Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán, đề tài “Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán, đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thép Hòa Phát”.

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán, đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thép Hòa Phát”. Viện: Kế toán-Kiểm toán Đại học: Kinh tế Quốc dân.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT 3 1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT 3

1.1.1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại Công ty 3

1.1.2 Phân loại và mã hóa nguyên vật liệu tại Công ty 6

1.2 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT 9

1.2.1 Quá trình thu mua nguyên vật liệu tại Công ty 9

1.2.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu tại Công ty 12

1.2.3 Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Nhà máy Phôi thép và Nhà máy Cán thép 14

1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT 22

2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT 22

2.1.1 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu 22

2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 22

2.1.1.2 Thủ tục xuất nguyên vật liệu 38

2.1.2 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu 46

2.2 KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV THÉP HÒA PHÁT 64

2.2.1 Tài khoản sử dụng 64

2.2.2 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp 65

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT 75

3.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN 75

3.1.1 Ưu điểm 76

3.1.2 Nhược điểm 79

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 81

3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT 82

KẾT LUẬN 84

TK

: Trưởng bộ phận kho vận: Tài khoản

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

WTO : Tổ chức thương mại thế giới (World Trade Organization)

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Quá trình thu mua nguyên vật liệu 9

Sơ đồ 1.2 Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Nhà máy Phôi 14

Sơ đồ 1.3 Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Nhà máy Cán 15

Sơ đồ 2.1 Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho 38

Sơ đồ 2.2 Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho 41

Sơ đồ 2.3 Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 46

Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ 73

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Trích dẫn danh điểm vật tư tại Công ty TNHH Một Thành Viên

Thép Hòa Phát 8

Bảng 1.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu 13

Biểu số 2.1 Hợp đồng nguyên tắc mua Phôi CT5 27

Biểu số 2.2 Hóa đơn GTGT số 0000121 30

Biểu số 2.3 Lệnh nhập hàng (Phôi thép CT5) 31

Biểu số 2.4 Biên bản kiểm nghiệm của hóa đơn 0000121 32

Biểu số 2.5 Phiếu nhập mua số 017/12C11 33

Biểu số 2.6 Hóa đơn GTGT số 0002452 35

Biểu số 2.7 Lệnh nhập hàng (Van an toàn) 36

Biểu số 2.8 Phiếu nhập kho số 026/12C3 37

Biểu số 2.9 Màn hình tính giá vốn hàng xuất 40

Biểu số 2.10 Giấy đề nghị xuất vật tư Phôi thép 42

Biểu số 2.11 Phiếu xuất kho số 078/12C11 43

Biểu số 2.12 Giấy đề nghị xuất vật tư làm máy uốn thép 44

Biểu số 2.13 Phiếu xuất kho số 098/12C3 45

Biểu số 2.14 Thẻ kho phôi thép 5SP*120*120*6m 48

Biểu số 2.15 Thẻ kho Van an toàn RV-06T-3-30 50

Biểu số 2.16 Màn hình nhập dữ liệu phiếu nhập kho 51

Biểu số 2.17 Màn hình nhập dữ liệu phiếu xuất kho 52

Biểu số 2.18 Màn hình xem và in Sổ sách, Báo cáo của Công ty 53

Biểu số 2.19 Sổ chi tiết phôi 5SP/120*120*6000mm 54

Biểu số 2.20 Sổ chi tiết phôi thép 56

Biểu số 2.21 Sổ chi tiết vật tư van an toàn RV-06T-3-30 58

Biểu số 2.22 Sổ chi tiết thanh toán với người bán_Ngọc Quyền 59

Biểu số 2.23 Sổ chi tiết thanh toán với người bán_An Huy 60

Biểu số 2.24 Bảng tổng hợp N-X-T kho K1C11 61

Biểu số 2.25 Bảng tổng hợp N-X-T nguyên vật liệu (TK 152) 63

Biểu số 2.26 Chứng từ ghi sổ 67

Biểu số 2.27 Chứng từ phiếu xuất 68

Biểu số 2.28 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 69

Biểu số 2.29 Sổ cái Tài khoản 152 70

Biểu số 2.30 Sổ cái Tài khoản 331 72

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập ngày càng sâu rộng vàonền kinh tế thế giới Sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới(WTO) vào năm 2007 thì sự tác động của nền kinh tế thế giới tới nền kinh tếViệt Nam ngày càng mạnh mẽ hơn Thực tế đã cho thấy một xu thế kháchquan đang diễn ra, xu thế ấy mang tính chất toàn cầu khiến cho mọi quốc gia,mọi tập đoàn và mọi công ty đều phải tính đến chiến lược kinh doanh củamình Đó chính là xu thế “Quốc tế hóa nền kinh tế thế giới” - Một xu thế đemlại sức mạnh về tài chính; giúp các doanh nghiệp tận dụng được ưu thế củakhoa học công nghệ nhằm làm giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chấtlượng sản phẩm… nhưng cũng gắn liền với nó là sự cạnh tranh ngày càng gaygắt cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào guồng máy đó

Việt Nam cũng đang không ngừng đổi mới để hòa nhập với nền kinh tếthế giới, có rất nhiều doanh nghiệp đã ra đời và không ngừng lớn mạnh.Nhưng để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt, cácdoanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố đầu vào sao cho hợp lý, phải quantâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra đến khi thuhồi vốn về, đảm bảo thu nhập của đơn vị, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế vàongân sách Nhà nước, cải thiện đời sống cho cán bộ, công nhân viên và thựchiện tái sản xuất mở rộng Các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện các bướcthật cẩn thận và nhanh chóng sao cho kết quả đầu ra là cao nhất với giá cả vàchất lượng sản phẩm có sức hút đối với người tiêu dùng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, một trong ba yếu tố cơbản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường, liên tụcchính là nguyên vật liệu Vì vậy, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phảihạch toán và quản lý đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả bayếu tố của công tác hạch toán là: chính xác, kịp thời và toàn diện

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả là một yếu tố vô

cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể đứng vững và chiến thắng trong sựcạnh tranh khốc liệt của cơ chế thị trường Mặt khác, chỉ cần một sự biếnđộng nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có thể ảnh hưởng lớn tới giá thànhsản phẩm Việc hạch toán đầy đủ, toàn diện và chính xác nguyên vật liệu cótác dụng quan trọng trong việc kiểm soát vật tư, tránh thất thoái lãng phínhằm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Sau một thời gian thực tập tại Phòng kế toán của Công ty TNHH Mộtthành viên Thép Hòa Phát, em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu tại Công tygiữ một vai trò quan trọng Do đó, trên cơ sở phương pháp luận đã học và qua

thời gian tìm hiểu thực tế, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán

nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thép Hòa Phát”.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát

Qua 3 tháng thực tập, em đã luôn cố gắng tìm hiểu và vận dụng nhữngkiến thức đã được học tại trường để nghiên cứu và so sánh với thực trạng kếtoán tại Công ty Đồng thời, em cũng nhận được sự hướng dẫn tận tình củaThS Đoàn Thị Trúc Quỳnh và các anh chị cán bộ, nhân viên Phòng kế toán

để hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian vàkiến thức nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rấtmong nhận được những ý kiến nhận xét từ các thầy cô và bạn đọc để đề tàicủa mình hoàn thiện hơn nữa, làm tiền đề vận dụng vào thực tiễn kế toán tạichính Công ty và các doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động sản xuất kinhdoanh cùng ngành nghề với Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát

Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT

1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT

1.1.1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại Công ty

Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát là một trong nhữngCông ty thành viên của Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát với 100% vốnđiều lệ từ Công ty mẹ Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinhdoanh thép xây dựng Sản phẩm thép của Hòa Phát có nhiều chủng loại khácnhau, đáp ứng được nhu cầu đa dạng của thị trường Thép Hòa Phát chủ yếu

là các loại thép cốt bê tông cán nóng, bao gồm: thép cuộn đường kính 6mm,

8mm, 10mm, cuộn D8mm gai và thép thanh vằn đường kính từ D10mm tớiD55mm Điểm nổi bật nhất về sản phẩm của Công ty là thép xây dựng D41-D55mm, kích thước lớn nhất hiện chưa có nhà sản xuất nào tại Việt Namcung cấp

Để sản xuất thép xây dựng, Công ty tiến hành sản xuất theo hệ thốngdây chuyền công nghệ khép kín từ khâu tuyển chọn, thu mua thép phế liệu tớiquá trình luyện gang, sản xuất phôi, luyện thép và cuối cùng là chế biến thànhphẩm Quy trình sản xuất khép kín giúp Hòa Phát có thể chủ động từ 60% đến70% nguồn phôi thép đầu vào cho quá trình cán thép Đó chính là chu trìnhvận hành đồng thời của hai nhà máy: Nhà máy Phôi thép và Nhà máy Cánthép Do vậy, giá thành sản phẩm của Hòa Phát có tính cạnh tranh cao hơnnhiều so với nhiều đơn vị khác cùng ngành

Để tiến hành sản xuất phôi thép, Nhà máy Phôi cần rất nhiều loạinguyên vật liệu Các loại nguyên vật liệu này được thu mua từ rất nhiềunguồn khác nhau

Tại Nhà máy Phôi thép, đầu tiên ta có thể kể tới thép phế liệu - vật

liệu chính trong quá trình luyện phôi thép Thép phế chủ yếu được Công ty

nhập khẩu từ Trung Quốc, Nga và Nhật Bản Giá nhập khẩu trung bìnhkhoảng 317$/tấn chưa bao gồm thuế nhập khẩu và chưa có các chi phí liênquan như: Cân hàng, làm hàng, hạ vỏ, vận chuyển Chủng loại phế thép nhậpkhẩu rất đa dạng Đó là các chi tiết máy bằng thép hỏng, các rẻo vụn, đầu thừatrong quá trình gia công cơ khí, rèn đập Thép phế liệu thường được chiathành hai loại là thép vụn cacbon và thép vụn hợp kim

 Thép vụn các bon (các rẻo vụn từ thép cacbon) được dùng để nấuthép cacbon và thép hợp kim Thép vụn nên chọn dạng cục, dạng tấm kíchthước nhỏ hơn kích thước lò, không nên chọn dạng ống bịt kín, thép vụn rỉnhiều, dính dầu mỡ, axit, kiềm…

 Thép vụn hợp kim (các rẻo vụn từ thép hợp kim) được tận dụng đểnấu các mác thép hợp kim Thép vụn hợp kim được phân loại theo nhómnguyên tố hợp kim phù hợp với thành phần thép cần nấu, với các rẻo vụn théphợp kim chứa nguyên tố dễ bị oxy hóa chỉ nên dùng khi nấu không có giaiđoạn oxy hóa

Ngoài ra, quá trình sản xuất còn cần rất nhiều loại nguyên vật liệu khác

Các loại vật liệu phụ để sản xuất phôi thép là các chất phụ gia như: chất tạo

xỉ, chất tăng cacbon, vôi luyện kim Ngoài ra, trong quá trình sản xuất phôithép còn cần các hóa chất khác như Oxy hay vật liệu chịu lửa

Vật tư, phụ tùng thay thế: bao gồm rất nhiều loại khác nhau Đây là

loại vật tư có số lượng lớn nhất, chủng loại đa dạng nhất trong toàn bộ nguyênvật liệu của nhà máy Một số vật tư phụ tùng thay thế có thể kể đến là bu-lông, lò xo, bàn trượt kiểu thủy lực, túi vải lọc tĩnh điện, van an toàn Trong

đó, van an toàn là một thiết bị thủy lực dùng để điều chỉnh áp suất trong ốngdẫn hoặc bồn chứa khí hoặc chất lỏng Van an toàn thuộc nhóm thiết bị điềuchỉnh áp suất đầu vào Nhiệm vụ chính của van an toàn là bảo vệ mạch thủylực khỏi sự tăng áp vượt giá trị định mức (giá trị định mức được cài đặt sẵn).Trong quá trình làm việc, van an toàn luôn ở trạng thái đóng Khi áp suất đầu

vào của van vượt giá trị định mức, van an toàn mở ra cho phép một phần chấtlỏng chảy qua van về thùng chứa Van an toàn vận hành theo định lý Becnuli.

Tại Nhà máy Cán thép, nguyên vật liệu chính để sản xuất ra thép

thành phẩm chính là phôi thép - thành phẩm từ Nhà máy Phôi thép chuyển

sang hoặc được Công ty tiến hành thu mua từ bên ngoài Nhà cung cấp phôithép của Công ty là Công ty TNHH Ngọc Quyền Phôi thép được sản xuất tạiCông ty hay nhập ngoài vào Công ty đều là phôi vuông có kích thước từ120mm x 120mm đến 150mm x 150mm, có chiều dài tiêu chuẩn là 6m và12m

Nhiên liệu sử dụng để sản xuất gồm có: Dầu DO, FO, than… Dầu DO

là một loại nhiên liệu lỏng, là một sản phẩm tinh chế từ dầu mỏ có thành phầnchưng cất nằm giữa dầu hỏa (kesosene) và dầu bôi trơn (lubricating oil).Chúng thường có nhiệt độ bốc hơi từ 175 đến 370 độ C

- Dầu FO nhẹ có độ sôi 2000 - 3000 độ C,

- Dầu FO nặng có độ sôi lớn hơn 3200 độ C

Độ nhớt của dầu FO rất cao và thay đổi trong phạm vi rộng từ 250 7.000 đơn vị Red-Wood chuẩn Trong khi đó độ nhớt của dầu DO chỉ là 40 -

-70 đơn vị Dầu FO có thể đem chưng cất trong chân không để cho dầu bôitrơn, sáp hay nhựa đường và dầu DO tùy theo loại dầu thô ban đầu

Vật tư, phụ tùng thay thế: thiết bị cơ ru lô, vòng bi cán thô, vòng bi

cán tinh, trục cán, bánh cán và rất nhiều các vật tư, phụ tùng thay thế khác

Ngoài ra, để phục vụ cho quá trình hoạt động, Công ty còn phải muavăn phòng phẩm từ bên ngoài bao gồm các loại như: bút, giấy, mực in, dậpghim và nhiều loại khác

Tất cả những điều đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về chủng loạicủa nguyên vật liệu tại Công ty

Mặt khác, Hòa Phát là một trong những doanh nghiệp đứng đầu về sảnxuất thép xây dựng, sản lượng tiêu thụ mỗi năm lên tới khoảng 500.000 tấnđến 700.000 tấn, chiếm hơn 15% thị phần thép tại thị trường Việt Nam Do

đó, việc sản xuất của Công ty diễn ra đều đặn và liên tục, lưu lượng nhập,xuất nguyên vật liệu rất lớn.

Khi phân tích giá thành sản phẩm thép xây dựng, chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp chiếm tới 70% trong toàn bộ chi phí sản xuất và tổng giá thànhsản phẩm Điều đó cho thấy nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào vô cùng quantrọng của quá trình sản xuất

Từ những phân tích trên đây, có thể rút ra những đặc điểm cơ bản nhất

về nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát, đó là:chủng loại đa dạng, số lượng lớn và nguyên vật liệu là một yếu tố đặc biệtquan trọng cấu thành nên thực thể của sản phẩm Thực tế đó đã đặt ra yêu cầuphải tăng cường công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, giúp cho quátrình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đảm bảo được tiến độ sản xuất và cung cấpsản phẩm đúng hợp đồng, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

1.1.2 Phân loại và mã hóa nguyên vật liệu tại Công ty

 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty

Hiện nay, Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát đang điềuhành hai nhà máy: Nhà máy Phôi thép và Nhà Máy Cán thép tại Hưng Yên.Nhà máy Phôi thép có chức năng sản xuất ra phôi thành phẩm với công nghệhiện đại, quy trình khép kín Thành phẩm phôi thép được sản xuất ra từ Nhàmáy Phôi sẽ trở thành vật liệu chính của Nhà máy Cán để thực hiện quá trìnhsản xuất tiếp theo cho ra thép thành phẩm Do nguyên vật liệu tại Nhà máyPhôi thép và Nhà máy Cán thép vô cùng đa dạng và có số lượng lớn nên trongcông tác quản lý vật liệu, nhà quản trị đã phân loại nguyên vật liệu theo nộidung kinh tế và được chia thành các loại như sau:

Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu khi tham gia vào

quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm

Nguyên vật liệu chính để phục vụ công tác sản xuất của Nhà máy Phôi là thép phế liệu Thành phẩm phôi thép từ Nhà máy Phôi lại trở thành nguyên liệu chính của Nhà máy Cán

Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất,

được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng caotính năng, chất lượng của sản phẩm…

Nhiên liệu là những chất để tạo ra nhiệt năng, phục vụ cho quá trình

sản xuất Nhà máy Phôi thép và nhà máy cán Thép sử dụng những nhiên liệuchủ yếu là: dầu DO, dầu FO, than

Văn phòng phẩm là các loại vật liệu trang bị cho công tác quản lý,

hành chính ở các phòng ban khác nhau trong Công ty Văn phòng phẩm tạiCông ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát bao gồm: bút bi, bút chì, hồdán, mực, ghim, kẹp giấy, giấy các loại…

Để cho quá trình sản xuất kinh doanh hoạt động được thì cũng phải cần

các loại vật tư, phụ tùng thay thế để lắp ráp, sửa chữa các máy móc thiết bị,

phương tiện vận tải và các công cụ, dụng cụ sản xuất…

Cách phân loại như trên vừa đảm bảo được yêu cầu phản ánh tổng quát

về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, vừa thuận tiện, tránh nhầm lẫncho công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị nguyên vật liệu

 Mã hóa nguyên vật liệu tại Công ty

Tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát, mỗi danh điểmnguyên vật liệu đều được gắn một mã riêng để thuận tiện cho công tác quản lý

Có nhiều quy luật để mã hóa vật tư do chủng loại vật tư rất đa dạng Chẳng hạn,

ở kho vật tư Nhà máy Cán, các loại vật tư sẽ được phân thành các nhóm như:nhóm điện, cơ, nước, dạng ống, dạng vòng… Sau đó 2 ký tự đầu sẽ được mã hóacho nhóm, 2 ký tự sau là tên viết tắt của vật tư, 3 ký tự cuối là mã số để xác nhậnnhững vật tư cùng nhóm và ký tự cuối cùng là chữ C thể hiện đó là vật tư củaNhà máy Cán

015: là mã số riêng có của mỗi vật tư để phân biệt với các con lăn khácthuộc nhóm nước.

C: Biểu thị đây là vật tư của Nhà máy Cán

Ngoài ra, có những nguyên vật liệu chủng loại ít thì người ta dùng luôn từ viếttắt để biểu thị cho nguyên vật liệu đó, ví dụ như:

TH4B: Than cục 4B (TH: là viết tắt của than, 4B: chất lượng than)

THC: Than cám (TH: là viết tắt của than, C: là chữ viết tắt của cám)

PHEK: Phế khác (PHE: là viết tắt của phế, K: là viết tắt của khác)

Sau đây là bảng trích dẫn danh điểm vật tư tại Công ty

Bảng 1.1 Trích dẫn danh điểm vật tư tại Công ty TNHH

M t Th nh Viên Thép Hòa Phátột Thành Viên Thép Hòa Phát ành Viên Thép Hòa Phát

Tại Nhà máy Phôi

1.2 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT

1.2.1 Quá trình thu mua nguyên vật liệu tại Công ty

Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát chủyếu được mua từ bên ngoài Hệ thống nhà cung cấp của Công ty là rất lớn vìchủng loại vật tư rất phong phú và đa dạng Công tác thu mua được tiến hành với

cả các đối tác trong nước và các đối tác nước ngoài Quá trình thu mua có sựphối hợp của nhiều phòng ban, bộ phận như: Phòng vật tư, Phòng kế toán,Phòng kỹ thuật công nghệ, Phòng sản xuất bộ phận kho vận nhà máy, bộ phậnbảo vệ Sau đây là sơ đồ khái quát diễn giải quá trình thu mua nguyên vật liệu tạiCông ty

Sơ đồ 1.1 Quá trình thu mua nguyên vật liệu

(Nguồn: Bộ phận kho vận nhà máy)

Nhận hàng Phù hợp

Phản hồi

Không phù hợp

Yêu cầu nhập kho

Kiểm nhận Vận chuyển

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của bộ phận sản xuất và địnhmức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm của Phòng kỹ thuật và các báocáo tồn kho của Phòng kế toán, Trưởng phòng vật tư sẽ tiến hành lập kếhoạch về nguyên vật liệu cho năm kế hoạch bao gồm: số lượng và yêu cầu vềchất lượng, thời hạn cần có, hãng sản xuất và phương pháp đánh giá chấtlượng và số lượng nguyên vật liệu Kế hoạch mua hàng năm được trình lênGiám đốc Công ty phê duyệt

Căn cứ vào kế hoạch mua hàng năm, căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực

tế tại các Nhà máy, Phòng vật tư lập kế hoạch mua theo quý, tháng trình Giámđốc Công ty phê duyệt trước 7 ngày của quý, tháng kế hoạch

Sau khi kế hoạch được Giám đốc Công ty phê duyệt, Phòng vật tư sẽgửi yêu cầu tới các nhà cung cấp thân quen của mình để khảo sát giá và lượngcủa nguyên vật liệu cần mua, yêu cầu được gửi tới ít nhất ba nhà cung cấp.Sau đó, Trưởng phòng vật tư hoặc Giám đốc Công ty sẽ đưa ra quyết định lựachọn nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng chính thức Nhà cung cấp sẽ gửi xácnhận đặt hàng tới Phòng vật tư Sau đó hai bên tiến hành ký hợp đồng kinh tế

về việc mua, bán nguyên vật liệu theo yêu cầu

Trong quá trình từ khi ký hợp đồng tới lúc nhận hàng, cán bộ thu mua

(Nguồn: Phòng vật tư)

theo dõi thường xuyên tiến độ cung cấp của nhà cung cấp để xem xét đơnhàng có được tiến hành đúng tiến độ hay không Đồng thời, có những biệnpháp khắc phục kịp thời nếu như nhà cung cấp gặp vấn đề trong việc cung cấpnguyên vật liệu, giảm thiểu rủi ro cho quá trình cung ứng.

Quá trình thu mua nguyên vật liệu trong nước diễn ra nhanh gọn hơn sovới quá trình nhập khẩu nguyên vật liệu do công tác làm thủ tục nhanh chónghơn và khoảng cách địa lý không đáng kể Thông thường, nguyên vật liệu cầnmua sẽ về trong hai hoặc ba ngày để đảm bảo tiến độ của quá trình sản xuất

Với nguyên vật liệu nhập khẩu, khi nguyên vật liệu cập cảng Việt Nam,Công ty có thể phải thuê các Công ty vận tải như: Công ty vận tải Hatexim hayCông ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Ngọc Hà vận chuyển nguyên vật liệu

từ cảng về nhập kho tại Nhà máy

Khi hàng về tới kho, người giao hàng hoặc cán bộ thu mua sẽ đề nghịnhập kho Lúc này, ban kiểm nhận hàng được thiết lập và tiến hành kiểm trahàng hóa đối với những nguyên vật cần kiểm tra chất lượng, những nguyênvật liệu này là những loại vật liệu có số lượng và giá trị lớn Nếu như nguyênvật liệu không đảm bảo đúng yêu cầu thì sẽ được phản hồi lại với Phòng vật

tư để liên hệ kịp thời với nhà cung cấp Từ đó, hai bên căn cứ vào hợp đồng

để đưa ra biện pháp xử lý thích đáng nhẳm đảm bảo lợi ích hợp pháp của cácbên tham gia hợp đồng Nếu nguyên vật liệu đạt các tiêu chuẩn đề ra, Bộ phậnkho vận và thủ kho sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Do chủng loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất lớn nên Công tyTNHH Một thành viên thép Hòa Phát có một số lượng đông đảo nhà cungcấp Có thể kể tới một số nhà cung cấp phôi thép cho Công ty như: Công tyTNHH Ngọc Quyền, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Thép Đại Việt.Hay một loại vật tư khác là van an toàn RV – 06T-3-30 thường được Công tymua từ Công ty Cổ phần tự động hóa An Huy Công ty thường tiến hànhthanh toán tiền mua nguyên vật liệu sau hai hoặc ba ngày từ khi bên bán giaohàng Hình thức thanh toán chủ yếu bằng chuyển khoản, thanh toán bằng tiềnmặt rất ít Tiền mặt chỉ được dùng để thanh toán những khoản chi mua nhỏnhư mua văn phòng phẩm mà tổng giá thanh toán trên hóa đơn dưới 20 triệu

đồng Để phòng rủi ro với những hợp đồng có giá trị lớn, Công ty thường giữ lại10% tổng giá thanh toán của hợp đồng trong lần thanh toán đầu tiên Khi nguyênvật liệu chính thức được đưa vào sản xuất mà vẫn đảm bảo được tiêu chuẩn chấtlượng thì Công ty mới tiến hành thanh toán 10% còn lại cho người bán.

1.2.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu tại Công ty

Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng tốt cho quá trình sản xuất, khôngnhững cần phải thu mua các nguyên vật liệu đảm chất lượng mà còn cần có sựbảo quản hợp lý tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng Công ty TNHHMột thành viên Thép Hòa Phát đã đầu tư xây dựng hệ thống nhà kho với tổngdiện tích khoảng 2000 m2, cao ráo, thoáng mát, không cho phép nước tiếp xúctrực tiếp với nguyên vật liệu cùng hệ thống đầy đủ trang thiết bị đảm bảo phục

vụ bảo quản, lưu trữ Hệ thống điện, nước, hệ thống camera, hệ thống phòngchống cháy nổ luôn luôn được duy trì

Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượngsau đó được đưa vào nhập kho để quản lý Kho là điểm xuất phát và cũng làđiểm cuối cùng trong quá trình sản xuất Do đó, việc bảo quản nguyên vật liệucủa Công ty được tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung

Sau đây là bảng hệ thống kho chứa nguyên vật liệu chủ yếu tại Công ty

B ng 1.2 H th ng kho ch a nguyên v t li uảng 1.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu ệ thống kho chứa nguyên vật liệu ống kho chứa nguyên vật liệu ứa nguyên vật liệu ật liệu ệ thống kho chứa nguyên vật liệu

Tại Nhà máy Phôi

liệu của Nhà máy Phôi, phế liệu sau khi được vận chuyển từ cảng về được phân loại, chia bãi theo các chủng loại phế để tiện theo dõi và pha trộn phế liệu.

2 K2P20 Kho vật liệu phụ Vật liệu phụ bao gồm rất nhiều

loại: vôi luyện kim, bột sét trắng, trấu… nên kho vật liệu phụ có diện tích rất rộng, phân khu rõ ràng Vật liệu phụ khi nhập kho sẽ được phân đúng loại, sắp xếp theo sơ đồ lưu kho

tùng thay thế tư kim khí, phụ tùng thay thế củaBảo quản và lưu trữ các loại vật

nhà máy như: bulong, vòng bi, cáp điện, đồng hồ đo áp lực…Các vật tư trong kho được phân nhóm, phân loại rõ ràng, cụ thể, tránh nhầm lẫn…

Tại Nhà máy Cán

mua và từ nhà máy phôi chuyển sang Phôi được phân loại theo các mác phôi, xếp kiêu và lưu trữ theo

sơ đồ lưu kho

nhiên liệu của nhà máy: than, dầu… Với chức năng cất trữ các chất dễ cháy nên hệ thống phòng cháy chữa cháy của kho được trang bị đầy đủ cùng hệ thống báo động và đội bảo

vệ nghiêm ngặt.

tùng thay thế

Bảo quản và lưu trữ các loại vật

tư kim khí, phụ tùng thay thế của nhà máy như: bulong, vòng bi, cáp điện, đồng hồ đo áp lực, van an toàn…Các vật tư trong kho được phân nhóm, phân loại rõ ràng, cụ thể, tránh nhầm lẫn… Điều kiện tại kho là khô ráo, thoáng mát.

(Nguồn: Bộ phận kho vận nhà máy)

1.2.3 Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty

Trong quy trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty, sau khi cácnguyên vật liệu được kiểm nhận, hầu hết các vật liệu đều được lưu qua khosau đó mới được đưa tới các phân xưởng sản xuất khi các phân xưởng này cónhu cầu sử dụng Chỉ có số lượng ít nguyên vật liệu được đưa thẳng vào sửdụng, sản xuất mà không qua kho Sau đây là sơ đồ tóm tắt quá trình luânchuyển nguyên vật liệu tại hai nhà máy của Công ty

Sơ đồ 1.2 Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Nhà máy Phôi

Nguyên vật liệu bao gồm: phế thép, vôi luyện kim, chất phụ gia, than,

(Nguồn: Phòng vật tư)

Kho vật liệuphụ

Phânxưởng

thành phẩm

Bộ phận sản xuất

Phân xưởng Đúc

Kho vật tư, phụ tùng thay thế

Kho vật liệu chịu lửa

Kho VPP

dầu được luân chuyển từ nơi thu mua về hệ thống kho chứa của nhà máy

Hệ thống kho chứa của Nhà máy Phôi bao gồm sáu kho: Kho vật liệuchính, kho vật liệu phụ và phụ tùng thay thế Ngoài ra còn có kho văn phòngphẩm, kho oxy nhập mua, kho vật liệu chịu lửa

Sau đó, khi bộ phận sản xuất có nhu cầu vật tư sẽ yêu cầu xuất vật liệu.Nguyên vật liệu được chuyển sang hệ thống sản xuất, trải qua các quy trìnhcông nghệ đã được thiết kế sẵn và được thực hiện tại các phân xưởng mà chủyếu là ở hai phân xưởng, đó là: phân xưởng luyện và phân xưởng đúc

Từ đó, hình thành nên thành phẩm phôi thép Phôi thép được chuyển

vảo bảo quản, cất trữ tại kho phôi của Nhà máy Phôi thép

Sơ đồ 1.3 Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Nhà máy Cán

Cũng tương tự như Nhà máy Phôi thép, quy trình luân chuyển nguyên

Kho thép thành phẩm

Phân xưởng tôi

……

…

Phân xưởng cán

Phân xưởng nung

Bộ phận sản xuất

Kho nhiên liệu

Hệ thống kho chứa Hệ thống sản xuất

Kho vật tư, phụ tùng thay thế

Kho VPP

Kho phế liệu

(Nguồn: Phòng vật tư)

vật liệu tại nhà máy Cán thép cũng diễn ra theo các bước tương tự Nguyênvật liệu được thu mua, vận chuyển tới hệ thống kho chứa Sau đó đượcchuyển tới các phân xưởng sản xuất khi có nhu cầu, để thực hiện quá trình sảnxuất, tạo ra thành phẩm thép cốt bê tông cán nóng.

Điểm đặc biệt ở đây, đó là: nguyên vật liệu chính của Nhà máy Cánthép được lấy từ Nhà máy Phôi Do đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm mộtkhoản chi phí đáng kể trong khâu cung ứng phôi thành phẩm cho Nhà máyCán Đó là lợi thế rất mạnh của Hòa Phát so với các doanh nghiệp khác trongngành thép Việt Nam

1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT

Trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùngcủa sản xuất kinh doanh Mối quan hệ ngược chiều giữa chi phí và lợi nhuận

là mối quan tâm lớn nhất của người quản trị doanh nghiệp Vì thế các doanhnghiệp đều đã và đang tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sảnphẩm góp phần nâng cao được lợi nhuận của doanh nghiệp mình quản lý Mộttrong những biện pháp hữu hiệu để nâng cao được lợi nhuận của doanhnghiệp đó là việc quản lý tốt nguyên vật liệu – một trong ba yếu tố đầu vàoquan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh

Quản lý nguyên vật liệu là công việc rất quan trọng đòi hỏi phải có sựphối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong Công ty, từ Phòng kinh doanh,Phòng vật tư, Phòng kế toán, Phòng kỹ thuật cho tới bộ phận kho vận, bộphận sản xuất, thủ kho và đội bảo vệ… Do nguyên vật liệu nhập kho tại Công

ty chủ yếu là mua ngoài từ các nguồn khác nhau nên công tác quản lý nguyênvật liệu tại Công ty được tiến hành một cách rất chặt chẽ từ khâu thu mua, vậnchuyển tới khâu bảo quản, dự trữ và khâu sử dụng nguyên vật liệu

 Phòng kỹ thuật với công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu.

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng

trong quá trình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu Công ty TNHH Một thànhviên Thép Hòa Phát thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng định mứctiêu dùng nguyên vật liệu Do đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuấtnhiều loại sản phẩm với kích cỡ khác nhau nên hệ thống định mức nguyên vậtliệu của công ty đã được xây dựng và đưa vào sử dụng với nhiều loại địnhmức khác nhau phù hợp với đặc điểm, quy cách, phẩm chất của từng sảnphẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Bêncạnh đó, Công ty luôn không ngừng phấn đấu giảm lượng nguyên vật liệu tiêuhao trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đã quy định.

Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại Công ty TNHHMột thành viên Thép Hòa Phát do Phòng kỹ thuật đảm nhận Công tác xâydựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên các căn cứsau:

 Căn cứ vào định mức của ngành

 Căn cứ vào thành phần, chủng loại, quy cách của sản phẩm

 Căn cứ vào việc thực hiện định mức các kỳ trước

 Tham khảo kinh nghiệm của các công nhân sản xuất

Dựa vào các căn cứ trên, Phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng hệ thốngđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu phù hợp với thực tiễn sản xuất của Công

ty Nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sảnxuất một cách chặt chẽ, sau khi Phòng kỹ thuật xây dựng xong định mứcnguyên vật liệu, Giám đốc Công ty tiến hành kiểm tra, xem xét lại và kýduyệt vào bảng định mức vật liệu dùng cho sản xuất

Bảng 1.3 Trích dẫn định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 t nấn

thép lò luy nệ thống kho chứa nguyên vật liệu

- Phòng kinh doanh với công tác lập kế hoạch tiêu thụ

Kế hoạch tiêu thụ thực chất là việc dự đoán trước số sản phẩm sẽ đượctiêu thụ trong kỳ kế hoạch, đơn giá sản phẩm sẽ được tiêu thụ trong kỳ kếhoạch, doanh thu tiêu thụ sẽ đạt được trong kỳ kế hoạch để các khâu của quátrình sản xuất kinh doanh hoạt động nhịp nhàng và ăn khớp Kế hoạch tiêu thụ

là cơ sở để lập các loại kế hoạch khác, trong đó bao gồm kế hoạch về nguyênvật liệu Nhận thức được tầm quan trọng đó, Phòng kinh doanh đã tiến hànhlập kế hoạch tiêu thụ năm, sau đó là kế hoạch tiêu thụ quý và tháng căn cứvào các hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng sẽ được thực hiện trong năm kếhoạch đã được ký kết trước thời điểm lập kế hoạch Ngoài ra, kế hoạch tiêuthụ còn được lập dựa trên cơ sở tình hình tiêu thụ của những năm trước và kếtquả nghiên cứu, dự đoán nhu cầu thị trường năm kế hoạch Công ty tiến hànhlập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cả năm vào giữa quý 4 năm báo cáo Đối với

kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng quý, Công ty tiến hành lập vào khoảng ngày

25 tháng cuối của quý trước Trong kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty cóthêm cột tiêu thụ sản phẩm năm trước để thuận tiện cho việc so sánh đối chiếu

và đánh giá sự phát triển của Công ty Các kế hoạch tiêu thụ sau khi được lậpphải được Giám đốc Công ty xem xét và ký duyệt

 Phòng vật tư với việc lập kế hoạch vật tư và quá trình thu mua, vận chuyển

(Nguồn: Phòng kỹ thuật)

Dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu, kế hoạch tiêu thụ các chỉtiêu, quy định của công ty mà công tác thu mua được quản lý chặt chẽ về khốilượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua Phòngvật tư dựa trên lượng hàng tồn kho khả dụng cũng như dựa trên kế hoạch sảnxuất do bộ phận sản xuất lập và định mức tiêu hao nguyên vật liệu sẽ tiếnhành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu trình Giám đốc Công ty duyệt mua

và tiến hành công tác thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu Phòng vật tư cónhiệm vụ chủ yếu là tìm kiếm bạn hàng, giao dịch, thương lượng về giá cả, sốlượng vật liệu cần cung ứng, đàm phán về thời gian, phương thức giao hàng

và có thể tiếp ký kết các hợp đồng mua hàng và hợp đồng vận chuyển

Đặc biệt, để đảm rằng nguyên vật liệu đầu vào đạt các yêu cầu về chấtlượng, trong quá trình thu mua vật liệu, bộ phận cung ứng đặc biệt chú ý theodõi và kiểm tra chất lượng vật tư mua vào Do vậy, hầu hết các loại vật liệutrước khi nhập kho nguyên liệu hay trước khi giao nhận đều được kiểmnghiệm về số lượng, khối lượng, quy cách, mẫu mã và chất lượng bởi bankiểm nghiệm

Bên cạnh đó, Phòng vật tư cũng phải thường xuyên theo dõi tình hìnhthực hiện các đơn hàng mua nguyên vật liệu và tình hình thanh toán cho cácnhà cung cấp

Như vậy, với nhiệm vụ lập kế hoạch nguyên vật liệu và tiến hành thumua nguyên vật liệu, Phòng vật tư phải đảm bảo cho vật liệu luôn được đápứng kịp thời cho hoạt động sản xuất về cả số lượng và chất lượng, góp phầnquan trọng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được diễn rathường xuyên, liên tục và nhịp nhàng

 Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra nguyên vật liệu

Kho là nơi chứa đựng và bảo quản tất cả các loại nguyên vật liệu củaCông ty Tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát, việc tổ chức hệthống kho bãi và bảo quản nguyên vật liệu diễn ra khá tốt Mỗi kho bao gồmhai người, một thủ kho và một nhân viên kho nhận trách nhiệm quản lý nên

hạn chế được tình trạng mất mát, hư hỏng, hao hụt ngoài định mức, đảm bảo

an toàn cho nguyên liệu, vật liệu Thủ kho và nhân viên kho có nhiệm vụ theodõi tình hình nhập, xuất kho nguyên liệu, vật liệu hàng ngày, hàng tuần, hàngtháng, hàng quý, hàng năm Bên cạnh đó, bộ phận kho vận, cán bộ phòng vật

tư, kế toán Công ty, kế toán vật tư nhà máy tiến hành kiểm kê kho và lập biênbản kiểm kê định kỳ vào cuối tháng Trường hợp nguyên vật liệu bị hao hụt,mất mát, đơn vị phải xác định rõ nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân vàtiến hành yêu cầu bồi thường theo quy định của Công ty

Hệ thống kho tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát đảmbảo được các yếu tố về diện tích và điều kiện bảo quản để giúp cho quá trìnhlưu trữ nguyên vật liệu được tốt nhất Hệ thống điện nước, hệ thống camera

và hệ thống phòng cháy chữa cháy được trang bị đầy đủ giúp cho nguyên vậtliệu tránh được tình trạng hư hỏng, mất mát ở mức tối đa

 Các phân xưởng và phòng ban với việc sử dụng nguyên vật liệu

Tại các phân xưởng sản xuất và các phòng ban, khi có nhu cầu sử dụngvật liệu, các bộ phận cần lập giấy đề nghị xuất vật tư Giấy đề nghị xuất vật tưđược lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sử dụng thực tếcủa từng bộ phận Sau đó, giấy đề nghị xuất vật tư sẽ được ký duyệt bởitrưởng bộ phận Tiếp đến, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất vậtliệu Sau khi nhận vật liệu về sử dụng tại mỗi phân xưởng, phòng ban, nguyênvật liệu xuất kho đều được Giám đốc Nhà máy và quản đốc phân xưởng giámsát chặt chẽ tình trạng trong quá trình sản xuất và đảm bảo rằng việc sử dụngnguyên vật liệu được tiết kiệm, tránh lãng phí nguyên vật liệu làm tăng chiphí và giảm lợi nhuận của Công ty

1 Kế toán với công tác hạch toán nguyên vật liệu

Tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát có hai kế toán đảmnhận việc hạch toán nguyên vật liệu Một kế toán hạch toán nguyên vật liệutại Nhà máy Phôi, một kế toán hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cán

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty có những nhiệm vụ cụ thể sau đây:

Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời số lượng, chất lượng và giá cả thực

tế của từng loại nguyên vật liệu

Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu,phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chiphí sản xuất kinh doanh

Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vậtliệu từ đó phát hiện, ngăn ngừa đề xuất biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa,

ứ đọng hoặc kém phẩm chất bằng việc kiểm kê vật tư hàng tháng

Kế toán trưởng là người có vai trò theo dõi chung tình hình nhập xuấtnguyên vật liệu tại các Nhà máy, đồng thời kiểm tra lại các chứng từ vềnguyên vật liệu trước khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp Kế toántrưởng phối hợp với Trưởng phòng vật tư trong việc ra quyết định đưa ra cácđiều khoản của hợp đồng như: chính sách khuyến mãi, giảm giá và chịu tráchtheo dõi việc hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu

Như vậy, công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty đượctiến hành theo một trình tự hợp lý Từ công tác xây dựng định mức tiêu dùngnguyên vật liệu, lập kế hoạch tiêu thụ, tới công tác lập kế hoạch vật tư và tiếnhành thu mua nguyên vật liệu và cuối cùng là việc sử dụng và hạch toánchúng Để thực hiện được quá trình đó, đòi hỏi các phòng ban, bộ phận có sựkết hợp chặt chẽ với nhau từ Phòng kỹ thuật, Phòng kinh doanh, Phòng vật tư,

bộ phận kho vận, Phòng quản lý chất lượng, các phân xưởng sản xuất vàPhòng kế toán và Giám đốc Công ty, Giám đốc Nhà máy Tất cả đều hướngtới mục tiêu chung là đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời đáp ứngđược nhu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh và giảm thiểu tình trạng haohụt, mất mát, hư hỏng của nguyên vật liệu góp phần nâng cao tối đa lợi nhuậncủa toàn Công ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT

2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT

2.1.1 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu

2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất thép chủ yếu đượcdoanh nghiệp mua từ bên ngoài Theo quy định của Chuẩn mực kế toán ViệtNam số 02 - Hàng tồn kho, hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nóiriêng, khi nhập kho được tính theo giá thành thực tế Tùy theo từng nguồnnhập, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định trên cơ sở cácchứng từ hợp lệ (Hóa đơn mua hàng, vận đơn, tờ khai hải quan) chứng minhcác khoản chi hợp pháp để tạo nên nguyên vật liệu đó

Trong đó:

Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa bao gồm thuế VAT (Công ty tínhthuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

- Các loại thuế không được hoàn lại: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt

- Chi phí thu mua bao gồm các chi phí: vận chuyển, bốc dỡ, nâng hàng,làm hàng, hạ vỏ, hao hụt trong định mức

Ví dụ 2.1

Theo hóa đơn GTGT số 0000121, ngày 10/12/2013, Công ty TNHHMột thành viên Thép Hòa Phát mua 162,28 tấn phôi thép CT5120x120x6000mm của Công ty TNHH Ngọc Quyền

Đơn giá chưa có thuế GTGT là: 10.500.000 đ/ tấn

Thuế suất thuế GTGT là 10%

Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do Công ty TNHH

+

Các khoản thuế không được hoàn lại

Chi phí thu mua

+

-Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại

Ngọc Quyền chi trả Do vậy, giá trị của số nguyên vật liệu này chỉ bao gồmgiá ghi trên hóa đơn

- Giá mua chưa có thuế GTGT:

162,28 x 10.500.000 = 1.703.940.000 đ

- Thuế GTGT: 1.703.940.000 x 10% = 170.394.000 đ

- Giá thanh toán: 1.703.940.000 + 170.394.000 = 1.874.334.000 đ

Từ đây ta có, giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là: 1.703.940.000 đ

 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên

Thép Hòa Phát diễn ra theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Đề nghị giao hàng

Người giao hàng (cán bộ trực tiếp thu mua) đề nghị giao hàng nhập kho

bằng cách lập lệnh nhập hàng.

Bước 2: Kiểm tra nguyên vật liệu

Khi hàng về tới kho, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho Phòng kỹthuật - công nghệ, người phụ trách bộ phận kho vận xuống cùng kiểm tra chấtlượng hàng hóa Công tác kiểm tra được tiến hành trên các chỉ tiêu số lượng,chất lượng và quy cách mẫu mã, chủng loại nguyên vật liệu thu mua Cụ thểnhư sau:

Kiểm tra về số lượng: ban kiểm nhận tiến hành cân, đong, đo, đếm từng

lô, từng kiện hàng, xác định số lượng theo từng loại nguyên vật liệu trong hợpđồng mua hàng

Kiểm tra về chất lượng: dùng các thiết bị chuyên dụng, kiểm tra theotiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng

Kiểm tra về quy cách, mẫu mã, chủng loại hàng: quan sát, đánh giánguyên vật liệu dựa theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng

Sau khi công việc kiểm nghiệm hoàn thành, ban kiểm nhận lập biênbản kiểm nghiệm vật tư Thành phần trong ban kiểm nhận bao gồm: thủ kho,

bộ phận kiểm sát chất lượng KCS, bộ phận kho vận và người đề nghị giaohàng

Trong trường hợp toàn bộ nguyên vật liệu hoặc một phần nguyên vậtliệu không đạt tiêu chuẩn hoặc không đúng theo thỏa thuận nêu trong hợpđồng, ban kiểm nhận cần thông báo cho Phòng vật tư để cán bộ Phòng vật tưlàm việc với nhà cung cấp, tiến hành giao lại hàng hoặc phạt vi phạm hợpđồng theo quy định.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Cán bộ kho vận tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên theo hóa đơnmua hàng, phiếu giao nhận vật tư và biên bản kiểm nghiệm

Bước 4: Ký phiếu nhập

Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận cung ứng, bộphận KCS ký vào các liên của phiếu nhập kho

Bước 5: Nhập kho nguyên vật liệu

Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho Thủ kho tiến hành việc kiểmnhận, nhập hàng và sắp xếp hàng hóa theo bảng hướng dẫn lưu kho

Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, sau đó ghi đầy đủ nội dung vàothẻ kho và ký phiếu nhập kho

Liên 1 phiếu nhập kho được thủ kho lưu, liên 2 giao cho người giaohàng, liên 3 được đính kèm hóa đơn mua hàng và chuyển sang phòng kế toán

Bước 6: Giám đốc nhà máy ký phiếu nhập kho

Bước 7: Kế toán ghi sổ

Kế toán vật tư nhận liên 3 của Phiếu nhập kho cùng hóa đơn mua hàng,tiến hành ghi sổ

Bước 8: Lưu trữ chứng từ

Kế toán sau khi ghi sổ có nhiệm vụ bảo quản và lưu giữ Hóa đơn muahàng và phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự ngàytháng Cứ 5 ngày liên tiếp được kẹp vào một tập Một tháng sẽ có 6 tập hóađơn được đánh số thứ tự từ một đến 6 và được lưu trữ cẩn thận

Việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu nhập kho là vấn đề rất quan trọng

vì đây là thời điểm quyền sở hữu về tài sản được chuyển giao Quản lý tốt

nguyên vật liệu nhập kho còn giúp Công ty đảm bảo được tình hình cung cấpnguyên vật liệu, đánh giá được tiến độ cung cấp của nhà cung cấp và của bộphận chịu trách nhiệm thu mua Cùng với đó việc tăng cường kiểm soát trongkhâu kiểm nhận hàng giúp doanh nghiệp hạn chế được tối đa những rủi ro gặpphải như (hàng kém chất lượng, không đúng mẫu mã, quy cách…)

Tiếp tục với Ví dụ 2.1 ở trên

Ngày 10/12/2013, Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát muacủa Công ty TNHH Ngọc Quyền 162,28 tấn phôi CT5/120x120x6000mm.Đơn giá chưa có thuế GTGT 10% là: 10.500.000 đ/tấn, Công ty chưa thanhtoán tiền cho người bán Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ

do Công ty TNHH Ngọc Quyền chi trả Do vậy, giá trị của lô phôi này chỉbao gồm giá ghi trên hóa đơn

Khi phôi về tới Nhà máy, cán bộ thu mua tiến hành thông báo với các

bộ phận có liên quan như: Phòng quản lý chất lượng (KCS), cán bộ kho vận,thủ kho chuẩn bị nhập hàng Lệnh nhập hàng được lập

Vì lô phôi mà Công ty mua từ Công ty TNHH ngọc Quyền có giá trịlớn Tổng giá thanh toán lên tới 1.874.334.000 đ nên cần được thông qua sựkiểm nhận của ban kiểm nghiệm Ban kiểm nghiệm được thành lập và tiếnhành kiểm tra khối lượng, kiểm tra ngoại quan và quy cách của các mác phôidựa theo hợp đồng kinh tế mà hai bên đã ký kết Kết thúc quá trình kiểmnghiệm, ban kiểm nghiệm tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm và ký xácnhận

Sau khi kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm cho thấy lô phôi này đã đạttiêu chuẩn, điều kiện cho nhập kho nguyên vật liệu thì các bộ phận mới tiếnhành nhập kho

Phiếu nhập kho được cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biênbản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn mua hàng và hợp đồng mua hàng mà Công

ty đã ký kết Phiếu nhập kho tại Công ty TNHH Một thành viên Thép HòaPhát được lập làm ba liên:

Liên 1: Thủ kho lưu

Liên 2: Giao cho người giao hàng

Liên 3: Lưu chuyển để ghi thẻ kho và vào sổ kế toán

Thủ kho căn cứ vào sơ đồ lưu kho, tiến hành sắp xếp phôi thành kiêu vàtheo từng mác phôi

Biểu số 2.1 Hợp đồng nguyên tắc mua Phôi CT5

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮCSố: 01 HDNT/ HP- NQ

- Căn cứ vào Bộ luật dân sự số 33/2005QH11 được Quốc hội nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/06/2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.

- Căn cứ Luật Thương Mại số 36/2005/QH11 ban hành ngày 27/06/2005

của nước CHXHCN Việt nam

- Căn cứ vào nhu cầu và thỏa thuận của hai bên

Hôm nay ngày 24/10/2013 chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH NGỌC QUYỀN (BÊN BÁN)

Địa chỉ : Thôn Đông Mai – Chỉ Đạo – Văn Lâm – Hưng YênĐiện thoại : 0321 3988089 Fax: 0321 3984441

Số tài khoản : 0591000224038 tại ngân hàng Vietcombank chi

nhánh Hưng YênĐại diện : Ông Trịnh Minh Quân Chức vụ: Giám đốc

BÊN B: CÔNG TY TNHH MTV THÉP HÒA PHÁT (BÊN MUA)

Địa chỉ : Khu CN Phố Nối A – Giai Phạm – Yên Mỹ - Hưng

YênĐiện thoại : 043 6282011/623 Fax: 043.9747763

Mã số thuế : 0900629369

Tài khoản : 102 235555 99010 tại ngân hàng TMCP Kỹ thương

Việt NamĐại diện : Ông Kiều Chí Công Chức vụ: Giám đốc

Sau khi bàn bạc trao đổi, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng nguyên

tắc này với các điều khoản và điều kiện sau:

Điều 1: Tên hàng, quy cách, chất lượng.

0,15-Điều 2: Giá cả.

Theo như thỏa thuận, hai bên thống nhất giá cả là 10.500.000đ/tấn(Mười triệu năm trăm nghìn đồng)

Điều 3: Phương thức giao nhận.

1 Bên A giao cho bên B theo l ch sau : ịch sau :

vị tính

Số lượng

1 Phôi thép mác CT5 Tấn 162,28 17h ngày

10/12/2013

Kho K1C11, nhà máy Cán Như Quỳnh – Văn Lâm – Hưng Yên

2 Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển do bên bán chịu

3 Chi phí bốc xếp do bên bán chịu

4 Qui định lịch giao nhận hàng hóa mà bên mua không đến nhận hàngthì phải chịu chi phí lưu kho bãi là 200.000 đồng/ngày (Hai trămnghìn đồng)

5 Khi mua hàng, bên mua có trách nhiệm kiểm nhận phẩm chất, quycách hàng hóa tại chỗ Nếu phát hiện hàng thiếu hoặc không đúngtiêu chuẩn chất lượng v.v… thì lập biên bản tại chỗ yêu cầu bên bánxác nhận

Điều 4: Phương thức thanh toán.

Bên A thanh toán cho bên B bằng hình thức chuyển khoản trong thời

gian 5 ngày kể từ ngày nhận hàng Nếu thanh toán muộn, Bên A sẽ phải chịulãi suất 2%/tháng trên số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả.

Điều 5: Trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng.

Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuậntrên, không đơn phương thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng, bên nào không thựchiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng mà không có lý do chínhđáng thì sẽ bị phạt tới 5% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm

Điều 6: Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng.

1 Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng Nếu có vấn đề gì bất lợi phát sinh các bên phải kịp thời thông báo cho nhau biết và tích cực bàn bạc giải quyết (cần lập biên bản ghi toàn bộ nội dung)

2 Trường hợp các bên không tự giải quyết được mới đưa vụ tranh chấp ratòa án

Điều 7: Hiệu lực của hợp đồng.

H p đ ng này có hi u l c t ngày 24/10/2013 đ n ngày 17/12/2013 ợp đồng này có hiệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ồng này có hiệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ừ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ến ngày 17/12/2013 Hai bên sẽ t ch c h p và l p biên b n thanh lý h p đ ng này sau khi h t hi u ức họp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu ọp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu ập biên bản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu ản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu ợp đồng này có hiệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ồng này có hiệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ến ngày 17/12/2013 ệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013.

l c không quá 10 ngày Bên B có trách nhi m t ch c và chu n b th i gian, đ a ực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ức họp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu ẩn bị thời gian, địa ị thời gian, địa ời gian, địa ị thời gian, địa

đi m h p thanh lý H p đ ng này đ ọp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu ợp đồng này có hiệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ồng này có hiệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 ượp đồng này có hiệu lực từ ngày 24/10/2013 đến ngày 17/12/2013 c làm thành 2 b n, có giá tr nh nhau, ản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu ị thời gian, địa ư

m i bên gi 1 b n ỗi bên giữ 1 bản ữ 1 bản ản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu

ĐẠI DIỆN BÊN A

Biểu số 2.2 Hóa đơn GTGT số 0000121

Biểu số 2.3 Lệnh nhập hàng (Phôi thép CT5)

Biểu số 2.4 Biên bản kiểm nghiệm của hóa đơn 0000121

Với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu như trên, phiếu nhập kho sẽ đượclập như sau

Biểu số 2.5 Phiếu nhập mua số 017/12C11

Tại Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát, hầu hết nguyên vậtliệu của Công ty là mua ngoài và hầu hết đều được kiểm nghiệm chất lượngtrước khi nhập kho thông qua bộ phận là ban kiểm nghiệm vật tư Điều đó cónghĩa là, bên cạnh những nguyên vật liệu luôn được kiểm tra chất lượng chặtchẽ thông qua biên bản kiểm nghiệm thì vẫn có một số nguyên vật liệu đượcnhập kho không qua kiểm nghiệm theo quy trình như trên Khi đó, quy trìnhnhập kho nguyên vật liệu chỉ thông qua sự kiểm tra của cán bộ cung ứng hoặccủa nhân viên phòng kỹ thuật-công nghệ mà không phải là ban kiểm nghiệm.Những nguyên vật liệu nhập kho không qua kiểm tra của ban kiểm nghiệmthường là những nguyên vật liệu phụ, văn phòng phẩm hay phụ tùng thay thế

có giá trị nhỏ

Ví dụ 2.2

Ngày 10/12/2013, Công ty TNHH Một thành viên Thép Hòa Phát nhậpmột van an toàn RV – 06T, mua của Công ty Cổ phần tự động hóa An Huy.Giá mua chưa có thuế GTGT là 1.150.000 đ Thuế GTGT 10% Công ty chưathanh toán tiền cho nhà cung cấp

Vì van an toàn là phụ tùng thay thế có giá trị nhỏ, mặt khác Công ty Cổphẩn tự động hóa An Huy lại có uy tín trên thị trường về mặt hàng này, hơnnữa lại là nhà cung cấp thường xuyên của Công ty TNHH Một thành viênthép Hòa Phát nên nhân viên phòng kỹ thuật công nghệ sau khi kiểm tra đúngchủng loại, quy cách mẫu mã van an toàn mà Công ty cổ phần tự động hóa

An Huy giao đến thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho mà không cầnthông qua kiểm tra của ban kiểm nghiệm như sau: