Mức chi phí tiền lương hợp lý phải đảm bảo mục tiêu hoạt độngkinh doanh cho doanh nghiệp và phải là yếu tố tạo được động lực, kích thíchngười lao động làm việc hiệu quả.Trong thời gian t
ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ
Các hình thức trả lương của Công ty cổ phần Happo
1.2.1 Khái niệm tiền lương, đặc điểm và chức năng của tiền lương.
Tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động, phản ánh giá trị của công sức lao động mà họ đã đóng góp theo thời gian và khối lượng công việc thực hiện.
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động và tuân theo nguyên tắc cung cầu trên thị trường cũng như pháp luật hiện hành Nó không chỉ thúc đẩy năng suất lao động mà còn là động lực khuyến khích người lao động Đối với người lao động, tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng các nhu cầu thiết yếu và cải thiện chất lượng cuộc sống Khi gia nhập doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố hàng đầu mà người lao động quan tâm, bên cạnh bảo hiểm, phụ cấp và điều kiện làm việc Để thu hút nhân tài, doanh nghiệp cần áp dụng chính sách tiền lương hợp lý cùng với các chế độ đãi ngộ thích hợp.
Đối với chủ doanh nghiệp, tiền lương không chỉ là chi phí sản xuất mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Do đó, các doanh nghiệp cần tính toán cẩn thận để xác định mức lương hợp lý, nhằm kích thích người lao động và đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tối ưu hóa lợi nhuận.
1.2.1.2 Đặc điểm của tiền lương.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là nguồn vốn ứng trước của doanh nghiệp và cũng là một khoản chi phí thiết yếu trong giá thành sản phẩm Dù là doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, tiền lương luôn chiếm một vị trí quan trọng trong cấu trúc chi phí của doanh nghiệp.
Trong quá trình lao động, sức lao động của con người bị hao mòn, do đó việc tái sản xuất sức lao động là cần thiết để duy trì và nâng cao khả năng làm việc Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc bù đắp cho sức lao động đã hao phí và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người lao động Đối với nhà quản lý, tiền lương không chỉ là một công cụ quản lý doanh nghiệp mà còn giúp theo dõi và giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên Qua đó, người sử dụng lao động có thể đảm bảo rằng tiền lương chi trả mang lại kết quả cao nhất, đồng thời quản lý chặt chẽ số lượng và chất lượng lao động để trả công xứng đáng.
1.2.1.3 Chức năng của tiền lương.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý và đặc biệt là trong quản lý lao động tiền lương Một số chức năng cơ bản của tiền lương bao gồm việc khuyến khích nhân viên, đảm bảo sự công bằng trong trả lương và duy trì động lực làm việc cho người lao động.
Kích thích lao động đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì năng lực làm việc hiệu quả lâu dài, với tiền lương được thiết lập để bù đắp sức lao động đã hao phí, từ đó khuyến khích tăng năng suất Tiền lương không chỉ cần đảm bảo lợi ích kinh tế cho người lao động mà còn tạo động lực hứng khởi trong công việc, khuyến khích tinh thần sáng tạo và tự học hỏi Điều này giúp nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của họ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo mức lương xứng đáng.
Giám sát lao động đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị theo dõi và kiểm tra hoạt động của nhân viên nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Việc giám sát này không chỉ đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện hiệu quả mà còn giúp tối ưu hóa chi phí tiền lương Hiệu quả chi trả lương cần được đánh giá không chỉ theo tháng hay quý mà còn theo từng ngày và từng giờ, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc trong toàn doanh nghiệp cũng như ở các bộ phận khác nhau.
Điều hòa lao động đóng vai trò quan trọng trong việc phân phối nguồn nhân lực hợp lý, giúp người lao động chuyển từ khu vực có mức lương thấp sang khu vực có mức lương cao hơn Khi nhận được mức lương thỏa đáng, người lao động sẽ có động lực hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Người lao động cần tích lũy từ mức tiền lương nhận được không chỉ để duy trì cuộc sống hàng ngày mà còn để chuẩn bị cho tương lai, đặc biệt là khi họ không còn khả năng lao động hoặc gặp phải những rủi ro bất ngờ.
1.2.2 Các hình thức trả lương được áp dụng tại Công ty cổ phần Happo.
Việc áp dụng hình thức trả lương hợp lý trong doanh nghiệp không chỉ mang lại lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động mà còn tạo ra tác động tích cực đến nền kinh tế Hình thức này khuyến khích người lao động tuân thủ kỷ luật và nâng cao năng suất làm việc Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và chi phí lương, từ đó tiết kiệm chi phí nhân công, giảm giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Hiện nay, tại Việt Nam, các doanh nghiệp chủ yếu áp dụng hai hình thức trả lương chính: trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.
Hình thức trả lương theo thời gian là phương pháp mà doanh nghiệp sử dụng để chi trả lương cho người lao động dựa trên thời gian làm việc thực tế Mức lương này còn phụ thuộc vào ngành nghề, trình độ chuyên môn, kỹ năng kỹ thuật và khả năng thực hiện công việc của người lao động.
Hình thức trả lương theo sản phẩm tính toán và chi trả cho người lao động dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm đã hoàn thành Phương pháp này phù hợp với nguyên tắc phân phối lao động, liên kết chặt chẽ năng suất lao động với thù lao, đồng thời khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, góp phần tăng sản phẩm cho xã hội Để thực hiện hình thức trả lương này, điều kiện quan trọng nhất là xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật, làm cơ sở cho việc xác định đơn giá tiền lương hợp lý cho từng loại sản phẩm và công việc.
Trong Công ty cổ phần Happo áp dụng kết hợp cả hai phương thức trả lương đó.
1.2.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian:
Hình thức trả lương theo thời gian dựa trên mức lương cấp bậc hoặc chức vụ và thời gian làm việc thực tế của nhân viên Cách thức này thực chất là thanh toán dựa trên số ngày công hoặc giờ công mà nhân viên đã làm việc.
Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại Công ty 11 1 Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH)
trích theo lương tại Công ty
Công ty không chỉ có quỹ tiền lương mà còn quản lý các quỹ trích theo lương như quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH), quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Từ ngày 01/01/2010, Công ty đã áp dụng chế độ tài chính hiện hành theo Công văn số 3621/BHXH – THU.
1.3.1 Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH).
Quỹ BHXH là nguồn tài chính hỗ trợ người lao động khi họ gặp khó khăn do mất khả năng lao động, bao gồm các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí và mất sức.
Theo quy định tài chính hiện hành, quỹ BHXH được hình thành từ tỷ lệ 22% trên tổng quỹ lương của Công ty, trong đó, Công ty phải nộp 16% và người lao động đóng 6% Các khoản trợ cấp cho người lao động khi ốm đau, tai nạn lao động, hoặc nghỉ sinh được tính dựa trên mức lương ngày, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH, kế toán cần lập phiếu nghỉ và bảng thanh toán BHXH để thanh toán với cơ quan quản lý quỹ.
Công ty phải nộp BHXH trích được trong kỳ vào quỹ tập trung do quỹ BHXH quản lý (qua tài khoản của Công ty ở kho bạc)
1.3.2 Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT)
Bảo hiểm y tế cung cấp hỗ trợ tài chính cho người tham gia, giúp họ chi trả một phần chi phí khám chữa bệnh, viện phí và thuốc men hàng tháng.
Quỹ BHYT là quỹ hỗ trợ cho những người tham gia đóng góp trong việc khám, chữa bệnh Theo quy định hiện hành, Công ty phải trích 4,5% tổng quỹ lương cho quỹ BHYT, trong đó Công ty chịu 3% và người lao động trực tiếp đóng 1,5% từ thu nhập của họ Quỹ BHYT được quản lý và cấp phát bởi cơ quan BHYT thông qua hệ thống y tế Do đó, khi thực hiện trích quỹ BHYT, Công ty cần nộp cho BHYT qua tài khoản tại kho bạc.
1.3.3 Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
Công đoàn là tổ chức đại diện cho người lao động, bảo vệ quyền lợi và tiếng nói chung của họ Ngoài việc đấu tranh cho quyền lợi, Công đoàn còn hướng dẫn người lao động trong mối quan hệ với công việc và người sử dụng lao động.
Kinh phí công đoàn là nguồn tài chính thiết yếu cho các hoạt động của tổ chức công đoàn ở mọi cấp độ Theo quy định hiện hành, kinh phí này được trích ra với tỷ lệ 2% từ tổng quỹ lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động, và toàn bộ khoản này sẽ được doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả, tính vào chi phí hoạt động.
Khi trích được kinh phí công đoàn, Công ty cần nộp 50% số tiền cho công đoàn cấp trên, trong khi 50% còn lại sẽ được sử dụng để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn tại Công ty.
1.3.4 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
Bảo hiểm thất nghiệp cung cấp hỗ trợ tài chính cho người lao động mất việc, giúp họ ổn định cuộc sống và tạo điều kiện tham gia lại vào thị trường lao động.
Theo Thông tư 32/2010/TT-BLDTBXH, mức đóng bảo hiểm thất nghiệp do người sử dụng lao động chi trả là 1% quỹ tiền lương của người lao động tham gia bảo hiểm Đồng thời, mỗi lao động cũng phải trích 1% tiền lương tháng của mình để đóng vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp.
Công ty cần nộp bảo hiểm thất nghiệp vào quỹ tập trung do quỹ bảo hiểm thất nghiệp quản lý, thông qua tài khoản của công ty tại kho bạc.
Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại Công ty cổ phần Happo
1.4.1 Mối quan hệ giữa lao động và tiền lương
Trong quá trình làm việc, con người luôn hướng đến mục tiêu cụ thể, đặc biệt là vấn đề thu nhập Người lao động thường quan tâm đến mức tiền công và liệu nó có đủ để bù đắp cho công sức đã bỏ ra cũng như đảm bảo mức sống cho bản thân và gia đình hay không Vì vậy, việc chú trọng đến lợi ích của người lao động là điều cực kỳ quan trọng đối với các nhà quản lý, vì đây là yếu tố quyết định sự gắn bó của người lao động với doanh nghiệp Doanh nghiệp cần đảm bảo thu nhập ổn định và công bằng cho người lao động, với mức lương tương xứng với khả năng và hiệu suất làm việc Nếu người lao động làm việc với năng suất cao và chất lượng sản phẩm tốt, họ sẽ nhận được mức lương tương ứng, và ngược lại.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích lợi ích vật chất cho người lao động, do đó, tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp cần được chú trọng Một hệ thống phân phối tiền lương công bằng và hợp lý sẽ tạo ra tâm lý thoải mái, khuyến khích sự đoàn kết và phát triển bền vững trong doanh nghiệp Khi người lao động hài lòng với mức lương, họ sẽ làm việc với nhiệt huyết và tự hào Ngược lại, nếu tổ chức tiền lương thiếu công bằng, sẽ dẫn đến mâu thuẫn nội bộ và gây ra thiệt hại lớn trong sản xuất Do đó, nhà quản trị cần theo dõi sát sao công tác tổ chức tiền lương, lắng nghe ý kiến và phát hiện kịp thời những bất đồng để có sự điều chỉnh hợp lý.
Để khuyến khích người lao động cống hiến hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập chính sách và chế độ tiền lương hợp lý, xứng đáng Đây cũng chính là một phần quan trọng trong nghệ thuật quản lý của các nhà quản trị.
Trong bối cảnh hiện nay, để tồn tại và phát triển, công ty không chỉ cần có chiến lược kinh doanh mà còn phải xây dựng chiến lược lao động Việc phát triển đội ngũ lao động phù hợp với yêu cầu kinh doanh về số lượng và chất lượng là rất quan trọng Đội ngũ này cần có phẩm chất và kỹ năng cần thiết để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn Do đó, công ty đặc biệt chú trọng đến chính sách tuyển chọn lao động.
Trước khi tiến hành tuyển chọn lao động, Công ty chủ động thu hút và tìm kiếm ứng cử viên thông qua các hình thức quảng cáo và hợp tác với các tổ chức giáo dục.
Công ty sử dụng quảng cáo như một biện pháp hiệu quả để thông báo tuyển dụng, bao gồm việc phát tờ rơi và sử dụng các kênh dịch vụ truyền tin Trong các thông báo này, công ty thường nêu rõ những nhiệm vụ chung của công việc cùng với các yêu cầu cần thiết, như bằng cấp và phẩm chất của ứng viên.
Công ty thường sử dụng hình thức tuyển chọn qua tổ chức giáo dục, đồng thời tiếp nhận sinh viên thực tập từ các trường Trong quá trình thực tập, Giám đốc và các người hướng dẫn sẽ đánh giá khả năng của sinh viên Nếu thấy phù hợp, Công ty sẽ tạo điều kiện thuận lợi để sinh viên có cơ hội làm việc tại Công ty sau khi tốt nghiệp.
Các ứng viên nộp hồ sơ sẽ trải qua quy trình sơ tuyển, và những người vượt qua vòng hồ sơ sẽ tiếp tục tham gia phỏng vấn Trong buổi phỏng vấn, các ứng viên sẽ được đánh giá về kỹ năng, khả năng logic và sự thông minh của mình.
- Sau khi phỏng vấn xong, Công ty tiến hành lựa chọn ra ứng viên và sau đó là thời gian thử việc từ 1 -2 tháng.
- Ký hợp đồng chính thức sau thời gian thử việc
1.4.3 Công tác quản lý lao động và tiền lương.
Sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay yêu cầu nguồn nhân lực có trình độ kỹ thuật và tay nghề cao Đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật cùng công nhân lành nghề là tài sản quý giá của doanh nghiệp, đóng vai trò quyết định vào sự thành công của doanh nghiệp.
Công ty đã sắp xếp cán bộ khoa học kỹ thuật theo đúng chuyên ngành, giúp họ phát huy kiến thức chuyên môn và năng lực cá nhân Bên cạnh đó, công ty cũng thường xuyên tổ chức đào tạo tay nghề cho người lao động để nâng cao kỹ năng làm việc.
Công ty áp dụng chế độ tiền lương cho cán bộ khoa học kỹ thuật dựa trên cấp bậc công việc, đồng thời xây dựng quy chế trả phụ cấp cho lao động xuất sắc nhằm tăng thu nhập hàng tháng Đây là giải pháp nhằm động viên cán bộ công nhân và nhân viên trong công ty.
Công ty đã thực hiện khảo sát năng lực nhằm cải thiện công tác quản lý tiền lương, tổ chức lại lao động và đánh giá sự biến động tiền lương theo từng tháng.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HAPPO
Sơ lược về công ty cổ phần Happo
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình của một Công ty cổ phần, với Hội đồng Quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra là cấp cao nhất Hội đồng Quản trị có nhiệm vụ bầu ra Giám đốc và Phó Giám đốc, đồng thời quản lý các phòng ban chức năng bao gồm phòng Tài chính kế toán, phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh Mỗi bộ phận trong công ty đều có mối liên hệ chặt chẽ với phòng Tài chính kế toán, đặc biệt là bộ phận kế toán tiền lương, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và lương thưởng của công ty.
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
- Hội đồng quản trị là cấp mà đưa ra những quy định trong Công ty, trong đó có bộ phận kế toán tiền lương
- Giám đốc là người ký duyệt các chứng từ tiền lương, duyệt những đợt tăng lương của Công ty
- Phó giám đốc là người chỉ đạo hướng dẫn, đưa ra những sáng kiến tổ chức, quản lý lao động và tiền lương
- Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổng hợp tiền lương và thanh toán tiền lương cho nhân viên và người lao động
- Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ đốc thúc, kiểm tra người lao động trong phòng ban của mình
Phòng kinh doanh không chỉ thực hiện các nhiệm vụ tương tự như phòng kỹ thuật mà còn có trách nhiệm đánh giá và đề xuất những nhân viên có thành tích xuất
Kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần Happo
Kế toán tiền lương là một phần hành không thể thiếu trong bộ phận kế toán của Công ty, phần hành này có nhiệm vụ chính là:
- Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng.
- Theo dõi, cập nhật thông tin mới về các chính sách chế độ tiền lương đối với nhân viên trong Công ty.
- Phân tích tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương, xây dựng, phản ánh trả lương hợp lý.
- Phân loại và đánh giá lao động
- Theo dõi và cập nhật các thông tin mới về chế độ bảo hiểm, hưu trí, chế độ nghỉ mất sức, nghỉ hộ sản, nghỉ ốm…
Để hoàn thành nhiệm vụ đối chiếu và thanh toán các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), cần thiết phải tổ chức một hệ thống chứng từ kế toán hợp lý Bên cạnh đó, việc áp dụng một phương pháp tính lương chính xác và quy trình kế toán khoa học cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
Các chứng từ liên quan đến lao động tiền lương được thiết lập để theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản phải thanh toán cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng, tiền công tác phí và tiền làm thêm giờ.
Công ty sử dụng các chứng từ để hạch toán tiền lương là:
Bảng chấm công là công cụ quan trọng để theo dõi ngày công làm việc thực tế, bao gồm cả ngày nghỉ và nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Việc sử dụng bảng chấm công giúp xác định căn cứ tính lương và bảo hiểm xã hội cho từng nhân viên, đồng thời hỗ trợ quản lý lao động hiệu quả trong đơn vị.
Bảng chấm công công tác và ngoài giờ giúp theo dõi số ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ, từ đó làm căn cứ tính toán thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị.
Danh sách nhân viên ăn cơm trưa là công cụ quan trọng để theo dõi những nhân viên đã đăng ký sử dụng bữa trưa tại Công ty, từ đó làm cơ sở tính lương cho người lao động dựa trên thực tế họ đã nhận.
- Bảng đề nghị quyết toán tiền xăng: Theo dõi mức xăng được duyệt tại Công ty
- Bảng tổng hợp tạm ứng lương: Theo dõi những nhân viên xin tạm ứng lương
Bảng thanh toán tiền lương nhân viên là tài liệu quan trọng để xác định và thanh toán lương, phụ cấp cũng như các khoản thu nhập bổ sung cho người lao động Nó không chỉ giúp kiểm tra quy trình thanh toán lương trong doanh nghiệp mà còn là cơ sở để thống kê thông tin về lao động và tiền lương.
Bảng thanh toán tiền thưởng là tài liệu quan trọng xác nhận số tiền thưởng cho từng nhân viên, đóng vai trò là cơ sở để tính toán thu nhập cá nhân và ghi chép vào sổ kế toán.
Tại một số doanh nghiệp, công việc tính lương, thưởng và các khoản thanh toán cho người lao động thường được giao cho bộ phận lao động tiền lương Tuy nhiên, tại Công ty cổ phần Happo, quy trình này được thực hiện tập trung tại phòng tài chính – kế toán của công ty.
Cách tính tiền lương trong công ty được phân chia theo từng đối tượng Đối với quản lý, chuyên môn, cán bộ kỹ thuật, cũng như nhân viên phòng tài chính, kế toán, kỹ thuật và kinh doanh, lương được tính theo thời gian Ngược lại, công nhân và người lao động sẽ nhận lương theo sản phẩm.
2.2.2.1 Đối với cán bộ, công nhân viên.
Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương dựa trên trình độ kỹ thuật và thời gian làm việc của nhân viên, với mức lương không đồng đều cho từng cá nhân Mức lương được xác định dựa trên nấc thang điểm cho các vị trí quản lý, chuyên môn và kỹ thuật trong các phòng ban như tài chính, kế toán, kỹ thuật và kinh doanh Để áp dụng hình thức này, Công ty Happo cần tổ chức chấm công và hạch toán ngày công một cách cụ thể và chính xác, bao gồm việc quản lý nhân viên nghỉ, đi làm muộn, đi công tác, cũng như giao dịch với khách hàng Mặc dù hình thức trả lương này mang lại thu nhập ổn định cho nhân viên, nhưng nó không thể quản lý được yếu tố cố gắng và hiệu quả công việc.
Công ty quy định số ngày công lao động trong một tháng là 26 ngày, với tuần làm việc kéo dài 6 ngày và nghỉ vào Chủ nhật Mỗi ngày làm việc kéo dài 8 tiếng, bắt đầu từ 8h sáng và nghỉ trưa lúc 12h Thời gian làm việc buổi chiều bắt đầu từ 13h30 và kết thúc vào 17h30.
Hàng ngày, nhân viên Công ty sẽ được chấm công thông qua một nhân viên văn phòng kiểm tra và ghi nhận Các trưởng phòng cũng thực hiện việc chấm công cho nhân viên trong phòng mình Đối với những nhân viên phải đến muộn vì lý do như rút tiền ngân hàng, sửa chữa hoặc thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu bởi ban giám đốc hoặc trưởng phòng, họ cũng cần phải được kiểm tra chấm công Công ty phân loại công việc thành nhiều loại khác nhau.
Công A: áp dụng đối với nhân viên buổi sáng đến trước 8h, và buổi chiều về sau 17h 30.
Công B: áp dụng cho nhân viên buổi sáng đến làm việc sau 8h và trước 8h5p Buổi chiều trong khoang thời gian từ 17h25p đến 17h30p.
Công C: áp dụng cho các nhân viên buổi sáng đến trong khoảng thời gian từ sau 8h5p đến 9h Buổi chiều trong khoảng thời gian từ sau 15h đến trước 17h25
Nhân viên sẽ không được tính công nếu đến làm sau 9h sáng hoặc về trước 15h chiều, trừ khi có yêu cầu từ ban giám đốc hoặc trưởng phòng Lao động thử việc nhận 80% mức lương chính trong thời gian thử việc kéo dài 2 tháng Công ty tổ chức xét duyệt tăng lương hàng năm hai lần, với mức tăng từ 10% đến 15% Đối với những trường hợp tăng lương không theo đợt chung, nhân viên cần viết đơn đề nghị kèm ý kiến của trưởng phòng quản lý.
Công ty quy định số ngày công lao động định mức là 26 ngày/tháng, và nhân viên cần làm đủ số ngày này để tính lương làm thêm Nếu nhân viên đi công tác hoặc làm thêm vào ngày chủ nhật, họ sẽ nhận được 200% lương, nhưng phải đảm bảo đủ 26 ngày công Nhân viên cũng được nghỉ hưởng lương vào các ngày lễ tết theo quy định của Nhà nước Đối với những nhân viên phải di chuyển như giao hàng hoặc lĩnh tiền, công ty sẽ hoàn trả chi phí xăng xe dựa trên quãng đường thực tế đã đi Nhân viên cần lập bảng kê chuyển để trưởng phòng duyệt và chuyển cho phòng kế toán để thanh toán tiền xăng.
Tiền xăng = tổng số km đi thực tế x 0,025 x giá xăng.
Trong đó 0,025 là định mức tiêu hao trên 1 km
Mức định mức tiền xăng hàng tháng cho nhân viên giao hàng không vượt quá 500.000 đồng, trong khi đó, nhân viên kế toán thường xuyên đi giao dịch ngân hàng và đến các cơ quan thuế được quy định mức 200.000 đồng.
Số tiền lương phải trả trong thángMức lương tối thiểu Hệ số các khoản phụ cấp
Giá xăng tại thời điểm Tháng 8/2010 là 16.400 đ/ 1 lít Công ty tổ chức ăn trưa, tiền cơm trưa được tính như sau.
Tiền cơm trưa = số ngày ăn thực tế tại công ty x giá 1 ngày.
Thường giá 1 ngày cơm hiện tại ở công ty là 15.000 VNĐ Công thức trả lương theo thời gian như sau:
Tiền lương = lương phải trả + phụ cấp + tiền xăng + lương ngoài giờ
- tiền tạm ứng - tiền cơm trưa.
Mức lương tháng Mức lương ngày
Mức lương tối thiểu mà Công ty hiện đang áp dụng là 730.000VND
Ví dụ: Phùng Văn Sơn là nhân viên giao hàng của Công ty, có hệ số lương là 1.80, hệ số các khoản phụ cấp là 0.16
Kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Happo
Để hạch toán các khoản trích theo lương một cách chính xác tại Công ty, cần xây dựng một hệ thống chứng từ và quy trình kế toán phù hợp, tương tự như kế toán tiền lương.
Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Happo là:
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương là tài liệu quan trọng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp mà Công ty và người lao động cần nộp hàng tháng cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn Chứng từ này cũng là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương.
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội là công cụ quan trọng để tổng hợp và phân chia các khoản tiền lương thực tế phải trả, cùng với các loại bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
- Sổ chi tiết tài khoản 338
Các khoản trích theo lương được ghi nhận qua tài khoản 338 – Phải trả khác, phản ánh các khoản phải trả khác của doanh nghiệp Tài khoản này bao gồm nhiều tiểu khoản nhỏ, giúp quản lý và theo dõi các nghĩa vụ tài chính một cách chi tiết và hiệu quả.
- TK 3382 : Kinh phí công đoàn
Bên Nợ: Chi tiêu kinh phí công đoàn taị đơn vị, hoặc nộp kinh phí công đoàn cho cấp trên
Bên Có: Trích KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh
Số dư bên Có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi
Số dư bên Nợ: KPCĐ vượt chi
- TK 3383 : Bảo hiểm xã hội
Bên Nợ: BHXH phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ
Bên Có: Trích BHXH vào chi phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động
Số dư bên Nợ: BHXH chưa nộp
Số dư bên Có: BHXH chưa được cấp bù
Bên Có: Trích BHYT tính vào chi phí hoặc trừ vào thu nhập của người lao động
Số dư bên Có: BHYT chưa nộp
- TK3389 : Bảo hiểm thất nghiệp
Bên Có: Trích BHTN tính vào chi phí kinh doanh hoặc thu nhập của người lao động
Số dư bên Có: BHYT chưa nộp
2.2.3 Quy trình kế toán tại Công ty cổ phần Happo
Quy trình kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Happo tương tự như quy trình kế toán tiền lương Dựa vào tiền lương của nhân viên, kế toán thực hiện việc trích các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCD) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo quy định của nhà nước Các mẫu bảng được sử dụng trong quy trình này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý các khoản trích theo lương.
Bảng 2.10 BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG
Bộ phận quản lý doanh nghiệp Đơn vị tính: đồng
Tổng quỹ lương trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp Kinh phí công đoàn
Số phải nộp công đoàn cấp trên
Số được để lại chi tại đơn vị
Trích vào chi phí Trừ vào lương Trích vào chi phí
Người lập bảng Trưởng phòng Tài chính – Kế toán Giám đốc
Bảng 2.11 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Lương chính Phụ cấp Khác Cộng 3382
Tài khoản: Kinh phí công đoàn -3382 ĐVT: VND
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
30/9 BPB 30/9 Tính ra KPCD của lao động gia công 156 689.000
30/9 BPB 30/9 Tính ra KPCD của NVQLDN 642 313.400
30/9 BPB 30/9 Tính ra KPCĐ chi trong tháng 334 106.714
30/9 BPB 30/9 Thanh toán KPCD cho cấp trên 112 1.230.500
Cộng phát sinh trong kỳ 1.230.500 2.535.400
Cộng luỹ kế từ đầu quý 4.148.995 6.738.500
Người lập bảng Trưởng phòng Tài chính – Kế toán
Tài khoản: Bảo hiểm xã hội - 3383 ĐVT:VND
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHXH của lao động gia công 156 7.579.000
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHXH của NVQLDN 642 3.447.400
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHXH chi trong tháng 334 2.173.854
30/9 BPB 30/9 Thanh toán BHXH cho cơ quan cấp trên 112 10.230.500
Cộng phát sinh trong kỳ 10.230.500 14.535.000
Cộng luỹ kế từ đầu quý 44.148.000 60.738.500
Trưởng phòng Tài chính – Kế toán
Tài khoản: Bảo hiểm y tế- 3384 ĐVT: VND
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHYT của lao ddđộng gia công 156 1.515.800
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHYT của NVQLDN 642 689.480
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHYT chi trong tháng 334 434.770
30/9 BPB 30/9 Thanh toán BHYT cho cơ quan cấp trên 112 2.046.100
Cộng phát sinh trong kỳ 2.046.100 2.640.050
Cộng luỹ kế từ đầu quý 8.829.600 12.147.700
Người lập bảng Trưởng phòng Tài chính – Kế toán
Tài khoản: Bảo hiểm thất nghiệp -3389 ĐVT: VND
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHTN của lao động gia công 156 689.000
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHTN của NVQLDN 642 313.400
30/9 BPB 30/9 Tính ra BHTN chi trong tháng 334 106.714
30/9 BPB 30/9 Thanh toán BHTN cho cấp trên 112 1.230.500
Cộng phát sinh trong kỳ 1.230.500 2.535.400
Cộng luỹ kế từ đầu quý 4.148.995 6.738.500
Người lập bảng Trưởng phòng Tài chính – Kế toán
Năm: 2010 Tên tài khoản: Phải trả khác
Nhật ký chung Tài khoản đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có
Số phát sinh trong tháng
30/9/2010 Trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCD cho NVQLDN 642 4.779.350
30/9/2010 Trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCD cho nhân viên gia công 156 10.507.250
30/9/2010 Nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCD 111 14.689.000
Cộng số phát sinh tháng 16.660.500 36.535.700
Cộng lũy kế từ đầu quý
Sơ đồ hạch toán tổng hợp các quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCD
Sơ đồ 5: Hạch toán tổng hợp TK338
Nộp cho cơ quan ký quỹ
BHXH phải trừ cho người lao động
Chi tiêu KPCD tại công ty
Trích theo TL của LĐTT
Trích theo TL của nhân viên
Trích theo TL của NVQLDN
Trích theo TL của NLĐ Vào thu nhập của họ
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG HAPPO
Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Happo và phương hướng hoàn thiện
Công ty cổ phần Happo đã đạt được nhiều thành tựu to lớn trong quá trình hình thành và phát triển, nhờ nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo Công ty không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng, tạo việc làm cho nhiều lao động và đóng góp vào Ngân sách Nhà nước Bằng việc áp dụng hiệu quả các quy luật kinh tế thị trường và thực hiện các chính sách cải tiến quản lý của Nhà nước, Happo đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Công ty luôn tìm kiếm cơ hội mở rộng kinh doanh và thu hút khách hàng qua các hợp đồng cung cấp sản phẩm như tôn, thép, bulong, ốc vít và các vật liệu xây dựng khác.
Công ty coi con người là yếu tố quyết định trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, vì vậy việc tính toán, hạch toán và thanh toán các khoản trích theo lương, tiền thưởng được thực hiện đầy đủ và kịp thời Bên cạnh đó, Công ty cũng áp dụng chính sách khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động để nâng cao hiệu suất làm việc.
- Về bộ máy kế toán của Công ty:
Công ty cổ phần đã tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, với chức năng và trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên, tạo điều kiện cho công tác hạch toán diễn ra nhanh chóng Đội ngũ kế toán được đào tạo chuyên nghiệp, có trình độ từ cao đẳng trở lên và kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại Mặc dù khối lượng công việc không lớn, nhưng vào cuối năm, công ty vẫn hoàn thành công tác kế toán đúng tiến độ và đảm bảo tính chính xác của thông tin Sự chỉ đạo sát sao của Kế toán trưởng và sự đồng thuận trong đội ngũ kế toán đã góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của công ty Phòng Tài chính - kế toán không chỉ thu thập và xử lý thông tin kinh tế, mà còn tìm kiếm nguồn đầu tư và vay vốn cho các hoạt động đầu tư, khẳng định vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty Công ty cam kết thực hiện tốt các nguyên tắc và chế độ kế toán do Nhà nước quy định.
Nhân viên kế toán làm việc trong một không gian chung, giúp việc luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Công việc được phân công rõ ràng và khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý số liệu một cách nhanh nhẹn và nhịp nhàng.
Nhân viên phòng kế toán có trình độ chuyên môn cao, thành thạo máy tính và phần mềm Microsoft Office, đồng thời hiểu biết về ngành vật liệu xây dựng của Công ty Họ được bố trí công việc phù hợp với năng lực và có mối quan hệ chặt chẽ, giúp công việc kế toán diễn ra nhanh chóng và chính xác Ban giám đ
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung với sổ kế toán Nhật ký chung, kết hợp xử lý số liệu qua phần mềm Microsoft Office, phù hợp với quy mô hoạt
- Về hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty tuân thủ các mẫu chứng từ và biểu mẫu báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời mở và theo dõi đầy đủ các sổ sách cũng như bảng biểu liên quan đến hạch toán tiền lương Ngoài ra, công ty thực hiện việc trích các khoản theo lương đúng tỷ lệ quy định.
Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng xác nhận tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính tại Công ty Do đó, chúng cần được lưu trữ cẩn thận tại Phòng Tài chính - kế toán để phục vụ cho các cuộc kiểm tra và kiểm toán, đảm bảo tính xác thực của các nghiệp vụ phát sinh.
Việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học và thống nhất giữa các bộ phận giúp kế toán tổng hợp dễ dàng đối chiếu số liệu Quy trình luân chuyển chứng từ đồng bộ không chỉ đảm bảo thông tin đầy đủ mà còn ngăn ngừa tình trạng thất thoát vốn của Công ty.
- Về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tuân thủ quy định của Bộ Tài Chính giúp đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận chi phí nhân công tại Công ty Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định đúng chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và phản ánh kết quả kinh doanh một cách đầy đủ, chính xác hơn.
- Về hệ thống sổ sách kế toán:
Công ty sử dụng sổ kế toán Nhật ký chung, một phương pháp hạch toán đơn giản giúp tổ chức kế toán hiệu quả hơn Hình thức này phổ biến trong nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh kết quả giữa các công ty trong cùng lĩnh vực kinh doanh.
Hệ thống sổ sách hạch toán tiền lương của Công ty được tổ chức đầy đủ và chính xác theo phương pháp Nhật ký chung, giúp thuận tiện cho việc ghi chép và lập báo cáo kế toán Việc ghi chép diễn ra thường xuyên, đảm bảo đầy đủ các chứng từ liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương Nhân viên kế toán thực hiện kiểm tra số liệu hàng tháng và quý, đảm bảo tính chính xác cao cho các số liệu kế toán.
Nhờ vào hệ thống kế toán hiệu quả và đội ngũ kế toán linh hoạt, Công ty đã đơn giản hóa quy trình hạch toán tiền lương, từ đó đạt được nhiều thành công lớn.
- Về công tác tổ chức và tính lương:
Con người là yếu tố quyết định hàng đầu trong công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Do đó, kế toán Công ty luôn nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đúng thời hạn và kịp thời hỗ trợ các phần hành liên quan.