Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại xưởng may 7 – 5 hải quân

Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Việc lựa chọn tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từngdoanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập – xuất NVL, trình độ của nh

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Đối với mỗi doanh nghiệp quá trình sản xuất kinh doanh là sự kết hợp đồng thờicủa cả 3 yếu tố cơ bản đó là lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Cả 3 yếu

tố trên đều có vai trò vô cùng quan trọng, để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanhđòi hỏi doanh nghiệp phải kết hợp đồng thời cả 3 yếu tố nói trên

Nói đến đối tượng lao động là nói đến nguyên vật liệu, nói đến tư liệu lao động

là nói đến Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ Mà chi phí nguyên vật liệu, công cụdụng cụ thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy mà sự biếnđộng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có ảnh hưởng rất lớn đối với doanh nghiệptrên con đường đạt tới mục tiêu tăng lợi nhuận và giảm chi phí sản xuất Muốn giảmchi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm để tăng mức lợi nhuận và khả năng cạnh tranhtrên thị trường thì doanh nghiệp cần phải quản lý thật tốt nguyên vật liệu Sao cho việc

sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả nhất tránh tình trạng cung cấp thiếu ảnh hưởngđến sản xuất hoặc thừa gây nên tình trạng ứ đọng vốn

Việc quản lý tốt nguyên vật liệu chỉ được đảm bảo khi có một chế độ quản lýthoả đáng và toàn diện từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng về mặt số lượng, chấtlượng, chủng loại và thời hạn cung cấp Vì vậy nhất thiết phải xây dựng một chu trìnhquản lý nguyên vật liệu sao cho khoa học nhất Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt

kế toán là giúp doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác mà còn có

ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

Xuất phát từ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệpsản xuất và đặc biệt là sau một thời gian thực tập tại Xưởng may 7-5 Hải Quân emnhận thấy việc công tác nguyên vật liệu của Xưởng may còn lỏng lẻo, chưa xây dựngđược một chu trình quản lý nguyên vật liệu khoa học, được tiếp xúc với thực tế nghềnghiệp và được sự chỉ dẫn của các cô chú phòng kế toán nên em đã đi sâu nghiên cứu,tìm hiểu tình hình kế toán nguyên vật liệu và chọn đề tài:

“Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Xưởng may 7 – 5 Hải Quân” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Mục đích nghiên cứu.

Nghiên cứu đề tài nhằm thực hiện mục đích sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu

- Mục đích nghiên cứu đề tài nhằm phân tích và đánh giá thực trạng công tác kếtoán nguyên vật liệu tại Xưởng may, từ đó chỉ ra những ưu điểm và những tồn tại,những thuận lợi và khó khăn trong công tác kế toán Qua đó, đề xuất những giải phápgiúp Xưởng may hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả

sử dụng nguyên vật liệu tại Xưởng may cũng như thực hiện đúng chế độ, chính sách

và chế độ kế toán hiện hành

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu

Với đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sửdụng nguyên vật liệu” đối tượng nghiên cứu của em là cách tổ chức kế toán nguyên vậtliệu như việc nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu tại Xưởng may 7 – 5 hải Quân, từ

đó thấy được ưuđiểm và nhược điểm của phần hành kế toán này từ đó đề ra các biệnpháp khắc phục

- Phạm vi nghiên cứu

Tập trung vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu vànâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Xưởng may 7 – 5 Hải Quân và đưa ragiải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu

Phạm vi về thời gian: Các nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu phát sinh trongtháng 11 năm 2014 của Xưởng may 7 – 5 Hải Quân

4 Phương pháp nghiên cứu.

Để thực hiện được đề tài này và thu thập các thông tin về đề tài một cách sâusắc em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu: qua kiến thức em đã được học khi ngồitrên ghế nhà trường , qua sách báo, thu thập các tài liệu về kế toán ngyên vật liệu tạiXưởng may

- Phương pháp quan sát thực tế: quá trình đi thực tế tại Xưởng may, tiến hànhquan sát và tìm hiểu thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xưởng may

- Phương pháp phân tích đánh giá: là phương pháp được sử dụng trên số liệu đãthống kê được sẽ tiến hành phân tích, đánh giá, so sánh đưa ra nhứng biện pháp nhằmnâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Xưởng may.

- Phương pháp điều tra phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp những người cung cấpthông tin, những dữ liệu đã cho trong quá trình nghiên cứu Phương pháp này sử dụngtrong giai đoạn thu thập thông tin và số liệu liên quan đến đề tài

5 Kết cấu của đề tài.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận tốt nghiệp gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả

sử dụng nguyên vật liệu tại Xưởng may 7 – 5 Hải Quân.

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Xưởng may 7 – 5 Hải Quân.

Nguyên vật liệu ( NVL ) của doanh nghiệp là đối tượng lao động mua ngoài

hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng laođộng NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như : sắt,thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi của doanh nghiệp dệt, da trong doanhnghiệp đống giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…

Đối tượng lao động được coi là NVL khi có sự tác động của bàn tay con ngườivào đối tượng lao động và làm thay đổi tính chất hóa lý hoặc tình trạng bên ngoài

Nói cách khác, lao động có ích của con người tác động vào đối tượng lao độngtạo ra NVL Và NVL mang những đặc điểm cơ bản sau:

- Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định

và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu haotoàn ộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sảnphẩm

- NVL là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ với mục đích phục vụcho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Mỗi một loại NVL nhấtđịnh lại gắn liền với một thời hạn bảo quản nhất định Vì vậy doanh nghiệp phải dựavào đặc điểm này của NVL để có kế hoạch trong việc thu mua, dự trữ và bảo quảnNVL cũng như việc xuất NVL vào sản xuất

- NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp

Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạchtoán NVL từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Đối với từngdoanh nghiệp tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà NVL có vai trò dụ thể Song nhìnchung, với vị trí là một trong ba yếu tố đầu vào không thể thiếu trong quá trình sản

xuất việc sử dụng các loại NVL khác nhau vào quá trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận củadoanh nghiệp.

1.1.2 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu

1.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò côngdụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL

- Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất – kinh doanh Theo đặc trưng này, NVL ở các doanh nghiệp được phân

ra các loại sau đây :

+ Nguyên liệu và vật liệu chính ( NVLC ) : là nguyên liệu, vật liệu mà sau quátrình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Danh từ nguyênliệu ở đâ\y dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp

+ Vật liệu phụ (VLP ) : là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tínhnăng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng bảo đảm cho công cụ lao động hoạtđộng bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

+ Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi,xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên

nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếmmột tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nề kinh tết quốc dân, nhiên liệu cóyêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường

+ Phụ tùng thay thế là lạo vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảodưỡng tài sản cố định

+ Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạtđộng xây lắp và xây dựng cơ bản

+ Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phếliệu thu hồi

- Căn cứ vào nguồn gốc, NVL được chia thành :

+ NVL mua ngoài

+ NVL tự chế biến, gia công

- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, NVL chia thành :

+ NVL trực tiếp dùng cho sản xuất.

+ NVL dùng cho công tác quản lý

+ NVL dùng cho các mục đích khác

1.1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạchtoán NVL Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL Việc tính giáthành NVL phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, theo chuẩn mựcnày NVL luân chuyển trong các doanh nghiệp phải được tính theo giá thực tế

Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệchứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạp ra nguyên vật liệu

a Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn nhập

- Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế là :

+ Giá hóa đơn kể cả thuế nhập khẩu ( nếu có ) :

Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừthì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL

Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếpthì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL

+ Chi phí thu mua : chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…( cũng được xác định trên cơ sở tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn )

Ta có công thức :

Giá Giá mua Chi phí Thuế nhập Các khoản thực tế = ghi trên + thu + khẩu - giảm giá nhập kho hóa đơn mua ( nếu có ) ( nếu có )

- Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất

và các chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

+ Trường hợp NVL tự chế biến :

Giá thực tế = Giá thực tế NVL + Các chi phí chế

nhập kho xuất chế biến biến phát sinh

+ Trường hợp NVL thuê ngoài gia công chế biến :

Giá thực tế = Giá thực tế + Chi phí + Chi phí

nhập kho xuất kho vận chuyển gia công

- Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, liên kết hoặc cổ phần thì giá trị thực tế

của NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận

- Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá trị thực tế nhập kho

được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó

- Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp

thì giá thực tế đươc tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường

b Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Việc lựa chọn tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từngdoanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập – xuất NVL, trình độ của nhân viên

kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp Tuy nhiên, việc lựa chọnphương pháp tính giá NVL xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán, tức là phải ổnđịnh phương pháp tính giá NVL xuất kho ít nhất trong vòng một niên độ kế toán

- Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp ) :

Phương pháp này thich hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quảnriêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính giá thực tế nhập khođích danh của lô đó Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thựchiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi đượcthời hạn bảo quản từng lô NVl Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này, thì điềukiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lôNVL nhập kho

- Phương pháp nhập trước – xuất trước :

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định

là lô NVL nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất khothuộc lần nhập nào thì tính giá thực tế của lần nhập đó

Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất khokịp thời

Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm NVL vàphải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài

ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứngkịp thời với giá cả thị trường của NVL

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, sốlần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

- Phương pháp nhập sau – xuất trước.

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định

là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất củaNVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước

Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này cũnggiống như phương pháp nhập trước – xuất trước, nhưng sử dụng phương pháp nhậpsau – xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời vớigiá cả thị trường của NVL

- Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền :

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVLnhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phương pháp này, căn cứ vàogiá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định được giá bình quâncủa một đơn vị NVL Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân đểxác định giá thực tế xuất trong kỳ

Giá thực tế của = Giá bình quân của x Lượng vật liệu

NVL xuất kho 1 đơn vị NVL xuất kho

Giá đơn vị bình quân của 1 đơn vị NVL được xác định bằng nhiều cách :

+ Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ :

lần nhập, xuất mặt hàng lại nhiều, căn cứ vào giá thực tế, tồn đầu kỳ để kế toán xácđịnh giá bình quân của một đơn vị NVL

Đơn giá bình Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ

quân cả kỳ =

dự trữ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Tổng số lượng vật tư nhập trong kỳ

Giá thực tế của = Đơn giá bình quân x Lượng vật liệu

NVL xuất kho cả kỳ dự trữ xuất kho

+ Phương pháp gí thực tế bình quân sau mỗi lần nhập :

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quâncủa từng danh điểm NVL Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất khogiữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho

Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập mỗi loại là không nhiều

Đơn giá Giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập

bình quân sau =

mỗi lần nhập Lượng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập

Giá thực tế của = Đơn giá bình quân x Lượng vật liệu

NVL xuất kho sau mỗi lần nhập xuất kho

+ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước :

Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực

tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên vàlượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từngdanh điểm

Đơn giá Giá thực tế tồn đầu kỳ

bình quân =

cuối kỳ trước Lượng thực tế tồn kho đầu kỳ

Giá thực tế của = Đơn giá bình quân x Lượng vật liệu

NVL xuất kho cuối kỳ trước xuất kho

- Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ :

Với phương pháp trên, để tính giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi kế toán phảixác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trongthực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mà khác nhau, giátrị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từngnghiệp vụ xuất kho Trong điều liện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVLtồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trongkỳ

Giá thực tế tồn = Số lượng tồn x Đơn giá NVL

kho cuối kỳ kho cuối kỳ nhập kho lần cuối

Giá thực tế = giá thực tế NVL + giá thực tế NVL - giá thực tế tồn NVL xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ kho cuối kỳ

- Phương pháp giá hạch toán :

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động,nghiệp vụ nhập – xuất vật liệu diến ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế

trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi khồn thực hiện được Do đó, việchạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời giandài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế củanó

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL

và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao

Hệ số giá thực tế tồn kho đầu kỳ + giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ giá =

vật liệu giá hạch toán tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ

Giá thực tế = Hệ số giá x Giá hạch toán

NVL xuất kho NVL NVL xuất kho

1.1.3 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu

- Nguyên liệu, vật liệu trong các loại hình doanh nghiệp đều thuộc đối tượng laođộng, đều có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh và đều bị biến dạnghoặc tiêu hao hoàn toàn và chuyển hết giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh một lần

- Trong từng loại hình doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đều có những vai tròriêng và góp phần cấu thành nên quá trình sản xuất và quá trình tiêu thụ hàng hóa mộtcách tốt hơn Chẳng hạn :

+ Trong doanh nghiệp thương mại thì chức năng chủ yếu của doanh nghiệp là

tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Do đó,nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp thương mại chỉ là những vật liệu, bao bìphục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa, các loại vật liệu nhiên liệu dùng cho bảoquản, bốc vác, vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ : vật liệu sử dụng chocông tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút… và vật liệu sử dụng cho việc sửa chữatài sản cố định, công cụ, dụng cụ…

+ Còn nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thì nó đóng vai tròhết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nguyênvật liệu là những tư liệu sản xuất để cấu thành nên một sản phẩm khác có giá trị sửdụng đối với người tiêu dùng Nguyên vật liệu không những là tư liệu sản xuất nà nócòn có một vai trò đó là giúp cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được liêntục và nó giúp cho quá trình tiêu thụ hàng hóa trên thị trường ngày càng tốt hơn

1.1.4 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

NVL là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất – kinh doanh

ở các doanh nghiệp Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sảnxuất – kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điềukiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tănglợi nhuận cho doanh nghiệp

Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL trước hết cácdoanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVLphải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL

Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanhnghiệp phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý Do vậy, các doanh nghiệp phải xâydựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữquá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó Định mức tồn kho của NVL còn là cơ sở

để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp

Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệpphải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủkho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thựchiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho vớitiếp liệu và kế toán vật tư

1.2 Lý luận tổ chức kế toán nguyên vật liệu

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu cho doanh nghiệp

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVLtrong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau :

- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chấtlượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuấtkho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL

- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất– kinh doanh

- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịpthời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý lịpthời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

1.2.2 Chứng từ sử dụng

Hệ thống chứng từ NVL theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm :

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mẫu số 03 - VT

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04 - VT

- Biên bản kiểm kê vật tư , sàn phẩm, hàng hóa Mẫu số 05 - VT

- Bảng phân bổ NVL Mẫu số 07 - VT

1.2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1.2.3.1 Lập danh điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp có nguyên vật liệu đa dạng, phong phú nên việc kiểmtra, đối chiếu, hạch toán cũng như việc tính giá NVL gặp nhiều khó khăn Vì vậy, đểthuận tiện hơn cho việc theo dõi, quản lý, kiểm tra từng NVL một cách có hệ thống và

kế hoạch thì các doanh nghiệp xây dựng hệ thống danh điểm vật tư thống nhất toànđơn vị Sổ danh điểm vật tư là sổ danh mục tập hợp toàn ộ các loại NVL, được theodõi theo từng loại, từng nhóm, quy cách vật liệu một cách chặt chẽ giúp công tác quản

lý và hạch toán NVL ở đơn vị được thống nhất Để lập sổ danh điểm vật tư điều quantrọng nhất là phải xây dựng bộ mã NVL chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, thuậntiện, hợp lý

danh điểm Tên nhãn hiệu ĐVT

Đơn giá

1.2.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

a Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuaatsNVL để ghi

“thẻ kho” ( mở theo từng danh điểm theo từng kho ) Kế toán NVL cũng dựa trênchứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất kho vào

“Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” ( mở tương ứng với thẻ kho ) Cuối kỳ, kế toán tiến hànhđối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủkho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghivào “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL

để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập,, xuất vật liệu

Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiệnsai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVLkịp thời, chính xác Tuy nhiên, phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1 : Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

b Phương pháp đối chiếu luân chuyển

Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từnhập, xuất NVL không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết NVL làphương pháp đối chiếu luân chuyển

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu ( Bảng kê tính giá )

Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật

liệu

Bảng tổng hợp Nhập – xuất tồn kho vật liệu

Theo phương pháp này, kế toán chỉ mở sổ “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL”theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểmNVL và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu” vàdựa vào các bảng kê này để ghi vào “Sổ luân chuyển NVL” Khi nhận được thẻ kho,

kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ luânchuyển NVL”, đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” lập “Bảng tổng hợp nhập– xuất – tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu Như vậy,phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồncông việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng

từ nhập xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽgặp nhiều khó khăn và hơn nữa ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toánkhác

nhập kho Bảng kê nhập vật liệu

Thẻ kho Sổ đối chiếu luân

chuyển

Phiếu xuất

kho

Bảng kê xuất vật liệu

Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu

Sổ kế toán tổng hợp

về vật liệu

c Phương pháp số dư

Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng chứng

từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết NVL thích hợpnhất là phương pháp số dư

Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháptrên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ “Thẻ kho” vào “Sổ số dư”

Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từcác chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5hoặc 10 ngày một lần ( kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ” ) và giá hạch toán để trịgiá thành tiền NVL nhập xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “Bảng lũy kế nhập,xuất tồn”

( bảng này được mở theo từng kho ) Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủkho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên “Sổ số dư” với tồn khotrên “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn” Từ “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn” kế toán lập bảngtổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi

sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu và pháthiện sai sót gặp nhiều khó khăn, vì vậy, phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán vàthủ kho phải có trình độ chuyên môn cao

Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu

Sổ

kế toán tổng hợp

về vật liệu

Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu

Sổ

kế toán tổng hợp

về vật liệu

1.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

1.2.4.1. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn

kho

a Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” : tài khoản này dùng để ghi chép số hiện

có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

+ Kết cấu của tài khoản 152 :

- Giá thực tế NVL nhập kho do - Giá thực tế NVL xuất kho để sản mua ngoài, tự chế, thuê ngoài xuất, để bán, thuê ngoài gia công

gia công, nhận vốn góp liên chế biến, hoặc góp vốn đầu tư

doanh, được cấp hoặc nhập từ - Trị giá NVL được giảm giá hoặc các nguồn khác trả lại người bán

-Trị giá NVL thừa phát hiện - Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện

khi kiểm kê khi kiểm kê

Tài khoản 152 có số dư bên nợ : Giá thực tế NVL tồn kho

Sơ đồ 1.4 : Kết cấu tài khoản 152.

+ Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theotừng loại, nhóm thứ vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thôngthường các doanh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò và công dụng của NVL nhưsau:

 TK 152.1 : nguyên vật liệu chính

 TK 152.2 : vật liệu phụ

 TK 152.3 : nhiên liệu

 TK 152.4 : phụ tùng thay thế

 TK 152.5 : vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

- Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” : tài khoản này dùng để phản ánh giátrị các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán vớingười bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về

TK 152

- Kết cấu tài khoản 151 :

Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi

đường đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng

Tài khoản 151 có số dư bên nợ : Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho

Sơ đồ 1.5 : Kết cấu tài khoản 151.

b Phương pháp hạch toán

Phương pháp hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau :

TK 151

Hàng mua Hàng đi đường

đang đi đường nhập kho

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường

Trị giá NVL thừa khi kiểm kê

Nhận lại vốn góp đầu tư

bằng NVL

Nhận vốn góp đầu tư bằng NVL

Nhập kho NVL tự chếhoặc gia công

Giá trị NVL xuất kho sử dụngtrong doanh nghiệp

Giá thực tế NVL xuất để gia công chế biến

Trị giá NVL thiếu khi kiểm kêXuất NVL trả vốn góp đầu tư

Giá mua và chi phí mua NVL

Xuất NVL để góp vốn đầu tư

- Kết cấu tài khoản như sau :

- Trị giá thực tế hàng hóa, - Trị giá thực tế hàng hóa, NVL,

NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ CCDC xuất trong kỳ

- Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, - Trị giá thực tế hàng hóa đã gửi

CCDC mua vào trong kỳ, bán nhưng chưa xác định là tiêu

hàng hóa đã bán bị trả lại thụ trong kỳ

- Trị giá vật tư, hàng hóa trả lại

cho người bán hoặc được giảm giá

- Trị giá thực tế hàng hóa, NVL,

CCDC tồn cuối kỳ

Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ

Sơ đồ 1.7 : Kết cấu tài khoản 611.

- Tài khoản 611 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau :

 TK 611.1 : mua nguyên liệu, vật liệu

 TK 611.2 : mua hàng hóa

TK 611

1.2.5 Kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu

1.2.5.1. Kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường

Ghi chú:

(1) Nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

(2) Nguyên vật liệu thừa là của đơn vị khác ( ghi đơn)

(3) Nguyên vật liệu thiếu do cân, đo, đong, đếm sai

(4) Nguyên vật liệu thiếu trong định mức

(5) Nguyên vật liệu thiếu do người phạm lỗi bồi thường

(6) Nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân

(7) Khoản mất mát đã tìm được nguyên nhân cá nhân hoặc tổ chức phải bồi thường.(8) Các khoản hao hụt, mất mát sau khi trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhângây ra

(9) Xử lý nguyên vât liệu thừa khi kiểm kê

1.2.5.2 Kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

Kiểm kê, đánh giá NVL được thể hiện qua sơ đồ sau :

Sơ đồ 1.10 : Sơ đồ kiểm kê đánh giá lại NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ

hàng tồn kho.

1.2.6 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho

- Nguyên tắc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được quy định trong chuẩn mực kếtoán số 02 về hàng tồn kho như sau:

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn khonhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giáhàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trịthuần có thể thực hiện được Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiệntrên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dựphòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt

Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trênbằng chứng đáng tin cậy thu thập tại thời điểm ước tính Việc ước tính này phải tínhđến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra saungày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện cóthời điểm ước tính Ngoài ra khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được phải tínhđến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho

Nguyên vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không đượcđánh giá thấp hơn giá gốc, nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bánbằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyênvật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thìnguyên vật liệu tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thựchiện được của chúng

- Cách xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán tài chính thì dự phòng giảm giáhàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính

Giá trị thực hiện thuần túy = Giá gốc của - Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho hàng tồn kho của hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá được lập cho các NVL chính dùng cho sản xuất, các loại vật

tư, hàng hóa, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn thực tế đangghi sổ kế toán Những loại vật tư, hàng hóa này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữucủa doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý, chứng minh giá vốn vật tư, hàng tồn kho Côngthức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho :

Mức dự phòng cần lập = Số lượng hàng tồn kho x Mức giảm giá của

năm tới cho hàng tồn kho cuối niên độ hàng tồn kho

- Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và xử lý khoản tiền đã lập dự phònggiảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồnkho”

Tài khoản 159 dùng để phản ánh toàn bộ giá trị dự tính bị giảm sút so với giágốc của hàng tồn kho nhằm ghi nợ các tài khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưngchưa chắc chắn, tài khoản 159 mở cho từng loại hàng tồn kho

- Kết cấu tài khoản 159 :

Hoàn nhập số dự phòng Số trích lập dự phòng giảm

cuối niên độ trước giá hàng tồn kho

Tài khoản 159 có số dư bên có : phản ánh số trích lập dự phòng hiện có

Sơ đồ 1.11 : Sơ đồ kết cấu tài khoản 159.

- Phương pháp kế toán vào tài khoản này như sau :

Hoàn nhập cuối năm chênh lệch

giữa số dự phòng phải lập năm

nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập

năm trước

Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu

Số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập bổ sung cuối kỳ kế toán năm

TK 159

Sơ đồ 1.12 : Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá NVL tồn kho.

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Chú ý: theo TT 200/2014 của bộ trưởng BTC thì các chứng từ và các sổ kế

toán doanh nghiệp được chủ động xây dưng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưngphải đáp ứng được các yêu cầu của Luật Kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch DNnào không tự chủ động xây dựng được thì có thể áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ/BTCngày 26/03/2006

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu,mẫu số, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các số kế toán

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinhdoanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹthuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp

1.2.7.1 Hình thức Nhật ký chung

- Đặc trưng cơ bản : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phảiđược

ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh

và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trêncác sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

- Điều kiện áp dụng : Sử dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp : sản xuất –thương mại - dịch vụ - xây dựng có quy mô vừa và nhỏ

- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

+ Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

+ Sổ Cái;

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Ưu điểm

+Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện Thuận tiện cho việc phân công lao động kế

toán

+ Được dùng phổ biến Thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy

vi tính trong công tác kế toán

+Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi thời điểm trên Sổ Nhật ký chung

Cung cấp thông tin kịp thời

- Nhược điểm

Lượng ghi chép nhiều

-Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.13 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký

chung

a Công việc hàng ngày:

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghitrên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp

+ Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổNhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liênquan

- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặcbiệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụphát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phùhợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thờivào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

b Công việc cuối tháng, quý, năm:

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối sốphát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáotài chính

- Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cânđối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật

ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ sốtrùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

1.2.7.2 Hình thức Nhật ký - Sổ Cái

-Đặc trưng cơ bản : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trênchứng từ kế toán đều được ghi vào Sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký – sổcái theo trình tự thời gian Căn cứ vào Nhật ký – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặcBảng Tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại

- Điều kiện áp dụng

Sử dụng cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít Tài khoản kế toán-Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Nhật ký - Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

- Ưu điểm

+ Số lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép

+Việc ktra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ Tổng hợpNhật ký – sổ cái

- Nhược điểm

+ Khó thực hiện việc phân công lao động kế toán( chỉ có duy nhất 1 sổ tổng hợp– Nhật ký sổ cái)

+ Khó thực hiện đối với DN có quy mô vừa và lớn, phát sinh nhiều Tài khoản

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.14 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký – sổ cái.

a Công việc hàng ngày:

- Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tàikhoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng

Sổ quỹ

NHẬT KÝ-SỐ CÁI

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho nhữngchứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lầntrong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.

- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi

Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

b Công việc cuối tháng:

- Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào SổNhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột

số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái đểghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và sốphát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứvào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra

số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

c Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cáiphải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản

d Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát

sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ củacác đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổnghợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối thángcủa từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

- Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổđược kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

1.2.7.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ

- Đặc trưng cơ bản : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánhtrên chứng từ kế toán đều được phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ Dựa vào sốliệu ghi trên Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thờigian và ghi vào Sổ Cái theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

=

Tổng số phát sinh Cócủa tất cả các Tàikhoản

-Điều kiện áp dụng : Áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô vừa, Quy môlớn Sử dụng nhiều lao động kế toán và số lượng lớn các Tài khoản kế toán được sửdụng

- Ưu điểm

Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán

-Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp

+Việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng, vì vậycung cấp thông tin thường chậm

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.15 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

a Công việc hàng ngày

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đóđược dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ cái TK 152Bảng cân đối số phát

sinh

b Công việc cuối tháng

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh

Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cáilập Bảng Cân đối số phát sinh

c Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau vàbằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng

số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dưcủa từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoảntương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

1.2.7.4 Hình thức nhật ký chứng từ

- Đặc trưng cơ bản :Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trênchứng từ kế toán được phân loại và ghi vào Sổ Nhật ký – chứng từ theo bên Có Tàikhoản liên quan đối ứng với Nợ các Tài khoản khác Căn cứ vào sổ Nhật ký – chứng

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.16 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký – chứng

từ.

a Công việc hàng ngày

-Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ,sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng

từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thìcăn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

b Công việc cuối tháng

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu

số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào

1.2.7.5 Phần mềm kế toán trên máy tính

-Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm

kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

-Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

-Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.17 : sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.

a Công việc hàng ngày

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi

Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kếsẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

b Công việc cuối tháng

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,

đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

PHẦN MỀM KẾ TOÁNCHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1.3 Cơ sở nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

1.3.1 Chỉ tiêu phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

1.3.1.1 Đánh giá tình hình cung cấp NVL trong doanh nghiệp

a Phân tích cung ứng vật tư theo số lượng

Để phân tích tình hình vật tư theo số lượng, cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạchcung cấp của từng loại NVL theo công thức sau đây:

Số lượng NVL loại i (i= 1, n) cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác địnhbằng nhiều cách, song cách thông dụng nhất là tính NVL cần dùng theo khối lượngthành phẩm hoặc chi tiết cần sản xuất trong kỳ theo công thức:

Mi = q x mi

Trong đó:

Mi : nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ

q : Số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ

mi : Định mức hao phí NVL i cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết

b Phân tích cung ứng NVL về chất lượng

Để phân tích chất lượng NVL về chất lượng, có thể dùng chỉ tiêu chỉ số chấtlượng:

- Chỉ số chất lượng NVL ( ICL ) là tỷ số giữa giá bán buôn bình quân của NVLthực tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch

Trong đó:

Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ.

Số lượng NVL loại i cần mua trong kỳ ( theo kế hoạch )

Mil, Mik : Khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực tế và

kỳ kế hoạch ( tính theo đơn vị hiện vật )

Sik : Đơn giá NVL từng loại theo cấp chất lượng loại i kỳ kế hoạch

ICL : Càng lớn hơn 1 chứng tỏ chất lượng NVL nhập kho càng cao

- Hệ số loại là hệ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lượng với tổng giátrị NVL cung ứng theo cấp bậc chất lượng cao nhất

1.3.1.2 Đánh giá tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp.

a Phân tích tình hình sử dụng NVL theo khối lượng sản phẩm

M = ∑m q

Trong đó:

M : tổng khối lượng NVL xuất dùng trong kỳ

m : định mức tiêu hao NVL bình quân cho một đơn vị sản phẩm

q : số lượng sản xuất trong kỳ

- Theo phương pháp giản đơn

Số tương đối:

Số tuyệt đối : M 1 – M0

Trong đó:

M1 : tổng khối lượng NVL sử dụng kỳ báo cáo

M0 : tổng khối lượng NVL sử dụng kỳ kế hoạch

Nhận xét: tình hình sử dụng NVL kỳ báo cáo so với kỳ gốc tăng ( hoặc giảm ) Chú ý: M có thể tính theo đơn vị hiện vật nếu nghiên cứu cho một loại NVL hoặctính theo đơn vị giá trị nếu tính cho nhiều loại NVL

- Theo phương pháp có liên hệ tới kết quả sản xuất

Để có thể kết luận chính xác doanh nghiệp có sử dụng tiết kiệm hay lãng phíNVL, cần tiến hành kiểm tra theo phương pháp có liên hệ tới kết quả sản xuất

Số tuyệt đối: M 1 – ( M0 x )

Trong đó:

Q1 : khối lượng sản phẩm sản xuất kỳ thực tế ( báo cáo )

Q0 : khối lượng sản phẩm sản xuất kỳ kế hoạch ( gốc )

b Phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm

Mức tiêu dùng NVL sản xuất cho đơn vị sản phẩm được xác định bằng côngthức:

m =

Trong đó:

M : khối lượng NVL dùng vào sản xuất trong kỳ

Q : khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ

Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm bao gồm ba bộ phận cấuthành, có thể viết dưới dạng công thức:

m = k + f + h

Trong đó:

k : trọng lượng tinh hoặc thực thể sản phẩm

f : mức phế liệu, dư liệu bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành

M

Q