ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long
Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước với sản phẩm đa dạng về chủng loại, mẫu mã và kích cỡ Để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, bao gồm các loại vải và phụ kiện như chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, cùng với nhiên liệu như điện, xăng, dầu máy.
Hiện nay, các vật liệu phục vụ cho công nghệ may của công ty đều có sẵn trên thị trường với giá cả ổn định, điều này giúp xí nghiệp giảm bớt việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho.
Công ty Thăng Long ưu tiên tìm kiếm thị trường tiêu thụ trước khi khai thác nguyên vật liệu, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất và tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa trong kho Điều này giúp bảo vệ giá trị sản phẩm và duy trì hiệu quả kinh doanh Vải, nguyên liệu chính, có thể do khách hàng cung cấp hoặc được công ty tự tìm mua, tùy theo yêu cầu của đơn hàng Số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được xác định dựa trên định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật từ bộ phận kỹ thuật Để nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cần đảm bảo đúng tiến độ, chủng loại, khối lượng và chất lượng, giúp sản phẩm đến tay người tiêu dùng vẫn giữ nguyên giá trị thiết kế.
Do nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố và bục mủn, Công ty cần có kho hàng đạt tiêu chuẩn quy định Việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng.
1.1.2 Phân loại Nguyên vật liệu
NVL trong Công ty cổ phần may Thăng Long rất đa dạng về tính năng, công dụng, phẩm cấp chất lượng, chất liệu và kích thước, với khối lượng lớn và thường xuyên biến động Để quản lý và hạch toán NVL hiệu quả, cần phân loại theo các tiêu thức nhất định Dựa trên các tiêu chí khác nhau, có nhiều phương pháp phân loại NVL, nhưng để phù hợp với đặc điểm của Công ty, NVL được phân loại theo công dụng kinh tế trong quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu chính trong sản xuất sản phẩm bao gồm các loại vải như vải bò, vải kaki, vải phản quang và vải tráng nhựa, cùng với vải lót và bông Những thành phần này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên cấu trúc và chất lượng của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: trong quá trình sản xuất có tác dụng hoàn thiện hoặc làm tăng chất lượng sản phẩm như: các loại cúc, khoá, nhãn mác, đệm vai
- Nhiên liệu: được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như điện để thắp sáng, để là ; dầu mỡ máy khâu
Phụ tùng thay thế cho máy may và máy cắt bao gồm các chi tiết thiết yếu như kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt và nhiều vật liệu khác, giúp phục vụ cho việc sửa chữa và bảo trì thiết bị.
- Bao bì: là loại vật liệu dùng để đóng gói, làm đẹp và bảo quản thành phẩm: bìa cứng, túi nilon
- Hoá chất: là các vật liệu phục vụ ở các phân xưởng tẩy mài, phân xưởng nhuộm: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm
- Phế liệu thu hồi: vải thừa, vải vụn, bông vụn
1.1.3 Đánh giá Nguyên vật liệu Đánh giá NVL là việc sử dụng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất
Giá vốn thực tế của vật liệu nhâp kho
Đối với vật liệu gia công nhập kho, kế toán chỉ theo dõi số lượng mà không đánh giá giá trị Chi phí vận chuyển và bốc dỡ vật liệu từ nơi giao nhận về Công ty theo từng đơn đặt hàng được tính là giá thực tế của vật liệu gia công Khoản chi phí này được phân bổ cho khối lượng vật liệu xuất dùng để xác định giá gia công sản phẩm.
Theo hợp đồng gia công số 397/LSG/2010 giữa Công ty và hãng ASIAPARK, vào ngày 04/9, Công ty đã nhận 36.095 mét vải các loại và một phụ liệu tại cảng Hải Phòng Chi phí vận chuyển từ cảng về kho nguyên liệu của Công ty là 4.062.000 VND, và khoản chi phí này được theo dõi trên sổ chi tiết riêng.
Thuế nhập khẩu (nếu có)Khoản giảm trừ +
Chi phí vận chuyển và bốc dỡ thuê ngoài của các loại nguyên vật liệu sẽ được phân bổ cho số lượng vật liệu chính được sử dụng, nhằm xác định đơn giá gia công một cách chính xác.
* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho.
Công ty thu mua vật liệu từ nhiều nguồn, bao gồm các công ty may trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài, dẫn đến sự khác biệt về giá cả và chi phí Để xác định giá trị thực tế của bộ phận vật tư mua ngoài, Công ty áp dụng giá thực tế trong hạch toán.
Trong trường hợp vật liệu mua ngoài được vận chuyển bởi bên bán, giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ được xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn GTGT, bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ và thuế nhập khẩu (nếu có), nhưng không bao gồm thuế GTGT Công ty may Thăng Long sử dụng nguyên vật liệu (NVL) mua ngoài, bao gồm cả NVL mua trong nước và NVL nhập khẩu, có thể được nhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua các đơn vị ủy thác.
Giá mua là giá không có thuế GTGT do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
Thuế nhập khẩu: trong trường hợp Công ty nhập khẩu NVL từ nước ngoài.
Khoản giảm trừ: giảm giá, chiết khấu thanh toán được hưởng.
Ngày 31/10/2010 Công ty mua 1.654m vải 8166 kẻ sọc, đơn giá 14.545 đ/m, chi phí vận chuyển số hàng này về kho công ty là 750.000 đ đã trả bằng tiền mặt.
Giá thực tế của vải 8166 kẻ sọc là:
1.654 x 14.545 + 750.000 = 24.057.430 + 750.000 = 24.807.430 (đ) Trong trường hợp hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp không tách riêng phần thuế GTGT thì giá mua là tổng số thanh toán.
Trong trường hợp nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp, công ty chỉ theo dõi số lượng theo từng đơn hàng mà không thực hiện tính giá Những nguyên vật liệu này được khách hàng đặt gia công chuyển giao, do đó việc quản lý chỉ tập trung vào số lượng.
Khi khách hàng vận chuyển nguyên vật liệu (NVL) đến kho của công ty, thủ kho và kế toán chỉ ghi nhận số lượng NVL khi nhập và xuất kho.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần May Thăng Long
a Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
* Nhập vật liệu gia công.
Sau khi ký hợp đồng gia công với các hãng nước ngoài, Công ty cổ phần may Thăng Long nhận toàn bộ vật liệu từ phía đối tác Nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất (phòng CBSX) có trách nhiệm hoàn tất thủ tục giao nhận và tổ chức vận chuyển vật liệu về kho Tại kho, họ kiểm tra vật liệu dựa trên Packing List Nếu có sai lệch về số lượng hoặc loại vải, nhân viên CBSX lập biên bản và gửi giấy mời đến công ty nước ngoài để giải quyết Nếu vật liệu nhập về phù hợp với bảng mã hàng, nhân viên lập phiếu nhập kho thành 3 liên.
Một liên phòng CBSX giữ.
Một liên thủ kho giữ.
Một liên phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ.
Trị gia thực tế của số vải xuất kho = 7.548,39 x 4.823 = 36.405.884,97 (đ)
Trên phiếu nhập kho, chỉ ghi lại số lượng hàng hóa thực tế được nhập và yêu cầu thủ kho ký xác nhận Phiếu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong việc thủ kho ghi chép vào thẻ kho, nơi chỉ ghi rõ chỉ tiêu số lượng hàng hóa.
* Nhập nguyên vật liệu mua ngoài.
Dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu từ phòng kế hoạch, phòng thiết kế và phát triển sẽ tính toán nhu cầu nguyên vật liệu Sau đó, phòng thị trường sẽ đề xuất phương án giá và trình tổng giám đốc phê duyệt.
Sau khi được phê duyệt, bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành mua nguyên vật liệu (NVL) Khi NVL được tiếp nhận về công ty cùng với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), chúng sẽ được chuyển đến bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS) để thực hiện kiểm tra và lập biên bản kiểm nhận.
Một liên phòng CBSX giữ.
Một liên phòng kế toán giữ kèm theo hoá đơn bán hàng.
Một liên thủ kho giữ.
Thủ kho cần kiểm tra chủng loại, số lượng và chất lượng vật liệu trước khi nhập Nếu thông tin trên phiếu nhập kho chính xác, thủ kho sẽ tiến hành nhập vật liệu Phiếu nhập kho phải ghi rõ chỉ tiêu số lượng và giá trị, từ đó thủ kho sẽ cập nhật vào thẻ kho, chỉ ghi chỉ tiêu số lượng trên thẻ.
Hóa đơn bán hàng: xem biểu 01
Phiếu nhập kho: xem biểu 02
* Nhập vật liệu do tiết kiệm được.
Sau khi nhận vật tư tiết kiệm từ các phân xưởng, nhân viên phòng CBSX và thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho này được lập thành hai liên.
Một liên thủ kho giữ.
Một liên phòng CBSX giữ.
Phiếu nhập kho ghi nhận số lượng và giá trị vật liệu, trong đó giá trị được tính bằng 50% của 80% giá thị trường Đây là cơ sở để thủ kho ghi vào thể kho Tại các xí nghiệp, nhân viên hạch toán theo dõi số lượng vật liệu và lập báo cáo cuối tháng gửi phòng kế toán để theo dõi vật liệu.
* Nhập kho phế liệu thu hồi.
Phế liệu thu hồi được nhập kho tương tự như vật liệu mua ngoài Khi nhận phế liệu từ các xí nghiệp, nhân viên phòng CBSX sẽ lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho này được lập thành ba liên.
Một liên thủ kho giữ.
Một liên phòng kế toán giữ.
Một liên phòng CBSX giữ. b Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
* Xuất kho vật liệu gia công.
Dựa trên Hợp đồng và định mức vật tư sản xuất hàng gia công đã ký, phòng KHXNK xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng cho từng xí nghiệp Từ kế hoạch này, phòng CBSX lập phiếu xuất kho và cung cấp vật tư cho các xí nghiệp, với phiếu xuất kho được lập thành ba liên.
Một liên thủ kho giữ.
Một liên xí nghiệp giữ.
Một liên phòng kế toán giữ.
Phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho.
Để đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, phòng KHXNK lập kế hoạch xuất kho dựa trên sản lượng định mức và tiêu hao vật liệu Phòng CBSX sử dụng lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho thành 3 liên Khi nhận vật tư, đơn vị cần mang phiếu xuất kho xuống kho, nơi thủ kho sẽ ghi lại số lượng thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu từ các đơn vị, tính tổng số vật tư đã xuất và đối chiếu với thẻ kho, sau đó ký vào cả 3 liên.
Một liên phòng CBSX giữ.
Một liên xí nghiệp giữ.
Một liên phòng kế toán giữ.
Phiếu xuất kho xem biểu số 03
Trong trường hợp xuất vật tư từ kho nguyên liệu của Công ty cho các xí nghiệp Nam Hải hoặc Hà Nam, cần sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Nếu vật liệu được thu mua và chuyển thẳng đến các xí nghiệp mà không qua kho nguyên liệu, phòng CBSX vẫn phải lập phiếu nhập xuất thẳng thay cho phiếu xuất kho thông thường Số vật liệu này sẽ được theo dõi giống như vật tư xuất qua kho nguyên liệu của Công ty.
* Xuất kho bán phế liệu.
Khi Giám đốc quyết định và ký duyệt việc bán phế liệu, phòng CBSX sẽ phối hợp với thủ kho để tiến hành xuất giao phế liệu cho người mua Hoá đơn bán hàng sẽ được lập thành 3 liên.
Một liên người mua giữ.
Một liên thủ kho giữ.
Một liên phòng kế toán giữ.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần May Thăng Long
Công ty Cổ phần May Thăng Long là một doanh nghiệp lớn với 5 xí nghiệp may và một phân xưởng sản xuất phụ trợ, chuyên sản xuất hàng may mặc với sản lượng hàng năm đạt 6-7 triệu chiếc Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã và kích cỡ, tùy thuộc vào từng đơn đặt hàng và thời điểm sản xuất Nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất cũng phong phú và có khối lượng lớn, trong đó 80% sản phẩm là hàng gia công cho các công ty nước ngoài, còn lại công ty tự tìm mua nguyên liệu để sản xuất và tiêu thụ.
Công ty thực hiện gia công sản phẩm bằng cách nhận nguyên vật liệu (NVL) từ các Công ty Nước ngoài theo hợp đồng đã ký Nhiệm vụ của Công ty chỉ là gia công và nhận tiền công, không theo dõi giá trị NVL do bên đặt hàng cung cấp, mà chỉ ghi nhận số lượng Đặc biệt, trong gia công hàng xuất khẩu, Công ty Nước ngoài quy định tỷ lệ sai hỏng tối đa cho phép, vì vậy Công ty cần quản lý chặt chẽ và tổ chức sản xuất hiệu quả để đảm bảo đủ số lượng và chất lượng sản phẩm giao cho khách hàng.
Công ty không chỉ tập trung vào sản xuất hàng gia công xuất khẩu mà còn chủ động khai thác thị trường may mặc trong và ngoài nước Mặc dù sản phẩm tiêu thụ nội địa chỉ chiếm khoảng 20%, công ty vẫn duy trì sản xuất để tối ưu hóa năng lực, tạo việc làm và tăng thu nhập cho công nhân Trong quá trình sản xuất, công ty khuyến khích sáng tạo để tiết kiệm nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả lao động Kế toán cần theo dõi và hạch toán giá trị cũng như số lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng nguồn nhập.
Vật liệu của Công ty được nhập theo các nguồn sau:
- Vật liệu do bên thuê gia công chuyển sang
- Vật liệu tự mua ngoài
- Vật liệu nhập kho do tiết kiệm trong sản xuất
Việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty đặt ra nhiệm vụ quan trọng trong việc quản lý và hạch toán NVL một cách chặt chẽ và hiệu quả Điều này bao gồm việc theo dõi từ khâu thu mua, giao nhận, vận chuyển đến bảo quản, dự trữ và sử dụng, nhằm đảm bảo đủ vật tư phục vụ sản xuất Khối lượng công việc của kế toán NVL rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình sản xuất, góp phần hạ thấp chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất Công ty hiện đang gia công cho các hãng như WANSHIN, WILLBE, DK HONGKONG, với NVL được chuyển giao hoàn toàn từ bên nhận gia công Bên cạnh đó, Công ty cũng sản xuất theo đơn đặt hàng từ các đối tác trong và ngoài nước như OTTO, ASIAPARK, HANOXIMEX, chủ động tìm kiếm và mua NVL theo yêu cầu hợp đồng đã ký.
Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại Công ty
Công ty trước đây là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam, áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Sau khi cổ phần hoá, công ty vẫn tiếp tục duy trì chế độ kế toán này.
Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho, giúp theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho một cách liên tục và có hệ thống Phương pháp tính giá hàng xuất kho sử dụng bình quân cả kỳ dự trữ, trong khi thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ Đối với khấu hao tài sản cố định, Công ty thực hiện theo phương pháp tuyến tính, và kế toán chi tiết nguyên vật liệu được hạch toán theo phương pháp thẻ song song.
TK 113 và TK 151 Công ty cũng không sử dụng Bảng kê số 3 và Bảng kê số
Công ty áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng xuất kho Bên cạnh đó, công ty cũng thực hiện các phân bổ khác như bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, cùng với bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
Công ty tổ chức hệ thống sổ sách dựa trên nguyên tắc tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh theo một vế của tài khoản Đồng thời, công ty còn thực hiện phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Cuối tháng, tiến hành khoá sổ bằng cách cộng tổng số liệu từ các Nhật ký chứng từ Kiểm tra và đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với sổ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp liên quan Cuối cùng, ghi số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ vào Sổ Cái.
Niên độ kế toán: Công ty áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 ).
Công ty lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý từ đầu niên độ kế toán và gửi lên Tổng Công ty dệt may Việt Nam theo mẫu quy định của Nhà nước Báo cáo tài chính bao gồm các thông tin cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01 - DN)
Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02 - DN)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 - DN)
Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09 - DN)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long
2.1.1 Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong Công ty là:
Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Công ty Thăng Long (THALOGO) thực hiện việc nhập nguyên vật liệu chủ yếu thông qua phòng kế hoạch vật tư, thông qua hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và giá cả thị trường.
2.1.1.1 Thủ tục chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Dựa vào hóa đơn hoặc giấy báo nhận hàng, quy trình nhập kho vật tư bao gồm việc ký ba liên phiếu: một liên lưu tại kho, một liên cho phòng kế toán, và một liên giao cho khách hàng Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa, thiếu, mất phẩm chất hoặc không đúng quy cách, thủ kho cần báo ngay cho phòng kinh doanh và bộ phận kế toán vật tư để lập biên bản xử lý, có xác nhận của người mua hàng Thông thường, khi người bán giao hàng tại kho, chỉ các vật tư, hàng hóa đạt tiêu chuẩn mới được lưu giữ, số còn lại sẽ được trả lại cho người bán.
Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau:
-Biên bản kiểm nhận vật liệu (Xem Biểu 2)
-Phiếu nhập kho (Xem Biểu 3)
Biên bản kiểm nhận vật tư
Tại Công ty Cổ phần May Thăng Long, thủ tục nhập kho vật tư từ phân xưởng sản xuất được thực hiện thông qua việc lập phiếu nhập kho thành 3 liên khi cần đổi chủng loại vật tư hoặc khi xuất thừa Đối với phế liệu thu hồi, công ty không thực hiện thủ tục nhập kho mà phế liệu sẽ được chuyển thẳng vào kho sau mỗi chu kỳ sản xuất mà không cần cân, đo, đong, đếm, do đó không được phản ánh trên sổ sách Để minh họa cho thủ tục nhập kho vật liệu, có thể tham khảo chứng từ nhập kho vải bò mua ngày 14/10/2010, trong đó công ty đã mua 7.704 m vải bò với đơn giá 25.500đ/m từ Công ty Dệt May Hà Nội.
Mẫu số: 01GTKT – 3LL CV/ 01 – B
EC 079633 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội. Địa chỉ: Số 1 – Mai Động – Hà Nội Tài khoản: Điện thoại: MST: 0 1 0 0 1 0 0 8 2 6
Họ tên người mua hàng: Anh Thân – Xe 29M- 0843 + 29N- 4524 Đơn vị: Công ty Cổ phần may Thăng Long. Địa chỉ: 250 – Minh Khai Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: HĐ MS: 0 1 0 0 1 0 1 1 0 7 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 19.645.200 đ
Tổng cộng tiền thanh toán 216.097.200 đ
Số tiền bằng chữ: Hai trăm mười sáu triệu không trăm chín mươi bẩy nghìn hai trăm đồng chẵn.
Kế toán trưởng ( Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên)
Công ty Cổ phần May Thăng Long
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT LIỆU
Căn cứ vào hoá đơn mua ngày 14/10/2010
Ban kiểm nghiệm vật liệu bao gồm
01.Đ/c Phan Chi Mai - Phòng KHXNK
02.Đ/c Ngô Thị Thanh Loan - Phòng Tài vụ
03.Đ/c Vũ Huy Bình - Thủ kho Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho dưới đây:
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số ĐV tính
Số lượng đúng quy cách
Kết luận: Có đảm bảo yêu cầu chất lượng. Đề nghị công ty cho phép nhập kho.
Công ty Cổ phần May Thăng Long
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chớnh
Phòng Kế toán - tài vụ ( ký, họ tên )
Thủ kho( Ký, họ tên )
Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội
Theo Hợp đồng số 321/ TL- DMHN/ 2010 ngày 12 tháng
10 năm 2010 của Công ty mua NVL
Nhập tại kho : Nguyên liệu
Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư
Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Người giao hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Trên cơ sở hóa đơn bán hàng lập phiếu nhập kho, phiếu này phải phản ánh cả số lượng và giá trị NVL nhập kho.
2.1.1.2 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được sử dụng cho sản xuất quần áo, bên cạnh đó, một phần nhỏ cũng được phân bổ cho chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất chung.
Khi các phân xưởng sản xuất cần sử dụng vật tư, họ sẽ lập phiếu báo lĩnh vật tư gửi đến phòng cung ứng Sau khi được phê duyệt, phòng vật tư sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho, được chia thành 3 liên.
-Liên: Lưu tại phòng vật tư.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Khi xuất bán hàng hóa, cần lập hóa đơn GTGT theo quy định của Bộ Tài chính Bộ phận lĩnh vật tư có trách nhiệm mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan, bao gồm Giám đốc.
Kế toán trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư
Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ và hợp lý của các chứng từ xuất vật tư tại kho Dựa vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi lại số lượng thực tế xuất của vật tư vào thẻ kho.
Ví dụ: Ngày 21/10/2010 xuất 1.350 m vải bò cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau:
Công ty Cổ phần May Thăng Long
Mẫu số 02 – VTBan hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Việt Tiến Địa chỉ : Phân xưởng cắt
Lý do xuất kho: Sản xuất
Xuất tại kho : nguyên liệu
Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư
Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá
Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
Phụ trách bộ phận sử dụng
Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên)
Người nhận (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
2.1.2 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tại công ty, việc hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện đồng thời ở bộ phận kế toán và kho nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình N – X – T kho của từng loại vật liệu Phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng là ghi thẻ song song, trong đó kho chỉ theo dõi số lượng, còn bộ phận kế toán theo dõi cả số lượng lẫn giá trị của vật tư.
Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau:
Thủ kho và nhân viên kho cần đảm bảo bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng vật tư Họ phải nắm rõ số lượng, chất lượng và chủng loại của từng loại vật liệu trong kho, để có thể cấp phát kịp thời cho phân xưởng.
Mỗi ngày, thủ kho dựa vào các chứng từ nhập, xuất và phát sinh để phân loại và sắp xếp từng loại vật liệu Sau đó, thủ kho ghi chép chi tiết số lượng vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tổng hợp số tồn kho của từng vật liệu và cập nhật vào thẻ kho.
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu
Chứng từ xuấtThẻ kho
Ghi cuối tháng: §èi chiÕu kiÓm tra:
Công ty Cổ phần May Thăng Long
Mẫu số 06 – VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải bò 8 oz xanh. Đơn vị tính: mét(m).
STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của KT
SH NT Nhập Xuất Tồn
CÔNG TY CP MAY THĂNG LONG
Kho Nguyên vật liệu BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
(Từ ngày 01/10/2010 đến 30/10/2010) STT Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư Đvt Tồn đầu tháng
Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
Nhập SX Nhập khác Tổng nhập Xuất SX Xuất khác Tổng xuất
Bông AC xử lý một mặt G 750 2.908 1.094 4.002 3.920 3.920 832
Phụ trách đơn vị Người lập biểu Thủ kho Ngày 30 tháng 10 năm 2010
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
MAY THĂNG LONG SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 10 năm 2010Tên, quy cách vật liệu: Vải bò 8 oz xanh
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Thành tiền (đ) SL (m) Đơn giá (đ)
21/10/2010 21/10/2010 Xuất cho phân xưởng cắt 1.350 8.534
Người lập (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
Sau khi nhận chứng từ từ thủ kho, kế toán sẽ ghi chép vào sổ chi tiết theo từng cột nhập và xuất Mỗi loại nguyên vật liệu (NVL) sẽ có sổ riêng, tương ứng với thẻ kho của thủ kho.
- Đối với NVL nhận gia công chế biến: kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng (nhập - xuất - tồn).
- Đối với NVL mua ngoài:
Khi nhập kho: ghi sổ chi tiết theo số lượng và giá trị.
Khi xuất kho, kế toán chỉ ghi sổ theo số lượng xuất và tồn hàng ngày, do đơn giá nguyên vật liệu (NVL) chỉ được tính vào cuối tháng Sau khi xác định đơn giá xuất, giá trị NVL xuất kho và tồn kho sẽ được tính toán Đồng thời, kế toán cần lập kế hoạch đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho và đối chiếu với kế toán tổng hợp để lập báo cáo NVL tồn kho.
Báo cáo nguyên liệu tồn kho
Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đvt Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SL TT(đ) SL Công Ty (đ) SL TT(đ) SL TT(đ)
Bông AC xử lý một mặt g 750 3.607.500 4.002 22.281.870 3.920 21.356.160 832 4.533.210
Người lập biểu (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 10 năm 2010
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN. Đối tượng: Công ty dệt 8/3 Thời gian: Tháng 10 năm 2010.
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư
2 Số phát sinh trong kỳ
10/10 Mua vải lót và vải ngoài 152 40.295.200
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Từ các sổ chi tiết TK331, kế toán sẽ vào sổ tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp theo mẫu sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
Diễn giải Dư ĐT Ghi Có TK 331, Nợ TK Ghi Nợ TK331, Có TK Dư CT
54.535.853 Đã ghi sổ Cái ngày 5 tháng 11 năm 2010
Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
Diễn giải Số dư đầu tháng
Ghi Nợ TK141, Có các TK Ghi Có TK141, Nợ TK Số dư cuối tháng
Tổng cộng 18.760.081 1.876.008 Đã ghi sổ Cái ngày 5 tháng 11 năm 2010 Ngày 31 tháng 10 năm 2010
Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (ký, họ tên) sẽ xuất "Bảng kê xuất NVL phục vụ sản xuất chung" khi có nhu cầu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất chung hoặc phục vụ quản lý Khi nhận nguyên vật liệu từ Công ty, nhân viên hạch toán tại xí nghiệp cần ghi nhận số lượng thực nhập trên "Báo cáo nhập vật liệu" Báo cáo này được gửi cho kế toán vào cuối tháng và là cơ sở để đối chiếu với "Bảng kê xuất vật liệu" của kế toán, đảm bảo số liệu giữa hai bảng này phải khớp nhau.
XN4 BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU
Loại NVL Đvt Số lượng nhập
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
Loại NVL Đvt Số lượng Đơn giá (đ)
Thành tiền (đ) Vận chuyển Tổng cộng
1 3/10 Mua K403 Vải bò 8 oz xanh m 3.402 19.496 66.325.392
2 5/10 Mua K403 Vải bò 8 oz xanh m 2.750 19.496 53.614.000
NVL dùng cho sản xuất chung được theo dõi trên “bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung”.
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU PHỤC VỤ
Căn cứ vào “Bảng kê xuất vật liệu” kế toán sẽ lên “Bảng kê 4” Biểu 21 vào cuối tháng theo định khoản:
Căn cứ vào “Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung” kế toán vào
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
BẢNG KÊ 4: TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT
TK ghi Có TK 152 TK 214 TK 334 TK 338 TK 621
Bảng kê này sẽ là căn cứ để kế toán lên NKCT 7 – (Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn Công ty).
Các NKCT 1,2,4,5,7 và 10 được lập là căn cứ để vào sổ Cái TK 152 để hoàn tất quá trình hạch toán tổng hợp NVL.
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
Các NKCT liên quan Tổng cộng chi NKCT phí
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
Dư có đầu năm: Đơn vị: Đồng STT Ghi có TK đối ứng với
Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Các loại NKCT liên quan và sổ cái TK 152 được sử dụng để đối chiếu với kế toán tổng hợp, đồng thời là cơ sở cho kế toán tổng hợp lập các báo cáo kế toán hàng quý.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long
Tại Công ty cổ phần may Thăng Long, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu (NVL) Phương pháp này giúp theo dõi và phản ánh tình hình biến động của NVL một cách liên tục theo từng loại, đồng thời cung cấp số liệu cần thiết cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty sử dụng tài khoản 152 – “Nguyên vật liệu” để hạch toán NVL, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán Do NVL có nhiều chủng loại và phát sinh thường xuyên, cần thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán Hệ thống tài khoản chi tiết về NVL được thiết kế dựa trên vai trò quan trọng của NVL trong sản xuất.
1521 Nguyên liệu chính 1523 Xăng dầu
15211 Nguyên liệu chính (Hàng may) 1524 Phụ tùng
15212 Nguyên liệu chính ( Hàng nhựa) 1525 Văn phòng phẩm
1522 Vật liệu phụ 1526 Bao bì
TK 627 Mua NVL trả tiền ngay
Mua NVL ch a thanh toán
Xuất NVL cho sản xuất
Xuất NVL phục vụ sản xuất chung
15221 Vật liệu phụ ( Hàng may) 1527 Phế liệu
15222 Vật liệu phụ ( Hàng nhựa) 1528 Hoá chất
Ngoài ra, để kế toán NVL kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như:
TK 112: tiền gửi ngân hàng.
TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(sxkdđd).
TK 1541: chi phí sxkdđd (công ty).
TK 1542: chi phí sxkddd (trung tâm và cửa hàng).
TK 621: chi phí NVL trực tiếp.
TK 627: chi phí sản xuất chung.
Công ty không sử dụng TK 151 và TK 113 (hàng mua đi đường và tiền đang chuyển).
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán Nguyên vật liệu
2.2.1 Kế toán nghiệp vụ thu mua, nhập kho Nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong công tác hạch toán vật tư, đồng thời cần thiết để hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày.
Công ty chủ yếu mua vật liệu từ bên ngoài, do đó, quan hệ thanh toán chủ yếu diễn ra với các nhà cung cấp nguyên vật liệu Đối với các lô hàng nhỏ, công
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho Các tài khoản chủ yếu sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu bao gồm: 111, 112, 621, 627, 641, và 642.
* Đối với hàng gia công:
Sản phẩm gia công chiếm khoảng 80% tổng sản lượng hàng năm của công ty Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, kế toán chỉ theo dõi số lượng mà không thực hiện định khoản hay xác định giá trị.
* Đối với vật liệu mua ngoài:
Mặc dù tự sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chỉ chiếm khoảng 20% tổng khối lượng sản xuất, việc hạch toán và theo dõi nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cần được thực hiện chặt chẽ Điều này giúp đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục, tối ưu hóa nguồn lực của công ty và nâng cao hiệu quả sản xuất, đồng thời đảm bảo lợi nhuận.
Dựa trên nhu cầu sản xuất hàng tháng, phòng KHXNK sẽ tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu và lập kế hoạch thu mua Khi có nghiệp vụ nhập vật liệu, sẽ
+) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Tiền tạm ứng là khoản tiền được phê duyệt bởi ban Giám đốc và kế toán trưởng, cấp cho phòng KHXNK trước khi thực hiện mua nguyên vật liệu (NVL) Sau khi NVL được mua và căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán sẽ ghi chép vào sổ kế toán chi tiết để theo dõi tạm ứng và thực hiện bút toán hoàn ứng mà không qua quỹ.
VD: Ngày 10/3 Anh Nguyễn Hải Đường tạm ứng tiền mua vải thun Trị giá vải: 13.578.481 Thuế GTGT 10%.
Số tiền trên được thanh toán bằng tiền tam ứng Kế toán ghi sổ theo định khoản:
Cuối tháng, dựa vào số cộng trong sổ chi tiết tạm ứng ở phần ghi có, ghi vào NKCT số 10 Tiếp theo, xác định số phát sinh bên Có của các tài khoản trên NKCT số 10 và ghi dòng tổng cộng vào các sổ cái.
+) NVL nhập kho nhưng chưa được thanh toán ngay cho người bán.
Kế toán công nợ mở sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán hàng quý để theo dõi công nợ với từng đối tượng mua bán Sổ chi tiết này ghi nhận cả số phát sinh Nợ và số phát sinh Có, giúp quản lý công nợ hiệu quả hơn.
Sổ chi tiết 331 được tổ chức thành một quyển, trong đó tất cả các đơn vị bán hàng được theo dõi trên cùng một sổ Mỗi đơn vị được ghi chép trên một số trang nhất định, và mỗi hóa đơn được ghi trên một dòng theo thứ tự thời gian phát sinh.
Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 4/3 ngày 14/10/2010 và hóa đơn EC079633, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán, cụ thể là Công ty dệt May Hà Nội.
Sổ chi tiết TK 331- phải trả người bán: Xem biểu số 9
Khi Công ty thanh toán khoản nợ, kế toán dựa vào các phiếu chi và UNC để ghi nhận tình hình thanh toán với người bán Việc này được thực hiện bằng cách cập nhật sổ chi tiết và hạch toán trên tài khoản 331, đối ứng với các tài khoản 111, 112, và 311.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ chi tiết 331 theo từng đối tượng, ghi nhận toàn bộ số liệu tổng cộng của từng người bán trên sổ vào NKCT số 5 Mỗi người bán sẽ được ghi trên một dòng riêng Sau khi đối chiếu số liệu tổng cộng của NKCT số 5 với các bảng kê và các NKCT liên quan khác, kế toán sẽ dựa vào NKCT số 5 (dòng tổng cộng) để ghi sổ cái TK 331 ở dòng tổng số phát sinh Có.
+) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền mặt.
Với trường hợp này, kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền mặt để ghi vào NKCT số 1 theo định khoản:
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho ngày 10/10/2010 Công ty thanh toán khoản mua vải lót và vải ngoài bằng tiền mặt 44.324.720 đồng, trong đó thuế GTGT 10%.
Có TK 111: 44.324.720 +) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận và nâng cao lợi ích kinh tế xã hội Để đạt được điều này, mỗi doanh nghiệp có những chiến lược riêng, nhưng một trong những biện pháp quan trọng là tiết kiệm chi phí sản xuất và giảm giá thành sản phẩm Đồng thời, việc áp dụng các biện pháp quản lý mới trong quá trình sản xuất và điều hành cũng được nhiều doanh nghiệp chú trọng.
Trong ngành sản xuất hàng may mặc, chi phí nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng trong giá thành sản phẩm Do đó, việc nâng cao quản lý vật tư và cải tiến công tác kế toán vật liệu là ưu tiên hàng đầu Sự phát triển của công ty cũng đồng nghĩa với việc phòng kế toán không ngừng hoàn thiện, đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong công tác kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và phân xưởng với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán, đặc biệt là về nguyên vật liệu, diễn ra liên tục và hiệu quả.
Công ty đã xây dựng hệ thống sổ kế toán và tài khoản kế toán theo mẫu biểu ban hành, áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ phù hợp Kế toán chi tiết sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, đảm bảo tính thống nhất trong phạm vi và phương pháp tính toán giữa kế toán và các bộ phận liên quan Hệ thống báo cáo được thiết lập phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu hạch toán tổng hợp NVL Do đó, tổ chức hạch toán tại Công ty là hợp lý và hiệu quả.
Công ty đã xác định mức dự trữ vật liệu hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục Điều này giúp tránh tình trạng lãng phí vốn lưu động do hàng tồn kho không cần thiết.
Công tác bảo quản vật liệu được chú trọng nhằm đảm bảo chất lượng vật liệu khi xuất kho cho sản xuất Hệ thống kho tàng được tổ chức một cách khoa học và hợp lý Công ty đã thiết lập một hệ thống kho riêng để dự trữ và bảo quản vật liệu gia công Điều này giúp tổ chức công tác kế toán một cách thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan.
Việc sử dụng vật liệu trong sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao đã được thiết lập trước đó Điều này giúp đảm bảo rằng vật liệu xuất kho được sử dụng đúng mục đích và đúng khối lượng, từ đó giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất.
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần may Thăng Long hoạt động hiệu quả, tuân thủ quy định và theo dõi chặt chẽ tình hình vật liệu trong sản xuất Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần khắc phục và hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu.
Mặc dù có nhiều lợi ích, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế cần cải thiện để đảm bảo nguyên vật liệu được quản lý và sử dụng một cách hợp lý hơn.
- Trong công tác quản lý nguyên vật liệu:
Công ty chưa áp dụng sổ danh điểm vật tư với mã quy định cho từng loại, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý vật tư Hệ quả là vật tư mua về không được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và chủng loại, dẫn đến tình trạng nhập kho không đảm bảo tiêu chuẩn.
-Về công tác kế toán chi tiết vật liệu:
Chi phí nguyên vật liệu chính được theo dõi chặt chẽ tại các xí nghiệp thông qua các báo cáo chi tiết Tuy nhiên, báo cáo tổng hợp nguyên vật liệu chính do phòng kế toán lập có thể phát sinh chênh lệch giữa số lượng sản phẩm đưa vào chế biến và số lượng thành phẩm nhập kho, dù không lớn, nhưng vẫn được tính vào giá thành sản phẩm hoàn thành Hơn nữa, việc không sử dụng Bảng phân bổ nguyên vật liệu khiến người sử dụng thông tin gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Phế liệu thu hồi không cần thực hiện thủ tục nhập kho và không được ghi nhận trên sổ sách về số lượng cũng như giá trị Trong quá trình tính toán chi phí sản xuất để xác định giá thành sản phẩm, công thức tính giá thành sản phẩm sẽ được áp dụng.
Zsp = Sp dở dang + Cphí thực tế phát – Sp dở dang – Giá trị phế liệu đầu kỳ sinh trong kỳ cuối kỳ thu hồi
Hạch toán giá trị phế liệu thu hồi và tận dụng sẽ giúp giảm giá thành sản phẩm Tuy nhiên, việc ghi chép vật liệu tại kho và phòng kế toán hiện vẫn còn nhiều sự trùng lặp.
Việc tiết kiệm từ việc sử dụng vải của hàng tồn kho để sản xuất mặt hàng khác được ghi nhận chi tiết trong báo cáo tiết kiệm, nhưng lại không được trừ vào chi phí sản xuất Điều này ảnh hưởng đến việc hạch toán chính xác khoản mục chi phí này trong giá thành sản xuất của kỳ.
Sổ chi tiết TK 331 - Phải trả cho người bán là công cụ quan trọng trong quản lý mối quan hệ mua bán của Công ty với nhiều đối tác Trong quá trình thanh toán, tất cả các đơn vị được ghi chung vào một sổ, nhưng mỗi đơn vị lại được theo dõi trên các trang sổ riêng biệt Phương pháp này có thể dẫn đến việc thiếu dòng khi phát sinh nhiều giao dịch với một Công ty lớn, gây khó khăn cho kế toán trong việc tập hợp số liệu và ghi chép vào Nhật ký chứng từ.
- Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
Kế toán là bộ phận thiết yếu trong mọi tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh doanh Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin toàn diện về tài sản, vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, nhà quản lý và phòng kế toán cần có những phương hướng phát triển cụ thể Thông tin kế toán không chỉ hỗ trợ giám sát hoạt động kinh doanh mà còn giúp Nhà nước kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý và thuế, cũng như cung cấp dữ liệu quan trọng cho các nhà đầu tư trong quá trình ra quyết định đầu tư Vì vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán luôn là một yêu cầu cần thiết.
Hạch toán kế toán nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố thiết yếu trong doanh nghiệp sản xuất, giúp cung cấp thông tin cần thiết cho việc thu mua, dự trữ và xây dựng giá hợp lý Việc hoàn thiện quy trình này không chỉ tránh tình trạng thiếu hụt và lãng phí NVL mà còn đảm bảo cung cấp NVL đồng bộ cho sản xuất, từ đó hạ thấp chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Điều này đặc biệt quan trọng đối với Công ty may Thăng Long trong việc đạt được mục tiêu lợi nhuận.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần may Thăng Long
Để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ thông qua việc phân loại hàng hóa Việc xây dựng và lập sổ danh điểm vật tư cho từng loại nguyên liệu là rất quan trọng, giúp theo dõi và kiểm soát tình trạng hàng hóa một cách hiệu quả.
Các phụ liệu như hoá chất (TK 1528) và nguyên vật liệu (TK 1521, TK 1522) được quản lý theo từng nhóm danh điểm, có thể phân loại theo mã hàng Mỗi nhóm nguyên vật liệu được ký hiệu riêng thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu và quy cách, đảm bảo sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Sổ danh điểm vật liệu có thể lập theo mẫu sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Tên vật liệu Quy cách Đơn vị Nhóm Danh điểm tính vật liệu
Vải Vải dệt kim Vải kaki
Mex Mex dựng Mex TQ
Việc lập sổ danh điểm vật liệu cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng nhằm đảm bảo tính khoa học và hợp lý, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý chung của công ty.
3.3.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Hiện tại, Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi, vì vậy không sử dụng tài khoản 159 và 139 Các khoản dự phòng này thực chất là quyền lợi tài chính của Công ty, giúp bù đắp thiệt hại khi rủi ro xảy ra.
Công ty không sử dụng tài khoản 151, do đó, khi hàng mua chưa về nhập kho nhưng đã nhận được hóa đơn, phòng Thị trường chỉ lưu trữ hóa đơn vào hồ sơ riêng, trong khi phòng Kế toán tài chính chưa hạch toán nghiệp vụ này cho đến khi hàng về kho Điều này dẫn đến việc thông tin kế toán không được phản ánh kịp thời, gây sai lệch về giá trị thực tế của hàng tồn kho.
Công ty không sử dụng các tài khoản ngoài bảng, do đó các tài sản không thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng đang được Công ty nắm giữ, quản lý và sử dụng sẽ không được ghi nhận.
3.3.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Vật tư khi nhập kho cần được kiểm tra về số lượng và chất lượng, do đó, Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật tư với sự tham gia của những người chịu trách nhiệm, trong đó thủ kho là người đứng đầu Hoá đơn từ nhà cung cấp là cơ sở để kiểm nhận Nếu phát hiện sai sót giữa hoá đơn và thực tế nhập kho, cần lập biên bản xác định nguyên nhân để xử lý sau này Nếu mọi thứ đúng, ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu quy định Trong quá trình hạch toán vật liệu, thủ kho và kế toán vật liệu cần lập phiếu giao nhận chứng từ khi bàn giao các tài liệu nhập xuất kho.
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP
Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ XUẤT
Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ
3.3.4- Về sổ kế toán chi tiết
Ngày tháng năm Chữ ký kế toán
Ngày tháng nămChữ ký kế toán
Công ty Cổ phần May Thăng Long sử dụng sổ chi tiết TK 331 để theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu và thanh toán với người bán Tất cả các đơn vị bán được ghi chung trong một sổ, dẫn đến khó khăn trong việc tập hợp số liệu do số lượng đơn vị bán lớn và các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên Để cải thiện quy trình này, công ty nên mở sổ chi tiết riêng cho từng người bán, ghi rõ loại vật liệu mua, số dư đầu tháng, số hóa đơn và ngày tháng nhập Cuối tháng, cần cộng số phát sinh theo cột tài khoản liên quan và tính số dư cho từng người bán cụ thể.
- Đối với bảng kê xuất vật liệu:
Kế toán cần phân biệt rõ ràng giữa nguyên vật liệu (NVL) mua ngoài và NVL nhận gia công Bảng kê xuất NVL mua ngoài nên được theo dõi cho từng xí nghiệp (XN), tuy nhiên không cần có cột riêng cho NVL gia công.
Bảng kê xuất nguyên vật liệu nhận gia công cần được theo dõi theo từng khách hàng trong mỗi xưởng, thay vì theo trình tự thời gian, để dễ dàng tính giá thành sản phẩm gia công cho từng đơn hàng Để thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán, công ty nên xem xét sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, vì đây là phương pháp phù hợp cho kế toán máy Hình thức này có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động và hỗ trợ tốt khi ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý dữ liệu kế toán.
Việc áp dụng nối mạng quản lý trong toàn Công ty sẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho ban giám đốc, từ đó hỗ trợ ra quyết định quản lý hiệu quả hơn Điều này không chỉ giúp hạch toán kế toán từ các xí nghiệp lên trụ sở chính thuận lợi mà còn khắc phục những nhược điểm của mô hình kế toán tập trung, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
3.3.5- Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu
Hiện nay, việc lập báo cáo bộ phận cho Công ty chưa được thực hiện, điều này là cần thiết để nhà quản trị có thể đánh giá chất lượng hoạt động kinh doanh của từng bộ phận Qua báo cáo, doanh nghiệp có thể xác định khả năng mở rộng hoặc thu hẹp các bộ phận, từ đó khai thác tiềm năng và cải tiến hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.