Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH thành đại

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệutrong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp, trong thời gian thực tập tại Công tyTNHH Thành Đại, em đã đi sâu tìm hiểu,

LỜI MỞ ĐẦU

Bước sang thế kỷ XXI, đất nước ta đã có sự đổi mới sâu sắc và toàn diện

về cơ chế quản lý kinh tế cũng như mọi đường lối chính sách xã hội Hiện naynền kinh tế thị trường đã có sự điều tiết của nhà nước, hệ thống kế toán ViệtNam đã có những bước đổi mới, tiến bộ và nhảy vọt về chất lượng để phù hợpvới sự đổi mới của nền kinh tế cũng như sự phát triển chung của đất nước Vớihơn nửa thế kỷ, củng cố để lớn mạnh, kế toán đã khẳng định được vai trò củamình trong công tác quản lý tài chính của các đơn vị cũng như quản lý vĩ môcủa nền kinh tế

Hiện nay, nước ta đang thực hiện những bước chuyển đổi về nền kinh tế,việc hiện đại hoá cơ sở hạ tầng đang diễn ra nhanh chóng ở khắp mọi nơi làmthay đổi bộ mặt đất nước từng ngày Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làmthế nào để quản lý có hiệu quả, khắc phục tình trạng lãng phí, thất thoát vốn Sựtồn tại của doanh nghiệp hiện nay phụ thuộc vào nhiều nhân tố nhưng điều tiênquyết là doanh nghiệp phải biết ứng xử giá cả một cách linh hoạt , biết tính toánchi phí bỏ ra, biết khai thác khả năng của mình giảm chi phí đến mức thấp nhất

để sau một chu kỳ kinh doanh sẽ thu được lợi nhuận tối đa

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, kế toán nguyênvật liệu là khâu bắt đầu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nguyênvật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sởvật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Không có nguyên vật liệu thì khôngthể tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh được Lượng nguyên vật liệucho quá trình sản xuất kinh doanh càng lớn thì nhu cầu về sản phẩm càng tăng

cả về khối lượng và chủng loại Trong khi đó điều kiện sản xuất của ta hiện nay

về nguyên vật liệu phần lớn là nhập ngoại, cho nên chúng ta không chỉ khó khăn

mà trong nhiều trường hợp vì thiếu nguyên vật liệu đã gây thiệt hại lớn cho sảnxuất

Trong khi đó nguyên vật liệu lại rất đa dạng, phong phú, bao gồm nhiềuchủng loại, có chất lượng thứ hạng, tính chất lý hóa khác nhau, chúng hoạt độngthường xuyên, hàng ngày, rất phức tạp Mỗi loại có vai trò vị trí khác nhau trongviệc tạo nên sản phẩm.

Muốn vậy, doanh nghiệp phải chú trọng vào công tác tổ chức hạch toánnguyên vật liệu Trong quá trình sản xuất, phải tính toán được các chi phí sảnxuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời Hạch toán chính xác chi phí

là cơ sỏ để tính đúng giá thành Thực hiện tốt được công việc này doanh nghiệpkhông chỉ tiết kiệm được chi phí bỏ ra mà còn đạt được hiệu quả cao về mặt lợinhuận cũng như việc sử dụng vốn Điều đó không chỉ mạng lại lợi ích về mặt vậtchất mà nó còn đem lại uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanhnghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệutrong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp, trong thời gian thực tập tại Công tyTNHH Thành Đại, em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu, kết hợp với lý luận đã học

ở trường để viết chuyên đề: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng

cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thành Đại làm

chuyên đề thực tập cho mình Chuyên đề thực tập được chia ra làm 3 chương:

Chương 1:Những lý luận cơ bản về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty TNHH Thành Đại

Chương 3: Biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thành Đại

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP1.1 TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm, vai trò, tầm quan trọng và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

1.1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu (NVL)

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóanhư: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, datrong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc… được hìnhthành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, vốn góp của cácthành viên tham gia công ty, …, trong đó chủ yếu là do mua ngoài NVL được

sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ,hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

1.1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh

Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là một yếu tố không thể thiếu, là

cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm Chi phí NVL thườngchiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm Do đó NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm, mà nócòn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra NVL có đảm bảo đúngquy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu vàphục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội

Vì vậy, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo cho việc sửdụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sảnphẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp Việc quản lý NVL phải bao gồm cácmặt như: số lượng cung cấp, chất lượng, chủng loại và giá trị Cho nên công tác

kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lýkinh tế tài chính của Nhà nước Nó nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ

những NVL cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệmđược NVL trong sản xuất Từ đó ngăn ngừa và hạn chế các hiện tượng hao hụt,mất mát hư hỏng, lãng phí NVL trong tất cả các khâu của quá trinh sản xuất.Đặc biệt là cung cấp các thông tin cho bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốtcông tác kế toán quản lý NVL, từ đó nâng cao được hiệu quả kinh doanh.

1.1.1.3 Tầm quan trọng, yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đíchcuối cùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợinhuận ngày càng được quan tâm Vì thế, các doanh nghiệp đều ra sức tìm conđường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Do vậy, với tỷ trọng chiếmkhoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt Nếudoanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sảnphẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan cólợi cho doanh nghiệp trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì

cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lýnguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ vàbảo quản đến khâu sử dụng

Trong khâu thu mua: các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thumua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sảnphẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặtchẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả

Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải

dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng khôngđược dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phảithực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu

Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịpthời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy trong khâu sửdụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụngnguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả

1.1.2 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu

NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là

cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm NVL chỉ tham gia vào một chu

kỳ SXKD nhất định, và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động củalao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ, hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu đểtạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

Về mặt giá trị, do NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nên giá trịcủa NVL sẽ được tính hết một lần vào chi phí SXKD trong kỳ Do đặc điểm này

mà NVL được xếp vào loại tài sản lưu động trong doanh nghiệp

1.1.2.2 Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL gồm rất nhiều loại, phong phú đadạng, có tính năng lý, hóa khác nhau, có công dụng, mục đích sử dụng khácnhau, thường xuyên biến động tăng giảm trong quá trinh SXKD Do đó để thuậnlợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từngloại NVL, đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất thì doanh nghiệp cần phảitiến hành phân loại NVL

Phân loại NVL là quá trình sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm với một tiêuthức nhất định Tùy theo loại hình sản xuất của từng ngành, nội dung kinh tế vàvai trò công dụng của NVL trong kế hoạch sản xuất kinh mà NVL được phânchia khác nhau

a, Phân loại nguyên vật liệu theo công dụng

Trong thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, tiêu thứcdùng để phân loại NVL thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của NVLtrong quá trình SXKD Theo tiêu thức này, NVL ở các doanh nghiệp được phân

ra các loại sau đây:

* Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của doanh

nghiệp, và là những vật phẩm tự nhiên mà sau quá trình gia công, chế biến sẽcấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như: xi măng, sắt, théptrong xây dựng cơ bản, vải trong may mặc…

* Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, đó là những vật liệu chỉ có tác

dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làmthay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động

của các tư liệu lao động hay phục vụ cho công việc sản xuất (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau…).

* Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong

quá trình SXKD Về thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ đượccoi là loại vật liệu phụ, nhưng do tính chất lý hóa và tác dụng của nó nên cầnhạch toán riêng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn như than, củi, thể lỏng nhưxăng dầu, ở thể khí như hơi đốt, khí đốt…

* Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng, máy móc phục vụ việc

sửa chữa thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như vòng bi, vòngđệm, xăm lốp…

* Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị

(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua

vào nhằm mục đích đầu tư cho XDCB

* Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh

lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…).

* Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể

trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng v.v…

Ngoài cách phân loại phổ biến trên, các doanh nghiệp có thể phân loạiNVL theo nhiều cách khác nữa Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng vànhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau

b, Phân loại theo nguồn hình thành vật liệu bao gồm:

- Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà

do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu

- Vật liệu sản xuất: là vật liệu DN tự tạo để phục vụ cho nhu cầu sản xuất.

- Vật liệu từ các nguồn khác như: là loại vật liệu hình thành do được nhận

cấp phát, góp vốn liên doanh, biếu, tặng, thưởng…

c, Phân loại theo quyền sở hữu vật liệu

- Vật liệu tự có

- Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ

d, Phân loại theo mục đích và nơi sử dụng NVL

- Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm

- Vật liệu dùng cho nhu cầu khác: như quản lý phân xưởng, quản lý doanh

nghiệp, tiêu thụ sản phẩm…

1.1.3 Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVLtheo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc, NVL phải được đánh giá theonguyên tắc “giá phí” tức là tính toán đầy đủ chi phí thực tế Doanh nghiệp bỏ ra

để có được NVL đó Song do đặc điểm của NVL là có nhiều chủng loại, thườngxuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và do yêu cầu của công tác

kế toán NVL là phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của NVL,nên trong công tác kế toán NVL còn có thể đánh giá theo cách hạch toán

1.1.3.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho

Giá thực tế của NVL nhập kho là toàn bộ chi phí mà Doanh nghiệp phải

bỏ ra để có NVL đó Tùy từng nguồn nhập mà giá thực tế của NVL được đánhgiá khác nhau

* Đối với NVL nhập do mua ngoài:

- Với cở sở SXKD thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ thuế thì: Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ bằng Trị giá mua ghi

trên hóa đơn (không bao gồm VAT) cộng Các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác) trừ đi Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá (do mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất).

- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phươngpháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì

giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) cộng với chi phí thu mua thực tế trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).

* Đối với NVL Doanh nghiệp tự gia công, chế biến: giá thực tế ghi sổ

gồm giá thực tế của NVL xuất đem gia công chế biến cộng các chi phí gia công

và chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có).

* Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế ghi sổ khi nhập

kho gồm giá thực tế của NVL xuất thuê chế biến cùng các chi phí liên quan đến

việc thuê ngoài gia công chế biến (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, …).

* Trường hợp Doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị,

tổ chức, các nhân tham gia góp vốn: giá thực tế ghi sổ là giá do hội đồng liên

doanh thống nhất định giá cộng với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải

bỏ ra (nếu có).

* Với phế liệu thu hồi nhập kho: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá

ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu

* Đối với NVL được tặng thưởng: giá thực tế ghi sổ của NVL được tính

theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

1.1.3.2 Giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho

NVL được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, dovậy giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau Đặc biệt, đốivới các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấutrừ hay theo phương pháp trực tiếp và các doanh nghiệp không thuộc đối tượngchịu thuế GTGT thì giá thực tế nhập kho của NVL lại càng có sự khác nhautrong mỗi lần nhập Vì thế mỗi khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác địnhđược giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theophương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tínhchất nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá thực tế của NVL xuất kho cóthể áp dụng một trong những phương pháp sau:

* Tính giá theo phương pháp giá đơn vị bình quân: theo phương pháp

này, giá gốc NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần

nhập) dựa trên cơ sở về số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu tồn

x

Giá đơn vịbình quân củaNVL

+ Bình quân cả kỳ dự trữ: phương pháp này đơn giản, dễ làm, nhưng độ

chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnhhưởng đến công việc quyết toán nói chung

Số lượng NVL

Số lượng NVL nhập

khotrong kỳ

+ Bình quân cuối kỳ trước: phương pháp này mặc dầu khá đơn giản và

phản ánh kịp thời tình hình biến động NVL trong kỳ, tuy nhiên không chính xác

vì không tính đến sự biến động của giá cả vật tư kỳ này

Giá đơn vị

bình quân

cuối kỳ trước

=

Giá gốc NVL tồn kho đầu kỳ

(hoặc cuối kỳ trước)

Lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ

(hoặc cuối kỳ trước)

+ Bình quân sau mỗi lần nhập: phương pháp này khắc phục được nhược

điểm của cả hai phương pháp trên, tuy nhiên tốn nhiều công sức tính toán

Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

Lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

* Tính giá theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trước thì xuấttrước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng sốhàng xuất Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá gốc của NVL muatrước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trước và do vậy trị giáNVL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL mua vào sau cùng Phươngpháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

* Tính giá theo phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO)

Theo phương pháp này những NVL nhập kho sau thì xuất trước và khitính toán giá mua thực tế của NVL xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giáthực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập saucùng Số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó Nhưvậy, giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế NVL thuộc các lầnnhập đầu kỳ Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạmphát

* Tính giá theo phương pháp giá thực tế đích danh

Phương pháp này thường được áp dụng đối với các vật liệu có trị giá cao,các loại vật liệu đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số

lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của từng hàng, từng lô hàng

với số lượng xuất kho theo từng lần nhập Hay nói cách khác, NVL nhập kho

theo giá nào thì khi xuất kho ghi theo giá đấy (trừ trường hợp điều chỉnh).

1.1.3.3 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp trong cácdoanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán Còn đối với cácdoanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều chủng loại NVL, các nghiệp vụ nhập xuấtdiễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của giá cả, việc tính toánghi chép theo giá thực tế là khó khăn, phức tạp, nhiều thì không thể thực hiệnđược Vì thế để đơn giản hơn trong công tác kế toán, doanh nghiệp tự đặt ra chomình một loại giá, gọi là giá hạch toán

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định, có tính chất ổn định, vàchỉ dùng để ghi sổ kế toán NVL hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việcthanh toán, giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính Giá hạch toán

có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhất trong ít nhấtmột kỳ hạch toán Cuối kỳ kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết NVLtheo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kếtoán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bước sau:

+ Bước 1: xác định hệ số giá hạch toán và giá thực tế

Trị giá hạch toán NVLnhập trong kỳ

+ Bước 2: Tính giá thực tế NVL xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho

và hệ số giá vừa tính được

vật liệuTuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp

mà hệ số giá vật liệu, công cụ dụng cụ có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặccho cả loại vật liệu

Có nhiều phương pháp tính giá nguyên vật, nhưng mỗi một phương pháptính giá lại có nội dung , ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định

do đó mỗi doanh nghiệp cần chọn cho mình một phương pháp riêng phù hợp vớiđặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ của cán bộ kế toáncũng như yêu cầu quản lý để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kếtoán Khi muốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại, đồng thời phải thể hiệncông khai trên báo cáo tài chính Nhờ vậy có thể kiểm tra, đánh giá chính xáckết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp

1.2 Nhiệm vụ, nguyên tắc của kế toán nguyên vật liệu

Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế, vì thế để đáp ứng mộtcách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm, chức năng nguyên vật liệu trongcác doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tìnhhình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu Tính giá thành thực tế về nguyên vậtliệu đã thu mua về nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật

tư về các mặt: số lượng, chủng loại giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịpthời đầy đủ trong quá trình thi công, xây dựng

- Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu,hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủchế độ hạch toán ban đầu về vật liệu

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư thừathiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Tính toán xác định chính xác số lượng và giátrị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinhdoanh

1.3 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết NVL phảiđược thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm NVL và được tiến hành đồngthời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định, ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC thì các chứng từ

sử dụng để kế toán chi tiết NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03 – VT)

- Phiếu báo giá vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05 – VT)

- Bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT)

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu 07 – VT)

- Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001)

- Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02GTKT3/002)

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán

sử dụng các chứng từ khác nhau

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời,đầy đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổchức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán quy định, phục vụ cho việcghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan Đồng thời người lập chứng

từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kếtoán phát sinh

1.3.2 Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu

Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán, cũng như việc kiểm trađối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiếnhành theo ba phương pháp sau:

- Phương pháp Thẻ song song

- Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp Sổ số dư

1.3.2.1 Phương pháp Thẻ song song

* Nội dung của phương pháp:

- Hạch toán ở kho: Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý và thực

hiện các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ và thủ kho cũng đượcghi chép trên hệ thống thẻ kho do kế toán lập như sau:

+ Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ khokiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thực hiện các nghiệp vụ nhập hoặcxuất vật liệu, công cụ dụng cụ

+ Cuối ngày phân loại các chứng từ nhập, xuất kho theo từng thứ vật liệu,

để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng (mỗi thứ vật liệu, được mở một tờ thẻkho), sau đó tính ra số tồn kho cuối ngày trên từng thẻ kho

- Hạch toán ở phòng kế toán: Kế toán mở bộ thẻ vật liệu (tương tự thẻ

kho) nhưng được theo dõi cả chỉ tiêu về mặt số lượng và giá trị Hoặc kế toán

mở sổ chi tiết vật liệu, để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu,theo hai chỉ tiêu số lư ợng và giá trị cho từng loại vật liệu

Cụ thể là: Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuấtvật liệu do thủ kho bàn giao, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ,hoàn chỉnh chứng từ, phân loại chứng từ sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu, hoặc

sổ chi tiết vật liệu, theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị cho từng thứ vật liệu

Cuối tháng kế toán chi tiết vật liệu, phải tổng hợp tình hình nhập, xuất tồnvật liệu, theo từng nhóm, từng loại vật liệu, các bảng kê tổng hợp này được sửdụng để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp có liên quan

Cuối tháng có thể đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho (ghi theo số lượng)

với thẻ vật liệu, hoặc sổ chi tiết vật liệu Về nguyên tắc các số liệu trên phảibằng nhau

Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phươngpháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1:

Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết NVL

theo phương pháp Thẻ song song

Ghi chú:

 Ghi hàng ngày:

 Ghi cuối tháng:

 Đối chiếu kiểm tra:

* Ưu, nhược điểm.

- Ưu điểm: phương pháp này hạch toán đơn giản, dễ kiểm tra dễ đối chiếu

đến từng thứ vật liệu và dễ phát hiện sai sót trong ghi chép kế toán và công tácquản lý

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp (cùng theo dõi số lượng), khối lượng ghi chép còn nhiều, nếu chủng loại NVL

nhiều thì việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu sẽ khó khăn và hạn chế tính kịp thờicủa việc kiểm tra, giám sát trong công tác quản lý

- Phương pháp này vận dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chủngloại vật liệu ít

1.3.2.2 Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển

* Nội dung của phương pháp này như sau

- Hạch toán ở kho: Thủ kho sử dụng bộ thẻ kho do kế toán lập và bàn

giao để hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu,

theo chỉ tiêu số lượng (cụ thể tương tự như phương pháp trên).

- Hạch toán ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển dùng

cho cả năm để hạch toán tổng hợp tình hình NVL luân chuyển trong tháng theo

tổng số nhập, tổng số xuất trong tháng và tồn cuối tháng cho tứng thứ vật liệutheo hai chỉ tiêu về số lượng và giá trị

Định kỳ khi nhận các chứng từ nhập, xuất NVL do thủ kho bàn giao, kếtoán phân loại các chứng từ, kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ, hoànchỉnh chứng từ sau đó lập bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệuđồng thời theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị

Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê nhập, xuất đã được lập theo định kỳ đểtổng hợp lại tổng số nhập, tổng số xuất của từng thứ vật liệu, theo hai chỉ tiêu sốlượng và giá trị rồi ghi vào sổ theo dõi luân chuyển Đồng thời cuối tháng kếtoán tính được số tồn kho của từng thứ vật liệu, theo hai chỉ tiêu số lượng và giátrị để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển

Nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương phá sổ đối chiếuluân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết NVL

theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

 Ghi cuối tháng:

 Đối chiếu kiểm tra:

* Ưu, nhược điểm.

- Ưu điểm: Phương pháp này giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế

toán so với phương pháp trên, vì chỉ tiến hành vào cuối tháng

- Nhược điểm: việc ghi chép vẫn còn trùng lặp và không đều trong tháng,

hạn chế chức năng kiểm toán của kế toán

- Phương pháp này vận dụng với các doanh nghiệp không có điều kiện bốtrí kế toán chi tiết vật liệu và khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất không lớn

1.3.2.3 Phương pháp Sổ số dư

* Nội dung của phương pháp này là:

- Hạch toán ở kho: Thủ tục thực hiện tương tự như như phương phạp thẻ

song song Cuối tháng căn cứ vào khối lượng tồn kho vật liệu, trên từng thẻ kho,thủ kho ghi vào cột số lượng trong sổ số dư cho từng thứ vật liệu

- Hạch toán ở phòng kế toán: Kế toán được sử dụng sổ số dư để ghi chép

theo chỉ tiêu giá trị của từng thứ vật liệu, tồn cuối tháng Cụ thể là:

Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủkho bàn giao, tiến hành kiểm tra hợp lý, hợp lệ của chứng từ, hoàn chỉnh chứng

từ, phân loại chúng từ sau đó nhập bảng kê nhập, bảng kê xuất theo chỉ tiêu giáhạch toán Sử dụng các bảng kê nhập, bảng kê xuất đã được lập theo định kỳ đểlập bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất, theo từng nhóm hàng, từng loạivật liệu

Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất để lậpbảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho từng nhóm vật liệu, theo chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho bàn giao, căn cứ vào sốlượng tồn kho của từng thứ vật liệu mà thủ kho đã ghi, và giá hạch toán đơn vị

để tính được giá hạch toán của từng thứ vật liệu tồn kho ghi vào cột giá trị trong

sổ số dư

Cuối tháng đối chiếu số liệu chỉ tiêu giá trị (giá hạch toán) trên sổ số dư

với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Về nguyên tắc giá trị tồn kho của từngnhóm vật liệu trong hai sổ này phải bằng nhau

Nội dung trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ số dư đượckhái quát bằng sơ đồ:

Sơ đồ 3

Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết NVL

theo phương pháp Sổ số dư

Ghi chú:

 Ghi hàng ngày:

 Ghi cuối tháng:

 Đối chiếu kiểm tra:

* Ưu, nhược điểm:

- Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lăp giữa kho và phòng kế toán,

giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng

Thẻ kho

Sổ số dư Bảng kê nhập

Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn

Bảng kê xuất Chứng từ xuất Chứng từ nhập

- Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị, nên muốn biết được

số hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì khi phải xem sổ của thủkho mất nhiều thời gian Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữakho và phòng kế toán gặp nhiều khó khăn

- Phương pháp này vận dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vậtliệu, tình hình biến động xuất, nhập thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựngđược hệ thống danh điểm vật liệu, với hệ thống giá hạch toán đến từng thứ vậtliệu Cán bộ kế toán và thủ kho đòi hỏi phải có trình độ cao, có tinh thần tráchnhiệm

1.3.3 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thườngxuyên Tuy nhiên, tùy theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanhnghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm

kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm), nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm

cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng NVL tồn cuối kỳ Tương ứngvới hai phương thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán cácloại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là:

- Phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp kiểm kê định kỳ

1.3.3.1 Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.3.3.1.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánhthường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có, biến động tăng giảmhàng tồn kho trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho

Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì có độchính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật.Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác địnhđược lượng nhập, xuất, tồn kho cho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVLnói riêng Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là khối lượng ghi chép

nhiều, không thích hợp với những doanh nghiệp có sư dụng những loại hàng tồnkho mà giá trị đơn vị nhỏ, thường xuyên xuất dùng, xuất bán.

Để tiến hành kế toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp kê khaithường xuyên, kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây:

* Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” tài khoản này được dùng để

theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giáthực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý

và phương tiện tính toán

Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế củanguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa,đánh giá tăng…)

Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong

kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt…)

Dư nợ: giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho

Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2:

* Tài khoản 151: “Hàng mua đi đường” tài khoản này dùng theo dõi các

loại nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp đã muahay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng,chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán)

Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường tăng thêm trong kỳ.Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyểngiao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

Dư nợ: giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ)

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnliên quan khác như 133, 331, 111, 112, 632….

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đếnnơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả vể số lượng,chất lượng, quy cách…Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biênbản kiểm nhận vật tư” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tưtrên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủkho Thủ kho sẽ ghi số vật liệu vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn

cứ ghi sổ Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho

bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản

Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu

NVL trong doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như tăng

do mua ngoài, tăng do nhận vốn góp, nhận cấp phát… Ngoài ra, giống như sảnphẩm, NVL có thể tăng do tự sản xuất nhập kho, do thuê ngoài gia công chếbiến nhập kho… Cách ghi chép các trường hợp tăng NVL như sau

* Trường hợp mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi :

Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu

* Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh

* Giảm cho vay tạm thời

SƠ ĐỒ TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG

PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN

1.3.3.2 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.3.3.2.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cáchthường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hóa trêncác tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ

và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng hàng tồn khothực tế và lượng xuất dùng cho SXKD và các mục đích khác Độ chính xác củaphương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép Vì thếphương pháp kiểm kê định kỳ chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh nhữngchủng loại hàng hóa vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuấtbán Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 611 “Mua hàng” Dùng để theo dõi tình hình thu mua,tăng, giảm, vật

liệu theo giá thực tế

Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trongkỳ

Bên Có : Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng,xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành hai tiểukhoản

Tài khoản 611 có các tài khoản cấp 2 sau:

Tài khoản 6111.Mua nguyên vật liệu

Tài khoản 6112.Mua hàng hoá

Ngoài ra còn có các tài khoản 152, 151

Tài khoản 152 Nguyên liệu vật liệu

Bên Nợ : Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ

Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

Dư nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

Tài khoản 151: Hàng mua đi đường: Dùng để phản ánh trị giá số hàng

mua nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loạihàng, từng người bán

Bên Nợ : Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ

Bên Có : Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ

Dư Nợ : Giá thực tế hàng đang đi đường

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

k/c giá thực tế của vật liệu đang đi

1.3.4 Tổ chức sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán NVL

Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanhnghiệp thường nhiều và phức tạp không chỉ ở số lượng các phần hành mà còn ởmỗi phần hành kế toán cần thực hiện Do vậy đơn vị kế toán cần thiết phải sửdụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu, nội dung phương pháp hạchtoán, tạo thành một hệ thống sổ kế toán liên hệ chặt chẽ với nhau Mỗi hệ thống

sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanhnghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán Các doanh nghiệp khác nhau

về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức

tổ chức sổ kế toán khác nhau

Trên thực tế doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức kếtoán sau đây:

- Hình thức Nhật ký chung: là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung Sau đócăn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào Sổ cái Mỗi bút toán phản ánhtrong Sổ nhật ký được chuyển vào Sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan.Đối với các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các Nhật ký

phụ Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các Nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào Nhật

ký chung hoặc vào thẳng Sổ cái Hình thức này gồm các sổ sách:

+ Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

+ Sổ cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Hình thức Nhật ký – Sổ cái: theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký – Sổ cái Sổ này là sổhạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và hệthống Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên

Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc cùng loại,mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký – Sổ cái Hình thức này gồm các loại sổ

kế toán sau:

+ Nhật ký – Sổ cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Hình thức Chứng từ ghi sổ: hình thức này thích hợp với mọi loại hình

đơn vị Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bịchậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công Sổ sách trong hình thức này gồm:+ Sổ cái

+ Sổ đăng ký chứng từ

+ Bẳng cân đối tài khoản

+ Các sổ và thẻ kế toán chi tiết

- Hình thức Nhật ký – Chứng từ: hình thức này thích hợp với doanh nghiệp

lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hóacán bộ kế toán Sổ sách trong hình thức này gồm có:

thông tin kế toán vì vậy sử dụng theo hình thức Nhật ký chung làm hình thức kế

toán sử dụng cho công ty mình

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠI2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠI 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thành Đại

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thành Đại

Địa chỉ : Quán Toan, Hồng Bàng, Hải Phòng

Giấy đăng ký kinh doanh số 020300295 do Sở kế hoạch và đầu tư HảiPhòng cấp lần đầu ngày 28/3/2007 thay đổi lần thứ nhất vào ngày 12/11/2007 vàthay đổi lần thứ hai vào ngày 12/9/2009

Hải Phòng là thành phố cảng đang trên đà phát triển, là đầu mối giao

thông quan trọng trong việc giao lưu thương mại trong nước và quốc tế ThànhĐạt đã lựa chọn Hải Phòng là địa điểm đầu tiên để xây dựng khu liên hợp luyện

- cán thép tại khu vực Quán Toan

Khu liên hợp này gồm hệ thống các nhà máy liền kề nhau: Nhà máy cánthép xây dựng; Nhà máy luyện phôi thép lò điện hồ quang; Nhà máy sản xuấtgang lò cao; Nhà máy luyện thép lò thổi oxy; Nhà máy sản xuất khí côngnghiệp

Năm 1996, Nhà máy cán thép xây dựng được đầu tư với công suất 200,000tấn/năm Được sản xuất trên dây chuyền công nghệ hiện đại của Nhật Bản, Nhàmáy cán chuyên sản xuất thép cốt bê tông cán nóng thanh vằn có đường kínhD10 đến D40 theo các tiêu chuẩn thông dụng của Việt Nam và Quốc tế mangnhãn hiệu độc quyền “NSC” - Nam Đô Thép NSC đã cung cấp cho nhiều côngtrình trọng điểm quốc gia như: Sân vận động quốc gia Mỹ Đình, đường băngsân bay quốc tế Nội Bài, Trung tâm hội nghị quốc gia - nơi diễn ra hội nghịthượng đỉnh APEC14-2006 và các công trình nhà chung cư cao tầng, các côngtrình dân dụng khác

Năm 2003, xây dựng tiếp nhà máy luyện phôi thép công suất 600.000tấn/năm gồm hai dây chuyền, hai điện hồ quang, hệ thống dây chuyền thiết bịchế tạo mới và chuyển giao đồng bộ Nhà máy vận hành ổn định ngay từ nhữngtháng đầu tiên Sản phẩm phôi thép mang thương hiệu riêng cung cấp cho thịtrường cuối năm 2006.

Ngày 15 tháng 4 năm 2007, cùng với việc khánh thành nhà máy luyện phôithép Thành Đạt tiếp tục khởi công xây dựng nhà máy luyện gang với công suất500.000 tấn/năm sản phẩm gang thỏi và gang lỏng, với hệ thống thiết bị đồng

bộ, hai lò cao do phía Trung Quốc xây dựng và lắp đặt bàn giao theo hình thứcEPC Nhà máy cung cấp một phần sản phẩm là nước gang lỏng cho nhà máyluyện phôi thép từ thép phế liệu để thay thế từ 50 -60% thép phế liệu phải nhậpkhẩu Nhà máy luyện gang vận hành vào Quý 2 năm 2008 Để phục vụ chochính các nhà máy luyện thép của mình tại khu vực này, xây dựng nhà máy khícông nghiệp oxy và nitơ với công suất 5.000 m3/giờ Nhà máy này vận hành vàonăm 2008

Năm 2008, khu liên hợp luyện - cán thép tại Hải Phòng đạt tổng công suất tới 1,3 triệu tấn/ năm Với doanh thu hàng chục ngàn tỷ đồng mỗi năm, Thành Đạt đã góp một phần nhỏ vào sự phát triển của kinh tế địa phương Mục tiêu lâu dài của Thành Đại không chỉ sản xuất ra những sản phẩm thép thông dụng, thông thường phục vụ cho nhu cầu trong nước, mà còn tiến tới sản xuất những sản phẩm thép chất lượng cao phục vụ cho thị trường xuất khẩu ra nước ngoài, đặc biệt xuất khẩu sang các nước trong khu vực

BẢNG KHÁI QUÁT KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Thành Đại

Sản phẩm chính của doanh nghiệp :

+ Thép thanh cán vằn xây dựng đường kính từ D10 - D32 Mác thép SD

295, SD390 Sản xuất theo tiêu chuẩn Việt Nam & Nhật Bản

+ Phôi thép vuông 100 - 150, dài 6m Thông thường sản xuất phôi vuông

120 dài 6m Sản xuất các mác thép chủ yếu để cung cấp cho các nhà máy cánsản xuất thép xây dựng mác SD 295 và SD 390 Chủng loại phôi thép khác theođặt hàng

Trong thời buổi cạnh tranh kinh tế thị trường, Công ty đã không ngừngcải tiến máy móc thiết bị và mạnh dạn đầu tư mua sắm máy móc mới để nângcao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành trên một đơn vị sản phẩm để đủ sứccạnh tranh với các doanh nghiệp khác Công ty đã lắp đặt dây chuyền sản xuấtvới quy trình công nghệ khép kín Từ khi đưa NVL vào đến khi thành sản phẩmlàm giảm bớt tiêu hao NVL, khối lượng thành phẩm sản xuất trong một ca làlớn, chu kỳ để tạo ra một sản phẩm ngắn, dẫn đến năng suất lao động, hiệu quảSXKD của Công ty ngày càng tăng

Công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh, tạotích luỹ ban đầu, quan trọng, làm tăng cường lực lượng sản xuất, giải quyết đầy

đủ công ăn việc làm, cải thiện đời sống cho người lao động, đóng góp một phầnngân sách cho nhà nước.Vì vậy trước những sự biến động của thị trường, nhữngkhó khăn thử thách của thời đại Công ty vẫn đạt được nhiều thành tựu to lớn

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Thành Đại

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Bộ máy quản lý là cơ quan đầu não của mỗi doanh nghiệp, là bộ phậnchứa đựng và giải quyết những vấn đề quan trọng, phức tạp Để đảm bảo khảnăng quản lý, chỉ đạo, thực hiện tốt nhiệm vụ đặt ra, Công ty đã tổ chức cơ cấuquản lý theo mô hình trực tuyến chức năng gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao

Tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm các phòng ban đảm nhiệm chức năngquản lý trong chỉ đạo kỹ thuật sản xuất kinh doanh

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phó tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc

Phòng kỹ thuật

Phòng

TC - KT

Phó tổng giám đốc

Phòng Marketing nguyên liệuPhòng thu kho vậnPhòng Phòng cơ điện

Ban quản lý kinh tế, kỹ thuật, pháp lý

Phòng

Phân xưởng nguyên liệu

Phân xưởng luyện thép

Phân xưởng động lực

Phân xưởng cơ điện

Phân xưởng cán thép

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thành Đại

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Sơ đồ 6:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Chức năng và nhiệm của mỗi nhân viên kế toán tại Công ty TNHH ThànhĐại:

+ Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp :Là người có trách nhiệm, quyền

hạn cao nhất tại phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp phân công, chỉ đạo côngtác kế toán tại công ty Yêu cầu các bộ phận cung cấp đủ số liệu trong hợp đồng kinh

tế Tổ chức luân chuyển chứng từ, thiết kế mẫu sỗ kế toán sao cho phù hợp với yêucầu quản lý, giám sát hoạt động, ký duyệt soạn thảo hợp đồng mua bán, lập kế hoạchvay vốn và kế hoạch chi tiền mặt tiền lương Cuối mỗi tháng mỗi quý kế toán trưởngchịu trách nhiệm hoàn thiện các báo cáo gửi về công ty

+ Kế toán công nợ thanh toán: Là thành viên làm việc dưới sự chỉ đạo của kế

toán trưởng, theo dõi các phiếu thu tiền mặt, tiền gửi và tiền vay ngân hàng Hạchtoán các nghiệp vụ phát sinh công nợ và các khoản cho cán bộ nhân viên theo chế độcủa công ty

Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt

Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp)

Kế toán công

nợ thanh toán

Kế toán ngân hàng

Kế toán vật tư kiêm thủ kho

+ Kế toán vật tư kiêm thủ kho: Thuộc quyền quản lý của phòng vật tư theo

dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn vật tư hàng ngày Lập phiếu nhập kho, xuất kho,thanh toán, tính giá vật tư dùng cho thủ công, xây dựng Cuối tháng lên bảng tổnghợp Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu Ngoài ra, kế toán vật tư còn tham gia vàocông tác kiểm kê vật liệu định kỳ

+ Kế toán ngân hàng: Theo dõi tiền gửi Ngân hàng, căn cứ cứ vào giấy báo

Nợ, báo Có, tiền tạm ứng, các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp và cáckhoản chi phí khác ở công ty Cuối tháng, lên bảng kê để đối chiếu số liệu với các bộphận liên quan

+ Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: Theo dõi, quản lý tiền mặt tại công ty, tình

hình thu chi tiền mặt vào sổ quỹ là người liên hệ, giao nhận và lưu trữ chứng từ, tínphiếu có giá trị theo lệnh của kế toán trưởng và giám đốc Công ty

2.1.4.2 Đặc điểm chế độ kế toán tại công ty TNHH Thành Đại

Hạch toán kế toán có vai trò rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp Nó ảnhhưởng trực tiếp đến quá trình quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty Do vậyviệc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý là rất cần thiết Mỗi doanhnghiệp phải tìm cho mình một phương pháp hạch toán kế toán sao cho thích hợp vớiđặc điểm sản xuất kinh doanh và phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ nhânviên kế toán

- Chế độ chứng từ tuân theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộtrưởng Bộ Tài Chính Tất cả các mẫu chứng từ đều tuân theo quy định của Nhànước

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 mỗinăm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép và hạch toán kế toán là đồng VN (VNĐ)

- Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kêkhai thường xuyên