Đặc điểm ngun vật liệu tại Cơng ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình...31.2.Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình phân loại nguyên vật liệu (NVL) dựa trên vai trò và công dụng của chúng Phương pháp phân loại này không chỉ giúp đảm bảo tính thuận tiện trong quản lý mà còn tránh nhầm lẫn trong hạch toán số lượng và giá trị của từng NVL.
Nguyên vật liệu tại Công ty được phân loại như sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính (NVLC): là nguyên liệu, vật liệu chủ yếu cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp như: sắt, thép, …
Vật liệu phụ (VLP) là những thành phần không cấu thành thực thể chính của sản phẩm xây dựng nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây lắp Chúng có khả năng kết hợp với vật liệu chính để thay đổi hình dạng, màu sắc và nâng cao chất lượng sản phẩm, ví dụ như sơn.
Nhiên liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây lắp, cung cấp nhiệt lượng cần thiết cho hoạt động này Công ty chủ yếu sử dụng xăng dầu để vận chuyển máy móc thiết bị đến các công trình và đảm bảo hoạt động hiệu quả của những máy móc này.
Phụ tùng thay thế là những vật tư cần thiết để thay thế và sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải cũng như công cụ và dụng cụ trong xây lắp, chẳng hạn như xăm và lốp ô tô.
- Thiết bị, vật liệu Xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp như: máy điều hòa, dây điện, …
- Phế liệu: là những vật liệu do không tham gia được quá trình xây lắp nên bị loại ra như: sắt, thép bị rỉ, xi măng bị đông cứng, …
Kết hợp với cách phân loại trên Công ty còn phân loại NVL theo nguồn nhập, theo đó NVL được chia thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: là những NVL do Công ty tự đầu tư, mua sắm
- Nguyên vật liệu khác: là những NVL Công ty nhận từ các Công ty liên doanh cùng đầu tư vào một công trình, …
Công ty quản lý NVL trên phần mềm kế toán Fast Accounting Công ty lập sổ Danh điểm vật tư để quản lý:
Biểu 1.1: Danh mục vật tư DANH MỤC VẬT TƯ
STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt TK vật tư Ghi chú
1 CD0067 Li vô quang học Cái
2 CD0091 Kìm mũi thăng 175 Cái
3 CD0163 Súng bắn đinh Cái
4 CD0170 Lưỡi cưa đĩa 320x5x2,2 Cái
5 PT0005 Cốc lọc bơm tay (IFA) Cái
6 PT0008 Động cơ gạt mưa(IFA) Cái
7 PT0012 Pít tông cos 0 (IFA) Cái
8 PT0043 Rơ le 5 cọc (IFA) Cái
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
Sản phẩm xây lắp bao gồm các công trình xây dựng và vật kiến trúc có tính bền vững lâu dài Để đáp ứng yêu cầu xây lắp, nguyên vật liệu cần phải có khối lượng lớn và đa dạng về chủng loại, mẫu mã Các loại nguyên vật liệu phổ biến bao gồm sắt, thép, tôn và thủy tinh.
Chi phí nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp, dao động từ 60% đến 70% đối với các công trình mà Công ty đã thực hiện Cụ thể, tại nhà văn hóa quận Hà Đông, chi phí nguyên vật liệu chiếm 68,96% tổng chi phí.
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu như xi măng, cát và sỏi sẽ bị tiêu hao hoàn toàn Tuy nhiên, một số nguyên liệu như sắt, thép và thủy tinh chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm cuối cùng.
Một số nguyên vật liệu không chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất hay công trình mà còn kéo dài qua nhiều kỳ kinh doanh, giữ nguyên hình thái ban đầu và chuyển dịch giá trị vào chi phí của các kỳ tương ứng Đồng thời, nguyên vật liệu của công ty thường xuyên biến động tùy thuộc vào tính chất và yêu cầu của từng công trình, hạng mục công trình.
Công tác quản lý nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty cần được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ từ khâu thu mua, sử dụng đến bảo quản Trong khâu thu mua, Công ty thực hiện mua NVL theo dự toán và kiểm tra chất lượng Về sử dụng, cần đảm bảo đúng định mức và tiến độ của công trình Cuối cùng, khâu dự trữ yêu cầu có kho bãi đảm bảo để lưu trữ NVL.
Do tính đa dạng và biến động của nguyên vật liệu (NVL) trên thị trường, Công ty không thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL Các công trình mà Công ty thi công thường nằm xa trụ sở chính, vì vậy không có kho dự trữ riêng Hầu hết nguyên vật liệu sau khi mua sắm được vận chuyển trực tiếp đến công trình hoặc xuất từ kho công trình để sử dụng Do đó, kho nguyên vật liệu được đặt tại các công trình nhằm thuận tiện cho việc quản lý, vận chuyển và sử dụng Tất cả các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu đều phải được phê duyệt bởi phòng vật tư.
Công ty không chỉ đóng vai trò là chủ đầu tư cho các công trình mà còn thi công các dự án từ đơn vị khác Nguyên vật liệu sử dụng có thể đến từ nguồn tự thu mua của Công ty hoặc do đơn vị chủ đầu tư cung cấp Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công.
Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò và công dụng của chúng Phương pháp phân loại này giúp công ty nâng cao tính thuận tiện trong quản lý, đồng thời giảm thiểu nhầm lẫn trong hạch toán số lượng và giá trị của từng nguyên vật liệu.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
2.1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
Quản lý nguyên, vật liệu yêu cầu phải phản ánh chính xác tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại, bao gồm số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Vào tháng 12/2010, Công ty cần mua thép nhập kho để phục vụ thi công các công trình Quy trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho được thực hiện
Khi Công ty nhận được hàng và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp:
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0052975
HÓA ĐƠN Mẫu sổ: 01 GTKT – 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG NN/2010B
Liên 2: Giao khách hàng 0052955 Ngày 30 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân Địa chỉ:
Số tài khoản: Điện thoại: MST:
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Hùng
Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình có địa chỉ tại số 80, tổ 13E, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Hình thức thanh toán: Nợ MST: 5400101273
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 6.978.250
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi sáu triệu năm trăm bốn ba nghìn hai trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau khi vật tư được chuyển đến kho, Công ty sẽ thành lập ban thanh tra để kiểm nghiệm chất lượng vật tư, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu trong Hợp đồng Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi lại trong biên bản kiểm nghiệm.
Phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn và kết quả kiểm nghiệm của ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm
CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH Mã số thuế: 5400101273
Căn cứ vào số lượng thực nhập ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân, Ban kiểm nghiệm gồm các thành viên: Ông (Bà) Nguyễn Mạnh Hùng (Trưởng ban), Ông (Bà) Trần Văn Cường (Ủy viên) và Ông (Bà) Phan Thị Tuyết (Ủy viên) đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư.
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hóa
Kết quả kiểm nghiệm S.Lượn g đạt QC-PC
1 Thép I200x100x5,2x8,4 Trực tiếp Kg 3.980 3.980 Không
2 Thép tấm PL10 Trực tiếp Kg 4.200 4.200 Không
3 Thép góc L100x100x10 Trực tiếp Kg 1.200 1.200 Không
4 Thép tròn fi16 Trực tiếp Kg 250 250 Không Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng đạt yêu cầu (mới 100%) cho phép nhập kho.
Ngày 30 tháng 12 năm 2010 ĐẠI DIỆN KỸ THUẬT THỦ KHO TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi ban kiểm nghiệm xác định số vật tư mua về đạt yêu cầu, vật liệu sẽ được nhập kho.
CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ
THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH
Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân
Theo: Biên bản kiểm nghiệm…… Số ………… Ngày 30 tháng 12 năm 2010
Của : Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân
Nhập tại kho: Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông
Mã số Đvt SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm ba mươi chín triệu, năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn.
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu bắt đầu khi các bộ phận căn cứ vào kế hoạch và dự toán do Phòng kỹ thuật lập Phòng vật tư sẽ thống kê và gửi đề nghị viết Phiếu lĩnh vật tư đến phòng kế toán Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên, ghi rõ số lượng và đơn vị; liên 1 giao cho Phân xưởng sử dụng, trong khi liên 2 được gửi cho Thủ kho để lưu vào Thẻ kho Sau khi có đầy đủ chữ ký của người viết, Trưởng phòng vật tư và Giám đốc, Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo số lượng và chủng loại ghi trên Phiếu lĩnh vật tư, đồng thời lập Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho cũng được lập thành 4 liên: 1 liên cho người lĩnh nguyên vật liệu, 1 liên cho Thủ kho, 1 liên cho kế toán vật tư và 1 liên gốc lưu tại phòng vật tư.
Vào ngày 31/12/2010, công trình cần thép cho thi công Sau khi xuất kho, thủ kho ghi lại số lượng từng loại nguyên vật liệu (NVL) xuất kho, bao gồm cả ngày xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại bộ phận lập phiếu, Liên 2 do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi đơn giá, tính giá trị NVL xuất kho làm căn cứ ghi sổ kế toán, và Liên 3 giao cho bộ phận hoặc đơn vị nhận NVL.
Here is the rewritten paragraph:Thủ kho có trách nhiệm tập hợp các phiếu nhập, xuất kho và đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất để ghi vào thẻ kho hàng ngày Cuối tháng, thủ kho tính toán số tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu và chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất kho cho kế toán vật tư Tuy nhiên, do công ty có nhiều loại nguyên, vật liệu nên công tác đối chiếu số tồn trên thẻ kho và số tồn thực tế không được thực hiện thường xuyên, chỉ được kiểm kê theo năm Thẻ kho được kế toán giao cho thủ kho lập thẻ cho từng loại nguyên, vật liệu, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng nguyên, vật liệu để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh.
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH
- Họ, tên người nhận hàng:…… Phạm Xuân Thắng
- Đơn vị:…… Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông
- Lý do xuất kho:……… Phục vụ thi công công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông
- Xuất tại kho: Hà Đông
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm hai năm triệu, ba trăm tám tám nghìn đồng chẵn
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Hoặc bộ phận có nhu cầu xuất) Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu lĩnh vật tư, Thủ kho sẽ vào Thẻ kho
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH
Mã hàng: Thép I200x100x5,2x8,4 Đơn vị tính: kg.
Số lượng Kế toán xác nhận
Nhập xuất Tồn Giá trị tồn Ký tên
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
S k toán ổ kế toán ế Toán chi ti t 152ế Toán
2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán
Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của Công ty có tính đặc thù trong ngành xây dựng, với số lượng lớn và đa dạng chủng loại, do đó việc quản lý và bảo quản vật tư để đảm bảo tiến độ thi công là rất phức tạp Vật tư chủ yếu được nhập xuất trực tiếp đến công trình mà không qua kho Nếu số lượng vật tư mua vào lớn mà không sử dụng hết, Công ty sẽ nhập kho hoặc chuyển vật tư dư thừa từ công trình này sang kho để sử dụng cho các công trình khác khi cần Công ty hiện áp dụng phương pháp hạch toán nguyên liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu hoặc khi nhập kho, các bộ phận phải tập hợp chứng từ gốc gửi về phòng kế toán Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT để ghi vào sổ chi tiết 152 cho từng loại vật tư, từ đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn cuối kỳ.
Sơ đồ 2.1 : Phương pháp thẻ song song
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu (NVL) cho các công trình xây dựng, phòng kế hoạch dự án sẽ tiếp nhận thông tin và phê duyệt quyết định mua sắm dựa trên dự toán đã lập Phòng vật tư sẽ tìm hiểu thị trường và chọn nhà cung cấp phù hợp để thực hiện việc thu mua Nhà cung cấp sẽ lập hóa đơn GTGT và giao hàng đến kho hoặc công trình, trong khi cán bộ của công ty sẽ kiểm nghiệm hàng hóa trước khi nhập kho hoặc sử dụng Do các công trình thường ở xa trụ sở chính, nên việc mua NVL thường được thực hiện trực tiếp bởi các đội công trình theo dự toán, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển Các đội công trình cần thu thập đầy đủ chứng từ gốc để gửi cho phòng kế toán nhằm ghi sổ.
Theo hóa đơn HD 0052975 ngày 30/12/2010, đội Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân đã nhập kho các loại vật liệu Để thực hiện quy trình kế toán, đội Công trình cần gửi cho phòng kế toán các chứng từ liên quan để kế toán thực hiện định khoản và ghi vào sổ kế toán.
Biểu 2.6: Giấy đề nghị thanh toán
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Nhà văn hóa quận Hà Đông, ngày 30 tháng 12 năm 2010
Kính gửi :CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ
TƯ AN BÌNH ÔNG TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN CÔNG TY
Lê Văn Nam, thuộc Đội công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông của Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình, đề nghị thanh toán số tiền 130.004.700 đồng.
Số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu, không trăm lẻ bốn nghìn, bảy trăm đồng
TT Nội dung Đvt Số lượng Đơn giá (đồng)
Cộng số tiền thanh toán 146.543.25
Lý do thanh toán: Mua nhập kho phục vụ thi công gia công và lắp 02 giá tổ hợp ống áp lực – Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRƯỞNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hóa đơn HD 0052975 được thể hiện trên Fast như sau:
Hóa đơn mua hàng hóa (dịch vụ)
Mã đơn vị: TVXDBĐ Công ty TMXNK VTTB AB Số chứng từ 250
Mã khách: KD00128 CTCP XD và TM Anh Quân Ngày ht
30/12/2010 Địa chỉ: : MST Ngày lập ctừ
Ng giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ
Số hđ Số seri HD0052975 Ngày hđ 30/12/2010
Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán
Tk nợ Tên tài khoản Mã vv Tiền VNĐ Diễn giải
Nguyên liệu chính của CT
Nguyên liệu chính của CT
Nguyên liệu chính của CT
Nguyên liệu chính của CT
HĐ GTGT 05 Tk thuế 13311 Tiền thuế 6.978.250
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phương hướng hoàn thiện tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
tư thiết bị An Bình
3.1.1 Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu
* Về công tác quản lý NVL
Công ty xây dựng một đội ngũ thu mua vật tư linh hoạt, có kiến thức sâu về giá cả thị trường và chất lượng sản phẩm Chúng tôi thường xuyên ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp uy tín, đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời và đầy đủ, đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Công ty chủ yếu sử dụng sắt thép, que hàn, đá mài, oxy và sơn làm nguyên vật liệu Trong những năm gần đây, giá vật liệu xây dựng biến động mạnh, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà thầu và doanh nghiệp trong lĩnh vực lắp máy và xây dựng Để đảm bảo cung ứng kịp thời và chất lượng nguyên vật liệu, Công ty đã thiết lập mối quan hệ tin cậy với các nhà cung cấp Hiện tại, Công ty có hệ thống đối tác truyền thống uy tín, cung cấp nguyên vật liệu đúng yêu cầu, đồng thời cũng chú trọng đến các nhà cung cấp nhỏ lẻ khác.
Công ty chủ động cho các tổ đội công trình tự mua sắm nguyên vật liệu (NVL) theo nhu cầu trong dự toán, đảm bảo cung cấp kịp thời và tiết kiệm chi phí Việc lưu kho và quản lý NVL giúp giảm hao hụt, mất mát, đảm bảo tiến độ và chất lượng thi công Đối với NVL do chủ đầu tư cung cấp, công ty tổ chức lưu kho tạm thời hoặc chuyển đến công trình cần thiết Vật liệu thừa sau khi kiểm nghiệm đạt chất lượng sẽ được điều chuyển sang công trình khác, tránh lãng phí Cuối cùng, công ty thu hồi 560.498 kg thép với giá trị 187.482.650 đồng, đạt phẩm chất 91,8%, quyết định chuyển số thép này phục vụ cho công trình khác.
Công ty đã xác định lượng nguyên vật liệu (NVL) cần thiết cho từng công trình dựa trên bảng dự toán kinh phí, đảm bảo việc sử dụng NVL có chứng từ hợp lệ và không vượt quá số lượng dự toán Quá trình quản lý NVL tại doanh nghiệp được thực hiện chặt chẽ, hạn chế tình trạng lãng phí và đảm bảo vật liệu được cung cấp đúng thời điểm, không ảnh hưởng đến tiến độ thi công và chất lượng công trình Ngoài ra, phế liệu thu hồi từ các công trình được tổ chức bán lại, tạo thêm nguồn thu nhập cho công ty và góp phần giảm chi phí sản phẩm.
Công ty tổ chức hệ thống kho bãi khoa học và hiệu quả, với các kho lưu trữ đặt tại các công trình thay vì trụ sở chính Vật liệu được bảo quản theo từng tính chất và công dụng, trong không gian rộng rãi và thông thoáng, thuận tiện cho các nghiệp vụ nhập, xuất và kiểm kê Đội ngũ thủ kho có trình độ, trung thực và giàu kinh nghiệm, đảm bảo việc quản lý và bảo quản vật tư được thực hiện chính xác và theo đúng quy định.
Công ty xây dựng cần xác định một hạn mức dự trữ tối thiểu và tối đa hợp lý để đảm bảo thi công đúng tiến độ ngay cả khi nguyên vật liệu trên thị trường khan hiếm Việc này không chỉ giúp duy trì tiến độ công trình mà còn hạn chế lãng phí vốn và giảm chi phí lưu trữ, bảo quản.
Mặc dù Công ty có quản lý chặt chẽ, nhưng vẫn xảy ra tình trạng lãng phí và hao hụt vật tư trong quá trình thi công Một số kho bảo quản không tốt dẫn đến nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng, như kho Thái năm 2006, nơi nhiều đồng hồ đo áp lực bị hỏng do bảo quản kém, buộc Công ty phải chi thêm để mua sắm lại Việc cung ứng vật tư đôi khi chậm trễ và khâu thu mua thực hiện không hiệu quả, làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công Mặc dù Công ty đã cố gắng đẩy nhanh tiến độ ở những giai đoạn sau, nhưng cần phải ngăn chặn tình trạng này tái diễn.
Công ty phân loại nguyên vật liệu (NVL) dựa trên công dụng của chúng, điều này phù hợp với đặc điểm hoạt động xây dựng, nơi mà NVL rất đa dạng Việc phân loại này không chỉ giúp xác định vai trò của từng NVL trong các công trình mà còn tạo thuận lợi trong quản lý và hạch toán Bên cạnh đó, NVL được quản lý theo từng kho và danh mục vật tư, với mã hóa rõ ràng và dễ hiểu, giúp tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý.
Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong tính giá xuất nguyên vật liệu (NVL), phù hợp với tình hình có số lượng NVL lớn và các nghiệp vụ nhập, xuất kho diễn ra liên tục NVL được quản lý theo từng lô riêng, có thể được dự trữ ngắn ngày hoặc sử dụng ngay sau khi mua Phương pháp này thích hợp trong bối cảnh thị trường giá cả biến động, giúp kế toán theo dõi sự biến động của NVL một cách liên tục và hiệu quả, tránh dồn công việc vào cuối kỳ Việc áp dụng phần mềm kế toán máy cũng nâng cao tính hiệu quả của phương pháp này.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức với sự phân công và phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với năng lực của từng nhân viên Hình thức tổ chức kế toán nửa phân tán cho phép một bộ phận làm việc tại phòng kế toán tổng hợp số liệu từ các công trình, trong khi bộ phận khác thu thập dữ liệu tại các công trình trọng điểm Cách tổ chức này không chỉ nâng cao tính chủ động trong công việc mà còn đảm bảo thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ kế toán, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho Ban giám đốc để đưa ra quyết định đúng đắn.
Công ty kế toán áp dụng hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, đồng thời điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý Đặc biệt, công ty đã sáng tạo trong việc tổ chức chi tiết các tài khoản thành cấp 3, 4 theo từng công trình, giúp việc theo dõi trở nên thuận tiện hơn Sự linh hoạt này thể hiện sự nhạy bén trong công tác kế toán của công ty.
Công ty tổ chức luân chuyển và lưu trữ chứng từ, sổ sách đúng theo quy định và chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm ngành xây dựng cơ bản Ngoài việc lưu giữ chứng từ và sổ sách trên máy tính, công ty còn thực hiện in sao lưu hàng tháng để bảo quản và lưu trữ hiệu quả.
Để nâng cao tính hiệu quả và chuyên nghiệp trong hoạt động kế toán, Công ty đã triển khai phần mềm kế toán Fast Accounting Phần mềm này giúp giảm bớt khối lượng công việc so với phương pháp kế toán thủ công, khi kế toán chỉ cần thu thập chứng từ gốc và nhập vào máy tính Các công việc như nhập số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái và lập báo cáo tài chính được tự động xử lý bởi phần mềm Hệ thống kế toán máy không chỉ cho phép lưu trữ và truy cập số liệu nhanh chóng, chính xác mà còn giúp tiết kiệm chi phí Công ty luôn cập nhật các quy định mới nhất vào phần mềm để đảm bảo hạch toán theo chế độ hiện hành.
Phòng kế toán tài chính thường xuyên theo dõi và cập nhật các điều chỉnh trong chế độ kế toán, đồng thời nhanh chóng tiếp thu và áp dụng các hướng dẫn hạch toán cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng.
Thứ nhất: Về lập và luân chuyển chứng từ
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
3.2.1.Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá
Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình áp dụng hệ thống tài khoản kế toán nguyên, vật liệu theo đúng quy định hiện hành, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Bộ Tài chính yêu cầu Công ty theo dõi nguyên vật liệu (NVL) trên tài khoản 152, tuy nhiên, tài khoản này chỉ được chia thành 3 tiểu khoản mà chưa phân tích rõ công dụng của từng NVL Hơn nữa, Công ty không theo dõi chi phí máy thi công trên tài khoản 623 mà lại hạch toán vào tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung, dẫn đến việc chi phí sản xuất chung bị phình to, điều này là không hợp lý.
Khi xuất kho nguyên vật liệu (NVL) cho công trình mà không sử dụng hết, các công ty thường không nhập lại kho mà chuyển cho các công trình khác đang thi công Tuy nhiên, chi phí NVL này vẫn được hạch toán vào chi phí NVL trong kỳ cho công trình, dẫn đến việc tính giá thành cho công trình không chính xác.
3.2.2.Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL, mang lại sự đơn giản trong ghi chép và đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán Phương pháp này thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy, cung cấp số liệu chính xác và tạo sự kết hợp nhịp nhàng giữa phòng kế toán và thủ kho Hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với quy định hiện hành và đặc điểm kinh doanh của Công ty, dễ dàng cho việc đối chiếu, kiểm tra và lưu trữ.
Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty tuân thủ đầy đủ quy định của Bộ Tài chính, với các chứng từ liên quan đến nguyên, vật liệu được lập và luân chuyển hợp lý Các chứng từ đảm bảo yếu tố pháp lý như chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ và nội dung kinh tế rõ ràng Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ được kiểm tra cẩn thận, và quy trình luân chuyển được thiết kế phù hợp để cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý nguyên, vật liệu Sau khi sử dụng, các chứng từ kế toán được lưu trữ và bảo quản cẩn thận để phục vụ cho công tác đối chiếu và kiểm tra sau này.
Hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu của Công ty đã được áp dụng hiệu quả và tuân thủ quy định, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Việc sử dụng khối lượng lớn vật tư dẫn đến tình trạng vật tư thừa không được sử dụng hết Một số vật tư thừa được nhập lại kho, trong khi một số khác được tiếp tục sử dụng vào tháng sau Tuy nhiên, Công ty không lập Phiếu báo vật tư thừa cuối kỳ cho các vật tư này, điều này không chỉ gây khó khăn trong việc quản lý nguyên vật liệu cho kỳ sau mà còn dễ dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu do thiếu sự kiểm soát chặt chẽ.
Công ty gặp khó khăn trong việc luân chuyển chứng từ nguyên, vật liệu do có quá nhiều loại và số lượng nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, dẫn đến việc không đảm bảo thời gian cho việc ghi sổ kế toán.
Hình thức tổ chức kế toán của Công ty là tập trung nửa phân tán, yêu cầu các chứng từ từ các công trình phải được tập hợp về phòng Kế toán Do đặc thù ngành xây dựng, các đơn vị trực thuộc thường ở xa và các công trình phân bố rải rác, dẫn đến quá trình tập hợp chứng từ diễn ra không đồng đều Kết quả là, nhiều chứng từ không được chuyển về kịp thời, và việc ghi sổ Nhật ký chung không phản ánh đúng tính chất "Ghi sổ hàng ngày" Điều này ảnh hưởng đến việc tập hợp chi phí tính giá thành và kê khai thuế, gây tác động tiêu cực đến lợi nhuận của Công ty.
Phương pháp thẻ song song hiện nay dẫn đến việc ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho Mặc dù công ty đã áp dụng kế toán máy để giảm bớt sự phức tạp trong việc ghi chép, hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nguyên vật liệu ít, tình hình nhập xuất kho không nhiều và không thường xuyên, cùng với trình độ kế toán viên chưa cao.
Vì thế việc sử dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp với tình hình hiện nay của Công ty.
Quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất giữa thủ kho và kế toán công trình, cũng như kế toán tại văn phòng, thiếu phiếu giao nhận, dẫn đến việc kiểm soát chứng từ không chi tiết và đầy đủ Cuối tháng, kế toán phải kiểm tra và đối chiếu các chứng từ với thẻ kho do thủ kho gửi, gây khó khăn trong hạch toán và gia tăng khối lượng công việc.
3.2.3.Về sổ kế toán chi tiết
Công ty sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi sổ sách, cho phép in ấn khi cần thiết Tuy nhiên, việc áp dụng hình thức sổ rời có thể dẫn đến nguy cơ mất
Tại Công ty, kế toán chi tiết được tổ chức chặt chẽ, đáp ứng phần nào yêu cầu của kế toán và quản lý Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong kế toán chi tiết NVL cần được khắc phục để tránh ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý và công tác kế toán.
Công ty đang theo dõi nguyên vật liệu (NVL) thông qua danh mục vật tư trong phần mềm kế toán, nhưng chưa thiết lập Sổ danh điểm vật tư Mã vật tư thường do kế toán tự quy định, và khi có loại vật tư mới, kế toán phải phân loại và gán mã cho loại đó Việc này trở nên khó khăn khi chủng loại vật tư ngày càng phong phú, dẫn đến nhầm lẫn và tốn thời gian, vì kế toán không thể nhớ hết các mã, gây cản trở cho công tác quản lý và hạch toán.
Phương pháp thẻ song song gây ra tình trạng ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho Mặc dù Công ty đã áp dụng kế toán máy để giảm bớt phức tạp trong ghi chép, hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nguyên vật liệu ít và hoạt động nhập xuất không thường xuyên Do đó, việc sử dụng phương pháp thẻ song song hiện nay không còn phù hợp với tình hình của Công ty.