Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Trang 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: LÊ TRẦN Ý NHI MSSV: 2054082
HIỆN TRẠNG & TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MAXWELL
Giới thiệu công ty
Hình 2 1 Logo Công ty TNHH Maxwell Logistics
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH MAXWELL LOGISTICS
- Tên giao dịch Quốc tế: MAXWELL LOGISTICS COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: MAXWELL LOGISTICS CO., LTD
- Địa chỉ trụ sở chính: 25/12/43 Bùi Quang Là, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện pháp luật: Nguyễn Cảnh Tuyên
- Loại hình kinh tế: Trách nhiệm hữu hạn
Ngành giao nhận vận chuyển chuyên cung cấp giải pháp cho hàng quá khổ và quá tải, bao gồm dịch vụ vận tải hàng lẻ LCL và hàng nguyên container Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ, vận chuyển hàng rời, gửi hàng, cùng với việc thu phát các chứng từ vận tải và vận đơn.
Maxwell Logistics cam kết cung cấp giải pháp logistics uy tín và chất lượng, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu Chúng tôi chú trọng ứng dụng công nghệ và tối ưu hóa mạng lưới đối tác để mang lại giá trị gia tăng vượt trội và lợi ích thực sự cho khách hàng.
- Giá trị cốt lõi của Maxwell Logistics:
Chúng tôi là đối tác logistics đáng tin cậy, cam kết mang đến sự an tâm, an toàn và hiệu quả kinh tế cho khách hàng thông qua chất lượng phục vụ vượt trội Sự khác biệt trong dịch vụ của chúng tôi không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển thương mại quốc tế tại Việt Nam.
Tầm nhìn của Maxwell Logistics là trở thành một trong 20 công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam vào năm 2040, với hệ thống văn phòng hoạt động tại nhiều quốc gia Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chuỗi cung ứng logistics toàn diện cho khách hàng xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế.
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Maxwell Logistics, thành lập vào tháng 4 năm 2019, là một công ty giao nhận độc lập với đội ngũ sáng lập viên chuyên nghiệp và dày dạn kinh nghiệm trong ngành Công ty cung cấp nhiều loại dịch vụ vận tải và logistics đa dạng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Giai đoạn 2019 – 2020: Giai đoạn xây dựng và hình thành công ty
Trong giai đoạn thành lập, công ty đã liên tục nâng cấp trang thiết bị và cơ sở vật chất để đáp ứng tốt nhất nhu cầu sản xuất và làm việc của nhân viên.
- Tuyển dụng đội ngũ nhân viên phù hợp và có trình độ chuyên môn tốt nhất
Khi mới bắt đầu trong lĩnh vực kinh doanh, việc thu hút khách hàng là một thách thức lớn do số lượng khách hàng còn hạn chế Do đó, việc củng cố chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước luôn được đặt lên hàng đầu.
Công ty đã hoạt động và phát triển trong 04 năm, nỗ lực vươn mình vào thị trường xuất nhập khẩu để cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn và nhỏ cả trong và ngoài nước Chúng tôi cung cấp giải pháp logistics trọn gói, tích hợp nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Công ty sẽ tiếp tục mở rộng bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời phát triển đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao Mục tiêu là củng cố vững chắc tình hình hiện tại và xây dựng chiến lược kinh doanh bền vững cho tương lai.
Sơ đồ tổ chức
2.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lý
Công ty được tổ chức và quản lý theo mô hình mở rộng, với các phòng ban được phân chia rõ ràng, mỗi phòng đảm nhận một chức năng cụ thể, nhằm nâng cao
Hình 2 2 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
2.2.2 Chức năng chính của các phòng ban
Giám đốc là người đại diện pháp luật của công ty, có trách nhiệm quan trọng trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ Họ thực hiện các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước và giữ vai trò lãnh đạo chung, đảm bảo sự phát triển và quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động của công ty.
Phó Giám đốc đóng vai trò hỗ trợ Giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được giao hoặc ủy quyền khi Giám đốc vắng mặt Họ cũng là người trực tiếp giám sát tiến độ công việc của các phòng ban, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu kinh doanh và xây dựng chiến lược phát triển cho công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh, đồng thời xác định phương hướng phát triển và cạnh tranh hiệu quả với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Bộ phận giao nhận chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu qua đường biển và hàng không, đồng thời đảm nhiệm việc làm thủ tục hải quan cùng các thủ tục cần thiết khác tại cảng.
Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục hải quan và kiểm tra chuyên ngành, đồng thời lập hồ sơ thanh toán quốc tế và quản lý lưu trữ hồ sơ liên quan Đảm bảo tính chính xác của các chứng từ hàng hóa trên tàu và tại cửa khẩu sân bay khi xuất trình với cơ quan hải quan là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận này.
Phòng Kế toán là bộ phận chủ chốt chịu trách nhiệm quản lý tài chính của công ty, bao gồm việc phối hợp với các phòng ban để xử lý các mối quan hệ tài chính trong quá trình luân chuyển vốn Phòng cũng đảm nhiệm việc thu chi, lập sổ sách quyết toán và báo cáo đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh Ngoài ra, phòng Kế toán còn theo dõi và cân đối các khoản tài chính với các đối tác khách hàng để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Phòng Nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả, thúc đẩy nhân viên, truyền thông nội bộ các vấn đề liên quan đến an toàn lao động
Sự hợp tác chặt chẽ và linh hoạt giữa các bộ phận là yếu tố then chốt dẫn đến thành công trong hoạt động kinh doanh của công ty Điều này đã tạo ra một
Tình hình nhân lực
2.3.1 Tình hình phân bổ nhân sự theo giới tính tại các phòng ban của công ty TNHH Maxwell Logistics 4/2023 TNHH Maxwell Logistics 4/2023
Bảng 2 1 Bảng thống kê tình hình nhân sự theo giới tính các phòng ban
Bộ phận chứng từ 2 4 Phòng tài chính-kế toán 1 3
Số liệu trên cho thấy tỷ lệ nhân sự là nữ chiếm 68% và chiếm hơn một nửa trong tổng số nhân sự tại công ty
Tỷ lệ nhân sự nam chỉ chiếm 32% so với tổng số nhân sự tại công ty
Công ty sẽ hưởng lợi thế vượt trội khi tỷ lệ nhân sự nữ cao hơn nam, nhờ vào những phẩm chất đặc biệt của nữ giới như sự tỉ mỉ, chịu khó, linh hoạt và khả năng làm việc nhóm tốt Những đặc điểm này giúp công ty giải quyết hiệu quả các vấn đề phức tạp và tối ưu hóa quy trình công việc, đặc biệt trong các bộ phận như chứng từ và khai báo hải quan.
Các bộ phận như chứng từ và khai báo hải quan đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác cao, thể hiện sự tỉ mỉ của nhân sự nữ trong việc đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác Sự linh hoạt và khả năng thích ứng của họ giúp giải quyết hiệu quả các yêu cầu thay đổi trong quy trình công việc.
Công ty đang đối mặt với sự chênh lệch giới tính đáng kể (36%), điều này có thể trở thành lợi thế nếu được quản lý hiệu quả Để thu hút và giữ chân nhân tài, công ty cần đảm bảo sự công bằng, đa dạng và tạo ra môi trường làm việc thoải mái, từ đó nâng cao hiệu suất trong lĩnh vực logistics.
Mặc dù số lượng nữ giới vượt trội hơn nam giới, quá trình tuyển dụng và thăng tiến vẫn cần dựa vào năng lực và khả năng của từng cá nhân Điều này giúp công ty thu hút được nhân tài chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc.
2.3.2 Tình hình nhân sự của công ty TNHH Maxwell Logistics theo trình độ học vấn tháng 8/2022
Bảng 2 2 Tình hình nhân sự theo trình độ học vấn
Trình độ Số lượng Tỷ lệ
Trên đại học 3 6,8% Đại học 22 50%
Tỷ lệ nhân viên có trình độ trên đại học chiếm 6,8%
Tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học tại công ty đạt 50%, cho thấy sự chú trọng trong việc tuyển dụng nhân sự có học vấn cao Điều này nhằm xây dựng một đội ngũ nhân viên có năng lực vượt trội, giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh trong ngành công nghiệp.
Tỷ lệ nhân viên có trình độ cao đẳng và trung cấp lần lượt đạt 31,8% và 11,4%, cho thấy nguồn nhân lực có trình độ vẫn còn cao Do đó, công ty nên xem xét tăng cường chiến lược tuyển dụng nhân viên có trình độ học vấn cao hơn, đồng thời triển khai các khóa đào tạo và chương trình hỗ trợ giáo dục nhằm nâng cao trình độ học vấn của nhân viên, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.
Sản phẩm của công ty
Bán buôn thực phẩm (không hoạt động tại trụ sở)
Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép
Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình (trừ kinh doanh dược phẩm)
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ (trừ hóa lỏng khí để vận chuyển)
Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương
Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy (trừ hóa lỏng khí để vận chuyển)
Bốc xếp hàng hóa (trừ bốc xếp hàng hóa cảng hàng hóa)
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
Dịch vụ đại lý và giao nhận vận chuyển bao gồm logistics, hoạt động của các đại lý bán vé máy bay, vé tàu, vé xe, và thủ tục hải quan Các đại lý cũng thực hiện giao nhận hàng hóa, gửi hàng, cùng với việc thu và phát các chứng từ vận tải hoặc vận đơn.
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác bao gồm xuất nhập khẩu tất cả các mặt hàng mà công ty kinh doanh.
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Maxwell Logistics giai đoạn 2020 – 2022
Hình 2 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Maxwell Logistics
Bảng 2 3 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Maxwell Logistics Đơn vị: (triệu đồng, %)
Chỉ tiêu /Năm 2020 2021 2022 2021 so với 2020 2022 so với 2021
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Doanh thu 2.608 2.247 2.456 179 8,66 209 9,3
Trong giai đoạn từ 2020 đến 2022, tổng doanh thu của công ty đã tăng từ 2.068 triệu đồng lên 2.456 triệu đồng, với mức tăng 8,66% trong năm 2021 đạt 2.247 triệu đồng so với năm 2020 Điều này cho thấy công ty đang thực hiện chiến lược kinh doanh hiệu quả trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, góp phần mở rộng thị trường Nguyên nhân chính cho sự tăng trưởng này là nhờ vào việc thiết lập nhiều mối quan hệ buôn bán với đối tác trong và ngoài nước, cùng với chính sách chăm sóc khách hàng tốt Tuy nhiên, trong năm 2021, sự bùng phát của đại dịch Covid-19 đã ảnh hưởng đến tiến độ phát triển của công ty, khiến doanh thu tăng ít hơn so với năm 2020.
Dữ liệu phân tích cho thấy chi phí của Công ty trong các năm qua tương đối ổn định Năm 2021, Công ty đã đầu tư mạnh vào việc sửa chữa cơ sở vật chất, mở rộng văn phòng và nâng cấp trang thiết bị, dẫn đến chi phí tăng lên 1.350 triệu đồng, tăng 109 triệu đồng (8,78%) so với năm 2020 Tuy nhiên, đến năm 2022, chi phí đã giảm nhẹ 81 triệu đồng (6%) do Công ty cắt giảm đầu tư và chi phí cơ sở vật chất sau khi đã đầu tư nhiều vào năm trước.
Phân tích cho thấy lợi nhuận của công ty đã tăng lên nhờ vào sự gia tăng doanh số, mặc dù chi phí cũng có xu hướng tăng Cụ thể, lợi nhuận năm 2021 đã cao hơn so với năm trước.
Năm 2020, lợi nhuận của công ty đạt 70 triệu đồng, tăng 8,46% so với năm trước, chủ yếu do việc đầu tư lớn vào cơ sở vật chất và trang thiết bị Năm 2021, lợi nhuận tăng lên 290 triệu đồng mặc dù chịu ảnh hưởng nặng nề từ Covid-19, cho thấy công ty đã ổn định và gia tăng số lượng hợp đồng xuất nhập khẩu, cùng với việc điều chỉnh chi phí hợp lý trong giai đoạn này.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH
Hình 2 4 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty
Diễn giải quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Maxwell Logistics
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Tại Maxwell Logistics, nhân viên luôn chủ động chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, đồng thời thường xuyên cập nhật thông tin về dịch vụ Logistics trên website, fanpage và các hội nhóm nhằm thu hút khách hàng mới Nhân viên kinh doanh cũng sẽ liên hệ qua điện thoại hoặc Zalo để tư vấn, hỗ trợ dịch vụ và cung cấp bảng giá cho khách hàng có nhu cầu về giao nhận hàng hóa.
Bước 2: Báo giá và ký hợp đồng dịch vụ giao nhận
Nhân viên kinh doanh tiến hành báo giá và thỏa thuận với khách hàng
Khi khách hàng đề xuất mức giá chưa được công ty phê duyệt, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành đàm phán lại để tìm ra mức giá khác Nếu hai bên không đạt được thỏa thuận, nhân viên sẽ ghi lại thông tin của khách hàng để có thể chăm sóc và phục vụ trong những lần sau nếu khách hàng có nhu cầu.
Khi cả hai bên đồng ý với mức giá đã thỏa thuận, họ sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ bằng văn bản Hợp đồng này bao gồm các điều khoản đã được công ty và khách hàng thống nhất, có chữ ký và dấu của cả hai bên Hợp đồng sẽ được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản Nếu có thay đổi trong các điều khoản hợp đồng, hai bên sẽ thỏa thuận lại và xác nhận bằng văn bản dưới hình thức phụ lục để tránh tranh chấp.
Bước 3: Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra bộ chứng từ
Chủ hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho công ty bằng cách giao trực tiếp hoặc thông qua email, fax Bộ chứng từ bao gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty khách hàng: 2 bản
- Giấy xác nhận đơn đặt hàng (Sales order confirmation): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (Packing list): 1 bản chính
- Vận tải đơn (Bill of loading): 1 bản sao
- Giấy thông báo hàng đến (Arrive note): 1 bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
- Hóa đơn (Invoice): 1 bản chính
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan)
Mỗi chứng từ trong quy trình nhập khẩu đều có chức năng riêng nhưng cũng liên quan chặt chẽ với nhau Nhân viên chứng từ có nhiệm vụ kiểm tra tính đồng nhất và hợp lệ của các chứng từ nhằm đảm bảo quá trình nhập khẩu và thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi Khi thực hiện kiểm tra chứng từ, cần chú ý đến những vấn đề quan trọng để tránh sai sót.
Kiểm tra số lượng chứng từ cung cấp để đảm bảo khớp với số bản theo yêu cầu Điều này giúp tránh sơ suất trong việc thiếu số lượng bản yêu cầu hoặc nhầm lẫn giữa bản sao và bản chính.
Để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của bộ chứng từ, cần tránh thông tin thiếu sự đồng nhất và sai lệch Tất cả các loại chứng từ trong bộ cần được đối chiếu để đảm bảo rằng các thông tin không mâu thuẫn với nhau.
Doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu
- Thực hiện kiểm tra, xác nhận chữ ký và con dấu trên chứng từ, để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của bộ chứng từ nhập khẩu
Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, cần kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng Nhân viên chứng từ phải chú ý đến từng chi tiết để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các tài liệu này.
- Kiểm tra hóa đơn thương mại:
Các nội dung cần kiểm tra và đối chiếu:
Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn
Thông tin bên mua và bên bán
Tên hàng, số lượng hàng
Đơn giá, tổng giá trị
Phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng
Tương tự như hóa đơn thương mai, ta cũng kiểm tra Phiếu đóng gói và Bill Of Lading các thông tin như sau:
- Kiểm tra phiếu đóng gói:
Số và ngày phát hành Invoice trên Packing List
Trọng lượng cả bì G.W (KG)
- Kiểm tra Bill of Lading:
Thông tin về người gửi hàng và người nhận hàng
Trong bộ chứng từ, nếu có các chứng chỉ như C/O, Health Certificate, Catch Certificate, cần kiểm tra thông tin để đảm bảo tính đồng nhất giữa tất cả các tài liệu.
C/O ưu đãi là yếu tố quan trọng trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thuế nhập khẩu và từ đó giảm chi phí cho khách hàng.
Bộ chứng từ hợp lệ là điều kiện cần thiết để thông quan hàng hóa Khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên cần phát hiện sự không đồng nhất, thiếu nội dung hoặc chi tiết không hợp lệ Trong trường hợp này, họ phải liên hệ với khách hàng để làm rõ và chỉnh sửa chứng từ cho phù hợp Nếu khách hàng không phản hồi hoặc chứng từ vẫn không hợp lệ, quy trình sẽ kết thúc tại đây để tránh phát sinh sai sót không đáng có.
Bước 4: Lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery order)
- Căn cứ theo website hãng tàu, nhân viên chứng từ theo dõi ngày dự kiến tàu đến nhằm chuẩn bị bộ chứng từ
Khi tàu cập cảng và dỡ hàng, nhân viên hiện trường liên hệ với phòng kế toán để ứng tiền đóng các loại phí cho hãng tàu và phí cược container (nếu có) Đối với việc phát hành Surrendered Bill hoặc Seaway Bill, nhân viên chứng từ gửi email cho hãng tàu để xin phát lệnh giao hàng điện tử - EDO Nếu phát hành Original Bill, nhân viên hiện trường sẽ cầm Bill gốc kèm theo giấy thông báo hàng đến.
AN thì mới được cấp phát D/O
=> Sau khi lấy lệnh nhân viên hiện trường sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan
Bước 5: Khai báo hải quan điện tử và hoàn tất chứng từ hải quan nhập khẩu
- Lên tờ khai hải quan điện tử:
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 VNACCS để đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp và thực hiện khai báo trên hệ thống Hải quan Việt Nam.
Quy trình khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 VNACCS minh họa như sau:
(1) Thiết lập thông tin doanh nghiệp Để lên tờ khai Hải quan điện tử, nhân viên chứng từ công ty TNHH Maxwell
Logistics đăng nhập vào hệ thống khai Hải quan và tiến hành thiết lập thông tin doanh nghiệp
Hình 2 5 Giao diện phần mềm ECUS5 VNACCS
Hình 2 6 Khai báo hải quan điện tử phần Thiết lập thông tin doanh nghiệp
Sau khi thực hiện đầy đủ các thông tin cần thiết, ấn “Ghi” để lưu vào hệ thống
(2) Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu
Để bắt đầu quy trình, hãy truy cập mục “Tờ khai hải quan” và chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” Nhân viên chứng từ của công ty sẽ thực hiện việc nhập các dữ liệu cần thiết vào các mục tương ứng.
“Thông tin chung”, “thông tin chung 2” và “danh sách hàng”
Hình 2 7 Khai báo hải quan điện tử phần Thông tin chung
- Đơn vị xuất nhập khẩu
Hình 2 8 Khai báo Hải quan điện tử phần Thông tin chung mục Đơn vị xuất nhập khẩu
Hình 2 9 Khai báo hải quan điện tử phần Thông tin chung mục Vận đơn
Hình 2 10 Khai báo phần Thông tin chung Tờ khai giá trị
SILEX-30 là loại vải dệt thoi được làm từ sợi filament tổng hợp, có màu xám và rộng 1,42m Đây là nguyên liệu lý tưởng để sản xuất nệm bọc cho ghế sofa, đảm bảo chất lượng mới 100%.
(3) Thực hiện nghiệp vụ IDA
Đánh giá ưu điểm và hạn chế của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Maxwell Logistics
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Maxwell được thực hiện một cách chuyên nghiệp nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan Thời gian được phân bổ hợp lý, đảm bảo hiệu suất làm việc tối ưu trong toàn bộ quá trình.
Kể từ khi thành lập, công ty đã hoạt động hiệu quả, đáp ứng hầu hết nhu cầu trong lĩnh vực logistics, tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng với mức giá cạnh tranh và chất lượng dịch vụ được cam kết.
- Nhờ việc áp dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5 VNACCS mà thủ tục hải quan và tính thuế trở nên đơn giản và nhanh gọn hơn
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và nhiệt tình, có khả năng xử lý nhanh chóng các tình huống bất ngờ trong quá trình xin giấy phép và khai báo Sự nhạy bén của họ đã giúp quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu luôn đạt hiệu quả cao, rút ngắn thời gian nhập khẩu lô hàng, từ đó mang lại sự hài lòng và niềm tin cho khách hàng.
Công ty TNHH Maxwell đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu, đã thành công trong việc thông quan nhập khẩu nhiều lô hàng đa dạng Nhờ mối quan hệ tốt với các hãng tàu, công ty có được giá cả hợp lý, giảm chi phí và tạo thuận lợi trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Công ty đang đối mặt với khó khăn trong việc tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ do khách hàng giao trễ, giao thiếu, và thông tin trên chứng từ không khớp nhau.
Công ty mới thành lập đang gặp khó khăn trong việc thu hút khách hàng lớn, chủ yếu dựa vào các khách hàng đã hợp tác trước đây và khách hàng nhỏ lẻ Trong bối cảnh thị trường dịch vụ logistics phát triển nhanh chóng, sự cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt, trong khi công ty vẫn đang trong giai đoạn xây dựng thương hiệu.
Nhân viên thiếu kinh nghiệm thường gặp khó khăn trong việc kiểm tra bộ chứng từ, dẫn đến sự nhầm lẫn Hơn nữa, việc không nắm bắt kịp thời những thay đổi trong chính sách và pháp luật có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty.
Công ty đang gặp khó khăn về trang thiết bị và cơ sở hạ tầng, dẫn đến việc không đáp ứng kịp thời các hợp đồng cấp bách Sự thiếu hụt này làm chậm trễ quá trình giao nhận khi có nhiều hợp đồng cùng lúc, gây rối loạn trong quy trình nhập hàng Hệ quả là công ty phải chịu thêm chi phí thuê ngoài để bù đắp cho các thiếu sót về cơ sở vật chất.
PHẦN 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY
TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MAXWELL
Cải thiện nghiệp vụ tiếp nhận, kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan điện tử
Nhân viên chứng từ cần lập kế hoạch nhắc nhở và đốc thúc khách hàng gửi, bổ sung và sửa đổi chứng từ kịp thời để tránh tình trạng giao thiếu, giao trễ hoặc sai sót Việc này giúp ngăn chặn chậm trễ trong quy trình giao nhận và bảo đảm tiến độ thực hiện Khi nhận chứng từ từ khách hàng, nhân viên phải kiểm tra cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và tỉ mỉ, đặc biệt là trong khâu khai báo Hải quan điện tử Sai sót trong thông tin chứng từ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình khai báo Hải quan.
Công ty cần nâng cao trình độ nhân viên thông qua việc tổ chức các lớp nghiệp vụ chuyên môn, mời các chuyên gia có kinh nghiệm để hướng dẫn và hoàn thiện
Tăng cường hiệu quả kiểm tra chứng từ bằng cách thực hiện quy trình kiểm tra hai lần, cho phép đối chiếu và so sánh chi tiết giữa hai lần kiểm tra với sự tham gia của hai nhân viên khác nhau.
Khi khai báo hải quan, nhân viên chứng từ cần kiểm tra cẩn thận và đối chiếu thông tin, đặc biệt là nhân viên mới có ít kinh nghiệm Việc này giúp tránh tình trạng phải bổ sung hoặc hủy tờ khai, điều có thể dẫn đến việc tờ khai rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ Do đó, việc cẩn thận trong việc đối chiếu thông tin và các tệp đính kèm là rất quan trọng để hạn chế sai sót trong quy trình khai báo hải quan.
Nâng cao hiệu quả và tính nhanh chóng của khâu vận chuyển hàng hóa
Công ty cần nghiên cứu và lựa chọn các tuyến đường chất lượng tốt, không gồ ghề và rộng rãi để tối ưu hóa vận chuyển Trong trường hợp gặp sự cố bất ngờ, tài xế cần có khả năng linh hoạt thay đổi lộ trình, tránh các tuyến đường cấm và thời gian hạn chế cho xe Container.
Đầu tư cơ sở, thiết bị làm việc & thu hút khách hàng mới
Công ty cần trích một khoản lợi nhuận hàng năm để đầu tư vào thiết bị văn phòng như máy tính, bàn làm việc, và kho xưởng chứa hàng Việc này đảm bảo cơ sở vật chất hoạt động hiệu quả, giúp quy trình tiếp nhận thông tin và chứng từ diễn ra trôi chảy, không bị gián đoạn do thiết bị lỗi hoặc chậm Ngoài ra, nâng cao cơ sở vật chất cũng hỗ trợ quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, đồng thời bảo quản hàng hóa tốt nhất trong suốt quá trình vận chuyển và lưu kho, từ đó tiết kiệm thời gian cho quy trình vận tải.
Công ty cần duy trì liên lạc và chăm sóc khách hàng cũ định kỳ, đồng thời mở rộng tìm kiếm khách hàng mới tiềm năng qua các mối quan hệ, website và các trang mạng liên quan Ngoài ra, công ty nên chủ động liên hệ và chào giá các dịch vụ của mình Để quảng bá hình ảnh, công ty có thể tổ chức hội thảo, tham gia các hội chợ giới thiệu việc làm và các sự kiện tương tự nhằm kết nối với các doanh nghiệp.
Công ty nên tích cực tham gia các triển lãm và hội thảo do các doanh nghiệp và hiệp hội trong ngành tổ chức để mở rộng mối quan hệ với các đối tác lớn Việc thường xuyên cập nhật hình ảnh hoạt động cùng các công ty cùng lĩnh vực không chỉ nâng cao hình ảnh thương hiệu mà còn thu hút khách hàng mới, đồng thời tạo sự tin tưởng cho khách hàng thông qua hình ảnh mà công ty đã xây dựng.