CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long
2.2.1 Kế toán nghiệp vụ thu mua, nhập kho Nguyên vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch toán vật tư.
Do vật liệu Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên quan hệ thanh toán với người bán của Công ty chủ yếu là với người cung cấp nguyên vật liệu. Vật tư mua về đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu. Còn đối với những lô hàng lớn được kế toán ghi vào tài khoản theo dõi “Phải trả người bán”.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Các tài khoản chủ yếu được dùng để hạch toán nguyên vật liệu là: 111, 112, 621, 627,641, 642…
* Đối với hàng gia công:
Số lượng sản phẩm hàng gia công chiếm khoảng 80% trong tổng số sản phẩm sản xuất hàng năm của công ty. Đối với NVL để sản xuất sản phẩm này, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng chứ không định khoản và xác định giá trị.
* Đối với vật liệu mua ngoài:
Tuy việc tự sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chỉ chiếm khoảng 20% tổng khối lượng sản xuất nhưng việc hạch toán và theo dõi những NVL phục vụ cho việc sản xuất loại hàng này cần phải được tiến hành một cách chặt chẽ.
Điều này đảm bảo cho công tác sản xuất được liên tục, tận dụng hết nguồn lực của Công ty và đảm bảo việc sản xuất có hiệu quả và có lãi.
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong tháng, phòng KHXNK tìm nguồn cung cấp NVL và có kế hoạch thu mua. Khi phát sinh nghiệp vụ nhập vật liệu có thể xảy ra một trong các trường hợp sau:
+) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Tiền tạm ứng là số tiền được ban Giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt cấp cho phòng KHXNK trước khi thu mua NVL. Khi mua NVL về, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết theo dõi tạm ứng và ghi sổ theo bút toán hoàn ứng không qua quỹ.
VD: Ngày 10/3 Anh Nguyễn Hải Đường tạm ứng tiền mua vải thun Trị giá vải: 13.578.481. Thuế GTGT 10%.
Số tiền trên được thanh toán bằng tiền tam ứng. Kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 152: 13.578.481 Nợ TK 133: 1.357.848
Có TK 141: 14.936.329
Cuối tháng, căn cứ vào số cộng trên sổ chi tiết theo dõi tạm ứng ở phần ghi có để ghi vào NKCT số 10. Sau đó, xác định số phát sinh bên Có của các tài khoản trên NKCT số 10 và lấy dòng tổng cộng của NKCT số để ghi vào các sổ cái.
+) NVL nhập kho nhưng chưa được thanh toán ngay cho người bán.
Kế toán công nợ mở sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán. Sổ chi tiết này được mở hàng quý và dùng để theo dõi công nợ với từng đối tượng mà Công ty có quan hệ mua bán., bao gồm cả số phát sinh Nợ và số phát sinh Có.
Sổ chi tiết 331 được đóng thành một quyển ,tất cả các đơn vị bán được theo dõi trên cùng một sổ, mỗi đơn vị được ghi trên một số trang sổ nhất định và mỗi hoá đơn được ghi trên một dòng và ghi theo thứ tự thời gian phát sinh theo bút toán:
Nợ TK 152:
Nợ TK 133:
Có TK 331:
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 4/3 ngày 14/10/2010 và hoá đơn EC079633 kèm theo, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán, chi tiết cho Công ty dệt May Hà Nội, theo định khoản:
Nợ TK 152: 196.452.000 Nợ TK 133: 19.645.200
Có TK 331: 216.097.200
Sổ chi tiết TK 331- phải trả người bán: Xem biểu số 9
Khi khoản nợ của Công ty được thanh toán, kế toán căn cứ vào các phiếu chi, UNC...để phản ánh tình hình thanh toán với người bán vào sổ chi tiết và hạch toán trên tài khoản 331 đối ứng với các TK 111,112,311...
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết 331 theo từng đối tượng. Toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của từng người bán trên sổ sẽ được ghi sang NKCT số 5. Số liệu tổng cộng của mỗi người bán được ghi trên một dòng. Sau khi đối chiếu số liệu tổng cộng của NKCT số 5 với các bảng kê và các NKCT khác liên quan, căn cứ vào NKCT số 5 ( dòng tổng cộng ) để kế toán ghi sổ cái TK 331 ở dòng tổng số phát sinh Có.
+) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền mặt.
Với trường hợp này, kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền mặt để ghi vào NKCT số 1 theo định khoản:
Nợ Tk 152:
Nợ TK 133:
Có TK 111:
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho ngày 10/10/2010 Công ty thanh toán khoản mua vải lót và vải ngoài bằng tiền mặt 44.324.720 đồng, trong đó thuế GTGT 10%.
Nợ TK 152: 40.295.200 Nợ TK 133: 4.029.520
Có TK 111: 44.324.720
+) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn.
Tương tự như các trường hợp thanh toán tiền mua vật liệu bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào các phiếu tạm ứng ( số được
duyệt ), các giấy báo giá để viết UNC, khế ước, hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác liên quan đến khoản vay. Kế toán tập hợp các chứng từ hàng ngày để ghi vào NKCT số 4 - ghi có TK 311.
Trên đây là phần trình bày quy trình ghi sổ và phương pháp hách toán nghiệp vụ nhập kho vật liệu do mua từ bên ngoài của Công ty và quá trình thanh toán tiền mua.