CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tổng quan về nhập khẩu hàng hoá
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của nhập khẩu hàng hoá
Theo Luật Thương mại 2019, nhập khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam, nơi được xem là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Nhập khẩu hàng hóa là các giao dịch liên quan đến hàng hóa và dịch vụ từ nguồn bên ngoài qua biên giới quốc gia, thể hiện hoạt động kinh doanh quốc tế Hoạt động này không chỉ đơn thuần là bán buôn riêng lẻ mà được điều hành dưới một hệ thống bao gồm cả tổ chức trong và ngoài nước nhập khẩu Sự trao đổi này dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá, với tiền tệ đóng vai trò làm môi giới.
Nhập khẩu hàng hóa cho phép các quốc gia tiếp cận công cụ, máy móc, tài nguyên và nguyên vật liệu mà họ không thể tự sản xuất, hoặc sản xuất với chi phí và hiệu quả tối ưu hơn Hàng hóa này có thể được nhập khẩu bởi cá nhân, tổ chức doanh nghiệp hoặc chính phủ, và sau đó được sử dụng để sản xuất sản phẩm khác hoặc bán trực tiếp cho người tiêu dùng Hoạt động nhập khẩu phụ thuộc vào thu nhập và tỷ giá hối đoái; khi thu nhập bình quân tăng, nhu cầu nhập khẩu cũng tăng, trong khi tỷ giá hối đoái cao sẽ làm giá hàng nhập khẩu tăng.
Hoạt động nhập khẩu diễn ra trên quy mô rộng lớn về thời gian và không gian, có thể kéo dài từ ngắn hạn đến nhiều năm và liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Đây là một hệ thống quan hệ mua bán phức tạp và có tổ chức, diễn ra trên toàn cầu Nhập khẩu không chỉ mang lại hiệu quả kinh tế cao mà còn tiềm ẩn những rủi ro và hậu quả khó lường.
Mối quan hệ hợp tác giữa các doanh nghiệp quốc tế chủ yếu dựa vào hoạt động nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế của từng quốc gia Tuy nhiên, việc thu thập thông tin về các đối tác quốc tế vẫn gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu quả của các hoạt động hợp tác này.
Để giảm thiểu rủi ro đạo đức và rủi ro từ nhà cung cấp, các bên cần có sự hiểu biết rõ ràng về nhau Việc này có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua một bên môi giới uy tín.
Hoạt động nhập khẩu là một quá trình quốc tế, vì vậy nó phải tuân thủ các quy định pháp lý và thủ tục của nhiều quốc gia khác nhau, bao gồm cả các giấy phép cần thiết Ngoài ra, các luật pháp và tập quán thương mại quốc tế như Incoterms cũng đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh các giao dịch này.
Trong kinh doanh nhập khẩu, các bên thường thỏa thuận phương thức thanh toán trong hợp đồng, với nhiều lựa chọn như nhờ thu, chuyển tiền hay thư tín dụng Thanh toán quốc tế phụ thuộc vào tỉ giá hối đoái giữa đồng nội tệ và ngoại tệ, do đó, các ngoại tệ mạnh như USD và EURO thường được sử dụng để thanh toán.
1.1.2 Các hình thức của nhập khẩu hàng hoá
Nhập khẩu trực tiếp là phương thức kinh doanh trong đó doanh nghiệp phải tự tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương Hình thức này yêu cầu doanh nghiệp nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, lập kế hoạch kinh doanh chi tiết, tính toán chi phí và tìm hiểu chính sách pháp luật của cả hai quốc gia Sau khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận Tất cả rủi ro, tổn thất và chi phí giao dịch sẽ do doanh nghiệp tự chịu.
Nhập khẩu ủy thác là dịch vụ giao nhận thương mại dựa trên hợp đồng ủy thác nhập khẩu, cho phép doanh nghiệp trong nước không đủ điều kiện tài chính hoặc đối tác kinh doanh ủy thác cho doanh nghiệp có chức năng giao dịch ngoại thương thực hiện nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu.
Hoạt động ủy thác nhập khẩu được quy định trong chương 4 của Văn bản hợp nhất 09/VBHN-BCT năm 2018 hướng dẫn luật thương mại về hoạt động mua bán
Nhập khẩu ủy thác là hình thức mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhận ủy thác không cần đầu tư vốn trực tiếp, không phải xin hạn ngạch và không cần nghiên cứu thị trường tiêu thụ Doanh nghiệp này chỉ đóng vai trò đại diện cho bên ủy thác trong các hoạt động mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
Theo Điều 29 khoản 1 Luật Thương mại 2019, tạm nhập tái xuất hàng hóa được hiểu là quá trình đưa hàng hóa từ nước ngoài hoặc từ các khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam, được công nhận là khu vực hải quan riêng, vào Việt Nam Quá trình này bao gồm việc thực hiện thủ tục nhập khẩu và sau đó là thủ tục xuất khẩu chính hàng hóa đó ra khỏi Việt Nam.
Hình thức tạm nhập tái xuất cho phép nhập khẩu hàng hóa mà không tiêu thụ trong nước, với mục đích xuất khẩu sang một quốc gia thứ ba để thu lợi nhuận.
Nhập khẩu liên doanh là hoạt động hợp tác giữa các doanh nghiệp, bao gồm ít nhất một doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp, nhằm phối hợp kỹ năng và kỹ thuật để thực hiện giao dịch Mục tiêu của việc này là đề ra các chủ trương và biện pháp liên quan đến hoạt động nhập khẩu, từ đó thúc đẩy sự phát triển theo hướng có lợi cho cả hai bên.
Hoạt động gia công được quy định trong chương 6 của văn bản hợp nhất 09/VBHN-BCT năm 2017, hướng dẫn luật thương mại liên quan đến mua bán quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hoá 8 1 Một số khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hoá
1.2.1 Một số khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hoá
Trong mậu dịch quốc tế, việc vận chuyển hàng hóa từ nước người bán đến nước người mua là rất quan trọng Người giao nhận (Forwarder) đóng vai trò tổ chức quá trình di chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển.
Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA), giao nhận vận tải là dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, xếp dỡ, lưu kho, đóng gói và phân phối hàng hóa, cùng với các dịch vụ phụ trợ như hải quan, tài chính, khai báo, mua bảo hiểm, thu tiền và các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo luật thương mại Việt Nam (2019), dịch vụ giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa là quá trình vận tải bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục để chuyển hàng từ người gửi đến người nhận Người giao nhận có thể thực hiện các dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
1.2.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hoá
Thứ nhất, chủ thể của dịch vụ giao nhận hàng hóa gồm hai bên là nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng Trong đó:
- Nhà cung cấp dịch vụ là người có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics theo yêu cầu của pháp luật
Khách hàng là người cần gửi hoặc nhận hàng hóa và có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận Họ có thể là người vận chuyển hoặc những người cung cấp dịch vụ khác liên quan.
Giao nhận hàng hoá là dịch vụ vô hình, không tạo ra sản phẩm vật chất và không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất Dịch vụ này chỉ thay đổi vị trí của hàng hóa mà không làm thay đổi bản chất của chúng Mục tiêu chính là di chuyển hàng hóa từ vị trí này sang vị trí khác một cách an toàn và nhanh chóng Để thu hút nhiều khách hàng, các công ty cung cấp dịch vụ cần tối ưu hóa quy trình vận chuyển và đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Dịch vụ giao nhận mang tính thụ động do phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng và đơn hàng từ các công ty xuất nhập khẩu Sự phụ thuộc này còn chịu ảnh hưởng từ các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc pháp lý, cũng như tập quán của nước xuất khẩu, nhập khẩu và nước thứ ba.
Dịch vụ giao nhận có tính chất thời vụ, vì nó phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu, do đó phụ thuộc vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Hoạt động này thường có tính thời vụ, khiến dịch vụ giao nhận cũng bị ảnh hưởng bởi yếu tố này.
Người làm dịch vụ giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận chuyển, và bốc dỡ hàng hóa Họ cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa Do đó, hiệu quả công việc phụ thuộc vào cơ sở vật chất cũng như kinh nghiệm và trình độ của người làm dịch vụ.
1.2.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hoá
Căn cứ vào phương thức vận tải:
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là hoạt động vận tải sử dụng cơ sở hạ tầng và phương tiện vận tải biển để vận chuyển hàng hóa qua các tuyến đường biển.
Giao nhận hàng hóa bằng đường bộ là phương thức vận chuyển phổ biến nhất, sử dụng các phương tiện như xe bồn và xe container Đây là lựa chọn hàng đầu cho các tuyến vận chuyển nội địa, nhờ vào tính tiện lợi và hiệu quả của nó trong việc di chuyển hàng hóa.
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển hàng hóa sử dụng máy bay chuyên chở hàng (Cargo Aircraft Only) hoặc trong khoang hành khách của máy bay chở khách (Passenger Aircraft).
Giao nhận đa phương thức là hình thức vận chuyển hàng hóa sử dụng nhiều phương thức vận tải, do người vận tải hoặc nhà khai thác tổ chức Quá trình này diễn ra từ điểm xuất phát qua một hoặc nhiều điểm chuyển tải đến điểm đích cuối cùng.
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:
Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến
Giao nhận tổng hợp là hoạt động bao gồm không chỉ việc gửi và nhận hàng mà còn bao gồm các công đoạn như xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyển và lưu kho.
Căn cứ vào tính chất giao nhận:
Giao nhận riêng là hoạt động mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tự tổ chức mà không cần đến sự hỗ trợ từ các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận.
Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển 11 1 Khái niệm của dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
1.3.1 Khái niệm của dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm vận chuyển hàng hóa giữa hai quốc gia khác nhau qua đường biển Phương tiện vận tải chủ yếu là tàu biển, và hàng hóa được đóng trong các loại container phù hợp với tính chất của từng loại hàng hóa.
1.3.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là một phần của giao nhận hàng hóa quốc tế, do đó chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố bên ngoài Những yếu tố này bao gồm sự chuẩn bị của người gửi hàng, phương tiện vận chuyển như tàu, cũng như các quy định pháp luật và hải quan tại các vùng biển mà tàu đi qua Thêm vào đó, điều kiện tự nhiên trên các tuyến đường biển cũng có tác động đáng kể đến quá trình giao nhận hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Việt Nam có tính thời vụ, chịu ảnh hưởng trực tiếp từ thị trường Tính thời vụ này là một yếu tố quan trọng trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng dịch vụ giao nhận.
Hoạt động nhập khẩu hàng hóa chịu ảnh hưởng lớn từ nhu cầu tiêu dùng trong các dịp lễ cuối năm, đặc biệt từ tháng 8 đến tháng 10 Sự gia tăng nhu cầu này tạo điều kiện cho dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu phát triển mạnh mẽ, dẫn đến mùa cao điểm trong lĩnh vực này.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển cần được đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, đặc biệt là các cảng biển nước sâu để phục vụ cho nhiều loại phương tiện chuyên chở Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ cần trang bị các phương tiện vận chuyển, đội tàu, hệ thống quản lý liên lạc và kho bãi để thực hiện hiệu quả các dịch vụ như gom hàng, vận chuyển, bốc xếp và nhận hàng.
Các dịch vụ giao nhận yêu cầu người cung cấp phải có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phong phú và khả năng xử lý tình huống hiệu quả.
1.3.3 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, cụ thể là:
Thứ nhất, tạo điều kiện cho hàng hóa được lưu thông từ nơi này tới nơi khác một cách thuận tiện, nhanh chóng và an toàn
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển giúp tiết kiệm chi phí trong quá trình phân phối Sự hoàn thiện và hiện đại của dịch vụ này không chỉ giảm chi phí vận tải mà còn các chi phí phát sinh khác, từ đó làm giảm giá cả hàng hóa trên thị trường Điều này mang lại lợi ích cho khách hàng và tăng cường tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường buôn bán quốc tế Các nhà sản xuất cần sự hỗ trợ từ dịch vụ này để chiếm lĩnh và phát triển thị trường cho sản phẩm của họ Dịch vụ giao nhận hàng hóa hoạt động như cầu nối, vận chuyển hàng hóa đến các thị trường mới đúng thời gian và địa điểm yêu cầu, giúp doanh nghiệp khai thác và mở rộng thị trường một cách hiệu quả hơn.
Dịch vụ này nâng cao hiệu quả quản lý và giảm chi phí sản xuất, từ đó tăng cường sức cạnh tranh cho doanh nghiệp Điều này giúp gia tăng giá trị kinh doanh cho các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận.
Dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế xã hội, với sự đóng góp tích cực vào GDP qua các năm Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu không chỉ gia tăng tỷ trọng mà còn bổ sung nguồn vốn cần thiết cho nền kinh tế.
1.3.4 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Vận chuyển hàng hóa nguyên container (FCL - Full Container Load) là phương thức được sử dụng khi có lượng hàng lớn, đồng nhất, chiếm trọn một container Người gửi hoặc nhận hàng sẽ thuê một hoặc nhiều container để vận chuyển nếu khối lượng hàng đủ để lấp đầy một hoặc nhiều container.
Vận chuyển hàng lẻ (LCL – Less than Container Load) là phương thức lý tưởng cho những kiện hàng nhỏ cần đóng chung vào container để tiết kiệm chi phí Người gom hàng (Consolidator) sẽ nhận lô hàng từ các chủ hàng, tiến hành phân loại, sắp xếp và đóng hàng vào container, sau đó niêm phong theo quy định Họ cũng sẽ thực hiện thủ tục hải quan và vận chuyển container lên tàu, rồi dỡ container xuống bãi và giao hàng cho người nhận.
1.3.5 Cơ sở pháp lý liên quan đến dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Việt Nam chịu sự quản lý của nhiều văn bản pháp luật quan trọng như Bộ luật hàng hải năm 2015, Bộ luật thương mại năm 2019, và Luật hải quan năm 2014 Bên cạnh đó, còn có các quy định từ quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu, bao gồm các công ước quốc tế như Incoterms (các phiên bản từ 1953 đến 2020), quy tắc URC 522 về nhờ thu, quy tắc UCP 600 về tín dụng chứng từ, Công ước Viên năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế, cùng với các công ước Hamburg và Brussels về vận đơn đường biển.
1.3.6 Quy trình của dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Quy trình của dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển thường sẽ gồm các bước như sau:
Hình 1.1 Quy trình của dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
(Nguồn: Phòng Nhân sự – Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo)
Thanh quyết toán lô hàng bao gồm việc thông quan tại hiện trường và vận chuyển hàng về kho của nhà nhập khẩu Đồng thời, cần chuyển tiền cước vận chuyển đường biển quốc tế, local charge và tiền thuế để hoàn tất quy trình.
Nhà nhập khẩu hàng chuẩn bị hồ sơ xuất trình hải quan
Khai báo hải quan Nhà nhập khẩu cung cấp các hồ sơ để làm thủ tục hải quan
Theo dõi tình hình lấy hàng và lịch tàu
Thông báo và trao đổi thông tin liên hệ giữa người gửi hàng (Shipper) và đại lý chuyên chở (Agent) tại nước ngoài là bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa Sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng, chúng tôi tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Bước 1: Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng :
Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường Logistics đặc biệt là về thị trường nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Các yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp 17 1 Yếu tố khách quan
Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển liên quan đến nhiều quốc gia, do đó, môi trường pháp lý ảnh hưởng đến dịch vụ này không chỉ từ quốc gia xuất khẩu mà còn từ quốc gia trung chuyển và quốc gia nhập khẩu, cùng với luật pháp quốc tế Mọi thay đổi trong môi trường pháp lý sẽ tác động đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, có thể hạn chế hoặc thúc đẩy quá trình này.
Môi trường chính trị, xã hội:
Chính trị và xã hội của mỗi quốc gia không chỉ là yếu tố quyết định sự phát triển mà còn ảnh hưởng đến khả năng giao dịch và hợp tác với các quốc gia và thương nhân nước ngoài Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội có thể tác động mạnh mẽ đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường biển.
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong vận tải biển, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế Điều này không chỉ giúp giảm chi phí khai thác mà còn tối ưu hóa quy trình khai báo và vận chuyển hàng hóa.
Trong lĩnh vực vận chuyển đường biển, thời tiết đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hóa Sự thay đổi của thời tiết có thể làm chậm tiến độ làm hàng, dẫn đến thiệt hại và hậu quả kinh tế cho các bên liên quan Ngoài ra, cạnh tranh từ các doanh nghiệp khác cung cấp dịch vụ tương tự cũng là một yếu tố cần xem xét, vì họ phục vụ cùng một đối tượng khách hàng và hoạt động trên cùng một thị trường.
Cạnh tranh là động lực chính thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trường, với nguyên tắc rằng doanh nghiệp nào hoàn thiện hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường sẽ có cơ hội phát triển và tồn tại lâu dài Tuy nhiên, cạnh tranh cũng tạo ra rào cản cho các doanh nghiệp mới gia nhập, đặc biệt là những doanh nghiệp non trẻ chưa có vị thế trên thị trường Thực tế, cạnh tranh trong thị trường giống như một sân chơi thương mại, nơi chỉ những doanh nghiệp dày dạn kinh nghiệm hoặc có khả năng cung cấp dịch vụ vượt trội mới có thể tồn tại và phát triển.
Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm riêng, như hàng nông sản thường dễ hỏng và biến đổi chất lượng, trong khi hàng máy móc, thiết bị lại cồng kềnh với kích thước lớn Những đặc điểm này quyết định phương pháp bao gói, xếp dỡ và chằng buộc hàng hóa để đảm bảo chất lượng trong quá trình giao nhận và vận chuyển Ngoài ra, mỗi loại hàng hóa cũng yêu cầu các chứng từ khác nhau để xác nhận xuất xứ, số lượng và chất lượng, tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc thủ tục nhập khẩu.
Lượng vốn đầu tư và cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc:
Thiếu hụt cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại sẽ gây khó khăn trong quá trình giao nhận hàng hóa Để cải thiện tình hình, các đơn vị giao nhận cần đầu tư một lượng vốn lớn nhằm xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu trang thiết bị đầy đủ Tuy nhiên, việc huy động vốn không phải lúc nào cũng dễ dàng cho các công ty giao nhận.
Người giao nhận với nguồn tài chính hạn hẹp cần tính toán kỹ lưỡng để xây dựng cơ sở vật chất và trang thiết bị một cách hiệu quả Họ cũng có thể xem xét việc thuê máy móc và thiết bị chuyên dụng từ các doanh nghiệp khác để tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận hàng bao gồm văn phòng, kho hàng, cùng với các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hóa Để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường biển, người giao nhận cần trang bị máy móc và thiết bị hiện đại nhằm phục vụ hiệu quả cho việc gom hàng, chuẩn bị và giao nhận hàng hóa.
Quy trình giao nhận hàng hoá cần diễn ra nhanh chóng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, điều này phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của nhân sự tham gia Nhân sự am hiểu lĩnh vực sẽ xử lý thông tin hiệu quả hơn, từ đó nâng cao chất lượng quy trình giao nhận Trình độ quản lý và tốc độ xử lý thông tin là yếu tố quyết định, góp phần xây dựng uy tín và niềm tin từ phía khách hàng.
THỰC TRẠNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG BẢO
Giới thiệu chung 20 1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo
2.1.1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo
- Tên tiếng anh: HOANG BAO GLOBAL LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY
- Tên công ty viết tắt: HOANG BAO IMEXP , JSC
- Người đại diện: Đỗ Hoàng Tuyên, Hoàng Quý Bảo
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 242 đường Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh
Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Địa chỉ trụ sở chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: Tòa nhà Visland, 94 - 96
Nguyễn Văn Thương, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
- Trang web: https://hoangbao.vn/
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo, thành lập vào năm 2017, đã chuyển trụ sở từ số 242 đường Nguyễn Huy Tưởng sang tòa nhà 47 Thái Hà vào tháng 12 năm 2020 để đáp ứng quy mô hoạt động ngày càng mở rộng Trong những ngày đầu, công ty chỉ có khoảng 25 nhân viên, nhưng đến nay, số lượng lao động đã tăng lên 130 người.
Công ty Hoàng Bảo đang phấn đấu trở thành đơn vị giao nhận vận tải chuyên nghiệp và phát triển bền vững, khẳng định vị thế hàng đầu trên thị trường nội địa và quốc tế Hiện tại, công ty đã thiết lập mối quan hệ hợp tác chiến lược lâu dài với các đối tác quan trọng trong lĩnh vực vận chuyển đường biển như KMTC, Yangming, OOCL, SMC, COSCO, cùng với các hãng hàng không hàng đầu như Asia Airlines, Singapore Airlines, Qatar, Etihad trong lĩnh vực vận chuyển đường hàng không.
21 mối quan hệ ấy giúp Hoàng Bảo cung cấp những dịch vụ nhanh chóng, linh hoạt và tạo sự tin cậy, uy tín cho khách hàng
Công ty xuất nhập khẩu Hoàng Bảo cam kết mang đến sự tiện lợi tối đa cho khách hàng thông qua việc phát triển nguồn nhân lực chất lượng và xây dựng mạng lưới dịch vụ rộng khắp trong và ngoài nước, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu từ khách hàng ở khắp mọi nơi.
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo chuyên cung cấp dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa qua đường bộ, đường biển và đường hàng không Các dịch vụ của công ty bao gồm đại diện cho chủ hàng, giao nhận, kho bãi, vận tải hàng hóa, chuẩn bị chứng từ vận tải và hải quan, cũng như đàm phán hợp đồng vận chuyển Công ty còn cung cấp thông tin kinh doanh theo yêu cầu và dịch vụ đại lý bảo hiểm hàng hóa Đặc biệt, Hoàng Bảo được biết đến là đơn vị hàng đầu trong dịch vụ vận chuyển chính ngạch giữa Trung Quốc và Việt Nam.
Dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đườngbộ, đường biển và đường hàng không
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo chuyên vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ mọi nơi trên thế giới về Việt Nam qua các phương thức đường bộ, đường biển và đường hàng không Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải biển, vận tải đường bộ, vận tải hàng không, vận tải đa phương thức, các dự án giao nhận và dịch vụ bảo hiểm hàng hóa Công ty nhận vận chuyển đa dạng các loại hàng hóa, từ hàng bách hóa như may mặc, sản phẩm y tế, hóa chất, công nghệ, giày dép, nội thất, thủ công mỹ nghệ đến phương tiện, máy móc và thiết bị chuyên dụng.
Dịch vụ khai thuê hải quan và dịch vụ kho bãi (Custom Brokerage Warehousing and Distribution)
Công ty Hoàng Bảo chuyên cung cấp dịch vụ hải quan với đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, luôn cập nhật các quy định pháp luật và sản phẩm mới nhất Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng với dịch vụ giao nhận và khai báo hải quan nhanh chóng, linh hoạt Hoàng Bảo cung cấp chuỗi dịch vụ toàn diện bao gồm lưu kho, xếp dỡ hàng hóa, vận chuyển hàng về kho khách hàng, thông quan hàng hóa vào Việt Nam, và xin cấp các giấy phép như Giấy phép xuất nhập khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, và Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm.
Công ty chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng trong việc tư vấn thuế với mức phí thấp nhất, đồng thời đảm bảo hàng hóa được thông quan và vận chuyển an toàn, đầy đủ, đúng tiến độ đến tay khách hàng.
Công ty XNK Hoàng Bảo cung cấp các dịch vụ hải quan:
Dịch vụ hải quan nhập khẩu:
- Dịch vụ thông quan nhập khẩu hàng hóa kinh doanh
- Dịch vụ hải quan nhập khẩu hàng gia công
- Dịch vụ thông quan nhập khẩu hàng phi mậu dịch
- Dịch vụ hải quan nhập khẩu sản xuất xuất khẩu
- Dịch vụ thông quan nhập hàng khu chế xuất
- Dịch vụ hải quan tạm nhập tái xuất
Dịch vụ thông quan xuất khẩu:
- Dịch vụ hải quan xuất khẩu kinh doanh
- Dịch vụ thông quan xuất khẩu phi mậu dịch
- Dịch vụ hải quan xuất khẩu hàng gia công
- Dịch vụ thông quan xuất khẩu sản xuất
- Dịch vụ hải quan xuất khẩu khu chế xuất
- Dịch vụ thông qua tạm xuất tái xuất
Các dịch vụ khác trong dịch vụ hải quan:
- Dịch vụ xin giấy phép cấp bộ ngành, công bố hàng mỹ phẩm, thực phẩm
- Dịch vụ cho thuê kho bãi, CFS
- Dịch vụ C/O, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, Vệ sinh an toàn thực phẩm, giám định, phân tích phân loại, …
- Dịch vụ xin công bố vệ sinh an toàn thực phẩm, Mỹ phẩm, thực phẩm chức năng
- Dịch vụ hậu cần: Đóng gói, bốc xếp hàng hóa tại kho hoặc tại cảng
- Dịch vụ giao nhận tận nơi
- Dịch vụ hải quan đối với các tất cả loại hình hàng hóa dự án, hàng triển lãm, hàng quá cảnh
- Giao nhận, vận tải trọn gói hàng dự án, hàng lẻ (LCL), hàng nguyên container (FCL)
- Dịch vụ vận chuyển đa phương thức
Dịch vụ gom hàng lẻ (Master Consolidator)
Công ty XNK Hoàng Bảo chuyên cung cấp dịch vụ LCL tối ưu, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian vận chuyển và giảm chi phí Với giải pháp này, khách hàng có thể vận chuyển hàng hóa an toàn với mức chi phí hợp lý, ngay cả khi khối lượng hàng hóa không đủ để lấp đầy một container.
Công ty XNK Hoàng Bảo chuyên cung cấp dịch vụ LCL đến các cảng lớn trên toàn cầu, đồng thời có khả năng tổ chức vận chuyển đến hầu hết các địa điểm trên thế giới nhờ vào mạng lưới rộng rãi và các tuyến đường hợp lý.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo
Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo
(Nguồn: Phòng Nhân sự – Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo)
Chủ tịch là người đứng đầu Công ty, có quyền lực cao nhất trong việc ra quyết định và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban Người này định hướng và lập kế hoạch kinh doanh cho các dự án của Công ty, đồng thời đưa ra các quyết định và chính sách quan trọng.
24 cũng như chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của Công ty trước pháp luật hiện hành; chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại; …
Tổng giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, đồng thời tổ chức và thực hiện kế hoạch kinh doanh cũng như các phương án đầu tư của doanh nghiệp.
Trợ lý tổng giám đốc chịu trách nhiệm lập và triển khai kế hoạch nhận hàng, xuất hàng để đáp ứng yêu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng Họ thực hiện và giám sát việc mở tờ khai, đảm bảo hàng hóa được nhận và xuất đúng thời hạn Ngoài ra, trợ lý cũng lập báo cáo cho Hải Quan theo yêu cầu pháp luật, tham gia giải quyết vấn đề chất lượng hàng hóa để đảm bảo xuất nhập khẩu đúng quy định Họ có nhiệm vụ phân tích, báo cáo và tổ chức hoạt động của bộ phận XNK, đồng thời hỗ trợ cấp dưới đạt hiệu quả công việc tốt nhất Trợ lý cũng theo dõi kế hoạch vận chuyển với nhà cung cấp nước ngoài, đảm bảo hàng hóa có đủ chứng từ và đến đúng hạn, kiểm tra chứng từ để tránh lỗi và vi phạm quy định xuất nhập khẩu.
Giám đốc kinh doanh là một vị trí quản lý then chốt trong doanh nghiệp, có tầm quan trọng tương đương với phó tổng giám đốc Chức vụ này phụ trách điều hành các hoạt động hàng ngày, quản lý các mối quan hệ giao tiếp cả trong và ngoài doanh nghiệp, đồng thời thực hiện kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và lãnh đạo để quản lý và giám sát các công việc hành chính.
- Chịu trách nhiệm về các khoản thu chi của Công ty
- Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo công nợ của các khách hàng và đại lý nước ngoài
- Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán, đối tượng xuất hóa đơn,…
- Làm quyết toán và kiểm toán nguồn vốn, các tài khoản ngoại tệ, …
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc
Chúng tôi thực hiện các chức năng liên quan đến tổ chức bộ máy và nhân sự, bao gồm quản lý lao động và tiền lương, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, quản lý hành chính, cũng như giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động Ngoài ra, chúng tôi còn chú trọng đến công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật trong tổ chức.
Nghiên cứu xây dựng các đề án tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty là rất quan trọng Việc xác định chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý Các đề án này cần được thực hiện một cách khoa học để đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty.
Thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo 33 1 Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo
2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo
Hình 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty XNK
(Nguồn: Phòng XNK – Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo)
Bước 1: Thỏa thuận ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách
Bước 2: Liên hệ với Đại lý chuyên chở ở đầu nước xuất khẩu, thống nhất kế hoạch lô hàng và lấy Booking
Bước 3: Khai hải quan điện tử, làm thủ tục thông quan hải quan xuất khẩu và kéo hàngra cảng theo kế hoạch của lô hàng
Bước 4: Kiểm tra bộ chứng từ cho lô hàng nhập khẩu
Bước 5: Làm khai báo Manifest
Bước 6: Xuất giấy báo hàng đến (AN - Arrival Notice)
Bước 7: Khai hải quan điện tử và làm thủ tục thông quan hải quan nhập khẩu
Bước 8: Làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu
Bước 9: Lấy lệnh giao hàng DO và tiến hành khai thác lô hàng đã thông quan
Bước 10: Giao hàng, xuất hóa đơn và quyết toán chi phí dịch vụ với khách hàng
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển tại Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo:
Bước 1: Thỏa thuận ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách
Phòng kinh doanh của công ty có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn khách hàng nhập khẩu tiềm năng thông qua các phương pháp cơ bản.
Để tìm kiếm khách hàng, bạn có thể tra cứu trong danh mục, các website, tạp chí, sách báo, hoặc dữ liệu khách hàng mà công ty cung cấp Ngoài ra, việc khai thác các mối quan hệ cũng là một phương pháp hiệu quả để tiếp cận khách hàng tiềm năng.
- Trao đổi trực tiếp tới bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty
- Gửi báo giá đến các khách hàng
Nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiến hành thương thảo và thuyết phục khách hàng ký hợp đồng dịch vụ sau khi đạt được sự đồng thuận về giá cả giữa hai bên.
Hợp đồng dịch vụ vận chuyển và giao nhận quốc tế là tài liệu quan trọng thể hiện mối quan hệ kinh doanh và trách nhiệm pháp lý giữa Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo và khách hàng nhập khẩu Hợp đồng này được soạn thảo với các điều khoản cơ bản, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan một cách rõ ràng và đầy đủ.
- Điều 1: Nội dung công việc
- Điều 2: Hàng hóa – Tùy theo từng lô hàng
- Điều 3: Trách nhiệm mỗi bên
- Điều 4: Giá trị hợp đồng và điều khoản thanh toán
- Điều 5: Các điều khoản chung
Sau khi các điều khoản hợp đồng được xác định và xác nhận, hợp đồng cùng thông tin khách hàng sẽ được gửi tới bộ phận pháp lý để kiểm tra uy tín và các vấn đề công nợ Khi bộ phận pháp lý xác nhận, hợp đồng vận chuyển sẽ được ký bởi ban giám đốc Công ty XNK Hoàng Bảo, chính thức có hiệu lực.
Bước 2: Liên hệ với Đại lý chuyên chở ở đầu nước xuất khẩu, thống nhất kế hoạch lô hàng và lấy Booking
Khi khách hàng đã ký hợp đồng vận chuyển lô hàng với Công ty Hoàng Bảo và
Nhân viên phòng kinh doanh sẽ xác nhận giá dịch vụ với khách hàng và gửi thông tin của người xuất khẩu cho đại lý chuyên chở tại nước xuất khẩu Đồng thời, thông tin của đại lý chuyên chở cũng sẽ được gửi cho cả người xuất và nhập khẩu, giúp các bên xác nhận tình trạng thực tế của lô hàng, lên kế hoạch lấy hàng và xác định lịch tàu chạy phù hợp nhất để thực hiện Booking.
Để quản lý hàng FCL hiệu quả, cần xác định rõ ngày hàng hóa sẵn sàng, ngày kéo container về kho của người xuất khẩu để đóng hàng, và ngày kéo container trở lại cảng trước thời hạn Cut off Việc này giúp đảm bảo hàng được xếp lên tàu đúng hạn và phù hợp với thời gian miễn phí DEM – DET, từ đó tránh phát sinh chi phí không mong muốn và trễ lịch tàu.
Đối với hàng LCL, việc xác định ngày hàng hóa sẵn sàng và ngày lấy hàng tại kho xuất khẩu là rất quan trọng Cần đưa hàng đến kho CFS để đóng container gom hàng lẻ và khóa Seal trước ngày Cut off Điều này giúp đảm bảo hàng được xếp lên tàu đúng thời gian và tránh phát sinh chi phí không mong muốn cũng như trễ lịch tàu.
Đại lý chuyên chở liên hệ với hãng tàu hoặc người gom hàng lẻ để yêu cầu lấy Booking, cung cấp thông tin lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày dự kiến khởi hành, và yêu cầu về chỗ cấp container rỗng cũng như thời gian miễn phí tại cảng Sau khi hãng tàu kiểm tra và đồng ý cấp booking, họ sẽ gửi Booking Confirmation theo mẫu của hãng, và đại lý chuyên chở sẽ chuyển tiếp Booking Confirmation theo mẫu của đại lý đến phòng XNK.
Bước 3: Khai hải quan điện tử, làm thủ tục thông quan hải quan xuất khẩu và kéo hàngra cảng theo kế hoạch của lô hàng
Sau khi hoàn tất việc đặt chỗ, đại lý chuyên chở của Công ty XNK Hoàng Bảo sẽ thực hiện các thủ tục cần thiết cho lô hàng tại nước xuất khẩu, bao gồm khai báo hải quan điện tử và hoàn thiện hồ sơ hải quan Vào ngày lấy Container từ kho người xuất khẩu để chuyển đến kho CFS, đại lý sẽ điều phối xe theo kế hoạch để vận chuyển hàng đến bãi Container của cảng hoặc kho CFS, tùy thuộc vào loại hình lô hàng FCL hay LCL.
Bước 4: Kiểm tra bộ chứng từ cho lô hàng nhập khẩu
Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu hoặc khi nhận hàng, hãng tàu phát hành vận đơn chủ (MBL - Master Bill of Lading) cho đại lý chuyên chở Đại lý này sẽ phát hành vận đơn thứ (HBL - House Bill of Lading) cho Công ty XNK Hoàng Bảo, nhằm chuyển tới người nhập khẩu để xác nhận, phục vụ cho việc khai báo, thông quan hải quan và nhận hàng hóa sau này.
Bên cạnh vận đơn đường biển sẽ còn một số chứng từ cần thiết khác như:
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Đơn đặt hàng (Purchase order) hoặc Hợp đồng thương mại (Contract)
Một số chứng từ cần bản gốc sẽ được gửi chuyển phát nhanh đến bộ phận Ops tại các cảng dỡ hàng tương ứng với lô hàng.
- Giấy giới thiệu Bản gốc
- Với số chuyến cần có chứng nhận xuất xứ (CO - Certificate of Origin) bản gốc để được hưởng ưu đãi miễn, giảm thuế
Khi người nhập khẩu sử dụng phương thức thanh toán qua thư tín dụng (L/C - Letter of Credit), việc có vận đơn bản gốc có ký hậu từ ngân hàng là điều kiện cần thiết để họ có thể nhận hàng.
Một số hàng hóa đặc biệt như hàng gỗ và thực phẩm yêu cầu giấy tờ cụ thể như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói gốc và giấy chứng nhận kiểm dịch Việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ này là cần thiết để tránh sai sót, dẫn đến việc lô hàng bị chậm kế hoạch, không thông quan hoặc không được thanh toán.
Bước 5: Làm khai báo Manifest
Manifest là quá trình mà hãng tàu hoặc forwarder cần khai báo với hải quan các quốc gia khi vận chuyển hàng hóa Thông thường, việc khai manifest phải được thực hiện trước ngày tàu cập cảng khoảng 1 đến 2 ngày hoặc ngay sau khi tàu đã chạy được 12 giờ Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng buôn lậu thông qua hệ thống E-Manifest, tức là hệ thống khai báo manifest điện tử hay khai báo manifest trực tuyến.
- Khai qua cổng thông tin 1 cửa quốc gia tại: https://vnsw.gov.vn
-Khai trực tiếp tiếp trên trang Tổng Cục Hải Quan: https://e-manifest.customs.gov.vn
2.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo 49 2.3.1 Yếu tố khách quan
Yếu tố chủ quan
Nguồn vốn, cơ sở vật chất và trang thiết bị, máy móc:
Nguồn vốn, cơ sở vật chất và trang thiết bị, máy móc là những yếu tố thiết yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp Công ty đã đầu tư nguồn vốn để mở rộng mạng lưới hoạt động bằng cách khai trương thêm nhiều chi nhánh mới.
Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai và Cần Thơ đang đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở vật chất kỹ thuật, bao gồm các trang thiết bị văn phòng như điện thoại, máy tính và máy fax.
Để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, Công ty cần tập trung đầu tư vào cơ sở vật chất cho lĩnh vực vận chuyển nội địa và dịch vụ kho bãi Việc không chú trọng đến đầu tư này là điều đáng tiếc, nhất là trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển nhanh chóng và chu kỳ sống của sản phẩm công nghệ cao ngày càng ngắn Sự gia tăng số lượng khách hàng cũng khiến quy trình làm việc thủ công trở nên kém hiệu quả, làm giảm năng suất Do đó, việc đầu tư vào các phương tiện giao nhận, kho riêng và thiết bị kiểm kê hàng hóa là cần thiết để nâng cao tính chủ động và hiệu quả trong hoạt động giao nhận của Công ty.
Ban lãnh đạo của Hoàng Bảo nhấn mạnh rằng nhân sự là yếu tố then chốt cho sự thành công của Công ty và các đối tác Do đó, việc chú trọng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên trở thành ưu tiên hàng đầu trong chiến lược phát triển của Công ty.
Bảng 2.8 Cơ cấu nhân sự theo bộ phận tại Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo chi nhánh Hà Nội
Nguồn: Phòng nhân sự – Công ty TNHH Melody Logistics
Tính đến năm 2021, công ty có 305 nhân viên làm việc ở nhiều vị trí khác nhau, bao gồm ban giám đốc, nhân viên văn phòng và nhân viên giao nhận Đội ngũ nhân viên của công ty ngày càng được nâng cao về chuyên môn, kỹ năng và thái độ làm việc.
Phòng kinh doanh là bộ phận đông nhân viên nhất, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu chính cho công ty và duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng Bên cạnh đó, phòng xuất nhập khẩu cũng là một bộ phận quan trọng, tập trung nhiều nhân viên chịu trách nhiệm về khai báo, lập chứng từ và báo giá.
Tất cả nhân viên của công ty đều có trình độ đại học trở lên, điều này tạo ra một lợi thế lớn cho công ty trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ và nâng cao hiệu quả công việc.
Hệ thống quản lý vận hành của Công ty hoạt động hiệu quả nhờ vào sự hỗ trợ kịp thời từ các quản lý có trình độ nghiệp vụ cao Họ luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ nhân viên, đặc biệt là những người mới gia nhập Công ty.
Đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo 52 1 Thành tựu
Hoạt động nhập khẩu của công ty đã cung cấp hàng hoá trực tiếp cho khách hàng, nhờ vào sự linh hoạt và sáng tạo trong các nghiệp vụ Các phòng ban đã thực hiện hiệu quả các hoạt động, đáp ứng yêu cầu thực tế của khách hàng, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí Điều này không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn nâng cao uy tín của công ty cả trong và ngoài nước.
Công ty trang bị đầy đủ các dụng cụ văn phòng như máy in, máy scan và máy fax, cùng với góc làm việc thoáng đãng cho mỗi nhân viên Điều này không chỉ tạo động lực làm việc mà còn giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn Đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm chuyên môn, đảm bảo quy trình tìm kiếm khách hàng, giao nhận hàng và liên hệ với đại lý được thực hiện một cách chuyên nghiệp Mặc dù lực lượng nhân viên còn mỏng, nhưng với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, mọi tình huống khó khăn đều được giải quyết nhanh chóng, mang lại sự hài lòng cho khách hàng Công ty đáp ứng tốt yêu cầu về thời gian, địa điểm và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển, với thông tin chính xác giúp duy trì tiến độ giao nhận.
Công ty đang khai thác hiệu quả thị trường truyền thống và mở rộng sang các thị trường mới Bên cạnh các đối tác nhập khẩu lâu dài như Trung Quốc và Đài Loan, công ty đã bắt đầu thiết lập chi nhánh và văn phòng đại diện tại Nhật Bản Qua việc xây dựng mối quan hệ thương mại với các công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất hàng hóa, công ty chủ động tìm kiếm nguồn hàng cho khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và mở rộng phạm vi hoạt động.
Công ty tổ chức thường xuyên các khóa huấn luyện kỹ năng nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp cho từng nhân viên Giám đốc luôn chú trọng đến sự phát triển của nhân viên, lắng nghe ý kiến đóng góp và sẵn sàng hỗ trợ khi họ gặp khó khăn.
Công ty luôn duy trì mối quan hệ đáng tin cậy với khách hàng và phục vụ tận tình, điều này đã giúp xây dựng lòng tin từ các đối tác lâu dài Nhờ vào sự chăm sóc chu đáo, công ty đã phát triển mối quan hệ chặt chẽ và thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
Liên tục mở rộng danh mục mặt hàng nhập khẩu, từ gia dụng đến máy móc chuyên dụng, đã giúp tăng trưởng doanh thu Đặc biệt, việc chú trọng vào hình thức nhập khẩu trực tiếp đã dẫn đến sự gia tăng đáng kể trong giá trị hợp đồng kinh tế liên quan đến nhập khẩu.
Ngoài ra còn một số lợi thế tạo nên thành tựu của công ty:
Chúng tôi duy trì mối quan hệ chặt chẽ với Hải quan, giúp các lô hàng được xử lý nhanh chóng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Hàng hóa được giao đúng địa điểm và thời gian, đảm bảo về số lượng và chất lượng trong suốt quá trình giao nhận.
Kinh doanh uy tín với các đối tác quen thuộc giúp công ty tối ưu hóa quy trình giao nhận, loại bỏ những bước không cần thiết Điều này không chỉ giảm thiểu tình trạng ứ đọng vốn mà còn rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó tăng cường lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hệ thống cơ sở vật chất của Công ty Hoàng Bảo hiện đang gặp khó khăn do chỉ sở hữu 5 xe đầu kéo mà không có vỏ container, dẫn đến thiếu tính chủ động trong giao nhận hàng hóa Mặc dù nguồn lực tài chính ổn định khoảng 10 tỷ VNĐ, công ty vẫn không thể cung cấp dịch vụ kho bãi và vận chuyển nội địa cũng như quốc tế với mức giá tối ưu Việc không sở hữu tàu hay vỏ container khiến công ty thiếu hụt nghiêm trọng vào mùa cao điểm, dẫn đến chậm trễ trong giao hàng và không đáp ứng được nhu cầu của các mặt hàng đặc thù như thực phẩm cần giữ lạnh hay hàng quá khổ Tình trạng này có thể làm mất đi khách hàng tiềm năng và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Công ty Hoàng Bảo hiện đang gặp khó khăn trong việc quản lý kênh thông tin và liên lạc với mạng lưới đại lý và các hãng tàu quốc tế do thiếu một kênh liên hệ chính thức, dẫn đến tình trạng thông tin bị loạn và ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa Hơn nữa, với chỉ 3 chi nhánh hiện có, khả năng tiếp cận và nâng cao nhận thức về thương hiệu của Công ty vẫn còn hạn chế.
Hoạt động Marketing và chiến lược thu hút khách hàng hiện tại của Công ty chủ yếu tập trung vào việc duy trì mối quan hệ với khách hàng đã ký hợp đồng Đối với khách hàng mới, nguồn lực chính đến từ sự nỗ lực của nhân viên phòng phát triển kinh doanh.
Phòng Marketing của Công ty cần được đầu tư mạnh mẽ hơn để phát triển và giới thiệu các thế mạnh trong dịch vụ giao nhận Hiện tại, phòng chưa phát huy tối đa chức năng phân tích thị trường và khách hàng, dẫn đến việc chưa tìm kiếm được thị trường mục tiêu và phát triển nguồn khách hàng mới hiệu quả.
Nguồn nhân lực hiện tại có kinh nghiệm, nhưng do khối lượng công việc lớn, cần thêm nhân viên Nhân viên phòng xuất nhập khẩu cần hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc báo giá và tính thuế, đồng thời phải đảm bảo thông tin hàng hóa chính xác và kịp thời Họ cũng phải chỉnh sửa chứng từ để cung cấp cho bộ phận Ops, giúp sắp xếp vận chuyển và thông quan hàng hóa cho khách hàng một cách nhanh chóng.
Chi phí dịch vụ đầu vào và quản lý doanh nghiệp hiện đang cao, dẫn đến giá dịch vụ đầu ra của Công ty có tính cạnh tranh nhưng không nổi bật so với đối thủ Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến quyết định của khách hàng khi tìm hiểu và lựa chọn hợp tác với Công ty.
Thủ tục giấy tờ trong quản lý hàng nhập khẩu hiện vẫn phức tạp và nặng nề, với nhiều yêu cầu và thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý Điều này đôi khi dẫn đến tình trạng ách tắc trong kho bãi, làm tăng chi phí nhập khẩu Hơn nữa, việc xử lý và kiểm tra bộ chứng từ vẫn còn tồn tại một số sai sót, mặc dù ít, nhưng cũng ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG BẢO
Cơ hội và thách thức đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK Hoàng Bảo 58 1 Cơ hội
Vị trí địa lý thuận lợi, đường bờ biển dài:
Việt Nam là một nước có vị trí địa lý rất thuận lợi có đường bờ biển dài 3.260
Khu vực miền Bắc Việt Nam có các cảng trung gian kết nối với các quốc gia Đông Bắc Á, trong khi miền Nam là trung tâm giao thương giữa châu Á và các châu lục khác Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển.
Phía hải quan tiếp tục đẩy mạnh cải cách, giảm thời gian thông quan hàng hóa:
Tổng cục Hải quan sẽ đơn giản hóa quy trình làm thủ tục hải quan nhằm nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.
Không cần thực hiện thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công trực tuyến nếu đã hoàn tất trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.
Rà soát việc bãi bỏ đề xuất và phê duyệt miễn thuế trong thông quan đối với từng tờ khai hải quan cho loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu nhằm cải thiện quy trình miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế và không thu thuế.
Đơn giản hóa quy trình bàn giao hàng hóa vận chuyển dưới sự giám sát hải quan là cần thiết, đặc biệt khi việc bàn giao diễn ra tại cùng một chi cục hải quan Điều này đảm bảo quản lý chặt chẽ và phù hợp với đặc thù của địa bàn mà chi cục đó quản lý.
Tổng cục Hải quan sẽ tăng cường ứng dụng công nghệ hiện đại như máy soi chiếu container, thiết bị giám sát hành trình, niêm phong điện tử và thiết bị kiểm tra nhanh chất lượng, an toàn thực phẩm Những cải tiến này nhằm hỗ trợ hiệu quả cho quá trình giám sát và kiểm tra hàng hóa, giảm thiểu số lượng mẫu cần lấy và nâng cao tỷ lệ thông báo kết quả phân tích đúng thời hạn.
Ngành Logistics tại Việt Nam đang ngày càng phát triển và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu hàng hóa:
Ngành Logistics của Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, được ghi nhận qua Báo cáo chỉ số hoạt động Logistics (LPI) của Ngân hàng Thế giới năm 2019 Việt Nam đã đạt vị trí 39/160 quốc gia tham gia khảo sát, tăng 25 bậc so với trước đó.
Việt Nam, với vị trí thứ 64 trong năm 2016, là một trong những nước hàng đầu trong các thị trường mới nổi và nằm trong TOP 3 các nước ASEAN về tốc độ tăng trưởng Logistics bình quân hàng năm từ 14 – 16% Các chỉ số đánh giá Logistics của Việt Nam cho thấy tiềm năng lớn, dự báo ngành này sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ trong thời gian tới, mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp Logistics trong nước.
Sự phát triển của ngành logistics đã thúc đẩy kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam liên tục tăng trưởng Theo Tổng cục Thống kê, kim ngạch nhập khẩu năm 2022 ước đạt 360,65 tỷ USD, tăng 8,4% so với năm 2021 Trong đó, khu vực kinh tế trong nước đạt 125,79 tỷ USD (tăng 10%), còn khu vực có vốn đầu tư nước ngoài đạt 234,86 tỷ USD (tăng 7,5%) Năm 2022, có 46 mặt hàng nhập khẩu đạt giá trị trên 1 tỷ USD, chiếm 93,3% tổng kim ngạch nhập khẩu, với 6 mặt hàng vượt mốc 10 tỷ USD, chiếm 52,1% Đây là cơ hội lớn cho các công ty cung cấp dịch vụ hậu cần giao nhận hàng hóa nhập khẩu phục vụ doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Thứ nhất, cơ sở hạ tầng là thách thức mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất với
Hạ tầng thương mại, giao thông vận tải và công nghệ thông tin tại Việt Nam hiện đang yếu kém và chưa đồng bộ, gây khó khăn cho dịch vụ vận tải đa phương thức Chi phí logistics của Việt Nam vẫn cao hơn nhiều so với các quốc gia khác Việc xây dựng các khu tập trung kho vận ở ba miền, cùng với hệ thống kho bãi, cầu cảng và đường giao thông, mới chỉ bắt đầu và chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng đủ nhu cầu xuất nhập khẩu cũng như nhu cầu nội địa, đặc biệt là trong lĩnh vực E-Logistics.
Nguồn nhân lực logistics của Việt Nam đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt cả về số lượng lẫn chất lượng, đặc biệt là ở cấp độ quản lý và các chuyên viên logistics có trình độ cao Khoảng 93-95% lao động trong các doanh nghiệp nội địa không được đào tạo chuyên ngành logistics, chủ yếu tham gia vào các dịch vụ chuỗi cung ứng nhỏ như giao nhận và kho bãi Sự thiếu hụt này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng dịch vụ và lợi nhuận của công ty, với 63,64% doanh nghiệp khảo sát cho rằng việc thiếu nguồn nhân lực chất lượng là một thách thức lớn đối với sự phát triển của ngành Vận tải và Logistics.
Mặc dù Chính phủ đã triển khai nhiều chính sách hỗ trợ để thúc đẩy ngành Vận tải và Logistics, vẫn có 54,55% doanh nghiệp cho rằng còn nhiều bất cập Các chính sách về xuất nhập khẩu và thông quan hàng hóa hiện nay còn khá chặt chẽ, gây khó khăn cho doanh nghiệp Hơn nữa, các nghị định hướng dẫn chưa rõ ràng, dẫn đến việc các doanh nghiệp mới gặp khó khăn, làm chậm quá trình phát triển của ngành logistics.
Thứ tư, đối thủ cạnh tranh gia tăng cả về số lượng và chất lượng Trong báo cáo
Việt Nam hiện có hơn 30.000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, theo báo cáo Logistics Việt Nam 2022 Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA) cho biết, thị trường logistics có sự tham gia của hơn 5.000 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics 3PL, trong đó 89% là doanh nghiệp trong nước, 10% là doanh nghiệp liên doanh và 1% là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài cung cấp dịch vụ logistics xuyên quốc gia.
50 công ty logistics thế giới lớn nhất như: DHL, Kuehne + Nagel, DSV, DB Schenker,
Mặc dù doanh nghiệp trong nước chiếm tỷ lệ lớn, nhưng chỉ nắm giữ khoảng 30% thị phần logistics, trong khi phần còn lại thuộc về doanh nghiệp nước ngoài Nguyên nhân chính là do doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu là nhỏ, với quy mô hạn chế về vốn, nhân lực và kinh nghiệm quốc tế Hơn nữa, sự thiếu liên kết giữa các khâu trong chuỗi cung ứng logistics và doanh nghiệp xuất nhập khẩu đã dẫn đến việc doanh nghiệp logistics trong nước bị hạn chế cả về thị trường mua và bán.
Chiến lược/Định hướng/Mục tiêu của Công ty XNK Hoàng Bảo đến năm 2027 60 3.3 Giải pháp thúc đẩy dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển đối với
Đến năm 2027, Công ty XNK Hoàng Bảo định hướng trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực khai thác hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam, với mục tiêu phát triển mạnh thị trường nội địa và mở rộng ra khu vực.
- Về doanh thu: Doanh thu tăng 40%/năm
- Về tỷ suất lợi nhuận: Lợi nhuận trước thuế/doanh thu đạt 11%/năm
- Về thị phần: Nằm trong top 20 các công ty cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu uy tín hàng đầu tại Việt Nam đến năm 2027
Trong thời gian tới, Công ty XNK Hoàng Bảo sẽ tập trung hoàn thiện cơ sở hạ tầng và đầu tư vào nguồn nhân lực để nâng cao năng lực vận tải Công ty cũng sẽ chú trọng phát triển hệ thống công nghệ thông tin và quản lý khai thác cảng biển Hoàng Bảo khẳng định rằng con người là yếu tố quyết định, giúp nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Doanh nghiệp cần mở rộng thị trường và chú trọng đào tạo để phát triển năng lực chuyên môn Việc hoàn thiện các kỹ năng tìm kiếm, tư vấn và chăm sóc khách hàng là rất quan trọng, đồng thời cần mở rộng tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty XNK Hoàng Bảo đang mở rộng các tuyến vận chuyển hàng Mỹ bằng cách liên kết với nhiều hãng tàu và đối tác vận tải, nhằm đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi Đội ngũ của công ty cũng tích cực nghiên cứu về chính trị, văn hóa và thị trường Mỹ để giảm thiểu rủi ro trong hoạt động vận chuyển.
Công ty đang tập trung phát triển vận chuyển hàng không, bao gồm cả nội địa và quốc tế, đồng thời đẩy mạnh dịch vụ chuyển phát nhanh Chúng tôi sẽ hợp tác với các hãng hàng không và công ty chuyển phát nhanh toàn cầu, thuê máy bay, và đào tạo nhân sự để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn quốc tế Trong thời gian tới, công ty sẽ tiến hành chuyển đổi số để đáp ứng mục tiêu của Chính phủ, từng bước số hóa dữ liệu và quy trình nhằm sẵn sàng gia nhập xu hướng toàn cầu.
Công ty XNK Hoàng Bảo hiện có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và nhiệt tình, luôn khao khát học hỏi và phát triển Để nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp, họ cần sự chia sẻ và dẫn dắt từ những nhân sự có kinh nghiệm Điều này không chỉ giúp công ty phát huy lợi thế cạnh tranh mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững Do đó, việc tái cấu trúc hệ thống và phân chia lại các nhóm dịch vụ cốt lõi là ưu tiên hàng đầu của công ty trong thời gian tới.
Công ty XNK Hoàng Bảo cam kết xây dựng môi trường kinh doanh thân thiện và cung cấp chuỗi dịch vụ chất lượng, đáp ứng nhu cầu thị trường Với sự tự tin và quyết tâm, Hoàng Bảo đang trên con đường trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam.
3.3 Giải pháp thúc đẩy dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển đối với doanh nghiệp
Giải pháp về truyền thông
Công ty cần xây dựng lại website chính với thiết kế hiện đại, đảm bảo đầy đủ thông tin về công ty và dịch vụ giao nhận Thuê công ty chuyên xây dựng website sẽ giúp đạt hiệu quả và tính chuyên nghiệp cao hơn Ngoài ra, cần liên kết và giới thiệu hình ảnh công ty trên các tạp chí chuyên ngành Logistics như Vietnam Logistics Sử dụng Google Adwords để quảng bá công ty và dịch vụ, giúp xuất hiện trong các từ khóa tìm kiếm hàng đầu Phòng phát triển kinh doanh và Marketing cần tăng cường liên kết, trao đổi thông tin và theo dõi biến động thị trường để có kế hoạch Marketing lâu dài, sử dụng đa dạng các hoạt động quảng bá trên mạng xã hội và các phương tiện thông tin đại chúng Công ty nên thường xuyên cập nhật nội dung, thêm tính năng và đăng bài viết về hoạt động cũng như các văn bản pháp quy mới nhất Đồng thời, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và phân tích hành vi khách hàng để tìm ra phương thức cạnh tranh hiệu quả, từ đó đưa thương hiệu Công ty XNK Hoàng Bảo đến gần hơn với khách hàng và mở rộng tập khách hàng tiềm năng.
Giải pháp về nhân sự
Ban lãnh đạo Công ty đã cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu và hội thảo về Logistics, xuất nhập khẩu nhằm cập nhật kiến thức và nâng cao hiệu quả công việc Công ty cũng tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên học ngoại ngữ, tin học văn phòng và các phần mềm như Barcoding và ECUS5 để phục vụ nhu cầu công việc Hơn nữa, công tác tổ chức và quản lý cần được hoàn thiện, đặc biệt là các quy chế, quy định và quy trình nghiệp vụ, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, quản lý công nợ chặt chẽ và thu hút sự trung thành của khách hàng.
Công ty XNK Hoàng Bảo cần tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực cá nhân bằng cách xây dựng môi trường làm việc thân thiện, vui vẻ, giảm áp lực công việc Các chính sách đãi ngộ tốt, khen thưởng rõ ràng cho những sáng kiến, cùng với việc tăng cường tinh thần đồng đội qua các hoạt động tập thể và giao lưu văn nghệ sẽ giúp khuyến khích tinh thần tự giác và sự cống hiến của nhân viên cho công ty.
Giải pháp về quy trình làm việc
Trong quá trình kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu, công ty cần xác thực thông tin và tính chất hàng hóa do chủ hàng cung cấp để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, nhằm tránh khó khăn trong thủ tục hải quan Cần chú ý kiểm tra tính phù hợp giữa hợp đồng và L/C để ngăn ngừa tình huống giao hàng mà không nhận được thanh toán Nếu phát hiện sai sót, công ty phải nhanh chóng thông báo cho bên nhập khẩu hoặc ngân hàng để sửa chữa kịp thời, đảm bảo lợi ích cho cả hai bên Đối với thủ tục hải quan, cần kiểm tra đầy đủ giấy tờ và bổ sung nhân viên có kinh nghiệm để xử lý nhanh chóng các thủ tục cần thiết.
Trong quá trình tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng, bộ phận chứng từ cần kiểm tra tính đầy đủ và đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ Nếu phát hiện thiếu sót hoặc sai lệch, cần xác định rõ nguyên nhân và nhanh chóng liên hệ với khách hàng để kịp thời bổ sung và sửa đổi.
Trong quá trình giao nhận chứng từ, Công ty cần thực hiện kiểm tra và theo dõi cẩn thận để tránh thất lạc hoặc mất mát chứng từ Việc này có thể được thực hiện thông qua các biện pháp cụ thể.
- Phân loại hồ sơ theo từng chủ hàng, từng loại hàng khác nhau
- Toàn bộ hồ sơ hàng nhập nên được phân loại, lưu trữ theo từng tháng, từng giai đoạn, tùy thuộc vào tình hình hoạt động của Công ty
Bộ phận giao nhận, chứng từ và khách hàng cần hợp tác chặt chẽ để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ Việc dự tính và thông báo thời gian chính xác là rất quan trọng nhằm tránh tình trạng chậm trễ trong quá trình giao nhận.
Nhân viên trong Công ty cần phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo tiến độ công việc Khi có sai sót xảy ra, việc xác định nguồn gốc và giải quyết vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Giải pháp về vốn, chi phí và cơ sở vật chất