LỜI NÓI ĐẦU Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các công ty phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản
Trang 1
lời nói đầu
Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các công ty phải có đầy
đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động Nguyên vậtliệu là cơ sở và là bộ phận quan trọng tạo ra thực thể vật chất của sản phẩm vìvậy nó là yếu tố không thể thiếu đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh củamỗi công ty.
Bởi vì chi phí cho Nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm, nên mỗi công ty phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diệnđối với nguyên vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng , sao cho có hiệu quảnhất Thế nên công ty nhất thiết phải tuân thủ một chu trình quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, nhằm đảm bảo cho công ty có một hệ thống quản lý tốt nhất không chỉ có ở ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán nguyên vật liệu đợc chính xác mà còn có ý nghĩa thực tiễn ở chỗ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Là một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây lắp , công ty TNHH nhà nớc MTV khoả sát và xây dựng cũng có những vấn đề bức xúc là làm sao đểquản lý nguyên vật liệu có hiệu qủa nhất , kịp thời và chính xác nhất , và vì thế mà công ty luôn trú trọng hoàn thiện công tác quản lý công ty nói chung và quản lý vật liệu nói riêng để luôn luôn đạt đợc những thành quả tốt nhất , giúp cho công ty luôn vững mạnh và phát triển cùng phát triển với nền kinh tế nớc nhà.
Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý nguyên vậtliệu tại công ty TNHH nhà nớc MTV khảo xát và xây dựng, đợc sự giúp đỡ
nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán và sự hớng dẫn của cô giáo : Ngô Kim
Thanh , em đã lựa chọn đợc đề tài báo cáo tốt nghiệp :
" báo cáo quản lý nguyên vật liệu tại công ty tnhh nhà nớc mtv khảo sát và xây dựng "
Nội dung của báo cao gồm ba phần:
Phần I: Quá trình hình thành và phát triển tại công ty TNHH nhà ớc MTV khảo sát và xây dựng
Trang 2
Phần II: Báo cáo công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty.
Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vậtliệu tại công ty
Do trình độ và thời gian có hạn nên Báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận đợc sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Cô giáo, và các Cô, Chú Cán bộ, cùng các Anh, Chị trong phòng kế toán của Công ty để em ngày càng hoàn thiện Báo cáo hơn nữa
em xin đợc chân thành cảm ơn !
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Nhà nớc MTV Khảo sát và Xây dựng tiền thân là Viện khảosát địa chất – Bộ Kiến trúc (nay là Bộ Xây dựng) đợc thành lập ngày6/10/1960.
Năm 1974 chuyển thành Công ty Khảo sát đo đạc xây dựng
Năm 1976 tách bộ phận thăm dò vật liệu xây dựng thành công ty khảo sát vậtliệu xây dựng
Năm 1997 công ty đổi thành công ty khảo sát và xây dựng
Ngày 11/05/2004 chuyển thành Công ty TNHH Nhà nớc MTV Khảo sát vàXây dựng do Nhà nớc nắm giữ 100% vốn điều lệ
1.2 Công ty TNHH Nhà nớc MTV Khảo sát và Xây dựng là doanh nghiệp hạngI trực thuộc Bộ Xây dựng do Nhà nớc nắm giữ 100% vốn điều lệ
viên Khảo sát và Xây dựng
Trang 3II.Chức năng nhiệm vụ chính của công ty
2.1 Nhiệm vụ chính của công ty
- Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, các côngtrình kỹ thuật hạ tầng, các công trình cấp nớc, đờng dây và trạm điện
- Khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn, thăm dò vật liệu xây dựng,thí nghiệm và kiểm định các mẫu đất, đá…
- Thí nghiệm và kiểm định các mẫu đất đá, nớc, vật liệu xây dựng, môi trờngvà kiểm định xây dựng
- Lập và quản lý các dự án đầu t xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông,thuỷ lợi, thuỷ điện, công trình kỹ thuật hạ tầng, thiết kế quy hoạch chi tiết cáckhu công nghiệp, dân c.
- Đầu t xây dựng và kinh doanh nhà ở
2.2 Chc năng chính của công ty
Từ ngày đợc thành lập tới nay, công ty đã thực hiện đợc hàng loạt các côngtrình về đo đạc khảo sát địa chất , thăm do khoáng sản , vật liệu xây dựng,địachất thuỷ văn cũng nh các công trình về nền móng cho khách hàng cả trong vàngoài nớc Công ty đã tạo dựng và không ngừng củng cố chữ tín của mình vớikhách hàng bằng : chất lợng cao đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế , đảmbảo kỹ thuật và tiến độ công trình ,nhơ đó công ty TNHH nhà nớc MTV khảosát và chất lợng đã trở thành một nhà thầu quen thuộc và tin cậy trên thị trờngkhảo sát, xây dựng suốttừ bắc vào nam Uy tin của công ty với khách hàng ngàycàng đơc mở rộng và vững chắc
Rất nhiều công trình lớn của công ty đã thực hiện thành công nh :
-Trong lĩnh vực đo đạc , khảo sát địa chất công trình : nhà máy xi măng BỉmSơn , nhà máy kính Đáp Cầu , nhà máy xi măng Nghi Sơn
-Trong lĩnh vực thăm dò địa khoáng , vật liệu xây dựng co các mỏ đá mỏ cátcho xây dựng : Kiện Khê , Tân Lâm , cát Vân Hải
- Trong lĩnh vực cọc nhồi bô tông cốt thép : thuỷ diện Trị An , thuỷ diện ThácBà , các nhà máy xi măng Hoàng Thạch , Hoà Bình
Trang 4
Với các chức năng và nhiệm vụ trên , công ty TNHH nhà nớc MTV khảo sát vàxây dựng là một đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động trên nguyên tắc độc lập,tự chủ, tự chịu trách nhiệm hoàn toàn về các hoạt động của mình trong phạm visố vốn ngân sách cấp Công ty vừa thực hiện các công trình do Bộ Xây dựnggiao nhiệm vụ, vừa chủ động trong ký kết các hợp đồng
III.Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
Do đặc điểm của ngành sản xuất xây dựng nên việc tổ chức quản lý bộ máyvà bố trí các đơn vị sản xuất của Công ty nh sau:
* Bộ máy quản lý Công ty:
- Ban lãnh đạo: Chủ tịch, Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc lãnh đạo chungtoàn Công ty, chịu trách nhiệm trớc pháp luật Nhà nớc về tổ chức quản lý hànhchính nhân sự, về hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty,Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty trớc pháp luật, điều hành mọihoạt động của Công ty
- Các Phó tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý hành chínhnhân sự, tổ chức chỉ đạo công tác cán bộ, thay mặt giám đốc giải quyết các vấnđề của Công ty cần thiết Phó tổng giám đốc kỹ thuật là ngời chịu trách nhiệmvề kỹ thuật
- Phòng kế toán trởng chịu trách nhiệm về mặt quản lý của công ty.
- Văn phòng Công ty: Chịu trách nhiệm về công tác hành chính, văn th, lu trữ,lễ tân, đa đón cán bộ
- Phòng Tổ chức lao động: Là một bộ phận chức năng giúp Giám đốc trongcông tác thực hiện các phơng án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đàotạo - bồi dỡng - tuyển dụng - sử dụng lao động hợp lý Hớng dẫn và thực hiệnđúng đắn các chính sách của Đảng và Nhà nớc đối với CBCNV, đáp ứng yêu cầuổn định và phát triển của Công ty.
- Phòng Kinh tế kế hoạch: Tham mu giúp Tổng giám đốc trong các khâu quảnlý kinh tế và xây dựng, công tác kế hoạch, báo cáo thống kê, Hợp đồng kinh tếvà tiếp thị đấu thầu các công trình, các dự án của Nhà nớc, Bộ ngành và địa ph-ơng…
- Phòng Khoa học kỹ thuật: Thực hiện các quy trình và áp dụng các tiến bộkhoa học kỹ thuật, lập ra các phơng án báo cáo kỹ thuật phục vụ yêu cầu sảnxuất đảm bảo tiến độ thi công các công trình theo kế hoạch của Công ty đã đềra, tập trung giải quyết các nhiệm vụ, soạn giáo trình giảng dạy lý thuyết, giámthị nâng bậc cho công nhân kỹ thuật.
Trang 5
- Phòng Kế toán tài chính thống kê: Có chức năng quản lý tài chính, phân tíchhoạt động và kiểm soát tài chính của Công ty, tham mu cho Tổng giám đốctrong việc tổ chức quản lý có hiệu quả các Nguồn vốn, Tài sản của DN tronghoạt động SX- KD Kế toán toàn bộ quá trình hoạt động SX-KD của Công tybằng việc thu nhận, xử lý, cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác cácnghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động kinh tế - tài chính ở toàn đơn vị, từ đógóp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động SX-KD toàn Công ty
- Các Trung tâm sản xuất, Xởng sản xuất: Đây là các đơn vị trực tiếp sản xuấtdo Cơ quan Công ty trực tiếp quản lý điều hành, các đơn vị này không có t cáchpháp nhân, hạch toán chung sổ với Cơ quan Công ty.
* Bố trí đơn vị sản xuất của Công ty: Do đặc điểm sản xuất phân tán củangành nên Công ty thành lập các Chi nhánh, Xí nghiệp, Trung tâm sản xuất kinhdoanh chuyên ngành trực thuộc Công ty Các đơn vị này có t cách pháp nhân,hạch toán phụ thuộc theo phân cấp của Công ty Hiện nay Công ty TNHH Nhànớc MTV Khảo sát và Xây dựng có 2 Chi nhánh tại miền Nam và miền Trung,có 6 Xí nghiệp và 6 Trung tâm thành viên đóng trên khắp cả nớc.Có thể kháiquát mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 01: Tổ chức bộ máy quản lý
và bố trí các đơn vị sản xuất kinh doanh của Công ty
phòng tổ chức laođộng
Chủ tịch công ty
hội đồng khoa học công nghệ
Văn phòng Công ty
Các đơn vị sản xuất trực
1.trung tâm t vấn thiết kế2.trung tâm địa chất thuỷ văn3.trung tâm công nghệ khoan4.trung tâm xây lắp điện n ớc5.trung tâm xử lý nền móng
6.trung tâm thí nghiệm hiện tr ờng 7.x ởng in
1.chi nhánh công ty tại miến trung2 chi nhánh công ty tại miền nam3 các xí nghiệp khảo sát địa chất, đo đạc và xây dựng
4 các xí nghiệp đằu t xây dựngvà cung ứng thiết bị
5 các trung tâm thí nghiệm và kiểm định vật liệu xây dựng
Phòng Kinh tế kế hoạch
Phòng Khoa học
kỹ thuật
Phòng tổ chức lao
p kế toán tr ởng
Trang 6
IV.cơ cấu sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Nhà nớc MTV Khảo sát và Xây dựng là đơn vị hoạt độngchủ yếu trong lĩnh vực xây lắp, khảo sát, và t vấn xây dựng, cũng nh các doanhnghiệp xây lắp khác Công ty tham gia đấu thầu, nhận thầu các công trình xâylắp và trực tiếp tổ chức thi công công trình Nh vậy đối tợng sản xuất chính củaCông ty là các công trình, hạng mục công trình xây lắp có quy mô và mức độphức tạp khác nhau Quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty trải qua nhiềukhâu khác nhau nhng cơ bản đều theo một quy trình chung là: Tham dự đấuthầu, nhận thầu các công trình, lập kế hoạch thi công, tổ chức nhân lực mua vậtt thi công, tổ chức thi công công trình, nghiệm thu bàn giao công trình, thu tiền
Sơ đồ 02– Quy trình sản xuất sản phẩm xây lắp tại
Công ty TNHH nhà nớc MTV Khảo sát và Xây dựng
phòng tổ chức laođộng
Thi công theotiến độ kế
hoạchkết thúc thi
côngnghiệm thu bàn
giao Quyết toán
Khởi công Thi công theotiến độ kếhoạchĐấu thầu, khai
thác công việc
Ký kết hợp đồngxây, lắp
Trang 7
PHầN II
CủA CÔNG TY khảo sát và xây dựng I Thực trạng về công tác quản lý nguyên vật liệu
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty
Công ty TNHH nhà nớc MTV khảo sát và xây dựng là một công ty có qui môlớn với nhiệm vụ chuyên khảo sát và thi công các công trình công nghiệp , dândụng va giao thông vận tải , giam sát thi công , với hình thức sản xuất chủ yếulà sản xuất công nghiệp, nên nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là kimloại nh : mũi khoan cần khoan , ống khoan còn một số nguyên vật liệu phụnh : vải bạt che , thùng phi , dung dịch khoan , săng dầu Đi dôi với các loạivật liệu đó thì một số lợng công cụ dụng cụ dợc sử dụng trong công việc thicông chủ yếu là các loại dụng cụ đồ nghề củanghành khoả sát và các loại bảo hộlao động, dùng trong quản lý, tuy nó không tạo ra thực thể sản phẩm nhng nóđảm bảo cho quá trình khoả sát và thi công dợc tiến hành.Với đặc diểm của vậtliệu_công cụ , dụng cụ nh vậy thì việc quản lý thu mua và bảo quản sử dụng vậtt la khó khăn , đòi hỏi công phu va với tinh thần trách nhiệm cao.
Do đặc thù về sản phẩm nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng tơng đốilớn trong chi phí và giá thành sản phẩm ( chiếm khoảng trên 50 % tổng giáthành )nên muốn hạ giá thành sản phẩm cách tốt nhất là phải đảm bảo việc quảnlý và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả
1.2 Phân loại nguyên vật liệu ở công ty
Nguyên vât liệu với số lợng lớn,chủng loại nhiều mỗi loại có đặc tính lý hoá,công dụng và nội dung kinh tế khác nhau, vi vậy để tiến hành quản lí và hạchtoán chính xác đảm bảo cho công việc đợc thuận lợi và không tốn nhiều côngsức thì phải phân loại một cách khoa học theo nhng tiêu thức nhất định.
Để phù hợp với quá trình sản xuất ,công ty đã tiến hành phân loại nguyênvật liệu theo nội dung kinh tế nh sau :
- Nguyên vật liệu chính: gạch, xi măng, sắt thép, đá ,mũi khoan , cần khoan - Vật liệu phụ: Vôi, sắt, đinh, vải bạt che, thùng phi
- Vật liệu kết cấu: kèo cột, khung, bê tông đúc sẵn - Công cụ dụng cụ: côpa, ván đóng khuôn, dàn giáo
- Nhiên liệu : điện , xăng dầu
- Vật liệu khác: quần áo bảo hộ lao động, khẩu trang, quốc, xẻng.
Trang 8
II.Qui trình quản lí tổ chức kế toán nguyên vật liệu của công ty
Với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty phức tạp về cả chủng loại và chấtlợng nên để đảm bảo tính toán hạch toán chính xác trong việc quản lí hữu hiệuvật t thì công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu là không thể thiếu đợc, chínhđiều này giúp cho công ty có điều kiện giảm chi phí và hạ giá thành, tăng khảnăng cạnh tranh trên thị trờng.
2.1 Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệua) Tổ chức thu mua:
Trong khâu thu mua cần phải quản lý tốt về mặt khối lợng, quy cách chủng loạinguyên vật liệu sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, cần phải tìm đợc nguồnthu mua nguyên vật liệu với giá mua hợp lý với giá trên thị trờng, chi phí thumua thấp Điều này góp phần vào việc giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thànhcủa sản phẩm.
- Mọi vật t hàng hoá tiếp nhận đều phải đủ giấy tờ hợp lệ.
- Mọi vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiển nhận và kiểm nghiệm - Xác định chính xác số lợng, chất lợng và chủng loại.
- Phải có biên bản xác nhận lếu có hiện tợng thiếu thừa, h hỏng hoặc sai qui cách.
+ Khi tiếp nhận, thủ kho phải ghi số thực nhận cùng với ngời giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thu kho Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toàn ký nhận và vào sổ chứng từ.
2.2.Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu
Việc bảo quản nguyên vật liệu tại kho, bãi luôn đợc thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại nguyên vật liệu phù hợp với tính chất lý, hoá của mỗi loại, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, h hỏng làm giảm chất lợng của nguyên vật liệu.
a) tổ chức bảo quản nguyên vật liệu trong kho
Trang 9
Bảo quản nguyên vật liệu trong kho liên quan đến việc trang thiết bị khotàng.vì vậy công ty đã luôn chú ý mứ trang thiết bị thấp nhất cho chính nhữnghàng hoá đòi hỏi ví dụ nh xăng dầu thì phải có thùng chứa, những nguyên vật
b ) Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu ngoài kho.
Bảo quản nguyên vật liệu ngoài kho là một khâu rất quan trọng vì khi đóthời tiết nó ảnh hởng rất lớn đến nguyên vật liệu do vậy nguyên vật liệu để ngoàitrời cũng phải tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu để có thể bảo quảnnguyên vật liệu tốt nhất, ví dụ nh xi măng để ngoài trời cũng không sao nhngkhi gặp phải trời ma thì khi đó đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kho để chứa,còn các
2.3 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu:
Nhìn một cách tổng thể thì đây là một khâu rất quan trọng vì là công ty xây lắp nên địa bàn nhận công trình thi công rộng do đó để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu tại kho công ty thì thật là khó khăn do vậy công ty đã tận dụng hết những nguyên vật liệu địa phơng nếu có , hoặc là công ty phải tính toán chính xác các công đoạn thi công của công trình để có thể lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho từng hạng mục thi công của mỗi công trình Rồi đi tham khảo thị trờng về mặt giá cả của nguyên vật liệu rồi mới quyết định mua và cấp cho từng đội thi công từng công trình
2.4.Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu
Để thanh quyết toán nguyên vật liệu nhập vào hoặc xuất ra thì công ty phải dựa vào từng loại nguyên vật liệu để có thể thanh quyết toán ngay hay trả trậm hoặc tạm ứng của các đơn đặt hàng
2.5 Tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm.
Do đặc thù là công ty xây lắp nên phế liệu và phế phẩm rất là nhiều vànhiều loại khác nhau mỗi loại đều có thể sử dụng hay đa vào tái sản xuất hoặccó thể thanh lý hay bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành sảnphẩm khác Nên việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm cần luôn đợc công ty tổchức tốt và chặt chẽ nhằm vào việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu đồng thờicó thể giảm giá thành và tận dụng tối đa những phế liệu, phế phẩm vào nhữngviệc cần dùng.
2.6 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
Trang 10
Đánh giá nguyên vật liệu : là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị củanguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đòi hỏi đảm bảo yêu cầu củaviệc đánh giá , nguyên vật liệu đợc mua bằng nguồn vấn lu động của công tynên tại công ty nguyên vật liệu đợc coi là tài sản lu động và đánh giá theo giáthực tế
a) Giá thực tế nhập kho :
Các nguyên vật liệu đợc nhập kho từ nguồn mua ngoài , giá nguyên vật liệu
nhập kho đợc tính bằng (=) giá thực tế mua ghi trên hoá đơn (cha có thuếGTGT) cộng (+) thuế súât thuế GTGT cộng (+) chi phí vận chuyển bốc dỡnếu có.
Hay giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá theo hoá đơn
b) Giá thực tế xuất kho.
Tại công ty hiện nay, khi xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ cho quátrình thi công , kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo ph ơng phápnhập trớc , xuất trớc.
Kế toán vật t tinh giá thực tế xuất kho căn cứ vào sổ chi tiết vật t , giá thựctế sẽ đợc tính theo theo đơn giá thực tế của lần nhập trớc, số còn lại ( tổngsố xuât kho- số đã xuất kho thuộc lần trớc) đợc tính theo đơn giá của lầnnhập tiếp theo Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính làgiá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng Phế liệu thu hồi (ống chống , cần khoan, thùng phi qua nhiều quácông trình thi công và nó không có khả năng sử dụng) đợc bán theo giáthoả thuận giữa công ty với ngòi mua
Ngày 7/1/2004 xuất : (100m*98.000 ) = 9.800.000 Ngày 10/1/2004 xuất : 40m*100.000 = 4.000.000 Ngày 22/2/2004 xuất : 160m*100.000 = 16.000.000 Ngày 25/2/2004 xuất : 75m*100.000 = 7.500.000
