Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

LỜI MỞ ĐẦU Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất sản phẩm là đối tượng lao động

LỜI MỞ ĐẦU

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất sản phẩm làđối tượng lao động NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dướidạng vật hoá, đối với công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long thìnguyên vật liệu là cơ sở cấu thành sản phẩm

Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng rất đa dạng và giá trị nguyên vậtliệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất – kinh doanh,vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cầnthiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tănglợi nhuận cho công ty.

Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu với công ty TNHHĐầu Tư và Xây Dựng Thành Long, em đã chọn đề tài nghiên cứu “Hạch toánnguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công tyTNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long” Chuyên đề gồm những phần sau: Phần I- Tổng quan về công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành LongPhần II- Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sửdụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành LongPhần III- Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công tyTNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

Do thời gian và trình độ có hạn nên trong chuyên đề thực tập của emvẫn còn nhiều thiếu xót, em rất mong nhận được sự góp ý của các thày côgiáo, các cô chú và anh chị trong công ty.

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng và toànthể cán bộ công nhân viên, đặc biệt là phòng tài chính kế toán của công ty

1

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44CTNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long đã tận tình giúp đỡ em hoàn thànhchuyên đề thực tập tốt nghiệp này

Sinh viên thực hiện

Tên công ty : Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành LongTên giao dịch : Thanhlong construction and investment company limitedTên viết tắt : THANH LONG C&I CO., LTD

Địa chỉ trụ sở chính : 8B/2 Láng Hạ - Thành Công - Ba Đình – Hà Nội Số Fax : 047.721.045

Số điện thoại : 048.314.046Email : Thanhlongco@fpt.vn

Số tài khoản giao dịch : 00-7300-01872 Ngân hàng Lào Việt, chi nhánhHà Nội

+Ông Nguyễn Văn Tuấn góp 250.000.000 (đồng) chiếm 5% tổng sốvốn góp

+Ông Bùi Đình Hảo góp 250.000.000 (đồng) chiếm 5% tổng số vốn góp

2 Đặc điểm sản xuất- kinh doanh

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

3 Tổ chức quản lý, sản xuất tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây DựngThành Long

- Các đội công trình

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

PhòngKinh doanh

Đội thi công cơ giới

PhòngKỹ thuật - KCSPhòng

Vật tư – Thiết bịPhòng

Tài vụPhòng

Tổ chức – Nhân chính

Đội công trình 1Đội công trình 2Đội công trình 3

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐCPHỤ TRÁCH KỸ THUẬTPHÓ GIÁM ĐỐC

PHỤ TRÁCH KINH DOANH

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

-Giám đốc công ty : đại diện pháp nhân của công ty và chịu tráchnhiệm trước cơ quan pháp luật về mọi hoạt động sxkd của công ty.Giám đốccông ty là người điều hành cao nhất trong công ty.

-Phó giám đốc kinh doanh : là người có kiến thức kinh doanh nhạy cảmtrong việc nắm bắt và tìm kiếm thị trường, có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốctrong việc kí kết các hợp đồng sao cho đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.

-Phó giám đốc kĩ thuật : là người có trình độ cao, nắm vững kiến thứcvề chuyên ngành, tư vấn cho giám đốc về vấn đề kĩ thuật Đồng thời chỉ đạogiám sát, kiểm tra chất lượng các công trình để cung cấp cho khách hàng sảnphẩm tốt nhất.

-Phòng kinh doanh : tham mưu cho chủ nhiệm dự án về công tác lập dựtoán, lập kế hoạch hàng tháng về nhu cầu vốn, vật tư phục vụ thi công, kí cáchợp đồng liên quan đến dự án, nghiệm thu thanh toán hàng tháng giá trị cáckhoản khấu trừ, bù giá vật liệu với chủ đầu tư, thanh quyết toán công trìnhvới chủ đầu tư khi hoàn thành bàn giao.

Tham mưu cho chủ đầu tư về công tác thanh toán, tạm ứng các khoảnkhấu trừ đối với các đội thi công và làm hồ sơ hoàn công.

-Phòng tổ chức nhân chính : Tham mưu cho chủ nhiệm dự án về cácmặt: quản lí tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chínhsách, chế độ tiền lương đối với người lao động, quản lí hành chính, điều kiệnăn ở sinh hoạt làm việc cho văn phòng và các đội Quan hệ đối nội, đối ngoạivới các địa phương xung quanh cơ quan, giải quyết các chế độ chính sáchNhà nước quy định trực tiếp quản lí điều hành bộ phận phục vụ kĩ sư tư vấn,điện nước, bảo quản thay thế sửa chữa nhà ở, đồ dùng xe cộ, văn phòng phẩmvà các thiết bị.

-Phòng tài vụ : Tham mưu cho chủ nhiệm dự án về kế hoạch cung cấpđủ vốn cho công trình thi công theo đúng tiến độ trong biện pháp tổ chức thicông, theo dõi thu chi tài chính, cập nhật chứng từ theo dõi sổ sách thu chi

của văn phòng, phần phục vụ kĩ sư tư vấn và các khoản cấp phát, cho vay vàthanh toán khối lượng hàng tháng đối với các đội thi công sau khi được chủcông trình duyệt Thực hiện tốt các chế độ, chính sách của Nhà nước về tàichính, chế độ bảo hiểm, thuế, tiền lương cho văn phòng và các đội, báo cáođịnh kì và quyết toán công trình.

-Phòng vật tư -thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵnsàng hoạt động Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấpđể sửa chữa thiết bị, có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tưcho công trình (tuy nhiên đội sản xuất vẫn là đơn vị chủ động trong việc xuấtnhập, tìm nguồn vật tư) Ngoài ra bộ phận này phải nên được phương án duytu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình

-Phòng kĩ thuật –KCS : Có trách nhiệm tham mưu cho chủ dự án vềcông tác lập, thiết kế, tổ chức thi công các hạng mục công trình để làm việcvới kĩ sư tư vấn, lập tiến độ thi công, điều chỉnh tiến độ các mũi thi công saocho phù hợp với tiến độ chung của dự án Chỉ đạo các đội về công tác kĩthuật, đảm bảo thi công đúng quy trình và thường xuyên làm việc với kĩ sư tưvấn để thống nhất về giải pháp thi công, được kĩ sư tư vấn chấp thuận, cùngphòng kinh doanh nghiệm thu khối lượng đã thi công hàng tháng để thanhtoán với chủ công trình, tổng nghiệm thu toàn bộ công trình, lập hồ sơ hoàncông và bàn giao công trình cho chủ đầu tư.

-Đội thi công : Thực hiện nhiệm vụ do chủ nhiệm điều hành dự án giaovà chịu trách nhiệm về kĩ thuật chất lượng, tiến độ công trình, chỉ đạo đội cónhiệm vụ lo ăn ở làm việc, đảm bảo an toàn giao thông vầ an toàn lao độngtrong quá trình thi công, kho xưởng, bến bãi, phương tiện, thiết bị, nhân lựcphù hợp với tiến độ công nghệ Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trỉnh thicông đúng thiết kế đảm bảo chất lượng, hạch toán riêng đề nghị thanh toán,duy trì mọi hoạt động vẫn tiến hành điều hành không được ngưng trệ.

3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44CLà công ty hoạt động trong lĩnh vực XDCB, công ty TNHH Đầu Tư vàXây Dựng Thành Long chủ yếu tham gia xây dựng các công trình giao thông.

Hiện nay, công ty tổ chức sản xuất theo quy trình sản xuất, có thể kháiquát quy trình đó như sau : khảo sát-thiết kế-lập dự toán-thi công-bàn giao-thanh quyết toán (trong đó đối với công trình lớn thì khâu khảo sát-thiết kế-lập dự án được các cơ quan chuyên doanh khác tiến hành) Sản phẩm củacông ty mang những đặc tính chung của sản phẩm xây dựng, do đó yêu cầucủa công tác tổ chức sxkd đòi hỏi phải phù hợp với những đặc trưng đó

Sơ đồ bố trí tổ chức điều hành hiện trường

Tài chính-kế toánBộ phận

Thí nghiệm-KSTK

Đội công trình 1Đội công trình 2

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

 Giám đốc điều hành dự án kiêm quản lí công trường : Là ngườicó nhiều kinh nghiệm trong thi công cầu đường và từng điều hành các dự áncó trình độ phức tạp tương tự công trình đấu thầu Giám đốc dự án kiêm quảnlí công trường thay mặt giám đốc có toàn quyền quyết định và chịu tráchnhiệm trước giám đốc chỉ đạo điều hành công trình chất lượng, tiến độ hoànthành đúng theo yêu cầu của bên A và kĩ sư tư vấn

 Kĩ sư trưởng : Là người chịu trách nhiệm chính về mặt kĩ thuậtcông trình Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kĩ thuật thi công, giải quyếtcác vấn đề kĩ thuật phức tạp, đảm bảo các công trình thi công đúng tiến độ,chất lượng đã đề ra Kĩ sư trưởng là người có nhiều kinh nghiệm thi công cáccông trình tương tự

 Đội trưởng thi công : Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc dự ángiao và chịu lãnh đạo về kĩ thuật của kĩ sư trưởng Đội trưởng chịu tráchnhiệm về các mặt : Tổ chức lực lượng thi công, tổ chức thi công đúng yêu cầukĩ thuật, đảm bảo tiến độ theo yêu cầu của công trình, thực hiện hạch toán độimình phụ trách

 Kĩ sư phụ trách kĩ thuật thi công : Phụ trách trực tiếp về kĩ thuậtthi công của từng công việc, giúp việc cho đội trưởng thi công, thay thế nhiệmvụ điều hành của đội trưởng khi đội trưởng đi vắng.

 Bộ phận phụ trách vật tư – thiết bị : Có trách nhiệm đảm bảomáy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chấtlượng vật tư cung cấp để sửa chữa thiết bị, có trách nhiệm theo dõi, giám sátxuất nhập vật tư cho công trình Ngoài ra bộ phận này phải nên được phươngán duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công côngtrình

 Nhân viên phụ trách thí nghiệm : Có trách nhiệm trong việc thínghiệm vật liệu và thành phẩm, cung cấp những số liệu chính xác, trung thựcđáp ứng yêu cầu trong quá trình chuẩn bị thi công, chọn nguồn vật liệu đưa

vào sử dụng, cũng như kiểm tra trong quá trình thi công theo yêu cầu của kĩsư tư vấn bên A

 Bộ phận quản lí hành chính, y tế, vệ sinh môi trường, an toàn laođộng : Là một bộ phận của phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi, giámsát việc sử dụng con người, kiểm tra tình hình vệ sinh môi trường của đơn vịthi công, tưới nước thường xuyên chống bụi bẩn trên đường vận chuyển qualàng xóm, kiểm tra an toàn chạy xe ( nhất là khu vực qua làng phải có biểnbáo thi công, người gác đầu đường để hướng dẫn xe cộ)

 Bộ phận tài chính – kế toán : Là một bộ phận của phòng tài vụtheo dõi tình hình tài chính của công trình

Mô hình tổ chức hiện trường nói trên luôn đặt vấn đề chất lượng và tiến độthi công lên hàng đầu mặt khác nó đảm bảo cho tính năng động của đội sản xuất

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty gồm 9 người : 1 kế toán trưởng và 8 kế toán viênphụ trách từng phần hành kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán

quỹ tiền mặt

Kế toán NH và

công nợ

Kế toán thanh

Kế toán vật tư TSCĐ

Kế toán tổng hợpKế toán trưởng

Kế toán đội

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C-Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chínhcủa công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo cả về công tác tổ chức, chuyên môn vàcác hoạt động của phòng Kế toán trưởng là người trợ thủ đắc lực cho giámđốc Tất cả các sổ sách và chứng từ đều phải có sự kiểm tra, phê duyệt của kếtoán trưởng.

-Kế toán tổng hợp: là người giúp việc cho kế toán trưởng Căn cứ vàobảng kê, bảng phân bổ để ghi vào sổ nhật kí chung, cuối kì căn cứ vào sổ nhậtkí chung ghi vào sổ cái Đồng thời kế toán tổng hợp còn phải lập các báo cáotài chính theo quy định của Nhà nước và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầuquản trị nội bộ của công ty.

-Kế toán quỹ tiền mặt: Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt của toán đơn vị,theo dõi các khoản tiền vay(vay ngân hàng, vay cá nhân, vay các tổ chức…),tiền lãi vay Cung cấp cho kế toán tổng hợp biết về số dư các tài khoản tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay tại các công trình theo các thời điểm.

-Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửingân hàng; các khoản công nợ phải trả công nhân viên trong công ty, tínhlương cho người lao động, tính các khoản phải trả cho người cung cấpnguyên vật liệu, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinhtế đã kí kết, theo dõi thanh toán các khoản tiền tạm ứng cho nhân viên phòngVT- TB mua NVL, CCDC

-Kế toán vật tư, TSCĐ: theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu,tình hình tồn kho nguyên vật liệu…tính toán chính xác số lượng, giá trịnguyên vật liệu theo chủng loại đưa vào sử dụng cho các công trình là cơ sởcho việc tính giá thành công trình Đồng thời còn theo dõi tình hình tăng giảmTSCĐ và tính khấu hao TSCĐ.

-Kế toán thống kê ở các đội XDCT: ở các đội không có bộ máy kế toánriêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế Họ có nhiệm vụ tập hợp đầy đủ toàn bộhoá đơn, chứng từ chi phí phát sinh thực tế, lập các bảng kê tại xí nghiệp

chuyển cho phòng tài vụ để vào sổ và hạch toán.Theo dõi và giám sát chặtchẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác tại côngtrường theo quy định của công ty Theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu,chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chiphí bán hàng, chi phí quản lí để báo cáo với phòng kế toán Công ty để tập hợptính giá thành.

Tổ chức hạch toán cho các công trình trực thuộc công ty do phòng kếtoán thực hiện Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng TC – KT sẽ cửmột hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó Kế toán công trườngchịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ ởcông trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theo định kì hoặc theo từng côngtrình, hạng mục công trình khi hoàn thành

Phòng kế toán Công ty sẽ tổng hợp tài liệu từ các đội trực thuộc, lập sổsách kế toán, tính giá thành sản phẩm, xác định lãi, lỗ toàn Công ty, chịu tráchnhiệm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước

4.2 Chế độ kế toán hiện hành tại công ty

- Niên độ kế toán của Công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; kì kế toán : tháng

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng : VNĐ

- Hình thức sổ kế toán sử dụng: Theo thiết kế sẵn của phần mềm ACERsoft, kế toán sử dụng hình thức Nhật kí chung

- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định được áp dụng theo quyếtđịnh 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho (HTK) : Nguyên tắc đánh giá HTKlà theo giá thực tế đích danh theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Chế độ chứng từ, chế độ báo cáo tài chính, chế độ sổ kế toán, chế độ tàikhoản được thực hiện theo chế độ quy định hiện hành và căn cứ đặc điểmriêng của Công ty

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Quy trình ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối kì : Quan hệ đối chiếu

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ, thẻ kế toán

chi tiếtChứng từ gốc

Máy tính

Nhật ký chungSổ cáiBảng cân đối

Số phát sinhBáo cáo kế toán

PHẦN II – THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚIVIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

Việc thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH ĐầuTư và Xây Dựng Thành Long được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên kế toáncó trình độ nên công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức rấtkhoa học Quá trình tổ chức chứng từ, tổ chức hạch toán chi tiết, tổ chức hạchtoán tổng hợp, ghi chép, lập báo cáo được lựa chọn theo hình thức phù hợpvới đặc điểm nguyên vật liệu, trình độ nhân viên kế toán của công ty và quyđịnh chung của Nhà nước.

I- ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠICÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

1- Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư vàXây Dựng Thành Long

1.1- Đặc điểm nguyên vật liệu

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, một lĩnh vực màsản phẩm là những công trình, hạng mục công trình, vật kiến trúc…có quy môlớn, phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài, giá trị côngtrình lớn… Do vậy, ngay từ ngày mới thành lập , Thành Long đã áp dụnghình thức phổ biến ở các doanh nghiệp xây lắp hiện nay là cơ chế khoán gọnkhoản mục phí Nhưng sau một thời gian, cơ chế khoán gọn khoản mục phícủa công ty đã bộc lộ những hạn chế như không kiểm soát chung từ chi phí,không kiểm soát được một số khoản công nợ, ảnh hưởng tới việc tập hợp chiphí sản xuất cũng như hạch toán kế toán chi phí sản xuất Mặt khác, trong thờigian hoạt động vừa qua Thành Long cũng đã tìm được một số nhà cung cấpvật liệu xây dựng với giá rẻ, chất lượng đảm bảo Chính vì lí do đó, công tyđã chuyển từ hình thức khoán gọn các khoản mục chi phí chuyển sang hìnhthức công ty chỉ khoán cho các đội công trình chi phí nhân công và chi phí

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44Cmáy thi công còn công ty sẽ chủ động lo NVL cho các công trình Việc tìmnguồn mua NVL và đảm bảo cung ứng cho thi công được thực hiện bởi phòngvật tư – thiết bị Các đội thi công chỉ thực hiện thi công đúng thiết kế đồngthời nếu phát sinh một số khoản chi phí vật tư phụ, giá trị thấp, chi phí lặt vặtcó thể cho phép các đội tự mua, tự chi và thanh quyết toán với kế toán thanhtoán trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.

Vì các công trình hiện nay đều tập trung ở khu vực miền Trung, xa trụsở công ty cho nên hầu hết NVL mà công ty mua phục vụ cho công trình đềuđược cung cấp bởi các công ty VLXD ở các tính Đối với mỗi công trình,công ty sẽ cử hai hoặc nhiều hơn cán bộ phòng vật tư – thiết bị xuống phụtrách việc cung ứng NVL cho công trình đồng thời sẽ chịu trách nhiệm quảnlý kho công trình Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng TC – KT sẽ cửmột hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó Kế toán công trườngsẽ thường trực ở công trình chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chépban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theođịnh kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành

Chính sự thay đổi này đã làm cho NVL được cung ứng ổn định, chấtlượng và giá cả đảm bảo, NVL được mua ở các tỉnh (nơi thi công) nên đẫgiảm được chi phí vận chuyển, giảm được giá thành công trình một cách đángkể.

Nguyên vật liệu của công ty tuy có làm thủ tục nhập kho nhưng vì NVLcủa ngành XDCB nên khối lượng lớn, khá cồng kềnh có lúc tập kết ở côngtrình hàng trăm m3 mỗi loại như cát vàng, cát đen, sỏi nên không thể có khođể dự trữ mà hầu hết đều chứa ở các bãi tạm không có điều kiện bảo quảnđảm bảo Chính vì vậy, việc mất mát hao hụt, hư hại NVL là điều không tránhkhỏi

Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng tuy đa dạng, số lượng lớn nhưngvẫn mang những đặc điểm chung của nguyên vật liệu như : chỉ tham gia vàomột chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác

động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chấtban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm…

Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trongtổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm từ 60%-70% Vì vậy công tácquản lí và kế toán nguyên vật liệu tương đối phức tạp, khối lượng công việclớn và có ý nghĩa vô cùng quan trọng.

1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vaitrò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiệnđó, đòi hỏi công ty phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lí vàhạch toán NVL

Trong thực tế của công tác quản lí và hạch toán ở công ty, công ty sửdụng cách phân loại theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sảnxuất kinh doanh Theo đặc trưng này, NVL ở công ty được phân ra các loạisau đây:

 Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC) : là nguyên liệu, vật liệumà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sảnphẩm Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa quachế biến công nghiệp Nguyên vật liệu chính tại công ty TNHH đầu tư và xâydựng Thành Long bao gồm: xi măng, sắt thép, gạch, cát vàng, cát đen, nhựađường…

 Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nângcao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm chocông cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầukĩ thuật, nhu cầu quản lí Vật liệu phụ mà công ty sử dụng như : vôi, ve, sơn,cồn…

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng Nhiên liệu trong côngty sử dụng chủ yếu là các loại dầu phục vụ cho máy thi công hoạt động nhưxăng, dầu, dầu diezen…

 Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,bảo dưỡng TSCĐ

 Nguyên vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật tư công tysử dụng phục vụ cho hoạt động XDCB

2- Tính giá nguyên vật liệu tại công ty

Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ, nguyên vật liệu tại công ty được tính theo giá thực tếđích danh.

2.1- Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Khi công ty chúng thầu một công trình xây dựng, dựa trên hợp đồnggiao nhận thầu, phòng kế hoạch lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằmhạ giá thành và sau khi được phòng tài chính thông qua, kế hoạch thi công sẽđược giao cho các đội công trình thực hiện Phòng vật tư -thiết bị tìm nguồnvà chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư, cung cấp để sửa chữa thiết bị, cótrách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tư cho công trình

Giá vật tư nhập kho được tính như sau:

Giá thực tế vật liệu Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua = là giá chưa có thuế + vận chuyển nhập kho GTGT bốc dỡ

Do đặc điểm ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu nhập kho tại côngtrình thường có khối lượng lớn cồng kềnh như đá, cát sỏi, xi măng nên khiCông ty mua được các nhà cung cấp giao tận kho công trường và không phátsinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hay thuê kho bãi Như vậy, giá của các loạiNVL mua ngoài được tính bằng giá mua thực tế chưa có thuế ghi trên hoáđơn.

Ví dụ : Ngày 05/10/2005 Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng ThànhLong mua 100 m3 cát vàng với đơn giá chưa có thuế là 76.000đ/m3 và 50 m3đá dăm với đơn giá chưa có thuế là 99.000đ/m3 theo hoá đơn GTGT số 1478của công ty Vạn Phúc cho thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầuĐ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An.

Vì vậy, giá thực tế của lượng hàng nhập kho:

100 x 76.000 + 50 x 99.000 = 12.550.000(đ)

2.2- Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Đối với NVL do công ty cung cấp, khi có nhu cầu xuất NVL cho thicông, đội trưởng sẽ sử dụng phiếu xin lĩnh vật tư để xuất vật tư Nguyên vậtliệu xuất kho để thi công tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng ThànhLong được tính theo giá thực tế đích danh tức là giá xuất đúng bằng giá nhậpcủa NVL đó.

Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiệnkịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõiđược thời hạn bảo quản của từng lô NVL

Ví dụ : Ngày 12/10/2005 công ty xuất 100 m3 cát vàng và 50 m3 đádăm đã mua ngày 05/10/2005 cho sản xuất:

Giá xuất của lô hàng này là : 100 x 76.000 + 50 x 99.000 = 12.550.000(đ)

II- HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TYTNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

1-Thủ tục, chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu tại công ty TNHH ĐầuTư và Xây Dựng Thành Long

1.1- Thủ tục và chứng từ nhập NVL

 Đối với NVL mua ngoài

- NVL do phòng vật tư – thiết bị của Công ty tự mua sắm cho các độicăn cứ vào kế hoạch xây dựng và các hợp đồng Khi đó, phòng vật tư - thiết bịsẽ tính toán nhu cầu, số lượng NVL rồi lập kế hoạch mua sắm sau đó trình kế

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44Choạch mua sắm NVL cho BGĐ duyệt Được sự đồng ý của BGĐ, phòng vậttư – thiết bị sẽ cử người đi báo giá ở nhiều nơi, sau khi báo giá xong sẽchuyển đến cho kế toán trưởng duyệt Nếu được duyệt, phòng vật tư – thiết bịsẽ tiến hành mua NVL Khi NVL được chuyển về, phòng KCS sẽ tiến hànhkiểm nghiệm để nhập kho công trường Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành lập

“Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá”(Bảng 1.2) nếu đạt tiêu chuẩn thìdựa vào hoá đơn GTGT (Bảng 1.1) để nhân viên phòng vật tư – thiết bị làmphiếu nhập kho (Bảng1.3) “Phiếu nhập kho” Phiếu nhập kho được lập thành

2 liên:

- Liên 1: Giữ lại phòng kế hoạch vật tư

- Liên 2: Dùng để luân chuyển nội bộ đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻkho Sau đó liên này được chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán.

Kế toán công ty còn dựa vào các hoá đơn, chứng từ lập “Bảng chi tiết

tạm ứng” (Bảng 1.4), “Tờ kê khai thanh toán hoá đơn, chứng từ, phiếu nhậpkho” (Bảng 1.5) và sau đó định kỳ lập bảng kê thanh toán tiền tạm ứng để

mua NVL

NVL của công ty mua hầu hết là mua chịu nhà cung cấp để quản lý sốphải trả nhà cung cấp, công ty còn sử dụng “báo cáo chi tiết TK 331 theo từng

nhà cung cấp” ( Bảng 1.6)

 Đối với NVL thu hồi trong quá trình thanh lý: phòng VTTB- máy

móc cũng lập phiếu nhập kho như các trường hợp khác dựa trên số NVL thuhồi

 Đối với trường hợp NVL xuất dùng không hết nhập lại kho công

trường thì cuối kỳ, kế toán đội sẽ lập “Báo cáo vật tư” sau đó gửi về phòng

kế toán công ty (Bảng 1.7)

Bảng 1.1

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 05 tháng 10 năm 2005

Họ tên người bán hàng: Công ty Vạn Phúc Số hoá đơn:1478Địa chỉ:

Tài khoảnĐiện thoại

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hải

Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành LongĐịa chỉ: 8B/2 Láng Hạ- Ba Đình- Hà Nội

Số TK

Hình thức thanh toán

STT Tên hàng hoá, dịchvụ

Đơn giá Thành tiền

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Ban kiểm nghiệm gồm:

Đã kiểm nghiệm các loại:

Tên,nhãnhiệu, quy

cách vậtliệu

Phương thứckiểmnghiệm

Số lượngtheochứng từ

Kết quả kiểmnghiệm

GhichúSố lượng

đúng quycách,phẩmchất

Số lượngkhôngđúng quy

cách,phẩmchất1 Cát vàng Chọn

2 Đá dăm Chọnmẫu

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Số: 052142Nợ: TK 152Có: TK 141- Họ tên người giao hàng: nguyễn văn hải

- Theo hoá đơn số 1478 ngày 5 tháng 10 năm 2005

- Nhập tại kho: Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6

(Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An

Tên, nhãnhiệu, quycách phẩmchất vật tư(sản phẩmhàng hoá)

Đơn vịtính

Số lượng

giá Thành tiềnTheo

Thựcnhập

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Bảng 1.4

SỔ CHI TIẾT TẠM ỨNGTK 141

Tháng 10/2005

đvt : đồngNgày

thángghi sổ

trình

052142 - Mua 50 m3 đá dăm cho công trình 1521 4.950.000

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Phiếu nhập

Tổngsố tiềnGhi có TK

Ghi nợ các TK

Đốitượng sử

1478 05/10 052142 05/10 8.360.000 7.600.000 0 760.000 Côngtrìnhđườngven sôngLam, 1587 098546 06/10 45.265.000 41.150.000 0 4.115.000 Công

trìnhđườngven sôngLamCộng 53.625.000 48.750.000 0 4.875.000

Bảng 1.6

BÁO CÁO CHI TIẾT TK 331 THEO TỪNG NHÀ CUNG CẤP

Từ ngày 01/10/2005 đến 31/10/2005Đối tượng : công ty Vạn Phúc

Loại tiền : VNĐ

Hoá đơn

Diễn giải

1482 06/10 Nhập cát vàng –VAT 10%

1482 06/10 Nhập đá dăm - VAT 10%

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Bảng 1.7

KHO CÔNG TRÌNHĐƯỜNG VEN SÔNGLAM

BÁO CÁO VẬT TƯ

THÁNG 10 NĂM 2005

đầu kì Lĩnh

1.2- Thủ tục và chứng từ xuất NVL

 Xuất NVL cho sản xuất

Trong quá trình thi công khi có nhu cầu về nguyên vật liệu phụ trách cácđội, tổ công trình căn cứ vào kế hoạch xây dựng đã được duyệt viết giấy đềnghị lĩnh nguyên vật liệu Giám đốc và phụ trách phòng kế hoạch vật tư,phòng kế toán sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế, dự toán nguyên vật liệu và phiếuđề nghị xuất nguyên vật liệu để ký duyệt lệch xuất nguyên vật liệu

- Nếu NVL đã được công ty xây dựng định mức hao phí thì sẽ lập“Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” Phiếu này được lập trên hạn mức đượcduyệt trong tháng do Phòng kĩ thuật lập cho từng loại vật liệu Thường rất ítsử dụng trong công ty.

- Nếu NVL chưa có định mức tiêu hao thì sẽ lập “ Phiếu xuất kho”

Liên 2: Thủ kho vào thẻ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu vào sổkế toán lưu tại phòng kế toán

Liên 3: Người nhận nguyên vật liệu giữ  Xuất cho nội bộ các đội công trình

Công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (Bảng 1.9).

Phiếu này công ty ít sử dụng bởi đặc thù của ngành xây dựng là vật liệu muavề dùng luôn cho công trình không dư trữ, mặt khác các công trình của công tythường rất xa nhau nên công ty chỉ sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ khi kết thúc một công trình mà NVL vẫn còn thừa hoặc lý do đột xuấtthì xuất sang các công trình khác Phiếu này do phòng kế hoạch vật tư lậpthành 3 liên:

Liên 1: Được lưu tại phòng kế hoạch vật tư.Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng.

Liên 3: Dùng để làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Bảng 1.8

Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long

Địa chỉ: 8B/2 Láng Hạ - Thành Công - Ba Đình – Hà Nội

PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 10 năm 2005

Số:005216Nợ: TK 621Có: TK 152- Họ và tên người nhận hàng: Lê Anh Tâm

Đơn vịtính

Số lượng

giá Thành tiềnTheo

Thựcxuất

Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận Thủ kho phận sử dụng cung tiêu

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Căn cứ vào lệnh điều động số 107 ngày 20 tháng 11 năm 2005 của Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Đức Quyết

Phương tiện vận chuyển: ô tô

Xuất tại kho: kho công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 Km18+500), tỉnh Nghệ An

(Km17-Nhập tại kho: Kho công trình đường nối QL 47- QL 48, tỉnh Nghệ An,gói thầu Đ4 (Km18-Km23)

Tên, quy cách, phẩmchất vật tư

Số lượng đơn giá Thành tiền

1 Đế cống D 1.500 VC CK

12 12 152.000 1.824.0002 Đai cống D1.500 VC Bộ

31 31 130.000 4.030.000

Xuất, ngày 20 tháng 11 năm 2005 Nhập, ngày 25 tháng 11 năm 2005

Người viết phiếu

2- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ tàichính, các chứng từ kế toán về vật tư hàng hoá bao gồm :

- Phiếu nhập kho- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá

Ngoài các chứng từ bắt buộc phải sử dụng trên Công ty còn sử dụng thêm cácchứng từ hướng dẫn :

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức- Biên bản kiểm nghiệm

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

Công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây DựngThành Long được tiến hành theo phương pháp thẻ song song

Chú thích

Phiếu nhập

Phiếu xuất

Sổ kế toán

chi tiết NVL

Bảng tổng

hợp Nhập

Xuất Tồn

Sổ kế toán tổng hợp NVLThẻ kho

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C

Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuấtNVL để ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho) Kế toánNVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thànhtiền NVL nhập, xuất vào “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻkho) Cuối kì, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Sổ kế toán chi tiết vậtliệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kếtoán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “ Bảng tổng hợp nhập –xuất – tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với sốliệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản trong khâu ghi chép, đốichiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất vàtồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác.

VD: Trên cơ sở phiếu nhập, xuất thủ kho vào thẻ kho( Bảng1.10) Còn

kế toán chi tiết vào sổ chi tiết (Bảng1.11) Cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiếtvà thẻ kho, sau đó vào “bảng tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn” (Bảng 1.12)

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ

: Quan hệ đối chiếu

Chứng từ

Diễn giải

Số lượng Ký xácnhận của

kế toánSố hiệu Ngày

2 002122 06/10 Nhập của công ty vạn phúc

3 002125 08/10 Nhập của công ty vạn phúc

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C6 005763 21/10 Xuất cho thi

7 002133 25/10 Nhập của công ty Ngọc Hiếu

Bảng 1.11

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

Tên vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch

6 002133 25/10 Nhập của công ty Ngọc Hiếu 720.000 3 2.160.000 17 12.240.000

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phạm Thị Xuân - Kế toán 44C