CHI NHÁNH HÀ NỘI 55c: 17 2.1 Giới thiệu về Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT
XU cece cece cecc cece cece neeenececeneeecsaecaeeecsaeseeeeecsaeeseseecaeeeeseeeneeecseeeeeeeesteeseeeeens 17 2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Cơng fy ccccccccrceceree 17 2.1.1 Lĩnh vực hoạt động kinh (ÌOQHÌÏH - c nnnHnn ng xen key 18 2.1.2 Cơ cầu tổ chức của CơNG Ép ST T111 11111111 rên 19 2.1.3 Chức năng từng phịng ĐúH cành T ngà ng ng nhà 19 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty giai đoạn 2015-2017 21 2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu bằng đường bién tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chỉ nhánh Hà 7 26 2.4 Đánh giá chung về hoạt động giao nhận vận tải hàng hĩa quốc tế bằng
đường biỂn - Sàn v1 T1 E111 11111111 11111111 111111 11111111 1111111 11x rrg 43
2.4.1 UU điỂm Ă ST HH HH HH HH He 43
2.4.2 Nhược điỄm Sc ST HT HH HH HH HH HH HH reo 44 2.4.3 Nguyên nhân dẫn đến những tơn tại trÊH ST na 49
CHƯƠNG IIHI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY LIÊN DOANH TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM CHI NHÁNH HÀ NỘI 51
3.1 Gidi phap vé quy trinh giao MhAn oo cece ccccsescescsesesseseesssesessessseseeseenes 51 3.1.1 Gidi phdp vé loai hinh dich vit gido ANGN ooo ccccccccesccccecetees eee esveseesees 31 3.1.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ - ác nh ườn 51 3.1.3 Đào tạo và nâng cao nguơn nhân lực ch 52 3.1.4 Hạn chế sự ảnh hướng của tính thời vụ scccee rên 54
Trang 4
3.2 Muc tiêu và định hướng phát triển trong thời gian tới của Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chỉ nhánh Hà Nội 54 3.2.1 — Mục fiỄH ĂQQ HH HH TH HT TT HT ng 11kg ru 54 3.2.2 Định hướng phát triển trong thời gian tới của Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIET NAM chỉ nhánh Hà Nội ẶẶ S522 Sen eằ 55 3.3 Kiến nghị với các cơ quan nhà nước để tạo thuận lợi cho hoạt động của ngành giao nhận đường biến 2-2 2 SE E111 E721 E15 1111127121251 EEEEEre 55 3.3.1 Hồn thiện luật pháp và CHỈHH SẮCỈ cece cece ets c cent hài 55 3.3.2.Đâu tư xây dung CO SO NAA oocccccccccccccccccccscssesessssvevssesesecevevsreseseeceveveesenees 56 3.3.3 Hoan thién hé théng chinh sich thud - tín dụng ccccccrererceeree 57 3.3.4 Nâng cao hiệu quả hoạt dộng của hải HũH CẲHg àằ cà cà c2 57 3.3.5 Tạo mơi trường kinh tế- xã hội thuận lợï + Sen 57
Trang 5DANH MUC BANG BIEU
STT Tén bang
Bang 1: Tinh hinh hoat d6ng kinh doanh cua Cong ty lién doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIET NAM chi
nhánh Hà Nội giai doan 2015-2017
Bảng 2: Kết quả kinh doanh của cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIET NAM chỉ nhánh tại Ha Noi 2015-2017
Bảng 3: Sản lượng giao nhận hàng hĩa xuất nhập khâu
của cơng ty cơng ty liên doanh TNHH NIPPON
EXPRESS VIET NAM chi nhánh tại Hà Nội 2015-2017
Biêu đơ 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi
nhánh Hà Nội giai đoạn 2015-2017
Biểu đồ 2: Kết quả kinh doanh của cơng ty liên doanh
TNHH NIPPON EXPRESS VIET NAM chi nhánh tại Hà Nội2015-2017
Sơ đơ 1 Quy trình giao nhận hàng xuất khâu khâu băng đường biên tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON
EXPRESS VIET NAM chi nhánh Hà Nội
Sơ đơ 2: Quy trình giao nhận hàng nhập khâu băng
đường biên tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON
EXPRESS VIET NAM chi nhánh Hà Nội
Trang 6
DANH MUC TU VIET TAT Từ viết tắt Nghĩa XNH Xuât nhập khâu TNHH Trách nhiệm hữu hạn USD Đơ la Mỹ D/O Lệnh giao hàng
L/C Thu tin dung
T/T Chuyén tién bang dién
Trang 7LỜI MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Một trong những con đường đưa đất nước đến hội nhập kinh tế đĩ chính là
ngoại thương nĩi chung và xuất nhập khẩu nĩi riêng Nhắc đến hoạt động xuất nhập khâu hàng hĩa chúng ta khơng thể khơng nhắc đến quy trình giao nhận vận tải hàng hĩa xuất nhập khẩu quốc tế ngày càng trở nên phố biến đơi với các quốc gia khác nhau trên thế giới Do đĩ địi hỏi đất nước ta phải thay đơi cho phù hợp thì các hoạt động xuất nhập khẩu cũng được mở rộng và phát triển hết mức, đi cùng với nĩ là đa dang hĩa các hoạt động địch vụ, nhăm đáp và đây mạnh cho việc phát triển hoạt động ngoại thương Nhờ cĩ bờ biển dài hơn 3000km cùng với rất nhiều cáng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước và năm trong những tuyến vận tải lớn quan trong của thế giới giúp ngành giao nhận vận tải biên Việt Nam thực sự phát triển đáng kê
Với sự nhạy bén và tiếp cận nhanh với xu thế hội nhập nhiều cơng ty đầu tư vào loại hình kinh doanh dịch vụ xuất nhập khâu Trong đĩ khơng thê khơng nhắc tới cơng ty Cơng ty LD TNHH Nippon Express Việt Nam là cơng ty đã thành cơng trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ giao nhận vận tái hàng hĩa xuất nhập khâu Từng
bước khăng định sự tồn tại của mình băng sự tín nhiệm của khách hàng trong mơi
trường cạnh tranh gay gat nay Tuy vậy, đề tồn tại và phát triển lâu dài trong điều kiện cạnh tranh ngày một khốc liệt và khĩ khăn hiện nay thì cơng ty phải nâng cao khả năng cạnh tranh, nâng cao quy trình nội bộ Trong đĩ, Cơng ty liên doanh
TNHH NIPPON EXPRESS VIET NAM chi nhánh Hà Nội phải đâm bao 3 yếu tố
con người, quy trình giao nhận và quy trình xử lý chứng từ phải thực hiện đồng bộ Đĩ là li do em chon dé tai “Hoan thiện quy trình giao nhận hàng hĩa xuất
nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS
VIET NAM chỉ nhánh Hà Nội” để làm đề tài khĩa luận với mong muốn nâng cao kiến thức đồng thời gĩp phân nhỏ vào sự phát triển của cơng ty
2 Mục tiêu nghiên cứu
Đề xuất một số giải pháp nhăm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khâu băng đường biển tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIET NAM chỉ nhánh Hà Nội
Trang 8
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, khĩa luận thực hiện các nhiệm vụ
nghiên cứu sau:
- Hệ thống hĩa cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khâu băng đường biên
- Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu bằng đường biến tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội
- Để xuất các giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khâu băng đường biến tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội
3 Đơi tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khĩa luận là quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu bằng đường biên tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội
4 Phạm vi nghiên cứu
e Về phạm vi khơng gian: Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội
e Về phạm vi thời gian: giao nhận hàng hĩa xuất nhập khâu bằng đường biển
tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội
trong giai đoạn 2015 -2017
5 Phuong pháp nghiền cứu
Đề tài này sử dụng phương pháp nghiên cứu, phân tích và thu thập thơng tin số liệu, phân tích và tơng hợp, so sánh và đối chiêu thực tiễn
Phương pháp phân tích: Phân tích các thơng số, đữ liệu liên quan đến cơng ty để biết được tình hình hoạt động của cơng ty, những kết quả mà cơng ty đã đạt được trong thời gian qua Phân tích những thiếu sĩt trong quá trình giao nhận
Phương pháp thơng kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận,
các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận thơng qua các số liệu cụ
Trang 9Phương pháp logic: Tơng hợp, đánh giá về tỉnh hình hoạt động cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn
6 Kết cầu khĩa luận
Chương 1 Cơ sở lý luận chung về hoạt đơng giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Chương2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu băng đường biến tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội
Chương 3 Một số giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội
Trang 10
CHUONG L CO SO LY LUAN CHUNG VE QUY TRINH GIAO NHAN HANG HOA XUAT NHAP KHAU BANG DUONG BIEN
1.1 Lý luận chung về hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
1.1.1 Một số khải niệm
Trong thời buổi hội nhập hiện nay buơn bán quốc tế là một điều tất yêu Để hàng hĩa từ tay người bán đến được tay người mua phải thơng qua vận tải hàng hĩa quốc tế do đĩ giao nhận là một khâu quan trọng trong vận tải hàng hĩa quốc tế
Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ ø1ao nhận, dịch vụ giao nhận được
định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đĩng gĩi hay phân phối hàng hĩa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay cĩ liên quan đến các dịch vụ trên, kế cả các vân đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hố
Theo luật thương mại VIỆT NAM năm 2005 điều 3 thì Giao nhận hàng hố là hành vi thương mại, theo đĩ người làm dịch vụ giao nhận hàng hố nhận hàng từ người gửi, tơ chức vận chuyền, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác cĩ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người g1ao nhận khác
Hay chúng ta cĩ thê hiểu giao nhận vận tải là một trong những hoạt động năm trong khâu lưu thơng phân phối, một khâu nỗi liền sản xuất với tiêu thụ nghĩa là
giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu
thụ, hồn thành mặt thứ hai của lưu thơng phân phối là phân phối vật chất, khi mặt
thứ nhất là thủ tục thương mại đã hồn thành
Trang 11chứng từ Người giao nhận cĩ thê làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thơng
qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác
1.1.2 Đặc điểm
Dịch vụ giao nhận khơng tạo ra sản phâm vật chất mà chỉ tác động làm cho đơi tượng, sản phâm, hàng hĩa thay đối vị trí về mặt khơng gian chứ khơng thay đơi đỗi tượng, sản phẩm, hàng hĩa đĩ
Mang tính thụ động: Do phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyền, các ràng buộc về pháp luật, tập quán của nước người xuất khâu nhập khâu, nước thứ ba
Mang tính thời vụ: hoạt động giao nhận phụ thuộc vào hoạt động xuất nhập khâu nhu cầu mua bán Mà hoạt động xuất nhập khâu mang tính thời vụ nên hoạt
động g1ao nhận mang tính thời vụ
Mặt khác dịch vụ giao nhận khơng phải chỉ lo riêng vận tải mà cịn làm những
việc khác để đi chuyển hàng hố như bơc xếp, lưu kho, chuyên tái, đĩng gĩi, thủ
tục, chứng từ do đĩ phụ thuộc vào cơ sở vật chất và trình độ của người giao nhận 1.1.3 Vai tro
Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và sự tiễn bộ kỹ thuật của ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng được mở rộng hơn Tâm quan trọng của giao nhận ngày càng được thê hiện rõ trong xu thê tồn câu hĩa như hiện nay
Giao nhận giúp giảm giá thành các hàng hĩa xuât nhập khâu do giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt chi phí như: chỉ phí đi lại, chỉ phí đào tạo nhân cơng, chỉ phí cơ hội, Tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải cũng như các phương tiện hỗ trợ khác Cho thấy giao nhận tạo điều kiện cho hàng hĩa
lưu thơng nhanh chĩng, an tồn và tiết kiệm mà khơng cần cĩ sự tham gia của
nØƯười gửi cũng như người nhận tác nghiệp
1.2 Người giao nhận trong thương mại quốc tế 1.2.1 Khái niệm
Theo Quy tac mẫu của FIATA người giao nhận là người lo toan để hàng hĩa được chuyên chớ theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác
Trang 12
mà bản thân anh ta khơng phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm
nhận thực hiện mọi cơng việc liên quan đến hợp dong giao nhận như: bảo quản, lưu
kho, trung chuyên, làm thủ tục hải quan, kiểm hĩa
Theo điều 164 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005: Người giao nhận là thương nhân cĩ giây chứng nhận đăng ký kinh doanh về dịch vụ giao nhận hàng hĩa
Người giao nhận cĩ thê là:
e Chủ hàng: khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận cơng việc giao nhận hàng hĩa
cua minh
e Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận
e Dai ly hàng hĩa, cơng ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác cĩ đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hĩa
Do vậy cĩ thể hiểu rằng người giao nhận cĩ thể là chủ tàu, chủ hàng, cơng ty xếp đỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất cứ một người nào kác cĩ đăng ký kinh doanh hoạt động giao nhận hàng hố Theo Liên đồn quốc tế các hiệp hội giao nhận thì “người giao nhận là người lo toan để hàng hĩa được chuyên chở theo hợp đồng uý thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân
anh ta khơng phải là người vận tải Người giao nhận cũng đảm nhận việc thực hiện
mọi cơng việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho chung chuyên, làm thủ tục hải quan, kiểm hố ”
Người giao nhận khơng chỉ làm các thủ tục hải quan, hoặc thuê tàu mà cịn cung cấp dịch vụ trọn gĩi về tồn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hố ở các
nước khác nhau, người kinh doanh dịch vụ giao nhận được gọi các tên gọi khác
nhau: “Đại lý hải quan” (Customs House Agenf), “Mơi giới hải quan” (Customs Broker), “Dai ly thanh toan” (Clearing Agent), “Dai ly gui hang va giao nhan” (Shipping and Forwarding Agent),” Nguoi chuyén cho chinh” (Principal Carrier)
1.2.2 Quyên hạn và nghĩa vụ của người giao nhận
Trong Luật thương mại năm 2005 điều 167 quy đính, người giao nhận cĩ những quyên và nghĩa vụ:
Trang 13e Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng
e Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu cĩ lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì cĩ thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thơng báo ngay cho khách hàng
e Sau khi ky kết hợp đồng, nếu thấy khơng thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thơng báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm
e Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nêu trong hợp đồng
khơng thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng
1.2.3 Vai trị của người giao nhận trong thương mại quốc tỄ
Ngày nay cùng với sự mở rộng trong thương mại quốc tế thì các phương thức vận tải ngày càng phát triển: vận tải container, vận tải đa phương thức (VTĐPT), người giao nhận khơng chỉ làm đại lý, người nhận ủy thác mà cịn cung cấp dịch vụ vận tải và đĩng vai trị như một vai chính (Principal) — nguoi chuyén cho (Carrier)
Người giao nhận đã đĩng vai trị:
e “Mơi giới hải quan”: Người giao nhận thay mặt người xuất khâu hoặc người nhập khẩu làm thủ tục hải quan như một mơi giới hải quan
e© Dại lý: Người giao nhận đĩng vai trị như một đại lý của người chuyên chở
để thực hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng giao hàng, lập chứng từ, làm
thủ tục hải quan, lưu kho trên cơ sở hợp đồng ủy thác
e Người gom hàng: người chuyên chở đĩng vai trị là đại lý hoặc người
chuyên chở Đặc biệt là khơng thê thiếu trong van tải container nhăm thu gom hang
lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải e Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp người giao nhận đĩng vai trị là người chuyên chở (người thâu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế) Hoặc trong trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức
1.3 Giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu tại cảng biển 1.3.1 Nguyên tắc
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hố xuất
nhập khẩu tại các cảng biến Việt Nam như sau
Trang 14
e Việc giao nhận hàng hố XNK tại các cảng biển là do cảng tiễn hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng
e_ Đối với những hàng hố khơng qua cảng (khơng lưu kho tại cảng) thì cĩ thê do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu)
e Trong trường hợp đĩ, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết
tốn trực tiếp VỚI người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp đỡ,
thanh tốn các chi phí cĩ liên quan
e_ Việc xếp dỡ hàng hĩa trong phạm vi cảng là do cảng tơ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chị phí liên quan cho cảng
e Khi được uý thác giao nhận hang hố xuất nhập khâu với tầu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đĩ
e Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hố khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
e Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uý thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyên được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hố ghi trên chứng từ
1.3.2 Quy trình giao nhận hàng hố XNK đường biển chung được các cong ty ap dung
e Quy trinh Xuat Khau 1) Xin giay phép:
Bén ban phai xuat trinh 3 loai giay phép sau: ¢ Giay phép dang ki kinh doanh
‹ Giấy phép đăng kí mã số doanh nghiệp xuất nhập khâu ‹ Giây phép, hạn nghạch xuất khẩu
2) Yêu cầu bên mua mở L/C:
Trang 15băng cách đối chiếu với hợp đồng đã kí Nếu cĩ sai sĩt thì phải yêu câu người mua báo ngân hàng tu chỉnh L/C ngay
Nếu thanh tốn băng CAD thì đề nghị người mua mở tài khoản tín khác tại ngân hàng và kí quỹ 100%
Nếu thanh tốn bằng T/T trả trước 100% để nghị người mua làm thủ tục chuyển khoản 100% tại ngân hàng
3) Chuân bị hàng xuất khâu:
Hàng hố phải được phân loại, chọn lọc, đĩng gĩi theo quy định hợp đơng Nguồn hàng xuất khâu bao gơm:từ sx để xuất khẩu; thu mua, đặt hàng đê XK
4) Đăng kí giám định:
Hàng hố sẽ do bộ phận KCS ktra tại xí nghiệp, nhà máy Nếu hợp đồng yêu cầu các cơng ty giám định tham gia thì phải gởi mẫu để giám định(chọn ngẫu nhiên) bang phương pháp phân tích trong phịng thí nghiệm để cĩ kết quả cuối cùng Chi phí giám định bên bán phải chịu
5) Thuê phương tiện vân tải: thuê tàu
‹« Tàu chợ(hàng đĩng gĩi, đĩng conf): người bán liên hệ với hãng tàu để làm thủ tục lưu khoang(đặt chỗ trước)
° Tàu chuyến(hàng rời/xơ/xá/trần): người bán phải kí hợp đơng thuê tàu với chủ tàu để thoả thuận về tuyến đường vận chuyền và phí vận chuyên
6) Làm thủ tục hải quan:
Người bán phải thực hiện đầy đủ các bước sau: ¢ Khai báo và nộp tờ khai hải quan
- Đưa hàng đến địa điểm quy định đề ktra
° Thực hiện việc nộp thuế
7) Giao hàng:
Đối với hàng rời/ xơ/ xá/ trân: e Tập kết hàng ra cảng
e Giám sát việc bốc hàng xuống tàu
Sau khi hồn tất việc giao hàng phải lây được vận đơn sạch
Trang 16
8) Doi voi hang dong cont:
Hang FCL: dong hang tai kho riêng và giao tại bãi tập kết quy định
Hàng LCL: đưa hàng đến trạm đĩng hàng lẻ cho đại lý giao hàng nhận và đĩng thành hàng nguyên(cont)
Mua bảo biểm:
Liên hệ với cơng ty bảo hiểm dé mua bảo hiểm cho hàng hố theo đúng quy định hợp đồng
9) Thanh tốn:
Sau khi cĩ vân đơn nhanh chĩng lập hố đơn, hồi phiếu, phiêu đĩng gĩi, giấy chứng nhân xuất xứ, giấy chứng nhân chất lượng để xuất trình cho ngân hàng hoặc người mua Ngân hàng ktra chứng từ sẽ thanh tốn cho người bán
10) Khiếu nại hàng hố(nêu cĩ) © Quy trình nhập khẩu:
1) Xm giấy phép:
Bên mua phải xuất trình 3 loại giây phép sau: ‹ Giấy phép đăng kí kinh doanh
„« Giấy phép đăng kí mã số doanh nghiệp xuất nhập khâu ‹„ Giây phép, hạn nghạch nhập khâu
2) Mở L/C:
Cần tính tốn hợp lý thời gian mở L/C để tránh ứ đọng vốn( nêu mở sớm) hoặc phải chịu thêm phí mở L/C(nếu mở chậm) người mua phải làm đơn xin mở L/C và phái làm thủ tục kí quỹ tại ngân hàng( mức kí quỹ do ngân hàng quyết định)
Nếu thanh tốn băng CAD thì người mua mở tài khốn tín khác tại ngân hàng và ki quy 100%
Nếu bang T/T trả trước thì người mua làm thi tuc chuyén tién 100% tai ngan hang
3) Thuê phương tiện vân tải: Thuê tàu
Trang 17¢ Tau chuyến(hàng rời/xơ/xá/trần): người mua phải kí hợp đồng thuê tàu với chủ tàu đề thoả thuận về tuyến đường vận chuyền và phí vận chuyên
4) Mua bảo hiểm cho hàng hố:
Sau khi nhận được thơng báo giao hàng, người mua sẽ liên hệ với cơng ty bảo
hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hố(24/48/72h) 5) Nhận bộ chứng từ:
Người mua tiếp nhận bộ chứng từ trực tiếp từ người bán hoặc ngân hàng và chờ thơng báo hàng đến đề làm thủ tục thơng quan kết hợp với nhận hàng
6) Làm thủ tục hải quan:
Người mua phải thực hiện đầy đủ các bước sau: ° Khai báo và nộp tờ khai hải quan
- Đưa hàng đến địa điểm quy định đề ktra
° Thực hiện việc nộp thuê
7) Nhận hàng:
Cầm vận đơn gốc đến hãng tàu để lây D/O Cầm D/O đến cảng làm thủ tục nhận hàng:
- Nhận hàng rời: giám sát việc dở hàng ra khỏi tàu; kí vào biên bán tiếp nhận hàng hố ROROC; đều động phương tiện vận tải đến chở hàng về kho riêng
- Nhan hang cont:
+ Hàng FCL: nhận trực tiếp từ bãi tập kết + Hang LCL: nhan tai tram phat hang lẻ
8 Khiéu nai(néu co)
Quy trình xuất nhập khâu hàng hĩa băng đường biển cĩ những lưu ý quan
trọng sau
e Đơi với xuất nhập khẩu hang hĩa băn đường biến thì hàng hĩa cĩ thê van chuyển bằng đường biến được như về khối lượng hàng hĩa, đám bảo về đặc tính hàng hĩa
e Hàng hĩa xuất nhập khẩu cần phải được đĩng gĩi cần thận tránh làm nguy hiệm, ảnh hưởng đên mơi trường biên như ơ nhiềm từ dâu xuât khâu bị rị rỉ
Trang 18
e Khi nhận hàng vận chuyên băng đường biên, các doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức gửi hàng của bên xuất khâu để thực hiện nghiệp vụ tương ứng Hàng xuất khâu gửi theo hình thức hàng lưu kho, hàng nguyên cơng hay hàng lẻ sẽ quyết định cách nhận hàng của bên nhập khẩu
e Trons quá trình diễn ra giao nhận hàng hĩa, nếu cĩ xảy ra tranh chấp thì sẽ cĩ khiếu nại trước khi thanh lý hợp đồng
1.4 Những yếu tổ ảnh hưởng tới dịch vụ giao nhận hàng hĩa xnk bằng đường biển
1.4.1 Các yếu tổ khách quan e Mơi trường pháp luật
Vì phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khâu băng đường biên rất lớn liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Nên mơi trường luật pháp khơng chỉ của quốc gia hàng hố được gửi đi mà cịn của quốc gia hàng hố đi qua, quốc gia hàng hố được gửi đến cĩ tác động khơng nhỏ đến hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khâu
e© Mơi trường chính trị, xã hội
Sự ồn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia khơng chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đĩ phát triển là một trong những yếu tơ để các quốc gia khác và thương nhân người nước ngồi giao dịch và hợp tác với quơc gia đĩ Những biến động về mơi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia cĩ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khâu băng đường biến như những trường hợp bat kha khang va miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở
e Mơi trường cơng nghệ
Với sự phát triển ngày càng nhanh về mặt cơng nghệ trong vận tải biên đã giúp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế băng đường biến, giảm chỉ phí khai thác như những con kênh đào trên thế giới được xây dựng giúp rút ngắn khoảng cách vận chuyên từ đĩ làm giám chỉ phí và thời gian như kênh đào Panama,
Trang 19e Thời tiết
Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến cĩ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khâu băng đường biến như ảnh hướng đến tốc độ bốc xếp đỡ, thời gian giao nhận hang hố và cĩ thể làm hư hĩng hàng hĩa, giảm chất lượng hàng
hĩa Ngồi ra hăng năm Việt Nam hứng chịu hàng chục cơn bão lớn nhỏ cĩ thê gây thiệt hại hồn tồn về hàng hĩa hoặc làm chậm việc giao hàng Do đĩ cĩ thể làm
phát sinh hậu quả kinh tê cho các bên cĩ liên quan, gây tranh chấp e Đặc điểm của hàng hĩa
Liên quan đến hàng hố bao gồm chủng loại, khối lượng, tính chất, yêu cầu bảo quản trong vận chuyển và xếp đỡ.Do đĩ mỗi loại hàng hĩa khác nhau cĩ những đặc điểm khác nhau sẽ quy định cách bao xếp dỡ khác nhau, chăng buộc hàng hố sao cho đúng quy cách, địa điểm thu gom hoặc giao trả khác, phương thức vận tải nhăm đảm bảo chat lượng của hàng hố trong quá trình giao nhận và chuyên chở hang hoa
Ngồi ra, đặc điểm của hàng hĩa cịn liên quan đến cơng tác quản lý nhà nước về hàng hĩa xuất, nhập khẩu Tại các điểm thu gom hoặc giao trả (hoặc tại các đầu mỗi ga cảng), hàng hĩa phải thực hiện các kiêm tra kiểm sốt về tính hợp pháp hợp
lệ của xuất, nhập khâu, kiểm tra dịch tế, mơi trường, kiêm tra văn hĩa Các hoạt
động kiểm tra càng nhiều càng làm tăng thời gian giao giao hàng và cĩ thê làm tốn
hải đến phâm chất của hàng hĩa
1.4.2 Yếu tổ chủ quan
e Cơ sở vật chất
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy mĩc bao gồm như văn phịng, kho hàng, các phương tiện bốc đỡ, chuyên chở, bảo quán và lưu kho hàng hố, đủ về qui mơ, phù hợp với chủng loại hàng sẽ là nhân tố quan trọng đề đảm bảo lơ hàng được giao đúng hạn thời gian qui định Trong trường hợp các nhà vận tải thiếu hồn chỉnh và khơng đây đủ , thậm chí là khơng cĩ phương tiện chuyên chở các lơ hàng, sẽ gây khĩ khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hố Cho nên với nguơn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽ phải tính tốn chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ
thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi thuê
Trang 20
e Mức độ ứng dụng khoa học kỹ thuật và cơng nghệ
Với sự phát triển mạnh mẽ của cơng nghệ như hiện nay ứng dụng mạnh mẽ
vào nhiều lĩnh vực của cuộc sơng, trong đĩ bao gơm hoạt động vận tải Cơng nghệ thơng tin, truyền thơng đã được các nhà vận tải ứng dụng khá mạnh mẽ, đặc biệt là
cơng nghệ truyền thơng dữ liệu điện tử Điều đĩ khơng chỉ tăng tính thuận tiện và dễ đàng, nhanh chĩng kết nối thơng tin giữa các tơ chức liên quan đến vận tải lơ hàng (các nha vận tải ở các phương thức khác nhau, cơ quan quản lý, các chủ hàng, người g1ao nhận), mà cịn đảm bảo sự chính xác các thơng tin của lơ hàng, giúp giảm thiểu các lãng phí thời gian và tốn thất liên quan đến hàng hĩa, gĩp phân tăng nhanh thời gian giao hang, dam bao an tồn hàng hĩa và nâng cao hiệu quả của dịch vụ
e Trinh do
Trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hố cĩ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tồn bộ quy trình Nếu người tham gia quy trình cĩ sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này
giúp cho họ thực hiện thành thạo chuyền nghiệp các nhiệm vụ được giao, làm giảm
các thao tác cơng việc, gĩp phân giảm thời gian vận chuyên, tăng khả năng xử lý tình huồng bất thường xảy ra Vì thế, trình độ của người tham gia quy trình bao giờ cũng được chú ý trước tiên
1.5.Tiêu chí đánh giá hiệu suất
Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs), hay cịn gọi là chỉ số đo lường thành cơng là một trong những cách giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quả trình tang trưởng so với mục tiêu đã đề ra
Doanh nghiệp thường sử dụng KPIs để đánh giá kết quá hoạt động của mình Chỉ tiêu KPIs rất quan trọng cho mọi doanh nghiệp, bởi nĩ giúp doanh nghiệp tập
trung vào các mục tiêu và đảm bảo các mục tiêu được liên kết xuyên suốt trong tơ
chức Sự tập trung này giúp doanh nghiệp thực hiện cơng việc, dự án cĩ ý nghĩa để
tiền tới mục tiêu nhanh hơn
Trang 21Mọi lĩnh vực kinh doanh đều cĩ các chỉ số cụ thê cần được theo dõi, đo lường
và phân tích - hiệu suất của bộ phận Marketing đo lường băng số lượng khách đưa
về từ các kênh marketing, các chiến dich marketing, đối với bộ phận kinh doanh, cách đo lường dễ nhất chính là dựa vào doanh số hay như khối nhân sự kiểm sốt
dựa vào tỷ lệ thơi việc của nhân viên trong doanh nghiệp Tuy nhiên, khơng phải tất
cả các chỉ số déu là Chi số đo lường hiệu suất KPIs Thiết lập KPIs cần tuân theo
theo nguyên tắc SMART
SMART là phương pháp giúp xác định các tiêu chí đo lường hiệu quả KPIs
cho doanh nghiệp của bạn S.M.A.R.T là một từ viết tắt, đưa ra những tiêu chí hướng dẫn thiết lập mục tiêu chính xác:
S-Specific: cụ thể, dễ hiểu Chỉ tiêu phải cụ thể vì nĩ định hướng cho các hoạt động trong tương lai
M-Measurable: đo lường được Chỉ tiêu này mà khơng đo lường được thì khơng biết cĩ đạt được hay khơng?
A-Attainable (hay Achievable): vừa sức Chỉ tiêu phải cĩ tính thách thức để cơ găng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại khơng thê đạt nơi
R-Relevant: thực tế Đây là tiêu chí đo lường sự cân băng giữa khả năng thực
hiện so vơi nguon lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc )
T-Timed: cĩ thời hạn Mọi cơng việc phải cĩ thời hạn hồn thành, néu khơng
nĩ sẽ bị trì hỗn Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng
sức cho các mục tiêu khác s* Tích cực:
e Giúp đánh giá lại tồn bộ mục tiêu của các Bộ phận và kịp thời xử lý những sai xĩt trong cơng việc của nhân viên
e Giúp đánh giá lại quy trình đánh giá để điều chỉnh nêu cân thiết
e Nâng cao hiệu quả làm việc thơng qua việc đưa phản hơi về kết quả làm việc của nhân viên, điều chỉnh hành vi chưa tốt, khuyến khích nhân viên giải quyết
vân đề
e Đặt ra mục tiêu và quản lý cơng việc hiệu quả
Trang 22
e Xác định nhu cau đào tạo cho nhân viên hiệu quả và chính xác s* TiÊU Cực:
e Đây là việc mà nhân viên sẽ khơng thích vì họ bị mang ra phán xét
e Tốn nhiều thời gian cho việc chuẩn bị giây tờ và trao đơi với nhân viên,
Trang 23CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT
NHAP KHAU BANG DUONG BIEN TẠI CƠNG TY LIÊN DOANH TNHH
NIPPON EXPRESS VIỆT NAM CHI NHÁNH HÀ NỘI
2.1 Giới thiệu về Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM
2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Cơng ty
Cơng ty Liên doanh TNHH Nippon Express Việt Nam (NEV) là liên doanh giữa Cơng ty Cơ Phần Kho Vận Giao Nhận Ngoại Thương TP.HCM (Transimex— Saigon) - TMS và Cơng ty TNHH Nippon Express Việt Nam —NEV Trong đĩ Transimex-Saigon chiếm 50%, Cty Nippon Express chiếm 50% thành lập ngày 01/01/2000
Căn cứ Quyết định số 386/ TTg ngày 07/ 01/ 1997 của Thủ tướng Chính phủ về phân cấp Giấy phép đầu tư dối với các dự án đầu tư trực tiếp của nước ngồi; và ra quyết định số 155/GP HCM, cho phép thành lập Cơng ty liên doanh TNHH
NIPPON EXPRESS VIỆT NAM Cơng ty này chính thức được cơng nhận và đi vào
hoạt động vào ngày 26/7/2000, Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS
VIỆT NAM ra đời với vốn đầu tư là 1.200.000usd, Vốn pháp định là 700.000usd
Hiện tại Nippon Việt Nam cung cấp cho khách hàng những dịch vụ đa dạng và chất lượng cao, bao gồm dịch vụ giao nhận hàng hĩa trong và ngồi nước thơng qua vận
tải hàng khơng, vận tải biến, vận tải đường bộ, những dịch vụ khác như qui trình
thơng quan hàng hĩa, luân chuyền
Tên giao dịch: NIPPON EXPRESS VIETNAM LTD
Tên viết tắt: NEV
Hình thức liên doanh: Liên doanh giữa Cơng ty Cơ Phần Kho Vận Giao Nhận Ngoại Thương TP.HCM (Transimex-Saigon) - TMS và Cơng ty TNHH Nippon Express Việt Nam -NEV Trong đĩ Transimex-Saigon chiếm 50%, Cty Nippon Express chiém 50%
Chức năng hoạt động: Dịch vụ g1ao nhận hàng hĩa Xuất nhập khâu;
Địa chỉ: P.5.2 & 5.3, Tịa Nhà E Town, 364 Cộng Hịa, P 13, Q Tan Binh,
Tp Hỗ Chí Minh
Trang 24
Điện thoại: 08 38122759 Fax: 08 38122769
Email: ttmphuong@nittsu.com.hk Website: www.nipponexpress.com Giám đốc: Masakaru Sirai
Trong bỗi cảnh tồn cầu hĩa và hội nhập kinh tế quốc tế nhu cầu mở rộng thị trường, phát triển hoạt động kinh doanh là rất lớn Vì vậy cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM đã thành lập chi nhánh giao dịch tại Hà Nội
Tên cơng ty: Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh tại Hà Nội
Tên giao dịch: NIPPON EXPRESS( VIETNAM) CO., LTD- HANOI BRANCH
Tên viết tắt: NEVN
Giấy phép kinh doanh: 0112000666, ngày cấp: 18/01/2002 Ngày hoạt động: 01/01/2002
Mã số thuế: 0302065148-001
Địa chỉ: Tầng 17 Tồ Tháp Hồ Bình 106 Hồng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân, Quận Câu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 7556100 - Fax: 7556110
Giám đốc: KUNIHIRO TAKIZAWA / KUNIHIRO TAKIZAWA
Điện thoại: 37556100
2.1.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hĩa bằng đường bộ, hàng khơng và đường biên, vận chuyên và lắp đặt máy mĩc, thiết bị nặng, dịch vụ kho bãi, làm thủ
tục hải quan và làm các dịch vụ khác liên quan đến địch vụ trên Cĩ thể nĩi, Cơng ty
liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh hà Nội là cơng ty chuyên kinh doanh logIsfIcs
Vận tải hàng khơng:
Trang 25tiên hàng đâu của các hãng hàng khơng quốc tế như: Vietnam Airlines, Singapore Airlines, Thai Airways và cĩ được những ưu đãi từ các hãng hàng khơng tất
nhiều như gia cả cạnh tranh, hàng húa được vận chuyển một cách nhanh chĩng, an
tồn và đảm bảo
Vận tải đường biển
Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội là một trong những Cơng ty hàng dau về lĩnh vực giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu, đặt biệt là hàng đường biến ngày càng được đa dạng hỳa với nhiều phương thức Bằng năng lực tự cĩ và đúc kết qua nhiều năm của Cơng ty sẽ cung cấp các
địch vụ tốt nhất đến với khách hàng như: giá cả cạnh tranh và chat lượng Khơng
riêng øì hàng hỳa thơng thường, đặt biệt là hàng siêu trường, siêu trọng, hàng dự án, với các phương tiện trang thiết bị
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Cơng ty
Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh hà Nội
là một cơng ty chuyên về địch vụ vận tải vì vậy khơng cần địi hỏi quá nhiều nhân sự nhưng tất cả luơn liên kết chặt chẽ, mật thiết với nhau Mỗi bộ phận, mỗi người được phân bỗ một nhiệm vụ rõ ràng, cụ thê Mỗi hoạt động đều được điều hành,
giám sát của giám đốc với một cơ cầu đơn giản và hoạt động hiệu quả Phân theo phịng ban e Ban giám đốc e Phịng xuất nhập khâu e Phịng kê tốn e Phong Maketing e Phịng nhân sự 2.1.3 Chức năng từng phịng ban e« Ban giám đốc o Giám doc:
Là người đại diện, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của
cơng ty theo quyết định của hội đồng quản trị, nghị quyết của đại hội cơ đơng, điều lệ cơng ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty Xác định chiến lược kinh doanh của cơng ty Vai trị quan trọng
Trang 26
trong việc tìm kiếm khách hang cho cơng ty, giao dịch và đàm phán trực tiếp với khách hàng
o Phĩ giám đốc :
Được phân cơng một số cơng việc cụ thể, hồn thành những cơng việc mà giám đốc giao cho, và chịu trách nhiệm trước giám độc về những việc phân cơng đĩ Tham mưu cho Giám đốc trong các chiến lược kinh doanh Thay mặt cho Giám đốc giải quyết mọi giao dịch phát sinh khi Giám đốc đi văng
Là người hỗ trợ giám đốc trong cơng tác quản lý cơng ty, nhân sự phụ trách
trực tiếp chỉ đạo hoạt động của cơng ty làm tham mưu cho giám đốc
e Phịng xuất nhập khâu
Là một bộ phận quan trọng trong cơ câu tơ chức của cơng ty Thực hiện hầu hết các hợp đơng kinh doanh của cơng ty, tham mưu cho ban giám đốc trong việc tìm hiểu, kí kết với các khách hàng Thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hĩa
Cung ứng các dịch vụ xuât nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng Phát hành Bill of
Lading, Delivery Order, cung cấp dịch vụ như một đại lý hãng tàu e Phịng kế tốn :
Là bộ phận tơ chức cơng tác quản lý về tài chính của cơng ty, thực hiện chức năng và các chế độ kế tốn, báo cáo với cơng ty về tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh của cơng ty Lập bản tơng kết tài sản và báo cáo tài chính định kỳ tháng cho Ban Tổng giám đốc., tham mưu cho giám đốc phương án sản xuất
kinh doanh về mặt tài chính Thực hiện kê khai và nộp các khoản thuê nhà nước,
quản lý thu chi trong cơng ty và thanh tốn lương cho nhân viên theo định ki e Phịng kinh doanh:
Là bộ phận kinhh doanh trực tiếp của cơng ty tham gia mọi hoạt động liên
Trang 27ra những dự bá, định hướng cĩ lợi cho cơng ty.Giới thiệu và cung cấp địch vụ cho khách hàng
e Phịng nhân sự:
Thực hiên cơng tác về nhân sự, hợp đồng lao động, thức hiện nội quy, quy định của cơng ty.Tơ chức tuyến dụng theo yêu cầu của các phịng ban trong cơng ty đưới sự phê duyệt của giám đốc
Qua chức năng của mỗi bộ phận ở trên ta thấy răng bộ máy tơ chức quản lý
của cơng ty được tơ chức một cách khoa học, thể hiện sự phân định rõ ràng về
quyên hạn và trách nhiệm Ban giám đốc cĩ thể theo dõi sát từng hoạt động của từng phịng, ban chức năng cũng như nghiệp vụ, cĩ thể hạn chế được tình trạng
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty giai đoạn 2015-2017
Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội là một trong những Cơng ty hàng đâu về lĩnh vực giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu, đặt biệt là hàng đường biển trong thời điểm hiện nay ngày càng được da dang
hĩa với nhiều phương thức Với sự nỗ lực, luơn học hỏi và đúc kết qua nhiều năm
cơng ty luơn cung cấp các dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng như: giá cả cạnh tranh và chất lượng
Bảng 1: Tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chỉ nhánh Hà Nội giai đoạn 2015-2017
Đơn vị: triệu đơng Năm 2015 2016 2017 Tổng đoanh thu 190.456 198.784 219.563 Tổng chỉ phí 175.32 180.435 192.457 Tổng lợi nhuận 15.136 18.349 27.106
Nguồn: Tự tổng hợp từ báo cáo lài chính từng năm của cơng ty Cơng ty liên
doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIET NAM chỉ nhánh Hà Nội giai đoạn
2015-2017
Trang 28
Biểu đồ 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chỉ nhánh Hà Nội giai đoạn 2015-2017 250 8 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận 2015 2016 2017
Nguồn: Tự tơng hợp từ bảo cáo tài chính từng năm của cơng ty Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIET NAM chi nhanh Ha Noi giai đoạn 2015-2017 Qua bảng số liệu trên ta thây doanh thu hoạt động kinh doanh của cơng ty khơng ngừng tăng trưởng qua từng năm.Ta cĩ thể thây doanh thu năm 2016 so với
năm 2015 tăng 12,12 % tương ứng với 3.213 triệu đồng Tiếp theo doanh thu năm
2017 so với năm 2016 tăng14,77 % tương ứng với 8.757 triệu đồng Nguyên nhân là do:
Thị trường thương mại thế giới tăng trở lại nhưng khơng tăng đột biến vì vậy nhu câu sản phâm tăng khơng nhiều Do đĩ làm cho hoạt động xuất nhập khau ở Việt Nam cũng như các nước khác bị tác động trực tiếp Vì vậy mà các cơng ty giao
nhận sẽ cĩ ít dịch vụ hơn trước
Hoạt động kinh doanh xuất nhập khâu ngày một sơi nơi và đa dạng hơn tạo ra cơ hội kinh doanh dịch vụ cho các cơng ty giao nhận nĩi chung và Cơng ty liên
Trang 29ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, và các hãng tàu lớn cĩ bộ phận tơ chức giao nhận hàng để thu hút khách hàng -
Qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, cơng ty đã tạo được niêm
tin ở khách hàng cùng với đĩ là sự đĩng gĩp về kinh nghiệm và khả năng điều hành của lãnh đạo cơng ty Tất cả đã làm cho uy tín của cơng ty được nâng cao từ đĩ cĩ thêm nhiêu khách hàng tiềm năng với nhiều hợp đồng dich vu giá trị cao Tất cả những nguyên nhân trên làm cho tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu của năm 2016 tăng
cao so với năm 2015 cu thé tang 1én12,12% và đến năm 2017 thì tỉ suất đĩ tăng lên
14,77%
Bảng 2: Kết quả kinh doanh của cơng ty liên doanh TNHH NIPPON
EXPRESS VIỆT NAM chỉ nhánh tại Hà Nội
Đơn vị : Triệu đơng Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Xuất khẩu 91.42 92.24 96.06 Nhập khẩu 60.94 66.79 79.04 Hoạt động khác 38.096 31.426 15.356 Tổng 190.456 198.784 219.563
Nguồn: Báo cáo kết quả kim ngạch xuất nhập khẩu 2015-2017 cơng ty liên doanh TNHH NIPPON HXPRHSS VIẸT NAM chỉ nhánh tại Hà Nội
Trang 30
Biểu đồ 2: Doanh thu hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu, khác của cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chỉ nhánh tại Hà Nội 2015 2016 Xuất khẩu Xuất khẩu Nhập khẩu # Nhập khẩu œ Hoạt động # Hoạt động khác khác 2017 Xuất khẩu Nhập khẩu ø Hoạt động khác
Trang 31Trong đĩ tỷ lệ của Xuất khẩu và nhập khẩu của cơng ty được biểu hiện cụ thê qua bang sau
Bang 3: San lwong giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu của cơng ty
Don vi: TEU
Nam 2015 Nam 2016 Nam 2017
Chi tiéu San Ty San Ty San Ty
luong trong luong trong luong trong Giao nhận đường biến 7345 100% 9635 100% 15125 1005 San luong Nhap khau 2938 40% 4047 42% 6808 45% Sản lượng Xuất khâu | 4407 60% | 5588 58% | 8320 55%
Nguồn : Báo cáo tài chính cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIET
NAM chỉ nhánh tại Hà Nội
Nhìn vào bảng số liệu ta thấy qua 3 năm san lượng xuất khâu bằng đường biển tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chi nhánh Hà Nội tăng dân và cĩ sự biến đơi Thê hiện, sản lượng nhập khâu cĩ tỷ trọng tăng dân qua các năm như năm 2016 tăng 23% so với 2015 và năm 2017tang 3% so với 2016, sản lượng xuất khâu chiếm tỷ trọng giảm dần, năm 2016 giảm 2% so với 2015 và năm 2017 giảm 3% so với năm 2015 Tuy nhiên sản lượng xuất khâu vẫn chiêm tỷ lệ cao hơn sản lượng nhập khâu nguyên nhân là do Việt nam ngày càng mở rộng thị trường với các nước bên ngồi nên nhu câu vận chuyển hàng hĩa về Việt Nam ngày càng được tăng lên, nên nhu cầu nhập khẩu vì thế mà cũng tăng lên
Đánh giá chung: Sau khi đã phân tích số liệu và quan sát biểu đơ thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty qua 3 năm ta thây răng: Mặc dù cịn gặp nhiêu khĩ khăn nhưng thơng qua những con sơ về doanh thu và lợi nhuận thì nhìn chung cơng ty hoạt động khá hiệu quá Tin răng trong tương lai, với những øì đã đạt được lãnh đạo cơng ty cùng với các phịng ban sẽ kiểm sốt và phát triển tốt hơn nữa để mang lại hiệu quả tốt nhất cho cơng ty Nhìn vào biểu đơ ta thây được sự thay đối sản lượng giao nhận xuất, nhập khâu biến cĩ sự biên đối và tăng dân, sản lượng xuất khẩu luơn lớn hơn sản lượng nhập khẩu Sản lượng giao nhận của cơng ty đang cĩ sự chuyền địch từ xuất khâu sang nhập khâu cho thấy các cơng ty khăng
định được thương hiệu của mình trên thị tường nước ngồi
Trang 32
2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chỉ nhánh Hà Nội
Sơ đồ 1 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu khẩu băng đường biến tại Cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIỆT NAM chỉ nhánh Hà Nội | Lập chứng từ kết er \ : " z ` "17 z Nhận và xử lý thơng tin yêu cầu Gửi chứng từ cho đại lý nước từ khách hàng ngồi ` a A 4 ⁄ f „ > : Chap nhan gia Thực xuât tờ khai \ — ` A - ; # > Lién hé voi hang tau dé dat cho Phat hanh van don Nn te y, € y ( 4 x mA yk Chuẩn bị chứng từ Vào số tàu | ‹ b Ạ Gy
Thơng quan hàng xuất khẩu Thanh lý tờ khai
Hàng xuất kiêm hĩa Trả tờ khai hải quan
Mỡ tờ khai hải quan °— saa | Kiếm hĩa
Nguơn : Tự tổng hợp từ cơng ty liên doanh TNHH NIPPON EXPRESS VIET
NAM chỉ nhánh tại Hà Nội
Trang 33
e Nhận và xử lý thơng tin yêu cầu từ khách hàng
Những thơng tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau: © Loại hàng
o Cảng đi, cảng đến o Hang tau
© Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp
e Hỏi giá hãng tàu, chào giá cho khách hàng
o Lién hé voi cac hang tau đề hỏi cước và lịch trình vận chuyến
Căn cứ vào những thơng tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu đề hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu cĩ lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như cĩ thế mạnh riêng trên các tuyên đường
©_ Chào giá cho khách hàng
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tau, tinh toan chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết
e Chấp nhận giá
Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gởi booking request (yêu cầu dặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh Booking request nay xac nhan lai thong tin hang hoa lién quan: Nguoi gin hang, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đĩng hàng (đĩng kho người gửi hàng hay đĩng tại bãi container của cảng), cảng hạ container cĩ hàng để thơng quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thơng quan tại cảng đĩ), cảng đến (nước nhập khâu), ngày tàu chạy
e Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request (yêu câu đặt chỗ) đến hãng tàu để đặt chỗ Sau đĩ hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành cơng cho bộ phận kinh doanh bang cách gui booking confirmation hay cịn gọi là Lệnh cấp container rỗng Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thơng tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port
Trang 34
of loading), cang giao hang (port of delivery), cang chuyén tai (port of discharge (nếu cĩ)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (losing time)
Sau khi cĩ booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking confirmation nay cho khach hang đề họ sắp xếp đĩng hàng và làm thủ tục thơng quan xuất khâu
Lap booking profile (hồ sơ đặt chỗ) như sau:
Tên người gửi hàng (cơng ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax
* Tên hãng tàu
* Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
Điều khoản thanh tốn cước: trả trudc (freight prepaid) hay tra sau (freight collect)
* Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan
Chuẩn bị chứng từ và hàng hĩa xuất khâu Chuẩn bị hàng hĩa
Bước này cơng ty khơng làm mà người xuất khâu làm
Chuân bị phương tiện vận tải
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rồng đến phịng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container Ở bước này phịng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container cĩ ký tên của điều độ cảng cho phép lây container rỗng
Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đĩng phí nâng container cho phịng thương vụ bãi và lây conttainer rỗng vận chuyên đến kho người xuất khâu đĩng hàng
Sau khi đĩng hàng xong sẽ vận chuyên container cĩ hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng (theo trên booking confirm) và đĩng phí hạ container cho cảng vụ
Trang 35H6 so hai quan g6m:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khâu, 1 bán đành cho hải quan lưu
Y Hop déng mua ban hàng hĩa: 1 bản chính * Hĩa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính
Phiếu đĩng gĩi (packing list): 1 bản chính
Giây phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu đoanh ngiệp mới xuất khâu lần đâu)
Giây giới thiệu của cơng ty xuất khâu: 1 ban
Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng lý kiểm dịch, hỗ sơ gơm cĩ: 2 giây phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiêm địch thực vật Hợp đồng ngoại thương (sao y) Y 1 invoice (ban chính) Y 1 packing list (bản chính)
¥ Mau hang dé kiém dich (néu cĩ)
¥ Van don (van don nay sé duoc nép sau khi tàu chạy để lây chứng thư) Khi đã chuẩn bị hồn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hỗ sơ đĩ đến
cơ quan kiêm địch thực vật đê đăng ký kiêm dịch Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra
bộ hồ sơ, nếu thây đây đủ sẽ ký và đĩng dâu vào giây đăng ký
Khi hàng đã về đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container và tiên hành kiểm tra hàng Hàng sẽ được cấp chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn Chứng thư này là chứng nhận tình trạng của hàng hĩa đảm
bảo an tồn vệ sinh thực phẩm
e Thơng quan hàng xuất khẩu
© Truyên số liệu qua mạng hải quan điện tử
Trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cho cơng ty và những thơng tin về hàng hĩa mà cơng ty thu thập được Nhân viên giao nhận dùng phan mém khai
Trang 36
báo hải quan điện tử dé truyén số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành cơng
hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân
luơng hàng hĩa Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ cơng trước đây vì nhân viên hải quan khơng phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào mây
© Phân luồng hàng hĩa cĩ 3 luơng
* Luơng xanh: Miễn kiêm tra chi tiết hỗ sơ, miễn kiêm tra thực tế hàng hĩa Cán bộ hải quan chuyên hồ sơ qua lãnh đạo chỉ cục duyệt, đĩng dẫu thơng quan (đã
làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khâu
o Luơng vàng: Miễn kiếm tra thực tế hàng hĩa, hồ sơ chuyên qua bộ phận tính giá thuê để kiêm tra chỉ tiết hồ sơ Nếu hỗ sơ hợp lệ sẽ được chuyên hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đĩng dâu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu
Điều kiện miễn kiểm tra thực tế:
v Chủ hàng cĩ quá trình I năm xuất khâu khơng vi phạm quy chế của hải
quan
* Các mặt hàng: nơng san, đệt, may, thủy sản, giày đép, cao su tự nhiên, hàng thực phẩm tươi sống, hàng thực phâm chế biến, hàng cơ khí điện máy, hàng lỏng, hàng rời các mặt hàng mà việc xác định khối lượng, chất lượng, chủng loại phải căn cứ kết luận của cơ quan quản lý nhà nước cĩ thấm quyền hoặc tơ chức giám định, hàng xuất khẩu của doanh nghiệp trong khu chê xuất
o Luéng đỏ: Hồ sơ được chuyền qua bộ phận kiếm tra thực tế hàng hĩa Tuỳ
ty lệ phân kiểm hĩa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay
100% hàng đề hải quan kiêm tra Sau khi kiểm tra nêu hàng hĩa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hĩa đúng khai báo và chuyên hỗ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đĩng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ
Trang 37Lưu ý: Đăng ký làm thủ tục ở cửa khâu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đĩ
e Lam thu tục Hải Quan
o Hang héa xuất khẩu miễn kiểm (luơng xanh)
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
* Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (¡in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đĩng dấu xác nhận
* Sau đĩ, mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu, 2 tờ khai Hải Quan,
packing list
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên cơng ty và tiến hành kiểm tra
xem việc châp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thơng mạng hải quan cĩ vi phạm gì khơng Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai cĩ phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khâu cĩ thuộc danh mục hàng cấm hay khơng
Sau đĩ, Hải quan đĩng dẫu vào tờ khai và chuyên sang bộ phận trả tờ khai Bước 2: Trả tờ khai
+ Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) đán vào tờ khai
Hải quan sau khi kiêm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ
lại tờ khai dân tem
Bước 3: Thanh lý hải quan bãi
Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến Hải quan thanh lý hàng xuất để thanh lý
Nhân viên mang tờ khai đã thơng quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc
Sau đĩ, nộp tờ khai (photo và gốc để kiêm tra) tại phịng thanh lí
w Hải quan thanh lí kiểm tra đĩng dau xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc
Bước 4: Vào số tàu hàng xuất
* Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, sơ hiệu chuyến
đi, số container, sơ seal vào tờ khai để tiễn hành vào sơ tàu
+ Nhân viên giao nhận nộp tờ khai đê Hải quan vào sơ tàu
Trang 38
Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào số tàu
Kết thúc quá trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng Hàng hĩa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu Phải vào số tàu trước
khi đến giờ Closing time nếu khơng hàng sẽ rớt lại khơng xuất khâu được mặc dù
đã thơng quan
©o Hàng hĩa xuất khẩu kiêm hĩa (luồng đỏ)
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
* Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đĩng dấu xác nhận
* Sau đĩ, mang bộ chứng từ bao gơm:Giây giới thiệu, 2 tờ khai Hải Quan, Hợp đồng thương mại (sao y), Invoice (bán chính), Packing list (bản chính)
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên cơng ty và tiến hành kiêm tra xem việc chập hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan cĩ vi phạm gì khơng Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai cĩ phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khâu cĩ thuộc danh mục hàng cấm hay khơng
Sau đĩ, Hải quan đĩng dau và chuyên bộ phận kiêm hĩa
Bước 2: Kiểm hĩa hàng xuất
Nhân viên giao nhận đăng ký chuyên bãi kiểm hĩa tại bộ phận chuyền bãi
và rút ruột confaIner
Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiêm để liên lạc với Hải quan kiểm hĩa
* Xuơng bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hĩa xem cắt seal và kiêm tra hàng hĩa (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiêm hĩa)
Trang 39Bước 3: Trả tờ khai
+ Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) đán vào tờ khai
w Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên ø1ao nhận bộ chứng từ
Bước 4: Thanh lý hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thơng quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/ seal, tàu/chuyên lên tờ khai chính
* Nhận viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử Sau đĩ, nộp tờ khai
(photo và gốc đề kiểm tra) tại phịng thanh lí
Hải quan thanh lí kiêm tra đĩng dâu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc Bước 5: Vào số tàu hàng xuất
* Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi
vào tờ khai để tiền hành vào số tàu
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai và phiêu xác nhận seal để Hải quan vào số tàu Hải quan trả lại tờ khai và phiêu xác nhận vào số tàu
Kết thúc quá trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng Hàng hĩa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu Phải vào số tàu trước khi đến giờ Closing time nếu khơng hàng sẽ rớt lại khơng xuất khâu được mặc dù đã thơng quan
e Phat hành vận đơn
o Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của cơng ty
Nhân viên giao nhận sẽ chuyên bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để
phát hành vận đơn cho khách hàng Bộ phận chứng từ cĩ trách nhiệm theo dõi lơ
hàng để lập chứng từ hàng xuất Cơng việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lơ hàng xuất hồn tât thủ tục xuất
hàng hay chưa
v Lay số container báo cho hãng tàu dé ho cap nhat sắp xếp container lén tau
Yêu câu người gửi hàng cung cấp thơng tin để phát hành vận đơn
o Khách hàng khơng sử dụng dịch vụ quốc tế của cơng ty
Nếu khơng thì nhân viên giao nhận chuyên bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thơng tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn Sau khi hàng đã
Trang 40
xếp lên tàu, lây được vận đơn cĩ ký tên đĩng dấu của người chuyên chở hoặc đại lý của họ thì nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, invoice và B/L đến hải quan cảng
xác nhận hàng đã thực xuất Để doanh nghiệp lấy đĩ làm cơ sở hoạch tốn với các
cơ quan (thuế, ngân hàng ) e Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, Hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của cơng ty,
bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên g1ao nhận vận đơn đề thực xuất
Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đĩng dâu xác nhận thực xuất
e Gửi bộ chứng từ cho đại lí ở nước ngồi
Sau khi hồn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thơng báo mơ tả sơ lược về lơ hàng vận chuyên :Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi / ngày dự kiến đến), Số vận đơn
(HB/L,MB/L), loai van don (surrender, Original, seaway bill ), hop dong, invoice,
packing list cho dai ly lién quan để đại lý theo dõi tiếp lơ hàng tại cảng đến, đính
kèm là bản sao HB/L,MB/L
e© Lập chứng từ kế tốn và lưu hơ sơ o Lập chứng từ kết tốn
Dựa vào booking Profile, điều khoản về cước phí là trả trudc (freight prepaid) nên nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế tốn đề theo dõi thu cơng nợ Chỉ khi nào người gửi hàng thanh tốn cước phí và các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee ) thi nhan viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giây báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đĩng phụ phí tại Việt Nam và
nhận vận đơn
o Quyết tốn và lưu hồ sơ