Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH PHAN THỊ QUẾ TRINH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜ
Lý do chọn đề tài
Ngành Logistics, một phần thiết yếu của chuỗi cung ứng toàn cầu, đang phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây Sự chuyên môn hóa và hiện đại hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu đã làm tăng nhu cầu trao đổi hàng hóa Các công ty logistics đang nỗ lực phát triển dịch vụ chất lượng cao để cạnh tranh trong nền kinh tế mở Quy trình xuất khẩu ngày càng phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện nhiều công việc đồng thời để tiết kiệm thời gian và chi phí Do đó, nhiều doanh nghiệp xuất khẩu lựa chọn ký hợp đồng với các công ty giao nhận và dịch vụ logistics Sự gia tăng doanh nghiệp trong lĩnh vực này là điều tất yếu, tuy nhiên, thách thức đặt ra là làm thế nào để tối ưu hóa lợi nhuận và đạt hiệu quả cao nhất Một yếu tố quan trọng là các doanh nghiệp cần có quy trình dịch vụ xuất khẩu tinh gọn, đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngoài nước.
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam, thành lập từ năm 2018, cung cấp đa dạng dịch vụ vận tải hàng không, đường biển và khai báo hải quan Để cạnh tranh hiệu quả với các công ty trong và ngoài nước, Ship Link Việt Nam không ngừng cải tiến quy trình nghiệp vụ Công ty đặt mục tiêu nâng cao hiệu quả quy trình, đảm bảo chất lượng hàng hóa và rút ngắn thời gian làm thủ tục, nhằm vận chuyển hàng hóa xuất khẩu đúng tiến độ.
Em đã chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Shiplink” cho thực tập tốt nghiệp
2 kiến nghị giúp cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty, gia tăng khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng.
Mục đích nghiên cứu
Đầu tiên, cần phân tích thực trạng quy trình thủ tục xuất khẩu của công ty, từ đó đánh giá và rút ra những nhận xét cũng như bài học kinh nghiệm cho bản thân.
Thứ hai, đánh giá những ưu và nhược điểm trong quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển
Thứ ba, đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát là quá trình thu thập thông tin thông qua các giác quan và thiết bị hỗ trợ để ghi nhận các hiện tượng hoặc hành vi của con người, từ đó thực hiện phân tích Phương pháp này được áp dụng bằng cách quan sát các công việc thực tiễn và ghi nhận thông tin, số liệu về toàn bộ quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
Thu thập thông tin và số liệu sơ cấp là quá trình tìm kiếm và tham khảo kiến thức từ các nguồn như sách, internet và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Qua đó, có thể làm rõ các lý thuyết và cung cấp dẫn chứng cụ thể để hỗ trợ cho các phân tích và đánh giá.
Mô tả vị trí thực tập
Vị trí thực tập: Thực tập sinh xử lý chứng từ
Những công việc đã thực hiện trong quá trình thực tập:
+ Kiểm tra, đối chiếu chứng từ cước hàng xuất nhập khẩu với các bên liên quan như khách hàng, đối tác, hãng tàu, ngân hàng
Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu là rất quan trọng Cần soạn thảo email gửi cho đối tác, hãng tàu và ngân hàng nhằm thúc đẩy tiến độ giao nhận hàng Đồng thời, cần xử lý kịp thời các phát sinh để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
+ Phân loại chứng từ theo từng khách hàng, hàng tàu, nhà cung cấp
5 Kết cấu của bài báo cáo
Nội dung chínhcủa bài báo cáo thực hành nghề nghiệp bao gồm ba chương:
• Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
• Chương 2: Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container bằng đường biển của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
• Chương 3: Kiến nghị các giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH SHIPLINK VIỆT NAM
1.1 Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam, thành lập năm 2018, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Công ty còn thực hiện nhiều dịch vụ khác như khai báo hải quan, thủ tục thông quan hàng hóa tại cảng, vận tải đường biển, cho thuê kho và bãi, cũng như đóng seal và dán nhãn hàng hóa Dưới đây là thông tin chi tiết về công ty TNHH Ship Link Việt Nam.
Bảng 1.1 Thông tin công ty TNHH Ship Link Việt Nam
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
Ship Link Vietnam Company Limited
SHIP LINK VIETNAM CO., LTD Địa chỉ 33 Lê Quốc Hưng, Phường 13, Quận 4, Thành phố Hồ Chí
NNT đang hoạt động
Nơi đăng ký quản lý
Chi cục thuế Quận 4, TP Hồ Chí Minh
Nơi đăng ký nộp thuế
Chi cục thuế Quận 4, TP Hồ Chí Minh Giấy phép kinh doanh
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
Loại hình kinh tế
Trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên
(754) Kinh tế hỗn hợp ngoài quốc doanh
Loại hình tổ chức
Tổ chức kinh tế SXKD dịch vụ, hàng hóa
(Nguồn: Nội bộ công ty)
1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban tại Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
Hình 0.1 Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, đảm nhiệm vai trò giám sát tổng thể tất cả các hoạt động và ra quyết định quan trọng cho sự phát triển của công ty.
Giám đốc công ty có trách nhiệm chiến lược và pháp lý trước cơ quan nhà nước, bao gồm việc ban hành quy chế quản lý nội bộ Ông có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày, cũng như thực hiện các quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ trong công ty Ngoài ra, giám đốc còn có nhiệm vụ kiểm tra và thúc đẩy các đơn vị, bộ phận hoàn thành công việc được giao, đồng thời kịp thời sửa chữa những sai phạm phát sinh.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng và chào bán giá cước vận tải Nhiệm vụ của bộ phận này là phát triển chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng, đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại.
Hoạch định kế hoạch công tác, nghiên cứu và cập nhật thường xuyên thông tin pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu
Bộ phận chứng từ, bao gồm đội hiện trường và đội vận tải, có nhiệm vụ theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng, chuẩn bị đầy đủ các công văn và chứng từ cần thiết để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng Họ thực hiện thủ tục khai báo hải quan, quản lý và lưu hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu, đồng thời soạn thảo bộ hồ sơ để đảm bảo không có sai sót và cung cấp các công văn cần thiết, giúp bộ phận giao nhận hoàn thành công việc được giao trong thời gian ngắn nhất.
Bộ phận kế toán - mua hàng có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và lập dự trù kinh phí, thanh toán các khoản thu chi của công ty Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước và chuẩn mực kế toán, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ liên quan, và hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình giám đốc phê duyệt Bộ phận này ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của công ty, đảm bảo sử dụng và quản lý hiệu quả nguồn vốn, cũng như cân đối nguồn vốn phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
Bộ phận hành chính - nhân sự chịu trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực trong công ty, hỗ trợ hoạt động của tổ chức công đoàn và các bộ phận khác trong việc tuyển dụng nhân sự theo đề xuất và yêu cầu của ban giám đốc Ngoài ra, bộ phận này còn tạo ra môi trường làm việc hứng khởi, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, đồng thời thực hiện các chế độ và chính sách liên quan đến nguồn nhân lực.
7 trong việc sử dụng lao động và giải quyết mâu thuẫn nội bộ trong công ty (giữa các phòng ban)
1.3 Các lĩnh vực kinh doanh
Công ty TNHH Ship Link hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, bao gồm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và kinh doanh thực phẩm, nông sản, máy móc, thiết bị Là đại lý giao nhận chuyên nghiệp, công ty cung cấp dịch vụ vận tải nội địa và quốc tế, với thế mạnh giao nhận hàng nguyên (FCL) và hàng lẻ (LCL) tới các cảng lớn trên thế giới như Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Á Ngoài ra, công ty còn thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến kho bãi, thu phát bồ chứng từ, khai báo hải quan, thuế, hợp đồng giao hàng door-to-door, bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, và giấy kiểm dịch thực vật, động vật Các phương thức vận tải mà công ty triển khai bao gồm vận tải đường hàng không, đường biển và đường bộ.
1.4 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 1.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH
Ship Link Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022 ĐVT: triệu đồng
2020 2021 2022 Mức thay đổi 2021 so với 2020
Mức thay đổi 2022 so với 2021
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)
Từ bảng 1.2, có thể nhận thấy tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2020 đến năm 2022 tương đối ổn định, với sự phục hồi và tăng trưởng bền vững sau hơn một năm bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19.
Công ty đã duy trì doanh thu ổn định với 32.065 triệu đồng trong năm 2021, tăng 1.080 triệu đồng so với năm 2020, tương đương với mức tăng trưởng 3,49% Sự tăng trưởng này có được nhờ vào việc triển khai các giải pháp ứng phó kịp thời trước diễn biến phức tạp của Covid-19, mặc dù hoạt động xuất nhập khẩu gặp nhiều khó khăn Năm 2022, tình hình kinh tế thế giới tiếp tục có nhiều biến động.
9 biến động, xung đột giữa Nga – Ukraine, doanh thu của công ty vẫn tiếp tục giữ mức tăng trưởng ổn định đạt mức 4.89% so với năm 2021
Chi phí doanh nghiệp có sự biến thiên tương ứng với doanh thu Năm 2020, tổng chi phí đạt 18.131 triệu đồng, tăng lên 19.051 triệu đồng vào năm 2021, tương ứng với mức tăng 5,07% (tăng 920 triệu đồng) Nguyên nhân chủ yếu là do tình hình dịch bệnh phức tạp đầu năm 2020, khiến nhân viên làm việc tại nhà và giảm đáng kể chi phí điện nước Đến năm 2022, hoạt động kinh doanh ổn định và nhờ áp dụng các biện pháp hiệu quả, tổng chi phí chỉ tăng 140 triệu đồng so với năm 2021, tương đương với mức tăng 0,73%.
Lợi nhuận của công ty TNHH Ship Link biến động theo doanh thu và chi phí, vì sự thay đổi của hai yếu tố này thường diễn ra đồng điệu Do đó, lợi nhuận cũng sẽ thay đổi tương ứng với doanh thu và chi phí Nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho thấy mối liên hệ chặt chẽ giữa các yếu tố này.
Việt Nam đã đạt được hiệu quả kinh tế qua các năm, mặc dù phải đối mặt với nhiều khó khăn Lợi nhuận vẫn duy trì ở mức dương, phản ánh khả năng thích nghi và vận hành hiệu quả của ban lãnh đạo công ty Họ đã nhạy bén nắm bắt các cơ hội từ quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước.
1.5 Định hướng phát triển của công ty trong tương lai
Mới thành lập vào năm 2018, phát triển chưa bao lâu thì bị va vấp bởi đại dịch Covid-
Trong những năm qua, công ty TNHH Ship Link Việt Nam đã ghi nhận sự tăng trưởng, mặc dù chưa hoàn toàn ổn định Đến năm 2030, công ty sẽ tập trung vào những mục tiêu chiến lược quan trọng nhằm củng cố và phát triển bền vững.
• Tăng tổng doanh số đều đặn qua từng năm, mức tăng duy trì trên 2,5% mỗi năm
• Mở rộng thị trường giao nhận xuất nhập khẩu, đặc biệt chú trọng thị trường châu Âu
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH SHIPLINK VIỆT NAM
Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam, thành lập năm 2018, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Công ty cũng thực hiện nhiều dịch vụ khác như khai báo hải quan, thủ tục thông quan tại cảng, vận tải đường biển, cho thuê kho, cho thuê bãi, đóng seal và dán nhãn hàng hóa Dưới đây là thông tin chi tiết về công ty TNHH Ship Link Việt Nam.
Bảng 1.1 Thông tin công ty TNHH Ship Link Việt Nam
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
Ship Link Vietnam Company Limited
SHIP LINK VIETNAM CO., LTD Địa chỉ 33 Lê Quốc Hưng, Phường 13, Quận 4, Thành phố Hồ Chí
NNT đang hoạt động
Nơi đăng ký quản lý
Chi cục thuế Quận 4, TP Hồ Chí Minh
Nơi đăng ký nộp thuế
Chi cục thuế Quận 4, TP Hồ Chí Minh Giấy phép kinh doanh
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
Loại hình kinh tế
Trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên
(754) Kinh tế hỗn hợp ngoài quốc doanh
Loại hình tổ chức
Tổ chức kinh tế SXKD dịch vụ, hàng hóa
(Nguồn: Nội bộ công ty)
Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban tại Công ty TNHH Ship Link Việt
Hình 0.1 Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm giám sát tất cả các hoạt động và ra quyết định quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp Họ đóng vai trò then chốt trong việc đề ra các chiến lược và hướng đi cho công ty.
Giám đốc công ty có trách nhiệm chiến lược và pháp lý trước cơ quan nhà nước, bao gồm quyền ban hành quy chế quản lý nội bộ và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày Ông cũng có quyền miễn nhiệm, bãi nhiệm và bổ nhiệm các chức danh trong công ty Bên cạnh đó, giám đốc cần kiểm tra, thúc đẩy và chỉ đạo các đơn vị, bộ phận hoàn thành công việc được giao, đồng thời kịp thời sửa chữa những sai phạm.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng và chào bán giá cước vận tải Nhiệm vụ của họ không chỉ là đáp ứng nhu cầu dịch vụ mà còn đưa ra các phương hướng thu hút khách hàng tiềm năng, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Hoạch định kế hoạch công tác, nghiên cứu và cập nhật thường xuyên thông tin pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu
Bộ phận chứng từ, bao gồm đội hiện trường và đội vận tải, có nhiệm vụ theo dõi và quản lý đơn đặt hàng, chuẩn bị đầy đủ các công văn và chứng từ cần thiết để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng Ngoài ra, bộ phận này thực hiện thủ tục khai báo hải quan, quản lý và lưu hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu, cũng như soạn thảo bộ hồ sơ nhằm đảm bảo không có sai sót và cung cấp các công văn cần thiết, giúp bộ phận giao nhận hoàn thành công việc được giao trong thời gian ngắn nhất.
Bộ phận kế toán - mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và lập dự trù kinh phí, thanh toán các khoản thu chi của công ty Bộ phận này thực hiện các công việc chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của nhà nước và chuẩn mực kế toán, đồng thời kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của tất cả các chứng từ liên quan Họ hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình giám đốc phê duyệt và ghi chép, hạch toán Nhiệm vụ chính của bộ phận này là sử dụng và quản lý hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo cân đối nguồn vốn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của công ty, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Bộ phận hành chính - nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực của công ty, hỗ trợ hoạt động của tổ chức công đoàn và giúp các bộ phận khác trong quá trình tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của ban giám đốc Ngoài ra, bộ phận này còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên và thực hiện các chế độ, chính sách liên quan đến nguồn nhân lực.
7 trong việc sử dụng lao động và giải quyết mâu thuẫn nội bộ trong công ty (giữa các phòng ban).
Các lĩnh vực kinh doanh
Công ty TNHH Ship Link hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, bao gồm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và kinh doanh thực phẩm, nông sản, máy móc, thiết bị Là một đại lý giao nhận chuyên nghiệp, công ty cung cấp dịch vụ vận tải nội địa và quốc tế, bao gồm giao nhận hàng nguyên (FCL) và hàng lẻ (LCL) đến các cảng lớn trên toàn cầu như Châu Âu, Châu Mỹ, và Châu Á Ngoài ra, công ty còn thực hiện các nghiệp vụ vận tải, quản lý kho bãi, thu và phát bộ chứng từ, cùng với các hoạt động khai báo hải quan, thuế, hợp đồng giao hàng door-to-door, mua bảo hiểm, và giấy chứng nhận xuất xứ Các phương thức vận tải mà công ty triển khai bao gồm vận tải hàng không, đường biển và đường bộ.
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 1.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH
Ship Link Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022 ĐVT: triệu đồng
2020 2021 2022 Mức thay đổi 2021 so với 2020
Mức thay đổi 2022 so với 2021
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)
Từ bảng 1.2, có thể nhận thấy tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2020 đến năm 2022 tương đối ổn định, với sự phục hồi và tăng trưởng bền vững sau hơn một năm chịu tác động của dịch Covid-19.
Về doanh thu, công ty đã duy trì mức doanh thu ổn định với 32.065 triệu đồng trong năm 2021, tăng 1.080 triệu đồng so với năm 2020, tương ứng với mức tăng trưởng 3,49% Sự tăng trưởng này nhờ vào việc triển khai các giải pháp ứng phó kịp thời trước những diễn biến phức tạp của Covid-19 và những khó khăn trong hoạt động xuất nhập khẩu Năm 2022, mặc dù tình hình kinh tế thế giới có nhiều thách thức, công ty vẫn nỗ lực duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả.
9 biến động, xung đột giữa Nga – Ukraine, doanh thu của công ty vẫn tiếp tục giữ mức tăng trưởng ổn định đạt mức 4.89% so với năm 2021
Chi phí doanh nghiệp có sự biến thiên tương ứng với doanh thu Năm 2020, tổng chi phí đạt 18.131 triệu đồng, trong khi năm 2021 tăng lên 19.051 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 5,07% (tăng 920 triệu đồng) Mức tăng này chủ yếu do ảnh hưởng của dịch bệnh vào đầu năm 2020, khiến nhân viên làm việc tại nhà và giảm chi phí điện nước, giữ xe Đến năm 2022, hoạt động kinh doanh ổn định và nhờ áp dụng các biện pháp hiệu quả, tổng chi phí chỉ tăng 140 triệu đồng so với năm 2021, tương ứng với mức tăng 0,73%.
Lợi nhuận của công ty TNHH Ship Link phụ thuộc vào sự thay đổi đồng điệu giữa doanh thu và chi phí; khi doanh thu và chi phí biến động, lợi nhuận cũng sẽ thay đổi tương ứng Nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho thấy sự ảnh hưởng rõ rệt của doanh thu và chi phí đến lợi nhuận.
Việt Nam đã chứng tỏ khả năng thích nghi và vận hành hiệu quả trong bối cảnh kinh tế khó khăn, với lợi nhuận vẫn duy trì ở mức dương Điều này phản ánh sự nhạy bén của ban lãnh đạo công ty trong việc nắm bắt các cơ hội từ quá trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Định hướng phát triển của công ty trong tương lai
Mới thành lập vào năm 2018, phát triển chưa bao lâu thì bị va vấp bởi đại dịch Covid-
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam đã ghi nhận sự tăng trưởng trong những năm qua, mặc dù chưa hoàn toàn ổn định Trong giai đoạn đến năm 2030, công ty sẽ tập trung vào các mục tiêu chiến lược nhằm củng cố vị thế và phát triển bền vững.
• Tăng tổng doanh số đều đặn qua từng năm, mức tăng duy trì trên 2,5% mỗi năm
• Mở rộng thị trường giao nhận xuất nhập khẩu, đặc biệt chú trọng thị trường châu Âu
Xây dựng một đội ngũ lãnh đạo vững mạnh và chuyên nghiệp là điều cần thiết, đồng thời nâng cao trình độ nhân viên và tuyển dụng nhân sự có năng lực Đặc biệt, chú trọng vào đội ngũ sales để tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ.
Công ty tập trung vào việc tăng doanh thu từ hoạt động vận chuyển nội địa, đồng thời mở rộng cung ứng dịch vụ cho các doanh nghiệp cần phân phối và giao nhận hàng hóa trong nước tại Việt Nam.
Chương 1 đã giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Ship Link Việt Nam, quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức cũng như chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban Song chương 1 cũng đã phân tích khá rõ ràng tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2020-2022 đây Qua đó có thể thấy công ty đang có những tiến triển tốt về doanh thu qua các năm và kế hoạch định hướng trong tương lai để phát triển bền vững và duy trì sự tăng trưởng ổn định
DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH SHIPLINK VIỆT NAM
Đánh giá quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH
ty TNHH Ship Link Việt Nam
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam được thiết kế chặt chẽ và rõ ràng, giúp dễ dàng theo dõi và thực hiện Qua nhiều năm, quy trình này đã được cải thiện, đồng thời mở rộng mối quan hệ, góp phần làm tăng doanh thu của công ty một cách lạc quan Các yếu tố ảnh hưởng đến sự tăng trưởng tại công ty bao gồm sự hoàn thiện quy trình và phát triển mối quan hệ.
- Công ty độc lập kinh doanh, tự chủ tài chính:
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam là một doanh nghiệp độc lập, tự chủ về tài chính và phương án kinh doanh Hằng năm, lợi nhuận của công ty đủ để chi trả cho các chi phí liên quan đến dịch vụ, như thuê phương tiện vận tải và phí chứng từ, đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.
- Quy trình giao nhận nhanh chóng và được tiêu chuẩn hóa:
Công ty nổi bật với khả năng chuẩn bị và xử lý chứng từ nhanh chóng, tạo lợi thế cạnh tranh Đội ngũ nhân viên chứng từ xuất khẩu được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm phong phú, giúp tăng tốc độ hoàn thiện hồ sơ, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn, từ đó tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam sở hữu đội ngũ nhân viên giao nhận dày dạn kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về ngành, giúp họ dễ dàng thích nghi với xu hướng khai báo hải quan điện tử, mặc dù điều này còn mới mẻ với nhiều doanh nghiệp khác Đặc biệt, công ty chú trọng vào việc đào tạo thực tập sinh và nhân viên mới để nâng cao kiến thức và kỹ năng, từ đó giúp họ sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống thực tiễn trong công việc.
- Công ty có vị trí tốt, quan hệ tốt với nhiều hãng tàu:
Công ty tọa lạc tại trung tâm thành phố, gần các cảng, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch và vận chuyển hàng hóa nhanh chóng Mối quan hệ tốt với các đối tác cũng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nhiều hãng tàu hỗ trợ báo giá và đảm bảo các điều kiện thuận lợi, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và vận chuyển hàng hóa Điều này đảm bảo chất lượng trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ giao nhận.
- Cơ sở vật chất và công nghệ được trang bị hiện đại:
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ hiện đại, quy trình khai báo hải quan và lấy D/O đã chuyển sang hình thức trực tuyến Công ty TNHH Ship Link Việt Nam đã áp dụng phương thức này một cách tỉ mỉ và cẩn thận, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu nhân lực và cắt giảm chi phí Bên cạnh đó, việc tìm kiếm khách hàng trở nên đa dạng hơn nhờ vào các mạng xã hội và trang tin tức, giúp công ty dễ dàng tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng.
Hệ thống công nghệ hiện đại, đặc biệt là phần mềm khai báo hải quan điện tử, cho phép nhân viên khai báo trực tiếp tại công ty và gửi đến cơ quan hải quan, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và thủ tục đi lại Cơ sở vật chất và thiết bị công nghệ hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả, tạo môi trường làm việc tân tiến, nâng cao sự kết hợp giữa các phòng ban và rút ngắn thời gian, công sức trong quy trình Công ty cũng có kho chứa hàng khô tại khu vực Cát Lái, thuận tiện cho việc giao nhận hàng hóa, đặc biệt là hàng lẻ, với trang bị đầy đủ thiết bị và 2 xe nâng phục vụ việc lấy hàng.
Bên cạnh các ưu điểm thì quy trình này vẫn còn tồn đọng một số nhược điểm mà công ty cần tìm giải pháp khắc phục:
- Hạn chế của việc tìm kiếm khách hàng:
Thị trường hiện nay đang gặp khó khăn do chính sách giá cả chưa hợp lý, khiến nhân viên bộ phận kinh doanh của công ty vẫn tiếp tục sử dụng quy trình tìm kiếm khách hàng theo cách truyền thống Mặc dù đã áp dụng các hình thức phổ biến như triển lãm, hội chợ và sử dụng trang vàng, mạng xã hội, công ty vẫn chưa phát triển các kênh tìm kiếm mới để đa dạng hóa chiến lược tiếp cận khách hàng.
Công ty cần chú trọng đến việc tri ân khách hàng, đặc biệt là những khách hàng quen thuộc, nhằm giữ chân họ hiệu quả hơn Việc phát triển và cung cấp các dịch vụ tri ân sẽ giúp tăng cường mối quan hệ với khách hàng và nâng cao sự trung thành của họ đối với thương hiệu.
Website của công ty chưa hoàn thiện và thiếu các tiện ích cần thiết cho khách hàng, điều này có thể dẫn đến việc mất khách hàng lâu năm do sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp khác Mặc dù đã nỗ lực tiếp cận nhiều kênh để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, số lượng khách hàng hợp tác vẫn ở mức trung bình và thiếu những khách hàng lớn Công ty nhận thức được vấn đề này nhưng vẫn chưa có những hành động cụ thể để cải thiện tình hình.
- Hạn chế của việc nhận thông tin và kiểm tra bộ chứng từ:
Việc hoàn thiện bộ chứng từ gặp phải vấn đề như chậm trễ, sai sót và chưa ăn khớp là một vấn đề cần được chú ý Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ một số nhân viên trẻ tại công ty, mặc dù họ có nhiệt huyết và tinh thần học hỏi, nhưng vẫn thiếu kinh nghiệm và nghiệp vụ vững vàng Điều này dẫn đến hạn chế trong đàm phán với khách hàng, giải quyết khiếu nại và xử lý các đơn hàng khẩn cấp, từ đó gây ra thiếu sót trong quy trình, làm chậm trễ và phát sinh chi phí không cần thiết.
Ngoài ra, còn có những nguyên nhân khác như: chủ hàng gửi thiếu chứng từ quan trọng, thông tin trong các chứng từ bị sai sót, và sự chậm trễ tại ngân hàng khi các chứng từ không khớp nhau.
- Hạn chế của việc khai báo Hải quan điện tử:
Hiện nay, nhiều nhân viên công ty vẫn chưa thành thạo trong việc sử dụng phần mềm khai báo Nguyên nhân chủ yếu là do phần mềm liên tục thay đổi, hướng dẫn từ công ty chưa đầy đủ và kỹ năng tin học của nhân viên còn hạn chế.
Vẫn còn tình trạng sai sót trong việc dịch tên hàng hóa tiếng Việt, áp dụng mã thuế không chính xác và tỷ giá hối đoái không đúng Nguyên nhân có thể do sự lạ lẫm của mặt hàng và việc không cập nhật tỷ giá thường xuyên Mặc dù hệ thống ECUS5-VNACCS trên máy tính công ty giúp khai báo hải quan điện tử thuận tiện, nhưng vẫn gặp khó khăn do đường truyền mạng thường xuyên nghẽn và sự cố máy chủ.
KIẾN NGHỊ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH SHIPLINK VIỆT NAM
Cơ sở đưa ra kiến nghị
Trong bối cảnh thị trường dịch vụ cạnh tranh khốc liệt hiện nay, công ty TNHH Ship Link Việt Nam cần mở rộng thị trường dịch vụ để tồn tại và phát triển Đây là giải pháp hiệu quả giúp công ty đạt được mục tiêu doanh thu và lợi nhuận, đồng thời củng cố vị thế trên thị trường.
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam hiện chỉ chiếm một thị phần nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ xuất nhập khẩu đường biển, một phần do chất lượng dịch vụ chưa đáp ứng yêu cầu Để cải thiện tình hình, công ty cần tăng cường phát triển bộ phận kinh doanh nhằm tìm kiếm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng Quy trình khai báo hiện tại còn phức tạp và tốn thời gian, do đó cần rút ngắn một số khâu để tiết kiệm thời gian và chi phí Nhân viên cần có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và sự linh hoạt trong việc sử dụng phần mềm Mặc dù việc thiếu sót chứng từ từ khách hàng là khó tránh khỏi, nhưng công ty có thể hạn chế điều này bằng cách nâng cao quy trình kiểm tra và đôn đốc khách hàng để đảm bảo chứng từ được chuyển giao đầy đủ và chính xác.
Ngoài yếu tố con người, cơ sở vật chất kỹ thuật đóng vai trò quyết định trong quá trình khai báo hải quan Mặc dù phần mềm khai báo có thể hoạt động bất kỳ lúc nào trong ngày, nhưng vẫn có nguy cơ xảy ra chậm trễ hoặc lỗi từ máy chủ Do đó, công ty cần kiến nghị với công ty phát triển công nghệ Thái Sơn để kịp thời khắc phục và nâng cấp hệ thống Đồng thời, đội ngũ nhân viên cũng cần được đào tạo nâng cao kỹ năng và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi.
Các kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH SHIPLINK VIỆT NAM
3.2.1 Nâng cao chất lượng dịch vụ Mở rộng các dịch vụ hỗ trợ đi kèm Để giữ chân khách hàng, công ty cần nâng cao chất lượng dịch vụ hơn nữa, thông qua các chính sách chăm sóc khách hàng chu đáo, tận tâm Ngoài chất lượng dịch vụ, để tránh rủi ro giảm doanh thu từ các dịch vụ thủ tục hành chính, công ty nên phát triển thêm một số dịch vụ hỗ trợ thay thế, điển hình như dịch vụ kéo container (trucking) cho khách hàng Phần lớn dịch vụ này thường do các đơn vị cho thuê phương tiện vận chuyển thực hiện, tuy nhiên chi phí thuê ngoài thường rất cao Do đó, công ty có thể cân nhắc đến việc hợp tác với các Depot để kinh doanh thêm dịch vụ trucking, thu trực tiếp từ khách hàng và thanh toán lại cho Depot, hưởng lợi nhuận chênh lệch, vừa tiết kiệm chi phí thuê ngoài, vừa tăng thêm được một khoản thu hợp lý
3.2.2 Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin Phát triển đại lý hải quan
Công ty cần cử nhân viên từ Bộ phận Giao nhận – Chứng từ chuyên khai hải quan để tham gia thi lấy Chứng chỉ Nghiệp vụ khai hải quan, đồng thời được cấp mã số nhân viên đại lý cho thủ tục hải quan Tiếp theo, công ty phải nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin và số hóa toàn bộ nghiệp vụ để đủ điều kiện đăng ký làm Đại lý hải quan Sau khi nhận được chữ ký từ cơ quan hải quan, Ship Link Việt Nam có thể thực hiện thủ tục hải quan điện tử thay mặt khách hàng mà không cần chữ ký số, giúp giảm thiểu rủi ro kỹ thuật và tăng tốc độ thông quan, từ đó giảm chi phí phát sinh Việc số hóa toàn bộ nghiệp vụ cũng giúp công ty kiểm soát dữ liệu tốt hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng theo dõi hành trình lô hàng.
Các kiến nghị nhằm nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu cho Công ty
3.3.1 Đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng, hệ thống kho vận Hướng tới Logistics xanh
Hạ tầng cơ sở vật chất và hệ thống kho vận hiện tại đủ đáp ứng lượng hàng lẻ giao nhận của công ty, nhưng việc thiếu kho bãi và phương tiện vận chuyển có thể làm tăng chi phí thuê ngoài khi công ty mở rộng quy mô kinh doanh và phát triển dịch vụ giao nhận hàng cont Trong bối cảnh logistics xanh đang được nhà nước chú trọng, các doanh nghiệp, đặc biệt là vừa và nhỏ, được khuyến khích phát triển hệ thống kho bãi xanh và hướng đến phát triển logistics bền vững.
Để tận dụng các chính sách hỗ trợ của chính phủ, công ty cần đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống kho vận, phát triển kho bãi xanh nhằm thu hút khách hàng cho dịch vụ giao nhận container và đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng tăng Bên cạnh đó, đầu tư vào các phương tiện hỗ trợ như xe tải chở container và xe kéo container sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê ngoài, vốn là một phần lớn trong chi phí dịch vụ giao nhận container hiện tại.
3.3.2 Đẩy mạnh hoạt động Marketing tìm kiếm khách hàng mới
Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022 cho thấy lợi nhuận của công ty tăng trưởng ổn định, nhưng phần lớn doanh thu đến từ khách hàng cũ, phản ánh khả năng marketing hạn chế của Ship Link Việt Nam Sự gia tăng doanh nghiệp logistics mới tạo ra cạnh tranh gay gắt, khiến công ty có nguy cơ mất khách hàng cũ và không thu hút được khách hàng mới Thay vì chờ đợi cơ hội từ các hội nhóm logistics trên Facebook, bộ phận kinh doanh nên tập trung vào các chiến dịch marketing và truyền thông rộng rãi trên các nền tảng mạng xã hội để nâng cao hiệu quả thu hút khách hàng.
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam đã quảng bá hình ảnh dịch vụ chất lượng cao và uy tín của mình qua 43 trang báo, tạp chí về lĩnh vực Logistics, cùng với các chương trình truyền hình, nhằm giúp khách hàng từ nhiều doanh nghiệp nhận biết và tin tưởng vào dịch vụ của họ.
Chương 3 là sự kết hợp với kết quả phân tích từ Chương 2 làm cơ sở đưa ra những kiến nghị các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty TNHH Ship Link Việt Nam Hy vọng với những kiến nghị này sẽ góp phần hạn chế những nhược điểm gây gián đoạn quy trình, ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty mà thay vào đó giúp hoàn thiện và nâng cao chất lượng ở từng bước trong quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty TNHH Ship Link Việt Nam